System FOKUS · System FOKUS Moduł MAGAZYN ... nie są to dane w formacie dBase czy Clipper, ... Przed instalacją należy zawsze wykonać kopię bazy danych programu i zachować

System

FOKUS

Moduł MAGAZYN obsługa magazynu materiałów biurowych

oraz ewidencji środków trwałych i wyposażenia

instrukcja obsługi

Autor : Piotr Zielonka

tel. 601 99-73-79 [email protected]

Piotrków Tryb., wrzesień 1997r. – sierpień 2018r.

mailto:[email protected]

Program komputerowy MAGAZYN - instrukcja obsługi (strona 2)

Spis treści

Wstęp ................................................................................................................................................................... 3

Informacje dla administratora i ADO ............................................................................................................. 4

Uwagi techniczno-systemowe ...................................................................................................................... 4

Uwagi dla Administratora Danych Osobowych ....................................................................................... 7

Instalacja i pierwsze uruchomienie ............................................................................................................. 9

Wdrożenie programu ................................................................................................................................ 10

Znane problemy ......................................................................................................................................... 11

Problemy z wydrukami raportów ........................................................................................................ 11

Problemy z wydrukami plików RTF ................................................................................................... 11

Błędy typu „Fatal error”. ...................................................................................................................... 12

Uwierzytelnianie systemowe użytkowników .......................................................................................... 13

Opis funkcji programu dla administratora .................................................................................................. 14

Użytkownicy ........................................................................................................................................... 14

Ustawienia programu ............................................................................................................................. 15

Czynności użytkowników ..................................................................................................................... 15

Zasilenie inicjalne ................................................................................................................................... 15

Ustawienia użytkownika ........................................................................................................................ 16

Współpraca z kolektorami kodów kreskowych ................................................................................. 16

Struktura zbioru danych ............................................................................................................................ 20

Import danych ............................................................................................................................................ 24

Opis funkcji programu dla użytkowników .................................................................................................. 25

Ogólne zasady obsługi programu ............................................................................................................ 25

Opis funkcji programu dla użytkowników ............................................................................................. 29

Materiały biurowe .................................................................................................................................. 29

Majątek firmy .......................................................................................................................................... 32

Narzędzia ................................................................................................................................................ 38

Tok postępowania ........................................................................................................................................... 40

Tok postępowania podczas logowania ............................................................................................... 40

Tok postępowania przy szybkim wyborze pozycji z wykazu .......................................................... 42

Tok postępowania przy wydawaniu towarów z magazynu .............................................................. 43

Tok postępowania przy prowadzeniu inwentaryzacji ....................................................................... 46

Zakończenie ..................................................................................................................................................... 53


Wstęp

Program MAGAZYN stanowi narzędzie informatyczne, służące do wspomagania pracowników rozmaitych instytucji w zakresie obsługi magazynu materiałów biurowych oraz ewidencji środków trwałych i wyposażenia. Jego obecna wersja jest rozwinięciem funkcjonującego od 1997 roku DOS-owego programu MAGAZYN, i stanowi część pakietu FoKus, tego samego autora.

Program można zainstalować centralnie na serwerze, udostępnić w sieci i użytkować na dowolnej ilości stanowisk. Możliwa jest również praca w trybie terminalowym.

Zalecana jest praca programu w powiązaniu z modułem kadrowym pakietu FoKus. Możliwa jest również współpraca z innymi programami kadrowymi.

Część pierwsza i druga instrukcji „Informacje dla administratora i ABI” oraz „Opis funkcji programu przeznaczonych dla administratora”, ze względu na charakter opisywanych w niej zagadnień, nie są przeznaczone dla użytkowników merytorycznych programu. Dla użytkowników merytorycznych przeznaczona jest trzecia część instrukcji, zawierająca rozdziały „Ogólne zasady obsługi programu”, „Opis funkcji programu” oraz „Tok postępowania”.


Część I.

Informacje dla administratora i ADO

Uwagi techniczno-systemowe

Pod względem sprzętowo-systemowym program wymaga na końcówkach : a) komputera klasy IBM PC z procesorem Pentium lub nowszym, b) 32-bitowego lub 64-bitowego systemu operacyjnego Microsoft Windows min. Windows XP

SP3, Windows Vista, Windows 7, 8, 10 albo ich wersji serwerowych – w polskiej wersji językowej,

c) min. 512 MB RAM, d) ekranu o rozdzielczości min. 1024x768 (program nie wykorzystuje większego obszaru), e) drukarki laserowej lub atramentowej, drukującej w formacie A4, f) drukarki igłowej do wydruku pokwitowań pobrania materiałów biurowych1. g) drukarki termotransferowej do wydruku etykiet z kodem kreskowym2, h) czytnika kodów kreskowych3 lub kolektora z dedykowanym oprogramowaniem do

inwentaryzacji4.

Program może również pracować na terminalach graficznych, podłączonych do serwera spełniającego wymienione wymagania. Program dopuszczony jest przez Ministerstwo Finansów do użytkowania na serwerach SAP w urzędach skarbowych.

Program można uruchamiać bezpośrednio przez skrót do pliku MAGAZYN.EXE z wykorzystaniem ścieżki \\serwer\udział. Nie jest wymagane (chociaż oczywiście dopuszczalne) mapowanie dysku ani ustawianie żadnych zmiennych środowiskowych, poza zmienną TEMP lub TMP. Program nie wymaga także żadnych bibliotek dll w katalogach systemowych ani oddzielnej instalacji na każdej stacji. Również aktualizacja programu nie wymaga aby wykonywać ją na każdej stacji oddzielnie. Na końcówce wystarczy stworzyć skrót do pliku EXE na serwerze. Więcej informacji znajduje się w rozdziale „Instalacja i pierwsze uruchomienie”.

Program MAGAZYN korzysta z plikowej bazy danych w formacie VFP. Mimo zbieżności nazw plików (rozszerzenie DBF) nie są to dane w formacie dBase czy Clipper, w związku z tym nie da się ich przeglądać ani edytować przy pomocy Excela czy DBU.

W przypadku pracy w środowisku sieciowym aplikacja MAGAZYN może być udostępniona przez dowolny serwer zapewniający wspólny dostęp do plików i obsługę długich nazw plików (np., MS Windows 2003 Server, 2003 Server, itd.). Dopuszcza się zastosowanie, na komputerze pełniącym rolę serwera, systemu operacyjnego Windows XP/Vista/7/8/10 Professional, ze świadomością, że ilość sesji jest w takim przypadku ograniczona do 10. Nie zaleca się stosowania do roli serwera, komputera z systemem operacyjnym Linux ani Windows z serii Home.

Program został stworzony przy pomocy kompilatora Microsoft Visual Fox Pro 9.0 i podczas pracy korzysta z plików runtime’u. Pliki te mogą znajdować się na serwerze, w katalogu, w którym zainstalowany jest program lub w dowolnym innym katalogu dostępnym za pośrednictwem zmiennej systemowej PATH.

Podczas pracy w środowisku sieciowym program może być uruchomiony jednocześnie na dowolnej ilości końcówek. Jedyne ograniczenie stanowią możliwości serwera aplikacji.

1 Jeżeli użytkownik będzie korzystał z funkcji wydruku pokwitowań

2 Jeżeli użytkownik będzie korzystał z oznaczania składników majątku etykietami

3 Jeżeli użytkownik będzie korzystał z możliwości prowadzenia inwentaryzacji przy użyciu czytników kodów kreskowych

4 Dostarczanym przez autora programu, przy zakupie kolektora


Program współpracuje z dowolną drukarką systemu Windows końcówki. W przypadku zainstalowania wielu drukarek, wydruki kierowane są do drukarki domyślnej chyba, że użytkownik wybierze inną drukarkę w okienku dialogowym programu.

Aby skorzystać z możliwości wydruku etykiet (naklejek) z kodem kreskowym, należy zapewnić odpowiednią drukarkę etykiet. Drukarka musi stosować nadruk termotransferowy, pracować w standardzie EPL lub EZPL i obsługiwać standard kodów kreskowych Code39. Wymienione warunki spełniają np. drukarki ZEBRA TLP2844 lub GK420t.

Rozmiar etykiet, obsługiwanych przez program to 50x30 mm. Większy obszar etykiety nie zostanie zadrukowany przez program (pozostanie pusty). Zaleca się korzystanie z wyłącznie z foliowych etykiet wodoodpornych i żywicznych taśm barwiących.

Do odczytu kodów kreskowych zalecane jest korzystanie z przenośnego kolektora danych. Pozwala to na sprawne prowadzenie inwentaryzacji oraz na łatwe odnotowywanie zmian miejsca przechowywania poszczególnych przedmiotów.

Program obsługuje automatyczną komunikację z niektórymi modelami kolektorów, do których oferowane jest również dedykowane oprogramowanie ułatwiające przeprowadzenie spisu z natury. Korzystanie z innych modeli kolektorów jest możliwe lecz nie w sposób automatyczny.

Istnieje także możliwość współpracy programu z ręcznym czytnikiem kodów kreskowych.

Istnieje możliwość zakupienia drukarek termotransferowych i kolektorów wraz z oprogramowaniem, które współpracują z programem MAGAZYN.

Do wykonania niektórych czynności w programie potrzebne jest prawo administratora programu. Jest ono przydzielone standardowemu użytkownikowi KIERA1. Na wszelki wypadek stworzono również drugie konto administracyjne - KIERA2. Hasła do tych kont są początkowo puste, lecz po ich założeniu należy chronić je w sposób szczególny.

Z wersją instalacyjną programu, w podkatalogu PiD, dostarczony jest edytor „Pisz i Drukuj” firmy Rewucki. Podobnie jak np. OpenOffice, jest to darmowe narzędzie, lecz znacznie prostsze w obsłudze. Program MAGAZYN korzysta z niego jako z domyślnego zewnętrznego edytora dokumentów RTF.

Zagadnienie tworzenia kopii bezpieczeństwa danych pozostaje do uzgodnienia w zakresie lokalnych możliwości firmy użytkującej program. Bezwzględnie należy codziennie kopiować przynajmniej zawartość podkatalogu DANE katalogu, w którym zainstalowany jest program. Kopie należy przechowywać przynajmniej przez okres dwóch tygodni – nie nadpisywać kopii z dnia poprzedniego, w dniu następnym. Ze względu na stosunkowo niewielki obszar zajmowany przez program na dysku, warto kopiować cały katalog, w którym zainstalowano program wraz z jego podkatalogami. Zalecane najprostsze i najpewniejsze rozwiązanie polega na zleceniu systemowi operacyjnemu serwera automatycznego wykonywania skompresowanych kopii na inny dysk lokalny lub sieciowy a następnie przenoszeniu ich na nośnik zewnętrzny. Można wykorzystać do tego celu codzienną kopię serwera, którą powinno wykonywać się na taśmie DAT lub innym nośniku zewnętrznym.

Program jest stosunkowo prosty i mało awaryjny. Jednak w razie wystąpienia jakiegokolwiek komunikatu o błędzie należy zanotować kontekst, w którym wystąpił błąd, treść komunikatu o błędzie, numer linii, w której on wystąpił, oraz numer wersji programu, po czym skontaktować się z autorem programu.

W niektórych przypadkach, po wystąpieniu błędu program może nie zakończyć się lecz wyświetlić komunikat „Cannot quit Visual Fox Pro”. Należy wówczas wcisnąć klawisz <Esc> i przytrzymać go aż do zakończenia programu.

Każda wersja programu oznaczona jest numerem składającym się z trzech części oddzielonych kropkami (np. wersja 2014.2.1). Pierwszy numer (w tym przykładzie 2014) oznacza rok, drugi (2) numer wersji a trzeci (1) numer sub-wersji. Jeżeli zachodzi potrzeba przekazania uwag co do działania programu należy znać pełny, trzycyfrowy numer wersji. Jest on widoczny w funkcji Narzędzia → O programie lub w właściwościach pliku MAGAZYN.EXE.

Aktualizacja programu polega zawsze na wymianie pliku wykonywalnego MAGAZYN.EXE. Przed instalacją należy zawsze wykonać kopię bazy danych programu i zachować dotychczasowy


plik EXE. Bezpośrednio po instalacji wymagane jest uruchomienie nowej wersji tak, aby mogła ona dokonać ewentualnych zmian w strukturach zbiorów. Przy pierwszym uruchomieniu nowej wersji zalecana jest obecność informatyka. Nowa wersja wyświetla również na ekranie informację o wprowadzonych zmianach. Informacje te przeznaczone są zarówno dla informatyka jak i dla użytkowników. Można je zawsze obejrzeć poprzez funkcję Narzędzia → Opis zmian w programie.

Zauważone błędy programu lub propozycje jego modyfikacji należy przesyłać pocztą elektroniczną na adres autora programu: [email protected].



Uwagi dla Administratora Danych Osobowych

Podczas pracy, program MAGAZYN nie przetwarza informacji niejawnych, ani takich, które spełniają definicję danych osobowych.

Program posiada własną bazę danych, znajdującą się na serwerze tej aplikacji. Zawiera ona informacje o ustawieniach programu, kontach, hasłach i uprawnieniach użytkowników oraz przechowuje dane związane z ewidencją prowadzoną przy użyciu programu.

Ze względu na zapewnienie ciągłości pracy jednostki, system informatyczny związany z programem powinien spełniać następujące wymagania :

Niezbędne jest wydzielenie komputera do roli serwera danych oraz samej aplikacji MAGAZYN.

Serwer ten musi znajdować się w pomieszczeniu zabezpieczonym przez dostępem osób niepowołanych.

System operacyjny końcówek lub serwera terminali powinien posiadać kontrolę dostępu na poziomie zarejestrowanych na serwerze użytkowników. Zapewnia to uzyskanie bezpieczniejszego, podwójnego poziomu kontroli dostępu : najpierw zalogowanie się do sieci lokalnej (lub do systemu operacyjnego Windows serwera terminali), następnie do aplikacji.

Dla zapewnienia fizycznego bezpieczeństwa danych serwer musi umożliwiać wykonywanie kopii bezpieczeństwa na zewnętrznych nośnikach (np. na taśmach DAT lub płytach optycznych) oraz posiadać zasilacz UPS.

Bezwzględnie należy codziennie wykonywać kopie bezpieczeństwa. Kopia powinna obejmować przynajmniej zawartość podkatalogu DANE katalogu, w którym zainstalowany jest program. Kolejne kopie należy przechowywać przynajmniej przez okres dwóch tygodni – nie nadpisywać kopii z dnia poprzedniego, w dniu następnym. Zaleca się wykonywać kopię całego katalogu, w którym zainstalowano program wraz z jego podkatalogami.

Posiadanie poprawnych, codziennych kopii umożliwia, w razie awarii, przywrócenie możliwości pracy z programem w ciągu kilku minut.

Konta użytkowników zakładane są przez użytkownika korzystającego z konta KIERA1 lub KIERA2. Użytkownikiem tym powinien być informatyk, któremu powierzono funkcję administratora systemu. Zaleca się stosowanie procedury pisemnego występowania do administratora z wnioskiem o założenie użytkownikom kont i nadanie uprawnień.

Hasła użytkowników aplikacji MAGAZYN muszą spełniać wymagania poziomu podstawowego – muszą mieć długość przynajmniej 5 znaków, nie muszą zawierać określonej kombinacji dużych i małych liter oraz cyfr lub znaków specjalnych – dla danych przetwarzanych w tym systemie nie jest to wymagane.

Wszystkie hasła użytkowników zapisane w bazie danych są szyfrowane. Ponadto nie są one nigdy widoczne, ani znane administratorowi. Administrator nie może podejrzeć hasła użytkownika – może jedynie je usunąć (zmienić na puste).

Program wyposażony jest w mechanizm okresowego wymuszania zmiany haseł użytkowników. Częstotliwość wymuszania zmiany jest określana oddzielnie dla każdego użytkownika, przy użyciu funkcji Administrator → Użytkownicy. Ustawienie to należy dostosować do stosowanej w firmie polityki bezpieczeństwa.

Program posiada opcjonalny mechanizm tzw. „uwierzytelniania systemowego”. Polega on na pominięciu konieczności logowania się do aplikacji MAGAZYN dla użytkowników, którzy zalogowali się poprawnie do systemu operacyjnego końcówki lub serwera terminali. Mechanizm ten może dotyczyć wybranych użytkowników i jest aktywowany przez administratora oddzielnie dla każdego z nich. Szerszy opis znajduje się w rozdziale „Uwierzytelnianie systemowe”.

Wszystkie czynności, wykonywane przez użytkowników z poziomu programu, są rejestrowane w dzienniku zdarzeń. Rejestrowana jest także nazwa NetBIOS-owa końcówki, z której wykonano tę czynność oraz identyfikator systemowy użytkownika, który był wówczas zalogowany w systemie operacyjnym. Dostęp do dziennika czynności ma użytkownik KIERAx. Użytkownik


ten powinien okresowo przeglądać dziennik zdarzeń programu, sprawdzając czy nie dochodzi do sytuacji naruszających bezpieczeństwo danych (np. próby zalogowania się bez podania poprawnego hasła). Forma i zakres reakcji, w takim wypadku, powinny być zgodna z obowiązująca w firmie procedurą postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych.


Instalacja i pierwsze uruchomienie

Instalacja programu do pracy w sieci składa się z dwóch etapów : instalacji na serwerze i instalacji na końcówkach PC (lub udostępnienia na terminalach). Przed pierwszym uruchomieniem programu należy zapoznać się z niniejszą instrukcją, a zwłaszcza z rozdziałem „Opis funkcji programu dla administratora”.

