Pertanyaan (Tanya apa yang mereka lakukan)Perhatikan(Lihat apa yang dilakukan)Periksa(Apa yang harus dilakukan sesuai prosedur)Segitiga audit

Pertanyaan terbukaMembiarkan auditee bicara secara bebasGunakan Apa, Di mana, Kapan, Kenapa, Bagaimana dan Siapa?Pertanyaan detailTindak lanjut atau fokus kepada hal yang lebih detailPertanyaan tertutupDigunakan bila anda menginginkan jawab Ya atau tidak

dan jangan lupa Tunjukkan pada saya.PertanyaanTeknik CorongApa yang anda kerjakanBagaimana dengan yang ini?Apakah ini benar?

Feedback oleh auditorMengangguk bila diperlukanKelihatan tertarikSesekali mengulangi yang telah dikatakan auditeeMengarahkan secara santaiMembuat pertanyaan dari apa yang dikatakan auditee

Auditor sebaiknyaambil poin-poin pentingnyatepat waktulakukan semua tugas-tugashindari perdebatanaudit vs spesifikasimenghargai kerahasiaanaudit sistem bukan individucatat bukti obyektifmelakukan audit di tempat auditee bekerja

Membuat catatanSelalu berusaha mengikuti alur auditGunakan clipboard dan/atau buku catatanCatatanketidaksesuaianPengamatan (kondisi dan tindakan tidak aman atau aman)Info yang diberikan Hal-hal yang akan ditindak-lanjutiIde-ide peningkatan(Bukti positif kesesuaian)

MLBRmasalahlokasibukti obyektifrujukanKetidaksesuaian harus

Temuan ketidaksesuaianMajorMinorObservasi

RENCANA TINDAKAN

Tindakan

Jangka waktu

Penanggung-jawabTindakan perbaikanMenentukan tindakan dan jangka waktuTindakan bisa dua hal:Hilangkan gejalanyaHilangkan akar penyebabnyaJangka waktu harus realistis

Tipikal agenda rapat penutupan1)Terima kasih atas kerja sama2)Ringkasan poin-poin baik3)Ketidaksesuaian/temuan4)Pengamatan dan advice5)Tindakan perbaikan6)Catatan lengkap7)Apa yang terjadi berikutnya8)Menjawab pertanyaan (jika ada)

Tanggapan verbal selalu didukung dengan bukti obyektif, atau jika tanggapan tidak catatan.Jangan berasumsi bahwa sesuatu dilakukan atau tidak, terjadi.Bertanya dengan pertanyaan yang sama tetapi dengan cara yang berbeda dapat menghasilkan jawaban yang berbeda.. Pilihlah jenis pertanyaan yang cocok sesuai situasinya. Jangan mengajukan pertanyaan yang memberikan jawaban yang diharapkan, misalnya Saya kira, Anda selalu menjalankan prosedur ini?Jangan memberikan kesan kepada Auditee, bahwa ia sedang diinterogasi, atau bahwa Anda tidak mempercayainya.Pertanyaan terbuka adalah yang terbaik, tetapi ketiga jenis pertanyaan dapat dikombinasikan bersama secara efektif.Pertanyaan terbuka biasanya adalah cara yang berguna untuk memulai sebuah audit. Ini memberikan Auditee kesempatan untuk menjelaskan apa yang terjadi dan menolongnya merasa nyaman. Demikian pula, walaupun Auditor mengerti proses dengan rinci, Auditor sebaiknya mulai dengan pertanyaan terbuka karena Auditor ingin mengetahui bagaimana Auditee menyelami proses yang ada.Sambil mendengar jawaban, Auditor dapat mencatat beberapa topik utama yang disebutkan dalam penjelasan itu sehingga dapat kembali ke topik ini bila diperlukan nantinya.Bila Auditor merasa bahwa Auditee telah mengambil waktu terlalu panjang dan memasuki daerah memperpanjang waktu, cobalah bersikap ramah tapi tegas, misalnya Dapatkah kita kembali ke sesuatu yang Anda sebutkan sebelumnya?, lalu perdalamlah pada hal yang ingin dijelajahi oleh Auditor.Auditor tidak boleh melukai perasaan Auditee atau memotong pembicaraan yang sedang berlangsung secara mendadak.Pertanyaan lanjutan yang umum adalah Apakah Anda dapat menjelaskan hal ini dengan sedikit lebih rinci?, Bagaimana bila ?, Dapatkah kita melihat beberapa catatan-catatan mengenai hal ini?, Dapatkah saya melihat proses ini?. Pertanyaan-pertanyaan lanjutan ini dilakukan berdasarkan penjelasan yang telah diberikan sebelumnya oleh Auditee untuk mendapat informasi lebih lanjut.Ketika bertanya, hindari kesan sedang melakukan interogasi. Berikan kesan bahwa Auditor sedang berusaha untuk meningkatkan pengertiannya mengenai sistem yang ada.

