Synerdocs. Руководство пользователяsupport.synerdocs.ru/app/upload/files/Synerdocs_manual.pdf · 2 Synerdocs. Руководство пользователя

© Компания Directum, 2020

Руководство пользователя

2

Synerdocs. Руководство пользователя

Содержание

.......................................................................................................................... 4О системе Synerdocs

.......................................................................................................................... 5Основные понятия

.......................................................................................................................... 8Начало и завершение работы

................................................................................................................................................... 8Регистрация в сервисе............................................................................................................................................ 9По сертификату

............................................................................................................................................ 12Без сертификата

................................................................................................................................................... 13Аутентификация............................................................................................................................................ 14По паролю

............................................................................................................................................ 15По сертификату

................................................................................................................................................... 16Восстановление пароля

................................................................................................................................................... 17Выход из системы

.......................................................................................................................... 18Проводник веб-клиента

................................................................................................................................................... 19Заполнение полей

.......................................................................................................................... 24Схемы обмена документами

................................................................................................................................................... 24Документ о передаче результатов работ (ДПРР) и акт

................................................................................................................................................... 25Документ о передаче товаров (ДПТ) и товарная накладная

................................................................................................................................................... 25Универсальный передаточный (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД)

................................................................................................................................................... 27Транспортная накладная

................................................................................................................................................... 29Товарно-транспортная накладная

.......................................................................................................................... 31Документы

................................................................................................................................................... 31Виды документов

................................................................................................................................................... 32Карточка документа............................................................................................................................................ 38Цепочка документооборота

............................................................................................................................................ 40Информационная квитанция

............................................................................................................................................ 41Сведения об электронной подписи

................................................................................................................................................... 43Статусы документов

................................................................................................................................................... 47Создание документов............................................................................................................................................ 48Документ о передаче товаров

............................................................................................................................................ 51Универсальный передаточный документ

............................................................................................................................................ 57Транспортная накладная

............................................................................................................................................ 65Товарно-транспортная накладная

................................................................................................................................................... 68Загрузка документов

................................................................................................................................................... 72Передача другому пользователю

................................................................................................................................................... 73Отправка документов............................................................................................................................................ 74Отправка одному контрагенту

............................................................................................................................................ 76Отправка нескольким контрагентам

............................................................................................................................................ 78Отправка в подразделение организации

............................................................................................................................................ 79Отправка незарегистрированному контрагенту

............................................................................................................................................ 81Повторная отправка

............................................................................................................................................ 82Отправка без подписания

............................................................................................................................................ 83Пересылка

................................................................................................................................................... 83Перемещение в другое подразделение

................................................................................................................................................... 84Связывание документов

................................................................................................................................................... 86Согласование документов

3

Содержание

................................................................................................................................................... 86Поиск документов............................................................................................................................................ 87Поиск документа по наименованию и содержимому

............................................................................................................................................ 87Поиск документа по реквизитам

................................................................................................................................................... 89Подготовка к налоговым проверкам

................................................................................................................................................... 91Напоминания о документах

.......................................................................................................................... 93Входящие документы

................................................................................................................................................... 95Подписание документов............................................................................................................................................ 96Акты, товарные накладные

............................................................................................................................................ 99ДПТ, ДПРР, УПД, УКД

............................................................................................................................................ 101Неформализованные документы

............................................................................................................................................ 102Транспортные и товарно-транспортные накладные

................................................................................................................................................... 109Отказ в подписании документов

................................................................................................................................................... 110Аннулирование документов............................................................................................................................................ 111Запрос аннулирования

............................................................................................................................................ 113Подтверждение аннулирования

.......................................................................................................................... 114Исходящие документы

................................................................................................................................................... 115Создание исправления или корректировки

.......................................................................................................................... 118Внутренние документы

.......................................................................................................................... 119Документы к отправке

.......................................................................................................................... 120События

.......................................................................................................................... 122Контрагенты

................................................................................................................................................... 122Статусы контрагентов

................................................................................................................................................... 123Действующие контрагенты

................................................................................................................................................... 124Приглашения к обмену............................................................................................................................................ 125Входящие приглашения

............................................................................................................................................ 126Исходящие приглашения

............................................................................................................................................ 127Отправка приглашений к обмену

................................................................................................................................................... 131Заблокированные контрагенты

.......................................................................................................................... 132Настройка веб-клиента

................................................................................................................................................... 132Профиль пользователя............................................................................................................................................ 135Создание закладки

............................................................................................................................................ 136Замена сертификата ЭП

................................................................................................................................................... 139Пользователи сервиса............................................................................................................................................ 140Добавление пользователя

............................................................................................................................................ 142Редактирование информации о пользователе

................................................................................................................................................... 143Оргструктура............................................................................................................................................ 144Создание подразделения

............................................................................................................................................ 146Редактирование оргструктуры

................................................................................................................................................... 146Реквизиты организации

................................................................................................................................................... 149Промокоды

.......................................................................................................................... 151Дополнительные опции

4


О системе Synerdocs

Synerdocs – сервис юридически значимого межкорпоративного документооборота, которая

позволяет обмениваться электронными документами между различными компаниями.

Сервис решает задачи:

прием и отправка документов;

обеспечение юридической силы документов согласно действующему законодательству;

безопасность и конфиденциальность обмена данными;

гарантированная доставка всех документов;

хранение документов согласно действующему законодательству;

подготовка документов для контролирующих органов.

Если контрагенты являются абонентами Synerdocs, все процессы выполняются в сервисе.

Если в обмене участвуют контрагенты разных операторов, то процессы распределяются

между операторами отправителя и получателя документов. Все основные и служебные

документы, участвующие в обмене, подписываются ЭП.

Для работы с сервисом Synerdocs предназначен веб-клиент. В руководстве содержится

описание интерфейса веб-клиента, принципов работы с документами и контрагентами:

Документы

Создание

Отправка контрагентам

Выгрузка для проверки

Отправка документов

Настройка веб-клиента

Контрагенты

Приглашение к обмену

Прекращение обмена

Возобновление обмена

Настройки

Рабочее место

Пользователи сервиса

Оргструктура

Реквизиты организации

Перед началом работы с веб-клиентом выполните первоначальную настройку. Подробнее

см. в документе «Synerdocs. Инструкция по настройке рабочего места для ОС Windows»,

опубликован на сайте Synerdocs.

Функциональность веб-клиента зависит от того, какие дополнительные опции включены.

http://www.synerdocs.ru/setting_desktop.pdf

http://www.synerdocs.ru/setting_desktop.pdf

http://www.synerdocs.ru/documents


Основные понятия

5


Like-ввод

Способ заполнения реквизитов, при котором в поле ввода указывается фрагмент

значения реквизита, например часть наименования. Результаты фильтруются в

соответствии с введенным фрагментом и отображаются в выпадающем списке.

Synerdocs

Система юридически значимого межкорпоративного документооборота, которая

позволяет обмениваться электронными документами между различными компаниями.

Документооборот

Процесс обмена документами в системе Synerdocs.

Неформализованный документ

Электронный документ, который нельзя отнести к одному из типов документов системы

обмена Synerdocs. К нему не предъявляются требования и рекомендации соблюдения

определенного формата или такой формат не установлен.

Облачная электронная подпись (Облачная ЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП), созданная с использованием

закрытого ключа и СКЗИ, которые физически установлены на удаленном защищенном

сервере.

Основной документ

Документ, инициирующий документооборот. Например, электронный счет-фактура.


Организационная структура предприятия, которая представляет собой совокупность

структурных подразделений, пользователей и связей между ними.

Подразделение

Элемент организационной структуры, например департамент, отдел, группа.

Промокод

Текстовая строка, при указании которой пользователь или его организация могут

получить бонус при работе в сервисе Synerdocs, например бесплатный обмен

документами с каким-либо контрагентом. Строка может состоять из русских или

английских букв, а также цифр, и иметь длину до 64 символов.

Простая ЭП

Электронная подпись, подтверждающая подписание документа конкретным лицом. Не

требует наличия сертификата ЭП. Может применяться для подписания любых

документов, кроме универсальных передаточных (УПД), универсальных

корректировочных (УКД) и служебных к ним.

6


Связанные документы

Электронные документы, связанные при отправлении через сервис Synerdocs.

Например, могут быть связаны два различных счета-фактуры или накладная с

неформализованным документом.

Сервис Synerdocs

Сервис межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными

документами.

Сертификат пользователя

Цифровой или бумажный документ, подтверждающий соответствие между открытым

ключом и информацией, идентифицирующей владельца ключа. Содержит информацию

о владельце ключа, сведения об открытом ключе, его назначении и области

применения, название центра сертификации и т.д.

Система обмена

Программно-аппаратный комплекс, с помощью которого юридические и физические

лица обмениваются сообщениями и электронными юридически значимыми

документами.

Служебный документ

Документ, в котором содержится дополнительная информация об основном документе.

Например, подтверждение даты отправки.

Cписок действующих контрагентов

Список контрагентов, с которыми организация ведет сотрудничество. Контрагент

добавляется в список после авторизации. Список действующих контрагентов

предназначен для облегчения поиска нужного получателя при отправке документов.

Усовершенствованная подпись

Электронная подпись документа, обеспечивающая:

доказательство момента подписания документа;

действительность сертификата на момент подписания;

отсутствие необходимости обращений к хранилищу сертификатов при проверке

подписи;

архивное хранение подписанных электронных документов.

Факторинговая компания (Фактор, Финансовый агент)

Финансовая организация, которая кредитует клиента и на основании полученных от

клиента прав на дебиторскую задолженность взыскивает долги с должника. Обычно

услуги факторинга оказывают коммерческие банки или их дочерние структуры.

Формализованный документ

Электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в

соответствии с действующим законодательством.


7

Цепочка документооборота

Схема событий, происходящих при работе с документом, включая создание, получение

и отправку служебных документов.

Электронная подпись (ЭП)

Реквизит электронного документа, удостоверяющий автора подписи и гарантирующий

неизменность документа после его подписания.

8


Начало и завершение работы

Для начала работы с веб-клиентом системы:

1. Зайдите на сайт через веб-клиент client.synerdocs.ru или по кнопке Вход на сайте

www.synerdocs.ru.

2. Зарегистрируйтесь в сервисе, если вход выполняется впервые.

3. Пройдите аутентификацию, если уже зарегистрированы.

Если вы забыли пароль для входа в систему, то его можно восстановить.

После завершения работы с веб-клиентом выйдите из системы.

Регистрация в сервисе

Для работы в системе Synerdocs необходимо пройти регистрацию. Для этого на странице

аутентификации перейдите по ссылке Зарегистрироваться либо на сайте Synerdocs

перейдите по ссылке Подключиться.

Страница регистрации имеет вид:

Возможны варианты регистрации:

по сертификату – для полноценной работы в сервисе Synerdocs и получения доступа ко

всем возможностям, в том числе отправке, получению, подписанию документов,

обладающих юридической силой. Требуется наличие сертификата ЭП;

https://identity.synerdocs.ru/login?signin=df31c081ed16df9e3836e1f2d31a6f98

http://www.synerdocs.ru/

https://identity.synerdocs.ru/login?signin=bdda6f7a0d78acc8e3e1a7ba48206259

https://identity.synerdocs.ru/login?signin=bdda6f7a0d78acc8e3e1a7ba48206259




9

без сертификата – для работы в сервисе в тестовом режиме. Позволяет получать и

просматривать документы, обладающие юридической силой, и отправлять тестовые

документы. При данной регистрации необходимо указать только адрес электронной

почты, логин и пароль. Сертификат ЭП и выбор тарифа не требуются, поэтому вы можете

бесплатно ознакомиться с возможностями веб-клиента. Сертификат ЭП можно загрузить

позже, чтобы получить доступ ко всем возможностям.

Для удобства работы в сервисе предусмотрена автоматическая регистрация, если для

пользователя был выпущен сертификат облачной ЭП. В этом случае пользователю придет

письмо на адрес электронной почты с информацией о выпуске нового сертификата. Для

дальнейшей работы пользователю необходимо будет только указать пароль с

подтверждением по ссылке из письма. В результате:

в сервисе будет зарегистрирована новая организация. Отдельно проходить регистрацию

по сертификату или без него не требуется;

для организации будет создано подразделение, если оно было указано в заявке;

новый пользователь будет добавлен в подразделение, указанное в заявке, либо в

головное, если подразделение не указано;

новый сертификат облачной ЭП будет автоматически загружен в веб-клиент и доступен в

настройках профиля пользователя;

документы, отправляемые в организацию, будут обладать юридической силой, даже до

первого входа в сервис и принятия ею Правил работы в Synerdocs.

Если у вас возникли вопросы или предложения, для связи с менеджером Synerdocs нажмите

на кнопку Заказать звонок.

Если на рабочем месте еще не установлены необходимые для работы программы, нажмите

на кнопку Настроить рабочее место. Подробнее см. в документе «Synerdocs. Инструкция по

настройке рабочего места для ОС Windows», опубликована на сайте Synerdocs.

Для обращения за помощью к специалистам технической поддержки нажмите на кнопку

Техподдержка.

Если вы уже зарегистрированы, для перехода на страницу аутентификации нажмите на

кнопку Вход.

По сертификату

1. На странице регистрации нажмите на кнопку По сертификату.

Если на рабочем месте не установлена или отключена программа КриптоПРО Browser

Plugin, откроется страница для настройки рабочего места. Настройка выполняется с

помощью мастера. Настройте рабочее место до регистрации, иначе перейдите по

ссылке Продолжить регистрацию без настройки, чтобы выполнить настройку

позднее.

2. Выберите сертификат из списка установленных сертификатов в личном хранилище и

нажмите на кнопку Продолжить, либо загрузите сертификат из файла. Файл

сертификата должен иметь расширение *.crt или *.cer.

Будет выполнена проверка сертификата. Возможные варианты:

сертификат не прошел проверку по одной из причин:

уже зарегистрирован в сервисе;

https://support.synerdocs.ru/documents


https://help.synerdocs.ru/index.html?rp_instruktciia_po_nastroike_rab_mesta_windows.htm



10


не соответствует требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ

«Об электронной подписи»;

содержит ошибки или не подходит для работы в сервисе по иным причинам.

Перейдите по ссылке Подробнее, чтобы открыть результаты проверки

сертификата.

В этом случае загрузите другой сертификат или закажите новый для прохождения

регистрации;

сертификат прошел проверку. Откроется страница данных организации, на

которой поля заполнены информацией из сертификата:

3. Убедитесь, что данные корректны. Если отображаемые данные неверны, вернитесь на

предыдущий шаг по кнопке Назад и укажите другой сертификат.

4. Если данные корректны, нажмите на кнопку Продолжить. Откроется страница

заполнения данных. Часть полей уже будет заполнена.

5. Заполните оставшиеся поля:

КПП организации. Указывается только для юридических лиц;

Код ИФНС. Номер подразделения инспекции федеральной налоговой службы, в

которой Вы состоите на учете. Указывается только для юридических лиц и

индивидуальных предпринимателей. Состоит из четырех цифр, может совпадать с

первыми четырьмя цифрами КПП;

Регион, к которому относится юридический адрес вашей организации.

Заполняется автоматически, если регион удалось определить сразу при загрузке

сертификата;

E-mail. Адрес электронной почты, который используется для входа в личный

кабинет и получения уведомлений от сервиса. Является альтернативой логину;


11

Телефон для связи. Поле необязательно для заполнения;

Логин пользователя в сервисе;

Пароль пользователя. Должен содержать не менее 8 символов;

Подтверждение пароля. Значение должно совпадать с указанным ранее в поле

Пароль;

Промокод. Промокод для получения некоторого бонуса при работе в сервисе

Synerdocs. Высылается организацией, проводящей промоакцию, или оператором

сервиса. Поле необязательно для заполнения.

Примечание

Если поле заполнено неправильно, то оно подсвечивается красным цветом и в нем указывается текст

ошибки. Например, «Пароли не совпадают».

6. Ознакомьтесь с Правилами работы в Synerdocs и Лицензионным договором

(публичная оферта) с помощью соответствующих ссылок.

7. Нажмите на кнопку Начать работу. Если для регистрации был выбран сертификат

облачной ЭП, откроется сообщение о необходимости авторизации в облачном

сервисе. Нажмите на кнопку Получить код авторизации, затем введите код,

полученный на мобильный телефон.

В результате организация будет зарегистрирована в сервисе и от ее имени автоматически

отправится заявление об участии в ЭДО счетов-фактур. Также будут заполнены реквизиты

организации. Подробнее см. разделы «Добавление пользователя» и «Редактирование

реквизитов организации».

После успешной регистрации:

на странице веб-клиента запустится презентация для знакомства с интерфейсом

Synerdocs. Ознакомьтесь с представленной информацией, переходя к следующему шагу

презентации с помощью кнопки Далее. На завершающем шаге презентации нажмите на

кнопку Завершить;

откроется сообщение о выборе тарифа. Если вы только получаете документы в веб-

клиенте или у вас есть промокод, позволяющий отправлять исходящие документы, то

выбор тарифа необязателен. В обратном случае нажмите на кнопку Выбрать тариф,

чтобы ознакомиться со списком всех тарифов и заказать подходящий.

http://www.synerdocs.ru/price



12


Без сертификата

1. На странице регистрации нажмите на кнопку Без сертификата. Откроется страница

заполнения данных:

2. Заполните поля:

E-mail. Адрес электронной почты лица, для которого настраивается тестовый

доступ;

Логин пользователя в сервисе;

Пароль пользователя. Должен содержать не менее 8 символов;


В дальнейшем пользователь сможет проходить аутентификацию по указанным логину и паролю.

Подтверждение пароля. Проверка корректности введенного пароля. Должен

совпадать со значением, указанным в поле Пароль.


Если поле заполнено некорректно, то оно будет подсвечено красным цветом с указанием ошибки,

например «Пароли не совпадают».

Промокод для получения некоторого бонуса при работе в сервисе Synerdocs.

Высылается организацией, проводящей промоакцию, или оператором сервиса.

Поле не обязательно для заполнения.

3. Ознакомьтесь с Правилами работы в Synerdocs и Лицензионным договором

(публичная оферта), перейдя по соответствующим ссылкам.


13

4. Если согласны с правилами и договором, нажмите на кнопку Начать работу, чтобы

выполнить вход и приступить к работе в Synerdocs.

На странице веб-клиента запустится презентация для знакомства с интерфейсом Synerdocs.

Ознакомьтесь с представленной информацией, переходя к следующему шагу презентации с

помощью кнопки Далее. На завершающем шаге презентации нажмите на кнопку

Завершить.

В результате:

организация будет зарегистрирована в сервисе со статусом Тестовый. Подробнее о

статусах см. в разделе «Статусы контрагентов»;

организация сможет получать и просматривать от контрагентов документы, обладающие

юридической силой;

организации будет автоматически выдан тестовый сертификат ЭП, позволяющий

подписывать документы и отправлять их другим тестовым абонентам;


Документы, подписанные тестовым сертификатом ЭП, не обладают юридической силой.

в списках входящих документов, действующих контрагентов и входящих приглашений

появятся демонстрационные записи.

В дальнейшем абонент в любой момент может зарегистрироваться для полноценной

работы. Для этого необходимо загрузить сертификат ЭП. Подробнее см. раздел «Настройка

профиля пользователя».

Аутентификация

Возможны следующие способы аутентификации:

по паролю – необходимо ввести логин и пароль. Если у пользователя нет сертификата,

установленного локально и зарегистрированного в сервисе Synerdocs, либо облачного

сертификата в сервисе, то ему будут недоступны подписание и отправка документов;

по сертификату – при входе необходимо выбрать один из сертификатов, предварительно

установленных на компьютере. При данном способе аутентификации пользователь

может выполнять все действия, предоставляемые веб-клиентом Synerdocs.

При необходимости пользователи могут восстановить пароль для входа в Synerdocs.

При выпуске нового сертификата облачной ЭП возможны случаи:

сертификат еще не использовался – система автоматически добавит новый сертификат;

используемый сертификат является тестовым или устаревшим – новый сертификат

автоматически заменит текущий сразу после входа в веб-клиент;

используемый сертификат является действующим – система предложит его заменить. Вам

будут доступны действия:

отклонить замену сертификата – в работе будет использоваться прежний

сертификат. Он будет автоматически заменен на новый при истечении срока

действия;

заменить сертификат – в работе будет использоваться новый сертификат облачной

ЭП.

14


По паролю

1. Откройте браузер и перейдите на сайт веб-клиента. Откроется страница

«Аутентификация»:

2. На закладке «По паролю» введите логин либо адрес электронной почты и пароль.

3. Нажмите на кнопку Войти.

В результате откроется страница веб-клиента Synerdocs.

Если используется облачный сертификат ООО «Астрал-М» по технологии подписания DSS,

при первом входе в веб-клиент откроется окно с инструкцией привязки сертификата ЭП к

мобильному приложению myDSS с помощью QR-кода:

https://identity.synerdocs.ru


https://www.cryptopro.ru/products/dss

https://support.synerdocs.ru/app/upload/files/%D0%98%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F%20myDSS.pdf


15

При необходимости QR-код доступен повторно в профиле пользователя по кнопке

Привязать сертификат. После привязки пользователь сможет подписывать и отправлять

документы с использованием сертификата облачной ЭП по технологии подписания DSS.

По сертификату

1. Откройте браузер и перейдите на сайт веб-клиента. Откроется страница

«Аутентификация».

2. Перейдите на закладку «По сертификату».

Если рабочее место не настроено, например, не установлен КриптоПро ЭЦП Browser

Plug-in или нет подходящих сертификатов, выполните настройку с помощью мастера.

Если рабочее место готово, на вкладке отобразятся сертификаты, для которых

одновременно выполнены условия:

установлены на рабочем месте пользователя;

доступны через программу КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in;

зарегистрированы в сервисе.


Сертификаты облачной ЭП также отображаются на закладке и имеют отметку «Облачный сертификат ООО

«Астрал-М».

3. Выберите сертификат и нажмите на кнопку Войти.

4. Если выбран сертификат облачной ЭП без использования технологии подписания

DSS, запрашивается подтверждение отправки СМС с кодом авторизации на

мобильный телефон. Подтвердите отправку и введите полученный код.




16


5. Если используется облачный сертификат ООО «Астрал-М» по технологии подписания

DSS, запрашивает пароль от учетной записи. При первом входе в веб-клиент также

откроется окно с инструкцией привязки сертификата ЭП к мобильному приложению

myDSS с помощью QR-кода:


При необходимости QR-код доступен повторно в профиле пользователя по кнопке Привязать

сертификат. После привязки пользователь сможет подписывать и отправлять документы с использованием

сертификата облачной ЭП по технологии подписания DSS.

Восстановление пароля

1. На странице аутентификации перейдите по ссылке Забыли пароль?. Откроется окно

восстановления пароля:

https://support.synerdocs.ru/app/upload/files/%D0%98%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F%20myDSS.pdf


17

2. Введите логин или адрес электронной почты, который указывался при регистрации, и

нажмите на кнопку Отправить.

В результате на адрес электронной почты отправится письмо со ссылкой для смены

пароля.

3. Перейдите по ссылке, полученной в письме. Откроется окно для смены пароля:

. В полях Пароль и Подтверждение пароля укажите новый пароль.

. Нажмите на кнопку Изменить.

Выход из системы

Чтобы выйти из веб-клиента Synerdocs, в меню пользователя выберите пункт Выход:

В результате текущий сеанс работы завершится.

Если закрыть все окна браузера, то текущий сеанс работы завершится только через сутки.

После автоматического завершения сеанса при обращении пользователя к веб-клиенту

откроется страница входа. Автоматическое завершение сеанса работы происходит один раз

в сутки.

18


Проводник веб-клиента

Веб-клиент является основным инструментом работы пользователей и служит для доступа к

объектам и разделам сервиса Synerdocs. Страница веб-клиента открывается автоматически

после входа.

Строка поиска документов позволяет осуществлять поиск документов по всем разделам

сервиса по названию и по содержимому.

Меню пользователя содержит пункты:

Список организаций. Предназначен для отображения организаций, от имени которых

возможна работа, и их сертификатов. Содержит ссылки на страницы редактирования

информации о пользователях, оргструктуре и профиле организации. Для смены текущего

сертификата, например при подписании документа от лица другой организации,

необходимо повторно выполнить вход в сервис Synerdocs;

Профиль. Предназначен для отображения и настройки данных о текущем пользователе;

Выход. Предназначен для выхода из сервиса Synerdocs и перехода на страницу

аутентификации.

