Embed Size (px)
Citation preview
Tallinna Ülikool Infoteaduste Instituut
Karin Oolu
ELEKTROONILISE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI RAKENDAMISE TULEMUSTE HINDAMINE:
MEETODI UURING TALLINNA ÜLIKOOLI NÄITEL
Magistritöö
Juhendaja: lektor Raivo Ruusalepp
Tallinn 2008
2
SUMMARY
The aim of this Master’s thesis „Evaluation of Electronic Records Management
Systems Success. Assessment of Method: the Case of Tallinn University“ is to
evaluate the suitability of the information systems (IS) success models for analysing
electronic records management system (ERMS) success in an organizational context.
The main goal of this study is to find out if and what information IS success models
give. Furthermore, it is analysed whether IS success models are appropriate and what
suggestions can be proposed to organizations that are applying this kind of assessment
method.
The thesis is written in Estonian. The paper has 94 pages, including four appendices,
21 figures/charts, 7 tables. The work relies on 34 references to literature and source
materials.
The keywords of the thesis are: INFORMATION SYSTEMS, ERMS, RECORDS
MANAGEMENT, END USERS, EVALUATION RESEARCH, ASSESSMENT,
IMPLEMENTATION, INFORMATION SYSTEM QUALITY, INFORMATION
SYSTEM USE, USER SATISFACTION.
In order to achieve the aim of the thesis the author has defined the following study
purposes:
- to analyse the theoretical framework of implementation and evaluation of
information systems;
- to create an assessment tool for analysing and evaluating the results of
implementation of ERMS in Tallinn University;
- to conduct a study by applying the tool in Tallinn University (TLU);
- to analyse the results of evaluation study and evaluate the ERMS situation in
TLU;
- to propose suggestions to organizations applying this kind of method;
3
Based on the literature and other information available to the author, it can be stated
that no similar kind of evaluation research for assessing the ERMS in organisation has
been carried out, except the self-assessment workbook created by Australian National
Archive. However, it is not appropriate to adopt it into Estonian context of
administration traditions due to legal and lingual conditions.
The thesis consists of three chapters. The first chapter introduces the main theoretical
standpoints and problems of the ERMS as information system success in organisation.
The second chapter includes the analysis of classical IS success models and the
creation of assessment tool. The third chapter reveals the results of the case study in
Tallinn University where the users of ERMS evaluate the situation in TLU after
implementation.
The theoretical and methodological basis of the thesis is the analysis and synthesis of
the methodologies proposed in the main source publications. The empirical study was
carried out based on evaluation research methodology, more precisely participant-
oriented formative evaluation method.
The results of the empirical study allow to conclude that applying the tool based on
information systems success model theories is appropriate and sufficient for assessing
the ERMS. Different categories, such as system quality, information quality, use,
service quality, user satisfaction are appropriate measures.
The way the methodology was used in thesis made it possible to discover the
problems caused by general problems of administration.
The study can be useful for all organizations where electronic record management
systems are implemented. The method is more appropriate for large organizations.
4
SISUKORD
SUMMARY.............................................................................................................. 2 SISUKORD .............................................................................................................. 4 LÜHENDITE LOETELU.......................................................................................... 5 SISSEJUHATUS....................................................................................................... 6 1. INFOSÜSTEEMID ORGANISATSIOONIS......................................................... 9
1.1 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem ........................................................10 1.2 Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine ....................................14
2. INFOSÜSTEEMIDE HINDAMISE METOODIKA .............................................17 2.1 Infosüsteemide hindamise mudelid, teooria areng ...........................................20 2.2 Infosüsteemi kasutajatega seotud tegurid ........................................................23 2.3 Metoodika kohandamine Tallinna Ülikooli elektroonilise dokumendihaldussüsteemi hindamiseks................................................................25
3. TALLINNA ÜLIKOOLI ELEKTROONILISE DOKUMENDIHALDUS-SÜSTEEMI RAKENDAMISE TULEMUSTE UURING .........................................28
3.1 Uurimisobjekti kirjeldus .................................................................................29 3.1.1 Tallinna Ülikooli asjaajamise korraldus ja elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eesmärgid ...............................................................30 3.1.2 Tallinna Ülikoolis kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem ja selle juurutamine ..............................................................................................33 3.1.3 Tallinna Ülikooli elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutajad ja kasutajakoolitus ................................................................................................34
3.2 Andmekogumise ja andmeanalüüsi meetodid..................................................36 3.3 Uuringu tulemused..........................................................................................38
3.3.1 Kasutamisega seotud tegurid ....................................................................39 3.3.2 Webdesktopile antud hinnangute analüüs .................................................46 3.3.2.1 Webdesktopi kasutamine.......................................................................47 3.3.2.2 Webdesktopi kvaliteet ...........................................................................51 3.3.2.3 Webdesktopi sisu kvaliteet ....................................................................58 3.4.2.4 Teenuse kvaliteet ..................................................................................60 3.4.2.5 Rahulolu Webdesktopiga ......................................................................62
3.4 Uuringu kokkuvõte .........................................................................................64 KOKKUVÕTE.........................................................................................................68 KASUTATUD KIRJANDUS...................................................................................72 LISAD .....................................................................................................................75
LISA 1 Küsimustik WD kasutajatele ................................................................76 LISA 2 WD kasutamisele antud hinnangute koondtabelid.................................82 LISA 3 WD kvaliteedile antud hinnangute koondtabelid...................................85 LISA 4 Hinnangud WD sisu kvaliteedile .........................................................90
5
LÜHENDITE LOETELU
IKT Informatsiooni- ja kommunikatsioonitehnoloogia
IS Infosüsteem
IT Infotehnoloogia
EDHS Elektrooniline dokumendihaldussüsteem
TLÜ Tallinna Ülikool
WD Webdesktop
RVL Raamatukogudevaheline laenutus
EVS-ISO Eesti standard
ASIO Tallinna Ülikoolis kasutusel olev tunni- ja ruumikasutussüsteem
ÕIS Õppeinfosüsteem
6
SISSEJUHATUS
Informatsiooni- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) arengu ja infohulga kasvu
tõttu on viimastel aastatel üle mindud elektroonilises vormis infosüsteemidele, sh ka
dokumendihalduses. Mõned aastad tagasi alanud laialdane üleminek paberipõhiselt
asjaajamiselt elektrooniliste dokumendihaldusüsteemide (EDHS) kasutamisele on
praeguseks toonud kaasa vajaduse hinnata nende süsteemide toimimist. Otsitakse
vastust küsimusele, kas üleminek on andnud selle, mida sooviti? Kas EDHS-ist
saadav kasu vastab ootustele? Seega on organisatsioonidel suurenenud vajadus
rakendatud süsteeme hinnata, eesmärgiga tagada oma tegevuse efektiivsus ja parem
kvaliteet.
Standardis EVS-ISO 15489 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus“
esitatud dokumendisüsteemi juurutamise metoodika sisaldab küll eraldi etappi
süsteemi juurutamisjärgse kontrolli ja seire läbiviimiseks, kuid täpsemaid juhiseid,
kuidas hinnata süsteemi toimimist organisatsiooni muutuvate vajaduste ja arengu
taustal ei anta. Autorile teadaolevalt ei ole peale Austraalia Rahvusarhiivi mujal välja
töötatud praktilisi juhiseid, kuidas dokumendihaldussüsteeme hinnata. Teise riigi
õigusaktide ja standardite põhjal koostatud juhiste ülekandmine oleks Eesti
õiguslikku, keele ja asjaajamise konteksti väga keerukas.
Eelpool toodud põhjustel otsitakse käesolevas magistritöös vastust küsimusele: kuidas
hinnata, kas EDHS-i rakendamine on organisatsioonis saavutanud soovitud tulemuse?
Dokumendihaldust käsitletakse selles töös kui ühte organisatsiooni tugifunktsiooni,
mis aitab tema eesmärke saavutada. EDHS-i hinnatakse organisatsioonilises
kontekstis kui infosüsteemi, mis on hangitud dokumendihalduse kui tugitegevuse
automatiseerimiseks ja tulemuslikumaks muutmiseks ning organisatsiooni tegevuse
käigus tekkivate dokumentide kontrollimiseks.
EDHS-i rakendamise tulemuste uurimine organisatsiooni kontekstis on seotud peale
dokumendihalduse ka informaatika, psühholoogia, majanduse jt valdkondadega.
7
Käesoleva magistritöö eesmärk on välja selgitada kas ja missugust informatsiooni
annab infosüsteemide hindamise metoodika organisatsiooni elektroonilise
dokumenidhaldussüsteemi hindamisel. Kas infosüsteemide hindamise mudelite
kasutamine EDHS-i hindamiseks on õigustatud ning mida on võimalik selle tulemusel
EDHS-i parema rakendamise ja edasiarendamise eesmärgil organisatsioonile
soovitada.
Eesmärgi täitmiseks on magistritöös püstitatud järgmised ülesanded:
- analüüsida infosüsteemide, nende juurutamise ja hindamise teoreetilist
raamistikku;
- koostada infosüsteemide hindamise mudelite alusel analüüsi vahend Tallinna
Ülikooli (TLÜ) EDHS-i rakendamise tulemuste hindamiseks;
- viia läbi uuring TLÜ EDHS-i kui ülikooli asjaajamist toetava infosüsteemi
olukorra, selle toimimise ja kasutamise väljaselgitamiseks;
- analüüsida uuringu tulemusi ja anda hinnang EDHS-i rakendamise
tulemuslikkusele TLÜs;
- välja selgitada, mida on võimalik seda meetodit kasutades organisatsioonile
soovitada;
- hinnata, kas infosüsteemide hindamise metoodika valik EDHS-i hindamiseks
on sobiv ja õigustatud.
Magistritöö uurimisobjektiks on infosüsteemide hindamise metoodika, mille
rakendamise võimalikkust dokumendihaldussüsteemi hindamiseks uuritakse
konkreetse organisatsiooni e Tallinna Ülikooli elektroonilise
dokumendihaldussüsteemi näitel.
Käesoleva teema uurimisest on abi peale Tallinna Ülikooli ka kõigil teistel asutustel,
kus on päevakorras investeeringute tasuvuse ja inimressursside ning tööprotsesside
optimaalsuse hindamine. Samuti oli teema valikul oluliseks argumendiks
dokumendihaldussüsteemide tõhususe hindamist puudutavate uuringute vähesus.
Teoreetilise materjali läbitöötamisel kasutatakse magistritöös peamiselt kirjanduse
analüüsi meetodit. Empiirilises osas korraldatakse hindav uuring, mille eesmärk on
hinnata Tallinna Ülikooli EDHS-i tegeliku kasutamise olukorras. Uuringu läbiviimisel
kasutati osalejatele orienteeritud hindamismeetodit. Mõõdikud EDHS-i hindamiseks
8
esitatakse lähtuvalt hindamise objektist töö teoreetilises osas. Uuringutulemuste
töötlemiseks kasutatakse statistilist andmetöötlusprogrammi SPSS 14.0 ja tulemuste
tõlgendamisel analüüsi, sünteesi ja hindavat meetodit.
Käesolev magistritöö on üles ehitatud kolmeosalisena. Esimeses osas antakse
ülevaade infosüsteemidest organisatsioonis, nende juurutamisest ja sellega
kaasnevatest võimalikest probleemidest ning EDHS-ist kui dokumendi- ja grupitööd
toetavast tarkvarast. Töö teises osas keskendutakse infosüsteemide hindamise
metoodikale - teoreetilistele mudelitele ja nende arengule. Teise osa lõpus esitatakse
välja töötatud uurimisinstrument konkreetse asutuse EDHS-i hindamiseks.
Magistritöö kolmandas osas kirjeldatakse teoreetilise baasi põhjal koostatud
hindamisvahendi testimiseks läbi viidud hindavat uuringut Tallinna Ülikoolis
kasutusel oleva EDHS-i Webdesktop aktiivsete kasutajate seas, analüüsitakse selle
tulemusi ja antakse hinnang EDHS-i rakendamise tõhususele TLÜ-s. Töö
kokkuvõttes antakse hinnang infosüsteemide hindamise meetodi sobivusele EDHS-i
rakendamise tulemuste hindamisel.
Magistritöös kasutatavate põhiallikate otsingul kombineeriti järgmisi märksõnu:
INFORMATION SYSTEMS, ERMS, RECORDS MANAGEMENT, END USERS,
EVALUATION RESEARCH, ASSESSMENT, IMPLEMENTATION,
INORMATION SYSTEM QUALITY, INORMATION SYSTEM USE, USER
SATISFACTION.
Kirjanduse otsinguks kasutati andmebaase ESTER, LIBRIS, HELKA, Ebsco, Science
Direct, ELIN-Lund ning Interneti otsingumootorit Google Scholar. Teoreetilise
materjali kättesaamisel on kasutatud RVL-teenust. Allikakirjandus baseerub suuremas
osas infosüsteemide juhtimis- ja uuringualaste erialaajakirjade ning kogumike
artiklitel ja konverentsiteesidel.
Magistritöö autor avaldab suurt tänu töö juhendajale Raivo Ruusalepale.
Peale selle on töö autor meeldiva koostöö eest tänulik TLÜ rektoraadi büroo
assistendile Kersti Treulichile ja Lundi Ülikooli doktorandile Evelin Urbel-Piirsalule
võimaluse eest kasutada Lundi Ülikooli Raamatukogu elektronkataloogi.
9
1. INFOSÜSTEEMID ORGANISATSIOONIS
Tänapäeval on infosüsteemide temaatika muutunud järjest sotsiaalsemaks ja
kasutajakesksemaks, mistõttu tuleb infosüsteemidega (IS) seotult tegeleda peale
tehniliste ka paljude sotsiaalsete ja organisatsiooniliste probleemidega. Millist
koostööd võimaldavad teha kaasaegsed IS-d organisatsioonis ning milleks on
rakendatud elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)? Kuidas juurutada
infosüsteeme nii, et see oleks töötajate jaoks võimalikult valutu? Miks võib
tänapäevases organisatsioonis EDHS-i juurutamine ebaõnnestuda? Neile küsimustele
püütakse vastuseid leida selle magistritöö esimeses peatükis.
Riigi infosüsteemi kuuluv infosüsteem on riigi infosüsteemi haldussüsteemis
registreeritud ja riigi infosüsteemi andmevahetuskihiga liidestatud riigi ametiasutuse,
avalik-õigusliku juriidilise isiku, kohaliku omavalitsuse üksuse või eraõigusliku
juriidilise isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mille
andmeid kasutatakse vastavale asutusele või isikule seadusega või selle alusel antud
õigusaktiga või halduslepinguga pandud ülesannete täitmiseks ja andmeteenuse
osutamiseks (Riigi infosüsteemi haldussüsteemi kontseptsioon 2008).
Infosüsteemi ainevaldkond sisaldab arvutisüsteemide loomise, arendamise ja
rakendamisega seotud probleeme. Tähtsaim on siin süsteemi planeerimine või
spetsifitseerimine, mis eeldab hajussüsteemide toimimist inimkeskkonnas – ettevõttes
või organisatsioonis.
Infosüsteem on organisatsiooni või ettevõtte info- ja süsteemitöö korralduse,
meetodite ja vahendite kogusumma. Süsteemianalüütikud ja -disainerid kasutavad
süsteemi määratlemisel järgmist definitsiooni: Infosüsteem kui omavahel sidestatud ja
mitmel tasemel eksisteerivate andmete, funktsioonide, protsesside, sündmuste,
asukohtade ja väärtuste süsteem (Mikli 1998, 9).
Mõistet organisatsioon kasutatakse antud töös üldistava nimetusena avaliku sektori
asutuste ja erasektori ettevõtete ning muude juriidiliste isikute tähistamiseks.
10
T. Mikli (1998, 9) jagab „Sissejuhatuses infosüsteemidesse“ infosüsteemi
problemaatika tinglikult kolmeks:
- süsteemianalüüs, süsteemidisain, süsteemi modelleerimine;
- arenduskäsitlused, projektijuhtimine, grupitöö, tehnoloogiad;
- hajussüsteemid, andmebaasisüsteemid, andmebaaside disain, avatud
klient/server ja hajus- ning heterogeensete andmebaaside käsitlused ja
vahendid.
Need valdkonnad on omavahel tihedalt seotud. Käesoleva töö temaatika kuulub selle
liigituse järgi teise gruppi, kuhu kuuluvad süsteemitöö korraldus, projektijuhtimise ja
grupitöö metoodika, mis kasutavad tänapäeval mitmetasemelisi suhtlusvõrke ja
selleks ettenähtud servereid. Valdkonna põhiprobleem on suure ja hajusa süsteemi
kiire, odav ja korrektne arendamine. Arenduskäsitlus sisaldab ka kvaliteedijuhtimise,
koolituse ja teabejuhtimise problemaatikat.
1.1 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem
Digitaalsel ajastul on organisatsioonide vajadus oma informatsiooni kontrollimise
järele kasvanud, kuna:
- informatsiooni luuakse rohkem;
- informatsioonivajadus on kasvanud;
- vajadus informatsioonile kiiresti ja efektiivselt ligi pääseda on kasvanud;
- digitaaldokumendi puhul ei ole dokumendi sisu ja selle kandja füüsiliselt
seotud, mistõttu dokumendi täpse identifitseerimise ja määratlemise vajadus
on kasvanud.
Digitaaldokumentide kasutuselevõtt on tingitud muutustest viisis, kuidas
organisatsioonid teevad oma tööd ning on ka ise tinginud muutusi viisides, kuidas
organisatsioonid dokumenteerivad oma tööd. Peale infotehnoloogia uuenemise (nt e-
posti kasutuselevõtt) ning uute regulatsioonide ja standardite loomise on muutused
toimunud ka organisatsioonides – tänu arvutite, veebi ja interneti vahendite laiale
levikule on juurdepääs informatsioonile organisatsiooni ametihierarhia tasemete vahel
11
homogeniseerunud (Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid
2001).
Informatsioon on organisatsioonile väärtuslik ainult siis, kui sellele on tagatud
juurdepääs ja seda on võimalik leida. Organisatsioonide tööst suur osa on tänapäeval
digitaalse info loomine, korraldamine, haldamine ja säilitamine, seega on suurenenud
vajadus info- ja teadmusjuhtimisvajadus. Suur osa sellest tööst põhineb heal
dokumendihalduse taval, mida toetavad lähiminevikus välja töötatud rahvusvahelised
standardid ja kaasaegne dokumendihalduse tarkvaraarendus.
Info haldamist, jagamist ja säilitamist võimaldavaid vahendeid nimetatakse
koondavalt grupitöötarkvaraks ning nende peamine eesmärk on võimaldada
kommunikatsiooni ja koostööd sõltumata ajalistest ja ruumilistest tingimustest (Yen et
al. 1999).
Teatud mööndustega võib nende hulka liigitada ka elektroonilised
dokumendihaldussüsteemid. Neil on organisatsiooni töö ja jätkusuutlikkuse kontekstis
suured eelised:
- asutuse tegevus on dokumenteeritud ning tagatud on dokumentide teabe- ja
tõestusväärtus,
- informatsioon ja dokumendid säilivad dokumendihaldussüsteemis ka töötaja
lahkumise korral ning on kasutatavad järeltulijate poolt – säilib nn
organisatsiooni mälu;
- töötajatel on võimalik koguda, organiseerida, levitada infot seoses oma
tööülesannete täitmisega ning koostöös kolleegidega olenemata ajast ja kohast.
Need eelised on väärtuslikud nii töötajale kui organisatsioonile, aga ainult juhul, kui
süsteem on juurutatud ja tõesti rakendunud igapäevatöös (Gunnlaugsdottir 2006).
Digitaalse asjaajamise nõuete spetsifikatsiooni MoReq2 kohaselt on EDHS
(Electronic records management system - ERMS) ulatusliku funktsionaalsusega
ärivajadustele vastav spetsiaalne kompleksne rakendus, mis võimaldab elektrooniliselt
hallata nii elektroonilises kui pabervormis dokumente (MoReq2 Specification 2008).
Siinses töös mõistetakse selle all teisisõnu automatiseeritud dokumentide loomise ja
haldamise tarkvarasüsteemi.
12
EDHS on kitsama tähendusega mõiste kui dokumendisüsteem. Dokumendisüsteem on
infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile
pidev juurdepääs (EVS-ISO 15489-1:2004). Dokumendisüsteemi koostisosadeks on
järgmised komponendid:
1. Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid. Asutuse
dokumendisüsteemi (registreerimise tulemusel) hõlmatavad dokumendid
määratakse kindlaks asjaajamiskorras.
2. Dokumendihalduse protsessid ehk toimingud: dokumentide loomine ja
saamine, registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaja määramine, säilitamine,
kasutamine, juurdepääsu tagamine, kasutamise ja liikumise jälgimine,
hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamine. Nimetatud toimingutele
esitatavad nõuded sätestatakse asutuse asjaajamist korraldavates
dokumentides. (Antud töös kasutatakse mõistet asjaajamine kui
eespoolnimetatud tegevuste ühisnimetajat organisatsiooni tegevuse
kontekstis, mis peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning
isikute ladusale teenindamisele (Asjaajamiskorra ühtsed alused 2001)).
3. Tehnoloogia, mida on vaja dokumentide haldamisele sätestatud nõudmiste
täitmiseks (nt elektrooniline dokumendihaldustarkvara, riistvara,
kommunikatsioonivahendid).
4. Töötajad, kes loovad, haldavad või kasutavad dokumente. Kõik töötajad, kes
oma töö käigus ühel või teisel moel dokumentidega kokku puutuvad – neid
luues, kasutades või hallates - peavad olema teadlikud asutuses asjaajamisele
esitatavatest nõuetest ning neid nõudeid ka täitma (Asjaajamise ja arhiivitöö
kontrollimine siseauditi käigus 2006, 26).
EDHS esindab dokumendisüsteemi tehnoloogia komponenti. Iga süsteemi
vaadeldakse selle laiemas rakendamise kontekstis, mis hõlmab inimesi, objekte ja
protsesse. Seega on EDHS-i laiemaks kontekstiks eelpool kirjeldatud organisatsiooni
dokumendisüsteem ning tema rakendamise tulemust saab hinnata just selles võtmes,
kuivõrd ta toetab asutuse dokumendisüsteemi kui terviku eesmärke.
Dokumendihalduseks nimetatakse halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise,
saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega
(EVS-ISO 15489-1:2004). Dokumendihalduse süsteem peab muutuma asutuse
13
tugisüsteemiks, mille toimimise eeltingimuseks on sellesse projekteeritud vastutus,
protseduurid, ohjevahendid, kasutajate koolitus, süsteemi toimimise jälgimine ning
süsteemi ajakohastamine vastavalt vajadustele (Soovitused tugifunktsioonide
dokumentide hindamiseks 2006).
Tüüpilised EDHS-i kasutusvõimalused on järgmised:
- digitaaldokumentide loomise ja hõlmamise võimalus: a) rakendustarkvara
pakettidest, b) paberkandjalt skaneeritud dokumentidest, c) väljastpoolt asutust
saabunud digitaaldokumentidest, d) EHDSis loodud digitaaldokumentide
hulgast;
- dokumentide versioonikontroll;
- dokumendi liigitamine, kirjeldamine ja registreerimine;
- salvestamine ja indekseerimine dokumendi tasandil;
- dokumendi otsing ja kuvamine;
- juurdepääsu kontroll ja kontrolljälg;
- aktiivsest kasutusest väljunud dokumentide eraldamine;
- ühilduvus asutuse töö- ja asjaajamisprotsessidega;
(Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid 2001).
EDHS-i eripära võrreldes teiste IS-dega seisneb selles, et EDHS ei toeta mitte ainult
ühte funktsiooni ja tegevust (s.o dokumendihaldust ja asjaajamist), vaid on
organisatsiooni tegevuste käigus tekkivate dokumentide kaudu seotud organisatsiooni
kõigi teiste tegevuste ja protsessidega ning neid toetavate infosüsteemidega, kuna
dokumendid tekivad asutuste kõigist tegevustest (vt joonis 1.1 lk 14).
Seega peab EDHS olema rohkem avatud, paindlikum ja arvestama suurema hulga
kasutajate vajadustega, kui mõni kitsalt ühte tegevust või protsessi toetav infosüsteem
(nt personalihalduse süsteem, mida kasutab ainult personalitöötaja). Ideaaljuhul on
EDHS liidestatud organisatsiooni teisi funktsioone toetavate infosüsteemidega.
Kokkuvõtteks võib öelda, et EDHS on organisatsiooni jaoks asendamatu vahend, mis
võimaldab tsentraliseeritult ja automatiseeritult infot hallata, jagada ja säilitada ning
tänu millele säilib organisatsiooni mälu. Samas peab EDHS tõhusalt toetama
14
dokumentide haldamise protsesse organisatsioonis ja olema seostatud kõigi
organisatsiooni tegevustega.
Volitused
Tegevus
Dokumendi-
halduse
tegevus
Integreeritud
Juhivad
Isikud Dokumendid
Loovad
Kasutavad
Teevad
Teeva
d
Määra
vad k
om
pete
nts
i Tõendavad te
osta
mis
t
On d
oku
mente
eritu
d
Jäädvustavad,
Haldavad,
Võimaldavad
kasutada
Joonis 1.1 Dokumendihaldus organisatsiooni tegevuse kontekstis
(EVS-ISO 23081-1 põhjal)
1.2 Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine
Uute tehnoloogiliste lahenduste toomine organisatsiooni on peamiselt seotud
kasutajatega, eelkõige neile info jagamise, koolituse ning kasutajatoe pakkumisega.
