Tan Dan JSCtdoffice.vn/wp-content/uploads/2018/03/Quan-triD.pdf · vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”. Nháy chuột vào bất ký người

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

ĐIỀU HÀNH - TDOFFICE

(Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)

Tan Dan JSC

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice

Trang 2 /30

MỤC LỤC

I. ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH ............................................................................... 3

1. Địa chỉ truy cập........................................................................................................ 3

2. Giao diện Trang chủ ................................................................................................ 3

3. Chức năng Quản trị .................................................................................................. 3

II. QUẢN TRỊ NGƯỜI SỬ DỤNG ................................................................................ 4

1. Người sử dụng ......................................................................................................... 4

1.1. Tạo người sử dụng mới .................................................................................... 4

1.2. Đặt mật khẩu ..................................................................................................... 6

1.3. Sửa, xoá người sử dụng có sẵn ......................................................................... 7

1.4. Tìm kiếm người sử dụng .................................................................................. 8

1.5. Quyền sử dụng .................................................................................................. 8

2. Nhóm người sử dụng ............................................................................................. 13

2.1. Tạo mới nhóm ................................................................................................ 13

2.2. Sửa, xóa nhóm có sẵn ..................................................................................... 13

2.3. Quyền sử dụng ................................................................................................ 14

3. Reset mật khẩu cho người sử dụng........................................................................ 15

III. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG ......................................................................................... 16

1. Thông tin hệ thống ................................................................................................. 16

2. Thiết lập lại tham số hệ thống khi kết thúc một năm làm việc.............................. 21

3. Thông tin tra cứu dữ liệu ....................................................................................... 22

4. Thiếp lập hòm thư công ......................................................................................... 23

5. Quản trị banner ...................................................................................................... 24

6. Quản trị nội dung form đăng nhập ........................................................................ 25

7. Quản trị các module tích hợp ................................................................................ 26

IV. CÔNG CỤ HỆ THỐNG .......................................................................................... 27

1. Tạo index cho hệ thống ......................................................................................... 27

2. Kết thúc xử lý văn bản đến quá hạn ...................................................................... 28

3. Sửa dữ liệu đang xử lý ........................................................................................... 28

4. Kết thúc xử lý văn bản ........................................................................................... 29

5. Làm mới dữ liệu .................................................................................................... 29

6. Hiệu chỉnh dữ liệu ................................................................................................. 29

7. Hiệu chỉnh DL hỗ trợ tìm kiếm ............................................................................. 30

Tan Dan JSC


Trang 3 /30

I. ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH

1. Địa chỉ truy cập

Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Chrome, Cốc cốc,… truy cập vào địa

chỉ:

http://qlvb...

Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị:

Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật

khẩu đã được cấp.

Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo

nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp.

Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình.

2. Giao diện Trang chủ

3. Chức năng Quản trị

Tan Dan JSC


Trang 4 /30

Giao diện Quản trị hệ thống:

II. QUẢN TRỊ NGƯỜI SỬ DỤNG

Trong phần Quản trị người sử dụng có hai nhóm chức năng chính: Quản trị người

sử dụng và Quản trị nhóm người sử dụng.

Quản trị Người sử dụng: là danh sách các cán bộ trong cơ quan, được phân theo

các đơn vị và tham gia sử dụng chương trình.

Quản trị Nhóm người sử dụng: Là nơi khai báo các nhóm người sử dụng trong

chương trình với các quyền khai báo cho từng nhóm. Khi khai báo người sử dụng, nếu

chọn thuộc nhóm người sử dụng nào thì có luôn những quyền mặc định của nhóm

người sử dụng đó.

1. Người sử dụng

1.1. Tạo người sử dụng mới

Để tạo mới người sử dụng, quản trị chương trình chọn vào chức năng “Quản trị

người sử dụng/ Người sử dụng” và nháy chuột vào nút “Nhập mới”. Sau đó nhập

các thông tin người sử dụng và phân quyền cho người sử dụng đó. Nhấn nút “Lưu” để

ghi lại các thay đổi. Sau khi Lưu, nhấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩu để đặt

mật khẩu và tạo tài khoản cho người dùng trong Domino.

Tan Dan JSC


Trang 5 /30

Một số thông tin cần chú ý khi thêm người sử dụng mới:

➢ Tên đăng nhập: Phần này cho phép chọn từ danh sách có sẵn. Việc khai

báo này xác định tên đăng nhập (login) vào chương trình của người sử

dụng.Trường hợp hệ thống sử dụng ldap hoặc active directory thì danh

sách và tên đăng nhập này là chọn từ ldap hoặc active directory.

