TÉCNICA DE AUDITORIA M DE PROCESSOS - ?· 9 Técnica de Auditoria: Mapa de Processos que as caixas…

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    19-Jun-2018

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<ul><li><p>TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIOSecretaria-Geral de Controle Externo</p><p>Coordenadoria de Fiscalizao e Controle</p><p>TCNICA DE AUDITORIA</p><p>MAPA DE PROCESSOS</p><p>2000</p></li><li><p>2</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>Tribunal de Contas da Unio</p><p>Internet: http://www.tcu.gov.brSAFS Lt. 01CEP: 70.042-900 - Braslia (DF)</p><p>Secretria-Geral de Controle Externo:Rosngela Paniago Curado Fleury</p><p>Coordenador de Fiscalizao e Controle:Jos Moacir Cardoso da Costa</p><p>Diretor da 2 Diviso Tcnica:Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira</p><p>Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de ControleExterno:</p><p>Carlos Alexandre Amorim RochaCarmen Pereira Rgo MeirelesGlria Maria Merola da Costa Bastos</p><p>Colaboradores Projeto de Cooperao TCU/Reino Unido:Dagomar Henriques LimaJos Carlos Lobo MenezesLuiz AkutsuLuiz Geraldo Santos Wolmer</p><p>657.63 Brasil. Tribunal de Contas da Unio.</p><p>B823t Tcnicas de Auditoria: Mapa de Processos -Braslia : TCU, Coordenadoria deFiscalizao e Controle, 2000.</p><p>18 p.</p><p> 1. TCU - Tcnicas de Auditoria: Mapa deProcessos (2000) I. Ttulo.</p><p>Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.</p></li><li><p>3</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>APRESENTAO</p><p>Este documento tcnico produto das atividadesdesenvolvidas no mbito do Projeto de Cooperao Tcnica TCU-Reino Unido. Na sua elaborao, a Coordenadoria de Fiscalizaoe Controle contou com a colaborao dos analistas participantes doProjeto e com o apoio tcnico da KPMG, empresa contratada peloGoverno Britnico para prestar consultoria ao TCU na rea deauditoria de desempenho.</p><p>A tcnica apresentada neste documento, mapa de processo,foi testada com sucesso durante a realizao das seis auditorias-piloto realizadas em 1998 e complementa informaes contidas noManual de Auditoria de Desempenho do TCU.</p><p>Na primeira parte feita uma breve discusso sobre mapade processo, suas caractersticas bsicas e sua utilizao naidentificao de oportunidades de melhoria de desempenho. Emseguida, apresentada a tcnica de mapeamento de processo, aforma de elaborao do mapa e sua aplicao nas auditorias dedesempenho. O material, ilustrado com exemplos, procura contribuirpara a rpida absoro da tcnica e para a disseminao de suaaplicao nos trabalhos de auditoria de desempenho deste Tribunal.</p><p>Finalmente, na condio de Secretria-Geral de ControleExterno, parabenizo os diregentes e servidores da COFIS e osdemais colaboradores que, com o emprego de seus esforos,possibilitaram a materializao da presente tcnica.</p><p>ROSNGELA PANIAGO FLEURYSecretria-Geral de Controle Externo</p></li><li><p>5</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>SUMRIO</p><p>1. INTRODUO ................................................................................ 7</p><p>2. APLICAO DO MAPA DE PROCESSO ..................................... 7</p><p>3. CARACTERSTICAS ...................................................................... 8</p><p>4. ELABORAO ............................................................................. 12</p><p>5. UTILIZAO DO MAPA DE PROCESSO NAS AUDITORIAS DE NATUREZA OPERACIONAL...................... 15</p><p>6. REFERNCIAS.............................................................................. 18</p><p>LISTA DE FIGURAS E EXEMPLOS</p><p>FIGURA 1 PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DOMAPA DE PROCESSO........................................................................... 9</p><p>FIGURA 2 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DEPROCESSOS ........................................................................................... 9</p><p>FIGURA 3 NOTAES UTILIZADAS EM MAPAS DEPROCESSO ........................................................................................... 14</p><p>EXEMPLO 1 RACIONALIZAO DO PROCESSO DEEXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA ..................................... 