Szybkie mierzenie efektywności zoptymalizowania procesów

2012

Szybkie mierzenie efektywności zoptymalizowania

procesów. Korzyści w wariancie idealistycznym

Maciej Mikulski

Analiza biznesowa integracji B2B

Bydgoszcz, 26 września 2012

wersja robocza

Analiza biznesowa integracji B2B, Bydgoszcz, 26 września 2012

Proces biznesowy lub metoda biznesowa

seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które

rozwiązują określony problem lub prowadzą do

osiągnięcia określonego efektu..


Typy procesów biznesowych

Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem

może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania

strategicznego.

Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem

wartości dodanej, np: zaopatrzenie, produkcja, marketing, sprzedaż.

Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np: księgowość,

rekrutacja, wsparcie techniczne.


Wymagane cechy procesu biznesowego Definiowalność: Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście.

Porządek: Proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich

usytuowania w czasie i przestrzeni.

Klient: Musi być odbiorca rezultatów procesu.

Zwiększanie wartości: Transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy

dodatkową wartość.

Osadzenie: Proces nie może egzystować samodzielnie - musi być wbudowany w

strukturę organizacyjną.

Wielofunkcyjność: Proces może, ale niekoniecznie musi, obejmować wiele funkcji.


Główne procesy biznesowe w przedsiębiorstwach

Diagnozowanie stanu przedsiębiorstwa

Prognozowanie

Planowanie

Produkcja

Magazynowanie

Księgowość, controlling i finanse

Marketing

Zaopatrzenie


Główne procesy biznesowe w przedsiębiorstwach c.d.

Sprzedaż

Ofertowanie

Zarządzanie sprzedażą

Zarządzanie informacją o produkcie

Zarządzanie rozliczeniami B2B

Zarządzanie relacjami z klientem

Dystrybucja

Serwis

Komunikacja z otoczeniem biznesowym


Optymalizacja procesów biznesowych

Metodologie i narzędzia

BPM – Business Process Management

BPI – Busines Process Improvement

BPR – Business Process Reengineering

SixSigma


Korzyści z optymalizacji procesów biznesowych

Obniżenie kosztów

Zwiększenie efektywności działania (np. poprzez skrócenie czasu realizacji)

Podniesienie jakości produktu usługi

Wzrost przychodów (większa liczba )


Optymalizacja procesów za pomocą rozwiązań IT

Automatyzacja procesów biznesowych

Integracja wewnętrzna i zewnętrzna

Udostępnienie aplikacji w chmurze

Mobilność

Tworzenie nowych produktów/rynków (np. Google AdWords)


Planowanie optymalizacji

1. Wizja zmian

2. Analiza funkcjonujących procesów

3. Ustalenie wskaźników

4. Modelowanie nowych procesów

5. Koszt wdrożenia nowych procesów

6. Zwrot z inwestycji (ROI)


1. Wizja zmian



1. Procesy

2. Aktorzy



• Wielkość transakcji

• Czas trwania cyklu

• Poziom wadliwości produktu

• Poziom satysfakcji klienta

• Liczb zrealizowanych zdarzeń





1. Koszty projektu ustalane na podstawie szacunków przeprowadzonych

podczas tworzenia Planu Projektu;

2. Koszty utrzymania produktów projektu (np. koszty utrzymywania serwerów,

łącza internetowego, wydatki na reklamę, serwis).




Wskaźniki efektywności zoptymalizowanych procesów

w działaniu 8.2 PO IG

“Określając deklarowane wartości wskaźników produktu i rezultatu należy

mieć na uwadze, iż będą one przedmiotem kontroli na etapie realizacji,

rozliczenia oraz trwałości projektu. Wartości wskaźników produktu i

rezultatu stanowią zobowiązanie, którego niewypełnienie może

uniemożliwić wypłatę dofinansowania oraz spowodować konieczność

dokonania zwrotu wszystkich wcześniej otrzymanych środków publicznych

w ramach projektu (zaliczek, refundacji etapowych) wraz z odsetkami. W

związku z powyższym deklarowane wartości powinny być realne do

osiągnięcia.”