Procedura instalacji na serwerze : 1) Założyć na dysku serwera katalog o dowolnej nazwie (np. MAGAZYN) i rozpakować do niego

wersję instalacyjną programu, z zachowaniem struktury katalogów. 2) Udostępnić katalog MAGAZYN z uprawnieniem do zmiany dla grupy użytkowników, którzy

będą korzystać z programu. Nazwa udostępnionego udziału jest dowolna, w następnych punktach zakłada się, że brzmi ona również „MAGAZYN”.

Procedura instalacji na końcówkach PC : 1) Stworzyć na końcówce skrót do pliku MAGAZYN.EXE, najlepiej podając ścieżkę w notacji

\\serwer\magazyn\magazyn.exe. 2) Jako katalog uruchomieniowy „Rozpocznij w ...” wpisać katalog \\serwer\magazyn. 3) Upewnić się, że w środowisku systemu operacyjnego końcówki istnieje zmienna środowiskową

TEMP lub TMP. W systemach Microsoft ten punkt jest praktycznie zawsze spełniony. Należy się jedynie upewnić, że zmienne te wskazują na inny katalog dla użytkownika każdej końcówki.

Procedura udostępnienia programu na terminalach graficznych : 1) W katalogu zawierającym skróty Menu Start użytkowników na serwerze terminalowym

tworzymy skrót do pliku MAGAZYN.EXE. Jako katalog uruchomieniowy podajemy folder, w którym zainstalowano program.

2) Nadajemy odpowiednim grupom użytkowników uprawnienia do utworzonego skrótu. Pierwsze uruchomienie programu 1) Uruchomić program MAGAZYN korzystając z utworzonego skrótu. 2) Po uruchomieniu programu (login : KIERA1, bez hasła) należy określić hasło dla użytkownika

KIERA1 (program wymusi założenie hasła). 3) Wyjść z programu i zalogować się w ten sam sposób na konto KIERA2. 4) Zabezpieczyć hasła do kont KIERA1 i KIERA2, zgodnie z obowiązującą w firmie procedurą

postępowania z hasłami. 5) Zalogować się ponownie na konto KIERAx, uruchomić funkcję Administrator → Ustawienia

programu, wcisnąć przycisk <Edytuj> i wpisać dane adresowe firmy, w której uruchamiany jest program i inne parametry. W szczególności należy określić dostępną dla użytkownika ścieżkę (lokalną lub sieciową) do modułu kadrowego pakietu FoKus lub miejsca, z którego importowane będzie wykaz pracowników zapisany wcześniej w pliku tekstowym.

6) Ustalić listę użytkowników, mogących używać programu oraz ich uprawnienia poprzez wykonanie funkcji Administrator → Użytkownicy. Założone konta są nieaktywne. Polega to na istnieniu nieokreślonego hasła. Przed pierwszym logowaniem, każdy użytkownik musi poprosić administratora o aktywowanie jego konta. Aktywowanie polega na wykonaniu przez administratora dla tego użytkownika, funkcji <Zmień hasło na puste>. Po tej operacji użytkownik może uruchomić program i zalogować się podając tylko swój login (pole hasło zostawia puste) – program wymusi założenie hasła.

7) Wykonać import wykazu pracowników firmy z modułu kadrowego pakietu FoKus lub z pliku tekstowego (opis struktury pliku tekstowego znajduje się w rozdziale „Opis funkcji programu dla administratora”). Służy do tego funkcja Administrator → Zasilenie inicjalne → Wykaz pracowników.

8) Przekazać użytkownikom przeznaczoną dla nich część instrukcji i rozpocząć użytkowanie programu.


Wdrożenie programu

Przez wdrożenie rozumie się zbiór kolejnych czynności, które należy wykonać pomiędzy zainstalowaniem programu, a rozpoczęciem jego bieżącej eksploatacji.

Po udostępnieniu zainstalowanego programu użytkownikom należy kolejno:

1. Określić wykaz pomieszczeń, w których przechowywane są składniki majątku firmy. Służy do tego funkcja Narzędzia → Wykaz pomieszczeń, przy użyciu której po prostu wpisujemy numery (oznaczenia) poszczególnych pomieszczeń.

2. Określić wykaz pracowników firmy. Służy do tego funkcja Narzędzia → Wykaz pracowników firmy, przy użyciu której wpisujemy nazwiska i imiona poszczególnych pracowników. Jeżeli w firmie funkcjonuje program kadrowy, dane pracowników można pobrać i okresowo aktualizować na podstawie danych zawartych w programie kadrowym. Szerszy opis znajduje się w części instrukcji, przeznaczonej dla informatyka.

3. Określić sposób w jaki numerowane są przedmioty (środki trwale, składniki wyposażenia). Służy do tego funkcja Administrator → Ustawienia programu, przy użyciu której definiujemy budowę numerów inwentarzowych. Przede wszystkim należy zdecydować czy numery inwentarzowe będą wprowadzane przez użytkownika czy budowane będą przez program w oparciu o klasyfikację KŚT (zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10.12.2010r. – Dz.U. nr 242 poz.1622 z późn.zm.) albo też w oparciu o własny system grup i podgrup majątku, definiowany przy użyciu funkcji Majątek firmy → Klasyfikacja własna. Wykaz wszystkich grup KŚT jest już natomiast wbudowany w program MAGAZYN. a. Jeżeli wybrano tworzenie numerów inwentarzowych w oparciu o KŚT (zalecane), grupy

własne nie będą potrzebne. b. Jeżeli wybrano tworzenie numerów inwentarzowych w oparciu o własną klasyfikację, grupy

własne muszą dokładnie odzwierciedlać stosowane w urzędzie oznaczenia. c. Jeżeli wybrano opcję, że numery inwentarzowe będą wprowadzane przez użytkownika, w

takiej postaci w jakiej zostały nadane, grupy własne również nie będą potrzebne. 4. Zaewidencjonować w programie MAGAZYN istniejące obecnie w firmie składniki majątku.

Służy do tego funkcja Majątek firmy → Ewidencja majątku firmy. Podczas wprowadzania istniejących przedmiotów, jeśli nie zmieniamy ich numerów inwentarzowych (np. na KŚT), nie używamy opcji automatycznego nadawania kolejnych numerów, lecz ewidencjonujemy przedmioty z takimi numerami, jakie już im nadaliśmy.

5. Podczas ewidencjonowania środków, dla których naliczono już odpisy amortyzacyjne, ewidencjonujemy również (z dotychczasowych kartotek) wszystkie umorzenia i zmiany wartości głównej. Służy do tego funkcja Zmiany stanu dostępna podczas rejestrowania składników majątku.

6. Czynności opisane w pkt. 4 i 5 można również wykonać poprzez zaimportowanie danych z zewnętrznych plików danych. Jest to opisane w dalszej części instrukcji.

7. Do ilościowo-wartościowego sprawdzenia danych wprowadzonych do programu korzystamy z funkcji z menu Majątek firmy →Wydruki : Wyciąg z ewidencji majątku i Zmiany stanu składników.

8. Po uzgodnieniu stanu majątku odnotowanego w programie, z dotychczasową ewidencją, zamykamy uzgodniony okres, aby pomyłkowo nie zmienić danych. Służy do tego funkcja Majątek firmy → Zamknięcie okresu.

9. Po zaewidencjonowaniu wszystkich przedmiotów drukujemy etykiety z kodami kreskowymi i naklejamy je na poszczególne przedmioty w celu późniejszego wykorzystania podczas inwentaryzacji czy też podczas odnotowywania zmian miejsc przechowywania przedmiotów, z użyciem kolektora kodów kreskowych.

10. Po uzgodnieniu stanu majątku, pracujemy już z programem na bieżąco, rejestrując zmiany stanu, miejsca i odpowiedzialności istniejących przedmiotów oraz nabycia nowych składników majątku firmy.


Znane problemy Podczas dotychczasowej eksploatacji programów, stworzonych przy użyciu Microsoft Visual FoxPro, stwierdzono możliwość wystąpienia następujących problemów :

Problemy z wydrukami raportów Po wykonaniu wydruku raportu z programu okazuje się, że polskie znaki są wydrukowane niewłaściwie – mimo, że podgląd wydruku na ekranie pokazuje iż są prawidłowe.

Przyczyna: Problem z reguły wynika z niewłaściwych domyślnych ustawień sterownika drukarki. Poprawnie działający system wydruku Windows, powinien zapewnić realizację zasady WYSIWYG – what you see is what you get.

Rozwiązanie: Stwierdzono doświadczalnie, że skuteczne jest najczęściej zainstalowanie zaktualizowanego sterownika drukarki lub zaznaczenie w zaawansowanych właściwościach sterownika opcji przesyłania do drukarki czcionek „Central Europe” albo opcji „Ładuj czcionki True Type jako bitmapy”.

Po wygenerowaniu raportu okazuje się, że brak jest na ekranie paska narzędziowego, służącego do nawigowania oraz wydrukowania raportu.

Przyczyna: Pasek narzędziowy raportu jest elementem ruchomym, który użytkownik może przesunąć nawet poza ekran. Jeżeli tak się zdarzy – pasek nie jest widoczny również po wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu do programu.

Rozwiązanie: Parametry dotyczące m.in. położenia paska narzędziowego zapisywane są w plikach ustawień użytkownika FOXUSER.DBF i FOXUSER.FPT na serwerze. Pliki te należy usunąć – po uruchomieniu programu zostaną one odtworzone, wraz ze standardowymi parametrami.

Problemy z wydrukami plików RTF

Po wygenerowaniu przez program dokumentu w formacie RTF, okazuje się, że nieprawidłowo są drukowane polskie znaki mimo, że są wyświetlane poprawnie na ekranie.

Przyczyna: Problem z reguły wynika z niewłaściwych domyślnych ustawień sterownika drukarki. Poprawnie działający system wydruku Windows, powinien zapewnić realizację zasady WYSIWYG – what you see is what you get.

Rozwiązanie: W przypadku edytora PiD, z reguły pomaga zaznaczenie całego tekstu (Ctrl+A), wybranie z menu Format opcji Czcionka i wybranie w polu Skrypt opcji Europa Środkowa. Ponieważ jednak trudno wymagać, aby użytkownik wykonywał te czynności za każdym razem, należy wykonać tę czynność na szablonie pisma i zachować wprowadzone zmiany.

Po wygenerowaniu przez program dokumentu w formacie RTF, okazuje się, że nazwy zmiennych nie zostały zastąpione ich wartościami, np. w dokumencie OT, zamiast numeru inwentarzowego przedmiotu pojawia się tekst x_nr_inw.

Przyczyna: Podczas edycji pliku wzorca, edytor zapisał informację o formatowaniu tekstu w obrębie nazwy zmiennej. Cała nazwa zmiennej musi być sformatowana przy użyciu tego samego stylu: może być pogrubiona, pochylona, itp., ale styl nie może odnosić się do jej części (np. x_nr_inw jest przykładem niewłaściwego formatowania nazwy zmiennej).

Rozwiązanie: Otworzyć plik wzorca druku (znajdujący się w podkatalogu RTF) i wpisać ponownie nazwę zmiennej, nie zmieniając stylu (nie wciskając przycisków pogrubienia, pochylenia, itp.). Dokument najlepiej edytować i zachować przy użyciu edytora PiD.


Po dokonaniu edycji pliku wzorca druku, dokument RTF jest zbyt duży.

Przyczyna: Dopuszczalna wielkość plików wzorców, stosowanych w programie, jest ograniczona do 64KB. Niektóre edytory (np. Microsoft Word) zapisują dużą ilość dodatkowych informacji, z reguły nieistotnych dla programu, lecz zwiększających objętość pliku RTF.

Rozwiązanie: Otworzyć plik wzorca przy użyciu edytora PiD i, nie dokonując żadnych zmian, wykonać polecenie Zapisz.

Przy wykonaniu wydruku dokumentu RTF okazuje się, że edytor PiD numeruje kolejne strony lub, że marginesy ustawione są niewłaściwie.

Przyczyna: Nie zainstalowano aktualnej wersji edytora PiD.

Rozwiązanie: Pobrać edytor PiD ze strony jego producenta www.rewucki.pl i zainstalować go.

Błędy typu „Fatal error”. Przyczyna:

Zgodnie z dokumentacją Microsoftu błędy te nie wynikają z działania samego programu, lecz z warstwy sprzętowej lub systemowej końcówki. Najczęściej wiążą się one z zerwaniem połączenia sieciowego, uszkodzeniem systemu plików lub wadliwym działaniem karty sieciowej.

Rozwiązanie: W razie pojawiania się błędów tego typu, należy wykonać następujące czynności zapobiegawczo-naprawcze :

Wykonać sprawdzenie systemu plików dysku, na którym przechowywane są dane oraz dysku końcówki (w przypadku końcówki PC). W systemie Windows służy do tego odpowiednie narzędzie dostępne w właściwościach dysku. Należy pamiętać, że w przypadku serwera wymaga to jego restartu.

Usunąć z katalogu z programem MAGAZYN pliki FOXUSER.DBF i FOXUSER.FPT – po uruchomieniu, program wykona automatycznie odtwarzanie tych plików.

Usunąć z podkatalogu DANE pliki *.CDX – po uruchomieniu, program wykona automatycznie odtwarzanie tych plików (zawierają one indeksy do tabel).

Zweryfikować działanie sieci pomiędzy końcówką PC, a serwerem. Najczęściej problemy powoduje uszkodzona karta sieciowa. W razie braku narzędzi diagnostycznych, zaleca się przeprowadzenie prostego testu:

o skopiować z końcówki na serwer duży (np. 100MB) pliku – nazywany dalej pierwotny_plik,

o skopiować ten plik z serwera do innego katalogu na tej samej końcówce – plik skopiowany ponownie na końcówkę nazywany jest dalej otrzymany_plik,

o za każdym razem należy zmierzyć czas transferu, o wykonać na końcówce polecenie fc pierwotny_plik otrzymany_plik.

Jeżeli program fc zgłosi komunikat o różnicach w porównywanych plikach lub jeżeli rzeczywista, średnia prędkość transferu wynosi znacznie poniżej praktycznie możliwej (poniżej poniżej 5MB/s dla sieci przewodowej lub poniżej 1 MB/s dla sieci Wi-Fi) – oznacza to, że połączenie sieciowe nie działa poprawnie.

http://www.rewucki.pl/


Uwierzytelnianie systemowe użytkowników

Program MAGAZYN wyposażony jest w funkcję automatycznego logowania do aplikacji użytkownika uwierzytelnionego przez system operacyjny. Jest to cecha, z której można korzystać jeżeli administrator określi identyfikator systemowy danego użytkownika programu. Możliwość taką wprowadzono w celu zmniejszenia ilości identyfikatorów i haseł, którymi muszą posługiwać się pracownicy. To, czy w firmie użytkującej program MAGAZYN administrator skorzysta z tej możliwości czy nie, zależy od decyzji administratora oraz osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo danych. Decyzja ta musi być zgodna z założeniami lokalnej polityki bezpieczeństwa.

Niezbędne warunki, które muszą być spełnione aby bezpiecznie korzystać z możliwości uwierzytelniania systemowego to :

Stosowanie w firmie korzystającej z programu MAGAZYN, systemów operacyjnych zapewniających pewne i jednoznaczne weryfikowanie tożsamości każdego zalogowanego użytkownika. Możliwość taką zapewnia np. logowanie do domeny Windows NT lub do domeny Active Directory. Nie wolno korzystać z tej funkcji jeżeli użytkownicy logują się lokalnie na konta, które mogą sami zakładać (tak jak w Windows 9x).

Przestrzeganie przez użytkowników procedur postępowania z kontami i hasłami do systemu operacyjnego: nie udostępnianie ich innym pracownikom, nie pozostawianie na końcówkach otwartych sesji, itp.

Przypomnę, że możliwość uwierzytelniania systemowego oferują również niektóre systemy zarządzania bazami danych, np. Microsoft SQL Server.

Przykład wykorzystania uwierzytelniania systemowego w programie MAGAZYN: 1. W wykazie użytkowników programu MAGAZYN istnieje użytkownik JAN KOWALSKI

posługujący się w programie loginem JANKOW. 2. Użytkownik JAN KOWALSKI loguje się do systemu Windows przy użyciu własnego

identyfikatora 1017KOJA, weryfikowanego przez kontroler domeny. 3. Administrator aplikacji MAGAZYN, w wykazie użytkowników programu, wpisał dla

użytkownika JANKOW w polu „ID systemowy” jego login systemowy 1017KOJA. 4. Pracownik JAN KOWALSKI, po zalogowaniu się do systemu Windows na konto

1017KOJA i uruchomieniu programu MAGAZYN, otrzymuje na ekranie propozycję pracy w programie MAGAZYN jako użytkownik JANKOW.

5. Jeżeli pracownik skorzysta z tej możliwości nie jest już pytany o login i hasło do programu MAGAZYN, lecz pracuje na koncie JANKOW.

6. Jeżeli pracownik nie skorzysta z tej możliwości, otrzyma na ekranie prośbę o zalogowanie się do programu MAGAZYN przy użyciu wpisywanego samodzielnie identyfikatora i hasła.


Część II.

Opis funkcji programu dla administratora Wybranie z głównego menu funkcji Administrator wywołuje na ekran podmenu zawierające funkcje przeznaczone dla administratora programu i mające znaczący wpływ na działanie programu. Należą do nich :

Użytkownicy Służy do ustalenia listy oraz uprawnień użytkowników, którzy mogą używać programu. Po uruchomieniu tej funkcji na ekranie pojawia się przedstawione niżej okno.

Odmiennym kolorem nagłówka zaznaczone są te kolumny, która pozwalają sortować zawartość wykazu. Np. kliknięcie na nagłówek „Nazwisko i imię” posortuje wykaz w kolejności alfabetycznej nazwisk i imion użytkowników.