Alljärgnevalt käsitletakse teemat, mis puudutab IS juurutamist, selle tähendust
organisatsioonile ning kasutajatele.
Grupitöötehnoloogiate juurutamise juures on kaks kõige raskemini juhitavat faktorit
inimesed ja organisatsioonilised muutused, sest nende rakendamine võib põhjustada
revolutsioonilisi muutusi nii inimeste kui ka organisatsioonide jaoks (Yen et al. 1999).
Kuna EDHS on dokumentide kaudu seotud kõigi teiste organisatsiooni tegevuste ja
protsessidega, on EDHS-i juurutamine seotud asjaajamisprotsesside muutmise ja
parandamisega kogu organisatsioonis. Seetõttu on ka koolitus EDHS-i juurutamise
puhul oluline mitmest aspektist – nii süsteemi kasutamise kui ka asjaajamisega seotud
15
tööprotsesside puhul. Kõiki asjaajamisega kokkupuutuvaid töötajaid tuleb koolitada
nii süsteemi kasutama kui ka uutes oludes asjaajamisega toime tulema. Joonis 1.2
kajastab tähtsamaid muudatuste etappe organisatsioonis dokumendihaldustarkvara
juurutamisel ning annab ülevaate kogu protsessi ulatuslikkusest.
Välimistest ja
sisemistest
tingimustest
tulenev vajadus
muutuseks;
Probleemid ja
võimalused;
SWOT analüüs
Vajaduse
äratundmine;
Vajaduse
muutumine
sooviks
Võtmeisikute
identifitseerimine;
Juhtgrupi
loomine;
Muudatus-
protsessi algus
Analüüs ja
diagnostika;
Minevik-
olevik-tulevik;
Riskianalüüs:
kas muuta
või mitte?
Visooni ja
strateegia
loomine
Juurutamise
ette-
valmistus
ja
planeerimine
Muudatuste viimine
inimesteni:
1 visiooni,
vajaduste ja
põhjuste
selgitamine
2. koolitus ja
arendustegevus
3. Motiveerimine ja
premeerimine
4. Takistuste
kõrvaldamine
Konsoli-
deerimine;
Võitjate
autasus-
tamine
Motivatsioon ja kontroll
Lühiajalised võidud
Kvaliteedikontroll
Eesmärgid
Juurutamisjärgne ülevaatus
Uute viiside talletamine organisatsioonikultuuri
Joonis 1.2 Muudatused organisatsioonis (Gunnlaugsdottir 2006 põhjal)
EDHS-ide puhul on uuritud juurutamise eesmärkide ja hilisema kasutamise vahelisi
seoseid ning seda, millised juurutamise faktorid mõjutavad hilisemat tegelikku
süsteemi kasutamist. Gunnlaugsdottiri (2006) kohaselt on kriitilise tähtsusega tegurid
tippjuhtkonna toetuse saavutamine, IT ja dokumendihalduse eest vastutajate koostöö
süsteemi kirjeldamises, hankimises ja juurutamises ning kasutajakoolituse
korraldamine, samuti kasutajate kaasamine juurutamisprotsessis. Seega ei ole ilma IT-
spetsialistide, juhtkonna ja kasutajate koostööta lootust EDHS-i edukaks
juurutamiseks. Joonis 1.3 lk 16 kajastab võimalikke põhjuseid, miks EDHS-i
juurutamine võib ebaõnnestuda.
Kokkuvõtteks ei ole EDHS iseenesest asutuse ebatõhusa asjaajamise probleemi
lahendus. Tarkvaratootja loob süsteemi, kuid ostja määrab, mida selle süsteemiga
asutuses tegema hakatakse. Lahenduseks võib nimetada seda, mismoodi süsteem
reaalselt töötab ja kuidas seda kasutatakse, mille eelduseks omakorda on asjakohane
juurutamine.
16
Joonis 1.3 EDHS-i juurutamise ebaõnnestumise võimalikud põhjused
(Gunnlaugsdottir 2006 põhjal)
17
2. INFOSÜSTEEMIDE HINDAMISE METOODIKA
Infosüsteemi hindamine organisatsiooni kontekstis annab ülevaate IS hetkeseisust,
aitab välja tuua rakendamise ebaõnnestumised ja nende põhjused. Organisatsioonile
on väga tähtis võrrelda tulusid ja kulusid ning töötulemusi; analüüsida, kas
infosüsteemi hankimine ning juurutamine on end õigustanud. Kuidas peaks teooria
kohaselt infosüsteemi hindama ning mida täpselt, kui sügavalt ja mis meetodil
hindama, on käesoleva töö teise osa teemaks.
Iga organisatsiooni juhtimise juurde kuulub eesmärkide püstitamine ja
arengusuundade määratlemine. Et veenduda tegevuse õigsuses ja tulemuslikkuses,
tuleb tegevust aeg-ajalt analüüsida ja hinnata. Sellised analüüsid ja hindamisprotsessid
peavad toimuma regulaarselt, et järeldused oleksid allikmaterjaliks edaspidise
tegevuse planeerimisele (Nuut 1999). Sarnase soovituse annab standard EVS-ISO
15489 dokumendisüsteemi juurutamisjärgse ülevaatuse kohta: „Tervikliku ja jätkuva
protsessina kogutakse teavet dokumendisüsteemi toimimise kohta. Selleks võib
intervjueerida juhatuse liikmeid ja võtmeisikuid, kasutada küsimustikke, jälgida
süsteemi toimimist, uurida protseduuride käsiraamatuid, koolitusmaterjale ja muud
dokumentatsiooni ning läbi viia dokumentide ja ohjemeetmete kvaliteedi pistelist
kontrolli. Vaadatakse üle süsteemi toimimine ja antakse sellele hinnang, algatatakse ja
seiratakse muudatusi ning kehtestatakse pideva seire ja korrapärase hindamise kord“
(EVS-ISO 15489-1:2004, 14).
Nagu öeldud, on hindamisel oluline eristada konkreetseid eesmärke - tuleb teha vahet,
kas soovitakse hinnata süsteemi toimimise töökindlust, suutlikkust või saada ülevaade
süsteemi kasutamise statistikast.
Käesoleva töö eesmärk ei ole hinnata asjaajamisega seotud tööprotsesside
tulemuslikkust. Samuti ei ole eesmärgiks hinnata EDHS-i toimimist
dokumendihaldustarkvara rentimise vaatepunktist, mille hindamiseks oleks
otstarbekas rakendada teenuse hindamise meetodeid. Käesoleva töö fookuseks on
18
hinnata elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisjärgset olukorda
organisatsiooni tegevuse efektiivsuse kontekstis.
Teaduslikel uuringutel baseeruvaid juhiseid konkreetselt dokumendihaldussüsteemide
töölerakendumise tulemuste hindamiseks autorile teadaolevalt välja töötatud ei ole.
Standardis EVS-ISO 15489 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus“
(2004) esitatud dokumendisüsteemi juurutamise metoodika sisaldab küll eraldi etappi
süsteemi juurutamisjärgseks kontrolliks ja seireks, kuid täpsemaid juhiseid, kuidas
hinnata süsteemi toimimist organisatsiooni muutuvate vajaduste ja arengu taustal ei
anta. Austraalia Rahvusarhiiv on koostanud praktilised juhised ning hindamisvahendi
dokumendihaldussüsteemide hindamiseks lähtuvalt Austraalia õigusaktidest (Blake
2006, Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist 2004). Nimetatud vahendid
on välja töötatud väga kitsalt Austraalia õigusaktidele ja standarditele tuginedes ja
nende ülekandmine teise õiguslikku, keele ja asjaajamise ruumi oleks väga keerukas.
Käesolevas magistritöös kasutatud IS hindamise mudelid baseeruvad pikal
akadeemilisel traditsioonil (nt DeLone ja McLean 1992, 2003; Rai, Lang ja Welker
2002; Seddon 1994, 1997, jpt) ning töös vaadeldakse EDHS-i kui infosüsteemi
olukorda organisatsiooni kontekstis.
Siinkohal on asjakohane rõhutada ka olulisi hindamisega kaasnevaid aspekte. Enne
kui IS hindamisega alustada, tuleb uurijate P. Seddon et al. (1999) sõnul vastata
seitsmele küsimusele:
1. Kelle perspektiivist süsteemi efektiivsust hinnatakse?
2. Milline on selle tegevuse omapära, mida IS toetab? (Sõltub tegevuse
ülesandest organisatsioonis, organisatsioonilisest kompetentsusest seda täita,
väliskeskkonna nõudmistest).
3. Milliselt tasandilt IS-i hinnatakse? (Individuaalne, allüksuse,
organisatsiooni, sotsiaalse keskkonna jms).
4. Mis on hindamise eesmärk?
5. Milline on hindamise ajaline perspektiiv?
6. Millist tüüpi andmeid hindamisel kasutatakse? (Objektiivselt mõõdetavad
või suhtelised).
19
7. Millega tulemusi võrreldakse? (Teine organisatsioon, ideaalne tegevuse tase,
organisatsiooni eesmärgid, eelnevad tulemused, kindlalt kirjeldatavad
näitajad vmt).
E. J. Garrity ja G. L. Sandersi (1998) kohaselt võib IS edu organisatsioonis mõõta
mitmetelt tasanditelt: organisatsiooniliselt, protsessi e funktsionaalselt ning
individuaalselt tasandilt (vt tabel 1).
Tabel 1
Näiteid IS hindamise tasanditest organisatsioonis (Garrity ja Sanders 1998 põhjal)
Organisatsiooniline tasand:
- turuosa, kasumi ja investeeringute tasuvuse hindamine
- uute teenuste ja toodete tulu hindamine
- tegevuse efektiivsuse mõõtmine konkurentsitingimustest lähtuvalt
- tegevuse tulemuslikkuse hindamine
Funktsiooni e protsessi tasand:
- funktsioonide operatiivsuse hindamine
- protsesside elutsükli hindamine
- kulude alandamisest lähtuvalt
Individuaalne tasand:
- kasutajarahulolu süsteemiga
- süsteemi kasutatavus
S. Alter (2000) rõhutab suuresti hindaja rolli olulisust IS edukuse ja tõhususe
mõõtmise puhul – „Süsteemi edukuse hindamine sõltub hindaja personaalsetest
väärtushinnangutest ja ootustest, ei tohi unustada, et tegemist on hindaja
interpretatsiooniga“. Veel on tema sõnul hindamisel oluline teha vahet süsteemi töö
efektiivsusel ja edukusel ning seostada iga konkreetne IS tööprotsessiga (work
system), mida see toetab. „IS võib mingis osas kattuda tööprotsessiga või isegi mitme
erineva tööprotsessi osaga. Selline osaline kattumine tekitab hindamisel raskusi, mida
peab alati arvestama. Näiteks ärisektoris, kus firma juhid kalduvad kasumi saamise
eesmärki silmas pidades kõrgelt hindama üht süsteemi, kuid samal ajal võib selle
tööprotsessi toetamiseks ellu kutsutud infosüsteem olla väga viletsa ülesehitusega või
mitte-kasutajasõbralik“ (Alter 2000). Võimalik on ka vastupidine – IS võib olla
perfektne, aga kui ta ei haaku tööprotsessiga, ei ole sellest kasu.
20
Sama kehtib ka dokumendihalduse kohta. Käesoleva töö peatükis 1.1. lk 12 toodi
välja erinevus dokumendisüsteemi ja EDHS-i mõiste kohta. Siinkohal on oluline
rõhutada nende mõistete erinevusi – dokumendisüsteem kui nn töösüsteem hõlmab
endas kogu asutuse dokumendihaldust ja selle korraldust, EDHS on selle
automatiseerimiseks ja töö lihtsustamiseks hangitud tugisüsteem, mille olukorda
püütakse suurema süsteemi taustal hinnata. Nn töö- ja tugisüsteem on omavahel väga
tihedasti seotud. Alter (2000) võrdleb nimetatud süsteemide suhtestumist isegi nn
siiami kaksikute probleemiga, kes on iseenesest „omaette süsteemid oma identiteedi,
vajaduste ja võimalustega, kuid kes on omavahel väga sügavalt ja lahutamatult
seotud“.
2.1 Infosüsteemide hindamise mudelid, teooria areng
Kõige enam tsiteeritud ja enamiku edasiste uuringute ning käsitluste aluseks on W.
DeLone’i ja E. McLean’i (1992) poolt kirjanduse analüüsi baasil välja töötatud IS edu
mudel (IS success model), (vt joon 2.1 lk 21). Baseerudes Shannon’i ja Weaver’i
1949. a kommunikatsiooni ja Masoni 1978. a informatsiooniliste mõjude uuringutel
pakuvad nad G. Gable’i, D. Sedera ja T. Chan’i (2003) sõnul esmakordselt välja
järgmiste omavahel seotud kategooriate süstemaatilise kombinatsiooni: (1) süsteemi
kvaliteet, millega mõõta IS tehnilist efektiivsust (2) informatsiooni kvaliteet, millega
mõõta IS semantilist külge (3) IS kasutamine, (4) kasutaja rahulolu, (5) individuaalne
mõju ja (6) organisatsiooniline mõju.
DeLone’i ja McLean’i (1992) mudeli põhiidee seisneb selles, et IS edukust tuleb
hinnata multidimensionaalselt ning dimensioonid/kategooriad on omavahel seotud.
Seetõttu on tähtis uurida elementidevahelisi seoseid ning laiahaardelise
hindamisvahendi loomiseks tuleb kõiki kategooriaid süstemaatiliselt kombineerida.
Seda mudelit on hiljem küll palju kritiseeritud seoses toetava empiirilise uuringu
puudumisega, kuid väga palju rõhutatakse uuringutes mudeli teist tähtsat tulemust
lisaks hinnatavate kategooriate väljatoomisele - IS hindamine on oma olemuselt
protsessipõhine ja kõik kategooriad on omavahel seotud.
21
Joonis 2.1 DeLone ja McLean’i IS edu mudel (DeLone ja McLean 1992)
P. Seddon ja M. Kiew (1996) täiendavad omalt poolt DeLone’i ja McLean’i mudelit
tajutava otstarbekuse (perceived usefulness) sissetoomisega ning arutlevad tegelike ja
oodatud mõjude üle. Tulevaste uuringute tarbeks toovad nimetatud autorid välja
tööprotsesside tähtsuse hindamise, sest süsteeme, mis võimaldavad täita tähtsamaid
tööülesandeid, tajutakse kasulikemana.
Baseerudes 274 tudengiinfosüsteemi SIS kasutaja seas läbi viidud uuringul testisid A.
Rai, S. Lang ja R. Welker (2002) empiiriliselt DeLone’i ja McLean’i 1992. a ning
Seddoni 1996. a ja 1997. a täiustatud IS edu mudelit ning uurisid ühtlasi ka
korrelatsioonilist seost tajutava otstarbekuse ja süsteemi kasutamise vahel.
Tulemusena leidsid autorid, et IS hindamisel toimib kõige paremini Seddoni
täiustatud mudel (vt joonis 2.2 lk 22).
Nagu eelpool öeldud on vaidlusi tekitanud kategooria IS kasutamine (system use) kui
kõige põhilisem objektiivne süsteemi edukuse mõõtja. Kuni 1990-date aastate
keskpaigani lähtuti arvamusest, et kui süsteemi kasutatakse on ta kasulik, seega ka
edukas. Kuid süsteemi mitte kasutamise puhul ei saa alati öelda, et süsteem ei ole
kasulik - võimalikul kasutajal võib olla ka muid vältimatuid asju, mida ta peab tegema
kui ta süsteemi ei kasuta. P. Seddon & M. Kiew (1996) lähenevad oma mudelis
süsteemi kasutamisele kui kasutaja käitumisele, mis viib süsteemi kasutamisest
tulenevale kasule ning nagu ka juba eelpool öeldud, asendavad selle mõistega
otstarbekus (usefulness).
22
Joonis 2.2 Seddon’i ja Kiew’i täiustatud IS edu hindamise mudel
(Rai, Lang ja Welker 2002 põhjal)
DeLone ja McLean (2003) vaidlustavad selle konstruktsiooni ja väidavad, et pelgalt
süsteemi kasutamise aega mõõtes ei ole tõesti asjakohane süsteemile hinnanguid anda,
kuid rõhutavad, et alati tuleb arvestada ka konteksti – kasutamise iseloomu, ulatust,
kvaliteeti ja otstarbekust. Nad jäävad ka kümme aastat hiljem endale kindlaks, et
kasutamine on enamikel juhtudel asjakohane IS edu mõõtmise kategooria.
Konteksti suurt tähtsust konkreetse IS hindamisel tõdevad ka Rai et al. (2002, 25):
„Iga elemendi olemasolu tuleb kõigis kategooriates kohandada vastavalt
konkreetsetele kontekstuaalsetele tingimustele“.
Käesolevas töös on autor lähtunud DeLone’i ja McLeani 2003. a. käsitletud
kategooriast kasutamine ning arvestatud on ka erinevust vabatahtliku ja vältimatu
süsteemi kasutamise vahel. „Mõnel tasandil võib süsteemi kasutamine olla
tööülesannete positiivseks täitmiseks kohustuslik, kuid ei pruugi seda olla teistel. E-
äri mudelite arengu taustal, kus süsteemi kasutamine on täielikult vabatahtlik, on
kasutamine omandanud teise tähenduse - seega soovitame kindlasti jätta kasutamise
mõõdetavaks kategooriaks IS edukuse hindamisel“ (DeLone ja McLean 2003, 17).
Kõik DeLone’i ja McLean’i 1992. a välja töötatud kategooriad on valiidsed ka 10 a.
hiljem, mil nad tõdevad ise oma mudeli suurt viidatavust (ligi 300 viidet 10 a.
jooksul). 2003. a. (vt joonis 2.3 lk 23) juhivad nad tähelepanu IS-de muutunud
olukorrale, pidades silmas e-äri ja kommunikatsioonivahendite arengut. „Muutunud
23
oludes tuleb kindlasti hinnata ka teenuse kvaliteeti kuna uues tehnoloogilises
keskkonnas on IS tugiteenus väga olulisel kohal“ (DeLone ja McLean 2003, 18).
Lisaks on autorid soovitanud arvestada IS mõjude hindamisel ka mõju töögrupile,
organisatsioonidevahelist ja tööstuslikku mõju, mõju tarbijatele, sotsiaalseid mõjusid,
sest IS mõju ulatub konkreetsest kasutajast palju kaugemale.
Joonis 2.3 DeLone’i ja McLean’i täiustatud IS edu mudel
(DeLone ja McLean 2003)
Üheks suuremaks raskusi tekitavaks faktoriks on IS-de tehniliste ja sotsiaalsete
aspektide omavaheline seotus, millest IS-de edukus oleneb. Infotehnoloogia ja
tööprotsessid on nii segunenud, et on raske määratleda nende rolli täpsemat suurust IS
edukuse hindamisel (Agourram ja Talet 2006).
2.2 Infosüsteemi kasutajatega seotud tegurid
Nagu eelpool selgitatud, muudab hindamise keeruliseks tehniliste ja sotsiaalsete
aspektide rohkus, mille määratlemiseks võiks ehk olla abi vastusest küsimusele: Mis
mõjutab otseselt süsteemi edu ja tema juurutamisjärgset kasutamist konkreetses
olukorras? Millega peaks lisaks konkreetse IS ja organisatsiooni eripärale ning
hindamise eesmärgile veel arvestama?
R. Sabherwahl, A. Jeyarai ja C. Chowa (2006) on läbi viinud uuringu IS edukuse
oluliste individuaalsete ja organisatsiooniliste mõjurite (determinants) omavaheliste
24
seoste määratlemiseks. Nad analüüsivad kasutajate ja kontekstiga seotud tegurite
mõju IS-le. Oma uuringus lähtuvad autorid süsteemi kasutaja perspektiivist, mitte
juhtkonna võimalikust nägemusest. Kolm laiemat valdkonda kokku 55 suhte
uurimisel olid järgmised:
(1) kategooriad, mis mõjutavad IS edukust – süsteemi kvaliteet, tajutav otstarbekus,
kasutaja rahulolu, süsteemi kasutamine (DeLone ja McLean 1992, Seddon 1997, Rai
et al. 2002 põhjal);
(2) kasutajatega seotud tegurid – kogemus, koolitus, suhtumine süsteemi ja
osalus/kaasatus arendus- ja juurutusprotsessis;
(3) kontekstiga seotud faktorid – juhtkonna toetus süsteemi juurutamisel, protsessid ja
ressursid, mis ärgitavad IS kasutama.
Joonisel 2.4 on välja toodud nimetatud uuringu peamised avastused kasutajatega
seotud teguritest lähtuvalt. Kontekstiga seotud tegurite seosed joonisel 2.4 ei kajastu.
Joonis 2.4. Kasutajatega seotud tegurite ja IS kategooriate vahelised seosed
(Sabherwal, Jeyrai ja Chowa 2006 põhjal).
Uurides kõigi nende tegurite omavahelisi suhteid ja mõju süsteemi edukusele, jõuti
järgmistele järeldustele: (1) süsteemi kvaliteet ja tajutav otstarbekus mõjutavad
süsteemi kasutamist, kasutajarahulolu aga mitte. Seega peaksid süsteemi arendajad
25
rõhku pöörama süsteemi kvaliteedile (sh kasutajasõbralikkusele) ja tajutavale
otstarbekusele kasutajarahulolu saavutamise asemel. Teisisõnu tuleb tähelepanu
pöörata faktoritele, mis parandaksid süsteemi kvaliteeti, mitte kasutajate rahulolu.
(2) Kvaliteet, mis nagu eelpool öeldud mõjutab kõiki teisi edutegureid, on parandatav
läbi kasutajakoolituse, kasutajate hoiakute muutmise ja süsteemi kasutajate suurema
kaasatuse arendus- ja juurutamisprotsessis. See kõik viib omakorda ka suurema
süsteemi kasutamiseni (Sabherwal, Jeyrai ja Chowa 2006).
Kokkuvõtteks võib öelda, et kuigi IS hindamise teooria vallas vaidlused kestavad ning
see valdkond pidevalt areneb, on käesolevas töös võimalik kasutada välja kujunenud
IS hindamise head praktikat ja teoreetilist baasi.
2.3 Metoodika kohandamine Tallinna Ülikooli elektroonilise
dokumendihaldussüsteemi hindamiseks
IS hindamise läbiviimiseks tuleb teoreetilistes mudelites kirjeldatud kategooriad
kohandada vastavaks soovitud organisatsiooni kontekstiga. Käesolev peatükk
analüüsib EDHSi hindamiseks vajalikke olulisi faktoreid ja antakse ülevaade TLÜ
EDHS-i hindamiseks loodud uurimisinstrumendi ülesehitusest.
Tuginedes ptk 2.2 kirjeldatud teoreetilisele baasile tekib konkreetse organisatsiooni IS
hindamiseks vajaliku uurimisinstrumendi kohandamisel küsimus selle kohta, mida
täpsemalt igas kategoorias hinnata tuleks ning millega tuleb arvestada konkreetsete
mõõdikute valikul?
Lähtudes DeLone’i ja McLean’i IS edu mudelist on B. Myers, L. Kappelman ja V.
Prybutok (1998) välja töötanud IS kvaliteedi ja tootlikkuse hindamise mudeli tunnuste
ja kategooriate valikuks konkreetse IS hindamisel. Selle kohaselt tuleb kategooriate ja
hinnatavate tunnuste valikuks esmalt identifitseerida ja grupeerida kõik asjakohased
faktorid. Iga kategooria jaoks hinnatavate tegurite valimisel tuleb arvestada järgmiste
igale organisatsioonile spetsiifiliste faktoritega nagu missioon, suurus, tegevusala,
tippjuhtkonna toetus, IS administraatori positsioon organisatsioonilises hierarhias,
konkurentsikeskkond, struktuuriüksuse suurus ja kompetentsus IS haldamisel, hindaja
perspektiiv jm (DeLone ja McLean 2003, Myers, Kappelman & Prybutok 1998).
26
Seega tuleb kategooriate ja tegurite valikul ning omavahelisel kombineerimisel
lähtuda konkreetsest IS-st, hindamise eesmärgist ja organisatsioonist. Käesoleva töö
ülesande ja eesmärgi saavutamiseks läbi viidud IS hindamise teooria analüüsi
tulemusena kasutatakse dokumendihaldussüsteemi hindamisvahendis järgmiseid
kategooriaid:
- süsteemi kasutamine;
- süsteemi kvaliteet;
- sisu/info kvaliteet;
- teenuse kvaliteet;
- rahulolu ja individuaalne mõju,
millest annab ülevaate tabel 2 lk 27.
Lisaks on käesoleva töö autor pidanud vajalikuks hõlmata dokumendihaldussüsteemi
hindamiseks loodava uurimisinstrumendi koosseisu sõltumatute kategooriatena ka
kasutajate koolituse, haaratuse/osaluse, kogemuse ja suhtumise eesmärgiga analüüsida
hiljem nende seoseid eelpool nimetatud sõltuvate kategooriatega. Lähtuvalt
magistritöö eesmärgist on hindamiseks valitud individuaalne tasand (vt ptk 2 lk 17),
kuna iga konkreetse organisatsiooni IS vajaduste ja eesmärkide kohta on
kompetentsed hinnangut andma just selle organisatsiooni ja tegevusala töötajad, kelle
töö hõlbustamiseks hinnatav IS ellu on kutsutud.