➢ Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng. Tên đầy đủ này sẽ được dùng là

tên hiển thị của người sử dụng trong toàn bộ Module.

➢ Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh. Ở tất cả các phần

trong chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đó

nhấn phím tắt (đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thị

tại ô nhập dự liệu thay thế cho tên tắt vừa nhập.

➢ Điện thoại: Điện thoại của người sử dụng được khai báo.

➢ Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo.

➢ Thuộc đơn vị nội bộ cấp I: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơn

vị nào là rất cần thiết. Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã được

khai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ

cấp I” và trong phần khai báo này thì có thể được chọn từ listbox.

➢ Thuộc đơn vị nội bộ cấp II: Khi chọn đơn vị nội bộ cấp I, thì các phòng

ban thuộc đơn vị đó sẽ được lọc ở đây. Và các phòng ban cũng đã được

khai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ

cấp II”.

➢ Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọn

trong listbox nhóm lãnh đạo đó. Nếu không thuộc thì chọn Không.

Tan Dan JSC


Trang 6 /30

➢ Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọn

quyền Có, nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không.

➢ Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng. Tại các phần

nhập dữ liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng,

chương trình sẽ tự động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tương

ứng của người sử dụng và sẽ tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ.

Danh sách chức vụ cũng được khai báo sẵn tại “Quản trị danh mục/

Danh sách chức vụ”

➢ Ưu tiên hiển thị: Cho phép đặt mức độ ưu tiên hiển thị (Lãnh đạo cơ

quan được xếp trên cùng, Độ ưu tiên hiển thị = 0 là không được ưu tiên,

Độ ưu tiên = 1 là lớn nhất).

➢ Địa chỉ nhận văn bản qua mail – in: Địa chỉ nhận văn bản

➢ Ý kiến thường dùng: Tạo lập sẵn danh sách ý kiến để lựa chọn khi

chuyển xử lý văn bản.

➢ Thuộc nhóm sử dụng: Phần này được tổ chức thành các nhóm do người

Quản trị khai báo (trong chức năng Nhóm người sử dụng). Mỗi một

nhóm có những quyền sử dụng riêng được định nghĩa trong chương trình.

Mỗi một người sử dụng chỉ được thuộc vào một trong các nhóm đã được

định nghĩa hoặc không thuộc nhóm nào cả. Tuy nhiên có thể thêm bớt

quyền hạn cho người sử dụng bằng cách chọn thêm những quyền sử

dụng được cụ thể hóa ở phần dưới.

➢ Quyền sử dụng: Tên các quyền sử dụng đã phản ánh rõ quyền hạn của

người sử dụng trong các chức năng trong chương trình. Tùy theo nhu cầu

của người sử dụng mà người quản trị sẽ cấp thêm quyền cho những

người này.

1.2. Đặt mật khẩu

Sau khi điền thông tin người dùng và phân quyền, nhấn nút Đăng ký tài khoản/

đổi mật khẩu để đặt mật khẩu cho người dùng.

Tan Dan JSC


Trang 7 /30

Giao diện cho phép gõ mật khẩu

Sau khi đặt mật khẩu, quản trị cung cấp lại cho người sử dụng.

1.3. Sửa, xoá người sử dụng có sẵn

➢ Sửa người sử dụng

Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột

vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”.

Nháy chuột vào bất ký người sử dụng nào muốn Sửa:

Bước 2: Giao diện của người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho sửa. Sửa những

thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới.

– Xoá một hay nhiều người sử dụng

Tan Dan JSC


Trang 8 /30

Đánh dấu vào người sử dụng cần xoá và nháy chuột vào nút Xoá (Alt+X).

1.4. Tìm kiếm người sử dụng

Gõ tên người dùng và ấn Enter.

1.5. Quyền sử dụng

Để giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng với chương trình theo đúng nghiệp vụ

và chuyên môn của mình, thì người quản trị phải biết cách phân quyền cho mỗi người

sử dụng một cách hợp lý. Sau đây là ý nghĩa của mỗi quyền sử dụng khi người sử dụng

được cấp:

➢ Quản trị hệ thống: Quyền này cho phép thay đổi thông tin tại phần

Quản trị người dùng và Quản trị hệ thống trong chương trình (Thêm mới,

chỉnh sửa, xoá, phân quyền cho người sử dụng, thiết đặt thông tin và các

tham số hệ thống). (Quyền này được cấp cho người Quản trị chương

trình)

