Teoria Audit Mod1 T5

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TEMA 5. TÉCNICAS RELACIONADAS CON LA AUDITORÍA

LA AUDITORÍA DE LA PREVENCIÓN DE

RIESGOS LABORALES

ÁREA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

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I. INTRODUCCIÓN

El auditor no sólo realiza informes, en su trabajo diario debe conocer una serie de técnicas que le van a permitir desarrollar con mayor rigurosidad su trabajo. Entre estas técnicas caben destacar las de cómo realizar una entrevista o cómo se realizan las listas de chequeo, así como cuáles son las no conformidades más frecuentes, qué hacer con sus documentos de trabajo o cómo cuantificar una Auditoría.

II. OBJETIVOS

� Conocer las distintas técnicas que debe dominar el Auditor para realizar su trabajo.

� Para llevar a cabo una Auditoría de Sistemas de Gestión es necesario conocer y dominar una serie de técnicas y herramientas. En este capítulo se profundizan en algunas de ellas. En primer lugar, se mencionan las posibles formas de cuantificar o valorar objetivamente un sistema de gestión de la prevención. Cuantificaciones tanto cualitativas como cuantitativas, así como las formas de ponderación.

� A continuación, se desarrollan las técnicas de recogida de información más comunes para el auditor en el ejercicio de su tarea. Dos de ellas son especialmente importantes: las entrevistas y las listas de verificación o chequeo. También se mencionan otros documentos de trabajo que se emplean en las auditorías de gestión de la prevención y por último, se hace una mención de las no conformidades más frecuentes que pueden encontrarse en las auditorías actuales.

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III. PUNTUACIÓN DE LA AUDITORÍA

Para valorar objetivamente los sistemas de prevención el auditor puede optar por dos posibilidades: un sistema de puntuación cualitativo o un sistema de puntuación cuantitativo. Dentro de los sistemas de puntuación cuantitativos existen los sistemas ponderados y no ponderados.

� Sistema de puntuación cualitativo

Es aquel sistema en el que los criterios de valoración no son numéricos, sino cualitativos.

Dentro de los sistemas de puntuación cualitativos se pueden utilizar cuantas escalas de valoración se estimen oportunas. Así se puede establecer un sistema binario, en el que la escala quede limitada a la valoración bien y mal o se puede optar por aumentar las escalas de valoración, dependiendo del margen de flexibilidad que se le quiera dar y la complejidad del sistema a auditar. Así podemos encontrar sistemas con tres escalas, bien regular y mal; o alta media y baja, o seguir aumentando a cuatro: nulo, bajo, medio alto, etc.

Dado que la normativa y las técnicas de prevención no están definidas de manera cerrada, pudiendo encontrar en muchas ocasiones diferentes posibilidades de cumplir con la normativa, es conveniente al menos utilizar tres parámetros a la hora de valorar las diferentes cuestiones: bien regular y mal, o alto medio o bajo.

Una de las ventajas de este sistema de puntuación es su sencillez.

El problema que supone este sistema de puntuación es que no se pueden realizar tantos por cientos ni ponderaciones, que nos permitan establecer una visión general del cumplimiento y eficacia del sistema de prevención.

Además, este sistema de prevención sólo sería de aplicación a la auditoría legal, puesto que fuera de ésta, nos encontraríamos con cuestiones que necesitan de una valoración ponderada y cuantitativa.

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� Sistema de puntuación cuantitativo

El sistema de puntuación cuantitativo es aquel que utiliza criterios numéricos para la valoración de las diferentes cuestiones.

Entendemos que este es el método de puntuación más apropiado para la valoración de un sistema de prevención, dado que te permite la obtención de porcentajes y la realización de múltiples operaciones matemáticas.

No debemos olvidar que la cuantificación del sistema de prevención no es algo impuesto por la normativa, sino que es una iniciativa del auditor, para la presentación de los resultados.

La cuantificación es simplemente un criterio subjetivo, en el cual el auditor expresa, de forma numérica, el nivel de cumplimiento de la cuestión dentro del sistema de prevención.

A la hora de adoptar un sistema de puntuación cuantitativo dentro de una auditoría, debemos tener en cuenta la flexibilidad del sistema de puntuación para adaptarse a las peculiaridades del sistema de prevención a auditar.

Entre el criterio absolutamente objetivo y el subjetivo entendemos, que habrá de adoptarse un criterio intermedio más cercano a la objetividad, que permita al auditor poder evaluar situaciones o hechos no contemplados por la normativa de prevención de riesgos laborales, ni previstos por el auditor jefe.

Así será necesario dejar un margen de subjetividad al auditor, para que pueda evaluar esa posibilidad que quede fuera de los mínimos establecidos por la legislación, y las circunstancias que no se hallen recogidas en la misma.

A la hora de puntuar debemos hacerlo con la visión de conjunto de todo el sistema y teniendo en cuenta la ponderación que podamos realizar, de acuerdo con la importancia relativa que puedan tener cada uno de los elementos del sistema en la gestión de la prevención.

Para evaluar actividades que son realizadas por varias unidades organizativas de la empresa, no se tendrá un criterio definido sobre el cumplimiento o no de un estándar, hasta haber realizado la auditoría de todos los departamentos, divisiones, etc, afectados.

