ORGANISASI PEMILIK PROYEK

Pihak-pihak dari owner yang terlibat dalam proyek  adalah sebagai berikut:

-          Pejabat Pembuat Komitmen

-          Pemimpin Bagian Proyek

-          Tata Usaha

-          Bendaharawan

-          Asisten Teknik

-          Direksi Lapangan, serta

-          Pengawas lapangan

Tugas dan Kewajiban Unsur-unsur Organisasi Pemilik Proyek ( Owner )

Sementara tugas, kewajiban serta tanggung jawab dari unsur-unsur organisasi pemilik proyek  adalah sebagai berikut:

1.   Pemimpin Proyek

a.   Tugas

Memimpin dan melaksanakan kegiatan proyek.

b.   Wewenang

Melakukan tindakan-tindakan yang berakibat terjadinya pengeluaran sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

c.   Kewajiban

1. Menyiapkan laporan keuangan maupun fisik tiap bulan paling lambat 1 minggu setelah berakhirnya bulan yang bersangkutan kepada pemilik proyek,

2. Meneliti dan menyetujui Laporan Keadaan Kredit Anggaran Pembangunan (LKKAP) yang harus disampaikan pada Biro Keuangan Setda Propinsi Sumatera Selatan,

3. Meneliti dan menyetujui serta menandatangani Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan bukti-bukti pengeluaran yang sah,

4. Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan dana (UUDP) kepada Biro Keuangan Setda Propinsi Sumatera Selatan dengan bukti pengeluaran yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

5. Meneliti kebenaran dan sahnya suatu tagihan,6. Mengadakan pemeriksaan kas bendaharawan proyek sekurang-kurangnya

tiap 3 (tiga) bulan,7. Menyerahkan proyek atau hasil pekerjaan yang telah selesai,8. Melaksanakan tindak lanjut pemeriksaan Aparat Pengawalan Fungsional.

d.   Tanggung jawab

1. Bertanggung jawab kepada pemilik proyek,2. Bertanggung jawab atas laporan-laporan yang ditetapkan tepat pada

waktunya pada penjabat yang bersangkutan dan laporan lainnya yang ditetapkan penjabat atasan,

3. Bertanggung jawab untuk tidak mengadakan ikatan yang akan membawa akibat melampaui batas yang tersedia dalam Daftar Isian Proyek (DIP) yang bersangkutan.

2.   Pemimpin Bagian Proyek

Tugas dan kewajiban pemimpin bagian proyek, antara lain:

1. Memimpin dan mengatur pelaksanaan kegiatan atau tugas bagian proyek, memberikan bimbingan serta pedoman kepada unsur pembantu dan unsur pelaksana dalam menjalankan tugas,

2. Memimpin dan melaksanakan kegiatan bagian proyek di dalam mencapai sasaran yang terdapat dalam DIP (Daftar Isian Proyek)/PO serta

bertanggung jawab baik segi fisik maupun segi keuangan atas pelaksanaan bagian proyek yang bersangkutan,

3. Mengambil tindakan akibat pengeluaran yang tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan untuk masing-masing tolak ukur dan dalam batas-batas jenis pengeluaran, uraian pengeluaran dan jumlah biaya yang tercantum dalam DIP/PO yang bersangkutan serta pedoman pelaksanaan,

4. Mengadakan pembukuan atau pencatatan sedemikian rupa sehingga setiap saat dapat diketahui:1. bahwa ikatan atau komitmen yang telah dibuat tidak melampaui batas

anggaran yang telah tersedia dalam anggaran DIP yang bersangkutan,2. jumlah uang atau anggaran yang masih tersedia,3. keadaan dan perkembangan proyek, baik fisik maupun keuangan.4. Membuat dan mengirim surat pertanggungjawaban pelaksanaan

anggaran pembangunan secara berkala kepada pejabat yang membawahi bagian proyek,

5. Memberikan persetujuan atas surat permintaan pembayaran pembangunan dan bukti pengeluaran sebelum diajukan oleh negara sebelum Kantor Pengawasan Kas Negara (KPKN),

6. Bertanggungjawab atas penyelesaian bagian proyek tepat pada waktunya sesuai dengan rencana waktu dan mutu yang sudah ditetapkan,

