II

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA

CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL MENCIÓN GESTIÓN DE

PROCESOS

TEMA:

“DISEÑO DE PLAN ESTRATÉGICO Y ESTUDIO DE MÉTODOS DE

TRABAJO PARA ESTANDARIZAR PROCESOS EN LA INSTITUCIÓN

REGISTRO OFICIAL, PARA LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS, QUITO,

2010”

Tesis de Grado previa la obtención del título de

Ingeniero Industrial, Mención Gestión de Procesos.

AUTOR:

JOSÉ LUIS DUQUE DÉLEG

DIRECTOR DE TESIS:

ING. VICTOR CARRIÓN

QUITO – ECUADOR

2010

III

RESPONSABILIDAD

Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor.

JOSÉ LUIS DUQUE DELEG

CI: 1714761911

Autor

IV

DECLARACIÓN

Yo, Ing. Víctor Carrión, docente de la Universidad Tecnológica Equinoccial certifico

que el presente proyecto, ha sido desarrollado por el señor JOSÉ LUIS DUQUE

DELEG, lo que implico que he realizado todas las revisiones y correcciones

necesarias para llegar a la culminación del mismo.

Ing. Víctor Carrión

DIRECTOR DE TESIS

V

VI

Agradecimiento

Cuando comencé a escribir los agradecimientos, pensé que por

descuido podía dejar a alguien importante fuera de la mención por esa

razón desde ya pido mil disculpas correspondientes en caso que

suceda, por lo que admito que siempre estarán en mi ser, pase lo que

pase!

Antes de todo quiero agradecer a DIOS, por darme salud, vida y las

fuerzas necesarias para poder seguir una dirección correcta también

por estar en los momentos que más he necesitado y poder enfrentarlos

y dar solución, darme la posibilidad de caminar junto a Él durante

toda la vida y luchar para conseguir mi meta “GRADUARME” y

comenzar nuevas etapas en mi vida.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial, la cual abrió sus puertas

brindándome e inculcándome conocimientos, experiencia con valores y

moral para mi vida diaria y profesional.

VII

También quiero agradecer a todos los profesores que tuve el honor de

recibir sus clases, que con su conocimiento supieron dar la enseñanza

necesaria y forjarnos con gran fortaleza académica y personalidad

para saber actuar en la vida cotidiana como universitario,

profesionales y como personas.

En particular a mi profesor guía y director Ing. Víctor Carrión quien me

orientó con sus conocimientos y a tomar la decisión de inclinarme por

una de las más importantes materias en el mundo y que cada vez

crece con la tecnología y que podemos relacionar no solo a nivel laboral

también con nuestra vida cotidiana denominada Ingeniería de Métodos

y especialmente cogiendo los consejos durante el tiempo de clases y

ahora la culminación de mi tesis.

No puedo dejar de agradecer al Ing. Edgar Ramos y al Ing. Álvaro

Zambrano quienes con su tiempo organizado se dieron un espacio para

brindarme su apoyo y dirección gracias por su ayuda, me sirvió de

mucho.

José Luis Duque Déleg

VIII

Dedicatoria

Dedico esta tesis y toda mi carrera universitaria a Dios, por ser quien

ha estado a mi lado en todo momento igual que a mis padres,

dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día

y seguir rompiendo todas las barreras que se me presenten.

A mi padre Ing. Washington Duque como un confidente, ejemplo y

persona por su tolerancia, comprensión que con sacrificio y su trabajo

diario me ha enseñado el valor del día a día ¡GRACIAS PADRE!

A mi madre, María Isabel Déleg por su paciencia, amor, valor,

constancia, alegría y el trabajo que se merece respeto, porque me ha

enseñado con su ejemplo.

A ti hermano mío David Duque que siempre estás en mi mente te

dedico esta tesis por lo que algún día llegarás y pasarás por este

trabajo, éxitos en tu vida.

IX

A mis abuelitos de parte de madre y padre que siempre eran la unión

de la familia y siempre lo serán con un corazón noble y sensible pero

de gran coraje.

A ti Lorenita porque eres una mujer admirable y luchadora por

adentrarte en mi corazón y en mi vida gracias amada mía.

A mi Kandy preciosa, que sin darse cuenta dio alegría y bienestar a la

casa.

A todos mis amigos del Colegio Andino que gracias a Dios seguimos

vivos para estar en contacto (sexto químico) y también a los

compañeros de judo una gran disciplina y trayectoria y todas las

personas que confiaron en mi

Los que han velado por mi salud, mis estudios, mi educación

alimentación entre otros, son a ellos a quien les debo todo, horas de

consejos, de regaños, de reprimendas de tristezas y de alegrías de las

cuales estoy muy seguro que las han hecho con todo el amor del

mundo para formarme como un ser integral y de las cuales me siento

extremadamente orgulloso.

José Luis Duque Déleg

  

X  

ÍNDICE GENERAL

CARÁTULA………………………………………………………………………………….II

DECLARACIÓN ……………………………………………………………………………III

CARTA DEL DIRECTOR DE TESIS………………………………………………………IV

CARTA DE LA INSTITUCIÓN EL REGISTRO OFICIAL………………………………...V

AGRADECIMIENTOS……………………………………………………………………...VI

DEDICATORIA………………………………………………………………………...…VIII

ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………………….…X

ÍNDICE DEL CONTENIDO………………………………………………………………...XI

INDICE DE CUADROS…………………………………………………………………..XIX

ÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………………………………......XX

ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………………………….…….XXI

ÍNDICE DE FOTOS…….…………………………………………………………….….XXII

RESUMEN………………………………………………………………………….…...XXIII

SUMMARY…………………………………………………………………….…...…....XXV

 

 

XI  

INDICE DE CONTENIDO

CAPÍTULO I

1. INTRODUCCIÓN………………………...………………...……………. 1

1.1. Antecedentes……………….………………………………………… 2

1.2. Planteamiento del Problema ………………………………….……… 5

1.3. Formulación y Sistematización del Problema ……………………… 6

1.4. Objetivos……………………………………………………………… 7

1.4.1. Objetivo General………...…………………………………....... 7

1.4.2. Objetivos Específicos…………………………………………. 7

1.5. Justificación………………………….………………………………… 8

1.6. Hipótesis………………….………………………………….…….…… 9

1.7. Metodología………….………………………………………………… 9

1.7.1. Diseño de la Investigación……………………..………………. 9

1.7.2. Métodos de Investigación…………..………………….……… 10

1.7.2.1. Método Científico…………...…………………………. 10

1.7.2.2. Método Deductivo…………….………………....……… 10

1.7.3. Técnicas de Investigación………………..……………………… 11

1.7.3.1. Metodologia de Estudio…………………………………. 12

 

XII  

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO……………………………………………………... 14

2.1. Historia de la planeación estratégica………………………………… 14

2.1.1. ¿Qué es un plan?........................................................................ 16

2.1.2. ¿Qué es estrategia?.................................................................... 16

2.1.3. Planeación Estratégica………………….…………………..… 17

2.1.3.1. Propósito de las estrategias…………………………… 17

2.1.3.2. Pasos para una planeación estratégica………………… 17

2.1.4. En el plan estratégico se debe señalar…...……………………. 20

2.2. Análisis Foda………………………………………....…………….... 21

2.2.1. Significado del término Foda……………………..…………... 21

2.2.2. Análisis Externo: (oportunidades y amenazas)……………….. 22

2.2.2.1. Oportunidades………………………………..…...…... 24

2.2.2.2. Amenazas……………………………………………... 24

2.2.3. Análisis Interno: (debilidades y fortalezas)…………………... 25

2.2.3.1. Fortalezas...………………………………………….... 26

2.2.3.2. Debilidades……………………………….…………... 26

2.2.4. Matriz del análisis foda……………………………….……… 27

2.3. Antecedentes de la Ingeniería de Métodos…………………………. 28

2.3.1. Evolución de la Empresa Industrial………………………….. 28

 

XIII  

2.3.2. Concepto de Empresa…………………………..…….………… 31

2.3.3. Formulación de problemas de productividad……. …………… 33

2.3.4. Factores que Restringen la Productividad……………………… 33

2.4. Temores al Promover el Aumento de la Productividad……….............. 35

2.4.1. Recurso Humano………………………………….…………..… 37

2.4.2. Indicadores Importantes de la Productividad…………………... 40

2.4.3. Suplementos……………………………………………………... 40

2.4.4. Métodos de Calificación…………………….………………….. 41

2.4.4.1 Nivelación………………………………………………. 41

2.5. Condiciones de Trabajo……………………………………..…………. 43

2.5.1. Limpieza………..……………………………..………………… 44

2.5.2. Agua Potable e Higiene……………………….……………….... 45

2.5.3. Orden…………………………………………………………… 45

2.5.4. Calidad e Intensidad de Iluminación……….………………….. 45

2.5.5. Ventilación, Calefacción y Refrigeración…..………………….. 46

2.5.6. Acondicionamiento Cromático……………..………………….. 48

2.5.7. Ruido y Vibración……………………………………………… 49

2.5.8. Musica Ambiental……………………………………………… 49

2.6. Diagramas y Gráficos empleados en el Análisis de Métodos………… 50

2.6.1. Diagrama de Procesos ………….……..……………………….. 50

2.6.2. Diagrama de Procesos de la Operación….……………….…….. 51

2.6.3. Diagrama de Flujo de Procesos…….……….………………….. 53

 

XIV  

2.6.4. Diagrama de Recorrido………………….…..…………………. 55

2.6.5. Diagrama de Interrelacion Hombre – Máquina.……….……….. 55

2.6.6. Diagrama de Proceso Grupo o Cuadrilla……….……….……… 56

2.6.7. Diagrama Pert…………………………………….……….……. 57

2.6.8. Datos Estandar y Gráficas……….……………………………… 58

2.6.9. Analisis Costo - Beneficio…...............………………………….. 58

CAPÍTULO III

3. EL REGISTRO OFICIAL…………………..………………………… 59

3.1 Localización del Registro Oficial………..………………...……..…….. 59

3.2 Analisis FODA……………………………….……….………………... 59

3.3 Estructura Organizacional del Registro Oficial……...…………………. 60

3.4 Descripción del Cargo…………………………………………………... 62

3.4.1 Director General del Registro Oficial………...…………………. 62

3.4.2 Secretaria del Director General……….…………………………. 62

3.4.3 Auxiliar de Servicios…………………………………………….. 63

3.4.4 Chofer…………………………..……………………………….. 63

3.4.5 Operadores………………………………………………………. 63

3.5 Desarrollo del Proceso de Levantamiento y Correccion de Texto……… 63

3.5.1 Recepción de Documentos……………………………………… 64

 

XV  

3.5.2 Actualización del Documento…………..………………………. 64

3.6 Descripción del producto………………………………………………. 64

3.7 Planeacion Estrategica en el Registro Oficial…………..……………… 66

3.8 Estudio de Métodos en el Registro Oficial…………………………….. 71

3.9 Análisis de Métodos de Trabajo en el Registro Oficial………………… 72

3.9.1 Aspectos Importantes del Método de Trabajo………………….. 74

CAPÍTULO IV

4 Propuesta del Plan Estratégico ……………………………………….... 75

4.1 Análisis del Entorno Interno de la Institución………………………..... 75

4.1.1 Reseña de la Institución………………………………………… 75

4.1.2 Visión………...…………………………………………………. 77

4.1.3 Misión………...…………………………………………………. 78

4.1.4 Valores………...…………………………………………………. 79

4.1.5 Constitución Legal……………………………………………… 79

4.1.6 Estructura Administrativa del Registro Oficial…………… ……. 80

4.1.7 Proceso de Producción………………………………………….. 80

4.1.8 Productos que Comercializa…………………………………….. 80

4.1.9 Posicionamiento…………………………………………………. 81

4.1.10 Análisis de las Ventas…………………………………………… 81

 

XVI  

4.1.11 Análisis de la Promoción………………………………………... 77

4.1.12 Análisis de la Fijación de Precios……………………………..… 82

4.1.13 Análisis de Competidores Principales…………………………… 82

4.2 Análisis del Entorno Externo de la Institución……………………….… 84

4.2.1 Ambiente Económico ………………………………………..… 84

4.2.2 Ambiente Demográfico……………………………………..….. 90

4.2.3 Ambiente Tecnológico…………………………………………. 92

4.2.4 Ambiente Cultural………………………………………..…….. 95

4.2.5 Ambiente Legal / Político………………………………………. 97

4.2.6 Ambiente Natural………………………………………………. 99

4.3 Análisis de la Demanda………...………………………………..…… 100

4.4 Análisis de la Oferta……..…………………………………………… 100

4.5 Objetivo de Ventas…..……………………………………………….. 101

4.6 Objetivos de Marketing………………………………………..………. 101

4.7 Mercados Meta………………………………………………………… 101

4.8 Posicionamiento………………………………………………………... 101

4.9 Estrategia Genérica……………………………………….………….… 102

4.10 Estrategias de la Mezcla de Marketing……..……………………….…. 106

4.10.1 Estrategias de Producto……………………………………..…… 106

4.10.2 Estrategias de Distribución………………………………….…… 108

4.10.3 Estrategias de Promoción………………………………………… 109

4.10.4 Estrategias de Precio………………………………………..……. 111

 

XVII  

4.11 Creación del Departamento de Marketing………………….………… 112

4.11.1 Tipo de Organización del Departamento……………….………. 112

4.11.2 Funciones Generales del Departamento…………………….…… 113

4.12 Presupuesto para el Plan de Marketing………………………….……. 114

4.13 Cronograma…………………………………………………………… 115

4.14 Control………………………………………………………………… 116

4.15 Políticas Empresariales………………………………………………… 116

4.16 Implementación del Organigrama como Empresa en

el Registro Oficial a largo plazo…………………………………….…. 117

4.16.1 Descripción de cada Cargo que debería Aplicarse como

Empresa el Registro Oficial…………………………………… 119

CAPÍTULO V

5 Planteamiento de Diagramas para Estandarizar los Procesos………… 120

5.1 Diagrama de proceso de la operación en el registro oficial……… 120

5.2 Análisis con Diagrama de flujo para estandarizar los procesos

en el registro oficial……………………………………………….. 122

5.3 Diagrama de Flujo (Propuesto)……………………………………. 124

5.4 Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Alta……………………… 126

5.5 Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Alta…………………… 127

 

XVIII  

5.6 Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Baja……………………… 129

5.7 Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Baja…………………… 131

5.8 Análisis COSTO – BENEFICIO…………………………………… 133

CAPÍTULO VI

6 Conclusiones y Recomendaciones………………………………….. 141

6.1 Conclusiones………………………………………………………… 142

6.2 Recomendaciones……………………………………………………. 144

BIBLIOGRAFÍA…………….……………………………………………… 147

GLOSARIO……………………………………………………….………… 150

ANEXOS…………………………...………………………………………… 152

XIX  

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro Nº 1. Matriz FODA………………………………………… 27

Cuadro Nº 2. Diagrama de Operaciones…………………………… 52

Cuadro Nº 3. Conjunto Estandar de símbolos para diagramas de

Procesos……………………………………………… 54

Cuadro Nº 4. Diagrama de cuadrilla o grupo…………………..…… 56

Cuadro Nº 5. Aspectos del Plan Estratégico a tratar en la Propuesta.. 70

Cuadro Nº 6. Aspectos del Estudio de Métodos de Trabajo a tratar

en la Propuesta……..………………………………… 74

Cuadro Nº 7. Cronograma de Actividades………………………… 115

XX  

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura Nº 1. Curva de aceleración del progreso técnico………........ 31

Figura N° 2. Organigrama Funcional del Registro Oficial….…......... 61

Figura N° 3. Revista el Registro Oficial……………………...…........ 66

Figura N° 4. Sistemas de Distribucion del Registro Oficial..…........... 108

Figura N° 5. Organización Funcional…………….………….…..…… 113

Figura N° 6. Organigrama a implementar………………………......... 118

Figura N° 7. Diagrama de procesos de la Operación……………….... 121

Figura N° 8. Diagrama de Flujo de Proceso (Actual)……………..….. 123

Figura N° 9. Diagrama de Flujo de Proceso (Propuesto)…………....... 125

Figura N° 10. Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Alta……….…... 126

Figura N° 11. Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Alta…….….. 128

Figura N° 12. Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Baja………….... 130

Figura N° 13. Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Baja…...…… 132

XXI  

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N° 1. Variables de Eficiencia y Eficacia……………………... 39

Tabla N° 2. Causas de tiempos muertos……………………….…..... 40

Tabla N° 3. Analisis F O D A………………………………….…..... 60

Tabla N° 4. Ventas Anuales del Registro Oficial……………............. 81

Tabla N° 5. Producto Interno Bruto……………………………........ 85

Tabla N° 6. Estrategias Coorporativas para el Registro Oficial……... 103

Tabla N° 7. Estrategias del Producto……………………………........ 107

Tabla N° 8. Estrategias de Distribución…………………………....... 109

Tabla N° 9. Estrategias de Promoción………………………….......... 110

Tabla N° 10. Estrategias de Precios…………………………………… 111

Tabla N° 11. Analisis de costo del Proyecto de mejora……………...... 134

Tabla N° 12. Analisis Beneficio para la institución del Registro Oficial. 135

Tabla N° 13. Analisis Costo / Beneficio……………………………....... 136

Tabla N° 14. Promedio de páginas por hora, mes…………………......... 138

Tabla N° 15. Estandarizacion del proceso de producción

en el Registro Oficial…………………………………...... 139

XXII  

ÍNDICE DE FOTOS

Foto Nº 1. Recepción de Documentos………………..…………… 64

Foto Nº 2 Registrar Documentos………….……………………... 65

XXIII 

RESUMEN

El presente estudio de tesis fue desarrollado en la institución REGISTRO OFICIAL,

con el fin de ayudar a mejorar la producción de la institución, gestionando varios

aspectos como un diseño de plan estratégico de la institución y estudio tiempos de los

procesos que componen la fabricación de la revista jurídica del Registro Oficial, con el

fin de estandarizar los procesos. En el caso de esta institución va desde la recepción de

documentos, pasando de poner sellos, visto bueno de revisado al documento, el

levantamiento y corrección de textos, que son procesos establecidos dentro de la

institución y que se los puede realizar de mejor manera buscando optimizar la

utilización de sus recursos como material, tiempos y recurso humano es decir buscar

productividad como tal.

Debido a la falta de conocimiento y organización en el REGISTRO OFICIAL se debe

afrontar algunos problemas relacionados con la productividad, ya que la institución ha

crecido de una manera aceptable pero sin un direccionamiento correcto que le permita

tener claro tanto metas y objetivos que como empresa deberá trazar y trabajar para

poder alcanzarlos, es así que mediante una técnica de medición de trabajo podremos

detectar cuales estos procesos y actividades que debemos gestionar y orientar hacia un

correcto y óptimo funcionamiento tratando en lo posible de eliminar tiempos muertos,

XXIV 

tiempos improductivos, brindando herramientas y recursos que permitan agilizar cada

uno de los procesos y en la medida de lo permisible crear nuevos métodos de trabajo

para cada área y a su vez este estudio ayudado para de manera subsiguiente crear y

tratar de brindar un mejor ambiente laboral, el cual es un factor muy importante dentro

de cualquier tipo de Empresa

XXV 

SUMMARY

The present thesis study was developed in the institution REGISTRO OFICIAL, with

the aim of helping and improving in the production of it, making several aspects like a

design of an strategic plan of the institution and the study of the times in the process that

make part of the fabrication of the juridical magazine of the REGISTRO OFICIAL,

with the objective to standardize the processes. In the case of this institution goes since

the reception of documents, going through the sealing, good checks and review of the

document until the lifting and correction of the texts, which are the established

processes in the institution and which are possible to make searching on the optimize of

the use of the resources like material, time y human resource, it means to search for the

productiveness like that.

Due to the lack of knowledge and organization of the REGISTRO OFICIAL we faced

some problems related with the production; due to the institution has growth in an

acceptable way but, without a correct direction which allows having clear the goals and

objectives in order to reach them. Like that, by a measurement technique of work we

can distinguish which of these processes and activities we must negotiate and put

direction to a correct and good function trying as possible to eliminate dead times,

unproductive times, giving tools and resources which allows to activate each one of the

XXVI 

processes and by the better way which is permissible creating new methods of work

for each area, moreover, this study will help to create and to try to give a better laborer

environment, which is a very important factor in any type of enterprise.

1  

CAPÍTULO I

1. INTRODUCCIÓN

En todo el tiempo el industrial o empresario en general ha tenido cuidado en velar

por sus intereses económicos, como una base primordial para el desarrollo de su

empresa ha acudido a múltiples y variados especialistas en control de producción y

estandarización de procesos, para preservar su patrimonio y protegerlo del enemigo

inevitable, el tiempo.

Pero en este mundo evolutivo en el que se desenvuelve su existencia, se dan

circunstancias y fenómenos que de improviso se constituye como los agresores de la

productividad empresarial. En el Ecuador, en las empresas de todo tipo sea esta

comercial, industrial o de servicios se aplican estas técnicas y métodos, ya sea en el

sector público o privado. Conforme la tecnología avance, los peligros y dificultades

que se presenten en la optimización de los recursos con que cuenta una empresa, y

por ende al país un sinnúmero de pérdidas de todo género, obstaculizando de esta

manera el crecimiento empresarial.

¿Qué hacer cuando ya la pérdida económica sobreviene y atenta directamente en la

rentabilidad? Múltiples formas de auxilio ha inventado y experimentado el hombre,

en su afán de lograr mayor productividad, entre las cuales se encuentra aquella que se

ha dado en llamar. “El Estudio de Tiempos y Movimientos”, nos interesa pues,

2  

encontrar las causas de las pérdidas que ocasiona el no realizar una medición de los

trabajos y observar el método empleado en ellos.

La expresión estudios de movimientos y tiempos se refiere a la alta gama de

conocimientos que trata la determinación científica de los métodos preferentes de

trabajo, la estimación, en función del tiempo, del valor del trabajo que implica la

actividad humana, y el desarrollo del material requerido para hacer uso práctico de

estos datos.

1.1 ANTECEDENTES

 

El Registro Oficial conforme lo establece el artículo 5 del Código Civil, tiene como

finalidad promulgar la normativa jurídica del País, propósito que se encuentra

concordante con lo que dispone la Ley de Régimen Administrativo, el Estatuto del

Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva en sus artículos 136 y 215

respectivamente, donde señalan el rol del Registro Oficial como órgano de

publicación del Estado ecuatoriano.

Su responsabilidad es la de publicar las disposiciones legales que regirán a los

ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en el territorio ecuatoriano. El

cumplimiento de tan alta misión incluye la participación de todos los organismos del

sector público que generan los diferentes documentos que serán editados y

publicados; así como la de su Director y personal que trabajarán aunadamente para

hacer efectiva tal atribución y por ende sacar adelante la Institución.

3  

Sin duda que el avance y fortalecimiento de la Institución, dará la operatividad que

ésta requiere a fin de que las publicaciones sean en forma eficiente, oportuna y

diáfana, siempre con el fin de satisfacer las necesidades de conocimiento, tanto de

quienes generan la normativa como de quienes debemos estar al tanto de la misma

para cumplirla o hacerla cumplir.

El primero de julio de 1895 salió a la luz el primer ejemplar del Registro Oficial, el

cual informaba a los ciudadanos ecuatorianos el contenido de las normas jurídicas

que regulaban el convivir social de ese entonces. Ese trabajo tan importante para el

país debió realizarse con gran celo profesional y con un arduo amor patrio, si bien es

cierto que en las administraciones anteriores el Registro Oficial no ha sido dotado de

los implementos de orden técnicos-mecánico, necesarios para que pueda cumplir

adecuadamente con su misión, esta Institución, actualmente funciona

lamentablemente con una maquinaria obsoleta para la modernidad en la que vivimos,

tal es así que la máquina más moderna data del año 1973 lo que no permite competir

al mismo nivel que las actuales empresas que plagian su producto.

Al inicio de su historia han aparecido diferentes diarios oficiales como: “el Registro

Autentico” (1841), “La concordia” (1844), “El Nacional” (1846), “El diario Oficial”

(1888), y en la actualidad se tiene el “Registro Oficial” el mismo que fue fundado

por el insigne Ex Presidente de la República, General Eloy Alfaro (1895). Las

diferentes normativas jurídicas expedidas por las diferentes instituciones estatales

son enviadas a ser publicadas en el Registro Oficial a través de medios físicos y

magnéticos los mismos que luego de su ingreso realizan el proceso en el área

4  

operativa llamada “Levantamiento y Correcciones de Textos” de tal manera que las

impresiones, reproducciones, fascículos, folletos reproducirán los respectivos textos

literal e íntegramente y además se indicará con precisión el número y la fecha que

corresponden la edición del Registro Oficial en que se hubiere hecho la publicación

original.

A pesar de las normas citadas, hay que señalar que las mismas deben ser reordenadas

y ampliadas así como actualizadas, al momento que vive la entidad relegada y

maltratada, lo cual se constituye en un reto que requiere mejoras en la Institución,

con el objeto de dotarla de reglas claras que viabilicen un ente jurídico capaz de

cumplir con su misión asignada por el Estado.

Sin embargo, en diciembre del 2002 se prohíbe que en el Registro Oficial se

publiquen actos o decisiones de contenido particular que afectan solo a situaciones

jurídicas individuales, tales como nombramientos de funcionarios públicos, ascensos

o declaratorias de miembros de la fuerza pública, otorgamiento de personería jurídica

a fundaciones, corporaciones o concesión de beneficios tributarios a empresas.