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Muchas empresas desean obtener una visión cuantificada numéricamente, para poder analizar la evolución de la empresa y sus unidades organizativas en la gestión de la prevención. Con esto se consigue no sólo cuantificar, sino parcelar cuáles son los elementos del sistema que se ejecutan con mayor rigor y los que pueden presentar no conformidades o carencias.

Independientemente del valor que se le dé a las cuestiones, cualquier salvedad o no conformidad debe ser solventada por el auditado.

Sistema de puntuación cuantitativo de listas de verificación

La lista es un documento de trabajo cuantificado. Las listas de verificación se pueden puntuar teniendo en cuenta los siguientes criterios:

El criterio de valoración de cada una de las preguntas oscila entre 0 y 3.

- 0 no se realiza nada.

- 1 se realiza lo cuestionado pero no se puede constatar con un registro o justificante por parte del auditado.

- 2 se realiza lo cuestionado y se justifica documentalmente mediante registros.

- 3 se realiza y justifica lo expresado con la ayuda del auditor y el contenido de lo realizado, a juicio del auditor, es excelente de acuerdo con la finalidad de la cuestión.

Otros criterios podrían ser:

- Total incumplimiento de las cuestiones evaluadas.

- Cumplimiento anecdótico o prácticamente nulo.

- Cumplimiento anacrónico o nada sistematizado.

- Cumplimiento alto pero no total.

- Cumplimiento total.

Una vez obtenidos los resultados, en cada una de las cuestiones, se procede a calcular los resultados totales. El sistema de puntuación total de cada uno de los elementos del sistema de auditoría, consistirá en la obtención del tanto por

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ciento de los puntos totales posibles en cada una de las listas de verificación, siendo el 100% el número total de puntos aplicados en un listado de verificación.

El auditor debe establecer un método, por el cual se distingan las cuestiones o ítems controlados que vengan establecidas en la normativa de prevención, de aquellas que no se establecen como obligaciones para el empresario. Esto viene dado por laobligación del auditor de sistemas de prevención, de dar al empresario un informe sobre el estado real de la gestión prevención de riesgos en su empresa.

Los resultados de la auditoría se vierten en el informe final. En este informe, dichos resultados se expresaran en tantos por ciento, y a continuación se traducirán en conclusiones extraídas a la luz de los resultados numéricos obtenidos en cada una de las listas de verificación.

A continuación, se extraerán las conclusiones a la luz de los resultados de las listas de verificación. Conforme a los criterios del auditor, se formularán unas conclusiones de acuerdo a los tantos por cientos obtenidos y la puntuación mínima aceptable total del sistema. Por ejemplo:

- No aceptable: < 70%

- Aceptable: > 70% < 80%

- Satisfactorio: > 80% < 90%

- Excelente: > 90%

� Sistema de puntuación no ponderado

Es aquel sistema en el que todas las cuestiones tienen el mismo valor dentro del sistema de prevención.

� Sistema de puntuación ponderado

Es aquel sistema en el que se establece una valoración diferenciada de cada una de las cuestiones del sistema de prevención, dependiendo de su importancia dentro de la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores de la empresa.

Si utilizamos una valoración lineal, todas las preguntas tienen el mismo peso dentro del sistema de prevención, y para ello se acude a un sistema de ponderación, con el que se asigna un coeficiente determinado a cada cuestión a evaluar.

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Para ello se puede asignar a cada cuestión un coeficiente determinado que oscilara entre 0 y 4, siendo siempre las preguntas más importantes las de mayor coeficiente.

Para la asignación de los coeficientes de ponderación se han tenido en cuenta los siguientes criterios:

- Riesgos que un incumplimiento del aspecto evaluado puede generar en la seguridad y salud de los trabajadores.

- Obligaciones relacionadas en la legislación con respecto a la cuestión evaluada.

- Clasificación de las sanciones que representaría un incumplimiento del aspecto evaluado.

� Estándares de puntuación

La empresa auditada puede ser analizada tomando en cuenta varios niveles de exigencia, estos son los estándares.

Dependiendo de la necesidad o el nivel de exigencia del sistema de prevención a auditar, así será mayor o menor el estándar de cumplimiento que debe tener la empresa, para cumplir con las obligaciones derivadas de la normativa o normas de referencia.

Los estándares de los sistemas de puntuación de las auditorías pueden ser dos. El primero, es aquel estándar que se limita a valorar el cumplimiento de la normativa por la empresa auditada. El segundo va más lejos, y valora no sólo el cumplimiento de la normativa vigente, sino la calidad y eficacia en la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores.

Este último estándar podría venir dado por el contenido de normas UNE, o por normas especificas de la empresa auditada, en las que se recogen los sistemas de gestión de prevención de riesgos laborales y la auditoría, con los criterios de gestión de calidad.

En el momento actual, y atendiendo a la obligación legal desometer el sistema de prevención a una auditoría, únicamente se están realizando auditorías con el estándar mínimo. El estándar máximo será aplicado en una fase posterior, cuando las empresas hayan implantado sistemas de gestión con criterios de calidad.

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IV. TÉCNICAS DE ENTREVISTA

Una de las pruebas más importantes, que el auditor debe realizar para recabar las evidencias que le permitan llegar a conclusiones certeras, es la prueba de la entrevista.

