Knowledge and Collaboration

縱橫台灣三十五年的國民巧克力- 七七乳

加，是許多人的童年回憶，記憶中的滋

味也讓宏亞食品在國內巧克力市場占有不敗之

地，並複製此成功經驗擴大事業版圖，不僅增

加旗下品牌與產品線，內部專案數量也持續成

長，要如何帶領宏亞進軍全球突破銷售，挑戰

著經理人的經營策略與專案掌握度。

宏亞食品資訊部葉大山經理表示，公司專案量

成長第一個面臨考驗的是資材部，因資材部身

為內部專案火車頭的角色，一旦發生延誤都直

接影響產品推動或上市的時間。目前資材部共

三人（包含經理），在有限的人力下需同時管

理上百個產品需求，每個專案會隨著合作對象

不同而有各自的專案特性和複雜度，好的策略

更需要內部執行力當後盾，因此迫切需要專案

協同工具，改善人工進行專案管理而產生的疏

漏。

改善資材部的專案管理方式是宏亞食品的首要

目標，事實上，資訊部被賦予以全公司導入

teamKube來提升整體效率為終極目標，故葉

經理採漸進式的導入方式取得同事及管理階層

的認同，第一階段資材部透過teamKube管理

積極管理協同工作 宏亞食品穩定中求創新

導入teamKube讓專案管理、工作軌跡、協同作業一目了然

撰文 | 叡揚資訊 行銷部

一分鐘看問題

資材部

需求單位

teamKube 工作管理平台

導入產品

● 專案時程掌握更明確，節省專案人力負荷

● 協同工作平台清楚記錄所有工作軌跡，減輕匯整進度作業。

● 總經理即時掌握工作進程，提升企業績效

產生效益

需求單位 (資材部 )→管理階層 (總經

理、秘書及各主管 )→全公司所有同仁

導入階段

● 資材部同時進行多個專案，時程掌握易出差錯，嚴重時延誤新產品上市時

間。

● 秘書須匯整各主管工作進度再呈報總經理，整合作業耗工費時又重工。

● 總經理無法即時掌握各主管工作進程。

面臨的挑戰

| 叡揚e論壇 第77期 | JANUARY 201520

↑宏亞食品為讓專案執行更順暢，積極尋求專案管理解決方案，已於 2014年 5月導入叡揚teamKube工作管理平台。右為宏亞食品資訊部葉大山經理，左為資訊部種子教官蕭芳銘(Steven)。