➢ Quản trị danh mục hệ thống: Quyền này co phép cập nhật, tổ chức các

thông tin trong phần Danh mục (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá) tạo sự thuận

tiện trong quá trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của văn bản và hồ

sơ. (Quyền này được cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư)

➢ Xem tất cả hồ sơ công việc toàn cơ quan: Quyền này cho phép người

sử dụng xem toàn bộ hồ sơ đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác)

trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của cơ quan. (Quyền này được

cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

➢ Xem tất cả hồ sơ công việc của đơn vị:Quyền này cho phép người sử

dụng xem toàn bộ hồ sơ của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của

người khác) trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của đơn vị (Người

Tan Dan JSC


Trang 9 /30

sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ hồ sơ của đơn vị đó).

(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

➢ Xem tất cả văn bản đi, đến, dự thảo, hồ sơ công việc có tính mật của

cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ văn bản đi,

đến, dự thảo, hồ sơ có tính mật của cơ quan đã được lưu trữ (kể cả văn

bản và hồ sơ mật của người khác) trong hệ thống. (Quyền này được cấp

cho Lãnh đạo cơ quan).

➢ Xem tất cả văn bản đi toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử

dụng được quyền xem toàn bộ văn bản đi của cơ quan đã được lưu trữ

(trừ các văn bản mật, quan trọng) trong hệ thống. (Quyền này được cấp

cho Lãnh đạo cơ quan)

➢ Xem tất cả văn bản đi của đơn vị: Quyền này cho phép người sử dụng

xem toàn bộ văn bản đi của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đi của

người khác) trong hệ thống trừ các văn bản đi có tính mật của đơn vị

(Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đi của

đơn vị đó). (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

➢ Xem tất cả văn bản đến toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử

dụng được quyền xem toàn bộ văn bản đến của cơ quan đã được lưu trữ

(trừ các văn bản mật, quan trọng) trong hệ thống. (Quyền này được cấp

cho Lãnh đạo cơ quan).

➢ Xem tất cả văn bản đến của đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụng

xem toàn bộ văn bản đến của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đến

của người khác) trong hệ thống trừ các văn bản đến có tính mật của đơn

vị (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đến

của đơn vị đó). (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

➢ Xem văn bản gửi nhận nội bộ: Quyền này cho phép người sử dụng

xem toàn bộ văn bản gửi nhận trong nội bộ của cơ quan, đơn vị đã được

lưu trữ trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan,

lãnh đạo đơn vị(Lãnh đạo đơn vị nào thì xem được văn bản nội bộ của

đơn vị đó)).

➢ Xem tất cả văn bản dự thảo và phiếu trình: Quyền này cho phép

người sử dụng xem toàn bộ các loại văn bản dự thảo và toàn phiếu trình

đã được lưu trữ (kể cả văn bản dự thảo và phiếu trình của người khác)

trong hệ thống. (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan)

Tan Dan JSC


Trang 10 /30

➢ Cập nhật văn bản đến của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin của

các loại văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo

đường mạng (văn bản điện tử). (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc

người có quyền vào sổ các văn bản đến của cơ quan).

➢ Cập nhật văn bản đến của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của

các loại văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo


người có quyền vào sổ các văn bản đến của đơn vị).

➢ Cập nhật văn bản đi của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin của

các loại văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo


người có quyền vào sổ các văn bản đi của cơ quan).

➢ Cập nhật văn bản đi của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của các

loại văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đường

mạng (văn bản điện tử). (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người

có quyền vào sổ các văn bản đi của đơn vị).

➢ Tạo mới văn bản dự thảo: Cho phép người sử dụng tự tạo mới văn bản

dự thảo (Quyền này thông thường được cấp cho các cán bộ, chuyên viên

chuyên soạn thảo văn bản).

➢ Tạo mới hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng tự lập (tạo mới) hồ

sơ công việc (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên chuyên

trách ).