Кнопка Запустить введение предназначена для запуска презентации об интерфейсе веб-

клиента Synerdocs. При первом входе в веб-клиент презентация запустится автоматически.

Кнопка Отправить документ предназначена для отправки документов. При нажатии на

кнопку откроется страница, в которой необходимо указать получателя и прикрепить

отправляемые документы. Подробнее см. раздел «Отправка документов».

Панель инструментов содержит кнопки для выполнения основных действий в веб-клиенте.

Состав кнопок на панели инструментов зависит от выбранного раздела.

Боковая панель предоставляет возможность перехода к разделам сервиса:

«Входящие» – список документов, полученных от контрагентов;

«Исходящие» – список документов, отправленных контрагентам;

«Внутренние» – список внутренних документов. Обмен внутренними документами

осуществляется между подразделениями или филиалами предприятия;

«К отправке» – список документов, которые не были отправлены, но сохранены в


19

сервисе;

«События» – события, происходящие в сервисе;

«Контрагенты» – список контрагентов, с которыми доступен обмен документами;

«Настройки» – настройки профиля пользователя, пользователей сервиса, оргструктуры,

реквизитов и промокодов организации.


При работе с несколькими организациями настройки Пользователи, Оргструктура и Реквизиты будут

сгруппированы по организациям.

«Справка» – вызов руководства пользователя Synerdocs;

«Связаться с нами» – формирование письма с пожеланием или вопросом команде

Synerdocs.

Область содержимого раздела предназначена для отображения элементов текущего

раздела.

Для ввода данных используются различные поля. Подробнее см. раздел «Заполнение

полей».

Заполнение полей

В интерфейсе веб-клиента Synerdocs используются:

простое поле

поле «Кому» для заполнения получателей

выпадающий список

дата

флажок

ползунок

переключатель

псевдоссылка

Простое поле

– в зависимости от назначения поля в качестве значения указываются

буквы и/или цифры

Поле «Кому» для заполнения получателей

– указывается несколько значений

В поле Кому указываются получатели и их подразделения при отправке документа. Если

получатель не является абонентом Synerdocs, то вместо подразделения отображается

наименование оператора.

20


В поле автоматически подставляется контрагент и подразделение, указанные при последней

отправке, если установлен флажок Автозаполнение получателей в настройках профиля

пользователя. При необходимости их можно удалить. Чтобы заполнить пустое поле или

дополнить уже указанный список получателей, воспользуйтесь одним из способов:

с помощью like-ввода укажите фрагмент наименования, номера ИНН, КПП или адреса

электронной почты контрагента. Если в выпадающем списке нужного контрагента нет,

значит он не зарегистрирован в сервисе. Для отправки документов такому контрагенту

необходимо добавить его в список неактивных абонентов. Для получателей с

настроенной оргструктурой укажите подразделение в выпадающем списке.

перейдите по ссылке Кому. Откроется окно со списком действующих контрагентов. В него

входят активные, тестовые, неактивные абоненты Synerdocs, а также абоненты других

операторов, доступные для обмена. Выберите получателей. Для получателей с

настроенной оргструктурой укажите подразделение. Нажмите на кнопку Подтвердить.

Если нужных контрагентов в списке нет, загрузите их по кнопке Загрузить список. В

списке можно указать зарегистрированных и незарегистрированных в сервисе

контрагентов.

Если для контрагента настроена оргструктура, то в поле Кому его название отображается в

формате Наименование Название подразделения. Если оргструктура не настроена, то

название контрагента отображается в формате Наименование, ИНН/КПП.


В поле Кому в качестве получателя можно указать свою организацию, если отправляемый документ не

является универсальным передаточным документом или универсальным корректировочным документом.

При нажатии в поле на имя получателя появляется всплывающая подсказка, которая

содержит:

ссылку на подразделение, если настроена оргструктура, либо наименование оператора,

если получатель не является абонентом Synerdocs. Для физических лиц ссылка

отсутствует;

тип абонента. Возможные значения: Юридическое лицо, Индивидуальный

предприниматель, Физическое лицо;

ИНН, КПП;

статус контрагента в сервисе;

признаки принятия Правил работы в Synerdocs и Регламента обмена СФ;

Email – для неактивных абонентов.


21

Выпадающий список

– указывается одно значение

Способ заполнения зависит от типа поля: выпадающий список, список с небольшим

количеством значений, список с кнопкой для выбора.

Выпадающий список

1. Укажите значение одним из способов:

нажмите на кнопку , расположенную в правой части поля ввода. Откроется

список возможных значений.

введите часть значения в поле ввода. В выпадающем списке будут предложены

варианты заполнения поля согласно like-поиску.

2. Выберите нужное значение из списка

Список с небольшим количеством значений.

1. Установите курсор в области поля. Откроется список возможных значений.

2. Выберите нужное значение из списка.

Список с кнопкой для выбора:

1. Укажите значение одним из способов:

начните вводить фрагмент значения. Отобразится список элементов, в которых

содержится указанное значение. Если в поле указывается контрагент, в начале

списка отобразяться контрагенты из списка активных, а затем зарегистрированные

в сервисе организации, попавшие в список случайным образом;

нажмите на кнопку . Откроется список из 10 возможных значений.

2. Выберите нужное значение из списка.

22


Дата

– указывается дата в формате «dd.mm.yyyy» или «dd.mm.yyyy hh:mm:ss»

Чтобы заполнить или изменить значение даты:

1. Нажмите на кнопку , расположенную в правой части поля ввода. Откроется

календарь:

2. Выберите нужный месяц. Для перехода к другому месяцу используйте стрелки или

.

3. Выделите нужное число, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

Флажок

не установлен

установлен– может быть либо установлен, либо нет

Ползунок

– выбирается одно из возможных положений

Переключатель

переключатель 1

переключатель 2– выбирается одно из возможных положений

Псевдоссылка

Текст 1 (признак учитывается)

Текст 2 (признак не учитывается)

Текст 3 (признак не учитывается)

Текст 4 (признак учитывается)

– выбирается несколько значений


23

Чтобы указать или изменить значение признака, щелкните по псевдоссылке. Цвет текста

изменится:

черный цвет, например, означает, что значение учитывается;

серый цвет, например, означает, что значение не учитывается.

24


Схемы обмена документами

Если контрагенты являются абонентами Synerdocs, все процессы выполняются посредством

сервиса Synerdocs. Если в обмене участвуют контрагенты разных операторов, то процессы

распределяются между операторами отправителя и получателя документов.

Порядок обмена документами между абонентами разных операторов зависит от вида

документа:

документ о передаче результатов работ (ДПРР) и акт

документ о передаче товаров (ДПТ) и товарная накладная

универсальный передаточный (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД)

транспортная накладная

товарно-транспортная накладная

Документ о передаче результатов работ (ДПРР) и акт

Процесс обмена документами о передаче результатов работ и актами между контрагентами

разных операторов представлен на схеме:

Порядок обмена документами состоит из этапов:

1. Контрагент А отправляет Контрагенту В титул исполнителя.

2. Контрагент В генерирует извещение о получении документа и отправляет

Контрагенту А.

3. Если Контрагентом А был отправлен:

документ о передаче результатов работ (ДПРР) с запросом подписания;

акт

Контрагент В принимает решение по документу:

согласен с содержимым документа – отправляет Контрагенту А титул заказчика

работ (услуг);

не согласен с содержимым документа – отправляет Контрагенту А уведомление об

уточнении.

Если Контрагентом А был отправлен ДПРР без запроса подписания, ответ от

Контрагента В не требуется.


25

Документ о передаче товаров (ДПТ) и товарная

накладная

Процесс обмена документами о передаче товаров и товарными накладными между

контрагентами разных операторов представлен на схеме:


1. Контрагент А отправляет Контрагенту В титул продавца товарной накладной.

2. Контрагент В:

генерирует извещение о получении документа и отправляет Контрагенту А.

принимает решение по документу:

согласен с содержимым документа – отправляет контрагенту А титул

покупателя;

не согласен с содержимым документа – отправляет контрагенту А уведомление

об уточнении;

не согласен с содержимым документа и необходимо загрузить документ,

закрепляющий расхождения – отправляет контрагенту А титул покупателя и акт

об установленном расхождении.


По документам о передаче товаров всегда запрашивается подписание.

Универсальный передаточный (УПД) и универсальный

корректировочный документ (УКД)

Обмен универсальными корректировочными и универсальными передаточными

документами производится в соответствии с приказом Министерства финансов РФ от

10.11.2015 №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в

электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной

квалифицированной электронной подписи».

26


Процесс обмена универсальными передаточными и универсальными корректировочными

документами между контрагентами разных операторов представлен на схеме:

Порядок обмена универсальными передаточными и универсальными корректировочными

документами состоит из этапов:

1. Контрагент А отправляет подписанный документ Контрагенту В.

2. Оператор контрагента А автоматически создает подтверждение даты получения (ПДП)

документа. С момента поступления ПДП Контрагенту А документ считается

выставленным. По факту получения подтверждения на стороне Контрагента А

генерируется извещение о получении подтверждения даты получения и отправляется

оператору Контрагента А.

3. Оператор контрагента В автоматически создает подтверждение даты отправки

документа. По факту получения подтверждения на стороне Контрагента В

генерируется извещение о получении подтверждения даты отправки и отправляется

оператору контрагента В.

4. Клиентское приложение на стороне контрагента В создает извещение о получении

счета-фактуры (ИОП) и отправляет его Контрагенту А.

5. Оператор контрагента В создает подтверждение даты отправки ИОП, которое

отправляет клиентскому приложению контрагента В.

6. Клиентское приложение на стороне контрагента В создает извещение о получении

подтверждения даты отправки и отправляет оператору контрагента В.

7. Если документ имеет функцию ДОП (ДИС) или СЧФДОП (КСЧФДИС) и не требует

подписания, либо имеет функцию СЧФ (КСЧФ), в случае обнаружения Контрагентом В

ошибок в документе:

он отправляет уведомление об уточнении документа Контрагенту А;

клиентское приложение, в котором работает Контрагент А, создает извещение о

получении уведомления об уточнении документа и отправляет его контрагенту В.


27

8. Если документ имеет функцию ДОП (ДИС) или СЧФДОП (КСЧФДИС) и требует

подписания, Контрагент В принимает решение по документу:

согласен с документом – отправляет Контрагенту А титул покупателя;

не согласен с документом – отправляет Контрагенту А уведомление об уточнении

документа. Клиентское приложение, в котором работает Контрагент А, создает

извещение о получении уведомления об уточнении документа и отправляет его

контрагенту В.

Транспортная накладная

В обмене транспортной накладной (ТрН) участвуют:

Грузоотправитель (ГО). Инициирует обмен транспортной накладной. Может изменить

место доставки;

Экспедитор. Организует перевозку груза, если предусмотрен договор транспортной

экспедиции;

Водитель. Подтверждает получение груза у Грузоотправителя и сдачу груза

Грузополучателю;

Грузополучатель (ГП). Подтверждает получение груза. Может отказать в приемке груза;

Перевозчик (ТЛК). Может изменить сведения о водителе и/или транспортном средстве

(ТС) в транспортной накладной после того, как Водитель подтвердит получение груза для

доставки, и до того, как Грузополучатель примет груз. Подтверждает завершение

перевозки. Может отказать в подтверждении завершения.

28


Процесс обмена транспортной накладной представлен на схеме:


1. Грузоотправитель отправляет титул грузоотправителя ТрН Грузополучателю,

Перевозчику (ТЛК) и Водителю. При этом:

если Грузополучатель или Перевозчик (ТЛК) обнаружил в документе ошибку, то он

отправляет уведомление об уточнении документа Грузоотправителю.

Документооборот завершается;

если необходимо изменить место доставки груза, то Грузоотправитель может

отправить титул изменения места доставки Грузополучателю, Перевозчику (ТЛК) и

Водителю.


После принятия Грузополучателем решения по документу, Грузоотправитель не может изменить

место доставки.

2. Водитель подтверждает факт приема груза для доставки и отправляет титул водителя

при приеме груза ТрН Грузоотправителю.

При этом, если понадобится поменять сведения о водителе и/или ТС в ТрН, например,

в случае непредвиденных обстоятельств (болезни, ДТП и т.д), то Перевозчик (ТЛК)

может отправить титул изменения водителя и/или ТС Грузоотправителю,

Грузополучателю и Водителю.


29


Перевозчик (ТЛК) может изменить сведения о водителе и/или ТС после того, как Водитель примет

груз для доставки, и до того, как Грузополучатель примет решение по документу.

Если Водитель не участвует в обмене ТрН, то замена водителя и/или ТС в ТрН Перевозчиком

возможна после отправки груза Грузоотправителем и до того, как Грузополучатель примет

решение по документу.

3. Грузополучатель принимает решение по документу:

принимает груз – отправляет Грузоотправителю титул грузополучателя ТрН

отказывает в приеме груза – отправляет Грузоотправителю уведомление об

уточнении документа. Документооборот завершается.

4. Водитель подтверждает сдачу груза. Для этого он отправляет титул водителя ТрН

Грузоотправителю.

5. Перевозчик принимает решение по документу:

подтверждает завершение перевозки – отправляет Грузоотправителю титул

перевозчика (ТЛК) ТрН;

отказывает в подтверждении завершения перевозки – отправляет

Грузоотправителю уведомление об уточнении документа.

Если предусмотрен договор транспортной экспедиции, экспедитор подготавливает

документы для перевозки груза, обеспечивает отправку и получение груза. Титул экспедитора

ТрН можно отправить на любом этапе обмена документами, чтобы зафиксировать участие в

процессе в качестве организатора перевозки. Титул экспедитора формируется один раз для

каждой ТрН.


1. Все участники обмена имеют доступ ко всем титулам ТрН, в том числе уведомлению об уточнении.

2. Участник обмена может играть одну или несколько ролей. Например, выступать в качестве Перевозчика

(ТЛК) и Водителя.

3. Если Водитель не участвует в обмене ТрН, то пункты 2 и 4 пропускаются.

4. Если Перевозчик (ТЛК) не участвует в обмене ТрН, то пункт 5 пропускается.

5. Замена сведений о водителе и/или ТС возможна произвольное количество раз в рамках одного

документооборота. При этом фактической замены участника обмена с ролью Водитель не происходит.

Товарно-транспортная накладная

В обмене товарно-транспортной накладной (ТТН) участвуют:

Грузоотправитель (ГО). Составляет и заполняет товарно-транспортную накладную,

документы на товар. Инициирует обмен товарно-транспортной накладной;

Водитель. Подтверждает получение груза у Грузоотправителя и сдачу груза

Грузополучателю;

Грузополучатель (ГП). Подтверждает получение груза. Может отказать в приемке груза.

30


Процесс обмена товарно-транспортной накладной представлен на схеме:


1. Грузоотправитель отправляет титул грузоотправителя ТТН Грузополучателю и

Водителю.

2. Водитель подтверждает факт приема груза для доставки и отправляет титул водителя

при приеме груза ТTН Грузоотправителю.

3. Грузополучатель принимает решение по документу:

принимает груз – отправляет Грузоотправителю титул грузополучателя ТТН;

отказывает в приеме груза – отправляет Грузоотправителю уведомление об

уточнении документа. Документооборот завершается.

4. Водитель подтверждает сдачу груза. Для этого он отправляет титул водителя ТТН

Грузоотправителю.


1. Все участники обмена имеют доступ ко всем титулам ТTН.

2. Участник обмена может играть одну или несколько ролей. Например, выступать в качестве Водителя и

Грузополучателя.

3. Если Водитель не участвует в обмене ТТН, то пункты 2 и 4 пропускаются.

Документы

31

Документы

В Synerdocs документ состоит из:

карточки, в которой хранятся значения реквизитов: наименование, дата отправки,

отправитель, получатель и т.д. Также в карточке отображается текущий статус документа,

который информирует на какой стадии документооборота находится документ.

содержимого, в качестве которого используется текстовая, графическая или

аудиоинформация.

Для отправки контрагенту документ можно создать в веб-клиенте либо загрузить с

компьютера. Также в веб-клиенте при работе с документами доступны:

передача другому пользователю;

перемещение между подразделениями;

связывание в один комплект;

согласование внутри организации;

аннулирование некорректных документов;

выгрузка для передачи на проверку в контролирующие органы. При этом также

выгружаются электронные подписи и служебные документы.

Для удобства входящие, исходящие, внутренние и документы к отправке располагаются в

отдельных разделах. В разделах документы можно искать по наименованию и содержимому,

либо по реквизитам.

Также в веб-клиенте есть напоминания, которые помогают вовремя обрабатывать

документы. Они приходят на электронную почту и информируют о действиях, которые нужно

выполнить с документом.

Виды документов

Документы в системе Synerdocs делятся на основные и служебные:

Виды документов Описание

Основные

Формализованные Документы, формат которых рекомендован или утвержден

Федеральной налоговой службой:

акты выполненных работ;

товарные накладные;

товарно-транспортные накладные;

универсальные передаточные документы;

документы о передаче товаров;

документы о передаче результатов работ (об оказании

услуг);

универсальные корректировочные документы

Неформализованные Любые документы в произвольном формате: договоры,

спецификации, письма, счета, акты об установленном

расхождении, документы по внутреннему перемещению в

32


Виды документов Описание

одной организации и т.д.

Служебные

Подтверждение даты получения Создается системой Synerdocs для подтверждения получения

счетов-фактур или извещений, связанных с ними либо с

подтверждением

Подтверждение даты отправки Создается системой Synerdocs для подтверждения отправки

счетов-фактур или извещений, связанных с ними либо с

подтверждением

Уведомление об уточнении счета-фактуры Создается покупателем в случае необходимости изменений в

счете-фактуре, и отправляется продавцу

Уведомление об уточнении документа Создается покупателем в случае отказа в подписании

документа

Извещение о получении документа Документ установленного формата, в котором фиксируется

факт получения электронного документа получателемИзвещение о получении счета-фактуры

Пользователи работают с основными документами. Служебные документы создаются,

подписываются и отправляются автоматически в соответствии с действующим

законодательством.

Карточка документа

Чтобы открыть карточку документа, нажмите на его название в списке. В карточке

отображаются основные реквизиты документа, например, наименование, дата отправки, а

также его содержимое.

Документы

33

1. Наименование документа. При переходе по ссылке на наименовании скачивается

содержимое документа.

2. Область предварительного просмотра. Содержимое документа доступно только для

чтения. Предпросмотр доступен для формализованных и неформализованных

документов в форматах ODS, XLS, XLSB, XLSM, XLSX, DOC, DOCM, DOCX, DOT, DOTM,

DOTX, ODT, PDF, TXT, JPG, PNG, GIF.

Если отправитель запросил подтверждение получения, то просмотр содержимого и

скачивание входящего документа станет доступно только после подтверждения

получения. Чтобы подтвердить получение, в окне предупреждения нажмите на

кнопку Подтвердить.


Подтверждение получения документа доступно только для пользователей, вошедших по

сертификату. Если пользователь вошел по логину и паролю, то при попытке подтверждения

появится предупреждение о необходимости аутентификации по сертификату.

Если отправитель указал в документе информацию о факторе, то в текст

формализованных документов добавляется уступочная надпись.

Факторинговая компания (Фактор, Финансовый агент)

Финансовая организация, которая кредитует клиента и на основании полученных от

клиента прав на дебиторскую задолженность взыскивает долги с должника. Обычно

услуги факторинга оказывают коммерческие банки или их дочерние структуры.


Для товарных накладных уступочная надпись передается в виде текста, для счетов-фактур

формируется на основе передаваемых шаблона и реквизитов.

Пример уступочной надписи:


В область предварительного просмотра и на печатную форму актов выполненных работ, кроме

основной информации, добавляется информация о доверенности, указанная при подписании акта.

Чтобы увеличить область предпросмотра, нажмите на кнопку развернуть на весь

экран.

3. Информация о документе:

информация об отправке без подписи – только для неформализованных

документов, отправленных без подписи:

Сформирован. Наименование организации и подразделения отправителя,

создавшего документ.

Получатель. Наименование организации и подразделения получателя, которому

документ отправлен без подписи.

34


Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ. К основному

статусу добавляется дополнительный статус Подготовлено вами. Подробнее см.

раздел «Статусы документов».

информация об отправке:

Отправитель. Наименование организации и подразделения отправителя.

Получатель. Наименование организации и подразделения получателя. Если

неформализованный документ был отправлен нескольким контрагентам, они

отобразятся в виде списка.

Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ.

для формализованной транспортной накладной (ТрН) и товарно-транспортной

накладной (ТТН) информация об участниках обмена:

Грузоотправитель. Наименование организации и подразделения отправителя.

Грузополучатель. Наименование организации и подразделения участника,

который подтверждает получение груза по ТрН.

Водитель. Наименование организации и подразделения участника, который

подтверждает прием груза для доставки и его сдачу Грузополучателю. Информация

о водителе отображается, только если водитель подписывает ТрН или ТТН.

Перевозчик. Наименование организации и подразделения участника, который

подтверждает завершение перевозки. Информация о перевозчике отображается,

только если перевозчик подписывает ТрН. Отсутствует для ТТН.

Экспедитор. Наименование организации и подразделения участника, который

организует перевозку груза. Информация об экспедиторе отображается, только

если экспедитор подписывает ТрН. Отсутствует для ТТН.

Наблюдатель. Наименование организации и подразделения участника, который

отслеживает статус ТрН. Информация о наблюдателе отображается, только если

наблюдатель был указан при отправке. Если указано несколько наблюдателей, они

отображаются в виде списка.

Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ.

для пересланных документов информация о пересылке:

Переслан. Наименование организации и подразделения абонента, выполнившего

пересылку документа.

Получатель. Наименование организации и подразделения получателя. Если

неформализованный документ переслан нескольким контрагентам, они

отобразятся в виде списка.

Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ в рамках

пересылки. Если документ переслан несколько раз, информация отображается о

каждой пересылке.

Документы

35

история работы с документом. Включает информацию обо всех действиях с

документом:

подписание, отказ в подписании;

отправка;

пересылка;

перемещение в другое подразделение;

согласование, отказ в согласовании внутри организации;

аннулирование документа;

результат доставки через роуминг;

получение груза по документу для доставки, сдача груза по документу

грузополучателю – только для транспортных накладных и товарно-

транспортных накладных;

указанные в процессе работы с документом комментарии. Например,

комментарий, указанный при отказе в подписании, имеет вид:

Если документ подписан простой ЭП, это также отображается в истории работы с

документом, например:


Если абонент не является абонентом Synerdocs, то в соответствующих полях вместо

подразделения отображается название оператора.

Кнопка Регламентные документы предназначена для просмотра цепочки

документооборота. В ней отображаются действия, совершенные в процессе

обмена документами, подписи и служебные документы.

При экспорте всех файлов из цепочки документооборота происходит

формирование архива документов, подписей и информационной квитанции

документооборота. Подробнее см. раздел «Информационная квитанция о

документе».

В области «Связанные документы» отображаются документы, связанные с

текущим.

4. Панель инструментов:

Кнопка Описание Условие доступности

Печать Получить печатную форму

формализованного документа или

неформализованного документа в

Для входящих документов:

подтверждено получение

документа, если оно запрошено

36



формате PDF. Для неформализованных

документов других форматов

формируется информационная

квитанция.

В конец печатной формы документа

ставится штамп, который содержит:

ИД оригинала документа в сервисе;

список организаций, от имени которых

был подписан документ ЭП;

список используемых при подписании

сертификатов КЭП и простых ЭП, а

также информация по ним;

дату подписания для каждой ЭП

отправителем

Скачать Сохранить документ локально Для входящих документов:




Внести изменения Изменить транспортную накладную.

В выпадающем меню Внести

изменения содержатся пункты

Место доставки и Водителя и/

или ТС. Подробнее см. разделы

«Изменение места доставки в

транспортной накладной» и «Изменение

водителя и/или транспортного средства

в транспортной накладной»

Одновременно выполнены

условия:

тип документа – транспортная

накладная;

документооборот по

транспортной накладной не

завершен (не все участники

подписали документ)

Подписать Подписать документ. Для перевозчиков,

которые подписывают

неформализованные транспортные

накладные и товарно-транспортные

накладные (ТТН) дважды, кнопка имеет

вид Груз получил и Груз сдал.

