TALLINNA TERVISHOIU KÕRGKOOLI

ASJAAJAMISKORD

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Tallinn 2016

SISUKORD

I ÜLDOSA…………………………………………………………………………………..... 5

Üldalused ja normatiivne keskkond……………………………………………………………5

Kõrgkooli infosüsteemid ja haldustarkvarad…………………………………………………. . 7

Asjaajamises ja käesolevas korras kasutatavad mõisted…………………………………………… 9

II HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED……………………………………… 14

Dokumendiplangid………………………………………………………………………….. 14

Dokumentide elemendid ja vormistamine………………………………………...………… 15

Kinnitusmärge ja kinnitamine………………………………………………………………. 18

Dokumendi väljaandmise (koostamise) koht ja kuupäev……………………...…………… 19

Registrinumber……………………………………………………………………………… 20

Registrinumber ehk viit……………………………………………………………………... 20

Pealkiri………………………………………………………………………………………. 21

Pöördumine…………………………………………………………………………………. 21

Dokumendi tekst ja selle koostamine……………………………………………………….. 22

Lõputervitus………………………………………………………………………………… 23

Allkiri ja allkirjastamine…………………………………………………………………….. 23

Märkus lisa (de) kohta……………………………………………………………………… 25

Märkus lisaadressaatide kohta……………………………………………………………… 26

Väljamineva dokumendi kooskõlastamine ja digitaalne allkirjastamine…………………... 26

Kooskõlastusmärge ja kooskõlastamine……………………………………………………. 26

Koostaja nimi, telefoninumber, e-post ja e-posti ametlik signatuur………………………... 27

Ärakirja, koopia, väljavõtte, väljatrüki ja allkirja kinnitamine……………………………... 27

III KÕRGKOOLI PITSATID JA HALDUSDOKUMENDID….……..………………. 28

Kõrgkooli pitsatid…………………………………………………………………………... 28

Kõrgkooli haldusdokumendid…………………………………………………….………... 29

Käskkiri……………………………………………………………………………………... 29

Koosoleku protokoll………………………………………………………………………… 32

Akt……………………………………………………………………………….………….. 33

Leping……………………………………………………………………………………….. 34

Ametikiri…………………………………………………………………………….………. 35

Esildis, taotlus, avaldus……………………………………………………………………... 36

Volikiri………………………………………………………………………………………. 36

Teatis/arhiiviteatis…………………………………………………………………………… 37

Tõend………………………………………………………………………………………... 38

Teabenõue………………………………………………………………………………….. 38

Märgukiri ja selgitustaotlus……………………………………………………………….... 39

E-post……………………………………………………………………………………….. 40

Tunnistus/tõend ja akadeemiline õiend……………………………………………………… 41

Kõrgkooli komisjonide moodustamine ja nende dokumendid……………………………... 42

IV KÕRGKOOLI DOKUMENDIRINGLUS JA ALLKIRJAÕIGUSED……..…….... 43

Saabuvate dokumentide vastuvõtmine, sorteerimine ja registreerimine…………………… 43

Juurdepääsupiirangu teave………………………………………………………………….. 45

Dokumentide läbivaatamine ja resolutsioon dokumendihaldusprogrammis Amphora……. 46

Dokumentide allkirjastamine……………………………………………………………… 46

Dokumendi täitmine, täitmise kontrollimine ja täitmistulemuse vormistamine…………… 47

Ümbriku vormistamine…………………………………………………………………….. 48

V DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE

MOODUSTAMINE………………………………………………………………………. 50

Dokumentide loetelu………………………………………………………………………. 50

Säilitustähtajad…………………………………………………………………………….. 51

Toimikute pidamine asjaajamises………………………………………………………… 52

VI ARHIIVI KORRASTAMINE, KAITSE JA JUURDEPÄÄS NING DOKUMENTIDE

ERALDAMINE HÄVITAMISEKS……………………………………………………... 53

Arhiveeritud dokumentide loetelu ja säilitamine…………………………………………. 53

Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks………………………………………………. 54

Säilikute moodustamine…………………………………………………………………… 55

Dokumentide hävitamine………………………………………………………………….. 56

Arhivaalide säilitamine, kaitse ja neile juurdepääs……………………………………….. 57

Ohutuse tagamine………………………………………………………………………….. 58

VII ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE………….... 59

Asjaajamise ja vara üleandmine töötaja lahkumisel………………………………………… 59

Asjaajamise ja vara üleandmine rektori vahetumisel……………………………………….. 60

LISAD……………………………………………………………………………………… 61

Lisa 1 kirjaplank

Lisa 2 kirjaplank värviline

Lisa 3 kakskeelne kirjaplank

Lisa 4 värviline kakskeelne kirjaplank

Lisa 5 üldplank

Lisa 6 käskkirja plank

Lisa 7 vastuskirja näidis

Lisa 8 pitserite näidised

Lisa 9 käskkirja näidis

Lisa 10 dokumendihaldussüsteemis avalduste/esildiste menetlusse saatmine

Lisa 11 protokolli näidis

Lisa 12 akti näidis

Lisa 13 volikirja näidis

Lisa 14 teatise näidis

Lisa 15 tõendi näidis

Lisa 16 e-kirja näidisvorming

Lisa 17 toimikute loetelu näidis

Lisa 18 dokumentide hävitamisakti näidis

5

I ÜLDOSA

Üldalused ja normatiivne keskkond

1. Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli asjaajamiskord (edaspidi asjaajamiskord) määrab

kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna

Tervishoiu Kõrgkoolis (edaspidi kõrgkool).

2. Kõrgkooli asjaajamiskorra eesmärk on tagada kõrgkooli asjaajamise korrektsus

dokumentide loomisel, vormistamisel, töötlemisel, lahendamisel, registreerimisel,

edastamisel, süstematiseerimisel, hoidmisel, kasutamisel ja üleandmisel arhiivi.

3. Kõrgkooli asjaajamise perioodideks on kalendriaasta ja vastavalt kõrgkooli

akadeemilisele kalendrile õppeaasta, täpsem määratlus on välja toodud sarjade kaupa

kõrgkooli dokumentide loetelus.

4. Asjaajamiskorra koostamisel on võetud aluseks järgmised dokumendid:

- Asjaajamiskorra ühtsed alused;

- Arhiiviseadus;

- Arhiivieeskiri;

- Avaliku teabe seadus

- Digitaalallkirja seadus;

- Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus;

- Isikuandmete kaitse seadus;

- Haldusmenetluse seadus;

- Rakenduskõrgkooli seadus;

- Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli põhimäärus.

5. Kõrgkooli nimi:

1) Kõrgkooli nimi on Tallinna Tervishoiu Kõrgkool, lühendina TTHK

2) Kõrgkooli nimi inglise keeles on Tallinn Health Care College ning teiste võõrkeelte

puhul kasutatakse ingliskeelset nime.

3) Kõrgkooli ingliskeelset nime kasutatakse dokumentides, sealhulgas ametlikus

kirjavahetuses ainult koos eestikeelse nimega. Esmalt kirjutatakse välja nii eesti-, kui ka

ingliskeelne nimi ning järgnevas tekstiosas vaid eestikeelne nimi või lühend.

6. Kõrgkooli kontaktandmed:

1) postiaadress: Kännu 67, 13418, Tallinn

2) registrikood: 700 03980

3) ametlik elektronposti aadress: info@ttk.ee

6

4) kodulehekülg: www.ttk.ee

5) infotelefon: +372 671 1701

6) faksinumber: +372 671 1710

7) administraator: +372 671 1701, +372 56 61 0438

8) meediapäringud: +372 504 0729

9) kõrgkool kasutab Skype´i töö optimaalsemaks korraldamiseks.

10) kõrgkooli töö optimaalseks korraldamiseks on loodud ka meililistid:

- kõrgkooli töötajate meililist: mlist@ttk.ee

- nõukogu meililist: knlist@ttk.ee

- nõunike kogu meililist: nklist@ttk.ee

- kutseõppe osakonna ja õppetoolide meililistid:

farmaatsia@ttk.ee, kutseoppe@ttk.ee, optomeetria@ttk.ee, tegevusteraapia@ttk.ee,

tervisedendus@ttk.ee, htoppetool@ttk.ee, ammaopetajad@ttk.ee, oendus@ttk.ee.

Kõrgkooli meililiste haldab IT-spetsialist, kes vastavalt personalispetsialist-rektori

assistendilt saadud informatsioonile lisab uue töötaja kõrgkooli töötajate listi.

Õppetoolide/osakonna listidesse lisab IT-spetsialist vastavalt õppetooli/osakonna

juhatajalt saadud informatsioonile ning nõukogu ja nõunike kogu listidesse vastavalt

dokumendihalduse spetsialistilt saadud informatsioonile. Listidesse saavad kirjutada

ning listi kirju lugeda kõrgkooli töötajad, kes on antud listidesse lisatud.

7. Kohtla-Järve struktuuriüksuse kontaktandmed:

1) postiaadressid: Lehe 12 ja Lehe 12/1, 30621, Kohtla-Järve

2) kontakttelefon: +372 671 1780

8. Kõrgkooli üliõpilaskodu kontaktandmed:

1) postiaadress: Nõmme tee 49, 11311, Tallinn

2) kontakttelefon: +372 655 2675

3) mobiiltelefon: +372 58 54 6300

9. Kogu kõrgkooli ametlik dokumendiringlus liigub läbi Tallinna koolihoone kontaktide

(post, elektronpost, faks ning läbi vastavate programmide).

10. Käesolevas korras käsitletakse:

1) asjaajamise ja vastutuse piire;

2) kõrgkoolis kasutatavaid dokumendiplanke ja nende kasutamist;

3) kõrgkooli pitsateid, nende tellimise, hoidmise, kasutamise ja hävitamise korda ning

kõrgkooli infosüsteeme ja haldustarkvara;

4) dokumentidele esitatavaid vorminõudeid;

5) dokumentide koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja ametliku kinnitusega

tõestamise protseduuri;

7

6) dokumendiringluse korraldamist kõrgkoolis alates dokumendi kõrgkooli saabumisest

või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni;

7) dokumentide avalikustamist ja neile juurdepääsu tagamist;

8) toimikute moodustamist ja nende ettevalmistamist säilitamiseks;

9) dokumentide säilitamise, hoidmise ja hävitamise korda;

10) asjaajamise ja vara üleandmist.

11. Kõrgkooli asjaajamise ja arhiivitöö eest vastutab dokumendihalduse spetsialist alates

dokumentide loomisest või saamisest kuni alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga

arhivaalide üleandmiseni kõrgkooli arhiivi (edaspidi arhiiv) ning säilitustähtaja ületanud

dokumentide hävitamiseni. Asjaajamise õigsuse eest osakondades ja struktuuriüksustes

vastutavad osakonna/struktuuriüksuse juhid, kui osakonna/struktuuriüksuse

põhimääruses ei ole määratud teisiti.

12. Käesoleva korra nõudeid peavad täitma kõik kõrgkooli töötajad. Dokumendihalduse

spetsialistil on õigus nõuda asjaajamiskorrast tulenevate sätete täitmist kõrgkooli

töötajatelt.

13. Uue töötaja tööle asumisel tutvustab talle asjaajamiskorda dokumendihalduse

spetsialist, kui töötaja tööülesannete hulka kuulub asjaajamine ja töö dokumentidega.

14. Struktuuriüksustes ja õppetoolides korraldab asjaajamist üksuse juht ja lisaks isikud, kes

vastutavad üksuse asjaajamise korraldamise eest.

15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asjaajamine toimuda operatiivselt

telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.

16. Projektidega seotud kirjavahetus ja asjaajamine toimub vastavalt projektis ettenähtud

nõuetele.

17. Dokumendihalduse spetsialist algatab asjaajamiskorra ülevaatamise vähemalt kord kahe

aasta jooksul. Muudatusettepanekuid võivad teha kõik kõrgkooli töötajad. Muudatused

kooskõlastatakse kõrgkooli rektoraadiga.

18. Asjaajamiskord on kättesaadav kõrgkooli kodulehel.

Kõrgkooli infosüsteemid ja haldustarkvarad

Kõrgkoolis on kasutusel erinevad infosüsteemid, mille ülesandeks on toetada õppetööd ja

tugiprotsesse.

8

Tabel 1. Kõrgkooli infosüsteemid ja haldustarkvarad

Infosüsteemi nimetus Kirjeldus Sisu eest vastutajad

dokumendihaldussüsteem

Amphora Professional (DHS)

veebikeskkond kõrgkooli

dokumentatsiooni haldamiseks

dokumendihalduse

spetsialist,

personalispetsialist-

rektori assistent

õppeinfosüsteem (ÕIS) veebikeskkond õppeinfosüsteemi

haldamiseks ja jagamiseks

õppekorralduse

spetsialist

sisseastumise infosüsteem (SAIS) veebikeskkond kõrgkooli

sisseastumisavalduste esitamiseks

ja vastuvõtuprotsessi

korraldamiseks

infosüsteemide

administraator

personalihaldusetarkvara Persona veebikeskkond

personaliarvestuseks

personalispetsialist-

rektori assistent

e-arvekeskuse infosüsteem veebikeskkond finantstehingute

menetlemiseks

finants- ja haldusdirektor

integreeritud

raamatukogusüsteem Millennium

raamatukogu kompleksne

andmebaas

raamatukogu töötajad

kõrgkooli veebileht

www.ttk.ee

veebikeskkond kõrgkooli

tutvustamiseks, turustamiseks,

avaliku info jagamiseks

infosüsteemide

administraator

dokumentide haldamine internetis

Google Docs

veebikeskkond kõrgkooli

dokumentide, esitluste, vormide

kinnitamiseks

kõik kõrgkooli töötajad

telekommunikatsiooni tarkvara

toode Skype

informatsiooni jagamiseks

kõrgkooli siseselt

kõik kõrgkooli töötajad

Microsofti e-posti teenus Outlook informatsiooni väljastamine nii

kõrgkooli siseselt, kui ka väliselt

kõik kõrgkooli töötajad

Tsentraliseeritud

autentimissüsteem Ldap

hoitakse kõikide töötajate ja

õppurite kasutajatunnuseid,

paroole, isikukoode

IT spetsialist

Eesti Teadusinfosüsteem ETIS koondab informatsiooni teadus- ja

arendusasutuste, teadlaste,

teadusprojektide ning erinevate

teadustegevuse tulemuste kohta

raamatukogu juhataja

Eesti Hariduse Infosüsteem EHIS riiklik register, mis koondab

haridussüsteemi puudutavaid

andmeid

õppesekretär,

personalispetsialist-

rektori assistent,

õppeosakonna juhataja

Raamatukogude Info- ja

Kataloogisüsteem RIKS

võimaldab teha otsinguid

raamatukogu fondis olevate

teavikute kohta ja kasutajatel

vaadata enda poolt tehtud

laenutusi, pikendusi jmt

raamatukogu juhataja

9

Raamatukogude Info- ja

Kataloogisüsteemile

RIKSWEB

veebilahendus

raamatukoguprogrammile RIKS

raamatukogu juhataja

Rakenduskõrgkoolide vaheline

tagasiside ja monitooringu

süsteemi keskkond TMS

kõrgkool viib läbi õppijate,

töötajate, vilistlaste ja tööandjate

tagasiside küsitlusi

kvaliteeditöörühma juht

Siseveeb www.sise.ttk.ee Sisemiste dokumentide haldamise

elektrooniline keskkond

infosüsteemide

administraator,

dokumendihalduse

spetsialist

Veebipõhine e-õppe keskkond

Moodle

e-kursuste haldamiseks ning

õppetöö läbiviimiseks

infosüsteemide

administraator

SAP BusinessObjects aruandlussüsteem – personali-,

finants- ja palgaaruanded

finants- ja haldusdirektor,

personalispetsialist-

rektori assistent

Riigitöötaja Iseteenindusportaal

(RTIP)

puhkusetaotluste,

lähetuskorralduse ja lähetuse

kuluaruannete esitamiseks

personalispetsialist-

rektori assistent,

finantsspetsialist

Asjaajamises ja/või käesolevas korras kasutatavad mõisted

1. Akt – juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument, mille on koostanud mitu isikut, et

kinnitada tuvastatud fakte või sündmusi.