Dichas resoluciones surtirán efecto con la notificación que de ella se hagan a los

interesados. Pero la constitución expreso “declarase la inconstitucionalidad del inciso

final del artículo 215 del Estatuto del Régimen Jurídico, Administración de la

función Ejecutiva, publicado en el Registro Oficial N. 733 de 27 de diciembre del

2002, proveniente de la reforma introducida por el Decreto Ejecutivo 3389. Res. 029-

2003-TC. según la disposición QUINTA de la Asamblea Constituyente declaro: El

personal de funcionarias y funcionarios, empleadas y empleados del Tribunal

5  

Constitucional que ahora es Corte Constitucional, con excepción de los de libre

remoción, podrá formar parte de la Corte Constitucional previo proceso de

evaluación y selección del trabajador público.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Registro Oficial como Institución Pública del estado, realizará su funcionamiento

y las actividades del Registro Oficial para cumplir a través de los niveles

organizativos determinados en la presente ley, bajo normas de gestión organizacional

por procesos.

La editora nacional y el REGISTRO OFICIAL se transformarán en una empresa

pública del estado, autónoma, de conformidad con lo establecido en esta

Constitución y en la ley. Su personal, bienes y presupuesto se transferirán a la nueva

entidad. Con el objeto de apoyar a esta institución se ha identificado que:

• No cuenta con procesos estandarizados adecuados para la elaboración de

levantamiento de texto del Registro Oficial entre otros, se encuentran trabajos

en proceso, atrasados para su elaboración desde hace un año y medio, esto no

permite la efectividad en las operaciones e impide el trabajo actual y la

publicación de los Registros Oficiales en el tiempo requerido.

• Se encuentra personal en cuanto a su interrelación laboral con falencias de

comportamiento, pero con arrastre de deficiencias académicas.

6  

• El recurso humano trabaja en forma desordenada y no trabaja para cumplir

con los objetivos de la Institución.

• El Registro Oficial no cuenta con un plan estratégico, no ha desarrollado la

visión, misión y objetivos de la Institución.

• El presente proyecto identificará y planteará soluciones prácticas a los

problemas descritos.

1.3 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

• ¿Cuánta incidencia tiene la ausencia de planificación estratégica en la

institución del Registro Oficial?

• ¿La realización del estudio de los procesos de producción del Registro Oficial

determinará la viabilidad del proyecto para el desarrollo de un método que

genere eficiencia y productividad en la institución?

• ¿Con la obtención de un método adecuado se podrá minimizar tiempos y

mejorar la operación de la estación de trabajo del Registro Oficial?

• ¿La solución al problema del Recurso Humano requiere un planteamiento a

través del análisis de puestos de trabajo para determinar las competencias y

capacidad de los empleados?

7  

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar la planeación estratégica de la institución Registro Oficial y estandarizar los

procesos de levantamiento y corrección de texto para el año 2011

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un análisis FODA para una evaluación de fortalezas, debilidades,

oportunidades y amenazas de la institución del Registro Oficial para la

elaboración del plan estratégico.

Diagnosticar la situación actual de la Institución para un análisis y evaluación

del método actual y determinar un tiempo estándar.

Observar cuales son los factores que afectan al trabajador para que no realice

de forma correcta la operación y en el tiempo estándar determinado, para así

buscar soluciones, estudiarlas y aplicarlas.

Seleccionar los procesos que generen valor agregado y eliminar el resto para

encontrar el mejor método de la producción de registros oficiales entre otros

y estandarizar con el método propuesto.

Determinar la técnica mas adecuada para los métodos de trabajo mediante

Diagramas de procesos de operación, Diagramas de flujo, Diagramas de

Recorrrido y analizar nuevos datos que nos permitan comparan entre los

anteriores métodos utilizados cual es el más eficaz.

8  

Estandarizar los métodos de cada trabajador para reducir los tiempos muertos

y/o demoras en el proceso.

Realizar una evaluación costo beneficio.

1.5 JUSTIFICACIÓN

En vista de que los problemas que está presentando el Registro Oficial como la

ausencia de planificación estratégica, tiempos improductivos, bajo desempeño del

trabajador, ausencia de métodos de trabajo, etc. Por lo que los procesos de

producción son muy significativos, se justifica la necesidad de plantear este tema de

estudio en el cual se procederá a presentar una propuesta formal de planteamiento

estratégico y estudio de métodos de trabajo mediante el análisis de tiempo en el que

se pueda constatar que al realizar este proyecto se contribuirá con un método de

mejora que contará con diagramas de flujos de procesos, diagramas de proceso de la

operación, diagramas de recorrido, diagramas de estación de trabajo en efecto la

utilización de gestión de procesos. Adicionalmente, es oportuno proponer la

planificación estratégica para la institución que permita ajustar y mejorar su

funcionamiento.

9  

1.6 HIPÓTESIS

Mediante esta investigación se establecerán métodos de trabajo y un diseño de plan

estratégico que logren reducir tiempos no productivos, retrasos, ambiente laboral

conflictivo, insatisfacción del cliente y reprocesos que permitan incrementar la

productividad y calidad del producto.

1.7 METODOLOGÍA

Es la teoría del método, por lo tanto es el estudio científico que nos enseña a

descubrir nuevos conocimientos

 

1.7.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

 

A través de la investigación se desarrollará un estudio de métodos de trabajo para

determinar datos actuales, estándares y aplicar un método ideal para tener

expectativas en la totalidad del proceso productivo, ingreso de las materias primas,

proceso de elaboración y despacho del producto final para que se encuentre en

función de la satisfacción del cliente.

10  

1.7.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

El estudio de métodos de trabajo nos sirve para la estandarización de los procesos y

una propuesta de un plan estratégico de la institución Registro Oficial para la

optimización de recursos y se basará principalmente en los siguientes métodos:

1.7.2.1 MÉTODO CIENTÍFICO

Es un método analítico – sintetico, mediante el cual se parte del estudio o fenómenos

particulares para llevar al esclarecimiento de un principio o una ley general que los

rige. Este método sigue los siguientes pasos;

• Observacion

• Experimentación

• Comparación

• Abstraccion

• Generalización

1.7.2.2 MÉTODO DEDUCTIVO

Este método sigue un proceso sintético – analítico es decir lo contrario al anterior se

presentan conceptos, definiciones, leyes o normas generales de la cuales se extraen

conclusiones o consecuencias particulares sobre la base de afirmaciones generales

presentadas. Este método sigue los siguientes pasos;

11  

• Aplicación

• Comprensión

• Demostración

.

1.7.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Dentro de la técnicas recomendadas para realizar este tipo de estudios se ha trabajado

en varios aspectos tales como;

• Entrevistas

• Revisión de documentos

• Bibliografía

• Internet

• Trabajo de campo

Revisión bibliográfica de textos relacionados directamente con el tema, sean estos

sobre ingeniería de métodos, reingenieria de procesos, producción y productividad,

calidad y otros temas que abarcan el presente estudio y que detallan cada tema de una

manera pedagógica y explicita para poder tomar ideas y ajustarlas al estudio y a la

realidad de las empresas por aquello es importante tener una muy buena fuente de

consulta o respaldo de los conocimientos y nada mejor que libros de ingeniería y

administración

12  

La técnica de entrevistas también se lo toma como un referente para el estudio, esta

técnica será aplicada de manera directa con algunos abogados o personas que poseen

conocimientos bastos dentro del campo jurídico, claro esta que no todas las personas

están dispuestos a compartir sus conocimientos por una actitud de egoísmo por asi

decirlo, pero se puede captar información de quienes están prestos a indicar el cómo,

y por qué, de los procesos operativo.

La observación de campo es la técnica mas enriquecedora con respecto al

conocimiento porque tiene la gran ventaja de aprender sobre la marcha, teniendo en

cuenta que esta trabajando en el campo de acción y se puede aprender con la

practica, cuales son los factores que intervienen en cada proceso, pero también hay

restricciones en esta técnica ya que toda empresa por política o reglamentos se

limitan a la entrega de información tanto para su personal interno y con mas razón

aun para las personas que son ajenas a la empresa.

1.7.3.1 METODOLOGÍA DE ESTUDIO

Este punto estará orientado hacia la técnica de conseguir información necesaria para

el presente estudio, es asi que mencionaremos la que mas se apega a la realidad y

cuya oportunidad a sido de gran aporte para poner en marcha un plan de

mejoramiento de la institución, y se trata de haber tenido la oportunidad de conversar

y preguntar a persona que mas sepan pero que por diversas circunstancias se hallan

involucrados dentro de la institución es por ello que mediante conversaciones y

conferencias de los mismos se ha logrado tener una idea mas clara de cuales son los

13  

parámetros que debe trabajar una empresa pública, el rose y dialogo con este tipo de

personas a enriquecido conocimientos impartidos en aulas y se han complementado

con el transcurso del trabajo dia a dia en la institución.

Por otra parte fuentes como libros de administración y el internet brindan

herramientas muy bien sustentadas para lograr implementar cambios de acuerdo a la

situación de cada empresa.

Una vez que sabemos cuales son los métodos de este estudio, a continuación

mostraremos cuales son las técnicas mas utilizadas y detallaremos datos de algunos

de estas técnicas y viendo así la mas adecuada y seleccionada para llevar a cabo este

estudio y en que consiste cada uno de estas técnicas con sus respectivos

procedimientos, o en base a que trabajan cada una de estas.

14  

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

En el marco teórico se expone como primer punto, un análisis de la planeación

estratégica y los puntos principales que ésta contempla, así como también de teoría

de ingeniería de métodos.

2.1 HISTORIA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Sun Tzu, el más antiguo de los estrategas modernos (siglo IV A.C) y que durante 25

siglos ha influido el pensamiento militar del mundo, no conoció el término

planeación estratégica, el hablaba de la estrategia ofensiva. En el Capítulo VIII (Las

Nueve Variables), versículo 9, de su libro El Arte de la Guerra, dice: "El general

(estrategos) debe estar seguro de poder explotar la situación en su provecho, según lo

exijan las circunstancias. No está vinculado a procedimientos determinados."

Baidaba, en su texto árabe-hindú Calila y Dimna (versión Antonio Chalita Sfair,

1995) escribía sobre las tres cosas en que debía concentrar la atención del

gobernante:

15  

1) Analizar cuidadosamente los hechos pasados y las razones de su fracaso, hacer un

balance de los beneficios y perjuicios que le han traído. 2) Otra reside en el estudio

cuidadoso de la situación en su hora presente y de sus aspectos buenos y malos,

explotar las buenas oportunidades en tanto pueda, y evitar todo lo que pueda causar

pérdidas y fracasos y 3) La tercera de estas cosas reside en el estudio del futuro y de

los éxitos o fracasos que a su juicio le reserva, preparase bien para aprovechar las

buenas oportunidades y estar atento contra todo lo que teme".

Más tarde, Nicolás Maquiavelo en su libro El Príncipe también explica la necesidad

de la planeación para la realización de un buen gobierno. Aunque hay diversos

ejemplos a través de la historia, los precedentes son una muestra representativa

acerca de cómo se desarrollaba el pensamiento estratégico.

En la época moderna, al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas

comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables: la

incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante. Surgió, entonces,

la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta a

tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación (planeación)

estratégica.

La planeación estratégica no es un tema nuevo, ya que desde tiempos remotos se ha

venido aplicando para la consecución de diferentes objetivos, principalmente de

conquista de tierras. Ya en el Siglo XX se le dio otra concepción, siempre en la

búsqueda de planificar las acciones futuras y alcanzar lo deseado.

16  

Ante la competencia creciente alrededor del mundo, casi todas las empresas,

negocios y organizaciones de ser vicio han tenido que reestructurarse para operar con

mayor efectividad. Reducir su tamaño se ha convertido en una tendencia. Cada

segmento de estas organizaciones debe aumentar la intensidad de su reducción de

costos y el mejoramiento de la calidad al mismo tiempo que reducir su fuerza de

trabajo. La efectividad en costos y la confiabilidad del producto son esenciales para

el existo de las actividades en todas las áreas de negocio, empresas, industrias y

gobierno. La efectividad en costos con una calidad mejorada dentro de la capacidad

restringida de la planta es el resultado final de los métodos de ingeniería, estándares

tiempo equitativos y una mayor motivación de los empleados mediante la

introducción de un sistema administrativo moderno de recompensas.

2.1.1 ¿QUÉ ES UN PLAN?

Un plan simplemente es la posición estratégica que una empresa tomará ante una

situación específica, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

2.1.2 ¿QUÉ ES ESTRATEGIA?

Asignación de recursos y definición de cómo lograr una ventaja competitiva

sostenible en los productos y servicios. Las estrategias son los medios por los cuales

se lograrán los objetivos.

17  

2.1.3 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Declaración que define la misión y la dirección futura de la organización, los

objetivos de resultado a corto y a largo plazo, y la estrategia frente a las situaciones

internas y externas de la organización.

2.1.3.1 PROPÓSITO DE LAS ESTRATEGIAS

El propósito de las estrategias es determinar y comunicar a través de un sistema de

objetivos y políticas mayores, una descripción de lo que se desea que sea la empresa.

Las estrategias muestran la dirección y el empleo general de recursos y de esfuerzos.

2.1.3.2 PASOS PARA REALIZAR UNA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una

planeación estratégica:

1) Declaración de la visión

La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo

plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. La visión responde a la

pregunta: “¿qué queremos ser?”.

18  

2) Declaración de la misión y establecimiento de valores

• La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de

la empresa.

• La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”

• El establecimiento de valores es definir los principios filosóficos que guiarán

a la empresa.

3) Análisis externo de la empresa

“El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que

sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y

detectar oportunidades y amenazas. Para el análisis externo se evalúan las fuerzas

económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los

clientes y los proveedores de la empresa. Se evalúan aspectos que ya existen, así

como aspectos que podrían existir (tendencias).”6

4) Análisis interno de la empresa

El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que

puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad

con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. Para el análisis interno

                                                            6 http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/

19  

se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos,

materiales, tecnológicos, etc.

5) Establecimiento de los objetivos generales

Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la

empresa, los cuales siempre son de largo plazo.

Una vez realizados los análisis externos e internos de la empresa, se procede a

establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las

oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y

debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o

la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno.

6) Diseño, evaluación y selección de estrategias

Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a

diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor

manera posible, dichos objetivos.

El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:7

                                                            7 Kotler, Philip; Fundamentos de Marketing, Pearson, octava edición, 2008.

20  

• Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se

evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la

empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los

objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente,

hayan tenido o no buenos resultados.

• Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la

información analizada en el punto anterior.

• Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las

desventajas, los costos y los beneficios de cada una.

• Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su

atractivo.

7) Diseño de planes estratégicos

Finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se

procede a diseñar los planes estratégicos, que consiste en documentos en donde se

especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir,

cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.

2.1.4 EN EL PLAN ESTRATÉGICO SE DEBE SEÑALAR

• ¿Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos

generales?

21  

• ¿Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a

realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos?

• ¿Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir?

• ¿Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o

ejecución de las estrategias?

• ¿Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se

obtendrán los resultados?

• ¿Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las

estrategias?

2.2 ANÁLISIS FODA

“El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un

diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los

objetivos y políticas formulados.”8

2.2.1 SIGNIFICADO DEL TÉRMINO FODA

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

                                                            8 http://www.monografias.com/trabajos10/foda/foda.shtml

22  

2.2.2 ANÁLISIS EXTERNO: (OPORTUNIDADES Y AMENAZAS)

“La organización o empresa no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de

ese entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y

amenazas que el contexto puede presentarle a una organización. El proceso para

determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar de la siguiente manera:

a) Estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o

podrían tener alguna relación con la organización. Estos pueden ser:

De carácter político:

• Estabilidad política del país

• Sistema de gobierno

• Relaciones internacionales

• Restricciones a la importación y exportación

De carácter legal:

1. Tendencias fiscales

• Impuestos sobre ciertos artículos o servicios

• Forma de pago de impuestos

• Impuestos sobre utilidades

2. Legislación

• Laboral

• Mejoramiento del ambiente

23  

• Descentralización de empresas en las zonas urbanas

3. Económicas

• Deuda pública

• Nivel de salarios

• Nivel de precios

• Inversión extranjera

De carácter social:

• Crecimiento y distribución demográfica

• Empleo y desempleo

• Sistema de salubridad e higiene

De carácter tecnológico:

• Rapidez de los avances tecnológicos

• Cambios en los sistemas

b) Determinando cuáles de esos factores podrían tener influencia sobre la

empresa o organización en términos de facilitar o restringir el logro de

objetivos. Es decir, hay circunstancias o hechos presentes en el ambiente que

a veces representan una buena OPORTUNIDAD que la organización podría

aprovechar, ya sea para desarrollarse aún más o para resolver un problema.

24  

También puede haber situaciones que más bien representen AMENAZAS

para la organización y que puedan hacer más graves sus problemas.”9

2.2.2.1 OPORTUNIDADES

Las oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el

entorno y que, una vez identificadas, pueden ser aprovechadas. Algunas de las

preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

• ¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?

• ¿De qué tendencias del mercado se tiene información?

• ¿Existe una coyuntura en la economía del país?

• ¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?

• ¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?

• ¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están

presentando?

2.2.2.2 AMENAZAS

Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que

pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar

                                                            9 http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_DAFO

25  

una estrategia adecuada para poder sortearla. Algunas de las preguntas que se

pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

• ¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?

• ¿Qué están haciendo los competidores?

• ¿Se tienen problemas de recursos de capital?

• ¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la

empresa?

2.2.3 ANÁLISIS INTERNO: (DEBILIDADES Y FORTALEZAS)

Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden

a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de

capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado,

percepción de los consumidores, entre otros.

El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización,

realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y

procesos con que cuenta el ente.

Para realizar el análisis interno de una corporación deben aplicarse diferentes

técnicas que permitan identificar dentro de la organización qué atributos le permiten

generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.

26  

2.2.3.1 FORTALEZAS

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al

programa o proyecto de otros de igual clase. Algunas de las preguntas que se pueden

realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

• ¿Qué ventajas tiene la empresa?

• ¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?

• ¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?

• ¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?

• ¿Qué elementos facilitan obtener una venta?

2.2.3.2 DEBILIDADES

Las debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos,

habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr

la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: aspectos del

servicio que se brinda, aspectos financieros, aspectos de mercadeo, aspectos

organizacionales, aspectos de control.

Las debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando

una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Algunas de las preguntas que se

pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

27  

• ¿Qué se puede mejorar?

• ¿Que se debería evitar?

• ¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?

• ¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?

2.2.4 MATRIZ DEL ANÁLISIS FODA

Dados los conceptos de cada uno del término FODA podemos clasificarlos,

construyendo una matriz con dos dimensiones (dentro/fuera):

Cuadro Nº 1

Matriz FODA

Análisis FODA Fortalezas Debilidades

Análisis

Interno

Capacidades distintas

Ventajas naturales

Recursos superiores

Recursos y capacidades escasas

Resistencia al cambio

Problemas de motivación del personal

Oportunidades Amenazas

Análisis

Externo

Nuevas tecnologías

Debilitamiento de competidores

Posicionamiento estratégico

Altos riesgos - Cambios en el entorno

Fuente: Kotler, Philip; Fundamentos de Marketing, Pearson, Octava edición, 2008

Elaborado por: José Luis Duque

28  

De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las potencialidades, las

cuales señalan las líneas de acción más prometedoras para la organización.

Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas,

colocan una seria advertencia.

Mientras que los riesgos (combinación de fortalezas y amenazas) y los desafíos

(combinación de debilidades y oportunidades), determinados por su correspondiente

combinación de factores, exigirán una cuidadosa consideración a la hora de marcar el

rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable.

2.3 ANTECEDENTES DE LA INGENIERÍA DE MÉTODOS

En este punto se hace referencia a los aspectos más importantes que se pueden

consdierar como de utilidad al proyecto presentado.

2.3.1 EVOLUCIÓN DE LA EMPRESA INDUSTRIAL

“En 1898, cuando trabajaba en la Bethlehem Steel Company (había renunciado a su

puesto en Midvale), Taylor efectuó un experimento que vino a ser una de las

demostraciones más célebres de sus principios. El relato se recuerda como la historia

del hierro en lingotes o (pig iron store). Detalles de esta investigación se encuentran

en el libro de Taylor, The Principles of Scientific Management (Principios de la

Administración Científica). En esta relación explica que estableciendo el método

correcto junto con el incentivo financiero, los trabajadores que transportaban lingotes

29  

de hierro de 92 libras por una rampa y hasta un vehículo de carga, podrían aumentar

su productividad desde un promedio de 12.5 toneladas por día, hasta entre 47 y 48

toneladas diarias. Este trabajo fue realizado con un aumento en la tarifa diaria de

1.15 a 1.85 dólares. Taylor proclamó que los trabajadores realizaron su labor según

la tarifa más alta sin declarar una huelga o paro entre los trabajadores, sin ninguna

disputa o altercado con el personal y, estaban más conformes y contentos.

Sus estudios fueron realizados considerando un trabajador llamado Schmidt (nombre

ficticio asignado por Taylor) a quien describió como un pequeño holandés de

Pensylvania, que se había observado que corría casi a una milla para regresar a casa

después de su trabajo, ya en la tarde, tan fresco como cuando llegaba, también

trotando, para trabajar por la mañana. Los estudios de Taylor indicaban que un

acarreador de lingotes debería estar bajo carga sólo 43 % del tiempo, y enteramente

libre de la carga el 57 % restante. Pero mientras se hallara bajo carga, nunca debía

estar inmóvil, como con frecuencia había sido el caso de Bethlehem, debido a que el

solo hecho de sostener el lingote de 90 libras en pie, sin moverse, causaba casi tanta

fatiga como caminar con él. Periodos de descanso obligatorio a intervalos regulares

permitirían una adecuada recuperación de la fatiga, de modo que los lingotes de

hierro podrían cargarse durante toda la jornada (o día de trabajo completo)

aproximadamente con el mismo ritmo.

En esos días, muchos hombres que no contaban con las cualidades de Taylor, Barth,

Merrick y otros precursores, pero que ambicionaban hacerse de renombre en este

nuevo campo, se auto nombraron expertos en eficiencia y se esforzaron por implantar

programas de administración científica en la industria. En ésta encontraron la

30  

resistencia natural al cambio de parte de los trabajadores, y como no estaban

preparados para manejar problemas de relaciones humanas, tropezaron con una

dificultad insuperable. Ansiosos de una buena actuación y con sólo sus escasos

conocimientos seudocientíficos, establecían por lo general tasas que resultaban muy

difíciles de lograr. La actuación llegó a ser tan grave que la dirección de algunas

empresas se vio obligada a interrumpir todo el programa para poder continuar sus

operaciones.

Finalmente, en julio de 1947, la Cámara de Representantes aprobó una ley que

permitía a la Secretaría de Guerra hacer uso del estudio de tiempos; y en 1949,

desapareció de las estipulaciones de las partidas la prohibición del empleo de

cronómetros en las actividades fabriles, de modo que en la actualidad no existe

ninguna restricción para la práctica del estudio de tiempos.”10

A principios del siglo XX, debido al bajo precio y fácil utilización de la energía

eléctrica para un incontable numero de aplicaciones y el cumulo de invenciones

mecánicas y electrónicas, se produjo una verdadera explosión de la producción

industrial, como se aprecia en la (figura N °1).

                                                            10 Niebel W. Benjamin; Ingenieria Industrial (métodos, estándares, y diseño del trabajo), Grupo Editorial Alfa & Omega, 11ava. Edición, 2004, Pag. 9 capitulo 1. 

31  

Figura Nº 1. Curva de aceleración del progreso técnico

Fuente: Estudio del Trabajo/ Roberto Garcia Criollo

Elaborado por: Jose Luis Duque

2.3.2 CONCEPTO DE EMPRESA

Durante muchos años se ha considerado a la empresa como una creación exclusiva

del capitalismo; además no se concebía sin empresario, quien era en general a la vez

propietario y director y los trabajadores simples asalariados con una jornada por

horas de esta manera cuando decimos empresario, entiéndase que puede ser una

persona física o bien una sociedad representada por el gerente.

Este tipo de empresas era por lo tanto, la conjugación del capital y del trabajo, con

predominio del capital en la gestión de la empresa.

32  

Actualmente se ha modificado la imagen tradicional de la empresa como instrumento

para obtener beneficios; al empresario se lo considera como una persona que dispone

de los medios humanos, materiales y financieros para usarlos de la mejor manera

para alcanzar determinados objetivos, a saber:

Económicos: obtener beneficios

Técnicos: fabricar artículos de una calidad determinada, investigar nuevos productos,

etcétera.

Humanos y sociales: retribuir convenientemente, promover y formar al personal,

etcétera.

En resumen, en sentido amplio podemos definir la empresa industrial como “la

unidad orgánica integrada por medios materiales (capital, inmuebles, etcétera),

personales (directivos, técnicos y obreros) y jurídicos (que norma las relaciones entre

los distintos elementos) para obtener determinados productos al menor costo, dentro

de la calidad fijada para su venta, con el mayor beneficios posible y creando

satisfaciones humanas.

33  

2.3.3 FORMULACIÓN DE PROBLEMAS DE PRODUCTIVIDAD

La calidad y la productividad se miden por varios factores o patrones de control

como son la durabilidad, eficiencia, costos, tiempo de entrega siendo las

mencionadas las principales entre otros factores. La productividad y la calidad son

dos elementos que deben ir de la mano en un mercado competitivo como se ha

convertido el mercado de comercialización ecuatoriano, es un tabu el decir que tanto

la calidad como la productividad van de la mano ya que como lo han demostrado

varias empresas en diversos sectores productivos si es posible esta fusión clave que

ha llevado a muchas empresas a liderar su respectivo mercado, sector comercial o

servicios.