Kuna tegemist on individuaaltasandil hindamisega võib eeldada, et süsteemi
igapäevaselt kasutavad inimesed ei pruugi olla pädevad organisatsioonilisi mõjusid
hindama, on teoreetilistes mudelites tähtsal kohal olev kategooria organisatsiooniline
mõju välja jäetud.
Mõõdikute valikul (vt tabel 2 lk 27) on lähtutud uurijate Gable, Sedera ja Chan
(2003); Rai, Lang ja Welker (2002); Wang, Wang ja Shee (2007); LeLone ja McLean
(1992, 2003); Seddon ja Kiew (1996); Myers, Kappelman ja Prybutok (1998)
uuringutes toodud teguritest ja nende valikul on arvestatud TLÜ kui organisatsiooni
eripära, TLÜ-s kasutusel oleva EDHS-i olukorda ja eesmärke ning kasutajaid, millest
antakse ülevaade magistritöö 3. peatükis.
27
Tabel 3
Mõõdikud käesoleva töö EDHSi hindamiseks:
Kategooriad Ingl. k. vaste Hinnatavad tegurid Uurijad, kelle töödest mõõdikud pärinevad Süsteemi kvaliteet System quality Kasutajasõbralikkus
Atraktiivsus Kiirus Kättesaadavus Ülesehitus/Keerukus Integreeritavus
Gable, Sedera ja Chan (2003); Rai, Lang ja Welker (2002); Wang, Wang ja Shee (2007); LeLone ja McLean (2003); Seddon ja Kiew (1996); Myers, Kappelman ja Prybutok (1998)
Informatsiooni kvaliteet
Information quality
Info asjakohasus Info relevantsus tööülesannete suhtes Info piisavus Info ajakohastatus Info täiuslikkus
Gable, Sedera ja Chan (2003); Rai, Lang ja Welker (2002); Wang, Wang ja Shee (2007); LeLone ja McLean (1992, 2003); Seddon ja Kiew (1996); Myers, Kappelman ja Prybutok (1998)
Kasutamine System use Kasutamise vabatahtlikkus või kohustuslikkus Kasutamise sagedus Tööülesande sõltuvus kasutamisest Osakaal töö suhtes Kasutamise iseloom
LeLone ja McLean (1992, 2003); Rai, Lang ja Welker (2002); Wang, Wang ja Shee (2007); Myers, Kappelman ja Prybutok (1998)
Teenuse kvaliteet Service quality Sidusrežiimis abi ja seletused Süsteemiadministraatori tugi Kasutajate soovitustega arvestamine süsteemiarendusel
LeLone ja McLean (2003); Wang, Wang ja Shee (2007); Myers, Kappelman ja Prybutok (1998)
Kasutajarahulolu Individuaalne mõju
User satisfaction Individual impact
Tõhusus (milliste vahendite ja ressurssidega eesmärgid saavutatakse, kuidas asju õieti tehakse) Efektiivsus (püstitatud eesmärkide saavutamise määr, õigete asjade tegemine) Tööprotsesside kiirendamine ja lihtsustumine Suhtumine (posit/neg) Tööprotsesside arendamine Probleemide läbimõtlemise ja prioriteete seadmise lihtsustamine Otsustamise kiirendamine Individuaalne tootlikkus Teadlik olemine
LeLone ja McLean (1992, 2003); Gable, Sedera ja Chan (2003); Rai, Lang ja Welker (2002); Wang, Wang ja Shee (2007); Seddon ja Kiew (1996); Myers, Kappelman ja Prybutok (1998);
+ KOGEMUS, KOOLITUS, KAASATUS/OSALUS, SUHTUMINE
28
3. TALLINNA ÜLIKOOLI ELEKTROONILISE
DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI RAKENDAMISE
TULEMUSTE UURING
Käesoleva magistritöö eesmärk on välja selgitada kas ja missugust informatsiooni
annab klassikaline IS hindamise metoodika konkreetse organisatsiooni kontekstis,
seetõttu on töö kolmandas osas keskendutud metoodika reaalsele rakendamisele
Tallinna Ülikoolis. Alljärgnevalt käsitletakse uuringu metoodikat, selle valiku
põhjendusi, uurimisobjekti kirjeldust ning uuringu tulemusi.
Uuringu eesmärk ja metoodika. Empiirilise uuringu eesmärk on hinnata Tallinna
Ülikooli EDHS-i igapäevatöös, mis sisuliselt tähendab teoreetilise baasi põhjal välja
töötatud hindamisvahendi rakendamist TLÜ-s kasutatava Internetipõhise dokumendi-,
ajaressursihalduse ja grupitöötarkvara Webdesktop kasutajate seas.
Uuringu võib liigitada hindava uuringu (Evaluation Research) kategooriasse, mis on
defineeritud kui objekti kohta tagasiside saamise eesmärgil süstemaatiline
informatsiooni omandamine ja hindamine (Trochim 2006).
Hindav uuring on seotud küll paljude traditsiooniliste sotsiaaluuringute meetoditega,
kuid erineb neist seetõttu, et ta eeldab teatud poliitilist või organisatsioonilist
konteksti. Hindava uuringu eelduseks on mitmed vajalikud oskused -
juhtimisvõimekus, poliitiline kompetentsus, tundlikkus võtmeisikute suhtes jmt,
millele traditsioonilistes sotsiaaluuringutes nii palju ei toetuta. Hindava uuringu
peamine eesmärk on pakkuda erinevatele sihtgruppidele (näiteks sponsorid/rahastajad,
kliendid, personal) kasulikku tagasisidet ning tagasiside loetakse kasulikuks kui
temast on abi otsustamisel või poliitikate formuleerimisel.
Hindava uuringu strateegiad jagunevad nelja järgmisesse gruppi: teaduslik-
eksperimentaalsed mudelid (scientific-experimental models), juhtimisele-orienteeritud
süsteemimudelid (PERT, CPM) (management-oriented system models), kvalitatiiv-
antropoloogilised mudelid (qualitative/anthropological models), ja osalejatele-
orienteeritud mudelid (participant-oriented models) (Trochim 2006).
29
Siinses magistritöös korraldatud uuring on formatiivset tüüpi hindamine ning selle
võib liigitada viimasesse strateegiarühma, milles kasutatavad mõõdikud lähtuvalt
hindamise objektist on selle töö 2. peatükis kirjeldatud kategooriad: süsteemi
kasutamine, kvaliteet, sisu kvaliteet, teenuse kvaliteet ja rahulolu, mida analüüsitakse
kasutajate kogemusest, koolitusest, kaasatusest/osalusest ja suhtumisest lähtuvalt.
3.1 Uurimisobjekti kirjeldus
Tallinna Ülikool on kujunenud Tallinna Pedagoogikaülikooli, Eesti Demograafia
Instituudi, Rahvusvaheliste ja Sotsiaaluuringute Instituudi, Ökoloogia Instituudi, Eesti
Pedagoogika Arhiivmuuseumi, Eesti Akadeemilise Raamatukogu, Eesti
Humanitaarinstituudi ja Ajaloo Instituudi baasil ning tegutseb selle nime all avalik-
õigusliku ülikoolina alates 18.03.2005. a. Ülikooli enesemääratlus arengukavas
aastateks 2006-2010 kõlab järgmiselt: Tallinna Ülikool on Tallinna vaimsel
potentsiaalil põhinev, Tallinna ja kogu Eesti huvides töötav humanitaar-, sotsiaal- ja
loodusteadusliku põhisuunitlusega avalik-õiguslik ülikool (Tallinna Ülikooli
arengukava 2006).
Tallinna Ülikool tegutseb Eesti Vabariigi põhiseaduse, ülikooliseaduse, teadus- ja
arendustegevuse korralduse seaduse, ülikooli põhikirja ja teiste õigusaktide alusel,
juhindudes oma akadeemilises tegevuses Euroopa ülikoolide Magna Charta
põhimõtetest. Ülikoolis toimub õppetegevus mitmel õppesuunal ja kõigil
kõrgharidusastmetel, ülikool viib läbi teadus-, arendus- ja loometegevust.
Ülikooli missioon on toetada Eesti jätkusuutlikku arengut haritlaste ettevalmistamise,
uurimistöö ja selle tulemuste rakendamise, ühiskondliku mõttevahetuse ja
akadeemilise partnerluse edendamise kaudu.
Ülikooli tegevuse eesmärgid on:
1) edendada ülikooli tegevusvaldkondades teadusi ja loometegevust, viia läbi
arendustegevust;
2) pakkuda integreeritud õppe-, teadus- ja loometegevusel põhinevat kõrgharidust
selle kõigil astmetel;
3) pakkuda pidevõpet ning osutada õppe-, teadus- ja arendustegevusel põhinevaid
30
teenuseid;
4) soodustada ülikooli liikmete eneseteostust ja arengut (Tallinna Ülikooli põhikiri
2006, § 7).
3.1.1 Tallinna Ülikooli asjaajamise korraldus ja elektroonilise
dokumendihaldussüsteemi eesmärgid
Õigusaktides kehtestatud nõuete järgimiseks on asutustel kohustus oma asjaajamist ja
arhiivitööd reguleerida vähemalt järgmiste sisedokumentidega: asjaajamiskord,
dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu, arhiivi ohuplaan (Karuse 2006). TLÜ
asjaajamist ja dokumendihaldust reguleerivad tabelis 3 toodud eeskirjad (Treulich
2008).
Tabel 3
Ülikooli asjaajamist ja dokumendihaldust reguleerivad eeskirjad:
Eeskiri Vastuvõtmise
kuupäev
TLÜ juhtimiseeskiri 03.12.2007
TLÜ lepingute sõlmimise ja täitmise eeskiri 25.04.2006
TLÜ õppekorralduse eeskiri 11.06.2007
TLÜ asjaajamiskord 22.01.2008
TLÜ dokumentide loetelu 22.03.2006
TLÜ arhiivi ohuplaan 27.11.2000
TLÜ arhivaalide loetelu -
TLÜ asjaajamise põhinõuded määratakse kindlaks asjaajamiskorraga, mis on
koostatud järgmiste dokumentide põhjal: asjaajamiskorra ühtsed alused (RT I 2001,
20, 112); arhiiviseadus (RT I 1998, 36/37, 552); arhiivieeskiri (RT I 1998, 118/120,
1904); avaliku teabe seadus (RT I 2000, 92, 597); märgukirjale ja selgitustaotlusele
vastamise seadus (RT I, 81, 542); digitaalallkirja seadus (RT I 2000, 26, 150);
isikuandmete kaitse seadus (RT 2003, 26, 158); haldusmenetluse seadus (RT I 2001,
31
58, 354); Eesti standard EVS-ISO 15489-1:2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded”; Eesti standard EVS-ISO 15489-2:2004
“Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised”; Eesti
standard EVS 882-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid
ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”; ülikooliseadus (RT I 1995, 12, 119); Tallinna Ülikooli
põhikiri ja teised ülikooli õigusaktid (Tallinna Ülikooli asjaajamiskord 2008, 6).
TLÜ asjaajamiskord sätestab asjaajamise ja vastutuse piirid; dokumendiplangid,
nende tellimise ja kasutamise korra; pitsatid, nende näidised, tellimise, hoidmise,
kasutamise ja hävitamise korra; dokumentide koostamise, vormistamise,
kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuri; dokumendihaldussüsteemi kasutamise
korra; dokumendiringluse alates dokumendi ülikooli saabumisest või koostamisest
kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni; dokumentide avalikustamise, neile
juurdepääsupiirangute kehtestamise korra; dokumentide loetelu koostamise
põhimõtted; arhivaalide loetelu koostamise ning arhivaalide säilitamise ja hävitamise
ning asjaajamise üleandmise korra.
TLÜ asjaajamiskorra (2008) sissejuhatuses on öeldud, et ülikooli dokumendihaldus
toetab paberivaba dokumendihaldust, mis tagab ülikooli avatuse, kiirendab
dokumendiringlust ja infootsingut ning soodustab dokumentide õigeaegset täitmist ja
nõuetekohast säilitamist.
TLÜ dokumendihalduse eesmärgipäraseks toimimiseks on rektoraadi büroo assistent
välja töötanud „Dokumendihalduse strateegia aastateks 2006 – 2010“, mis on
kooskõlas ülikooli arengukavaga, kooskõlastatud infotehnoloogia-, õppe- ja
personaliosakonnaga, kuid ametlikult kinnitamata (Treulich 2008). Seega toimib see
hetkel kui dokumendihalduse eest vastutavate isikute isiklik tööplaan.
Ülikooli strateegiliste otsuste langetamisele ning allüksuste igaaastasele
tegevuskavade koostamisele on aluseks Tallinna Ülikooli arengukava aastateks 2006-
2010, mille punktis 6 „Organisatsiooniarenduse põhieesmärgid“ on muu hulgas välja
toodud eesmärk, et infotehnoloogiline infrastruktuur (sh ülikooli infosüsteemid ja
finantsarvestussüsteem) vastab ülikooli vajadustele.
Veel sõnastatakse arengukavas, et oma tegevuses lähtub ülikool järgmistest
põhimõtetest:
32
Kvaliteet. Ülikool taotleb oma tegevuses parimat võimalikku kvaliteeti. Kehtestatakse
Euroopa ülikoolitraditsioonist lähtuvad kvaliteedinõuded akadeemilistele kraadidele,
ametikohtadele ja akadeemilistele üksustele; kujundatakse välja professionaalne ning
efektiivselt toimiv haldus- ja tugistruktuur (Tallinna Ülikooli arengukava 2006).
Ühe toetava funktsioonina ülikooli peamiste eesmärkide täitmisel võib käsitleda
dokumendihaldust, mida ülikooli asjaajamiskord defineerib kui halduse ala, mis
tegeleb dokumendi elukäigu tõhusa ja süstemaatilise ohjega (sh organisatsiooni
tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni
dokumendihaldussüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega).
Arengukava eelnimetatud punktidele tuginedes tekkis käesoleva töö autoril küsimus,
kas praegusel hetkel ei vasta dokumendihaldus kui tugisüsteem ja tema
automatiseerimiseks kasutuselevõetud infosüsteem ülikooli vajadustele? Selle
väljaselgitamiseks tehti 14. märtsil 2008. a struktureeritud intervjuu TLÜ rektoraadi
büroo assistendiga, kes tegutseb TLÜ EDHS-i süsteemiadministraatorina.
Dokumendihaldus kui juhtimise- õppe- ja teadustöö tugisüsteem vastab praegu sellisel
määral ülikooli vajadustele nagu seadusandlus seda ette näeb. Ta toetab ülikooli
juhtimist ja teisi tugifunktsioone ülikooli peaeesmärkide täitmisel.
EDHS-i kasutuselevõtu kaks algset eesmärki olid ühtlustada dokumendihaldust ning
muuta asjaajamine läbipaistvaks. Asjaajamise läbipaistvaks muutmine on selles
mõõdus teostatud, et töötajatele on juurdepääs võimaldatud vastavalt nende rollile ja
kohustustele organisatsioonis. Ühtlustamise esialgne eesmärk oli, et infot peab olema
võimalik koguda, leida, jagada, organiseerida, toiminguid teha tsentraalselt ühest
kohast, mis oleks kõigile kättesaadav. Siin toimib samuti kõik vastavalt soovitule
(Treulich 2008).
Küll aga ei ole süsteemi liidestamine teiste infosüsteemidega (näit arved, avalduste
menetlemine, e-posti haldus) täiel määral toimunud. Tehtud on tihedat koostööd uue
struktuuri põhjal tekkinud instituutide õppejuhtidega, akadeemilise audiitoriga,
akadeemilise prorektoriga, et hakata EDHS-is menetlema üliõpilaste avaldusi.
Samuti oldi juba 2006. a. valmis, et hakata arvete menetlemise süsteemi liidestama,
kuid finantssüsteemi väljavahetamise tõttu ei ole ka seda jõutud lõpule viia. E-postiga
liidestamisel on IT-osakonna praegune seisukoht eitav. Põhjuseks
dokumendihaldussüsteemi füüsiline asukoht väljaspool TLÜ serverit teenusepakkuja
33
OÜ Webware serveris. Arvestades asjaolu, et teabevahetus tudengitega toimub
peamiselt e-posti teel, oleks töö autori seisukoht EDHS-i e-postiga liidestamisel
positiivne.
Eesmärgid, mida TLÜ asjaajamises EDHSi abil soovitakse saavutada on järgmised:
- EDHS peab katma ülikooli dokumentide haldamise vajadused;
- EDHS peab liidestuma teiste ülikooli eesmärkide saavutamist toetavate IS-
dega;
- EDHS peab olema kasutatav ülikooli töötajatele olenemata asukohast;
- EDHS peab võimaldama dokumentide digitaalset menetlemist;
- EDHS peab olema kasutajasõbralik;
- EDHS peab peale võimaluse dokumente otsida, organiseerida, säilitada ja
jagada omama ka registrite avalikustamise ja digitaalallkirjastamise
funktsionaalsust.
3.1.2 Tallinna Ülikoolis kasutatav elektrooniline dokumendihaldus-
süsteem ja selle juurutamine
Käesoleva töö valmimise hetkel on TLÜ-s kasutusel Internetipõhine dokumendi-,
ajaressurssihalduse ja grupitöötarkvara Webdesktop versioon 4.0 (Webdesktop 2008),
mille juurutamist alustati 2005. a. sügisel. Süsteemist on juurutatud
dokumendihalduse moodul, osaliselt ajaressursi- ja ülesandehaldus. Seni on
rakendamata grupitöö moodul. Süsteemil on praegu kasutajaid ~1200, kes on jaotatud
150 kasutajagruppi. Dokumentide sisestamise arv aastate kaupa on 2006. a 16730
dokumenti (keskm 1394 dok/kuus), 2007. a 20743 dokumenti (1729 dok/kuus), 2008.
a esimese 4 kuuga 8486 dokumenti (2121 dok/kuus). Süsteemi administraatoriks on
Kersti Treulich TLÜ rektoraadi büroost ja sõlmitud on tarkvara hooldusleping firmaga
Webware OÜ.
EDHS-i juurutamine TLÜ-s algas 2000. a, esimeseks tarkvaraks oli süsteem nimega
Postipoiss, mis läks käiku 2002. a. Webdesktopi (WD) valik toimus 2005. a, esialgu
infotehnoloogia osakonna algatusel eesmärgiga leida dokumendihaldussüsteem, mis
oleks kasutajasõbralikum ja infotehnoloogiliselt sobilikum. Juurutamise eeltööd
34
kestsid kaks kuud, sh süsteemi tutvustamine ülikooli töötajatele ja kasutajate esmane
koolitamine. Peale kahe TLÜ töötaja oli juurutamisel abiks ka kaks tootjapoolset
spetsialisti OÜ-st Webware. Üks esialgseid juurutamise eesmärke oli uut süsteemi
kiirelt inimestele tutvustada ja vältida võõristust. Mitmete teiste infosüsteemide
vahetuste tõttu ülikoolis ei soovitud esialgu kasutajate tööprotsesse muuta, mida on
aga edaspidi tehtud ja mis kindlasti jätkub ka tulevikus (Treulich 2008).
Põhiline raskuspunkt uue tarkvara kasutuselevõtmisel on inimeste harjumuste ja
mõtteviisi muutmine. Kui süsteem on seadistatud tuleb tähelepanu pöörata koolitusele
ja inimeste harjumuste ümberkujundamisele. T. Gross (2006, 14) on uurinud oma
magistritöös tehnoloogia omaksvõtu probleeme TLÜ-s Elektroonilise Registreerumise
Süsteemi juurutamisel ning tõdeb, et „TLÜ-s on paljuski probleemiks töötajate vähene
valmisolek harjumuspärastest tegevustest loobuda ja uuendusi omaks võtta. Üheks
põhjuseks on kahtlemata piisava motivatsiooni puudumine. Kuna otsused uute
süsteemide vajaduse osas tulevad pigem ülikooli juhtkonnalt, siis ei pruugi need
kattuda kasutajate tegelike nõudmistega. Taolises olukorras on kasutajate vähene huvi
uus süsteem omaks võtta mõistetav, iseäranis kui selle vajalikkuses võib kahelda.
Mõnel juhul on probleemiks ka piisava koolituse, kasutajatoe ning tõtt-öelda ka
järjepidevuse puudumine, kuna ülikoolil puudub ressurss juurutusjuhi palkamiseks“.
Siinses uurimuses on eesmärgiks välja selgitada, kas WD puhul on kasutajad
süsteemi omaks võtnud ning kas töötajad näevad ise kasu selle kasutamisest, kas
koolitus ja kasutajatugi on piisavad? WD puhul tekitab kindlasti lisaraskusi see, et
kasutajatoega tegeleb vaid üks vastavalt pädev inimene olukorras, kus uue süsteemi
rakendamine eeldab ka muutusi tööprotsessides.
3.1.3 Tallinna Ülikooli elektroonilise dokumendihaldussüsteemi
kasutajad ja kasutajakoolitus
WD aktiivsete kasutajate hulk sisselogimise statistika järgi on u 500-600 inimest,
kellest 400 võib nimetada väga aktiivseteks. Süsteemi kasutajate koguarv on seisuga
märts 2008 1227, kelle hulka kuulub ka osa tudengitest. Üldiselt on liitunud ainult
mitmesugustesse komisjonidesse ja nõukogudesse kuuluvad tudengid (Treulich 2006).
Kõige aktiivsemad kasutajad WD administraatori sõnul on juhtkond – rektoraat, senat,
senati komisjonid, instituutide direktorid, asjaajajad.
35
Ametikoha ja struktuuri järgi moodustatud kasutajagruppe on 100-150, mille järgi
toimub ka juurdepääsuõiguste määramine. Käimas on prototüübi häälestamine
üleülikoolilise töötajate ja rollide süsteemi loomiseks, sest töötajate õigused peaksid
olema määratletud tsentraalselt.
Vahetult enne WD kasutuselevõttu toimus aulakoolitus ligikaudu 250 töötajale. Huvi
oli suur, Postipoisi kasutajaid oli tol ajal u 300. Aulakoolitusele järgnesid
vabatahtlikud 2-tunnised koolitused arvutiklassis, kus osales umbes 130 töötajat.
Järelkoolitustel 5 kuud pärast süsteemi kasutuselevõttu osales 45 aktiivsemat
kasutajat, kes vajasid lisateadmisi. Käesoleval hetkel on süsteemi abi telefoni teel
kättesaadav kogu tööaja vältel, süsteemiadministraatori sõnul leitakse alati võimalus
kohale minna abi andmiseks. Peale selle on toimunud 2007/2008 koolitused, mida on
korraldanud süsteemiadministraator ning neil on osalenud 75 töötajat. Koolitaja sõnul
ei ole koolitused piisavad, vajaduse katmiseks peaksid arvutiklassi koolitused
toimuma igal nädalal.
Kasutajatel on võimalik kasutada WD kasutusjuhendit, mis on kõikidele kasutajatele
kättesaadav ning süsteemis abimaterjalide ja dokumendipõhjade kaustas. Samuti on
olemas ning kõigile kättesaadav online-abi.
Peatüki 3.2 kokkuvõtteks tuleb tõdeda, et TLÜ-s valitseb dokumendihalduse
automatiseerimise osas olukord, kus süsteem on juurutatud ning kasutajatele on
toimunud mitmesugused koolitused. Kuna töö autorile ei ole kättesaadavaks osutunud
süsteemi hankimise lähteülesanne, on raske hinnata, kas süsteem täidab oma eesmärki
ja mil määral. Nii faktid kui ka intervjuu süsteemiadministraatoriga kinnitavad samuti,
et hinnangu andmine WD-le ja tema olukorrale on väga vajalik eelkõige
tulevikusuundumusi ja süsteemiarendust silmas pidades. Et muuta EDHS-i
kasutamine TLÜ-s paremaks ja tõhusamaks ning määratleda tema olukord
dokumendihalduse toetamisel on esmajärjekorras vajalik vastused saada järgmistele
küsimustele:
- Saada ülevaade WD kasutamisest, milleks hetkel süsteemi üldse kasutatakse
ning kas seda tehakse eesmärgipäraselt?
- Kas praegu puuduvate moodulite juurutamine on üldse vajalik ja kui siis
milliste?
36
- Kas WD on piisavalt kvaliteetne süsteem, et toetada asjaajamisega seotud
tööprotsesse ning mis täpsemalt vajaks arendamist?
- Kas WD hõlmatud dokumendiliikide valik on kasutajate jaoks piisav?
- Kas süsteemi kasutamisel on probleeme ja kui, siis milliseid?
- Kuidas suhtuvad WD-i kasutajad ja mida nad süsteemist arvavad, mis vajaks
nende arvates uuendamist/arendamist?
- Kas koolitus on olnud piisav, millised grupid vajaksid veel koolitust ja milles?
Selleks rakendatakse ptk 2.3 kirjeldatud analüüsivahendit, mille eesmärk on hinnata
IS-de hindamise metoodika sobivust taoliste probleemide lahendamisel.
3.2 Andmekogumise ja andmeanalüüsi meetodid
Alljärgnevas alapeatükis kirjeldatakse valimi moodustamist uuringu korraldamiseks
WD kasutajate hulgas ning selle käiku.
Tallinna Ülikooli töötajaskonna võib jagada kaheks - akadeemilised ja
mitteakadeemilised töötajad. Akadeemilised töötajad on õppejõud ja teadustöötajad.
