Upload
kibo-hebert
View
161
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
TAKLIMAT AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008 PENYELARAS PROSEDUR JPN DAN PPD. TARIKH: 25 JUN 2009 HARI : KHAMIS MASA: 9.00 PAGI TEMPAT : KOLEJ SUNWAY. PELAKSANAAN AUDIT. TARIKH : 6 – 10 JULAI 2009 LOKASI : JOHOR,PAHANG,PULAU PINANG DAN SELANGOR JPN JOHOR DAN SEMUA PPD - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
TAKLIMAT AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008
PENYELARAS PROSEDURJPN DAN PPD
TARIKH: 25 JUN 2009
HARI : KHAMIS
MASA: 9.00 PAGI
TEMPAT : KOLEJ SUNWAY
PELAKSANAAN AUDIT
1. TARIKH : 6 – 10 JULAI 20092. LOKASI : JOHOR,PAHANG,PULAU
PINANG DAN SELANGOR3. JPN JOHOR DAN SEMUA PPD4. JENIS AUDIT : AUDIT PENILAIAN SEMULA5. TAHUN 2009 : MS ISO 9001:20086. TAHUN 2008 : MS ISO 9001:2000
TRANSISI VERSI 2000 KE 2008
VERSI 2008:1. Mula 15 November 2008, MS ISO 9001
telah ditukar dari versi 2000 ke 20082. Standard dikaji setiap 5 tahun. Versi
2000 tamat 2005 tetapi siap sepenuhnya tahun 2008.
3. Versi 2008 tiada perubahan pada standard ( masih seksyen 4,5,6,7 dan 8 )
4. Masih menggunakan pendekatan proses
TRANSISI VERSI 2000 KE 20085. 8 Prinsip Pengurusan masih
digunakan5.1 Tumpuan kpd pelanggan5.2 Kepimpinan5.3 Penglibatan anggota organisasi5.4 Pendekatan sistem5.5 Pendekatan Proses5.6 Keputusan berasaskan fakta5.7 Penambahbaikan Berterusan5.8 Hubungan dengan Pembekal
TRANSISI VERSI 2000 KE 2008
6. Penekanan kepada 4 perkara:
6.1 Sumber luar / dalam dikenalpasti
6.2 Latihan Kepakaran ditingkatkan
6.3 Keselesaan tempat kerja dan bahan yang bersesuaian.
6.4 Keberkesanan tindakan perlu dipastikan secara menyeluruh.
( keberkesanan perkhidmatan )
PROSEDUR KUALITI TAHUN 2009
VERSI 2000
1. 3 SKOP UTAMA
- Penempatan Guru
- Petukaran Guru
- Penempatan Pelajar Tkt 4 & 1
2. PK lain PKPS
VERSI 2008
1. SEMUA SKOP UTAMA
2. ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN DIASINGKAN
3. PK PEMANTAUAN
( SEMUA PEMANTAUAN DI BPSH, JPN DAN PPD )
MS ISO 9001:2008
ADA 12 PROSEDUR KUALITI ( PK )
PK 01 PENGURUSAN PENEMPATAN GURU
PK 02 PENGURUSAN PETUKARAN GURU
PK 03 PENGURUAN PEMANTAUAN
PK 04 PENGURUSAN ADUAN
PK 05 PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN
PK 06 PENGURUSAN LATIHAN PERSONEL
MS ISO 9001:2008
PK 07 PENGURUSAN PEROLEHAN
PK 08 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
PK 09 PENGURUAN AUDIT DALAM
PK 10 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
PK 11 TINDAKAN PEMBETULAN & PENCEGAHAN
PK 12 KAWALAN TERHADAP PERKHDMATAN TIDAK AKUR
PROSES PENGAUDITAN
KETAKAKURAN ( NCR ) – 3 KATEGORI1. KRITIKAL – Penarikan Pensijilan2. MAJOR - Tiada kawalan dokumen,
- Tiada latihan dijalankan - Tiada semakan / tindakan
3. MINOR - Dokumen tidak disahkan - Data tidak lengkap
( 5 minor di 5 lokasi boleh beri 1 major )