Подробнее см. раздел «Подписание

документов»

Одновременно выполнены

условия:


документа, если оно

запрошено отправителем;

статус документа Требуется

подпись

Отказать Отказать в подписи документа Одновременно выполнены

условия:


документа, если оно

запрошено отправителем;

статус документов Требуется

подпись либо Выставлен для

счетов-фактур

Отправить уточнение Отправить контрагенту уточнение по

документу. В выпадающем списке

содержатся пункты:

Создать исправление;

Создать корректировку;

Доступно для исходящих

документов о передаче

товаров, документов о

передаче результатов работ, а

также универсальных

передаточных документов,

для которых еще не было

Документы

37


Загрузить из файла.

Подробнее см. раздел «Создание

исправления или корректировки

документа»

создано исправление.

Пункт Создать

корректировку доступен

только для исходных и

исправленных универсальных

передаточных документов

Подтвердить получение

документа

Подтвердить получение документа Для документа запрошено

подтверждение получения.

До подтверждения получения

другие кнопки недоступны

Ответить Отправить документ контрагенту, с

которым осуществляется

документооборот по текущему

документу. Текущий документ

автоматически подставится в список

связанных с отправляемым





Переместить Переместить документ в другое

подразделение предприятия.

Подробнее см. раздел «Перемещение

документов». Кнопка отображается,

если в оргструктуре предприятия

настроено два и более подразделений

Всегда

Аннулировать Аннулировать документ. Подробнее см.

раздел «Аннулирование документов»


статус Подписан либо

Выставлен для счетов-фактур.

Для исходящих документов:

статус, отличный от Отказано

Согласовать Подтвердить согласие с документом. В

выпадающем списке содержатся пункты:

Согласовать – документ примет

дополнительный статус Согласовано,

если никто из согласующих ранее не

отказал в согласовании;

Отказать в согласовании –

документ примет дополнительный

статус Отказано в согласовании.

Подробнее см. раздел «Согласование

документов».

Кнопка отображается, если подключена

возможность согласования документов.

Для подключения возможности

обратитесь в службу поддержки

Synerdocs

Всегда

Переслать Переслать документ другим

контрагентам. Подробнее см. раздел

«Пересылка документов». Кнопка

отображается, если подключена

возможность пересылки документов.




документа, если оно было

запрошено отправителем

38




Synerdocs


При изменении документа, сертификата электронной подписи или автора электронной подписи в

карточке документа появится предупреждение «Подпись не соответствует документу». В этом случае

обратитесь в службу поддержки Synerdocs.



Схема событий, происходящих при работе с документом, включая создание, получение

и отправку служебных документов.

Цепочку документооборота можно открыть из карточки документа по кнопке Регламентные

документы.

Наименование документа в окне цепочки документооборота является ссылкой. Чтобы

скачать документ, перейдите по соответствующей ссылке.


Для товарной накладной и акта об установленном расхождении в цепочке документооборота отображается

также ссылка для открытия акта об установленном расхождении, созданного при их подписании.

Чтобы получить информацию о сертификате подписи, перейдите по соответствующей ссылке

Документы

39

в поле Подписал.

Если документооборот по документу не завершен, цепочка будет содержать причину,

например, не получена подпись или не отправлен титул заказчика.

В окне цепочки документооборота неформализованного документа, одновременно

отправленного нескольким контрагентам, отображается ссылка Извещения о получении.

При переходе по ссылке открывается список извещений о получении документа от всех

получателей:


Извещения о получении сортируются по дате не зависимо от дат других документов в цепочке

документооборота.

Кнопка Скачать все файлы с подписями предназначена для сохранения локально всех

файлов цепочки документооборота с электронными подписями. При нажатии на кнопку

открывается окно загрузки архива. Архив содержит:

документ;

папку с электронными подписями;

папку со служебными документами;

информационную квитанцию о документе с ЭП в формате P7S;

информационную квитанцию о документе в формате PDF.

Скачивание файлов цепочки документооборота недоступно, если для входящего документа

не подтверждено получение, запрошенное контрагентом. В этом случае кнопка Скачать все

файлы с подписями не отображается.

40


Информационная квитанция

Информационная квитанция о документе формируется при экспорте файлов цепочки

документооборота. Она представляет собой структурированный документ в формате PDF,

состоящий из набора полей и описывающий состояние и статус документа в сервисе

Synerdocs.

Информационная квитанция подтверждает:

наличие оригинала электронного документа или файла в сервисе Synerdocs на указанную

дату;

уникальность идентификатора электронного документа в сервисе Synerdocs;

дату и время отправки документа или файла в рамках документооборота в сервисе

Synerdocs;

наименование и учетные данные контрагентов, участвовавших в документообороте по

указанному в квитанции документу в сервисе Synerdocs;

наличие электронных подписей под документом и их тип.

Документы

41

Сведения об электронной подписи

В карточке документа можно открыть детальные сведения об электронных подписях,

которые были поставлены на документ в процессе работы с ним. Для этого:

1. Откройте цепочку документооборота.

2. Перейдите по ссылке с именем владельца ЭП.

Откроется окно «Сведения об электронной подписи». Для усиленной ЭП окно содержит

закладки «Сертификат ЭП» и «Путь сертификации»

Для простой ЭП в окне отображаются ее реквизиты.

Сертификат ЭП

Закладка предназначена для просмотра информация о сертификате электронной подписи.

На закладке отображается:

статус ЭП;

владелец сертификата и данные его организации;

издатель сертификата и данные его организации;

время и серийный номер штампа времени.

При переходе по ссылке Оператор службы штампов времени на компьютер пользователя

загружается сертификат службы штампов времени.

42


Путь сертификации

Закладка предназначена для просмотра пути сертификации от сертификата, с помощью

которого был подписан документ, до Головного удостоверяющего центра.

На закладке отображается:

весь путь сертификации, который содержит ссылки на сертификаты. При переходе по

ссылке сертификат загружается на компьютер пользователя;

ссылка Скачать усовершенствованную подпись. Отображается, если

усовершенствованная подпись готова.

Документы

43

Реквизиты простой ЭП

Закладка предназначена для просмотра реквизитов простой ЭП.

На закладке отображаются:

статус и ИД подписи;

дата подписания документа;

сведения об организации, от имени которой был подписан документ;

сведения о подписанте;

комментарий, при наличии.

Статусы документов

Статус документа информирует пользователя, на какой стадии документооборота находится

документ. Статусы зависят от вида документа и формируются автоматически.

Статусы актов, товарных накладных, ДПТ, ДПРР, УПД с функцией СЧФДОП или ДОП и других

документов, которые требуют подписания, а также неформализованных документов,

отправленных одному контрагенту (например, договоры):

Входящие Исходящие

Основные статусы

Требуется подпись – отправитель документа

запросил подпись

Ожидается подпись – документ отправлен

получателю на подписание, но еще им не подписан

Требуется УОП – отправитель документа запросил

подтверждение получения

Ожидается УОП – документ отправлен получателю

с запросом подтверждения получения, и получение

еще не подтверждено

44



Подписан – документ подписан Подписан – документ подписан получателем

Отказано – отказано в подписании документа Отказано – получатель отказал в подписании

документа

Подпись не требуется – документ не требует

подписания. Используется только для документов о

передаче результатов работ (ДПРР) и

неформализованных документов

Подпись не требуется – документ отправлен

получателю без запроса подписания. Используется

только для документов о передаче результатов

работ (ДПРР) и неформализованных документов

Аннулирован – документ аннулирован, и

зафиксированные договоренности отменены

Аннулирован – документ аннулирован, и

зафиксированные договоренности отменены

Дополнительные статусы

Подготовлено вами – используется только для входящих неформализованных документов, которые

последовательно прошли этапы:

1. Изначально подготовлены в нашей организации.

2. Отправлены контрагенту без подписи, но с запросом подписания.

3. Подписаны контрагентом и автоматически вернулись с запросом подписания отправителю

Без подписи – документ отправлен без подписи. Используется только для неформализованных

документов

Подписан с учетом Акта об установленном расхождении – документ подписан, но создан акт об

установленном расхождении. Используется только для товарных накладных и актов об установленном

расхождении

Ожидается аннулирование – для документа отправлено соглашение об аннулировании, и ожидается

ответ от контрагента

Требуется аннулирование – контрагент прислал соглашение об аннулировании документа, которое

необходимо подписать или отказать в подписании

Получен груз для доставки – водитель получил товар от грузоотправителя для доставки

грузополучателю. Документ принимает данный статус после первого подписания водителем по кнопке

Подписать или Груз получил. Используется только для неформализованных транспортных накладных

и товарно-транспортных накладных (ТТН)

Груз сдан – водитель передал товар грузополучателю. Документ принимает данный статус после второго

подписания водителем по кнопке Подписать или Груз сдал. Используется только для

неформализованных транспортных накладных и товарно-транспортных накладных (ТТН)

Статусы счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) с функцией СЧФ,

универсальных передаточных документов (УПД) с функцией СЧФДОП или ДОП, у которых не

требуется подпись:



Отправлен – документ отправлен, но служебные

документы еще не подписаны контрагентом

Выставлен – все служебные документы подписаны, документооборот по данному документу завершен

Нарушен регламент – регламент обмена электронными счетами-фактурами не соблюден. В этом случае

отправьте контрагенту оригинал документа в бумажном виде

Аннулирован – документ аннулирован, и зафиксированные договоренности отменены


Документы

45


Откорректирован – для документа создан корректировочный документ

Исправлен – для документа создан исправленный документ

Запрошено уточнение – документ выставлен, но запрошено уведомление об уточнении

Требуется аннулирование – контрагент прислал

соглашение об аннулировании документа, которое


Ожидается аннулирование – для документа

отправлено соглашение об аннулировании, и

ожидается ответ от контрагента

Неформализованные документы, которые одновременно отправлены нескольким

контрагентам, могут иметь статусы:


Требуется подпись – отправитель документа


Ожидаются подписи – документ отправлен на

подписание и еще не подписан ни одним из

получателей

Требуется УОП – отправитель документа запросил

подтверждение получения

Ожидается УОП – документ отправлен с запросом

подтверждения получения, и еще не все получатели

подтвердили получение

Подписан <M> из <N> – количество получателей,

подписавших документ (включая текущего

абонента), и общее число получателей, которым он

отправлен

Подписан <M> из <N> – количество контрагентов,

подписавших документ, и общее число получателей,

которым он был отправлен

Отказано – отказано в подписании документа

текущим абонентом либо кем-то из других

получателей

Отказано – один или несколько получателей

отказали в подписании документа

Подписан всеми – документ подписан всеми

получателями, которым он был отправлен

Подписан всеми – документ подписан всеми

получателями, которым он был отправлен

Подпись не требуется – отправитель документа не


Подпись не требуется – документ отправлен

получателям без запроса подписания

Формализованные транспортные накладные (ТрН)и товарно-транспортные (ТТН) могут

иметь статусы:



Требуется подтвердить прием груза – водителю

необходимо подтвердить прием груза для доставки

Требуется подтвердить получение груза –

грузополучателю необходимо подтвердить

получение груза

Требуется подтвердить сдачу груза – необходимо

подтвердить сдачу груза грузополучателю

Требуется подтвердить перевозку – необходимо

подтвердить завершение доставки груза. Доступно

только для ТрН

Требуется подпись экспедитора – экспедитору

необходимо подписать ТрН, чтобы обозначить свое

участие в обмене ТрН в качестве организатора

46



перевозки. Доступно только для ТрН

Ожидается прием груза для доставки Водителем – ожидается подтверждение приема груза для

доставки водителем

Ожидается принятие Грузополучателем – ожидается подтверждение получения груза грузополучателем

Ожидается подтверждение сдачи груза Водителем – ожидается подтверждение сдачи груза водителем

Ожидается подтверждение перевозки Перевозчиком (ТЛК) – ожидается подтверждение завершения

доставки груза перевозчиком (ТЛК). Доступно только для ТрН

Ожидается подпись экспедитора – ожидается подпись экспедитора для подтверждения его участия в

обмене ТрН как организатора перевозки. Подписание экспедитором возможно на любом этапе обмена

после формирования и отправки ТрН. Статус ТрН меняется, только если экспедитор подписывает ТрН

последним. Доступно только для ТрН

Перевозка завершена – груз успешно доставлен, все участники подписали документ. Доступно только для

ТрН

Отказано в приеме груза Грузополучателем – грузополучатель отказал в подписании документа

Перевозчик (ТЛК) отказал в подтверждении – перевозчик отказал в подписании документа. Доступно

только для ТрН

Аннулирован – документ аннулирован, и зафиксированные договоренности отменены Доступно только

для ТрН


Груз получен – водитель получил груз от грузоотправителя для доставки грузополучателю

Подписан грузополучателем – грузополучатель подписал документ

Груз сдан – водитель передал груз грузополучателю

Подписан перевозчиком – перевозчик (ТЛК) подписал документ. Доступно только для ТрН

Изменено место доставки – грузоотправитель изменил место доставки груза. Доступно только для ТрН

Требуется аннулирование – контрагент прислал

соглашение об аннулировании документа, которое


Доступно только для ТрН

Ожидается аннулирование – для документа

отправлено соглашение об аннулировании, и

ожидается ответ от контрагента Доступно только

для ТрН


Статусы Груз получен, Изменено место доставки, Произведена замена водителя и/или ТС, Груз сдан,

Подписан грузополучателем, Подписан перевозчиком, Подписан экспедитором отображаются на

печатной форме документа.

Универсальные передаточные документы (УПД) могут иметь статусы:

Состояние маркировки

Готовится отправка в ГИС МТ – ожидается отправка кодов маркировки в ГИС МТ

ГИС МТ: Обработка – коды маркировки доставлены в ГИС МТ

ГИС МТ: Успешная обработка – коды маркировки приняты ГИС МТ

ГИС МТ: Ошибка при обработке – коды маркировки не приняты ГИС МТ. Также возникает, если

документ отправлялся в роуминг и другой оператор доставил документ быстрее

Документы

47

Некоторые статусы являются внутренними: отображаются только для сотрудников внутри

организации и не зависят от действий над документом со стороны других участников

документооборота. Внутренние статусы одинаковы для всех документов независимо от типа.

К ним относятся:

Согласовано – документ согласован всеми пользователями, участвующими в

согласовании;

Отказано в согласовании – хотя бы один из пользователей отказал в согласовании

документа;

Перемещен – документ перемещен из одного подразделения организации в другое.

Создание документов

Документы для отправки можно создать в сервисе и заполнить необходимые реквизиты

вручную, либо загрузить, если они уже созданы и хранятся локально.

Доступно создание формализованных документов следующих типов:

товарная накладная;

акт выполненных работ (оказании услуг);

универсальный передаточный документ. Объединяет счет-фактуру и первичный учетный

документ, исключив дублирование повторяющихся данных. При создании указывается

функция документа.


Обмен универсальными передаточными документами с физическими лицами недоступен.

документ о передаче товаров. Заменяет товарную накладную;

документ о передаче результатов работ (услуг). Заменяет акт о передаче результатов

работ;

транспортная накладная;

товарно-транспортная накладная.

В процессе обмена для документов могут создаваться исправления или корректировки.

При создании универсального передаточного документа, универсального

корректировочного документа или товарной накладной рекомендуется воспользоваться

веб-конвертером документов. Он позволяет быстро заполнить табличную часть данными

печатной формы, выгруженной из учетной системы.

Для загрузки доступны неформализованные и формализованные документы (например,

товарно-транспортная накладная).

Созданные и загруженные документы можно передавать другим пользователям для

отправки контрагентам.

48


Документ о передаче товаров

1. В веб-клиенте нажмите на кнопку Отправить документ. Откроется страница отправки

документа.

2. В меню Создать выберите пункт ДПТ. Откроется страница создания документа о

передаче товаров:

3. Если документ уже готов и хранится локально в виде XML-файла, загрузите его с

помощью кнопки Загрузить, иначе заполните поля вручную:

Наименование документа по умолчанию принимает значение Товарная накладная.

Документы

49

При необходимости перейдите по ссылке на наименовании и укажите другое.

Заполните номер и дату в полях № и от.

Исправление документа указывается в полях № и от в случае создания исправления к

документу, указанному в наименовании.

Продавец. Автоматически заполняется текущей организацией. При необходимости

можно указать другую организацию по ссылке Изменить.

Покупатель. Заполняется автоматически, если в окне отправки документов был указан

получатель, иначе вручную по ссылке Заполнить.

Грузоотправитель. Указывается, если он не совпадает с продавцом, по ссылке

Заполнить.

Грузополучатель. Указывается, если он не совпадает с покупателем, по ссылке

Заполнить.

Перевозчик товара. При переходе по ссылке Заполнить открывается окно для

заполнения данных.

Основание документа. Например, договор или заказ-наряд. Можно указать несколько

оснований, добавляя новые по кнопке .

Транспортная накладная, сопутствующая документу о передаче товаров. Указывается,

если отгрузка выполнялась с транспортировкой, в полях № и от какого числа. Можно

указать несколько транспортных накладных, добавляя новые по кнопке .

Валюта. По умолчанию используется российский рубль.

Ид. гос. контракта. Идентификатор государственного контракта.

Доп. информация. Для указания перейдите по ссылке Добавить. Для счетов-фактур

представляет собой пару полей:

Поле – может содержать до 50 символов;

Значение – может содержать до 200 символов.

Добавлять новые поля для дополнительной информации или удалять ненужные

можно с помощью кнопок и . Максимальное количество составляет 20 пар, если

не указан фактор, иначе 10.

Для товарных накладных и актов поле Доп. информация может содержать до 2000

символов.


Для исключения потери введенных данных регулярно выполняется их автоматическое сохранение. Вы

можете сохранять данные вручную с помощью кнопки Сохранить. Если данные сохранять не нужно,

нажмите на кнопку Отменить.

4. Если к строкам табличной части документа нужно указать дополнительную

информацию, установите флажок Включить указание доп. информации по строкам.

По умолчанию флажок не установлен.

5. Укажите необходимость автоматического расчета вычисляемых полей и итоговых

сумм с помощью флажка Рассчитывать «Стоимость без НДС» (с НДС), «Сумма НДС»

и строку «Всего к оплате».

По умолчанию флажок установлен – изменение значения одного из полей табличной

части влечет автоматический расчет вычисляемых полей в измененной строке, а также

итоговых сумм. Итоговые суммы недоступны для ручного изменения.

50


Если не нужно выполнять автоматический расчет вычисляемых полей и итоговых

сумм при заполнении или изменении табличной части, снимите флажок. При этом все

поля заполняются вручную, доступно изменение итоговых сумм.

Кнопка Пересчитать весь документ предназначена для пересчета значений полей

табличной части, если флажок Рассчитывать «Стоимость без НДС» (с НДС), «Сумма

НДС» и строку «Всего к оплате» был установлен после заполнения табличной части.

6. В случае автоматического расчета вычисляемых полей и итоговых сумм укажите,

включен или нет НДС в цену товаров, которые будут указаны в табличной части. Для

этого установите переключатель НДС не включен в цену либо НДС включен в цену.

В зависимости от этого автоматический расчет будет выполняться по-разному.

По умолчанию установлен переключатель НДС не включен в цену. Расчет с учетом

либо без учета НДС влияет только на ставки НДС 0%, 10% и 18%.

7. Заполните табличную часть. Используйте кнопки удаления , копирования и

добавления строк, расположенные справа от табличной части. Скопированная

строка добавляется в конец табличной части.

Если установлен флажок Включить указание доп. информации по строкам, к каждой

строке табличной части можно указать дополнительную информацию. Для счетов-

фактур она указывается в полях Поле и Значение. Добавлять новые поля или удалять

ненужные можно с помощью кнопок и . Ограничения аналогичны ограничениям

для поля Доп. информация.


Для удобства работы с большими формализованными документами на странице создания (редактирования)

предусмотрено их постраничное отображение. Содержимое документа, табличная часть которого содержит

более 100 строк, разбивается на страницы в зависимости от заданных настроек. По умолчанию на каждой

странице отображается 100 строк табличной части.

8. Заполните остальные поля:

Приложение (сертификаты, паспорта и т.п.) на. Количество листов приложений к

документу;

Вид операции, при которой осуществлялась сделка. Является дополнительной

информацией, позволяющей определить порядок использования документа

продавцом;

Содержание операции. По умолчанию установлено значение Перечисленные в

документе ценности переданы;

Лицо, передавшее (отпустившее) товар (груз). При переходе по ссылке Заполнить

открывается окно для заполнения данных;

Подписант автоматически заполняется данными текущего пользователя и

организации. Можно указать несколько подписантов с помощью кнопки . Для

изменения данных перейдите по соответствующим ссылкам.

Составитель документа автоматически заполняется данными текущей организации.

Для изменения данных перейдите по соответствующей ссылке.

9. Если документ необходимо сохранить локально, нажмите на кнопку Скачать.

Документы

51

10. Нажмите на кнопку Предпросмотр для просмотра заполненной печатной формы

документа.

11. Если документ необходимо подкорректировать, нажмите на кнопку Редактировать и

внесите изменения.

Чтобы быстро найти необходимую строку в табличной части, используйте поле

поиска. Для этого введите искомый фрагмент в поле. Поиск будет осуществляться по

всем колонкам.

12. Нажмите на кнопку Перейти к отправке. При нажатии на кнопку созданный документ

проверяется на соответствие утвержденным законодательством форматам и

требованиям заполнения полей:

если обязательные поля заполнены корректно, откроется страница отправки

документа;

если обязательные поля не заполнены или содержат некорректные значения, они

подсветятся и появится предупреждение о наличии ошибок в документе. Такой

документ невозможно будет отправить. Вернитесь к редактированию и исправьте

ошибки.

В результате созданный документ о передаче товаров будет прикреплен к сообщению и его

можно отправлять контрагенту. Подробнее см. раздел «Отправка документов контрагенту».

Универсальный передаточный документ

Для быстрого создания универсального передаточного документа (УПД) рекомендуется

использовать веб-конвертер документов. Он извлекает данные печатной формы,

выгруженной из учетной системы, и заполняет ими поля формализованного документа. Веб-

конвертер документов поставляется в виде дополнительной опции, которая по умолчанию

отключена. Для подключения обратитесь в службу поддержки Synerdocs. В разделе описан

порядок создания универсального передаточного документа (УПД) с помощью веб-

конвертера документов. При отсутствии веб-конвертера все данные документа можно

заполнить вручную.

Чтобы создать УПД:


документа.

https://www.synerdocs.ru/documents



52


2. В меню Создать выберите пункт УПД / Формат ММВ-7-15/820. Откроется

страница создания универсального передаточного документа.

3. Нажмите на кнопку Загрузить. В окне выбора файла укажите печатную форму

документа, подготовленную заранее. Например, выгруженную из учетной системы 1С.

Если загруженная печатная форма содержит ошибки: некорректная структура,

неверный формат файла – появится сообщение об этом. В этом случае воспользуйтесь

шаблоном печатной формы. Шаблоны размещены на сайте Synerdocs.



Документы

53

Если печатная форма корректна, веб-конвертер перенесет данные из нее на страницу

создания документа.


При заполнении данных веб-конвертером, а также загрузке готового формализованного документа, все

данные, указанные ранее, затираются.

4. Заполните или измените значения полей:

*Функция. Выберите одно из значений:

СЧФ – счет-фактура;

СЧФДОП – счет фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ,

оказании услуг), передаче прав;

ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг),

передаче прав.

*№, от. Номер и дата документа.

Исправление. Если создается исправление к документу, в полях № и от укажите его

номер и дату.

Фактор, если для выплат по документу используется факторинг. Поле отображается,

если подключена дополнительная опция «Электронный факторинг».

*Продавец. Заполняется автоматически текущей организацией. При необходимости

укажите другую организацию по ссылке Изменить. Можно указать несколько

продавцов по кнопке .

*Покупатель. Заполняется автоматически, если на странице отправки документов

указан получатель. Иначе заполните вручную по ссылке Заполнить. Можно указать

несколько покупателей по кнопке .

Грузоотправитель, если он не совпадает с продавцом.

Грузополучатель, если он не совпадает с покупателем.

Фактор УПД. Данные факторинговой компании и ее банковские реквизиты, если для

выплат по документу используется факторинг.