Õppejõud on professorid, dotsendid, lektorid, assistendid ja õpetajad. Teadustöötajad
on juhtivteadurid, vanemteadurid ja teadurid. Mitteakadeemilised töötajad on kõik
ülejäänud eespool nimetamata töötajad (Tallinna Ülikooli põhikiri 2006).
Akadeemiliste ja mitteakadeemiliste ametikohtade suhe on seisuga märts 2008
412/372, ehk 52,6% on akadeemilisi ja 47,4% mitteakadeemilisi töötajaid.
Käesoleva uuringu valimisse on haaratud töötajad eeldusel, et süsteemi saavad
adekvaatselt hinnata ainult seda aktiivselt kasutavad töötajad. Eeluuringu käigus
korraldas töö autor pistelisi telefoniküsitlusi ja intervjuusid, mille järgi otsustades ei
ole akadeemilised töötajad suurel määral teadlikud WD võimalustest ning nad ei
kuulu üldjuhul WD aktiivsete kasutajate hulka. Samuti on hindajate sihtrühmast välja
jäetud tudengid, sest ainuke akadeemiline üksus, kus kogu teavitussüsteem käib WD
kaudu ja kus süsteemiga on liidetud kõik tudengid, on Kunstide Instituut. Teistest
allüksustest on liitunud ainult mitmesugustesse komisjonidesse ja nõukogudesse
kuuluvad tudengid. Seega on käesolevast uuringust välja jäänud peale õppejõudude ja
37
teadurite ka üliõpilased, mis ei tähenda, et nimetatud kasutajad ei võiks tulevikus väga
aktiivseteks süsteemi kasutajateks saada.
Lähtuvalt töö eesmärgist välja selgitada hindamisvahendi sobivus EDHS-i kvaliteedi
ja sobilikkuse hindamiseks ülikooli eesmärkide toetamise taustal on valimisse
kaasatud ainult akadeemilised üksused e ülikooli põhitegevuse - õppe- ja teadustöö –
reaalsed elluviijad. Seega piirdutakse uuringus ainult akadeemiliste üksustega, mida
on kokku 16 instituuti ja 3 kolledžit.
Kuna EDHS-i seosed teiste tugifunktsioonidega ning omakorda nende toetamise
uurimine ei ole käesoleva magistritöö eesmärk, on valimist välja jäänud
keskteenistused, Akadeemiline Raamatukogu, keelekeskus, Eesti Pedagoogika
Arhiivmuuseum, TLÜ Kirjastus. Tugifunktsioonide täitjate lisamine valimisse eeldaks
antud magistritöö mahtu arvestades ka liialt suurte kasutajarühmade uurimist, sest
keskteenistustes tegelevad asjaajamisega kõik nende koosseisudesse kuuluvad
töötajad.
Käesoleva töö autor on valimi moodustamisel eeldanud, et oma tööülesannete tõttu on
süsteemi aktiivsed kasutajad kõik asjaajamisega otseselt seotud töötajad ehk TLÜ
asjaajamiskorra alusel akadeemiliste allüksuste sekretärid, asjaajajad, juhiabid,
õppeassistendid. Kontekstiinfo selgitamiseks intervjueeritud WD
süsteemiadministraatori sõnul on aktiivsemate kasutajate hulgas peale
eelpoolnimetatute ka juhtimisfunktsiooni täitvad töötajad. Seega koosneb valim iga
akadeemilise üksuse asjaajamisega seotud isikutest, õppejuhtidest ning kõigi
akadeemiliste üksuste direktoritest (vt tabel 4 lk 38).
Andmete kogumiseks on kasutatud 24 küsimusest koosnevat struktureeritud
küsimustikku, mille ettevalmistamiseks toimusid pistelised telefoniküsitlused,
intervjuud. Veebipõhine küsimustik edastati sihtgrupile e-posti teel (vt lisa 1).
Kasutatud oli nii avatud kui ka suletud küsimusi ning 5-palliseid hindamisskaalasid.
Akadeemiliste üksuste direktoritele toimetati identse sisuga ankeedid käsiposti teel
paberkandjal. Samas jäeti neile ka soovi korral võimalus küsimustik veebis täita.
Andmete analüüsimiseks on kasutatud statistilist andmetöötlusprogrammi SPSS 14.0
for Windows ning tulemuste graafiliseks esitamiseks programmi MS Excel.
38
Tabel 4
Valimi suurus ja jagunemine.
Funktsioon akadeemilises üksuses Arv
Asjaajamine, õppetöö koordineerimine 68
Akadeemiliste üksuste direktorid 19
Õppejuhid 10
Kokku 97
3.3 Uuringu tulemused
Uuringule vastas ajavahemikul 25. märts – 10. aprill 2008. a 51 töötajat 97-st, e
52,58%. Asjaajamisfunktsiooni täitvatelt töötajatelt laekus 32 vastust 68-st, s.o 47,1%
ja juhtimisfunktsiooni täitvatelt töötajatelt 19 29-st, ehk 65,2%. Nende näitajate põhjal
võib järeldada, et nii formaalselt kui praktiliselt on uuringu läbiviimine õnnestunud.
Kuna vastajate jaotamine vastavalt ametikohast tulenevale funktsioonile ei ole piisav
tulemuste eesmärgipäraseks analüüsimiseks, on vajalik vastajate rühmitamine ptk 2.2
„IS kasutajatega seotud kategooriad“ kirjeldatud kriteeriumite alusel.
Alljärgnevalt antakse esmalt ülevaade hindajate TLÜ-s täidetavast funktsioonist ja
tööstaažist, seejärel rühmitatakse esimeses alapeatükis kasutajad vastavalt nende
süsteemi kasutamise kogemusele, koolitusele ja suhtumisele, millele järgneb tekkinud
gruppide omavaheline suhestamine ja analüüsimine. Teises alapeatükis võrreldakse
nii nimetatud gruppide kaupa kui ka gruppide sees WD-le antud hinnanguid kõigis
magistritöö teises peatükis kirjeldatud kategooriates.
Uurimisinstrument oli üles ehitatud kahes osas - hinnangud süsteemile ja süsteemi
kasutamist mõjutavad tegurid, millele lisandusid abiküsimused. Viimaste järgi
õnnestus teavet saada vastajate tööstaaži, vanuse ning akadeemilistesse üksustesse
kuuluvuse kohta TLÜ-s. Kuna vastajate analüüsimine akadeemilistesse üksustesse
kuulumise kaupa ei ole selle uuringu eesmärgi täitmiseks oluline, kasutati neid
andmeid vaid vastuste laekumise jälgimise eesmärgil.
39
Vastanutest 62,75% on asjaajamisfunktsiooni (edaspidi „asjaajajad“) ja 37,25%
juhtimisfunktsiooni (edaspidi „juhid“) täitvad töötajad. Kõige suurem osa vastajaid e
41,18% on TLÜ-s töötanud 1–5 aastat. Ülejäänud jagunevad peaaegu võrdsetesse
väiksematesse 12-18%-listesse gruppidesse, mis olid küsimuses etteantud vahemikena
vastavalt kuni „1 a“, „6-10 a“, „11-20a“ ja „21 või rohkem aastaid“ TLÜ-s töötanud.
Uuringus osalenud juhtide ja asjaajajate jagunemisest tööstaaži kaupa annab ülevaate
tabel 5.
Tabel 5
Vastanute jagunemine funktsiooni ja tööstaaži järgi
ametikoht/funktsioon: Kokku
tööstaaž TLÜ-s asjaajajad juhid kuni 1 aasta Arvuliselt 6 1 7 % koguarvust 11,8% 2,0% 13,7%
1-5 Arvuliselt 14 7 21
% koguarvust 27,5% 13,7% 41,2%
6-10 Arvuliselt 3 3 6
% koguarvust 5,9% 5,9% 11,8%
11-20 Arvuliselt 5 4 9
% koguarvust 9,8% 7,8% 17,6%
21 või rohkem Arvuliselt 4 4 8
% koguarvust 7,8% 7,8% 15,7%
Kokku Arvuliselt 32 19 51 % koguarvust 62,7% 37,3% 100,0%
Nagu näha on tulemused esindatud kõigis kategooriates. Suurem osa vastajatest on 1–
5 a tööstaažiga asjaajamisfunktsiooni täitvad TLÜ töötajad. Juhtimisfunktsiooni
esindajatest on samuti kõige enam 1–5 a TLÜ-s töötanud inimesed.
3.3.1 Kasutamisega seotud tegurid
Uuringu üks peaeesmärke oli saada teavet WD kasutajate kogemuse, koolituse,
suhtumise ja osaluse/haaratuse kohta, et analüüsida kasutajate hinnanguid süsteemile
kõigi nimetatud tegurite kaupa eraldi (vt WD kasutajatele saadetud küsimustik II osa,
lisa 1). WD kasutajate kogemuse, koolituse, osaluse/haaratuse ja suhtumise
väljaselgitamiseks oli hindamisvahend üles ehitatud kahes osas, millest teine puudutas
kasutamist mõjutavaid tegureid. Alljärgnevalt rühmitatakse kasutajad vastavalt nende
40
WD kasutamise kogemusele, koolitusele, osalusele ja suhtumisele ning tekkinud
gruppe analüüsitakse ning suhestatakse omavahel.
EDHS-i kasutamise kogemus
Analüüsi vahendis pakuti vastajatele valikuid: „alates 2006“, „rohkem kui aasta“,
„vähem kui aasta“ jne lähtuvalt WD juurutamise ja koolituse toimumise ajast TLÜ-s.
WD kasutamise kestvust vastajate hulgas iseloomustab joonis 3.1.
Vähem kui pool aastat
Alates süsteemi kasutusele-võtmisest (2006)Pool aastat
Üks aasta
58%
8%
16%
18%
Joonis 3.1 WD kasutamise kogemus
Suurim rühm vastajaid (58,82%) kasutab WD selle kasutuselevõtust alates 2006. a.
Järgmine suurem grupp e 17,65% on süsteemi kasutanud pool aastat ning 15,69% ühe
aasta. Vähem kui pool aastat on WD kasutanud 7,84% vastajatest. Kõige kauem on
WD kasutanud asjaajajad (71,9% neist on kasutanud WD kasutuselevõtmisest alates).
Juhtidest on WD algusest peale kasutanud 38,6% ning samapalju neist on kasutanud
WD u ühe aasta.
Uuringu tulemuste põhjal on edaspidise analüüsi tarbeks otstarbekas lähtuda kahest
grupist: WD kasutuselevõtmisest alates kasutanud vastajad (30 e 58,82%) ning
ülejäänud (21 e 41,18%).
EDHS-i kasutajate koolitus
Koolituse ning selle piisavuse kohta andis teavet küsimuste 20-23 analüüs „Olen
osalenud WD koolitusel...“. Variandid erinevatel koolitustel osalemise kohta olid
ankeedis järgmised: „aulaloeng“, „arvutiklassi koolitus“, „individuaalne
41
konsultatsioon“ ning „õppisin ise“, mille moodustamise aluseks oli magistritöö ptk
3.1.3 lk 35 toodud info WD kasutajakoolituse toimumise kohta. Koondülevaate
koolitusest annab tabel 6, mis näitab, kui palju vastajaid missugustel koolitustel
osales.
Tabel 6
Koolitustel osalemise sagedus
Edaspidise analüüsi tarbeks on andmetest koolituse kohta moodustatud järgmised
kaks gruppi: ise WD kasutama õppinud (22 e 43% vastajate koguarvust) ning
erinevatel koolitustel osalenud (29 e 57%). Seda põhjusel, et vastajaid, kes on
märkinud ainult ühe variandi „õppisin ise“ ning on süsteemi kasutama õppinud
iseseisvalt, ilma koolitustel osalemiseta, tuleb andmete analüüsimisel ning tulemuste
esitamisel käsitleda eraldi 13st asjaajamisfunktsiooni täitvast töötajast, kes on
märkinud ise õppimise erinevatele koolitustele lisaks.
Joonis 3.2 lk 42 kajastab vastajate hinnanguid WD õppimise lihtsuse kohta. Joonisel
olevad protsentarvud näitavad iseõppijate ja koolitustel osalenute protsentuaalset
osakaalu vastajate koguarvu suhtes.
Analüüsides hinnanguid koolitustel osalenute grupis selgub, et 75 % neist on „pigem“
ning „täiesti nõus“ väitega, et WD kasutamist oli/on lihtne õppida. „Pigem mitte
nõus“ on ainult 7,1 %. Iseõppijate vahe koolitusel käinutega on märgatav - kõigest 30
% on väitega „pigem“ või „täiesti nõus“ ning suurem osa e 45% on märkinud
vastuseks „raske öelda“. 25% iseõppijatest „pigem ei nõustu“, et WD kasutamist oli
lihtne õppida. Analüüs kinnitab, et koolitusega on võimalik süsteemi kasutamine
töötajatele lihtsamaks muuta.
Aulaloeng Arvutiklassi koolitus
Individuaalne konsultatsioon
Õppisin ise lisaks
Õppisin ise
Juhid 2 3 0 0 15
Asjaajajad
14 16 7 13 7
Kokku 16 19 7 13 22
42
18,8%
8,3%4,7%
10,4%
4,7%6,3%
4,7%
43,8%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
pigem ei olenõus
raske öelda pigem nõus täiesti nõus
ise õppinud koolitusel osalenud
Joonis 3.2 Hinnangute jagunemine väitele, et WD kasutamist oli/on lihtne õppida
Analüüsides hinnanguid vastajate tööülesannetest lähtuvalt selgus, et asjaajajad on
tunduvalt rohkem kui juhid nõus väitega, et WD oli lihtne kasutama õppida - neist
41,67% on „pigem nõus“ juhtide 10,42% vastu. Nimetatud tulemusel võib olla kaks
põhjust – asjaajajad kasutavad süsteemi intensiivsemalt või on neile süsteemi
kasutamise loogika tööülesannete tõttu arusaadavam kui ilma dokumendihalduse
ettevalmistuseta kasutajatele.
Analüüsides WD õppimise lihtsust kasutamise kogemusest lähtuvalt on kõige kauem
kasutanute grupis kõige enam väitega pigem nõustujaid – 57,1%. Aasta WD
kasutanute hulgast on 62,5 % vastanud „raske öelda“. Pool aastat ja vähem kasutanud
vastajad jagunevad enam-vähem võrdselt „pigem nõus“ ja „pigem mitte nõus“
vastusevariantide vahel. Tulemused kinnitavad, et WD kauem kasutanud on süsteemi
rohkem selgeks saanud ja väga võimalik, et neile tundub tagantjärele, et õppimine oli
lihtsam.
WD kasutamise õppimise teevad kasutajate kommentaaride alusel raskeks järgmised
nüansid: süsteemi vaade on ebakasutajasõbralik; ei näe kirbukirja lugeda; kõige
keerulisem on salasõna meeles pidamine; kõige keerulisem on õigeid kohti leida;
puudub tagasiside, kui midagi valesti teed ning meelde jätmine, milline dokument
millise alajaotuse alla käib.
43
Hinnanguid küsimusele, kas praeguseks omandatud oskustest piisab, et WD
eesmärgipäraselt kasutada, on otstarbekas analüüsida samuti lähtuvalt vastajate
täidetavatest funktsioonidest TLÜ-s, koolitusest ning kasutamise kogemusest.
Esmajärjekorras oli soov teada saada, kas koolitust saanud inimesed hindavad
praegusi oskusi rohkem piisavateks kui iseõppijad? Joonis 3.3 kajastab vastajate
hinnanguid võrdlevalt koolitustel osalenute ja iseõppijate kohta ning
märkimisväärseid erinevusi võimalik tuvastada ei ole.
0%
8%
14%
20%
2%2%4%
10%
29%
10%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
ei olenõus
pigem eiole nõus
raskeöelda
pigemnõus
täiestinõus
ise õppinud koolitusel osalenud
Joonis 3.3 Hinnangud väitele, et praeguseks omandatud oskustest piisab WD-i
eesmärgipäraseks kasutamiseks
Gruppide sisest jagunemist analüüsides on koolitusel osalenute puhul vastanud
„pigem nõus“ 59,1% ning iseõppijate puhul 45,5%. Järelikult ei oma koolitusel
osalemine märkimisväärselt suuremat tähtsust hilisema oskustega rahulolu suhtes.
Selle põhjuseks võib olla süsteemi kasutamise lihtsus. Koolitus on vajalik pigem
kasutajate ergutamiseks kasutamisega alustamisel, kuid ta ei ole vältimatult vajalik
selle süsteemiga hilisemaks toimetulekuks.
Samuti ei erine suuresti vahe asjaajajate ja juhtide hinnangutes oskuste piisavusele –
mõlemad rühmad vastavad kõige enam „pigem nõus“ (49,95%) - juhtidest vastab nii
42,1% ning asjaajajatest 53,3%. Küll aga selgub kasutamise kogemuse baasil
hinnanguid analüüsides, et kauem WD kasutanud töötajatele tunduvad omandatud
oskused piisavamad kui uutele kasutajatele. 28,57% vastajatest moodustab süsteemi
44
algusest peale kasutanute rühma, kes on väitega „pigem nõus“, samal ajal kui kõik
ülejäänud vastuste rühmad jagunevad ühtlaselt maksimaalselt 10,2% valikute vahel.
Ankeedis oli võimalik 22. küsimuse „Mil määral nõustute väitega, et praeguseks
omandatud oskustest piisab WD-i eesmärgipäraseks kasutamiseks“ lisana väljendada
seda, millistest oskustest kõige enam puudu jääb. Kommentaaride „puudu jääb
muudest asjaajamiseks vajalikest oskustest“, „motivatsioonist“, „efektiivsusest“ ning
„oskusest leida õigeid dokumente“ põhjal võib järeldada, et töötajatel siiski on, mis
vajaks arendamist. Eelkõige ei puuduta need puudujäägid WD kui infosüsteemi, vaid
annavad märku üldistest probleemidest töökorralduses.
Kokkuvõtteks võib öelda, et WD kasutamiseks piisab üsna lühikesest koolitusest ning
asjaajamisega kokkupuutuvatel isikutel on oma tööülesannete tõttu WD kasutamine
arusaadavam kui seda tööd iga päev mitte tegevatel töötajatel. Oma oskustega on
kõige rohkem rahul pikemat aega e alates 2006. a süsteemi kasutanud töötajad.
EDHS-i kasutajate suhtumine
WD kasutajate suhtumist kajastavad vastused küsimusele 23. „Kas kasutaksid
süsteemi ka siis, kui selle kasutamine ei oleks kohustuslik?“ 67,35% vastajatest
kasutaks ning 32,65% mitte. Et edaspidi analüüsida hinnanguid WD-le eri
kategooriates on oluline teha vahet neil mõlemal grupil. Alljärgnevalt analüüsitakse
kasutajate suhtumist eelmistes peatükkides määratletud gruppide kaupa.
Suurima rühma moodustavad kõige pikema kasutuskogemusega vastajad e 75,9%
2006. a alates WD kasutanutest suhtub süsteemi positiivselt. Koolitustel osalenute ja
iseõppijate vahel jaguneb suhtumine 42,86% positiivseks ning 24,49% ulatuses
negatiivseks. 70% asjaajajatest ja 62% juhtidest kasutaksid WD siis, kui see ei oleks
kohustuslik.
Kommentaare, miks WD ei kasutataks, kui ei oleks kohustust, oli 13 ning valikuliselt
on siinkohal välja toodud järgmised sisulistest ja vormilistest puudujääkidest tingitud
põhjused: Sisenemine sinna on tülikas, omaette operatsioon; Kribukirja ei näe lugeda,
rikub silmi; Kole ja igav on, vabal ajal ei uuriks seda keskkonda; Liiga keeruline ja
ebakasutajasõbralik; WD on kohmakas ja aeglane; Hea meelega toimetaks asju
kiiremas keskkonnas või laseks sekretäril teha; Vajalike dokumendipõhjade leidmine
on teinekord üsna keeruline ja aeganõudev; Võtab palju aega; Pole olemas kõiki
dokumendi liike: näiteks saabunud dokument võib olla üliõpilase avaldus, aga seda
45
pole seal olemas; Materjalid ei paikne ühes kohas; Samaaegselt peab kasutama mitut
süsteemi. Ainult üks vastaja on toonud põhjuseks endast sõltuva – Kuna ei ole selle
süsteemi käsitlemist hästi omandanud. Eelneva põhjal on oluline rõhutada nende
põhjuste arvestamist edasisel asjaajamistöö korraldusel ja süsteemiarendusel.
Eespoolkirjeldatu järgi näevad töötajad, et WD on nende tööülesannete täitmiseks
kasulik.
EDHS-i kasutajate kaasatus/osalus EDHS-i arenduses
Osaluse/haaratuse kohta saab informatsiooni 24. küsimuse vastusest „Kas olete teinud
ettepanekuid süsteemi paremaks muutmiseks“, kus oli ka vastajatele antud võimalus
kommenteerida enda tehtud ettepanekuid ning öelda, kas neid on arvesse võetud.
Positiivselt on vastanud kõigest üheksa kasutajat. Järgmisi kuue kasutaja poolt
esitatud soovitusi on ka arvesse võetud: Dokumendiplangid tuleb uuendada vastavalt
struktuurireformile, ei tohi nõuda käsunduslepingus 'töötasu' välja kohustuslikku
täitmist, sest see pole avalik info; Dokumentide jagamine komisjoni ja senati
päevakorra punktide kaupa; Uuendada programmis olevad dokumendid; Esialgse
käivitamise faasis soovisin saada võimalust dokumentide dubleerimise osas (kasutada
eelnevalt registreeritud samade andmetega dokumenti, et hulga sarnaste dokumentide
registreerimist kiirendada); Teatud kohustuslikud väljad soovitasin jätta
mittekohustuslikeks; Kataloogid on saanud meile vajaliku nimetuse ja numeratsiooni;
ID-kaardi kasutamine selgemaks.
Arvesse ei ole võetud kasutajate ettepanekuid Süsteem paremaks muuta ning Süsteemi
dubleerimist inglise keelde.
Peamiste põhjustena, miks ei ole tehtud ettepanekuid WD paremaks muutmiseks on
üheksa vastajat märkinud Ei ole veel jõudnud, kuid kavatsen teha ning 17 märkinud
Olen rahul praegusega. Lisakommentaaridena on välja toodud järgmised põhjused: Ei
ole jõudnud süsteemi põhjalikult/piisavalt tundma õppida (kolm vastajat); Pole aega
(neli vastajat) ja Ei ole küsitud.
Kasutajate vähene huvi osaleda EDHS-i arendamises ning kaasa rääkida selle
paremaks muutmisel võib olla tingitud WD kasutamise kohustuslikkusest – igasugune
sunnitud olek tekitab vastuseisu. Kohustuslikkus on küll oluline tegur süsteemi
kasutamisel, kuid alati peab arvestama ka sellest tulenevate negatiivsete nüanssidega.
46
Kokkuvõtteks saab väita, et kasutamise puhul oluliste tegurite väljatoomine oli
õigustatud ning nende analüüsi tulemusel on otstarbekas edaspidi WD antud
hinnanguid võrrelda tabelis 7 toodud gruppide kaupa.
Peale selle andis tegurite analüüs teavet selle kohta, et TLÜ-s toimunud koolituse näol
(vt ptk 3.1.3) on võimalik WD kasutamist lihtsamaks muuta, kuid see ei ole
vältimatult vajalik, et selle süsteemiga hiljem toime tulla. Asjaajamisega
kokkupuutuvatel isikutel on oma tööülesannete tõttu WD kasutamine arusaadavam
kui seda tööd iga päev mitte tegevatel töötajatel ning suures osas näevad töötajad ka
ise võimalikku kasu WD kasutamisest. Süsteemi kasutamise kohustuslikkus on ühest
küljest tähtis, kuid arvestada tuleb ka sellest tuleneva võimaliku vastuseisuga
kasutajate suhtumisel.
Tabel 7
Grupid kasutajate hinnangute võrdlemiseks
Nr. Jagunemine
1 asjaajajad (32) juhid (19)
2 alates 2006. WD kasutanud (30) vähem kui 2 a kasutanud (21)
3 koolitustel WD kasutama õppinud
(29) ise õppinud (22)
4 positiivse suhtumisega (33) negatiivse suhtumisega (16)
3.3.2 Webdesktopile antud hinnangute analüüs
Alljärgnevas peatükis kajastatakse WD-le antud hinnangute analüüsi, mis põhineb
käesoleva magistritöö 2. peatüki baasil välja töötatud kategooriatel: WD kasutamine,
WD kvaliteet, WD sisu kvaliteet, teenuse kvaliteet ning rahulolu.
Eelmises alapeatükis kokkuvõttena moodustatud kasutajagruppide vahelisi
hinnanguid võrreldakse omavahel ning hinnangute jagunemist analüüsitakse ka
samade gruppide sees. Risttabeleid kõigi kategooriate täpsete jaotuste kohta võib leida
töö lisades nr 1, 2 ja 3.
47
3.3.2.1 Webdesktopi kasutamine
Uuring selgitas välja, et kõige sagedamini kasutatakse WD mitmeid kordi nädalas,
millele järgneb teise suurema rühmana mitmeid kordi päevas kasutamine. Kuidas WD
kasutamise sagedus jaguneb, sellest annab ülevaate joonis 3.4.