2. Allkiri – omakäeliselt kirjutatud nimi või digitaalne andmete kogum, mis seob allkirja

andja dokumendiga.

3. Amphora Professional – kõrgkoolis kasutusel olev dokumendihaldustarkvara.

4. Aruanne – dokument, mis sisaldab töötulemusi, ettenähtud tegevuste ja ülesannete

täitmise ülevaadet (nt raamatupidamis-, lähetus-, tegevusaruanne).

5. Arhiiv – arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik

kogum.

6. Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise käigus andnud arhiiviväärtuse.

7. Asjaajamine – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine,

hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.

8. Asjaajamiskord – alusdokument, mille järgi korraldatakse asutuse asjaajamist ja

dokumentide haldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest ning kõrgkooli vajadustest.

9. Asjaajamisperiood – fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise

toimingutes.

10. Autor – dokumendi sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.

11. Avaldus – dokument, millega isik pöördub (tavaliselt isiklikes asjades) asutuse poole.

10

12. Dokument – mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud

kõrgkooli tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või

tegevuse tõendamiseks.

13. Dokumendi elukäik – protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle

hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis.

14. Dokumentide hoidmine – dokumentide alalhoiu ja kättesaadavuse tagamine.

15. Dokumentide loetelu – liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja

haldamise vahend.

16. Dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks;

dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu

haldamiseks.

17. Dokumendihaldussüsteem ehk DHS – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa

dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks.

18. Dokumendiregister – dokumendihaldussüsteemi osa, mis tõestab dokumendi

olemasolu ning selle hõlmamist dokumendisüsteemi. Dokumendiregistris on

dokumendil alati viit.

19. Dokumendiringlus – dokumentide liikumine töövoos.

20. Dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste,

tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on

dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine.

21. Dokumendivahetuskeskus ehk DVK – erinevatele dokumendihaldussüsteemidele

(DHS) ja teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine keskset dokumendi- ja

infovahetusteenust pakkuv infosüsteem.

22. Digitaalallkiri – tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud

andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.

Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud variant ega ka mingil

muul viisil esitatud omakäelise allkirja kujutis ekraanil.

23. Digitaaldokument – masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument

(EVS 882-1:2006)

24. Duplikaat – dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud.

Duplikaadi on välja andnud sama asutus (või selle õigusjärglane) ja alla on kirjutanud

sama positsiooniga ametiisik.

25. E-kiri – e-kirja esitusvormile vormistatud kiri. Esitusvorm on kirja vaade arvutiekraanil

ja/või paberkandjal.

11

26. E-post ehk elektrooniline post – e-kirjade interneti teel edastamise ja vastuvõtmise

süsteem.

27. Esildis – ametlik kirjalik ettepanek.

28. Haldusdokument – asutuse haldustegevuse (täidesaatva ja korraldava tegevuse)

vormistamisel koostatav dokument, mis sisaldab endas mistahes teabekandjale

jäädvustatud infot.

29. Hävitamine – toimingud, mille käigus dokumendid füüsiliselt hävitatakse või

kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada.

30. Hõlmamine – dokumendi sisestamine dokumendihaldussüsteemi (DHS) dokumentide

loetelu alusel, metaandmete ja failide lisamine.

31. Kirjavahetus ehk korrespondents – kirjalike dokumentide või elektronposti teel peetav

side asutuste, ettevõtete, organisatsioonide ja eraisikute vahel.

32. Koopia – originaaliga täpselt ühtiv kirja, dokumendi või kirjutise ärakiri, foto- või

valguskoopia. Dokumendikoopiad, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada

tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Koopia esimese

lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna KOOPIA ning viimasele lehele

tehakse vastav tõestusmärge.

33. Kooskõlastamine – toimingud nõusoleku küsimiseks dokumendi või asja kohta.

34. Käskkiri – haldusakt (ametlik kirjalik käsk, korraldus või teadaanne alluvaile). Käskkiri

võib olla nii üld- kui üksikakt. Käskkirja võib anda vaid töötaja, kellel on selle andmise

õigus. Käskkiri peab vastama kehtestatud vorminõuetele, selle tekstis ei tohi olla

mehaanilisi käskkirjalisi parandusi, ülevärvitud teksti, lühendeid jms.

35. Leping – harilikult kirjalikult töötaja dokumendina vormistatud kokkulepe, mis tekitab,

muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või kohustused. Lepingupooled

võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid, riigid vms. Leping loetakse sõlmituks

siis, kui pooled on jõudnud kokkuleppele kõiges olulises ning kõik pooled on lepingule

alla kirjutanud.

36. Manus – e-kirja lisana saadetav fail.

37. Menetlusse saatmine – dokumendi saatmine kooskõlastusringile läbi

dokumendihaldusprogrammi Amphora.

38. Märgukiri – kirjalik esitis kõrgemale organile või ametiisikule mingi fakti või

sündmuse kohta. Märgukirjaga teatab selle saatja ka oma ettepanekutest või

nõudmistest.

39. Originaal – dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar.

12

40. Otsus – õigusakt, millega lahendatakse mingi riigiorgani pädevusse kuuluvaid

küsimusi. Otsusega langetatakse ka vaidlusi, kaebusi, distsiplinaarküsimusi,

haldusõigusrikkumisi (viimast võidakse lahendada ka käskkirja või korraldusega).

41. Pitsat – juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahend.

42. Pitser – pitsati jäljend dokumendil.

43. Protokoll – koosolekut, istungit, nõupidamist või muud sellist toimingut kirjeldav

dokument, milles on märgitud toimumise koht, aeg, juhataja, protokollija, osalejad,

päevakord, ettekande ja sõnavõttude sisu ning tehtud otsused.

44. Põhimäärus – seadusandlik või individuaalakt, milles sätestatakse asutuse või selle

allüksuste õiguslik seisund.

45. Registreerimine – hõlmatud dokumendi või teaviku andmete terviklikkuse

kontrollimine ja viida andmine.

46. Resolutsioon – juhtiva töötaja pealdis dokumendil (Amphoras).

47. Sari – liigitusüksus, kuhu kuuluvad funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel

kokkukuuluvad dokumendid.

48. Seletuskiri – dokument, mis ühelt poolt selgitab põhidokumendi (aruanne, eelnõu) sisu.

Teiselt poolt selgitatakse seletuskirjaga ka käitumist või toiminguid, millega kirjutaja on

eksinud reeglite ja eeskirjade vastu. Seletuskirjas on järgmised andmed: kellele

esitatakse, kes esitab, sündmus, kus ja millal toimus, seletus, põhjendus(ed), koostamise

kuupäev ja koostaja allkiri.

49. Selgitustaotlus – isiku pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mille

andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe

kogumine.

50. Seosviit – viide sissetulnud kirja kuupäevale ja registrinumbrile.

51. Skaneeritud dokument – paberkandjal dokumendi elektrooniline koopia.

52. Säilitustähtaeg – dokumentide säilitamise lühim aeg, mis on kehtestatud seaduste või

õigusaktidega. Dokumendi võib hävitada alles siis, kui on möödunud ettenähtud aeg,

mille jooksul dokument peab olema mõne toimingu tõestamiseks kättesaadav.

53. Taotlus – dokument, mis sisaldab mingit soovi või palvet.

54. Teabenõudja – isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude seaduses sätestatud korras.

55. Teabenõue – teabenõudja poolt seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud

taotlus teabe saamiseks.

56. Teatis – arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument, näiteks arhiiviteatis isiku tööstaaži

kohta, makseteatis, tulumaksuteatis, arhiiviteatis.

13

57. Tempel – vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile.

58. Toimik – asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest

moodustatud üksus.

59. Tõend – kirjalik dokument, mis kinnitab millegi tõesust, tõepära või tõele vastavust.

60. Täitmistähtaeg – korralduse või mistahes muu ülesande täitmise viimane päev.

61. Viit – kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale

dokumendisüsteemis, koosneb sarja tähisest ja registrinumbrist.

62. Volikiri – volitaja poolt volitatavale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja

volitusi midagi teha.

63. Väljatrükk – automatiseeritud andmekogu (nt elektrooniline register) vormistamine

paberile.

64. Väljavõte – dokumendis sisalduva info osaline taasesitamine. Väljavõtte ülemisele

parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna VÄLJAVÕTE. Väljavõttes peavad olema

märgitud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat,

dokumendi liiki, väljaandmiseaega ja väljaandmiskohta. Väljavõtte õigsust võib

kinnitada ainult pitseriga.

65. Õiend – dokument, mis sisaldab fakti (de) ja sündmus(t)e kirjeldust ning kinnitust.

14

II HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED

Dokumendiplangid

66. Tallinna Tervishoiu Kõrgkoolis, Kohtla-Järve struktuuriüksuses ning üliõpilaskodus

kasutatakse identseid dokumendiplanke (edaspidi plank).

67. Dokumendid (ametikirjad, õigusaktid, protokollid, aktid) (edaspidi dokumendid)

vormistatakse plankidel.

68. Plangid on kättesaadavad vaid struktuuriüksuse juhi poolt määratud töötajatele, kes

tegelevad asjaajamisega.

69. Kõrgkoolil on kasutusel kirjaplank, üldplank ning käskkirjaplank, mis erinevad neile

trükitavate elementide poolest.

70. Kirjaplank on A4 formaadis kõrgkooli logo ja eestikeelsete elementidega plank.

Kirjaplanki kasutatakse ametikirjade (garantiikirjad, volikirjad, tõendid, teatised)

vormistamiseks. Võimalusel võib paralleelselt kasutada ka värvilist kirjaplanki. (lisa 1

– must-valge kirjaplank; lisa 2 - värviline kirjaplank).

71. Ingliskeelne kirjaplank on A4 formaadis kõrgkooli logoga plank, kus lisaks

eestikeelsele on ingliskeelne nimetus ja ingliskeelsed elemendid. Ingliskeelset

kirjaplanki kasutatakse rahvusvaheliste ametikirjade vormistamiseks. Võimalusel võib

paralleelselt kasutada ka värvilist kirjaplanki. (lisa 3 – must-valge kirjaplank; lisa 4 -

värviline kirjaplank).

72. Üldplank on A4 formaadis kõrgkooli logoga eestikeelne plank, millel puudub all ääres

kontaktandmete rida. Üldplanki kasutatakse korraldavate dokumentide (protokollid,

aktid) vormistamiseks (lisa 5).

73. Käskkirjaplank on A4 formaadis kõrgkooli logoga eestikeelne plank, millele on üles

serva plangi keskele lisatud sõna KÄSKKIRI ning dokumendi väljaandmise koht ja

kuupäeva paigutuse punktiir (lisa 6).

74. Üld-, kirja- ja käskkirjaplank on kujundatud Microsoft Office tarkvaraga. Elementide

paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormingule ning töötajad ei tohi neid

omaalgatuslikult muuta.

75. Plangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks

pinnaks. Näidisvormingu veerised on:

- vasak veeris 3,0 cm

- parem veeris vähemalt 1,5 cm

15

- ülemine veeris 1,2 cm

- alumine veeris 1,2 cm

76. Plankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel ja dokumendi

elemendid peavad olema trükitud sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente

paljundada.

77. Plangi võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise

kergendamiseks kasutatakse väljasaadetavatel dokumentidel turvaelemendina Tallinna

Tervishoiu Kõrgkooli ümarpitsatit ja dokumendi allkirjastamisel kasutatakse sinist värvi

kirjutusvahendit.

78. Dokumendi koostaja on kohustatud hävitama koheselt kõik dokumendi vormistamisel

rikutud üld- ja kirjaplangid ning akti-, lepingu- jm vormid. Rikutud dokumendiplangid

hävitatakse ning plankide tellimust korraldab dokumendihalduse spetsialist.

Dokumentide elemendid ja vormistamine

79. Igal dokumendiliigil on kindel vorming, mis koosneb kohustuslikest elementidest ja

vastavale dokumendiliigile omastest lisaelementidest.

80. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:

1) autor – dokumendi väljaandja nimi;

2) kuupäev – dokumendi allkirjastamise kuupäev; kui dokumendil on mitu allkirjastajat,

loetakse kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev; protokolli puhul koosoleku

toimumise kuupäev; Paberkandjal dokumendi puhul kirjutatakse kuupäev käsitsi

allkirjastamise päeval. Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul märgitakse

dokumendile märge „kuupäev digitaalallkirjas“.

Näide: Teie 12.03.2016. a nr 1.2-2/24

Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-16/37-1

3) dokumendiregistri viit (registreeritavatel dokumentidel);

4) tekst (sisu) – dokumendi põhisisu, mis peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne,

üheselt arusaadav. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.

Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

16

5) allkirjastaja (d) – isik (ud), kellel on õigus anda allkirja autorina või talle antud volituse

alusel. Allkiri on kohustuslik dokumentidel, millega antakse õigusi, võetakse kohustusi

või kui nõue tuleneb õigusaktist.

81. Kui dokumendi kasutamist soovitakse määratleda, tehakse vastav märge (KIIRE,

ISIKLIK, AK jms) suurtähtedega esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka.

82. Ametikirjal tehakse märge adressaadiväljale esimese reana. Sama märge tehakse ka

ümbrikule, kui dokument edastatakse postiga. Märke tegemise otsustab allakirjutaja,

ettepaneku teeb dokumendi koostaja.

Näide: ISIKLIK

Pr Mari Maasikas

AS Mustikas

Metsa tee 5

12345 TALLINN

83. Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuuriüksusele, ametnikule või

eraisikule. Adresseerimisel märkida:

1) viisakustiitel (Lp, Pr, Prl, Hr) ning kirja saaja ees- ja perekonnanimi nimetavas käändes;

2) organisatsiooni nimi;

3) struktuuriüksus (vajadusel);

4) tänav, maja- ja korterinumber;

5) asula;

6) sihtnumber, linn või maakond;

7) riik (kui läheb Eestist välja).

84. Adresseerimise variandid:

1) Adresseerimine ühele isikule

Adresseerimine personaalselt (suhtlemises kõige sobivam variant).

Näide: Pr Mari Maasikas

AS Mustikas

Metsa tee 5

12345 TALLINN

Adresseerimine isiklikult (ainult selline kiri edastatakse adressaadile avamatult).

Näide: ISIKLIK

17

Pr Mari Maasikas

AS Mustikas

Metsa tee 5

12345 TALLINN

Adresseerimine organisatsioonile (kui adressaadiks ei ole konkreetne isik).

Näited: AS Mustikas

Metsa tee 5

12345 TALLINN

AS Mustikas

Personaliosakond

Metsa tee 5

12345 TALLINN

Adresseerimine hallatavatele organisatsioonidele või allüksustele.

Näide: Kõik õppetoolid

Ministritele jt kõrgematele valitsus- ja riigiametnikele saadetavates kirjades märgitakse

adressaadina ametinimetus ja nimi (ilma postiaadressita).

Näited: Haridus- ja teadusminister Mari Maasikas

Riigikontrolör Jüri Mets

Akadeemilist tiitlit omava isiku puhul kasutatakse adresseerimisel mitte viisakustiitlit

(härra, proua), vaid akadeemilist tiitlit.

Näide: Prof Jüri Mets

Tallinna Tehnikaülikool

Metsa tee 5

12618 TALLINN

2) Mitmele adressaadile saadetavate kirjade vormistamine

Mitmele adressaadile lahendamiseks või informatsiooniks saadetavate kirjade adressaadi-

väljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, adres-

saatide vahele jäetakse üks tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon

alla.

Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning

ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki

selgitavaid sõnu "Sama", "Teadmiseks" või "Koopia (d)".