Każdy użytkownik otrzymuje unikalny identyfikator, którego będzie używał w celu zalogowania się do programu. Funkcja <Dodaj nowego użytkownika> służy do zakładania nowych kont użytkowników programu. Nowo założone konta są nieaktywne. Polega to na istnieniu nieokreślonego hasła. Wymagane jest aby każdy użytkownik, którego konto zostało założone, przed zalogowaniem musiał poprosić administratora o aktywowanie jego konta. Aktywowanie polega na wykonaniu przez administratora, dla tego użytkownika, funkcji <Zmień hasło na puste>. Po tej operacji użytkownik może uruchomić program i zalogować się, podając tylko swój login (pole hasło zostawia puste) – program wymusi założenie hasła. Funkcji tej używa się również w przypadku, gdy użytkownik zapomni hasła.

Blokadę konta użytkownika realizuje się poprzez wpisanie daty ważności konta w polu „Ważny do” po wciśnięciu przycisku <Zmień dane i uprawnienia>. Konto pozostanie w wykazie, lecz nie będzie można się na nie zalogować.


Ustawienia programu Służy do ustalenia parametrów charakteryzujących firmę użytkownika i ustawień programu związanych z jego funkcjonowaniem. Funkcję tę należy wykonać w po zainstalowaniu programu.

Znaczenie specyficznych ustawień dotyczących środków trwałych i wyposażenia opisane jest w części dla użytkownika, który powinien określić jakie ustawienia będą właściwe dla danej firmy.

Czynności użytkowników Pozwala śledzić czynności wykonywane przez użytkowników programu. Funkcja ta powinna być okresowo wykonywana w obecności osoby odpowiadającej w US za bezpieczeństwo danych. Przy jej pomocy można zauważyć nieudane i udane próby zalogowania się do programu, funkcje wykonane przez użytkowników, itp.

Zasilenie inicjalne Funkcje z tej grupy służą do importu danych z zewnętrznych plików danych o określonej strukturze. Import może dotyczyć wykazu składników majątku firmy (co jest opisane w kolejnych rozdziałach) oraz wykazu pracowników firmy, przy czym import wykazu pracowników dotyczy tylko przypadku, gdy moduł MAGAZYN eksploatowany jest bez modułu kadrowego systemu FoKus. Dane pracowników należy w takim przypadku zapisać w pliku tekstowym CSV (pierwszy wiersz pliku ma zawierać nagłówki kolumn), o nazwie KADRY.TXT i strukturze przedstawionej poniżej.

Id(max.8 znaków), Nazwisko i imię, Komórka organizacyjna, Pokój (nieobowiązkowy), OZ, Ważny do (aby wyrejestrować pracownika) 10171234,Kowalski Jan,Referat ogólny,404,1017

10174321,Nowak Janina,Dział Księgowości,,1017,20140131

Plik ten należy umieścić w katalogu wskazanym w ustawieniach programu, jako ścieżka dostępu do modułu kadrowego.

Importowanie wykazu pracowników z modułu kadrowego systemu FoKus może natomiast i powinno być wykonywane okresowo – dodaje ono nowozatrudnionych pracowników do wykazu dostępnego w programie MAGAZYN, kończy też ważność zapisów o pracownikach, którzy odeszli z pracy. Ta operacja nie musi być wykonywana przez administratora, gdyż jest również dostępna dla zwykłych użytkowników po kliknięciu przycisku <Aktualizuj> na formatce Wykaz pracowników firmy wywoływanej z menu Narzędzia


Ustawienia użytkownika Funkcja ta znajduje się w menu Narzędzia i jest w zasadzie przeznaczona do samodzielnej obsługi przez każdego z użytkowników programu. Ustawienia użytkownika są indywidualne, tj. określane dla każdego użytkownika oddzielnie. Ze względu na możliwość korzystania przez użytkownika z opcji wydruku pokwitowań pobrania materiałów biurowych, należy zapewnić wcześniejsze zainstalowanie w środowisku systemowym użytkownika drukarki igłowej. Zalecanym typem jest OKI ML3321 lub podobna. W setupie drukarki należy ustawić emulację Epson oraz stronę kodową Windows 1250. Z kolei ze względu na możliwość korzystania przez użytkownika z opcji wydruku etykiet (naklejek) z kodem paskowym, należy zapewnić wcześniejsze zainstalowanie w środowisku systemowym drukarki etykiet, obsługującej język EPL2 oraz standard Code39. Zalecanym typem jest np. ZEBRA TLP 2844 lub ZEBRA GK420T.

Współpraca z kolektorami kodów kreskowych Program MAGAZYN może współpracować z kolektorem (przenośnym czytnikiem) kodów kreskowych w celu prowadzenia inwentaryzacji (spisu z natury) składników majątku firmy. W ustawieniach programu MAGAZYN można wskazać jeden z modeli kolektorów, które obsługiwane są przez program automatycznie (pod warunkiem zainstalowania na nim dedykowanego oprogramowania). W obecnej chwili są to kolektory UniTech HT630 oraz Honeywell Dolphin (lub inny kolektor z systemem Windows Mobile). Dla zwykłego użytkownika, oprogramowanie dostarczone wraz z kolektorem powinno być w zupełności wystarczające do przeprowadzenia inwentaryzacji. Dla wiadomości informatyka przedstawione są poniżej podstawowe informacje dotyczące współpracy programu MAGAZYN z kolektorem.

UniTech HT630

W przypadku korzystania z kolektora UniTech HT630, informatyk może bezpośrednio zarządzać danymi przechowywanymi w jego pamięci przy użyciu programu PtComm.exe. Po jego uruchomieniu należy nawiązać połączenie z kolektorem korzystając z opcji Connect Portable z menu Transfers (w poniższym przykładzie kolektor podłączony jest do portu COM1):


Po nawiązaniu połączenia, zawartość kolektora widoczna jest w okienku po prawej stronie. Pliki można kopiować do kolektora metodą „przeciągnij i upuść”.

Dla celów współpracy kolektora z programem MAGAZYN, na kolektorze powinny znajdować się pliki JENG.EXE i AUTOEXEC.EXE. Obecność tych plików powoduje automatyczne uruchamianie programu do inwentaryzacji5, po włączeniu kolektora. Zamiast pliku AUTOEXEC.EXE można wgrać na kolektor plik USMAG.EXE, który oferuje tę samą funkcjonalność, lecz nie uruchamia się automatycznie. Oprócz tego w pamięci kolektora mogą pojawić się pliki: ARKUSZ.TXT - Wykaz środków trwałych, wgrany do kolektora przy użyciu funkcji

programu MAGAZYN. ARKUSZ.BLT - Indeks do wykazu jw.. TEMP.TXT - Dane zapisywane podczas wykonywania inwentaryzacji. Plik ten pobierany

jest przez program MAGAZYN z kolektora. Po pobraniu i wczytaniu usuwany jest poprzez wybranie opcji 3. Usunięcie spisu z menu programu do inwentaryzacji, działającego na kolektorze.

KOLEKTOR.TXT - Kopia danych zapisywanych podczas inwentaryzacji (kopia pliku TEMP.TXT). Powstaje on po wybraniu opcji 4. Wysłanie spisu z menu programu do inwentaryzacji, działającego na kolektorze. Dla działania programu MAGAZYN, plik ten nie jest istotny.

JENG.LOG - plik pomocniczy, nieistotny dla współpracy z programem MAGAZYN.

Honeywell Dolphin

W zasadzie program MAGAZYN może współpracować z dowolnym kolektorem z systemem Windows Mobile 6.0 lub wyższym, pod warunkiem zainstalowania na nim dedykowanego oprogramowania. Oprogramowanie to (dostarczane pod nazwą USINWENT6) należy wgrać do

5 Program ten dostarczany jest użytkownikom, którzy zakupili kolektor.

6 Program ten dostarczany jest użytkownikom, którzy zakupili kolektor lub samo oprogramowanie. Uwaga: oprogramowanie to wymaga aktywacji, zgodnie z opisem w instrukcji jego obsługi.


urządzenia mobilnego do folderu \USINWENT, po wcześniejszym zainstalowaniu wymaganych komponentów programowych (.Net Framework oraz SQL CE). Sposób instalacji i obsługi tego oprogramowania opisany jest w oddzielnym dokumencie, dostarczanym użytkownikom, którzy zakupili kolektor lub oprogramowanie USINWENT.

Dla automatyzacji współpracy programu MAGAZYN z kolektorem tego typu należy:

udostępnić (z prawem do odczytu i zapisu) podkatalog KOLEKTOR w lokalizacji, w której zainstalowany jest program MAGAZYN,

w konfiguracji programu USINWENT na kolektorze (przycisk <Konfig> poniżej menu aplikacji)określić następujące wpisy:

o Pliki – Katalog danych: \\nazwa komputera\nazwa udostępnionego udziału\\ o Pliki – Plik importu: arkusz.txt o Pliki – Plik eksportu: kolektor.txt

Uwaga: Po dokonaniu powyższych wpisów należy zrestartować urządzenie.

Podczas pierwszego łączenia się kolektora z PC, może zostać zadane pytanie o hasło i nazwę użytkownika, który ma dostęp do udostępnionego udziału.

Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn nie chcemy korzystać z komunikacji za pośrednictwem udostępnionego udziału, możemy samodzielnie wgrywać plik arkusz.txt z podkatalogu KOLEKTOR, przed jego wczytaniem do bazy danych na kolektorze oraz samodzielnie wgrywać plik kolektor.txt do podkatalogu KOLEKTOR programu MAGAZYN, po wyeksportowaniu danych z bazy kolektora. W takim przypadku należy w konfiguracji programu USINWENT na kolektorze określić następujące wpisy:

Pliki – Katalog danych: \usinwent\

Pliki – Plik importu: arkusz.txt

Pliki – Plik eksportu: kolektor.txt

Uwaga: Po dokonaniu powyższych wpisów należy zrestartować urządzenie.

Plik arkusz.txt należy w takim przypadku wgrać samodzielnie do podkatalogu \USINWENT urządzenia mobilnego. Stamtąd też należy pobierać plik kolektor.txt zawierający dane ze sporządzonego spisu.

Aby korzystać z wbudowanego w kolektor skanera kodów kreskowych, należy:

Uruchomić obsługę skanera (wybrać z menu Start – PowerTools – ScanWedge).

Skonfigurować program ScanWedge: o kliknąć na ikonę programu ScanWedge (ikonka z kodem kreskowym w prawym,

dolnym rogu ekranu), o wybrać Settings, a następnie Send Mode, o wybrać z listy opcję Virtual Key (safe), o wybrać Settings, a następnie Symbologies, o kliknąć dwukrotnie na Code39, o ustawić wartość Param4 na 1 tak, aby wpis miał postać: 1,0,0,0,1,0,2,48,0 o z menu File wybrać opcję Exit, o potwierdzić chęć zapisania zmienionych parametrów oraz zestartowania aplikacji.

Dodatkowo, w urządzeniu należy określić właściwe dla Polski ustawienia regionalne (Settings – System – Regional settings – Polish).

Inne modele kolektorów Jeżeli w urzędzie stosowany jest inny kolektor niż wymienione wyżej, komunikacja z nim nie będzie obsługiwana automatycznie. Istnieje jednak możliwość odczytywania przez program MAGAZYN danych z kolektora pod warunkiem, że zostaną one umieszczone w pliku o nazwie KOLEKTOR.TXT w podkatalogu o nazwie KOLEKTOR.

Struktura danych w każdym wierszu pliku KOLEKTOR.TXT jest następująca:


Nr przedmiotu, Nr pokoju, Kod pracownika(nieobowiązkowo), CR LF gdzie: Nr przedmiotu nr systemowy przedmiotu (kod US+6 cyfr) - wymagane Nr pokoju nr (oznaczenie) pomieszczenia (kod US+myślnik+max. 5 znaków) - wymagane Kod pracownika identyfikator pracownika (max. 8 znaków) – opcjonalnie

przykładowo: Nr przedmiotu, Nr pokoju, Kod pracownika(nieobowiązkowo), CR LF 1017000123,1017-405,1017PZK 1017001234,1017-530,1017ASD


Struktura zbioru danych Struktura tabeli TRW_TRW, zawierającej wykaz składników majątku firmy: środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych.

Nazwa kolumny

Typ

Rozmia

r

Opis zawartości Uwagi dotyczące importu

NR N 8 Unikalny numer systemowy przedmiotu Obowiązkowe dla zapewnienia relacji z tabelą TRW_ZMI

KTO_WPR*) C 6 Identyfikator użytkownika, który wprowadził dane Zgodnie z wykazem użytkowników

Nie wypełniać

DATA_WPR T 8 Data i czas utworzenia zapisu Nie wypełniać

KTO_ZMI*) C 6 Identyfikator użytkownika, który ostatnio zmienił dane Zgodnie z wykazem użytkowników

Nie wypełniać

DATA_ZMI T 8 Data i czas ostatniej modyfikacji danych Nie wypełniać

KTO_ANU*) C 6 Identyfikator użytkownika, który anulował zapis Zgodnie z wykazem użytkowników

Nie wypełniać

DATA_ANU T 8 Data i czas anulowania zapisu Nie wypełniać

NR_LOK*) C 19 Oznaczenie grupy klasyfikacji lokalnej, zgodnie z wykazem „Klasyfikacja własna majątku”. Oznaczenie składa się z połączonych: kodu jednostki (4 cyfry) oraz symboli grupy I, II i III rzędu.

Obowiązkowe, jeśli w ustawieniach programu zaznaczono, że numery będą tworzone w oparciu o klasyfikację lokalną

NR_KST**) C 3 Pełny, 3-cyfrowy numer grupy klasyfikacji KŚT Zgodnie z wykazem grup KŚT Dodatkowo dopuszcza się wartości: WNP dla wartości niematerialnych i prawnych lub KSI dla księgozbioru

Obowiązkowe, jeśli w ustawieniach programu zaznaczono, że numery będą tworzone w oparciu o klasyfikację KŚT

NR_INW N 5 Numer inwentarzowy – część numeryczna, określająca numer kolejny w grupie

Obowiązkowe, jeśli w ustawieniach programu zaznaczono jedną z dwóch powyższych opcji.

NR_INW1 C 5 Opcjonalny przyrostek numeru inwentarzowego, np. A w oznaczeniu 15A

TYP**) C 1 Typ składnika majątku: T-środki trwałe, W-wyposażenie, K-księgozbiór, N-wartości niematerialne i prawne, I-ewidencja ilościowa, L-przedmioty postawione w stan likwidacji

Obowiązkowe

OPIS C 100 Nazwa (opis) składnika majątku Obowiązkowe

DATA_NAB D 8 Data nabycia Obowiązkowe

ZRODLO C 100 Źródło nabycia

DATA_PRZ D 8 Data przyjęcia składnika do użytkowania Obowiązkowe

NR_DOW_PRZ C 30 Numer dowodu przyjęcia/zakupu

WART_POCZ N 13,2 Wartość początkowa Obowiązkowe

PROC_ODP N 5,1 Roczna stopa % umorzenia Obowiązkowe

ODPOW*) C 8 Identyfikator pracownika odpowiedzialnego za składnik majątku

Zgodnie z wykazem „Wykaz pracowników firmy”

POKOJ*) C 5 Oznaczenie pomieszczenia, w którym przechowywany jest składnik majątku Na oznaczenie składa się także symbol z pola OZ.

Zgodnie z wykazem „Wykaz pomieszczeń”

DATA_LIK D 8 Data skreślenia z ewidencji (jeśli składnik został skreślony z ewidencji)

Wypełnić tylko dla przedmiotów skreślonych z ewidencji OPIS_LIK C 100 Dowolny opis dotyczący okoliczności skreślenia

SPOS_LIK**) C 1 Przyczyna skreślenia z ewidencji L-likwidacja fizyczna, P-przekazanie, S-postawienie w stan likwidacji, N-przeniesienie do ewidencji ilościowej, I-inny

NR_ZEST C 10 Opcjonalne oznaczenie zestawu, do którego dołączony


został składnik majątku

GRUPA**) C 1 Grupa podstawowa KŚT 0-grunty, 1-budynki,…, 9-inwentarz żywy oraz nieformalna grupa N-wartości niematerialne i prawne

Obowiązkowe

UWAGI C 254 Dowolne uwagi i komentarze

DOT_NUM C 26 Numer inwentarzowy przedmiotu. Jeśli w ustawieniach programu zaznaczono, że numery będą tworzone na zasadzie „Numer będzie wprowadzany ręcznie przez użytkownika”, w polu tym znajdują się wpisane jawnie numery inwentarzowe.

Obowiązkowe, jeśli w ustawieniach programu zaznaczono, że numery będą wpisywane przez użytkowników.

OZ C 4 Kod GUS urzędu, w którym obecnie użytkowany jest przedmiot.

Obowiązkowe, jeśli wypełnione jest pole POKOJ. Powinien być to kod z ustawień programu.

NR_ET C 10 Numer etykiety z kodem kreskowym w układzie xxxxyyyyyy, gdzie xxxx-numer GUS urzędu, yyyyyy-numer przedmiotu w ewidencji (wartość z pola NR) uzupełniona wiodącymi zerami do 6 znaków. Np. 1017000123.

Nie wypełniać, chyba że przedmioty są już faktycznie oznaczone etykietami z numerami

NUM_PKONS C 26 Numer inwentarzowy przedmiotu przed konsolidacją. Nie wypełniać

OZ_PKONS C 4 Kod GUS urzędu, z którego pochodzi przedmiot Nie wypełniać – zostanie użyty kod z ustawień programu

NR_KR**) C 3 Kod grupy klasyfikacji rzeczowej, zgodny z centralnym słownikiem klasyfikacji rzeczowej

Nieobowiązkowe podczas importu

SZTUK N 8 Liczba sztuk danego przedmiotu. Wartość ta powinna wynosić 1, za wyjątkiem przedmiotów z ewidencji ilościowej, gdzie liczba ta może być większa.