Mitmeid kordi päevas
Kord päevasMitmeid kordi
nädalas
Kord nädalas
Mõned korrad kuus
Veel harvem
2%
31%
10%41%
8%
8%
Joonis 3.4 WD kasutamise sageduste jaotus
Ptk-s 3.3.1 väljatöötatud gruppide alusel kasutamise sagedust võrreldes selgus, et
asjaajajad kasutavad WD kõige rohkem mitmeid kordi päevas (40,6%) ning juhid
mitmeid kordi nädalas (63,2%). Ise WD kasutama õppinutest suurem osa e 50%
kasutab WD mitmeid kordi nädalas, koolitustel kasutama õppinutest 44,85%
sagedamini e mitmeid kordi päevas. Koondülevaate, kuidas kasutamise sagedus
gruppide kaupa jaguneb, annab lisa 2 tabel 1.
Gruppide sees tulemusi analüüsides märkimisväärseid erinevusi kasutamise sageduses
peale iseõppijate võimalik täheldada ei ole - 50% neist kasutab süsteemi mitmeid
kordi nädalas ja ainult 13,6% mitmeid kordi päevas. Arvestades, et iseõppijad ei
pidanud WD õppimist nii lihtsaks kui koolitustel osalenud (vt lk 41, 42), näitavad
tulemused, et ise kasutama õppinud kasutavad WD harvem oma negatiivse kogemuse
tõttu WD kasutama õppimisel.
48
Et anda WD kasutamise kohta hinnanguid oli oluline teada saada, mil määral on
kasutajad oma tööülesannete täitmisel süsteemi kasutamisest sõltuvad. Uuringu käigus
selgus, et täiesti sõltumatu ei ole ükski vastaja. Vahe „olulisel määral“ ja „mõningal
määral“ sõltuvuse vahel jaguneb järgmiselt: 56,86% märgib, et on „mõningal määral“
ning 43,14% „olulisel määral“ sõltuv oma tööülesannete täitmisel WD kasutamisest.
Kõigi gruppide sees jagunevad arvamused mõningal ja olulisel määral sõltuvuse kohta
peaaegu võrdselt, ainukese suurema erinevusena on taas ise WD kasutama õppinud,
kellest 63,6% märgib mõningal ja 36,4% olulisel määral end tööülesannete täitmisel
WD kasutamisest sõltuvaks.
WD kasutamise eesmärkide väljaselgitamiseks olid vastajatele ette antud variandid,
mille hulgast võis samal ajal valida mitu. Tulemuste põhjal saab väita, et kõige
rohkem kasutatakse WD asjaajamisega seotud tööprotsesside kohta info hankimiseks,
seda teeb 76,5% vastajatest. Samuti kasutatakse WD palju info/dokumentide
registreerimiseks, nende organiseerimiseks/otsimiseks/haldamiseks – 56,9%. Samasse
suurusjärku jääb ka WD kasutamine informatiivse kanalina ülikooli tegevuse kohta
info saamisel e 49% vastajatest. Asjaajamisega seotud toimingute tegemiseks kasutab
WD kõigest 9 vastajat 51-st, e 17,6%. Kalendri kasutamist oma ajaressursside
planeerimiseks ei ole märkinud ükski vastaja.
Kasutamise eesmärkide jagunemisest annab ülevaate lisa 2 tabel 1, kuhu on märgitud
valikute esinemissagedus gruppide kaupa, sest erinevalt teistest küsimustest oli selle
puhul võimalik valida mitu vastust samaaegselt.
Kommentaaridena on vastajad välja toonud kaks lisaeesmärki, milleks nad WD veel
kasutavad: Aitan õppejõududel täita lähetustega seotud dokumente ning Otsin sealt
mõnikord õigusakte - need on küllalt halvasti leitavad.
43,14% vastajatest hindab WD kasutamist pigem lihtsaks ning 27,45% ei ole sellega
pigem nõus, mis kajastub ka joonisel 3.5 lk 49. 19,6% on raske öelda, kas WD
kasutamine on lihtne.
Hinnangute jagunemisest gruppide vahel annab ülevaate lisa 1 tabel 3. Kõige rohkem
raskusi tekitavad kasutajatele kommentaaride (17) põhjal WD ülesehitus (seitse
kommentaari), dokumentide, eriti dokumendipõhjade ülesleidmine (üheksa
kommentaari), kasutajaliides (kolm kommentaari). Veel on vastajad välja toonud
järgmised kommentaarid: tundub, et mida rohkem kasutan, seda selgemaks ka asjad
49
saavad; minu jaoks on süsteem lihtne, kuid palju aega kulub teiste
abistamise/õpetamise peale; dokumentide nimetused ei ole piisavalt täpsed, näiteks,
kui soovin tutvuda mingi konkreetse koostöölepinguga, siis märksõna "koostööleping"
sisestamisel väljastatakse terve rida dokumente, mille nimetus ei spetsifitseeri, millise
koostöölepinguga on tegemist, ning pean kõik läbi vaatama; kõik kaustad, pealkirjad
ja tekstid, s.h diskussioonid, on liiga väikeses kirjas, mis halvendab silmanägemist;
sisselogimise korduvad ebaõnnestumised; kuna koos on abimaterjalid ja
dokumendipõhjad, siis tulemuseks on üksainus suur segadus, need võiks ikka eraldi
olla.
5,9%
27,5%
19,6%
43,1%
3,9%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
ei ole nõus pigem ei ole nõus raske öelda pigem nõus täiesti nõus
Joonis 3.5 Hinnangute jagunemine WD kasutamise lihtsuse kohta
WD kasutamise osa lõpus oli vastajatele jäetud võimalus üldiste tähelepanekute
edastamiseks WD kasutamise kohta. Järgnevalt on välja toodud mõned negatiivsed
tähelepanekud, mis erinevad eelpool esitatud kommentaaridest kasutamise raskuse
kohta: ei ole sellest programmist väga vaimustatud; vahel selgub ka, et kolleegid
ignoreerivad ja otsitav dokument polegi sinna jõudnud; kohati tundub ka, et WD lisab
tööd, mitte ei muuda elu lihtsamaks; süsteemi kasutamine ei ole intuitiivne; failide
avamine on aeglane; WD ei ole võimalik kasutada inglisekeelsena; mõnikord on
dokumentide liigitus ebaselge ja ei suuda otsustada kuhu konkreetset
kirja/dokumenti/vms. registreerida ning kust otsida; ilmselt peaks koolitus olema
kohustuslik kõigile uutele töötajatele; tegu on selgelt hädaabivahendiga, mis ajab asja
50
ära, aga on ebamugav ega muutu kunagi populaarseks; disain on lihtsalt inetu, muu
ok; süsteemi hästi tundmata on seal orienteeruda väga raske; TLÜ allüksuste puhul
tekitavad segadust dokumentide registreerimised (salvestamised) kataloogidesse. Tihti
valitakse esimesest valikust õige kataloog, kuid teises valikus reg numbri kõrval
unustatakse valida õige kataloog. Võibolla oleks lihtsam, kui oma asutuse alt sisse
minnes, tekiks kohe automaatvalikud ja ei tekiks eksimisvõimalust (st. ei ole võimalik
salvestada ülikooli kataloogidesse, valida saaks vaid oma kataloogi). Samuti ei tunne
süsteem ära jrk numbreid, kui vaadata salvestatud dokumente dokumendiregistri alt.
Nt. 1-2/19 on enne kui 1-2/1 (süsteem ei arvesta peale murdu kahte kohta vaid
arvestab esimest numbrit, mis heidab kataloogi nr. süsteemi pea peale); kodus ei saa
ma seda üldse kasutada, sest Vistaga WD vist nii hästi ei ühildu; Vistaga väga
aeglane ja paar korda on arvuti ka totaalselt kokku jooksnud; peaksin võtma aega, et
süsteem endale selgeks teha.
Üksikud positiivsed kommentaarid olid järgmised: Dokumentide registreerimine on
samas lihtne ja loogiline; Arvan, et selline interneti keskkond on vajalik, kuid ei arva,
et ta nüüd peaks olema kõikvõimas ja inimene unustatakse üldse ära; Normaalne
programm, aga Postipoiss oli lihtsam ja natuke mugavam; Olen ajapikku harjunud ja
ei valmista raskust.
Kokkuvõtteks võib WD kasutamise kohta öelda, et töötajad on oma tööülesannete
täitmisel WD kasutamisest sõltuvad ning seetõttu kasutavad seda ka üsna sagedasti –
asjaajajad pigem mitmeid kordi päevas ja juhid mitmeid kordi nädalas. Kolm peamist
eesmärki, milleks WD kasutatakse on järgmised:
- asjaajamisega seotud tööprotsesside kohta info hankimiseks (nt
dokumendipõhjad, abimaterjalid, juhised);
- info/dokumentide registreerimiseks, nende organiseerimiseks/ otsimiseks/
haldamiseks;
- informatiivse kanalina ülikooli tegevuse kohta info saamiseks (nt töörühmade
materjalid, aruanded, eelnõud, jms).
Dokumentide kooskõlastamist ja menetlemist kasutatakse vähe, kuid antud osa
kommentaaride põhjal ei ole veel võimalik selle tendentsi võimalikku põhjust välja
selgitada. WD kasutamist hinnatakse üldiselt lihtsaks, kuid kommentaaridena on välja
51
toodud väga palju süsteemi negatiivseid külgi. Neid saaks ja tuleks kindlasti arvestada
edasisel asjaajamise korraldamisel ning süsteemiarendusel.
Seega täidab WD TLÜ jaoks oma eesmärki, teda kasutatakse eesmärgipäraselt ning
suuri probleeme kasutamisel ei esine. Asjaajamisega seotud tööprotsesside toetamisel,
eelkõige dokumentide kooskõlastamisel ja menetlemisel ei ole WD võimalused veel
täiel määral kasutust leidnud, selle parandamiseks tuleks muuta eelkõige kasutajate
hoiakuid ja suhtumist. Praegusel kujul eksisteeriv ajaressursside planeerimiseks
mõeldud kalender ei toimi.
3.3.2.2 Webdesktopi kvaliteet
Uuringu teise bloki moodustas kategooria „süsteemi kvaliteet“ hindamine. Vastajatel
paluti hinnata 5-pallisel skaalal WD kättesaadavust, kiirust, ülesehitust, atraktiivsust
ja kasutajasõbralikkust, et selgitada välja kas WD on selle kasutajate arvamusel
piisavalt hea süsteem, mis toetaks asjaajamist ülikooli üldiste eesmärkide
saavutamisel. Bloki lõpuks küsiti arvamust teiste infosüsteemidega ühildamise ning
WD kvaliteedi kohta üldiselt. Uuringu tulemuste põhjal võib öelda, et WD kvaliteeti
hinnatakse mitmete tegurite ulatuses erinevalt.
Hinnangud WD kättesaadavusele on head - 49% vastajatest on nõus väitega, et WD
on mulle vajalikul hetkel kättesaadav ning 33% pigem nõus (vt joonis 3.6).
3,9% 2,0%
11,8%
33,3%
49,0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
ei ole nõus pigem ei olenõus
raske öelda pigem nõus täiesti nõus
Joonis 3.6 Hinnangud väitele, et WD on vajalikul hetkel kättesaadav
52
Analüüsides küsimuste vastuseid peatükis 3.3.1 määratletud kasutajagruppide kaupa
(vt tabel 1 lisa 3), saab täheldada, et asjaajajatest on 65% „täiesti nõus“ ning 28%
„pigem nõus“, juhtidest seevastu 26,3% on vastanud „raske öelda“. WD
kättesaadavusega on rohkem rahul ka koolitustel osalenud, kellest 69% on „täiesti
nõus“ ja WD algusest peale kasutajad, kellest 63,3% hindab kättesaadavust vajalikul
hetkel samuti „täiesti nõus“.
Hinnangud WD kui süsteemi toimimise kiirusele on samuti positiivsed, kuigi seda ei
hinnata mitte nii heaks kui kättesaadavust (vt joonis 3.7). 35% vastajatest on väitega
„kas võrreldes teiste infosüsteemidega on WD piisavalt kiire?“ „pigem nõus“ ja 19%
„täiesti nõus“. 31% vastas „raske öelda“, ning 11% ei ole väitega nõus.
2,0%
35,3%
19,6%
11,8%
31,4%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
ei ole nõus pigem ei olenõus
raske öelda pigem nõus täiesti nõus
Joonis 3.7 Hinnangud väitele, et WD on piisavalt kiire
„Raske öelda“ on rohkem märkinud iseõppinud ning hiljem WD kasutama hakanud
töötajad. WD kiirusega „pigem mitte nõustujad“ on juhid ja ise WD kasutama
õppinud, hinnangute jagunemisest gruppide kaupa annab ülevaate tabel 2 lisas 3.
Kuna WD on Internetipõhine ning kättesaadav kõigist võrku ühendatud arvutitest
olenemata ajast ja kohast, on kasutajate arvamuse puhul kindlasti rolli mänginud
Internetiühenduse kiirus.
Küsimusele, kas WD ülesehitus võimaldab vajalikku infot ja dokumenti kiirelt leida,
jagunevad hinnangud mõnevõrra erinevalt kui eelmisele kahele tegurile. Nagu näha ka
jooniselt 3.8 lk 53, kinnitavad uuringu esimese kategooria „WD kasutamine“ analüüsi
tulemusel välja toodud kommentaarid fakti, et WD ülesehituse ja dokumentide
leidmisega ei ole suur hulk vastajaid (37%) pigem rahul ega üldse rahul (12%).
53
Grupiti võrreldes (vt tabel 3 lisa 3) on juhid väitega „WD ülesehitus võimaldab
vajaliku info/dokumendi kiiret leidmist„ vähem nõus kui asjaajajad – 26,3 % ulatuses
vastavad juhid, et „ei ole üldse nõus“ ning 31,5% ulatuses „pigem mitte nõus“.
Asjaajajate hinnangud jagunevad „pigem ei ole nõus“ (40,6%), „raske öelda“ (21,8%)
ja „pigem nõus“ (28%) vahel.
25,5%
3,9%
21,6%
37,3%
11,8%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
ei ole nõus pigem ei olenõus
raske öelda pigem nõus täiesti nõus
Joonis 3.8 Hinnangud WD ülesehituse kohta
Sarnast tendentsi võib täheldada ka iseõppinute ja koolitusel osalenute (iseõppijad on
vähem rahul kui koolitusel osalenud) ning ajaliselt kauem ja vähem süsteemi
kasutanute vahel (alates 2006. a WD kasutanutest on 30% ülesehitusega pigem rahul),
millest annab ülevaate joonis 3.9.
0%
10%
20%
30%
40%ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öeldapigem nõus
täiesti nõus
alates 2006 kasutanud kuni aasta kasutanud
0%
10%
20%
30%
40%
50%
ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öeldapigem nõus
täiesti nõus
ise õppinud koolitustel osalenud
Joonis 3.9 Kogemusest ja koolitusest tulenevad erinevused
hinnangutes WD ülesehitusele
54
Kokkuvõtteks on WD ülesehitusega vähem rahul juhid, ise WD kasutama õppinud
ning ajaliselt vähem WD kasutanud töötajad, seega on süsteemi kvaliteedi tõstmisel
tähtsad faktorid koolitus ja süsteemi kasutamise kogemus. Juhid, kelle igapäevatöös
on küll vaja dokumente süsteemist kätte saada, kuid kes ei ole saanud asjaajamise
alast ettevalmistust, leiavad ilmselt just seetõttu, et süsteemist on infot keerukas üles
leida, kuna see on seal korraldatud dokumendihalduslike nõuete alusel. Süsteemi
saaks kindlasti lisada kasutaja-mooduleid, mis teeksid info leidmise kasutajatele
käepärasemaks ka teiste vahendite kaudu, kui asutuse liigitusskeemil põhinev
funktsioonide ja sarjade hierarhiline puu.
Väitega, kas WD on atraktiivne ja kutsub kasutama, ei ole täiesti nõustunud ükski
vastaja. 37,3% on märkinud vastuseks „raske öelda“ ning 41,2% vastajatest ei nõustu
ja pigem ei nõustu, et WD on atraktiivne (vt joonis 3.10).
25,5%
15,7%
37,3%
21,6%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
ei ole nõus pigem ei ole nõus raske öelda pigem nõus
Joonis 3.10 Hinnangute jagunemine WD atraktiivsusele
Võrreldes vastajate gruppe, jagunevad asjaajajate arvamused „raske öelda“ 40,6%
ning „pigem nõus“ 31,25% vahel, samal ajal kui juhid suuremas osas (42,1%) „ei ole
nõus“. Sama tendents valitseb jällegi koolitustel käinute ja iseõppijate ning süsteemi
algusest peale ning hiljem kasutama õppinute vahel. Joonis 3.11 lk 55 illustreerib
näitena vastuste jagunemist ise õppinute ja koolitustel osalenute kohta. Gruppide
vahelisest jagunemisest annab ülevaate ka tabel 4 lisas 3.
„Pigem nõus“ vastajatest moodustavad kõige suurema rühma asjaajajad (19,61%
vastajate koguarvust), koolitusel osalenud (17,65%) ja alates 2006. a WD kasutavad
55
töötajad (17,65%). Siinkohal võib täheldada huvitavat nüanssi - ka 45,5% positiivse
suhtumisega grupist on märkinud „raske öelda“. (Negatiivse suhtumisega grupp
hindab 62,5% ulatuses, et ei ole nõus WD atraktiivsusega, mis on ka oodatav).
Kokkuvõtteks võib väita, et WD peavad atraktiivsemaks pigem asjaajajad, alates
2006. a WD kasutavad ja koolitustel õppinud töötajad ning rahulolematumad on ise
õppinud ja juhid.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öeldapigem nõus
täiesti nõus
koolitustel osalenud ise õppinud
Joonis 3.11 Koolitusest tulenev erinevus WD atraktiivsusele antud hinnangutes
WD kasutajasõbralikkust on uuringutulemuste põhjal vastajatel raske hinnata
(31,4%). Pigem nõus (29,4%) ja mittenõus (21,6%) vastused jagunevad üsna võrdselt,
kuid üsna suur hulk vastajatest ei ole WD kasutajasõbralikkusega üldse rahul (15,7%).
Gruppide analüüsi tulemusel (vt tabel 5 lisas 3) saab öelda, et koolitustel osalenud
hindavad WD kasutajasõbralikumaks kui iseõppijad, 44,8% neist on väitega „pigem
nõus“, kui ise õppinud suuremas osas vastavad „ei ole nõus“ või „pigem ei ole nõus“
54,5%. See tulemus viitab taas koolituse olulisusele. Süsteem tundub sõbralikum
neile, kellel on suurema hulga oskuste tõttu vähem probleeme selle kasutamisel.
Uuringu II bloki e süsteemi kvaliteedi kategooria lõpus oli vastajatel võimalik
arvamust avaldada ka selle kohta, milliste infosüsteemidega WD võiks ühildatud olla.
Kommentaare on äärmusest äärmusesse – „kõigiga“ (2) ja „üldse mitte“ (3). Põhiliselt
soovitakse, et WD oleks ühildatud õppeinfosüsteemi (ÕIS) ja tunniplaanide ja
56
ruumikasutussüsteemiga (ASIO) (6), samuti raamatupidamissüsteemiga (3). Üks
kasutaja on arvamust avaldanud, et WD võiks olla ühildatud kodanikuportaaliga,
eeldusel et ka ÕIS on sellega liidestaud. Kuna see küsimus oli üles ehitatud
valikvastusteta, on huvitavaks nüansiks, et mitte ükski vastaja ei ole märkinud
ühildamist e-postiga. Kasutajate soove kirjeldavad ka järgmised kommentaarid:
Milleks veel segadust suurendada?; Pigem võiks selle välja vahetada, kui vähegi
võimalik; Korralikul dokumendiarhiivil võiks olla töötav otsingumootor, korralik
kommunikatsioon võiks töötada intraneti kaudu ja korralik õppeinfosüsteem on
omaette nähtus.
Kasutajatel on mugav teha kõiki toiminguid tsentraalselt, seetõttu on põhjendatud ka
nende soov ühendada võimalikult palju süsteeme. Kuna WD näol on tegemist
eelkõige dokumendihaldustarkvaraga, mille peamine otstarve on siiski dokumentide
haldamisega seotud, oleks liidestamine kasutajate hinnanguid arvestades otstarbekas
eelkõige raamatupidamissüsteemiga.
Vastajatele oli ankeedis jäetud ka võimalus kvaliteedi kategooria kohta üldiste
kommentaare lisada. Võrreldes eelmise kategooria „WD kasutamine“
kommentaaridega on välja toodud rohkem positiivseid arvamusi: Olen rahul; Kui
agarasti arendada, ehk saab pikapeale asja...; Kvaliteetne, Normaalne; Kvaliteetne
programm; Kvaliteetsem kui Asi; Hea; Seni toimib; Üldjuhul on hea, kuid süsteemil
on veel mõned nõrgad kohad.
Negatiivsetest on olulised mõned järgnevad soovitused: Need täidetavad blanketid
(nt. töölähetusi puudutavad) võiksid rohkem infot kaasa võtta täidetud aknast ja nad
võiksid olla natuke lihtsamad ja üheselt mõistetavad; Blankett võiks olla üheselt
mõistetav, et kõik täidaksid ühtemoodi; Õppejõud jäävad tavaliselt neid täites hätta;
Vajalikke dokumente, otsuseid on raske leida; Kuna WD on põhiselt ainult
dokumentide registreerimiseks ja dokument tuleb ikkagi paberkandjal näiteks
rahandusosakonda koos allkirjadega viia, siis ...; TLÜ-l on klassikaliselt kalduvus
võtta kasutusele või välja töötada kehvalt töötavad, suurt ajakulu nõudvad ja aeguvad
infosüsteemid; Lihtsam oleks kogu vastav pakett Tartu või Helsingi ülikoolist sisse
osta; Kribukiri ei kannata kriitikat - võiks ikka säästa teadlaste-õppejõudude
silmanägemist!
57
Hinnangute andmisel WD kvaliteedile ei ole neljanda e positiivse ja negatiivse
suhtumisega gruppide jagunemist eraldi välja toodud, sest kõigi WD kvaliteedi
tegurite hindamisel on sellesse gruppi kuuluvad kasutajad andnud ka rohkem
positiivseid hinnanguid. Selle tendentsi põhjal võib järeldada, et suhtumise
muutmisega on võimalik süsteemi kasutajate jaoks atraktiivsemaks muuta.
Küll võib aga täheldada hinnangute erinevusi ülejäänud gruppide vahel - näiteks WD
kättesaadavusega ja ülesehitusega on rohkem rahul asjaajajad, koolitustel osalenud
ning 2006. a alates WD kasutanud töötajad.
Kokkuvõtteks. Kõige kõrgemad hinded on kvaliteeti määravatest teguritest saanud
„WD kättesaadavus“. WD on veebipõhine töökeskkond ja juurdepääs sellele on
tagatud igast võrku ühendatud arvutist. Arvestades, et TLÜ üks eesmärke oli
dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu tagamine kõikjalt, on töötajate antud kõrgete
hinnangute põhjal WD oma eesmärgi täitnud.
WD kiirust hinnatakse samuti üsna kõrgelt. Juhtidel, ise õppinud ning hiljem WD
kasutama hakanud töötajatel on kiiruse kohta raske arvamust avaldada.
WD ülesehituse ja dokumentide leidmisega ei ole suur hulk vastajaid pigem rahul,
vähem rahul on juhid, ise õppinud ja vähem aega WD kasutanud töötajad.
Ükski vastajatest ei nõustu väitega, et WD on atraktiivne ning kutsub kasutama.
Suurel osal on selle kohta ka raske arvamust avaldada. Siinkohal peab tähelepanu
juhtima positiivse ja negatiivse suhtumisega grupi arvamustesse - ka WD positiivselt
suhtuvatel kasutajatel on atraktiivsuse kohta raske hinnangut anda.
Uuringu esimeses kategoorias kasutajate poolt välja toodud kommentaarid kinnitavad
ka teise kategooria hinnangute analüüsi tulemusi atraktiivsuse ja kasutajasõbralikkuse
kohta – ei olda rahul süsteemi ülesehitusega ja kasutajatel on raske nende tegurite
kohta hinnanguid anda. Samuti võib kasutajate vastustest järeldada, et ei teadvustata
enda rolli infosüsteemi kasutuselevõtmisel ja arengus ning loodetakse, et tehnolooga
peaks lahendama kõik probleemid.
WD kvaliteedi kohta käivad kommentaarid on positiivsemad kui kasutamise kohta
avaldatud arvamused. Nagu teoreetilise osas väidetud, mõjutab süsteemi kasutamist
kõige enam selle kvaliteet, mis on parandatav kasutajakoolituse, kasutajate hoiakute
muutmise ja süsteemi kasutajate suurema kaasatuse kaudu arendus- ja
juurutamisprotsessis (vt ptk 2.2 lk 24). Seega tuleks uuringu tulemuste põhjal TLÜ-s
58
alustada süsteemi kvaliteedi tõstmisest (eelkõige muuta süsteemi atraktiivsemaks ning
kasutajasõbralikumaks) ning pöörata tähelepanu ka asjaajamisprotsesside
lihtsustamisele. WD edasisel arengul tuleks lähtuda ka eesmärgist muuta kasutajate
suhtumist.
3.3.2.3 Webdesktopi sisu kvaliteet
WD sisule võimaldavad hinnanguid anda uurimisinstrumendi kolmanda bloki
küsimuste vastused, mis puudutasid info/dokumentide vajalikkust, kaasajastatust,
kättesaadavuse piisavust ning ülikooli tegevusest ülevaate andmise ulatust. Seda
kajastab kokkuvõtlikult joonis 3.12.