➢ Phân phối văn bản đến của cơ quan: Khi văn bản đến cơ quan, văn thư

cơ quan có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phân

phối văn bản của cơ quan để phân phối đến các đơn vị hay phòng ban, cá

nhân giải quyết. Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này

(Thông thường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng (Chánh

văn phòng) có quyền phân phối văn bản của cơ quan)

➢ Phân công xử lý văn bản đến cho đơn vị: Cho phép lãnh đạo cơ quan

có thể phân công cho đơn vị nào đó thực hiện xử lý văn bản đến. (Quyền

này thông thường được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

➢ Phân phối văn bản đến của đơn vị: Khi văn bản đến đơn vị, văn thư

đơn vị có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phân

phối văn bản của đơn vị để phân phối đến các phòng ban, cá nhân giải

quyết. Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này (Thông

Tan Dan JSC


Trang 11 /30

thường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng của đơn vị có

quyền phân phối văn bản của đơn vị)

➢ Cho ý kiến chỉ đạo và phân công xử lý văn bản đến của đơn vị: Khi

lãnh đạo đơn vị nhận được văn bản đến của đơn vị thì lãnh đạo có thể

cho ý kiến chỉ đạo và phân công cho phòng ban hay cá nhân nào đó thực

hiện xử lý văn bản đến. (Quyền này thông thường được cấp cho Lãnh

đạo đơn vị).

➢ Phân công xử lý văn bản đến của phòng: Lãnh đạo phòng có trách

nhiệm phân công cho một hoặc vài cá nhân trong phòng thực hiện xử lý

văn bản đến (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng hoặc người có

quyền phân công công việc trong phòng ban)

➢ Duyệt văn bản dự thảo: Quyền này cho phép người sử dụng có thể

duyệt được tất cả văn bản dự thảo của cơ quan (Quyền này được cấp cho

Lãnh đạo cơ quan).

➢ Duyệt văn bản dự thảo của toàn đơn vị:Quyền này cho phép người sử

dụng có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của toàn đơn vị (Người sử

dụng thuộc đơn vị nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của đơn vị

đó). (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)

➢ Duyệt văn bản dự thảo của phòng: Quyền này cho phép người sử dụng

có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của phòng (Người sử dụng

thuộc phòng nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của phòng đó).

(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng).

➢ Xử lý văn bản đến và hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng có thể

xử lý được văn bản đến và hồ sơ công việc nếu người sử dụng nhận được

văn bản hay hồ sơ (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên )

➢ Gửi nhận văn bản điện tử: Cho phép gửi nhận văn bản trên mạng diện

rộng với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác nếu các cơ quan, tổ chức,

các nhân đó có cùng một hệ thống và địa chỉ gửi nhận văn bản. (Quyền

này là quyền mở rộng được cấp cho văn thư)

➢ Quyền lập báo cáo và in sổ văn bản: Có quyền in sổ văn bản đến, văn

bản đi theo các loại tiêu thức để dễ dàng lưu trữ theo cả cách thủ công

(trên giấy tờ) hay tin học hoá (kho dữ liệu điện tử), và thuận tiện cho quá

trình báo cáo đột xuất hay định kỳ (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì

lập báo cáo và in sổ văn bản của đơn vị đó). (Quyền này được cấp cho

văn thư cơ quan và văn thư đơn vị)

Tan Dan JSC


Trang 12 /30

➢ Quyền sao y: Cho phép người sử dụng sao y các văn bản đến để chuyển

đi các đơn vị bên ngoài cơ quan, hoặc đi đến các cơ quan khác. (Quyền

này là quyền mở rộng được cấp cho người có quyền Sao y văn bản trong

cơ quan, đơn vị (Người đó có thể là Văn thư hoặc người Đóng dấu Sao y,

ký Sao y )

➢ Quyền sửa hạn & tình trạng xử lý văn bản: Mỗi loại văn bản đều có

khoảng thời gian xử lý nhất định, nhưng tuỳ vào tính chất văn bản mà

thời hạn đó được thay đổi (rút ngắn hoặc kéo dài thời gian xử lý), thời

hạn này cũng do Lãnh đạo phân công xử lý văn bản xác định, vì thế mỗi

văn bản khi cần thay đổi thời gian thì người được cấp quyền này sẽ thay

đổi được thời gian xử lý văn bản đó. (Thông thường quyền này được cấp

cho người Lãnh đạo phân phối xử lý văn bản, Lãnh đạo phân công xử lý

văn bản)

➢ Quyền phân xử lý thay lãnh đạo: Trong trường hợp người lãnh đạo

phân xử lý văn bản không tham gia vào hệ thống mà chỉ tham gia chỉ

đạo, phân xử lý văn bản theo cách thông thường (thủ công), thì quyền

này được phân cho người được giao trách nhiệm phân xử lý thay lãnh

đạo trên hệ thống, người này sẽ cập nhật thông tin phân xử lý của lãnh

đạo vào hệ thống thay cho lãnh đạo (Quyền này là quyền mở rộng thông

thường cấp cho người Văn thư để cập nhật thông tin, ý kiến phân xử lý

của Lãnh đạo phân xử lý và chuyển cho người tiếp nhận xử lý tiếp theo

hoặc thư ký lãnh đạo).