Obowiązkowe W przypadku składników z ewidencji ilościowej, liczba sztuk musi się zgadzać z sumą sztuk odnotowanych w tabeli TRW_ZMI w rekordach z kodem rodzaju zmiany 8.

OBCY L 1 Wskaźnik czy jest to obcy składnik majątku użyczony do użytkowania przez inną jednostkę.

UMORZ_OD D 8 Od kiedy umarzać dany składnik majątku

NR_O N 8 Nr dokumentu OT Nieobowiązkowe

ROK_O N 4 Oznaczenie roku w numerze dokumentu OT Nieobowiązkowe

NR_P N 8 Nr dokumentu PT Nieobowiązkowe ROK_P N 4 Oznaczenie roku w numerze dokumentu PT Nieobowiązkowe NR_L N 8 Nr dokumentu LT Nieobowiązkowe ROK_L N 4 Oznaczenie roku w numerze dokumentu LT Nieobowiązkowe NR_SER C 30 Numer seryjny urządzenia Nieobowiązkowe WYCOF L 1 Wskaźnik oznaczający, że przedmiot kwalifikuje się do

wycofania z użytkowania (Uwaga: Nie oznacza wycofania !) Nieobowiązkowe

PRZYCZ_WYC N 1 Kod przyczyny zakwalifikowania przedmiotu do wycofania z użytkowania: 1-sprawny ale zbędny, 2-zużyty/niesprawny

Obowiązkowe jeśli zaznaczono wycofanie

OPIS_WYC C 254 Opis przyczyny zakwalifikowania przedmiotu do wycofania z użytkowania

Nieobowiązkowe

WYPOZYCZ L 1 Oznaczenie, że przedmiot został wypożyczony (oddany w czasowe użytkowanie) innej jednostce.

Niebowiązkowe

WERSJA_KST C 1 Oznaczenie wersji klasyfikacji KŚT wpisanej w polu NR_KST. Dopuszczalne wartości: 1 – wersja obowiązująca do 31.12.2016 2 – wersja obowiązująca od 01.01.2017

Obowiązkowe

ZF_UE L 1 Oznaczenie, że przedmiot został nabyty ze środków UE Niebowiązkowe

PRZENOSNY L 1 Oznaczenie przedmiotu nie przypisanego ściśle do pomieszczenia

Niebowiązkowe


Struktura tabeli TRW_ZMI, zawierającej wykaz zmian stanu składników majątku firmy.

Nazwa kolumny

Typ

Rozmia

r

Opis zawartości Uwagi dotyczące importu

NR N 8 Unikalny numer zapisu, nadawany przez system Nie wypełniać

KTO_WPR*) C 6 Identyfikator użytkownika, który wprowadził dane Zgodnie z wykazem użytkowników

Nie wypełniać

DATA_WPR T 8 Data i czas utworzenia zapisu Nie wypełniać

KTO_ZMI*) C 6 Identyfikator użytkownika, który ostatnio zmienił dane Zgodnie z wykazem użytkowników

Nie wypełniać

DATA_ZMI T 8 Data i czas ostatniej modyfikacji danych Nie wypełniać

KTO_ANU*) C 6 Identyfikator użytkownika, który anulował zapis Zgodnie z wykazem użytkowników

Nie wypełniać

DATA_ANU T 8 Data i czas anulowania zapisu Nie wypełniać

NR_TRW N 8 Numer systemowy przedmiotu, którego dotyczy zapis

Obowiązkowe dla zapewnienia relacji do tabeli TRW_TRW

RODZ_ZM**) N 1 Kod rodzaju zmiany 1-zmiana wartości (w tym umorzenie), 2-skreślenie z ewidencji, 3-zdjęcie odpowiedzialności, 4-przyjęcie odpowiedzialności, 5-postawienie w stan likwidacji, 6-przeniesienie do ewidencji ilościowej, 7-przeniesienie do ewidencji materiałowej, 8-zwiększenie stanu w ewidencji ilościowej, 9-zmniejszenie stanu w ewidencji ilościowej

Obowiązkowe Kod rodzaju zmiany 2, 5, 6 i 7 może występować tylko dla przedmiotów skreślonych z ewidencji. Kod rodzaju zmiany 8 i 9 może występować tylko dla przedmiotów z ewidencji ilościowej.

DATA_ZM D 8 Data obowiązywania zmiany stanu., np. data dokonania umorzenia albo data skreślenia z ewidencji

Obowiązkowe

NR_DOW_ZM C 75 Numer (oznaczenie) dokumentu księgowego opisującego zmianę

OPIS_ZM C 75 Dowolny opis dotyczący okoliczności dokonania zmiany

KWOTA_GL N 13,2 Zmiana wartości głównej w związku z odnotowaną zmianą stanu przedmiotu, np. kwota dodatnia zwiększenia wartości w związku z rozbudową albo kwota ujemna przy skreśleniu przedmiotu z ewidencji.

Może wystąpić tylko dla kodów rodzaju zmiany 1, 2 , 5 i 6.

KWOTA_UM N 13,2 Zmiana kwoty umorzenia w związku z odnotowaną zmianą stanu przedmiotu, np. kwota ujemna przy umorzeniu albo kwota dodatnia przy skreśleniu przedmiotu z ewidencji.

Może wystąpić tylko dla kodów rodzaju zmiany 1, 2 , 5 i 6.

ODPOW*) C 8 Identyfikator pracownika odpowiedzialnego za składnik majątku

Może wystąpić tylko dla kodów rodzaju zmiany 3 i 4.

POKOJ*) C 5 Oznaczenie pomieszczenia, w którym przechowywany jest składnik majątku

Może wystąpić tylko dla kodów rodzaju zmiany 3 i 4.

UM_ZEWN L 1 Znacznik umorzenia zewnętrznego, tj. oznaczenie umorzenia dokonanego przez jednostkę, od której otrzymano umorzony przedmiot.

Może wystąpić tylko dla kodu rodzaju zmiany 1.

OZ C 4 Kod GUS urzędu, w którym obecnie użytkowany jest przedmiot

Obowiązkowe jeśli wypełnione jest pole POKOJ.

SZTUK N 8 Liczba sztuk danego przedmiotu. Może wystąpić tylko dla kodów rodzaju zmiany 8 i 9.

DO_POZ N 8 Powiązanie z przedmiotem pierwotnym, przeniesionym do ewidencji ilościowej.

Nie wypełniać

NR_S N 8 Nr dokumentu PS Nieobowiązkowe. Może wystąpić tylko dla kodu rodzaju zmiany 1.

ROK_S N 4 Oznaczenie roku w numerze dokumentu PS Nieobowiązkowe. Może wystąpić tylko dla kodu rodzaju zmiany 1.


Uwagi: 1. *) wartości w polach oznaczonych jedną gwiazdką muszą być zgodne ze słowniczkiem określonym przez

użytkownika 2. **) wartości w polach oznaczonych dwiema gwiazdkami muszą być zgodne ze słowniczkiem określonym w systemie 3. Kolejność, nazwy, typy ani rozmiary kolumn nie mogą być zmienione.


Import danych Funkcja Import danych z menu administratora umożliwia początkowe zasilenie bazy danych systemu danymi o składnikach majątku, pochodzącymi z systemów zewnętrznych. Import możliwy jest tylko w przypadku gdy nie są jeszcze wprowadzone żadne dane. W celu jego wykonania należy:

1. Upewnić się, że w ustawieniach systemu odnotowano właściwy kod urzędu oraz właściwe ustawienia

dotyczące zasad tworzenia numerów inwentarzowych.

2. Upewnić się, że w systemie istnieje już wykaz wszystkich pracowników, którym przypisane są

składniki majątku występujące w importowanych danych (identyfikatory w polu ODPOW). W razie

potrzeby zaimportować wykaz pracowników z modułu kadrowego systemu FoKuS, z pliku

tekstowego lub dopisać brakujące wartości ręcznie przy użyciu funkcji z menu „Narzędzia”.

3. Upewnić się, że w systemie istnieje już wykaz pomieszczeń, do których przypisane są składniki

majątku występujące w importowanych danych (pola OZ i POKOJ). W razie potrzeby zaimportować

wykaz pracowników z modułu kadrowego systemu FoKuS, z pliku tekstowego (import wykazu

pracowników aktualizuje również wykaz pomieszczeń) lub dopisać brakujące wartości ręcznie przy

użyciu funkcji z menu „Narzędzia”.

4. Przygotować dane o zakresie informacyjnym i strukturze przedstawionej w poprzednim rozdziale.

Można przygotować je przy użyciu narzędzi typu Microsoft Excel, Microsoft Access, itp. Nazwy,

typy, długości i zawartość pól muszą odpowiadać wykazowi przedstawionemu w tabeli. Niezbędne

jest zapewnienie, aby w przygotowanych danych

a. wypełnione były pola obowiązkowe,

b. dane wprowadzone były zgodnie z przedstawionymi wymogami,

c. istniała prawidłowa relacja pomiędzy tabelą TRW_TRW a TRW_ZMI.

5. Przygotowane dane należy zachować w formie plików IMP_TRW.DBF i IMP_ZMI.DBF,

w popularnym formacie dBase III. Dopuszczalne standardy kodowania znaków to Windows 1250

lub DOS 852. Pliki te należy umieścić w podkatalogu IMPORT (utworzyć go obok podkatalogu

DANE).

6. Bezpośrednio przed wykonaniem importu należy wykonać kopię bezpieczeństwa danych, na

wypadek konieczności powrotu do stanu sprzed importu.

7. Po uruchomieniu funkcji importu, program:

a. weryfikuje poprawność danych,

b. ładuje dane.

8. Po wykonaniu importu należy przejrzeć zaimportowane dane. Dla każdej zaimportowanej pozycji,

która wymaga uzupełnienia danych (np. słownikowych) wykonać funkcję Zmień dane.


Część III.

Opis funkcji programu dla użytkowników

Ogólne zasady obsługi programu

Program może być obsługiwany przy użyciu myszy lub bez niej. Zwłaszcza formatki ekranowe zostały zaprojektowane w taki sposób, aby można było łatwo obsługiwać program : kolejne wciśnięcia klawisza <Enter> lub <Tab> powodują przejście do kolejnych (logicznie) pól w programie. Użytkownicy nie skażeni manią klikania myszą, znacznie przyspieszą w ten sposób swoją pracę z programem. Przykład wygodnego użycia klawiszy, podany jest w dalszej części instrukcji w rozdziale „Tok postępowania”.

Po uruchomieniu programu pojawia się okno logowania. Aby uzyskać dostęp do programu należy podać swój login oraz hasło. Okno logowania daje również możliwość zmiany bieżącego hasła. Tok postępowania podczas logowania (wraz z widokami ekranu) opisany jest w następnym rozdziale.

Po zalogowaniu się, pojawia się na ekranie plansza tytułowa zawierająca m.in. numer wersji programu. Numer ten należy znać, jeżeli chcemy przekazać autorowi uwagi dotyczące działania programu. Plansza znika po chwili, ale zawsze możemy ją przywołać ponownie funkcją Narzędzia → O programie.

Po zniknięciu planszy tytułowej pojawia się możliwość wybrania opcji z menu, w górnej części

okna programu. Żądaną funkcję wybieramy myszką, albo poprzez wciśnięcia klawisza Alt (lewego), przesunięcie podświetlenia na wybraną funkcję i wciśnięcie <Enter>, albo poprzez wciśnięcie klawisza Alt (lewego) i literki, która jest podkreślonym skrótem do funkcji (np. Alt+M – Materiały biurowe).


Niektóre funkcje mogą nie być dla użytkownika dostępne, np. ze względu na brak uprawnień do

ich wykonywania. Taka funkcja jest w menu prezentowana szarą czcionką.

Wybranie funkcji z menu powoduje pojawienie się na ekranie okna z zestawem kontrolek potrzebnych do obsługi danej funkcji. Okno to można zawsze zamknąć poprzez wciśnięcie przycisku <Zamknij> znajdującego się na każdej formatce. Przechodzenie do kolejnego pola na formatce realizuje poprzez wciśnięcie klawisza <Enter>, <Tab> lub poprzez kliknięcie myszą w kolejnym polu.

Jeżeli w programie uruchomiono już jakąś funkcję, wszystkie funkcje menu głównego są nieaktywne. Pozostaną takie aż do czasu kiedy użytkownik zamknie okno danej funkcji.

Zamknięcie programu następuje poprzez kliknięcie standardowego przycisku w prawym, górnym rogu okna programu, albo poprzez wybranie opcji Koniec pracy z menu głównego, albo poprzez naciśnięcie standardowych klawiszy Alt+F4.

W lewym górnym rogu wyświetlane są w razie potrzeby informacje o działaniach wykonywanych przez program (np. „Trwa wykonywanie zapytania” lub „Dane zostały zapisane”). Są to informacje ze strony programu, które nie wymagają reakcji użytkownika.

W razie potrzeby, w centralnej części ekranu pojawiają się okienka informacyjne zawierające napis „OK”. Takie okno stanowi komunikat dla użytkownika, który powinien zapoznać się z jego treścią i nacisnąć klawisz <Enter> (lub kliknąć myszką) na znak, że przyjął do wiadomości treść komunikatu. Przykład :

Niektóre komunikaty zawierają listę opcji do wyboru. Opcję wybiera się poprzez przesunięcie na

nią skupienia i wciśnięcie klawisza <Enter> lub poprzez kliknięcie myszką. Przykład :

Podczas wprowadzania danych należy pamiętać, że to użytkownik decyduje o tym, co ma być

zapisane w programie. Program stara się podpowiadać pewne informacje, ale jeżeli nie są one właściwe – poprawiamy je.

W przypadku pojawienia się podczas pracy programu komunikatów w języku angielskim należy wezwać informatyka, który rozwiąże problem lub skontaktuje się z autorem programu. Do czasu wyjaśnienia sytuacji, nie wolno w takim przypadku


kontynuować pracy. Uwaga ta nie dotyczy jedynie współpracy z kolektorem kodów kreskowych, którego sterownik wyświetla komunikaty w języku angielskim.

W razie wystąpienia w.w. problemu podczas nieobecności informatyka, nie należy próbować kontynuować pracy. lecz nacisnąć i przytrzymać klawisz <Esc> aż do wyjścia z programu. Następnie można uruchomić program ponownie.

W treści instrukcji pojawia się termin „skupienie” (ang. „focus”). Oznacza on aktywną kontrolkę formularza lub menu. Dla zaawansowanych użytkowników systemu Windows nie jest on nowością.

Głównym zadaniem programu jest prowadzenie rozmaitych ewidencji. Wszystkie funkcje służące do prowadzenia tych ewidencji są zbudowane na bazie formularza, składającego się z podobnych elementów logicznych i sterujących. Omówimy je na przykładzie formularza do prowadzenia ewidencji towarów.

Formularz składa się z dwóch części: górnej, zawierającej wykaz wszystkich odnotowanych informacji danego typu oraz dolnej, zawierającej szczegóły tej informacji, którą podświetlono w wykazie. Przesunięcie podświetlenia na poszczególne pozycje wykazu powoduje natychmiastowe wyświetlenie szczegółów podświetlonej informacji. Przesunięcia podświetlenia można dokonać przy użyciu myszki i paska przewijania pionowego, kółka myszki lub przy użyciu klawiatury. Przejście do ostatniej pozycji wykazu możliwe jest poprzez wciśnięcie klawiszy <Ctrl>+<End> lub przesunięcie suwaka pionowego na sam dół. Przejście do pierwszej pozycji wykazu możliwe jest poprzez wciśnięcie klawiszy <Ctrl>+<Home> lub przesunięcie suwaka pionowego do samej góry. Kolejność ułożenia wierszy w wykazie można w niektórych sytuacjach zmienić. Dokonuje się tego przez kliknięcie na nagłówek kolumny, wg wartości której chcemy posortować wykaz. Sortowanie możliwe jest tylko dla tych kolumn, których nagłówek ma barwę zieloną (szmaragdową). Nazwa kolumny, wg której wykaz jest posortowany w danej chwili, wyróżniona jest pogrubioną czcionką. Porządek sortowania zmieni się samoczynnie, jeżeli korzystaliśmy z opcji <Wyszukaj>, dostępnej na niektórych formularzach. Przyciski <Edytuj> czy <Anuluj> dotyczą tej pozycji wykazu, która jest obecnie podświetlona. Przycisk <Dodaj> służy do dopisania nowej pozycji wykazu, a przycisk <Wyszukaj> pozwala na


odnalezienie w wykazie informacji, poprzez podanie charakterystycznych fragmentów jej treści. W przypadku przedstawionym powyżej, zamiast przycisku <Wyszukaj> do wyszukiwania informacji użyty jest mechanizm pozycjonowania tekstu na pozycji zgodnej z tekstem wpisywanym do pola „Znajdź”. Sposób korzystania z tego mechanizmu opisany jest w rozdziale „Tok postępowania”. Po kliknięciu przycisków <Dodaj> lub <Edytuj> pola w dolnej części ekranu stają się aktywne, umożliwiając wprowadzenie lub poprawienie informacji. Wykaz pozostałych informacji staje się wówczas nieaktywny do czasu zakończenia lub anulowania edycji. Dla poprawienia widoczności pole, w którym aktualnie znajduje się kursor, przybiera kolor błękitny. Kliknięcie przycisku <Anuluj> pozwala na anulowanie podświetlonego zapisu. Anulowania należy używać do unieważnienia informacji z powodu jej błędnego odnotowania (np. wpisano niewłaściwą cenę towaru) lub z powodu rezygnacji z dalszego wykorzystywania danej informacji (np. kategoria „Taśmy do drukarek igłowych” nie będzie już wykorzystywana). Kolumna „Status” wykazu zawiera informację o ewentualnym anulowaniu danej informacji. Oprócz tego informacje unieważnione wyróżnione są innym kolorem tła. W ewidencji majątku firmy wprowadzono dodatkowe rozróżnienie pomiędzy anulowanym zapisem o przedmiocie, a zapisem o przedmiocie zlikwidowanym. Zapis anulowany wyróżniony jest dodatkowym przekreśleniem tekstu. Zapisy anulowane nie są w ogóle uwzględniane w zestawieniach. Natomiast zapisy o przedmiotach skreślonych z ewidencji są uwzględniane, jeśli zestawienie dotyczy okresu, w którym przedmiot był jeszcze na stanie.