2%6%
12%
45%
37%
4%
45%
2%
17%
53%
8%
37%
55%
0%2%
35%
2%
16%
4%
18%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
ei ole nõus pigem ei ole nõus raske öelda pigem nõus täiesti nõus
Sisu vajalikkus WD sisu kajastumine Sisu kaasajastatus Sisu kättesaadavuse piisavus
Joonis 3.12 Hinnangute jagunemine WD sisu kohta
Esimese sisu kvaliteeti määrava teguriga „WD sisalduva info/dokumentide vajalikkus
tööülesannete täitmiseks“ ollakse pigem ja suures ulatuses ka rahul.
Märkimisväärseid erinevusi kasutajate gruppide kaupa hinnanguid võrreldes ei ole (vt
tabel 1 lisa 4). Ainukese vastajana ei ole info ja dokumentide vajalikkusega
tööülesannete täitmiseks nõus asjaajaja, kes kuulub negatiivse suhtumisega gruppi
ning kes on WD algusest peale ise kasutama õppinud. Analoogselt on kõigi küsimuste
puhul võimalik vastajaid ja väärtusi andmetöötlusvahendite abil välja selekteerida.
59
Selle tegevuse vajalikkuse üle otsustamisel tuleb lähtuda konkreetse organisatsiooni ja
süsteemi eesmärkidest.
Küsimusele, „Kas WD sisalduv info/dokumendid kajastavad töötajate jaoks piisavalt
ülikooli tegevust?“ on suurel osal vastajatel (45,10%) selle kohta raske arvamust
avaldada (vt tabel 2 lisa 4). Pigem nõustumine on 25,4% ulatuses ülekaalus pigem
mittenõustumise suhtes. Kummaline, et 49% vastajatest väidab esimeses blokis, et
kasutab WD just eesmärgil saada ülikooli tegevusest ülevaade, kuid selle piisavuse
kohta on arvamust avaldada raske.
WD sisalduva info ajakohastatuse hinnangutes on tendents võrreldes eelmise teguriga
üldjoontes sama, pigem nõustujaid on 7,8% rohkem. Pigem mittenõustujate
jagunemine gruppide vahel on peaaegu võrdne, asjaajad-juhid, iseõppinud-koolitustel
osalenud ja positiivse ja negatiivse suhtumisega gruppide vastused jagunevad kõik
50%liselt (vt tabel 3 lisa 4).
Info ja dokumentide kättesaadavuse hulga piisavuses on kasutajad samuti suuremas
osas (52,90%) pigem nõus nagu on ka näha jooniselt 3.12 lk 58 (vt ka tabel 4 lisa 4).
Võrreldes eespool kirjeldatud kolmanda bloki kategooria „WD sisu kvaliteet“
ülejäänud teguritega, on rahulolu siin teisel kohal (52,9% vastajatest) sisu vajalikkuse
(55% vastajatest) järel.
Eespoolkirjeldatud tulemused näitavad, et sisu kvaliteedi puhul koolitus, kasutamise
kogemus ning asjaajamistööga kursisolek märkimisväärset rolli ei mängi. Järelikult on
WD sisu kõigi gruppide jaoks pigem vajalik, ajakohastatud ja piisav.
Kommentaarid selle kohta, mis WD veel saadaval peaks olema on järgmised: Kõik
dokumendipõhjad, mida on vaja TLÜ-s kasutada; Kõik ülikoolis tegevust juhtivad
normdokumendid (nt. akadeemilise personali koormuse alused, õppemaksude
määrad); Väga võimalik, et paljud dokumendid on olemas, aga neid on raske leida;
Õppemaksude ja vastuvõttude jms. kohta on olemas senati otsused ja määrused, aga
neist on raske konkreetset infot otsida; Võib-olla peaks WD ühildama veebihaldamise
süsteemiga nii, et uus info kohe ka avalikku veebi jõuab (väga võimalik, et
teostamatu); Ülikooli koostöölepingute tekstid.
Veel on märgitud (seitse kommentaari), et need dokumendid, millest töötajad puudust
tunnevad on ehk isegi olemas, kuid neid ei osata mitmesugustel põhjustel üles leida.
Kaks vastajat on märkinud, et piisab sellest mis on.
60
Üleliigsena on nimetatud mitmeid WD funktsioone: Mitteinformatiivne subj. line sisu,
nagu näiteks '!!!!'; Kohustus lisada kasti 'teadmiseks' ja sisutu korduv tekst 'Pole
vaadanud /on vaadanud'; Kalendrid (Senat, Rektor), mille olemus ja funktsioon ei ole
vastavuses (sisuliselt asendaks kalendrit loetelu). Kaks vastajat on märkinud, et
kalender on üleliigne, selle mittekasutamisest andis ülevaate ka küsimuse nr 3 analüüs
ptk 3.3.2.1 lk 48. Kõigest kaks vastajat on kommenteerinud, et üleliigset selles osas,
mida nemad kasutavad ei ole.
Üldised kommentaarid WD sisu kohta on järgmised: 2 positiivset kommentaari: Hea;
Korralik; Igasugused uudistevood jne on küll toredad asjad, ent kuna mujalt saab
selle info ilma tüütu sisselogimiseta kiiremini kätte; Kui parendada otsingusüsteemi ja
sisse viia ühesed põhimõtted (nt pealkirjade suhtes), siis ei tohiks edaspidi tekkida
probleeme.
Kokkuvõtvalt on sisu kvaliteeti hinnatud kõrgemalt kui süsteemi kvaliteeti. Kõigi
sisu kvaliteeti puudutavate tegurite kohta on antud üldjoontes positiivseid hinnanguid.
Sisu vajalikkust on hinnatud kõigist teguritest kõige kõrgemalt. Sisu kajastumist,
ajakohastatust ja kättesaadavuse piisavust on hinnatud pigem positiivselt, kuid ei
puudu ka nendega vähem rahul olevad arvamused. Kasutajagruppide kaupa
analüüsides märkimisväärseid erinevusi arvamuste vahel täheldada ei saa. Kasutajate
kommentaarid kinnitavad uuringu teise bloki järeldust, et dokumendid, millest
töötajad puudust tunnevad on ehk isegi olemas, kuid neid ei osata mitmesugustel
põhjustel üles leida Järelikult ei toeta WD piisavalt kasutajaid nende töös ja ei
võimalda teha vajalikke tööülesandeid nii, nagu peaks. Probleemid peituvad selles, et
puudub liigitusskeemil põhinev otsingumootor ning süsteemis navigeerimise
ülesehitus on puudulik.
3.4.2.4 Teenuse kvaliteet
Neljandas kategoorias paluti vastajatel hinnata WD on-line abi ja juhiste piisavust
ning suurem osa vastajatest on nendega rahul (vt joonis 3.13 lk 61). 14% e seitse
vastajat on jätnud sellele küsimusele üldse vastamata.
61
Ei Ei vastanud
Jah
18%14%
68%
Joonis 3.13 Vastuste jagunemine küsimusele WD on-line abi ja
juhiste piisavuse kohta.
Kasutajagruppide sees on „jah“ vastanud rohkem asjaajajad, ise õppinud ja ajaliselt
vähem WD kasutanud positiivse suhtumisega töötajad. Kõige rahulolematumad ehk
„ei“ vastanud on juhid ja koolitustel osalenud negatiivse suhtumisega töötajad.
Järelikult on koolitustel osalenud töötajad on-line abi ja juhistega vähem rahul, sest
nende teadmised oma võimaluste kohta on suuremad.
Küsimuse lisas jäeti võimalus kommenteerida seda, millest kasutajate arvates kõige
rohkem puudu jääb, seda on kasutatud 11 juhul, kuid sisuliselt tähtsad on ainult
järgmised kommentaarid: Korralikust ostimootorist; Ma saan küll juhistest aru, kuid
kui ma nende järgi käitun, siis ma ikkagi ei leia enda jaoks olulisi asju; Info otsimine
juhisest on ajamahukas, võiks olla kohustuslikud koolitused; Puudu jääb kõige enam
kasutajasõbralikkusest, efektiivsusest (sooritatud sammude hulk suhtes vajalik
informatsioon); Abijuhised on kindlasti piisavad, aga lihtsalt puudub aeg neisse
süveneda; Selgemini, pikemalt.
Seega – juhiseid saab parandada ja kasutajasõbralikumaks muuta, kuid need ei asenda
kasutajate sõnul korralikku otsingumootorit.
Kontakti süsteemiadministraatoriga hinnati väga kõrgelt, 42% vastajatest peab seda
väga heaks ning 23% heaks (vt joonis3.14 lk 62). Nende hulgas, kellel ei ole
kokkupuuteid olnud, on rohkem neid, kes on ise õppinud ning ajaliselt vähem
süsteemi kasutanud. Rahuldava hinde on andnud neli vastajat, kes kuuluvad ise
õppinud juhtide hulka, kellest kaks on 2006. a alates WD kasutanud ning kaks hiljem
alustanud.
62
Väga hea
Hea
Ei ole kokkupuudet
olnud
Rahuldav
Ei teadnud varem kes on
süsteemi administraator
2%
42%
23%
25%
8%
Joonis 3.14 Hinnangute jagunemine süsteemiadministraatoriga
kontakti saavutamisele
Küsimust „Kas ja millistes küsimustes sooviksite süsteemiadministraatorilt rohkem
tuge?“ on kommenteeritud üheksal korral, kuid üheski neist ei ole mainitud
konkreetseid soovitusi. Üks vastaja on öelnud järgmist: Pärast koolitust sain alles
teada, et selline inimene on olemas. Nüüd julgen alati tema poole pöörduda ja saan
väga asjatundlikku abi – seega on koolitusel peale süsteemi kasutama õpetamise ka
võimaluste teadvustamise tähtsus.
Kokkuvõtteks võib öelda, et WD kui teenuse osutamisega ollakse rahul, kuid ka siin
mängivad rolli nii kasutajate koolitus kui ka süsteemi kvaliteet.
3.4.2.5 Rahulolu Webdesktopiga
Kasutajate rahulolu väljendavad ka kõik nende poolt antud hinded mitmetele eespool
analüüsitud kategooriatele, kuid rahulolu kui eraldi kategooria eesmärk on välja
selgitada, millega kasutajad ise kõige rohkem rahul on. Selleks oli ankeedis üheksa
valikut, mis koostati teoreetilistes mudelites toodud tegurite põhjal (vt tabel 2 lk 27):
(1) Võimaldab asjaajamisega seotud toimingud sooritada ühes kohas, (2) Lihtsustab
igapäevast tööd, (3) Võimaldab tööülesandeid kiiremini täita, (4) Võimaldab teha
rohkem asju õigesti (töötan tõhusamalt), (5) Võimaldab tegeleda rohkem vajalike
toimingutega (suurem tööalane efektiivsus), (6) Kiirendab otsuste vastuvõtmist, (7)
Võimaldab mul oma tööprotsesse arendada, (8) Aitab prioriteete seada, (9) Aitab
töösse puutuvate aktuaalsete teemadega kursis olla. Nende hulgast paluti vastajatel
valida kolm kõige olulisemat eelist, mis WD kasutamine neile annab.
63
Analüüsi tulemusena võib öelda, et võrdselt on kõige suuremateks eelisteks võimalus
teha asjaajamisega seotud toimingud ühest kohast ning see, et WD lihtsustab
igapäevatööd (mõlemaid valikuid on märkinud 53% vastajatest). Kolmandal kohal on
WD eeliste hulgas võimalus tööülesandeid kiiremini täita (23,5%) ning neljandal
eelis, et WD aitab töösse puutuvate aktuaalsete teemadega kursis olla (19,6%
vastajatest). Ülejäänud variante on märkinud vaid üksikud vastajad. Gruppide sees
suuri erinevusi täheldada ei saa.
Töökorralduse paranemine tänu WD kasutamisele jaguneb kasutajate hinnangul
peaaegu pooleks, 41% hinnangul on see allüksuses paranenud pärast WD
kasutuselevõttu ja 49% mitte. 10% vastajatest on jätnud üldse vastamata. Asjaajajate
arvamused jagunevad võrdselt (43,8% neist), juhtide seas (57,9% neist) on
mittenõustujaid rohkem.
Kasutajate sõnul on tänu WD allüksuses muutunud järgmised asjad: Dokumendid on
registreeritud; Info kättesaadavus ja kindlus, et teade on kätte saadud; Kiirem info
vahetus allüksuste vahel; Kõik saavad hoida ennast kursis ülikoolis toimuvaga;
Lihtsustab igapäevast tööd; .. Kuna enamus õppejõudusid ei leia aega selle jaoks, siis
ei usu, et programm on eriti palju elu lihtsustanud; Hoiab kokku paberit, lihtsustab
igapäevatööd; Kõik info ühes kohas; Info liigub veidikenegi kiiremini kui varemalt,
kuid puudujääk selles küsimuses on jätkuv; Info liigub kiiremini, kergemalt
kättesaadav; Mõningad dokumendid saavad registreeritud isikute poolt, kes on nende
tegelikeks koostajateks; Asjaajamine on kiirenenud; Tänu elektroonilisele dok
süsteemile on paberkandjal olevate dok hulk vähenenud ja tööprotsess on kiirenenud;
Samuti on dok andmebaas kiiremini hallatav; Dokumentide haldus; Dokumentide
kasutamine ja leidmine on lihtsustunud; Vajalikud dokumentide alused on olemas,
neid ei ole vaja endal luua; Alles väga vähesel määral, aga mõned inimesed siiski
vaatavad ise sealt dokumente, näiteks protokolle.
Kokkuvõtteks võimaldab WD kasutamine teha asjaajamisega seotud töid ühest kohast
ning töötajad tunnevad, et see lihtsustab nende tööd. Küll aga on ülekaalus
negatiivsed arvamused töökorralduse paranemise suhtes allüksuses ning seda pigem
juhtide hulgas. Seega näevad kasutajad WD senises kasutamises pigem isiklikku kui
üldist kasu.
64
3.4 Uuringu kokkuvõte
Andmekogumisvahend oli koostatud vastavalt IS-de hindamise teoreetilistele
käsitlustele ning see oli üles ehitatud kahes osas – hinnangud süsteemile ja süsteemi
kasutamist mõjutavad tegurid. Eespoolkirjeldatud hindava uuringu korraldamise WD
aktiivsete kasutajate hulgas võib lugeda õnnestunuks. Kokkuvõtlik ülevaade uuringu
tulemustest on järgmine:
Küsitleti 97 töötajat, kes tööülesannetest lähtuvalt kuuluvad aktiivsete WD kasutajate
gruppi ning vastuste osakaal oli 52,6 %. Hinnanguliselt oli valim representatiivne ning
selle põhjal oli võimalik järeldusi teha mõlema uurimisinstrumendi osa kohta.
Andmeid analüüsiti gruppide kaupa vastavalt küsimuste blokkidele, mis olid üles
ehitatud teoreetilises osas kirjeldatud kategooriate „WD kasutamine“, „WD kvaliteet“,
„WD sisu kvaliteet“, „ Teenuse kvaliteet“ ning „Rahulolu“ kaupa. Võrreldavad grupid
koostati süsteemi kasutamist mõjutavate tegurite „kogemus“, „koolitus“, „suhtumine“,
„kaasatus“ alusel.
Uuringu tulemuste põhjal selgus, et TLÜ-s toimunud koolitusega on võimalik WD
kasutamist lihtsamaks muuta, kuid koolitus ei ole vältimatult vajalik, et selle
süsteemiga hiljem toime tulla. Asjaajamisega iga päev kokkupuutuvatele töötajatele
on oma tööülesannete tõttu WD kasutamine arusaadavam kui seda tööd iga päev mitte
tegevatel töötajatel ning töötajad hindavad paljuski ka ise WD võimalikku kasu.
Süsteemi kasutamise kohustuslikkus on ühest küljest tähtis, kuid arvestada tuleb ka
sellest tuleneva võimaliku kasutamise vastuseisuga.
Teave kasutamist mõjutavate tegurite kohta võimaldas analüüsida kasutajate
hinnanguid süsteemile kolme erineva grupi baasil: alates 2006. a kasutanud vs vähem
kui kaks a kasutanud, ise õppinud vs koolitustel osalenud ja positiivse suhtumisega vs
negatiivse suhtumisega kasutajad. Peale selle moodustati abiküsimuste vastustest
laekunud info baasil neljas grupp asjaajajad vs juhid.
Kasutajagruppide analüüsi tulemusel võib väita, et tähtsat rolli mängivad koolitus
ning süsteemi kasutamise kogemus ning sagedus. Kõrgemalt hindavad WD asjaajajad,
alates 2006. a alates süsteemi kasutanud ning koolitustel osalenud töötajad.
Rahulolematumad on ise WD kasutama õppinud ning vähem aega WD kasutanud
töötajad.
65
Raske on põhjendada juhtide grupi negatiivsemaid hinnanguid muuga, kui nende
vähesema asjaajamistöö kogemuse ja koolitusega. Nimetatud rühma tekitamise
väärtus seisneb TLÜ jaoks ka selles, et saadi ülevaade juhtide ja asjaajajate
arvamusest kui erineva koolitusvajadusega rühmadest.
Kuna positiivsema hoiakuga vastajad on andnud kõigis kategooriates ka
positiivsemaid hindeid, tõestab positiivse ja negatiivse suhtumisega gruppide
eristamine seda, et WD kasutamist on võimalik parandada suhtumise muutmisega.
TLÜ töötajad on oma tööülesannete täitmisel WD kasutamisest sõltuvad ning seetõttu
kasutavad seda ka üsna sageli. Süsteemi kasutamist peetakse üldiselt lihtsaks. Kolm
peamist eesmärki, milleks WD kasutatakse, on asjaajamisega seotud tööprotsesside
kohta info hankimiseks, info ja dokumentide registreerimiseks, nende
organiseerimiseks, otsimiseks, haldamiseks ning informatiivse kanalina ülikooli
tegevuse kohta info saamiseks.
Seega täidab WD TLÜ jaoks oma eesmärki, teda kasutatakse eesmärgipäraselt ning
suuri probleeme kasutamisel ei esine. Asjaajamisega seotud tööprotsesside toetamisel,
eelkõige dokumentide kooskõlastamisel ja menetlemisel ei ole WD võimalusi veel
täiel määral kastutatud, selle parandamiseks tuleks senistel andmetel muuta eelkõige
kasutajate hoiakuid ja suhtumist.
WD kvaliteedi viie teguri kohta antud hinnangute analüüs võimaldas teada saada, et
kõige kõrgemalt on hinnatud WD kättesaadavust. Arvestades, et TLÜ üks eesmärke
oli dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu tagamine kõikjalt, on siin töötajate poolt
antud kõrgete hinnangute põhjal WD oma eesmärgi täitnud. Samuti on positiivse
hinnangu saanud WD kiirus võrreldes teiste infosüsteemidega. Rahulolematud ollakse
WD ülesehituse ja dokumentide leidmise ning WD kasutajasõbralikkuse suhtes. Ükski
vastajatest ei nõustu ka väitega, et WD on atraktiivne ning kutsub kasutama.
Uuringu tulemuste põhjal tuleks TLÜ-s WD arendamist alustada süsteemi kvaliteedi
tõstmisest (eelkõige muuta süsteemi atraktiivsemaks ning kasutajasõbralikumaks)
ning rõhku pöörata asjaajamisprotsesside lihtsustamisele. Süsteemi saaks kindlasti
lisada kasutaja-mooduleid, mis teeksid info leidmise kasutajatele käepärasemaks ka
teiste vahendite kaudu, kui ainult asutuse liigitusskeemil põhinev funktsioonide ja
sarjade hierarhiline puu. See parandaks ka kasutajate suhtumist.
66
WD sisu kvaliteeti on hinnatud kõrgemalt kui süsteemi kvaliteeti – kõigi info ja
dokumentide kvaliteeti puudutavate tegurite kohta on antud üldjoontes positiivseid
hinnanguid. Sisu vajalikkust on hinnatud kõigist teguritest kõige kõrgemalt, sisu
kajastumises, ajakohastamises ja kättesaadavuses leidub ka mõningaid vähem rahul
olevaid arvamusi. Kasutajate kommentaarid kinnitavad uuringu teise bloki järeldust,
et dokumendid, millest töötajad puudust tunnevad on ehk isegi olemas, kuid neid ei
osata mitmesugustel põhjustel üles leida Järelikult ei toeta WD piisavalt kasutajaid
nende töös ja ei võimalda teha vajalikke tööülesandeid nii nagu peaks. Probleemid on
selles, et puudub korralik otsingumootor ning süsteemis navigeerimise ülesehitus on
puudulik.
WD kui teenuse osutamisega ollakse pigem rahul, kuid ka siinkohal mängivad rolli
kasutajate koolitus ning süsteemi kvaliteet.
Kasutajate rahulolu väljendavad kõik nende poolt antud hinded mitmetele eespool
analüüsitud kategooriatele, kuid rahulolu kui eraldi kategooria eesmärk oli välja
selgitada, millega kasutajad ise kõige rohkem rahul on. WD kasutamine võimaldab
asjaajamisega seotud töid teha ühest kohast ning töötajad tunnevad, et see lihtsustab
nende tööd. Küll aga näevad kasutajad WD senises kasutamises pigem isiklikku kui
üldist kasu. Kasutajate arvamus selle kohta, kas WD kasutuselevõtt on parandanud
töökorraldust allüksustes, jaguneb pooleks. Positiivselt hinnanute sõnul on tänu WD
kasutuselvõtmisele muutunud kiiremaks ning lihtsamaks asjaajamisega seotud
tööprotsessid ning vähenenud paberikulu.
Uurimisinstrumendis oli iga kategooria puhul jäetud võimalus lisada kommentaare
ning iga kategooria kommentaarid kinnitavad eespoolkirjeldatud hindava uuringu
analüüsi tulemusi. Kasutajate kommentaare peaks kindlasti arvesse võtma nii WD
edasisel arendamisel kui ka asjaajamisprotsesside lihtsustamisel TLÜ-s. Kasutajate
kommentaarid väljendavad suhtumist, kus ei tajuta enda rolli infosüsteemis ning
kasutajate sõnul võib süsteemis sisalduv olla igati piisav ja kvaliteetne, samuti võib
kasutajaliidest muuta kasutajasõbralikumaks, kuid miski ei asenda korralikku
otsingumootorit.
EDHS on selgelt abiks seda algusest peale kasutanud ja koolitusel käinud
asjaajamisfunktsiooni täitvatele töötajatele. Kõige vähem kasu saavad WD vähem
aega ning iga päeva vähem kasutavad töötajad. TLÜ dokumendid saavad tänu WD
67
suuresti küll hallatud, kuid asjaajamise kui tugitegevuse toetamisel tuleks WD
edasisel arendamisel lähtuda just kasutajate seisukohast. Arvestades EDHS-i
võimalikku väärtust organisatsioonile ka võimaluses ühendada omavahel nii töötajaid,
tööprotsesse kui ka kõiki teisi organisatsiooni tegevusi, tuleks teadvustada töötajatele
nende tähtsust asjaajamises.
68
KOKKUVÕTE
Magistritöös „Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise tulemuste
hindamine: meetodi uuring TLÜ näitel“ jõutakse püstitatud eesmärgini ning
selgitatakse välja klassikalise IS hindamise metoodika rakendamise sobivus EDHS-i
hindamiseks konkreetse organisatsiooni kontekstis.
Käesolevas töös lähtuti käsitlusest, mille kohaselt on EDHS dokumendihalduse kui
asutuse tugitegevuse automatiseerimiseks ja tulemuslikumaks muutmiseks rakendatud
infosüsteem. Võimaldades elektrooniliselt hallata eri liiki dokumente on EDHS
kompleksse tehnoloogilise rakendusena seotud kolme järgmise komponendiga:
töötajad, dokumendid ja dokumendihalduse protsessid.
Organisatsiooni kontekstis on EDHS-i abil võimalik korraldada info haldamist,
jagamist ja säilitamist tsentraliseeritult ning automatiseeritult – organisatsiooni
tegevus saab dokumenteeritud ning tagatud on dokumentide teabe- ja tõestusväärtus.
Samas võimaldab EDHS kui grupitöötarkvara ühendada nii asutuse tööprotsesse kui
ka töötajaid, parandada koostööd ning teabevahetust. Nimetatud väärtused on
vajalikud nii organisatsioonile kui ka töötajatele, kuid seda ainult juhul, kui süsteem
on terviklikult juurutatud ja ka reaalselt igapäevatöös rakendunud.
Magistritöö käigus otsiti vastust küsimusele, kuidas hinnata seda, kas EDHS on
organisatsioonis edukalt rakendatud. Selleks analüüsiti töö teises peatükis IS
hindamise teoreetilist baasi ning selle arengut. Metoodika kohaselt tuleb IS
organisatsioonis hinnata erinevates kategooriates, mida tuleb vastavalt vajadusele
omavahel kombineerida. Valdkondadena on kategooriad väga ulatuslikud ning IS
hindamiseks on neist peamised järgmised: süsteemi kasutamine, süsteemi kvaliteet,
sisu kvaliteet, teenuse kvaliteet ning kasutajarahulolu. Konkreetsete hinnatavate
tegurite valikul igas kategoorias tuleb lähtuda organisatsioonist ja infosüsteemist,
mille olukorra kohta hinnangut vajatakse.