Estas entrevistas deben realizarse no únicamente porque así lo indique el Reglamento de los Servicios de Prevención, cuando dice que la auditoría debe realizarse teniendo en cuenta la información aportada por los trabajadores, sino porque estas entrevistas aportan una información muy valiosa para que el auditor compruebe y contraste que el sistema es conocido y su eficacia es correcta.

A la hora de realizar las entrevistas, es necesario tener en cuenta ciertos criterios o técnicas. A continuación se exponen las técnicas de entrevistas que nos ayudarán a enfocar y realizar de un modo más correcto estas pruebas.

Criterios generales

� Colaboración En toda auditoría, el auditor debe adoptar una actitud de colaboración con el auditado. Este debe ser el criterio que informe toda la auditoría y por lo tanto la actitud a seguir en todo momento por el auditor.

Adoptando una postura abierta y solícita a los comentarios del entrevistado, obtendremos mucha más información que si adoptamos una actitud censora e imperativa.

Así, se desecharán las posturas estrictamente censoras o descalificadoras, para optar por posturas dialogantes y receptivas a toda la información que el auditado pueda proporcionarnos.

� Independencia

No obstante, el auditor deberá mantener su criterio una vez que haya obtenido las evidencias oportunas y suficientes sobre el sistema de prevención.

Dado que el auditor es una persona independiente y que su función, en último término, es la de valorar la eficacia y

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cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales de las empresas, no debe dejarse influir por circunstancias que pudieran menoscabar esa independencia.

� EfectividadDebemos tener en cuenta que cuanto más planificado y controlado este el tiempo invertido en las entrevistas al personal de la empresa, más eficacia habremos conseguido en la realización de la auditoría. Por lo tanto el auditor debe tener preparadas las preguntas que va a realizar, éstas deben ser las adecuadas, y nunca deben ser redundantes, ni ser muy extensas para que su formulación y extensión en el tiempo sea la justa.

En cuanto al número de preguntas, éste debe ser el que el auditor estime oportuno a la luz del cargo que el entrevistado ocupe en la empresa y las condiciones específicas de la auditoría en ejecución.

� Consejos prácticos

No se recomienda la realización de preguntas trampa o capciosas, a no ser que sea necesario para el contraste o por haber manifiesta contradicción entre respuestas de anteriores entrevistados o registros del sistema.

En el caso de que el entrevistado no comprenda del todo el contenido de la pregunta, volveremos a formularla de igual modo o modificando levemente el enunciado de la pregunta.

Aunque parezca una obviedad, debemos resaltar uno de los criterios fundamentales: con preguntas inadecuadas obtendremos siempre respuestas inadecuadas.

Es importante establecer silencios o paradas por varios motivos. Permite ordenar en el tiempo los grupos de preguntas, aporta tiempo al entrevistado para responder de forma amplia a las cuestiones, e induce, mediante los silencios meditados, la transmisión de información. Con los silencios meditados se consigue presionar de una forma leve al interlocutor.

El auditor ha de ser sensible al estado de ánimo del entrevistado, para así comprender su receptividad a las preguntas e interpretar su posterior respuesta.

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Sistemática

Como criterio general, las preguntas deben seguir un orden lógico. Siempre evitaremos realizar preguntas que no sigan una secuencia lógica, y puedan confundir al entrevistado.

Habremos de seguir, en la medida de lo posible, el ciclo preventivo en el orden de las preguntas. Así, merece la pena empezar por la evaluación de riesgos antes de preguntar por la planificación de la actividad preventiva.

Nunca debemos saltar de un tema a otro, debiendo agrupar todas las preguntas de un mismo

tema o aspecto, pues de lo contrario provocaremos confusión y desinterés.

Como primer paso, y siguiendo las normas de cortesía, habremos de saludar a la persona de forma correcta, realizando las preguntas habituales de bienvenida.

Por lo tanto, es conveniente hacer una pequeña presentación de quiénes somos y cuál es el objetivo de la entrevista. Con esto conseguimos mitigar los miedos y las posibles malas interpretaciones sobre nuestra figura.

A continuación, continuaremos recabando los datos personales del entrevistado. En el encabezamiento de las preguntas será necesario recoger los datos personales del entrevistado tales como: nombre, apellido, cargo que ocupa, puesto de trabajo, empresa, auditor, fecha y hora de la entrevista, lugar de la entrevista.

Es necesario tener en cuenta en qué medida el entrevistado conoce quienes somos y cuales son los objetivos y finalidades de la entrevista. Desgraciadamente, siempre que nos entrevistamos con un auditor, tenemos la sensación de que está juzgando y valorando nuestra actividad. El auditor no siempre juzga la actividad del entrevistado, esto dependerá de las responsabilidades que se tengan dentro de la gestión de los riesgos en la empresa.

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Al final de la entrevista es conveniente realizar un resumen o incidir en alguna pregunta que haya quedado dudosa, mediante preguntas retóricas. Con estas preguntas se auto comprueba que la contestación sigue siendo la misma, y se vuelve a dar oportunidad de aclarar o añadir más información.

La comunicación en la auditoría

Cada auditor miembro del equipo auditor inicia su función en los procesos, departamentos o áreas planificados. El auditor debe aplicar su estrategia de investigación conforme al objeto y alcance de auditoría definido.