➢ Quyền xoá toàn bộ văn bản đến: Có quyền xoá toàn bộ văn bản đến

mà không cần thiết trong chương trình, tránh tình trạng dữ liệu thừa,

không thống nhất và đồng bộ, làm ảnh hưởng đến kho dữ liệu và cả tốc

độ của chương trình. (Quyền này được cấp cho người có quyền Xoá văn

bản và hồ sơ, phải lưu ý khi đã xoá văn bản và hồ sơ nào thì các thông

tin về văn bản và hồ sơ đó sẽ không còn, nên quyền này thông thường

cấp cho người Quản trị hoặc văn thư và những người này được chỉ thị

của lãnh đạo thì mới được phép Xoá, hoặc do Văn thư nhập nhầm hay có

những văn bản “rác” (Văn bản nhập thử) thì có thể Xoá).

➢ Quyền xoá toàn bộ văn bản đi: Tương tự như Quyền xoá toàn bộ văn

bản đến.

➢ Quyền xoá toàn bộ hồ sơ công việc, văn bản dự thảo và phiếu trình:

Tương tự như Quyền xoá toàn bộ văn bản đến và văn bản đi. (Quyền này

thông thường chỉ cấp cho Người Quản trị).

Tan Dan JSC


Trang 13 /30

2. Nhóm người sử dụng

2.1. Tạo mới nhóm

Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức năng

“Quản trị người dùng/ Nhóm người sử dụng”.

Nháy chuột vào nút "Nhập mới" và nhập các thông tin Nhóm người sử dụng và

phân quyền cho nhóm người sử dụng đó. Các quyền sử dụng được trình bày phần

Người sử dụng bên trên. Sau đó nháy chuột vào nút Lưu (Alt+L) để ghi lại thông tin

mới cập nhật.

Muốn ghi lại thông tin vừa cập nhật và thêm mới nhóm khác thì nháy chuột vào nút

Tiếp mới (Alt+T) (Nút chức năng này vừa ghi lại thông tin vừa mở ra giao diện nhập

liệu mới).

Sau khi Lưu, giao diện hiển thị ở trạng thái cho sửa, do đó nếu muốn sửa thông tin

người sử dụng có thể sửa luôn trực tiếp và nhấn chuột vào nút Lưu để ghi lại thông tin

mới vừa sửa. Nếu muốn thêm người sử dụng khác nháy chuột vào nút “Tiếp mới”.

2.2. Sửa, xóa nhóm có sẵn

➢ Sửa nhóm người sử dụng

Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào

chức năng “Quản trị người sử dụng/ Nhóm người sử dụng”.

Nháy chuột vào bất ký nhóm người sử dụng nào muốn Sửa:

Bước 2: Giao diện của nhóm người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho Sửa. Sửa

những thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới.

– Xoá một hay nhiều nhóm người sử dụng

Tan Dan JSC


Trang 14 /30

Đánh dấu vào nhóm người sử dụng cần Xoá và nháy chuột vào nút Xoá(Alt+X).

2.3. Quyền sử dụng

Khi tạo mới người sử dụng, cho người sử dụng vào trong nhóm người sử dụng

(Một người sử dụng có thể thuộc nhiều nhóm), khi đó người sử dụng sẽ được các

quyền mặc định của nhóm người sử dụng. Tại giao diện thông tin của người sử dụng

đó, các quyền mặc định của nhóm sẽ mờ đi, không thay đổi được, các quyền không

mặc định cho nhóm vẫn hiển thị để có thể thêm quyền cho người sử dụng đó.

Tan Dan JSC


Trang 15 /30

Ghi chú: Với đối tượng sử dụng là văn thư và máy tính có kết nối với máy scan,

người dùng tích chọn cho nhóm văn thư quyền Quét văn bản

Lưu ý người dùng chỉ đánh dấu chức năng này đối với Văn thư có sử dụng máy

tính cá nhân kết nối với máy scan. Đối với người dùng là văn thư nhưng máy tính

không có kết nối với máy scan thì không đánh dấu chức năng này để hạn chế làm

chậm tốc độ sử dụng chương trình.

3. Reset mật khẩu cho người sử dụng

Chức năng này dùng trong trường hợp người sử dụng quên mật khẩu, Quản trị vào

thực hiện cấp lại mật khẩu cho người sử dụng.

