Synerdocs. Руководство пользователя · Подробнее о назначении системы см. в разделе «Назначение системы

© Компания DIRECTUM, 2017

Руководство пользователя

2

Synerdocs. Руководство пользователя

Содержание

.......................................................................................................................... 4Введение

................................................................................................................................................... 4Назначение системы Synerdocs

................................................................................................................................................... 5Виды документов

................................................................................................................................................... 6Схема обмена документами о передаче результатов работ (ДПРР) и актами

................................................................................................................................................... 7Схема обмена документами о передаче товаров (ДПТ) и товарными накладными

................................................................................................................................................... 8Схема обмена универсальными передаточными и универсальными корректировочными

документами (УПД, УКД)

................................................................................................................................................... 9Дополнительные опции Synerdocs

.......................................................................................................................... 13Основные понятия

.......................................................................................................................... 16Начало и завершение работы с веб-клиентом

................................................................................................................................................... 16Вход в Synerdocs............................................................................................................................................ 16Регистрация в сервисе

............................................................................................................................................ 21Аутентификация

................................................................................................................................................... 25Выход из Synerdocs

.......................................................................................................................... 26Интерфейс веб-клиента

................................................................................................................................................... 27Внешний вид полей и способы их заполнения............................................................................................................................................ 28Поле «Кому» – заполнение получателей

............................................................................................................................................ 29Выпадающий список

............................................................................................................................................ 30Дата

............................................................................................................................................ 30Псевдоссылка

.......................................................................................................................... 31Документы

................................................................................................................................................... 31Карточка документа............................................................................................................................................ 37Цепочка документооборота

............................................................................................................................................ 39Информационная квитанция о документе

............................................................................................................................................ 39Сведения об электронной подписи

................................................................................................................................................... 42Статусы документов

................................................................................................................................................... 45Входящие документы............................................................................................................................................ 47Подписание документов

................................................................................................................................................... 54Исходящие документы............................................................................................................................................ 55Создание исправления или корректировки документа

................................................................................................................................................... 57Внутренние документы............................................................................................................................................ 58Внутренние входящие документы

............................................................................................................................................ 59Внутренние исходящие документы

............................................................................................................................................ 59Задания

................................................................................................................................................... 60Документы к отправке

................................................................................................................................................... 61Отправка документов............................................................................................................................................ 62Отправка документов контрагенту

............................................................................................................................................ 64Отправка документов нескольким контрагентам

............................................................................................................................................ 65Отправка документов в другое подразделение предприятия

............................................................................................................................................ 67Отправка документов без подписи

............................................................................................................................................ 68Отправка документов незарегистрированному контрагенту

............................................................................................................................................ 71Пересылка документов

............................................................................................................................................ 71Создание и загрузка документов для отправки

............................................................................................................................................ 78Связывание документов

................................................................................................................................................... 80Перемещение документов

................................................................................................................................................... 80Согласование документов

3

Содержание

................................................................................................................................................... 81Аннулирование документов

................................................................................................................................................... 82Поиск документов............................................................................................................................................ 83Поиск документа по наименованию и содержимому

............................................................................................................................................ 83Поиск документа по реквизитам

................................................................................................................................................... 85Выгрузка документов

................................................................................................................................................... 88Напоминания о документах

.......................................................................................................................... 89Контрагенты

................................................................................................................................................... 89Статусы контрагентов

................................................................................................................................................... 90Действующие контрагенты............................................................................................................................................ 91Отправка приглашений к обмену

................................................................................................................................................... 95Приглашения............................................................................................................................................ 95Входящие приглашения

............................................................................................................................................ 96Исходящие приглашения

................................................................................................................................................... 97Заблокированные контрагенты

.......................................................................................................................... 99События

.......................................................................................................................... 101Настройка веб-клиента

................................................................................................................................................... 101Настройка профиля пользователя............................................................................................................................................ 104Работа с закладками

................................................................................................................................................... 105Настройка пользователей сервиса............................................................................................................................................ 106Добавление пользователя

............................................................................................................................................ 108Редактирование информации о пользователе

................................................................................................................................................... 109Настройка оргструктуры............................................................................................................................................ 110Создание подразделения

............................................................................................................................................ 111Редактирование оргструктуры

................................................................................................................................................... 111Редактирование реквизитов организации

................................................................................................................................................... 114Настройка промокодов

.............................................................................................. 116Предметный указатель

4


Введение

В руководстве пользователя содержится описание интерфейса веб-клиента, принципов

работы с документами и контрагентами в системе Synerdocs. Руководство предназначено для

всех пользователей системы.

Работа с системой Synerdocs осуществляется через веб-клиент. Перед работой необходимо

выполнить первоначальную настройку. Подробнее см. в документе «Synerdocs. Инструкция

по настройке рабочего места для ОС Windows», опубликована на сайте Synerdocs.

Подробнее о назначении системы см. в разделе «Назначение системы Synerdocs».

Описание видов документов, с которыми осуществляется работа в Synerdocs, см. в разделе

«Виды документов».

Если контрагенты являются абонентами Synerdocs, все процессы выполняются посредством

сервиса Synerdocs. Если в обмене участвуют контрагенты разных операторов, то процессы

распределяются между операторами отправителя и получателя документов. Подробнее о

порядке обмена документами между абонентами разных операторов см. в разделах:

«Схема обмена документами о передаче результатов работ (ДПРР) и актами»

«Схема обмена документами о передаче товаров (ДПТ) и товарными накладными»

«Схема обмена универсальными передаточными и универсальными

корректировочными документами (УПД, УКД)».

Все основные и служебные документы, участвующие в процессе обмена, подписываются ЭП.

Функциональность веб-клиента зависит от того, какие дополнительные опции включены.

Назначение системы Synerdocs

Synerdocs

Система юридически значимого межкорпоративного документооборота, которая

позволяет обмениваться электронными документами между различными компаниями.

Система Synerdocs решает задачи:

прием и отправка документов;

обеспечение юридической силы документов согласно действующему законодательству;

безопасность и конфиденциальность обмена данными;

гарантированная доставка всех документов;

хранение документов согласно действующему законодательству;

подготовка документов для контролирующих органов.

http://www.synerdocs.ru/documents


Введение

5

Виды документов

Документы в системе Synerdocs делятся на основные и служебные:

Виды документов Описание

Основные

Формализованные Документы, формат которых рекомендован или утвержден

Федеральной налоговой службой:

акты выполненных работ;

накладные;

универсальные передаточные документы;

документы о передаче товаров;

документы о передаче результатов работ (об оказании

услуг);

универсальные корректировочные документы

Неформализованные Любые документы в произвольном формате: договоры,

спецификации, письма, счета, акты об установленном

расхождении и т.д.

Служебные

Подтверждение даты получения Создается системой Synerdocs для подтверждения

получения счетов-фактур или извещений, связанных с ними

либо с подтверждением

Подтверждение даты отправки Создается системой Synerdocs для подтверждения отправки

счетов-фактур или извещений, связанных с ними либо с

подтверждением

Уведомление об уточнении счета-

фактуры

Создается покупателем в случае необходимости изменений в

счете-фактуре, и отправляется продавцу

Уведомление об уточнении документа Создается покупателем в случае отказа в подписании

документа

Извещение о получении документа Документ установленного формата, в котором фиксируется

факт получения электронного документа получателемИзвещение о получении счета-фактуры

Пользователи работают с основными документами. Служебные документы создаются,

подписываются и отправляются автоматически в соответствии с действующим

законодательством.

Все документы, отправляемые через сервис обмена Synerdocs, должны быть подписаны

квалифицированной электронной подписью.

6


Схема обмена документами о передаче результатов

работ (ДПРР) и актами

Процесс обмена документами о передаче результатов работ и актами между контрагентами

разных операторов представлен на схеме:

Порядок обмена документами состоит из этапов:

1. Контрагент А отправляет Контрагенту В титул исполнителя.

2. Контрагент В генерирует извещение о получении документа и отправляет

Контрагенту А.

3. Если Контрагентом А был отправлен:

документ о передаче результатов работ (ДПРР) с запросом подписания;

акт

Контрагент В принимает решение по документу:

согласен с содержимым документа – отправляет Контрагенту А титул заказчика

работ (услуг);

не согласен с содержимым документа – отправляет Контрагенту А уведомление об

уточнении.

Если Контрагентом А был отправлен ДПРР без запроса подписания, ответ от

Контрагента В не требуется.

Введение

7

Схема обмена документами о передаче товаров (ДПТ) и

товарными накладными

Процесс обмена документами о передаче товаров и товарными накладными между

контрагентами разных операторов представлен на схеме:

Порядок обмена документами состоит из этапов:

1. Контрагент А отправляет Контрагенту В титул продавца товарной накладной.

2. Контрагент В:

генерирует извещение о получении документа и отправляет Контрагенту А.

принимает решение по документу:

согласен с содержимым документа – отправляет контрагенту А титул

покупателя;

не согласен с содержимым документа – отправляет контрагенту А уведомление

об уточнении;

не согласен с содержимым документа и необходимо загрузить документ,

закрепляющий расхождения – отправляет контрагенту А титул покупателя и акт

об установленном расхождении.

8


Схема обмена универсальными передаточными и

универсальными корректировочными документами

(УПД, УКД)

Обмен универсальными корректировочными и универсальными передаточными

документами производится в соответствии с приказом Министерства финансов РФ от

10.11.2015 №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в

электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной

квалифицированной электронной подписи».

Процесс обмена универсальными передаточными и универсальными корректировочными

документами между контрагентами разных операторов представлен на схеме:

Порядок обмена универсальными передаточными и универсальными корректировочными

документами состоит из этапов:

1. Контрагент А отправляет подписанный документ Контрагенту В.

2. Оператор контрагента А автоматически создает подтверждение даты получения (ПДП)

документа. С момента поступления ПДП Контрагенту А документ считается

выставленным. По факту получения подтверждения на стороне Контрагента А

генерируется извещение о получении подтверждения даты получения и отправляется

оператору Контрагента А.

3. Оператор контрагента В автоматически создает подтверждение даты отправки

документа. По факту получения подтверждения на стороне Контрагента В

генерируется извещение о получении подтверждения даты отправки и отправляется

оператору контрагента В.

4. Клиентское приложение на стороне контрагента В создает извещение о получении

счета-фактуры (ИОП) и отправляет его Контрагенту А.

5. Оператор контрагента В создает подтверждение даты отправки ИОП, которое

отправляет клиентскому приложению контрагента В.

Введение

9

6. Клиентское приложение на стороне контрагента В создает извещение о получении

подтверждения даты отправки и отправляет оператору контрагента В.

7. Если документ имеет функцию ДОП (ДИС) или СЧФДОП (КСЧФДИС) и не требует

подписания, либо имеет функцию СЧФ (КСЧФ), в случае обнаружения Контрагентом В

ошибок в документе:

он отправляет уведомление об уточнении документа Контрагенту А;

клиентское приложение, в котором работает Контрагент А, создает извещение о

получении уведомления об уточнении документа и отправляет его контрагенту В.

8. Если документ имеет функцию ДОП (ДИС) или СЧФДОП (КСЧФДИС) и требует

подписания, Контрагент В принимает решение по документу:

согласен с документом – отправляет Контрагенту А титул покупателя;

не согласен с документом – отправляет Контрагенту А уведомление об уточнении

документа. Клиентское приложение, в котором работает Контрагент А, создает

извещение о получении уведомления об уточнении документа и отправляет его

контрагенту В.

Дополнительные опции Synerdocs

Возможности работы в веб-клиенте можно расширить, подключив дополнительные опции.

К ним относятся:

Отправка документов (базовая опция)

Позволяет отправлять документы любого формата контрагентам. Возможность может

быть заблокирована, если у абонента не приобретен тариф, превышен лимит документов

либо истек срок действия тарифа. Одновременно с отключением возможности

автоматически блокируются другие возможности:

отправка документов без ЭП;

пересылка документов;

обмен документами между подразделениями;

обмен документами с физическими лицами.

Информация о блокировке отправки документов отображается в веб-клиенте в виде

информационного сообщения:

Возможность не влияет на получение и подписание документов.

10


Для новых абонентов, зарегистрировавшихся по сертификату, и тестовых абонентов,

загрузивших сертификат, при входе в веб-клиент открывается сообщение о выборе

тарифа. Если вы только получаете документы в веб-клиенте или у вас есть промокод,

позволяющий отправлять исходящие документы, то выбор тарифа необязателен. В

обратном случае нажмите на кнопку Выбрать тариф, чтобы перейти на страницу со

списком всех тарифов и оформить заказ на приобретение. Аналогичное сообщение

приходит также на адрес электронной почты.

Подробнее об отправке документов см. в разделе «Отправка документов».

Пересылка документов

Предназначена для быстрой отправки существующего в сервисе документа новому

участнику документооборота:

По умолчанию отключена. Возможность недоступна, если отправка документов

заблокирована.

Подробнее см. раздел «Пересылка документов».

Обмен документами между подразделениями предприятия

Обеспечивает обмен документами, обладающими юридической силой, внутри

предприятия. При отправке документа можно выбрать нужное подразделение:

По умолчанию возможность включена. Недоступна, если отправка документов


Подробнее см. раздел «Отправка документов в другое подразделение предприятия».

Обмен документами с физическими лицами

Позволяет отправлять документы физическим лицам. Абоненты могут управлять обменом

с физическими лицами в настройках реквизитов организации с помощью флажка

Включен обмен с ФЛ.

Возможность недоступна, если отправка документов заблокирована.

http://www.synerdocs.ru/price





Введение

11

Перемещение документов

Предназначено для распределения входящей документации между подразделениями

организации:

По умолчанию возможность включена.

Подробнее см. раздел «Перемещение документов».

Отправка документа без ЭП

Позволяет отправить неформализованный документ без ЭП:

Если была запрошена подпись получателя, то после его подписания документ

возвращается на подписание отправителю.

По умолчанию возможность отключена. Недоступна, если отправка документов


Подробнее см. раздел «Отправка документов без подписи».

Согласование документов внутри организации

Позволяет пользователям, не обладающим электронными подписями, подтверждать свое

согласие или несогласие с содержанием документа:

По умолчанию возможность отключена.

Подробнее см. раздел «Согласование документов».

12


Подтверждение получения документа контрагентом

Абонент может отправить документ контрагенту с запросом подтверждения получения:

Без подтверждения получения контрагент не сможет просмотреть содержимое документа,

а также его подписать либо отказать в подписании, выгрузить, распечатать, переслать,

скачать файлы цепочки документооборота. До момента подтверждения получения

документ будет иметь статус Требуется УОП:


Электронный факторинг

Обеспечивает обмен документами с учетом факторинга. В этом случае при создании

формализованных документов указываются сведения о факторе, а в текст документов

добавляется уступочная надпись:


Для получения более подробной информации и подключения опций обратитесь в службу

поддержки Synerdocs.




Основные понятия

13


Like-ввод

Способ заполнения реквизитов, при котором в поле ввода указывается фрагмент

значения реквизита, например часть наименования. Результаты фильтруются в

соответствии с введенным фрагментом и отображаются в выпадающем списке.

Synerdocs

Система юридически значимого межкорпоративного документооборота, которая

позволяет обмениваться электронными документами между различными компаниями.

Документооборот

Процесс обмена документами в системе Synerdocs.

Неформализованный документ

Электронный документ, который нельзя отнести к одному из типов документов системы

обмена Synerdocs, и к которому не предъявляются требования и рекомендации

соблюдения определенного формата или такой формат не установлен.

Облачная электронная подпись (Облачная ЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП), созданная с использованием

закрытого ключа и СКЗИ, которые физически установлены на удаленном защищенном

сервере.

Основной документ

Документ, инициирующий документооборот. Например, электронный счет-фактура.

Оргструктура

Организационная структура предприятия, которая представляет собой совокупность

структурных подразделений, пользователей и связей между ними.

Подразделение

Элемент организационной структуры, например департамент, отдел, группа.

Промокод

Текстовая строка, при указании которой пользователь или его организация могут

получить бонус при работе в сервисе Synerdocs, например бесплатный обмен

документами с каким-либо контрагентом. Строка может состоять из русских или

английских букв, а также цифр, и иметь длину до 64 символов.

Простая ЭП

Электронная подпись, подтверждающая подписание документа конкретным лицом. Не

требует наличия сертификата ЭП. Может применяться для подписания любых

документов, кроме универсальных передаточных (УПД), универсальных

корректировочных (УКД) и служебных к ним.

14


Связанные документы

Электронные документы, связанные при отправлении через сервис Synerdocs.

Например, могут быть связаны два различных счета-фактуры или накладная с

неформализованным документом.

Сервис Synerdocs

Сервис межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными

документами.

Сертификат пользователя

Цифровой или бумажный документ, подтверждающий соответствие между открытым

ключом и информацией, идентифицирующей владельца ключа. Содержит информацию

о владельце ключа, сведения об открытом ключе, его назначении и области

применения, название центра сертификации и т.д.

Система обмена

Программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий юридическим и/или физическим

лицам, подключенным к данной системе, возможность обмена электронными

документами и сообщениями, в том числе с обеспечением юридической силы

электронных документов.

Служебный документ

Документ, в котором содержится дополнительная информация об основном документе.

Например, подтверждение даты отправки.

Cписок действующих контрагентов

Список контрагентов, с которыми организация ведет сотрудничество. Контрагент

добавляется в список после авторизации. Список действующих контрагентов

предназначен для облегчения поиска нужного получателя при отправке документов.

Усовершенствованная подпись

Электронная подпись документа, обеспечивающая:

доказательство момента подписания документа;

действительность сертификата на момент подписания;

отсутствие необходимости обращений к хранилищу сертификатов при проверке

подписи;

архивное хранение подписанных электронных документов.