10</p></li><li><p>7</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>1. INTRODUO</p><p>O mapa de processo a representao de um processo detrabalho por meio de um diagrama contendo a seqncia dos passosnecessrios consecuo de determinada atividade. Para clarezade exposio, faz-se necessrio dizer em que sentido utilizamos otermo processo:</p><p> PROCESSO a maneira pela qual se realiza umaoperao.</p><p>Assim, pode ser descrita como exemplo de processo aseqncia de tarefas e aes necessrias aprovao de um pedidode financiamento imobilirio, aquisio de medicamentos para oPrograma de Combate Tuberculose ou anlise das prestaesde contas de convnios firmados pelo Ministrio da Educao.</p><p>2. APLICAO DO MAPA DE PROCESSO</p><p>A tcnica de mapa de processo fornece uma representaogrfica das operaes sob anlise, evidenciando a seqncia deatividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de documentosem uma organizao ou rea. Isso permite equipe de auditoria,em conjunto com gerentes e tcnicos envolvidos, identificar maisfacilmente oportunidades para a racionalizao e aperfeioamentodos processos de trabalho em uma organizao.</p><p>O mapa de processo tambm til para identificar pontosfortes do processo que podem ser reproduzidos ou adaptados aoutros processos de uma mesma organizao ou de organizaesdiferentes, como meio de disseminar boas prticas.</p><p>Os mapas de processo podem representar diversas situaes:</p><p>como o processo est sendo realizado;</p><p>como e o processo de acordo com as normas eprocedimentos internos;</p><p>quais as formas alternativas de executar o processo;</p><p>qual a forma recomendada de realizar o processo.</p></li><li><p>8</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>3. CARACTERSTICAS</p><p>O diagrama do mapa de processo pode ter diversos grausde detalhamento, segundo o propsito para o qual elaborado. Emgeral, as informaes essenciais so:</p><p>descrio das atividades;</p><p>os pontos de tomada de deciso;</p><p>os movimentos de informao e de documentos;</p><p>pontos de controle;</p><p>prazos;</p><p>os documentos e as relaes entre as diversas etapasdo processo.</p><p>Dependendo do escopo do trabalho de auditoria, o mapa deprocesso pode apresentar, ainda, relativamente a cada tarefa ouatividade, informaes detalhadas sobre:</p><p>custo;</p><p>tempo de execuo;</p><p>tempo decorrido entre uma e outra;</p><p>superposio;</p><p>volume e freqncia das transaes;</p><p>nmero de staff / hora para execuo;</p><p>habilidades necessrias para execuo;</p><p>opinio dos clientes / usurios;</p><p>impacto tecnolgico;</p><p>impacto de mudanas em outros departamentos;</p><p>limitaes externas (por exemplo, limitaesoramentrias).</p><p>No mapa de processo, as setas indicam o fluxo da operao,sua seqncia. As caixas so utilizadas para descrever as aesnecessrias para que seja completada a operao. Pode-se dizer</p></li><li><p>9</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>que as caixas esquerda, ou no incio do processo, representamcondies para que sejam desenvolvidas as aes direita, que seencontram mais frente no fluxo.</p><p>IMPORTANTE: Mapas de processo e de produto no seconfundem. Aqui esto as principais diferenas entre eles.</p><p>As principais caractersticas de um mapa de processo soapresentadas a seguir:</p><p>FIGURA 1 PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DO MAPA DEPROCESSO</p><p>descreve uma operao passo a passo.</p><p> um mtodo visual-interativo, que favorece o trabalhoem grupo e a participao do auditado.</p><p>pode incluir informao sobre quantidade, qualidadee prazos.</p><p>FIGURA 2 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS</p><p>Mapa de processo apresenta graficamente uma sriede atividades interligadas que do origem adeterminados produtos.</p><p>Mapa de produtos, por sua vez, apresentagraficamente os produtos gerados por aquelasatividades. Nos mapas de produtos, os processosesto representados pelas setas.</p><p>Processos e atividades mudam com o passar dotempo, enquanto os produtos, se identificadosadequadamente, devem permanecer os mesmos,independente das atividades realizadas para obt-los.