Bước 1: Mở thông tin người sử dụng cần cấp lại mật khẩu

Bước 2: Ấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩu

Bước 3: Gõ mật khẩu mới và nhấn OK. Sau đó cung cấp cho người sử dụng mật khẩu

mới.

Tan Dan JSC


Trang 16 /30

III. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

Trong phần Quản trị hệ thống có các chức năng: Thông tin hệ thống, Thông tin

tra cứu dữ liệu, Thiếp lập hòm thư công, Thiếp lập lại tham số hệ thống, Quản trị

banner, Quản trị nội dung forms đăng nhập, Quản trị các module tích hợp, Quản

trị thiết lập trang chủ

➢ Thông tin hệ thống: Bao gồm thông tin cơ bản cho biết tên máy chủ,

đường dẫn đến các thư mục chứa cơ sở dữ liệu, địa chỉ nhận văn bản và

thông tin về các phím tắt cho phép thiết đặt các phím tắt sử dụng trong

chương trình giúp người sử dụng nhập liệu và xử lý nhanh hơn.

➢ Thiết lập lại tham số hệ thống: Cho phép thiết đặt lại các thông số như

Số của văn bản đến và số thứ tự của văn bản đi trong năm mới về số 1.

Chức năng này chỉ thực hiện một lần vào ngày làm việc đầu tiên của

năm mới.

1. Thông tin hệ thống

1.1. Thông tin chung

Bao gồm các thông tin cơ bản cho biết tên máy chủ, đường dẫn đến các thư mục

chứa cơ sở dữ liệu, địa chỉ gửi nhận văn bản, vị trí hiển thị các thư mục.

Muốn thay đổi các thông tin này, ấn nút Hiệu chỉnh.

Tan Dan JSC


Trang 17 /30

Sau khi thay đổi các thông số cần thiết, nháy chuột vào nút Ghi lại để lưu lại các

thông số vừa thay đổi.

1.2. Thông số hệ thống

Giải thích các thông số:

➢ Mô hình đơn vị: Người dùng đánh dấu chọn thông số phù hợp với mô hình

sử dụng của đơn vị:

• Một cấp: Khi sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản & HSCV cho riêng

đơn vị mình

• Hai cấp: Khi sử dụng hệ thống Quản lý văn bản & HSCV tại các cơ

quan có nhiều đơn vị trực thuộc

➢ Kiểm trùng văn bảnđến : Là chức năng cho phép người dùng kiểm tra

trùng văn bản khi vào sổ văn bản đến.

• Kiểm trùng văn bản đến: Cho phép kiểm tra và báo trùng văn bản đến

khi vào sổ văn bản dựa trên 3 thông tin văn bản là Ký hiệu văn bản,

Ngày ban hành, Cơ quan ban hành

Tan Dan JSC


Trang 18 /30

• Không kiểm trùng: Không bắt trùng văn bản khi vào sổ văn bản đến

➢ Kiểm trùng văn bản đi: Cho phép kiểm tra trùng khi vào sổ văn bản đi với

• Kiểm trùng văn bản đi: Cho phép kiểm tra và báo trùng văn bản khi

vào sổ văn bản đi dựa trên thông tin về Ký hiêụ văn bản bà Ngày ban

hành văn bản

• Không kiểm trùng: Không bắt trùng văn bản khi vào sổ văn bản đi

➢ Quyền xem văn bản: Cho phép bắt chặt quyền xem văn bản với lựa chọn:

• Giới hạn quyền xem: Cho phép bắt chặt quyền xem văn bản. Người

dùng chỉ có thể xem được những văn bản do mình xử lý hoặc phối

hợp xử lý mà không có quyền xem những văn bản do người khác xử

lý

• Mở rộng quyền xem:Không bắt chặt quyền xem văn bản của người

dùng

➢ Chọn Menu trái: Chọn danh mục chức năng bên trái hiển thị theo 3 loại:

➢ Tích hợp với các hệ thống khác: Thông tin tích hợp với các hệ thống khác.