Факторинговая компания (Фактор, Финансовый агент)

Сторона сделки, которая по договору финансирования под уступку денежного

требования передает денежные средства в счет денежного требования клиента

(кредитора) к третьему лицу (должнику). Денежное требование вытекает из

предоставленных клиентом товаров, выполнения им работ или оказания услуг третьему

лицу. Клиент уступает или обязуется уступить факторинговой компании это денежное

требование.


15

Формализованный документ

Электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в

соответствии с действующим законодательством.

Цепочка документооборота

Схема событий, происходящих при работе с документом, включая создание, получение

и отправку служебных документов.

Электронная подпись (ЭП)

Реквизит электронного документа, удостоверяющий автора подписи и гарантирующий

неизменность документа после его подписания.

16


Начало и завершение работы с веб-клиентом

В настоящей главе приведены сведения, необходимые для начала и завершения работы с

веб-клиентом системы Synerdocs:

Вход в Synerdocs

Выход из Synerdocs

Вход в Synerdocs

1. Зайдите на сайт одним из способов:

через веб-клиент client.synerdocs.ru;

по кнопке Войти на сайте www.synerdocs.ru.

2. Зарегистрируйтесь в сервисе, если вход выполняется впервые.

3. Пройдите аутентификацию, если уже зарегистрированы.

Регистрация в сервисе

Для работы в системе Synerdocs необходимо пройти регистрацию. Для этого на странице

аутентификации перейдите по ссылке Зарегистрироваться либо на сайте Synerdocs нажмите

на кнопку Подключиться.

Страница регистрации имеет вид:

https://identity.synerdocs.ru/login?signin=df31c081ed16df9e3836e1f2d31a6f98

http://www.synerdocs.ru/

https://identity.synerdocs.ru/login?signin=bdda6f7a0d78acc8e3e1a7ba48206259

https://identity.synerdocs.ru/login?signin=bdda6f7a0d78acc8e3e1a7ba48206259




17

Возможны варианты регистрации:

по сертификату – для полноценной работы в сервисе Synerdocs и получения доступа ко

всем возможностям, в том числе отправке, получению, подписанию документов,

обладающих юридической силой. Требуется наличие сертификата ЭП;

без сертификата – для работы в сервисе в тестовом режиме. Позволяет получать и

просматривать документы, обладающие юридической силой, и отправлять тестовые

документы. При данной регистрации необходимо указать только адрес электронной

почты, логин и пароль. Сертификат ЭП и выбор тарифа не требуются, поэтому вы можете

бесплатно ознакомиться с возможностями веб-клиента. Сертификат ЭП можно загрузить

позже, чтобы получить доступ ко всем возможностям.

Для удобства работы в сервисе предусмотрена автоматическая регистрация, если для

пользователя был выпущен сертификат облачной ЭП. В этом случае пользователю придет

письмо на адрес электронной почты с информацией о выпуске нового сертификата. Для

дальнейшей работы пользователю необходимо будет только указать пароль с

подтверждением по ссылке из письма. В результате:

в сервисе будет зарегистрирована новая организация. Отдельно проходить регистрацию

по сертификату или без него не требуется;

для организации будет создано подразделение, если оно было указано в заявке;

новый пользователь будет добавлен в подразделение, указанное в заявке, либо в

головное, если подразделение не указано;

новый сертификат облачной ЭП будет автоматически загружен в веб-клиент и доступен в

настройках профиля пользователя.

Если у вас возникли вопросы или предложения, для связи с менеджером Synerdocs нажмите

на кнопку Заказать звонок.

Если на рабочем месте еще не установлены необходимые для работы программы, нажмите

на кнопку Настроить рабочее место. Подробнее см. в документе «Synerdocs. Инструкция по

настройке рабочего места для ОС Windows», опубликована на сайте Synerdocs.

Для обращения за помощью к специалистам технической поддержки нажмите на кнопку

Техподдержка.

Если вы уже зарегистрированы, для перехода на страницу аутентификации нажмите на

кнопку Вход.

Регистрация по сертификату

1. На странице регистрации нажмите на кнопку По сертификату.

Если на рабочем месте не установлена или отключена программа КриптоПРО Browser

Plugin, откроется страница для настройки рабочего места. Настройка выполняется с

помощью мастера. Настройте рабочее место до регистрации, иначе перейдите по

ссылке Продолжить регистрацию без настройки, чтобы выполнить настройку

позднее.

2. Выберите сертификат из списка установленных сертификатов в личном хранилище и

нажмите на кнопку Продолжить, либо загрузите сертификат из файла. Файл

сертификата должен иметь расширение *.crt или *.cer.



18


Будет выполнена проверка сертификата. Возможные варианты:

сертификат не прошел проверку по одной из причин:

уже зарегистрирован в сервисе;

не соответствует требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ

«Об электронной подписи»;

содержит ошибки или не подходит для работы в сервисе по иным причинам.

Перейдите по ссылке Подробнее, чтобы открыть результаты проверки

сертификата.

В этом случае загрузите другой сертификат или закажите новый для прохождения

регистрации;

сертификат прошел проверку. Откроется страница данных организации, на

которой поля будут заполнены информацией из сертификата:

3. Убедитесь, что данные корректны. Если отображаемые данные неверны, вернитесь на

предыдущий шаг по кнопке Назад и укажите другой сертификат.

4. Если данные корректны, нажмите на кнопку Продолжить. Откроется страница

заполнения данных. Часть полей уже будет заполнена.

5. Заполните оставшиеся поля:

КПП. Указывается только для юридических лиц;

Код ИФНС. Номер подразделения инспекции федеральной налоговой службы, в

которой Вы состоите на учете. Указывается только для юридических лиц и

индивидуальных предпринимателей. Состоит из четырех цифр, может совпадать с

первыми четырьмя цифрами КПП;

Телефон. Номер телефона для связи;


19

Логин. Логин пользователя в сервисе;

Пароль. Пароль пользователя. Должен содержать не менее 8 символов;

Подтверждение пароля. Проверка корректности введенного пароля. Должен

совпадать со значением, указанным в поле Пароль;

Промокод. Промокод для получения некоторого бонуса при работе в сервисе

Synerdocs. Высылается организацией, проводящей промоакцию, или оператором

сервиса. Поле необязательно для заполнения.

Примечание

Если поле заполнено некорректно, то оно будет подсвечено красным цветом с указанием ошибки,

например «Пароли не совпадают».

6. Ознакомьтесь с Правилами работы в Synerdocs и Лицензионным договором

(публичная оферта) с помощью соответствующих ссылок.

7. Нажмите на кнопку Начать работу. Если для регистрации был выбран сертификат

облачной ЭП, откроется сообщение о необходимости авторизации в облачном

сервисе. Нажмите на кнопку Получить код авторизации, затем введите код,

полученный на мобильный телефон.

В результате организация будет зарегистрирована в сервисе и от ее имени автоматически

отправится заявление об участии в ЭДО счетов-фактур. Также будут заполнены реквизиты

организации. Подробнее см. разделы «Добавление пользователя» и «Редактирование

реквизитов организации».

После успешной регистрации:

на странице веб-клиента запустится презентация для знакомства с интерфейсом

Synerdocs. Ознакомьтесь с представленной информацией, переходя к следующему шагу

презентации с помощью кнопки Далее. На завершающем шаге презентации нажмите на

кнопку Завершить;

откроется сообщение о выборе тарифа. Если вы только получаете документы в веб-

клиенте или у вас есть промокод, позволяющий отправлять исходящие документы, то

выбор тарифа необязателен. В обратном случае нажмите на кнопку Выбрать тариф,

чтобы ознакомиться со списком всех тарифов и заказать подходящий.




20


Регистрация без сертификата

1. На странице регистрации нажмите на кнопку Без сертификата. Откроется страница

заполнения данных:

2. Заполните поля:

E-mail. Адрес электронной почты лица, для которого настраивается тестовый

доступ;

Логин пользователя в сервисе;

Пароль пользователя. Должен содержать не менее 8 символов;


В дальнейшем пользователь сможет проходить аутентификацию по указанным логину и паролю.

Подтверждение пароля. Проверка корректности введенного пароля. Должен

совпадать со значением, указанным в поле Пароль.


Если поле заполнено некорректно, то оно будет подсвечено красным цветом с указанием ошибки,

например «Пароли не совпадают».

Промокод для получения некоторого бонуса при работе в сервисе Synerdocs.

Высылается организацией, проводящей промоакцию, или оператором сервиса.

Поле не обязательно для заполнения.

3. Ознакомьтесь с Правилами работы в Synerdocs и Лицензионным договором

(публичная оферта), перейдя по соответствующим ссылкам.

4. Если согласны с правилами и договором, нажмите на кнопку Начать работу, чтобы


21

выполнить вход и приступить к работе в Synerdocs.

На странице веб-клиента запустится презентация для знакомства с интерфейсом Synerdocs.

Ознакомьтесь с представленной информацией, переходя к следующему шагу презентации с

помощью кнопки Далее. На завершающем шаге презентации нажмите на кнопку

Завершить.

В результате:

организация будет зарегистрирована в сервисе со статусом Тестовый. Подробнее о

статусах см. в разделе «Статусы контрагентов»;

организация сможет получать и просматривать от контрагентов документы, обладающие

юридической силой;

организации будет автоматически выдан тестовый сертификат ЭП, позволяющий

подписывать документы и отправлять их другим тестовым абонентам;


Документы, подписанные тестовым сертификатом ЭП, не обладают юридической силой.

в списках входящих документов, действующих контрагентов и входящих приглашений

появятся демонстрационные записи.

В дальнейшем абонент в любой момент может зарегистрироваться для полноценной

работы. Для этого необходимо загрузить сертификат ЭП. Подробнее см. раздел «Настройка

профиля пользователя».

Аутентификация

Возможны следующие способы аутентификации:

по паролю – необходимо ввести логин и пароль. Если у пользователя нет сертификата,

установленного локально и зарегистрированного в сервисе Synerdocs, либо облачного

сертификата в сервисе, то ему будут недоступны подписание и отправка документов;

по сертификату – при входе необходимо выбрать один из сертификатов, предварительно

установленных на компьютере. При данном способе аутентификации пользователь

может выполнять все действия, предоставляемые веб-клиентом Synerdocs.

При необходимости пользователи могут восстановить пароль для входа в Synerdocs.

В случае выпуска нового сертификата облачной ЭП система автоматически добавит его, если

сертификата еще нет, либо заменит тестовый или устаревший сертификат на новый сразу

после входа в веб-клиент. Если используемый сертификат еще действующий, система

предложит его заменить. Вам будут доступны действия:

отклонить замену сертификата – в работе будет использоваться прежний сертификат. Он

будет автоматически заменен на новый в момент истечения срока действия;

заменить сертификат – в работе будет использоваться новый сертификат облачной ЭП.

22


По паролю

1. Откройте браузер и перейдите на сайт веб-клиента. Откроется страница

«Аутентификация»:

2. На закладке «По паролю» введите логин либо адрес электронной почты и пароль.

3. Нажмите на кнопку Войти.

В результате откроется страница веб-клиента Synerdocs.

По сертификату

1. Откройте браузер и перейдите на сайт веб-клиента. Откроется страница

«Аутентификация».

2. Перейдите на закладку «По сертификату».

Если рабочее место не настроено, например, не установлен КриптоПро ЭЦП Browser

Plug-in или нет подходящих сертификатов, выполните настройку с помощью мастера.

Если рабочее место готово, на вкладке отобразятся сертификаты, для которых

одновременно выполнены условия:

установлены на рабочем месте пользователя;

доступны через программу КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in;

зарегистрированы в сервисе.

https://identity.synerdocs.ru





23


Сертификаты облачной ЭП также отображаются на закладке и имеют отметку «Облачный сертификат ЗАО

«Калуга Астрал».

3. Выберите сертификат и нажмите на кнопку Войти.

В случае выбора сертификата облачной ЭП будет запрошено подтверждение отправки

СМС с кодом авторизации на мобильный телефон. Подтвердите отправку и введите

полученный код.



В целях безопасности через сутки непрерывной работы в сервисе необходима повторная аутентификация.

Подробнее см. раздел «Выход из Synerdocs».

24


Восстановление пароля

1. На странице аутентификации перейдите по ссылке Забыли пароль?. Откроется окно

«Восстановление пароля»:

2. Введите логин или адрес электронной почты, зарегистрированный в сервисе.

3. Нажмите на кнопку Отправить. На адрес электронной почты, указанный в поле E-mail

или привязанный к указанному логину, будет отправлено письмо со ссылкой для

смены пароля.


25

4. Перейдите по ссылке, полученной в письме. Откроется окно «Смена пароля»:

5. В поля Пароль и Подтверждение пароля введите новый пароль.

6. Нажмите на кнопку Изменить.


Выход из Synerdocs

Чтобы выйти из веб-клиента Synerdocs, в меню пользователя выберите пункт Выход:

В результате текущий сеанс работы завершится.

Если закрыть все окна браузера, то текущий сеанс работы завершится только через сутки.

После автоматического завершения сеанса при обращении пользователя к веб-клиенту

откроется страница входа.

Автоматическое завершение сеанса работы происходит один раз в сутки.

26


Интерфейс веб-клиента

Веб-клиент является основным инструментом работы пользователей и служит для доступа к

объектам и разделам сервиса Synerdocs. Страница веб-клиента открывается автоматически

после входа в систему.

Структура веб-клиента:

Строка поиска документов позволяет осуществлять поиск документов по всем разделам

сервиса по названию и по содержимому.

Меню пользователя содержит пункты:

Список организаций. Предназначен для отображения организаций, от имени которых

возможна работа, и их сертификатов. Содержит ссылки на страницы редактирования

информации о пользователях, оргструктуре и профиле организации. Для смены текущего

сертификата, например при подписании документа от лица другой организации,

необходимо повторно выполнить вход в сервис Synerdocs;

Профиль. Предназначен для отображения и настройки данных о текущем пользователе;

Выход. Предназначен для выхода из сервиса Synerdocs и перехода на страницу

аутентификации.

Кнопка Запустить введение предназначена для запуска презентации об интерфейсе

веб-клиента Synerdocs. При первом входе в веб-клиент презентация запустится

автоматически.

Кнопка Отправить документ предназначена для отправки документов. При нажатии на

кнопку откроется страница, в которой необходимо указать получателя и прикрепить

отправляемые документы. Подробнее см. раздел «Отправка документов».

Панель инструментов содержит кнопки для выполнения основных действий в веб-клиенте.

Состав кнопок на панели инструментов зависит от выбранного раздела.

Боковая панель предоставляет возможность перехода к разделам сервиса:

«Входящие» – список документов, полученных от контрагентов;

«Исходящие» – список документов, отправленных контрагентам;


27

«Внутренние» – список внутренних документов. Обмен внутренними документами

осуществляется между подразделениями или филиалами предприятия;

«К отправке» – список документов, которые не были отправлены, но сохранены в

сервисе;

«События» – события, происходящие в сервисе;

«Контрагенты» – список контрагентов, с которыми доступен обмен документами;

«Настройки» – настройки профиля пользователя, пользователей сервиса, оргструктуры,

реквизитов и промокодов организации.


При работе с несколькими организациями настройки Пользователи, Оргструктура и Реквизиты будут

сгруппированы по организациям.

«Справка» – вызов руководства пользователя Synerdocs;

«Связаться с нами» – формирование письма с пожеланием или вопросом команде

Synerdocs.

Область содержимого раздела предназначена для отображения элементов текущего

раздела.

Для ввода данных используются различные поля. Подробнее см. раздел «Внешний вид

полей и способы их заполнения».

Внешний вид полей и способы их заполнения

В интерфейсе веб-клиента Synerdocs используются поля:

Внешний вид поля Допустимые значения

Поле В зависимости от назначения поля используются

буквы и/или цифры

Поле «Кому» – заполнение получателей В поле можно выбрать несколько значений

Выпадающий список

Может иметь один из типов:

В поле можно выбрать одно значение

Дата Дата в формате «dd.mm.yyyy»

Флажок

- флажок не установлен

- флажок установлен

Флажок может быть либо установлен, либо нет

Ползунок

- ползунок установлен в положение Да

- ползунок установлен в положение

Одно из возможных положений

28


Внешний вид поля Допустимые значения

Нет

Группа переключателей

- переключатель 1

- переключатель 2

Одно из возможных значений

Псевдоссылка

Текст 1 – признак 1 учитывается

Текст 2 – признак 2 не учитывается

Текст 3 – признак 3 не учитывается

Текст 4 – признак 4 учитывается

Одно или несколько возможных значений

Поле «Кому» – заполнение получателей

В данном разделе приводится описание поля Кому, в котором указываются получатели и их

подразделения при отправке документа. Если получатель не является абонентом Synerdocs,

то вместо подразделения отображается наименование оператора.

В поле автоматически подставляется контрагент и подразделение, указанные при последней

отправке, если установлен флажок Автозаполнение получателей в настройках профиля

пользователя. При необходимости их можно удалить. Чтобы заполнить пустое поле или

дополнить уже указанный список получателей, воспользуйтесь одним из способов:

перейдите по ссылке Кому. Откроется окно «Выбор получателей» со списком

действующих контрагентов, в который могут входить:

абоненты Synerdocs: активные, тестовые, неактивные;

абоненты других операторов, доступные для обмена.

Выберите получателей. Для получателей с настроенной оргструктурой укажите

подразделение, затем нажмите на кнопку Подтвердить.

Если нужных контрагентов в списке нет, загрузите их по кнопке Загрузить список. В

списке можно указать как зарегистрированных, так и не зарегистрированных в сервисе

контрагентов. Подробнее см. раздел «Отправка документов незарегистрированному

контрагенту»;

с помощью like-ввода, путем ввода фрагмента наименования, номера ИНН, КПП или

адреса электронной почты контрагента. Если в выпадающем списке нужного контрагента

нет, значит он не зарегистрирован в сервисе. Для отправки документов такому

контрагенту необходимо добавить его в список неактивных абонентов.