18

Nt kui kiri saadetakse täitmiseks Tallinna Tehnikaülikoolile, Tartu Ülikoolile, Tallinna

Ülikoolile ja informatsiooniks Haridus- ja Teadusministeeriumile, vormistatakse Tallinna

Tehnikaülikooli saadetava eksemplari adressaadiväljal:

Näide:

ja lisaadressaatide real

Tallinna Tehnikaülikool

Ehitajate tee 5

12618 TALLINN

Sama: Tallinna Ülikool

Tartu Ülikool

Teadmiseks:

Haridus- ja Teadusministeerium

3) Adresseerimine välispartnerile (pidada silmas sihtriigi postireegleid)

Näide: Ms Jane Smith

72 Colders Street

London EC 1 53H

ENGLAND

Kinnitusmärge ja kinnitamine

85. Kinnitamine on dokumendi tõendamise erivorm. Kinnitatavad dokumendid (nt põhikiri,

töökord, juhend, akt) omandavad juriidilise jõu pärast kinnitamist.

86. Kinnitada võib allkirjaga või korraldava dokumendiga. Mõlemal moodusel on

ühesugune juriidiline jõud.

87. Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile. Kinnitusmärge trükitakse sel

juhul dokumendiliigi nimetusest allpool, nn viiteväljal.

Näide: ·/Allkiri/

·

Mari Maasikas

Rektor

19.09.2015

19

1) Korraldava dokumendiga (nt käskkirjaga) kinnitatav dokument vormistatakse valgele

paberile (formaadis A4), mitte plangile ja kinnitusmärge trükitakse dokumendi esimese

lehe ülemisse parempoolsesse nurka.

Näide: KINNITATUD

rektori 19. septembri 2015. a

käskkirjaga nr 22

2) Dokumendi kinnitamiseks antakse välja dokument, kui

2.1 kinnitamisele peab järgnema rida protseduure

(tutvustamine, täitmise järelevalve, vastutus täitmise tagamise eest jms) või

2.2 tunnistatakse kehtetuks samas küsimuses varem välja antud dokument.

3) Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse mitu dokumenti, tuleb need nummerdada. Sel

juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta.

Näide: Lisa 2

KINNITATUD

rektori 19. septembri 2015. a

käskkirjaga nr 22

88. Dokumendiliigi nimetus märgitakse:

1) üldplangile nimetavas käändes ning suurtähtedega (soovitatavalt sõrendatult ja

kahekordses kirjas vasakule veerisele);

2) kirja puhul dokumendiliigi nimetust ei märgita;

3) protokolli puhul täiendatakse elementi "Dokumendiliigi nimetus" koosoleku

nimetusega, mille kohta vastav protokoll on koostatud.

Näide: KÕRGKOOLI NÕUKOGU ISTUNGI PROTOKOLL

KÄSKKIRI

Dokumendi väljaandmise (koostamise) koht ja kuupäev

89. Kui dokumendi puhul on oluline väljaandmise või koostamise koht, tehakse selle kohta

vastav märge, kusjuures kohanimi märgitakse nimetavas käändes.

90. Dokumendi kuupäevaks on kas allkirjastamise, kinnitamise või sündmuse kuupäev, mis

on fikseeritud dokumendi tekstis ning protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev.

20

91. Paberkandjal dokumendi puhul kirjutatakse kuupäev käsitsi allkirjastamise päeval.

Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul märgitakse dokumendile märge „kuupäev

digitaalallkirjas“.

92. Paberkandjal dokumendi puhul kuupäeva ei trükita, selle märgib allakirjutaja üheaegselt

allakirjutamisega või dokumendi registreerija pärast dokumendi allakirjutamist,

registreerimine peab toimuma samal päeval.

93. Kui dokumendi allkirjastavad mitu töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks

viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

Registrinumber

94. Dokumendid registreeritakse vastavalt Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli dokumentide

loetelule elektroonilises dokumendihaldussüsteemis Amphora.

95. Dokumendid nummerdatakse sarjale määratud asjaajamisperioodi piires.

96. Ametikirja viit koosneb funktsiooni tähisest, sarja tähisest ja registreerimise

järjekorranumbrist.

Näide: 4-12/324-1

kus 4 on funktsiooni tähis

12 sarja tähis

324 registreerimise number

-1 individualiseeriv number, mis pannakse ühes ja samas küsimuses saadud,

saadetavale kirjale

Registrinumber ehk viit

97. Vastuskirjal (lisa 7) tuleb adressaadi esimese rea kõrgusel paremas veerus viidata

saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale (seosviit). Algatus- ja vastuskirja kuupäev

ja viit eristatakse sõnade „Teie“ ja „Meie“ abil.

Näide: Teie 20.09.2015 nr 9-3/421

Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-20/23-1

98. Füüsilisele isikule vastusena saadetava kirja puhul viidatakse viitereal tema avalduse või

märgukirja kuupäevale (kui see on olemas).

Näide: Teie 20.09.2015 avaldus

99. Algatuskirjades, mille viiterida on tühi, kuupäeva ees sõna „Meie“ ei kasutata.

21

Pealkiri

100. Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri, mille formuleerib koostaja. See peab olema

võimalikult lühike ja avama dokumendi põhisisu. Pealkirja põhisõna on nimetavas

käändes, selle lõpus punkti ei kasutata.

Näide: Ettevõtlusalane täienduskoolitus

Asjaajamiskorra kinnitamine

101. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust

käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad.

102. Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega:

AVALDUS, GARANTIIKIRI, SOOVITUSKIRI, TEATIS, TÕEND, VOLIKIRI, ÕIEND jne

Pöördumine

103. Pöördumine vormistatakse 2 rida pealkirjast allpool.

104. Adressaadi poole pöördumisel on soovitatav kasutada ametinimetust, viisakustiitlit

(härra, preili, proua), tiitleid, auastmeid või isiku nime.

105. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ning

kirjavahemärke pöördumise lõpus.

Näide: Lugupeetud haridus- ja teadusminister

Lugupeetud härra minister

Austatud professor

Austatud härra minister Mets

Austatud härra Vabariigi President

Austatud proua Maasikas

Austatud proua Mari Maasikas (kasutatakse juhul, kui eesnimi on oluliseks

täpsustuseks – asutuses mitu samanimelist isikut jne)

106. Olenevalt ametikirja sisust võib pöördumine ka puududa.

107. Välisriigi adressaadi poole pöördutakse:

Dear Sir – kirjutatakse meesterahvale, kelle nime ei teata;

Dear Sirs – kirjutatakse, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, kus kedagi ei tunta;

Dear Sir or Madam – kui ei teata, adressaadi nime ja/või sugu;

Dear Mr Smith – kui meesadressaat on teada;

22

Dear Ms Smith – kui adressaat on naissoost, aga ei ole teada, kas abielus või vallaline;

Dear Mrs Smith – kui naisadressaat on abielus;

Dear Miss Smith – kui naisadressaat on vallaline.

Dokumendi tekst ja selle koostamine

108. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud sisu- ja

vorminõuetest.

109. Dokumendi projekti koostab töötaja, kelle ametiülesandeks see on, või kellele see juhi

poolt on ülesandeks tehtud.

110. Dokumendid vormistatakse arvutis, selleks kasutada püstkirja šriftiga Times New

Roman suurusega 12.

111. Ühe ja sama dokumendi vormistamisel ei ole lubatud kasutada mitut eri šrifti ja

erinevaid kirjasuurusi.

112. Arvutil kasutada reavahet Single, 1,5 Lines või Auto.

113. Dokumendi kõik elemendid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast

vertikaalist.

114. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest leheküljest ja

leheküljenumber lisatakse alla paremale.

115. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning

üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse esimeses või mitmuse esimeses

isikus. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust

käsitlevatele dokumentidele pannakse alapealkirjad.

116. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks),

punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate

dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia

numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv

numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema

jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi

piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.

117. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada

läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada

alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad

pealkirjastatakse.

23

118. Tekst vormistatakse plokkstiilis, mille puhul taandridu ei kasutata. Teksti iseseisvad

mõttelised osad (sissejuhatus, põhjendus, kokkuvõte jms) eraldatakse üksteisest

kahekordse reavahega.

119. Pikkade dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja selle

kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav

koostada sisukord.

Lõputervitus

120. Lõputervitus trükitakse 2 rida allpool ametikirja teksti. Mida ametlikumad on suhted,

seda lühem on tervitusvormel. Olenevalt kirja tekstist võib tervitusvormel ka puududa.

121. Tervitusvormeli lõpus kirjavahemärke ei kasutata.

Näide: Lugupidamisega

Austusega

või

Parimate soovidega

Heade soovidega

Näide: Yours sincerely

Yours faithfully

or

Best wishes

Kind regards

Allkiri ja allkirjastamine

122. Allkiri on kirja sisu vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab

dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.

123. Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui kirjaga võetakse

kohustusi või antakse õigusi.

124. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjadel, nt teated jmt. Sellisel juhul

esitatakse ainult allkirjastaja andmed.

125. Omakäelisel ja digitaalsel allkirjal on võrdne õigusjõud.

126. Digitaaldokumendi ja paberkandjal dokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument.

24

127. Allkirja jaoks jäetakse kirjal vabaks minimaalselt 5 elementide vahelist rida,

kirjutatakse välja allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (suure

algustähega). Omakäeline allkiri kirjutatakse ees- ja perekonnanime kohale (mitte

kõrvale), kasutades sinist tindi- või pastapliiatsit.

128. Kõik read algavad vasakust veerisest.

Näide paberkandjal allkirjastamisel: Lugupidamisega

Ÿ

Ÿ

Ÿ

Ÿ/omakäeline allkiri/

Ÿ

Mari Maasikas

Juhataja

129. Digitaalse allkirjastamise puhul märgitakse dokumenti sisse allkirjastaja nime kohale

„Allkirjastatud digitaalselt“.

Näide digitaalsel allkirjastamisel: Lugupidamisega

/Allkirjastatud digitaalselt/

Mari Maasikas

Juhataja

130. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende

allkirjad astmeliselt, st nihutatakse järgmist elementi „Allkiri“ ühe rea võrra allapoole.

Näide: Ÿ

Ÿ/Allkiri/

Ÿ

Mari Maasikas

Juhataja

Ÿ

Ÿ

Ÿ/Allkiri/

Ÿ

Jüri Jurakas

Finantsdirektor

Ÿ

Ÿ

Ÿ

Ÿ/Allkiri/

Ÿ

Kai Kadakas

Raamatupidaja

131. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende

allkirjad ühele kõrgusele.

25

Näide: Ÿ

Ÿ/Allkiri/

Ÿ

Jüri Juurikas

Finantsdirektor

Ÿ

Ÿ/Allkiri/

Ÿ

Siiri Suslik

Personalidirektor

132. Dokumendile, mis vajab kaht või enamat allkirja, kirjutab alla kõigepealt staatuselt

madalam teenistuja.

133. Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja

seda teeb volitatud isik, tuleb dokument vastavalt ümber vormistada. Kui allakirjutaja

on määratud asendajaks, siis tuleb seda märkida ka elementides.

Näiteks: Kui rektorit asendab õppeprorektor, siis vormistatakse allkirjastajaks:

/Allkiri/

Mari Maasikas

Õppeprorektor rektori ülesannetes

134. Koostaja esitab ettenähtud korras vormistatud ja dokumendiprojekti allakirjutamiseks

koos kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud, või mille muutmist või

kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab.

135. Selleks, et tagada dokumentide tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja

jooksul, tuleb alatise säilitustähtajaga paberkandjal dokumendid allkirjastada sinise

tindisulepeaga. Kui selline dokument on allkirjastatud digitaalselt, tuleb teha ka

väljatrükk.

Märkus lisa (de) kohta

136. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede arv ja

eksemplaride arv.

Näide: Lisa: 6 lehel 2 eks

137. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused,

lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei

esitata.

Näide: Lisa: Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli asjaajamiskorra eelnõu 43 lehel

138. Kui kirjale lisataval dokumendil on omakorda lisa, vormistatakse märge selle lisa kohta.

26

Näide: Lisa: Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli rektori 15.09.2010 käskkiri nr 1-4/7 75 lehel ja

lisad selle juurde 3 lehel

139. Korraldavate dokumentide ja protokollide lisadele viidatakse dokumendi tekstis vastava

punkti järel.

Näide: Kehtestan kõrgkooli sidekulude limiidid (lisatud).

140. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne)

Märkus lisaadressaatide kohta

141. Kui dokument saadetakse mitmele adressaadile või on selle sisu vaja tutvustada teistele

ametiisikutele või astutustele, tehakse vastav märge.

Näide: Koopiad: linna- ja maakonna arhiivid

Koopiad: justiitsminister, majandusminister

Koopiad: kõik õppetoolid

Väljamineva dokumendi kooskõlastamine ja digitaalne allkirjastamine

142. Väljaminev dokument kooskõlastatakse kõrgkoolisiseselt asjaomaste isikutega.

Kooskõlastamine ja digitaalne allkirjastamine toimub dokumendihaldusprogrammis

Amphora.

143. Kõrgkoolisisese kooskõlastamise järjekorra põhimõte: toimub ametikohtade järgi

kõrgemalseisvate ametiisikute suunas. Soovitatav oleks, et:

1) võõrkeelsed dokumendid kooskõlastab dokumendi tõlkimise eest vastutav isik;

2) rahaliste kohustustega seotud lepingud, tellimiskirjad jms kooskõlastatakse finants- ja

haldusdirektoriga;

3) õppetöö ja õppekavadega seotud dokumendid kooskõlastatakse õppeprorektoriga.

Kooskõlastusmärge ja kooskõlastamine

144. Kooskõlastamine tähendab dokumendi eelnõu läbivaatamist ja sellele hinnangu

andmist. Üldiselt esitatakse dokumendid kooskõlastamiseks algul astmelt madalamale

töötajale või asutusele ning seejärel kõrgemale.

145. Kõrgkoolisisesed dokumendid kooskõlastatakse elektrooniliselt, kooskõlastusmärge

säilib dokumendihaldussüsteemis Amphora.

27

Koostaja nimi, telefoninumber, e-post ja e-posti ametlik signatuur

146. Koostaja nime, telefoninumbri ja e-posti märkimine võimaldab adressaadil mugavalt ja

operatiivselt ühendust võtta kirja saatjaga, kui tal tekib dokumendi suhtes küsimusi.

147. Koostaja nimi, telefoninumber ja e-post kirjutatakse dokumendi viimasele reale,

kirjaplangil vasakust veerisest kontaktandmete välja kohale.

Näide: Pille Kask +372 633 4514

E-post: pille.kask@ttk.ee

148. Kui kirja koostaja on ühtlasi allakirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber ja e-post.

Näide: +372 633 4514, pille.kask@ttk.ee

Ärakirja, koopia, väljavõtte, väljatrüki ja allkirja kinnitamine

149. Asjaajamises eristatakse dokumendi originaali, koopiat, ärakirja ja väljavõtet ning need

tuleb vormistada korrektselt.

150. Kõrgkooli dokumentatsioonis kasutatavate dokumentide koopiaid, ärakirju, väljavõtteid

ja väljatrükke tõestavad asjaajamise eest vastutavad isikud.

151. Dokumentide õigsust tohib tõestada ainult originaalkirjadega dokumendist või

originaaltõestusmärget omava dokumendi ärakirjast, koopiast või väljavõttest.

152. Märge ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE või VÄLJATRÜKK vormistatakse

dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka suurtähtedega.

153. Kinnitusmärge tehakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole

koos pitseriga nii, et pitser riivaks sõna KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE,

väljatrükk) ÕIGE viimaseid tähti. Enam kui üheleheküljelise dokumendi tõestamisel

märgistatakse kõik lehed pitseriga.

154. Kinnitusmärkel on dokumendi väljaandja nimetus, kinnituse andnud ametiisiku allkiri,

nimi, ametinimetus ning kuupäev.

Näide: KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, väljatrükk) ÕIGE

/Allkiri ja pitser/

Sirje Kuusik

Sekretär

20.09.2015

28

III KÕRGKOOLI PITSATID JA HALDUSDOKUMENDID

Kõrgkooli pitsatid

155. Pitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktidega ette nähtud. Dokumendivormil

pannakse pitser selleks ettenähtud kohale, plangil või valgel paberil vormistatud

dokumendil peab pitser riivama allkirja viimaseid tähti.