Opis funkcji programu dla użytkowników Zasadniczą funkcją programu MAGAZYN jest prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, znajdującego się na stanie firmy oraz rozliczanie przychodu i zużycia materiałów biurowych. Służą do tego odpowiednie części menu dostępnego dla użytkownika. Jeżeli któraś pozycja menu jest niedostępna (wyświetlana w kolorze szarym) oznacza to, że administrator nie nadał użytkownikowi uprawnień do obsługi tej części programu.

Materiały biurowe Wybranie tej opcji wywołuje na ekran menu zawierając funkcje umożliwiające rozliczanie przychodu i zużycia materiałów biurowych.

Ogólnie, obsługa tej części programu sprowadza się do ewidencjonowania zakupów materiałów (przyjęcia do magazynu) oraz ewidencjonowania zużycia (wydawania materiałów pracownikom). Okresowo należy zamykać uzgodniony okres (zakres dat przyjęcia i wydania materiałów), co zabezpiecza przed pomyłkowym wprowadzeniem błędnej daty.

Warunkiem wstępnym korzystania z tej części programu jest określenie tzw. „kategorii” materiałów biurowych. Kategoria jest to grupa towarów tego samego typu, niezależnie od ceny czy producenta. Np. kategoria „Papier A4 do drukarek laserowych” jest nazwą wspólną dla towarów (paczek papieru) przyjmowanych na stan magazynu, niezależnie od ceny w jakiej kolejne zakupy papieru zostały dokonane oraz niezależnie od dostawcy czy producenta papieru. Dla każdej kategorii należy określić zalecany oraz minimalny zapas w magazynie. Program pozwala kontrolować stan towarów należących do danej kategorii, dzięki czemu użytkownik jest informowany, jeśli zapas towarów danej kategorii spadnie poniżej minimum.

Jednostka miary towaru jest określona dla całej kategorii. Jeżeli np. koperty C5 wydajemy i przyjmujemy w paczkach po 50 szt., to dla kategorii „Koperty C5” jako jednostkę miary określamy „paczkę”. Spowoduje to, że jako cenę jednostkową podawać będziemy cenę paczki, odnotowując przyjęcie określać będziemy ilość paczek, oraz wydawać też będziemy mogli tylko całe paczki po 50 szt.

Tworząc wykaz kategorii, które będą funkcjonowały w programie, należy pamiętać, aby grupowały one faktycznie towary tego samego przeznaczenia. Np. kategoria „Tonery do drukarek laserowych” jest zbyt ogólna. Dla użytkownika nie jest bowiem ważne, że na stanie jest 10 tonerów, skoro wśród nich może nie być już ani jednego tonera do drukarki konkretnego typu. Należy więc stworzyć oddzielne kategorie dla poszczególnych typów tonerów, np. „Tonery do drukarek HP 1300”, „Tonery do drukarek Lexmark T620”, itp. To samo dotyczy oczywiście również innych materiałów, np. kopert, które mają różne rozmiary, papierów do drukarek o różnej szerokości, itp.

Nie należy jednak przesadzić z rozdrobnieniem kategorii. Np. stworzenie oddzielnych kategorii „Linijki 20cm”, „Linijki 30cm”, „Linijki 40cm” , „Linijki 50cm”, chyba już niepotrzebnie komplikuje rozliczenie zużycia.

W obrębie każdej kategorii mogą istnieć różne towary. Na przykład w kategorii “Długopisy” można odnotować wiele różnych odmian długopisów, które różnią się ceną, producentem, itp.


Każdy towar ma swoją cenę. Jeżeli mamy dwa rodzaje długopisów, jeden w cenie 1zł 20gr a drugi w cenie np. 1zł 45gr, to są to dwa różne towary, ale należące do tej samej kategorii „Długopisy”.

Odrębnym zagadnieniem jest tworzenie i numerowanie dokumentów MP (przy przyjmowaniu towarów) i MW (przy wydawaniu). Każde wydanie towaru oraz każde jego przyjęcie na stan musi być zaliczone do jakiegoś dokumentu MW czy MP. Jedynym wyjątkiem jest wprowadzanie bilansu otwarcia. Wówczas w polu „Numer faktury” należy wpisać tekst „B.O.”, a wartość w polu „Numer MP” określić jako 0.

W zasadzie nie ma żadnych szczegółowych zaleceń dotyczących numerowania dokumentów MP/MW. Możliwe jest np. nadawanie kolejnych numerów MW każdemu wydaniu, ujęcie wszystkich towarów wydanych danemu pracownikowi na jednym MW, czy też ujęcie wszystkich wydań z tego samego dnia na jednym MW. Numer MW określa użytkownik w chwili odnotowywania wydania towarów. Sposób numerowania należy uzgodnić z komórką księgowości budżetowej.

Sposób numerowania zalecany przez autora jest taki, aby wszystkie towary wydane temu samemu pracownikowi ujmować na tym samym MW. Towar wydawany kolejnemu pracownikowi ujmujemy na kolejnym MW. Program automatycznie nadaje kolejne numery MP i MW, po wybraniu opcji „kolejny – program nada automatycznie”.

Po wprowadzeniu początkowego stanu magazynu pozostaje tylko na bieżąco ewidencjonować wszystkie wydania i przyjęcia towaru, korzystając z funkcji programu.

Wydanie towarów Ta funkcja służy do ewidencjonowania faktów pobrania przez pracowników towaru z magazynu.

Po jej uruchomieniu pojawia się wykaz wszystkich odnotowanych faktów wydania towaru. Pobranie każdego towaru oznaczone jest kolejnym numerem systemowym (liczbą porządkową). Dla celów dokumentacji księgowej, jedno lub kilka pobrań można zaliczyć do jednego dokumentu MW (Magazyn Wydał). Numeracja dokumentów MW zależy od użytkownika i może być rozpoczynana od jedynki w każdym roku.

Dokładny sposób obsługi tej funkcji opisany jest w rozdziale „Tok postępowania”.

Przyjęcie towarów Ta funkcja służy do służy do odnotowania przyjęcia do magazynu towaru. Po jej

uruchomieniu pojawia się wykaz wszystkich odnotowanych faktów przyjęcia towaru. Przyjęcie każdego rodzaju towaru należy odnotować oddzielnie podając jego ilość. Jeżeli

jakiegoś towaru nie ma w ewidencji (lub ma inną cenę) należy go dopisać jako nowy towar. Przyjęcie każdego towaru oznaczone jest kolejnym numerem systemowym (liczbą porządkową). Dla celów dokumentacji księgowej, jedno lub kilka przyjęć można zaliczyć do jednego dokumentu MP (Magazyn Przyjął). Numeracja dokumentów MP zależy od użytkownika i może być rozpoczynana od jedynki w każdym roku.

Wykaz towarów Ta funkcja służy do przeglądania, dodawania i edytowania danych towarów odnotowanych w

ewidencji. Informację o towarze, którego stan jest zerowy można anulować. Towar anulowany domyślnie nie jest wyświetlany w ewidencji, chociaż oczywiście jest uwzględniany w zestawieniach.

Kategorie towarów Ta funkcja służy do przeglądania, dodawania i edytowania określonych w programie

kategorii materiałów biurowych.

Wydruki Funkcje z tej grupy pozwalają na tworzenie rozmaitych zestawień i raportów na podstawie

wprowadzonych danych. Dodatkowo, każde zestawienie może być również zapisane w formacie arkusza Microsoft Excel, np. w celu dalszej analizy. W obecnej wersji programu dostępne są następujące zestawienia:

Przychód materiałów Pozwala podsumować ilościowo i wartościowo materiały przyjęte na stan w podanym

okresie. Zestawienie może objąć wszystkie przyjęte materiały, materiały tylko z jednej, wskazanej kategorii lub tylko jeden, wskazany towar.


Zużycie materiałów

Pozwala podsumować ilościowo i wartościowo materiały wydane z magazynu w podanym okresie. Zestawienie może objąć wszystkie przyjęte materiały, materiały tylko z jednej, wskazanej kategorii lub tylko jeden, wskazany towar.

Można również wybrać materiały wydane dla wskazanego pracownika lub tylko dla pracowników wybranego referatu działu. Wydruk dokumentu MP/MW

Pozwala wydrukować dokument MP lub MW o podanym numerze. Zamiast tej funkcji, można korzystać z możliwości wydruku MP w ewidencji odnotowanych faktów przyjęcia materiałów (funkcja Przyjęcie towarów) lub z ewidencji faktów wydania (funkcja Wydanie materiałów). Towary do zamówienia

Pozwala uzyskać wykaz tych kategorii towarów, dla których stan towarów spadł poniżej poziomu określanego jako minimalny. Spis remanentowy

Pozwala uzyskać wykaz stanu magazynu na podany dzień. Wykaz może być szczegółowy, i ewentualnie pogrupowany wg kategorii, lub zawierać tylko podsumowanie poszczególnych kategorii towarów.

Aktualizacja stanów Ta funkcja sprawdza, czy stan widniejący przy każdym towarze zgadza się z odnotowanymi

pozycjami MP i MW. W zasadzie nie powinno być potrzeby wykonywania tej funkcji, gdyż stan ten jest aktualizowany po każdym przyjęciu czy wydaniu programu. Gdyby jednak program zgłosił komunikat o potrzebie wykonania tej funkcji – należy ją wykonać. Sytuacja taka może mieć miejsce po awaryjnym zakończeniu pracy programu (błąd programu lub awaria sprzętu).

Zamknięcie okresu

Ta funkcja służy do zablokowania możliwości pomyłkowego wprowadzenia nieprawidłowej daty przyjęcia lub wydania towarów. Po uzgodnieniu np. miesiąca marca, należy przy użyciu niniejszej funkcji, zamknąć okres do ostatniego dnia miesiąca marca włącznie.

Do zamykania okresu wymagane jest specjalne uprawnienie. Zamknięcia lub cofnięcia zamknięcia może również dokonać administrator programu przy użyciu funkcji „Ustawienia programu”.


Majątek firmy Wybranie tej opcji wywołuje na ekran menu zawierające funkcje umożliwiające prowadzenie ewidencji majątku firmy.

Ogólnie, obsługa tej części programu sprowadza się do ewidencjonowania zakupionych środków trwałych, elementów wyposażenia, księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych. Należy również ewidencjonować wszelkie zmiany stanu tych składników majątku firmy, tj. zmiany wartości głównej (wskutek rozbudowy lub przeszacowania), umorzenia (odpisy amortyzacyjne) oraz skreślenia z ewidencji (wskutek likwidacji lub przekazania innej jednostce). Możliwe jest także ewidencjonowanie zmian miejsc przechowywania poszczególnych składników oraz osób, którym powierzono poszczególne przedmioty.

Okresowo należy zamykać uzgodniony okres (zakres dat przyjęcia i zmiany stanu), co zabezpiecza przed pomyłkowym wprowadzeniem błędnej daty.

Warunkiem wstępnym korzystania z tej części programu jest określenie sposobu oznaczania przedmiotów, z czym wiąże się również sposób budowania przez program numerów inwentarzowych. Program posiada możliwość wykorzystania do tego celu oficjalnej klasyfikacji KŚT lub tzw. „klasyfikacji własnej”. Możliwe jest stosowanie klasyfikacji własnej i jednoczesne, systematyczne uzupełnianie klasyfikacji KŚT poszczególnych przedmiotów. Po uzupełnieniu KŚT, można dokonać zmiany sposobu oznaczania przedmiotów tak, aby numery inwentarzowe oparte były o obowiązującą klasyfikację KŚT. Klasyfikację własną można też oczywiście prowadzić obok klasyfikacji KŚT, co umożliwia wykonanie dodatkowych zestawień.

Zarówno w klasyfikacji własnej jak i w klasyfikacji KŚT struktura symbolu grupy jest trzyczłonowa, przy czym grupy KŚT są oznaczane symbolami jednocyfrowymi, a w klasyfikacji własnej każdy człon symbolu grupy może zawierać od jednego do pięciu dowolnych znaków. Druga różnica polega na tym, że klasyfikację własną można niemal dowolnie modyfikować, podczas gdy klasyfikacja KŚT zawarta jest w programie i zgodna z obowiązującą treścią rozporządzenia.

Numer inwentarzowy, oparty o klasyfikację własną, może wyglądać np.:

US- SK-M-L/123 B - W

Składa się on z następujących części :

US- SK M L 123 B W

gdzie :

US- ........... Przedrostek numeru ewidencyjnego obowiązujący w całej firmie, ustalony przez firmę użytkującą program,

SK ............. Symbol grupy 1-go rzędu – tutaj jest to grupa o przykładowym symbolu „SK” – „Sprzęt komputerowy”,

M .............. Symbol grupy 2-go rzędu (czyli podgrupy w grupie SK), np. „M” – “Monitory komputerowe”). Symbole i nazwy grup i podgrup ustala użytkownik programu. Mogą


one przyjmować wartości liczbowe lub znakowe. Jeżeli nie używamy podgrup – ta część numeru ewidencyjnego nie jest widoczna.

L ............... Symbol grupy 3-go rzędu (uszczegółowienie podgrupy SK – M), np. “Monitory LCD”). Symbole i nazwy podgrup szczegółowych ustala użytkownik programu. Mogą one przyjmować wartości liczbowe lub znakowe Jeżeli nie używamy podgrup – ta część numeru ewidencyjnego nie jest widoczna.

123 ............ Kolejny numer ewidencyjny nadany temu przedmiotowi. Numery ewidencyjne nadajemy sami lub pozwalamy by nadawał je program. W zależności od ustawień programu (opcja „unikalność numerów kolejnych na poziomie”), numeracja może być prowadzona:

jedna dla całej ewidencji,

oddzielnie dla każdej grupy I-go rzędu

oddzielnie dla każdej podgrupy II-go rzędu w obrębie danej grupy,

oddzielnie dla każdej podgrupy III-go rzędu w obrębie danej grupy II-go rzędu i grupy I-go rzędu,

Numery kolejne mogą przyjmować wyłącznie wartości numeryczne. B ............... Opcjonalny przyrostek kolejnego numeru ewidencyjnego. Jego praktyczne

wykorzystanie najłatwiej wytłumaczyć na przykładzie zestawów komputerowych, które składają się z kilku oddzielnych elementów (jednostka centralna, monitor, klawiatura, mysz). Naiwnością jest zakładać, że zestaw będzie zawsze użytkowany jako całość. W związku z tym nie wprowadzamy zestawu jako jednego składnika majątku lecz jako cztery oddzielne o tym samym numerze kolejnym 123, lecz z przyrostkiem, np. A dla jednostki centralnej, B dla monitora, C dla myszki i D dla klawiatury. Jeżeli nie używamy przyrostków - ta część numeru ewidencyjnego nie jest widoczna.

W .............. Przyrostek numeru ewidencyjnego ustalony przez administratora. Można ustalić oddzielny przyrostek dla każdego rodzaju przedmiotów. Tutaj jest to „W” – „Wyposażenie”. Inne, przykładowe wartości to : „T” – tradycyjne środki trwałe (amortyzowane), „W” – składniki majątku o charakterze wyposażenia, „K” – księgozbiór, „N” – wartości niematerialne i prawne, „I” – inne składniki ewidencjonowane ilościowo. Położenie tego elementu numeru może być modyfikowane. W zależności od preferencji użytkownika może on występować przed poszczególnymi częściami lub na końcu całego numeru.

– ............... Znak rozdzielający poszczególne fragmenty numeru ewidencyjnego. Może on również być zmieniony przez firmę użytkującą program na inny, lub można nie używać żadnego znaku : poszczególne części numeru będą wówczas „sklejone ze sobą”.

Numer inwentarzowy, oparty o klasyfikację KŚT, może wyglądać np.:

US- 801/123 B - W

Składa się on z następujących części :

US- 801 123 B W

gdzie :

US- ........... Przedrostek numeru ewidencyjnego obowiązujący w całej firmie, ustalony przez firmę użytkującą program,

801 ............ Pełny symbol grupy wg klasyfikacji KŚT, zawierający jednocześnie symbolikę grupy I-go, II-go i III-go rzędu (dla wartości niematerialnych i prawnych, które nie występują w KŚT, stosowany jest symbol „N”),

123 ............ Kolejny numer ewidencyjny nadany temu przedmiotowi. Numery ewidencyjne nadajemy sami lub pozwalamy by nadawał je program. W zależności od ustawień programu (opcja „unikalność numerów kolejnych na poziomie”), numeracja może być prowadzona:

jedna dla całej ewidencji,

oddzielnie dla każdej grupy I-go rzędu


oddzielnie dla każdej podgrupy II-go rzędu w obrębie danej grupy,

oddzielnie dla każdej podgrupy III-go rzędu w obrębie danej grupy II-go rzędu i grupy I-go rzędu,

Numery kolejne mogą przyjmować wyłącznie wartości numeryczne. B ............... Opcjonalny przyrostek kolejnego numeru ewidencyjnego. Jego praktyczne

wykorzystanie przedstawiono przy opisie numeru opartego o klasyfikację własną. Jeżeli nie używamy przyrostków - ta część numeru ewidencyjnego nie jest widoczna.