При нажатии в поле на имя получателя появляется всплывающая подсказка, содержащая:

ссылку на подразделение, если настроена оргструктура, либо наименование оператора,

если получатель не является абонентом Synerdocs. Для физических лиц ссылка отсутствует;

тип абонента. Возможные значения: Юридическое лицо, Индивидуальный

предприниматель, Физическое лицо;

номер ИНН;

номер КПП;

статус контрагента в сервисе;

признаки принятия Правил работы в Synerdocs и Регламента обмена СФ;


29

Email – для неактивных абонентов.

Пример подсказки:

Получатели с настроенной оргструктурой обозначаются значком .


Различают несколько типов выпадающего списка.


Чтобы заполнить или изменить значение поля:

1. Укажите значение одним из способов:

начните вводить фрагмент значения. Отобразится список элементов, в которых

содержится указанное значение;

нажмите на кнопку . Откроется список из 10 возможных значений.


Если в поле указывается контрагент, при первом способе в начале списка будут отображены контрагенты из

списка активных, а затем зарегистрированные в сервисе организации, попавшие в список случайным

образом.

2. Выберите нужное значение из списка.



1. Установите курсор в области поля. Откроется список возможных значений.




1. Укажите значение одним из способов:

нажмите на кнопку , расположенную в правой части поля ввода. Откроется

список возможных значений.

введите часть значения в поле ввода. В выпадающем списке будут предложены

варианты заполнения поля согласно like-поиску.


30


Дата

Чтобы заполнить или изменить значение даты:

1. Нажмите на кнопку , расположенную в правой части поля ввода. Откроется

календарь:

2. Выберите нужный месяц. Для перехода к другому месяцу используйте стрелки или

.

3. Выделите нужное число, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

В результате в поле ввода подставится выбранная дата в формате «dd.mm.yyyy».

Псевдоссылка

Укажите или измените значение признака одним из способов:

щелкните по псевдоссылке. Черный цвет текста изменится на серый, например,

. Значение псевдоссылки, указанное в тексте, не будет учитываться в качестве признака;

щелкните по псевдоссылке. Серый цвет текста изменится на черный, например,

. Значение псевдоссылки, указанное в тексте, будет учитываться в качестве

признака.

Документы

31

Документы

В системе Synerdocs документ имеет карточку и содержимое. В карточке хранятся значения

основных реквизитов, например наименование документа, дата отправки, отправитель,

получатель. Содержимое документа может быть представлено любой текстовой, графической

или аудиоинформацией в формате того приложения-редактора, в котором оно было

создано.

У каждого документа в системе Synerdocs есть статус. Статус информирует пользователя о

стадии документооборота, на которой находится документ.

Для работы с документами в веб-клиенте предназначены разделы «Входящие»,

«Исходящие», «Внутренние» и «К отправке».

Документы можно отправлять разным категориям получателей.

При отправке документ можно загрузить или создать новый.

Для предприятий с настроенной оргструктурой существует возможность перемещения

документов между подразделениями.

Пользователи веб-клиента могут согласовывать документы внутри организации.

Для документов, действие которых необходимо отменить либо опровергнуть факты,

изложенные в них, предусмотрено аннулирование.

Во всех разделах сервиса документы можно искать по наименованию и содержимому, либо

по реквизитам.

Документы можно выгрузить в архив с электронными подписями и служебными

документами. Например, для предоставления в контролирующие органы.

Для информирования пользователей о необходимости выполнения действий над

документами предназначены напоминания.

Карточка документа

В карточке отображаются значения основных реквизитов документа, например,

наименование, дата отправки.

Чтобы открыть карточку документа, нажмите на его название в списке.

Если отправитель запросил подтверждение получения, то просмотр содержимого и

скачивание входящего документа будет недоступно, пока не подтверждено получение. Чтобы

подтвердить получение, в окне предупреждения нажмите на кнопку Подтвердить.


Подтверждение получения документа доступно только для пользователей, вошедших по сертификату. Если

пользователь вошел по логину и паролю, то при попытке подтверждения будет появляться предупреждение

о необходимости аутентификации по сертификату.

32


Карточка документа имеет вид:

В верхней части карточки отображается наименование документа. При переходе по ссылке

на наименовании выполняется скачивание документа.

Ниже располагается область предварительного просмотра. Содержимое документа доступно

только для чтения. Предпросмотр доступен для формализованных и неформализованных

документов в форматах ODS, XLS, XLSB, XLSM, XLSX, DOC, DOCM, DOCX, DOT, DOTM, DOTX,

ODT, PDF, TXT, JPG, PNG, GIF.

Если выплаты по документу осуществляются с использованием факторинга, т.е. отправитель

указал в документе информацию о факторе, то в текст формализованных документов

добавляется уступочная надпись, содержащая сведения о факторе.

Факторинговая компания (Фактор, Финансовый агент)

Сторона сделки, которая по договору финансирования под уступку денежного

требования передает денежные средства в счет денежного требования клиента

(кредитора) к третьему лицу (должнику). Денежное требование вытекает из

предоставленных клиентом товаров, выполнения им работ или оказания услуг третьему

лицу. Клиент уступает или обязуется уступить факторинговой компании это денежное

требование.


Для товарных накладных уступочная надпись передается в виде текста, для счетов-фактур формируется на

основе передаваемых шаблона и реквизитов.

Документы

33

Пример уступочной надписи:


В область предварительного просмотра и на печатную форму актов выполненных работ кроме основной

информации добавляется информация о доверенности, указанная при подписании акта.

Чтобы увеличить область предварительного просмотра, нажмите на кнопку развернуть

на весь экран.

Справа отображается:

информация об отправке без подписи – только для неформализованных документов,

отправленных без подписи:

Сформирован. Наименование организации и подразделения отправителя,

создавшего документ;

Получатель. Наименование организации и подразделения получателя, которому

документ отправлен без подписи;

Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ. К основному

статусу добавляется дополнительный статус Подготовлено вами. Подробнее см.

раздел «Статусы документов»;

информация об отправке:

Отправитель. Наименование организации и подразделения отправителя;

Получатель. Наименование организации и подразделения получателя.

Если неформализованный документ был отправлен нескольким контрагентам, они

отобразятся в виде списка;

Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ;

информация о пересылке – только для пересланных документов:

Переслан. Наименование организации и подразделения абонента, выполнившего

пересылку документа;

Получатель. Наименование организации и подразделения получателя.

Если неформализованный документ был переслан нескольким контрагентам, они

отобразятся в виде списка;

Статус. Стадия документооборота, на которой находится документ в рамках

пересылки.

Если документ был переслан несколько раз, информация отображается о каждой

пересылке;

34


история работы с документом: информация о подписании, отказе в подписании,

отправке, пересылке документа, перемещении в другое подразделение, согласовании или

отказе в согласовании внутри организации, аннулировании документа, результате

доставки через роуминг, а также указанные в процессе работы с документом

комментарии. Например, комментарий, указанный при отказе в подписании, имеет вид:

Если документ был подписан простой ЭП, это будет также отображено в истории работы с

документом, например:


Если абонент не является абонентом Synerdocs, то в соответствующих полях вместо подразделения будет

отображаться название оператора.

Кнопка Регламентные документы предназначена для просмотра цепочки

документооборота, содержащей действия, совершенные в процессе обмена документами,

подписи и служебные документы. Подробнее см. раздел «Цепочка документооборота».

При экспорте всех файлов из цепочки документооборота происходит формирование архива

документов, подписей и информационной квитанции документооборота. Подробнее см.

раздел «Информационная квитанция о документе».

В области «Связанные документы» отображаются документы, связанные с текущим.

Подробнее см. раздел «Связывание документов».

На панели инструментов расположены кнопки:

Кнопка Описание Условие доступности

Переслать Переслать документ другим

контрагентам. Подробнее см. раздел

«Пересылка документов». Кнопка

отображается, если подключена

возможность пересылки документов.

Для подключения возможности

обратитесь в службу поддержки

Synerdocs

Для входящих документов:

подтверждено получение

документа, если оно было

запрошено отправителем

Печать Получить печатную форму

формализованного документа или

информационной квитанции о

неформализованном документе.

На формализованные документы и

неформализованные в формате PDF

ставится штамп, содержащий:

ИД оригинала документа в сервисе;

список организаций, от имени

которых был подписан документ ЭП;

факт подписания документа

квалифицированной или простой

ЭП;



документа, если оно


Документы

35


сведения о сертификате ЭП или о

простой ЭП

Скачать Сохранить документ локально Для входящих документов:




Подписать Подписать документы. Подробнее см.

раздел «Подписание документов»

Одновременно выполнены

условия:



запрошено отправителем;

статус документа Требуется

подпись

Отказать Отказать в подписи документа Одновременно выполнены

условия:



запрошено отправителем;

статус документов Требуется

подпись, либо Выставлен

для счетов-фактур

Отправить уточнение Отправить контрагенту уточнение по

документу. В выпадающем списке

содержатся пункты:

Создать исправление;

Создать корректировку;

Загрузить из файла.

Подробнее см. раздел «Создание

исправления или корректировки

документа»

Доступно для исходящих

документов о передаче

товаров, документов о

передаче результатов работ, а

также универсальных

передаточных документов,

для которых еще не было

создано исправление.

Пункт Создать

корректировку доступен

только для исходных и

исправленных универсальных

передаточных документов

Подтвердить

получение документа

Подтвердить получение документа Для документа запрошено

подтверждение получения.

До подтверждения получения

другие кнопки недоступны

Ответить Отправить документ контрагенту, с

которым осуществляется

документооборот по текущему

документу. Текущий документ

автоматически подставится в список

связанных с отправляемым





Переместить Переместить документ в другое

подразделение предприятия.

Подробнее см. раздел «Перемещение

документов». Кнопка отображается,

если в оргструктуре предприятия

настроено два и более подразделений

Всегда

36



Аннулировать Аннулировать документ. Подробнее

см. раздел «Аннулирование

документов»


статус Подписан, либо

Выставлен для счетов-фактур.

Для исходящих документов:

статус, отличный от Отказано

Согласовать Подтвердить согласие с документом. В

выпадающем списке содержатся

пункты:

Согласовать – документ примет

дополнительный статус

Согласовано, если никто из

согласующих ранее не отказал в

согласовании;

Отказать в согласовании –

документ примет дополнительный

статус Отказано в согласовании.

Подробнее см. раздел «Согласование

документов».

Кнопка отображается, если

подключена возможность

согласования документов. Для

подключения возможности обратитесь

в службу поддержки Synerdocs

Всегда


При изменении документа, сертификата электронной подписи или автора электронной подписи в карточке

документа появится предупреждение «Подпись не соответствует документу». В этом случае необходимо

обратиться в службу поддержки Synerdocs.

Документы

37



Схема событий, происходящих при работе с документом, включая создание, получение

и отправку служебных документов.

Цепочку документооборота можно открыть из карточки документа по кнопке Регламентные

документы.

Наименование документа в окне цепочки документооборота является ссылкой. Чтобы

скачать документ, перейдите по соответствующей ссылке.


Для товарной накладной и акта об установленном расхождении в цепочке документооборота отображается

также ссылка для открытия акта об установленном расхождении, созданного при их подписании.

Чтобы получить информацию о сертификате подписи, перейдите по соответствующей ссылке

в поле Подписал.

Если документооборот по документу не завершен, цепочка будет содержать причину,

например, не получена подпись или не отправлен титул заказчика.

38


В окне цепочки документооборота неформализованного документа, одновременно

отправленного нескольким контрагентам, отображается ссылка Извещения о получении.

При переходе по ссылке открывается список извещений о получении документа от всех

получателей:


Извещения о получении сортируются по дате не зависимо от дат других документов в цепочке

документооборота.

Кнопка Скачать все файлы с подписями предназначена для сохранения локально всех

файлов цепочки документооборота с электронными подписями. При нажатии на кнопку

открывается окно загрузки архива. Архив содержит:

документ;

папку с электронными подписями;

папку со служебными документами;

информационную квитанцию о документе с ЭП в формате P7S;

информационную квитанцию о документе в формате PDF.

Скачивание файлов цепочки документооборота недоступно, если для входящего документа

не подтверждено получение, запрошенное контрагентом. В этом случае кнопка Скачать все

файлы с подписями не отображается.

Документы

39

Информационная квитанция о документе

Информационная квитанция о документе формируется при экспорте файлов цепочки

документооборота. Она представляет собой структурированный документ в формате PDF,

состоящий из набора полей и описывающий состояние и статус документа в сервисе

Synerdocs.

Информационная квитанция подтверждает:

наличие оригинала электронного документа или файла в сервисе Synerdocs на указанную

дату;

уникальность идентификатора электронного документа в сервисе Synerdocs;

дату и время отправки документа или файла в рамках документооборота в сервисе

Synerdocs;

наименование и учетные данные контрагентов, участвовавших в документообороте по

указанному в квитанции документу в сервисе Synerdocs;

наличие электронных подписей под документом и их тип.

Сведения об электронной подписи

В карточке документа можно открыть детальные сведения об электронных подписях,

которые были поставлены на документ в процессе работы с ним.

Чтобы посмотреть сведения о подписи:

1. Откройте цепочку документооборота.

40


2. Перейдите по ссылке с именем владельца ЭП.

Откроется окно «Сведения об электронной подписи». Для усиленной ЭП окно содержит

закладки:

Сертификат ЭП

Путь сертификации

Для простой ЭП в окне отображаются ее реквизиты.

Сертификат ЭП

Закладка предназначена для просмотра информация о сертификате электронной подписи.

На закладке отображается:

статус ЭП;

владелец сертификата и данные его организации;

издатель сертификата и данные его организации;

время и серийный номер штампа времени.

При переходе по ссылке Оператор службы штампов времени на компьютер пользователя

загружается сертификат службы штампов времени.

Документы

41

Путь сертификации

Закладка предназначена для просмотра пути сертификации от сертификата, с помощью

которого был подписан документ, до Головного удостоверяющего центра.

На закладке отображается:

весь путь сертификации, который содержит ссылки на сертификаты. При переходе по

ссылке сертификат загружается на компьютер пользователя;

ссылка Скачать усовершенствованную подпись. Отображается, если

усовершенствованная подпись готова.

42


Реквизиты простой ЭП

Закладка предназначена для просмотра реквизитов простой ЭП.

На закладке отображаются:

статус и ИД подписи;

дата подписания документа;

сведения об организации, от имени которой был подписан документ;

сведения о подписанте;

комментарий, при наличии.

Статусы документов

Статус документа информирует пользователя, на какой стадии документооборота находится

документ. Статусы зависят от вида документа и формируются системой Synerdocs

автоматически.

Почти все статусы являются внешними, т.е. отображаются для всех участников

документооборота.

Некоторые статусы являются внутренними: отображаются только для сотрудников внутри

предприятия и не зависят от выполняемых действий над документом со стороны других

участников документооборота. Внутренние статусы являются дополнительными и одинаковы

для всех документов независимо от типа. К ним относятся:

Согласовано – документ согласован всеми пользователями, участвующими в


Документы

43

Отказано в согласовании – хотя бы один из пользователей отказал в согласовании

документа;

Перемещен – документ перемещен из другого подразделения предприятия в текущее.

Ниже в таблицах перечислены внешние статусы.

Документы следующих типов:

акты;

накладные;

документы о передаче товаров (ДПТ);

документы о передаче результатов работ (ДПРР);

универсальные передаточные документы (УПД) с функцией СЧФДОП или ДОП, у которых

требуется подпись;

неформализованные документы, отправленные одному контрагенту

могут иметь статусы:

Входящие Исходящие

Основные статусы

Требуется подпись – отправитель документа

запросил подпись

Ожидается подпись – документ отправлен

получателю на подписание, но еще им не

подписан

Требуется УОП – отправитель документа

запросил подтверждение получения

Ожидается УОП – документ отправлен

получателю с запросом подтверждения

получения, и получение еще не подтверждено

Подписан – документ подписан Подписан – документ подписан получателем

Отказано – отказано в подписании документа Отказано – получатель отказал в подписании

документа

Подпись не требуется – документ не требует

подписания. Используется только для документов

о передаче результатов работ (ДПРР) и

неформализованных документов

Подпись не требуется – документ отправлен

получателю без запроса подписания.

Используется только для документов о передаче

результатов работ (ДПРР) и неформализованных

документов

Аннулирован – документ аннулирован и

зафиксированные договоренности отменены

Аннулирован – документ аннулирован и

зафиксированные договоренности отменены

Дополнительные статусы

Подготовлено вами – используется только для входящих неформализованных документов,

последовательно прошедших этапы:

1. Изначально подготовлены в нашей организации.

2. Отправлены контрагенту без подписи, но с запросом подписания.

3. Подписаны контрагентом и автоматически вернулись с запросом подписания отправителю

Без подписи – документ отправлен без подписи. Используется только для неформализованных

документов

Подписан с учетом Акта об установленном расхождении – документ подписан, но создан акт об

установленном расхождении. Используется только для накладных и актов об установленном

расхождении

Ожидается аннулирование – для документа отправлено соглашение об аннулировании, и ожидается

44



ответ от контрагента

Требуется аннулирование – контрагент прислал соглашение об аннулировании документа, которое

необходимо подписать либо отказать в подписании

Документы следующих типов:

счета-фактуры;

универсальные передаточные документы (УПД) с функцией СЧФ;

универсальные передаточные документы (УПД) с функцией СЧФДОП или ДОП, у которых

не требуется подпись

могут иметь статусы:

основные:

Отправлен – документ отправлен, и служебные документы еще не подписаны

контрагентом;

Выставлен – все необходимые служебные документы подписаны, и

документооборот по данному документу завершен;

Нарушен регламент – регламент обмена электронными счетами-фактурами не

соблюден. В этом случае необходимо отправить контрагенту оригинал документа в

бумажном виде;

Аннулирован – документ аннулирован и зафиксированные договоренности

отменены;

дополнительные:

Откорректирован – для документа создан корректировочный документ;

Исправлен – для документа создан исправленный документ;

Запрошено уточнение – документ выставлен, но запрошено уведомление об

уточнении;

Ожидается аннулирование – для документа отправлено соглашение об

аннулировании, и ожидается ответ от контрагента;

Требуется аннулирование – контрагент прислал соглашение об аннулировании

документа, которое необходимо подписать либо отказать в подписании.