69
Lähtudes eesmärgist saada ülevaade Tallinna Ülikoolis kasutusel oleva EDHS-i
olukorrast, koostati IS hindamise metoodika põhjal analüüsi vahend ja selle alusel
korraldati hindav uuring Tallinna Ülikoolis dokumendihaldussüsteemi Webdesktop
kasutajate seas. Individuaalsel tasandil hindamine valiti objektiivsuse tagamise
eesmärgil eeldusel, et süsteemi olukorra kohta organisatsioonis saavad hinnanguid
anda süsteemi aktiivsed kasutajad. Et analüüsida igas kategoorias antud hinnanguid
kasutajate kogemusest, koolitusest, osalusest ja suhtumisest lähtuvalt, oli
uurimisinstrument üles ehitatud kahes osas: hinnangud süsteemile ning kasutamisega
seotud tegurid. Uuringu käigust ning tulemustest on ülevaade magistritöö kolmandas
peatükis.
Uurimisvahendi ülesehitus kahes osas on end õigustanud, sest kasutamist mõjutavate
tegurite lisamine ja nende hilisem analüüs võimaldab konkreetse organisatsiooni
jaoks välja tuua võimalikud lahendused. Töös analüüsitud TLÜ EDHS ja selle
olukord tingis peatükis 3 kirjeldatud võrdlusgruppide tekkimise, kuid metoodika
rakendamine on universaalne - samu tegureid võib lisada vastavalt iga uuritava
organisatsiooni vajadustele. Mõnes teisi funktsioone täitvas organisatsioonis ja
EDHS-i rakendamise tulemusel tekkinud situatsioonis võib kasutamist mõjutavate
tegurite analüüsis välja töötada ning analüüsida palju rohkem võrdlusgruppe, mille
tulemusel on võimalik organisatsioonile edaspidiseks tegevuseks oluliselt rohkem ja
täpsemaid juhiseid anda.
Tuginedes uuringutulemustele annab kategooriate kasutamine ja rahulolu hinnangute
analüüs ülevaate EDHS-i kasutamise sagedusest, eesmärkidest, eelistest, muutustest
töökorralduses ning sellest, kas töötajad on asjaajamisega seotud tööülesannete
täitmisel sõltuvad selle tegevuse automatiseerimiseks ellu kutsutud infosüsteemist.
Nende kategooriate tulemuste põhjal saab asutus otsustada selle üle, kas EDHS toetab
töötajaid asjaajamisega seotud tegevustes ning kas ta täidab grupitöötarkvara eesmärki
ühendada omavahel töötajaid ja tööprotsesse. Samuti on võimalik kasutamise ja
rahulolu hinnangute põhjal välja tuua ning eristada süsteemi kasutamisel tekkinud
raskusi, mis võivad olla põhjustatud nii asjaajamise korralduslikest puudustest
organisatsioonis, tegematajätmistest süsteemi juurutamisel kui ka tehnoloogilistest
eripäradest. Seega on nimetatud kategooriate kasutamine uuringumetoodikas
õigustatud.
70
Kategooria süsteemi kvaliteet annab asutusele võimaluse hinnata EDHS-i kui
tehnoloogilise rakenduse kvaliteeti kasutajate vaatevinklist. Hinnangute põhjal on
võimalik välja selgitada, millised kvaliteeti määravad faktorid vajavad arendamist.
Vastavalt uuringus valitud metoodika rakendamise viisile on järelduste põhjal
võimalik EDHS-i kvaliteeti tõsta, näiteks muutes seda atraktiivsemaks ning
kasutajasõbralikumaks.
Kategooria sisu kvaliteet annab organisatsioonile ülevaate EDHS-i hõlmatud
dokumentide vajalikkusest, ajakohastatusest, piisavusest ja kättesaadavusest. Selle
kategooria lisamise eeliseks on teabe saamine selle kohta, kas EDHS toetab piisavalt
kasutajaid nende tööülesannete täitmisel ning kas ta võimaldab täita võimalikke
tööülesandeid nii nagu peaks. EDHS-i sisu kvaliteet on otseses seoses
dokumendiloetelu ülesehitusega ning sarnaselt eelmise kategooria süsteemi kvaliteet
tulemustele võivad probleemid peituda asjaajamise ebaotstarbekas korralduses.
Kategooria teenuse kvaliteet väärtus seisneb võimaluses anda hinnang kasutajatoele
tehnoloogilise poolega toimetulekul. Teenuse kvaliteedi kategooria vajalikkus
eraldiseisvana on küsitav, otstarbekam oleks ta liita kokku kategooriaga rahulolu.
Nii IS hindamise metoodika kui ka selle rakendamise viis on universaalsed ning
sellest tulenevalt jääb hindamise sügavus ja probleemidele lahenduste leidmine iga
organisatsiooni enda valida. Seega on võimalik lähtuvalt iga juhtumi eesmärkidest
kohaldada hindamisvahend vastavaks soovitule.
Kohandades IS hindamise metoodikat magistritöös kajastatud viisil õnnestus
tuvastada, et Tallinna Ülikoolis on mitmed probleemid tingitud asjaajamise kui
tugitegevuse korralduslikust küljest. Seega võib EDHS-i hindamine kaasa tuua
vajaduse muude auditite järele, mille jaoks on otstarbekas rakendada teisi metoodikaid
(nt EVS-ISO 15489, RA juhis „Asjaajamise ja arhiivitöö hindamine siseauditi
käigus“, infoturbe audit).
Käesoleva töö autor soovitab magistritöös korraldatud uuringu tulemuste põhjal TLÜ-
le edaspidiseks dokumendihalduse efektiivsemaks muutmiseks ja kvaliteedi
tõstmiseks korraldada üldine asjaajamiskoolitus töötajatele, kellele see
tööülesannetest lähtuvalt vajalik on. Siiamaani on EDHS rakendunud TLÜ
igapäevatöös vaid niipalju, kui töötajatel nende töökohustuste tõttu vaja on.
Lisaväärtusi, mida süsteem organisatsioonile pakub - parandada koostööd ja infolevi,
ühendada töötajaid ja tööprotsesse - veel ei kasutata. Samuti oleks korraliku siseinfo
71
liikumise strateegia väljatöötamine eelduseks, et WD teiste süsteemidega liidestada.
Alles pärast eesmärkide kaardistamist on otstarbekas liita ning eelkõige koolitada
EDHS-i kasutama ka ülejäänud töötajad ja tudengid.
Korraldatud uuringu tulemuse hindamisel võib öelda, et töös rakendatud viisil IS
hindamise metoodika andis ülevaate EDHS-i kui infosüsteemi olukorrast ning
rakendamise viis võimaldas välja selgitada probleemid ja võimalikud lahendused.
Metoodika rakendamisel saadud teave organisatsiooni EDHS-i olukorra kohta on väga
põhjalik ja tulemuste analüüs aeganõudev, mistõttu on töö autor seisukohal, et IS
hindamise metoodika rakendamine on õigustatud pigem suuremate ja keerukama
ülesehitusega organisatsioonide puhul. Meetodi väärtus organisatsiooni
dokumendisüsteemi jaoks on võimalus sellisel kujul metoodika rakendamisega välja
selgitada asjaajamise korralduslikust poolest tulenevaid probleeme.
Magistritöö eesmärgist lähtuvalt ei kasutatud võimalust rakendada IS hindamise
metoodikat, et uurida EDHS-i seost teiste organisatsiooni eesmärki täita aitavate
tugisüsteemidega. Küll aga võiks seda teha nii TLÜ-s kui ka mõnes keerulisema
ülesehitusega organisatsioonis, hõlmates valimisse teiste organisatsiooni põhitegevust
toetavate tugisüsteemide kasutajaid ning selgitada sama metoodikat rakendades
ühtlasi välja peale EDHS-i olukorra ka teiste infosüsteemidega liidestamise
vajalikkus.
72
KASUTATUD KIRJANDUS
1. Agourram, H., Talet, A. N. (2006). The Evaluation of Information Systems Success: a New Perspective. 6th Global Conference on Business & Economics.
http://www.trintrin.com/gebc/The%20Evaluation%20of%20Information%20ystems%20Success%20A%20new%20Perspective.doc (28.04.2008)
2. Alter, S. (2000). The siamese twin problem: a central issue ignored by "Dimensions of Information Systems Effectiveness". Letter by S. Alter. - Communications of the Association for Information Systems. 2(3), 40-55.
http://cais.aisnet.org/articles/2-20/article.htm (24.05.2008).
3. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus. Rahvusarhiivi juhis. (2006).
http://www.ra.ee/juhised/auditjuhis.pdf (22.04.2008)
4. Asjaajamiskorra ühtsed alused. Vastu võetud VV määrusega nr 80 26.02.2001. – Elektrooniline Riigi Teataja.
https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12869602 (26.05.2008)
5. Blake, R. (2006). Complying with the Records Management Code: Evaluation Workbook and Methodology. The National Archives.
http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/code/assessing.htm (05.05.2008).
6. DeLone, W. H., McLean E. R. (1992). Information Systems Success: the Quest for the Dependent Variable. - Information Systems Research, 3, 60-95. EBSCO-Host andmebaasis: Business Source Premier (24.05.2008).
7. DeLone, W. H., McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update. - Journal of Management Information Systems, 19(4), 9-30. Andmebaasis ELIN-Lund (05.05.2008)
8. Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist. (2004). National Archives of Australia.
http://www.naa.gov.au/records-management/publications/Digital-recordkeeping-checklist.aspx (05.05.2008)
9. EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded. Tallinn: Eesti Standardikeskus
10. EVS-ISO 23081-1. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted. Tallinn: Eesti Standardikeskus
73
11. Gable, G., Sedera, D., Chan, T. (2003). Enterprise systems success: A measurement model. – In: Twenty-Fourth International Conference on Information Systems, 576-591.
http://www.fit.qut.edu.au/industry/docs/22May06_Paper_GableSederaChan2003ICIS.pdf (24.05.2008)
12. Garrity, E. J., Sanders, G. L. (1998). Introduction to Information Systems Success Measurement. – In: Information Systems Success Measurement. 1-12. UK, USA: Idea Group Publishing
13. Gross, T. (2006). Tehnoloogia omaksvõtu probleemid Tallinna Ülikoolis : (Elektroonilise Registreerumise Süsteemi näitel). Tallinna Ülikool, matemaatika-loodusteaduskond, informaatika osakond. Magistritöö.
14. Gunnlaugsdottir, J. (2006). The Implementation and Use of ERMS. A Study in Icelandic Organizations. University of Tampere. Department of Information Studies. Doktoritöö. – In: Academic Dissertation/ University of Tampere
http://acta.uta.fi/pdf/951-44-6763-9.pdf (05.05.2008)
15. Karuse, K. (2006). Riskianalüüs dokumendihalduses kaitseväe juhataja õigusaktide menetlusprotsessi näitel. Tallinna Ülikool, sotsiaalteaduskond, infoteaduste osakond. Magistritöö.
16. Mikli, T. (1998). Sissejuhatus infosüsteemidesse. Tallinna Tehnikaülikool, informaatikainstituut. Tallinn: Tallinna Tehnikaülikooli Kirjastus.
17. MoReq2 Specification. Model Requirements for the Mangement of Electronic Records. (2008).
http://www.moreq2.eu/downloads.htm (21.05.2008)
18. Myers, B. L., Kappelman, L.A., Prybutok, V. R. (1998). A Comprehensive Model for Assessing the Quality and Productivity of the Information Systems Function: Toward a Theory for Information Systems Assessment. – In: Information Systems Success Measurement. 94-121. UK, USA: Idea Group Publishing
19. Nuut, A. (1999). Raamatukogutöö hindamine: kriteeriumid, tegevuse planeerimine, tulemusnäitajate võrdlev analüüs. - Raamatukogu, 4, 14-17.
20. Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid. Võrdlev analüüs. (2001). Eesti Äriarhiiv.
http://www.riik.ee/dhp/publ/erm_raport_secure.pdf (22.04.2008).
21. Rai, A., Lang, S. S., and Welker, R. B. (2002). Assessing the Validity of IS Success Models: An Empirical Test and Theoretical Analysis. - Information Systems Research, 13(1), 50-69. EBSCO-Host andmebaasis: Business Source Premier (24.05.2008).
22. Riigi infosüsteemi haldussüsteemi kontseptsioon. Versioon 0.6. (2008). Riigi Infosüsteemide arenduskeskus. http://www.ria.ee/public/kontseptsioon_RIHA_v1_1.doc (21.05.2008)
23. Sabherwal, R., Jeyaraj, A., Chowa, C. (2006). Information System Success: Individual and Organizational Determinants. - Management Science, 52(12),
74
1849-1864. EBSCO-Host andmebaasis: Business Source Premier (05.05.2008).
24. Seddon, P. B., Kiew, M. Y. (1996). A Partial Test and Development of the DeLone and McLean’s Model of IS Success. - Australasian Journal of Information Systems, 4(1), 90-109.
http://journals.sfu.ca/acs/index.php/ajis/article/view/379 (05.05.2008).
25. Seddon, P. B., Staples, S., Patnayakuni, R., Bowtell, M. (1999). Dimensions of Information Systems Success. - Communications of the Association for Information Systems. 2(3), 2-39.
http://cais.aisnet.org/articles/2-20/article.htm (24.05.2008)
26. Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks. Rahvusarhiivi juhised. (2006).
http://www.ra.ee/juhised/tugifunktsioonid_juhis.pdf (22.04.2008)
27. Tallinna Ülikooli arengukava aastateks 2006-2010. (2006). Tallinna Ülikool.
http://www.tlu.ee/?LangID=1&CatID=915 (05.05.2008)
28. Tallinna Ülikooli asjaajamiskord. (2008). Tallinna Ülikool.
http://www.tlu.ee/index.php?LangID=1&CatID=2158 (05.05.2008)
29. Tallinna Ülikooli põhikiri. Vastu võetud 10.04.2006.
http://www.tlu.ee/files/arts/4088/TLY_pcdf93666cc02ff5d9532e082559214d4.doc (05.05.2008)
30. Treulich, K. Intervjuu TLÜ rektoraadi büroo assistendiga. Intervjueeris K. Oolu (24.03.2008).
31. Trochim, W. M. K. (2006). Research Methods Knowledge base.
http://www.socialresearchmethods.net/kb/intres.php (05.05.2008).
32. Wang, Y., Wang, H., Shee, D. (2007). Measuring e-learning systems success in an organizational context: Scale development and validation. - Computers in Human Behavior 23, 1792-180. Andmebaasis Science Direct (05.05.2008).
33. WebDesktop. 2002-2007. Webware OÜ.
http://webdesktop.webware.ee/ (05.05.2008).
34. Yen, D. C., Wen, H. J., Lin, B., Chou, D. C. (1999). Groupware: A Strategic Analysis and Implementation. - Industrial Management & Data Systems, 99(2), 64-70. EBSCO-Host andmebaasis: Business Source Premier (24.05.2008).
75
LISAD
Lisa 1 Küsimustik WD kasutajatele Lisa 2 WD kasutamisele antud hinnangute koondtabelid Lisa 3 WD kvaliteedile antud hinnangute koondtabelid Lisa 4 WD sisu kvaliteedile antud hinnangute koondtabelid
76
LISA 1
Küsimustik WD kasutajatele
Armas vastaja! Käesolev küsitlus puudutab TLÜ-s kasutusel olevat dokumendihaldusprogrammi WebDesktop (edaspidi WD), mis avaneb järgnevast lingist: https://wd.tlu.ee WD on TLÜ-s kasutusel 2006. aastast ning kasutajate arv on praeguseks kasvanud juba üle 1000. Käesolevaga analüüsime selle süsteemi kasutamist ja toimimist asutuse tugitegevust toetava infosüsteemina. Olete oma ametiülesannete tõttu 150 aktiivsema kasutaja hulgas ning seega sattusite ka käesoleva uuringu valimisse. Küsitlus põhineb infosüsteemide hindamise teooriatel ja erinevate tegurite vaheliste seoste leidmiseks on oluline, et vastaksite kõikidele küsimustele. Analüüsi tulemusi kasutatakse TLÜ dokumendihalduse eriala magistritöös ning arvestatakse dokumendihalduse ja WD edasisel arendamisel TLÜ-s. Vastajate anonüümsus on tagatud ja andmeid esitatakse vaid üldistatud kujul. Andmeid teie struktuuriüksuse kohta kasutatakse vaid vastuste laekumise jälgimiseks. Tänan Teid juba ette kulutatud aja eest! Lugupidamisega Karin Oolu Dokumendihaldus, magistrant [email protected], 5511242
I osa: Hinnangud süsteemile I WD KASUTAMINE 1. Kui sageli keskmiselt kasutate oma tööülesannetega seonduvalt WD-i?
Mitmeid kordi päevas
Kord päevas
Mitmeid kordi nädalas
Kord nädalas
Mõned korrad kuus
Veel harvem 2. Mil määral olete oma tööülesannete täitmisel sõltuv WD kasutamisest?
olulisel määral
mõningal määral
üldse mitte 3. Millistel eesmärkidel kasutate WD-i?
Asjaajamisega seotud tööprotsesside kohta info hankimiseks (nt. dokumendipõhjad, abimaterjalid, juhised)
Info/dokumentide registreerimiseks, nende organiseerimiseks/otsimiseks/haldamiseks
Asjaajamisega seotud toimingute tegemiseks (dokumentide kooskõlastamine, menetlemine)
Informatiivse kanalina ülikooli tegevuse kohta info saamiseks (nt. töörühmade materjalid, arutelud, eelnõud, jms.)
Kalendrit oma ajaressursside planeerimiseks
Ctrl klahvi all hoides saate valida mitu vastusevarianti korraga Palun täpsustage kui kasutate WD veel mõnel eesmärgil
77
4. Palun hinnake alloleval skaalal kuivõrd nõustute väitega, et WD kasutamine on lihtne.
ei ole nõus pigem ei ole nõus raske öelda pigem nõus täiesti nõus 4a. Kui vastasite, et ei ole nõus või pigem ei ole nõus, siis palun kommenteerige, mis on valmistanud kõige rohkem raskusi WD kasutamisel
Teie kommentaarid WD kasutamise kohta:
I WD KVALITEET Palun hinnake, kuivõrd olete nõus allpool olevate väidetega, pidades silmas WD kui infosüsteemi kvaliteeti 5. WD on mulle vajalikul hetkel kättesaadav:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 6. Võrreldes teiste infosüsteemidega on WD piisavalt kiire:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 7. WD ülesehitus võimaldab vajaliku info/dokumendi kiiret leidmist:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 8. WD on atraktiivne ja kutsub kasutama:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 9. WD on kasutajasõbralik:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 10. Milliste infosüsteemidega võiks WD teie arvates ühildatud olla?
Teie kommentaarid WD kvaliteedi kohta:
III WD SISU KVALITEET Palun hinnake, kuivõrd olete nõus allpool olevate väidetega, pidades silmas WD-s sisalduvat infot/dokumente ja nende kvaliteeti: 11. WD-s sisalduv info/dokumendid on vajalikud minu tööülesannete täitmiseks:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 12. WD-s sisalduv info/dokumendid kajastavad piisavalt ülikooli tegevust:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 13. Mulle vajalik info ja dokumendid on WD-s pidevalt kaasajastatud/uuendatud:
78
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 14. WD-s olev info/dokumendid on kättesaadavad sellises ulatuses nagu vajan:
1- ei ole nõus 2-pigem ei ole nõus 3-raske öelda 4-pigem nõus 5- täiesti nõus 14a. Palun nimetage, millised dokumendid peaksid WD-s veel saadaval olema:
14b. Palun nimetage, mis on teie arvates WD-s praegu üleliigne
Teie kommentaarid WD sisu kohta:
IV TEENUSE KVALITEET 15. Kas WD online abi ja juhised erinevate süsteemi funktsioonide kasutamiseks on teie tööga seonduvalt piisavad?
Jah
Ei 15a. Kui vastasite ei, siis palun kommenteerige, millest jääb teie arvates puudu:
16. Kuidas hindate kontakti süsteemiadministraatoritega (Kersti Treulich, Ülle Männik/Rektoraadi Büroo)?
Väga hea
Hea
Ei ole kokkupuudet olnud
Rahuldav
Mitterahuldav
Ei teadnud varem, kes on süsteemi administraator 16a. Kuidas ja millistes küsimustes sooviksite süsteemi administraatorilt rohkem tuge?
V RAHULOLU
79
17. Palun valige allpool olevatest variantidest kolm teie jaoks kõige olulisemat WD kasutamisest tulenevat eelist:
võimaldab asjaajamisega seotud toiminguid sooritada ühes kohas
lihtsustab igapäevast tööd
võimaldab tööülesandeid kiiremini täita
võimaldab teha rohkem asju õigesti (töötan tõhusamalt)
võimaldab tegeleda rohkem vajalike toimingutega (suurem tööalane efektiivsus)
kiirendab otsuste vastuvõtmist
võimaldab mul oma tööprotsesse arendada
aitab prioriteete seada
aitab töösse puutuvate aktuaalsete teemadega kursis olla Ctrl klahvi all hoides saate valida mitu vastusevarianti korraga Palun lisage kui WD kasutamine annab mõne muu eelise
18. Kas WD kasutamine on teie arvates parandanud töökorraldust ülikooli allüksuses, kus te töötate?
Jah
Ei 18a. Kui vastasite jah, siis palun kirjutage, mis on allüksuse töökorralduses muutunud tänu WD kasutamisele
Muud hinnangud süsteemile, mille jaoks eelnevates küsimustes ruumi ei olnud:
II osa: Süsteemi kasutamist mõjutavad tegurid: KOGEMUS: 19. Olen kasutanud WD
alates süsteemi kasutuselevõtmisest (2006)
üks aasta
pool aastat
vähem kui pool aastat KOOLITUS:
80
20. Olen osalenud WD koolitusel aulaloeng
arvutiklassi koolitus
individuaalne konsultatsioon
õppisin ise Ctrl klahvi all hoides saate valida mitu vastusevarianti korraga 21. Palun hinnake alloleval skaalal, mil määral nõustute väitega, et WD kasutamist on/oli lihtne õppida:
ei ole nõus pigem ei ole nõus raske öelda pigem nõus täiesti nõus 21a. Palun kommenteerige, mis oli kõige raskem õppimise ajal
22. Palun hinnake alloleval skaalal, mil määral nõustute väitega, et praeguseks omandatud oskustest piisab WD-i eesmärgipäraseks kasutamiseks?
ei ole nõus pigem ei ole nõus raske öelda pigem nõus täiesti nõus 22a. Palun kommenteerige, millest jääb kõige enam puudu
SUHTUMINE: 23. Kasutaksin WD ka siis, kui selle kasutamine ei oleks kohustuslik:
Jah
Ei 23a. Kui vastasite ei, siis palun kommenteerige, miks te ei kasutaks WD
OSALUS/HAARATUS: 24. Kas olete teinud ettepanekuid süsteemi paremaks muutmiseks?
Jah
Ei Kui vastasite Ei jätkake palun küsimusega 24c. 24a. Palun täpsustage milliseid ettepanekuid olete teinud
24b. Kas teie kui kasutaja soovitusi on arvesse võetud?
Jah
Ei
81
24c. Mis põhjustel Te ei ole teinud ettepanekuid WD paremaks muutmiseks? Olen rahul praegusega, ei ole ettepanekuid
Ei ole veel jõudnud, kuid kavatsen teha Muu, palun täpsustage
ametikoht/funktsioon:
asjaajaja, õppetöö koordinaator, õppeassistent, üksuse sekretär-asjaajaja, juhiabi
juht, instituudi/kolledzhi juht, õppejuht,tippjuht Ctrl klahvi all hoides saate valida mitu vastusevarianti korraga akadeemiline üksus
Ajaloo Instituut
vanus kuni 20
tööstaazh TLÜ-s
kuni üks aasta
Suur aitäh!
saada
82
LISA 2
WD kasutamisele antud hinnangute koondtabelid
1. Hinnangud WD kasutamise sagedusele
1. Kui sageli keskmiselt kasutate oma tööülesannetega seonduvalt WD-i?
Mitmeid kordi
päevas
Kord päevas
Mitmeid kordi
nädalas
Kord nädalas
Mõned korrad kuus
Veel harvem
Kokku
Vastuste arv 13 4 9 3 2 1 32 % gruppidest 40,6% 12,5% 28,1% 9,4% 6,3% 3,1% 100,0%
asjaajajad
% vastustest 81,3% 80,0% 42,9% 75,0% 50,0% 100,0% 62,7% Vastuste arv 3 1 12 1 2 0 19 % gruppidest 15,8% 5,3% 63,2% 5,3% 10,5% ,0% 100,0%
juhid
% vastustest 18,8% 20,0% 57,1% 25,0% 50,0% ,0% 37,3% Kokku Vastuste arv 16 5 21 4 4 1 51 % gruppidest 31,4% 9,8% 41,2% 7,8% 7,8% 2,0% 100,0% % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 10 3 12 2 2 1 30 % gruppidest 33,3% 10,0% 40,0% 6,7% 6,7% 3,3% 100,0%
alates 2006 WD
kasutanud % vastustest 62,5% 60,0% 57,1% 50,0% 50,0% 100,0% 58,8% Vastuste arv 6 2 9 2 2 0 21 % gruppidest 28,6% 9,5% 42,9% 9,5% 9,5% ,0% 100,0%
kuni aasta WD
kasutanud % vastustest 37,5% 40,0% 42,9% 50,0% 50,0% ,0% 41,2% Kokku Vastuste arv 16 5 21 4 4 1 51 % gruppidest 31,4% 9,8% 41,2% 7,8% 7,8% 2,0% 100,0% % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 3 2 11 1 4 1 22 % gruppidest 13,6% 9,1% 50,0% 4,5% 18,2% 4,5% 100,0%
ise õppinud % vastustest 18,8% 40,0% 52,4% 25,0% 100,0% 100,0% 43,1%
Vastuste arv 13 3 10 3 0 0 29 % gruppidest 44,8% 10,3% 34,5% 10,3% ,0% ,0% 100,0%
koolitusel osalenud
% vastustest 81,3% 60,0% 47,6% 75,0% ,0% ,0% 56,9%
Kokku Vastuste arv 16 5 21 4 4 1 51 % gruppidest 31,4% 9,8% 41,2% 7,8% 7,8% 2,0% 100,0% % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 11 4 14 2 2 0 33 % gruppidest 33,3% 12,1% 42,4% 6,1% 6,1% ,0% 100,0%
positiivse
suhtumisega
% vastustest 73,3% 80,0% 70,0% 50,0% 50,0% ,0% 67,3%
Vastuste arv 4 1 6 2 2 1 16 % gruppidest 25,0% 6,3% 37,5% 12,5% 12,5% 6,3% 100,0%
negatiivse
suhtumisega
% vastustest 26,7% 20,0% 30,0% 50,0% 50,0% 100,0% 32,7%
Kokku Vastuste arv 15 5 20 4 4 1 49 % gruppidest 30,6% 10,2% 40,8% 8,2% 8,2% 2,0% 100,0% % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
83
2. Vastuste jagunemine WD kasutamise eesmärkidele
Grupp 3. Millistel eesmärkidel kasutate WD?