En este punto destacaremos algunos de los puntos importantes sobre la productividad

ya que como se conoce existe varios problemas y en eso consta demoras en la

productividad.

2.3.4 FACTORES QUE RESTRINGEN LA PRODUCTIVIDAD

Un incremento en la productividad no ocurre por si solo, sino que son los directivos

dedicados y competentes los que provocan, y lo logran mediante la fijación de metas,

la remoción de obstáculos que se oponen al cumplimiento de estas, el desarrollo de

planes de acción para eliminarlos y la dirección eficaz de todos los recursos a su

alcance para mejorar la productividad, pues son varios los factores que actúan en

contra de la productividad, en ocaciones creados por la propia empresa o por su

34  

personal, otros surgen en el exterior, por lo cual están fuera de control de los

directivos, a continuación se muestran algunos de los factores restrictivos mas

comunes a los cuales se les deberá identificar para poder poner en marcha un plan

que los elimine y se pueda lograr un buen nivel de productividad sin descuidar

algunos factores que se muestran mas adelante.

1. Incapacidad de los dirigentes para fijar el ambiente y crear el clima

apropiado para el mejoramiento de la productividad

Todos los dirigentes son responsables de desarrollar y mantener un ambiente

laboral para cumplir con las metas organizacionales

2. Problemas de los reglamentos gubernamentales.

La reglamentación gubernamental cada vez mayor ha tenido efectos negativos

en la productividad ya que reduce los recursos de las organizaciones.

3. Incapacidad para medir y evaluar la productividad de la fuerza de trabajo:

Muchas organizaciones desconocen de los procedimientos para evaluar y

medir la productividad del trabajo, lo que genera inconformidad entre los

empleados.

35  

4. El área de producción, el diseño del producto, el equipo, asi como la calidad

de las materias primas que se emplean y la continuidad de su abastecimiento

tienen un importante efecto en la productividad

5. Los recursos físicos, los métodos de trabajo, y los factores tecnológicos que

actúan tanto en forma individual y combinada para restringir la

productividad.

2.4 TEMORES AL PROMOVER EL AUMENTO DE LA

PRODUCTIVIDAD

Todos los directivos, trabajadores y la sociedad son responsables de la promoción de

la productividad, ya que generalmente surgen los siguientes temores:

a) A lo desconocido

b) A la reducción de empleos

c) Al desempleo

d) A las cargas de trabajo desbalanceadas

e) A la mala distribución de las ganancias con las mayor productividad.

36  

Ante ello cada sector debe asumir diferentes responsabilidades, a saber:

I. Del gobierno

a) Propagar el concepto de productividad y financiar instituciones que la

promuevan

b) Procurar un desarrollo económico

c) Sostener y aumentar el empleo

d) Regular los precios

e) Crear condiciones adecuadas para incrementar la productividad

II. De la dirección empresarial

a) Reconocer y asumir el concepto de productividad

b) Favorecer a los adelantos técnicos y utilizar las técnicas modernas de

dirección

c) Desarrollar buenas relaciones entre empleados

d) Reinvertir las utilidades

e) Revisar periódicamente las políticas de salario

III. De los trabajadores

a) Reconocer y aceptar las políticas elaboradas por la dirección empresarial

b) Reconocer y adoptar los beneficios que generan los cambios técnicos

37  

c) Hacer un buen trabajo a cambio de un trabajo justo

IV. De la sociedad o comunidad

a) Regular el nivel de población

b) Insistir en la calidad y en precios justos

c) Fomentar la educación

2.4.1 RECURSO HUMANO

No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino

también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos,

experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades,

potencialidades, salud, etc. Los recursos humanos se han dejado al último no por ser

los menos importantes, sino porque, siendo objeto de este ensayo, requieren de una

explicación más amplia.

2.4.2 INDICADORES IMPORTANTES DE LA PRODUCTIVIDAD.

• Eficiencia

• Eficacia

38  

Desde un punto de vista sistematico se sabe para que una empresa trabaje bien, todas

sus areas y su personal, sin importar sus jerarquías, deben funcionar adecuadamente,

pues la productividad es el punto final del esfuerzo y combinación de todos los

recursos humanos, materiales, y financieros que integran una empresa.

La eficacia implica la obtención de los resultados deseados y puede ser un reflejo de

cantidades, calidad percibida o ambos. La eficiencia se logra cuando se obtiene un

resultado deseado con minimos de insumos; es decir se genera cantidad y calidad y

se incrementa la productividad. De ello depende que la eficacia es hacer lo correcto y

la eficiencia es hacer las cosas correctamente con el minimo de recursos.

Productividad =                              =  

 

Eficacia

Eficiencia

Valor = cliente

Costo = producto

39  

Tabla N° 1. Variables de Eficiencia y Eficacia

VARIABLES DEFINICIÓN INDICADORES

Eficiencia Forma en que se usan los

Recursos de la empresa;

Humanos, materiales,

tecnológicos, etcetera.

• Tiempos muertos

• Desperdicios

• Porcentaje de

utilización de la

capacidad instalada.

Eficacia Grado de cumplimiento de los

objetivos, metas o estándares,

etcetera.

• Grado de

cumplimiento de los

programas de

producción.

• Defectos en el

producto en la entrega.

Fuente: estudio del trabajo/ Roberto Garcia Criollo

Elaborado por: Jose Luis Duque

Eficiencia: es la capacidad disponible en horas – hombre y horas – maquina para

lograr la productividad y se obtiene según el turno trabajado en el tiempo

correspondiente en este caso de 8:30am – 17:00pm. Las causas de tiempos muertos

tanto en horas hombre como en horas maquina son las siguientes:

40  

Tabla N° 2. Causas de tiempos muertos

• Falta de material

• Falta de personal

• Falta de energía

• Manufactura

• Mantenimiento

• Producción

• Calidad

• Falta de tarjetas

• Otros

• Falta de información

Fuente: Estudio del trabajo/ Roberto Garcia Criollo

Elaborado por: Jose Luis Duque

Capacidad usada= (capacidad disponible – tiempo muerto)

Porcentaje de eficiencia= (capacidad usada/ capacidad disponible) x 100

Porcentaje de eficacia= (producción real/ producción programada) x 100

Dentro de todo lo relacionado con el estudio de trabajo debemos mencionar un tema

muy importante que se encuentra inmiscuido dentro de lo que al estudio de Métodos

concierne, es una tema muy amplio referente a: Los Suplementos.

2.4.3 SUPLEMENTOS

Según nos explica Benjamin Nievel en su libro Metodos, Estandares y diseños del

tarbajo:

• Los suplementos en general incluyen suspensión del trabajo para mantener el

bienestar del empleado, por ejemplo, beber agua e ir al sanitario. Las

41  

condiciones generales de trabajo y el tipo de tarea influyen trabajo pesado

realizado a altas temperaturas como en el cuarto de prensa de un

departamento de moldeo de hule o en un taller de forja caliente, donde se

requiriran suplementos mayores para necesidades personales que cuando se

realiza trabajo ligero en area con temperatura agradable.

No existe una base científica para asignar un porcentaje numérico; sin

embargo, la verificación detallada de la producción ha mostrado que un 5%

para tiempo personal o cerca de 24 minutos en 8 horas, es adecuado en

condiciones de trabajo de oficina típico.

2.4.4 MÉTODOS DE CALIFICACIÓN

Analizaremos cuatro métodos de calificación que serán utilizados según las

características de cada empresa, trabajo u operación y considerando las posibles

políticas y datos que podemos recopilar.

2.4.4.1 NIVELACIÓN.

Cuando se utiliza este método, al evaluar la actuación del operador se considera

cuatro factores: habilidad, esfuerzo, condiciones y consistencia.

La habilidad se define como “el aprovechamiento al seguir un método dado”. La

aplicación de estos factores deberá establecerse claramente y como dijimos con

42  

anterioridad, puede variar de empresa a empresa de trabajo a trabajo y de operación a

operación. El observador debe evaluar y calificar dentro de una de seis clases:

habilísimo, excelente, bueno, medio, regular, malo. La habilidad desplegada por el

operador.

Luego la calificación de la habilidad se traduce a su porcentaje equivalente de valor

que va desde 15% hasta -22%.

El esfuerzo se define como una demostración de la voluntad, para trabajar con

eficiencia. El esfuerzo es representativo de la velocidad con que se aplique la

habilidad y puede ser controlada en un alto grado por el operador.

El analista debe ser muy cuidadoso de calificar solo el esfuerzo real demostrado.

Puede darse el caso de que un operador aplique esfuerzo mal dirigido, durante un

periodo largo a fin de aumentar también el tiempo de ciclo y, sin embargo, obtener

un factor de calificación bueno. Los porcentajes y las clases de la tabla se pueden

ajustar de acuerdo con lo que trabaje la empresa.

Las condiciones son “aquellas circunstancias que afectan solo al operador y no a la

operación”. Los elementos que pueden afectar las condiciones de trabajo incluyen

temperatura, ventilación, alumbrado, ruido, etcétera.

Aquellas condiciones que afectan a la operación, tales como las herramientas o

materiales en malas condiciones no se toman en cuenta cuando las condiciones de

43  

trabajo se aplica el factor de actuación. Por su parte, consistencia es el grado de

variación en los tiempos transcurridos, mínimos y máximos, en relación con la

media, juzgando con arreglo a la naturaleza de las operaciones y a la habilidad y

esfuerzo del operador. Véase anexo 5.

2.5 CONDICIONES DE TRABAJO.

Lo primero que hay que hacer cuando se trata de mejorar los métodos de trabajo en

una industria (o en cualquier otra parte) es crear condiciones laborables que permitan

a los obreros ejecutar sus tareas sin fatiga innecesaria.

Este tema también es muy importante dentro de este estudio y como lo menciona

Roberto Garcia Criollo en su libro Estudio del trabajo hay varios factores de los

cuales se detallaran en este punto y que hace referencia el libro sobre como deber ser

el ambiernte de trabajo dentro de la empresa no únicamente para las áreas de trabajo

administrativas sino también para la parte operativa.

Las malas condiciones de trabajo figuran entre las causas productoras de tiempo

improductivo por deficiencias de dirección. No solo se pierde tiempo sino que se

origina una proporción excesiva de trabajo defectuoso, con desperdicio de material y

pérdida de producción consiguientes.

44  

Las condiciones de ttabajo en los locales dependen principalmente de los siguientes

factores:

a) Limpieza,

b) Agua potable e higiene.

c) Orden.

d) Calidad e intensidad de iluminación.

e) Ventilación, calefacción y refrigeración.

f) Acondicionamiento cromático.

g) Ruido y vibraciones.

h) Música ambiental.

2.5.1 LIMPIEZA

Por lo general la limpieza es la primera condición esencial para proteger la salud de

los trabajadores y normalmente cuesta poco.

Para la salud es indispensable que todos los talleres y locales de la empresa se

mantengan en condiciones higiénicas y que la basura se recoja a diario en todos los

lugares de rabajo, pasillos y escaleras.

El hábito de escupir es particularmente peligroso para la salud. Deben colocarse

avisos que prohíban hacerlo, en suelo, paredes, o escaleras. Cuando sea necesario

poner escupideras, deben ser suficientemente numerosas e higiénicas, y limpiarse y

desinfectarse de manera adecuada por lo menos una vez por turno de trabajo.

45  

Debe ponerse especial empeño en eliminar de los locales de trabajo y talleres a los

roedores, insectos o parásitos, que transmiten peligrosas enfermedades.

2.5.2 AGUA POTABLE E HIGIENE.

El personal debe tener a su disposición un abastecimiento adecuado de agua potable,

limpia y fresca, proveniente de una fuente segura y controlada regularmente.

2.5.3 ORDEN.

El orden favorece la productividad y ayuda a reducir el número de accidentes. Si en

los psadizos hay pilas de materiales y otros estorbos se pierde tiempo apartándolos

para trasladar cargas de un lado al otro de las máquinss o locales. En las fábricas que

producen operaciones en serie, estas pueen ser interrumpidas varias horas si los

materiales están esparcidos o en desorden.

Tener material desparramado, producto semiacabado amontonados en los pisos y

bancos de muchas empresas representa dinero parado que bien podría utilizarse en

reducir costos y aumentar la productividad.

2.5.4 CALIDAD E INTENSIDAD DE ILUMINACIÓN.

La buena iluminación acelera la producción. Es esencial para la salud, seguridad y

eficiencia de los trabajadores. Sin ella sufrirá la vista de los trabajadores, aumentaran

los accidentes y el desperdicio de material y disminuirá la producción.

46  

Además de la intensidad del alumbrado, es necesario tener en cuenta la calidad de la

luz, el deslumbramiento por localización de las fuentes luminosas, los contrastes de

colores y de brillantes, el parpadeo de las lámparas y las sombres producidas.

Algunas de las formas de obtener un buen alumbrado son las siguientes:

1. Reducir el deslumbramiento mediante la instalación de un número adecuado

de fuentes de luz para lograr la iluminaci´n total requerida.

2. Utilizar lámparas incandescentes con bulbos de material opalescentes a fin de

disminuir el deslumbramiento y esparcir la luz sobre una superficie mayor.

3. Lograr una aproximación satisfactoria a la luz blanca para la mayor parte de

los usos mediante el empleo de focos o lámparas incandescentes o bien

unidades fluorescentes de luz blanca individuales.

4. Eliminación de toda sombre es decir, lograr el nivel correcto de iluminación

en todos los puntos de la estación de trabajo.

5. Emplear el alumbrado más eficiente que proporcione la calidad y la cantidad

de luz adecuada en el sitio de trabajo. Por ejemplo, lámparas de tipo

fluorescente diseñadas para sustituir las de 50 o 60 watts de tipo

incandescentes proporcionan un alumbrado equivalente con un consumo de

energía 75% menor.

2.5.5 VENTILACIÓN, CALEFACCIÓN Y REFRIGERACIÓN.

Se ha comprobado de manera experimental que las necesidades de oxigeno para la

respiración humana aumentan casi proporcionalmente con la intensidad del trabajo.

47  

Por eso es necesario dotar a los centros fabriles de ventilación natural adecuada y

sino fuera suficiente, forzarla por medio de ventiladores o extractores de aire, no solo

para proporcionar a los obreros el aire puro necesario para su respiración, sino

también para la renovación periódica de la atmósfera de la fábrica, viciada por los

productos procedentes de la transpiración cutánea y pulmonar y por los gases y polvo

procedentes de las operaciones que se realizan en el local.

Si en la empresa existen polvos, gases, es recomendable eliminarlos, no solo para

crear un ambiente agradable de trabajo, sino por que según sea la naturaleza y

concentración pueden ser tóxicos y dañar seriamente la salud de los trabajadores.

La calefacción mejora el ambiente de trabajo pues al eliminar el frio se mantiene el

rendimiento de trabajo en las condiciones óptimas, lo cual compensa con creces el

gasto ocasionado por su instalación y su mantenimiento. Las temperaturas más

adecuadas para el trabajo son:

Trabajo intenso 13 grados C.

Trabajo moderado 13 grados C.

Trabajo sedentario 18 grados C.

A medida que la temperatura se aleja de las indicadas disminuye el rendimiento del

trabajador: Aire acondicionado.

48  

2.5.6 ACONDICIONAMIENTO CROMÁTICO.

En épocas pasadas el color gris oscuro era el más usado en los locales industriales.

En la actualidad, por el contrario, se ha desterrado este color casi por completo, por

lo menos en sus tonos oscuros, pues se ha demostrado que una pintura adecuada,

además de mejorar la iluminación natural y artificial, tiene gran influencia en los

operadores.

A continuación presentamos las reacciones que diversos colores en teoría generan en

las personas.

• El amarillo produce mayor actividad y eficiencia.

• El verde disminuye la actividad pero aumenta la eficiencia.

• El azul produce sensación de frio y disminuye la actividad.

• El violeta produce apatía y disminuye la actividad.

• El anaranjado eleva la actividad, pero da sensación de calor

• El rojo altera los nervios de los operarios y provoca rencillas entre ellos.

Por ellos es necesario profundizar en el ambiente cromático ya que con poca

diferencia de costos sobre una pintura inadecuada, puede lograrse una mayor

productividad.

49  

2.5.7 RUIDO Y VIBRACIONES.

El ruido es otro factor importante que debe ser eliminado o reducido en lo posible

para aumentar la eficacia del trabajador. Es causa frecuente de fatiga, irritacion y

caídas de producción, además cuando es intermitente o constante tiende a excitar

emocionalmente a los trabajadores: es decir altera su estado de ánimo y dificulta que

se realice un trabajo de precisión. Con frecuencia controversias, conflictos personales

y otras formas de mala conducta entre los operarios pueden ser atribuidos a ruidos

perturbadores.

2.5.8 MUSICA AMBIENTAL.

La música siempre se ha utilizado en los trabajos, pero no de manera técnica.

A partir de 1939 en Inglaterra la música se utilizó en las empresas con el objeto de

aliviar las pesadas jornadas impuestas por la guerra. El resultado fue tan bueno qu en

la actualidad muchas empresa utilizan esta técnica.

Se recomienda la utilización de la música en dosu períodos de 15 a 30 minutos por la

mañana y de 15 a 30 minutos por la tarde, generalmente cuando se haya detectado

que existe fatiga y aburrimiento. Deberia estar comprendida entre los 50 y 58 dB.

50  

2.6 DIAGRAMAS Y GRÁFICOS EMPLEADOS EN EL ANÁLISIS DE

MÉTODOS.

“Cuando el análisis de métodos se emplea para diseñar un nuevo centro de trabajo o

para mejorar uno ya en operación, es útil presentar en forma clara y lógica la

información factual (o de los hechos) relacionada con el proceso.

El primer paso a este respecto es reunir todos los hechos necesarios relacionados con

la operación o el proceso. Información pertinente (como cantidad de piezas a

producir, programas de entrega, tiempos de operación, instalaciones, capacidad de

las máquinas, materiales y herramientas especiales) pueden tener una influencia

importante en la resolución del problema.”11

2.6.1 DIAGRAMA DE PROCESOS

“El diagrama de proceso se define como una representación gráfica relativa a un

proceso industrial o administrativo. En el análisis de métodos se usan generalmente

ocho tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales tiene aplicaciones

específicas.”12

                                                            11 Op. Cit., p.21 

12 Op. Cit., p.21 

51  

2.6.2 DIAGRAMA DE PROCESO DE LA OPERACIÓN

“Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de

actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante

símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se

considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad

considerada y tiempo requerido, con fines analíticos y como ayuda para descubrir y

eliminar ineficiencias.

Al respecto, siempre serán necesarios estos datos: método actual o método

propuesto; número del plano, número de la pieza u otro número de identificación;

fecha de elaboración del diagrama y nombre de la persona que lo hizo. La

información adicional que a veces es valiosa para fines de reconocimiento. El orden

en que deben realizarse los hechos indicados en el diagrama se representan por la

disposición de los símbolos ya expuestos en líneas verticales de recorrido. El

material comprado o sobre el cual se efectúa trabajo durante el proceso, se indica con

líneas horizontales; esto es material que alimenta a las líneas verticales de recorrido.

52  

Cuadro Nº 2. Diagrama de operaciones

Fuente: Niebel W. Benjamín; Ingeniería Industrial (métodos, estándares y diseños del trabajo), 11ava.

Edición, editorial Alfa & Omega; 2004

Elaborado por: José Luis Duque

El diagrama de proceso de la operación permitirá visualizar detalles el método

presente, pudiendo así realizar nuevos y mejores procedimientos. Este método es uno

de los más importantes que se debe tomar en cuenta para realizar el diagrama de

operaciones que ayuda a promover y explicar un método propuesto determinado.

Como proporciona claramente una gran cantidad de información, es un medio de

comparación ideal entre dos soluciones competidoras.”13

                                                            13 Op. Cit., p. 30 

53  

2.6.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS

“Este diagrama, como el diagrama de operaciones de proceso, no es un fin en si, sino

sólo un medio para lograr una meta. Se utiliza como instrumento de análisis para

eliminar los costos ocultos de un componente. Como el diagrama muestra claramente

todos los transportes, retrasos y almacenamientos, es conveniente para reducir la

cantidad y la duración de estos elementos.

1) Manejo de materiales.

2) Distribución de equipo en la planta.

3) Tiempo de retrasos.

4) Tiempo de almacenamientos.

El diagrama de flujo va a permitir identificar los problemas y las oportunidades de

mejora del proceso. También se podrá identificar los pasos redundantes, los flujos de

los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de

botella, y los puntos de decisión, y es el mejor método para tener una óptima

visualización de retrasos o demoras en los procesos.”14

                                                            

14 Op. Cit., p. 34 

54  

Cuadro N° 3. Conjunto estándar de simbolos para diagramas de procesos.

ACTIVIDAD SÍMBOLO

Operación.- Ocurre cuando un objeto está siendo

modificado en sus características, se está creando

o agregando algo o se está preparando para otra

operación, transporte, inspección o almacenaje.

Transporte.-Ocurre cuando un objeto o grupo de

ellos son movidos de un lugar a otro, excepto

cuando tales movimientos forman parte de una

operación o inspección.

Inspección.- Ocurre cuando un objeto o grupo de

ellos son examinados para su identificación o

para comprobar y verificar la calidad.

Demora.-Ocurre cuando se interfiere en el flujo

de un objeto o grupo de ellos. Con esto se retarda

el siguiente paso planeado.

Almacenaje.- Ocurre cuando un objeto o grupo

de ellos son retenidos y protegidos contra

movimientos o usos no autorizados.

Actividad combinada .- Cuando se desea indicar

actividades en el mismo punto de trabajo,

(operación e inspección)

Fuente: Niebel W. Benjamín; Ingeniería Industrial (métodos, estándares y diseños del trabajo), 11ava.

Edición, editorial Alfa & Omega; 2004

Elaborado por: José Luis Duque

55  

2.6.4 DIAGRAMA DE RECORRIDO

Una vez completado el diagrama, se usa para examinar los movimientos como un

todo, para ver donde esta situada la mayor concentración de movimientos. Esta

técnica es muy utilizada como medio para localizar los puntos débiles y que precisan

de un análisis mas completo. La cuerda sigue el movimiento del operador o del

material. El modelo resultante muestra al investigador que partes del trabajo

provocan mayor número de movimientos.

En el Registro oficial utilizar este diagrama es muy importante debido a que hay

mucha trayectoria para la distribución de material y eso produce demoras y hace que

los trabajadores tengan tiempo ocioso y por ende menor producción de registros

oficiales.

2.6.5 DIAGRAMA DE INTERRELACIÓN HOMBRE MÁQUINA

“Se define este diagrama como la representación gráfica de la secuencia de

elementos que componen las operaciones en que intervienen hombres y máquinas, y

que permite conocer el tiempo empleado por cada uno, es decir, conocer el tiempo

usado por los hombres y el utilizado por las máquinas.

En la institución de el Registro Oficial se utiliza equipos de computación con sus

respectivos operarios pero el problema consta de que el operario no lo toma con

conciencia su labor de realizar su labor y hay una excesiva demora en cada uno de

56  

ellos por esta razón yo pienso que seria indispensable este diagrama para un control

de cada operario.”15

2.6.6 DIAGRAMA DE PROCESO PARA GRUPO O CUADRILLA

Este diagrama es una adaptación del diagrama de proceso de hombre y máquina, con

el empleo de esta herramienta el analista debe estar en condiciones de poder calcular

el número más económico de máquinas a atender por un operario; sin embargo,

varios procesos y máquinas llegan a ser de tal magnitud que las preguntas a contestar

no es cuántas máquinas debe operar un trabajador, sino cuantos operarios se

necesitan para operar eficientemente una máquina.

Cuadro Nº 4. Diagrama de cuadrilla o grupo

Fuente: Niebel W. Benjamín; Ingeniería Industrial (métodos, estándares y diseños del trabajo), 11ava. Edición, editorial Alfa & Omega; 2004

Elaborado por: José Luis Duque                                                             

15 Op. Cit., p. 43 

57  

El diagrama muestra la relación que se tiene entre el ciclo de inactividad y de

operación de maquina y el operario

2.6.7 DIAGRAMA PERT

“La Red PERT permite identificar el camino crítico de un proyecto y concentrar los

esfuerzos en las tareas componiéndolo. El camino critica siendo el encadenamiento

de tareas cuya duración total es la más larga del proyecto.”16

ELEMENTOS DE UN DIAGRAMA O RED PERT

En una Red PERT o Diagrama PERT, a cada tarea es asociado:

Una fecha de inicio: es la fecha de inicio de la tarea

Une fechar de fin: es la fecha de fin de la tarea

Una duración: generalmente en días, es la diferencia entre la fecha de inicio y

de fin de la tarea

Lazos: son los lazos entre las tareas que permiten determinar el

encadenamiento de las tareas.

                                                            16Op. Cit. p.27

58  

2.6.8 DATOS ESTÁNDAR Y GRÁFICAS

Es difícil separar por completo estas dos partes, puesto que, un método especifico,

frecuentemente en forma de una práctica estándar escrita, es una de las condiciones

de la medición de tiempo, y también, las mediciones de tiempo son a menudo una

parte de la base sobre la cual se comparan los métodos alternos. Además, la

determinación de métodos y la evaluación de tiempos, se complementan entre si, en

la aplicación. El término combinado – estudio de movimientos y tiempos- se usa para

denotar la frase de actividad:

• Determinación del método

• Apreciación de tiempo y desarrollo del material para la aplicación de estos datos

2.6.9 ANALISIS COSTO / BENEFICIO

Un camino mas cuantitativo para resolver entre las alternativas es el análisis costo –

beneficio; y que esta compuesto por cuatro requerimientos especiales,. Véase un

análisis mas minucioso, en el capitulo v.