W .............. Przyrostek numeru ewidencyjnego ustalony przez firmę użytkującą program. Można ustalić oddzielny przyrostek dla każdego rodzaju przedmiotów. Tutaj jest to „W” – „Wyposażenie”. Dopuszczalne rodzaje to : „T” – tradycyjne środki trwałe (amortyzowane), „W” – składniki majątku o charakterze wyposażenia, „K” – księgozbiór, „N” – wartości niematerialne i prawne, „I” – inne składniki ewidencjonowane ilościowo. Położenie tego elementu numeru może być modyfikowane. W zależności od preferencji użytkownika może on występować przed poszczególnymi częściami lub na końcu całego numeru.

Wybór rodzaju stosowanego sposobu oznaczania przedmiotów należy do firmy użytkującej program – określa się go w parametrach programu. Zmiana tego ustawienia spowoduje, że ulegną zmianie wszystkie numery inwentarzowe, wiąże się więc z poważnymi konsekwencjami.

Firmom, które do tej pory nie przeszły jeszcze na symbolikę KŚT i zamierzają to zrobić, zaleca się następującą procedurę:

1. Przy użyciu funkcji Klasyfikacja własna majątku uzupełnić symbol KŚT dla każdej z grup klasyfikacji własnej. Jest to oczywiście możliwe, jeśli danej grupie klasyfikacji własnej odpowiada jeden symbol KŚT. Każdorazowo, po związaniu grupy klasyfikacji własnej z symbolem KŚT, program proponuje uzupełnienie symbolu KŚT w danych wszystkich przedmiotów należących do danej grupy klasyfikacji własnej – należy się na to zgodzić.

2. Uzupełnić samodzielnie symbol KŚT u wszystkich przedmiotów, których nie dało się zaklasyfikować w sposób opisany w p.1. W celu łatwego uzyskania wykazu tych przedmiotów, wystarczy kliknąć na nagłówek kolumny KŚT ewidencji – program posortuje wykaz wg symbolu KŚT, dzięki czemu przedmioty nie oznaczone tym symbolem znajdą się na początku wykazu.

3. Po uzupełnieniu symboliki KŚT wszystkich składników majątku (oprócz wartości niematerialnych i prawnych) należy zmienić stosowany sposób tworzenia numerów inwentarzowych. W tym celu administrator musi zmienić wartość w polu „Numer inwentarzowy budowany jest w oparciu o :” na „K”. Po tej operacji wszystkie numery inwentarzowe przedmiotów w ewidencji uległy zmianie, gdyż teraz budowane są w oparciu o symbol KŚT. Operacja ta jest całkowicie odwracalna – w razie potrzeby można przywrócić poprzednią wartość ustawienia „L”.

4. Po zmianie numerów inwentarzowych należy wydrukować nalepki z kodem paskowym (jeżeli są stosowane) i oznaczyć wszystkie składniki majątku nowymi numerami inwentarzowymi.

Jak widać jest to poważna operacja, wiążąca się z dużym nakładem pracy, dlatego zaleca się aby połączyć wykonanie zmiany numerów np. z inwentaryzacją, która również wymaga fizycznego odnalezienia każdego przedmiotu.

Ponieważ symbolika KŚT nie jest w programie obowiązkowa, a klasyfikacja własna dopuszcza pełną dowolność oznaczeń, każdy składnik majątku firmy jest przypisywany, niezależnie od omówionej klasyfikacji, do jednej z 11 grup: od 0 do 9 (zgodnych z KŚT) lub dodatkowej grupy N, którą przewidziano dla wartości niematerialnych i prawnych.


Po wprowadzeniu początkowego stanu ewidencji pozostaje tylko na bieżąco

ewidencjonować wszystkie zmiany stanu oraz zakupy nowych przedmiotów, korzystając z funkcji programu.

Ewidencja majątku firmy Jest to podstawowa funkcja służąca do zarządzania informacjami o majątku firmy. Przy jej

użyciu można zarówno odnotowywać nowe jak i poprawiać istniejące informacje. Można także odnotowywać zmiany stanu przedmiotów oraz przeglądać ich historię. Także wydruk etykiety z kodem kreskowym oraz karty środka trwałego może być zrealizowany przy użyciu niniejszej funkcji.

Wydruki Funkcje z tej grupy pozwalają na tworzenie rozmaitych zestawień i raportów na podstawie

wprowadzonych danych. Dodatkowo, każde zestawienie może być również zapisane w formacie arkusza Microsoft Excel, np. w celu dalszej analizy.

Należy pamiętać, że zapisy anulowane nie są uwzględniane w żadnym zestawieniu – anulowanie służy do zaznaczenia popełnionych pomyłek.

W obecnej wersji programu dostępne są następujące zestawienia:

Wyciąg z ewidencji majątku Pozwala uzyskać wykaz tych składników majątku firmy, które spełniają podane

warunki. Jedynym obowiązkowym parametrem tego zestawienia jest data stanu ewidencji. Program uwzględni wszystkie przedmioty, które na koniec tego dnia znajdowały się na stanie, tj. zostały nabyte do tego dnia włącznie i zostały skreślone po tym dniu lub są nadal aktualne.

Zmiany stanu składników Pozwala na podsumowanie wszystkich zmian, które zaszły w ewidencji majątku w

podanym okresie. Na zmiany składają się : nabycia nowych składników majątku, zmiany wartości (przeszacowania i podniesienia wartości np. wskutek ulepszenia), umorzenia wartości oraz skreślenia składników majątku z ewidencji.

Jeżeli po dokonaniu wydruku, zostanie potwierdzona jego zgodność z ewidencją księgową – zaleca się dokonać zamknięcia okresu objętego wydrukiem tak, aby niemożliwe stało się wprowadzenie zapisu, który mógłby zmienić uzgodnione kwoty.

Odpowiedzialność za składniki majątku Program pozwala określać osoby odpowiedzialne za poszczególne składniki majątku

firmy. Pozwala również odnotowywać zmiany odpowiedzialności. Nie są to operacje obowiązkowe. Jeżeli jednak te możliwości programu są wykorzystywane w firmie, funkcje z omawianego menu pozwolą uzyskać wykaz przedmiotów, które obecnie są na stanie danego pracownika oraz wykaz zmian które dla każdego pracownika zaszły w podanym okresie.

Spis inwentarza - wywieszka Program pozwala określać miejsca przechowywania poszczególnych składników

majątku. Pozwala również odnotowywać zmiany tych miejsc. Omawiana funkcja pozwala uzyskać wykaz przedmiotów, które aktualnie przypisane SA do wybranego pomieszczenia.

Klasyfikacja własna majątku Ta funkcja służy do ustalania i ew. zmiany tzw. „własnej klasyfikacji” majątku firmy.

Klasyfikacja ta jest niezależna od oficjalnej klasyfikacji KŚT i pozwala zaliczać poszczególne przedmioty do poszczególnych grup, niezależnie od grup KŚT. Dobrym przykładem wykorzystania własnej klasyfikacji jest ewidencjonowanie sprzętu komputerowego, którego część może znajdować się w grupie 4, a część w grupie 8. Niezależnie od grupy KŚT wszystkie te przedmioty mogą jednak należeć do wspólnej grupy klasyfikacji własnej o nazwie np. „Komputery”.

Każda grupa klasyfikacji własnej może być rozbita na dowolną ilość podgrup 2-go stopnia, z których każda może znowu być rozbita na dowolną ilość podgrup 3-go stopnia, przy czym symbole tych grup mogą być dowolne (literowe lub cyfrowe). Możliwe jest np. stworzenie grupy o symbolu np. „KOMP” i nazwie „Sprzęt komputerowy”, podzielonej na podgrupy „D” – „Drukarki”, „K” –


„Komputery”, „T” – „Terminale”, itd. Z kolei można sobie wyobrazić, że podgrupę „Drukarki” rozbijemy na „L” – „Laserowe’, „A” – „Atramentowe”, „I” – „Igłowe”, itd. Należy tylko pamiętać, że zastosowana symbolika zostanie użyta w numerze inwentarzowym, o ile wybraliśmy opcję budowania tego numeru w oparciu o klasyfikację własną.

Do określania własnej klasyfikacji wymagane jest specjalne uprawnienie „nadzór”.

Zamknięcie okresu Ta funkcja służy do zablokowania możliwości pomyłkowego wprowadzenia nieprawidłowej

daty przyjęcia lub zmiany stanu składników majątku. Po uzgodnieniu np. miesiąca marca, należy przy użyciu niniejszej funkcji, zamknąć okres do ostatniego dnia miesiąca marca włącznie.

Do zamykania okresu wymagane jest specjalne uprawnienie „nadzór”. Zamknięcia lub cofnięcia zamknięcia może również dokonać administrator programu przy użyciu funkcji Ustawienia programu.

Umorzenia automatyczne Ta funkcja programu tworzy wykaz kwot, o które należy pomniejszyć wartość księgową tych

składników majątku, które podlegają amortyzacji. Wykaz ten prezentowany jest w formie wydruku. Po zweryfikowaniu wyliczonych przez program kwot, można zgodzić się na automatyczne dokonanie zapisów o umorzeniu każdego z wymienionych składników. Do dokonania zapisów wymagane jest specjalne uprawnienie „nadzór”.

Raport o wyliczonych kwotach umorzeń można generować wielokrotnie – również za lata ubiegłe. Samo dokonanie zapisów można wykonać tylko raz, gdyż przy kolejnym uruchomieniu funkcji program zauważa, zapisane wcześniej umorzenia dotyczące tego samego roku.

Nie zaleca się stosowania programu do uzupełniania ewidencji wstecz. Ze względu na różne metody i zmieniające się stawki amortyzacji, program może wyliczyć kwoty różniące się od kwot znajdujących się na kartach środków trwałych.

Zastosowany w programie sposób wyliczania kwot umorzenia, przedstawia się następująco: 1. Program uwzględnia wszystkie składniki majątku przyjęte do końca roku, za który

liczymy umorzenie. Nie uwzględnia przedmiotów skreślonych z ewidencji – dla nich umorzenie nalicza się w momencie likwidacji.

2. Dla każdego ze składników program sprawdza przez ile pełnych miesięcy składnik znajdował się w użytkowaniu. Np. komputer przyjęty 15 lutego, znajduje się na stanie 10 pełnych miesięcy (bez stycznia i lutego).

3. Dla każdego ze składników program liczy tzw. wartość efektywną. Jest to średnia wartość na początku każdego z miesięcy, przez który przedmiot był użytkowany. Np. jeżeli 20 czerwca przedmiot o wartości początkowej 1000zł został ulepszony i jego wartość główna zwiększyła się o 200 zł, to do czerwca program uwzględnia wartość 1000 zł, a od lipca wartość 1200 zł. Wartość efektywna za cały rok wynosi 1100 zł.

4. Dla każdego ze składników program liczy kwotę umorzenia, jako iloczyn wartości efektywnej i aktualnej stawki odpisu rocznego.

5. Od tak wyliczonej wartości program odejmuje kwoty umorzeń, dotyczących danego roku, które znajdują się już w ewidencji. Pozostała wartość, do wysokości obecnej, nieumorzonej jeszcze wartości przedmiotu, stanowi ostateczną kwotę proponowanego odpisu amortyzacyjnego.

Inwentaryzacja Jest to grupa funkcji wspomagających przeprowadzenie inwentaryzacji (spisu z natury)

majątku firmy wraz z wydrukiem arkuszy spisowych, protokołów rozbieżności, itp.

Szczegółowy sposób postępowania podczas prowadzenia inwentaryzacji znajduje się w rozdziale „Tok postępowania”, w dalszej części instrukcji.


Zmiana pomieszczeń/pracowników

Jest to funkcja pozwalająca łatwo zmienić zapisy o miejscu przechowywania większej liczby przedmiotów lub o pracowniku odpowiadającym za nie. Funkcję tę stosuje się najczęściej w sytuacji, gdy dany pracownik zmienia pokój (miejsce pracy) i wraz ze swoim biurkiem, komputerem, itp. przenosi się do innego pomieszczenia. Przy użyciu opisywanej funkcji możemy nakazać programowi zmianę informacji o miejscu przechowywania wszystkich przedmiotów, za które odpowiada przykładowy pracownik.

Inne zastosowanie opisywanej funkcji, to np. zmiana numeracji pomieszczeń w urzędzie lub przekazanie nowemu pracownikowi wszystkich przedmiotów, za które odpowiadał np. pracownik odchodzący na emeryturę.

Wczytanie zmian z kolektora Jest to funkcja pozwalająca odnotowywać zmiany miejsca przechowywania przedmiotów lub

pracowników, którzy za nie odpowiadają, na podstawie danych z kolektora. Polega to na tym, że podczas przenoszenia sprzętu z jednego pomieszczenia do drugiego lub

np. podczas rozdysponowywania nowego sprzętu, sczytuje się kolektorem numery przedmiotów, numery pomieszczeń do których przedmioty te trafiły oraz (opcjonalnie) kody pracowników, którzy za przedmioty te będą odpowiadać. Następnie zaś ładuje się te dane do programu MAGAZYN. W rezultacie, w programie MAGAZYN zostaną odnotowane zapisy o zdjęciu przedmiotów ze stanu pomieszczeń, w których były do tej pory i o przyjęciu ich na stan pomieszczeń, do których trafiły. Opcjonalnie odnotowane zostaną również dane pracowników odpowiedzialnych za poszczególne przedmioty.

Sposób obsługi kolektora jest taki sam jak podczas inwentaryzacji i opisany jest w rozdziale „Tok postępowania”.


Narzędzia Wybranie tej opcji wywołuje na ekran menu zawierające dodatkowe funkcje, nie związane bezpośrednio z obsługą zawartych w programie ewidencji.

Ustawienia użytkownika Ta funkcja pozwala wyświetlić i samodzielnie zmienić parametry dotyczące obecnie

zalogowanego użytkownika:

Przy użyciu przedstawionego formularza, użytkownik może np. dowiedzieć się kiedy ostatnio

zmieniał hasło i do kiedy jest ono ważne. Oprócz tego może wybrać z systemu operacyjnego drukarki, na których zamierza drukować pokwitowania odbioru materiałów biurowych i etykiety z kodek paskowym.

O programie Ta funkcja wyświetla informację o bieżącej wersji programu. Numer ten należy podać

autorowi w razie przekazania uwag dotyczących działania programu.

Ustawienia druku Ta funkcja wyświetla informację o zainstalowanych w systemie drukarkach, pozwala ustawić

drukarkę domyślną, na którą będą kierowane raporty z programu (oprócz etykiet i pokwitowań) oraz określić zaawansowane ustawienia drukarki (źródło papieru, druk dwustronny, itp.).

Opis zmian w programie Ta funkcja wyświetla informację o zmianach dokonanych w bieżącej wersji programu

w stosunku do wersji poprzedniej.

Wykaz pracowników firmy Ta funkcja wyświetla wykaz pracowników firmy. Przy użyciu funkcji programu,

pracownikom tym można przypisywać odpowiedzialność za powierzone składniki mienia, wydawać materiały biurowe, itp. Dane pracowników można aktualizować samodzielnie lub poprzez kliknięcie przycisku <Pobierz z kadr>. Są one wówczas pobierane z systemu kadrowego lub z pliku tekstowego. Szerszy opis tego procesu znajduje się w części instrukcji, przeznaczonej dla informatyka.


Wykaz pomieszczeń

Ta funkcja służy do zarządzania wykazem numerów (symboli) pomieszczeń. Przy użyciu funkcji programu, pomieszczenia te można następnie odnotowywać jako miejsca przechowywania poszczególnych składników majątku. Numery (symbole) można dopisywać i usuwać (jeśli nie ma w nich żadnych przedmiotów).

Wykaz numerów pomieszczeń aktualizuje się również automatycznie w trakcie aktualizacji wykazu pracowników firmy.


Tok postępowania Niniejszy rozdział opisuje szczegółowo tok postępowania podczas obsługi wybranych funkcji programu. Opisywany jest tu zarówno sposób organizacji pracy przy wykorzystaniu programu, jak i „klawiszologia”, czyli sposób zmuszania programu do wykonania poszczególnych funkcji. Położono tu również duży nacisk na opis sposobu obsługi programu przy użyciu klawiatury. Obsługa przy pomocy myszy, jako prostsza i mniej efektywna nie jest specjalnie omawiana. Ogólne zasady technicznej obsługi programu przez użytkownika opisane są w rozdziale „Ogólne zasady obsługi programu”. Założono, że każdy użytkownik programu zna podstawy obsługi systemu Microsoft Windows.

Tok postępowania podczas logowania Bezpośrednio po uruchomieniu programu, na ekranie pojawia się przedstawione niżej okno logowania. W celu zalogowania się, należy wpisać w pole „Login” swój identyfikator użytkownika i wcisnąć klawisz <Enter>. Kursor przeskakuje wówczas do pola „Hasło”. Jeżeli jest to nasze pierwsze logowanie do programu, pole hasło pozostawiamy niewypełnione. Za każdym następnym razem wpisujemy hasło (wpisywane znaki maskowane są znakiem gwiazdki) i ponownie wciskamy <Enter> lub klikamy myszką przycisk <OK> na ekranie. Jeżeli nazwa użytkownika i hasło są poprawne, spowoduje to zalogowanie się do programu.