Como base fundamental de esta estrategia está la entrevista con el personal auditado acordado. La obtención de evidencias objetivas conjugará todo un conjunto de herramientas de verificación donde la interacción con el auditado y la obtención de información a través de la realización de diversas preguntas planificadas y el control de esta interacción es clave para el desarrollo de una auditoría eficaz.

En definitiva, el auditor debe conseguir una comunicación con el auditado que sea:

� Clara y sencilla.

� Fluida.

� Sincera.

Con el objetivo de obtener información válida para el proceso de auditoría. Por tanto, el auditor debe ser un buen comunicador. A través de la comunicación va a obtener la mayor parte de la información, por lo que deberá conocer al nivel suficiente las técnicas para una adecuada comunicación, no solo desde el punto de vista oral, pues la comunicación no verbal (gestual) será también un importante componente del proceso de comunicación y su uso no adecuado produce, en muchos casos, una ruptura del proceso de comunicación.

La comunicación implica la transmisión de información entre el auditor y el auditado y viceversa (retroalimentación). El auditor debe

Pasaremos a realizar las preguntas que nos permitan contrastar la eficacia del sistema, siguiendo un orden lógico.

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analizar en todo momento cuál es la información que realmente estállegando al auditado y cuál información está recibiendo él. De este modo, el auditor debe interpretar toda la información, oral o no, que se le transmita. Debe tener siempre presente y comprobar que el auditado entiende las cuestiones que se le están formulando y debe verificar que la información que recibe la ha interpretado adecuadamente. De otro modo, estará introduciendo ruido en el proceso de comunicación y desvirtuando la información obtenida.

De este modo, el auditor debe conjugar su capacidad de expresión, de observación y de escucha de forma que:

� Emita la información adecuada.

� Reciba la información requerida.

Este proceso de obtención de información configura la entrevista como aspecto fundamental del desarrollo de la auditoría.

La comunicación durante la auditoría para la obtención de información configura la entrevista como aspectos fundamental para su desarrollo eficaz.

Un adecuado desarrollo de la entrevista debe tener en cuenta unos aspectos básicos como:

� La expresión verbal y las preguntas.

� La expresión no verbal.

� La imagen.

� La expresión verbal y las preguntas:

Dado que el ser humano utiliza el lenguaje como medio para comunicarse, es importante prestarle atención.

Dada la versatilidad de nuestro lenguaje, podemos formular las preguntas de diversas formas. La formulación de las preguntas es uno de las cuestiones más relevantes a la hora de concebir y realizar los formularios de preguntas. Dependiendo de cómo este formulada la pregunta, tendremos una respuesta tanto verbal como anímica del receptor.

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El contenido de la pregunta no debe ser, por lo tanto muy complejo, y siempre ira ligado a la función que ocupe la persona entrevistada dentro de la empresa.

Es importante, antes de comenzar con las preguntas que nos permitan pulsar la eficacia del sistema, conocer cual es la situación actual de la persona entrevistada, así como ciertos datos como la antigüedad en el puesto, el cargo que ocupa, el trabajo que se realiza y cual es su superior jerárquico inmediato. Para lo cual, formularemos preguntas que nos permitan obtener la máxima información con respecto a los datos personales del entrevistado

Las preguntas que tienen como respuesta un simple SÍ/NO aportan poca información y limitan la libertad del entrevistado, a la hora de aportar información adicional, que nos permitiría indagar en aspectos de la eficacia del sistema que han pasado desapercibidos. Por lo tanto estas preguntas, en la medida de lo posible, deben evitarse.

El enunciado de las preguntas puede tener los siguientes comienzos:

- ¿QUÉ…?

� Esta pregunta indica una presunción por parte del auditor.

� Hace participar al entrevistado del contenido de la pregunta.

� Si comenzamos la pregunta de esta forma estamos induciendo al entrevistado a responder con un contenido bastante amplio acerca de algo que el debe conocer.

Uno de los criterios fundamentales a tener en cuenta es que las preguntas estén redactadas de forma sencilla, y siempre atendiendo a las características del posible receptor de las mismas. Es fundamental que las preguntas sean entendidas de forma correcta y clara por el entrevistado.

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� Con este tipo de enunciado obtenemos respuestas que nos pueden aportar mucha información.

� Se recomienda utilizar este tipo de enunciados en la medida de lo posible.

- ¿POR QUÉ…?

� Se puede utilizar después de alguna pregunta sitenemos alguna duda sobre la respuesta.

� Permite al auditor pulsar la medida en que determinados procedimientos han sido comprendidos por el trabajador.

� Este tipo de pregunta debe realizarse a aquellas personas que tengan conocimiento de algo especifico, pues de lo contrario, lo único que conseguiremos será bloquear la respuesta de nuestro interlocutor, o conseguir una respuesta como: “no sé”.

- ¿CUÁNDO…?

� Dado que en la auditoría del sistema de prevención en ocasiones es relevante controlar los tiempos y laplanificación de determinadas acciones preventivas, con esta pregunta estaremos obteniendo información valiosa para contrastar lo recogido en los registros documentales de la empresa.

� Permite fijar en el tiempo determinadas acciones y contrastar si tuvieron una ocurrencia real. Por ejemplo cual fue la última vez que se reunió el comité de seguridad y salud de la empresa, la fecha del último accidente que ocurrió en la empresa.