7. Bertanggungjawab kepada pemimpin proyek.

3.   Bendaharawan Proyek

Mempunyai tugas dan kewajiban, antara lain:

1. Melaksanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan keuangan proyek menerima, menyimpan, dan mengeluarkan serta bertanggung jawab atas pemakaian dan perhitungan jumlah uang yang telah dititipkan proyek sesuai dengan peraturan yang berlaku,

2. Dalam melaksanakan tugasnya bendaharawan proyek berkewajiban mengindahkan dan mentaati ketentuan dan pedoman yang berlaku bagi pelaksanaan Keuangan Negara dan Daerah,

3. Menyelenggarakan Buku Kas Umum (BKU) dengan buku-buku pembantunya menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku,

4. Melaksanakan pembayaran serta mempersiapkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Baik beban tetap maupun beban sementara,

5. Membuat Surat Penanggungjawab Pelaksanaan Anggaran Pembangunan (SPJP),

6. Menyelenggarakan data kas simpanan yang bersangkutan dengan bukti-bukti pembakuannya.

7. Melakanakan tugas lain sesuai dengan penugasan dari pemimpin proyek,8. Bertanggungjawab kepada pemimpin proyek atas kelancaran penyelesaian

SPJ beban tetap dan beban sementara,9. Membuat Laporan Keuangan Proyek yang berkelalanjutan setiap akhir

bulan.

4.   Tata Usaha

Mempunyai tugas dan kewajiban, antara lain:

1. membantu pemimpin bagian proyek di dalam pengendalian ketatausahaan atau administrasi baik umum maupun teknis,

2. Menyelenggarakan sistem administrasi umum dan teknis sehingga memperlancar pengolahan bagian proyek,

3. Merencanakan, menyusun, dan menyiapkan dokumen kontrak atau surat perjanjian yang dibuat oleh bagian-bagian proyek termasuk gambar dan perhitungan,

4. Mengkoordinir atau menyusun laporan-laporan yang berbeda, yaitu laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, dan lainnya yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku,

5. Menyusun rencana pengeluaran bagian proyek dan rencana perubahan atau revisi DIP/PO yang diperlukan,

6. Mempersiapkan dan menyusun laporan inventaris kekayaan negara kepengurusan kepegawaian, menyiapkan susunan organisasi atau personalia,

7. Bertanggungjawab kepada pemimpin bagian proyek mengenai pelaksanaan tugas, wewenang, dan kewajiban.

5.   Asisten Teknik

Tugas dan kewajiban asisten teknik adalah melaksanakan tugas bantuan (staffing) kepada pimpinan proyek dan bertanggungjawab atas pengaturan penyelenggaraan penyusunan anggaran/ gambar-gambar, syarat-syarat teknik (bestek) pelaksanaan pekerjaan, pengawasan pelaksanaan dan pelaporan Progress Report Proyek.

6.   Direksi Lapangan

Tugas dan kewajiban, antara lain:

1. Menyelenggarakan tugas proyek dibidang tugasnya,2. Untuk menyelenggarakan kewajiban tersebut koordinator mempunyai tugas/

pekerjaan di bidang tugasnya sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang telah direncanakan,

3. Koordinator bertanggung jawab bagi segi fisik maupun segi keuangan untuk proyek yang dipimpinnya,

4. Koodinator bidang konstruksi dan bidang swakelola berkoordinasi dengan asisten teknik secara rutin,

5. Dalam melaksanakan tugasnya koordinator bertanggung jawab kepada pimpinan proyek.

7.   Pengawas lapangan

Tugas dan kewajiban pengawas lapangan, antara lain:

1. Melakukan instruksi pimpinan proyek,2. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan pelaksana proyek agar

kualitas dan kuantitas bahan, jumlah personil, peralatan,3. Menyelenggarakan administrasi lapangan,4. Inventarisasi barang-barang di lapangan,5. Membantu survei dan pengumpulan data lapangan,6. Menjalin hubungan baik dengan instansi serta masyarakat yang berhubungan

dengan pekerjaan.