Contoh NCR1. Surat tidak daftar, tidak rekod, tiada tarikh terima –
NCR MAJOR
2. Surat tidak daftar – NCR MINOR
3. Surat tidak minit – Pemerhatian
4. Fail tidak daftar – NCR MAJOR
5. Fail tiada kertas minit, tidak ada bil kandung surat, tidak diminit ………
6 Tiada fail pemantauan, tiada pemantauan, tiada laporan pemantauan..
7. Tiada instrument pemantauan dan tiada tindakan hasil pemantauan……..
KETIDAKAKURAN
8. Kenderaan tidak diselenggara
9. Kenderaan tiada surat beranak ( geran )
10. Mesin fax tiada surat beranak.
11. Pegawai / Penyelaras tiada semasa audit dan tiada yang boleh menjawab soalan-soalan auditor.
12. Tiada menunjukkan tanda-tanda organisasi melaksanakan MS ISO semasa audit spt berita, papan tanda, papan kenyataan, banner atau sebarang kenyataan tentang ISO
KETIDAKAKURAN
13.Tiada penilaian prestasi alat-alat komputer.
14. Tiada penilaian prestasi air-con.15. Tiada carta organisasi dan senarai staf
tidak kemaskini.16. Buku BRP tidak dikemaskini.17. Tiada kawalan barangan di stok18. Kebanyakan staf tiada Fail Meja dan
tiada cukup latihan 7 hari.
MASA AUDIT
1. Mesyuarat Pembukaan Audit
1.1 Sediakan masa, tempat, senarai kehadiran dan Jadual Audit.
1.2 Dipengerusi oleh tuanrumah
1.3 Kata Aluan pengerusi
1.4 Kata Aluan Ketua Juruaudit
1.5 Hal-hal lain
MASA AUDIT
1. Kata Aluan Juruaudit:1.1 Perkenal auditor yang bersamanya
1.2 Beritahu tujuan audit
1.3 Beritau kaedah audit
1.4 Semak Jadual Audit ( setuju / tak setuju )
1.5 Keperluan sumber
1.6 Maklum/ jangkaan mesyuarat penutup.
1.7 Rekod kehadiran ( diambil )
PELAKSANAAN AUDIT1. Bermula dari Pengurus Kualiti / Ketua
Juruaudit iaitu Kawalan Dokumen dan Laporan Audit lepas ( tindakan pembetulan telah dibuat atau tidak )
2. Berdasarkan Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti ( senarai semak )
3. Membuat catatan semasa audit berdasarkan dokumen yang diperiksa.
4 Catat penemuan jika ada.
5. Mengesan pencapaian objektif / tidak.
ETIKA AUDITEE
1. Menyediakan dokumen yang lengkap
2. Menyediakan rekod sebagai sokongan kepada dokumen.
3. Menyediakan dokumen dengan segera/ pantas
4. Menjawab soalan auditor berdasarkan dokumen dan rekod yang ada.
5. Menyediakan `tag` pada dokumen ( fail ) supaya senang dicari.
6. Beri penerangan yang jelas dan ringkas bukan panjang lebar
ETIKA AUDITEE7. Hanya menjawab soalan jika ditanya8. Tidak bertengkar dengan auditor9. Tidak menunjukkan kelemahan seperti
saya baru, saya tidak tahu, bukan kerja saya….