- ¿CÓMO…?

� Es un enunciado de pregunta muy específico, que nos aporta información sobre si el entrevistado conoce o es consciente de determinados aspectos de la gestión de la prevención. Por ejemplo, cómo debo actuar ante una situación de riesgo grave e inminente.

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- ¿DÓNDE…?

� Afianza la localización y posición de determinados elementos de la gestión de prevención.

� Para determinadas cuestiones como localización de medios de protección colectiva, señalización, es tremendamente interesante, puesto que se pulsa y contrasta el conocimiento de determinados aspectos de la información de riesgos en los puestos de trabajo.

- ¿QUIÉN…?

� Con esta pregunta lo que se consigue es contrastar la integración de la prevención dentro de la empresa.

� Se dirige la pregunta a conocer si el entrevistado conoce la estructura y los responsables de la gestión de la prevención de determinadas áreas.

- ¿CREES…?

� Estas es una de las preguntas más subjetivas que se pueden hacer y tiene aspectos negativos y positivos.

� El aspecto positivo es que se da pie al entrevistado a que aporta su visión personal sobre determinadas cuestiones referentes a la gestión de la prevención dentro de la empresa.

� El aspecto negativo es que la respuesta no deja de ser una opinión dada por una persona a la que afecta el sistema de prevención de la empresa.

Introducir la pregunta de “¿Qué harías para mejorar la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores de la empresa?” Puede aportar nueva información y, además, recomendaciones específicas en determinados puestos de trabajo.

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� La expresión no verbalEl lenguaje no verbal es uno de los elementos más importantes a tener en cuenta por el auditor.

En este sentido tendremos que tener en cuenta los siguientes aspectos.

- Tono de voz: este es un elemento importante, pues dependiendo del tono que se utilice se infundirá mayor o menor confianza.

El tono ha de ser suave pero firme. Nunca habrá de ser demasiado alto. No deberá ser titubeante. Debe entonarse la pregunta de forma correcta, no cayendo en la monotonía de los tonos, pues ello fomentará respuestas cortas y poco acertadas.

- La mirada: debemos mirar a nuestro interlocutor en todo momento, para así poder fijarnos en la comunicación no verbal que nos transmite.

- La expresión de las manos: las manos deben transmitir serenidad y seguridad en uno mismo, y en las ocasiones en que se quiera hacer hincapié en determinados aspectos de las cuestiones, deben utilizarse movimientos o gestos vehementes para enfatizar el contenido de la pregunta.

- La postura del cuerpo: dependiendo del contenido de la pregunta que se quiera realizar el cuerpo ha de acompañar en todo momento a la intención de las preguntas, y modificar su postura cuando lo indique la pregunta, por ejemplo cuando se haga una pregunta de porqué o se quiera inducir presión por los tiempos o por el contenido de la pregunta.

- El saludo inicial: el saludo inicial debe hacerse con respeto y afabilidad para infundir confianza en el trabajador.

- La despedida: la despedida debe ser cordial, independientemente del resultado de la entrevista.

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� La imagen

Cuando el auditor llega a la organización auditada lo primero que se observa de él es su imagen, de ahí la importancia de cuidarla adecuadamente. La imagen del auditor debe ser pulcra, aseada y cuidada y dar sensación de orden y control.

Esta imagen no está relacionada únicamente con la vestimenta. Así, la forma de llegar a la organización auditada o la forma de transportar los documentos de trabajo de la auditoría son importantes. Presentarse con los papeles revueltos debajo del brazo va a transmitir una cierta idea de desorden que puede poner en entredicho la profesionalidad del auditor.

La imagen del auditor debe ser pulcra, aseada y cuidada y dar sensación de orden y control.

Igualmente, si la documentación que la organización auditada suministra al auditor aparece desordenada, arrugada y maltratada, se dará una sensación de despreocupación ante documentos que para el auditado pueden ser muy importantes.

V. REALIZACIÓN DE LISTAS DE VERIFICACIÓN O CHEQUEO

Las listas de verificación o de chequeo son una de las técnicas de recogida de información más habituales para los Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales. La generalización de las mismas es una de los mejores argumentos a favor de esta sencilla técnica, pero en su confección deben seguirse una serie de reglas básicas que a continuación se van a desarrollar.

Puede definirse la lista de verificación o de chequeo como un soporte escrito (puede estar en soporte papel o informático) que permite estandarizar la realización de una auditoría, una inspección de seguridad, una evaluación de riesgos, etc.

El uso de las mismas aporta una serie de ventajas que las ha hecho muy populares:

� Método sencillo en lo referente a su utilización.

� Método rápido.

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� Es muy versátil (aplicable en muchas situaciones).

� Facilidad de aplicación.

� No requiere personas experimentadas en su ejecución.

Sin embargo, también su utilización puede presentar inconvenientes que hay que tener en cuenta para no cometer errores que invaliden la técnica de recogida de información. Estos inconvenientes se centran principalmente en:

� La confección de las mismas debe estar realizada por personal muy experimentado y con conocimientos de la materia a verificar.

� La omisión de algún punto a verificar no se tendrá en cuenta con posterioridad.