156. Kõrgkoolil on kasutusel 6 erinevat pitsatit (pitserite näidised lisa 8):

1) riigivapi kujutisega pitsat, mis on läbimõõduga 35 mm, selle ülemisel äärel on kaarjalt

Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli nimetus ja keskel riigivapi kujutis. Antud pitsatit

kasutatakse diplomite, akadeemiliste õiendite, tunnistuste ja erilist autentsust nõudvate

dokumentide (lepingute, palgatõendite, volikirjade, garantiikirjade jne) kinnitamisel.

Pitsatis kasutatakse lillat värvi tinti. Kõrgkoolil on kolm identset riigivapi kujutisega

pitsatit. Kaks neist asuvad Tallinnas, ühe eest vastutab dokumendihalduse spetsialist ja

teise eest õppesekretär ning kolmas Kohtla-Järvel ja selle eest vastutab Kohtla-Järve

struktuuriüksuse sekretär;

2) logoga pitsat, mis on 35 mm läbimõõduga, selle ülemisel äärel on kaarjalt Tallinna

Tervishoiu Kõrgkooli ja alumisel Tallinn Health Care College nimetus ning keskel

kõrgkooli logo. Pitsatis kasutatakse sinist värvi tinti. Antud pitsatit kasutatakse

tänukirjade kinnitamisel. Rektori nõusolekul võib pitsatit kasutada ka muudel

dokumentidel. Loa saamiseks tuleb üksuse juhil teha rektorile kirjalik taotlus. Pitsati

eest vastutab dokumendihalduse spetsialist;

3) dokumendipitsat on ovaalne, läbimõõduga 36 mm korda 27 mm, pitsatis kasutatakse

sinist värvi tinti. Pitsatit kasutatakse dokumentide kinnitamisel, mis vajavad rektori,

prorektori või nende poolt volitatud isikute allkirja. Kõrgkoolil on kaks identset

dokumendipitsatit. Üks ovaalne dokumendipitsat asub Tallinnas õppesekretäri juures ja

selle eest vastutab õppesekretär ning teine Kohtla-Järvel, ning selle eest vastutab

Kohtla-Järve struktuuriüksuse sekretär;

4) täienduskoolitusüksuse pitsat on ümara läbimõõduga 30 mm, sinist värvi. Kasutatakse

täienduskoolituse tunnistustel. Pitsati eest vastutab täienduskoolituse koordinaator;

5) üliõpilaskodu ümarpitsat, läbimõõduga 30 mm, kasutatakse sinist värvi tinti. Pitsatit

kasutatakse üliõpilaskodu dokumentide kinnitamisel. Asub üliõpilaskodu juhataja juures

ja selle eest vastutab üliõpilaskodu juhataja.

6) välissuhete pitsat, läbimõõduga 35 mm. Pitsati ülemisel äärel on kaarjalt Tallinn Health

Care College, alumisel äärel International Relations ja keskel kõrgkooli logo. Pitsatis

29

kasutatakse sinist värvi tinti. Antud pitsatit kasutatakse rahvusvahelise koostöö

arendamiseks vajalike lepingute ning rahvusvaheliste lepingute (Erasmus+, Nordplus,

EMP/Norra stipendiumiprogramm jms) alusel vahetuses olevate õppejõudude/töötajate

ja üliõpilaste/õpilaste lepingute, tunnistuste ja õpingukaardi väljavõtete

(väliskülalisüliõpilaste/õpilaste ja vahetusüliõpilaste/õpilaste puhul) kinnitamiseks.

Pitsati eest vastutab välissuhete juht.

157. Kõik pitsatid on registreeritud dokumendihalduse spetsialisti juures pitsatite

registreerimise raamatus, kuhu on märgitud:

1) järjekorranumber;

2) kasutusele võtmise kuupäev;

3) pitsati jäljend ehk pitser;

4) kus asub ja kes vastutab hoidmise ning kasutamise eest.

158. Dokumentide mitmes eksemplaris valmistamisel (paljundamisel) tekkinud koopiaid on

lubatud tõendada pitseriga.

159. Pitsati üleandmine ühelt ametiisikult teisele toimub aktiga, mille vormistab

dokumendihalduse spetsialist.

160. Pitsati käibelt kõrvaldamisel tagastatakse see dokumendihalduse spetsialistile, kes

organiseerib pitsati hävitamise, koostab vastavasisulise akti ja teeb pitsatite

registreerimisraamatusse alljärgnevad märkmed:

1) tagastamise kuupäev, tagastaja ja vastuvõtja nimi ja allkiri;

2) hävitamise kuupäev ja akti number.

Kõrgkooli haldusdokumendid

Käskkiri

161. Käskkiri (vt lisa 9) on haldusakt, mida annavad välja rektor või vastavalt rektori

volitusele õppeprorektor ja rektorit asendavad töötajad. Käskkirju antakse välja

initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu aktide täitmiseks.

162. Käskkirjad võivad olla kehtivuselt ühekordsed või samas küsimuses uue käskkirja välja

andmiseni.

163. Sisu järgi jagunevad käskkirjad:

Jrk

Nr

Käskkirja liik Allkirjastab Sarja

tähis

30

1. Üldtegevuse käskkirjad rektor 1-4

2. Personalikäskkirjad rektor 2-1

3. Puhkuse käskkirjad rektor 2-19

4. Õppetöö käskkirjad rektor

õppeprorektor

3-6

5. Täienduskoolituse käskkirjad rektor 4-7

164. Käskkirjad vormistatakse kõrgkooli käskkirjaplangile (vt lisa 6).

165. Lisaks käskkirjaplangil olevatele elementidele peab käskkirjal olema:

1) kuupäev – paberkandjal oleva dokumendi puhul kirjutatakse kuupäev käsitsi

allakirjutamise/registreerimise päeval. Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul

märgitakse dokumendile märge „kuupäev digitaalallkirjas“;

2) registreerimisnumber – koosneb sarja tähisest ja järjekorranumbrist ning see märgitakse

kuupäeva kõrvale;

3) pealkiri – peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi;

4) tekst – esitatakse ainsuse esimeses isikus ja käskivas vormis, viidatakse käskkirja

väljaandmise aluseks olnud seadusele;

5) allkiri;

6) jaotuskava. Originaalkäskkirja jaotuskava real (allkirjast allpool) märgitakse, kellele

koopiad antakse. Jaotuskava võib vormistada ka viimase lehe pöördele või lisatakse

käskkirjale eraldi lehel;

7) koostaja nimi;

8) käskkirja lisa. Dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse, on selle lisa. Käskkirja

lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus, mitte teksti all.

166. Käskkiri jõustub allakirjutamise momendist.

167. Rektori üldtegevuse käskkirjade väljaandmiseks koostatakse Amphoras rektorile esildis

ning saadetakse see rektorile kooskõlastamiseks ja dokumendihalduse spetsialistile

täitmiseks (vt lisa 10 Amphora kaudu avalduste/esildiste menetlusse saatmise tabel).

Rektori kooskõlastuse saamisel vormistab dokumendihalduse spetsialist esildise alusel

käskkirja, saadab selle PDF-vormingus läbi Amphora rektorile digitaalseks

allkirjastamiseks ja seejärel edastab vastavalt jaotuskavale.

31

168. Õppetöö käskkirjade (Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli õppekorralduseeskiri)

väljaandmiseks:

1) immatrikuleerimine ja eksmatrikuleerimine, õppekava täitmise puhul, toimub

õppeosakonna juhataja koostatud käskkirja alusel. Menetlusring - õppetooli/kutseõppe

osakonna juhataja, õppeosakonna juhataja, õppeprorektor ja digitaalselt

allkirjastamiseks rektorile.

2) eksmatrikuleerimine - Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli õppekorralduseeskiri p 5.3 v.a

5.3.1.1 üliõpilase, õpilase, õpptooli/osakonna juhataja avalduse/esildise alusel.

Kooskõlastusring - õppetooli/kutseõppe osakonna juhataja, õppeosakonna juhataja,

õppeprorektor, rektor ning täitmiseks õppesekretärile.

3) üliõpilane/õpilane esitab vastavasisulise avalduse õppeosakonda või selleks määratud

töötajale õppetoolis või struktuuriüksuses. Töötaja kontrollib avalduse vastavust

õppekorralduseeskirjas sätestatud tingimustele, registreerib avalduse Amphoras.

Kooskõlastusring - õppetooli/kutseõppe osakonna juhataja, õppeosakonna juhataja ja

õppeprorektor ning täitmiseks õppesekretärile.

4) struktuuriüksuse juht või volitatud töötaja esitab esildise läbi Amphora ja suunab

järjestikuseks kooskõlastamiseks õppeosakonna juhatajale, õppeprorektorile ja

täitmiseks õppesekretärile.

5) esildised ja avaldused, millega kaasnevad materiaalsed kohustused lisatakse

kooskõlastusringi finants- ja haldusdirektor.

6) käskkirja (d) vormistab õppesekretär ja edastab PDF-vormingus läbi Amphora

kooskõlastamiseks õppeosakonna juhatajale ja seejärel digitaalseks allkirjastamiseks

rektori poolt volitatud töötajale. Digitaalselt allkirjastatud käskkirja edastab

õppesekretär vastavalt jaotuskavale ja teeb kande Õppeinfosüsteemi (ÕIS) ja Eesti

Hariduse Infosüsteemi (EHIS). Negatiivse otsuse korral informeerib õppesekretär

üliõpilast/õpilast negatiivsest otsusest Õppeinfosüsteemi (ÕIS) kaudu.

169. Täienduskoolituse käskkirju koostab ja vormistab täienduskoolituse koordinaator või

dokumendihalduse spetsialist ja edastab need PDF-vormingus läbi Amphora

õppeprorektorile kooskõlastamiseks ja rektorile digitaalselt allkirjastamiseks.

Projektidega seotud täienduskoolituste käskkirjad vormistatakse ja menetletakse

vastavalt projektis etteantud nõuetele ja kooskõlas kõrgkooli asjaajamiskorraga.

170. Personalikäskkirjade avaldused/esildised koostatakse Amphoras ning saadetakse

kooskõlastamisele otsesele juhile ja täitmiseks personalispetsialist-rektori assistendile

(vt lisa 10 Amphora kaudu avalduste/esildiste menetlusse saatmise tabel). Otseselt juhilt

32

positiivse vastuse saamise korral edastab personalispetsialist-rektori assistent

avalduse/esildise vastavalt töötaja kuuluvusele kooskõlastamiseks õppeprorektorile - kui

töötaja töötab õppetoolis ning kuulub õppeprorektori haldusalasse või finants- ja

haldusdirektorile - kui töötaja kuulub finants- ja haldusdirektori haldusalasse. Vastavalt

töötaja kuuluvusele edastab personalispetsialist-rektori assistent järgmised dokumendid:

a) täienduskoolitustaotlus;

b) avaldus (vaid personalialane).

Peale õppeprorektorilt või finants- ja haldusdirektorilt kooskõlastuse saamist

edastatakse avaldus, esildis või taotlus kooskõlastamiseks rektorile. Halduspersonal

(koristajad, majahoidjad, remonditöölised jt, kellel puudub igapäevane juurdepääs

arvutile) esitab avalduse personalispetsialist-rektori assistendi abiga tema kabinetis.

Personalispetsialist - rektori assistent saadab avalduse juhtidele kooskõlastamiseks.

Personalikäskkirjad vormistab ning registreerib personalispetsialist-rektori assistent ja

edastab rektorile digitaalseks allkirjastamiseks Amphoras.

171. Käskkirjad edastatakse registreerija poolt elektroonselt Amphora kaudu vastavalt

jaotuskavale. E-kirja pealkiri peab sisaldama infot käskkirja sisu kohta, et lihtsustada

hilisemat käskkirja leidmist. Õppurite isiklikesse toimikutesse teeb õppesekretär

käskkirjast paberkandjal koopia.

172. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirja tekstis näidatud isik, kellele see on

suunatud täitmiseks. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga.

Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse:

1) väljaandja täielik ametinimetus;

2) millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud.

Näide: Tunnistan kehtetuks rektori 12. jaanuari 2016. a käskkirja nr 27

"Asjaajamiskorra kehtestamine".

Koosoleku protokoll

173. Protokoll (vt lisa 11) on dokument, mis koostatakse nõupidamiste või koosolekute

arutelu käigu ning vastuvõetud otsuste fikseerimiseks.

174. Protokolli vormistab kokkutulnute poolt valitud või selleks eelnevalt määratud

protokollija.

175. Protokollis peab olema kajastatud:

1) dokumendi liigi ning koosoleku nimetus;

33

2) koosoleku/nõupidamise toimumise koht, kuupäev ja number;

3) koosoleku/nõupidamise alguse ja lõpu kellaajad;

4) osavõtjate nimed, kui osavõtjaid on rohkem kui 20 koostatakse protokolli lisana

osavõtjate nimekiri;

5) koosoleku juhataja nimi;

6) protokollija nimi;

7) päevakorrapunktide loetelu;

8) koosoleku/nõupidamise käik ja otsused.

176. Protokollis fikseeritakse koosoleku või nõupidamise käik ning otsused. Protokoll peab

olema võimalikult lühike, kuid selge, täpne ja sisaldama arutatud teemade kohta

igakülgset infot.

177. Koosolekute protokollide esimene leht vormistatakse vastava koosoleku

sekretäri/protokollija poolt kõrgkooli üldplangile, järgnevad lehed elementideta

paberile. Lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest, number kirjutatakse lehekülje

alumisse paremasse nurka. Pikematel kui 5 leheküljelistel dokumentidel on soovitatav

märkida sulgudes kogu dokumendi lehtede arv – 5 (9).

178. Protokollid peavad olema vormistatud ja allkirjastatud hiljemalt seitsme tööpäeva

jooksul pärast koosoleku toimumist või vastavalt komisjoni või nõukogu kodukorrale,

kui see on kehtestatud.

179. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad

vormistatakse kõrvuti.

180. Protokollid registreeritakse Amphorasse vastava sarja alla.

181. Protokolli nõuetekohase vormistamise ja säilitamise eest vastutab protokollija.

182. Protokolli koopia, väljavõtte ja otsused vormistab ning edastab e-postiga vastava

koosoleku protokollija.

Akt

183. Akt (vt lisa 12) on dokument, mis koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku (te)

poolt välja selgitatud faktide, seisukorra või toimingu fikseerimiseks.

184. Akt vormistatakse üldplangile.

185. Aktile kirjutavad alla kõik tuvastamisprotsessis osalejad. Allkirjastatakse kõik koostatud

eksemplarid. Pärast allakirjutamist esitatakse vajadusel akt kinnitamiseks.

186. Aktid registreeritakse Amphorasse vastava sarja alla.

34

Leping

187. Kõrgkooli nimel sõlmitud koostöölepingud registreerib dokumendihalduse spetsialist

Amphoras ja paberkandjal lepinguid hoitakse dokumendihalduse spetsialisti juures.

188. Lepingute sõlmimisel füüsiliste isikutega lähtutakse Töölepingu seadusest,

Võlaõigusseadusest ning teistest õigusaktidest tulenevatest nõuetest. Töö-, käsundus,

töövõtu- ning teiste füüsiliste isikutega sõlmitud võlaõiguslikud lepingud, sh

täienduskoolituse lepingud, registreerib personalispetsialist-rektori assistent Amphoras.

Lepingu allkirjastamiseks on kolm võimalust:

1) kui isikul, kellega leping sõlmitakse, on õigus kasutada dokumendihaldusprogrammi,

siis leping allkirjastatakse poolte poolt digitaalselt dokumendihaldusprogrammis

Amphora. Seal toimub ka lepingu säilitamine;

2) kui ühel osapoolel ligipääsu dokumendihaldussüsteemile ei ole, siis allkirjastatakse

leping kõrgkooli esindaja poolt Amphoras, seejärel saadetakse leping teisele osapoolele

digiallkirjastamiseks e-posti aadressile. Selle tagasi saamisel laetakse leping mõlema

osapoole allkirjaga Amphorasse ning säilitatakse seal;

3) leping allkirjastatakse poolte poolt paberkandjal ning personalispetsialist-rektori

assistent säilitab originaaleksemplarid.