10. Segera mencari ( membuat ) bukti jika ternyata tiada ( sebelum audit tamat )
11. Menggunakan laras bahasa yang lembut( berbudi bahasa )
12. Sediakan catatan jika perlu.
ETIKA AUDITEE12.Menghadapi auditor berpasukan
13 Beri kerjasama yang baik dengan auditor
14. Minta buat pembetulan segera jika auditor jumpa kecuaian.
15. Tidak memandang rendah kebolehan auditor ( menghormati )
16. Bahasa: bahasa badan, pakaian yang selesa dan sesuai.
17. Kawal emosi dan tingkahlaku.
PENGURUS KUALITI / KETUA JURUAUDIT
1. Berhubung dengan auditor yang akan datang.
2. Memastikan tempat penginapan supaya mudah dijemput ke lokasi.
3. Mengenali ( beramah ) dengan juruaudit4. Menyediakan Persiapan Mesyuarat
Pembukaan dan Penutup spt tempat, surat jemputan kepada pegawai dan staf yang perlu hadir mesy pembukaan / mesy penutup
PENGURUS KUALITI / KETUA JURUAUDIT
5. Menyediakan minum dan makan auditor6. Menyediakan teks / maklum kepada ketua
jabatan maklumat audit7. Menyediakan Jadual Audit ( kenalpasti
auditee dan masa yang sesuai )8. Menyediakan senarai staf yang terkini.9. Membawa Ketua Juruaudit bertemu Ketua
Jabatan sebelum mesyuarat dibuat.10. Sedia pamplet ( jika ada )
KEPERLUAN PENGURUS KUALITI / KETUA JURUADIT
1. Senarai Edaran Terkawal
2. Surat Akuan Terima Manual Kualiti
3. Senarai Juruaudit JPN /BPSH berserta sijil kelayakan sebagai juruaudit.
4. Surat perlantikan Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit serta Juruaudit semas.
5. Sediakan 1 fail Pengurusan Kualiti ( MS ISO )
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
NO KAWALAN JPN JOHOR – 1010 – 01 – PENGARAH10 – 02 - TIMBALAN PENGARAH10 – 03 - PENGURUS KUALITI10 – 04 – KETUA JURUAUDIT10 – 03 /1 – KS SJQ10 – 03 /2 – KS SPS10 – 03 /3 – KS SPA10 – 03 /4 – KS K2P10 – 03 /5 - KS SPP10 – 03 /6 - KS SPK
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
10 – 03 /7 - KS SPI 10 – 03 /8 - KS SPSPK10 – 03 /9 - KS ICT10 – 03 /10 - KS S&K PEGAWAI PELAJARAN DAERAH ( PPD )10 – 03 /11 - PPD JB10 – 03 /12 - PPD PG10 – 03 /13 - PPD KT
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
10 – 03 /14 - PPD MUAR
10 – 03 /15 - PPD BP
10 – 03 /16 - PPD KLUANG
10 – 03 /17 - PPD SEGAMAT
10 – 03 /18 - PPD PONTIAN
10 – 03 /19 - PPD KULAI
10 – 03 /20 - PPD MERSING
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
N0 KAWALAN PENGURUS KUALITI PPDCONTOH PPD JB:10 – 03 /11(01) - TIMBALAN PPD /PQ10 – 03 /11(02) - PENOLONG PPD (MEN)10 – 03 /11(03) - PENOLONG PPD (REN)10 – 03 /11(04) - PENOLONG PPD (AKA)10 – 03 /11(05) - PENOLONG PPD (HEM)10 – 03 /11(06) - PEG ESEKUTIF (EO)
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
NO KAWALAN JURUAUDIT:
10 – 03 /21 - ABD RAHIM
10 – 03 /22 - HJ KHALID
10 – 03 /23 - HJ JAMAL
10 – 03 /24 - MOHD HANAFI
10 – 03 /25 - SAMION
10 – 03 /26 - MOHSIN
10 – 03 /27 - HJ AHMAD
10 – 03 /28 - DZULKIFLI
10 – 03 /29 - MOHD ROSLI
10 – 03 /30 - HASSAN
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
10 – 03 /31 - HAMZAH AHMAD
10 – 03 /32 - AZMI SUKIMAN
10 – 03 /33 - SALLEHUDIN ZULKIFLI
10 – 03 /34 - ARMAS DERUSMAN
10 – 03 /35 - ABDULLAH MOHD SALEH
10 – 03 /36 - HJ ISHAK SAHLAN
10 – 03 /37 - SUPIANDI
10 – 03 /38 - ABDULLAH YUSOF
10 – 03 /39 - HASSAN AHMAD
NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD
NO KAWALAN KETUA PENOLONG PENGARAH DAN KETUA UNIT :
- Mengikut No Kawalan Ketua Sektor- Contoh KPP SJQ : Hj Kassim Mahadi
10 – 03 /1 (01 ) – KS SJQ- Contoh KPP SPI: Hj Basari b Hj Manan
10 – 03 /7 (01) 10 – 03 /7 (02) – Ketua Unit – Ust Omar 10 – 03 /7 (03) – Ketua Unit – Ust Azman