En cuanto a la metodología o forma de realizar esta sencilla herramienta de trabajo, se deben seguir una serie de reglas o principios en su elaboración:

� Las preguntas contenidas en la lista de verificación deben ser directas, es decir, sus únicas respuestas posibles son un Sí o un No. En la mayoría de los casos existe una tercera respuesta posible que es un No Aplica o un No Procede, ya que es posible que determinada materia no sea de aplicación en esa empresa o actividad.

� Las preguntas deben tener una única respuesta posible.

� Deben ser preguntas fáciles de entender por una persona ajena, sobretodo si la lista de verificación va a ser usada por personal que no ha intervenido en su elaboración o si el interlocutor que nos va a dar información no es capaz de comprenderla.

� En muchas ocasiones debe dejarse un recuadro en blanco, donde la persona que esté realizando la verificación pueda anotar las posibles observaciones que estime oportunas para una mejor comprensión de la respuesta.

� En caso de empresas con un sistema de gestión, las listas deben realizarse de acuerdo con sus propios procedimientos y reglas internas.

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� Por último, en caso de verificaciones de carácter técnico, la propia pregunta debe contener el procedimiento para llevar a cabo la verificación. Por ejemplo, si se va a verificar si existe una iluminación adecuada de un determinado lugar de trabajo, se debe incorporar a la misma que las mediciones del nivel de iluminación se deben realizar a nivel del suelo y a unos 80 cm. de altura.

En todo caso, la lista de verificación se configura como un elemento fundamental en la realización de auditorías, por su sencillez y por la rapidez en la recogida de información. Combinado con otras técnicas (entrevista, formularios, etc.) permiten agilizar y sistematizar el trabajo del auditor. A continuación se adjunta un ejemplo.

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LISTA VERIFICACIÓN LUGARES DE TRABAJO

Sí No N.A.

La construcción del edificio, paredes, techos, suelos, tejados, es segura.

Los materiales de construcción, son resistentes al fuego.Los locales tienen 3 metros de altura, desde el piso al

techo.(La medición se realizará en el lugar más desfavorable)

Dos m2 de superficie por cada trabajador.Diez m3 por cada trabajador.

El pavimento de los suelos es llano, liso y no resbaladizo.Los materiales de construcción son los adecuados cuando se manipulen o fabriquen sustancias irritantes, tóxicas e

inflamables.La resistencia de los tejados, es conocida por los

empleados.En caso negativo, se controla y organiza el trabajo a los

mismos.Se construyen plataformas de trabajo y se proporcionan

cinturones de seguridad.Las dimensiones de corredores, galerías y pasillos tienen

la suficiente anchura.Las vías de circulación interiores están señalizadas.

La distribución de las máquinas garantiza trabajo seguro y productivo.

Las escaleras fijas ofrecen suficiente resistencia.

VI. DOCUMENTOS DEL TRABAJO

Los documentos de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el auditor, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formar su opinión.

El propósito de los documentos de trabajo es ayudar en la planificación y realización de la auditoría, en la supervisión y revisión de la misma, y en suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.

Tabla 21. Ejemplo de lista de verificación de lugares de trabajo.

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Una vez que la planificación esta realizada, el auditor deberá preparar los documentos de trabajo, que le permitirán sistematizar la obtención de evidencias y documentación de los resultados.

Los auditores deben conservar todos los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre el sistema de prevención que haya examinado.

Los documentos de trabajo deben:

� Recoger la evidencia obtenida en la ejecución del trabajo, así como de los medios por los que el auditor ha llegado a formar su opinión.

� Ser útiles para efectuar la supervisión del trabajo del equipo de auditoría, que el auditor debe efectuar.

� Ayudar al auditor en la ejecución de su trabajo.

� Ser útiles para sistematizar y perfeccionar, por la experiencia, el desempeño de futuras auditorías.

� Hacer posible que cualquier persona con experiencia, pueda supervisar en todos sus aspectos, la actuación realizada.

Puede decirse, en términos generales, que los documentos deben prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditoría, y han de ser lo suficientemente claros para permitir a un auditor, sin previo conocimiento de la auditoría en cuestión, seguir las incidencias del trabajo y comprobar que la auditoría se ha realizado conforme a lo establecido en la legislación aplicable y, en su caso, en las Normas Técnicas.

Aunque la cantidad, la forma y el contenido de los documentos de trabajo variarán según las circunstancias, generalmente incluirán lo siguiente:

El archivo permanente de papeles de trabajo es un conjunto coherente de documentación, conteniendo información de interés permanente relativa al sistema de prevención de la empresa y susceptible de tener incidencia en auditorías sucesivas.

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� Copia del sistema de prevención de la empresa.

� Constancia del plan de auditoría.

� Constancia del estudio y evaluación del sistema de control interno mediante listas de verificación y listas de control de condiciones de seguridad.

� Los principios técnicos de auditoría y criterios de medición, seguidos, en su caso.

� Conclusiones alcanzadas por el auditor en relación con los aspectos significativos de la auditoría, incluyendo cómo han ido siendo resueltos o tratados los asuntos excepcionales y las salvedades puestas de manifiesto a través de la auditoría.

� Una copia del informe de auditoría.

� Constancia de la naturaleza, momento de realización y amplitud de las pruebas efectuadas, incluyendo los criterios utilizados para la selección y determinación de las muestras, el detalle de las mismas y los resultados obtenidos.