189. Kõrgkooli ja töötaja vahel sõlmitavad õppeteenuse lepingud säilitatakse

personalispetsialist-rektori assistendi juures.

190. Praktikaleping sõlmitakse kõrgkooli ja praktikabaasi vahel. Üliõpilase, kõrgkooli ja

praktikabaasi vaheline leping sõlmitakse praktika kestuse tähtajaga. Õppuri ja kõrgkooli

vahelised konfidentsiaalsuslepingud sõlmitakse vastavas õppetoolis või osakonnas

kehtivusega kuni õppuri eksmatrikuleerimiseni. Lepingu registreerib selle koostaja või

õppetooli/osakonna juhataja Amphora lepingute registris. Lepinguid säilitatakse

vastavas õppetoolis või osakonnas.

191. Õppeteenuse leping sõlmitakse õppuri immatrikuleerimisest ühe kalendrikuu jooksul

õppeteenuse osutamiseks riigieelarvevälise õppuri või õppuri esindaja ja kõrgkooli

vahel. Pooled allkirjastavad selle, leping registreeritakse Amphoras ja hoitakse

õppeosakonnas.

192. Mobiilsuslepingud sõlmitakse kõrgkooli ja üliõpilaste, õppejõudude ja töötajate

vahetusse saatmiseks tähtajaliselt neljas eksemplaris. Lepingud koostab välissuhete juht.

Dokumendihalduse spetsialist registreerib lepingu Amphoras ja lepingu kõrgkooli

eksemplari säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures.

35

193. Arendus- ja koostöölepingud koostab välissuhete juht või vastavalt volitusele kõrgkooli

töötaja. Dokumendihalduse spetsialist registreerib lepingu Amphoras ja lepingu

kõrgkooli eksemplar säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures.

194. Majandusleping sõlmitakse kõrgkooli majandustegevuse kajastamiseks. Lepingud

allkirjastatakse vastavalt rektori allkirjaõiguse edasivolitamisele. Majanduslepingud

jagunevad:

1) teenuste osutamise lepingud füüsiliste ja juriidiliste isikutega – säilitatakse

dokumendihalduse spetsialisti juures;

2) müügilepingud vajalike vallasasjade ostmiseks – säilitatakse dokumendihalduse

spetsialisti juures;

3) ehitus- ja remonttööde lepingud – säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures;

4) kasutuslepingud kooli ruumide ühekordseks kasutuseks andmiseks – säilitatakse

haldusjuhi juures;

5) kõrgkooli (või kõrgkooli kasutusse antud) GSM-mobiiltelefonide numbrite

kasutuslepinguid kooli töötajatega – sõlmitakse, muudetakse ja lõpetatakse arvestades

kõrgkooli mobiiltelefonide kasutamise korras kehtivaid tingimusi ning õigusaktidest

tulenevaid nõudeid. Säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures;

6) üliõpilaskodu üürilepingu sõlmib üliõpilastega kõrgkooli nimel üliõpilaskodu juhataja –

säilitatakse üliõpilaskodus.

Ametikiri

195. Ametikirju vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalsel kujul kõrgkooli

kirjaplangile.

196. Väljasaadetava paberkandjal kirja puhul esitatakse allkirjastamiseks kaks

originaaleksemplari. Ühel eksemplaril on koostaja nimele lisaks ka allkiri, mis jääb

kõrgkooli.

197. Kirja liigid on:

1) sissetulevad kirjad, mis jagunevad:

a) algatus- või vastuskiri;

b) taotlus;

c) avaldus;

d) märgukiri;

e) selgitustaotlus;

f) teabenõue.

36

2) väljaminevad kirjad, mis jagunevad:

a) algatus- või vastuskiri

b) volikiri;

c) garantiikiri;

d) teatis;

e) tõend.

3) kõrgkoolisisene kirjavahetus:

a) esildis;

b) avaldus;

c) taotlus.

Esildis, taotlus, avaldus

198. Esildis, taotlus, avaldus on reeglina kõrgkoolisisesed ametikirjad, millega pöördutakse

kõrgemalseisvate ametiisikute poole ettepanekute, taotluste või soovidega. Kõrgkooli

sisesed esildised, taotlused, avaldused esitatakse elektroonselt läbi Amphora.

Lihtsustamaks kõrgkoolisiseste elektroonsete avalduste/esildiste esitamist, on loodud

Amphoras vastavad vormid (avaldus, esildis, täienduskoolitustaotlus). Puhkuse- ja

lähetustaotlused esitatakse Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (RTIP).

Volikiri

199. Volikiri (vt lisa 13) vormistatakse kõrgkooli kirjaplangile.

200. Volikirjal peab olema:

1) dokumendi liigi nimetus;

2) volikirja registreerimisnumber ja kuupäev;

3) tekst, mis sisaldab järgmisi andmeid:

a) volitatud isiku täielikku nime ja sünniaega;

b) volituse sisu ehk tegevust, milleks volitatakse (kas tegemist on ühekordse tehinguga

või pideva esindamisega, kui on vajalik summaline piirang, siis on vaja fikseerida

ka summa, mille ulatuses tehingut võib teha);

c) volikirja kehtivuse tähtaega (kirjutatakse sõnades) või märget, et on tegemist

tähtajatu volikirjaga;

d) vajadusel edasivolitamise õigust;

e) vajadusel volitatava allkirja näidist;

37

4) allkirjaõigusliku isiku allkiri;

5) koostaja.

201. Pitser pannakse volikirjale ainult siis, kui seda nõuab kolmas isik, kellele volikiri

esitatakse.

202. Volikirja kehtivus lõpeb:

1) volituses antud toimingu teostamisega;

2) tähtaja möödumisel;

3) töötaja ja kõrgkooli vahelise töösuhte lõppemisel;

4) volituse tühistamisel, kusjuures volitust saab tühistada selle andnud ametiisik või temast

kõrgemalseisev ametiisik.

203. Kui volitatud isiku tööleping kõrgkoolis lõpeb või lõpetatakse, on ta kohustatud kõik

tema nimele antud volikirjad tööandjale tagastama. Selle eest vastutab asjaajamist

ülevõttev isik.

204. Volikirjad vormistatakse ning registreeritakse Amphoras dokumendihalduse spetsialisti

poolt. Volikirja puhul pannakse pitsat paberkandjal dokumendile, see on autentsuse

tõestamiseks. Volikiri võib olla ka elektrooniline. Elektroonilise volikirja puhul on

selleks digitaalselt pandud allkiri.

Teatis/arhiiviteatis

205. Teatis (vt lisa 14) on kõrgkooli arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument, näiteks

arhiiviteatis isiku töötamise kohta, makseteatis. Arhiiviteatis väljastatakse kõrgkoolis

hoiul olevate arhiividokumentide alusel.

206. Teatis vormistatakse kirjaplangile. Tekstis formuleeritakse nõutud fakt selliselt, nagu

see dokumentides sisaldub; antakse andmed isiku kohta (nimi, isikukood või sünniaeg);

viidatakse väljaandmise aluseks olnud arhivaali (de) le.

207. Teatise allkirjastab rektor või rektori poolt volitatud isik. Kõik teatised registreeritakse

Amphoras.

208. Adressaadi soovi korral tuleb teatisele panna ka pitser.

209. Taotlustele arhiiviteatise, ärakirja või väljavõtte saamiseks vastatakse hiljemalt 30

kalendripäeva jooksul alates taotluse registreerimisele järgnevast tööpäevast.

210. Kui taotlusele vastamine ei ole võimalik või vastamise tähtaega on vaja pikendada,

teavitatakse sellest taotluse esitajat.

211. Isikuandmeid sisaldavatele arhiividokumentidele on kolmandatel isikutel juurdepääsuks

vaja andmesubjekti nõusolekut.

38

Tõend

212. Tõend (vt lisa 15) antakse kõrgkooli poolt välja siis, kui on tarvis kõrgkooliga seoses

teatud fakti tõendada.

213. Tõend antakse välja sellisel juhul, kui fakt või suhe on dokumentaalselt fikseeritud.

214. Tõendid vormistatakse ja allkirjastatakse üksuses, kelle pädevusse antud tõend kuulub

ning registreeritakse Amphoras, üliõpilastele/õpilastele jooksvalt väljastatavad tõendid

Tallinnas registreeritakse Amphoras õppesekretäri poolt ja Kohtla-Järvel sekretäri poolt.

215. Adressaadi soovi korral tuleb tõendile panna ka pitser.

Teabenõue

216. Teabenõue on pöördumine, millega taotletakse olemasolevat avalikku teavet.

Teabenõuet menetletakse vastavalt Avaliku teabe seaduses sätestatud korrale ja

kõrgkooli asjaajamiskorras sätestatud dokumentide menetlemise korrale.

217. Teabenõudega ei ole tegemist, kui sõnumi sisust selgub, et ei soovita olemasolevat

dokumenteeritud teavet, vaid lahendust mõnele probleemile, esitatakse ettepanekuid või

kaebusi, saabunud nõude täitmine nõuab olemasoleva teabe analüüsimist ja selle alusel

vastuse koostamist, soovitakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu

sooritamist, mis ei ole seotud üksnes teabe väljastamisega. Sel juhul on tegemist

märgukirja või selgitustaotlusega, mida menetletakse vastavalt Märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses sätestatud

nõuetele.

218. Kui teabenõuete täitmise eest vastutav töötaja ei oska otsustada või tal on kahtlus, kas

tegemist on teabenõudega või muu vastamist ja menetlemist vajava dokumendiga või

võimaliku piiratud juurdepääsuga dokumendiga, pöördub ta juhiste saamiseks

dokumendihalduse spetsialisti poole.

219. Kõrgkoolile saab teabenõude esitada kas:

1) suuliselt – vahetult või telefoni teel;

2) kirjalikult – posti, faksi või elektronpostiga (ametlik e-posti aadress info@ttk.ee);

3) elektrooniliselt – täites teabenõude vormi kõrgkooli kodulehel www.ttk.ee

220. Delikaatseid või eraelulisi isikuandmeid sisaldava teabe taotlejalt peab nõudma isikut

tõendava dokumendi ja vastavale teabele juurdepääsu õigust tõendava dokumendi

esitamist.

221. Teabenõudes peavad olema esitatud järgmised andmed:

39

1) teabenõudja ees- ja perekonnanimi;

2) asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või

asutuse nimetus;

3) teabenõudja sideandmed (posti- või elektronpostiaadress või faksi- või telefoninumber);

4) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu;

5) taotletav teabenõude täitmise viis.

222. Suuliselt esitatud teabenõude korral märgib teabenõude saaja vajalikud andmed üles

ning edastab selle registreerimiseks dokumendihalduse spetsialistile.

223. Dokumendihalduse spetsialist registreerib teabenõude Amphoras selle saamise päeval

või hiljemalt saamisele järgneval tööpäeval.

224. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või see on esitatud suuliselt või

elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata.

225. Teabenõue täidetakse viivituseta ning mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates

teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada

või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib nõude täitmise tähtaega pikendada

kuni 15 tööpäevani. Pikendamisest koos põhjendusega tuleb teabenõudjale teatada viie

tööpäeva jooksul.

226. Teabenõude täitmiseks väljastatavad dokumentide koopiad saadetakse üldjuhul välja

kaaskirjaga.

227. Teabenõude täitmisest võib keelduda Avaliku teabe seaduse § 23 loetletud juhtudel.

228. Teabenõude täitmisest keeldumine koos põhjendusega tuleb teha teabenõudjale

teatavaks viie tööpäeva jooksul.

Märgukiri ja selgitustaotlus

229. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse vastavalt Märgukirjale ja selgitustaotlusele

vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusega kehtestatud korrale ning

kõrgkooli asjaajamiskorras sätestatud dokumentide menetlemise korrale.

230. Märgukiri on isiku pöördumine, millega isik:

1) teeb ettepanekuid asutuse töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks;

2) annab teavet.

231. Selgitustaotlus on isiku pöördumine, milles isik taotleb teavet või selgitusi, mis

eeldavad kõrgkooli käsutuses oleva teabe analüüsi, sünteesi või lisateabe kogumist.

232. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamatult või hiljemalt 30

kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise

40

keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut tuleb teavitada

vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.

233. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastamisest võib loobuda märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise seaduse § 5 lg 9 alusel.

E-post

234. E-kiri (vt lisa 16) on ametikirja eriliik, mis koostatakse e-posti süsteemis. E-kirju ei

allkirjastata.

235. Igale kõrgkooli töölepingu alusel töötavale töötajale (va halduspersonal) luuakse

tööleasumisel ametlik e-posti aadress kujul eesnimi.perekonnanimi@ttk.ee. Töölepingu

lõppemisel meilikonto suletakse ja meiliaadressile sisestatakse automaatne vastus selle

mittetöötamise kohta. Kuue kuu pärast meilikonto kustutatakse.

236. Ametialase kirjavahetuse korral tuleb kasutada vaid kõrgkoolipoolset e-posti aadressi.

Ametlikult e-posti aadressilt kirju saates peab töötaja silmas pidama, et kirjaga esindab

kõrgkooli.

237. Dokumendina peab e-kiri säilitama oma algse sisu, struktuuri ja konteksti, milles ta

loodi. Struktuur tähendab siinkohal nii e-kirja kujundust, manuste linke kui ka seotud

sõnumeid. Kontekst on informatsioon, mis tavaliselt kuulub kirja päisesse: saatja, saaja

ning e-kirja teema.

238. E-kirja väärtust hinnatakse tema sisu järgi. Ametliku tegevuse käigus saadetud või

saadud e-kirjad (sh manused), mis sisaldavad tõendust asutuse tegevusest, peegeldades

asutuse funktsioone, tegevust ja otsuseid, on ametlikud dokumendid ning need tuleb

dokumendihalduse spetsialisti juures registreerida.

239. Otsuse e-kirja väärtuse kohta langetab selle saatja. Kui tekib kahtlus e-kirja säilitamise

vajalikkuses, peab töötaja konsulteerima dokumendihalduse spetsialistiga. E-kirja

registreerimise eest vastutab selle saaja või koostaja.

240. Elektronpostiga saabunud ametlik dokument edastatakse dokumendihalduse

spetsialistile registreerimiseks saabumise või sellele järgneval tööpäeval ning

menetletakse üldises korras. Elektronpostiga saabunud dokument registreeritakse

Amphoras.

241. E-posti teel saabunud ametikiri reageeritakse esimesel võimalusel kolme tööpäeva

jooksul (välja arvatud nädalavahetused ja riiklikud pühad).

242. Kui töötaja läheb puhkusele või lähetusse, siis vajadusel kasutab ta e-posti keskkonnas

funktsiooni, mis tagab automaatse vastuse kirja saatjale ning milles peavad olema

41

juhtnöörid, kelle poole küsimusega pöörduda (asendaja nimi, e-posti aadress, telefon)

või millal töötaja naaseb tööle.

Näide: Tere!

Täname Teid kirja eest! Viibin puhkusel 14.08.2016-20.08.2016. Vastan Teie kirjale

21.08.2016.

Kiireloomuliste küsimuste korral pöörduge palun õppeosakonna juhataja Mari

Muraka poole: mari.murakas@ttk.ee +372 671 1752

Lugupidamisega

---

Kati Karu

õppekorralduse spetsialist

Hello

Thank you for your email. I will be out of the office on August 14 and back on the

20th. I will respond to your email 21st.

Urgent questions, please contact head of the department Mari Murakas:

mari.murakas@ttk.ee +372 671 1752

Kind regards

---

Kati Karu

specialist of academic affairs

243. Väljasaadetav ametlik meilisõnum peab olema vormistuselt selge, lühike ja

grammatiliselt korrektne. Ametliku e-kirja kohustuslikud elemendid on välja toodud

nimetatud korra lisas 16.