W pierwszym logowaniu (kiedy nie mamy jeszcze hasła) lub po upływie czasu określonego przez administratora, program wymusi na użytkowniku zmianę dotychczasowego (lub założenie pierwszego) hasła. Możemy również samodzielnie wymusić zmianę hasła bezpośrednio po zalogowaniu się, poprzez zaznaczenie opcji „Zmień hasło po zalogowaniu” przed wciśnięciem przycisku <OK>.


W oknie logowania uaktywniają się wówczas pola pozwalające wpisać nowe hasło użytkownika :

Wpisujemy dwukrotnie to samo, nowe hasło. Oczywiście do kolejnych pól można przejść poprzez wciskanie klawisza <Enter>, po czym skupienie przenosi się na przycisk <OK>. Wciśnięcie klawisza w tym momencie spowoduje ten sam efekt, co kliknięcie na przycisk <OK.> myszką, tj. założenie hasła i zalogowanie się do programu.

Uwaga: Opisany wyżej proces logowania może zostać pominięty, jeżeli administrator włączył dla nas opcję uwierzytelniania systemowego. Wówczas, zamiast okna logowania otrzymujemy wyświetlone na ekranie pytanie „Czy chcesz pracować w programie jako użytkownik (tu następuje nasze nazwisko i imię) ?”. Jeżeli zgodzimy się na tę propozycję – jesteśmy już zalogowani, jeżeli nie – musimy w tradycyjny sposób podać swój login i hasło. Mechanizm ten wprowadzono w celu oszczędzenia użytkownikom konieczności pamiętania hasła do kolejnego programu. Aby korzystać z tego mechanizmu muszą być jednak spełnione warunki, których szerszy opis znajduje się w części instrukcji, przeznaczonej dla informatyka.


Tok postępowania przy szybkim wyborze pozycji z wykazu Niektóre wykazy obsługiwane w programie zawierają duże ilości pozycji, co utrudnia wyszukiwanie poszukiwanego przez nas towaru, pracownika, itp. Tam, gdzie wyszukiwanie wykonywane jest często i odbywa się po nazwie lub nazwisku, standardowe formularze zostały wyposażone w możliwość szybkiego wyboru pozycji z wykazu. Charakterystycznym elementem jest wówczas pole „Znajdź” umieszczone pod wykazem. Sposób wyszukiwania przedstawiony zostanie na przykładzie wyszukiwania towarów, ale odnosi się również do innych wykazów zawierających pole „Znajdź”.

Załóżmy, że szukamy przedmiotu o nazwie „Dziurkacz żeliwny”. Po pojawieniu się wykazu możemy szukać przedmiotu naciskając na klawiaturze klawisze strzałek, <PgUp>, <PgDn> lub klikając myszką na pasek przewijania z prawej strony wykazu. Możemy również nacisnąć klawisz z literą, od której zaczyna się nazwa przedmiotu – naciskamy więc klawisz <D>. W tym momencie w polu „Znajdź” pojawia się wpisana przez nas litera, a podświetlenie na wykazie ustawia się na pierwszej pozycji, która pasuje do tekstu w polu „Znajdź”.

Na razie podświetlenie ustawiło się na przedmiocie o nazwie „Długopis”, a więc wciskamy klawisz z drugą literę szukanego słowa „Dziurkacz” – <z>. Podświetlenie przesuwa się na pierwszy przedmiot pasujący do wzorca „Dz….” – jest to np. „Dziennik kancelaryjny”, a więc musimy wpisać kolejną literę słowa „Dziurkacz” aż do skutku. Możemy też zrezygnować z wpisywania kolejnych liter i w dowolnej chwili nacisnąć na klawiaturze klawisz strzałki w dół, który przesunie podświetlenie na następne pozycje wykazu, aż dotrzemy do szukanego „Dziurkacza”. Należy zauważyć, że przedstawiony mechanizm wyszukiwania działa kiedy skupienie znajduje się w obrębie wykazu lub pola „Znajdź”. Nie działa natomiast poza nimi, np. gdy ustawimy skupienie na przycisku <Dodaj> czy <Zamknij>.


Tok postępowania przy wydawaniu towarów z magazynu W module obsługującym magazyn materiałów biurowych, niewątpliwie najczęściej odnotowywaną informacją będzie informacja o wydaniu konkretnych towarów pracownikom firmy. Dlatego ta funkcja została wybrana do szczegółowego omówienia toku jej obsługi. Dalszy opis zakłada, że wydanie towaru odnotowywane jest bezpośrednio przy pracowniku, który go pobiera, choć oczywiście nie jest to warunek konieczny korzystania z programu.

Po uruchomieniu funkcji „Wydanie towarów” na ekranie pojawia się standardowy formularz, zawierający w górnej części wykaz wcześniej odnotowanych wydań, a w dolnej dane bieżącej lub dopisywanej właśnie pozycji wykazu.

Fakt wydania kolejnego towaru odnotowujemy poprzez kliknięcie przycisku <Wydaj towar> lub wciśnięcie klawisza <Alt>+<T> lub (ze względu na przyzwyczajenie użytkowników poprzedniej wersji programu) klawisza <Insert>. W pierwszej kolejności na ekranie pojawia się okno umożliwiające wybór wydanego towaru. Zawiera ono również pole szybkiego wyszukiwania, możemy więc od razu wpisać jedną lub więcej początkowych liter nazwy wydawanego towaru. W przedstawionym przykładzie wydawanym towarem jest „Taśma klejąca”.


Po ustawieniu podświetlenia na wydawanym towarze, potwierdzamy jego wybór wciskając klawisz <Enter> lub klikając przycisk <Wybierz>.

Po powrocie do formularza, w polu „Nazwa towaru” widzimy nazwę wybranego przez siebie towaru oraz ilość taśm znajdujących się obecnie na stanie magazynu. W razie pomyłki możemy kliknąć przycisk <Wybierz towar> i powtórzyć procedurę wybierania towaru ze spisu.


W polu „Ilość” wpisujemy liczbę określającą ilość taśm, które wydajemy, a następnie określamy datę wydania towaru oraz nazwisko i imię pracownika, który towar pobrał. Te dwie ostatnie informacje są przez program wstępnie wpisane do pól, na podstawie wartości z poprzedniego pobrania, tzn. jeżeli poprzednie wydanie towaru odnotowane jest dla pracownika KOWALSKI JAN, z datą wydania 28.04.2006r., to i w następnej pozycji program przyjmuje, że kolejny towar pobrał ten sam pracownik w tym samym dniu. Ułatwia to wprowadzanie informacji, gdyż przeważnie pracownik pobiera więcej niż jeden materiał naraz. Oczywiście, jeżeli towar pobierany jest przez innego pracownika niż poprzednio należy wybrać właściwego pracownika, po kliknięciu przycisku <Wybierz pracownika>. Ostatnim etapem jest ustalenie numeru dokumentu MW, na którym ujęte będzie wydanie tego towaru. Jak to opisano wcześniej, sposób numerowania należy uzgodnić z własną komórką księgowości budżetowej. Zakładając, że pracownik oprócz przykładowej taśmy pobierze też kilka innych materiałów, autor programu zaleca, aby ująć je na jednym MW. Odnotowując zatem pobranie pierwszego towaru, wybieramy w polu „Numer dokumentu MW” opcję „kolejny – program nada automatycznie”. Odnotowując pobranie kolejnych materiałów wybieramy opcję „Numer MW ten sam co poprzednio”. Zaś w razie konieczności dopisania jeszcze jednego towaru do MW, które było tworzone wcześniej, wybieramy opcję „Numer MW określony przez użytkownika” i wpisujemy numer MW samodzielnie. Po poprawnym wpisaniu omówionych informacji, klikamy na przycisk <Zapisz dane>. W razie konieczności, wprowadzone dane możemy poprawić po kliknięciu przycisku <Edytuj>. Zapis odnotowany niepotrzebnie (np. gdy pracownik zrezygnował z pobrania towaru) należy anulować poprzez kliknięcie przycisku <Anuluj>.

Po odnotowaniu wydania wszystkich towarów, które pracownik pobiera, należy załatwić kwestię pokwitowania przez pracownika pobrania tych materiałów. Można to zrobić na dwa sposoby: na druku MW lub na pokwitowaniu. Druk MW przeznaczony jest na drukarkę laserową i zajmie całą kartkę, nawet jeżeli obejmuje tylko jedną pozycje. Druk pokwitowania przeznaczony jest na drukarkę igłową, z założoną ciągłą taśmą papieru. Drukując pokwitowanie, należy najpierw ustawić podświetlenie na pierwszej pozycji, która ma być kwitowana i kliknąć przycisk <Pokwitowanie>. Wydruk obejmie podświetloną pozycję, oraz wszystkie kolejne wydania towarów dla tego samego pracownika. Następnie papier wysunie się, umożliwiając pracownikowi złożenie podpisu i cofnie się z powrotem. Jest to bardzo oszczędny sposób dokumentowania pobrania materiałów biurowych.


Tok postępowania przy prowadzeniu inwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji przy użyciu programu MAGAZYN polega na dokonaniu spisu z natury wszystkich składników majątku firmy i porównaniu ich z prowadzoną w programie ewidencją. Wynikiem inwentaryzacji są arkusze spisowe oraz protokół niezgodności, zawierający niedobory i ew. nadmiary w stosunku do ewidencji. Dodatkowo, po zakończeniu inwentaryzacji, program pozwala uaktualnić informację o miejscach przechowywania poszczególnych przedmiotów, w oparciu o dane zebrane w trakcie inwentaryzacji.

W celu ułatwienia dokonania spisu z natury, który jest najbardziej czasochłonną częścią procesu inwentaryzacji, program wyposażony jest w funkcje oznaczania przedmiotów etykietami z kodem kreskowym oraz odczytywania ich przy użyciu kolektora (przenośnego czytnika kodów kreskowych).

Do programu można dokupić drukarkę kodów kreskowych oraz czytnik ręczny (przewodowy) lub przenośny kolektor kodów kreskowych, współpracujące z programem MAGAZYN (oferta na życzenie). Kolektor wyposażony jest w specjalne oprogramowanie, stworzone we współpracy z importerem kolektorów i drukarek kodów kreskowych – firmą Torell z Pruszcza Gdańskiego, które współpracuje bezpośrednio z programem MAGAZYN i zdecydowanie ułatwia wykonanie spisu z natury. Dzięki temu, w przeciętnym urzędzie, wykonanie spisu z natury nie powinno zająć jednej osobie więcej niż 1-2 dni.

Fot.1. Kolektor UniTech HT630 w stacji dokującej oraz kolektor Honeywell Dolphin

Dalszy opis w niniejszym rozdziale odnosi się głównie do wykonania inwentaryzacji przy użyciu kolektora UniTech HT630 z dedykowanym oprogramowaniem. Porównawczo przedstawiono także odpowiednie czynności podczas wykonywania inwentaryzacji przy użyciu czytnika Honeywell Dolphin.

Program MAGAZYN wyświetla odpowiednie komunikaty, wskazujące użytkownikowi czynności, które powinien wykonać na kolektorze. Komunikaty te dostosowane są do typu kolektora, który określono w ustawieniach programu.


Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy: 1. Usunąć w programie MAGAZYN ewentualne zapisy z wcześniejszego spisu z natury. Służy do

tego funkcja Usunięcie pozycji ze spisu z menu Inwentaryzacja. Usuwa ona wszystkie pozycje wprowadzone w poprzedniej inwentaryzacji lub podczas prób. Odpowiada to przygotowaniu czystego „komputerowego” arkusza spisowego przed rozpoczęciem nowej inwentaryzacji (nie należy oczekiwać wydrukowania kartek z miejscami na ręczne wpisanie pozycji). Funkcję tę wykonuje się tylko jeden raz przed rozpoczęciem całej inwentaryzacji! Kolejne jej uruchomienie znów spowoduje usunięcie wszystkich pozycji spisu z natury. Dlatego do wykonania tej funkcji wymagana jest rozwaga oraz uprawnienie „kierownik aplikacji”.

2. Określić na jaki dzień dokonujemy spisu z natury. Dzień ten również określa kierownik aplikacji. Robi to poprzez wpisanie odpowiedniej daty w polu „Data inwentaryzacji” w ustawieniach programu. Uchroni nas to np. przed omyłkowym ujęciem w spisie przedmiotu, który na dzień inwentaryzacji został już zlikwidowany lub nie znajdował się jeszcze na stanie.

3. Wydrukować etykiety z kodami kreskowymi dla poszczególnych pomieszczeń. Wykonuje się to poprzez kliknięcie przycisku <Drukuj etykietę> w funkcji Wykaz pomieszczeń z menu Narzędzia. Pozwoli to na uniknięcie pomyłek oraz znacznie łatwiejsze wprowadzanie numerów (oznaczeń) pomieszczeń, w których będziemy dokonywać spisu. Wydrukowane etykiety można na stałe umieścić np. na wewnętrznej stronie drzwi wejściowych do danego pomieszczenia. Jeżeli nie będziemy korzystać z etykiet, numery pomieszczeń będziemy musieli wprowadzać ręcznie z klawiatury kolektora.

4. Jeżeli w urzędzie przypisuje się poszczególnym pracownikom odpowiedzialność za powierzone im mienie, podczas inwentaryzacji można będzie od razu określić pracowników odpowiadających za inwentaryzowane przedmioty. W tym celu wskazane jest wcześniejsze wydrukowanie etykiet z kodami kreskowymi identyfikującymi poszczególnych pracowników. Wykonuje się to poprzez kliknięcie przycisku <Drukuj etykietę> w funkcji Wykaz pracowników firmy z menu Narzędzia. Jeżeli w urzędzie nie przypisuje się poszczególnym pracownikom odpowiedzialności za powierzone im mienie lub jeśli nie zamierzamy odnotowywać informacji o odpowiedzialności podczas inwentaryzacji – czynność tę można pominąć. Uwaga: Jeżeli w urzędzie przypisuje się poszczególnym pracownikom odpowiedzialność za składniki majątku, zaleca się aby podczas inwentaryzacji zapisać również informację o tym, kto obecnie odpowiada za dany przedmiot. Pozwoli to bowiem uaktualnić po inwentaryzacji zarówno informacje o miejscach przechowywania poszczególnych przedmiotów jak i o odpowiadających za nie pracownikach..

Po wykonaniu wymienionych wyżej czynności wstępnych, można przystąpić do wykonania spisu z natury w poszczególnych pomieszczeniach, przy użyciu czytnika lub kolektora.

Spis z natury przy użyciu kolektora: 1. Przed rozpoczęciem spisu należy jednorazowo przesłać do kolektora wykaz składników

majątku firmy, znajdujących się na stanie w dniu określonym w kroku 2 wcześniejszego opisu. Dzięki temu, podczas wykonywania spisu, na ekranie kolektora będzie pojawiał się opis (nazwa) inwentaryzowanego przedmiotu. Przesłania danych do kolektora dokonuje się poprzez wywołanie funkcji Wysłanie danych do kolektora.

W przypadku kolektora HT630 : Jeżeli w trakcie przesyłania (którego postępy wyświetlane są w okienku PtComm Batch) pojawią się pytania o nadpisanie wcześniejszych wersji wykazu (plików arkusz.txt i arkusz.blt),

należy je zaakceptować kliknięciem na przycisk <Tak>.


Znany jest problem z działaniem programu BCONVERT wykorzystywanym w tej funkcji przez program MAGAZYN. Jest on elementem sterownika kolektora, dostarczonym przez producenta. Problem polega na tym, że program BCONVERT nie obsługuje ścieżek sieciowych w notacji \\serwer\udzial. Program MAGAZYN trzeba więc w tej sytuacji wywoływać z dysku lokalnego lub zmapowanego dysku sieciowego.

2. Włączamy kolektor. W przypadku HT630 powinno nastąpić automatyczne uruchomienie aplikacji do inwentaryzacji7. W przypadku kolektora Honeywell należy uruchomić program USINWENT.EXE poprzez kliknięcie na niego z poziomu menedżera plików.

Fot.2. Menu programu kolektora.

3. Z menu programu na kolektorze wybieramy opcję Inwentaryzacja. Po jej wybraniu, aplikacja kolektora sprawdza, czy istnieją w kolektorze wcześniejsze dane z inwentaryzacji. Jeżeli istnieją, to wyświetlany jest odpowiedni komunikat. Jeżeli dane te nie były jeszcze wczytane do programu MAGAZYN (opis dalej) kontynuujemy inwentaryzację powodując dopisanie danych do znajdujących się w kolektorze (klawisz ENT kolektora). Jeżeli dane te zostały już wczytane do programu MAGAZYN, należy powrócić do menu głównego aby usunąć niepotrzebne dane (klawisz ESC kolektora).

4. W pierwszym kroku podajemy 4-cyfrowy kod GUS urzędu, w którym prowadzona jest inwentaryzacja. Dzięki temu program będzie w stanie poprawnie identyfikować etykiety wydrukowane przed 2014 rokiem, tj. takie, w których numer przedmiotu i numer pomieszczenia nie były poprzedzone kodem jednostki.

5. Następnie wyświetlany jest ekran do wpisania lub odczytania numeru pokoju. Odczytujemy numer (oznaczenie) pomieszczenia z przygotowanej wcześniej etykiety lub wpisujemy numer pokoju przy użyciu klawiatury kolektora i zatwierdzamy klawiszem ENT. W razie pomyłki wciskamy klawisz ESC. Zalecane jest wczytywanie numeru pokoju z etykietki – zapewnia to prawidłową pisownię numeru, zgodną z zapisem w bazie danych systemu.

