Técnicas de arquivo e controle de documentos: classificação,

codificação, catalogação e arquivamento de documentos.

Uma das atividades realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.

Atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física ou pessoa jurídica.

Para Martins o arquivo também pode ser definido como “a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”. A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia.

Os Princípios Arquivísticos são:

Princípio da OrganicidadeÉ a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da UnicidadeNão obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

Princípio da Indivisibilidade ou integridadeOs fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da CumulatividadeO arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Os Arquivos podem ser classificados:Segundo as entidades criador-mantenedoras:- Públicos (federal, estadual, municipal)- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). – Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).

Arquivos Especiais são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais.

Os tipos de pastas existentes são:

Pastas SuspensasPastas IntercaladorasPasta AZPasta SanfonadaPasta AmericanaFichário

São instrumentos eficazes de gestão documental. O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram.

Organização de arquivos e técnicas de arquivamento

Método alfabético É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático.

Método numérico simples Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos.

Método alfabético numérico é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro.

Método geográfico Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc.

Método específico ou por assunto Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto.

Método decimal Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey que dividiu os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.

Método simplificado Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.

CapturaA captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio das ações de:

- registro;- classificação;- indexação;- atribuição de outros metadados;- arquivamento.

Os objetivos da captura são:- identificar o documento como documento arquivístico;- demonstrar a relação orgânica dos documentos.

Documentos que exigem captura são aqueles que:- responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação;- documentam uma obrigação ou responsabilidade;- estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade.

Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados.

Registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

Os objetivos da classificação são:- Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;- Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido.- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para elaborar o conteúdo do documento.- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado.

Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação.

A seleção dos termos para indexação normalmente é feita com base em:

- Tipologia documental;- Título ou cabeçalho do documento;- Assunto do documento;- Datas associadas com as transações registradas no documento;- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas;- Documentação anexada.

Catalogação: processo de descrição dos dados de um documento, com o objetivo de informa ao usuário quais documentos uma unidade de informação possui em seu acervo.