� Confirmaciones o registros recibidos de terceros.

� Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuando fueron realizados.

� Constancia de que el trabajo realizado por los ayudantes ha sido supervisado y revisado.

� Pruebas sustantivas y de cumplimiento.

Los papeles de trabajo son susceptibles de normalización, lo cual mejora la eficacia de su preparación y revisión.

Los papeles de trabajo del auditor deben indicar las verificaciones efectuadas, el resultado obtenido y las conclusiones a las que se hubiera llegado.

Es indispensable que los papeles de trabajo se preparen con un adecuado sistema de referencias, que permita al usuario encontrar el origen de la información utilizada.

Los papeles de trabajo pertenecen al auditor. Deben tomarse las medidas adecuadas para garantizar la seguridad en su conservación. No deben destruirse antes de haber transcurrido el tiempo preciso para satisfacer las exigencias legales y las necesarias de la práctica profesional. Los documentos de trabajo de la auditoría deben guardarse al menos 5 años desde la realización de la misma, y es conveniente guardarlos hasta la realización de la siguiente auditoría.

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Los documentos que contengan información confidencial o relativa a la propiedad industrial e intelectual, deberían quedar convenientemente salvaguardados por la entidad auditoría.

Deberán documentarse todos los resultados de la auditoría. Una vez auditadas todas las actividades, el equipo auditor deberá entonces procurar que las no conformidades se documenten de forma clara y precisa, y estén apoyadas en evidencias.

Conviene que las no conformidades se identifiquen en relación con los requisitos de la norma u otros documentos relacionados respecto a los cuales se ha realizado la auditoría; que el auditor jefe junto con el responsable designado por la dirección del auditado, revise los resultados y que la dirección del auditado tome nota de los resultados de no conformidad.

Conviene que los documentos de trabajo se diseñen de forma tal, que no limite actividades o investigaciones adicionales, que pudieran resultar necesarias, como consecuencia de las informaciones obtenidas durante la auditoría.

Todos los documentos de trabajo deberán contener un encabezamiento en el que se incluyan los datos específicos de la empresa, que nos permita identificar en todo momento a que auditoría pertenece el documento.

Los datos que al menos deben figurar en el mencionado encabezamiento son: empresa, persona entrevistada, cargo, auditor, fecha, centro de trabajo, y elemento del sistema.

Los documentos de trabajo deben archivarse hasta que haya sido aceptado el informe de la auditoría por la dirección del auditado y el cliente.

TIPOS DE DOCUMENTOS DE TRABAJO

Los documentos necesarios para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y comunicar las conclusiones pueden ser:

a) Listas de verificación.

b) Ayudas al auditor.

c) Formularios tipo.

d) Listas de control de los centros de trabajo.

e) Ayudas de listas de control.

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f) Formularios de conclusiones.

g) Formularios de entrevistas.

a) Listas de verificación

Las listas de verificación contienen las cuestiones que el auditor debe plantear en cada uno de los elementos del sistema de prevención y a cada una de las escalas jerárquicas.

El contenido de este documento debe reflejar al menos los siguientes elementos:

- Las preguntas a verificar.

- Las respuestas obtenidas de la verificación.

- El justificante si existieren.

- Las observaciones que le haga la persona entrevistada y las que anote el auditor.

- La puntuación parcial de cada pregunta así como el total de la lista de verificación.

- En ultimo lugar se recoge el tanto por ciento obtenido en cada una de las listas de verificación de cada elemento del sistema.

b) Ayudas al auditor

Las ayudas al auditor están divididas en varios apartados, con objeto de sistematizar y ordenar su finalidad al auditor. Así, la ayuda se divide en los siguientes apartados:

Para la formulación de las respuestas se tendrán que reflejar tres casillas, en las que se le indica la posibilidad SI, NO, NA, ésta última significa no aplicable ya que en ocasiones la verificación no vendrá al caso, como por ejemplo, cuando la empresa no tenga riesgos derivados de agentes biológicos, o no tenga comité de seguridad y salud etc. Para más información puede consultarse en el punto anterior.

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- Objeto: se recoge el objeto y la finalidad que se persigue con la cuestión planteada a la persona en concreto, así como la persona a la que va dirigida la cuestión.

- Base jurídica: se recoge la base jurídica en la que se apoya la cuestión, así como los documentos técnicos de referencia, como puedan ser las normas establecidas por órganos certificadores nacionales e internacionales.

- Justificante: recoge cómo el auditor debe comprobar la veracidad de las cuestiones planteadas, mediante justificantes u otros medios de prueba.

- Puntuación: establece los criterios de puntuación que el auditor debe tener en cuenta a la hora de puntuar cada cuestión controlada. Dentro de la puntuación se incluyen la puntuación total posible que puede obtener la cuestión en concreto, la puntuación mínima legalmente aceptable de la cuestión en concreto.

c) Formularios tipo

Los formularios tipo son aquellos documentos en los que se recogen la diferente documentación tipo que el auditor se puede encontrar en su auditoría de un sistema de gestión. Así, se incluyen como formularios tipo ejemplos de política de prevención de riesgos laborales, justificante de entrega de EPIs a los trabajadores, evaluación de riegos, etc.

d) Listas de control de los centros de trabajo

Las listas de control de las condiciones de seguridad de los centros de trabajo, constituyen el elemento del sistema que permite al auditor verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad en los centros de trabajo. El auditor deberá controlar los centros de trabajo tipo de la organización auditada, con objeto de controlar la eficacia del sistema.