Seorang auditor yang baik akan selalu mendorong auditee memberikan informasi. Jika auditor tidak memberikan feedback, kemungkinan informasi yang diterima hanya sedikit.Bila persetujuan telah dilakukan tentang waktu dan ruang lingkup Audit, maka semua ini harus diikuti / dijalankan.Auditor harus menghindari argumentasi dengan Auditee pada setiap tahapan Audit yang dilakukan.Audit harus dijaga kerahasiaannya dan umumnya tidak didiskusikan dengan rekan kerja sesudahnya.Auditor harus memastikan bahwa mereka mendapatkan bukti obyektif, misalnya catatan yang disaksikan pendamping, untuk memperkuat temuannya.Terkecuali:Lingkungan kerja tidak memadai, (mis, ribut, berdebu, atau panas)Personel malu bila ada yang mendengarkan, (mis, di kantor yang ruangannya terbuka)Maka sebaiknya audit dilaksanakan di lokasi kerja, sehingga:Auditee berada dalam area kekuasaannyaBiasanya mudah untuk mendapatkan dokumen yang diminta saat audit

Bersikap terbuka ketika melakukan pencatatan (bila perlu, meminta persetujuan Auditee terlebih dahulu). Jangan hentikan proses Audit ketika melakukan pencatatan. Idealnya Anda mencatat ketika sedang mendengarkan.Jaga agar catatan singkat, misalnya satu baris, tetapi mengandung informasi yang cukup untuk menyiapkan temuan-temuan Anda sehingga Auditor lain dapat menemukan / mengerti apa yang Anda tulis pada masa 3 bulan yang akan datang. Penggunaan buku catatan membuat Anda mudah menemukan catatan-catatan ini di hari yang akan datang.

Ketidaksesuaian mayor- Ketiadaan atau kegagalan memenuhi persyaratan OHSAS 18001- Sistem gagal total

Ketidaksesuaian minor- Gagal memenuhi salah satu persyaratan klausul OHSAS 18001- Ketidakkonsistenan dalam memenuhi persyaratan OHSAS 18001

Observasi- Adanya potensi ketidaksesuaian- Temuan di luar ruang lingkup audit

Klasifikasi ketidaksesuaian dijelaskan saat Rapat PembukaanAdalah bukan tanggung jawab Auditor untuk merinci Tindakan Korektif atau jangka waktu penyelesaiannya.Proses Tindakan Korektif dapat mensyaratkan jawaban segera yang kemudian dilanjtkan dengan penyelidikkan yang lebih rinci untuk menentukan akar permasalahannya.Perbaikan langsung / segera dapat menjadi bencana, karena Manajer Departemen yang mempunyai masalah tersebut harus menemukan apa yang menjadi sebab sebenarnya permasalahannya dan menentukan tindakan untuk mencegah masalah ini terulang kembali.Sebuah Ketidaksesuaian major, lihat halaman sebelumnya, biasanya mensyaratkan suatu kunjungan Audit khusus untuk memeriksa bahwa Ketidaksesuaian ini telah diatasi. Ketidaksesuaian minor dapat diperiksa pada kunjungan berikutnya sesuai rencana.

Sekalipun pertemuan ini relatif informal, adalah baik bagi auditor memiliki agenda, atau daftar periksa, apa yang akan dicakup. Auditee bisa membuat agenda sesuai keperluan mereka sendiri.