1.3. Cấu hình VB đến

Hiển thị các thông tin để cấu hình cho thư mục Văn bản đến. Cho phép ẩn, hiện các

trường dữ liệu khi sử dụng

Tan Dan JSC


Trang 19 /30

Giải thích các thông số

Giải thích các Cấu hình hiển thị menu:

➢ Văn bản đến:

• Hiển thị văn bản chuyển: Cho phép hiển thị Văn bản chuyển tại danh

mục chức năng Văn bản đến

• Hiển thị hòm thư công: Cho phép hiển thị Hòm thư công tại danh


• Hiển thị Toàn bộ văn bản: Cho phép hiển thị Toàn bộ văn bản tại

danh mục chức năng Văn bản đến

• Hiển thị Văn bản sao y: Cho phép hiển thị Văn bản sao y tại danh


• Hiển thị Văn bản đến qua đường mạng: Cho phép hiển thị Văn bản

đến qua đường mạng tại danh mục chức năng Văn bản đến

1.4. Cấu hình VB đi

Hiển thị các thông tin để cấu hình cho thư mục Văn bản đến. Cho phép ẩn, hiện các

trường dữ liệu khi sử dụng

Tan Dan JSC


Trang 20 /30

Giải thích các thông số:

• Hiển thị toàn bộ văn bản: Cho phép hiển thị Toàn bộ văn bản tại

danh mục chức năng Văn bản đi

• Hiển thị Gửi văn bản qua mạng: Cho phép hiển thị chức năng Gửi

văn bản qua mạng tại danh mục chức năng Văn bản đi

• Chức năng xác nhận không hoàn thành: Cho phép hiển thị chứ năng

Xác nhận không hoàn thành tại danh mục chức năng Văn bản đi

• Hiển thị văn bản qua mạng: Cho phép hiển thị danh sách Văn bản

qua mạng tại danh mục chức năng Văn bản đi

• Cập nhật văn bản dự thảo đã duyệt: Cho phép hiển thị chức năng

Cập nhật văn bản dự thảo đã duyệt tại danh mục chức năng Văn bản

đi

1.5. Cấu hình HSCV

Tan Dan JSC


Trang 21 /30

• Sử dụng phiếu yêu cầu: Cho phép hiển thị và sử dụng phiếu yêu cầu.

Người dùng có thể lựa chọn hiển thị hoặc ẩn hiển thị phiếu yêu cầu

tuỳ vào mục đích và nhu cầu sử dụng của đơn vị

• Sử dụng Hồ sơ công việc: Cho phép hiển thị và sử dụng Hồ sơ công

việc. Người dùng có thể lựa chọn hiển thị hoặc ẩn hiển thị tuỳ vào

mục đích và nhu cầu sử dụng của đơn vị

1.6. Cấu hình khác

Cho phép cấu hình chức năng quét văn bản, nhắc việc qua SMS, Email

2. Thiết lập lại tham số hệ thống khi kết thúc một năm làm việc

Chức năng này cho phép đưa số thứ tự của các loại sổ về 1, để người sử dụng có

thể nhập văn bản của năm tiếp theo.

Bước 1: Tại phần Quản trị hệ thống/ Đặt lại tham số hệ thống, người Quản trị

nháy chuột vào dòng chữ màu đỏ tại giao diện làm việc “Nhấn chuột vào đây để thực

hiện chức năng này!”

Bước 2: Nhấn chuột vào liên kết Nhấn chuột vào đây để thực hiện chức năng này ! để

thực hiện thiết đặt lại tham số hệ thống. Sau khi thực hiện, chương trình hiển thị thông báo

để xác nhận người sử dụng có thực hiện thao tác này hay không

Tan Dan JSC


Trang 22 /30

Bước 3: Nếu huỷ bỏ thao tác này thì nháy chuột vào nút “Cancel”, nếu muốn thao

tác tiếp, nháy chuột vào nút “OK”

Sau khi nháy chuột vào nút OK thì chương trình sẽ tự động cập nhật các tham

số, khi thực hiện xong sẽ hiển thị thông báo Đã thực hiện xong trên giao diện làm

việc.

3. Thông tin tra cứu dữ liệu

Chức năng này giúp người dùng tra cứu được dữ liệu của các năm cũ. Để tra cứu

được quản trị chương trình sẽ thực hiện cấu hình như sau:

Vào phần danh mục, menu bên trái, mục thông tin tra cứu dữ liệu.

Bấm nút nhập mới để thực hiện cấu hình.

Lưu ý: chỉ có acount quản trị mới có quyền sử dụng nút “Nhập mới” này. Các

account khác chỉ vào phần này để tra cứu dữ liệu, không nhìn thấy nút “Nhập mới”

trên giao diện.

Sau khi nhấn nút “Nhập mới”, giao diện chương trình sẽ hiển thị như sau:

Tan Dan JSC


Trang 23 /30

Giao diện cho phép khai báo các thông tin về đường dẫn tới các CSDL cần tra cứu,

chú ý khai báo đúng và đầy đủ đường dẫn cần thiết Sau khi khai báo xong nhấn nút

nust “Ghi” để lưu lại các thông số đã khai báo.