專案需求並回報進度；第二階段總經理透過

teamKube追蹤重點工作，管理階層的支持扮

演著起承轉合的關鍵，一方面驗收第一階段

的導入成效，另一方面也成為第三階段的推

廣助力；最後一個階段是推廣至全公司。

資材部應用自動化專案控管取代人為控制 節省專案人力負荷

過去，資材部為了更主動管理專案進度，採

用Microsoft Exchange Server公用信箱記錄專

案軌跡，執行同仁將各單位的回覆內容整理

到公用信箱的Exce l

檔中，以Exce l檔進

行專案控管，但公用

信箱沒有主動提醒、

即時回覆、交流互動

等功能。因此需要人

為逐一檢查待辦事

項，哪些需優先處

理、哪些需被追蹤或

確認，葉經理明確指

出，「以“人”進行

專案管理可能因專案

數量、專案期程或專

案複雜度，在時效回

報或進程掌握出現

“時差”。」“時

差”就是管理專案的

致命傷。

導 入 系 統 後 ， 資

材部管理專案已不

再有“時差”，用

身為企業 IT守門員，要以需求為基礎，選擇 ”適合”的工具

IT經驗豐富的葉經理說：「在選擇工具之前，我們會謹慎的評估費用、供應商的客

觀評價及售後服務、以及公司內部需求狀

況等。以這次導入 teamKube為例，介接彈性很大的系統不見得適合我們，反而是

teamKube已經把許多功能都具體化，再視工作流程及習慣做應用上的微調。因為

我們明確知道要的是什麼，所以進行模擬

測試的時間很短，系統導入過程也蠻順利

的。」

Tips

JANUARY 2015 | 叡揚e論壇 第77期 | 21

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Knowledge and Collaboration

teamKube的到期日篩選功能，可快速判斷工作

優先順序，依照到期日列出工作項目，省去人

工逐筆查看的時間，當專案期程較長擔心日後

忘記處理，系統會自動提醒專案參與者工作到

期日，就像專屬個人秘書般貼心。

除此之外，teamKube也改善跨部門協同效率，

假設資材部與企劃部四個品牌、研發、物料、

外部廠商等七個單位合作專案，

各單位可在工作項進行回報或意

見交流，系統自動形成有序的工

作軌跡，取代過去與各單位往來

信件後，仍需人工加以整理再回

報到共用信箱的重複動作。

總經理與秘書應用有效追蹤列管工作 即時掌握進程狀態

以往秘書需定期匯集各主管的工

作進度呈報給總經理，由於詢問

進度、匯整各主管的回報信件需

一段作業時間，若總經理臨時想

了解進度必須一一電話詢問，在

進程掌握上就顯得不夠即時。

對秘書而言，teamKube扮演的是

集中列管工作的協同平台，以工

作階層的概念將總經理交辦的工

作分類，例如：以年份當作第一

層工作向下分成『會議待辦』與

『計劃型專案工作』兩類，依類

型延伸工作項目，該工作負責人

只需在這項工作回報進度，不僅

可簡化匯整各主管工作進度的作

業時間，結構化列管總經理交辦工作，也讓各工

作項之間有清楚的關聯性，方便釐清整體全貌。

總經理則以公司經營者的角度總覽交辦工作的進

程，透過teamKube進度總覽表，可全盤檢視整

體執行狀況是否符合公司策略與市場脈動，也可

即時查看各項工作的執行細節，讓掌握進程具廣

度與深度。

資材部應用

↑ Before：在共用信箱中，一封信等於一筆待辦工作，若有最新進度就回報到 Excel檔，雖然可當作工作清單，但每次都要人工逐一檢查緊急待辦事項，相當耗時費力。

Before

↑ After：teamKube的待辦工作清單可用時間區間篩出緊急處理的工作有哪些，無需人工逐筆查看。更可針對重要工作項設定個人或他人提醒，

大幅降低工作延宕的可能性。

After

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種子教官現身說

資訊部資深專員 Steven擔任 teamKube導入案的種子教官，和葉經理一樣，Steven在 IT領域也相當有經驗。Steven說，他在第一及第二階段導入期，採取主動式一對

一教學，製作出符合宏亞內部的專屬教學

投影片，讓使用者對於系統應用更有感覺，

並依各單位工作流程規劃出適合的應用規

則，如：資材部利用定義主旨格式分類專

案工作，並建立階層式專案管理概念，讓

使用者明確瞭解專案管理系統化的重要性，

做好基礎的工作，才能讓實務運作更為輕

鬆簡便。

Tips導入歷程種子教官得信賴 循序漸進不躁進 新系統導入時，難免會有適應上的過渡期，

因此葉經理憑藉著在資訊部的豐富經驗，採

取培育種子教官以及循序漸進的方式進行導

入工程。以資訊部同仁進行先導作為種子教

官，再對內進行教育訓練的好處有二，一方

面了解公司內部作業流程；另一方面因為同

事的身分可以直接宣導系統帶來的好處，較

易取得信賴，降低排斥的心理。

謹慎評估IT投資 期待長期效益和作為

葉經理回憶，在雙方還沒有正式合作關係

時，叡揚資訊的定期關懷留給他積極專業的

第一印象，歷經兩年多的時間，待資材部的

需求具體化，雙方才建立正式的合作關係，

teamKube團隊更是積極提供系統服務與售

後服務。葉經理以「積極管理」四個字點出

宏亞對teamKube的期待與現況，也希望本

次的IT投資在未來能發揮更積極的作為和運

用。

↑結構化管理總經理交辦工作，不僅記錄事件脈絡也方便查看進度。

總經理與秘書應用

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