ORGANISASI KONSULTAN PENGAWAS

Pihak-pihak dari konsultan pengawas yang terlibat dalam proyek pembangunan jembatan beton prategang ini adalah sebagai berikut:

-          Team Leader

-          Site Engineering

-          Inspector

-          Electrical

-          Structure

Tugas dan Kewajiban Unsur-unsur Organisasi Konsultan Pengawas

Sementara tugas, kewajiban serta tanggung jawab dari unsur-unsur organisasi Konsultan Pengawas pada proyek ini adalah sebagai berikut:

1.   Team Leader

Tugasnya adalah memimpin dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan kerja. Bertanggungjawab terhadap pengawasan pekerjaan secara keseluruhan.

2.   Site Engineer

Tugasnya adalah memimpin dan mengkoordinator inspector baik struktur maupun elektrikal di lapangan. Bertanggungjawab langsung kepada team leader serta berkoordinasi dengan pemilik proyek dan pelaksana pekerjaan.

3.   Inspector

Tugasnya adalah mengawasi dan memberi penjelasan serta arahan tentang maksud dan tujuan setiap jenis pekerjaan sebagaimana yang telah tercantum dalam rencana kerja baik kualitas, kuantitas dan waktu.

4.   Struktur Engineer

Tugasnya adalah melakukan pengawasan dan pengkoreksian terhadap keseluruhan konstruksi bangunan yang dikerjakan, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja dan syarat-syarat serta gambar kerja.

5.   Elektrikal Engineer

Tugasnya melakukan pengawasan dan koreksi terhadap pekerjaan elektrikal bangunan yang dikerjakan, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja dan syarat-syarat serta gambar kerja.

ORGANISASI KONSULTAN PERENCANA

Konsultan perencana mempunyai kewajiban atau tugas yang merencanakan suatu rencana dalam perencanaan struktur, arsitektur, dan mekanikal / elektrikal, dengan ketentuan yang diinginkan oleh pemilik proyek. 

Adapun tugas atau kegiatan dari konsultan perencana sebagai berikut :1.        Membuat sketsa dan memberikan suatu gagasan gambaran pekerjaan, meliputi

pembagian ruang, rencana pelaksanaan dan lainnya.2.             Membuat gambar detail / penjelasan lengkap dengan perhitungan

konstruksinya.3.             Membuat rencanan kerja dan syarat-syarat (RKS) dan rencana anggaran biaya

(RAB).4.             Tempat berkonsultasi jika ada hal-hal yang meragukan dibidang arsitektural,

struktur dan ME.

ORGANISASI KONTRAKTOR

Pihak-pihak dari kontraktor yang biasanya terlibat dalam proyek adalah sebagai berikut:

-          Kepala Proyek

-          Site Operasional

-          Site Engineer

-          Quality & Quantity Engineer

-          Pelaksana

-          Logistik

-          Surveyor

-          Operator

Tugas dan Kewajiban Unsur-unsur Organisasi Kontraktor

1.   Kepala Proyek

a.   Tugas kepala proyek

1. Mengkoordinir bagian-bagian di bawahnya dan menjamin pelaksanaan pekerjaan sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh pihak pengguna jasa serta mengoreski bila ada review design,

2. Mengkoordinir pelaksanaan penyelesaian keluhan pelanggan dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan penyelesaian produk yang tidak sesuai,

3. Mendata perubahan-perubahan pelaksanaan terhadap kontrak,4. Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan yang telah direkomendasi

pengendalian sistem mutu,

5. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang tidak memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan,

6. Membuat laporan-laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan-laporan lain yang berhubungan dengan bidang tugasnya,

7. Berkoordinasi dengan pihak konsultan supervisi, aparat setempat, utamanya pihak direksi PU serta menyelesaikan masalah-masalah teknis lapangan dengan pengawas,

8. Membantu bidang administrasi kontrak untuk memeriksa dan menyetujui tagihan upah mandor, sub kontraktor, dan sewa alat yang berhubungan dengan prestasi fisik lapangan serta mengajukanrequest ke direksi proyek sebelum pekerjaan dimulai termasuk koordinasi dengan konsultan supervisi.

b.   Tanggung Jawab

1. Menetapkan sasaran mutu,2. Memimpin setiap pertemuan,3. Melakukan komunikasi dengan pihak-pihak terkait dilokasi proyek,4. Memberikan persetujuan atas permintaan kebutuhan proyek ke kantor pusat/

cabang

2.   Site Engineer

Tugas dan kewajiban site engineer adalah sebagai berikut:

1. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan,

2. Membantu pejabat pelaksana teknis kegiatan dalam penyelesaian administrasi kemajuan proyek. Bantuan ini termasuk mengumpulkan data proyek seperti kemajauan pekerjaan, kunjungan pekerjaan, kunjungan lapangan, rapat-rapat koordinasi dilapangan, data pengukuran kuantitas, dan pembayaran kepada kontraktor. Semuanya dikumpulkan dalam dalam bentuk laporan kemajuan bulanan dan memberikan saran-saran untuk mempercepat pekerjaan serta memberikan penyelesaian terhadap kesulitan yang timbul baik secara teknis maupun kontraktual untuk menghindari keterlambatan pekerjaan,

3. Menjamin semua pelaksanaan detail teknis untuk pekerjaan mayor tidak akan terlambat selama masa mobilisasi untuk masing-masing paket kontrak dalam menentukan lokasi, tingkat serta jumlah dari jenis-jenis pekerjaan yang secara khusus disebutkan dalam dokumen kontrak,

4. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik ditandatangani, menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain, termasuk data pendukung yang diperlukan, mengendalikan kegiatan-kegiatan kontraktor, termasuk pengendalian pemenuhan waktu pelaksanaan pekerjaan, serta mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis maupun permasalahan kontrak,

5. Mengendalikan semua personil yang terlibat dalam pekerjaan penyelidikan bahan/material baik di lapangan maupun laboratorium serta menyusun rencana kerjanya,

6. Mengikuti petunjuk–petunjuk dan persyaratan yang telah ditentukan terutama sehubungan dengan:1. Inspeksi secara teratur ke paket-paket pekerjaan untuk

melakukan monitoring kondisi pekerjaan dan melakukan perbaikan-perbaikan agar pekerjaan dapat direalisasikan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditentukan,

2. Pemahaman terhadap spesifikasi. Metode pelaksanaan untuk setiap jenis pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi dilapangan,

3. Metode pengukuran volume pekerjaan yang benar sesuai dengan pasal-pasal dalam Dokumen Kontrak tentang cara pengukuran dan pembayaran.

4. Melakukan pemantauan dengan ketat atas prestasi kontraktor segera melaporkan kepada pejabat pelaksana teknis kegiatan apabila kemajuan pekerjaan ternyata mengalami keterlambatan lebih dari 15% dari rencana, serta membuat saran-saran penanggulangan dan perbaikan,

5. Melakukan pengecekan secara cermat semua pengukuran pekerjaan dan secara khusus harus ikut serta dalam proses pengukuran akhir pekerjaan,

6. Menyusun laporan bulanan tentang progress fisik dan keuangan serta menyerahkan kepada Pejabat pelaksana teknis kegiatan,

7. Menyusun Justifikasi teknis, termasuk gambar dan perhitungan, sehubungan dengan usulan perubahan kontrak,

8. Mengecek dan menandatangani dokumen pembayaran bulanan (Monthly Certificate),

9. Mengecek dan menandatangani dokumen-dokumen tentang pengendalian mutu dan volume pekerjaan,

10.Memeriksa gambar kerja (shop drawing) yang diajukan oleh kontraktor dan disetujui oleh Direksi Teknik,

11.Memeriksa gambar hasil terlaksana (as built drawing) yang diajukan oleh kontraktor dan disetujui oleh Direksi Teknik. Gambar tersebut harus dibuat secara bertahap setiap pekerjaan selesai dikerjakan.

