Tata Naskah Dinas - Harly Tangkilisan

Sertifikasi Mata Diklat Tata Naskah Dinas – LAN-RI, 2012

Materi Pelengkap Modul, Tata Naskah Dinas – Johnly Harly Tangkilisan - Widyaiswara Badan Diklat Prov. Sulut 1

JENIS, FORMAT NASKAH DINAS DAN KEWENANGANNYA

A. Jenis dan Format Naskah Dinas

Jenis naskah dinas pada pemerintah daerah sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 dibagi atas naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum dan naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.

Bentuk surat (style) adalah tata letak bagian-bagian surat yaitu dari kepala surat sampai dengan inisial surat. Di dalamnya menyiratkan estetika serta kepraktisan.

Menurut sejarah persuratan, bentuk yang diperkenalkan oleh Belanda adalah bentuk lekuk (intended style) yang dikenal dengan bentuk lama, sedangkan bentuk lurus (block style) merupakan pengaruh Amerika, dikenal dengan bentuk baru. Kedua bentuk ini memiliki beberapa variasi sehingga terdapat enam bentuk surat. Keenam bentuk surat tersebut (kepmenpan no. 71 Tahun 1993) adalah:

1. Format lurus penuh (full block style) 2. Format balok yang dirubah (modified block style) 3. Format setengah balok (semi block style) 4. Format sederhana (simplified style) 5. Format lekuk (intended style) 6. Format paragraf menggantung (hanging paragraf style)

Dalam penerapannya Peraturan Menteri PAN menggunakan format surat

dinas resmi instansi pemerintah model semi block style, sedangan Peraturan Menteri Dalam Negeri menggunakan model surat dinas resmi seperti berikut ini;

Bentuk Surat Dinas Resmi Instansi

Pemerintah (Permenpan Nomor 22

Tahun 2008)



Pada pemerintah daerah bentuk dan susunan naskah dinas menurut Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 dibagi dua yakni, naskah dinas dalam bentuk susunan produk hukum dan naskah dinas dalam bentuk susunan surat. Berbeda dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas disebutkan bahwa Jenis Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut :

1. Naskah Dinas Arahan, yang terdiri dari naskah dinas pengaturan, naskah dinas penetapan (keputusan) dan naskah dinas penugasan (surat perintah/ penugasan). Sedangkan Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, instruksi, prosedur tetap dan surat edaran.

2. Naskah Dinas Korespodensi, yang terdiri dari naskah dinas korespodensi intern (nota dinas dan memorandum), naskah dinas korespodensi ekstern (surat dinas dan, surat undangan.

3. Naskah Dinas Khusus, terdiri dari surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar dan pengumuman).

4. Laporan

5. Telaahan staf

6. Formulir

7. Naskah Dinas Elektronik

B. Kewenangan Penandatanganan Bentuk Susunan Naskah Dinas

Dalam Peraturan Menteri PAN Nomor 22 Tahun 2008 Kewenangan untuk

melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/ keluar instansi pemerintah

yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada pejabat pimpnan tertinggi

instansi pemerintah. Dan Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani

surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan

Bentuk Surat Dinas Resmi Instansi Pemerintah (Permendagri Nomor 54 Tahun 2009)



kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi

kewenangan untuk menandatanganinya.

1. Penggunaan Garis Kewenangan

Pimpinan organisasi instansi pemerintah bertanggung jawab atas segala

kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab

tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang

bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan yang digunakan jika surat dinas

ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang

berwenang.

2. Penandatanganan

Penandatangan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat

dilaksanakan dengan menggunakan cara:

a. Atas Nama (a.n.)

Atas nama nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang

menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang

bertanggungjawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat

yang bersangkutan. Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung jawab

atas isi surat dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada

pada pejabat yang memberikan kuasa.

b. Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika pejabat yang diberi kuasa

memberi mandat kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u.b. digunakan

setelah a.n.

Jenis, bentuk dan kewenangan penandatanganan naskah dinas dalam Permendagri nomor 54 Tahun 2009 adalah bentuk susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota yang terdiri atas:

a. peraturan daerah; b. peraturan gubernur, bupati/walikota; c. peraturan bersama gubernur, bupati/walikota; dan d. keputusan gubernur, bupati/walikota. Sedangkan bentuk susunan naskah dinas surat di lingkungan pemerintah

daerah, terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat biasa;



d. surat keterangan; e. surat perintah; f. surat izin; g. surat perjanjian; h. surat perintah tugas; i. surat perintah perjalanan dinas; j. surat kuasa; k. surat undangan; l. surat keterangan melaksanakan tugas; m. surat panggilan; n. nota dinas; o. nota pengajuan konsep naskah dinas; p. lembar disposisi; q. telaahan staf; r. pengumuman; s. laporan; t. rekomendasi; u. surat pengantar; v. telegram; w. lembaran daerah; x. berita daerah; y. berita acara; z. notulen; aa. memo; ab. daftar hadir; ac. piagam; ad. sertifikat; dan ae. STTPP. Kewenangan Penandatanganan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi menurut Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009

1. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum terdiri atas: a. peraturan daerah; b. peraturan gubernur; c. peraturan bersama gubernur; dan d. keputusan gubernur.

Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat biasa; d. surat keterangan; e. surat perintah;



f. surat izin; g. surat perjanjian; h. surat perintah tugas; i. surat kuasa; j. surat undangan; k. surat keterangan melaksanakan tugas; l. surat panggilan; m. nota dinas; n. lembar disposisi; o. pengumuman; p. laporan; q. rekomendasi; r. telegram; s. berita acara; t. memo; u. piagam; v. sertifikat; dan w. STTPP.

2. Wakil gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perintah tugas; f. surat keterangan melaksanakan tugas; g. nota dinas; h. lembar disposisi; i. telaahan staf; j. laporan; k. rekomendasi; dan l. memo.

Wakil gubernur atas nama gubernur menandatangani naskah dinas yang meliputi: a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur; dan b. dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas:

1. surat edaran; 2. surat biasa; 3. surat keterangan; 4. surat perintah; 5. surat izin; 6. surat perintah tugas; 7. surat keterangan melaksanakan tugas; 8. nota dinas;



9. lembar disposisi; 10. pengumuman; 11. telegram; 12. berita acara; 13. piagam; dan 14. sertifikat.

3. Sekretaris daerah menandatangani naskah dinas yang dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. surat pengantar; t. lembaran daerah; u. berita daerah; v. berita acara; w. notulen; x. memo; y. daftar hadir; dan z. sertifikat.

Sekretaris daerah atas nama gubernur menandatangani naskah dinas yang meliputi: a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa keputusan gubernur; b. dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas:

1. surat edaran; 2. surat biasa; 3. surat keterangan; 4. surat perintah; 5. surat izin; 6. surat perjanjian;



7. surat perintah tugas; 8. surat undangan; 9. surat keterangan melaksanakan tugas; 10. surat panggilan; 11. nota dinas; 12. pengumuman; 13. telegram; 14. berita acara; 15. piagam; 16. sertifikat; dan 17. STTPP.

4. Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri

atas: a. nota dinas; b. nota pengajuan konsep naskah dinas; c. lembar disposisi; d. telaahan staf; e. laporan; f. surat pengantar; g. notulen; dan h. memo. Asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani naskah dinas bentuk dan susunan terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat perintah tugas; e. Surat Perintah Perjalanan Dinas; f. surat undangan; g. surat panggilan; h. nota dinas; i. nota pengajuan konsep naskah dinas; j. laporan; k. surat pengantar; dan l. daftar hadir.

5. Staf ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. nota pengajuan konsep naskah dinas; b. telaahan staf; dan c. laporan.

6. Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas:



a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar Disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita acara; t. memo; u. daftar hadir; dan v. sertifikat. Kepala SKPD atas nama gubernur menandatangani naskah dinas yang meliputi: a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur; dan b. dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas:

1. surat biasa; 2. surat keterangan; 3. surat perintah; 4. surat undangan; dan 5. sertifikat.

7. Kepala badan pendidikan dan pelatihan selaku kepala SKPD atas nama

gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat biasa; b. surat undangan; c. pengumuman; d. telegram; e. piagam; f. sertifikat; dan g. STTPP.

8.Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas:



a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita acara; t. memo; dan u. daftar hadir.

9. Sekretaris DPRD atas nama gubernur menandatangani naskah dinas meliputi: a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur, dan b. dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas:

1. surat biasa; 2. surat keterangan; 3. surat perintah; 4. surat undangan; dan 5. sertifikat.

10. Kepala UPT dinas/badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat biasa; d. surat perintah; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas;



n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita acara; t. memo; dan u. daftar hadir.

Kepala UPT dinas/badan atas nama kepala dinas/badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat biasa; b. surat ketrangan; c. surat perintah; d. nota dinas; e. berita acara; dan f. daftar hadir.

11. Sekretaris SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat kuasa; e. surat undangan; f. nota dinas; g. nota pengajuan konsep naskah dinas; h. lembar disposisi; i. telaahan staf; j. laporan; k. memo; dan l. daftar hadir.

12. Sekretaris SKPD atas nama kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat undangan; e. nota dinas; f. nota pengajuan konsep naskah dinas; g. laporan; dan h. daftar hadir.

Kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk

dan susunan surat terdiri atas:



a. surat perintah; b. nota dinas; c. nota pengajuan konsep naskah dinas; d. lembar disposisi; e. telaahan staf; f. laporan; dan g. daftar hadir.

Kepala bagian, kepala bidang atas nama kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. nota dinas; dan e. daftar hadir.

13. Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. nota dinas; b. nota pengajuan konsep naskah dinas; c. telaahan staf; dan d. laporan.

Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi, atas nama sekretaris, kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a. surat perintah; b. nota dinas; dan c. daftar hadir.

C. Pelimpahan Kewenangan dalam penggunaan Plt., Plh., dan Pj.

Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. Plt diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang dilakukannya. Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. Plh diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. Plh mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif.

Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan gubernur, bupati dan walikota. Penjabat melaksanakan tugas pemerintahan pada daerah tertentu sampai dengan pelantikan pejabat definitif.

Documents

Tata Naskah Dinas - Harly Tangkilisan