Неформализованные документы, одновременно отправленные нескольким контрагентам,

могут иметь один из статусов:


Требуется подпись – отправитель документа

запросил подпись

Ожидаются подписи – документ отправлен на

подписание и еще не подписан ни одним из

получателей

Требуется УОП – отправитель документа

запросил подтверждение получения

Ожидается УОП – документ отправлен с

запросом подтверждения получения и еще не все

получатели подтвердили получение

Подписан <M> из <N> – количество

контрагентов, подписавших документ (включая

текущего контрагента) и общее число

Подписан <M> из <N> – количество

контрагентов, подписавших документ и общее

число контрагентов, которым он был отправлен

Документы

45


контрагентов, которым он был отправлен

Отказано – отказано в подписании документа

текущим абонентом либо одним или несколькими

из других получателей

Отказано – один или несколько получателей

отказали в подписании документа

Подписан всеми – документ подписан всеми

получателями, которым он был отправлен

Подписан всеми – документ подписан всеми

получателями, которым он был отправлен

Подпись не требуется – документ не требует

подписания

Подпись не требуется – документ отправлен

получателям без запроса подписания

Входящие документы

Раздел предназначен для отображения списка документов, полученных от контрагентов.

Для каждого документа в списке указывается:

Отправитель. � Наименование организации и подразделения отправителя, а также

подразделение получателя, в которое был отправлен документ.

Если отправитель не является абонентом Synerdocs, то вместо подразделения

отправителя отображается название оператора.

Если документ неформализованный и был отправлен одновременно нескольким

контрагентам, отображается количество получателей в виде ссылки. При переходе по

ссылке открывается окно со списком всех получателей;

Наименование документа. Наименование документа;

Сумма. Стоимость товаров (услуг) по документу и сумма НДС;

Статус. Статус документа в сервисе;

Дата. Дата и время получения документа.

46




Подписать Подписать выбранные документы.

Подробнее см. раздел

«Подписание документов»

Одновременно выполнены условия:

выбран один или несколько

документов в списке;

статус документа Требуется подпись.

Подпись будет автоматически

преобразована до формата

усовершенствованной

Отказать Отказать в подписи документа Одновременно выполнены условия:



статус документа Требуется подпись,

либо Выставлен для счетов-фактур

Аннулировать Аннулировать документ.


«Аннулирование документов»




статус документа Подписан, либо

Выставлен для счетов-фактур

Выгрузить Выгрузить выбранные документы с

электронными подписями и

служебными документами или без

них. Подробнее см. раздел

«Выгрузка документов»




подтверждено получение выбранного

документа, если оно было запрошено

отправителем

Переслать Переслать выбранные документы

другим контрагентам. Подробнее

см. раздел «Пересылка

документов». Кнопка

отображается, если подключена

возможность пересылки

документов. Для подключения

возможности обратитесь в службу

поддержки Synerdocs




подтверждено получение выбранного

документа, если оно было запрошено

отправителем

Переместить Переместить выбранные

документы в другое подразделение

предприятия. Подробнее см.

раздел «Перемещение

документов». Кнопка

отображается, если в оргструктуре

предприятия настроено два и

более подразделений

Выбран один или несколько документов

в списке

Согласовать Подтвердить согласие с

документом. В выпадающем списке

содержатся пункты:

Согласовать – документ

примет дополнительный статус

Согласовано, если никто из

согласующих ранее не отказал в



документ примет


в списке

Документы

47


дополнительный статус Отказано

в согласовании.


«Согласование документов».

Кнопка отображается, если

подключена возможность

согласования документов. Для

подключения возможности


Synerdocs

Прочитано Пометить документы как

прочитанные. Кнопка

располагается в выпадающем

списке Еще


в списке

Не прочитано Пометить документы как

непрочитанные. Кнопка

располагается в выпадающем

списке Еще


в списке

Удалить Удалить документы из списка

входящих. Кнопка располагается в

выпадающем списке Еще


в списке

Фильтр Найти документ по реквизитам.

Подробнее см. раздел «Поиск

документа по реквизитам»

Всегда

Если для документа было запрошено подтверждение получения, то для него в

соответствующей строке списка входящих документов будет доступна кнопка Подтвердить

получение.

Подписание документов

В системе Synerdocs предусмотрено подписание электронной подписью входящих

документов, для которых одновременно выполнены условия:

имеют статус Требуется подпись;

подтверждено получение документов, если оно запрошено отправителем.

Для подписания документов необходим квалифицированный сертификат ЭП. Сертификат

может быть:

обычным – устанавливается на компьютер пользователя. Если сертификат не загружен в

сервис и отсутствует облачный сертификат ЭП, то появится предупреждение о

необходимости его загрузки на странице профиля пользователя. Без загрузки

сертификата подписание будет недоступно;

облачным – не требует установки сертификата и других настроек рабочего места

пользователя. При подписании выполняется подтверждение через мобильный телефон.

При истечении сессии в облачном сервисе код, указанный ранее, станет неактуальным. В

этом случае будет повторно запрошено подтверждение отправки СМС с кодом на

мобильный телефон. Подтвердите отправку и введите вновь полученный код.

48



Подписание документов с использованием облачной ЭП доступно даже в случае аутентификации по логину и

паролю.

Порядок подписания некоторых типов документов аналогичен, поэтому их можно разделить

на группы:

акты выполненных работ и товарные накладные

универсальные передаточные документы, универсальные корректировочные документы,

документы о передаче товаров, документы о передаче результатов работ (услуг)

неформализованные документы


По входящим документам о передаче товаров подпись требуется всегда.

После подписания сформированные служебные документы отправляются контрагенту, и

подпись автоматически преобразовывается до формата усовершенствованной. При

необходимости усовершенствованную подпись можно скачать для подтверждения ее

подлинности на момент подписания.

Подписание акта и товарной накладной

Порядок подписания акта аналогичен порядку подписания накладной. В данном разделе

рассматривается порядок подписания на примере накладной.

Чтобы подписать товарную накладную:

1. В разделе «Входящие» выберите нужную накладную и нажмите на кнопку

Подписать. Откроется подтверждение подписания документа, в котором будет указан

используемый сертификат.

2. Нажмите на кнопку Да. Откроется окно «Подписание товарной накладной».

3. В группе полей «Груз получил» будут автоматически указаны данные работника, от

Документы

49

имени которого подписывается документ. При необходимости измените значения

полей.

4. Если нужно указать данные работника, который принял груз, то перейдите по ссылке

Заполнить. Откроется группа полей «Груз принял».

5. Если груз принял и получил один работник, то установите флажок Совпадает с

получателем. В этом случае значения полей в группе «Груз принял» автоматически

заполнятся значениями одноименных полей из группы «Груз получил». Если груз

принял другой работник, заполните поля вручную.

50


6. Если документ принят по доверенности, то установите флажок По доверенности на

принятие товарно-материальных ценностей. Откроется новая группа полей, в

которой необходимо указать данные о доверенности.


№. Номер доверенности для подписания накладной;

от. Дата выдачи доверенности для подписания накладной;

Организация. Наименование организации, сотрудник которой выдал

доверенность;

в полях Должность, Фамилия, Имя, Отчество укажите информацию о сотруднике,

выдавшего доверенность;

Дополнительно. Дополнительная информация о доверенности.

Документы

51

8. В поле Доп. информация при необходимости укажите дополнительные сведения о

подписании документа. Указанная информация добавится в содержимое документа и

будет отображаться в виде штампа в карточке в области предварительного просмотра

и на печатной форме. Пример:

9. Перейдите по ссылке Загрузить Акт об установленном расхождении, если не

согласны с содержанием накладной и необходимо загрузить документ, закрепляющий

расхождения. В окне выбора файла укажите необходимый документ и нажмите на

кнопку Открыть. Указанный акт о расхождении и подписываемая товарная накладная

будут связаны между собой.

Поле Доп. информация автоматически заполнится сведениями о загруженном акте

об установленном расхождении, если оно не было заполнено до текущего момента.

Ссылка отображается только при подписании накладных.

Загрузка акта о расхождении недоступна, если истек срок действия тарифа или

превышен лимит исходящих документов. В этом случае закажите новый тариф.

10. Перейдите по ссылке Добавить комментарий, если необходимо указать комментарий

к документу. При переходе по ссылке откроется область для ввода комментария.


Комментарий может содержать до 3000 символов.

11. Нажмите на кнопку ОК.

Подписание УПД, УКД, ДПТ, ДПРР

Рассмотрим пример подписания универсального передаточного документа (УПД):

1. В разделе «Входящие» выделите документ, по которому требуется подпись, или

откройте его карточку.

2. Нажмите на кнопку Подписать. Откроется подтверждение подписания документов.

В окне будут указаны данные об используемом сертификате.




52


3. Нажмите на кнопку Да. Откроется окно подписания:


Вид операции, при которой осуществлялась сделка;

Содержание операции;

Дата принятия товара (получения груза);

Лицо, принявшее товар (получившее груз). Для заполнения поля перейдите по

ссылке Заполнить;

Подписант автоматически заполняется данными текущего пользователя и

организации. Можно указать несколько подписантов с помощью кнопки . Для

изменения данных перейдите по соответствующим ссылкам;

Составитель документа автоматически заполняется данными текущей

организации. Для изменения данных перейдите по соответствующей ссылке.

5. Перейдите по ссылке Загрузить Акт об установленном расхождении, если не

согласны с содержанием документа, и укажите документ, закрепляющий расхождения.

6. На закладке «Дополнительная информация» при необходимости укажите

дополнительные сведения и комментарий к документу.

7. Нажмите на кнопку Подписать.

Документы

53

Подписание неформализованного документа

К неформализованным документам относятся все документы, формат которых не утвержден

законодательством. К ним относятся договоры, проекты, акты об установленном

расхождении, соглашения об аннулировании и другие.

Чтобы подписать неформализованный документ:

1. В разделе «Входящие» выделите неформализованный документ, по которому

требуется подпись, или откройте его карточку.

2. Нажмите на кнопку Подписать. Откроется подтверждение подписания документов.

В окне будут указаны данные об используемом сертификате.

3. Нажмите на кнопку Да. Если подписывается документ, отличный от акта об

установленном расхождении, порядок подписания завершается. Иначе откроется

окно «Подписание акта»:

установите флажок Подписать с учетом расхождений, если не согласны с

содержанием документа. Появится ссылка Загрузить Акт об установленном

расхождении;

перейдите по ссылке для загрузки акта о расхождении, в окне выбора файла

укажите необходимый документ и нажмите на кнопку Открыть;

нажмите на кнопку ОК.

54


Исходящие документы

Раздел предназначен для отображения списка документов, отправленных текущим

пользователем.


Получатель. Наименование организации и подразделение получателя, а также

подразделение отправителя, от имени которого был отправлен документ.

Если получатель не является абонентом Synerdocs, то вместо подразделения получателя

отображается название оператора.

Если документ был отправлен одновременно нескольким контрагентам, отображается

количество получателей документа в виде ссылки. При переходе по ссылке открывается

окно со списком всех получателей.

При наведении курсора мыши на количество получателей появляется всплывающая

подсказка с их списком. В подсказке может отображаться не более 5 получателей.




Дата. Дата и время отправки документа.



Удалить Удалить документы из списка исходящих Выбран один или несколько

документов в списке

Выгрузить Выгрузить выбранные документы с

электронными подписями и

служебными документами или без них.

Подробнее см. раздел «Выгрузка

документов»

Всегда. Если документы не выбраны,

будет предложено выгрузить все

документы раздела

Документы

55


Аннулировать Аннулировать документ. Подробнее см.

раздел «Аннулирование документов»




документ имеет статус, отличный

от Отказано

Переслать Переслать выбранные документы

другим контрагентам. Подробнее см.

раздел «Пересылка документов».

Кнопка отображается, если подключена

возможность пересылки документов.



Synerdocs





выбранного документа, если оно

было запрошено отправителем

Переместить Переместить выбранные документы в

другое подразделение предприятия.

Подробнее см. раздел «Перемещение

документов». Кнопка отображается,

если в оргструктуре предприятия

настроено два и более подразделений

Выбран один или несколько


Согласовать Подтвердить согласие с документом. В

выпадающем списке содержатся

пункты:

Согласовать – документ примет

дополнительный статус Согласовано,

если никто из согласующих ранее не

отказал в согласовании;


документ примет дополнительный

статус Отказано в согласовании.

Подробнее см. раздел «Согласование

документов».

Кнопка отображается, если подключена

возможность согласования документов.



Synerdocs



Фильтр Найти документ по реквизитам.

Подробнее см. раздел «Поиск

документа по реквизитам»

Всегда

При необходимости для отправленных счетов-фактур можно создавать исправления или

корректировки.

Создание исправления или корректировки документа

Исправленный или корректировочный документ создается для устранения ошибок

выставленного ранее покупателю документа. Подробнее о том, когда и какой из этих типов

документов оформляется, на примере счета-фактуры см. в статье.

http://www.synerdocs.ru/6585903.aspx

56


Для универсальных передаточных документов могут быть созданы исправление и

корректировка. Для документов о передаче товаров и документов о передаче результатов

работ может быть создано только исправление.

Чтобы создать исправленный или корректировочный документ:

1. В разделе «Исходящие» выберите нужный документ и откройте его карточку.

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Отправить уточнение и в

выпадающем списке выберите один из пунктов:

Создать исправление – для создания исправления;

Создать корректировку – для создания корректировки;

Загрузить из файла – для загрузки готового исправленного или

корректировочного документа, хранящегося локально.

На странице создания необходимо указать номер и дату исправления или

корректировки в полях № и от. Для универсального передаточного документа

дополнительно необходимо заполнить функцию:

в исправлении – одним из значений:

СЧФ – счет-фактура;

СЧФДОП – счет фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ,

оказании услуг), передаче прав;

ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг),

передаче прав;

в корректировке – одним из значений:

КСЧФ – корректировочный счет-фактура;

КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура и документ об изменении

стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), переданных прав;

ДИС – документ об изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг),

переданных прав.

В результате будет создан универсальный корректировочный документ.


Обмен универсальными корректировочными документами с физическими лицами недоступен.

Остальные поля аналогичны полям исходного документа, подробнее см. в разделе

«Создание и загрузка документов для отправки».

После создания или загрузки документа открывается страница его отправки.

3. Заполните поля на странице отправки. Подробнее см. раздел «Отправка документов».

Поле Кому автоматически будет заполнено контрагентом, которому был отправлен

корректируемый или исправляемый документ.

Документ, для которого отправляется исправление или корректировка, автоматически

будет указан в качестве связанного.

4. Нажмите на кнопку Подписать и отправить.

Пользователи могут отправлять контрагентам единые корректировочные счета-фактуры,

которые содержат корректировки сразу нескольких выставленных ранее счетов-фактур.

Документы

57

Единый корректировочный счет-фактура оформляется только в отношении счетов-фактур,

выставленных в адрес одного покупателя. Он может быть создан в учетной системе,

используемой в организации, а затем отправлен покупателю через веб-клиент Synerdocs

путем загрузки из файла. Единый корректировочный счет-фактуру можно связать с ранее

отправленными получателю счетами-фактурами по ссылке Добавить на странице отправки.

На печатной форме и в области предварительного просмотра карточки единого

корректировочного счета-фактуры в наименовании отображаются все счета-фактуры, для

которых он создан, например:

Табличная часть единого корректировочного счета-фактуры содержит строки из табличных

частей всех корректируемых счетов-фактур.

Внутренние документы

Раздел предназначен для отображения внутренних документов, доступных текущему

пользователю.

Раздел «Внутренние» имеет вид:


Отправитель. Наименования подразделений (филиалов) отправителя и получателя

документа;

58





Дата. Дата и время получения или отправки документа.

На панели инструментов расположены кнопки, аналогичные кнопкам для работы с

входящими или исходящими документами, подробнее см. раздел «Входящие документы».

Для удобства работы внутренние документы группируются в подразделы входящие,

исходящие, задания.

Внутренние входящие документы

Раздел предназначен для отображения списка внутренних документов, которые были

отправлены в подразделение текущего пользователя.

Раздел имеет вид:

Описание колонок и кнопок на панели инструментов см. в разделе «Внутренние документы».

Документы

59

Внутренние исходящие документы

Раздел предназначен для отображения списка внутренних документов, отправленных из

подразделения текущего пользователя.



Задания

Раздел предназначен для отображения списка внутренних документов, по которым текущий

пользователь может выполнить подписание либо отказать в подписании. Например, в

раздел попадают документы, которые были отправлены в подразделение текущего

пользователя с запросом подписания.

60




Документы к отправке

Раздел предназначен для отображения списка документов, не отправленных контрагентам.

Документ попадает в список при нажатии на кнопку Сохранить на странице отправки

документов.


Получатель. Наименование организации получателя. Если было указано несколько

получателей, отображается их количество в виде ссылки. При нажатии на ссылку

открывается окно с информацией о получателях. При наведении курсора мыши на ссылку

появляется всплывающая подсказка с их списком. В подсказке может отображаться не

более 5 получателей;

Документы. Количество документов в виде ссылки и их наименования. При переходе по

ссылке открывается страница отправки документов. Подробнее см. раздел «Отправка

документов»;

Дата изменения. Дата и время последнего изменения сообщения;

Документы

61

Дата создания. Дата и время создания сообщения.



Подписать и

отправить

Подписать документы электронной

подписью и отправить контрагенту. При

нажатии на кнопку появится подтверждение

с указанием сертификата, который будет

использован для подписания и отправки



Удалить Удалить документы из списка документов к

отправке



На панели инструментов отображается информация о количестве выбранных документов.