6. W kolejnym kroku, w ten sam sposób należy odczytać lub wpisać ręcznie symbol pracownika, którego przedmioty będą spisywane. Zaleca się odczytanie kodu (symbolu) pracownika z przygotowanej wcześniej etykietki z kodem kreskowym. Jeżeli w urzędzie nie przypisuje się poszczególnym pracownikom odpowiedzialności za powierzone im mienie lub jeśli nie

7 Jeśli aplikacja nie uruchamia się automatycznie, naciskamy na kilka sekund klawisz CMD kolektora HT630, wybieramy z jego menu opcję 1. RUN, klawiszami strzałek wybieramy program USMAG.EXE i potwierdzamy klawiszem OK chęć jego uruchomienia.


zamierzamy odnotowywać informacji o odpowiedzialności podczas inwentaryzacji, nie podajemy żadnego kodu pracownika lecz od razu wciskamy klawisz ENT kolektora.

7. Po ustaleniu numeru pomieszczenia oraz ewentualnie kodu pracownika, odczytujemy skanerem kolektora kody z etykiet poszczególnych przedmiotów. Po zeskanowaniu każdego kodu, jeżeli przedmiot znajduje się w arkuszu przesłanym wcześniej do kolektora, kolektor wyświetla informację o przedmiocie:

Fot.3. Wyświetlenie danych przedmiotu, podczas funkcji Inwentaryzacja

a po potwierdzeniu zapisuje tę pozycję w spisie, po czym umożliwia odczytanie kodu kolejnego przedmiotu znajdującego się we wcześniej określonym pokoju i dla wcześniej określonego pracownika. Numer pomieszczenia i symbol aktualnego pracownika są cały czas wyświetlane w górnej części ekranu. Kolektor sygnalizuje dźwiękiem ew. brak odczytanego kodu kreskowego w wykazie. Wyświetla wtedy odpowiedni komunikat, po czym umożliwia odczytanie kodu kolejnego przedmiotu. Podobnie sygnalizowany jest przypadek wcześniejszego zapisania informacji o tym samym przedmiocie. Program nie pozwala na jego ponowne zinwentaryzowanie.

8. Jeżeli kod przedmiotu nie daje się odczytać czytnikiem (np. etykieta jest zamazana lub uszkodzona) można wprowadzić go samodzielnie z klawiatury kolektora. Jest to 10-cyfrowy numer umieszczony na etykiecie, bezpośrednio pod kodem kreskowym. W przypadku starych etykiet (sprzed 2014 roku) wprowadzamy 6 cyfr – wraz z ewentualnymi wiodącymi zerami.

9. Po wczytaniu wszystkich przedmiotów danego pracownika należy wycofać się klawiszem ESC o jeden ekran, podać (zeskanować z etykiety) symbol kolejnego pracownika i kontynuować spis jak w p.6-8.

10. Po wczytaniu wszystkich przedmiotów z danego pomieszczenia należy wycofać się klawiszem ESC o dwa ekrany, podać (zeskanować z etykiety) numer kolejnego pomieszczenia i kontynuować spis jak w p.7-8.

Po wczytaniu w opisany sposób przedmiotów z jednego czy kilku pomieszczeń, dane znajdujące się w kolektorze należy wczytać do programu MAGAZYN. Następnie można usunąć inwentaryzację z kolektora i kontynuować spis w kolejnych pomieszczeniach.

Wczytanie danych z kolektora do programu MAGAZYN: 1. Z menu programu MAGAZYN wybieramy Majątek firmy, a następnie funkcję

Inwentaryzacja, Arkusz spisu. 2. Na wyświetlonej formatce klikamy myszką na przycisk <Dodaj z kolektora>.


3. Umieszczamy kolektor w stacji dokującej. 4. W programie MAGAZYN klikamy myszką na przycisk <OK>. Na ekranie pojawi się nowe

okno informujące o trwającej komunikacji z kolektorem. Nie należy go zamykać – okno to zamknie się samoczynnie po pobraniu danych z kolektora.

5. Program dopisuje do spisu pozycje wczytane z kolektora po czym wyświetla informację o liczbie pozycji pobranych z kolektora i dodanych do arkusza spisowego. Jeżeli w trakcie tej operacji zaszłyby jakieś nieprzewidziane sytuacje, liczby te będą się różnić. W takim przypadku program wyświetli wykaz błędów, który należy wydrukować i przeanalizować.

6. Po poprawnym wczytaniu danych z kolektora do programu MAGAZYN, należy usunąć wczytane dane z kolektora. W tym celu z menu programu na kolektorze wybieramy pozycję 3.Usunięcie inwent. Powoduje to opróżnienie pamięci kolektora, więc przed tą operacją warto upewnić się, że dane z kolektora zostały poprawnie załadowane.

7. Jeżeli nie udało się odczytać kodu któregoś przedmiotu czytnikiem, można go odnotować w arkuszu samodzielnie. Odnotowanie przedmiotu w arkuszu polega na wybraniu przedmiotu po numerze ewidencyjnym i podaniu numeru pomieszczenia (oraz ewentualnie pracownika), w którym się on znajduje. Tę czynność wykonuje się poprzez kliknięcie przycisku <Dodaj z ewidencji>, podanie grupy i numeru przedmiotu i znalezienie go w ewidencji.

8. Jeżeli przedmiot nie posiada numeru (lub jest on nieczytelny) – nie wybieramy go z ewidencji lecz wpisujemy „ręcznie” opis, np. „mysz komputerowa bez numeru”. Tę czynność wykonuje się po kliknięciu przycisku <Dodaj spoza ewidencji>.

9. Jeżeli jest taka potrzeba, wprowadzone pozycje spisu można poprawić poprzez ich edycję. 10. Po wczytaniu zebranych kolektorem danych oraz po opróżnieniu jego pamięci, można

kontynuować spis z natury w kolejnych pomieszczeniach. Pamięć kolektora jest wystarczająco duża, aby jednorazowo pomieścić wszystkie pozycje z ewidencji urzędu (cały spis z natury). Zaleca się jednak ładowanie danych do programu MAGAZYN po odczytaniu max. kilkuset przedmiotów. Uchroni nas to przed utratą tych danych w razie np. przypadkowego skasowania spisu w kolektorze.

Spis z natury przy użyciu ręcznego czytnika kodów kreskowych: 1. Na czas wykonywania spisu z natury przenosimy program MAGAZYN, wraz z aktualną

ewidencją na komputer przenośny. Podłączamy do niego czytnik (skaner) kodów kreskowych i udajemy się do kolejnych pomieszczeń, w których będziemy dokonywać spisu.

2. Z menu programu MAGAZYN wybieramy Majątek firmy, a następnie funkcję Inwentaryzacja, Arkusz spisu i klikamy myszką na przycisk <Dodaj z czytnika>.

3. Na formatce pojawia się błękitne pole „Czytnik”. Skupienie należy utrzymywać w tym polu, dopóki informacje mają być wczytywane z czytnika kodów kreskowych. Program automatycznie będzie rozpoznawał czy wczytany kod określa miejsce przechowywania, pracownika odpowiedzialnego za sprzęt czy też oznaczenie przedmiotu. Odczytane ze skanera informacje będą prezentowane w polu „Miejsce”, „Odpowiada” oraz „Opis” i „Oznaczenie”.

4. Odczytujemy skanerem numer (oznaczenie) pomieszczenia z przygotowanej wcześniej etykiety – cały czas pozostawiając skupienie w polu „Czytnik”. Po odczytaniu, numer pomieszczenia powinien zostać wyświetlony w polu „Miejsce”. Jeżeli nie dysponujemy kodem kreskowym z oznaczeniem pomieszczenia, wpisujemy numer pokoju samodzielnie w polu „Miejsce”, po czym wracamy do pola „Czytnik”.

5. W kolejnym kroku, w ten sam sposób należy odczytać lub wskazać samodzielnie pracownika, którego przedmioty będą spisywane. Zaleca się odczytanie kodu (symbolu) pracownika z przygotowanej wcześniej etykietki z kodem kreskowym. Jeżeli w urzędzie nie przypisuje się poszczególnym pracownikom odpowiedzialności za powierzone im mienie lub jeśli nie zamierzamy odnotowywać informacji o odpowiedzialności podczas inwentaryzacji, nie podajemy żadnego kodu pracownika – w polu „Odpowiada” pozostawiamy tekst „nie określono”.

6. Po ustaleniu numeru pomieszczenia oraz ewentualnie kodu pracownika, odczytujemy skanerem kody z etykiet poszczególnych przedmiotów znajdujących się we wskazanym pomieszczeniu i przypisanych wskazanemu pracownikowi. Uwaga: po zeskanowaniu każdego kodu przedmiotu program bez dalszych pytań dokonuje zapisu w arkuszu spisowym. Następnie skupienie wraca


do pola „Czytnik” umożliwiając odczytanie kodu kolejnego przedmiotu znajdującego się we wcześniej określonym pokoju i dla wcześniej określonego pracownika. Numer aktualnego pomieszczenia i nazwisko aktualnego pracownika są cały czas wyświetlane w odpowiednich polach.

7. Jeżeli kod przedmiotu nie daje się odczytać czytnikiem (np. etykieta jest uszkodzona) można wprowadzić go samodzielnie z klawiatury kolektora w polu „Czytnik” i wcisnąć klawisz <Enter>. Jest to 10-cyfrowy numer umieszczony na etykiecie, bezpośrednio pod kodem kreskowym. W przypadku starych etykiet (sprzed roku 2014) wprowadzamy najpierw 4-cyfry kodu GUS urzędu i , bezpośrednio po nich, 6 cyfr z etykiety – wraz z ewentualnymi wiodącymi zerami. Alternatywą jest wybranie opcji <Anuluj> a następnie <Dodaj z ewidencji> lub <Dodaj spoza ewidencji>.

8. Po wczytaniu wszystkich przedmiotów danego pracownika należy podać (zeskanować z etykiety) symbol kolejnego pracownika i kontynuować spis jak w p.6-7.

9. Po wczytaniu wszystkich przedmiotów z danego pomieszczenia należy podać (zeskanować z etykiety) numer kolejnego pomieszczenia i kontynuować spis jak w p.5-7.

Po wczytaniu lub wprowadzeniu do programu MAGAZYN spisu inwentarzowego z całego urzędu pozostaje przejść do przetworzenia (analizy) danych zgromadzonych w trakcie spisu z natury, korzystając z funkcji dostępnych na formatce Arkusz spisu z menu Majątek firmy, Inwentaryzacja.

Przetwarzanie danych zebranych podczas spisu z natury: 1. Drukowanie arkuszy spisowych.

Przy inwentaryzacji prowadzonej czytnikiem (kolektorem) arkusz spisowy jest sporządzany elektronicznie, a następnie drukowany i przedstawiany do podpisu pracownikom z danego pomieszczenia oraz członkom komisji inwentaryzacyjnej. Służy do tego funkcja dostępna po kliknięciu przycisku <Arkusz spisowy>. Pozwala ona na uzyskać zestawienie wprowadzonych wcześniej pozycji spisu z natury w postaci gotowego do podpisu arkusza, oddzielnego dla każdego pomieszczenia lub jednego arkusza ze wszystkimi pozycjami spisu.

2. Drukowanie protokołu niezgodności. Wydruk protokołu wykonuje się po zakończeniu całego spisu z natury lub po zakończeniu spisu w danym pomieszczeniu (jeśli chcemy uzyskać protokół tylko dla danego pomieszczenia). Służy do tego funkcja dostępna po kliknięciu przycisku <Protokół niezgodności>. Protokół zawiera informacje o różnicach pomiędzy spisem z natury a ewidencją majątku. Składa się on z dwóch części: wykazu braków (czyli składników majątku figurujących w ewidencji a nie odnalezionych podczas przeprowadzonego spisu z natury) oraz wykazu przedmiotów ujawnionych lub nieoznakowanych. Z reguły okazuje się, że część braków odpowiada nadmiarom, np. monitor z nieczytelnym numerem (wykazany jako nadmiar) odpowiada monitorowi wykazanemu w innym miejscu jako niedobór. W zależności od przyjętych procedur postępowania można te dwie pozycje pozostawić w protokole rozbieżności lub uporządkować tę sytuację i ponownie wydrukować protokół. Pozycje spisu można bowiem dopisywać lub usuwać także po wydrukowaniu protokołu. Sam wydruk protokołu także można powtarzać po poprawieniu ewentualnych błędów lub po ustaleniu numerów przedmiotów, które w trakcje inwentaryzacji wprowadzono jako nieoznakowane. Opcjonalnie można również wydrukować specjalną wersję protokołu niezgodności, która za brak uznaje zarówno fakt, że przedmiot nie został odnaleziony podczas spisu z natury jak i fakt, że przedmiot został zinwentaryzowany w innym pokoju (pomieszczeniu) niż to wynika z jego przypisania do ewidencji. Taką wersję protokołu można wykorzystać jeszcze przed zakończeniem spisu, aby ustalić „na szybko” co jeszcze powinno się znajdować w danym pokoju.

3. Aktualizacja miejsc. W trakcie prowadzenia spisu z natury ustalono faktyczne miejsce przechowywania wszystkich przedmiotów stanowiących majątek firmy. Można też było zebrać informacje o pracownikach odpowiadających za poszczególne przedmioty. Na tej podstawie można zaktualizować odpowiednie zapisy w prowadzonej przez program ewidencji. Służy do tego funkcja dostępna


po kliknięciu przycisku <Aktualizuj miejsca>. Zmienia one odpowiednie informacje dla każdego przedmiotu, którego miejsce przechowywania (i ew. pracownik odpowiedzialny) ustalone w trakcie spisu z natury różnią się od zapisu w ewidencji majątku.

Opis funkcji programu na kolektorze UniTech HT630: 1. Inwentaryzacja.

Służy do dokonania spisu z natury, w sposób opisany powyżej. 2. Przegląd inwentaryzacji.

Pozwala na przejrzenie pozycji spisu z natury, wczytanych podczas inwentaryzacji i znajdujących się w pamięci kolektora. Dane te zawierają kod zinwentaryzowanego przedmiotu, pokój oraz symbol pracownika. Bazę można przeglądać pozycja po pozycji za pomocą klawiszy strzałek ←, → z klawiatury kolektora lub wyszukać określony środek trwały po jego kodzie (numerze systemowym) wybierając klawisz F1 na klawiaturze kolektora.

3. Usunięcie inwentaryzacji. Służy do usunięcia z pamięci kolektora wszystkich pozycji spisu z natury. Funkcję tę należy wykonać przed rozpoczęciem inwentaryzacji lub po wczytaniu zebranych danych do programu MAGAZYN.


Zakończenie Przedstawiona instrukcja opisuje sposób obsługi modułu MAGAZYN systemu FOKUS i, jak

każda instrukcja, ma podstawową wadę: wymaga aby ją przeczytano. Ponieważ jednak użytkownicy przeważnie cierpią na chroniczny brak czasu, przyjąłem w swoich programach zasadę, że program na każdym etapie swojego działania wyświetla wskazówki, które ułatwiają jego obsługę. Przy uruchomieniu wielu funkcji, lub w razie wystąpienia rozmaitych okoliczności, program wyświetla obszerne komentarze dotyczące sposobu, w jaki powinien zachować się użytkownik. Również każda kolejna wersja programu rozpoczyna swoje działanie od poinformowania użytkownika o ostatnio wprowadzonych zmianach.

W trakcie swojej dwudziestokilkuletniej pracy w charakterze autora programów komputerowych i „helpdesku” jednocześnie, przekonałem się, że żadna instrukcja nie rozwiąże problemów użytkowników. W związku z tym od wielu lat praktykuję metodę bezpośredniego kontaktu z użytkownikami. Jeżeli stwierdzicie Państwo, że jakaś funkcja programu działa źle lub mogłaby działać lepiej - proszę o kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres [email protected]. Każda pożyteczna uwaga wpływa pozytywnie na jakość programu. Jeżeli kilku użytkowników programu zgłasza podobny wniosek, to znaczy, że jest on zasadny i program na pewno zostanie w tym względzie ulepszony.

Często jednak okazuje się, że w skali kraju brak jest jednolitości w zakresie obsługi tych samych zagadnień. W takich spornych sytuacjach działanie programu musi zostać oparte na opublikowanych przepisach. Zdarza się więc, że kiedy czasem użytkownicy zgłaszają potrzebę wprowadzenia zmian w programie, zmuszony jestem prosić o poparcie prośby opublikowanymi przepisami prawnymi.

Ze względu na dużą liczbę użytkowników nie mogę też realizować jednostkowych zgłoszeń, wynikających z lokalnych potrzeb czy przyzwyczajeń danego użytkownika. Takie działanie utrudnia bowiem pracę pozostałych jednostek oraz komplikuje obsługę programu. Proszę nie traktować takich przypadków jako mojej niechęci do współpracy z użytkownikami – większość zmian, która została dokonana w moich programach, została dokonana właśnie na wniosek użytkowników.

Dzięki poczcie elektronicznej czy też witrynie internetowej, dokonana przeze mnie zmiana może w ciągu kilku minut dotrzeć do wszystkich użytkowników w Polsce. W ciągu jednego roku udostępnianych jest w ten sposób kilka – kilkanaście nowych wersji programu. Taka sytuacja nie cieszy może informatyków, którzy muszą je instalować, ale działa na korzyść użytkowników.

Jako autor życzę sobie jak najmniej błędów, a Państwu zadowolenia z pracy z moim programem.

Piotr Zielonka


Documents

System FOKUS · System FOKUS Moduł MAGAZYN ... nie są to dane w formacie dBase czy Clipper, ... Przed instalacją należy zawsze wykonać kopię bazy danych programu i zachować