3.   Pelaksana

Tugas dan kewajibannya, antara lain:

1. Menyimpan gambar kerja dengan baik, tidak boleh merubah/mencoret tanpa seizin atasan langsung,

2. Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan rencana mutu proyek (instruksi kerja), speksifikasi teknis dari pelanggan, dan gambar kerja yang diterimanya dengan mengarahkan tukang/sub kontraktor dan pekerjanya hingga didapat pekerjaan yang bermutu, tepat waktu, dan biaya yang seefisien mungkin,

3. Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan,4. Membuat dan melaksanakan detail program kerja berdasarkan program

harian/mingguan/bulanan yang adan serta melaporkan prestasi kerja ke kepala proyek,

5. Membuat opname prestasi pekerjaan bersama-sama kepala proyek dan sub kontraktor (bila ada) yang bersangkutan untuk keperluan tagihan dan lain-lain,

6. Menyelenggarakan pencatatan-pencatatan atas tindakan yang telah dikerjakan baik qualitatif maupun quantitatif untuk dapat membuat laporan mingguan mengenai:1. Pemakaian bahan, mesin-mesin/alat-alat dalam pekerjaan yang sedang

dilaksanakan,2. Penggunaan persekot karya yang dipercayakan kepadanya,3. Ihktisar upah dan hari perkerjaan,

4. Kemajuan pekerjaan yang sedang dilaksanakan.5. Mengumpulkan bukti-bukti penerimaan/pengeluaran tertulis akibat

bahan/ material, alat, dan keperluan lainnya kepada kepala proyek sehingga pertanggungjawaban akan terlihat di dalamcash flow perusahaan.

4.   Quality Engineer

Tugas dan kewajibannya adalah sebagai berikut:

1. Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan sesuai RMP,

2. Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan barang serat memberikan tanda status pada pekerjaan barang yang telah diperiksa/dites,

3. Melakukan final inspection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya serta melakukan tes terhadap material yang masuk khususnya yang dominan untuk mutu,

4. Mengontrol barang/alat yang dipasok untuk pelanggan apakah sesuai persyaratan/perjanjian atau tidak dan menjamin bahwa keluhan pelanggan atau produk tidak sesuai ditangani (prosedur mutu yang berlaku),

5. Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi dan pencegahannya,

6. Bertanggung jawab penuh ke kepala proyek dan berkoordinasi ke konsultan supervisi maupun direksi PU.

5.   Quantity Engineer

Tugas dan kewajiban quantity engineer, antara lain:

1. Melakukan opname pekerjaan,2. Memonitor pelaksanaan pekerjaan di lapangan,3. Menyampaikan rencana pekerjaan (request) kepada pengguna jasa/pemilik

proyek,4. Membuat laporan kemajuan fisik proyek,5. Membuat sertifikat bulanan dan data pendukungnya,

6. Membina, mengarahkan, dan mengkoordinasi bawahan,7. Memastikan diimplementasikannya sistem manajemen mutu di bagian

proyek,8. Memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan di bagian proyek,9. Menyimpan arsip.

6.   Logistik

Tugas dan tanggung jawabnya:

1. Melakukan pembelian barang langsung/alat, sesuai dengan tingkatan proyek dengan mengambil pemasok yang sudah termasuk dalam daftar pemasok terseleksi dan atas persetujuan direktur perusahaan,

2. Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik barang langsung maupun barang/alat yang dipasok pelanggan termasuk memberi label keterangan setiap barang,

3. Bertanggung jawab terhadap cara penyimpanan barang dan mencatat keluar masuknya barang-barang yang tersedia di penyimpanan/gudang,

4. Membuat/menyusun laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya,

5. Membuat berita acara penerimaan/penolakan bahan/material setelah pengontrolan kualitas (olehquality control) dan kuantitas,

6. Selalu berkoordinasi dengan bagian teknik dan pelaksana dalam pengiriman bahan/material termasuk berkoordinasi ke pihak direksi PU serta mengamankan aktiva perusahaan berikut bukti-bukti kerjanya.

7.   Surveyor

Tugas dan kewajiban surveyor adalah:

1. Melakukan pelaksanaan survei lapangan dan penyelidikan/pengukuran tempat-tempat lokasi yang akan dikerjakan terutama untuk pekerjaan mayor item,

2. Mencatat dan mengevaluasi hasil pengukuran yang telah dilakukan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan melakukan tindak koreksi dan pencegahannya,

3. Melaporkan dan bertanggung jawab hasil pekerjaan ke kepala proyek.

8.   Operator

Tugas dan kewajiban operator, antara lain:

1. Mengoperasikan mesin/peralatan dengan benar,2. Menjaga kebersihan, kondisi, dan keamanan mesin/peralatan,3. Melaporkan ke atasan apabila mesin/peralatan rusak/perlu diperbaiki.