</p><p>Enfoque nos produtos procura comparar odesempenho de diferentes alternativas (processos)para obter os mesmos produtos.</p></li><li><p>10</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>EXEMPLO 1 RACIONALIZAO DO PROCESSO DEEXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA</p><p>O Chefe do Servio de Administrao (SA), como exemplohipottico, deseja diminuir o tempo requerido para a expedio de ofciosde diligncia, ou seja, o tempo decorrido entre a solicitao do titular daUnidade Tcnica para que seja elaborado o ofcio e a expedio dodocumento. Ele elabora, em conjunto com todos os que participam daoperao, o mapa de processo simplificado, com o objetivo de identificarpontos crticos e oportunidades de melhoria dos procedimentos adotados.</p><p>Titular Assistente Chefe de Servio Tcnico</p><p>MAPA DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA.</p><p>Incio Faz rascunho doofcio</p><p>Solicita digitao Digita o ofcio</p><p>Passa ofcio digitadoConfere ofciodigitadoPassa rascunhoSolicita elaborao</p><p>de diligncia</p><p>Confernciaok?</p><p>Entrega ofcioConfere ofciodigitado</p><p>Confernciaok?</p><p>Entrega ofcioConfere ofcio</p><p>digitado</p><p>Confernciaok?</p><p>Assina ofcio</p><p>Devolve ofcio Devolve ofcio Expede ofcio dediligncia</p><p>Fim</p><p>N</p><p>S</p><p>N</p><p>N</p><p>S</p><p>S</p></li><li><p>11</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>Em seguida discusso sobre as possveis solues com otitular da Unidade Tcnica, a assistente e o tcnico responsvelpela digitao, o Chefe do SA oferece as seguintes sugestes:</p><p>1) como a assistente e o tcnico possuem o mesmo nvelde escolaridade, como exigido pela norma, o tcnicopoderia ser treinado para desenvolver redao prpriae eliminar a necessidade de elaborao de rascunhospor parte da assistente;</p><p>2) devem ser desenvolvidos modelos de diligncia paraacelerar o trabalho de digitao e diminuir anecessidade de sucessivas conferncias;</p><p>3) os ofcios devem ser repassados pelos digitadoresdiretamente para a assistente, eliminando umainstncia de tramitao.</p><p>Sendo assim, o Chefe do SA apresenta aos agentesenvolvidos um novo mapa do processo mostrando como poderiaser alterado o procedimento, com o objetivo de ganhar eficincia.</p><p>Titular Assistente Chefe de Servio Tcnico</p><p>MAPA DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA.</p><p>Incio Entrega autos Solicita digitao Digita o ofcio</p><p>Entrega ofcio digitadoConfere digitaoSolicita elaboraode diligncia</p><p>Confernciaok?</p><p>Entrega ofcioConfere ofcio</p><p>digitado</p><p>Confernciaok?</p><p>Assina ofcio</p><p>Devolve ofcio Devolve ofcio Expede ofcio dediligncia</p><p>N</p><p>S</p><p>N</p><p>S</p><p>Fim</p></li><li><p>12</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>4. ELABORAO</p><p>O mapa de processo deve ser elaborado preferencialmentecom a participao das pessoas da rea ou instituio auditada,pois so elas quem melhor conhece as atividades desempenhadas,os produtos resultantes, os objetivos e a misso da instituio. Essaparticipao contribui para a elaborao de um mapa de processoque tende a refletir a realidade da instituio.</p><p>A elaborao do mapa de processo realizada por meio deworkshops1, envolvendo o pessoal da instituio auditada que, soba orientao da equipe de auditoria, vai montando, passo a passo,o mapa de processo. Os passos a serem seguidos, basicamente,so os seguintes:</p><p>1 passo. Definir claramente o processo que se querrepresentar. Com base em entrevistas e nadocumentao disponvel, os auditores devem elaboraruma verso preliminar para servir de base para seuraciocnio. No se utiliza a verso preliminar para guiaro workshop pois as opinies dos participantes tendema refletir o que deveria ser e no a realidade.</p><p>2 passo. Utilizar a tcnica de brainstorm, incentivandoos participantes do workshop a identificar as atividadesdo processo e sua seqncia. As idias surgidaspodem ser anotadas em etiquetas autocolantes.</p><p>3 passo. Identificar tarefa inicial. Colar a etiqueta quedescreve a tarefa inicial em uma grande folha de papelpardo, ou semelhante, fixada na parede da sala emlocal visvel a todos. A folha de papel pardo poder serrecolhida ao fim do workshop para que o mapa sejatranscrito adequadamente.