Asj
aaja
mis
ega
seot
ud
tööp
rots
essi
de k
ohta
in
fo h
anki
mis
eks
Info
/dok
umen
tide
re
gist
reer
imis
eks
/ ha
ldam
isek
s
Asj
aaja
mis
ega
seot
ud to
imin
gute
te
gem
isek
s
Info
rmat
iivs
e ka
nali
na ü
liko
oli
tege
vuse
st ü
leva
ate
saam
isek
s
Kal
endr
it
ajar
essu
rssi
de
plan
eeri
mis
eks
Vastuste arv 27 25 6 9 0 % grupist
asjaajajad
% vastusest 69,2% 86,2% 66,7% 36,0% 0 Vastuste arv 12 4 3 16 0 % grupist
juhid
% vastusest 30,8% 13,8% 33,3% 64,0%
Kokku Vastuste arv 39 29 9 25 0 % gruppidest % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 0
Vastuste arv 23 19 3 11 0 % grupist
alates 2006 WD
kasutanud % vastusest 59,0% 65,5% 33,3% 44,0% Vastuste arv 16 10 6 14 0 % grupist
kuni aasta WD
kasutanud % vastusest 41,0% 34,5% 66,7% 56,0% 0
Kokku Vastuste arv 39 29 9 25 0 % gruppidest % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 0
Vastuste arv 17 5 4 15 0 % grupist
ise õppinud
% vastusest 43,6% 17,2% 44,4% 60,0% Vastuste arv 22 24 5 10 0 % grupist
koolitustel osalenud
% vastusest 56,4% 82,8% 55,6% 40,0% 0
Kokku Vastuste arv 39 29 9 25 0 % gruppidest % vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 0
Vastuste arv 25 20 5 17 0 % grupist
positiivse suhtumisega
% vastusest 65,8% 69,0% 55,6% 68,0% 0 Vastuste arv 13 9 4 8 0 % grupist
negatiivse suhtumisega
% vastusest 34,2% 31,0% 44,4% 32,0% 0
Kokku Vastuste arv 38 29 9 25 0
% gruppidest
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 0
84
3. Hinnangute jagunemine WD kasutamise lihtsusele
4. Palun hinnake alloleval skaalal kuivõrd nõustute väitega, et WD kasutamine on lihtne
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 1 5 6 18 2 32 % grupist 3,1% 15,6% 18,8% 56,3% 6,3% 100,0% asjaajajad
% vastusest 33,3% 35,7% 60,0% 81,8% 100,0% 62,7%
Vastuste arv 2 9 4 4 0 19 % grupist 10,5% 47,4% 21,1% 21,1% ,0% 100,0%
juhid
% vastusest 66,7% 64,3% 40,0% 18,2% ,0% 37,3%
Vastuste arv 3 14 10 22 2 51 % gruppidest 5,9% 27,5% 19,6% 43,1% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 7 4 16 2 30 % grupist 3,3% 23,3% 13,3% 53,3% 6,7% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 33,3% 50,0% 40,0% 72,7% 100,0% 58,8%
Vastuste arv 2 7 6 6 0 21 % grupist 9,5% 33,3% 28,6% 28,6% ,0% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 66,7% 50,0% 60,0% 27,3% ,0% 41,2%
Vastuste arv 3 14 10 22 2 51 % gruppidest 5,9% 27,5% 19,6% 43,1% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 2 9 5 6 0 22 % grupist 9,1% 40,9% 22,7% 27,3% ,0% 100,0% ise õppinud
% vastusest 66,7% 64,3% 50,0% 27,3% ,0% 43,1%
Vastuste arv 1 5 5 16 2 29 % grupist 3,4% 17,2% 17,2% 55,2% 6,9% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest 33,3% 35,7% 50,0% 72,7% 100,0% 56,9%
Vastuste arv 3 14 10 22 2 51 % gruppidest 5,9% 27,5% 19,6% 43,1% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 6 7 17 2 33 % grupist 3,0% 18,2% 21,2% 51,5% 6,1% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 33,3% 42,9% 70,0% 85,0% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 2 8 3 3 0 16 % grupist 12,5% 50,0% 18,8% 18,8% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 66,7% 57,1% 30,0% 15,0% ,0% 32,7%
Vastuste arv 3 14 10 20 2 49 % gruppidest 6,1% 28,6% 20,4% 40,8% 4,1% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
85
LISA 3
WD kvaliteedile antud hinnangute koondtabelid
1. Hinnangute jagunemine WD kättesaadavusele
5. WD on mulle vajalikul hetkel kättesaadav
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 1 0 1 9 21 32
% grupist 3,1% ,0% 3,1% 28,1% 65,6% 100,0% asjaajajad
% vastusest 50,0% ,0% 16,7% 52,9% 84,0% 62,7%
Vastuste arv 1 1 5 8 4 19
% grupist 5,3% 5,3% 26,3% 42,1% 21,1% 100,0%
juhid
% vastusest 50,0% 100,0% 83,3% 47,1% 16,0% 37,3%
Vastuste arv 2 1 6 17 25 51
% gruppidest 3,9% 2,0% 11,8% 33,3% 49,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 2 0 1 8 19 30 % grupist 6,7% ,0% 3,3% 26,7% 63,3% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 100,0% ,0% 2 47,1% 76,0% 58,8%
Vastuste arv 0 1 5 9 6 21 % grupist ,0% 4,8% 0 42,9% 28,6% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest ,0% 100,0% 83,3% 52,9% 24,0% 41,2%
Vastuste arv 2 1 6 17 25 51 % gruppidest 3,9% 2,0% 11,8% 33,3% 49,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 2 1 6 8 5 22 % grupist 9,1% 2 27,3% 36,4% 22,7% 100,0% ise õppinud
% vastusest 100,0% 100,0% 100,0% 47,1% 20,0% 43,1%
Vastuste arv 0 0 0 9 20 29 % grupist ,0% ,0% ,0% 31,0% 69,0% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest ,0% ,0% ,0% 52,9% 80,0% 56,9%
Vastuste arv 2 1 6 17 25 51 % gruppidest 3,9% 2,0% 11,8% 33,3% 49,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 2 0 2 10 19 33 % grupist 6,1% ,0% 6,1% 30,3% 57,6% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 100,0% ,0% 33,3% 2 79,2% 67,3%
Vastuste arv 0 1 4 6 5 16 % grupist ,0% 6,3% 25,0% 37,5% 31,3% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest ,0% 100,0% 66,7% 37,5% 20,8% 32,7%
Vastuste arv 2 1 6 16 24 49 % gruppidest 4,1% 2,0% 12,2% 32,7% 49,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
86
2. Hinnangute jagunemine WD kiirusele
6. Võrreldes teiste infosüsteemidega on WD piisavalt kiire
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 0 2 8 14 8 32 % grupist ,0% 6,3% 25,0% 43,8% 25,0% 100,0% asjaajajad
% vastusest ,0% 33,3% 50,0% 77,8% 80,0% 62,7%
Vastuste arv 1 4 8 4 2 19 % grupist 5,3% 21,1% 42,1% 21,1% 10,5% 100,0%
juhid
% vastusest 100,0% 66,7% 50,0% 22,2% 20,0% 37,3%
Vastuste arv 1 6 16 18 10 51 % gruppidest 2,0% 11,8% 31,4% 35,3% 19,6% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 3 7 12 7 30 % grupist 3,3% 10,0% 23,3% 40,0% 23,3% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 100,0% 50,0% 43,8% 66,7% 70,0% 58,8%
Vastuste arv 0 3 9 6 3 21 % grupist ,0% 14,3% 42,9% 28,6% 14,3% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest ,0% 50,0% 56,3% 33,3% 30,0% 41,2%
Vastuste arv 1 6 16 18 10 51 % gruppidest 2,0% 11,8% 31,4% 35,3% 19,6% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 4 11 5 1 22 % grupist 4,5% 18,2% 50,0% 22,7% 4,5% 100,0% ise õppinud
% vastusest 100,0% 66,7% 68,8% 27,8% 10,0% 43,1%
Vastuste arv 0 2 5 13 9 29 % grupist ,0% 6,9% 17,2% 44,8% 31,0% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest ,0% 33,3% 31,3% 72,2% 90,0% 56,9%
Vastuste arv 1 6 16 18 10 51 % gruppidest 2,0% 11,8% 31,4% 35,3% 19,6% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 2 8 12 10 33 % grupist 3,0% 6,1% 24,2% 36,4% 30,3% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 100,0% 33,3% 53,3% 70,6% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 0 4 7 5 0 16 % grupist ,0% 25,0% 43,8% 31,3% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest ,0% 66,7% 46,7% 29,4% ,0% 32,7%
Vastuste arv 1 6 15 17 10 49 % gruppidest 2,0% 12,2% 30,6% 34,7% 20,4% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
87
3. Hinnangute jagunemine WD ülesehitusele
7. WD ülesehitus võimaldab vajaliku info/dokumendi kiiret leidmist
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 1 13 7 9 2 32 % grupist 3,1% 40,6% 21,9% 28,1% 6,3% 100,0% asjaajajad
% vastusest 16,7% 68,4% 63,6% 69,2% 100,0% 62,7%
Vastuste arv 5 6 4 4 0 19 % grupist 26,3% 31,6% 21,1% 21,1% ,0% 100,0%
juhid
% vastusest 83,3% 31,6% 36,4% 30,8% ,0% 37,3%
Vastuste arv 6 19 11 13 2 51 % gruppidest 11,8% 37,3% 21,6% 25,5% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 2 11 6 9 2 30 % grupist 6,7% 36,7% 20,0% 30,0% 6,7% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 33,3% 57,9% 54,5% 69,2% 100,0% 58,8%
Vastuste arv 4 8 5 4 0 21 % grupist 19,0% 38,1% 23,8% 19,0% ,0% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 66,7% 42,1% 45,5% 30,8% ,0% 41,2%
Vastuste arv 6 19 11 13 2 51 % gruppidest 11,8% 37,3% 21,6% 25,5% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 5 9 6 2 0 22 % grupist 22,7% 40,9% 27,3% 9,1% ,0% 100,0% ise õppinud
% vastusest 83,3% 47,4% 54,5% 15,4% ,0% 43,1%
Vastuste arv 1 10 5 11 2 29 % grupist 3,4% 34,5% 17,2% 37,9% 6,9% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest 16,7% 52,6% 45,5% 84,6% 100,0% 56,9%
Vastuste arv 6 19 11 13 2 51 % gruppidest 11,8% 37,3% 21,6% 25,5% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 4 7 8 12 2 33 % grupist 12,1% 21,2% 24,2% 36,4% 6,1% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 66,7% 36,8% 80,0% 100,0% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 2 12 2 0 0 16 % grupist 12,5% 75,0% 12,5% ,0% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 33,3% 63,2% 20,0% ,0% ,0% 32,7%
Vastuste arv 6 19 10 12 2 49 % gruppidest 12,2% 38,8% 20,4% 24,5% 4,1% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
88
4. Hinnangute jagunemine WD atraktiivusele
8. WD on atraktiivne ja kutsub kasutama
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 5 4 13 10 32 % grupist 15,6% 12,5% 40,6% 31,3% 100,0% asjaajajad
% vastusest 38,5% 50,0% 68,4% 90,9% 62,7%
Vastuste arv 8 4 6 1 19 % grupist 42,1% 21,1% 31,6% 5,3% 100,0%
juhid
% vastusest 61,5% 50,0% 31,6% 9,1% 37,3%
Vastuste arv 13 8 19 11 51 % gruppidest 25,5% 15,7% 37,3% 21,6% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 7 4 10 9 30 % grupist 23,3% 13,3% 33,3% 30,0% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 53,8% 50,0% 52,6% 81,8% 58,8%
Vastuste arv 6 4 9 2 21 % grupist 28,6% 19,0% 42,9% 9,5% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 46,2% 50,0% 47,4% 18,2% 41,2%
Vastuste arv 13 8 19 11 51 % gruppidest 25,5% 15,7% 37,3% 21,6% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 9 4 7 2 22 % grupist 40,9% 18,2% 31,8% 9,1% 100,0% ise õppinud
% vastusest 69,2% 50,0% 36,8% 18,2% 43,1%
Vastuste arv 4 4 12 9 29 % grupist 13,8% 13,8% 41,4% 31,0% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest 30,8% 50,0% 63,2% 81,8% 56,9%
Vastuste arv 13 8 19 11 51 % gruppidest 25,5% 15,7% 37,3% 21,6% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 3 5 15 10 33 % grupist 9,1% 15,2% 45,5% 30,3% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 23,1% 62,5% 83,3% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 10 3 3 0 16 % grupist 62,5% 18,8% 18,8% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 76,9% 37,5% 16,7% ,0% 32,7%
Vastuste arv 13 8 18 10 49 % gruppidest 26,5% 16,3% 36,7% 20,4% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
89
5. Hinnangute jagunemine WD kasutajasõbralikkusele
9. WD on kasutajasõbralik
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 3 6 10 12 1 32 % grupist 9,4% 18,8% 31,3% 37,5% 3,1% 100,0% asjaajajad
% vastusest 37,5% 54,5% 62,5% 80,0% 100,0% 62,7%
Vastuste arv 5 5 6 3 0 19 % grupist 26,3% 26,3% 31,6% 15,8% ,0% 100,0%
juhid
% vastusest 62,5% 45,5% 37,5% 20,0% ,0% 37,3%
Vastuste arv 8 11 16 15 1 51 % gruppidest 15,7% 21,6% 31,4% 29,4% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 5 4 9 11 1 30 % grupist 16,7% 13,3% 30,0% 36,7% 3,3% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 62,5% 36,4% 56,3% 73,3%
100,0%
58,8%
Vastuste arv 3 7 7 4 0 21 % grupist 14,3% 33,3% 33,3% 19,0% ,0% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 37,5% 63,6% 43,8% 26,7% ,0% 41,2%
Vastuste arv 8 11 16 15 1 51 % gruppidest 15,7% 21,6% 31,4% 29,4% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 6 6 8 2 0 22 % grupist 27,3% 27,3% 36,4% 9,1% ,0% 100,0% ise õppinud
% vastusest 75,0% 54,5% 50,0% 13,3% ,0% 43,1%
Vastuste arv 2 5 8 13 1 29 % grupist 6,9% 17,2% 27,6% 44,8% 3,4% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest 25,0% 45,5% 50,0% 86,7% 100,0
% 56,9%
Vastuste arv 8 11 16 15 1 51 % gruppidest 15,7% 21,6% 31,4% 29,4% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 4 4 10 14 1 33 % grupist 12,1% 12,1% 30,3% 42,4% 3,0% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 50,0% 36,4% 66,7% 100,0% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 4 7 5 0 0 16 % grupist 25,0% 43,8% 31,3% ,0% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 50,0% 63,6% 33,3% ,0% ,0% 32,7%
Vastuste arv 8 11 15 14 1 49 % gruppidest 16,3% 22,4% 30,6% 28,6% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
90
LISA 4
Hinnangud WD sisu kvaliteedile
1. Hinnangute jagunemine WD sisu vajalikkusele
11. WD-s sisalduv info/dokumendid on vajalikud minu tööülesannete täitmiseks
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 1 1 20 10 32 % grupist 3,1% 3,1% 62,5% 31,3% 100,0% asjaajajad
% vastusest 100,0% 33,3% 71,4% 52,6% 62,7%
Vastuste arv 0 2 8 9 19 % grupist ,0% 10,5% 42,1% 47,4% 100,0%
juhid
% vastusest ,0% 66,7% 28,6% 47,4% 37,3%
Vastuste arv 1 3 28 19 51 % gruppidest 2,0% 5,9% 54,9% 37,3% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 0 18 11 30 % grupist 3,3% ,0% 60,0% 36,7% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest 100,0% ,0% 64,3% 57,9% 58,8%
Vastuste arv 0 3 10 8 21 % grupist ,0% 14,3% 47,6% 38,1% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest ,0% 100,0% 35,7% 42,1% 41,2%
Vastuste arv 1 3 28 19 51 % gruppidest 2,0% 5,9% 54,9% 37,3% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 2 10 9 22 % grupist 4,5% 9,1% 45,5% 40,9% 100,0% ise õppinud
% vastusest 100,0% 66,7% 35,7% 47,4% 43,1%
Vastuste arv 0 1 18 10 29 % grupist ,0% 3,4% 62,1% 34,5% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest ,0% 33,3% 64,3% 52,6% 56,9%
Vastuste arv 1 3 28 19 51 % gruppidest 2,0% 5,9% 54,9% 37,3% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 0 18 15 33 % grupist ,0% ,0% 54,5% 45,5% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest ,0% ,0% 69,2% 78,9% 67,3%
Vastuste arv 1 3 8 4 16 % grupist 6,3% 18,8% 50,0% 25,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 100,0% 100,0% 30,8% 21,1% 32,7%
Vastuste arv 1 3 26 19 49 % gruppidest 2,0% 6,1% 53,1% 38,8% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
91
2. Hinnangute jagunemine WD sisu kajastatavusele
12. WD-s sisalduv info/dokumendid kajastavad piisavalt ülikooli tegevust
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 0 2 15 13 2 32 % grupist ,0% 6,3% 46,9% 40,6% 6,3% 100,0% asjaajajad
% vastusest ,0% 33,3% 65,2% 68,4% 100,0% 62,7%
Vastuste arv 1 4 8 6 0 19 % grupist 5,3% 21,1% 42,1% 31,6% ,0% 100,0%
juhid
% vastusest 100,0% 66,7% 34,8% 31,6% ,0% 37,3%
Vastuste arv 1 6 23 19 2 51 % gruppidest 2,0% 11,8% 45,1% 37,3% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 3 13 13 1 30 % grupist ,0% 10,0% 43,3% 43,3% 3,3% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest ,0% 50,0% 56,5% 68,4% 50,0% 58,8%
Vastuste arv 1 3 10 6 1 21 % grupist 4,8% 14,3% 47,6% 28,6% 4,8% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 100,0% 50,0% 43,5% 31,6% 50,0% 41,2%
Vastuste arv 1 6 23 19 2 51 % gruppidest 2,0% 11,8% 45,1% 37,3% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 3 12 6 0 22 % grupist 4,5% 13,6% 54,5% 27,3% ,0% 100,0% ise õppinud
% vastusest 100,0% 50,0% 52,2% 31,6% ,0% 43,1%
Vastuste arv 0 3 11 13 2 29 % grupist ,0% 10,3% 37,9% 44,8% 6,9% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest ,0% 50,0% 47,8% 68,4% 100,0% 56,9%
Vastuste arv 1 6 23 19 2 51 % gruppidest 2,0% 11,8% 45,1% 37,3% 3,9% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 1 3 12 15 2 33 % grupist 3,0% 9,1% 36,4% 45,5% 6,1% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest 100,0% 50,0% 57,1% 78,9% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 0 3 9 4 0 16 % grupist ,0% 18,8% 56,3% 25,0% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest ,0% 50,0% 42,9% 21,1% ,0% 32,7%
Vastuste arv 1 6 21 19 2 49 % gruppidest 2,0% 12,2% 42,9% 38,8% 4,1% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
92
3. Hinnangute jagunemine WD sisu ajakohastatusele
13. Mulle vajalik info ja dokumendid on WD-s pidevalt kaasajastatud/uuendatud
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 1 4 11 15 1 32 % grupist 3,1% 12,5% 34,4% 46,9% 3,1% 100,0% asjaajajad
% vastusest 100,0% 50,0% 61,1% 65,2% 100,0% 62,7%
Vastuste arv 0 4 7 8 0 19 % grupist ,0% 21,1% 36,8% 42,1% ,0% 100,0%
juhid
% vastusest ,0% 50,0% 38,9% 34,8% ,0% 37,3%
Vastuste arv 1 8 18 23 1 51 % gruppidest 2,0% 15,7% 35,3% 45,1% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 3 14 13 0 30 % grupist ,0% 10,0% 46,7% 43,3% ,0% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest ,0% 37,5% 77,8% 56,5% ,0% 58,8%
Vastuste arv 1 5 4 10 1 21 % grupist 4,8% 23,8% 19,0% 47,6% 4,8% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 100,0% 62,5% 22,2% 43,5% 100,0% 41,2%
Vastuste arv 1 8 18 23 1 51 % gruppidest 2,0% 15,7% 35,3% 45,1% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 4 7 11 0 22 % grupist ,0% 18,2% 31,8% 50,0% ,0% 100,0% ise õppinud
% vastusest ,0% 50,0% 38,9% 47,8% ,0% 43,1%
Vastuste arv 1 4 11 12 1 29 % grupist 3,4% 13,8% 37,9% 41,4% 3,4% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest 100,0% 50,0% 61,1% 52,2% 100,0% 56,9%
Vastuste arv 1 8 18 23 1 51 % gruppidest 2,0% 15,7% 35,3% 45,1% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 4 10 18 1 33 % grupist ,0% 12,1% 30,3% 54,5% 3,0% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest ,0% 50,0% 58,8% 81,8% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 1 4 7 4 0 16 % grupist 6,3% 25,0% 43,8% 25,0% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 100,0% 50,0% 41,2% 18,2% ,0% 32,7%
Vastuste arv 1 8 17 22 1 49 % gruppidest 2,0% 16,3% 34,7% 44,9% 2,0% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
93
4. Hinnangute jagunemine WD sisu piisavusele
14. WD-s olev info/dokumendid on kättesaadavad sellises ulatuses nagu vajan
Grupp ei ole nõus
pigem ei ole nõus
raske öelda
pigem nõus
täiesti nõus Kokku
Vastuste arv 2 4 4 19 3 32 % grupist 6,3% 12,5% 12,5% 59,4% 9,4% 100,0% asjaajajad
% vastusest 100,0% 44,4% 44,4% 70,4% 75,0% 62,7%
Vastuste arv 0 5 5 8 1 19 % grupist ,0% 26,3% 26,3% 42,1% 5,3% 100,0%
juhid
% vastusest ,0% 55,6% 55,6% 29,6% 25,0% 37,3%
Vastuste arv 2 9 9 27 4 51 % gruppidest 3,9% 17,6% 17,6% 52,9% 7,8% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 4 5 17 4 30 % grupist ,0% 13,3% 16,7% 56,7% 13,3% 100,0%
alates 2006 WD kasutanud % vastusest ,0% 44,4% 55,6% 63,0% 100,0% 58,8%
Vastuste arv 2 5 4 10 0 21 % grupist 9,5% 23,8% 19,0% 47,6% ,0% 100,0%
kuni aasta WD kasutanud % vastusest 100,0% 55,6% 44,4% 37,0% ,0% 41,2%
Vastuste arv 2 9 9 27 4 51 % gruppidest 3,9% 17,6% 17,6% 52,9% 7,8% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 5 7 10 0 22 % grupist ,0% 22,7% 31,8% 45,5% ,0% 100,0% ise õppinud
% vastusest ,0% 55,6% 77,8% 37,0% ,0% 43,1%
Vastuste arv 2 4 2 17 4 29 % grupist 6,9% 13,8% 6,9% 58,6% 13,8% 100,0%
koolitustel osalenud
% vastusest 100,0% 44,4% 22,2% 63,0% 100,0% 56,9%
Vastuste arv 2 9 9 27 4 51 % gruppidest 3,9% 17,6% 17,6% 52,9% 7,8% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
Vastuste arv 0 5 4 20 4 33 % grupist ,0% 15,2% 12,1% 60,6% 12,1% 100,0%
positiivse suhtumisega
% vastusest ,0% 55,6% 44,4% 80,0% 100,0% 67,3%
Vastuste arv 2 4 5 5 0 16 % grupist 12,5% 25,0% 31,3% 31,3% ,0% 100,0%
negatiivse suhtumisega
% vastusest 100,0% 44,4% 55,6% 20,0% ,0% 32,7%
Vastuste arv 2 9 9 25 4 49 % gruppidest 4,1% 18,4% 18,4% 51,0% 8,2% 100,0% Kokku
% vastustest 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