К платежно-расчетному документу. Можно указать один или несколько

прилагаемых к счету-фактуре платежно-расчетных документов по кнопке .

*Валюта, которая используется при передаче товаров или оказании услуг. По

умолчанию российский рубль.

Текущий Курс валюты.

54


Реквизиты госконтракта. Указываются при наличии государственного контракта на

поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг). Для этого перейдите по ссылке

Заполнить и заполните поля:

ИД Госконтракта, Номер, Дата. Идентификатор, номер и дата государственного

контракта;

Номер ЛС. Номер лицевого счета продавца;

КБК. Код по бюджетной классификации;

Код цели продажи;

Код ОрФК и Наименование ОрФК. Код и наименование территориального органа

Федерального казначейства продавца.

Доп. информация. Например, сведения об условиях сделки. Для заполнения

перейдите по ссылке Добавить и заполните поля:

Поле – может содержать до 50 символов;

Значение – может содержать до 200 символов.

Для добавления и удаления полей используйте кнопки и . Максимальное

количество составляет 20 пар, если не указан фактор, иначе 10.

Некорректно заполненные поля подсвечиваются красным цветом.

5. Если к строкам табличной части документа нужно указать дополнительную

информацию, установите флажок Включить указание доп. информации по строкам.

По умолчанию флажок не установлен.

6. Укажите необходимость автоматического расчета вычисляемых полей и итоговых

сумм с помощью флажка Рассчитывать «Стоимость без НДС» (с НДС), «Сумма НДС»

и строку «Всего к оплате».

По умолчанию флажок установлен – при изменении значения одного из полей

табличной части автоматически рассчитаются вычисляемые поля в измененной

строке, а также итоговые суммы, которые недоступны для изменения вручную.

Чтобы заполнить все поля и итоговые суммы вручную, снимите флажок.

Документы

55

7. При автоматическом расчете вычисляемых полей и итоговых сумм укажите, включен

или нет НДС в цену товаров в табличной части. Для этого установите переключатель

НДС не включен в цену либо НДС включен в цену.

По умолчанию установлен переключатель НДС не включен в цену.

Расчет с учетом либо без учета НДС влияет только на ставки НДС 0%, 10% и 18%.

8. Проверьте и при необходимости скорректируйте данные табличной части,

заполненные веб-конвертером. Для удобства используйте кнопки удаления ,

копирования и добавления строк, расположенные справа от табличной части.

Скопированная строка добавится последней строкой в табличной части.


Для комфортной работы с большими формализованными документами на странице создания

(редактирования) предусмотрено их постраничное отображение. Содержимое документа, у которого в

табличной части более 100 строк, разбивается на страницы в зависимости от заданных настроек. По

умолчанию на каждой странице отображается 100 строк табличной части.

9. Заполните остальные поля:

*Содержание операции. Поле автоматически заполняется значением «Товары,

имущественные права, работы или услуги переданы (сданы, оказаны) в полном

объеме».

Вид операции, при которой осуществлялась сделка. Позволяет определить порядок

использования документа продавцом.

Дата отгрузки товара.

*Основание документа. Например, договор или заказ-наряд. Можно указать

несколько оснований по кнопке .

Лицо, передавшее (отпустившее) товар (груз). Перейдите по ссылке Заполнить,

чтобы заполнить подробные данные.

Сведения о транспортировке. Можно указать особенности транспортировки,

например, наличие поврежденной тары.

Транспортная накладная, сопутствующая документу. Указывается, если отгрузка

выполнялась с транспортировкой. В полях № и от укажите ее номер и дату. Можно

указать несколько транспортных накладных по кнопке .

Перевозчик. Перейдите по ссылке Заполнить, чтобы заполнить данные о

перевозчике.

Дата пер. вещи. Дата передачи вещи.

Дата начала периода и Дата окончания периода поставки товара (выполнения

работ, оказания услуг).

Свед. о передаче. Сведения о передаче товара.

Доп.информация. Заполняется аналогично одноименному полю выше.

Документы подтверждающие отгрузку товаров (передачу результатов работ,

предоставления услуг). Для заполнения перейдите по ссылке Добавить.

Подписант автоматически заполняется данными текущего пользователя и

организации в виде ссылки. Для изменения данных перейдите по соответствующей

ссылке. Можно указать несколько подписантов по кнопке .

56


Составитель документа автоматически заполняется данными текущей организации.


10. Нажмите на кнопку Скачать, если необходимо сохранить документ локально.

11. Чтобы посмотреть заполненную печатную форму документа, нажмите на кнопку

Предпросмотр.

12. Чтобы скорректировать документ, нажмите на кнопку Редактировать и внесите

изменения.

Для быстрого поиска нужной строки в табличной части введите искомый фрагмент в

соответствующее поле. Поиск выполняется по всем колонкам.

13. Нажмите на кнопку Перейти к отправке. При этом созданный документ проверяется

на соответствие утвержденным законодательством форматам и требованиям

заполнения полей:


документа;


подсветятся и появится предупреждение. Отредактируйте документ и отправьте его

снова.

В результате созданный универсальный передаточный документ будет прикреплен к

сообщению. Отправьте его контрагенту.

Документы

57

Транспортная накладная


документа.

2. В меню Создать выберите пункт ТрН. Откроется страница создания транспортной

накладной:

58


3. Если документ уже готов и хранится локально в виде XML-файла, загрузите его по

кнопке Загрузить. Иначе заполните поля вручную.


Введенные данные автоматически сохраняются для исключения их потери. Вы можете сохранять данные

вручную по кнопке Сохранить. Документ будет сохранен в разделе веб-клиента «К отправке». Если

введенные данные сохранять не нужно, нажмите на кнопку Отменить.

Особенности заполнения полей:

№, от. Номер и дата транспортной накладной. По умолчанию подставляется текущая

дата.

№, от. Номер и дата заявки (заказа).

1. *Грузоотправитель. Автоматически заполняется текущей организацией. При

необходимости можно указать другую организацию по ссылке Изменить.

2. *Грузополучатель. Сведения о грузополучателе, заполняются по ссылке Заполнить:

реквизиты. Состав полей зависит от значения переключателя Статус: ЮЛ, ИП,

Физ. лицо, Ин. Орг;

банковские реквизиты: Р/счет, Наименование, БИК, Кор/счет;

адрес. Состав полей зависит от значения переключателя: Адрес в РФ, Адр.

мест, Код ГАР;

контактные данные: Телефон, Email.

3. Отгрузочное Наименование груза, его Состояние и Опломбирование – вид тары и

способ упаковки. Информация о Грузовых местах – их количество, масса в

килограммах, длина, ширина, высота, объем.

4. Сопроводительные документы. Перечень прилагаемых к транспортной накладной

документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными,

иными правилами в соответствии с законодательством РФ. Либо регистрационные

номера указанных документов, если они содержатся в государственных ИС. По ссылке

Добавить укажите Наименование, Номер, Дату документа, Доп. сведения о нем.

Если сопроводительных документов несколько, добавьте их по кнопке .

5. Указания грузоотправителя. Могут указываться:

параметры транспортного средства, необходимые для перевозки груза (тип,

марка, грузоподъемность, вместимость и др);

указания, необходимые для выполнения санитарных, карантинных,

таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ;

рекомендации о предельных сроках и температурном режиме перевозки,

сведения о пломбировочных устройствах, объявленная стоимость груза,

запрещение перегрузки;

6. Прием груза. Сведения о приеме груза:

Адрес места погрузки. Состав полей зависит от значения переключателя;

Подача, прибытие и убытие ТС под погрузку. Дата и время фактической

подачи, прибытия, убытия транспортного средства;

Фактическое состояние груза. Количество мест, масса в нетто и брутто.

7. Сдача груза. Состав полей аналогичен п. 6. Прием груза.

10. Перевозчик. Сведения о перевозчике и водителе. Состав полей аналогичен п. 2.

Грузополучатель. Также указываются путевые листы – Наименование, Номер, Дата,

Документы

59

Доп. сведения. Если путевых листов несколько, добавьте их по кнопке .

11. Транспортные средства. Информация о транспортном средстве, на котором

перевозится груз: Марка, Регистрационный номер, Грузоподъемность, Вместимость.

Если транспортных средств несколько, добавьте их по кнопке .

17. Отметки грузоотправителя. Краткое описание обстоятельств, послуживших

основанием для отметки. Если отметок несколько, добавьте их по кнопке .



документа.

Если документ необходимо изменить, нажмите на кнопку Редактировать и внесите

правки.





документа;


подсветятся и появится предупреждение об ошибках в документе. Чтобы

отправить документ, вернитесь к редактированию и исправьте ошибки.

В результате созданная транспортная накладная будет прикреплена к сообщению и ее

можно отправлять контрагенту, при этом должны быть указаны участники обмена.

Если изменилось место доставки груза, отразите информацию в транспортной накладной.

Если сменился водитель и/или транспортное средство, также внесите изменения в

транспортную накладную.

Указание участников обмена

Участников обмена транспортной накладной (ТрН) указывает Грузоотправитель. Это

позволяет определить необходимый для завершения документооборота набор титулов ТрН,

в том числе доступные для отправки участником титулы. Изменять состав участников обмена

можно только до отправки документа.

Все организации, которые указаны участниками обмена, автоматически включаются в состав

получателей транспортной накладной.


Среди получателей транспортной накладной может быть указана своя организация. Например, когда

грузоотправитель выполняет роль перевозчика. Также транспортную накладную можно отправить в другое

подразделение или филиал своей организации.

60


Чтобы указать участников обмена транспортной накладной:

1. Откройте сообщение, которое содержит транспортную накладную.

2. В карточке транспортной накладной укажите участников обмена одним из способов:

нажмите на кнопку Заполнить участников из документа. Данные об участниках

извлекаются из технической информации о документе. Если ее нет, то из разделов

«1. Грузоотправитель», «2. Грузополучатель» и «10. Перевозчик» транспортной

накладной. Если данные об участнике не указаны в документе или контрагент не

зарегистрирован в сервисе, то поля остаются незаполненными;

Документы

61

с помощью like-ввода введите фрагмент наименования, номера ИНН или КПП

контрагента. Если для контрагента настроена оргструктура, выберите нужное

подразделение. Если в выпадающем списке нужного контрагента нет, значит он не

зарегистрирован в сервисе.

В качестве Грузоотправителя автоматически указывается отправитель документа.

Изменение Грузоотправителя запрещено.

3. Если в документообороте не участвует Перевозчик (ТЛК) или его подпись не

требуется, то установите флажок Перевозчик не подписывает.

4. Если в документообороте не участвует Водитель или его подпись не требуется, то

установите флажок Водитель не подписывает.

5. Если в документообороте не участвует Экспедитор или его подпись не требуется,

установите флажок Экспедитор не подписывает. По умолчанию флажок установлен.

6. Если в сообщении указано множество получателей, но документ должен быть

доступен только участникам обмена, установите ползунок отправить только

участникам.

62


Изменение места доставки

Возможны ситуации, когда перевозимый груз необходимо доставить в новый пункт,

отличный от указанного в транспортной накладной. Актуальные данные необходимо

отразить в п. 14 «Переадресовка».

Изменить место доставки может только грузоотправитель.


Изменение места доставки в транспортной накладной доступно до завершения документооборота, т.е. когда

хотя бы один участник обмена еще не подписал документ.

Чтобы изменить место доставки:

1. В веб-клиенте Synerdocs откройте карточку транспортной накладной.

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Внести изменения, пункт Место

доставки.

3. В открывшемся подтверждении об используемом сертификате нажмите на кнопку Да.


Можно использовать простую или квалифицированную ЭП.

4. Заполните актуальные сведения об изменении места доставки груза в п. 14

«Переадресовка»:

Новый пункт выгрузки. Адрес нового места выгрузки, а также дата и время подачи,

Документы

63

прибытия и убытия транспортного средства под выгрузку на новое место.

Грузополучатель. Сведения о новом грузополучателе, если он не совпадает с

указанным в транспортной накладной.

Дата и время переадресовки. Автоматически заполняется текущей датой и временем.

Форма переадресовки. Укажите одно из значений: Устная или Письменная.

Инициатор переадресовки. Автоматически заполняется сведениями текущего

пользователя. Состав полей зависит от значения переключателя Статус: ЮЛ, ИП,

Физ.лицо.

5. При необходимости в п. 17 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей,

перевозчиков» укажите краткое описание обстоятельств, послуживших основанием

для отметки. Если отметок несколько, добавьте их по кнопке .

6. Нажмите на кнопку ОК.

В результате транспортная накладная примет дополнительный статус Изменено место

доставки. Сервис доставит информацию об изменении места доставки всем участникам

документооборота транспортной накладной. Статус отобразится на печатной форме

документа.

Изменение водителя и/или транспортного средства

Возможны ситуации, когда при перевозке груза необходимо экстренно сменить водителя и/

или транспортное средство (ТС). Например, в случае болезни водителя или ДТП. Актуальные

данные о водителе и/или ТС необходимо отразить в п. 10 «Перевозчик» и п. 11

«Транспортное средство» транспортной накладной.

Изменить сведения о водителе и/или ТС может только перевозчик (транспортно-

логистическая компания).


Изменить сведения о водителе и/или ТС можно только после того, как Водитель примет груз для доставки, и

до того, как Грузополучатель примет решение по документу.

Если Водитель не участвует в обмене ТрН, то замена водителя и/или ТС в ТрН Перевозчиком возможна

после отправки груза Грузоотправителем и до того, как Грузополучатель примет решение по документу.

Чтобы изменить водителя и/или транспортное средство:

1. В веб-клиенте Synerdocs откройте карточку транспортной накладной.

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Внести изменения, пункт

Водителя и/или ТС.

3. В открывшемся подтверждении об используемом сертификате нажмите на кнопку Да.


Можно использовать простую или квалифицированную ЭП.

64


4. Заполните актуальные сведения о водителе и/или транспортном средстве в п. 10

(Водитель) и в п.11 (Транспортные средства):

Дата и время изменения сведений о водителе и/или транспортном средстве.

Водитель. Сведения о новом водителе, если он не совпадает с указанным в

транспортной накладной.

Путевые листы. Указываются Наименование, Номер, Дата, Доп. сведения. Если

путевых листов несколько, добавьте их по кнопке .

Транспортные средства. Сведения о новом транспортом средстве, если оно не

совпадает с указанным в транспортной накладной. Если транспортных средств

несколько, добавьте их по кнопке .

5. При необходимости в п. 17 (Отметки перевозчика) укажите краткое описание

обстоятельств, послуживших основанием для отметки. Если отметок несколько,

добавьте их по кнопке .


В результате актуальные сведения о водителе и/или ТС попадут в транспортную накладную.

Сервис доставит информацию об изменении водителя и/или ТС всем участникам

документооборота транспортной накладной. Статус Произведена замена водителя и/или ТС

отобразится на печатной форме документа.

Документы

65

Товарно-транспортная накладная


документа.

2. В меню Создать выберите пункт ТТН. Откроется страница создания товарно-

транспортной накладной:

3. Если документ уже готов и хранится локально в виде XML-файла, загрузите его по

кнопке Загрузить. Иначе заполните поля вручную.


Введенные данные автоматически сохраняются для исключения их потери. Вы можете сохранять данные

вручную по кнопке Сохранить. Документ будет сохранен в разделе веб-клиента «К отправке». Если

введенные данные сохранять не нужно, нажмите на кнопку Отменить.


№, от. Номер и дата товарно-транспортной накладной. По умолчанию подставляется

66


текущая дата.

№, от. Номер и дата заявки (заказа).

*Грузоотправитель. Автоматически заполняется текущей организацией. При

необходимости можно указать другую организацию по ссылке Изменить.

*Грузополучатель. Сведения о грузополучателе, заполняются по ссылке Заполнить:







Заказчик. Сведения о заказчике, который инициировал и оплатил грузоперевозку.

Указываются по ссылке Заполнить:







Плательщик. Сведения о плательщике, который фактически производит оплату груза.

Указываются по ссылке Заполнить:







1. Товарный раздел содержит сведения о товаре: наименование продукции, ее

количество, номенклатурный номер, цену и другие данные, которые касаются

перевозимого груза.

Грузоотправитель заполняет данные табличной части о перевозимых товарно-

материальных ценностях. Для удобства используйте кнопки удаления ,

копирования и добавления строк, расположенные справа от табличной части.

Скопированная строка добавится последней строкой в табличной части.



Данные товарного раздела. По ссылке Заполнить укажите информацию в полях:

Листов ТТН. Количество листов ТТН;

Всего наименований перевозимого товара;

Всего мест. Количество грузовых мест;

Масса нетто, ед. изм. Масса груза без упаковки и единица изменения;

Масса нетто прописью;

Документы

67

Масса брутто , ед. изм. Масса груза вместе с упаковкой и единица изменения;

Масса брутто прописью.

2. Транспортный раздел содержит сведения о перевозке и грузе: срок доставки груза,

информацию о перевозчике, марке и номере его машины, данные водителя и

заказчика перевозки, а также информацию о грузе, его приеме и передаче.

Грузоотправитель и грузоперевозчик заполняют данные для расчетов за оказанные

услуги по перевозке грузов.


Срок доставки груза;

Перевозчик. Сведения о перевозчике. Состав полей аналогичен полям, которые

заполняются для Грузополучателя до товарного раздела;

Заказчик. Сведения о заказчике. Состав полей аналогичен полям, которые

заполняются для Заказчика до товарного раздела;

Автомобиль. Информация о транспортном средстве, на котором перевозится груз:

Марка, Регистрационный номер, Гаражный номер;

Водитель. Сведения о водителе: ФИО, Лицензионная карточка, Регистрационный №,

Серия, Номер, Номер водительского удостоверения;

Вид перевозки. Наименование вида перевозки, учитывающее разновидности

перевозок. Например, сдельный тариф, повременный тариф, покилометровый тариф,

оплата за ездку и т.д.;

Пункт погрузки. Адрес пункта погрузки;

Пункт разгрузки. Адрес пункта разгрузки;

Прицепы;



В табличной части заполните информацию о грузе. Для удобства используйте кнопки

удаления , копирования и добавления строк, расположенные справа от

табличной части. Скопированная строка добавится последней строкой в табличной

части.

Отметки о составленных актах. Наименование, номер, дата документа и доп.

сведения, если составляется акт. Например, он нужен, если при приемке груза

получателем обнаруживается поврежденная пломба. Соответствующая отметка

вносится в ТТН.

Прием груза для доставки. Сведения о приеме груза для доставки: Оттиск пломбы,

Количество мест, Масса брутто.

Сдача груза. Сведения о сдаче груза: Оттиск пломбы, Количество мест, Масса брутто.

В табличной части заполните информацию по операциям погрузки и разгрузки.

Временем прибытия под погрузку считается время предъявления водителем путевого

листа у въездных ворот (контрольно-пропускного пункта). Временем убытия

автомобиля с погрузки считается время подписания и передачи ТТН водителю.

Временем прибытия и убытия под разгрузку считается время прибытия автомобиля

под разгрузку и убытия после ее окончания.


68



документа.

Если нужно пересчитать значения полей в табличной части, нажмите на кнопку

Пересчитать весь документ.





документа;


подсветятся и появится предупреждение об ошибках в документе. Чтобы

отправить документ, вернитесь к редактированию и исправьте ошибки.

В результате созданная товарно-транспортная накладная будет прикреплена к сообщению и

ее можно отправлять контрагенту, при этом должны быть указаны участники обмена.

Загрузка документов

Если контрагенту необходимо отправить документ, который уже создан на локальном

компьютере, то загрузите его в веб-клиент Synerdocs. Доступна загрузка:

формализованных документов в формате XML;

неформализованных документов в форматах ODS, XLS, XLSB, XLSM, XLSX, DOC, DOCM,

DOCX, DOT, DOTM, DOTX, ODT, PDF, TXT, JPG, PNG, GIF.

Чтобы загрузить документ для отправки контрагенту:


документа.

2. В поле Кому укажите контрагента. Подробнее о способах заполнения поля см. раздел

«Поле «Кому» – заполнение получателей.

3. Перейдите по ссылке Загрузить. Откроется окно выбора файла.

Документы

69

4. Выберите файл для загрузки и нажмите на кнопку Открыть. Файл появится в окне

отправки документов:

В зависимости от загруженного файла в поле Тип документа автоматически укажется

тип документа.

После загрузки универсального корректировочного документа, исправленного

универсального передаточного документа или универсального корректировочного

документа открывается окно «Выбор связанных документов». Оно содержит список

наиболее подходящих счетов-фактур и документов об отгрузке товаров для

загруженного документа.

5. Если загружен формализованный документ, то он автоматически проверяется на

соответствие утвержденным законодательством форматам и требованиям заполнения

полей. Информация об имеющихся ошибках отобразится на странице отправки.

Чтобы внести правки в формализованный документ или исправить ошибки,

перейдите по ссылке на наименовании документа. Откроется страница

редактирования. Внесите правки, затем нажмите на кнопку Предпросмотр и

проверьте корректность данных.

Примечания

1. При открытии формы универсального передаточного документа для редактирования значения табличной

части документа пересчитываться не будут и останутся такими же, какие были указаны в XML-файле.

Автоматический расчет вычисляемых полей и итоговых сумм выполнится только после изменения табличной

части. Вычисляемые поля рассчитываются только в измененных строках.

2. Для удобства большие формализованные документы на странице создания (редактирования)

отображаются постранично. Содержимое документа, табличная часть которого содержит более 100 строк,

разбивается на страницы в зависимости от заданных настроек. По умолчанию на каждой странице

отображается 100 строк табличной части.

70


Для возврата на страницу отправки нажмите на кнопку Перейти к отправке.

6. Если загружен неформализованный документ, то при необходимости укажите

дополнительные данные о нем. Для этого нажмите на ссылку Показать карточку

документа и заполните поля:

Вид документа. Возможные значения: Не указан, Договор, Дополнительное

соглашение к договору, Счет, Акт, Акт сверки, Доверенность, Спецификация.

Значение по умолчанию Договор;

Номер документа. Номер, присвоенный документу в организации;

Дата документа. Дата утверждения документа. Для акта – дата события, для которого

составлен акт;

Наименование документа, который отправляется контрагенту;

Для договора, дополнительного соглашения, счета, акта и акта сверки дополнительно

заполните поля:

Ставка НДС. Возможные значения: Не указано, 0%, 10%, 18%, 20%, Без НДС;

Сумма налога, указанная в документе;

Сумма всего (с налогом). Сумма, на которую выставлен документ с учетом НДС.

Для дополнительного соглашения в группе полей «К договору»в полях номер и дата

укажите данные договора, к которому относится дополнительное соглашение:

Документы

71

Для доверенности дополнительно заполните поля:

Вступает в силу с и Действует по. Срок действия доверенности.

С правом передоверия. Возможные значения: Да, Нет.

Фамилия, Имя, Отчество (при наличии). Данные уполномоченного лица, которому

выдана доверенность.

Для спецификации дополнительно заполните поля:

Вступает в силу с. Дата начала действия спецификации.

Номер и дата. Данные договора, к которому относится спецификация.

7. При загрузке нескольких документов можно связать их для более удобного поиска и

переключения между ними. Для этого установите флажок Связать документ(ы).

В результате документ будет загружен в систему Synerdocs. Дальнейшие действия по отправке

загруженного документа см. в разделах «Отправка документов контрагенту» и «Отправка

документов нескольким контрагентам».

72


Передача другому пользователю

Пользователи веб-клиента Synerdocs могут передавать созданные и загруженные документы

другим пользователям для дальнейшей отправки контрагентам. Например, можно

делегировать отправку подготовленных документов ответственному сотруднику.

Передача документов доступна между пользователями одной организации.


Если инициатор передачи относится к нескольким организациям, он может передавать документы к

отправке только пользователям своей текущей организации.

Возможны два варианта передачи документов другому пользователю.

Вариант 1. Документы еще не созданы или не загружены в сервис

Чтобы передать документ, еще не созданный или не загруженный в сервис:

1. Нажмите на кнопку Отправить документ для перехода на страницу отправки.

2. Заполните поле Кому, если известен получатель документа.

3. Загрузите или создайте документ.


Можно создать или загрузить несколько документов. Например, если необходимо передать другому

сотруднику пакет документов.