</p><p>4 passo. Verificar quais atividades, A, B, C etc., soexecutadas obedecendo a uma seqncia lgica apartir da tarefa inicial. Colar as etiquetasdescrevendoessas atividades segundo a seqncia identificada.</p><p>1 Reunio destinada troca de idias e de conhecimento prtico sobre um assunto.</p></li><li><p>13</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>5 passo. Prosseguir dessa maneira at completar todoo ciclo de atividades do processo.</p><p>6 passo. Utilizar o mapa de processo para mostrar deque forma as atividades se relacionam.</p><p>7 passo. Desenhar o mapa, utilizando um softwareapropriado, habitualmente disponvel em pacotes paraescritrio, distribuindo-o entre os participantes,solicitando sua opinio.</p><p>8 passo. Utilizar as opinies dos participantes paraaperfeioar o mapa e elaborar a verso final.</p><p>RECOMENDAES:</p><p>Usar bloco de notas autocolantes (post-it) para facilitara montagem do mapa, pois permite que se rearranjemas aes at se obter uma seqncia adequada.</p><p>Escrever as atividades a serem executadas em setoresdiferentes com cores distintas.</p><p>Obter a efetiva participao dos auditados, pois ela essencial. O papel do auditor no workshop deve ser ode facilitador, incentivando os participantes aelaborarem eles prprios o mapa de processo.</p><p>Controlar o tempo, preparando-se para,constantemente, ampliar ou alterar o mapa. Asdiscusses acerca de como o processo est sendorealizado e de como o processo de acordo com asnormas podem se tornar acaloradas e se prolongardemais.</p><p>Anexar ao mapa exemplos de documentos utilizados.</p><p>Quantificar as informaes, sempre que possvel. Porexemplo: volume de cartas datilografadas, tempo deexecuo de uma tarefa, quantidade de servidoresenvolvidos, etc.</p><p>Procurar obter do pessoal envolvido o mximo deinformaes sobre as atividades.</p></li><li><p>14</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>A figura 3, a seguir, apresenta algumas notaes usualmenteutilizadas em mapas de processo:</p><p>Retngulo: Indica atividadeexecutadaUtilizar 5 palavras no mximo.Comear com verbo de ao.</p><p>Losango: Indica um pontode tomada de deciso</p><p>O formulrio estcompleto?</p><p>Datilografa formulrioou</p><p>Revisa formulrio</p><p>FIGURA 3 NOTAES UTILIZADAS EM MAPAS DE PROCESSO</p><p>Informao sobre ovolume de solicitaes</p><p>encaminhadas</p><p>Reduo de 75%dos formulrioscom erros de</p><p>preenchimento</p><p>Bandeira: Indicaoportunidades de melhoria:Quantificar sempre quepossvel.</p><p>Balo ou nuvem: Ateno,comentrios ouexplicaes:</p></li><li><p>15</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>5. UTILIZAO DO MAPA DE PROCESSO NAS AUDITORIASDE NATUREZA OPERACIONAL</p><p>O emprego da tcnica de mapa de processo umaabordagem til quando se deseja obter melhorias de desempenhoda organizao enfocando os processos de trabalho.</p><p>Exemplos de situaes em que se recomenda o uso datcnica de mapa de processo:</p><p>os clientes (os cidados ou outras organizaespblicas ou privadas) no esto recebendo os servioscom rapidez suficiente;</p><p>quando modos mais eficientes de prestao de servioprecisam ser desenvolvidos; ou</p><p>quando a seqncia das tarefas realizadas no claramente entendida dentro da organizao ou pareceno estar funcionando bem.</p><p>IMPORTANTE: Antes de optar por essa abordagem, leve emconsiderao que o exame detalhado de processos de trabalhopode tomar bastante tempo da equipe de auditoria e dosfuncionrios da organizao e, portanto, caro. Avalie se o ganhoesperado com a implantao das possveis recomendaesjustificam o investimento.</p><p>A identificao de oportunidades de melhoria de desempenho essencial ao sucesso da auditoria. importante identificar, porexemplo:</p><p>pontos onde o trabalho sofre atrasos ou ondedocumentos so extraviados buracos negros;</p><p>ocasies nas quais as pessoas ficam aguardandodocumentos, procurando o que fazer ou corrigindoerros tempo perdido;</p><p>insuficiente interao entre atividades ou falhas decomunicao;</p></li><li><p>16</p><p>Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos</p><p>mltiplas instncia...</p></li></ul>

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