• Determinar que cambio se produjo, debido a un mejor diseño

• Cuantificar estos cambios (beneficios) en unidades monetarias

• Costo requerido para implementar los cambios

• Dividir el costo, entre el beneficio a fin de crear una razón

• Analizar los costos de los procesos vs inversiones

59  

CAPÍTULO III

3. EL REGISTRO OFICIAL

A continuación se presenta un detalle de cómo esta el registro oficial actualmente,

donde se ubica y que constituye.

3.1 LOCALIZACIÓN DEL REGISTRO OFICIAL

El Registro Oficial es una Institución Pública que tiene como finalidad promulgar la

normativa jurídica del país esto se desarrolla desde 1895, localizándola en el centro

de Quito con su ubicación geográfica: El Ejido y 12 de Octubre, Nº 16-114 que

desarrolla las actividades de levantamiento y corrección de texto del Registro Oficial.

3.2 ANALISIS FODA

Se identificará mediante el análisis foda la situación actual en la que se encuentra la

institución y se presenta lo siguiente.

60  

Tabla N° 3 Analisis FODA

FORTALEZAS (F) OPORTUNIDADES (O) Rápida capacidad de respuesta El sector empresarial en crecimiento. Servicio adaptado a la necesidad de cada cliente. Remesas del exterior por aproximadamente

2267 millones de dólares que incrementará la inversión para nuevas micro empresas y mejora el nivel de vida de las personas.

Posee su propia infraestructura. El ingreso per cápita en ascenso, a diciembre bordeó los 3 mil dólares (4.4%).

Cuenta con la distribución de otros productos. Emprender en la producción de nuevos productos.

Producto con gran trayectoria institucional y buena imagen institucional con sus clientes

Logra la exclusividad como ente de consulta juríca

El local comercial de la empresa está ubicado en un lugar de fácil acceso.

DEBILIDADES (D) AMENAZAS (A) Capital limitado. Crecimiento del riesgo país por la inestabilidad

política puede repercutir en al fuga de capitales y por ende el cierre de empresas

Posicionamiento entre los clientes. La presencia y el incremento de competidores y la diversificación productos y servicios

Trabajo mecánico y ambiente interno negativo. Plagio del Registro Oficial en empresas de Quito y Guayaquil

Largos procesos operativos y baja productividad. No cuenta con un buen control administrativo. Existen pocos puntos de distribución No tiene un reglamente interno legalmente constituido

La empresa no cuenta con un plan estratégico El personal no posee una capacitación adecuada Escasa cobertura. Ausencia de un departamento de marketing.

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

3.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL

El Registro Oficial esta conformado por:

61  

Director encargado

Secretaria

Asesora abogada

Auxiliar de servicios

Chofer

Operadores

Figura Nº 2. Organigrama funcional

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

DIRECTOR ENCARGADO

SECRETARIA

AUXILIAR DE SERVICIOS

ASESORA ABOGADA

OPERADORES

CHOFER

CORRECCION LEVANTAMIENTO DE

TEXTO

WEP

62  

3.4 DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Una organización a cualquier nivel es un sistema y funciona como un todo integrado

en el cual las partes son interdependientes.

Una empresa como sistema está formada por un conjunto coherente de elementos

que interactúan armónicamente.

3.4.1 DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO OFICIAL

Se encarga de planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y

deducir el trabajo de empresa o institución, además de mantener un manejo de

directrices del Registro Oficial, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

3.4.2 SECRETARIA DEL DIRECTOR GENERAL

El puesto de secretaria del director es un puesto de alta confianza ya que sus

funciones son básicamente de apoyo a la dirección de la empresa o institución,

además de comunicar a la empresa todos los comunicados, memorandus, oficios,

recepción de documentos y certificaciones que se realizan a través de la secretaria,

además maneja la caja chica de la empresa.

63  

3.4.3 AUXILIAR DE SERVICIOS

Es encargado del manejo del archivo y registros de todos los documentos que

ingresan para actualizaciones, además de realizar depósitos, entregas de

correspondencias, etc.

3.4.4 CHOFER

Su labor es la de movilizar tanto al personal de la empresa y al auxiliar para los

servicio que correspondan, de otro lado también moviliza al personal para tramites

externos de todo tipo, su función prioritaria es la movilización para los servicios de la

logística de los magnéticos del Registro Oficial.

3.4.5 OPERADORES

Los operadores son encargados de analizar y realizar la corrección y levantamiento

de textos del Registro Oficial.

3.5 DESARROLLO DEL PROCESO DE LEVANTAMIENTO Y

CORRECCIÓN DE TEXTOS

A continuación se analiza los aspectos fundamentales que actualmente realiza la

Institución para el desarrollo de los Registros Oficiales y son los siguientes:

64  

3.5.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos enviados por mensajeros o empleados de cualquier empresa pública

o privada son ingresados en secretaria general del registro oficial para la recepción

del mismo y el almacenamiento de todos los documentos ingresados para luego ser

registrados en el libro de la Institución.

Foto Nº 1. Recepción de Documentos

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

3.5.2 ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Una vez receptados los documentos en secretaria general pasan a ser registrados en el

libro de la Institución, por el auxiliar de servicos, como se presenta acontinuacion, y

después revisa y firma el Director del Registro Oficial, para constatar que estos no

tengan errores y pasen directamente al libro de registros.

65  

Foto Nº 2. Registro de Documentos

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

3.6 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

El Registro Oficial es una revista de papel periódico y sus dimensiones son de

alrededor de (30cm largo) x (21cm ancho), que contiene información de normas y

leyes jurídicas y es un órgano de publicación del estado ecuatoriano y la

responsabilidad es la de publicar las disposiciones legales que regirán a los

ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en el territorio ecuatoriano.

66  

Figura Nº 3. Revista del Registro Oficial

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

3.7 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN LA INSTITUCIÓN PÚBLICA EL

REGISTRO OFICIAL

A pesar de los intentos por organizar la institución, siguen hasta la fecha existiendo

muchos problemas en lo que se refiere a funciones, ya que existe una sobre posición

de las mismas lo que ha originado más de una vez conflictos internos.

Es necesario que se den lineamientos específicos con respecto a este punto, ya que la

eficacia de la institución está en duda. Y si los departamentos del Registro Oficial no

realizan un cambio, no podrá conformarse como empresa y de alguna manera esto

67  

producirá en el cliente una mala imagen de la Institución, por tanto es uno de los

puntos que se tratarán con mucho detenimiento en la propuesta.

La institución pública Registro Oficial tiene como finalidad realizar revistas de

información jurídica para entidades públicas, privadas y ciudadanos en general, pero

también se necesita tener una planeación estratégica debido a que no existe ningún

tipo de planificación, para diseñar los planes estratégicos, que consisten en

documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos

generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias

formuladas.

Toda empresa tiene que darle importancia al proceso de definir a donde se quiere

llegar a través del tiempo. Las estrategias representan las acciones que se llevarán a

cabo para lograr los objetivos a largo plazo; el análisis y la selección de la estrategia

implican sobre todo, tomar decisiones subjetivas con base en información objetiva, a

menos que la empresa o institución esté confrontando una situación desesperada, las

alternativas de estrategias representan pasos que hacen avanzar a la empresa a su

posición deseada en el futuro. Es necesario aclarar que la planeación estratégica no

es la solución a todos los problemas por los que atraviesa una empresa, sin embargo,

es una útil herramienta que puede brindar múltiples beneficios si se utiliza en el

momento y en la forma requerida.

Cada compañía debe formular planes, se debe comprometer a cumplirlos y, después,

lleva a cabo las acciones que tal cumplimiento implica. El propósito de la planeación

68  

estratégica es posibilitar un desarrollo coherente de las organizaciones, que permita

coordinar las acciones de las diferentes subunidades mediante criterios unificados

que resuelvan conflictos de interés y que provean suficiente claridad a todos los

estamentos de la empresa o institución sobre los objetivos que persiguen y los

métodos escogidos por el directorio.

Por consiguiente, no tomar en cuenta la planeación estratégica ya sea en una

organización o institución pública conllevará serios problemas. El primero de ellos,

es que la empresa no tendrá claramente establecidas sus estrategias y por ende no

podrá lograr su misión y objetivos organizacionales; así como el subestimar las

debilidades y amenazas que pueden dañar a la empresa o por el contrario

sobreestimar las fortalezas y oportunidades del entorno. Un tercer problema se

refiere a que al carecer de planes alternos de acción, el director en este caso solo

tendrá una forma de hacer las cosas derivándose dentro de esta problemática que no

se encuentren establecidos metas y objetivos apegados a la realidad de la institución.

En conclusión se ha encontrado que la institución no tiene una adecuada

organización por falta de información o capacitación para los directivos y empleados

de la institución y de esta forma tener una visualización de lo que se quiere hacer. Y

así tener un mejor funcionamiento y orden en las diferentes tareas. El sistema de

control utilizado es demasiado rudimentario por lo cual existe evasión de

responsabilidad. No existen manuales de procedimientos, ni un reglamento orgánico

funcional.

69  

a) Sistema de registro y control administrativo

• Es fundamental observar la información adquirida, ya que no es manejada

correctamente por eso existen retrasos de documentos como; casaciones,

resoluciones, etc.

• La información en la actualidad es un factor fundamental dentro de la toma de

decisiones de empresa por lo que la falta de ella, representa una seria

debilidad que debe ser corregida con el plan estratégico si se pretende

alcanzar objetivos y metas.

• El formato para el levantador de texto y corrección esta bien definida que son

en doble columna y se registra la información y se hace las correcciones

respectivas del documento, sin embargo el problema radica en que no se

lleva.

b) Recurso Humano

Se analizará aspectos como:

Comportamiento Organizacional

La edad promedio del personal es de 50 años con una antigüedad de treinta años de

servicio, como se observa son gente que han transcurrido varios años y han aplicado

todo su tiempo a su labor, estos empleados laboran mecánicamente y no tienen ganas

de superación según los trabajadores dicen “esto vengo haciendo de años y así

seguirá¨, y por ende sienten temor de realizar un cambio en los métodos de trabajo.

70  

Los trabajadores no tienen un método estandarizado; esto quiere decir un límite de

páginas por día sin embargo, se hace menos de lo planeado esto incide en el grado de

estancamiento y retraso de registros oficiales.

La institución ha pretendido siempre no renovar continuamente su personal, tratando

de crear lazos de amistad en lugar de relaciones formales, por lo que se podría

considerar que no existe rotación del personal. Esto ha beneficiado de alguna manera

ya que existe un ambiente de estabilidad laboral, sin embargo, es necesario que la

institución que se va a formar como empresa empiece a tener lineamientos de

crecimiento.

Cuadro Nº 5. Aspectos del Plan Estratégico a tratar en la Propuesta

ACTIVIDADES

PROBLEMAS

• Estructura organizacional No existe un organigrama a implementarse como Empresa.

• Recurso Humano Los Trabajadores del Registro Oficial no tienen claro sus funciones por lo existe evasión de responsabilidad.

• Visión, Misión y Valores La institución no consta de Vision, Mision, valores y Politicas lo que no permite su crecimiento.

• Estrategias Corporativas La institución no tiene ningún tipo de análisis para elaborar estrategias.

• Evaluación de ventas El Registro Oficial no tiene un departamento de Markenting para la planificación, ejecución y control de ventas.

• Producto En el producto existe deficiencia de tinta o errores en texto lo que baja su calidad.

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

71  

3.8 ESTUDIO DE MÉTODOS EN LA INSTITUCIÓN EL REGISTRO

OFICIAL.

El estudio de métodos es un paso muy importante en cualquier empresa o institución

con esto se puede establecer un método actual y un método propuesto para así

obtener un mejor desenvolvimiento del trabajador y por ende una mayor

productividad. En el Registro Oficial no cuenta con un método estandarizado donde

todo documento es recibido en secretaria y un empleado de levantamiento de texto

recoge los documentos y realiza su distribución para los operarios de corrección del

texto y esto se ha realizado por largos periodos de tiempo, es de vital importancia

tomar en cuenta un estudio de métodos, para analizar la productividad de la

institución, y lo principal de este trabajo es la aplicación de las técnicas para la

solución de problemas, obtener y presentar datos por medio de diagramas, es el

enfoque principal, con el fin de desarrollar el método ideal para la producción.

En cualquier sistema organizacional se habla, de trabajo, por lo que las empresas

realizan estudios que tratan de optimizar sus recursos para obtener un bien y/o

servicio. Por ello el trabajo representa la dinámica de la empresa, ya que ésta

presenta un factor primordial para aumentar su productividad. Por ello

comenzaremos definiendo lo que es el trabajo.

Durante cualquier proceso en donde intervenga el hombre, se trata de ser los más

eficientes, es por ellos que el estudio del trabajo nos presenta varias técnicas para

aumentar la productividad.

72  

Se entiende por estudio del trabajo, genéricamente, ciertas técnicas, y en particular el

estudio de métodos y la medición del trabajo, que se utilizan para examinar el trabajo

humano en todos sus contextos y que llevan sistemáticamente a investigar todos los

factores que influyen en la eficiencia y economía de la situación estudiada, con el fin

de efectuar mejoras.

3.9 ANÁLISIS DE MÉTODO DE TRABAJO EN LA INSTITUCIÓN EL

REGISTRO OFICIAL

Ya hemos obtenido una idea general del funcionamiento y operación de la planta y

en esta instancia determinamos cual es el método por el cual se mide la producción.

Partiremos de que la institución presenta molestias y limitaciones en determinados

procesos haciendo asi mas sencillo el análisis general del método de trabajo,

entonces empezamos adeterminar como se trabaja actualmente en la institución. Y

una medida para mejorar el método general de trabajo se debería capacitar al

trabajador indicando como se podría hacer mas rápido el trabajo sin descuidar su

salud.

El tema central de este estudio es la productividad, y en lo que al tema de

productividad se refiere la institución no cuenta con un sistema de planificación u

organización de la producción de tal manera que empezaremos en la sección

administrativa donde empieza muestro proceso productivo en esta sección la

secretaria se encarga de recibir todos los documentos de instituciones publicas y

73  

privadas, entonces lo que hace es poner el sello de recibido y pasa al libro del

Registro Oficial que su encargado es el auxiliar de servicios al realizar estos dos

pasos, los documentos se trasladan al director encargado para revisar y sumillar,

dentro de un periodo de un dia la razón por la cual se estanca y no permite tener

continuidad del documento es porque en el área de levantamiento de texto no han

terminado los documentos anteriores por lo tanto, existe un cuello de botella que no

permite una producción continua y esto da como resultados demoras excesivas para

la producción del registro oficial, todo esto podría mejorar ya que la institución

cuenta con una gran ventaja competitiva como son la experiencia del operador y

flexibilidad de su línea de producción en la propuesta veremos como se puede

mejorar la institución en este aspecto

Antes de emprender el estudio hay que considerar básicamente lo siguiente:

74  

Cuadro Nº 6. Aspectos del Estudio de Métodos de Trabajo a tratar en la

Propuesta

ACTIVIDADES

PROBLEMAS

• Método Estandarizado La institución tiene un valor aproximado de acuerdo a lo que producen los operarios, pero no tiene un estándar de producción.

• Proceso de distribución del Documento planta alta.

En la planta alta del Registro Oficial existe una demora de traspaso de documentos significativa.

• Proceso de distribución del Documento planta baja.

En la parte operativa de planta baja hay una descordinacion y mal distribución del documento.

• Producto El Registro Oficial tiene trabajo retrazado lo que no permite seguir avanzando y tener una carga mas.

• Producción No cuenta con ningún formato o diagramas para basarse y realizar mejoras.

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

3.9.1 ASPECTOS IMPORTANTES DEL MÉTODO DE TRABAJO A

REALIZARSE EN EL REGISTRO OFICIAL.

• Obtener un estándar es necesario que el operario domine a la perfección la

técnica de la labor que se va a estudiar.

• El empleado debe saber que está siendo evaluado, así como su supervisor y

los representantes de la institución.

• La actitud del trabajador y del analista debe ser tranquila y el segundo no

deberá ejercer presion sobre el primero.

75  

CAPÍTULO IV

4 PROPUESTA DEL PLAN ESTRATÉGICO

La propuesta del plan estratégico para el Registro Oficial se presenta a continuación

con el detalle de los aspectos más importantes a considerar.

4.1 ANÁLISIS DEL ENTORNO INTERNO DE LA INSTITUCIÓN

El análisis del entorno interno de la empresa se compone de los siguientes numerales,

los cuales los analizamos a continuación.

4.1.1 RESEÑA DE LA INSTITUCIÓN

El primero de julio de 1895 salió a la luz el primer ejemplar del Registro Oficial, el

cual informaba a los ciudadanos ecuatorianos el contenido de las normas jurídicas

que regulaban el convivir social de ese entonces. Ese trabajo tan importante para el

país debió realizarse con gran celo profesional y con un arduo amor patrio, si bien es

cierto que en las administraciones anteriores el Registro Oficial no ha sido dotado de

los implementos de orden técnicos-mecánico, necesarios para que pueda cumplir

adecuadamente con su misión, esta institución, actualmente funciona con una

maquinaria obsoleta para la modernidad en la que vivimos, tal es así que la máquina

76  

más moderna data del año 1973, lo que no permite competir al mismo nivel que las

actuales empresas que plagian su producto.

Al inicio de su historia han aparecido diferentes diarios oficiales como: “el Registro

Autentico” (1841), “La concordia” (1844), “El Nacional” (1846), “El diario Oficial”

(1888), y en la actualidad se tiene a lo que llamamos El Registro Oficial, el mismo

que fue fundado por el insigne Presidente de la República, General Eloy Alfaro

(1895) con el fin de realizar el diario del Estado, en el se publican todas las leyes,

decretos, acuerdos, resoluciones y demás actos normativos emitidos por los

organismos y entidades del Estado; además de las decisiones y resoluciones de los

órganos de la Comunidad Andina, así como sentencias expedidas por la Corte

Suprema de Justicia; resoluciones de la Corte Constitucional, ordenanzas

municipales y provinciales, y toda aquella normativa que dictamine la ley.

77  

4.1.2 VISIÓN

La empresa cuenta con una visión que no está totalmente definida por lo tanto para el

presente plan estratégico se aporta con el nuevo diseño de la misma.

“El Registro Oficial será una empresa moderna, productora y comercializadora de

productos impresos informativos; trabajará de manera permanente, eficiente y con

elevado grado de responsabilidad social, dentro de este compromiso, orientará al

recurso humano hacia la optimización de su potencial profesion, mediante una

exigente capacitación que genere una sólida motivación para brindar servicios de

excelencia e identificados con los intereses comunitarios. Gozará de prestigio y

confianza gracias a una gestión directiva y administrativa transparente, a su alta

productividad y rentabilidad alcanzada por su disciplina, los métodos modernos

aplicados y el permanente apoyo de sus colaboradores.”

78  

4.1.3 MISIÓN

De igual forma que en el punto anterior, la misión actual no está bien definida por lo

tanto se propone la siguiente conceptualización de la misma:

“Desarrollar los niveles técnicos, administrativos y financieros-económicos de la

institución para extender planificadamente la cobertura de los servicios/productos,

cumpliendo con las expectativas de nuestros clientes en cuanto a eficiencia y calidad

de los productos, con la entrega oportuna; realizando operaciones enmarcadas en

las normas y disposiciones legales; satisfaciendo las necesidades de sus

colaboradores, proveedores y clientes con responsabilidad, y contribuyendo

permanentemente al desarrollo económico y social de la comunidad.”

79  

4.1.4 VALORES

Ética Mantener y cultivar los principios éticos del

personal “lo que se debe y no debe hacer”

Integridad Obrar con rectitud, bajo los principios de la

empresa para lograr un resultado de éxito.

Creatividad Se acogerá opiniones y perspectivas de los

empleados de la organización

Responsabilidad Comprometerse con la empresa y trabajo en

equipo, para potenciar iniciativas

Profesionalismo Las actividades se realizan con dedicación

y conciencia de ser los mejores.

Lealtad Actitud de personal alineados con los

objetivos de la empresa.

Calidad Mejora continua en los procesos para

incrementar la satisfacción del usuario.

4.1.5 CONSTITUCIÓN LEGAL

El Registro Oficial se rige a la Corte Constitucional como órgano supremo del

control constitucional, es independiente de las demás funciones del Estado, goza de

personería jurídica de derecho público, autonomía administrativa y presupuestaria,

tiene su sede en la Capital de la República y su jurisdicción se extiende a todo el

territorio nacional.

80  

4.1.6 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO OFICIAL

El Registro Oficial es una institución que maneja procesos productivos, procesos

administrativos, asesores jurídicos y operadores, pero no tienen una directriz de

jerarquía por lo tanto se va analizar lo siguiente.

4.1.7 PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL REGISTRO OFICIAL

El proceso consiste en recibir toda la información de doctrina jurídica, legislación,

jurisprudencia, terminología jurídica, etc, de empresas publicas y privadas para luego

ser revisadas y sumilladas por el director encargado y pasar por un cuaderno de

registro, para realizar el levantamiento y corrección de texto acabado, eso se

considera listo y pasa a diseños de artes finales y luego el producto ya terminado

comienza su distribución.

4.1.8 PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA

Los productos que comercializa el Registro Oficial son específicamente las revistas

judiciales de interés general, tanto para estudiantes, abogados, funcionarios públicos

organismos e instituciones gubernamentales e internacionales pero se piensa realizar

innovaciones de productos en general en función a las necesidades del cliente.

81  

4.1.9 POSICIONAMIENTO

Cabe recalcar que al ser éste un producto físico que casi no permite variación pero si

requiere cierta diferencia significativa. El producto el Registro Oficial está

posicionado en la mente de los usuarios cómo un producto de valiosa información.

4.1.10 ANÁLISIS DE LAS VENTAS

Las ventas se han incrementado paulatinamente año tras año con porcentajes muy

favorables, como se aprecia en la tabla siguiente en la que se puede visualizar su

crecimiento. (Los datos que se expresan a continuación son solo estimados a las

cifras reales del Registro Oficial que por razones de confidencialidad no se han

podido entregar para este trabajo).

Tabla N° 4. Ventas anuales de Registro Oficial

AÑOS VENTAS

2004 201.600,00

2005 226.800,00

2006 134.400,00

2007 273.600,00

2008 137.305,20

2009 218.800,50

total 1.192.505,70

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: Jose Luis Duque

82  

4.1.11 ANÁLISIS DE LA PROMOCIÓN

La promoción es una parte fundamental de la publicidad ya que por medio de éste se

puede incrementar las ventas y estimular la demanda del mercado, pese a todas estas

consideraciones el Registro Oficial no ha desarrollado ninguna estrategia de

promoción.

4.1.12 ANÁLISIS DE LA FIJACIÓN DE PRECIOS

El Registro Oficial ha tenido fijado su precio en base a liderazgo en calidad de

productos que es aquel que a pesar de que sus competidores oferten productos

similares o complementarios a menos precio, la empresa se mantiene porque el

producto tiene calidad, es decir es un producto con una gran ventaja diferencial.

También en base a los costos de producción ya que es un factor importante a

considerer.

4.1.13 ANÁLISIS DE COMPETIDORES PRINCIPALES

Se ha realizado un análisis de las empresas competidoras, las que se nombran a

continuación:

83  

SUPERLEY

Es una empresa que también se especializa en dar la información legal, a través de

medios impresos, discos compactos, Internet, telefonía celular y otros medios de

avanzada tecnología.

PUDELECO

Es una empresa que se dedica a entregar información legal, en los ámbitos del

Comercio Exterior, la Tributación de empresas y las Relaciones laborales.

LEXIS

Es una empresa especializada en el ámbito jurídico del Ecuador, que almacena y

organiza la totalidad de normas legales encargada de hacer impresiones y

publicaciones de información jurídica.

CAMARA DE COMERCIO

Es una empresa que cuenta con un departamento de asuntos jurídicos y brinda

servicios de información legal, Civil, Comercial, Constitucional, Laboral, Seguridad

Social, Societario y Tributario.

84  

MINISTERIO DE FINANZAS

Es institución pública que contiene datos generales, bases legales, autoridades

reglamentos, leyes y enlaces de información legal.

CORPORACION DE ESTUDIOS

Se dedica a la edición y publicación de información de leyes y normas jurídicas.

4.2 ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO DE LA INSTITUCIÓN

4.2.1 AMBIENTE ECONÓMICO

Producto interno bruto

Es el indicador más común y equivale a la sumatoria de toda la producción generada

por los agentes económicos del país durante un periodo y se la puede estimar en

valores absolutos o en porcentajes de incremento o decremento.

Se acostumbra compararle al PIB con el índice de crecimiento poblacional ICP,

entonces si el PIB es igual al ICP se puede decir que la población crece a la par con

la economía; si la población crece más que el PIB, quiere decir que la economía está

de bajada, pues a cada persona le corresponde menos dinero.

85  

El PIB general se ha ido incrementando cada año, y del año 2006 al 2008 ha crecido

aproximadamente en un 10%. El PIB actual es una oportunidad pues al tener las

personas una mejor situación económica aumenta su poder de compra. Todo esto,

afecta directamente en la empresa, ya que la competencia se desarrolla más, pues al

mejorar la condición económica del país, esto se refleja en el incremento de nuevas

empresas, de empleo y por obvia razón de la competencia. Si bien es cierto esta

situación puede significar una amenaza para la empresa, también puede presentarse

como una oportunidad, como ya se mencionó el incremento de nuevas empresas y de

fuentes de empleo ampliaría también el uso de este tipo de productos informativos y

legales como es el caso de los productos del Registro Oficial. En la tabla siguiente se

puede observar las tendencias del PIB en los últimos años.