4. На панели инструментов нажмите на кнопку Передать. Откроется окно «Передача

документа»:

5. Укажите сотрудника, которому нужно передать документ. Для этого воспользуйтесь

like-вводом или выберите сотрудника из выпадающего списка.

6. Нажмите на кнопку Передать.

Вариант 2. Документы уже созданы или загружены в сервис

Документы, созданные и загруженные в сервис, но еще не отправленные контрагенту,

находятся в разделе «К отправке». Также в разделе находятся документы, которые были

переданы другим пользователем текущему.

Чтобы передать документ из раздела «К отправке»:

1. Выберите один или несколько пакетов документов в списке.

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Передать.

Документы

73

3. Выполните действия, аналогичные при передаче документов, еще не созданных и

не загруженных в сервис, начиная с п.5.


документ появится в разделе «К отправке» сотрудника, которому он был передан.

Сотрудник при необходимости может изменить получателя и другие параметры отправки

документа, например, запросить подпись, указать комментарий, а затем отправить

документ;


Если пользователю был передан формализованный документ, он может его отредактировать.

документ больше не будет отображаться в разделе «К отправке» инициатора передачи;

в разделе «События» для инициатора передачи и для пользователя, которому был

передан документ, появятся события о передаче документа;

на электронную почту инициатору передачи и пользователю, которому был передан

документ, придут информационные сообщения.

Отправка документов

Документами можно обмениваться:

с абонентами Synerdocs;

с абонентами других операторов ЭДО с помощью роуминга;

с организациями, не являющимися абонентами Synerdocs;

внутри предприятия между подразделениями или филиалами.

Отправить документы контрагентам можно с главной страницы веб-клиента или из списка

действующих контрагентов. Отправка доступна во всех случаях, за исключением:

у отправителя отсутствует тарифный пакет, превышен лимит документов либо истек срок

действия тарифа. В этом случае отправка документов блокируется. Если были загружены

или созданы документы для отправки, то они будут сохранены в разделе «К отправке». Их

можно будет отправить после приобретения тарифа либо после добавления промокода

на бесплатную отправку документов;


Для организаций, зарегистрированных в сервисе Synerdocs без сертификата ЭП, т.е. использующих в работе

тестовый сертификат, отправка документов не блокируется. При этом для отправки доступны только

неформализованные документы.

получатель заблокирован. Подробнее см. раздел «Заблокированные контрагенты»;

получатель запретил обмен;

абонент со статусом Тестовый отправляет документ получателю со статусом Активный.

Абоненты при этом не авторизованы, и от получателя нет приглашения.


Возможность обмена документами с физическими лицами подключается в настройках с помощью флажка

Включить обмен с ФЛ. Подробнее см. раздел «Редактирование реквизитов организации».

https://www.synerdocs.ru/roaming



74


Для отправки документа абоненту другого оператора, то есть в роуминг, дополнительно

необходимо одновременное выполнение условий:

абонент-получатель зарегистрирован в сервисе. Если абонент не зарегистрирован,

обратитесь в службу поддержки Synerdocs;

абонент-получатель и абонент-отправитель не являются физическими лицами;

отправляемый документ не является транспортной или товарно-транспортной

накладной.

В большинстве случаев используется стандартный порядок отправки документа контрагенту с

электронной подписью. Иногда может использоваться отправка документов без подписи.

Неформализованные документы, транспортные и товарно-транспортные накладные можно

отправлять сразу нескольким контрагентам. Также возможна отправка документов

контрагентам, не зарегистрированным в сервисе.

Входящие, исходящие и внутренние документы можно пересылать другим абонентам

сервиса. В некоторых случаях используется переотправка документов.

Если для организации настроена оргструктура, документами можно обмениваться внутри

предприятия.

Если отправку документа или пакета документов нужно делегировать другому пользователю,

передайте ему документ.

Отправка одному контрагенту

1. На боковой панели нажмите на кнопку Отправить документ. Откроется окно

«Отправить документ(ы)»:


«Поле «Кому» – заполнение получателей. В поле также можно указать несколько




Документы

75

контрагентов.

3. Прикрепите документы к сообщению одним из способов:

загрузите существующий формализованный или неформализованный документ с

локального компьютера по ссылке Загрузить;

создайте новый формализованный документ, для этого в меню Создать

выберите один из пунктов: ТОРГ 12, Акт, УПД, ДПТ, ДПРР, ТрН.

Если текущий абонент либо контрагент является физическим лицом, то отправка

счета-фактуры недоступна.

Все формализованные документы, загруженные с локального компьютера или

созданные в веб-клиенте, автоматически проверяются на соответствие форматам,

утвержденным законодательством, а также проходят логический контроль,

включающий требования к заполнению полей формы документа.

4. Чтобы запросить подтверждение получения документа контрагентом, установите

ползунок запросить подтверждение получения в положение Да. В этом случае без

подтверждения получения документа контрагент не сможет его скачать, распечатать,

подписать или отказать в подписании, скачать цепочку документооборота, а также

увидеть текст на форме предварительного просмотра в карточке документа. Запрос

подтверждения о получении доступен только для документов, которые отправляютя

абонентам Synerdocs.

Ползунок отображается, если подключена опция подтверждения получения

документов. Для ее подключения обратитесь в службу поддержки Synerdocs.

5. Если необходимо подписание документа контрагентом, установите ползунок

запросить подпись получателя в положение Да. В зависимости от типов

отправляемых документов возможны варианты:

акты, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, документы о

передаче товаров – ползунок не отображается, т.к. для данных документов подпись

контрагента обязательна и запрашивается автоматически;

универсальные передаточные документы с функцией СЧФ, универсальные

корректировочные документы с функцией КСЧФ – ползунок не отображается, т.к.

подпись не предусмотрена регламентом;

УПД с функциями СЧФДОП, ДОП и УКД с функциями КСЧФДИС, ДИС – ползунок

по умолчанию установлен в положение Да;

документы о передаче результатов работ и неформализованные документы –

ползунок по умолчанию установлен в положение Нет.

6. При необходимости добавьте комментарии к документам.

7. Чтобы указать связанные документы к отправляемым, установите флажок Связать

документ(ы). Отобразится поле для указания связанных документов.

8. Нажмите на кнопку Подписать и отправить.

76


9. В окне подтверждения использования сертификата ЭП или простой ЭП нажмите на

кнопку Да.

10. Если для подписания и отправки применяется ЭП без использования технологии DSS,

то при истечении сессии в облачном сервисе код, указанный ранее, станет

неактуальным. В этом случае повторно запрашивается подтверждение отправки СМС с

кодом на мобильный телефон. Подтвердите отправку и введите вновь полученный

код.

Если используется облачный сертификат ООО «Астрал-М» по технологии DSS, для

подписания и отправки документов подтвердите операцию в мобильном приложении

myDSS.

В результате документ будет подписан и отправлен получателю. Он появится в разделе

«Исходящие». Если текущий абонент и получатель не авторизованы, то вместе с документом

получателю придет приглашение к обмену.

Отправка нескольким контрагентам

Отправить нескольким контрагентам можно неформализованный документ, транспортную и

товарно-транспортную накладную. При этом документ должен отправляться с подписью и не

в роуминг. Если отправляется:

неформализованный документ без запроса подписи, то число получателей не

ограничено;

документ с запросом подписи, то максимальное количество получателей – 10.

Каждый контрагент из списка получателей может подписать документ или отказать в

подписании. При отказе он отправляет уведомление об уточнении, которое приходит всем

участникам документооборота. Документ принимает статус Отказано, независимо от

подписания остальными получателями.



https://help.synerdocs.ru/index.html?rp_podtverzhdenie_operatcii.htm


Документы

77

Для товарно-транспортной накладной в состав контрагентов входит грузополучатель и

водитель. Для транспортной накладной дополнительно указывается перевозчик и при

необходимости – экспедитор. Порядок заполнения получателей см. в разделах «Указание

участников обмена транспортной накладной» и «Товарно-транспортная накладная».

Чтобы отправить неформализованный документ, транспортную или товарно-транспортную

накладную нескольким контрагентам:



2. В поле Кому укажите контрагентов. Подробнее о способах заполнения поля см.

раздел «Поле «Кому» – заполнение получателей. Если в поле необходимо указать

сразу всех действующих контрагентов, перейдите по ссылке Кому и в открывшемся

окне установите флажок Организация.

3. Загрузите неформализованный документ, транспортную или товарно-транспортную

накладную по ссылке Загрузить.

4. Если требуется подтверждение доставки документа контрагентом, установите

ползунок запросить подтверждение получения в положение Да. В этом случае без

отправки подтверждения о получении документ для контрагента временно

заблокируется: не будет возможности подписать, скачать или распечатать его. При

получении подтверждения все действия становятся доступными.

Настройка действует только для документов, которые отправляются абонентам

Synerdocs. Она доступна, если подключена опция подтверждения получения

документов. Для подключения обратитесь в службу поддержки Synerdocs.

5. Если необходимо подписание неформализованного документа контрагентом,

установите ползунок запросить подпись получателя в положение Да.


7. Чтобы указать связанные документы, установите флажок Связать документ(ы).

Отобразится поле для указания связанных документов.


78


9. В окне подтверждения использования сертификата ЭП или простой ЭП нажмите на

кнопку Да.

В результате документ будет подписан и отправлен указанным контрагентам. Он появится в

списке исходящих документов.

Отправка в подразделение организации

Пользователи системы Synerdocs могут обмениваться неформализованными документами

внутри предприятия между подразделениями согласно настроенной оргструктуре. Эта

возможность полезна для предприятий, в которых обмен документами с контрагентами

осуществляется через разные подразделения или филиалы.

Для работы с документами, обмен по которым ведется внутри предприятия, предназначен

раздел «Внутренние».

Чтобы отправить неформализованный документ в другое подразделение предприятия:



2. Перейдите в раздел в другое подразделение или филиал.

3. В поле Подразделение укажите подразделение, в которое необходимо отправить

документ.

4. Если документ должен быть подписан конкретным сотрудником подразделения,

укажите его в поле Исполнитель.

5. Загрузите один или несколько неформализованных документов по ссылке

Загрузить.

6. Если необходимо подписание документа получателем, установите ползунок запросить

подпись получателя в положение Да.


Запрос подтверждения получения при отправке документа внутри предприятия недоступен.


Документы

79

8. Нажмите на кнопку Подписать и отправить. Появится подтверждение об

использовании сертификата ЭП или простой ЭП. Нажмите на кнопку Да.

9. Если для подписания и отправки применяется ЭП без использования технологии DSS,

то при истечении сессии в облачном сервисе код, указанный ранее, станет

неактуальным. В этом случае повторно запрашивается подтверждение отправки СМС с

кодом на мобильный телефон. Подтвердите отправку и введите вновь полученный

код.

Если используется облачный сертификат ООО «Астрал-М» по технологии DSS, для

подписания и отправки документов подтвердите операцию в мобильном приложении

myDSS.

В результате документ будет подписан и отправлен в другое подразделение текущего

предприятия.

Отправка незарегистрированному контрагенту

Отправлять документы можно организациям, не зарегистрированным в сервисе. Это

способствует налаживанию обмена документами с контрагентами в электронном виде и

ускорению процессов взаимодействия. Чтобы отправить документ контрагенту, не

зарегистрированному в сервисе Synerdocs:



2. В поле Кому укажите одного или несколько контрагентов, не зарегистрированных в

сервисе. Если в качестве получателей указано несколько контрагентов, то прикрепить

к сообщению можно будет только неформализованные документы.

Чтобы указать одного контрагента:

a) Введите в поле фрагмент наименования контрагента или его адрес

электронной почты.





80


b) В выпадающем списке выберите пункт Добавить контрагента в список

неактивных абонентов.

c) В открывшемся окне «Сведения об абоненте» укажите реквизиты: Тип,

Наименование организации, номера ИНН и КПП, а также контактные данные:

Email, Телефон, Контактное лицо. Некорректно заполненные поля

подсвечиваются красным цветом.

d) Нажмите на кнопку Сохранить.

Чтобы указать несколько контрагентов:

a) Перейдите по ссылке Кому.

b) В открывшемся окне «Выбор получателей» нажмите на кнопку Загрузить

список.

c) Скачайте и заполните шаблон информацией о контрагентах. Для каждого

контрагента в шаблоне укажите Наименование, ИНН, КПП, Email, Телефон,

Контактное лицо. Формат заполнения указан в шаблоне. В шаблоне могут быть

указаны зарегистрированные и не зарегистрированные в сервисе контрагенты.

d) Загрузите заполненный список получателей. При загрузке будет выполнена

проверка корректности заполнения данных. Контрагенты, данные о которых

заполнены верно, отобразятся на вкладке «Без ошибок», иначе – на вкладке «С

ошибками»:

Контрагенты, данные о которых заполнены неверно, будут недоступны для

выбора. Некорректно заполненные поля подсвечиваются красным цветом.

e) Исправьте данные о контрагентах на вкладке «С ошибками».

Документы

81

f) Определите список получателей. По умолчанию выбраны все получатели

списка «Без ошибок». Снимите флажки, если некоторым контрагентам

отправлять документ не нужно.

g) Нажмите на кнопку Подтвердить.

В результате контрагенты будут указаны в качестве получателей. Все

незарегистрированные в сервисе контрагенты будут добавлены в список неактивных

абонентов. В сервисе такие контрагенты имеют статус Неактивный и обозначаются

значком . При следующих отправках их можно будет выбирать из списка

получателей или указывать с помощью like-ввода.

3. Выполните действия, аналогичные действиям при обычной отправке документов,

начиная с п. 3 по п. 9.

В результате контрагентам, не зарегистрированным в сервисе, на электронную почту придет

сообщение, содержащее:

приглашение к обмену от текущего абонента;

сведения о полученных документах;

ссылки для регистрации в сервисе Synerdocs по сертификату для работы в сервисе без

ограничений, или без сертификата для получения тестового доступа и ознакомления с

полученными документами.

Повторная отправка

Абоненты Synerdocs могут повторно отправлять контрагентам документы, если в них были

допущены ошибки или указаны неверные данные.

Перед повторной отправкой рекомендуется аннулировать документ, отправленный

изначально, чтобы не вводить в заблуждение контрагента неверными данными.

Чтобы переотправить документ:

1. В разделе «Исходящие» откройте карточку документа.

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Скачать. Документ будет сохранен

локально в формате XML.

3. Нажмите на кнопку Отправить документ.

4. В поле Кому укажите нужного контрагента.

5. Перейдите по ссылке Загрузить. В окне выбора документов укажите документ,

сохраненный локально в п.2, и нажмите на кнопку Открыть. Документ будет загружен

в веб-клиент для отправки.

6. Перейдите по ссылке на наименовании документа. Откроется форма редактирования.

82


7. Внесите необходимые изменения в документ и нажмите на кнопку Сохранить. Далее

нажмите на кнопку Перейти к отправке, чтобы вернуться на страницу отправки

документа.

8. В качестве комментария укажите причину повторной отправки документа.


Отправка без подписания

Отправить контрагенту документ без подписи необходимо, например, при предварительном

согласовании проекта договорного документа. По умолчанию возможность отправки

документа без подписи отключена, для ее подключения обратитесь в службу поддержки

Synerdocs. При подключении отправка документов без подписи доступна при любом способе

аутентификации.

Отправка документа без подписи доступна, если:

отправляется неформализованный документ;

в списке получателей указан только один контрагент;

не запрошено подтверждение получения документов.

При этом документ отправляется с запросом подписания или без запроса. Если запрошена

подпись получателя, то после подписания документ автоматически на подписание

отправителю.

Чтобы отправить документы контрагенту без подписи:




«Поле «Кому» – заполнение получателей.

3. Загрузите один или несколько неформализованных документов по ссылке

Загрузить.




Документы

83

4. Если необходимо подписание документа контрагентом, установите ползунок

Запросить подпись получателя в положение Да.


6. Чтобы указать связанные документы, установите флажок Связать документ(ы).

Отобразится поле для указания связанных документов.

7. Нажмите на кнопку Отправить без подписи.

8. В окне подтверждения отправки документов без подписи нажмите на кнопку Да.

В результате документ отправится получателю без подписи. Он появится в разделе

«Исходящие» с дополнительным статусом Без подписи. Если была запрошена подпись, то

после подписания получателем документ возвращается на подписание и отображается в

разделе «Входящие» с дополнительным статусом Подготовлено вами.


В карточке документа, отправленного без подписи, отображается имя пользователя, который отправил

документ. Это удобно, если нужно узнать сотрудника, ответственного за документ.

Пересылка

Пересылка позволяет отправлять контрагентам документы, уже хранящиеся в сервисе.

Она доступна для входящих, исходящих и внутренних документов.

По умолчанию возможность отключена. Для ее подключения обратитесь в службу

поддержки Synerdocs.

Для пересылки доступны все документы, кроме входящих со статусом Требуется УОП.

Чтобы переслать документы, воспользуйтесь одним из способов:

выберите документ и на панели инструментов нажмите на кнопку Переслать;

откройте карточку документа и нажмите на кнопку Переслать;

наведите курсор мыши на документ и в всплывающем меню нажмите на кнопку

Переслать.

Откроется страница отправки документа. В сообщение автоматически будет вложен

пересылаемый документ. К пересылаемому документу можно добавить комментарий и

приложить связанные документы, если они есть. Далее порядок пересылки аналогичен

порядку отправки документов. Подробнее см. раздел «Отправка документов».

Документы, которые были пересланы, в списке входящих и исходящих отмечаются значком

.

Перемещение в другое подразделение

В организациях, имеющих 2 и более подразделений, пользователи могут перемещать

документы из одного подразделения в другое.

В зависимости от раздела, из которого перемещается документ, достигаются разные цели:

«Входящие» – передача работ по обработке документа. Например, подписание либо

отказ в подписании;




84


«Исходящие» – передача работ по контролю ответа по документу от контрагента;

«Внутренние» – соблюдение внутреннего порядка работы с документами.

Чтобы переместить документ:

1. Выберите один или несколько документов в списке либо откройте карточку документа.

2. На панели инструментов наведите курсор мыши на кнопку Переместить.

3. В выпадающем списке, содержащем оргструктуру предприятия, укажите нужное

подразделение.

4. В окне подтверждения нажмите на кнопку Да.


документ примет дополнительный статус Перемещен, например:

пользователи подразделения, в которое будет перемещен документ, смогут выполнять

все необходимые действия над ним. Пользователи подразделения, из которого он был

перемещен, лишаются прав выполнения операций над документом.


Если пользователь относится к нескольким подразделениям, ему доступны все документы этих

подразделений.

все пользователи, имеющие доступ к документу, будут уведомлены о его перемещении в

виде нового события.

Связывание документов

В системе Synerdocs можно связывать документы, например близкие по назначению или

происхождению. Например, могут быть связаны счет-фактура с товарной накладной или

товарная накладная с неформализованным документом.

Связанные документы

Электронные документы, связанные при отправлении через сервис Synerdocs.

Например, могут быть связаны два различных счета-фактуры или накладная с

неформализованным документом.

Документы могут быть связаны автоматически или вручную. Автоматически связанными

документами являются:

товарная накладная и акт об установленном расхождении, созданный при ее

подписании;

акты об установленном расхождении, один из которых был создан при подписании

другого;

счет-фактура и соответствующие ему корректировочный и исправленный счета-фактуры;

документ и соглашение об его аннулировании.

Вручную связанные документы можно указать при отправке.

Чтобы указать связанные документы к отправляемым:

1. Выполните шаги 1-6 из раздела «Отправка документов контрагенту».

Документы

85

2. Установите флажок Связать документ(ы). Отобразится поле Добавить для указания

связанных документов.

3. Укажите связанные документы одним из способов:

с помощью like-ввода, путем ввода фрагмента названия документа;

перейдите по ссылке Добавить. Откроется окно выбора связанных документов:

В окне отображаются только входящие и исходящие документы в рамках

документооборота с указанным получателем отправляемых документов.

Установите флажки напротив документов, которые необходимо указать в качестве

связанных. Список документов можно отфильтровать по:

наименованию или содержимому с помощью поля поиска документов;

датам начала и окончания отправки с помощью полей Отправлен с, по.

В результате указанные документы будут связаны с отправляемыми и их можно отправлять

контрагенту.


Связи с документами сохраняются при попадании отправляемых документов в раздел «К отправке».

Если у документа есть связанные документы, то в его карточке будет отображаться область

Связанные документы.

Для удобства связанные документы представлены в виде дерева. На самом верхнем уровне

отображается текущий документ, на последующих уровнях отображаются связанные с ним

документы. Документы, которые были указаны в качестве связанных, располагаются на

уровень ниже.

Все связанные документы отображаются в виде ссылок. При переходе по ссылке открывается

карточка связанного документа.

86


Согласование документов

Пользователи веб-клиента Synerdocs могут согласовывать документы внутри организации.

Согласование позволяет подтверждать свое согласие или несогласие с содержанием

документов.

Для согласования электронная подпись не требуется, но необходимы права. Права на

согласование тех или иных типов документов настраивает администратор. Подробнее см.

раздел «Добавление пользователя».

По умолчанию возможность отключена, для ее подключения обратитесь в службу поддержки

Synerdocs.

Чтобы согласовать документ:

1. Выберите документ в списке либо откройте его карточку.

2. На панели инструментов наведите курсор мыши на кнопку Согласовать и в

выпадающем списке выберите одноименный пункт.

3. В открывшемся окне при желании укажите комментарий. Комментарий может

содержать дополнительную информацию о согласуемом документе.


В результате документ примет статус Согласовано, если ни один из пользователей ранее не

отказывал в согласовании.

Если к содержанию документа есть замечания, следует отказать в его согласовании. Для этого

выберите пункт Отказать в согласовании. Комментарий может содержать причину отказа.

В результате документ примет статус Отказано в согласовании, даже если ранее был

согласован кем-то из пользователей.

Информация о согласовании или отказе в согласовании документа отобразится в карточке в

истории работы с ним, а также в информационной квитанции, например:

Поиск документов

Существует несколько способов поиска документа:

в строке поиска, позволяет искать по наименованию и содержимому (для документов

любого формата, кроме PDF и XML). Поиск ведется по всем разделам сервиса;

с помощью фильтра по реквизитам документа, например, по типу. Поиск ведется по

текущему разделу сервиса.


Документ, удаленный из веб-клиента, можно найти через поиск по наименованию или содержимому.




Документы

87

Поиск документа по наименованию и содержимому

Чтобы найти нужный документ по фрагменту наименования и содержимого документа,

используйте строку поиска. Cписок документов, удовлетворяющих критериям поиска, будет

представлен в области просмотра содержимого раздела:

Поиск документа по реквизитам

Чтобы найти нужный документ по реквизитам:

1. Нажмите на кнопку Фильтр на панели инструментов веб-клиента. Откроется окно

«Параметры фильтрации»:

88


2. Укажите необходимые критерии поиска:

Контрагент. При фильтрации входящих документов поле обозначает наименование

организации контрагента, отправившего документ. При фильтрации исходящих

документов поле обозначает наименование организации контрагента, которому был

отправлен документ.

При фильтрации внутренних документов вместо критерия Контрагент отображаются

критерии:

Отправитель – подразделение, из которого был отправлен документ;

Получатель – подразделение, в которое был отправлен документ.

Подразделение текущего предприятия, к которому относится документ.

Период, в который документ был отправлен или получен.

Тип документа. Доступен выбор сразу нескольких типов. Значение по умолчанию Все

типы. При фильтрации внутренних документов поле не отображается.

Статус документа. Доступен выбор сразу нескольких статусов. Значение по

умолчанию Все статусы – с учетом доступных статусов для указанных типов

документов.

Доп. статус. Дополнительный статус документа. Значение по умолчанию Все доп.

статусы.

Подтверждение получения. Признак того, что для документа требуется или не

требуется подтверждение получения.

Документ. Дополнительная информация о документе:

С подписью – документ был отправлен с подписью;

Без подписи – документ был отправлен без подписи;

Подготовлен в нашей организации – документ изначально был подготовлен в

нашей организации. Для исходящих документов имеет вид Подготовлен

контрагентом;

Переслан – документ был переслан.

При фильтрации внутренних документов критерий не отображается.

3. Нажмите на кнопку Применить.

Документы

89

В результате документы, удовлетворяющие условиям фильтрации, отобразятся в области

просмотра содержимого раздела:

Чтобы снять фильтр, на панели инструментов нажмите на кнопку Очистить.