Чтобы снять выбор документов, нажмите на ссылку Отменить выбор.

Отправка документов

Документами можно обмениваться:

с абонентами Synerdocs;

с абонентами других операторов ЭДО с помощью роуминга;

с организациями, не являющимися абонентами Synerdocs;

внутри предприятия между подразделениями или филиалами.

Отправить документы контрагентам можно с главной страницы веб-клиента или из списка

действующих контрагентов. Отправка доступна во всех случаях, за исключением:

у отправителя отсутствует тарифный пакет, превышен лимит документов либо истек срок

действия тарифа. В этом случае отправка документов блокируется. Если были загружены

или созданы документы для отправки, то они будут сохранены в разделе «К отправке». Их

можно будет отправить после приобретения тарифа либо после добавления промокода

на бесплатную отправку документов;


Для организаций, зарегистрированных в сервисе Synerdocs без сертификата ЭП, т.е. использующих в работе

тестовый сертификат, отправка документов не блокируется.

получатель заблокирован. Подробнее см. раздел «Заблокированные контрагенты»;

получатель запретил обмен;

абонент со статусом Тестовый отправляет документ получателю со статусом Активный.

Абоненты при этом не авторизованы, и от получателя нет приглашения.


Возможность обмена документами с физическими лицами подключается в настройках с помощью флажка

Включить обмен с ФЛ. Подробнее см. раздел «Редактирование реквизитов организации».

Для отправки документа абоненту другого оператора, то есть в роуминг, дополнительно

необходимо одновременное выполнение условий:

абонент-получатель зарегистрирован в сервисе. Если абонент не зарегистрирован,

обратитесь в службу поддержки Synerdocs;






62


абонент-получатель и абонент-отправитель не являются физическими лицами.

В большинстве случаев используется стандартный порядок отправки документа контрагенту с

электронной подписью.

Иногда может использоваться отправка документов без подписи.

Неформализованные документы можно отправлять сразу нескольким контрагентам.

Если для организации настроена оргструктура, документами можно обмениваться внутри

предприятия.

Входящие, исходящие и внутренние документы можно пересылать другим абонентам

сервиса.

Возможна отправка документов не зарегистрированным в сервисе контрагентам.

Отправка документов контрагенту

1. Нажмите на кнопку Отправить документ на боковой панели веб-клиента или на

кнопку Отправить документы в списке действующих контрагентов. Откроется окно

«Отправить документ(ы)»:

2. В поле Кому укажите контрагента. Подробнее о способах заполнения поля см. раздел

«Поле «Кому» – заполнение получателей.

В поле можно указать несколько контрагентов, подробнее см. раздел «Отправка

документов нескольким контрагентам».

3. Прикрепите документы к сообщению, для этого воспользуйтесь одним из способов:

чтобы загрузить существующий формализованный или неформализованный

документ с локального компьютера, перейдите по ссылке Загрузить. Подробнее

см. раздел «Загрузка документов»;

Документы

63

чтобы создать новый формализованный документ, в меню Создать выберите

один из пунктов: ТОРГ 12, Акт, УПД, ДПТ, ДПРР. Подробнее см. раздел «Создание

документа о передаче товаров».

Если текущий абонент либо контрагент является физическим лицом, то отправка

счета-фактуры будет недоступна.

Все формализованные документы, загруженные с локального компьютера или

созданные в веб-клиенте, автоматически проверяются на соответствие форматам,

утвержденным законодательством, а также проходят логический контроль,

включающий требования к заполнению полей формы документа.

4. Если необходимо подтверждение получения документа контрагентом, установите

ползунок запросить подтверждение получения в положение Да. В этом случае без

подтверждения получения документа контрагент не сможет его скачать, распечатать,

подписать или отказать в подписании, скачать цепочку документооборота, а также

увидеть текст на форме предварительного просмотра в карточке документа.

Запрос подтверждения о получении доступен только для документов, отправляемых

абонентам Synerdocs.

Ползунок отображается, если подключена опция подтверждения получения

документов. Для ее подключения обратитесь в службу поддержки Synerdocs.

5. Если необходимо подписание документа контрагентом, установите ползунок

запросить подпись получателя в положение Да.

При отправке формализованных документов ползунок не отображается: для актов и

товарных накладных подпись запрашивается автоматически, для счетов фактур – не

предусмотрено регламентом.

6. При необходимости добавьте комментарии к документам.

7. Если необходимо указать связанные документы к отправляемым, установите флажок

Связать документ(ы). Отобразится поле для указания связанных документов.


8. Нажмите на кнопку Подписать и отправить. Появится окно «Подтверждение» с

указанием сертификата, который будет использован для подписания и отправки

документа. Нажмите на кнопку Да.

9. Если для подписания и отправки используется облачная ЭП, то при истечении сессии

в облачном сервисе код, указанный ранее, станет неактуальным. В этом случае будет

повторно запрошено подтверждение отправки СМС с кодом на мобильный телефон.

Подтвердите отправку и введите вновь полученный код.


Отправка документов с использованием облачной ЭП доступна даже в случае аутентификации по логину и

паролю.

В результате документ будет подписан и отправлен получателю. Он появится в разделе

«Исходящие».

Если текущий абонент и получатель не авторизованы, то вместе с документом получателю

придет приглашение к обмену.

Появление в окне отправки документов сообщения об отсутствии юридической силы

документов является следствием того, что со стороны отправителя и/или получателя не были

приняты Правила работы в сервисе Synerdocs. Подробнее см. раздел «Регистрация по

64


сертификату».

При переходе по ссылке Подробнее откроется информационное окно с указанием причины

отсутствия юридической силы документа.

Отправка документов нескольким контрагентам

Одновременная отправка документов нескольким контрагентам доступна при выполнении

условий:

отправляемые документы являются неформализованными;

документы отправляются не в роуминг;

документы отправляются с подписью.

Возможны ситуации:

если документ отправляется в качестве уведомления, то он не требует подписания

контрагентами, и их число не ограничено;

если документ необходимо согласовать с контрагентами, то он требует подписания,

количество контрагентов при этом не может быть больше 10.

Каждый контрагент из списка получателей может подписать документ или отказать в

подписании. В случае отказа он отправляет уведомление об уточнении, которое приходит

всем участникам документооборота. Документ примет статус Отказано, независимо от

подписания остальными получателями.


Недоступна одновременная отправка документа нескольким подразделениям одной организации, а также

отправка в подразделение организации-отправителя.

Чтобы отправить неформализованный документ нескольким контрагентам:

1. Нажмите на кнопку Отправить документ. Откроется окно «Отправить документ(ы)»:

2. В поле Кому укажите контрагентов. Подробнее о способах заполнения поля см.

раздел «Поле «Кому» – заполнение получателей. Если в поле необходимо указать

Документы

65

сразу всех действующих контрагентов, перейдите по ссылке Кому и в открывшемся

окне установите флажок Организация.

3. Прикрепите неформализованный документ к сообщению с помощью ссылки

Загрузить. Подробнее см. раздел «Загрузка документов». При попытке создания

формализованного документа появится предупреждение о том, что

формализованные документы можно отправлять только одному получателю.

4. Если необходимо подтверждение получения документа контрагентом, установите

ползунок запросить подтверждение получения в положение Да. В этом случае без

подтверждения получения документа контрагент не сможет его скачать, распечатать,

подписать или отказать в подписании, скачать цепочку документооборота, а также

увидеть текст на форме предварительного просмотра в карточке документа.

Ползунок отображается, если подключена возможность использования механизма

подтверждения получения документов. Для ее подключения обратитесь в службу



запросить подпись получателя в положение Да.





8. Нажмите на кнопку Подписать и отправить. Откроется подтверждение с указанием

сертификата, который будет использован для подписания и отправления документа.

Нажмите на кнопку Да.

В результате документ будет подписан и отправлен указанным контрагентам. Он появится в

списке исходящих документов.

Если один или несколько получателей документа, требующего подписания, не приняли

Правила работы в Synerdocs, откроется предупреждение о необходимости принятия правил.

Подробнее см. раздел «Вход в Synerdocs».

Отправка документов в другое подразделение

предприятия

Пользователи системы Synerdocs могут обмениваться неформализованными документами

внутри предприятия между подразделениями согласно настроенной оргструктуре. Эта

возможность полезна для предприятий, в которых обмен документами с контрагентами

осуществляется через разные подразделения или филиалы.

Для работы с документами, обмен по которым ведется внутри предприятия, предназначен

раздел «Внутренние».

66


Чтобы отправить неформализованный документ в другое подразделение предприятия:

1. На боковой панели нажмите на кнопку Отправить документ:

2. Перейдите в раздел в другое подразделение или филиал.

3. В поле Подразделение укажите подразделение, в которое необходимо отправить

документ. Подробнее о способах заполнения поля см. раздел «Выпадающий список».

4. Если документ должен быть подписан конкретным сотрудником подразделения,

укажите его в поле Исполнитель.

5. Прикрепите один или несколько неформализованных документов с помощью ссылки

Загрузить. Подробнее см. раздел «Загрузка документов».

6. Если необходимо подписание документа получателем, установите ползунок запросить

подпись получателя в положение Да.


Запрос подтверждения получения при отправке документа внутри предприятия недоступен.


8. Нажмите на кнопку Подписать и отправить. Появится окно «Подтверждение» с

указанием сертификата, который будет использован для подписания и отправки

документа. Нажмите на кнопку Да.

9. Если для подписания и отправки используется облачная ЭП, то при истечении сессии

в облачном сервисе код, указанный ранее, станет неактуальным. В этом случае будет

повторно запрошено подтверждение отправки СМС с кодом на мобильный телефон.

Подтвердите отправку и введите вновь полученный код.


Отправка документов с использованием облачной ЭП доступна даже в случае аутентификации по логину и

паролю.

В результате документ будет подписан и отправлен в другое подразделение текущего

предприятия.

Документы

67

Отправка документов без подписи

Существует возможность отправки документов контрагентам без подписи, с запросом

подписания или без запроса. Отправка документов без подписи доступна при любом

способе аутентификации.

Если была запрошена подпись получателя, то после подписания документ автоматически

возвращается на подписание отправителю.

По умолчанию возможность отключена, для ее подключения обратитесь в службу поддержки

Synerdocs.

Для отправки документов без подписи необходимо выполнение условий:

отправляемые документы являются неформализованными;

в списке получателей указан только один контрагент;

не запрошено подтверждение получения документов.

Чтобы отправить документы контрагенту без подписи:

1. Нажмите на кнопку Отправить документ на боковой панели веб-клиента или на

кнопку Отправить документы в списке действующих контрагентов. Откроется окно

«Отправить документ(ы)»:



3. Прикрепите один или несколько неформализованных документов с помощью ссылки

Загрузить. Подробнее см. раздел «Загрузка документов».


Запросить подпись получателя в положение Да.








68


7. Нажмите на кнопку Отправить без подписи. В окне подтверждения отправки

документов без подписи нажмите на кнопку Да.

В результате документ будет отправлен получателю без подписи. Он появится в разделе

«Исходящие» с дополнительным статусом Без подписи. Если была запрошена подпись, то

после подписания получателем документ возвращается на подписание и отображается в

разделе «Входящие» с дополнительным статусом Подготовлено вами.


В карточке документа, отправленного без подписи, отображается имя пользователя, который отправил

документ. Это удобно, если нужно узнать сотрудника, ответственного за документ.

Отправка документов незарегистрированному контрагенту

Абоненты Synerdocs могут отправлять документы организациям, не зарегистрированным в

сервисе. Это способствует налаживанию обмена документами с контрагентами в

электронном виде и ускорению процессов взаимодействия.

Чтобы отправить документ не зарегистрированному в сервисе Synerdocs контрагенту:

1. Нажмите на кнопку Отправить документ на боковой панели веб-клиента. Откроется

окно «Отправить документ(ы)»:

2. В поле Кому укажите одного или нескольких контрагентов, не зарегистрированных в

сервисе.

Чтобы указать одного контрагента:

a) Введите в поле фрагмент наименования контрагента или его адрес

электронной почты.

b) В выпадающем списке выберите пункт Добавить контрагента в список

неактивных абонентов.

Документы

69

c) В открывшемся окне «Сведения об абоненте»:

укажите реквизиты: Тип, Наименование организации, номера ИНН и КПП, а

также контактные данные: Email, Телефон, Контактное лицо.

Некорректно заполненные поля будут подсвечены красным цветом.

d) Нажмите на кнопку Сохранить.

Чтобы указать сразу несколько контрагентов:

a) Перейдите по ссылке Кому.

b) В открывшемся окне «Выбор получателей» нажмите на кнопку Загрузить

список.

c) Скачайте и заполните шаблон информацией о контрагентах. Для каждого

контрагента в шаблоне укажите Наименование, ИНН, КПП, Email, Телефон,

Контактное лицо. Формат заполнения указан в шаблоне.


В шаблоне могут быть указаны зарегистрированные и не зарегистрированные в сервисе контрагенты.

d) Загрузите заполненный список получателей.

При загрузке будет выполнена проверка корректности заполнения данных.

Контрагенты, данные о которых заполнены верно, отобразятся на вкладке «Без

ошибок», иначе – на вкладке «С ошибками»:

Контрагенты, данные о которых заполнены неверно, будут недоступны для

выбора. Некорректно заполненные поля для них будут подсвечены красным

70


цветом.

e) Исправьте данные о контрагентах на вкладке «С ошибками», если необходимо

отправить документы этим контрагентам. После исправления контрагенты

будут отображаться на вкладке «Без ошибок».

f) Определите список получателей. По умолчанию выбраны все получатели

списка «Без ошибок». Снимите флажки, если некоторым контрагентам

отправлять документ не нужно.

g) Нажмите на кнопку Подтвердить.

В результате контрагенты будут указаны в качестве получателей. Все

незарегистрированные ранее в сервисе контрагенты будут добавлены в список

неактивных абонентов. В сервисе такие контрагенты имеют статус Неактивный и

обозначаются значком :

При следующих отправках их можно будет выбирать из списка получателей или

указывать с помощью like-ввода.


В качестве получателей наряду с контрагентами, не зарегистрированными в сервисе, можно указывать

зарегистрированных контрагентов.

3. Выполните действия, аналогичные действиям при обычной отправке документов,

начиная с п. 3 по п. 9.

Если в качестве получателей было указано несколько контрагентов, то прикрепить к

сообщению можно будет только неформализованные документы. Чтобы отправить

формализованные документы, укажите одного получателя.

В результате контрагентам, не зарегистрированным в сервисе, на адрес электронной почты

придет сообщение, содержащее:

приглашение к обмену от текущего абонента;

сведения о полученных документах;

ссылки для регистрации в сервисе Synerdocs по сертификату – для работы в сервисе без

ограничений, или без сертификата – для получения тестового доступа и ознакомления с

полученными документами.

Документы

71

Пересылка документов

Пересылка позволяет отправлять контрагентам документы, уже хранящиеся в сервисе.

Она доступна для входящих, исходящих и внутренних документов.

По умолчанию возможность отключена. Для ее подключения обратитесь в службу


Для пересылки доступны все документы, кроме входящих со статусом Требуется УОП.

Чтобы переслать документы, воспользуйтесь одним из способов:

выберите документ и на панели инструментов нажмите на кнопку Переслать;

откройте карточку документа и нажмите на кнопку Переслать;

наведите курсор мыши на документ и в всплывающем меню нажмите на кнопку

Переслать.

Откроется страница отправки документа. В сообщение автоматически будет вложен

пересылаемый документ. К пересылаемому документу можно добавить комментарий и

приложить связанные документы, если они есть. Далее порядок пересылки аналогичен

порядку отправки документов. Подробнее см. раздел «Отправка документов».

Документы, которые были пересланы, в списке входящих и исходящих отмечаются значком

.

Создание и загрузка документов для отправки

Документы для отправки можно создать в сервисе, заполнив необходимые реквизиты, либо

загрузить, если они уже созданы и хранятся локально.

Создавать можно формализованные документы следующих типов:

товарная накладная;

акт выполненных работ (оказании услуг);

универсальный передаточный документ. Позволяет объединить счет-фактуру и

первичный учетный документ, исключив дублирование повторяющихся данных. При

создании указывается функция документа:

СЧФ – счет-фактура;

СЧФДОП – счет фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ,

оказании услуг), передаче прав;

ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг),

передаче прав;


Обмен универсальными передаточными документами с физическими лицами недоступен.




72


документ о передаче товаров. Является аналогом товарной накладной;

документ о передаче результатов работ (услуг). Является аналогом акта о передаче

результатов работ.

Загружаемые документы могут быть формализованными и неформализованными.

Подробнее см. раздел «Загрузка документов».

В процессе обмена для документов могут создаваться исправления или корректировки.

Документы

73

Создание документа о передаче товаров

1. В веб-клиенте нажмите на кнопку Отправить документ. Откроется страница отправки

документа.

2. В меню Создать выберите пункт ДПТ. Откроется страница создания документа о

передаче товаров:

3. Если документ уже готов и хранится локально, загрузите его с помощью кнопки

74


Загрузить, иначе заполните поля формы вручную.


Для исключения потери введенных данных регулярно выполняется их автоматическое сохранение. Вы

можете сохранять данные вручную с помощью кнопки Сохранить.

Если введенные данные сохранять не нужно, нажмите на кнопку Отменить.

Особенности заполнения уникальных полей:

наименование документа по умолчанию принимает значение Товарная

накладная. При необходимости перейдите по ссылке на наименовании и укажите

другое. Заполните номер и дату в полях № и от;

Исправление документа указывается в полях № и от в случае создания

исправления к документу, указанному в наименовании;

Продавец. Автоматически заполняется текущей организацией. При

необходимости можно указать другую организацию по ссылке Изменить;

Покупатель. Заполняется автоматически, если в окне отправки документов был

указан получатель, иначе вручную по ссылке Заполнить;

Грузоотправитель. Указывается, если он не совпадает с продавцом, по ссылке

Заполнить.