Tabla N° 5. Producto interno bruto

VALOR Enero 31 – 2009 48983.38 millones de USD Enero-31-2008 48508.00 millones de USD Enero-31-2007 45789.00 millones de USD Enero-31-2006 41763.00 millones de USD Enero-31-2005 37187.00 millones de USD Enero-31-2004 32642.00 millones de USD Enero-31-2003 28636.00 millones de USD Enero-31-2002 28636.00 millones de USD Enero-31-2001 24899.00 millones de USD Enero-31-2000 15934.00 millones de USD

Fuente: Banco Central del Ecuador Elaborado por: José Luis Duque

86  

Tasa de interés:

La tasa de interés es el precio del dinero en el mercado financiero. Al igual que el

precio de cualquier producto, cuando hay más dinero la tasa baja y cuando hay

escasez sube.

Existen dos tipos de tasas de interés: la tasa pasiva y la tasa activa, que resultan de

cálculos de promedios ponderados dentro del sistema.

Tasa activa o de colocación, es la que reciben los intermediarios financieros de los

demandantes por los préstamos otorgados. Esta última siempre es mayor, porque la

diferencia con la tasa de captación es la que permite al intermediario financiero

cubrir los costos administrativos, dejando además una utilidad. Si es baja es bueno

ya que fomenta el consumo y la producción, pero si es alta desmotiva los créditos.

Tasa pasiva o de captación, es la que pagan los intermediarios financieros a los

oferentes de recursos por el dinero captado. La diferencia entre la tasa activa y la

pasiva se llama margen de intermediación.

A lo largo de este año la tasa activa subió hasta 9,213% en marzo 2010, lo que ha

parado la emisión de créditos pues la tasa no es tan conveniente. La tasa pasiva esta

en 4,876% no ha tenido gran variación. Toda esta situación afecta considerablemente

el ambiente empresarial, pues es un gran limitante al momento de decidir endeudarse

para realizar una inversión, aunque el fin sea el crecimiento del negocio.

87  

Inflación

El fenómeno de la inflación se define como un aumento persistente y sostenido del

nivel general de precios a lo largo del tiempo. La inflación es medida

estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor, a partir de una canasta

de bienes y servicios demandados por los consumidores de estratos medios y bajos,

establecida por medio de una encuesta de ingresos y gastos de los hogares. De

acuerdo a datos proporcionados por el Banco Central del Ecuador, la inflación annual

para este año está en 4.31%

La crisis desencadenada por el mercado de crédito inmobiliario en los Estados

Unidos ha provocado un intenso debate sobre sus posibles efectos en la economía

mundial. Los resultados del estudio sugieren dos observaciones para América Latina:

la situación actual permanece relativamente inmune a los efectos de la crisis pero las

expectativas futuras empeoraron. En consecuencia no puede ser descartada la

hipótesis de contagio de la crisis, aunque la actual tendría un efecto relativamente

menor que el de otras crisis.

El crecimiento del 2010 dependerá de la inversión pública

Con un crecimiento por debajo del 3,5% anunciado por el Banco Central del

Ecuador, las expectativas para el 2008 no avizoran una realidad diferente, no

obstante, si el Gobierno cumple con la planificación de inversiones que se ha

propuesto, es probable que la tendencia de crecimiento aumente.

88  

Otro de los puntos que tiene que resolver el Gobierno para lograr un mayor

crecimiento en el 2010, es definir claramente las reglas para todos los sectores, por

ejemplo, dejar las cosas en claro en el Sistema Financiero para que se pueda contar

con el financiamiento que el País demanda.

Uno de los objetivos principales del Ministerio de Economía y Finanzas es reducir el

Riesgo País, ya que esta calificación causa mucho nerviosismo y malestar en los

inversionistas tanto extranjeros como nacionales; de ahí que todas las acciones que se

realizan dentro del Gobierno tienen sus metas y objetivos bien definidos. Según

varios criterios de analistas del país, sostienen que el bajo crecimiento que alcanzó

Ecuador en los últimos meses, que asciende aproximadamente aun 3%, se debe a la

situación política del país.

Además se analiza el panorama de la producción ecuatoriana dependiente del

petróleo. Explicando que luego de la apertura del Oleoducto de Crudos Pesados

(OCP), en agosto de 2003, se registró un crecimiento del 8% en la explotación

petrolera 2004, sin embargo, para los años 2005 y 2006 decreció y la inversión fue

nula. En cambio, durante el año 2008, la tendencia que mejora la producción

inicia en marzo y la inversión al sector llegó a 400.000.000 de dólares, lo que

garantizó un exitoso año petrolero 2009. Más aún, al controlar las pérdidas por paros.

Sin embargo, el modelo productivo no apunta a sostener el petróleo como eje, sino a

diversificar otros sectores, como la industria que creció 4,6%, la agricultura que

también repuntó un 4,9%, o la construcción que alcanzó un 4,5%, o el turismo que

89  

rompió las expectativas con un 14%, por eso el presupuesto para la inversión

turística desde el Estado será de 30.000.000 de dólares para el año en curso.

Signos de una economía que ha tenido un marcado mejoramiento en la mayoría de

las áreas productivas consecuencia de las políticas implementadas como de inversión

en micro crédito, que el Gobierno inyectó por un monto que superó los 300.000.000

de dólares. Aspecto que ha repercutido en el descenso significativo del desempleo y

subempleo.

Si bien las cifras macro económicas enseñan que el PIB por habitante ha crecido, no

es suficiente para sostener que la pobreza ha disminuido. Por un lado, el salario

básico mejoró respecto a la inflación (que es una de las más bajas de Latinoamérica),

mientras ésta encareció la canasta básica familiar en 17 dólares, respecto al año

anterior, el salario subió 30 dólares. Y la brecha entre el ingreso familiar y el costo

de la canasta es menor. Por otro lado, el desempleo sigue su tendencia descendente,

sobre todo por las iniciativas de pequeños productores.

En resumen, todos estos antecedentes afectan directamente la situación de la empresa

del Registro Oficial, pues al incrementarse la inflación también se incrementan sus

costos y obviamente sus precios, provocando una restricción por parte de los

consumidores, los cuales al verse afectados también por la inflación y la situación

económica que atraviesa el país, se ven obligadas a suspender o limitarse en el

consumo de los productos que se ofrece.

90  

4.2.2 AMBIENTE DEMOGRÁFICO

La estructura de la población del mundo y la de los países individualmente

considerados cambia permanentemente en el tiempo y eso tiene un hondo impacto en

diferentes ámbitos de la economía. Hay dos eventos que determinan

transformaciones en la estructura de la población: primero, los cambios en el estado

bienestar (salud, educación, etc.) que determinan las condiciones de natalidad,

mortalidad y esperanza de vida; y segundo, los flujos migratorios desde y hacia una

economía. Un reciente estudio determina que la población de los países desarrollados

arrastra un proceso de envejecimiento por el descenso de la natalidad y la mortalidad

En el Ecuador, al igual que en otros países de América Latina, la reducción de la tasa

de natalidad (al 1.5%) y la caída de la mortalidad, determinan que el país y la región

se encuentren en un estadio de transición demográfica, de una sociedad agrícola con

altas tasas de fecundidad y mortalidad, a organizaciones industriales urbanas con

bajas tasas de fecundidad y mortalidad. Esta transición que se ha venido operando en

los últimos 50 años, ha determinado importantes cambios en la estructura de la

población ecuatoriana, con un mayor peso de los segmentos de la población de

edades adultas; y una distribución geográfica en la cual la población urbana pasó a

significar el 71% de la población total del país (39% de los ecuatorianos vive ahora

en la zona rural).

De otra parte, el fuerte flujo migratorio de ecuatorianos hacia el Ecuador exterior,

cuyo boom se concentró entre 2000 y 2004, parece haberse reducido. La población

91  

ecuatoriana sale del país por diferentes motivos como negocios, capacitación, etc.;

35% lo hace por turismo, 9% porque tienen su residencia en otro país y apenas un

1,4% lo hace por estudios.

El Banco Central del Ecuador estimó que en el 2010 el flujo de remesas de los

emigrados hacia el país ascenderá a $2.200 millones. De mantenerse estas

tendencias, la economía del Ecuador en el mediano plazo tendrá otra conformación

demográfica, flujos de recursos financieros del exterior distintos y necesidades de

infraestructura y servicios públicos diferentes a los que demanda la actual estructura

de su población.

Desde el punto de vista social, la migración es una amenaza para el Ecuador, pues

incrementa la delincuencia, ya sea por la gente que ha salido de las pequeñas

ciudades a las ciudades grandes y que no encuentran trabajo, o por los hijos de la

gente que sale del país y que no tiene control pues la vida familiar se destruye.

Desde el punto de vista económico, la migración constituye una oportunidad para el

Ecuador por el significativo valor que constituyen las remesas que ingresan al país y

que son el fruto del trabajo de la gente que migro hacia otros países.

Todo esto de una u otra forma tiene implicancia con la Empresa, pues el ingreso de

divisas provenientes del exterior que son enviadas por los migrantes, ha permitido la

generación de microempresas y negocios que requieren de los productos que oferta el

Registro Oficial.

92  

4.2.3 AMBIENTE TECNOLÓGICO

Los avances tecnológicos permiten que la productividad así como también la calidad

de los productos evolucionen de manera positiva, además concede una ventaja sobre

sus competidores, de manera que al utilizar lo que la tecnología de punta ofrece,

permita estar más adelante que los demás y apoyar el desarrollo de las

organizaciones.

Mientras los productos de las industrias, entre ellas la gráfica, tiene cada vez más

aceptación en el mercado, las mismas incorporan sistemas de gestión e innovación

tecnológica para ser más eficientes y lograr los volúmenes que demanda el cliente.

En el sector de tecnología, el mercado laboral no presenta grandes alternativas. Sin

embargo, podría ser el motor para nuevos negocios. Todo el segmento de tecnología

en el Ecuador está parado. En este marco, los cientos de estudiantes universitarios

que concluyen su carrera deben emprender la ardua tarea de buscar trabajo.

Se conoce que la demanda en el mercado laboral de tecnología es menor que la

oferta, debido a la falta de inversión en el sector, y la inestabilidad política y

económica del país. Sin embargo, otro problema que ocasiona la baja demanda de

profesionales es que las empresas no colocan a personal capacitado en las áreas

tecnológicas. Esto a pesar de que las universidades están formando buenos

profesionales.

93  

De todas maneras, los especialistas no tienen oportunidades para el emprendimiento,

dado que no existe un parque tecnológico en el país. En el Ecuador existe talento, lo

que ha hecho que “sea reconocido por la calidad de software que desarrolla”. Solo

en dicho sector, la Asociación Ecuatoriana de Software (AESOFT) registró 4.468

empleos en 2008, de los cuales 3.584 trabajan en Pequeñas y Medianas Empresas

(PYMES), mientras que 884 son parte de grandes firmas.

Otro factor que incide en el mercado laboral tecnológico, es la falta de profesionales

con experiencia. Los sistemas de pasantías pueden ser útiles a la hora de ganar

práctica, lo que hace más productivo el trabajo en las empresas. El mercado requiere

personas experimentadas de al menos uno o dos años, lo cual a la vez mejora sus

ingresos.

Lo más importante para que un joven emprenda un negocio es la idea que pueda

generar. En el sector tecnológico existen muchas empresas que han nacido de

jóvenes, en un garaje, el hecho de que el mercado laboral esté saturado puede ser una

motivación para generar negocios propios. Adquirir experiencia previa no es un

factor determinante para que un profesional abra una empresa.

La aplicación de tecnología o informática en las tareas administrativas de las

pequeñas y medianas empresas todavía no es suficiente en Ecuador. De las 300 mil

que existen en el país, solo el 40% cuenta con un programa tecnológico. Según un

estudio, el miedo al uso de la tecnología y, sobre todo, la creencia de que es un

producto caro son las razones fundamentales que alejan a los dueños de las empresas

94  

de las soluciones informática: desde el manejo de caja y facturación a un sofisticado

sistema para banco.

El acceso a programas básicos puede costar entre $600 y $3.000, aunque también hay

soluciones informáticas más integrales cuyos costos llegan hasta los $100 mil.

Muchos empresarios están conscientes de que ser parte de la innovación tecnológica

representa ahorro de dinero y tiempo, no deciden cambiar por que son personas muy

conservadoras y no logran vencer sus temores.

Otro de los temores es la creencia de que deben hacer constantes inversiones en

soporte técnico, y prefieren seguir llenando los kárdex, asientos contables, roles de

pago y otros trabajos administrativos de forma manual. Sin embargo, para las

empresas dedicadas a la creación de estos programas informáticos Ecuador es un

buen cliente. Por otra parte, no se puede dejar que la tecnología domine a toda una

organización, ya que si llega a ese punto en el cual la empresa depende directamente

del avance tecnológico para progresar, tendrá problemas si no cuenta con esa

tecnología actualizada. Como ejemplo de esta situación se tiene que el Internet que

se ha difundido en todo el mundo y a todo nivel, pues hasta en los hogares se utiliza

y con el servicio de banda ancha permite una mayor velocidad en la transmisión de

datos, audio y video.

95  

4.2.4 AMBIENTE CULTURAL

La situación socio-cultural presenta un verdadero desafío. La globalización es un

fenómeno impactante en nuestra cultura y en el modo como nos insertamos y

apropiamos de ella. Vivimos un cambio de época, cuyo nivel más profundo es el

cultural. Los fenómenos sociales, económicos y tecnológicos están en la base de la

profunda vivencia del tiempo, al que se le concibe fijado en el propio presente con

inconsistencia e inestabilidad. Se deja de lado la preocupación por el bien común

para dar paso a la realización inmediata de los deseos de los individuos, la creación

de nuevos derechos individuales, a veces arbitrarios, problemas de la sexualidad, la

familia, las enfermedades y la muerte.

Hay un deseo por encontrarse con otros y compartir lo vivido, con énfasis en la

libertad personal. Los bienes promovidos por los medios de comunicación son

accesibles a todos. Es por todo esto que, el Registro Oficial ha visto necesario

involucrarse con el fenómeno de la globalización, mejorando su sistema de

producción y procesamiento de información, para lo cual ha visto necesario realizar

mejoras de la infraestructura actual de la planta.

Educación

La educación está politizada, hay un alto índice de analfabetismo. En cuanto a la

educación primaria, se está viviendo la reforma educativa sin conocer claramente los

resultados. La educación secundaria es de mala calidad, pues aún están vigentes los

96  

exámenes de ingreso. El problema de la educación afecta sin lugar a dudas a la

población media y pobre del país, ya que si no se dispone de altos recursos

financieros, la buena educación es casi inalcanzable, por esta razón los gobiernos de

turno deberían proponerse como objetivo fundamental a la educación y dar

soluciones a una sociedad saturada de todo tipo de profesionales y permitir que los

jóvenes que culminan sus estudios universitarios puedan tener oportunidades de

trabajo más claras y justas.

La cultura en el Ecuador está caracterizada por: impuntualidad, conformidad, falta de

identidad, falta de compromiso y no hay participación activa. Como resultado la

cultura se constituye en una amenaza, ya que con las características mencionadas

anteriormente, el desarrollo del país es difícil alcanzar. Estas consideraciones nos

llevan a la conclusión que los cambios que se presentan en la sociedad y sobre todo

en las empresas, exigen mayor control y calidad en los procesos y productos que se

ofrecen en el mercado.

4.2.5 AMBIENTE LEGAL / POLÍTICO

La situación actual en la que se encuentra nuestro país, afecta la actividad que realiza

el Registro Oficial, ya que las empresas existentes están en zozobra de lo que

sucederá con la nueva constitución y la forma en la que esta afectará el desarrollo de

las actividades del pueblo y de los empresarios. Las compañías en lugar de avanzar

y crecer como tal, deciden mantenerse estáticos hasta estar seguros del marco legal y

97  

jurídico que tendrán en el futuro. Debido a las nuevas reformas en las leyes, algunas

empresas quebrarán y otras como es el caso de las públicas desaparecerán.

Por otro lado las empresas que sobrevivan este cambio tendrán por fuerza mayor que

financiarse de alguna manera para salir adelante y ser competitivos en el mercado, el

papel de la calidad hoy adquiere una condición relevante si tenemos en cuenta la

globalización, uno de los medios para seguir creciendo como empresa es instruir al

personal, implementar nuevas estrategias, capacitarse continuamente. Sin dudas, la

tendencia cada vez más creciente a la globalización de la economía y el comercio

internacionales, junto a los logros científico técnicos alcanzados, han elevado

considerablemente el papel de la calidad como factor determinante en los procesos

de producción y en los servicios.

El gobierno desde hace algunos años atrás ha puesto de manifiesto junto a otros

factores, la necesidad de contar con sólidos Sistemas de Gestión de la Calidad, con

calificados laboratorios de ensayos y de calibración de instrumentos de medición,

con normas técnicas de probado rigor, así como con efectivos sistemas de

certificación y acreditación, para de esa manera brindar un mejor servicio a los

clientes tanto internos como externos, que es lo que se merece el público en general.

Para tener un ligera idea del interés que se esta prestando al tema de la calidad y

acreditación en nuestro país en años recientes, el gobierno nacional ha creado

organismos que tienen la capacidad de expedir normas, reglamentos y

procedimientos de evolución; organismos como el Organismo de Acreditación

Ecuatoriano, OAE, El Consejo Nacional de la Calidad, el MNAC Sistema

98  

Ecuatoriano de la Calidad, los cuales están invitando continuamente a las empresas a

cursos de capacitación en todo el país.

En el año 2007 fue publicada en el Reg. Oficial No. 26 – Jueves 22 de Febrero, La

Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad, la cual tiene como objetivo establecer el

marco jurídico del Sistema Ecuatoriano de la Calidad. En uno de los artículos

publicados el 29 de Diciembre en la página Web del MNAC señala que: “Se

incrementa el número de empresas certificadas con calidad en el Ecuador

1. Incremento del 40% en el número de empresas certificadas.

De conformidad con el Registro que mantiene el Sistema MNAC, a junio de 2003, el

total de empresas que mantienen uno o más certificados de calidad ascendió a 385

empresas, es decir un 40% de incremento con respecto a la cifra de 276 empresas

certificadas en el 2001.”17 Con todo lo expuesto se llega a la conclusión que

definitivamente en la actualidad son fundamentales para toda empresa los procesos

en sistemas de planeación estratégica y de calidad, lo que se refleja en una gran

oportunidad de mercado para la Empresa.

4.2.6 AMBIENTE NATURAL

El Ecuador es un país privilegiado: tiene un litoral de gran riqueza, fértil y productiva

serranía y una variedad de recursos en el oriente ecuatoriano. La Amazonía y las

                                                            17 http://www.calidadecuador.gov.ec/index.php?option=content&task=category&sectionid=1&id=1&Itemid=2

99  

Islas Galápagos hacen del Ecuador uno de los países con mayor biodiversidad por

kilómetro cuadrado del mundo. Por lo tanto, al ser Ecuador el dueño absoluto de esta

riqueza, debemos estar concientes de su importancia y trascendencia con el fin de

proteger, usar y aprovechar sustentablemente la riqueza natural que poseemos. La

depredación de los recursos naturales, en cualquiera de sus formas, hay que evitarla,

y así mantener una armonía con los recursos para que su aprovechamiento sea

sostenible.

Es fundamental estar concientes que la economía ecuatoriana depende en gran

medida de los recursos naturales, ya que el 80% de las exportaciones y el 40% del

PIB se originan básicamente en el petróleo, la agricultura y la pesca (siendo estas las

de mayor relevancia), según informes del BID. Por eso, se cree que es fundamental

adquirir conciencia de lo que tenemos y la importancia de nuestros recursos. Ecuador

enfrenta grandes retos y la Asamblea tiene la responsabilidad de delinear los

principios constitucionales que regularán de manera técnica y pragmática los

parámetros para establecer los principios que garanticen un ambiente sano y

aprovechar de forma sostenida su riqueza natural. En todo esto se ve influenciada la

participación del Registro Oficial, pues como empresa industrial deberá trabajar con

responsabilidad social, inclusive desarrollando nuevos servicios que motiven y

controlen a la preservación del ambiente.

100  

4.3 ANÁLISIS DE LA DEMANDA

De acuerdo a la evaluación del mercado se puede determinar que en efecto si existe

demanda para este tipo de productos que el Registro Oficial oferta. A pesar de

existir varias comercializadoras de productos impresos al momento de tomar la

decisión por una de ellas, la calidad del servicio, así como el precio que cobran, son

factores determinantes. Con relación a volúmenes de ventas no se puede obtener un

dato exacto de estos pero el mercado es bastante rentable, económicamente hablando.

Al existir demanda para el segmento de este tipo de servicios, la meta fijada por el

Registro Oficial es ampliar su mercado a todo el país en diferentes áreas.

Es importante acotar que no se pudo obtener datos para proyectar la demanda que

será captada por la Empresa, así como los ingresos estimados para el 2010 y demás

años.

4.4 ANÁLISIS DE LA OFERTA

Del análisis del sector se pudo determinar que la oferta de los productos es bastante

amplia de manera especial por aquellas empresas conocidas como Superley, Pudeco,

Lexis, etc.

101  

4.5 OBJETIVO DE VENTAS

Incrementar el volumen de ventas en 100% para el año 2011, con respecto al 2009.

Considerando que en el año pasado se registró ventas por 218.800,50 dólares la meta

fijada para este año es alcanzar ingresos estimados en los 437.601 dólares.

4.6 OBJETIVOS DE MARKETING

• Reposicionar en ex clientes y clientes actuales la imagen de los productos como

de primera calidad.

• Conseguir un 90% de fidelidad de los clientes actuales en el 2011.

• Posicionar en el mercado actual y potencial la imagen de seguridad y confianza.

4.7 MERCADOS META

Actualmente está conformado por estudiantes, abogados, funcionarios públicos

organismos e instituciones gubernamentales e internacionales, pero se piensa realizar

innovaciones de productos en general en función a las necesidades del cliente.

4.8 POSICIONAMIENTO

De acuerdo a los resultados de la investigación se pudo conocer que el Registro

Oficial a nivel general es reconocido, y esto se debe a que tiene una larga trayectoria

102  

en el mercado, sin embargo no es lo suficientemente aceptado, y esto es debido a la

falta de apoyo publicitario y promocional. Por todo esto se pretende fortalecer el

posicionamiento actual de la empresa en los ex clientes y actuales clientes, buscando

siempre reforzar la imagen que los clientes tienen del Registro Oficial y de sus

productos.

4.9 ESTRATEGIA GENÉRICA

La estrategia planteada para esta planeación es la de diferenciación.

Se ha considerado este tipo de estrategia ya que los servicios que la empresa oferta si

bien no son únicos en el mercado, si son mejores, y esa es la ventaja diferencial.

Aunque la competencia presenta productos similares no son los mismos, es por eso

que se reitera que el Registo Oficial tiene una gran ventaja sobre sus competidores,

pues la calidad es superior.

Aunque para conseguir diferenciarse, la empresa tiene que sacrificar participación de

mercado e involucrarse en actividades costosas como investigación, diseño del

producto, materiales de alta calidad o incrementar el servicio al cliente. En la página

siguiente se presenta el cuadro de estrategias corporativas diseñadas para el Registro

Oficial.

103  

Tabla N° 6. Estrategias Corporativas para el Registro Oficial

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D) OPORTUNIDADES

(O) FO DO

Búsqueda y reactivación de ex-clientes.

Mejorar la imagen institucional dentro y fuera de la institución.

Resaltar la experiencia como fortaleza estrella.

Mejorar y agilizar procesos de productos existentes.

Potencializar el mercado mediante estrategias dirigidas a segmentos concentrados por volumen de clientes y por montos de inversión

Dar estabilidad y conseguir fidelidad del personal del Registro Oficial.

AMENAZAS (A) FA DA Posicionar confianza y

seguridad. Mejorar procesos para

productos y servicios existentes. Fidelizar a los clientes por

servicios y servicio al cliente. Crear alianzas para que los

clientes accedan a otros productos y servicios.

Venta agresiva de membresías. Crear valor agregado a los productos existentes.

Reposicionamiento del Registro Oficial entre los ex-clientes.

Convertir los activos improductivos en activos productivos.

Posicionamiento entre clientes actuales y potenciales.

Buscar economías de escala.

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

104  

Estrategias (FO)

• Creación del departamento de marketing y maximizar la publicidad para

hacer conocer con mayor amplitud nuestro producto, mediante folletos,

trípticos, revistas, propaganda en tv, etc. Planificando reuniones de feedback

de todo el personal de la empresa y acoger criterios de personal antiguo tanto

como nuevo para aprovechar conocimientos y poder desarrollar nuevos

productos.

• Mediante la experiencia de los trabajadores se podrá analizar y aprovechar

para realizar una capacitación de nuevas tendencias tecnológicas e incorporar

nuevos retos y optimizar el trabajo y lograr un porcentaje de eficiencia en el

empleado, para obtener resultados positivos.

• Contribuyendo con una evaluación de desempeño del empleado y realizando

un estándar competitivo, garantizaremos la eficiencia de la producción.

• El análisis de un estudio de Métodos a nivel operativo, desarrollara diseños de

un método óptimo de trabajo, para un mejor desenvolvimiento del empleado.

• Publicar con afiches en carteleras la historia de su gran trayectoria

institucional, para hacer conocer a todo el personal interno y externo lo

importante que es mantenerse en beneficio del el país y establecer la visión y

misión para generar seguridad y objetividad de crecimiento como institución

o empresa.