Подготовка к налоговым проверкам

Пользователи могут выгружать входящие, исходящие и внутренние документы для печати,

импорта в другую систему или предоставления в ФНС.

Чтобы выгрузить документы:

1. Перейдите в раздел входящих, исходящих или внутренних документов. Чтобы

ограничить список документов, воспользуйтесь поиском или фильтрацией.

2. Установите флажки напротив документов для выгрузки, если необходимо выгрузить

только некоторые из списка отображаемых документов раздела.

Количество документов для выгрузки не должно превышать 1000, суммарный объем –

100 Мб, иначе появится соответствующее предупреждение.

3. На панели инструментов нажмите на кнопку Выгрузить.


Если среди выбранных документов есть такие, для которых запрошено подтверждение получения, то после

нажатия на кнопку появится предупреждение о необходимости подтверждения получения перед выгрузкой.

90


4. Если к списку документов не был применен фильтр и не были выбраны отдельные

документы, в окне предупреждения о скачивании всех документов раздела нажмите

на кнопку ОК. Откроется окно выбора типа выгрузки:

5. Выберите тип выгрузки:

Для печати. Архив будет содержать:

информационные квитанции о документах в формате PDF;

информационные квитанции о документах с ЭП в формате P7S;

опись документов в формате RTF;

печатные формы формализованных документов в формате PDF.

Неформализованные документы будут выгружены в исходном формате.

На печатные формы формализованных документов, а также на

неформализованные в формате PDF будет ставиться штамп, содержащий

идентификатор документа в сервисе, информацию об электронных подписях, факт

подписания квалифицированной или простой ЭП;

Для импорта в другую систему. Архив будет содержать:

папки для всех выгруженных документов, в которых располагаются документы,

подпапки с электронными подписями и соглашениями об аннулировании, при

наличии;

формализованное описание списка документов в файле document_list.xml. В

документе содержится информация также о связях документов;

опись документов в формате RTF;

Для ИФНС. Архив будет содержать папки для выгруженных документов, созданных

по утвержденным форматам ФНС. В папках располагаются документы и

электронные подписи к ним.

При выгрузке внутренних документов данный тип не отображается.

Документы

91

6. Если выгрузка выполняется для внутренних документов, перейдите к п.8, иначе

нажмите на кнопку Далее >. Откроется окно параметров выгрузки:

В зависимости от выбранного типа выгрузки на предыдущем этапе окно может

содержать параметры:

Объединить формализованные документы в один PDF-файл – каждый документ

в файле будет начинаться с отдельной страницы. Отображается при типе выгрузки

Для печати;

Выгрузить служебные документы – в архив будут дополнительно выгружены

служебные документы в отдельные подпапки. Отображается при типе выгрузки

Для импорта;

Выгрузить связанные документы – в архив с выгруженными документами

дополнительно будут выгружены связанные документы и вся информация по ним,

включая служебные документы и электронные подписи. Отображается при типе

выгрузки Для импорта.

7. Укажите нужные параметры выгрузки, при их наличии.

8. Нажмите на кнопку Выгрузить.

В результате документы будут выгружены на локальный компьютер пользователя в архив в

соответствии с указанными настройками.

Напоминания о документах

Пользователь выполняет действия над документами согласно регламенту. Например,

принимает решение о подписании документа, отправляет извещение о получении. Система

Synerdocs по электронной почте рассылает пользователям напоминания о предстоящих

работах. Это позволяет своевременно обработать документы и ускорить документооборот.

92


Напоминание содержит ссылки на документы и описание действий, которые нужно

выполнить. Документы сгруппированы по организациям и упорядочены по дате отправки. В

напоминание попадают документы, полученные более 24 часов назад.

Чтобы получать напоминания, в настройках профиля укажите E-mail и установите флажок

Напоминать о документах.

Входящие документы

93


Раздел предназначен для отображения списка документов, полученных от контрагентов.

Для каждого документа в списке указывается:

наименование организации и подразделения отправителя, а также подразделение

получателя, в которое был отправлен документ.

Если отправитель не является абонентом Synerdocs, то вместо подразделения

отправителя отображается название оператора.

Если документ неформализованный и был отправлен одновременно нескольким

контрагентам, отображается количество получателей в виде ссылки. При переходе по

ссылке открывается окно со списком всех получателей;

наименование документа;

стоимость товаров (услуг) по документу и сумма НДС;

статус документа в сервисе;

дата и время получения документа.

На панели инструментов расположены кнопки:


Подписать Подписать выбранные документы Одновременно выполнены условия:

выбран один или несколько документов

в списке;

статус документа Требуется подпись.

Подпись будет автоматически

преобразована до формата

усовершенствованной

Отказать Отказать в подписи документа Одновременно выполнены условия:

выбраны документы в списке;

статус документа Требуется подпись

либо Выставлен для счетов-фактур;

94



документ не является транспортной

накладной

Аннулировать Аннулировать документ Одновременно выполнены условия:


в списке;

статус документа Подписан либо

Выставлен для счетов-фактур

Выгрузить Выгрузить выбранные документы с

электронными подписями и

служебными документами или без

них

Одновременно выполнены условия:


в списке;

подтверждено получение выбранного

документа, если оно было запрошено


Переслать Переслать выбранные документы

другим контрагентам. Кнопка

отображается, если подключена

возможность пересылки документов.



Synerdocs



в списке;

подтверждено получение выбранного

документа, если оно было запрошено


Переместить Переместить выбранные документы

в другое подразделение

предприятия. Кнопка отображается,

если в оргструктуре предприятия

настроено два и более

подразделений

Выбран один или несколько документов в

списке

Согласовать Подтвердить согласие с документом.

В выпадающем списке содержатся

пункты:

Согласовать – документ

примет дополнительный статус

Согласовано, если никто из

согласующих ранее не отказал в

согласовании;

Отказать в согласовании –

документ примет дополнительный

статус Отказано в согласовании.

Кнопка отображается, если

подключена возможность

согласования документов. Для

подключения возможности


Synerdocs


списке

Прочитано Пометить документы как

прочитанные. Кнопка располагается

в выпадающем списке Еще


списке

Не прочитано Пометить документы как

непрочитанные. Кнопка

располагается в выпадающем


списке


95


списке Еще

Удалить Удалить документы из списка

входящих. Кнопка располагается в

выпадающем списке Еще


списке

Фильтр Найти документ по реквизитам Всегда

Если для документа было запрошено подтверждение получения, то для него в

соответствующей строке списка входящих документов будет доступна кнопка Подтвердить

получение.

Подписание документов

В системе Synerdocs предусмотрено подписание электронной подписью (ЭП) входящих

документов, для которых одновременно выполнены условия:

документ имеет статус Требуется подпись;

подтверждено получение документа, если оно запрошено отправителем.

Для подписания документов используется простая или усиленная квалифицированная ЭП.

Для простой ЭП не требуется сертификат. Она используется для подписания любых

документов, кроме универсальных передаточных (УПД), универсальных корректировочных

(УКД) и служебных к ним. Для подписания необходимо, чтобы:

для организации пользователя была подключена опция использования простой ЭП;

организация пользователя приняла соглашение о применении простой ЭП;

администратор организации наделил пользователя возможностью использования

простой ЭП.

Для квалифицированной ЭП необходим сертификат. Он может быть:

локальным. Устанавливается на компьютер пользователя. Если сертификат не загружен в

сервис, загрузите его на странице профиля пользователя;

96


облачным. Установка и другие настройки рабочего места не требуются, но необходимо

пройти аутентификацию в облачном сервисе, который выдал сертификат. В этом случае

возможны варианты:

в случае выбора сертификата облачной ЭП без использования технологии

подписания DSS на мобильный телефон отправляется СМС с кодом, который

нужно указать в Synerdocs. При истечении сессии в облачном сервисе код

становится неактуальным и запрашивается подтверждение отправки нового кода.

Для повторной аутентификации подтвердите отправку и укажите полученный код;

если используется облачный сертификат ООО «Астрал-М» по технологии

подписания DSS, при первом входе в веб-клиент сертификат ЭП привязывается к

мобильному приложению myDSS с помощью QR-кода. При подписании

документов операция подтверждается в мобильном приложении.


Если у пользователя есть квалифицированная и простая ЭП, то для подписания используется

квалифицированная ЭП.

Порядок подписания некоторых типов документов аналогичен, поэтому можно выделить

группы:

акты выполненных работ и товарные накладные

ДПТ, ДПРР, УПД, УКД

неформализованные документы

транспортные и товарно-транспортные накладные

Если при проверке документа обнаружены ошибки или в подписании решено отказать,

отправьте отказ по документу. Контрагент получит уведомление об отказе в подписании

документа. Он может исправить документ или отправить новый.

Акты, товарные накладные

Порядок подписания акта аналогичен порядку подписания товарной накладной. В данном

разделе рассматривается порядок подписания на примере товарной накладной.

Чтобы подписать товарную накладную:

1. В разделе «Входящие» выберите нужный документ или откройте его карточку.

Нажмите на кнопку Подписать.

2. В окне подтверждения подписания документа проверьте, что указан корректный

сертификат для подписания и нажмите на кнопку Да.

3. В окне подписания товарной накладной в группе полей «Груз получил» проверьте и

при необходимости измените данные работника, от имени которого подписывается

документ.


https://help.synerdocs.ru/index.html?rp_instruktciia_po_podpisaniiu_dokumentov_s_pomoshchiu_prilozheniia_mydss.htm



97

.

4. Если нужно указать данные работника, который принял груз, перейдите по ссылке

Заполнить. Откроется группа полей «Груз принял».

98


5. Если груз принял и получил один работник, установите флажок Совпадает с

получателем. В этом случае значения полей в группе «Груз принял» автоматически

заполнятся значениями одноименных полей из группы «Груз получил». Если груз

принял другой работник, заполните поля вручную.

6. Если документ принят по доверенности, установите флажок По доверенности на

принятие товарно-материальных ценностей. Откроется новая группа полей, в

которой необходимо указать данные о доверенности.


№. Номер доверенности для подписания товарной накладной.

от. Дата выдачи доверенности для подписания товарной накладной.

Организация. Наименование организации, сотрудник которой выдал доверенность.


99

Должность, Фамилия, Имя, Отчество. Информация о сотруднике, который выдал

доверенность.

Дополнительно. Дополнительная информация о доверенности.

8. При необходимости в поле Доп. информация укажите дополнительные сведения о

подписании документа. Например, о том, что документ подписан с учетом акта о

расхождении. Указанная информация добавится в содержимое документа и будет

отображаться в виде штампа в карточке в области предварительного просмотра и на

печатной форме:

9. Перейдите по ссылке Загрузить Акт об установленном расхождении, если не

согласны с содержанием товарной накладной и необходимо загрузить документ,

закрепляющий расхождения. В окне выбора файла укажите необходимый документ и

нажмите на кнопку Открыть. Указанный акт о расхождении и подписываемая

товарная накладная будут связаны между собой. Поле Доп. информация

автоматически заполнится сведениями о загруженном акте об установленном

расхождении, если оно не было заполнено.

Загрузка акта о расхождении недоступна, если истек срок действия тарифа или

превышен лимит исходящих документов. В этом случае закажите новый тариф.

Ссылка отображается только при подписании товарных накладных.

10. Перейдите по ссылке Добавить комментарий, если необходимо указать комментарий

к документу. Комментарий может содержать до 3000 символов.


ДПТ, ДПРР, УПД, УКД

Порядки подписания ДПТ, ДПРР, УПД и УКД аналогичны. Рассмотрим порядок подписания на

примере УПД в формате ММВ-7-15/820:

1. В разделе «Входящие» выделите нужный документ или откройте его карточку.







100


3. В окне подписания документа заполните поля:

Вид и Содержание операции, при которой осуществлялась сделка. Поле Содержание

операции автоматически заполняется значением «Товары, имущественные права,

работы или услуги приняты (получены) без претензий».

Код содержания операции. Поле отображается только для УПД в формате ММВ-7-

15/820. Для заполнения перейдите по ссылке Заполнить.

Дата принятия товара (получения груза) и Лицо, принявшее товар (получившее

груз). Для заполнения поля перейдите по ссылке Заполнить.

Подписант. Заполняется автоматически данными текущего пользователя и

организации. Можно указать несколько подписантов с помощью кнопки . Для

изменения данных перейдите по соответствующим ссылкам.

Составитель документа. Заполняется автоматически данными текущей организации.


Обстоятельства закупки для гос. и муниципальных нужд. Указывается при наличии

государственного контракта на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

Поле отображается только для УПД в формате ММВ-7-15/820. Для заполнения

перейдите по ссылке Заполнить.


101

4. Перейдите по ссылке Загрузить Акт об установленном расхождении, если не

согласны с содержанием документа. Укажите документ, закрепляющий расхождения.

5. При необходимости на закладке «Дополнительная информация» укажите

дополнительные сведения и комментарий к документу.

6. Нажмите на кнопку Подписать.

Неформализованные документы

Неформализованными считаются документы, для которых формат не установлен

действующим законодательством. Например, договоры, акты об установленном

расхождении, соглашение об аннулировании и другие.

Чтобы подписать неформализованный документ:





3. Если документ отправлен в несколько подразделений и у вас есть доступ хотя бы к

двум из них, то укажите, от какого подразделения необходимо подписать документ:

4. Если подписывается документ акт об установленном расхождении, появится окно:

установите флажок Подписать с учетом расхождений, если не согласны с

содержанием документа. Появится ссылка Загрузить Акт об установленном

расхождении;

перейдите по ссылке для загрузки акта о расхождении, в окне выбора файла

укажите необходимый документ и нажмите на кнопку Открыть;

нажмите на кнопку ОК.

102


Транспортные и товарно-транспортные накладные

Подписание транспортной накладной участниками документооборота (сделки) различается

в зависимости от вида документа: формализованная или неформализованная.

Формализованный документ

Электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в

соответствии с действующим законодательством.

Неформализованный документ

Электронный документ, который нельзя отнести к одному из типов документов системы

обмена Synerdocs. К нему не предъявляются требования и рекомендации соблюдения

определенного формата или такой формат не установлен.

Товарно-транспортная накладная является формализованным документом. Подробнее о

различиях транспортной накладной и товарно-транспортной накладной см. в статье.

Подписание формализованной транспортной накладной

Далее на примере рассмотрен порядок подписания формализованной транспортной

накладной. Для товарно-транспортной накладной подписание происходит аналогично, но в

документообороте не участвуют перевозчик и экспедитор.

При необходимости грузоотправитель может указать экспедитора как участника обмена

транспортной накладной. Чтобы зафиксировать свое участие в качестве организатора

перевозки, экспедитор подписывает транспортную накладную в веб-клиенте на любом этапе

обмена документами.

Для формализованной транспортной накладной порядок работы включает этапы:

1. Грузоотправитель отправляет документ водителю, грузополучателю, перевозчику

(товарно-логистической компании) с запросом подписи. Отправить транспортную

накладную можно в веб-клиенте или в интеграционном решении Synerdocs и 1С

(товарно-транспортную накладную можно отправить только в веб-клиенте). Если

изменилось место доставки груза, грузоотправитель отражает информацию в

отправленном документе (недоступно для товарно-транспортной накладной).

2. Водитель при получении товара для доставки грузополучателю подписывает документ

одним из способов:

простой ЭП с помощью мобильного телефона через Viber или CMC. Подробнее см.

в инструкции по подписанию транспортных накладных грузоперевозчиком,

доступна для скачивания на сайте;

https://ecm-journal.ru/docs/Transportnaja-i-tovarno-transportnaja-nakladnaja-my-takie-raznye-no-my-tak-pokhozhi.aspx?from=subsweek



103

в веб-клиенте.

В результате документ принимает дополнительный статус Получен груз доставки.

Если в дальнейшем необходимо сменить сведения о водителе и/или транспортном

средстве, например, в случае болезни водителя или ДТП, перевозчик отражает

информацию в транспортной накладной.

Для товарно-транспортной накладной действие недоступно, этап пропускается.

3. Водитель после сдачи товара грузополучателю подписывает документ еще раз одним

из способов:

простой ЭП аналогичным образом;


Документ принимает дополнительный статус Груз сдан.

Для товарно-транспортной накладной действие недоступно, этап пропускается.

4. Грузополучатель и перевозчик подписывают документ в веб-клиенте. Документ

принимает дополнительные статусы Подписан перевозчиком и Подписан

грузополучателем соответственно.

При этом грузополучатель может подписать документ только после подтверждения

водителем приема груза для доставки (пункт 2). Перевозчик может подписать

документ только после грузополучателя и подтверждения водителем сдачи груза.

Дополнительные статусы Подписан перевозчиком и Подписан грузополучателем

отображаются на печатной форме документа.

Если груз необходимо доставить в новое место, грузополучатель или перевозчик не

подписывает транспортную накладную, а меняет в ней адрес доставки груза

(возможность отсутствует для товарно-транспортной накладной).

После подписания всеми участниками документ принимает основной статус Подписан

всеми. Документооборот считается завершенным.

Подписание неформализованной транспортной накладной и

товарно-транспортной накладной

Порядок работы включает этапы:

1. Грузоотправитель отправляет документ перевозчику с запросом подписи.

2. Грузоотправитель пересылает отправленный документ:

транспортной компании – без запроса подписания, в качестве уведомления;

грузополучателю – с запросом подписания.

3. Перевозчик при получении товара для доставки грузополучателю подписывает

документ одним из способов:

в карточке документа по кнопке Груз получил;

из списка входящих документов по кнопке Подписать.

В результате документ принимает основной статус Требуется подпись и

дополнительный статус Получен груз доставки;

4. Перевозчик после сдачи товара грузополучателю подписывает документ повторно

одним из способов:

в карточке документа по кнопке Груз сдал;

104


из списка входящих документов по кнопке Подписать.

Документ принимает основной статус Подписан и дополнительный статус Груз сдан.

5. Грузополучатель после получения товара подписывает документ. Документооборот

считается завершенным.

Подписание ТрН экспедитором

Чтобы подписать формализованную транспортную накладную (ТрН):




сертификат. Если сертификат отсутствует, документ подписывается простой

электронной подписью (ПЭП). Нажмите на кнопку Да.

3. При необходимости в окне подписания укажите отметки по документу по ссылке

Добавить. Например, укажите номер договора транспортной экспедиции. В

результате введенные сведения добавятся в пункт 17 транспортной накладной.



Если экспедитор, как участник обмена, играет сразу несколько ролей – например, выступает в качестве

Перевозчика и Экспедитора – транспортная накладная подписывается от другой роли. В нашем примере –

от имени Перевозчика.

Подписание ТрН водителем при получении груза

Чтобы подписать формализованную транспортную накладную (ТрН) при получении груза:


Нажмите на кнопку Груз получил.


сертификат. Нажмите на кнопку Да.


105

3. При необходимости в окне подписания укажите замечания и отметки по документу.

Например, в тексте замечания обозначьте фактическое состояние груза, тары или

добавьте изменения условий перевозки. В результате введенные в качестве

замечания сведения добавятся в пункт 12 транспортной накладной. По ссылке

Добавить можно внести дополнительные отметки о перевозке. Например, указать,

что погрузка задержалась на 2 часа. Текст добавится в пункт 17 транспортной

накладной.


Далее транспортная накладная поступит на подписание грузополучателю.

Подписание ТрН водителем при сдаче груза

После подписания грузополучателем формализованная транспортная накладная (ТрН)

поступит вам на подписание повторно. Чтобы подписать ТрН при сдаче груза:


Нажмите на кнопку Груз сдал.


сертификат для подписания. Нажмите на кнопку Да.

3. При необходимости в окне подписания укажите оговорки и отметки по документу.

Например, в тексте оговорки обозначьте фактическое состояние груза или тары. В

результате введенные сведения добавятся в пункт 12 транспортной накладной. По

ссылке Добавить можно внести дополнительные данные о перевозке. Указанный текст

добавится в пункт 17 транспортной накладной.


106


Подписание ТрН грузополучателем или перевозчиком

Грузополучатель может подписать формализованную транспортную накладную (ТрН) только

после подтверждения водителем приема груза для доставки. Перевозчик может подписать

документ только после грузополучателя и подтверждения водителем сдачи груза.

Для товарно-транспортной накладной подписание возможно только от имени

грузополучателя, в остальном порядок подписания аналогичен транспортной накладной:





3. Если документ отправлен сразу в несколько подразделений и у вас есть доступ хотя бы

к двум из них, то укажите, от какого подразделения необходимо подписать документ:

4. В окне подписания укажите, от чьего имени подписываете документ: грузополучателя

или перевозчика.


Подписание от имени грузополучателя или перевозчика доступно только один раз.

5. Если документ подписывается от имени грузополучателя, то при необходимости

укажите дату и время фактического прибытия и убытия транспортного средства для

разгрузки, а также сведения о фактическом состоянии груза.


107

Для транспортной накладной:

Количество мест, ед. изм. Количество грузовых мест, указанное числом, и единица

изменения.

Количество мест, прописью. Количество грузовых мест, указанное прописью.

Нетто, ед. изм. Масса груза без упаковки и единица изменения.

Брутто, ед. изм. Масса груза вместе с упаковкой и единица изменения.

Для товарно-транспортной накладной:

6. При необходимости добавьте отметки по документу, если необходимо указать краткое

описание обстоятельств сделки. Можно добавить несколько отметок по кнопке .

108


Информация добавляется в п.17 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей,

перевозчиков» транспортной накладной.


Заверение подписи водителя перевозчиком

Если транспортная накладная (ТрН) подписана водителем простой электронной подписью

(ПЭП), то Перевозчик может заверять ее своей квалифицированной электронной подписью

(КЭП). Это может потребоваться для предоставления документов на проверку в

контролирующие органы.

Чтобы заверить подпись:

1. В разделе «Входящие» выберите нужный документ и откройте его карточку.

2. В выпадающем списке Заверить выберите пункт Получение груза или Сдачу груза.

Так как электронная ТрН содержит два титула водителя, то для заверения

предусмотрено два действия, отдельно на каждый титул.


сертификат. Нажмите на кнопку Да.

В результате если транспортная накладная подписана ПЭП водителя и заверена КЭП

перевозчика, в печатной форме штамп об ЭП выглядит, например, следующим образом:


109

Отказ в подписании документов

Если входящий документ содержит ошибки или в подписании решено отказать, отправьте

отказ по документу. Для этого:

1. В разделе «Входящие» выделите документ, по которому требуется подпись, или

откройте его карточку.

2. Нажмите на кнопку Отказать.

3. В открывшемся окне укажите обнаруженные ошибки или другую причину отказа в

подписании:


Если используется облачный сертификат ООО «Астрал-М» по технологии подписания DSS,

при отказе по документу подтвердите операцию в мобильном приложении myDSS.


контрагент получит уведомление об отказе в подписании документа;

формализованный документ примет статус Запрошено уточнение, а

неформализованный – статус Отказано;

https://www.cryptopro.ru/sites/default/files/docs/dss/sdss/sdss_mydss.pdf

110


причина отказа отобразится как комментарий к отказу в подписании:


Подписание и отказ в подписании товарно-транспортной накладной от имени водителя недоступны в веб-

клиенте.

Аннулирование документов

Аннулирование документов используется, чтобы отменить действие договоренностей,

зафиксированных в документах, или опровергнуть изложенные факты. При этом заключается

соглашение об аннулировании документа между отправителем и получателями документа. В

зависимости от вида документа количество сторон соглашения об аннулировании может

отличаться. Например, в аннулировании транспортной накладной участвуют

грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик. Соглашение заключается для одного

документа. Если нужно аннулировать несколько документов, заключите отдельное

соглашение по каждому из них.

Документ считается аннулированным, когда отправитель и получатель подписали

соглашение об аннулировании. Аннулировать документы можно даже при заблокированной

отправке документов.

В Synerdocs может быть аннулирован любой документ, вне зависимости от его типа или

текущего статуса, за исключением:

документов, которые уже аннулированы;

документов, которые находятся в процессе аннулирования, т.е. имеют дополнительный

статус Требуется аннулирование или Ожидается аннулирование;

соглашений об аннулировании;

документов, которые отправлены нескольким получателям;

документов, которые были пересланы;

внутренних документов, т.е. документов, которые отправлены между подразделениями


111

вашей организации.