Tunnistus/tõend ja akadeemiline õiend

244. Täiendusõppe läbimisel väljastatakse täiendusõppurile tunnistus või tõend ( Tallinna

Tervishoiu Kõrgkooli täiendusõppe vormid ja läbiviimise kord).

245. Täiskasvanute koolituse tunnistusele ja tõendile kirjutab alla õppeprorektor vastavalt

rektori volitustele.

42

246. Rakenduskõrghariduse õppe diplom ja akadeemiline õiend vormistatakse vastavalt

Vabariigi Valitsuse määrusele "Diplomi ja akadeemilise õiendi statuut ja vormid" ja

kutseõppe lõputunnistus ja hinneteleht vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele

„Kutseõppeasutuse lõpudokumentide vormid, statuut ja väljaandmise kord“.

247. Enne 2002/2003. õppeaastat kõrgkooli lõpetanud isikutele ingliskeelse akadeemilise

õiendi (diploma supplement) väljaandmise kord on kehtestatud Tallinna Tervishoiu

Kõrgkooli normdokumendiga (kinnitatud Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli nõukogu poolt

20.09.2005. a).

Kõrgkooli komisjonide moodustamine ja nende dokumendid

248. Kõrgkooli komisjonide ja töörühmade koosseisud kinnitatakse kõrgkooli nõukogu

otsusega või rektori käskkirjaga. Komisjonid ja töörühmad tegutsevad vastavalt

komisjoni moodustaja kehtestatud korrale.

43

IV KÕRGKOOLI DOKUMENDIRINGLUS JA ALLKIRJAÕIGUSED

Saabuvate dokumentide vastuvõtmine, sorteerimine ja registreerimine

249. Dokumendid saabuvad kõrgkooli posti, käsiposti, e-posti, DVK ja faksi teel.

250. Kõrgkooli paberil liikuvat korrespondentsi ja üldmeiliaadressile (info@ttk.ee) tulevat

elektronposti vahendab dokumendihalduse spetsialist.

251. Kõrgkooli nimele saabunud paberkandjal posti avab dokumendihalduse spetsialist,

kontrollib adressaadi õigsust, dokumendi vastavust olulisematele vorminõuetele,

loetletud lisade olemasolu jne. Dokument registreeritakse Amphoras ja saadetakse

rektorile resolutsiooni saamiseks. Vastavalt rektori resolutsioonile saadetakse dokument

menetlusse. Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid edastatakse otse saajale.

252. Kõrgkooli ametlikule e-postile või paberkandjal saabunud arved edastab

dokumendihalduse spetsialist e-arvekeskusesse menetlemiseks. Arvel peab arve saajaks

olema märgitud Tallinna Tervishoiu Kõrgkool.

253. Saadetised märkega “ISIKLIK” edastatakse adressaadile avamata. Kui isiklikult

adresseeritud kiri osutub ametlikuks, vastutab selle registreerimise eest adressaat.

254. Kohtla-Järve struktuuriüksuse aadressile tulnud kirjad registreerib Amphoras ja saadab

menetlusse sealne sekretär ning edastab paberkandjal dokumendid säilitamiseks

Tallinnasse.

255. Kõrgkooli üldisele ametlikule elektronpostiaadressile saabunud e-kirjad, DVK ja faksi

teel saadetud dokumentide puhul kehtivad samad reeglid, mis posti teel saadetud

dokumentide puhul.

256. Hankepakkumuse ümbrikud edastatakse avamata kujul hanke korraldamise eest

vastutavale töötajale.

257. Valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile ühe tööpäeva

jooksul, kõrgkooli dokumendiregistris neid ei registreerita.

258. Kui dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, võetakse ühendust dokumendi

saatjaga ning võimalusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed.

259. Lisade puudumisel dokumenti ei registreerita, vaid teatatakse sellest saatjale ja

registreeritakse juhul, kui puudused on kõrvaldatud.

260. Kui dokumendil puudub ettenähtud allkiri, tagastatakse dokument saatjale koos vastava

põhjendusega.

44

261. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje alumisse paremasse nurka tehakse

registreerimisel saabumismärge. Kui esimene lehekülg on lõpuni täis kirjutatud, siis

tehakse saabumismärge esimese lehekülje vabale pinnale.

262. Saabumismärge sisaldab järgmisi andmeid:

1) sõna ''SISSE TULNUD'';

2) saabumise kuupäev;

3) registreerimise number;

4) asutuse nimi, kus dokument registreeritakse.

263. Ümbrikud üldjuhul hävitatakse, kuid säilitatakse:

1) kui saatja aadress on ainult ümbrikul;

2) kui postitemplit on vaja kuupäeva tuvastamiseks;

3) juurdemaksuga saadetise korral.

264. E-posti, DVK või faksi teel saabunud dokumendi registreerib dokumendihalduse

spetsialist nende saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui hiljem saabub

postiga ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema

saabumiskuupäev ja suunatakse ta antud asjaga tegelevale struktuuriüksusele ning

Amphoras tehakse täiendav märge originaali saabumise kohta. Dokumendi täitmise

tähtaega arvestatakse tema esmaregistreerimise kuupäevast.

265. Saabunud dokumendid registreeritakse nende saabumise päeval ja edastatakse rektorile

resolutsiooni saamiseks. Väljasaadetavad ja sisedokumendid registreeritakse

allakirjutamise päeval.

266. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni, edastatakse

vastavalt sisule täitmiseks.

267. Dokument loetakse registreerituks, kui talle on antud dokumentide loetelu järgi

vastavalt liigile tähis ja Amphoras registreerimisel saadud järjekorranumber.

268. Amphoras kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase

dokumendi (algatusdokumendi) registreerimisel. Ühes ja samas asjas saabunud ja välja-

saadetavad vastusdokumendid registreeritakse esmase või esimesena antud küsimuses

saabunud dokumendi registreerimisnumbri all, millele lisatakse dokumenti

individualiseeriv number.

269. Registreerimisele kuuluvad:

1) käskkirjad;

2) protokollid ja aktid;

3) lepingud;

45

4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, esildised, tõendid,

teabenõuded jm);

5) projektid;

6) muud õigusaktide ja dokumentide loetelu kohaselt registreerimisele kuuluvad

dokumendid.

270. Registreerimisele ei kuulu:

1) reklaamtrükised;

2) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;

3) anonüümkirjad;

4) perioodikaväljaanded;

5) isiklikud ja konfidentsiaalsed kirjad;

6) koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad;

7) valel aadressil saabunud kirjad (need saadetakse tagasi).

Juurdepääsupiiranguga teave

271. Juurdepääsupiiranguga teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kinnitab rektor

oma käskkirjaga avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse alusel.

Dokumendisarjadele, milles võib esineda juurdepääsupiiranguga dokumente, on tehtud

vastav märge kõrgkooli dokumentide loetelus.

272. Juurdepääsupiirang asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele kehtib kuni

vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui viis aastat. Kui juurdepääsupiirangu

kehtestamise põhjus püsib, pikendatakse piirangut kuni viie aasta võrra.

273. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib

juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat,

eelnimetatud isikuandmetega seotud isiku surmast alates 30 aastat või kui surma ei ole

võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates kõnealuse isiku sünnist.

274. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sisaldava dokumendi esilehe ülemisse

paremasse nurka tehakse märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või lühendi

AK, kui teabekandja seda võimaldab. Märkele lisatakse juurdepääsupiirangu alus ja

lõpptähtpäev. Amphoras tehakse vastav märge juurdepääsupiirangu kehtivuse aja ja

määramise aluse kohta.

46

Dokumentide läbivaatamine ja resolutsioon dokumendihaldusprogrammis Amphora

275. Olenevalt dokumendi sisust edastatakse registreeritud dokument resolutsiooni

saamiseks rektorile, õppeprorektorile, või finants- ja haldusdirektorile või neid

asendavatele töötajatele.

276. Resolutsioon peab sisaldama:

1) täitja nime või nimesid,

2) lahendamise käiku,

3) vajadusel täitmise tähtaega.

277. Dokument saadetakse täitmiseks läbi Amphora. Täitjale läheb sellekohane teade e-

postiga ja Amphora esilehele tekib suunamiste paneel, kus on näha talle antud ülesanne

koos resolutsiooni ja tähtaegadega.

278. Kui resolutsiooniga määratakse mitu täitjat, siis resolutsioonis esimesena märgitud täitja

koordineerib asja lahendamist, kõikidele täitjatele edastatakse koopiad.

Dokumentide allkirjastamine

279. Kõrgkooli allkirjaõiguslik isik on rektor.

280. Rektori allkirjaõiguse edasivolitamist ja rektori asendamist reguleeritakse vastava

rektori käskkirjaga.

281. Digitaalallkirjal ja omakäelisel allkirjal on võrdne õigusjõud.

282. Digitaalallkiri peab võimaldama:

1) üheselt tuvastada isiku, kelle nimel allkiri on antud;

2) kindlaks teha allkirja andmise aja;

3) siduda digitaalallkiri dokumendiga sellisel viisil, mis välistab võimaluse tuvastamatult

muuta dokumenti või selle tähendust pärast allkirja andmist.

283. Omakäeline allkiri:

1) kirjutatakse loetavalt (allkirjast peab olema aru saada, kes selle andnud on);

2) koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest või selle osast;

3) allkirjastatakse üldiselt sinise tindisulepeaga;

4) vormistatakse peale lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadele

põhireavahedele.

47

Dokumendi täitmine, täitmise kontrollimine ja täitmistulemuse vormistamine

284. Töötajad on kohustatud jälgima registreeritud dokumentidele vastamiseks etteantud

tähtaegu.

285. Dokumendihalduse spetsialist jälgib tähtaegadest kinnipidamist ja teeb suuliselt või e-

posti teel täitjale meeldetuletuse 5 päeva enne dokumendi lahendamise tähtaja

saabumist.

286. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab töötaja, kellele on dokument täitmiseks

suunatud.

287. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendripäevades

dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadusest või muust õigusaktist ei

tulene teisiti.

288. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja

lahendamise tulemustest hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene

teisi tähtaegu. (Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse hiljemalt 30 kalendripäeva

jooksul; teabenõudele vastatakse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul).

289. Dokumentidele vastamise tähtaega võib pikendada kuni kahe kuuni või kuni asja lahen-

damiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja

pikendamise rektor või tema poolt volitatud isik. Dokumendihalduse spetsialist teavitab

vastuse saajat uuest vastamistähtajast.

290. Kui asja lahendamine ei kuulu kõrgkooli pädevusse, edastatakse see vastavalt

kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teavitades sellest ka dokumendi saatjat.

291. Dokument loetakse tähtaegselt lahendatuks, kui:

1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;

2) dokument on edastatud e-posti/ faksi teel;

3) isikut on sellest teavitatud;

4) on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud.

292. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge,

kus näidatakse, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati või teha vastav märge

Amphora kommentaaride lahtrisse.

Näide: Telefoni teel vastatud jaatavalt OÜ Kiri direktorile hr Kuule

/Allkiri/

Karin Kallo

48

Sekretär

21.01.2016

Ümbriku vormistamine

293. Kõrgkoolis on lubatud kasutada kõiki rahvusvahelises postisides kasutatavaid ümbrike

sarju.

294. Aadressi kirjutamisel juhindutakse alljärgnevast:

1) minimaalsuurusega postiaadress hõlmab kolme tekstirida;

2) maksimaalselt võib kasutada postiaadressi kirjutamisel kuut tekstirida;

3) postiaadress märgitakse ümbriku pika küljega samasuunaliselt adressaadivälja paremale

poole, kusjuures kõik read algavad vasakust veerisest.

4) võimalusel eelistada aadressi ümbrikule trükkimist.

295. Aadressi kirjutamisel jälgitakse allpool toodud järjestust:

1) saaja;

2) saaja asutuse ja/või struktuuriüksuse nimetus;

3) tänav, maja- ja korterinumber;

4) postiindeks ja linn või maakond;

5) riik (kui läheb välismaale).

Näide:

/saatja aadress/

Tallinna Tervishoiu Kõrgkool

Kännu 67

13418 TALLINN

/saaja aadress/

Hr Kalle Kaasik

AS Kuusk

Puu 13-1

11123 TALLINN

49

296. Saatja aadressi võib ka ümbriku tagaküljele üles äärde kirjutada. Ilma saatja aadressita

posti välja ei saadeta.

50

V DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE

Dokumentide loetelu

297. Dokumentide süstematiseerimise aluseks kõrgkoolis on dokumentide loetelu.

298. Kõrgkooli dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult.

299. Dokumentide loetelus märgitakse dokumentide kohta:

1) arhiivimoodustaja (kõrgkooli) nimi;

2) funktsiooni tähis ja nimetus;

3) sarja tähis ja nimetus;

4) säilitustähtaeg või arhiiviväärtus;

5) asjaajamisperiood;

6) struktuuriüksus/töötaja, vastutaja;

7) juurdepääsupiirangu alus;

8) märkused.

300. Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa:

1) asutuse töö korraldamine;

2) personalitöö korraldamine;

3) õppetöö korraldamine;

4) täienduskoolituse korraldamine;

5) välissuhete korraldamine;

6) üliõpilas- ja õpilasesindus;

7) siseauditi ja järelvalve teostamine;

8) finantsplaneerimine ja haldustegevuse korraldamine;

9) töötervishoid ja töökaitse;

10) arhiivitöö korraldamine;

11) raamatukogutöö korraldamine.

301. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga

dokumendid.

302. Dokumentide loetelu muudetakse üldjuhul vaid siis, kui:

1) muutuvad kõrgkooli ülesanded või struktuur ja selle tulemusena tekivad uued

dokumentide sarjad;

2) muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitusaeg;

3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb avalik arhiiv;

4) muutuvad seadused või teised asjaajamiskorras aluseks võetud õigusaktid.

51

303. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse siis, kui struktuuris või ülesannetes toimuvad

ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide

koosseis.

304. Kõrgkooli dokumentide loetelu kavand esitatakse arvamuse avaldamiseks Riigiarhiivi

inspektorile enne loetelu kinnitamist.

305. Riigiarhiivi inspektori arvamusega mittenõustumisel, esitab loetelu koostaja arhiivile

motiveeritud põhjenduse ühe kuu jooksul pärast arvamuse saamist.

306. Kõrgkooli dokumentide loetelu kinnitab kõrgkooli rektor.

Säilitustähtajad

307. Kõrgkooli dokumente säilitatakse paberkandjal ja digitaalselt, nii et tagatud peab olema

dokumentide turvaline ja autentne säilimine ning kasutatavus kogu säilitustähtaja

jooksul.

308. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel (sh muutmisel) lähtutakse õigusaktides

sätestatud tähtaegadest, kõrgkooli vajadustest, dokumentide unikaalsusest,

kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest.

309. Säilitustähtajad määratakse:

a) aastates (1 aasta; 3 aastat; 5 aastat; 7 aastat; 10 aastat; 15 aastat; 50 aastat; 75 aastat);

b) kindlaksmääratud sündmuse toimumise tähtajana (nt 10 aastat pärast lepingu

lõppemist);

c) kuupäevana (nt 31.12.2016);

d) alatiselt (asutuse tegevuse lõpuni);

e) püsivalt (dokumendid, millele on antud Rahvusarhiivi hindamisotsusega arhiiviväärtus).

310. Dokumentide säilitustähtaega arvestatakse nende loomise või saamise puhul asja-

ajamisperioodi lõpust või kindlaksmääratud sündmuse puhul selle saabumise

kuupäevast.

311. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi

loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. Erinevates sarjades registreeritud,

kuid üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaja arvestamisel lähtutakse üldjuhul

sarjale kehtestatud säilitustähtajast.

52

Toimikute pidamine asjaajamises

312. Asjaajamisperioodi vältel või arvestades dokumentide hulka koondatakse dokumendid

registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud

sarjale.