Wskaźniki efektywności w działania 8.2 PO IG

Wzrost/spadek średnich miesięcznych przychodów z prowadzenia działalności (w PLN)

Wzrost/spadek średnich miesięcznych kosztów prowadzenia działalności (w PLN)

Współczynnik efektywności ekonomicznej E


Optymalizacja logistyki zamówień - przykład

1. Wizja zmian

Zwiększenie wolumenu sprzedaży księgarni internetowej poprzez:

• rozszerzenie oferty,

• liczby realizowanych zamówień,

• skrócenie czasu realizacji zamówienia;

poprzez integrację z systemem magazynowym hurtowni, który pozwoli na:

• Bieżącą i zautomatyzowaną aktualizację oferty księgarni w oparciu o stany

magazynowe hurtowni

• Automatyzację zamawianie książek z hurtowni




1. Pracownik działu sprzedaży wprowadza do oferty sklepu książki

dostępne w hurtowni.

2. Pracownik działu sprzedaży sprawdza dostępność książek w ofercie

hurtowni.

3. Na podstawie zamówień klientów księgarni pracownik zamawia

książki z hurtowni.

4. Po realizacji zamówienia przez hurtownię pracownik wprowadza

książki na stan oraz realizuje zamówienia klienta końcowego.




Liczba tytułów w ofercie księgarni: 2000 szt.

Wielkość sprzedaży względem oferty: 10%/miesiąc (200 tytułów)

Czas potrzebny na aktualizację oferty: 4 h/dzień

Czas potrzebny na złożenie zamówienia w hurtowni: 1 h/dzień

Czas realizacji pojedynczego zamówienia: 10 min

Średni zysk z zamówienia: 5 zł




1. Pracownik działu sprzedaży określa zakres oferty hurtowni, który

będzie dostępny w jego księgarni internetowej.

2. System na bieżąco aktualizuje ofertę sklepu.

3. W momencie złożenia zmówienia w księgarni, trafia ono

automatycznie do hurtowni.

4. Pracownik odbiera dostawę z hurtowni i realizuje zamówienie klienta

końcowego.




• Stworzenie modułu integrującego sklep z hurtownią

• Wdrożenie systemu (instalacja, konfiguracja, customizacja)

• Szkolenia pracowników

• Koszty utrzymania, serwisu i wsparcia technicznego




Szacunkowe wskaźniki po wdrożeniu rozwiązania

Liczba tytułów w ofercie księgarni: 10 000 szt.

Wielkość sprzedaży względem oferty: 10%/miesiąc (2000 tytułów)

Czas potrzebny na aktualizację oferty: 0 h/dzień

Czas potrzebny na złożenie zamówienia w hurtowni: 0 h/dzień

Czas realizacji pojedynczego zamówienia: 10 min

Średni zysk z zamówienia: 5 zł


Bibliografia

Wdrażanie restrukturyzacji procesów biznesowych [w:] Zarządzanie firmą. Cz. 1, Warszawa : Wydawnictwo Naukowe PWN,

2007.

Realizacja procesów B2B z wykorzystaniem technologii ICT – II edycja, Warszawa : Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości,

2012.

Uzasadnienie Biznesowe dla przedsięwzięć internetowych, Warszawa : Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, 2010.

Zofia Telakowska, Optymalizacja Procesów Biznesowych, [http://kadry.nf.pl/Artykul/9201/Optymalizacja-Procesow-

Biznesowych/formulowanie-stratergii-optymalizacja-procesow-biznesowych-wdrozenie-strtategii-zarzadzanie-zmiana/]

Colin O'Neill, Calculating ROI for process improvement

[http://www.ibm.com/developerworks/rational/library/edge/09/mar09/oneill/index.html]


Dziękuję za uwagę

Maciej Mikulski

Dorfin Sp. z o.o.

www.dorfin.pl

Email: [email protected]

Documents

Szybkie mierzenie efektywności zoptymalizowania procesów