Аннулирование документа состоит из этапов:

запрос аннулирования документа – отправка соглашения об аннулировании контрагенту;

подтверждение аннулирования документа – подписание соглашения об аннулировании,

полученного от контрагента.

Запрос аннулирования

Отправить контрагенту запрос на аннулирование можно:

для одного документа;

для нескольких документов. При этом для каждого документа создается отдельное

соглашение об аннулировании, но причина указывается одинаковая.

Аннулирование одного документа

1. Выберите документ и нажмите на кнопку Аннулировать.

112


2. В открывшемся окне «Аннулирование документа» укажите причины, по которым

необходимо аннулировать.


4. Если документ отправлен в свою организацию, подразделение отправителя и

получателя различаются, а у вас есть доступ к обоим подразделениям, то укажите, от

какого подразделения необходимо аннулировать документ и нажмите на кнопку ОК:

В результате создается соглашение об аннулировании, которое связывается с документом и

отправляется контрагенту. При этом документу присваивается дополнительный статус

Ожидается аннулирование.

Если контрагент подтвердит аннулирование документа, то документу присваивается статус

Аннулирован. Если контрагент откажет в аннулировании, то дополнительный статус

Ожидается аннулирование удаляется.

Аннулирование нескольких документов

1. Выберите нужные документы в списке, установив флажок рядом с названием.

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Аннулировать.

3. В открывшемся окне «Аннулирование документа» укажите причины, по которым

необходимо аннулировать.



113

В результате автоматически создаются соглашения об аннулировании для каждого из

выбранных документов. При этом для всех документов указывается одна причина

аннулирования. Документ связывается со своим соглашением об аннулировании. Каждому

документу добавляется дополнительный статус Ожидается аннулирование.

Подтверждение аннулирования

Соглашения об аннулировании отображаются в разделе «Входящие». Подписание

соглашения об аннулировании аналогично подписанию неформализованного документа с

запросом подписи.

Также найти соглашения об аннулировании можно с помощью документов, по которым

контрагент запросил аннулирование. Такие документы помечаются дополнительным

статусом Требуется аннулирование. Чтобы подтвердить или отказать в аннулировании

такого документа:

1. Откройте карточку документа.

2. Выберите из списка связанных документов соглашение об аннулировании и откройте

его карточку.

3. Чтобы аннулировать документ, нажмите на кнопку � Подписать. Статус документа

изменяется на Аннулирован.

4. Чтобы отказать в аннулировании документа, нажмите на кнопку � Отказать и укажите

причины отказа.

114


Исходящие документы

Раздел предназначен для отображения списка документов, отправленных текущим

пользователем.


наименование организации и подразделение получателя, а также подразделение

отправителя, от имени которого был отправлен документ.

Если получатель не является абонентом Synerdocs, то вместо подразделения получателя

отображается название оператора.

Если документ был отправлен одновременно нескольким контрагентам, отображается

количество получателей документа в виде ссылки. При переходе по ссылке открывается

окно со списком всех получателей.

При наведении курсора мыши на количество получателей появляется всплывающая

подсказка с их списком. В подсказке может отображаться не более 5 получателей.




дата и время отправки документа.



Удалить Удалить документы из списка исходящих Выбран один или несколько

документов в списке

Выгрузить Выгрузить выбранные документы с

электронными подписями и служебными

документами или без них

Всегда. Если документы не выбраны,

будет предложено выгрузить все

документы раздела

АннулироватьАннулировать документ Одновременно выполнены условия:

выбран один или несколько

документов в списке;

документ имеет статус, отличный от


115


Отказано

Переслать Переслать выбранные документы другим

контрагентам. Кнопка отображается, если

подключена возможность пересылки

документов. Для подключения

возможности обратитесь в службу

поддержки Synerdocs


выбран один или несколько

документов в списке;


выбранного документа, если оно

было запрошено отправителем

СкопироватьСкопировать документы. При копировании

создается новый документ со

скопированным содержимым, и

открывается окно его отправки. Значения

полей нового документа перед отправкой

можно изменить

Выбран один или несколько


Переместить Переместить выбранные документы в

другое подразделение предприятия.

Кнопка отображается, если в оргструктуре

предприятия настроено два и более

подразделений



Согласовать Подтвердить согласие с документом. В

выпадающем списке содержатся пункты:

Согласовать – документ примет

дополнительный статус Согласовано,

если никто из согласующих ранее не

отказал в согласовании;

Отказать в согласовании – документ

примет дополнительный статус Отказано

в согласовании.

Кнопка отображается, если подключена

возможность согласования документов.

Для подключения возможности обратитесь

в службу поддержки Synerdocs



Фильтр Найти документ по реквизитам Всегда

При необходимости для отправленных счетов-фактур можно создавать исправления или

корректировки.

Создание исправления или корректировки

Исправленный или корректировочный документ создается для устранения ошибок

выставленного ранее покупателю документа. Подробнее о том, когда и какой из этих типов

документов оформляется, на примере счета-фактуры см. в статье.

Для универсальных передаточных документов могут быть созданы исправление и

корректировка. Для документов о передаче товаров и документов о передаче результатов

работ может быть создано только исправление.

Чтобы создать исправленный или корректировочный документ:

1. В разделе «Исходящие» выберите нужный документ и откройте его карточку.

http://www.synerdocs.ru/6585903.aspx

116


2. На панели инструментов нажмите на кнопку Отправить уточнение и в

выпадающем списке выберите один из пунктов:

Создать исправление – для создания исправления;

Создать корректировку – для создания корректировки;

Загрузить из файла – для загрузки готового исправленного или корректировочного

документа, хранящегося локально.

3. На странице создания укажите номер и дату исправления или корректировки в полях

№ и от. В исправлении универсального передаточного документа укажите функцию:

СЧФ – счет-фактура;

СЧФДОП – счет фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ,

оказании услуг), передаче прав;

ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг),

передаче прав.

В корректировке универсального передаточного документа укажите функцию:

КСЧФ – корректировочный счет-фактура;

КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура и документ об изменении

стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), переданных прав;

ДИС – документ об изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг),

переданных прав.

В результате будет создан универсальный корректировочный документ.


Обмен универсальными корректировочными документами с физическими лицами недоступен.

Остальные поля аналогичны полям исходного документа, подробнее см. в разделе

«Создание и загрузка документов для отправки».

После создания или загрузки документа открывается страница его отправки.

4. Заполните поля на странице отправки. Подробнее см. раздел «Отправка документов».

Поле Кому автоматически заполняется контрагентом, которому отправлен

корректируемый или исправляемый документ.

Документ, для которого отправляется исправление или корректировка, автоматически

указывается в качестве связанного.


Пользователи могут отправлять контрагентам единые корректировочные счета-фактуры,

которые содержат корректировки сразу нескольких выставленных ранее счетов-фактур.

Единый корректировочный счет-фактура оформляется только в отношении счетов-фактур,

выставленных в адрес одного покупателя. Он может быть создан в учетной системе,

используемой в организации, а затем отправлен покупателю через веб-клиент Synerdocs

путем загрузки из файла. Единый корректировочный счет-фактуру можно связать с ранее

отправленными получателю счетами-фактурами по ссылке Добавить на странице отправки.


117

На печатной форме и в области предварительного просмотра карточки единого

корректировочного счета-фактуры в наименовании отображаются все счета-фактуры, для

которых он создан, например:

Табличная часть единого корректировочного счета-фактуры содержит строки из табличных

частей всех корректируемых счетов-фактур.

118


Внутренние документы

Раздел предназначен для отображения внутренних документов:

Для удобства работы внутренние документы группируются в подразделы:

входящие – список внутренних документов, которые отправлены в подразделение

текущего пользователя;

исходящие – список внутренних документов, отправленных из подразделения текущего

пользователя;

задания – список внутренних документов, которые текущий пользователь может

подписать, либо отказать в подписании. Например, в раздел попадают документы,

которые отправлены в подразделение текущего пользователя с запросом подписания.


наименования подразделений (филиалов) отправителя и получателя документа;




дата и время получения или отправки документа.

На панели инструментов расположены кнопки, аналогичные кнопкам для работы с

входящими и исходящими документами.

Документы к отправке

119

Документы к отправке

Раздел предназначен для отображения списка не отправленных контрагентам документов:

созданных или загруженных текущим пользователем на странице отправки;

созданных или загруженных другим пользователем, но переданных текущему

пользователю.


наименование организации получателя. Если было указано несколько получателей,

отображается их количество в виде ссылки. При нажатии на ссылку открывается окно с

информацией о получателях. При наведении курсора мыши на ссылку появляется

всплывающая подсказка с их списком. В подсказке может отображаться не более 5

получателей;

количество документов в виде ссылки и их наименования. При переходе по ссылке

открывается страница отправки документов. При необходимости можно изменить

параметры отправки документа, например указать другого получателя, а также

отредактировать формализованный документ;

дата и время последнего изменения сообщения;

дата и время создания сообщения.



Подписать и

отправить

Подписать документы ЭП и отправить

контрагенту. При нажатии на кнопку появится

подтверждение с указанием сертификата,

который будет использован для подписания и

отправки



Передать Передать документ другому пользователю

для отправки контрагенту. При нажатии на

кнопку откроется окно для указания

сотрудника, которому нужно передать

документ

Удалить Удалить документы из списка документов к

отправке

На панели инструментов отображается информация о количестве выбранных документов.

Чтобы снять выбор документов, нажмите на ссылку Отменить выбор.

120


События

Раздел информирует пользователя о событиях, происходящих в сервисе:

события по работе с внешними документами:

Получен новый документ – поступил новый документ;

Получены новые документы;

Получены документы без подписи – поступили новые документы без подписи

отправителя;

Требуется подпись на документ;

Подписан/принят документ – контрагент подписал отправленный документ, либо

один или несколько контрагентов подписали документ в случае одновременной

отправки нескольким контрагентам;

Подписан документ без подписи – подписан документ, изначально отправленный

без подписи;

Отказано в подписи/отклонен документ – контрагент отказал в подписании

отправленного документа, либо хотя бы один из контрагентов отказали в

подписании в случае одновременной отправки нескольким контрагентам.

Указанные в процессе отказа подписания комментарии отображаются в карточке

документа;

Запрошено уточнение ЭСФ;

события по работе с внутренними документами (при включенной возможности обмена

документами внутри предприятия):

Получен внутренний документ;

Получены внутренние документы;

Подписан внутренний документ;

Отказано в подписании внутреннего документа;

события по перемещению документов:

Документ перемещен в подразделение <Наименование подразделения>;

Документы перемещены в подразделение <Наименование подразделения>;

События

121

события по передаче документов:

Переданы документы к отправке – пользователь передал документ другому

сотруднику организации;

события по работе с приглашениями к обмену:

Поступило приглашение к обмену;

Принято приглашение к обмену;

Отклонено приглашение к обмену;

Отозвано приглашение к обмену;

события по аннулированию документов:

Запрошено аннулирование документа;

Аннулирован документ;

Отказано в аннулировании документа;

события по включению или отключению возможности отправки документов:

Отправка документов заблокирована;

Возможность отправки документов восстановлена.



Прочитано Пометить события как

прочитанные

Выбрано одно или несколько событий в списке

Не прочитано Пометить события как

непрочитанные

Выбрано одно или несколько событий в списке

Удалить Удалить события Выбрано одно или несколько событий в списке

122



Для работы с контрагентами предназначен раздел «Контрагенты» на боковой панели веб-

клиента. Для каждого контргаента в разделе отображается текущий статус в сервисе

Synerdocs.

Чтобы начать обмен с контрагентом, отправьте ему приглашение. Контрагент может принять

или отклонить приглашение к обмену. При принятии приглашения запись контрагента

автоматически добавляется в список действующих.

Контрагент, авторизованный в сервисе, может прислать запрос на обмен в нашу

организацию.

Если необходимости в обмене документами с авторизованным контрагентом больше нет,

его можно заблокировать.

Статусы контрагентов

В сервисе Synerdocs контрагенты могут иметь статусы:

Активный – контрагент зарегистрировался в сервисе, загрузил квалифицированный

сертификат ЭП. Он может выполнять все действия в веб-клиенте. Ему доступна отправка

документов и приглашений к обмену контрагентам со статусами Активный, Тестовый и

Неактивный;

Тестовый – контрагент зарегистрировался в сервисе, но не загрузил квалифицированный

сертификат ЭП. Контрагент может отправлять документы и приглашения к обмену

контрагентам со статусом Тестовый и Неактивный;

Неактивный – контрагент не зарегистрировался в сервисе, но занесен в список

неактивных абонентов. Работа в веб-клиенте недоступна. Приглашения к обмену и

информация о полученных документах приходят на адрес электронной почты.

По отношению друг к другу контрагенты могут иметь статусы:

Авторизован – статус устанавливается в случаях:

приглашение, отправленное одной стороной, принято второй стороной;

одна из сторон отправила документ второй стороне. При этом абоненты не

авторизованы и от получателя документа есть приглашение к обмену.

Обмен документами возможен;

Отправлено приглашение – приглашение к обмену, отправленное контрагенту, еще не

рассмотрено. Обмен документами возможен;

Получено приглашение – получено приглашение к обмену от контрагента. Обмен

документами возможен;

Не авторизован – приглашение не отправлено ни одной из сторон. Обмен документами

возможен;

Заблокирован – приглашение к обмену от контрагента отклонено или текущий абонент

запретил обмен с авторизованным контрагентом. Обмен документами невозможен;

Обмен запрещен – контрагент отклонил приглашение, отправленное текущим

абонентом, либо запретил обмен. Обмен документами и отправка приглашения к обмену

невозможны.


123

Действующие контрагенты

Cписок действующих контрагентов

Список контрагентов, с которыми организация ведет сотрудничество. Контрагент

добавляется в список после авторизации. Список действующих контрагентов

предназначен для облегчения поиска нужного получателя при отправке документов.

Раздел «Действующие» имеет вид:

Для каждого контрагента отображается информация:

наименование. При переходе по ссылке открывается окно:

На закладке «Реквизиты» отображаются краткое наименование, тип абонента, ИНН, КПП,

ОГРН, юридический адрес, идентификатор участника ЭДО СФ, признаки участников ЭДО в

сервисе Synerdocs и ЭДО счетов-фактур, актов и товарных накладных.

124


На закладке «Контактные данные» отображаются телефон, факс, почтовый адрес.

На закладке «Банковские реквизиты» отображаются наименование банка, БИК,

расчетный счет, корреспондентский счет;

комментарий, указанный при принятии приглашения к обмену;

статус контрагента в сервисе;

дата и время последнего изменения статуса контрагента в сервисе.

Для отправки приглашения к обмену контрагенту нажмите на кнопку Пригласить на

панели инструментов.

Для прекращения обмена выберите одного или нескольких контрагентов в списке и нажмите

на кнопку Прекратить обмен на панели инструментов. В результате выбранные

контрагенты попадут в список заблокированных.

Чтобы выгрузить список действующих контрагентов в формате XLS и работать с ним как с

таблицей, нажмите на кнопку Выгрузить. При этом всегда выгружается список всех

действующих контрагентов. В списке для каждого контрагента отображается:

наименование;

ИНН;

КПП;

оператор организации;

статус авторизации;

дата изменения статуса;

идентификатор участника ЭДО СФ;

ящик абонента Synerdocs.

Выгрузка в формат XLS упрощает работу с большим количеством контрагентов: можно

фильтровать список по реквизитам, обрабатывать его.

При наведении курсора мыши на наименование контрагента отображаются кнопки:

Отправить документы – предназначена для отправки документов данному

контрагенту;

Прекратить обмен – аналогична одноименной кнопке на панели инструментов.

Приглашения к обмену

С помощью приглашений осуществляется авторизация контрагентов. Подробнее об

отправке приглашений см. раздел «Отправка приглашений к обмену».

Для работы с входящими и исходящими приглашениями предназначены подразделы

«Входящие приглашения» и «Исходящие приглашения».

По умолчанию все входящие приглашения принимаются. Тип обработки входящих

приглашений задается в настройке Авторизация контактов. Подробнее см. раздел

«Редактирование реквизитов организации».


125

Входящие приглашения

Приглашения, полученные от контрагентов, отображаются в подразделе «Входящие»

раздела «Приглашения»:

Для каждого приглашения отображается информация:

наименование организации контрагента. Является ссылкой. При переходе по ссылке

открывается окно «Сведения об организации». Описание окна см. в разделе

«Действующие контрагенты»;

комментарий, указанный отправителем приглашения;

статус контрагента в сервисе. Подробнее см. раздел «Статусы контрагентов»;

дата и время последнего изменения статуса контрагента в сервисе.

На панели инструментов располагаются кнопки для работы с входящими приглашениями:


Принять Принятие приглашения.

Необходимо для обмена

документами. После принятия

приглашения контрагент попадет

в список действующих

Выбрано одно или несколько приглашений в

списке

ОтклонитьОтклонение приглашения. Обмен

документами будет невозможен,

контрагент попадет в список

заблокированных


списке

Удалить Удаление приглашения.

Используется для отозванных

контрагентом приглашений


списке

126


Исходящие приглашения

Приглашения, отправленные контрагентам, отображаются в подразделе «Исходящие»

раздела «Приглашения»:

Отображаемая информация аналогична информации о входящих приглашениях, подробнее

см. раздел «Входящие приглашения».


Для контрагентов, имеющих в сервисе статус Неактивный, наименование не является ссылкой.

На панели инструментов располагаются кнопки для работы с исходящими приглашениями:


Пригласить Отправка приглашения к обмену

контрагенту. Подробнее см.

раздел «Отправка приглашений к

обмену»

Всегда

Отозвать Отзыв приглашения Выбрано одно или несколько приглашений в

списке

Получив приглашение, контрагент может:

принять – обмен будет доступен, и контрагент будет отображаться в разделе

«Действующие»;

отклонить – обмен с контрагентом будет запрещен. Текущий абонент для контрагента

попадет в список заблокированных.


127

Отправка приглашений к обмену

Приглашения необходимы для авторизации контрагентов. Подробнее см. раздел

«Приглашения».

Контрагенты являются авторизованными, если приглашение, отправленное одним из них,

принято другим.

Приглашения можно отправлять контрагентам:

зарегистрированным в сервисе. Имеют статус Активный или Тестовый. Подробнее см.

раздел «Отправка приглашения зарегистрированному контрагенту»;

не зарегистрированным в сервисе. Имеют статус Неактивный или о них еще нет никакой

информации. При отправке приглашений таким контрагентам необходимо заполнить

необходимые реквизиты организаций. Это можно сделать вручную или загрузить данные

из файла. Подробнее см. разделы «Отправка приглашения незарегистрированному

контрагенту» и «Отправка приглашений с загрузкой списка контрагентов из файла».

Все приглашения отображаются в разделе «Приглашения», подразделы «Входящие

приглашения» и «Исходящие приглашения».

При отправке документов неавторизованным контрагентам приглашение к обмену для них

будет отправлено автоматически.

Контрагентам со статусом Активный и Тестовый приглашения к обмену приходят в веб-

клиент и на электронную почту. Контрагентам со статусом Неактивный и тем, о которых пока

нет никакой информации, приглашения к обмену приходят на электронную почту, если она

была указана.

Зарегистрированный контрагент

1. Последовательно перейдите в разделы «Контрагенты», «Действующие».

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Пригласить.

3. В открывшемся окне «Приглашение к обмену»:

укажите контрагента с помощью like-ввода, введя в поле фрагмент наименования,

номера ИНН или номера КПП. В выпадающем списке необходимый контрагент

должен иметь статус Активный или Тестовый;

нажмите на кнопку Далее >.

128


4. При необходимости введите комментарий и нажмите на кнопку Отправить.

5. В открывшемся окне в зависимости от того, нужно ли отправить приглашения к

обмену другим контрагентам, выберите Пригласить еще или Закрыть.

Незарегистрированный контрагент



3. В открывшемся окне:

укажите в поле фрагмент наименования, ИНН или КПП новой организации и в

выпадающем списке выберите контрагента со статусом Неактивный или пункт

Пригласить новую организацию, если необходимой организации нет в списке;

нажмите на кнопку Далее >.

4. В окне ввода данных:

заполните поля Наименование организации и ИНН;

в поле E-mail укажите адрес электронной почты контрагента, на который будет


129

отправлено приглашение о присоединении к сервису Synerdocs;

при необходимости установите флажок Попросить команду Synerdocs связаться с

контрагентом и помочь подключиться к сервису;

при установке флажка Попросить команду Synerdocs связаться с контрагентом и

помочь подключиться к сервису отобразится поле Контактное лицо в

приглашаемой организации. Укажите в нем полное имя сотрудника со стороны

контрагента, с которым будут связываться сотрудники Synerdocs;

в поле Телефон укажите номер телефона контрагента, по которому сотрудники

Synerdocs свяжутся с ним для подключения к сервису;

при необходимости добавьте комментарий;

нажмите на кнопку Отправить.


Если в окне ввода данных указать только телефон контрагента и установить флажок Попросить команду

Synerdocs связаться с контрагентом и помочь подключиться к сервису, то сотрудники службы

поддержки Synerdocs свяжутся с контрагентом по указанному телефону, помогут в регистрации и пригласят к

обмену с текущим абонентом.

5. В открывшемся окне в зависимости от того, нужно ли отправить приглашения к

обмену другим контрагентам, выберите Пригласить еще или Закрыть.

Несколько контрагентов



3. В открывшемся окне выбора организации перейдите по ссылке Добавить список

контрагентов из файла.

4. В окне выбора организации:

нажмите на кнопку Скачать шаблон, если файл с информацией о контрагентах еще

не подготовлен, после чего заполните файл. Формат заполнения файла указан в

шаблоне;

нажмите на кнопку Загрузить и выберите подготовленный файл.

130


5. В окне «Отправка приглашений» отобразятся данные о контрагентах из загруженного

файла:

Отправить приглашение к обмену можно контрагентам, данные о которых не

содержат ошибок.

Список организаций с некорректно указанными данными отобразится на закладке «С

ошибками». Исправить ошибки можно на закладке, не возвращаясь в файл.

На закладке «Без ошибок» установите флажки напротив контрагентов, которым

необходимо отправить приглашения, и нажмите на кнопку Отправить.

6. В информационном сообщении о количестве отправленных приглашений нажмите на

кнопку ОК.


131

Заблокированные контрагенты

В разделе «Заблокированные» отображаются контрагенты, приглашения от которых были

отклонены, и контрагенты, с которыми прекращен обмен. Обмен документами с

заблокированными контрагентами невозможен.

Отображаемая информация аналогична информации о действующих контрагентах,

подробнее см. раздел «Действующие контрагенты».

При необходимости обмен можно возобновить. Для этого:

1. Выберите контрагента в списке заблокированных.

2. Нажмите на кнопку Возобновить обмен.

3. В открывшемся окне при необходимости введите комментарий и нажмите на кнопку

ОК.

Контрагенту придет приглашение к обмену.

132



Перед настройкой веб-клиента необходимо выполнить настройку рабочего места.

Подробнее см. в документе «Synerdocs. Инструкция по настройке рабочего места для ОС

Windows», опубликована на сайте Synerdocs.

Настройку веб-клиента можно выполнить двумя способами:

на боковой панели в разделе Настройки;

через пункты меню пользователя Список организаций и Профиль.

В настройки вынесены:

профиль пользователя

пользователи сервиса

оргструктура

реквизиты организации

промокоды

Настройка профиля доступна всем пользователям. Настройка пользователей, оргструктуры,

реквизитов и промокодов доступна только пользователям с правами администратора.

Для абонентов с типом «Физическое лицо» настройка пользователей сервиса и оргструктуры

недоступна, поэтому для них данные пункты в разделе Настройки не отображаются.

Профиль пользователя

В профиле пользователя хранится информация о сотруднике организации, который

использует веб-клиент Synerdocs, и настройки его работы.

Настроить профиль пользователя можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Профиль;

в меню пользователя через пункт Профиль.




133

Страница настройки профиля пользователя имеет вид:

Чтобы настроить профиль:

1. Заполните поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Телефон, СНИЛС, Часовой

пояс. Для физических лиц поле Должность не отображается.

2. Установите флажок Автозаполнение получателей, чтобы при отправке документов в

поле Кому автоматически подставлялся получатель, указанный при последней

отправке. Подробнее см. раздел «Поле «Кому» – заполнение получателей.

3. В области «Настройка уведомлений» задайте параметры рассылок:

E-mail – адрес электронной почты, на который будут приходить уведомления, новости

и напоминания.