105  

Estrategias (FA)

• Establecer una comunicación continua con el departamento de marketing para

realizar mejoras en aspectos de diseño y comodidad a los usuarios,

manteniendo vigente a la publicación del registro oficial.

• Mantener la originalidad del producto, creando un mejor servicio a sus

usuarios.

• Se analizara un estudio de mercado y se verificara los precios para

mantenerse o bajar de acuerdo a la competencia y generar una mayor

producción a menor costo, evitando en un porcentaje el plagio del Registro

Oficial

• Fortalecer la imagen del registro Oficial para una mayor acogida del producto

Estrategias (DO)

• Realizar una propuesta de planeación estratégica y desarrollar cargos y

funciones (directivos, administrativos y operativos) con un fin buscado,

conformarse como una organización autónoma de publicación legal.

• Ubicarse en una nueva edificación definido por los directivos e

independizarse de la corte constitucional a largo plazo para un desarrollo

profesional en cargos específicos y cumplir con los objetivos de la

organización.

• Elaborar un estándar competitivo para los niveles operativos.

106  

• Creación de un manual de actividades diarias en la que el trabajador se pueda

basar.

• Coordinar con el departamento de Recursos Humanos para la administración

periódica de evaluación de desempeño del empleado.

Estrategias (DA)

• Realizar un análisis de la planeación estratégica con los directivos de la

institución para brindar seguridad y calidad.

• Coordinar las funciones en forma correcta en el actual establecimiento, sin

alterar el ritmo laboral.

• Evaluar la producción actual de los empleados.

• Búsqueda de nuevas alternativas

4.10 ESTRATEGIAS DE LA MEZCLA DE MARKETING

4.10.1 ESTRATEGIAS DE PRODUCTO

Diferenciación de productos y servicios

El Registro Oficial ofrece productos impresos de excelente calidad. Para desarrollar

esta estrategia será necesario:

• Alcanzar niveles óptimos de calidad en servicio al cliente.

107  

• Capacitación constante del personal de la empresa principalmente al personal

comercial y de servicio al cliente

Fidelizar a clientes

Esta estrategia se pretende llevarla a cabo empleando las siguientes herramientas:

• Crear valor agregado para los productos.

• Incentivar a los clientes para compras frecuentes.

Tabla N° 7. Estrategias de producto

1. Diferenciación de productos y servicios

1. Alcanzar niveles óptimos de calidad en servicio al cliente

1. Parametrización de productos

2. Capacitación constante del personal de la empresa principalmente al personal comercial y de servicio al cliente

2. Cumplir con normas ISO en todas las áreas.

2, Fidelizar a socios y clientes

3. Crear valor agregado para los productos.

3. Establecer alianzas de descuento con casas comerciales, librerías, supermercados y farmacias.

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

108  

4.10.2 ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN

1. Distribución indirecta

Para desarrollar esta estrategia se sugiere reforzar las actividades desarrolladas

actualmente, es decir abrir más puntos intermediarios para la venta del producto en

diferentes zonas de la ciudad. Por lo tanto se estima tener una canal corto con un

intermediario, que es lo más apropiado para este tipo de producto.

Figura Nº 4 Sistema de distribución del Registro Oficial

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

Registro Oficial

Consumidor final

Detallistas (librerías)

109  

Tabla N° 8. Estrategias de distribución

1. Ampliación de cobertura de servicios.

1. Aperturar una red de agencias en sectores comerciales de la ciudad.

1. Cumplimiento de requisitos legales para apertura de agencias.

2. Acondicionamiento físico de agencias en Quito

4. Desarrollar tecnologías WEB informativa e interactiva de servicios.

1. Elaboración y publicación página WEB CSFA

2. Lograr economías de escala.

1. Reactivar a ex clients 1. Depuración base de datos y ubicación de ex clientes

2. Captación agresiva directa de contratos en diferentes areas, que cumpla metas estrictas de montos y número de clientes.

1. Contratar 5 asesores de ventas.

2. Formular remuneración variable para asesores de ventas entre el 0.2% y el 0.5% sobre el contrato captado.

3. Firmar convenios con entidades e instituciones que requieran de nuestros servicios.

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

4.10.3 ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN

Al programa total de comunicación de mercadotecnia se lo conoce como mezcla de

promoción, la misma que consiste en “la mezcla específica de instrumentos de

publicidad, venta personal, promoción de ventas y relaciones públicas que utiliza una

compañía para lograr sus objetivos de publicidad y mercadotecnia” 18 En el Registro

Oficial no se utilizado ninguna estrategia promocional, pues como se había indicado

antes, la institución presenta falencias en el area comercial. Es por ello que se pone a

consideración la siguiente propuesta:                                                             

18 KOTLER, Philip; Dirección de mercadotecnia, Octava Edición, Editorial Prentice Hall, México D.F. 1998, Pág. 427

110  

1. Posicionar imagen de la empresa y el producto

Esta estrategia se logrará a través de publicidad en prensa (diario Ultimas Noticias) y

Flyers utilizando como promesa la calidad, eficiencia y seguridad con respaldo en su

experiencia.

2. Promoción Comercial

Esta estrategia se la empleará para conseguir el apoyo del revendedor y mejorar sus

esfuerzos por vender. Lo desarrollaremos ofertando descuentos especiales por

volumen.

Tabla N° 9. Estrategias de promoción

1. Posicionar imagen institucional interna y externa.

1. Publicidad en televisión, radio y prensa utilizando como promesa básica confianza y seguridad con respaldo patrimonial.

2. Reposicionar la imagen del Registro Oficial entre los ex clientes.

1. Publicidad escrita, folletos y flyers dirigida a ex clientes utilizando como promesa básica la entrega oportuna y la ayuda social.

4. Relaciones Públicas para ex clientess, clientes actuales y potenciales.

1. Eventos de inauguración de 3 agencias.

1. Publicidad en radio, prensa y puntos de venta por apertura de 3 agencias.

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

111  

4.10.4 ESTRATEGIAS DE PRECIO

El precio es “la cantidad de dinero que se cobra por un producto o un servicio o la

suma de todos los valores que intercambian los consumidores por los beneficios de

tener el producto o el servicio o de utilizarlos.”19

El precio de venta es fijado por lo general, considerando los costos totales más un

porcentaje de utilidad estándar por línea de producto. Sin embargo, se debe tomar en

cuenta el precio de la competencia. Pero debido a la situación económica actual se

hace necesario establecer precios en función el mercado, es decir fijar precios de

acuerdo a la capacidad adquisitiva de los consumidores. Esta estrategia se la

desarrollará realizando análisis comparativos periódicos con la competencia y

analizando variaciones de la demanda.

Tabla N° 10. Estrategias de precios

1, Mantener el statu quo del

mercado

1. Realizar análisis comparativo periódico

con la competencia

2, Analizar variaciones de la demanda.

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

                                                            19 KOTLER, Philip; Dirección de mercadotecnia, Octava Edición, Editorial Prentice Hall, México D.F. 1998, Pág. 312

112  

4.11 CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE MARKETING

Del análisis del entorno de marketing de la empresa se deduce la necesidad y la

importancia de crear el departamento de marketing en el Registro Oficial, la

competencia cada vez más intensa, los cambios en el comportamiento de los

consumidores como consecuencia de la situación económica en la que vive el país,

hace necesario que continuamente se esté monitoreando el entorno del mercado, para

tomar decisiones sustentadas en información oportuna, veraz y exacta, esto se puede

lograr siempre y cuando haya personas preparadas en el área de marketing.

El Registro Oficial debe tomar la decisión de crear un departamento especializado en

marketing, que cumpla las funciones antes enunciadas. A continuación presentamos

la propuesta que creemos es la más adecuada considerando el tamaño actual de la

institución, sin embargo queda abierta la posibilidad de que en el futuro la estructura

del departamento de marketing pueda sufrir modificaciones a las necesidades de

crecimiento y diversificación que sufra la empresa.

4.11.1 TIPO DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO

De acuerdo a la situación presente de la empresa se cree que el tipo de departamento

que más se sujeta a la estructura organizacional actual y a las necesidades

mercadológicas, es el tipo de organización funcional. Debemos aclarar que en lo

referente a la estructura del departamento nos apartamos un tanto de lo propuesto en

113  

la teoría, especialmente en el tamaño del departamento, debido a que los recursos y

las necesidades del Registro Oficial así lo determinan.

Figura N° 5. Organización funcional

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

4.11.2 FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO

Planificación anual de marketing

Investigación de mercados

Atención y servicio al cliente

Planificación, ejecución y control de ventas

Planificación de la publicidad y promoción de ventas

Capacitación al personal de ventas internas

Coordinación con los demás departamentos

Negociación con proveedores y distribuidores.

Director de mercadotecnia

Asistente de promoción y servicio al cliente

114  

4.12 PRESUPUESTO PARA EL PLAN DE MARKETING

Se presenta el siguiente desglose de presupuesto como propuesta ya que se va a

implementar algunos departamentos en el traslado a la nueva edificación a largo

palzo que implementara diferentes áreas como; área de producción, área archivo de

documentos, área de marketing, área administrativa financiera, etc y además se

contratara personal para su funcionalidad de las distintas áreas. Pero en cuanto a este

análisis para la recuperacion de la inversión del area de marketing, se necesita un

estudio más amplio de estadísticas de la institución, por lo que no se pudo obtener

por confidencialidad de la misma por esa razón, se ha hecho un análisis con los

directivos de la institución para poder presentar una proforma general del

presupuesto; (Véase anexo N° 1.).

115  

4.13 CRONOGRAMA

El coronograma que se expone a acontinuación detalla el tiempo en el cual se pretende

desarrollar las actividades que se proponen.

Cuadro N° 7. Cronograma de actividades

CALENDARIO DE ACTIVIDADES 2011 MES ENERO FEB MAR ABR MAY JUN SEMANA

Creación del departamento de marketing. X x x x x x x x

Capacitación constante del personal principalmente personal operativo. x x x x x x x x x x x x

Contratación de nuevos distribuidores. x x x x

Publicidad en prensa utilizando como promesa básica confianza y seguridad con respaldo en la experiencia. X X X

0

Promoción de ventas. Envío de flayers X X X

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

116  

4.14 CONTROL DEL CRONOGRAMA

El control se lo realizará mensualmente para medir los resultados alcanzados del

cronograma anteriormente dicho.

4.15 POLÍTICAS EMPRESARIALES

• Guiarse mediante los estándares establecidos en la organización, para asegurar la

perfecta funcionalidad de sus empleados.

• Acoger sugerencias de establecimientos privadas o públicas para realizar

convenios de carácter meramente laboral, cumpliendo con las medidas que

implanta la ley.

• Todos los empleados del Registro Oficial deberá ingresar 8:30 am de lunes a

viernes y su salida será 17:30 pm

• Los permisos del empleado deberán ser constados por el jefe encargado y

presentado al departamento correspondiente y sumillado para su respectiva

autorización

• En la parte operativa de levantamiento de texto se les dará un estándar de

actividad donde el empleado deberá presentar por dia a su superior lo realizado

y asi promover la producción de Registros Oficiales y trabajos rezagados

• Por enfermedad, fallecimiento, maternidad o cualquier otra causa tendrá

debidamente su respectiva salida de permiso correspondiente

117  

4.16 IMPLEMENTACIÓN DEL ORGANIGRAMA COMO EMPRESA EN EL

REGISTRO OFICIAL A LARGO PLAZO

El Organigrama que a continuación se presenta se ha elaborado por medio de los

directivos de la Corte Constitucional y el Registro Oficial en una reunión entre altos

ejecutivos, como un proyecto de propuesta para implementar en la institución del

Registro Oficial.

Un organigrama es como una “declaración de funciones”, en la cual se señala que debe

hacer cada cual dentro de la organización, se debe exponer en lugar visible para que sea

visto y discutido por todos los empleados, y siempre es susceptible a cambios y mejoras.

Las modificaciones las dicta la experiencia y el trabajo diario e implican por lo general,

cambios organizacionales profundos, ya que ningún departamento o sección de la

empresa trabaja solo, depende de otros, justamente el organigrama señala esa situación

de dependencia o dominio.

Es muy frecuente encontrar en las empresas trabajadores que no saben que deben hacer,

sobre todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuales son sus roles.

Lo anterior se debe a la falta de organización. El trabajador debe conocer desde el

ingreso en la compañía tres documentos claves: las declaraciones estratégicas (visión,

misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y del área

donde va a desempeñarse y el Manual de Organización y Funciones.

118  

Figura N° 6. Organigrama funcional (Propuesto)

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

119  

4.16.1 DESCRIPCIÓN DE CADA CARGO CON RESPECTO AL

ORGANIGRAMA ANTERIOR HA APLICARSE COMO EMPRESA EL

REGISTRO OFICIAL

Para el presente organigrama, se analiza cada unos de los cargos en la institución con la

función respectiva que será de múltiple importancia, y que tiene que ver directamente

con la productividad y competitividad de la institucion, ya que implican una relación

directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier

organización, para el caso de el Registro Oficial es de suma importancia contar con

estas descripciones de cada función y hacerlas saber a todo el personal de la institución,

para su respectiva orientación ya que a largo plazo se formara como empresa privada, y

Sin embargo los directivos están deacuerdo en acojeran estos datos para su futura

utilización. (Véase anexo N° 2.)

A razón de la Propuesta de plan estratégico, esto obtendrá resultados y generará una

amplitud de plazas de trabajo y por ende la producción incrementará donde se ve a la

necesidad de un estudio de Métodos de Trabajo conjunto con un estudio de tiempos

minucioso para realizar estandarizaciones e ir actualizando los datos. Y de este modo

veremos y analizaremos en el siguiente capitulo V.

120  

CAPÍTULO V

5. PLANTEAMIENTO DE DIAGRAMAS PARA ESTANDARIZAR LOS

PROCESOS.

Básicamente en este capitulo nos guiaremos con la utilización de: Diagramas de proceso

de operación, Diagramas de flujo de proceso, Diagramas de recorridos en base a los

métodos de trabajos actuales

5.1 DIAGRAMA DE PROCESO DE LA OPERACIÓN EN EL REGISTRO

OFICIAL

En este diagrama se visualiza el seguimiento cronológico de todas las operaciones, se

analiza desde el ingreso de materia prima en este caso (documentos), hasta el producto

terminado, que es; la revista el Registro Oficial. La gráfica nos ayuda a visualizar el

método actual con todos sus detalles, para poder desarrollar procedimientos nuevos y

mejores.

A continuación se presenta el siguiente diagrama:

121  

Figura N° 7. Diagrama de Proceso de la Operación

 

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: Jóse Luis Duque

122  

5.2 ANÁLISIS CON DIAGRAMAS DE FLUJO PARA ESTANDARIZAR LOS

PROCESOS EN EL REGISTRO OFICIAL

En el Registro Oficial no cuenta con un método Estandarizado, es esta la razón por la

cual se desarrollará un Diagrama de flujo de proceso para un estudio minucioso en los

diferentes tipos de operaciones para obtener datos que determinen un estándar

aproximado e ir actualizando para una producción y mejoramiento continuo y eficaz, a

continuación se presenta el Diagrama de flujo actual del proceso de producción en la

siguiente figura;

123  

Figura N° 8 Diagrama de flujo de Procesos (Actual)

Diagrama de flujo de proceso

Actual Propuesto Ahorros16 14 2

Área: Operativa6 5 12 0 20 0 01 0 1

14431276

Descripción de la actividadTiempo

(seg)Distancia

(m)OB S ER VA C IÓN

Recibe información D7

Verifica de que empresa es el documento D5

Colocar el sello de recepción D 3

Se transfiere el documento al auxiliar deservicios para ser registrado

D15 2,5

Visualizar el documento D60

Registrar el nombre de que empresa viene D37

Traslado de documentos al Director pararevisar y sumillar

D40 4

Verificar el documento D60

Firmar y su aprovacion D6

Regresa a recepcion D15 6,5

Almacenamiento de los documentos enrecepción

D7200

El s upervis o r no tiene ho ra de terminada

Espera de que finalicen los documentosanteriores

D57600

Llevar documentos al departamento operativo D120 28

Dividir los documentos D420

Repartición de documentos a operadores D240

Des o rden de reparto de do cumento s

Visualización de información de cada operador D60

Ubicación del texto en el formato establecido D180

levantamiento y corrección de texto D57600

Intervalo de toma de café de los empleados D3600

Traslado de documentos a los supervisores D60 7

Revisar y analizar D10800

Colocación de artes finales D1080

Finalizar y Guardar D120

Traslado de documentos al director para suaprovación

D180 28

Revisión final D1200

Sumillar D4

Subir a la pagina web D3600

Dividir lo s do cumento s en cas ac io nes , o fic io s ,

res o luc io nes , s umplemento s , e tc

TransporteMarque el método y tipo apropiados Demora Método: Actual Propuesto Inspección

Distancia (metros)Costo

Ubicación: Registro Oficial ResumenActividad: Produccion de la revista el Registro Oficial Actividad

Tipo: trabajador Material Máquina

Analista: José Luis Duque Operación

AlmacenajeComentarios: Tiempo (seg)

Simbolo Método recomendado

H

  Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

124  

5.3 DIAGRAMA DE FLUJO (PROPUESTO)

De acuerdo a la información dada anteriormente, pasamos a realizar un análisis

mediante el grafico actual donde se encontró 16 operaciones y se propuso 14 con un

ahorro de 2 operaciones, en transportes se halló 6 recorridos y se propuso 5 y se ahorró

1, se encontró 2 demoras donde se propuso 0 demoras, no existe inspecciones, y por

último se encontró 1 almacenamiento y se propuso 0 almacenamiento, con esto

mejoramos a un ahorro de 19 horas con una distancia de 6,5 metros, donde va a permitir

distinguir y controlar de una mejor manera la producción en la institución el Registro

Oficial, mediante el Diagrama de Flujo, ya que esta técnica nos facilita la eliminación de

costos ocultos de una componente. Debido a que muestra con claridad los transportes,

demoras y almacenamientos, esta información que obtenemos nos proporciona una

reducción tanto en cantidad como en duración de estos elementos. Además se pudo

registrar las distancias, sin embargo el Diagrama de flujo de operaciones tiene un gran

valor para el mejoramiento de la distribución de documentos al personal, que se

mostrará en la figura: N°11 y figura N° 13. Diagramas de Recorrido (Propuestos). A

continuación se presenta el siguiente diagrama:

125  

Figura: N° 9. Diagrama de flujo de Procesos (Propuesto)

Diagrama de proceso del flujo

Actual Propuesto Ahorros16 14 2

Área: Operativa6 5 12 0 20 0 01 0 1

144312 75837 6847576 69,5 6,5

Descripción de la actividad Tiempo (seg)

Distancia (m)

Recibir información D 7

Verifica de que empresa es el documento D 5

Colocar el sello de Recepción D 3Se transfiere el documento al auxiliar de servicios paraser registrado D 15 2,5

Registrar el nombre de que empresa viene D37

Traslado de documentos al Director para revisar ysumillar D 40 4

Verifica el documento D 60

Firmar y su aprovacion D 6

Llevar documentos al departamento operativo D 120 28

Dividir los documentos D 420

Repartición de documentos a operadores D 240

Visualización de información de cada operador D 60

Ubicación del texto en el formato establecido D 180

levantamiento y corrección de texto D 57600

Traslado de documentos a los supervisores D 60 7

Revisar y analizar D 10800

Colocación de artes finales D 1080

Finalizar y Guardar D 120

Traslado de documentos al director para su aprovación D 180 28

Revisión final D 1200

Sumillar D 4

Subir a la pagina web D 3600

Analista: Jóse Luis Duque

Marque el método y tipo apropiados Método: Actual Propuesto

DemoraInspecciónAlmacenaje Tipo: Obrero Material Máquina

Transporte

ResumenUbicación: Registro OficialActividad: Producción de la revista el Registro Oficial Actividad

Operación

Comentarios: Tiempo (seg)

CostoDistancia (metros)

Simbolo Metodo recomendado

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

126  

5.4 DIAGRAMA DE RECORRIDO (ACTUAL) DEL REGISTRO OFICIAL

(planta alta)

En este diagrama podemos identificar las distancias y recorridos de la materia prima el

en este caso documentos, y se representa a continuación.

Figura Nº 10. Diagrama de Recorrido (Actual, Planta Alta)

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

127  

En el (procesos 1), todos los documentos que ingresan son sellados por secretaria, luego

en el (proceso 2) los documentos se trasladan al auxiliar de servicios para registrar en el

libro del registro oficial. El (proceso 3) pasa al director encargado para la sumillación

final. El (proceso 4) pasa de vuelta a secretaria y se almacena los documentos en

secretaria, donde existe un tiempo muerto, por lo que al realizar el análisis se planteó la

siguiente propuesta. (Véase figura N°11)

5.5 DIAGRAMA DE RECORRIDO (PROPUESTO) DEL REGISTRO

OFICIAL (planta alta)

De acuerdo con lo anteriormente dicho y con el análisis de toma de tiempo en las

operaciones del diagrama de flujo de operaciones, se determinó que simplificando el

almacenamiento de documentos en el área de recepción y pasar de forma directa a los

trabajadores los documentos, permitió el mejor uso de los recursos con un mayor

rendimiento de los operadores y un menor recorrido y un cargo menos a secretaria donde

se aumentó su eficiencia, este se representa de la siguiente manera:

128  

Figura Nº 11. Diagrama de Recorrido (Propuesto, Planta Alta)

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

129  

Mediante los diagramas anteriores se analizó que si los documentos de la planta alta

pasan de forma directa a los operadores, se debería acabar los documentos anteriores de

esta manera el estudio de métodos de trabajo permitió distinguir los operadores rápidos,

medios y lentos, mediante un estudio minucioso de operaciones del trabajador al realizar

el Registro Oficial. Se hizo mediante una observación de velocidad, destreza, el ritmo, la

coordinación y la eficiencia. (Véase, figura N° 13)

5.6 DIAGRAMA DE RECORRIDO (ACTUAL) DEL REGISTRO OFICIAL

(planta baja; operadores)

En el siguiente diagrama actual veremos que todos operadores de levantamiento y

corrección de texto reciben los documentos repartidos al azar donde existe un desorden y

confusión de los operadores, y mediante este análisis actual se hizo una distribución

organizada de acuerdo a la habilidad del trabajador anteriormente dicho para un

desenvolvimiento eficiente en el repartidor y operadores que se verá en el diagrama

propuesto. (Véase, figura N° 13)

130  

Figura Nº 12. Diagrama de Recorrido (Actual, Planta Baja)

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

131  

5.7 DIAGRAMA DE RECORRIDO (PROPUESTO) DEL REGISTRO

OFICIAL (planta baja; operadores)

En el diagrama anterior, se observó un desorden en la parte de levantamiento y

corrección de texto y se logró realizar varias observaciones a los operadores para

analizar la habilidad de cada uno y como resultado del estudio de métodos, se hizo la

distribución de los documentos que se va clasificar en oficios, resoluciones, casaciones,

decretos y acuerdos etc. Y esto permitió que en las áreas de relaciones interpersonales

tuviera un mejor flujo de la distribución de los documentos y un mejor orden del

personal clasificándolos en rápidos, medios y lentos en estaciones de trabajo y se

presenta en el siguiente diagrama.

132  

Figura Nº 13. Diagrama de Recorrido (Propuesto, Planta Baja)

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

133  

5.8 ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO

A razón de la implementación de nuevas formas y métodos de trabajo se logra planificar

de mejor manera la producción diaria en horas normales, utilizando eficientemente el

recurso humano, material, y tiempo.

En la siguiente tabla se describirá el costo de propuesta versus el beneficio que recibirá

la institución debido a la estandarización de procesos.

134  

Tabla N ° 11. Análisis de costo del proyecto de mejora

COSTO

COSTO DE PROYECTO DE MEJORA

USD 1700 dólares

MENSUAL DEL EMPLEADO

USD 800 dólares

COSTO POR HORA DE PAGO AL

EMPLEADO

USD 5 dólares

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque En la tabla N° 11 nos muestra el costo del proyecto de mejora evaluado en USD 1700

dólares americanos que conlleva esto a un beneficio a la institución del Registro Oficial,

donde también se indica el salario del trabajador y se valora en USD 800 dólares

americanos al mes, y el costo por hora del salario es de USD 5 dólares americanos

135  

Tabla N ° 12. Análisis Beneficio para la institución

BENEFICIO

OPTIMIZACIÓN DE AHORRO AL MES

19 Horas

19 HORAS x USD 5 DÓLARES DE

COSTO POR HORA DE PAGO AL

EMPLEADO

USD 95 dólares al mes de 19 horas de

ahorro

Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque

En la tabla N° 12 nos permite visualizar el beneficio que recibirá la institución del

Registro Oficial, donde se logro optimizar recursos en los procesos, mejorando el

desarrollo de su producción con un ahorro de 19 horas al mes que en unidades

monetarias representa un ahorro de USD 95 dólares americanos al mes.

136  

Tabla N ° 13. Análisis Costo / Beneficio

RETORNO

TOTAL COSTO DE PROYECTO DE

MEJORA

USD 1700 dólares

(USD 95) x (18meses)Año y medio =

USD 1710 dólares

Recuperación del costo del proyecto de

mejora

en 18 meses

HORAS

OCUPADAS DE EMPLEADOS

90 Horas

(90 Horas) x (USD 5 dólares)=

TOTAL COSTO DE HORAS

OCUPADAS DE EMPLEADO

USD 450 dólares

(USD 95) x (5 meses)=

USD 475 dólares

Recuperación de horas ocupadas de

Empleados en 5 meses

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

137  

En la tabla N° 13 muestra en que tiempo se va a recuperar el costo del proyecto de

mejora y el tiempo invertido de los empleados, la cual el valor de USD 1700 dólares

americanos se retornara en 18 meses según el estudio realizado y el tiempo de 90 horas

que corresponde a los empleados que se valora en USD 450 dólares americanos, (el

calculo se observa en la tabla N°13.) donde se logra recuperar en 5 meses.