Грузополучатель. Указывается, если он не совпадает с покупателем, по ссылке

Заполнить;

Перевозчик товара. При переходе по ссылке Заполнить открывается окно для

заполнения данных;

Основание документа. Например, договор или заказ-наряд. Можно указать

несколько оснований, добавляя новые по кнопке ;

Транспортная накладная, сопутствующая документу о передаче товаров.

Указывается, если отгрузка выполнялась с транспортировкой, в полях № и от

какого числа. Можно указать несколько транспортных накладных, добавляя новые

по кнопке ;

Валюта. По умолчанию используется российский рубль;

Ид. гос. контракта. Идентификатор государственного контракта;

Доп. информация. Для указания перейдите по ссылке Добавить. Для счетов-

фактур представляет собой пару полей:

Поле – может содержать до 50 символов;

Значение – может содержать до 200 символов.

Добавлять новые поля для дополнительной информации или удалять ненужные

можно с помощью кнопок и . Максимальное количество составляет 20 пар,

если не указан фактор, иначе 10.

Для товарных накладных и актов поле Доп. информация может содержать до 2000

символов.

Некорректно заполненные поля подсвечиваются красным цветом.

4. Если к строкам табличной части документа нужно указать дополнительную

информацию, установите флажок Включить указание доп. информации по строкам.

По умолчанию флажок не установлен.

Документы

75

5. Укажите необходимость автоматического расчета вычисляемых полей и итоговых

сумм с помощью флажка Рассчитывать «Стоимость без НДС» (с НДС), «Сумма НДС»

и строку «Всего к оплате».

По умолчанию флажок установлен – изменение значения одного из полей табличной

части влечет автоматический расчет вычисляемых полей в измененной строке, а также

итоговых сумм. Итоговые суммы недоступны для ручного изменения.

Если не нужно выполнять автоматический расчет вычисляемых полей и итоговых

сумм при заполнении или изменении табличной части, снимите флажок. При этом все

поля заполняются вручную, доступно изменение итоговых сумм.

Кнопка Пересчитать весь документ предназначена для пересчета значений полей

табличной части, если флажок Рассчитывать «Стоимость без НДС» (с НДС), «Сумма

НДС» и строку «Всего к оплате» был установлен после заполнения табличной части.

6. В случае автоматического расчета вычисляемых полей и итоговых сумм укажите,

включен или нет НДС в цену товаров, которые будут указаны в табличной части. Для

этого установите переключатель НДС не включен в цену либо НДС включен в цену.

В зависимости от этого автоматический расчет будет выполняться по-разному.

По умолчанию установлен переключатель НДС не включен в цену.

Расчет с учетом либо без учета НДС влияет только на ставки НДС 0%, 10% и 18%.

7. Заполните табличную часть:

чтобы добавить новую строку, нажмите на копку ;

чтобы удалить строку, нажмите на кнопку .

Если установлен флажок Включить указание доп. информации по строкам, к каждой

строке табличной части можно указать дополнительную информацию. Для счетов-

фактур она указывается в полях Поле и Значение. Добавлять новые поля или удалять

ненужные можно с помощью кнопок и . Ограничения аналогичны ограничениям

для поля Доп. информация.


Для удобства работы с большими формализованными документами на странице создания (редактирования)

предусмотрено их постраничное отображение. Содержимое документа, табличная часть которого содержит

более 100 строк, разбивается на страницы в зависимости от заданных настроек. По умолчанию на каждой

странице отображается 100 строк табличной части.

8. Заполните остальные поля:

Приложение (сертификаты, паспорта и т.п.) на. Количество листов приложений к

документу;

Вид операции, при которой осуществлялась сделка. Является дополнительной

информацией, позволяющей определить порядок использования документа

продавцом;

Содержание операции. По умолчанию установлено значение Перечисленные в

документе ценности переданы;

Лицо, передавшее (отпустившее) товар (груз). При переходе по ссылке

Заполнить открывается окно для заполнения данных;

Подписант автоматически заполняется данными текущего пользователя и

организации. Можно указать несколько подписантов с помощью кнопки . Для

изменения данных перейдите по соответствующим ссылкам.

76


Составитель документа автоматически заполняется данными текущей

организации. Для изменения данных перейдите по соответствующей ссылке.

9. Если документ необходимо сохранить локально, нажмите на кнопку Скачать.

10. Нажмите на кнопку Предпросмотр для просмотра заполненной печатной формы

документа.

11. Если документ необходимо подкорректировать, нажмите на кнопку Редактировать и

внесите изменения.

Чтобы быстро найти необходимую строку в табличной части, используйте поле

поиска. Для этого введите искомый фрагмент в поле. Поиск будет осуществляться по

всем колонкам.

12. Нажмите на кнопку Перейти к отправке. При нажатии на кнопку созданный документ

проверяется на соответствие утвержденным законодательством форматам и

требованиям заполнения полей:

если обязательные поля заполнены корректно, откроется страница отправки

документа;

если обязательные поля не заполнены или содержат некорректные значения, они

подсветятся и появится предупреждение о наличии ошибок в документе. Такой

документ невозможно будет отправить. Вернитесь к редактированию и исправьте

ошибки.

В результате созданный документ о передаче товаров будет прикреплен к сообщению и его

можно отправлять контрагенту. Подробнее см. раздел «Отправка документов контрагенту».

Документы

77

Загрузка документа

Чтобы загрузить документ с локального компьютера для отправки контрагенту:

1. В веб-клиенте нажмите на кнопку Отправить документ. Откроется страница отправки

документа.



3. Перейдите по ссылке Загрузить. Откроется окно выбора файла.

4. Выберите файл для загрузки и нажмите на кнопку Открыть. Файл появится в окне

отправки документов:

В зависимости от загруженного файла в поле Тип документа автоматически

подставится одно из значений:

Товарная накладная;

Акт о выполнении работ;

Универсальный передаточный документ;

Исправленный универсальный передаточный документ;

Универсальный корректировочный документ;

Исправленный универсальный корректировочный документ;

Документ о передаче товаров;

Исправленный документ о передаче товаров;

Документ о передаче результатов работ;

Исправленный документ о передаче результатов работ;

Неформализованный.

После загрузки универсального передаточного документа, универсального

корректировочного документа, исправленного универсального передаточного

документа или исправленного универсального корректировочного документа

открывается окно «Выбор связанных документов» со списком наиболее подходящих

счетов-фактур и документов об отгрузке товаров для загруженного документа.

78


Загруженные формализованные документы автоматически проверяются на

соответствие утвержденным законодательством форматам и требованиям заполнения

полей. В случае наличия несоответствия в окне отправки документа отобразится

информация об ошибках.

При загрузке нескольких документов можно связать их для более удобного поиска и

переключения между ними. Для этого установите флажок Cвязать документ(ы).

5. Если необходимо внести правки в документ или исправить ошибки, перейдите по

ссылке на его наименовании. Откроется страница редактирования. Внесите правки,

затем для просмотра итогового документа нажмите на кнопку Предпросмотр и

проверьте корректность данных.

Примечания

1. При открытии формы универсального передаточного документа для редактирования значения табличной

части документа пересчитываться не будут и останутся такими же, какие были указаны в XML-файле.

Автоматический расчет вычисляемых полей и итоговых сумм выполнится только после изменения табличной

части. Расчет вычисляемых полей осуществляется только в измененных строках.

2. Для удобства работы с большими формализованными документами на странице создания

(редактирования) предусмотрено их постраничное отображение. Содержимое документа, табличная часть

которого содержит более 100 строк, разбивается на страницы в зависимости от заданных настроек. По

умолчанию на каждой странице отображается 100 строк табличной части.

Для возврата на страницу отправки нажмите на кнопку Перейти к отправке.

В результате документ будет загружен в систему Synerdocs. Дальнейшие действия по отправке

загруженного документа см. в разделе «Отправка документов контрагенту».

Связывание документов

В системе Synerdocs можно связывать документы, например близкие по назначению или

происхождению. Например, могут быть связаны счет-фактура с накладной или накладная с


Связанные документы

Электронные документы, связанные при отправлении через сервис Synerdocs.

Например, могут быть связаны два различных счета-фактуры или накладная с


Документы могут быть связаны автоматически или вручную. Автоматически связанными

документами являются:

товарная накладная и акт об установленном расхождении, созданный при ее

подписании;

акты об установленном расхождении, один из которых был создан при подписании

другого;

счет-фактура и соответствующие ему корректировочный и исправленный счета-фактуры;

документ и соглашение об его аннулировании.

Вручную связанные документы можно указать при отправке.

Чтобы указать связанные документы к отправляемым:

1. Выполните шаги 1-6 из раздела «Отправка документов контрагенту».

2. Установите флажок Связать документ(ы). Отобразится поле Добавить для указания

Документы

79

связанных документов.

3. Укажите связанные документы одним из способов:

с помощью like-ввода, путем ввода фрагмента названия документа;

перейдите по ссылке Добавить. Откроется окно выбора связанных документов:

В окне отображаются только входящие и исходящие документы в рамках

документооборота с указанным получателем отправляемых документов.

Установите флажки напротив документов, которые необходимо указать в качестве

связанных. Список документов можно отфильтровать по:

наименованию или содержимому с помощью поля поиска документов;

датам начала и окончания отправки с помощью полей Отправлен с, по.

В результате указанные документы будут связаны с отправляемыми и их можно отправлять

контрагенту.


Связи с документами сохраняются при попадании отправляемых документов в раздел «К отправке».

Если у документа есть связанные документы, то в его карточке будет отображаться область

Связанные документы.

Для удобства связанные документы представлены в виде дерева. На самом верхнем уровне

отображается текущий документ, на последующих уровнях отображаются связанные с ним

документы. Документы, которые были указаны в качестве связанных, располагаются на

уровень ниже.

Все связанные документы отображаются в виде ссылок. При переходе по ссылке открывается

карточка связанного документа.

80


Перемещение документов

В организациях, имеющих 2 и более подразделений, пользователи могут перемещать

документы из одного подразделения в другое.

В зависимости от раздела, из которого перемещается документ, достигаются разные цели:

«Входящие» – передача работ по обработке документа. Например, подписание либо

отказ в подписании;

«Исходящие» – передача работ по контролю ответа по документу от контрагента;

«Внутренние» – соблюдение внутреннего порядка работы с документами.

Чтобы переместить документ:

1. Выберите один или несколько документов в списке либо откройте карточку документа.

2. На панели инструментов наведите курсор мыши на кнопку Переместить.

3. В выпадающем списке, содержащем оргструктуру предприятия, укажите нужное

подразделение.

4. В окне подтверждения нажмите на кнопку Да.

В результате:

документ примет дополнительный статус Перемещен, например:

пользователи подразделения, в которое будет перемещен документ, смогут выполнять

все необходимые действия над ним. Пользователи подразделения, из которого он был

перемещен, лишаются прав выполнения операций над документом.


Если пользователь относится к нескольким подразделениям, ему доступны все документы этих

подразделений.

все пользователи, имеющие доступ к документу, будут уведомлены о его перемещении в

виде нового события.

Согласование документов

Пользователи веб-клиента Synerdocs могут согласовывать документы внутри организации.

Согласование позволяет подтверждать свое согласие или несогласие с содержанием

документов.

Для согласования электронная подпись не требуется, но необходимы права. Права на

согласование тех или иных типов документов настраивает администратор. Подробнее см.

раздел «Добавление пользователя».

По умолчанию возможность отключена, для ее подключения обратитесь в службу поддержки

Synerdocs.




Документы

81

Чтобы согласовать документ:

1. Выберите документ в списке либо откройте его карточку.

2. На панели инструментов наведите курсор мыши на кнопку Согласовать и в

выпадающем списке выберите одноименный пункт.

3. В открывшемся окне при желании укажите комментарий. Комментарий может

содержать дополнительную информацию о согласуемом документе.

4. Нажмите на кнопку ОК.

В результате документ примет статус Согласовано, если ни один из пользователей ранее не

отказывал в согласовании.

Если к содержанию документа есть замечания, следует отказать в его согласовании. Для этого

выберите пункт Отказать в согласовании. Комментарий может содержать причину отказа.

В результате документ примет статус Отказано в согласовании, даже если ранее был

согласован кем-то из пользователей.

Информация о согласовании или отказе в согласовании документа отобразится в карточке в

истории работы с ним, а также в информационной квитанции, например:

Аннулирование документов

Аннулирование документов используется, когда по каким-либо причинам необходимо

отменить действие договоренностей, зафиксированных в документах, либо опровергнуть

изложенные факты.

Аннулировать документы можно даже при заблокированной отправке документов.

Аннулирование доступно для входящих и исходящих документов, отправленных одному

контрагенту и не участвующих в пересылках:

актов, товарных накладных, документов о передаче товаров (ДПТ), документов о передаче

работ (ДПРР) и неформализованных документов со статусами:

Подписан – для входящих;

Подписан, Ожидается УОП, Ожидается подпись, Подпись не требуется – для

исходящих;

универсальных передаточных документов со статусами Выставлен и Отправлен:

с функцией СЧФ;

с функцией СЧФДОП или ДОП, у которых не требуется подпись.


Недоступны для аннулирования документы, которые:

- уже аннулированы;

- находятся в процессе аннулирования, т.е. имеют дополнительный статус Требуется аннулирование или

Ожидается аннулирование;

- являются соглашениями об аннулировании.

Чтобы аннулировать документ:

1. Выберите в списке входящих или исходящих либо откройте его карточку.

82


2. На панели инструментов нажмите на кнопку Аннулировать.

3. В открывшемся окне «Аннулирование документа» укажите причины, по которым

необходимо аннулировать, и нажмите на кнопку Подписать и отправить. Системой

автоматически будет создан документ «Соглашение об аннулировании <Название

исходного документа>».

Дальнейшие действия зависят от текущего статуса документа:

Ожидается УОП, Ожидается подпись, Отправлен, Подпись не требуется – документ

примет статус Аннулирован. Соглашение об аннулировании придет контрагенту, с

которым осуществляется обмен по данному документу, в качестве уведомления со

статусом Подпись не требуется;

Подписан, Выставлен – соглашение об аннулировании будет отправлено контрагенту с

запросом подписания. Для инициатора аннулирования исходный документ будет

отмечен дополнительным статусом Ожидается аннулирование, для контрагента –

Требуется аннулирование, пример:

Возможны ситуации:

контрагент подпишет соглашение об аннулировании – документ примет статус

Аннулирован:

контрагент откажет в подписании соглашения об аннулировании – статус

документа останется прежним.

Документ и соглашение об его аннулировании автоматически связываются в системе между

собой.

Поиск документов

Существует несколько способов поиска документа:

в строке поиска, позволяет искать:

по наименованию;

по содержимому. Предусмотрено для документов любого формата, кроме PDF и

XML.

Поиск ведется по всем разделам сервиса. Подробнее см. раздел «Поиск документа по

наименованию и содержимому»;

с помощью фильтра. Фильтр предназначен для поиска по реквизитам документа,

например, по типу. Поиск ведется по текущему разделу сервиса. Подробнее см. раздел

«Поиск документа по реквизитам».


Документ, который был удален из веб-клиента, может быть найден через поиск по наименованию или

содержимому.

Документы

83

Поиск документа по наименованию и содержимому

Чтобы найти нужный документ по фрагменту наименования и содержимого документа,

используйте строку поиска. Cписок документов, удовлетворяющих критериям поиска, будет

представлен в области просмотра содержимого раздела:

Поиск документа по реквизитам

Чтобы найти нужный документ по реквизитам:

1. Нажмите на кнопку Фильтр на панели инструментов веб-клиента. Откроется окно

«Параметры фильтрации»:

2. Укажите необходимые критерии поиска:

Контрагент. При фильтрации входящих документов поле обозначает

84


наименование организации контрагента, отправившего документ. При

фильтрации исходящих документов поле обозначает наименование организации

контрагента, которому был отправлен документ.

При фильтрации внутренних документов вместо критерия Контрагент

отображаются критерии:

Отправитель – подразделение, из которого был отправлен документ;

Получатель – подразделение, в которое был отправлен документ;

Подразделение. Подразделение текущего предприятия, к которому относится

документ;

Период. Период, в который документ был отправлен или получен;

Тип. Тип документа. Доступен выбор сразу нескольких типов. Значение по

умолчанию Все типы. При фильтрации внутренних документов поле не

отображается;

Статус. Статус документа. Доступен выбор сразу нескольких статусов. Значение по

умолчанию Все статусы – с учетом доступных статусов для указанных типов

документов. Подробнее cм. раздел «Статусы документов»;

Доп. статус. Дополнительный статус документа. Значение по умолчанию Все доп.

статусы;

Подтверждение получения. Признак того, что для документа требуется или не

требуется подтверждение получения;

Документ. Дополнительная информация о документе:

С подписью – документ был отправлен с подписью;

Без подписи – документ был отправлен без подписи;

Подготовлен в нашей организации – документ изначально был подготовлен в

нашей организации. Для исходящих документов имеет вид Подготовлен

контрагентом;

Переслан – документ был переслан.

При фильтрации внутренних документов критерий не отображается.

Подробнее о заполнении полей см. в разделе «Внешний вид полей и способы их

заполнения».

3. Нажмите на кнопку Применить.

Документы

85

В результате документы, удовлетворяющие условиям фильтрации, отобразятся в области

просмотра содержимого раздела:

Чтобы снять фильтр, на панели инструментов нажмите на кнопку Очистить.

Выгрузка документов

Пользователи могут выгружать входящие, исходящие и внутренние документы для печати,

импорта в другую систему или предоставления в ФНС.

Чтобы выгрузить документы:

1. Перейдите в раздел входящих, исходящих или внутренних документов. Чтобы

ограничить список документов, воспользуйтесь поиском или фильтрацией.