Уведомлять о событиях – признак получения уведомлений о событиях в сервисе,

отображающихся в разделе «События». По умолчанию флажок установлен.

Получать новости – признак получения новостей о сервисе и изменениях

134


законодательства в области электронных документов. По умолчанию флажок не

установлен.

Напоминать о документах – признак получения напоминаний о необходимых

действиях над документами. По умолчанию флажок установлен.

4. В области «Настройка печати» установите флажок Выводить доп. информацию при

печати, чтобы на печатной форме формализованных документов отображалась

дополнительная информация к документу и к строкам табличной части. По

умолчанию флажок не установлен.

5. В области «Управление закладками» настройте закладки для удобной работы в веб-

клиенте.

6. Нажмите на кнопку Сохранить.

Флажок Простая ЭП, а также выбор способа уведомления через СМС или Viber

отображаются, если для организации подключена опция использования простой ЭП. Эти

настройки может установить только администратор.

Кнопка Сменить пароль предназначена для изменения текущего пароля пользователя.

При нажатии на кнопку откроется окно «Смена пароля», в котором нужно указать старый

пароль и новый с подтверждением.

Кнопка Заказать сертификат предназначена для отправки заявки на приобретение

сертификата. После нажатия на кнопку вы будете перенаправлены на сайт Synerdocs. На

сайте можно ознакомиться с особенностями квалифицированного и облачного

квалифицированного сертификатов, узнать стоимость и заказать нужный сертификат.

Кнопка Выбрать сертификат предназначена для загрузки сертификата электронной

подписи для использования в сервисе. При нажатии на кнопку откроется окно для выбора

сертификата из списка доступных или загрузки из файла. Возможны ситуации:

сертификат загружается впервые. Если был выбран сертификат, в котором не указан

ОГРНИП, будет предложено выбрать тип абонента:

индивидуальный предприниматель – автоматически откроется страница настроек

организации для заполнения поля ОГРНИП;

физическое лицо.

сертификат загружается повторно, чтобы заменить устаревший сертификат на новый.

Подробнее см. раздел «Замена сертификата ЭП».

После замены сертификата тестовым абонентом откроется сообщение о выборе тарифа.

Если вы только получаете документы в веб-клиенте или у вас есть промокод,

позволяющий отправлять исходящие документы, то выбор тарифа необязателен. В

обратном случае нажмите на кнопку Выбрать тариф, чтобы ознакомиться со списком

всех тарифов и заказать подходящий.

Если был выбран новый сертификат квалифицированной ЭП, то от имени текущей

организации автоматически отправится заявление об участии в ЭДО счетов-фактур.


Если у пользователя есть доступ к нескольким организациям, то настройка профиля должна производиться

отдельно для каждой организации.





135

Кнопка Привязать сертификат отображается, если используется облачный сертификат

ООО «Астрал-М» по технологии подписания DSS. Она предназначена для привязки

сертификата ЭП к мобильному приложению myDSS с помощью QR-кода. После привязки

пользователь сможет подписывать и отправлять документы с использованием сертификата

облачной ЭП.

Кнопка Запросить новый QR-код отображается, если используется облачный сертификат

ООО «Астрал-М» по технологии подписания DSS. При изменении номера телефона с

помощью этой кнопки можно получить новый QR-код и заново привязать сертификат ЭП к

мобильному приложению myDSS.


При запросе QR-кода укажите новый номер телефона, на который придет СМС с кодом активации.

Создание закладки

Для удобной работы в веб-клиенте существует возможность создавать закладки для отбора

документов в соответствии с заданными параметрами. Закладки отображаются на боковой

панели веб-клиента, их можно создавать для входящих, исходящих и внутренних документов:

Чтобы создать закладку:

1. На странице настройки профиля пользователя в области «Управление закладками»

перейдите по ссылке Добавить.



136


2. В окне настройки параметров заполните поля:

Наименование закладки.

Раздел, к которому будет относиться закладка. Возможные значения: Входящие,

Исходящие, Внутренние. Значение Внутренние отображается, если подключена

возможность обмена документами внутри предприятия.

3. Нажмите на кнопку Далее >.

4. В открывшемся окне укажите необходимые критерии, согласно которым будут

отбираться документы. Параметры отбора аналогичны параметрам фильтрации

документов, их описание см. в разделе «Поиск документа по реквизитам».

5. Нажмите на кнопку Добавить.

При необходимости параметры ранее созданных закладок можно изменить. Для этого:

1. На странице настройки профиля пользователя в области «Управление закладками» в

строке изменяемой закладки щелкните левой кнопкой мыши или нажмите на кнопку

Редактировать закладку.

2. В окне настройки параметров укажите необходимые значения.


Если в закладке больше нет необходимости, удалите ее с помощью кнопки Удалить

закладку.

Замена сертификата ЭП

Устаревший сертификат ЭП не подходит для подписания и отправки документов

контрагентам, поэтому сертификат с истекшим сроком действия необходимо заменить.

Заказать новый сертификат ЭП можно на сайте Synerdocs. Порядок замены сертификата

зависит от того, каким является новый сертификат: облачным или локальным. При этом

локальный сертификат можно заменить в веб-клиенте и на сайте Synerdocs без авторизации


Облачный сертификат

Устаревший или тестовый сертификат заменяется на новый облачный автоматически.

https://www.synerdocs.ru/signature

https://www.synerdocs.ru/signature


137

Если у прежнего сертификата срок действия еще не истек, то замена выполняется по

выбору пользователя. При входе в веб-клиент откроется сообщение с предложением

заменить используемый сертификат на новый. Доступны варианты действий:

отклонить замену сертификата – в работе будет использоваться прежний сертификат.

Он автоматически заменится на новый при истечении срока действия;

заменить сертификат – в работе будет использоваться новый сертификат облачной ЭП.

Локальный сертификат. Замена в веб-клиенте

1. Установите новый сертификат на локальный компьютер с помощью СКЗИ

КриптоПро CSP или ViPNet CSP. Подробнее см. в документе «Инструкция по

настройке рабочего места для ОС Windows».

2. Войдите в веб-клиент Synerdocs по старому сертификату или по логину и паролю.

3. Перейдите в настройки профиля. Для этого на боковой панели перейдите в раздел

Настройки, пункт Профиль;

4. Нажмите на кнопку Выбрать сертификат. Откроется окно со списком доступных

сертификатов:

Для заменяемого сертификата в окне отображается отметка о том, что он уже

зарегистрирован в сервисе.

5. Выберите новый сертификат и нажмите на кнопку ОК.

Если ИНН в сертификате отличается от ИНН организации, к которой вы относитесь,

появится предупреждение об этом. Сертификат не загрузится в сервис.

https://www.synerdocs.ru/setting_desktop.pdf








138


В результате на странице настроек профиля пользователя отобразится новый сертификат.

Чтобы посмотреть сведения о нем, перейдите по ссылке. Откроется окно:

Локальный сертификат. Замена на сайте Synerdocs

1. На сайте Synerdocs перейдите по ссылке Подключиться.

2. На странице регистрации нажмите на кнопку По сертификату.

Если на рабочем месте не установлена или отключена программа КриптоПРО

Browser Plugin, откроется страница для настройки рабочего места. Настройка

выполняется с помощью мастера. Настройте рабочее место до регистрации, иначе

перейдите по ссылке Продолжить регистрацию без настройки, чтобы выполнить

настройку позднее.

3. Выберите сертификат из списка установленных сертификатов в личном хранилище

и нажмите на кнопку Продолжить, либо загрузите сертификат из файла. Файл

сертификата должен иметь расширение *.crt или *.cer.

4. После загрузки сертификата в сервис проверяется, зарегистрирован ли

пользователь в сервисе. Если удалось найти пользователя по реквизитам,

указанным в сертификате, то отобразится окно замены сертификата. Нажмите на

кнопку Заменить сертификат.







139

В результате сертификат заменяется на новый и осуществляется вход в веб-клиент.

Если пользователь не найден, то регистрация продолжится как для нового

пользователя.

Пользователи сервиса

Сервис Synerdocs позволяет настраивать список пользователей, которые будут работать с

документами через сервис обмена.

Настроить список пользователей можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Пользователи;

в окне «Организации» по ссылке Пользователи.

Страница настройки пользователей имеет вид:

140


Доступные действия:

добавление пользователя

изменение информации о пользователе

Добавление пользователя

1. На странице настройки пользователей на панели инструментов нажмите на кнопку

Добавить. Откроется окно:


141


Логин. Имя пользователя для входа. Должен быть уникальным в рамках сервиса

Synerdocs.

Пароль пользователя должен содержать не менее 8 символов.

Подтверждение пароля. Проверка корректности введенного пароля.

Права администратора предоставляют доступ ко всем настройкам веб-клиента.

Установите флажок, если пользователю необходимы права администратора.

Права на согласование определяют возможность пользователя согласовывать

документы указанных типов. Установите флажки для тех типов документов, в

согласовании которых участвует пользователь.

Сертификат. Если флажок Не загружать сертификат установлен, то для входа в сервис

пользователь будет использовать логин и пароль. В этом случае подписание и

отправка документов будут недоступны. Снимите флажок, если необходимо указать

сертификат. В раскрывшейся области:

выберите сертификат из списка доступных, если сертификат был установлен

ранее;

перейдите по ссылке Загрузить и выберите сертификат, если он еще не

установлен.

Должность, Фамилия, Имя, Отчество пользователя. Поля автоматически

заполняются, если указан сертификат.

Часовой пояс местонахождения пользователя.

E-mail. Адрес электронной почты пользователя. На указанный адрес будут приходить

уведомления, новости и напоминания, если установлены соответствующие флажки:

Уведомлять о событиях, Получать новости, Напоминать о документах.

Автоматически заполняется, если указан сертификат.

Телефон, СНИЛС пользователя.


В дальнейшем изменение номера телефона пользователя доступно только через обращение в службу


Подразделение пользователя. Выберите подразделение для пользователя или

создайте новое при помощи кнопки Создать. Создание нового подразделения

здесь удобно использовать, например, для транспортно-логистических компаний с

большим количеством водителей, которые относятся к разным подразделениям. О

заполнении реквизитов подразделения подробнее см. в разделе «Создание

подразделения».

Если пользователю необходим доступ к документам подчиненных подразделений,

установите флажок Доступ к дочерним подразделениям.

При заполнении полей происходит проверка корректности указанных значений. Если

какое-либо из полей не было заполнено или содержит неверное значение, оно будет

подсвечено красным цветом. В этом случае необходимо указать корректное значение.


142


Редактирование информации о пользователе

1. В окне «Пользователи» щелкните левой кнопкой мыши в нужной строке. Откроется

окно «Редактирование информации о пользователе»:

2. В зависимости от того, нужны ли пользователю права администратора, установите или

снимите одноименный флажок. Права позволяют добавлять пользователей,

редактировать информацию о них, изменять оргструктуру и реквизиты организации.

3. Воспользуйтесь кнопками на панели инструментов:

Кнопка Описание

Сменить парольСменить пароль пользователя

Изменить атрибутыИзменить личные данные пользователя

Выбрать сертификатЗагрузка сертификата пользователя из локального хранилища. Кнопка

отображается, если сертификат еще не загружен

Добавить доступДобавление прав доступа к подразделению и на вложенные

подразделения

УдалитьУдаление пользователя из списка активных пользователей сервиса


143

Изменение личных данных пользователя

Если пользователю необходимо использовать простую ЭП для подписания транспортных

накладных с помощью мобильного телефона:

1. Заполните заявление об идентификации физического лица. Для этого перейдите по

одноименной ссылке и скачайте образец заявления. Далее распечатайте и

заполните образец данными пользователя, передайте ему на подписание.

2. Установите флажок Простая ЭП. Он доступен для выбора единожды при

подключении возможности использования простой ЭП для пользователя.

Отключить использование простой ЭП нельзя.

3. Укажите способ оповещения пользователя о получении документов: СМС или Viber.

По умолчанию используется оповещение по СМС. Без установки флажка Простая

ЭП выбор способа уведомления недоступен.

4. Заполните поля Телефон и СНИЛС, если они не были заполнены ранее.


При изменении номера телефона обратитесь в службу поддержки Synerdocs.

При удалении СНИЛСа возможность использования простой ЭП отключается автоматически.



Организационная структура предприятия, которая представляет собой совокупность

структурных подразделений, пользователей и связей между ними.

Подразделение

Элемент организационной структуры, например департамент, отдел, группа.

Настроить оргструктуру предприятия можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Оргструктура;

в окне «Организации» по ссылке Оргструктура.

144


Страница настройки оргструктуры имеет вид:

Кнопка Добавить подразделение предназначена для включения нового подразделения в

состав структуры предприятия. При нажатии на кнопку открывается окно «Реквизиты».

При нажатии на кнопку Скрыть все организационная структура сворачивается. Обратная ей

операция производится при нажатии на кнопку Открыть все.

При настройке организационной структуры доступны действия:

создание нового подразделения;

редактирование существующей организационной структуры предприятия.

Создание подразделения

Чтобы включить новое подразделение в состав организационной структуры:

1. Добавьте подразделение одним из способов:

нажмите на кнопку Добавить подразделение на панели инструментов;

нажмите на кнопку Добавить подразделение � на контекстной панели

инструментов, которая появляется при наведении курсора на элемент

организационной структуры.

Также есть возможность создать подразделение при добавлении нового

пользователя.


145

В результате откроется окно:


Наименование. Официальное наименование подразделения организации.

Код. Уникальный цифровой идентификатор подразделения.

КПП. Код причины поставки на учет. Заполняется по общероссийскому

классификатору.

Примечание. Дополнительная информация.

Головное подразделение. Родительское подразделение.

3. Нажмите на кнопку ОК. Будет выполнена проверка корректности введенных значений.

Если поля Наименование и Код не были заполнены, то они будут подсвечены

красным цветом. После успешного заполнения полей внесенная информация будет

сохранена.

146


Редактирование оргструктуры

Чтобы отредактировать информацию о подразделении:

1. Наведите курсор на соответствующий элемент организационной структуры.

Редактируемое подразделение будет подсвечено голубым цветом и появится

контекстная панель инструментов:

2. Воспользуйтесь кнопками на контекстной панели инструментов:

Кнопка Описание

Удалить подразделениеУдаление подразделения. При попытке удалить головное

подразделение возникает ошибка

Реквизиты подразделенияИзменение реквизитов подразделения

Сотрудники подразделенияПользователи с доступом к выбранному подразделению

Доступ к подразделениюСписок пользователей, имеющих доступ к системе

Добавить подразделениеДобавить подчиненное подразделение

Реквизиты организации

Система Synerdocs позволяет указать реквизиты организации, которые будут использоваться

для автоматического заполнения формализованных документов.

Открыть страницу настроек реквизитов организации можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Реквизиты;

в меню пользователя перейти по ссылке Список организаций, после чего на странице

«Организации» перейти по ссылке Реквизиты.


147

Страница настройки реквизитов организации имеет вид:

Чтобы выполнить настройку:


Юрид. наименование. Официально зарегистрированное название организации.

Краткое наименование. Краткое наименование организации. Для индивидуальных

предпринимателей поле не отображается.

Идентификатор участника ЭДО СФ. Заполняется автоматически, если организация

приняла регламент ЭДО счетов-фактур.

ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика. Поле недоступно для

изменения.

148


КПП. Код причины постановки на учет. Заполняется по общероссийскому

классификатору. Поле отображается только для юридических лиц.


Администратор организации может изменять значения реквизитов Юрид. наименование, Краткое

наименование, ИНН, КПП даже после принятия регламента Synerdocs.

ОГРН. Основной государственный регистрационный номер. Соответствует номеру

записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Для индивидуальных

предпринимателей реквизит называется ОГРНИП. Для физических лиц поле не

отображается.

Код ИФНС. Код Инспекции федеральной налоговой службы. Соответствует коду,

указанному в свидетельстве ИНН. Для физических лиц поле не отображается.

Дата внесения записи об ИП в ЕГРИП. Серия и номер свидетельства, дата выдачи,

дата внесения записи о приобретении статуса ИП, наименование налогового органа,

выдавшего свидетельство. Отображается только для индивидуальных

предпринимателей.

Фамилия, Имя, Отчество. Для юридических лиц поля не отображаются.

Телефон. Номер телефона.

Факс. Номер факса. Для физических лиц поле не отображается.

Банковские реквизиты, для физических лиц не отображаются:

Наименование банка. Наименование банка, в котором организация имеет

расчетный счет;

БИК. Банковский идентификационный код. Заполняется на основании

Классификатора Центрального банка России;

Корреспондентский счет. Корреспондентский счет банка в Центральном банке

России;

Расчетный счет. Банковский счет организации.

Юридический адрес. Адрес постоянно действующего исполнительного органа

организации. Адрес содержит значения полей Страна, Индекс, Регион, Район, Город,

Населенный пункт, Улица, Дом, Корпус, Квартира. Для физических лиц имеет

название Адрес регистрации.

Почтовый адрес. Адрес местонахождения организации, используемый для почтовой

связи. Если совпадает с юридическим адресом, то установите флажок Тот же, иначе

заполните поля Страна, А/я, Индекс, Регион, Район, Город, Населенный пункт, Улица,

Дом, Корпус, Квартира. Для физических лиц поля не отображаются.

Авторизация контактов. Тип обработки входящих приглашений к обмену.

Возможные значения:

Принимать все приглашения – автоматически принимать приглашения. Значение

по умолчанию;

Отклонять все приглашения – автоматически отклонять приглашения;

По выбору пользователя – обрабатывать приглашения вручную.


149

Включен обмен с ФЛ. Признак, определяющий возможность отправки документов

физическим лицам. По умолчанию флажок не установлен. Для физических лиц поле не

отображается, так как для них обмен с физическими лицами по умолчанию включен.

Если отправка документов заблокирована, то отправка документов физическим лицам

будет недоступна независимо от установки флажка.

Соглашение о применении простой ЭП. Принятие организацией соглашения о

применении простой ЭП. Перейдите по ссылке, чтобы ознакомиться с соглашением.

Ссылка отображается, если для организации подключена опция использования

простой ЭП.

2. Нажмите на кнопку Сохранить. Внесенная информация будет сохранена, если все

поля заполнены корректно. Некорректно заполненные поля будут подсвечены.

Исправьте введенные значения и вновь нажмите на кнопку Сохранить.

При изменении реквизитов организации, которые включаются в заявление об участии в ЭДО

счетов-фактур, от имени текущей организации автоматически будет отправлено новое

заявление.

Промокоды

Промокод

Текстовая строка, при указании которой пользователь или его организация могут

получить бонус при работе в сервисе Synerdocs, например бесплатный обмен

документами с каким-либо контрагентом. Строка может состоять из русских или

английских букв, а также цифр, и иметь длину до 64 символов.

Управлять промокодами можно в разделе Настройки, пункт Промокоды.

Страница настройки промокодов имеет вид:

В списке отображаются все добавленные промокоды. Для каждого указывается срок

действия и предоставляемый бонус.

150


Добавление промокодов доступно только пользователям с правами администратора. При

этом промокод должен быть доступен для добавления.

Чтобы добавить промокод:

1. На панели инструментов нажмите на кнопку Добавить промокод. Откроется окно:

2. В поле Промокод укажите промокод, полученный от организации, проводящей

промоакцию, или от оператора.


Добавление промокода недоступно, если он указан неверно или не существует.

3. Ознакомьтесь со сроком действия и предоставляемым бонусом.

4. Нажмите на кнопку Добавить.

Промокоды, срок действия которых истек либо предоставляемый бонус утратил актуальность,

можно удалить. Для этого в строке нужного промокода нажмите на кнопку Удалить.

Дополнительные опции

151


Возможности работы в веб-клиенте можно расширить, подключив дополнительные опции. К

ним относятся:

Отправка документов (базовая опция)

Позволяет отправлять документы любого формата контрагентам. Отправка документов

может быть заблокирована, если у абонента не приобретен тариф, превышен лимит

документов либо истек срок действия тарифа. Одновременно с отключением опции

автоматически блокируются другие опции:

отправка документов без ЭП;

пересылка документов;

обмен документами между подразделениями;

обмен документами с физическими лицами.

Информация о блокировке отправки документов отображается в веб-клиенте в виде

информационного сообщения:

Опция не влияет на получение и подписание документов.

Для новых абонентов, зарегистрировавшихся по сертификату, и тестовых абонентов,

загрузивших сертификат, при входе в веб-клиент открывается сообщение о выборе

тарифа. Если вы только получаете документы в веб-клиенте или у вас есть промокод,

позволяющий отправлять исходящие документы, то выбор тарифа необязателен. В

обратном случае нажмите на кнопку Выбрать тариф, чтобы перейти на страницу со

списком всех тарифов и оформить заказ на приобретение. Аналогичное сообщение

приходит также на адрес электронной почты.

Подробнее об отправке документов см. в разделе «Отправка документов».

Веб-конвертер документов

Позволяет заполнить табличную часть универсального передаточного документа,

универсального корректировочного документа или товарной накладной данными

печатной формы, выгруженной из учетной системы. Печатная форма имеет формат XLS

(Excel 97—Excel 2003 (BIFF8)) или XLSX и структуру, рекомендованную ФНС. После загрузки

данных веб-клиент преобразует документ в формализованный.

По умолчанию опция отключена.

Подробнее см. раздел «Универсальный передаточный документ».






152


Пересылка документов

Предназначена для быстрой отправки существующего в сервисе документа новому

участнику документооборота:

По умолчанию отключена. Опция недоступна, если отправка документов заблокирована.

Подробнее см. раздел «Пересылка документов».

Использование простой ЭП (ПЭП)

Позволяет пользователю с правами администратора активной организации:

принимать регламент использования простой ЭП для своей организации;

подключить возможность подписания документов простой ЭП для пользователей

своей организации.


Заверение ПЭП грузополучателем (ТрН)

Позволяет участнику электронного обмена с ролью «Грузополучатель» заверять

квалифицированной электронной подписью (КЭП) транспортные накладные, которые

подписаны им простой электронной подписью (ПЭП). Это может потребоваться для

предоставления документов на проверку в контролирующие органы.

Если транспортная накладная подписана ПЭП и заверена КЭП, то в печатной форме штамп

об ЭП выглядит следующим образом:



153

Обмен документами между подразделениями предприятия

Обеспечивает обмен документами, обладающими юридической силой, внутри

предприятия. При отправке документа можно выбрать нужное подразделение:

По умолчанию опция включена. Недоступна, если отправка документов заблокирована.

Подробнее см. раздел «Отправка документов в другое подразделение предприятия».

Обмен документами с физическими лицами

Позволяет отправлять документы физическим лицам. Абоненты могут управлять обменом

с физическими лицами в настройках реквизитов организации с помощью флажка

Включен обмен с ФЛ.

Опция недоступна, если отправка документов заблокирована.

Перемещение документов

Предназначено для распределения входящей документации между подразделениями

организации:

По умолчанию опция включена.

Подробнее см. раздел «Перемещение документов».

154


Отправка документа без ЭП

Позволяет отправить неформализованный документ без ЭП:

Если была запрошена подпись получателя, то после его подписания документ

возвращается на подписание отправителю.

По умолчанию опция отключена. Недоступна, если отправка документов заблокирована.

Подробнее см. раздел «Отправка документов без подписи».

Согласование документов внутри организации

Позволяет пользователям, не обладающим электронными подписями, подтверждать свое

согласие или несогласие с содержанием документа:


Подробнее см. раздел «Согласование документов».

Подтверждение получения документа контрагентом

Абонент может отправить документ контрагенту с запросом подтверждения получения:

Без подтверждения получения контрагент не сможет просмотреть содержимое документа,

а также его подписать либо отказать в подписании, выгрузить, распечатать, переслать,

скачать файлы цепочки документооборота. До момента подтверждения получения

документ будет иметь статус Требуется УОП:



155

Электронный факторинг

Обеспечивает обмен документами с учетом факторинга. В этом случае при создании

формализованных документов указываются сведения о факторе, а в текст документов

добавляется уступочная надпись:


Для получения более подробной информации и подключения опций обратитесь в службу





Documents

Synerdocs. Руководство пользователяsupport.synerdocs.ru/app/upload/files/Synerdocs_manual.pdf · 2 Synerdocs. Руководство пользователя