Phần “Tra cứu dữ liệu” đã để mặc định các mục có thể truy cập để tra cứu dữ liệu.

Người dùng có thể sử dụng mục này để tra cứu thông tin phục vụ cho công việc của

mình.

4. Thiếp lập hòm thư công

Chức năng này giúp người dùng thêm mới, sửa xoá hòm thư nhận văn bản.

Để thêm hòm thư đến, người dùng click nút “Nhập mới” trên danh sách hòm thư đến.

Chương trình sẽ hiển thị form nhập mới hòm thư đến.

Tan Dan JSC


Trang 24 /30

Người dùng nhập các thông tin cho hòm thư đến: Tên hòm thư, máy chủ POP3,

Cổng kết nối đến mày chủ POP3, Tài khoản email, mật khẩu truy cập, ghi chú… Sau

đó click nút “Ghi lại” để ghi lại thông tin, hoặc click vào nút “Tiếp mới” ghi lại thông

tin và chuyển đến trang nhập mới để nhập tiếp.

Để xóa hòm thư đến người sử dụng click chọn hòm thư cần xóa trên danh sách

hòm thư để hiển thị thông tin chi tiết hòm thư, sau đó click vào nút “Xóa”. Hoặc

người dùng tick vào các hòm thư cần xóa trên danh sách hòm thư, sau đó click vào nút

“Xóa”.

Để hiệu chỉnh hòm thư đến, người dùng click chọn hòm thư trên danh sách hòm

thư để hiển thị thông tin chi tiết. sau đó click nút “Hiệu chỉnh”. Chương trình sẽ mở ra

form hiệu chỉnh thông tin hòm thư, người dùng thay đổi các thông tin xong click nút

“Ghi lại” để lưu lại thông tin, hoặc click nút “Tiếp mới” để ghi lại thông tin và nhập

mới hòm thư.

5. Quản trị banner

Chức năng quản trị banner cho phép người dùng thay đổi banner trong chương

trình. Để thay đổi người dùng thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị/ Quản trị banner tại danh mục chức năng

bên trái màn hình.

Tan Dan JSC


Trang 25 /30

Bước 2: Nhấn nút chức năng Nhập mới, giao diện làm việc như sau:

Bước 3: Cập nhật thông tin cho banner, sau đó nhấn nút Ghi để lưu lại các thông tin

vừa nhập.

6. Quản trị nội dung form đăng nhập

Cho phép tạo phần giới thiệu ở trang Đăng nhập

Giao diện nhập:

Tan Dan JSC


Trang 26 /30

7. Quản trị các module tích hợp

Cho phép hiệu chỉnh tình trạng sử dụng các module tích hợp với hệ chương trình

quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Tích chọn Module và ấn nút Có sử dụng hoặc Không sử dụng. Khi đó các module

sẽ được phép hiển thị hoặc không hiển thị tại Trang chủ:

Tan Dan JSC


Trang 27 /30

IV. CÔNG CỤ HỆ THỐNG

1. Tạo index cho hệ thống

Chức năng này dùng trong trường hợp người sử dụng tìm kiếm các văn bản bằng

chức năng Lọc văn bản mà không hiển thị kết quả

Đọc chú ý và ấn nút Tiến hành để sử dụng.

Tan Dan JSC


Trang 28 /30

2. Kết thúc xử lý văn bản đến quá hạn

Chức năng này sử dụng để kết thúc xử lý các văn bản đến quả hạn của cơ quan.

Tích chọn văn bản cần kết thúc xử lý và ấn nút Kết thúc VB. Khi đó thông báo về

danh sách văn bản đến quá hạn xử lý của cơ quan không còn nữa.

3. Sửa dữ liệu đang xử lý

Chức năng này áp dụng cho các trường hợp:

Tan Dan JSC


Trang 29 /30

4. Kết thúc xử lý văn bản

Chức năng này áp dụng trong các trường hợp:

5. Làm mới dữ liệu


6. Hiệu chỉnh dữ liệu

Tan Dan JSC


Trang 30 /30


7. Hiệu chỉnh DL hỗ trợ tìm kiếm


Tan Dan JSC

Documents

Tan Dan JSCtdoffice.vn/wp-content/uploads/2018/03/Quan-triD.pdf · vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”. Nháy chuột vào bất ký người