2. Установите флажки напротив документов для выгрузки, если необходимо выгрузить

только некоторые из списка отображаемых документов раздела.

Количество документов для выгрузки не должно превышать 1000, суммарный объем –

100 Мб, иначе появится соответствующее предупреждение.

3. На панели инструментов нажмите на кнопку Выгрузить.


Если среди выбранных документов есть такие, для которых запрошено подтверждение получения, то после

нажатия на кнопку появится предупреждение о необходимости подтверждения получения перед выгрузкой.

86


4. Если к списку документов не был применен фильтр и не были выбраны отдельные

документы, в окне предупреждения о скачивании всех документов раздела нажмите

на кнопку ОК. Откроется окно выбора типа выгрузки:

5. Выберите тип выгрузки:

Для печати. Архив будет содержать:

информационные квитанции о документах в формате PDF;

информационные квитанции о документах с ЭП в формате P7S;

опись документов в формате RTF;

печатные формы формализованных документов в формате PDF.

Неформализованные документы будут выгружены в исходном формате.

На печатные формы формализованных документов, а также на

неформализованные в формате PDF будет ставиться штамп, содержащий

идентификатор документа в сервисе, информацию об электронных подписях, факт

подписания квалифицированной или простой ЭП;

Для импорта в другую систему. Архив будет содержать:

папки для всех выгруженных документов, в которых располагаются документы,

подпапки с электронными подписями и соглашениями об аннулировании, при

наличии;

формализованное описание списка документов в файле document_list.xml. В

документе содержится информация также о связях документов;

опись документов в формате RTF;

Для ИФНС. Архив будет содержать папки для выгруженных документов, созданных

по утвержденным форматам ФНС. В папках располагаются документы и

электронные подписи к ним.

При выгрузке внутренних документов данный тип не отображается.

Документы

87

6. Если выгрузка выполняется для внутренних документов, перейдите к п.8, иначе

нажмите на кнопку Далее >. Откроется окно параметров выгрузки:

В зависимости от выбранного типа выгрузки на предыдущем этапе окно может

содержать параметры:

Объединить формализованные документы в один PDF-файл – каждый документ

в файле будет начинаться с отдельной страницы. Отображается при типе выгрузки

Для печати;

Выгрузить служебные документы – в архив будут дополнительно выгружены

служебные документы в отдельные подпапки. Отображается при типе выгрузки

Для импорта;

Выгрузить связанные документы – в архив с выгруженными документами

дополнительно будут выгружены связанные документы и вся информация по ним,

включая служебные документы и электронные подписи. Отображается при типе

выгрузки Для импорта.

7. Укажите нужные параметры выгрузки, при их наличии.

8. Нажмите на кнопку Выгрузить.

В результате документы будут выгружены на локальный компьютер пользователя в архив в

соответствии с указанными настройками.

88


Напоминания о документах

В системе Synerdocs предусмотрено получение напоминаний о документах, по которым

необходимо выполнить определенные действия согласно регламенту. Например, принять

решение о подписании документа, отправить извещение о получении.

Напоминания способствуют ускорению процесса документооборота за счет своевременных

действий над документами. Они формируются периодически и приходят на электронную

почту пользователя, указанную в его профиле в поле E-mail.

Напоминание о необходимых действиях содержит документы, отправленные раньше, чем за

сутки до его формирования. Документы группируются по организациям и упорядочены по

дате отправки:

Возможность получения напоминаний о документах задается в настройках профиля

пользователя. Подробнее см. раздел «Настройка профиля пользователя».

Контрагенты

89


Для работы с контрагентами предназначен раздел «Контрагенты» на боковой панели веб-

клиента.

Все контрагенты имеют статусы в сервисе Synerdocs и статусы по отношению друг к другу.

Авторизация контрагентов осуществляется путем отправки и принятия приглашения к

обмену.

Авторизованные контрагенты отображаются в подразделе «Действующие».

Если необходимость обмена документами с авторизованным контрагентом пропала, его

можно заблокировать.

Статусы контрагентов

В сервисе Synerdocs контрагенты могут иметь статусы:

Активный – контрагент зарегистрировался в сервисе, загрузил квалифицированный

сертификат ЭП. Он может выполнять все действия в веб-клиенте. Ему доступна отправка

документов и приглашений к обмену контрагентам со статусами Активный, Тестовый и

Неактивный;

Тестовый – контрагент зарегистрировался в сервисе, но не загрузил квалифицированный

сертификат ЭП. Контрагент может отправлять документы и приглашения к обмену

контрагентам со статусом Тестовый и Неактивный;

Неактивный – контрагент не зарегистрировался в сервисе, но занесен в список

неактивных абонентов. Работа в веб-клиенте недоступна. Приглашения к обмену и

информация о полученных документах приходят на адрес электронной почты.

По отношению друг к другу контрагенты могут иметь статусы:

Авторизован – статус устанавливается в случаях:

приглашение, отправленное одной стороной, принято второй стороной;

одна из сторон отправила документ второй стороне. При этом абоненты не

авторизованы и от получателя документа есть приглашение к обмену.

Обмен документами возможен;

Отправлено приглашение – приглашение к обмену, отправленное контрагенту, еще не

рассмотрено. Обмен документами возможен;

Получено приглашение – получено приглашение к обмену от контрагента. Обмен

документами возможен;

Не авторизован – приглашение не отправлено ни одной из сторон. Обмен документами

возможен;

Заблокирован – приглашение к обмену от контрагента отклонено или текущий абонент

запретил обмен с авторизованным контрагентом. Обмен документами невозможен;

Обмен запрещен – контрагент отклонил приглашение, отправленное текущим

абонентом, либо запретил обмен. Обмен документами и отправка приглашения к обмену

невозможны.

90


Действующие контрагенты

Cписок действующих контрагентов

Список контрагентов, с которыми организация ведет сотрудничество. Контрагент

добавляется в список после авторизации. Список действующих контрагентов

предназначен для облегчения поиска нужного получателя при отправке документов.

Раздел «Действующие» имеет вид:

Для каждого контрагента отображается информация:

наименование. Является ссылкой. При переходе по ссылке открывается окно «Сведения

об организации»:

На закладке «Реквизиты» отображаются краткое наименование, тип абонента, ИНН, КПП,

ОГРН, юридический адрес, идентификатор участника ЭДО СФ, признаки участников ЭДО в


91

сервисе Synerdocs и ЭДО счетов-фактур, актов и товарных накладных.

На закладке «Контактные данные» отображаются телефон, факс, почтовый адрес.

На закладке «Банковские реквизиты» отображаются наименование банка, БИК,

расчетный счет, корреспондентский счет;

комментарий, указанный при принятии приглашения к обмену;

статус контрагента в сервисе. Подробнее см. раздел «Статусы контрагентов»;

дата и время последнего изменения статуса контрагента в сервисе.



Пригласить Отправка приглашения к

обмену контрагенту. Подробнее

см. раздел «Отправка

приглашений к обмену»

Всегда

Прекратить

обмен

Прекращение обмена с

контрагентом. Контрагент

попадет в список

заблокированных

Выбран один или несколько контрагентов в

списке

При наведении курсора мыши на наименование контрагента отобразятся кнопки:

Отправить документы – предназначена для отправки документов данному

контрагенту. Подробнее о порядке отправки см. раздел «Отправка документов»;

Прекратить обмен – аналогична одноименной кнопке на панели инструментов.

Отправка приглашений к обмену

Приглашения необходимы для авторизации контрагентов. Подробнее см. раздел

«Приглашения».

Контрагенты являются авторизованными, если приглашение, отправленное одним из них,

принято другим.

Приглашения можно отправлять контрагентам:

зарегистрированным в сервисе. Имеют статус Активный или Тестовый. Подробнее см.

раздел «Отправка приглашения зарегистрированному контрагенту»;

не зарегистрированным в сервисе. Имеют статус Неактивный или о них еще нет никакой

информации. При отправке приглашений таким контрагентам необходимо заполнить

необходимые реквизиты организаций. Это можно сделать вручную или загрузить данные

из файла. Подробнее см. разделы «Отправка приглашения незарегистрированному

контрагенту» и «Отправка приглашений с загрузкой списка контрагентов из файла».

Все приглашения отображаются в разделе «Приглашения», подразделы «Входящие

приглашения» и «Исходящие приглашения».

При отправке документов неавторизованным контрагентам приглашение к обмену для них

будет отправлено автоматически.

Контрагентам со статусом Активный и Тестовый приглашения к обмену приходят в веб-

92


клиент и на электронную почту. Контрагентам со статусом Неактивный и тем, о которых пока

нет никакой информации, приглашения к обмену приходят на электронную почту, если она

была указана.

Отправка приглашения зарегистрированному контрагенту

1. Последовательно перейдите в разделы «Контрагенты», «Действующие».

2. На панели инструментов нажмите на кнопку Пригласить.

3. В открывшемся окне «Приглашение к обмену»:

укажите контрагента с помощью like-ввода, введя в поле фрагмент наименования,

номера ИНН или номера КПП. В выпадающем списке необходимый контрагент

должен иметь статус Активный или Тестовый;

нажмите на кнопку Далее >.

4. При необходимости введите комментарий и нажмите на кнопку Отправить.

5. В открывшемся окне в зависимости от того, нужно ли отправить приглашения к

обмену другим контрагентам, выберите Пригласить еще или Закрыть.

Отправка приглашения незарегистрированному контрагенту



3. В открывшемся окне:

укажите в поле фрагмент наименования, ИНН или КПП новой организации и в

выпадающем списке выберите контрагента со статусом Неактивный или пункт

Пригласить новую организацию, если необходимой организации нет в списке;

нажмите на кнопку Далее >.


93

4. В окне ввода данных:

заполните поля Наименование организации и ИНН;

в поле E-mail укажите адрес электронной почты контрагента, на который будет

отправлено приглашение о присоединении к сервису Synerdocs;

при необходимости установите флажок Попросить команду Synerdocs связаться с

контрагентом и помочь подключиться к сервису;

при установке флажка Попросить команду Synerdocs связаться с контрагентом и

помочь подключиться к сервису отобразится поле Контактное лицо в

приглашаемой организации. Укажите в нем полное имя сотрудника со стороны

контрагента, с которым будут связываться сотрудники Synerdocs;

в поле Телефон укажите номер телефона контрагента, по которому сотрудники

Synerdocs свяжутся с ним для подключения к сервису;

при необходимости добавьте комментарий;

нажмите на кнопку Отправить.


Если в окне ввода данных указать только телефон контрагента и установить флажок Попросить команду

Synerdocs связаться с контрагентом и помочь подключиться к сервису, то сотрудники службы

поддержки Synerdocs свяжутся с контрагентом по указанному телефону, помогут в регистрации и пригласят к

обмену с текущим абонентом.

5. В открывшемся окне в зависимости от того, нужно ли отправить приглашения к

обмену другим контрагентам, выберите Пригласить еще или Закрыть.

94


Отправка приглашений с загрузкой списка контрагентов из файла



3. В открывшемся окне выбора организации перейдите по ссылке Добавить список

контрагентов из файла.

4. В окне выбора организации:

нажмите на кнопку Скачать шаблон, если файл с информацией о контрагентах еще

не подготовлен, после чего заполните файл. Формат заполнения файла указан в

шаблоне;

нажмите на кнопку Загрузить и выберите подготовленный файл.

5. В окне «Отправка приглашений» отобразятся данные о контрагентах из загруженного

файла:

Отправить приглашение к обмену можно контрагентам, данные о которых не

содержат ошибок.


95

Список организаций с некорректно указанными данными отобразится на закладке «С

ошибками». Исправить ошибки можно на закладке, не возвращаясь в файл.

На закладке «Без ошибок» установите флажки напротив контрагентов, которым

необходимо отправить приглашения, и нажмите на кнопку Отправить.

6. В информационном сообщении о количестве отправленных приглашений нажмите на

кнопку ОК.

Приглашения

С помощью приглашений осуществляется авторизация контрагентов. Подробнее об

отправке приглашений см. раздел «Отправка приглашений к обмену».

Для работы с входящими и исходящими приглашениями предназначены подразделы

«Входящие приглашения» и «Исходящие приглашения».

По умолчанию все входящие приглашения принимаются. Тип обработки входящих

приглашений задается в настройке Авторизация контактов. Подробнее см. раздел

«Редактирование реквизитов организации».

Входящие приглашения

Приглашения, полученные от контрагентов, отображаются в подразделе «Входящие»

раздела «Приглашения»:

Для каждого приглашения отображается информация:

наименование организации контрагента. Является ссылкой. При переходе по ссылке

открывается окно «Сведения об организации». Описание окна см. в разделе

«Действующие контрагенты»;

комментарий, указанный отправителем приглашения;

96


статус контрагента в сервисе. Подробнее см. раздел «Статусы контрагентов»;

дата и время последнего изменения статуса контрагента в сервисе.

На панели инструментов располагаются кнопки для работы с входящими приглашениями:


Принять Принятие приглашения.

Необходимо для обмена

документами. После принятия

приглашения контрагент

попадет в список действующих

Выбрано одно или несколько приглашений

в списке

ОтклонитьОтклонение приглашения.

Обмен документами будет

невозможен, контрагент

попадет в список

заблокированных


в списке

Удалить Удаление приглашения.

Используется для отозванных

контрагентом приглашений


в списке

Исходящие приглашения

Приглашения, отправленные контрагентам, отображаются в подразделе «Исходящие»

раздела «Приглашения»:

Отображаемая информация аналогична информации о входящих приглашениях, подробнее

см. раздел «Входящие приглашения».


Для контрагентов, имеющих в сервисе статус Неактивный, наименование не является ссылкой.


97

На панели инструментов располагаются кнопки для работы с исходящими приглашениями:


Пригласить Отправка приглашения к

обмену контрагенту. Подробнее

см. раздел «Отправка

приглашений к обмену»

Всегда

Отозвать Отзыв приглашения Выбрано одно или несколько приглашений

в списке

Получив приглашение, контрагент может:

принять – обмен будет доступен, и контрагент будет отображаться в разделе

«Действующие»;

отклонить – обмен с контрагентом будет запрещен. Текущий абонент для контрагента

попадет в список заблокированных.

Заблокированные контрагенты

В разделе «Заблокированные» отображаются контрагенты:

приглашения от которых были отклонены;

с которыми прекращен обмен.

Обмен документами с заблокированными контрагентами невозможен.

Раздел «Заблокированные» имеет вид:

Отображаемая информация аналогична информации о действующих контрагентах,

подробнее см. раздел «Действующие контрагенты».

98


При необходимости обмен можно возобновить. Для этого:

1. Выберите контрагента в списке заблокированных.

2. Нажмите на кнопку Возобновить обмен.

3. В открывшемся окне при необходимости введите комментарий и нажмите на кнопку

ОК.

Контрагенту придет приглашение к обмену.

События

99

События

Раздел информирует пользователя о событиях, происходящих в сервисе:

события по работе с внешними документами:

Получен новый документ – поступил новый документ;

Получены новые документы;

Получены документы без подписи – поступили новые документы без подписи

отправителя;

Требуется подпись на документ;

Подписан/принят документ – контрагент подписал отправленный документ, либо

один или несколько контрагентов подписали документ в случае одновременной

отправки нескольким контрагентам;

Подписан документ без подписи – подписан документ, изначально отправленный

без подписи;

Отказано в подписи/отклонен документ – контрагент отказал в подписании

отправленного документа, либо хотя бы один из контрагентов отказали в

подписании в случае одновременной отправки нескольким контрагентам.

Указанные в процессе отказа подписания комментарии отображаются в карточке

документа;

Запрошено уточнение ЭСФ;

события по работе с внутренними документами (при включенной возможности обмена

документами внутри предприятия):

Получен внутренний документ;

Получены внутренние документы;

Подписан внутренний документ;

Отказано в подписании внутреннего документа;

события по перемещению документов:

Документ перемещен в подразделение <Наименование подразделения>;

Документы перемещены в подразделение <Наименование подразделения>;

100


события по работе с приглашениями к обмену:

Поступило приглашение к обмену;

Принято приглашение к обмену;

Отклонено приглашение к обмену;

Отозвано приглашение к обмену;

события по аннулированию документов:

Запрошено аннулирование документа;

Аннулирован документ;

Отказано в аннулировании документа;

события по включению или отключению возможности отправки документов:

Отправка документов заблокирована;

Возможность отправки документов восстановлена.



Прочитано Пометить события как

прочитанные

Выбрано одно или несколько событий в списке

Не прочитано Пометить события как

непрочитанные

Выбрано одно или несколько событий в списке

Удалить Удалить события Выбрано одно или несколько событий в списке

Настройка веб-клиента

101


Перед настройкой веб-клиента необходимо выполнить настройку рабочего места.

Подробнее см. в документе «Synerdocs. Инструкция по настройке рабочего места для ОС

Windows», опубликована на сайте Synerdocs.

Настройку веб-клиента можно выполнить двумя способами:

на боковой панели в разделе Настройки;

через пункты меню пользователя Список организаций и Профиль.

В настройки вынесены:

профиль пользователя

пользователи сервиса

оргструктура

реквизиты организации

промокоды

Настройка профиля доступна всем пользователям. Настройка пользователей, оргструктуры,

реквизитов и промокодов доступна только пользователям с правами администратора.

Для абонентов с типом «Физическое лицо» настройка пользователей сервиса и оргструктуры

недоступна, поэтому для них данные пункты в разделе Настройки не отображаются.

Настройка профиля пользователя

В профиле пользователя хранится информация о сотруднике организации, который

использует веб-клиент Synerdocs, и настройки его работы.

Настроить профиль пользователя можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Профиль;

в меню пользователя через пункт Профиль.



102


Страница настройки профиля пользователя имеет вид:

Чтобы настроить профиль:

1. Заполните поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность, СНИЛС, Часовой пояс. Для

физических лиц поле Должность не отображается.