313. Toimiku seljale märgitakse:

1) pealkiri ehk sarja nimetus;

2) tähis vastavalt dokumentide loetelule;

3) aastaarv (ud);

314. Toimikusse paigutatakse olenevalt dokumentide hulgast ühe või mitme asjaajamisaasta

dokumendid, dokumentide vähesusel ka mitme asjaajamisaasta dokumendid. Erandi

võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade

lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma või komisjoni

toimik).

315. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja

muude lahendamise käigus tekkinud dokumentidega.

316. Kui toimikus on ühest dokumendist erinevad variandid (faks või e-posti väljatrükk ja

originaal) säilitatakse ainult originaaldokument.

317. Digitaalsel kujul dokumente säilitatakse Amphora keskkonnas kuni nende hävitamiseni

või üleandmiseni avalikku arhiivi.

318. Pika ja alatise säilitustähtajaga digitaaldokumendid salvestatakse vajaduse korral

säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende autentse ja tervikliku säilimise

neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Püsiva säilitustähtajaga digitaaldokumendid

salvestatakse vajaduse korral säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende

autentse ja tervikliku säilimise kuni Rahvusarhiivi üleandmiseni.

53

VI ARHIIVI KORRASTAMINE, KAITSE JA JUURDEPÄÄS NING DOKUMENTIDE

ERALDAMINE HÄVITAMISEKS

Arhiveeritud dokumentide loetelu ja säilitamine

319. Toimikute, millega seotud asjaajamine on lõppenud, põhjal koostab iga struktuuriüksuse

juht või asjaajamist korraldav isik toimikute loetelu (vt lisa 17), mis on kõrgkooli

dokumentide leidmise ja nende allesoleku kontrollimise vahend. Loetelu eesmärgiks on

toimikute jälgimine ning neile juurdepääsu võimaldamine.

320. Toimikute loetelu koostamise aluseks on kõrgkooli dokumentide loetelu.

321. Toimikute loetelus märgitakse:

1) kõrgkooli nimi;

2) funktsiooni nimetus ja tähis;

3) sarja nimetus ja tähis (toimiku tekkimise ajal kehtinud dokumentide loetelu järgi);

4) säilitustähtaeg;

5) toimiku järjekorranumber ja pealkiri;

6) toimikute hulk;

7) arhivaalide piirdaatumid, s.o esimese ja viimase arhivaali kuupäev;

8) toimiku asukoht;

9) juurdepääsupiirang;

10) asutuse arhiivi üleandmine;

11) dokumentide hävitamine.

322. Vastavalt vajadusele võib eelpooltoodud loetelu täiendada arhiivi haldamist

hõlbustavate lisaandmetega, näiteks arhivaalide avalikku arhiivi üleandmiseks

eraldamise, toimikute üldarvu vms kohta.

323. Toimikute loetelus võib asjaajamisperioodi vältel tekkinud toimikuid, mille

säilitustähtaeg ei ületa 10 aastat, loetleda summaarselt. Sama pealkirjaga toimikud

esitatakse ühe kirjena, näidates nende järjekorranumbrite vahemikku. Selline

kokkuvõtlik loetlemine pole soovitatav, kui toimikut on võimalik leida ainult pealkirja

järgi.

324. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni 10 a) säilitustähtajaga arhivaale hoitakse

tööruumides või selleks määratud ruumides, kus on välditud kõrvaliste isikute

juurdepääs dokumentidele.

325. Alatise, püsiva ja üle 10-aastase (pikaajalise) säilitustähtajaga arhivaalid annab iga

struktuuriüksuse juht või asjaajamist korraldav isik üle toimikute loetelu alusel kahe

54

aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise lõppemist dokumendihalduse

spetsialistile, kes edastab need arhiivikorrastajale. Juurdepääsu nendele arhivaalidele

reguleerib käesolev asjaajamiskord.

326. Kõrgkooli arhiivi korrastab lepingu alusel arhiivikorrastusteenust pakkuv ettevõte.

327. Alatise ja püsiva säilitustähtajaga dokumentide üleandmine Rahvusarhiivi toimub

vastavalt arhiivieeskirjale ja seda teeb dokumendihalduse spetsialist.

328. Kõrgkooli töötajatele arhiivist väljastatavad arhivaalid registreerib dokumendihalduse

spetsialist arhivaalide laenutuse registris. Ametialaseks kasutamiseks väljaspool

arhiiviruumi väljastatakse dokumente kuni 30 kalendripäevaks.

329. Registrisse märgitakse väljastamise kuupäev, kellele väljastatakse, säilikute numbrid,

säilikute arv, säilikute pealkirjad, allkiri arhivaalide kättesaamise kohta, arhivaalide

tagastamise kuupäev.

330. Arhivaalide kasutamine peab toimuma selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisukorda

ega ohusta selle edasist säilimist. Arhivaali kasutamisel on keelatud anda neid edasi

kolmandatele isikutele, teha neisse märkmeid või väljakirjutisi säilikute peal, murda

lehti, muuta lehtede järjekorda ja neid köitest välja võtta.

331. Teistele asutustele väljastatakse arhivaalide ärakirju.

332. Arhivaalide säilimise ja ohutuse tagamise kord kehtestatakse ohuplaaniga.

333. Ohuplaani koostab dokumendihalduse spetsialist koostöös rektori, finants- ja

haldusdirektori ning haldusjuhiga.

Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks

334. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamisel on põhinõudeks,

et arhivaalid hoitakse alal autentse, kasutatava ja juurdepääsetavana kogu säilitustähtaja

jooksul.

335. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaale võib hoida registraatorites ja kiirköitjates ning

erilise põhjuseta ei ole neid vaja spetsiaalselt säilitamiseks ette valmistada.

336. Pikaajalisi ja alatisi paberarhivaale süstematiseerib sisuliselt ja valmistab ette kõrgkooli

arhiivi andmiseks iga õppetooli ja struktuuriüksuse asjaajamist korraldav isik.

337. Toimikute kaaned ja muud tarvikud, mis ei vasta arhiivipüsivuse nõuetele, asendatakse

arhiivipüsivate materjalide soovituslikus loetelus toodud tarvikutega.

338. Kaante vahetamisel lisatakse üks valge leht toimiku esilehe ette ja üks leht lõppu.

55

339. Dokumendid kinnitatakse kaantesse eelistatult paelaga, kasutades arhivaali

registraatorisse panemiseks tehtud auke. Kaane selg ei tohi olla paksem kui kolm

sentimeetrit.

340. Toimikute kaantele märgitakse vajalikud andmed:

1) kõrgkooli nimi;

2) sarja tähis kehtiva dokumentide loetelu järgi;

3) pealkiri (vajadusel täpsustades ja täiendades dokumentide loetelus märgitud sarja

pealkirja);

4) piirdaatumid;

5) viit arhivaalide loetelu järgi.

Näide: Tallinna Tervishoiu Kõrgkool

1-1

Registridokumendid ja põhimäärus

01.01.2001-31.12.2003

1

Säilikute moodustamine

341. Toimikutesse kogunenud dokumentidest moodustatakse füüsilise korrastamise käigus

säilikud.

342. Säilik moodustub üldjuhul:

1) ühe asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud

arhivaalidest;

2) mitme asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud

arhivaalidest;

3) ühe osana asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud

arhivaalidest;

4) üksikarhivaalist.

343. Säilikut võib moodustada:

1) üheses vastavuses arhivaalide loetelus registreeritud toimikutele (säilik = toimik), ühe

asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud arhivaalidest;

56

2) toimikute liitmise teel, arvestades ja säilitades toimikute terviklikkust (säilik = toimik +

toimik + toimik), mitme asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja

ladestunud arhivaalidest;

3) toimiku jagamise teel (säilik = toimik/x), ühe osana asjaajamisperioodi või asja

menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud arhivaalidest.

344. Arhivaalid järjestatakse järgmiste tunnuste alusel:

1) kronoloogiliselt/registreerimisnumbri alusel – kõige varasem dokument paigutatakse

kõige ette ning kõige hilisem dokument kõige lõppu;

2) tähestikuliselt – nimelisi dokumente kasutamise hõlbustamiseks;

3) temaatiliselt – asjapõhised toimikud süstematiseeritakse vastavalt teema/asja piires

kronoloogiliselt, vajadusel lisatakse sisunimekiri;

4) korrespondentide, autorite järgi – nii isikutest kui asutustest lähtuvalt, samas

kronoloogiliselt iga autori siseselt.

345. Tunnuse valik sõltub otseselt olemasolevatest dokumentidest.

346. Asjaajamisperioodi lõppedes korraldab iga struktuuriüksuse juht või asjaajamist

korraldav isik kahe kuu jooksul pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumente

sisaldavate toimikute ettevalmistamise säilitamiseks järgmiselt:

1) toimikutest eemaldatakse liigsed koopiad, mustandid ja muu mittearhiiviaines;

2) pika ja alatise säilitustähtajaga dokumentidelt eemaldatakse metallklambrid;

3) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt või mõne muu tunnuse järgi.

Dokumentide hävitamine

347. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, eraldatakse hävitamiseks. Dokumenti ei

tohi hävitada enne, kui arhiiviväärtusega arhivaalid on välja selgitatud.

348. Dokumentide hävitamiseks koostab dokumendihalduse spetsialist koostöös

arhiivikorrastajaga hävitamisakti kavandi ja esitab selle vajadusel hindamiseks

Rahvusarhiivile.

349. Hävitamisaktis (vt lisa 18) esitatakse järgmised andmed:

1) tähis toimiku tekkimise ajal kehtinud dokumentide loetelu järgi;

2) sarja või toimikute nimetus või pealkiri;

3) piirdaatumid;

4) toimikute hulk;

5) säilitustähtaeg;

57

6) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumentide säilitamist või hävitamist (seadus,

määrus, dokumentide loetelu);

7) märge dokumentide hävitamise viisi kohta;

8) märge dokumentide hävitamise aja, koha ning hävitaja kohta (täidetakse dokumentide

hävitamisel);

9) asjaajamise eest vastutava isiku allkiri.

350. Dokumendid hävitatakse ühe kuu jooksul pärast hävitamist lubava hindamisotsuse

saamist hävitamisaktis märgitud viisil.

351. Dokumendid hävitatakse:

1) füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm);

2) teabe kustutamisega selle kandjalt.

352. Pärast dokumentide hävitamist teeb dokumendihalduse spetsialist hävitamisakti märke

hävitamise aja, viisi ja hävitaja kohta.

Arhivaalide säilitamine, kaitse ja neile juurdepääs

353. Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise korra rakendamise eest vastutab

dokumendihalduse spetsialist.

354. Kõrgkooli arhiivihoidla asub kõrgkooli ruumides aadressil Kännu 67, Tallinn.

355. Arhiiviruumi tehnilised näitajad:

- II korrus, keskküte;

- hoidla pindala on 27 m²;

- hoidlas on 1 turvakardinaga kaetud aken;

- hoidla on sisustatud metallist arhiiviriiulitega.

356. Arhiiviruum on kõrgkooli teistest ametiruumidest isoleeritud ja spetsiaalselt kohandatud

ruum. Arhiiviruum on varustatud turvatud akna, ukse ja tulekustutiga.

357. Arhiiviruumi paigutatakse hoiule kõrgkooli tegevuse käigus tekkinud asjaajamises

lõpetatud ja arhiveeritud dokumendid. Osadele dokumentidele on rektori käskkirjaga

määratud juurdepääsu ja kasutamise piirangud (reguleeritud isikuandmete kaitse

seaduses ja avaliku teabe seaduses). Arhiiviruumis säilitatakse alatise ja pikaajalise

säilitustähtajaga dokumente.

358. Arhiiviruumi võib paigutada kõrgkooli tegevuse käigus loodud ja saadud asjaajamises

lõpetamata dokumente (lepingud, kinnistamisaktid ja -otsused jne), mis vajavad erilisi

hoiutingimusi.

58

Ohutuse tagamine

359. Arhiiviruumi võti on dokumendihalduse spetsialistil. Tagavaravõtmed asuvad

valvelauas. Võtmete andmine kolmandatele isikutele ei ole lubatud.

360. Arhiiviruumi võib siseneda vaid dokumendihalduse spetsialisti või arhiivi korrastaja

nõusolekul.

361. Arhiiviruumis ei ole lubatud viibida kõrvalistel isikutel. Kõrgkooli töötajad võivad

arhiivis käia seoses tööülesannete täitmisega arhiivi eest vastutava isiku juuresolekul.

Võtmeid on lubatud anda ainult koristajale, kes tagastab need arhiivi eest vastutavale

isikule peale töö lõpetamist arhiiviruumis.

362. Arhiiviruumist lahkumisel tuleb sulgeda uks ja kustutada tuled.

363. Arhiiviruumis on keelatud:

1) viibida kõrvalistel isikutel dokumendihalduse spetsialisti nõusolekuta;

2) hoida kõrvalisi esemeid või kergestisüttivaid ja plahvatusohtlikke aineid;

3) suitsetada ja kasutada lahtist tuld.

364. Kõrgkooli töötajad on kohustatud kinni pidama käesolevas korras kehtestatud

normidest.

59

VII ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE

365. Lahkuv töötaja viib töökohalt ära oma isiklikud asjad, korrastab töökoha ning annab

asjaajamise ja tööandja vara üle teda asendavale töötajale või selle puudumisel vahetule

juhile hiljemalt viimasel tööpäeval või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks.

366. Asjaajamise ning tööandja vara üleandmine vormistatakse üleandmis-

vastuvõtmisaktiga. Kui töötaja:

1) keeldub asjaajamise ja varade üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub

asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt struktuuriüksuse juhi ja dokumendihalduse

spetsialisti juuresolekul.

2) ei ole hiljemalt viimaseks tööpäevaks kõrgkoolile tagastanud töövahendeid või muud

varalist väärtust, teavitab dokumendihalduse spetsialist töötajat isiklikule e-posti

aadressile ja tähitud kirjaga tööandja poolt määratud vara tagastamise kuupäevast.

3) ei tagasta vara nimetatud kuupäevaks on tööandjal vastavalt seadusele õigus pöörduda

varguse teatega politseisse. Vastav märge tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti.

Asjaajamise ja vara üleandmine töötaja lahkumisel

367. Lahkuva töötaja asjaajamise ja vara üleandmist-vastuvõtmist korraldab ja vormistab

asjaajamise ja vara üleandmis-vastuvõtmisakti (vt lisa 12) dokumendihalduse spetsialist.

Asjaajamise ja vara üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama:

1) pooleliolevate tööde ja vastavate dokumentide loetelu;

2) kooskõlastamisel olevate dokumentide loetelu;

3) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;

4) üleandja lahendamisel olevate lepingute loetelu;

5) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide loetelu;

6) kõrgkooli raamatukogule tagastamata teavikute loetelu;

7) isiklikul vastutusel oleva vara loetelu;

8) struktuuriüksuse juhi vahetumisel eelarvevahendite seisu.

368. Personalispetsialist-rektori assistent teavitab dokumendihalduse spetsialisti lahkuva

töötaja töölepingu lõppemisest ette vähemalt 14 kalendripäeva enne töölepingu

lõppemist. Dokumendihalduse spetsialist korraldab vastava info edastamise üleandmise

ja vastuvõtmisega seotud töötajatele (vt p 370).

60

369. Lahkuvale töötajale (edaspidi üleandja) edastab dokumendihalduse spetsialist

väljavõtte asjaajamisdokumentide, Riigitöötaja Iseteenindusportaalist varade ja

raamatukogusse tagastamata teavikute loetelud vähemalt 7 kalendripäeva enne

töölepingu lõppemist.

370. Dokumendihalduse spetsialist koostab saadud informatsiooni alusel üleandmis-

vastuvõtmisakti, mille õigsust ta kontrollib koostöös üleandja vahetu juhi,

finantsspetsialisti, raamatukogutöötaja ning asjaajamise ja vara vastuvõtja(te)ga.

371. Üleandja peab kõik aktis loetletud üleantavate dokumentide ja varade ühikulise

olemasolu tagama ja teostama vastava kontrolli koos vastuvõtja(te)ga.

372. Aktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ning akti kinnitab üleandja vahetu juht. Akti

registreerib dokumendihalduse spetsialist Amphoras vastavasse sarja hiljemalt töötaja

viimasel tööpäeval. Paberkandjal akt säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures.

Aktist tehakse koopiad üleandjale, vastuvõtjale ja finatsspetsialistile, kes teeb

riigitöötaja iseteenindusportaalis varade eest vastutajate osas muudatuskanded.

373. Kui üks osapool asjaajamise ja vara üleandmisel-vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus,

siis esitatakse enne allkirjastamist eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu

kohta tehakse akti märge.

Asjaajamise ja vara üleandmine rektori vahetumisel

374. Kui vahetub kõrgkooli rektor peab üleandmise-vastuvõtmise akt lisaks ülaltoodule

sisaldama veel järgmisi andmeid:

• loetelu tähtajalistest tööülesannetest (koostab töötaja ise);

• koosseisu nimekiri täidetud ja täitmata ametikohtade loeteluga (koostab

personalispetsialist);

• pitsatid, nende liigid, arv, asukohad ja pitsatite hoidmise eest vastutav

töötaja (koostab dokumendihalduse spetsialist);

• asutuse eelarvevahendite seis (koostab finants- ja haldusdirektor);

• eelarvevälise pangakonto jääk (esitab finants- ja haldusdirektor);

• kõrgkooli põhivahendite koondnimekiri ja nimekirjad vastutavate isikute

lõikes (esitab finants- ja haldusdirektor);

• rektori kasutuses olev kõrgkooli vara (esitab finants- ja haldusdirektor);

• viimase rektori poolt allakirjutatud käskkirja viimane number liikide

kaupa ja kirja sarja tähis (koostab dokumendihalduse spetsialist);

• kehtivate volituste loetelu (koostab dokumendihalduse spetsialist).

61

LISAD

Lisa 1

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: info@ttk.ee Reg nr 70003980

Lisa 2

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu 67 telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN faks 671 1710 E-post info@ttk.ee reg nr 70003980

Lisa 3

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu Str 67 Phone +372 671 1701 www.ttk.ee EE13418 Tallinn Fax +372 671 1710 E-mail: ESTONIA info@ttk.ee Reg no 70003980

Lisa 4

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu Str 67 Phone +372 671 1701 www.ttk.ee EE13418 Tallinn Fax +372 671 1710 E-mail: ESTONIA info@ttk.ee Reg no 70003980

Lisa 5

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Lisa 6

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

KÄSKKIRI

Tallinn nr

Lisa 7

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: info@ttk.ee Reg nr 70003980

Hr Toomas Risu Teie 13.04.2015 nr 2-5/1344

Prahi OÜ

Kuhja 13 Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-16/256-1

55236 TARTU

Täienduskoolituse läbiviimisest

Austatud juhatuse esimees

Täname Teid usalduse eest. Oleme meeleldi nõus pakkuma Teie ettevõttele esmaabialast

täienduskoolitust.

Saadame teie poolt soovitud täiendkoolituse kava ning info maksetingimuste kohta. Kursuse

juhendaja võtab teie personalijuhiga ühendust lähipäevil.

Lugupidamisega

/Allkirjastatud digitaalselt/

Mari Mets

Rektor

Lisa: 2 lehel

Sirje Siil +372 671 1705

sirje.siil@ttk.ee

Lisa 9

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

KÄSKKIRI

Tallinn nr 1-4/

Asjaajamiskorra kinnitamine

Lähtudes Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2002. a määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed

alused“ paragrahv 4 lõige 1:

1. kinnitan Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli asjaajamiskorra (lisatud 52 lehel);

2. käesolevat asjaajamiskorda muudetakse vastavalt vajadusele, kuid mitte tihedamini kui

kord aastas;

3. tunnistan kehtetuks Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli rektori 28.11.2005. a käskkirja

nr 1-4/13 „Asjaajamiskorra kinnitamine“.

/Allkirjastatud digitaalselt/

Mari Maasikas

Rektor

Koopiad: struktuuriüksused ja õppetoolid

Sirje Siil

Lisa 10

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Dokumendihaldussüsteemis Amphora avalduste/esildiste menetlusse saatmine

Läbi Amphora dokumentide menetlusringile saatmisel kasutada järjestiktäitmist, mitte paralleeltäitmist (järjestiktäitmise puhul läheb avaldus täitmisele järjest, alustades esimesena lisatud nimest. Kui esimene inimene avalduse kooskõlastab, liigub see töökäsuna automaatselt edasi menetlusringi lisatud järgmisele inimesele jne. Paralleeltäitmise puhul läheb avaldus kooskõlastamiseks korraga kõikidele, kes menetlusringi lisati). Personalialased avaldused ja esildised

Allkirjastamiseks Kooskõlastamiseks Täitmiseks Teadmiseks

Amphorast valida vastav vorm: Avaldus (vaid personalialane) - lepingute sõlmimine - lisatasu taotlemine - kompensatsiooni

taotlemine (transport, prillid)

- 1. projektide rahastuse korral antud projekti koordinaator või juht

2. otsene juht

3. personalispetsialist -

Õppetööalased esildised Amphoras valida vorm „Esildis (õppetööd puudutav)“

Allkirjastamiseks Kooskõlastamiseks

Täitmiseks Teadmiseks

Immatrikuleerimine Eksmatrikuleerimine (sh lõpetamine)

- 1. õppeosakonna juhataja 2. õppeprorektor 3. rektor

4. õppesekretär -

Järgmisele kursusele üleviimine Lõputöö ja lõpueksamile lubamine

- 1. õppeosakonna juhataja

2. õppeprorektor

3. õppesekretär -

Välismaal õppimine, stipendiumi taotlemine (vahetus)

- 1. õppetooli juhataja 2. välissuhete juht 3. finants- ja

haldusdirektor 4. rektor

5. õppesekretär -

Lisastipendiumi määramine

- 1. finants- ja haldusdirektor 2. rektor

3. õppesekretär -

Üldtegevuse käskkirjade esildised Amphoras valida vorm „Esildis (üldtegevuse käskkiri)“

Allkirjastamiseks Kooskõlastamiseks

Täitmiseks Teadmiseks

- hinnakirjade kinnitamine - kordade kehtestamine - rektori allkirjaõiguse

edasivolitamine - töötajate/koostööpartnerite

tänukirjaga tunnustamine - komisjonide kinnitamine

(näiteks: inventuuri läbiviimine, plankide mahakandmine jne)

- * vajadusel vastavalt esildise sisule eelnevalt kooskõlastamiseks 1. valdkonna juhile 2. rektor

3. dokumendihalduse spetsialist

-

Erisuste puhul konsulteerida eelnevalt dokumendihalduse spetsialisti, õppesekretäri või personalispetsialistiga.

Lisa 11

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

REKTORAADI KOOSOLEKU PROTOKOLL

Tallinn __. mai 2016 nr 1-6/__

Algus kell 12.00, lõpp 13.00

Juhatas Mari Mets

Protokollis Sirje Siil

Osa võtsid Kalle Tamm, Tõnu Kask

Puudus Kristi Vesi

Kutsutud siseaudiitor Malle Maasikas

PÄEVAKORD

1. 2016. a siseauditi aruande kinnitamine. Malle Maasikas

1. 2016. a siseauditi aruande kinnitamine.

KUULATI: M. Maasikas – tutvustas siseauditi aasta aruannet ja märkis postiivset tulemust.

Küsimus:

Tõnu Kask - ...

Vastus küsimusele:

M. Maasikas - ...

OTSUSTATI:

1.1 Kiita heaks ja kinnitada 2016. a siseauditi aruanne.

/Allkiri/ /Allkiri/

Mari Mets Sirje Siil

Koosoleku juhataja Protokollija

Lisa 12

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

KINNITAN

/Allkirjastatud digitaalselt/

AKT Mari Murakas

Rektor

Tallinn /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-8/

Asjaajamise ja vara üleandmine-vastuvõtmine

Akt on koostatud selle kohta, et dokumendihalduse spetsialist JUTA MAASIKAS andis

01.03.2015 üle ja dokumendihalduse spetsialist SIRJE SIIL võttis vastu kõrgkooli asjaajamise ja

dokumentatsiooni alljärgnevalt:

Kõrgkooli pitsatid:

Jrk nr Nimetus Hulk

1. Riigivapi kujutisega pitsat 1 tk

2. Kõrgkooli logoga pitsat 1 tk

Kõrgkooli templid:

Jrk nr Nimetus Hulk

1. (Kiri) Sissetulnud tempel 1 tk

2. Kõrgkooli aadressiga tempel 1 tk

Täitmisel olevad dokumendid:

Jrk

nr

Dokumendi reg nr ja

kuupäev

Dokumendi autor Dokumendi

liik

Dokumendi pealkiri

1. 1-16/25 AS Juku tellimuskiri Täiendõppe tellimus

2. 1-15/30 Haridus- ja

Teadusministeerium

ministri

käskkiri

Koolituskohtade

kinnitamine

2

Sarjad (toimikud):

Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta

1. 1-16 Kirjavahetus üldküsimustes 2014

2. 1-18 Kirjavahetus välissuhetes 2014

Muu

Jrk nr Nimetus Numbrid Hulk

1. Mobiiltelefoni

sim-kaart

1234567 1 tk

2. Arhiiviruumi

võtmetekimp

-

3 tk

Akt on koostatud kolmes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale ja kolmas

kõrgkoolile.

Lisad: Lisa 1 Põhivarade loetelu (lisatud 1 leheküljel)

Lisa 2 Väikevarade loetelu (lisatud 1 leheküljel)

Andis üle: Võttis vastu:

/Allkirjastatud digitaalselt/ /Allkirjastatud digitaalselt/

Juta Maasikas Sirje Siil

Dokumendihalduse spetsialist Dokumendihalduse spetsialist

Juures viibis:

/Allkirjastatud digitaalselt/

Karin Kaasik

Personalispetsialist

Lisa 13

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: info@ttk.ee Reg nr 70003980

Haridus- ja Teadusministeeriumi

Tallinna esindus

Tõnismägi 11 /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-15/20

15192 TALLINN

VOLIKIRI

Tallinna Tervishoiu Kõrgkool, tegutsedes oma seadusliku esindaja, rektor Mari Metsa isikus,

volitab

õppesekretär KARIN KALLAS´t (sünd. 11.09.1976)

vastu võtma Eesti Üliõpilaspileteid ja pikenduskleebiseid.

Volikiri kehtib 20. detsembrini 2016.

/Allkirjastatud digitaalselt/

Mari Mets

Rektor

Sirje Siil +372 671 1705

E-post: sirje.siil@ttk.ee

Lisa 14

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: info@ttk.ee Reg nr 70003980

Pr Reet Rebane Teie 15.03.2015. a avaldus

Trolli 13–10

13412 TALLINN Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 2-13/313-1

TEATIS

Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli arhivaalidest (töölepingud) nähtub, et REET REBANE

(isikukood 44203260271) töötas asutuse personalijuhina ajavahemikus 01. aprill 1976 kuni 25.

august 1982.

Alus: nimistu 1-p, säilik 30, lehed 80 ja 82.

Teatis antud esitamiseks Sotsiaalkindlustusametile.

/Allkirjastatud digitaalselt/

Karl Karu

Rektor

Sirje Siil +372 671 1705

E-post: sirje.siil@ttk.ee

Lisa 15

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: info@ttk.ee Reg nr 70003980

AS Nööp

Kallaku tn 2

11223 TALLINN

info@noop.ee /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-17/20

TÕEND

Käesolevaga tõendame, et KALLE MAASIKAS (isikukood 123456789101) töötab

ämmaemanduse õppetoolis 1,0 koormusega õppejõud-juhatajana alates __.12.2016. a

Lugupidamisega

/Allkirjastatud digitaalselt/

Mari Maasikas

Rektor

Sirje Siil +372 671 1705

E-post: sirje.siil@ttk.ee

Lisa 16

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

E-kirja näidisvorming

Kellele standard@evs.ee

Koopia

Pimekoopia

Teema KIIRE! Standardi tellimus

Meie 26.03.2016 nr 1-16/110

Pr Mari Mets

Eesti Standardikeskuse tegevdirektor

Soovime võimalikult kiiresti osta standardi EVS 882-1:2013/AC:2015.

Millised on võimalused?

Lugupidamisega

Juta Rebane

Koolitused OÜ

Projektijuht

Telefon +372 652 6548

Faks +372 652 6545

E-post: juta@koolitused.ee

Vastus e-kirjale

Kellele mari@koolitused.ee

Koopia

Pimekoopia

Teema Re: KIIRE! Standardi tellimus

Teie 26.03.2016 nr 1-16/110

Meie 26.03.2016 nt 1-2/253

Pr Juta Rebane

Koolitused OÜ projektijuht

Täname kirja eest.

Teatame, et kiireim variant standardi EVS 882-1:2013/AC:2015 hankimiseks on

elektrooniline versioon, mis saadetakse e-postiga peale arve tasumist.

Lisa: Arve (E-arve.pdf, 20 KB)

Lugupidamisega

Mari Mets

Eesti Standardikeskus

Tegevdirektor

Telefon +372 666 6795

Faks +372 666 7896

E-post: mari@evs.ee

Sirje Siil +372 666 6790

E-post: sirje@evs.ee

Lisa 17

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

TOIMIKUTE LOETELU

PERSONALITÖÖ KORRALDAMINE

Tähis: 2-19 Sari: Puhkuse käskkirjad Säilitustähtaeg: 7 a

Jrk nr Pealkiri Hulk Aastad Eraldamine Märkused:

säilikuid kokku,

piirdaatumid

1. Puhkuse käskkirjad 3 2000 Akt 18.03.2007 3 (2000)

2. Puhkuse käskkirjad 2 2001 5 (2000-2001)

3. Puhkuse käskkirjad 3 2002 8 (2000-2002)

4. Puhkuse käskkirjad 4 2003 12 (2000-2003)

5. Puhkuse käskkirjad 2 2004 14 (2000-2004)

6. Puhkuse käskkirjad 2 2005 16 (2000-2005)

7. Puhkuse käskkirjad 4 2006 20 (2000-2006)

8. Puhkuse käskkirjad 3 2007 23 (2000-2007)

jne

Lisa 18

KINNITATUD

rektori 13.07.2016. a

käskkirjaga nr 1-4/17

DOKUMENTIDE HÄVITAMISAKT

Tallinn ____07.2016 nr 1-23/___

Vastavalt Rahvusarhiivi hindamisotsustele 02.02.2010 nr 53, 23.12.2010 nr 538 ja 05.05.2011 nr

251 eraldatakse hävitamiseks järgmised Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli (kuni 2005. a. Tallinna

Meditsiinikool) tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid, mille säilitustähtaeg on

möödunud:

Jrk Tähis Nimetus Piirdaatumid Hulk Säilitus Viide õigus-

Mär- nr tähtaeg aktile kused

1 1-11 Käskkirjade esildised 2005-2007 3 7a Dok.loetelu

(30.03.2009)

2 1-17 Tõendid, volikirjad, garantiikirjad 2005-2008 7 3a Dok.loetelu

3 2-3 Esildised ja avaldused personali-

käskkirjadele 2003-2004 2 10a Dok.loetelu

4 2-13 Personalialane kirjavahetus 2005-2007 3 5a Dok.loetelu

5 2-14 Koolituse, lähetuse käskkirjad 2007 1 7a Dok.loetelu

6 2-19 Puhkuse käskkirjad 2007 1 7a Dok.loetelu

20 8-14 Kassadokumendid 2007 12 7a Dok.loetelu

Kokku eraldatakse hävitamiseks 29 toimikut aastatest 2003-2008

Arhivaalid kuuluvad hävitamisele purustamise teel.

______________________________________________

(asjaajamise eest vastutava isiku allkiri)

Arhivaalid on hävitatud (hävitamise kuupäev ja koht)

(hävitamise eest vastuava isiku allkiri)