A continuación se presentara el cuadro general de producción del mes de octubre 2009 a

marzo 2010, donde se analizará el número de Registros Oficiales, los suplementos

correspondientes, horas trabajadas y el número de páginas por hora, por mes con el fin

de efectuar un estándar en la producción del Registro Oficial. Ya que con esto nos

podremos basar en el número de registros oficiales que se produce al mes, y páginas por

hora donde nos permitirá hacer el análisis y visualizar de mejor manera y cuantificar

estos cambios en unidades monetarias para mas detalle. Véase anexo N° 3

138  

Tabla N° 14. Promedio de páginas por hora-mes

N° MES N° de páginas promedio - hora

N° de páginas promedio –

mes

� media de la

producción de R.O

1 OCTUBRE 2009 12,1 1936 48,4

2 NOVIEMBRE 2009 11,9 1096 47,6

3 DICIEMBRE 2009 11,2 1704 44,8

4 ENERO 2010 10 1250 40,3

5 FEBRERO 2010 10 1360 40

6 MARZO 2010 11,5 1484 46,3

TOTAL OCT – MAR ∑ = 66,7 ∑ = 8830 ∑ = 267,4

Media � = 11,11 � = 1471 � = 44,5

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

En la tabla anterior nos indica que los trabajadores del registro oficial realizan un

promedio de páginas de 11,11 por hora. Desarrollo de cálculo véase anexo N° 4 y el

número promedio por mes es de 1471 páginas.

Y la producción media de páginas; es decir el total de número de páginas del mes / para

el número de R.O realizados mensualmente es de 44,5 páginas promedio al mes. Detalle

de la producción del Registro Oficial, Véase anexo N° 3.

139  

Tabla N° 15. Estandarización del proceso de producción en el Registro Oficial

Producción de

Registros Oficiales x

mes

Tiempo optimizado

de ahorro al mes

Incremento de

Registros Oficiales

por mes

Incremento de

páginas por mes

40 u

19 horas

19 horas / 16 horas que

se produce un R.O

1,19 R.O x 44,5 páginas

promedio al mes

TOTAL DE INCREMENTOS DE

REGISTROS OFICIALES

1,19 unidades más.

52,95 páginas más.

                         

ESTÁNDAR DE PROCESO DE

PRODUCCIÓN DEL

REGISTRO OFICIAL

TOTAL = (40u R.O) + (1,19 unidades más) =>

41,19 unidades de R.O

ESTÁNDAR DE PROCESO DE

PRODUCCIÓN DE N° DE

PÁGINAS EN EL REGISTRO OFICIAL

TOTAL = (41.19 R.O) x (44.5 promedio de

páginas al

Mes; Véase tabla N° 14) =>

1832,9 páginas por mes

Fuente: Registro Oficial

Elaborado por: José Luis Duque

140  

En la tabla N°15 se analizó una producción de 40 unidades de R.O por mes y un

promedio de páginas general de 44.5, Véase tabla N° 14 y mediante los estudios

realizados en la institución Registro Oficial, se ha optimizado tiempo, ahorrando 19

horas por mes para tener un proceso de producción eficiente, que nos permite

incrementar Registros Oficiales y al mismo tiempo optimizar recursos como; material,

recurso humano y tiempos muertos, etc.

Se observa en la tabla anterior, donde se ha hecho una importante reducción, esto

permitió realizar un incremento de 1,19 Registros Oficiales con un total de 52,95

páginas al mes.

Es esta la razón que en la producción de 40 unidades de Registros Oficiales se sumó

1,19 Registros donde se estandarizó con 41,19 R.O sumando un total de 1832,9 páginas

por mes.

141  

CAPÍTULO VI

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Una vez realizado la propuesta de un plan estratégico y el estudio de Metodos de trabajo

se puede llegar a las conclusiones del estudio dentro de la institución el Registro

Oficial, las mismas que ayudaran a plantear el camino hacia el mejoramiento del método

actual

Sin dejar de lado las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para la

optimización de procesos y lograr la implementación de un plan estratégico, poniendo a

la institución en relación con las necesidades del entorno.

6.1 CONCLUSIONES

• De acuerdo a los resultados de la investigación en base a datos registrados en la

página web del Registro Oficial a nivel general y debido también a que tiene una

larga trayectoria en el mercado, es muy conocida en el país, sin embargo se

considera oportuno reposicionarlo y ampliar sus líneas de servicios para brindar

una mejor atención al público.

142  

• La mayoría de clientes se encuentra satisfecho con la relación comercial que

sostiene con esta institución, ya que el Registro Oficial a tenido un crecimiento

del año 2004 con ventas de USD 201.600,00 dólares y el año 2009 con ventas de

USD 218.800,50 dólares con un porcentaje de crecimiento del 8,6%, pero existe

un 25% aproximadamente que ha tenido que comprar en varias ocasiones a otras

empresas como LEXIS, SUPERLEY, COORPORACIÓN DE ESTUDIOS, etc.

Principalmente debido a que la institución se desabastece de producto, aclaramos

que estos datos son estimados por confidencialidad de la institución.

• La planificación es una herramienta estratégica dentro del campo empresarial por

lo que permite a la empresa estar preparada ante cambios que se presentan; por

tal razón el Registro Oficial, debe contar con una planeación estratégica

sustentada en los métodos de trabajo.

• Los cambios que debe enfrentar la institución son de carácter interno a razón de

la implementación de la visión, misión y políticas y externo debido a sus clientes

y competidores, debiendo presentar especial atención a los externos que son

aquellos que mueven todo el sector económico y productivo.

143  

• La propuesta de implementación de una planificación estratégica, da a la

dirección de la institución una directriz para lograr desarrollar en el personal un

alto sentido de compromiso, lealtad, respeto y afecto hacia la institución o a

futuro como empresa privada, por ende la idea a defender queda sustentada,

puesto que al aplicarse el plan estratégico propuesto, el desempeño de la

institución mejorará como resultado de conocer a través de la investigación de

mercados la realidad actual.

• La propuesta de la creación del departamento de marketing en la institución del

Registro Oficial, es una decisión que realmente generará beneficios no solamente

cuantitativos, sino cualitativos.

• La creación del departamento generará inicialmente dos plazas de trabajo para

profesionales relacionados con el área de marketing, lo cual se verá reflejado en

el impacto social y económico que aportará a la institución y al país.

• Se realizó un estudio de Métodos de Trabajo en base a diagramas utilizados

como Diagramas de flujo de procesos, Diagramas de procesos de operación y

Diagramas de recorridos esto nos permitió analizar datos para estandarizar los

procesos productivos y operativos por la importancia que actualmente y a futuro

representará el Registro Oficial, ya que el producto es de fiabilidad y calidad.

144  

• Se estableció un análisis costo – beneficio que nos permitió analizar cambios de

métodos de trabajo que se realizó en el Registro Oficial, debido a un mejor

diseño en el proceso productivo, con la propuesta de un proyecto de mejora el

costo es de USD 1700 dólares y se logra recuperar en un año y medio por tal

razón también se utilizó tiempo de los trabajadores un promedio de 90 horas con

un valor de USD 450 dólares el cual se logró recuperar en 5 meses esto se verá

reflejado en beneficio de la institución.

6.2 RECOMENDACIONES

• Realizar una junta de directivos para discutir y tomar medidas de la

implementación de planificación estratégica y acoger este estudio como una base

importante de desarrollo como mas convenga a la institución del Registro

Oficial, y así asegurar su futuro, por medio de una planificación de lo que

pretende realizar y de esta manera obtener éxito.

• Crear un sistema de incentivos tanto económicos como morales, convirtiendo al

personal en el motor central para cumplir con los objetivos propuestos.

• A futuro si implantamos una planificación estratégica deberemos poner a

disposición y vista de todo el personal de la institución el contenido textual de

145  

Planificación estratégica, conjuntamente con un programa de medidas de control

y den como resultado una total identificación con la cultura organizacional que

se pretende generar en el Registro Oficial.

• Es recomendable expandir la promoción de la imagen de la Institución, mediante

medios de comunicación y flyers informativos, utilizando como promesa la

calidad, eficiencia y seguridad con respaldo en su experiencia, para lograr un

posicionamiento más sólido dentro y fuera del mercado objetivo.

• Se recomienda la implantación del departamento de marketing, ya que como se

ha visto en el desarrollo del presente proyecto, los beneficios que generará esta

organización son altos.

• Se recomienda que la contratación del personal se realice tomando en cuenta a

estudiantes del último año de la Escuela de Mercadotecnia y de la Carrera de

Ingeniería Industrial y Procesos de la Universidad Tecnológica Equinoccial

debido a no perder una línea continua ya que sus conocimientos son sólidos y

efectivos.

• Se recomienda realizar actualizaciones a medida de la estandarización de

procesos y estandarizaciones futuras, mediante Diagramas y el estudio de

Métodos de Trabajo en las diversas áreas de producción, ya que en los últimos

146  

meses el Registro Oficial ha realizado varios cambios en el lay out de la

institución. Esto servirá para validar y actualizar los métodos de trabajo de las

diversas actividades o tareas que la institución realiza en sus procesos.

147  

BIBLIOGRAFÍA

1. BURNET, John; Promoción, Conceptos y Estrategias; Mc Graw Hill, Argentina,

1997.

2. CLIFFORD, DONALD K.; Estrategia de éxito para la Pequeña y Mediana

Empresa, Ediciones Folio, Bogotá. 1993

3. CRIOLLO GARCIA, Roberto; Estudio del Trabajo, Ingenieria de Metodos y

Mediciones del Trabaj, McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. Mexico

D.F.2005.

4. HARVARD BUSINESS REVIEW: Cómo desarrollar Estrategias eficaces de

Mercadotecnia, Bogotá, 1987.

5. KINNEAR, Thomas – TAYLOR, James; Investigación de Mercados, Quinta

Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1993.

6. KOTLER, Philip – ARMSTRONG, Gary; Fundamentos de Mercadotecnia,

Cuarta Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1998.

148  

7. KOTLER, Philip; Dirección de mercadotecnia, Octava Edición, Editorial

Prentice Hall, México, 1996.

8. NIEBEL W. Benjamin; Ingenieria Industrial (métodos, estándares, y diseño del

trabajo), Grupo Editorial Alfa & Omega, 11ava. Edición, 2004.

9. POPE, Jefrey; Investigación de mercados, Grupo Editorial Norma, Quinta

Edición, Colombia, 1992.

10. RIES, Al – TROUT, Jack; Posicionamiento: La batalla por tu mente, Primera

Edición, Editorial Mc Graw Hill, México, 1992.

11. STANTON, William; Fundamentos de Marketing, Editorial Mc Graw Hill,

Novena Edición, México, 1992.

12. WEIERS, Ronald M; Investigación de mercados, Editorial Prentice Hall, 1986.

149  

REFERENCIAS WEB:

http://www.forobuscadores.com/marketing-internet-articulo.php

www.OdiseaWeb.com

http://www.gestiopolis.com/recusros/documentos/fulldocs/mar1/segmktpos.htm#

POSICTROUT&RIVKIN.

http://www.monografias.com/trabajos12/estmarc/estmarc.shtml#ENQUE

http://www.calidadecuador.gov.ec/index.php?option=content&task=category&se

ctionid=1&id=1&Itemid=2

 

 

 

 

 

 

 

150  

GLOSARIO

Definiciones.

Para tener claro nuestro estudio a continuación definiremos algunos términos muy

inmersos en el tema de productividad.

Producción.- Es la acción de producir acto o conjunto de los cuales se crea riqueza en

sus diversos procesos de extracción, obtención y transformación, también es la dicción

de valor a un bien, producto o servicio.

Productividad.- Se refiere al grado de aprovechamiento de los factores de producción.

Por ello el estudio de la productividad esta íntimamente relacionado con el estudio de

costos, siendo ambos un único problema.

Eficiencia.- Capacidad para utilizar los medios de que se disponen de la forma más

posible en la consecución de los objetivos planteados. Realización de una actividad

económica de forma que se minimicen los costos y se utilicen los recursos disponibles.

Eficacia.- Es una medida de resultado planeado. El determinarla eficiencia requiere

que se establezca un gran estándar antes de que el proceso comience a producir

resultados puede ser por medio de varias dimensiones costos, calidad. Es cumplir la

meta propuesta.

151  

Calidad.- Es satisfacer o superar las necesidades o expectativas de los clientes al menor

costo posible. Se determina por la eficiencia, duración, índice de fallas, confiabilidad,

medidas, peso, precio, tiempo de en trega y cantidad.

Estudio de Metodos de Trabajo.- Es el conjunto de procedimientos sistemáticos para

someter a todas las operaciones de trabajo directo e indirecto a un concienzudo

escrutinio, con vistas a introducir mejoras que faciliten más la realización del trabajo y

que permitan que éste sea hecho en el mejor tiempo posible y con una menor inversión

por unidad producida.

Estudio de tiempos.- Es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible,

con base en un número limitado de observaciones, el tiempo necesario para llevar a cabo

una tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.

Salarios.- Se entiende por salario la remuneración en dinero o en especie que percibe el

trabajador por cuenta o bajo dependencia ajena por el trabajo que realiza

152  

 

 

 

ANEXOS  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO N° 1

PRESUPUESTO PARA EL PLAN DE MARKETING

ELABORADO PARA UNA FUTURA

IMPLEMENTACIÓN

EN LA INSTITUCIÓN DEL REGISTRO OFICIAL.

ANEXO N° 1.

Resumen de presupuesto de estrategias Registro Oficial

Detalle VALOR

Prensa 3.200,00

Flyers 600,00

Creación del departamento de marketing 15.100

Total inversion 18.900,00

ANEXO N° 1.

Desglose del presupuesto por actividades

PRENSA

Medio Ultimas Noticias

Tamaño /full color ¼ página

Valor unitario 400,00

Días a publicar (2 días a la semana, durante 1 mes) 8

TOTAL INVERSION 3.200,00

FLYERS

Tamaño 10 cm x 20 cm

Valor unitario 0,02

Brochures de alta calidad, full color,

Cantidad 20.000

Total flyers 400,00

Entrega de material 200,00

TOTAL INVERSION 600,00

ANEXO N° 1.

Creación del Departamento de Marketing

MUEBLES DE OFICINA

Varios

TOTAL INVERSION 1.500,00

EQUIPO DE OFICINA

Computadores

Valor unitario 600,00

Cantidad 2

Otros Varios 400,00

TOTAL INVERSION 1.600,00

GASTOS DE PERSONAL

Director (600 USD mensual durante 1 año) 7.200,00

Asistente (400 USD mensual durante 1 año) 4.800,00

TOTAL INVERSION 12.000,00

ANEXO N° 2

DESCRIPCIÓN DE CADA CARGO A APLICARSE

COMO EMPRESA EL REGISTRO OFICIAL, PARA

SU FUTURA UTILIZACIÓN

ANEXO N° 2.

GERENTE GENERAL

Función principal

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de la empresa,

además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

Funciones especificas

• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo

plazo.

• Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las

funciones y los cargos.

• Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

• Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar

las desviaciones o diferencias.

• Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar el

número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las

reparaciones o desperfectos en la empresa.

• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado

para cada cargo.

• Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo,

personal, contable entre otros.

• Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.

• Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

SECRETARIA GENERAL

Función principal

• Apoyo de las actividades administrativas

Funciones especificas

• Apoyo al gerente general.

• Llevar la agenda.

• Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se la

necesite.

• Informar sobre las ultimas noticias ocurridas en la empresa según sea su

incumbencia

• Contestar el teléfono

• Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne

en ese momento

• Redactar las cartas, memorándum, requisiciones, etc.. que el gerente general

requiera

• Prepara y ordenar la documentación e información relacionada con el pago de

impuestos que será enviada al despacho de contadores que manejan la

contabilidad de la empresa

• Mantener al tanto al gerente general de cualquier anomalía observada

ASESORÍA JURÍDICA

Función principal

• Brindar opinión respecto de los asuntos de carácter jurídico de competencia de la

Alta Dirección, sistematizar la legislación de los temas de competencia del

Ministerio

Funciones especificas

• Evaluar y proponer proyectos de ley y otras normas legales

• Evaluar expedientes y proyectos de resolución

• Emitir informes legales

• Realizar las demás funciones que le asigne el Gerente General, de acuerdo al

ámbito de su competencia

• Atender a los funcionarios y coordinar reuniones y citas del Gerente General

• Absolver consultas en materia jurídica

• Organizar, coordinar, evaluar y supervisar la ejecución de las actividades de

carácter jurídico, así como brindar asesoramiento sobre la adecuada

interpretación, aplicación y difusión de las normas de competencia municipal

TÉCNICO JURÍDICO

Función principal

• Verificar la aplicación de las normas en los procedimientos administrativos y

apoyar en labores de carácter legal respecto de los expedientes que son remitidos

para opinión de la Oficina General.

Funciones especificas

• Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con registros de la documentación

jurídica

• Recopilar los dispositivos legales vigentes

• Apoyar en labores de carácter legal

GERENTE DE PRODUCCIÓN

Función principal

• Programar, dirigir y controlar el proceso productivo cumpliendo con los

requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estándares de

calidad exigidos y administrando eficientemente los recursos humanos y

materiales según los objetivos de la organización. Así mismo, debe colaborar con

el mejoramiento continuo de la infraestructura y de los procesos.

Funciones especificas

• Revisar bitácoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones al final

del turno.

• Controlar la mantención del orden, higiene y seguridad en el lugar de trabajo.

• Maximizar la productividad y rendimiento de las líneas.

• Registrar la información diaria en los informes de producción.

• Revisar los informes de calidad de los productos.

• Controlar permanentemente la calidad de los productos elaborados por su línea.

• Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas en el proceso

productivo.

• Supervisar aseos profundos de las maquinarias y equipos.

• Coordinar la inducción del personal a su cargo.

• Realizar capacitación a su equipo de trabajo

• Realizar reuniones informativas con su equipo de trabajo.

• Evaluar el personal a su cargo.

• Participar en reuniones del área de producción.

ARCHIVO Y BIBLIOTECA

Función principal

• Mantener y conservar los materiales bibliográficos catalogados y clasificados a

fin de optimizar el préstamo al usuario.

Funciones especificas

• Recibir, clasificar, registrar la documentación, publicaciones, libros, revistas,

boletines, folletos, producción de planos y programas sectoriales.

• Organizar un sistema de control de uso de libros y documentación y mantener

actualizado los tarjeteros de control de los mismos

• Previo visto bueno de los directores de área, prestar los documentos de la

biblioteca y vigilar la devolución de los mismos en los tiempos previstos.

• Dar servicios permanente de copias, documento y planos que necesite la

organización u empresa

• Vigilar el uso de fotocopiadora, controlar su reproducción en base a las

autorizaciones de los directores departamentales.

• Prestar servicios de encuadernación y anillado de documentos.

• Las demás funciones determinadas por el director administrativo

ASISTENTES DE LEVANTAMIENTO DE TEXTO

Mantener la permanente información y coordinación con la dirección de

producción de las actividades que se realizan en la institución.

ARMADORES

Se encargan de recibir la información y su respectiva distribución ya sea en

reglamentos, resoluciones, casaciones, oficios, normas, etc.

CORRECTORES

Velar por el análisis, revisión y corrección minuciosa de los documentos con un

formato bien definido

ARTES FINALES

Coordinar con los detalles mínimos y velar por la buena imagen al terminar el

producto final.

ASISTENTES DE LA EDITORA NACIONAL

Coordinar la elaboración e impresión de Registros Oficiales

PRE-PRENSA

El pre-prensador principalmente se encarga de preparar los materiales pertinentes

antes de que estos entren a prensa, es decir a impresión.

PRENSA

El responsable de elaborar, procesar, distribuir, clasificar y mantener en perfecto

funcionamiento el material de prensa para la impresión de Registros Oficiales,

revistas o periódicos, etc.

ENCUADERNACIÓN

Mantener un control continuo del proceso de doblaje e interferir en la

manufactura del producto.

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Función principal

• La Gerencia Administrativa Financiera tiene como responsabilidad principal

organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos

humanos y de logística de la Institución.

Funciones especificas

Elaborar, en conjunto con las otras unidades que conforman la institución o

empresa, para cada ejercicio fiscal el presupuesto de ingresos y egresos, así como

el plan operacional de la organización

Mantener una información actualizada referente a las disponibilidades y

compromisos financieros

Responsable de dirigir, coordinar, gestionar y supervisar, las actividades del

Proceso Administrativo Financiero correspondientes a la institución, en forma

integrada e interrelacionada.

Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la ejecución

del presupuesto de la empresa.

Mantener actualizados todos los registros contables, así como la documentación

de soporte de los mismos, para la consolidación de los estados financieros.

Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo transparente de

los recursos.

Dirigir lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos, manuales de

organización, y demás instrumentos de uso financiero y administrativo.

Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo

Directivo.

Proponer e implementar la política de capacitación y desarrollo del recurso

humano aprobado por el Consejo Directivo.

Velar por el adecuado control y funcionamiento de los equipos institucionales.

Tramitar los pagos a contratistas, supervisores, proveedores, personal y pago de

dietas, así como de cualquier otra obligación financiera de la organización o

empresa.

Preparar la información que de acuerdo a su competencia debe presentar a las

autoridades internas o agentes externos.

Coordinar y desarrollar actividades que por su naturaleza debe realizar con

agentes internos o externos.

Elaborar los indicadores de gestión correspondientes al área administrativa

financiera.

Realizar cualquier otra función que requiera la Dirección Ejecutiva en el ámbito

de su competencia.

JEFE FINANCIERO

Función principal

Es el responsable de coordinar las actividades relacionadas con la elaboración del

Proyecto de Presupuesto de la organización, Ejecución, Seguimiento y Evaluación

Presupuestaria.

Funciones especificas

Apoyar las actividades y coordinar con la Gerencia Financiera y Administrativa,

la elaboración del Presupuesto preliminar de la empresa y consolidarlo.

Apoyar la elaboración del Plan Anual de Trabajo de las Unidades Presupuestarias

y consolidarlo.

Ajustar el Presupuesto Preliminar Institucional y el Plan Anual de Trabajo con

base a los Techos Presupuestarios aprobados.

Integrar el Proyecto de Presupuesto y el Plan Anual de Trabajo de las Unidades

Presupuestarias.

Elaborar y realizar modificaciones a los instrumentos técnicos de ejecución

presupuestaria establecidos o elaborar documentos adicionales de ser necesario.

Verificar la disponibilidad presupuestaria de las órdenes de compra (o el

documento que haga las veces de este), Planillas de Remuneraciones y cualquier

acto administrativo que genere un compromiso, a fin de registrar el compromiso

presupuestario y de asegurarse del crédito presupuestario.

Elaborar de ser necesario Solicitud para Transferencias de Crédito Ejecutiva o

Refuerzo Presupuestario.

Cumplir con funciones adicionales asignadas por la Gerencia Financiera y

Administrativa.

CONTABILIDAD

Función principal

Prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito

general, para asegurar que se pueda hacer comparaciones con los estados

financieros de diferentes períodos de la misma empresa, así como con estados

financieros de otras empresas.

Funciones especificas

Ejecutar, dirigir, y controlar diariamente las labores contables de la empresa

Elaborar estados financieros fiscales e internos mensuales y anuales previa

presentación a la dirección financiera

Supervisar aprobar y elaborar la información de soporte de estados financieros

solicitados por entidades correspondientes previa presentación a la dirección

financiera

Supervisar, aprobar y firmar oportunamente las declaraciones tributarias previa

presentación a la dirección financiera

Supervisar, dirigir, y aprobar el proceso de pagos a proveedores previa

presentación a la dirección financiera

Supervisar, direccionar y aprobar transacciones bancarias previa presentación a la

dirección financiera

Elaborar oportunamente los registros de nomina y demás previa presentación a la

dirección financiera

Reportar directamente a la dirección financiera sobre los resultados de las

acciones tomadas

Asistir a reuniones convocadas por el director

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

Función principal

Asistir al Contador de la empresa en el control y contabilización de las diferentes

operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto.

Funciones especificas

Elaborar los Estados Financieros

Brindar seguimiento y asistencia en la programación del presupuesto de la

organización o empresa.

Elaborar informes de ejecución presupuestaria y reprogramaciones del

presupuesto.

Verificar y consolidar los saldos contables.

Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los documentos

sustentatorios y las autorizaciones respectivas.

Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones.

Elaborar conciliaciones bancarias.

Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciación.

Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.

Coordinar con la unidad de tesorería el cuadre de los movimientos a fin de mes,

conciliando la ejecución del presupuesto con los cheques girados.

Elaborar informes periódicos sobre el comportamiento contable financiero y

presupuestario.

ASISTENTE DE CONTROL PREVIO/COMPRA

Función principal

Planificar las actividades de la Unidad de Control Previo, estableciendo criterios,

objetivos imparciales, independientes y apolíticos y dando al personal los

lineamientos a seguir para la evaluación de los resultados de la gestión a través de

auditorías, revisando, analizando y conformando las situaciones tramitadas y/o

causadas; cumpliendo y haciendo cumplir las leyes, principios y normas técnicas

que regulan la materia y realizando recomendaciones sobre los correctivos que

estime necesarios, a fin de garantizar la eficacia, eficiencia y economicidad de las

operaciones de la empresa y la legalidad de los actos administrativos.