2. Установите флажок Автозаполнение получателей, чтобы при отправке документов в

поле Кому автоматически подставлялся получатель, указанный при последней

отправке. Подробнее см. раздел «Поле «Кому» – заполнение получателей.

3. В области «Настройка уведомлений» задайте параметры рассылок:

E-mail – адрес электронной почты, на который будут приходить уведомления,

новости и напоминания;

Уведомлять о событиях – признак получения уведомлений о событиях в сервисе,

отображающихся в разделе «События». По умолчанию флажок установлен;

Получать новости – признак получения новостей о сервисе и изменениях


103

законодательства в области электронных документов. По умолчанию флажок не

установлен;

Напоминать о документах – признак получения напоминаний о необходимых

действиях над документами. По умолчанию флажок установлен.

4. В области «Настройка печати» установите флажок Выводить доп. информацию при

печати, чтобы на печатной форме формализованных документов отображалась

дополнительная информация к документу и к строкам табличной части. По

умолчанию флажок не установлен.

5. В области «Управление закладками» настройте закладки для удобной работы в веб-

клиенте.

6. Нажмите на кнопку Сохранить.

Кнопка Сменить пароль предназначена для изменения текущего пароля пользователя.

При нажатии на кнопку откроется окно «Смена пароля», в котором нужно указать старый

пароль и новый с подтверждением.

Кнопка Заказать сертификат предназначена для отправки заявки на приобретение

сертификата. При нажатии на кнопку открывается сообщение о перенаправлении на сайт

Synerdocs. На сайте можно ознакомиться с особенностями квалифицированного и

облачного квалифицированного сертификатов, с их стоимостью, а также заказать нужный

сертификат. Нажмите на кнопку Далее, чтобы перейти на сайт.

Кнопка Выбрать сертификат предназначена для загрузки сертификата электронной

подписи для использования в сервисе. При нажатии на кнопку откроется окно для выбора

сертификата из списка доступных или загрузки из файла. Возможны ситуации:

если был выбран новый сертификат квалифицированной ЭП, то от имени текущей

организации автоматически отправится заявление об участии в ЭДО счетов-фактур;

если был выбран сертификат, в котором не указан ОГРНИП, будет предложено выбрать

тип абонента:

индивидуальный предприниматель – автоматически откроется страница настроек

организации для заполнения поля ОГРНИП;

физическое лицо.

После загрузки сертификата тестовым абонентом откроется сообщение о выборе тарифа.

Если вы только получаете документы в веб-клиенте или у вас есть промокод, позволяющий

отправлять исходящие документы, то выбор тарифа необязателен. В обратном случае

нажмите на кнопку Выбрать тариф, чтобы ознакомиться со списком всех тарифов и заказать

подходящий.


Если у пользователя есть доступ к нескольким организациям, то настройка профиля должна производиться

отдельно для каждой организации.




104


Работа с закладками

Для удобной работы в веб-клиенте существует возможность создавать закладки для отбора

документов в соответствии с заданными параметрами.

Закладки отображаются на боковой панели веб-клиента, их можно создавать для входящих,

исходящих и внутренних документов:

Чтобы создать закладку:

1. На странице настройки профиля пользователя в области «Управление закладками»

перейдите по ссылке Добавить.

2. В окне настройки параметров заполните поля:

Наименование. Наименование создаваемой закладки;

Раздел. Раздел, к которому будет относиться создаваемая закладка. Возможные

значения: Входящие, Исходящие, Внутренние.

Значение Внутренние отображается, если подключена возможность обмена

документами внутри предприятия.

3. Нажмите на кнопку Далее >.

4. В открывшемся окне укажите необходимые критерии, согласно которым будут


105

отбираться документы. Параметры отбора аналогичны параметрам фильтрации

документов, их описание см. в разделе «Поиск документа по реквизитам».

5. Нажмите на кнопку Добавить.

При необходимости параметры ранее созданных закладок можно изменить. Для этого:

1. На странице настройки профиля пользователя в области «Управление закладками» в

строке изменяемой закладки щелкните левой кнопкой мыши или нажмите на кнопку

Редактировать закладку.

2. В окне настройки параметров укажите необходимые значения.

3. Нажмите на кнопку Сохранить.

Если в закладке больше нет необходимости, удалите ее с помощью кнопки Удалить

закладку.

Настройка пользователей сервиса

Сервис Synerdocs позволяет настраивать список пользователей, которые будут работать с

документами через сервис обмена.

Настроить список пользователей можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Пользователи;

в окне «Организации» по ссылке Пользователи.

Страница настройки пользователей имеет вид:

Доступные действия:

добавление пользователя

изменение информации о пользователе

106


Добавление пользователя

1. На странице настройки пользователей на панели инструментов нажмите на кнопку

Добавить. Откроется окно «Добавление пользователя»:


Логин. Имя пользователя для входа. Должен быть уникальным в рамках сервиса


107

Synerdocs;

Пароль пользователя должен содержать не менее 8 символов;

Подтверждение пароля. Проверка корректности введенного пароля;

Права администратора предоставляют доступ ко всем настройкам веб-клиента.

Установите флажок, если пользователю необходимы права администратора;

Права на согласование определяют возможность пользователя согласовывать

документы указанных типов. Установите флажки для тех типов документов, в

согласовании которых участвует пользователь;

Сертификат. Если флажок Не загружать сертификат установлен, то для входа в

сервис пользователь будет использовать логин и пароль. В этом случае

подписание и отправка документов будут недоступны. Снимите флажок, если

необходимо указать сертификат. В раскрывшейся области:

выберите сертификат из списка доступных, если сертификат был установлен

ранее;

перейдите по ссылке Загрузить и выберите сертификат, если он еще не

установлен;

Должность, Фамилия, Имя, Отчество пользователя. Поля автоматически

заполняются, если указан сертификат;

Часовой пояс местонахождения пользователя;

E-mail. Адрес электронной почты пользователя. На указанный адрес будут

приходить уведомления, новости и напоминания, если установлены

соответствующие флажки: Уведомлять о событиях, Получать новости,

Напоминать о документах. Автоматически заполняется, если указан сертификат;

Подразделение пользователя. В случае работы с несколькими организациями

будет доступен выбор подразделения для каждой организации.

Если пользователю необходим доступ к документам подчиненных подразделений,

установите флажок Доступ к вложенным подразделениям.

При заполнении полей происходит проверка корректности указанных значений. Если

какое-либо из полей не было заполнено или содержит неверное значение, оно будет

подсвечено красным цветом. В этом случае необходимо указать корректное значение.

3. Нажмите на кнопку Сохранить. Внесенная информация будет сохранена.

В результате будет добавлен новый пользователь.

108


Редактирование информации о пользователе

Чтобы посмотреть или изменить данные о пользователе сервиса Synerdocs:

1. В окне «Пользователи» щелкните левой кнопкой мыши в нужной строке. Откроется

окно «Редактирование информации о пользователе»:

2. В зависимости от того, нужны ли пользователю права администратора, установите или

снимите одноименный флажок. Права позволяют добавлять пользователей,

редактировать информацию о них, изменять оргструктуру и реквизиты организации.

3. Воспользуйтесь кнопками на панели инструментов:

Кнопка Описание

Сменить парольСменить пароль пользователя

Изменить атрибутыИзменить личные данные пользователя

Выбрать сертификатЗагрузка сертификата пользователя из локального

хранилища. Кнопка отображается, если сертификат еще не

загружен

Добавить доступДобавление прав доступа к подразделению и на вложенные

подразделения

УдалитьУдаление пользователя из списка активных пользователей

сервиса


109

Настройка оргструктуры

Оргструктура

Организационная структура предприятия, которая представляет собой совокупность

структурных подразделений, пользователей и связей между ними.

Подразделение

Элемент организационной структуры, например департамент, отдел, группа.

Настроить оргструктуру предприятия можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Оргструктура;

в окне «Организации» по ссылке Оргструктура.

Страница настройки оргструктуры имеет вид:

Кнопка Добавить подразделение предназначена для включения нового подразделения в

состав структуры предприятия. При нажатии на кнопку открывается окно «Реквизиты».

При нажатии на кнопку Скрыть все организационная структура сворачивается. Обратная ей

операция производится при нажатии на кнопку Открыть все.

При настройке организационной структуры доступны действия:

создание нового подразделения;

редактирование существующей организационной структуры предприятия.

110


Создание подразделения

Чтобы включить новое подразделение в состав организационной структуры:

1. Добавьте подразделение одним из способов:

нажмите на кнопку Добавить подразделение на панели инструментов;

нажмите на кнопку Добавить подразделение � на контекстной панели

инструментов, которая появляется при наведении курсора на элемент

организационной структуры.

Откроется окно «Реквизиты подразделения»:


Наименование. Официальное наименование подразделения организации;

Код. Уникальный цифровой идентификатор подразделения;

КПП. Код причины поставки на учет. Заполняется по общероссийскому

классификатору;

Примечание. Дополнительная информация;

Головное подразделение. Родительское подразделение. Подробнее о способах

заполнения поля см. в разделе «Выпадающий список».

3. Нажмите на кнопку ОК. Будет выполнена проверка корректности введенных значений.

Если поля Наименование и Код не были заполнены, то они будут подсвечены

красным цветом. После успешного заполнения полей внесенная информация будет

сохранена.


111

Редактирование оргструктуры

Чтобы отредактировать информацию о подразделении:

1. Наведите курсор на соответствующий элемент организационной структуры.

Редактируемое подразделение будет подсвечено голубым цветом и появится

контекстная панель инструментов:

2. Воспользуйтесь кнопками на контекстной панели инструментов:

Кнопка Описание

Удалить подразделениеУдаление подразделения. При попытке удалить головное

подразделение возникает ошибка

Реквизиты подразделенияИзменение реквизитов подразделения

Сотрудники подразделенияПользователи с доступом к выбранному подразделению

Доступ к подразделениюСписок пользователей, имеющих доступ к системе

Добавить подразделениеДобавить подчиненное подразделение

Редактирование реквизитов организации

Система Synerdocs позволяет указать реквизиты организации, которые будут использоваться

для автоматического заполнения формализованных документов.

Открыть страницу настроек реквизитов организации можно одним из способов:

на боковой панели в разделе Настройки через пункт Реквизиты;

в меню пользователя перейти по ссылке Список организаций, после чего на странице

«Организации» перейти по ссылке Реквизиты.

112


Страница настройки реквизитов организации имеет вид:

Чтобы выполнить настройку:


Юрид. наименование. Официально зарегистрированное название организации;

Краткое наименование. Краткое наименование организации. Для

индивидуальных предпринимателей поле не отображается;


Если организация приняла регламент ЭДО счетов-фактур, отображается поле Идентификатор участника

ЭДО СФ, которое заполняется автоматически.

ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика. Заполняется по

общероссийскому классификатору;

КПП. Код причины постановки на учет. Заполняется по общероссийскому


113

классификатору. Поле отображается только для юридических лиц;


Администратор организации может изменять значения реквизитов Юрид. наименование, Краткое

наименование, ИНН, КПП даже после принятия регламента Synerdocs.

ОГРН. Основной государственный регистрационный номер. Соответствует номеру

записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Для индивидуальных

предпринимателей реквизит называется ОГРНИП. Для физических лиц поле не

отображается;

Код ИФНС. Код Инспекции федеральной налоговой службы. Соответствует коду,

указанному в свидетельстве ИНН. Для физических лиц поле не отображается;

Реквизиты свидетельства о государственной регистрации ИП. Серия и номер

свидетельства, дата выдачи, дата внесения записи о приобретении статуса ИП,

наименование налогового органа, выдавшего свидетельство. Отображается только

для индивидуальных предпринимателей;

Фамилия, Имя, Отчество. Для юридических лиц поля не отображаются;

Телефон. Номер телефона;

Факс. Номер факса. Для физических лиц поле не отображается;

Банковские реквизиты, для физических лиц не отображаются:

Наименование банка. Наименование банка, в котором организация имеет

расчетный счет;

БИК. Банковский идентификационный код. Заполняется на основании

Классификатора Центрального банка России;

Корреспондентский счет. Корреспондентский счет банка в Центральном банке

России;

Расчетный счет. Банковский счет организации;

Юридический адрес. Адрес постоянно действующего исполнительного органа

организации. Адрес содержит значения полей Страна, Индекс, Регион, Район,

Город, Населенный пункт, Улица, Дом, Корпус, Квартира. Для физических лиц

имеет название Адрес регистрации;

Почтовый адрес. Адрес местонахождения организации, используемый для

почтовой связи. Если совпадает с юридическим адресом, то установите флажок Тот

же, иначе заполните поля Страна, А/я, Индекс, Регион, Район, Город, Населенный

пункт, Улица, Дом, Корпус, Квартира. Для физических лиц поля не отображаются;

Авторизация контактов. Тип обработки входящих приглашений к обмену.

Возможные значения:

Принимать все приглашения – автоматически принимать приглашения;

Отклонять все приглашения – автоматически отклонять приглашения;

По выбору пользователя – обрабатывать приглашения вручную.

Значение по умолчанию Принимать все приглашения;

114


Включен обмен с ФЛ. Признак, определяющий возможность отправки

документов физическим лицам. По умолчанию флажок не установлен. Для

физических лиц поле не отображается, так как для них обмен с физическими

лицами по умолчанию включен. Если отправка документов заблокирована, то

отправка документов физическим лицам будет недоступна независимо от

установки флажка.

2. Нажмите на кнопку Сохранить. Внесенная информация будет сохранена, если все

поля заполнены корректно. Некорректно заполненные поля будут подсвечены.

Исправьте введенные значения и вновь нажмите на кнопку Сохранить.

При изменении реквизитов организации, которые включаются в заявление об участии в ЭДО

счетов-фактур, от имени текущей организации автоматически будет отправлено новое

заявление.

Настройка промокодов

Промокод

Текстовая строка, при указании которой пользователь или его организация могут

получить бонус при работе в сервисе Synerdocs, например бесплатный обмен

документами с каким-либо контрагентом. Строка может состоять из русских или

английских букв, а также цифр, и иметь длину до 64 символов.

Управлять промокодами можно в разделе Настройки, пункт Промокоды.

Страница настройки промокодов имеет вид:

В списке отображаются все добавленные промокоды. Для каждого указывается срок

действия и предоставляемый бонус.

Добавление промокодов доступно только пользователям с правами администратора. При

этом промокод должен быть доступен для добавления.


115

Чтобы добавить промокод:

1. На панели инструментов нажмите на кнопку Добавить промокод. Откроется окно:

2. В поле Промокод укажите промокод, полученный от организации, проводящей

промоакцию, или от оператора.


Добавление промокода недоступно, если он указан неверно или не существует.

3. Ознакомьтесь со сроком действия и предоставляемым бонусом.

4. Нажмите на кнопку Добавить.

Промокоды, срок действия которых истек либо предоставляемый бонус утратил актуальность,

можно удалить. Для этого в строке нужного промокода нажмите на кнопку Удалить.

116


Предметный указатель

- L -Like-ввод 13

- S -Synerdocs 4, 13

- А -Авторизация пользователя 21Аннулирование документов 81Аутентификация пользователя

по паролю 22

по сертификату 22

- В -Виды документов 5Восстановление пароля 24Вход на сайт 16Выгрузка документов 85Выход с сайта 25

- Д -Документ

неформализованный 5

основной 5

служебный 5

формализованный 5

Документооборот 13, 37Документы 31

аннулирование 81

внутренние 57

внутренние входящие 58

внутренние исходящие 59

входящие 45

выгрузка 85

загрузка 77

исходящие 54

к отправке 60

карточка 31

напоминания 88

отправка 61

перемещение 80

поиск 82

связывание 78

согласование 80

статус 42

фильтрация 83

Дополнительные опции 9

- З -Загрузка документа 71, 77Задания 59

Закладки 104

- И -Интерфейс веб-клиента 26Информационная квитанция 39Исправлениедокумента 55

- К -Контрагенты 89

действующие 90

заблокированные 97

статусы 89

Корректировка документа 55

- Н -Напоминания о документах 88Настройка 101

закладки 104

оргструктура 109

пользователи сервиса 105

промокоды 114

профиль пользователя 101

реквизиты организации 111

Неформализованный документ 13

- О -Облачная ЭП 13Оргструктура 13Основной документ 13Отправка документа 61

без подписи 67

в другое подразделение предприятия 65

незарегистрированному контрагенту 68

нескольким контрагентам 64

пересылка 71

Отправка приглашений 91зарегистрированному контрагенту 92

незарегистрированному контрагенту 92

с загрузкой списка контрагентов из файла 94

- П -Перемещение документов 80Подписание

акта 48

документов 47

ДПРР 51

ДПТ 51

накладной 48

неформализованного документа 53

УКД 51

УПД 51

Подразделение 13Поиск документов 82Приглашения 95Промокод 13, 114

117

Предметный указатель

Простая ЭП 13, 42

- Р -Регистрация 16

без сертификата 20

по сертификату 17

Роуминг 61

- С -Сведения о подписи документа 39Связанные документы 13, 31, 78Сервис Synerdocs 14Сертификат пользователя 14Система обмена 4, 14Служебный документ 14Событие 99Согласование документов 80Создание документа 61

о передаче товаров 73

Создание докумета 71Список действующих контрагентов 14Статусы документов 42Схема обмена

актами 6

ДПРР 6

ДПТ 7

товарными накладными 7

УКД 8

УПД 8

Счет-фактура исправленный 55

корректировочный 55

- Т -Термины 13Тестовый режим 20

- У -Универсальный корректировочный

документ 55Усовешенствованная подпись 14

- Ф -Фактор 14Факторинговая компания 14Фильтрация 83Формализованный документ 14

- Ц -Цепочка документооборота 15, 37

- Э -Электронная подпись 15

Documents

Synerdocs. Руководство пользователя · Подробнее о назначении системы см. в разделе «Назначение системы