Funciones especificas

Realizar el control previo y concurrente de los tramites, incluyendo el análisis

sobre su legalidad, exactitud, propiedad, conveniencia y veracidad.

Controlar y legalizar las liquidaciones definitivas de viáticos, subsistencia y

adicionales, contratos, comisión de servicios, en relación a las disposiciones

legales.

Presentar informes con respecto a las desviaciones de gasto oportunamente

Responsabilizarse por el control previo, de los egresos, verificando de los

requisitos previstos para las compras, frente a los documentos de soporte.

Efectuar adquisiciones en forma oportuna, que permita el cumplimiento de los

objetivos y metas de la empresa, registrar, administrar y mantener en perfecto

estado los bienes

Adquirir, proveer, inventariar y pasar a bodega para su custodia los bienes

adquiridos

Coordinar las adquisiciones de materiales, suministros y equipos que se requiera

para su normal desenvolvimiento

Supervisar y controlar el ingreso de las adquisiciones a la bodega

Tramitar los pedidos de materiales y equipos, repuestos para adquirir y proveer en

forma oportuna

Llevar y mantener actualizados los registros de proveedores de materiales y

suministros

Establecer y ejecutar planes anuales de adquisiciones

JEFE ADMINISTRATIVO

Función principal

Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa,

desarrolla las estrategias de compras anuales y las proyecciones de la

organización. Se encarga del control administrativo y disciplinario del personal y

coordinar toda la actividad de producción de la empresa.

Funciones especificas

Controlar el parte diario de ingresos y egresos de valores, ya sea efectivo, banco

y/o garantías, como de fondos de terceros, cargos varios, entre otros.

Entender en las conciliaciones bancarias sobre los registros de extractos bancarios

y libros de Tesorería de las cuentas corrientes oficiales del organismo.

Efectuar depósitos relacionados con cargos al personal referidos a deducciones de

haberes, en concepto de embargos judiciales, mutuales, préstamos, seguros y

cuota sindical, entre otros.

Establecer procedimientos de trabajo de la Sección y participar en la implantación

de procesos administrativos que involucren su área.

Analizar y elaborar informes sobre los trabajos realizados, presentarlos ante los

superiores, para la planificación y toma de decisiones.

Promover un buen clima laboral, cuidar la seguridad y salud ocupacional

procurando el bienestar de su personal y la resolución de los conflictos y

situaciones emergentes que surjan en su área

Realizar en forma periódica la evaluación de desempeño de su personal,

analizando los aspectos a mejorar y acciones a seguir.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Función principal

Trabajo que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar la administración

interna de la empresa y participar en la elaboración de la política administrativa de

la misma. Atender y brindar soluciones a conflictos y problemas laborales que se

presentan.

Funciones especificas

Planificar, coordinar, dirigir y controlar las funciones del Departamento,

optimizando la utilización periódica de los recursos

Participar en el planteamiento de políticas y estrategias de administración de

recursos humanos de la Empresa

Determinar las necesidades de la organización en lo que se refiere a registros,

archivos, información comunicaciones y otros servicios comunes

Coordinar y participar con la dirección general, gerente de división y los jefes de

otros departamentos en la elaboración de la política administrativa

Planear y organizar los servicios administrativos y los servicios comunes

Establecer los procedimientos que han de seguirse para asegurar el buen

funcionamiento de los servicios de información y comunicación entre los

diferentes departamentos de la Empresa

Preparar memorias e informes de labores cuando el caso lo requiera

Distribuir las políticas y procedimientos nuevos o revisados de recursos humanos

entre todos los empleados y mandos medios a través de boletines, juntas,

memoranda y/o contacto personal

Llevar a cabo la contratación de personal en base a los informes y pruebas

psicotécnicas aportadas

Controlar la adecuada administración de las prestaciones que se tienen dentro de

la Empresa

Colaborar con el Departamento de Seguridad Industrial para la verificación de

medidas adecuadas que resguarden la integridad de los trabajadores

ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

Función principal

Responsables de realizar sus operaciones como alternativa a la gestión de talento

en la cual se da respuestas rápidas a los procesos de selección y evaluación para

contribuir con la búsqueda del talento humano optimo, para desempeñar aquellos

puestos con eficiencia y eficacia dándole un valor agregado a las actividades que

desarrolla la empresa

Funciones especificas

Desarrollar las políticas, planes, planes, programas y proyectos de la división del

talento humano con el fin de coordinar estudios, diagnósticos y evaluaciones,

buscando mejoras las condiciones laborales y ocupaciones de los servicios

públicos, así como proyectar las normas y reglamentos tendientes a la adecuada

administración del recurso humano en la entidad

Coordinar y supervisar las actividades y procedimientos de la administración de

personal, contratación y vinculación de personal, procesos laborables, inducción,

reinduccion y selección

Aplicar las políticas relacionadas con la capacitación, entrenamiento y bienestar

del recurso humano de la empresa, tendientes al mejoramiento del sistema

administrativo y operativo de la misma

Desarrollar y evaluar programas de difusión, promoción y capacitación en normas

de procedimientos de higiene, seguridad industrial y salud ocupacional, con

énfasis en la parte preventiva en coordinación con las instancias competentes

Dar aplicación y cumplimiento a las sanciones de carácter disciplinario o

administrativo que resulten de los procesos contra los servidores

Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de

la dependencia

SERVICIOS GENERALES

Función principal

Son responsabilidades principales de este puesto el planificar y coordinar las

actividades relacionadas con la administración y desarrollo de los recursos

humanos, materiales y financieros de la organización, proponiendo políticas,

objetivos acordes al desarrollo administrativo y de carrera del personal.

Funciones especificas

Elaborar el plan de trabajo de la unidad

Elaborar y actualizar los instrumentos administrativos de gestión de recursos

humanos y las normas y políticas internas de la organización.

Dictar normas y políticas con relación al reclutamiento y selección de personal de

la empresa. Planificar la contratación de personal y el desarrollo de carrera.

Proporcionar especificaciones técnicas y participar en el proceso de contratación

de empresas consultoras para el reclutamiento de personal técnico y gerencial.

Verificar el cumplimiento del proceso de nombramiento y contratación de

personal.

Coordinar las prestaciones y acciones relativas al bienestar y seguridad del

personal.

Diseñar y dirigir un programa de seguridad e higiene ocupacional.

Planificar y autorizar las transferencias de fondos; así como los pagos al personal

y proveedores. Verificar la elaboración de la planilla de pago de remuneración.

Velar por la seguridad y el funcionamiento adecuado de la infraestructura, equipo

y mobiliario de la institución.

Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la Gerencia

Financiera y de Administración.

ADQUISICIONES/PROVEEDORES

Función principal

La Gerencia de Adquisiciones y contrataciones es responsable de la

descentralización operativa y de realizar todas las actividades relacionadas

congestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios. Esta

gerencia tendrá una relación integrada e interrelacionada con la Gerencia

Financiera y Administrativa en lo relacionado a las adquisiciones y contrataciones

antes mencionadas, especialmente en lo referente al crédito, presupuesto y

disponibilidad financiera.

Funciones especificas

Cumplimiento de las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean

establecidas por la Normativa de Adquisiciones y Contrataciones

Ejecutar todos los procesos de adquisiciones y contrataciones de la Ley de

adquisiciones y contrataciones de la Administración pública.

Elaborar en coordinación con las Gerencias Técnicas y Financieras, la

programación anual de compras, las adquisiciones y contrataciones de obras,

bienes y servicios.

Verificar la asignación presupuestaria y la disponibilidad financiera, previo a la

iniciación de todo proceso de concurso o licitación para la contratación de obras,

bienes o servicios.

Ejecutar el proceso de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, así

como llevar el expediente respectivo de cada una.

Solicitar la asesoría de peritos o técnicos idóneos, cuando así lo requiera la

naturaleza de la adquisición y contratación.

Levantar acta de la recepción total o parcial de las adquisiciones o contrataciones

de obras, bienes y servicios, conjuntamente con la dependencia solicitante cuando

el caso lo requiera, de conformidad a la Ley de adquisiciones y contrataciones.

Presentar un informe periódico a la Dirección Ejecutiva de las contrataciones que

se realicen.

Supervisar, vigilar y establecer controles de inventarios.

Elaborar los indicadores de gestión correspondientes al área de adquisiciones y

contrataciones.

CONTROL DE BIENES

Función principal

La unidad de control de bienes será el responsable del control de los bienes de la

empresa

Funciones especificas

Planificar, organizar, dirigir y ejecutar las actividades con el registro detallado y

control de los activos de los bienes de la empresa

Suministrar oportunamente a todas las dependencias de la empresa u organización

los bienes, muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a la

disponibilidad

Entregar al departamento de contabilidad el inventario anual actualizado de los

bienes de larga duración, para la conciliación correspondiente

Actualizar el subsistema de registro y control de activos de los bienes

Codificación de cada unos de los bienes de la empresa

Intervenir en los trámites de: bajas, transferencias gratuitas, ingresos, egresos,

traspasos de activos de los bienes y preparar las actas correspondientes

Mantener información sobre el movimiento de los bienes, personas responsables

de la custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de

utilización y estado de conservación

Llevar un registro actualizado de los bienes de la entidad clasificados como

activos con los datos de las características generales y particulares como: Marca,

Tipo, valor, fecha de adquisición, color, numero de serie, dimensiones, etc.

Cumplir con las normas y procedimientos para el control de los bienes

Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con

los contratos celebrados

JEFE DE DEPARTAMENTO INFORMÁTICO

Función principal

Coordinar y/o desarrollar sistemas que satisfagan oportunamente las necesidades

de información de la organización y que sean un apoyo efectivo tanto para el

desarrollo de las labores que realizan las diferentes unidades, como para la toma

de decisiones.

Funciones especificas

Gestionar la definición de la plataforma de software y hardware a fin de garantizar

la conectividad de los equipos y sistemas.

Establecer los estándares de documentación que deben cumplir los sistemas que

se implementen.

Elaborar y mantener el inventario de los sistemas a implementar y obtener la

priorización de los mismos por parte de las autoridades de la empresa.

Elaborar y formular las especificaciones técnicas contenidas en los procesos de

licitación para la adquisición y desarrollo de recursos tecnológicos, y de común

acuerdo con los usuarios finales del sistema, establecer los requerimientos de las

aplicaciones que deberán desarrollar y fungir como contraparte de las empresas

contratadas para tal fin.

Definir los procedimientos para garantizar el respaldo de la información y vigilar

su fiel cumplimiento, garantizando que la información se encuentre disponible,

respaldada y resguardada en un lugar seguro.

Proponer la estrategia para la auditoría de la información.

MENSAJERO

Función principal

Apoyar a la administración en el traslado de documentos y personal, así como

mantener en buenas condiciones el vehículo asignado.

Funciones especificas

Recibir y entregar correspondencia a las distintas instituciones y organizaciones

con las que la empresa u organización mantiene relaciones.

Trasladar a los miembros del personal de la organización para diligencias

relacionadas con el quehacer diario.

Realizar pagos derivados de las obligaciones de la organización, en lo referente a

Planillas, Fondos de Pensiones, etc.

Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el

mantenimiento del mismo.

Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la

empresa.

JEFE DE MARKETING

Funciones especificas

Diseñar e implementar estrategias y planes de Marketing y de Desarrollo de

Productos y Servicios

Presentar el plan de marketing para los diferentes productos. Plan que contiene

objetivos de ventas, segmentos, posicionamiento, estrategias de los mismos,

precio, distribución, ventas, promoción y posicionamiento

Interpretar y tabular la información que se ha obtenido en la investigación de

mercados

Observar y controlar que las estrategias de promoción estén en relación con las

nuevas tendencias de publicidad

Tener un control de las ventas mediante información estadísticas mediante barras

o círculos informáticos

Controlar y evaluar las estrategias del plan de marketing, con la ayuda de

herramientas como grupos de pruebas, encuestas, entrevistas, para estar siempre a

la par de la competencia

Buscar nuevos mercados de venta y consumo de los productos

Capacitar al personal en comercialización de productos

Elaborar manuales de administración y comercialización de productos en las

empresas

Todas las demás funciones que fueran encomendadas por el gerente

ASISTENTES DE ALMACENES

Función principal

Realizará las labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de

entradas y salidas de materiales, equipos, productos, alimentos, herramientas,

mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en

custodia de la empresa, de su almacenamiento, asi como verificara y tramitara la

documentación para el reabastecimiento oportuno en los almacenes, de acuerdo a

las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares de jefe que son asignados por

el mismo

Funciones especificas

Controlará y registrará las entradas y salidas de materiales, equipos, productos,

herramientas, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes

propiedad o en custodia de la empresa, de acuerdo a lo establecido por la empresa

para cotejar existencias

Verificará que los materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderias,

insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la

empresa, esten debidamente almacenados para su localización y distribución

adecuada.

Realizará, tramitará, expedirá y verificará reportes y documentos propios de su

especialidad, para el reabastecimiento de materiales, equipos, productos,

alimentos, herramientas, mercaderias, insumos de telecomunicaciones y otros

bienes propiedad o en custodia de la empresa.

Solicitará y tramitará los medios o elementos necesarios para carga y descarga de

materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderias, insumos de

telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, para el

almacén

Realizará las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.

ANEXO N° 3

DETALLE DE LA PRODUCCIÓN DE REGISTROS

OFICIALES DEL MES DE OCTUBRE 2009 A MARZO

2010.

ANEXO N° 3.

Producción del Registro Oficial (Octubre) 2009

FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS

1-oct-2009 N°38 40 1-oct-2009 suplemento N°38 40 2-oct-2009 N°39 40 2-oct-2009 suplemento N°39 56 5-oct-2009 N°40 405-oct-2009 suplemento N°40 16 6-oct-2009 N°41 48 6-oct-2009 suplemento N°41 8 7-oct-2009 N°42 40 7-oct-2009 suplemento N°42 24 8-oct-2009 N°43 48 8-oct-2009 suplemento N°43 40 9-oct-2009 N°44 40 9-oct-2009 suplemento N°44 48 13-oct-2009 N°45 40 14-oct-2009 N°46 40 15-oct-2009 N°47 40 15-oct-2009 suplemento N°47 32 16-oct-2009 N°48 40 16-oct-2009 suplemento N°48 32 19-oct-2009 N°49 40 19-oct-2009 suplemento N°49 344 20-oct-2009 N|50 48 20-oct-2009 suplemento N°50 24 21-oct-2009 N°51 48 21-oct-2009 suplemento N°51 64 22-oct-2009 N°52 40 22-oct-2009 1)suplemento N°52 48 22-oct-2009 2)suplemento N°52 40 23-oct-2009 N°53 40 26-oct-2009 N°54 40 26-oct-2009 suplemento N°54 88 27-oct-2009 N°55 40 27-oct-2009 suplemento N°55 48 28-oct-2009 N°56 40 28-oct-2009 suplemento N°56 48 29-oct-2009 N°57 40 29-oct-2009 suplemento N°57 40 30-oct-2009 N°58 40 30-oct-2009 suplemento N°58 24 Registros Oficiales 21 Suplementos 19 TOTAL 1936 páginas

Producción del Registro Oficial (Noviembre) 2009

FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS

4-nov-2009 N°59 40 5-nov-2009 N°60 40 6-nov-2009 N°61 40 9-nov-2009 N°62 48 10-nov-2009 N°63 40 11-nov-2009 N°64 40 12-nov-2009 N°65 40 12-nov-2009 suplemento N°65 176 13-nov-2009 N°66 40 13-nov-2009 suplemento N°66 48 16-nov-2009 N°67 40 16-nov-2009 suplemento N°67 64 17-nov-2009 N°68 40 18-nov-2009 N°69 48 19-nov-2009 N°70 40 20-nov-2009 N°71 40 20-nov-2009 N°71 32 23-nov-2009 N°72 40 24-nov-2009 N°73 40 25-nov-2009 N°74 40 26-nov-2009 N°75 40 27-nov-2009 N°76 40 30-nov-2009 N°77 40 Registros Oficiales 20 Suplementos 3 TOTAL 1096 páginas

Producción del Registro Oficial (Diciembre) 2009

FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS

1-dic-2009 N°78 40 1-dic-2009 suplemento N°78 962-dic-2009 N°79 40 2-dic-2009 suplemento N°79 48 3-dic-2009 N°80 40 3-dic-2009 suplemento N°80 40 4-dic-2009 N°81 40 7-dic-2009 N°82 40 8-dic-2009 N°83 40 9-dic-2009 N°84 40 9-dic-2009 suplemento N°84 56 10-dic-2009 N°85 40 11-dic-2009 N°86 40 14dic-2009 N°87 40 14-dic-2009 suplemento N°87 56 15-dic-2009 N°88 40 15-dic-2009 suplemento N°88 40 16-dic-2009 N°89 40 16-dic-2009 suplemento N°89 48 17-dic-2009 N°90 40 17-dic-2009 suplemento N°90 40 18-dic-2009 N°91 40 18-dic-2009 suplemento N°91 40 21-dic-2009 N°92 40 21-dic-2009 suplemento N°92 48 22-dic-2009 N°93 40 22-dic-2009 suplemento N°93 40 23-dic-2009 N°94 4023-oct-2009 suplemento N°94 16 24-dic-2009 N°95 40 28-dic-2009 N°96 40 28-dic-2009 suplemento N°96 48 29-dic-2009 N°97 40 29-dic-2009 suplemento N°97 88 30-dic-2009 N°98 40 30-dic-2009 suplemento N°98 64 31-dic-2009 N°99 48 31-dic-2009 suplemento N°99 48 Registros Oficiales 22 Suplementos 16 TOTAL 1704 páginas

Producción del Registro Oficial (Enero) 2010

FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS

4-enero-2010 N°100 40 5-enero-2010 suplemento N°101 40 6-enero-2010 N°102 40 6-enero-2010 suplemento N°102 40 7-enero-2010 N°103 40 8-enero-2010 N°104 48 11-enero-2010 N°105 40 12-enero-2010 N°106 40 12-enero-2010 suplemento N°106 40 13-enero-2010 N°107 40 14-enero-2010 N°108 40 14-enero-2010 suplemento N°108 40 15-enero-2010 N°109 40 15-enero-2010 suplemento N°109 40 18-enero-2010 N°110 40 18-enero-2010 suplemento N°110 40 19-enero-2010 N°111 40 19-enero-2010 suplemento N°111 40 20-enero-2010 N°112 40 21-enero-2010 N°113 40 21-enero-2010 suplemento N°113 48 22-enero-2010 N°114 40 25-enero-2010 N°115 40 26-enero-2010 N°116 40 26-enero-2010 suplemento N°116 40 27-enero-2010 N°117 40 27-enero-2010 suplemento N°117 42 28-enero-2010 N°118 40 29-enero-2010 N°119 40 29-enero-2010 1)suplemento N°119 40 29-enero-2010 2)suplemento N°119 32 Registros Oficiales 19 Suplementos 12 TOTAL 1250 páginas

Producción del Registro Oficial (febrero) 2010

FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS

1-febre-2010 N°120 40 1-febre-2010 suplemento N°120 40 2-febre-2010 N°121 48 2-febre-2010 suplemento N°121 48 3-febre-2010 N°122 40 3-febre-2010 suplemento N°122 48 4-febre-2010 N°123 40 4-febre-2010 suplemento N°123 8 5-febre-2010 N°124 40 5-febre-2010 suplemento N°124 48 8-febre-2010 N°125 40 9-febre-2010 N°126 40 10-febre-2010 N°127 40 11-febre-2010 N°128 40 11-febre-2010 suplemento N°128 24 12-febre-2010 N°129 40 12-febre-2010 suplemento N°129 40 17-febre-2010 N°130 48 17-febre-2010 suplemento N°130 40 20-febre-2010 N°133 40 20-febre-2010 suplemento N°133 48 18-febre-2010 N°131 40 19-febre-2010 N|132 40 19-febre-2010 suplemento N°132 48 22-febre-2010 N°134 40 23-febre-2010 N°135 40 23-febre-2010 suplemento N°135 40 24-febre-2010 N°136 40 24-febre-2010 suplemento N°136 32 25-febre-2010 N°137 40 26-febre-2010 N°138 40 26-febre-2010 suplemento N°138 40 27-febre-2010 N°139 40 27-febre-2010 suplemento N°139 40 Registros Oficiales 20 Suplementos 14 TOTAL 1360 páginas

Producción del Registro Oficial (marzo) 2010

FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS

1-marzo-2010 N°140 40 2-marzo-2010 N°141 40 3-marzo-2010 N°142 40 4-marzo-2010 N°143 40 4-marzo-2010 suplemento N°143 40 5-marzo-2010 N°144 40 5-marzo-2010 suplemento N°144 268 8-marzo-2010 N°145 40 9-marzo-2010 N°146 40 10-marzo-2010 N°147 40 11-marzo-2010 N°148 40 12-marzo-2010 N°149 40 15-marzo-2010 N°150 40 16-marzo-2010 N°151 40 17-marzo-2010 N°152 40 17-marzo-2010 1)suplemento N°152 48 17-marzo-2010 2)suplemento N°152 16 18-marzo-2010 N°153 40 18-marzo-2010 suplemento N°153 48 19-marzo-2010 N°154 40 19-marzo-2010 suplemento N°154 40 22-marzo-2010 N°155 40 23-marzo-2010 N°156 40 24-marzo-2010 N|157 40 26-marzo-2010 N°159 40 26-marzo-2010 suplemento N°159 64 29-marzo-2010 N°160 40 29-marzo-2010 suplemento N°160 16 30-marzo-2010 N°161 40 30-marzo-2010 suplemento N°161 40 31-marzo-2010 N°162 40 31-marzo-2010 suplemento N°162 24 Registros Oficiales 22 Suplementos 10 TOTAL 1484 páginas

ANEXO N° 4

DESARROLLO DE CÁLCULO PARA EFECTUAR LOS

DATOS DEL NÚMERO DE PÁGINAS POR HORA DEL

REGISTRO OFICIAL DEL MES DE OCTUBRE 2009 A

MARZO 2010.

ANEXO N° 4.

Desarrollo:

1) Mes - Octubre

MES N° REGISTROS OFICIALES

DIAS SEMANAS DE TRABAJO

N° DE PAG. DEL R.O POR MES

OCTUBRE 40 21 4 1936

TOTAL 40 21 4 1936

TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:

40 x 4 = 160 horas de trabajo en el mes

1936 / 160 = 12,1 pág. / hora

2) Mes - Noviembre

MES N° REGISTROS OFICIALES

DIAS HORAS DE TRABAJO

N° DE PAG. DEL R.O POR MES

NOVIEMBRE 23 20 8 1096

TOTAL 23 20 8 1096

TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:

23 x 4 = 92 horas de trabajo en el mes

1096 / 92 = 11,9 pág. / hora

3) Mes - Diciembre

MES N° REGISTROS OFICIALES

DIAS HORAS DE TRABAJO

N° DE PAG. DEL R.O POR MES

DICIEMBRE 38 22 8 1704

TOTAL 38 22 8 1704

TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:

38 x 4 = 152 horas de trabajo en el mes

1704 / 152 = 11,2 pág. / hora

4) Mes - Enero

MES N° REGISTROS OFICIALES

DIAS HORAS DE TRABAJO

N° DE PAG. DEL R.O POR MES

ENERO 31 22 8 1250

TOTAL 31 22 8 1250

TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:

31 x 4 = 124 horas de trabajo en el mes

1250 / 124 = 10 pág. / hora

5) Mes - Febrero

MES N° REGISTROS OFICIALES

DIAS HORAS DE TRABAJO

N° DE PAG. DEL R.O POR MES

FEBRERO 34 20 8 1360

TOTAL 34 20 8 1360

TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:

34 x 4 = 136 horas de trabajo en el mes

1360 / 136 = 10 pág. / hora

6) Mes - Marzo

MES N° REGISTROS OFICIALES

DIAS HORAS DE TRABAJO

N° DE PAG. DEL R.O POR MES

MARZO 32 22 8 1484

TOTAL 32 22 8 1484

TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:

32 x 4 = 128 horas de trabajo en el mes

1484 / 128 = 11,5 pág. / hora

ANEXO N° 5

ANALISIS DE CUATRO MÉTODOS DE

CALIFICACIÓN POR NIVELACIÓN.

ANEXO N° 5.

Características de nivelación de los métodos de trabajo

HABILIDAD ESFUERZO

+ 0.15 A1 + 0.15 A1

+ 0.13 A2 habilísimo + 0.12 A2 habilísimo

+ 0.11 B1 + 0.10 B1

+ 0.08 B2 Excelente + 0.08 B2 Excelente

+ 0.06 C1 + 0.05 C1

+ 0.03 C2 Bueno + 0.02 C2 Bueno

- 0.00 D Promedio - 0.00 D Promedio

- 0.05 E1 - 0.04 E1

- 0.10 E2 Regular - 0.08 E2 Regular

- 0.15 F1 - 0.12 F1

- 0.22 F2 Deficiente - 0.17 F2 Deficiente

Fuente: Estudio del Trabajo/ Roberto García Criollo

Elaborado por: José Luis Duque

Características de nivelación de Métodos de Trabajo

CONDICIONES CONSISTENCIA

+ 0.06 A ideales + 0.04 A Perfecto

+ 0.04 B Excelente + 0.03 B Excelente

+ 0.02 C Buena + 0.01 C Buena

+0.00 D Promedio +0.00 D Promedio

-0.03 E Regulares -0.02 E Regulares

-0.07 F Malas -0.04 F Deficientes

Fuente: Estudio del Trabajo/ Roberto García Criollo

Elaborado por: José Luis Duque