Estos documentos de trabajo únicamente se utilizarán en el caso de auditorías voluntarias y técnicas, salvo que el auditado así lo demande.

e) Ayudas de listas de control

Las ayudas de las listas de control constituyen el elemento de apoyo del auditor en su verificación de las condiciones de seguridad de los centros de trabajo, dándole el criterio de

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puntuación adecuado, así como la base jurídica en la que se apoya la medida preventiva correspondiente.

f) Formularios de conclusiones

Los resultados de la ejecución de la auditoría quedarán reflejados en unos formularios. Así, se deberá recoger los resultados totales de la verificación de los elementos del sistema, así como los datos aportados a través de las entrevistas realizadas a las diferentes jerarquías de la empresa.

El contenido de este documento será el siguiente:

- Referencia de los elementos del sistema auditados.

- Referencia de cada una de las preguntas realizadas.

- Referencia de las observaciones para cada una de los elementos.

- No conformidades detectadas en su caso.

- Bases jurídicas afectadas por las no conformidades.

- Puntuación obtenida en cada uno de los elementos.

- Puntuación total de la auditoría y tantos por cientos totales en su caso.

g) Formularios de entrevistas

Son aquellos documentos donde se recogen las preguntas a realizar a las diferentes personas involucradas en la gestión de la prevención y los resultados de las mismas.

El contenido de estos formularios no dista en gran medida de los anteriores. Tendrán un encabezamiento donde se pueda recoger los datos personales del auditor, entrevistado, fecha, lugar, cargo, la actividad realizada, y a continuación las preguntas a formular.

Los formularios de entrevistas no tienen porque contener puntuación ya que las respuestas del personal entrevistado contienen un alto grado de subjetividad.

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VII. NO CONFORMIDADES MÁS FRECUENTES

A continuación se exponen los resultados de las No adecuaciones más frecuentes en la realización de las auditorías iniciales de las empresas. Ello puede ser de cierto interés, pues aporta un cierto conocimiento sobre cuáles son los fallos más frecuentes en los sistemas deprevención de riesgos laborales.

Mostramos, a continuación, un pequeño análisis de las No Adecuaciones encontradas en una muestra de auditorías que incluyen empresas de diversos sectores, tanto industriales como de servicios.

� Existe una media de 10 informes de No Adecuaciones auditoría.

� De estas el 11% han sido calificadas como mayores y el restante 89% como menores.

Los puntos en donde se han detectado más no adecuaciones a la normativa son los correspondientes a:

� Revisión de equipos e instalaciones. Equipos de trabajo. Aplicación del RD 1215/1997 (19%). No se ha realizado un análisis de la adecuación de los equipos de trabajo a los requisitos del Anexo I del R.D. 1215/97, o bien aunque se ha efectuado pero aún no se han corregido las no adecuaciones detectadas en el análisis.

� Información y formación de los trabajadores (9%). Obien, la empresa no tiene establecido un Sistema de Formación que garantice, de acuerdo con el artículo 19 de la Ley de Prevención, que cada trabajador recibe una formación en prevención de riesgos centrada en su puesto de trabajo.

O bien, no consta que se haya realizado una información individualizada a cada trabajador de los riesgos y medidas de protección existentes en su puesto de trabajo, como consecuencia de la evaluación de riesgos realizada. (Art. 18.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).

� Planificación de las emergencias (9%). Hay carencia de plan o instrucciones de emergencia. No se acredita la formación de los equipos de emergencia y/o no se realizan comprobaciones del funcionamiento del plan (simulacros).

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� Consulta y participación (8%). El sistema de registro y comunicación de accidentes no contempla la comunicación inmediata de los daños a la salud a los representantes de los trabajadores, tal y como se recoge en artículo 36.2 de la Ley de PRL.

� Las reuniones del Comité de Seguridad y Salud no siguen la frecuencia trimestral establecida en el artículo 38.3 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

� Durante el proceso de auditoría no se ha podido constatar que se haya formado adecuadamente a los Delegados de Prevención, según establece el artículo 35.2 del Reglamento de los Servicios de Prevención.

� Coordinación de actividades empresariales (8%). No está establecido un sistema de información y control de contratassegún establece el art. 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

� El sistema de control de contratistas, en lo referente a formación del personal subcontratado, no está suficientemente desarrollado, pues se han detectado varios casos en los que el personal subcontratado no dispone de la formación adecuada, a pesar de que la misma se exige a la empresa contratada en la contratación.

� Control periódico de los factores ambientales (6%). No se han realizado mediciones en los puestos de trabajo, o no se efectúan con la periodicidad adecuada

� No se dispone de un programa de control de la exposición a contaminantes.

Las no adecuaciones detectadas, se califican en mayores y menores. Los puntos que suelen dar No Adecuaciones mayores son los relativos a:

� Objetivos y metas. Plan de prevención (23%) de las NAs Mayores.

� No poder acreditar la existencia de un plan de prevención. Ausencia de plan, plan no adecuado y falta de seguimiento de la acción preventiva

� Revisión de Equipos e Instalaciones. Equipos de trabajo. Aplicación del R.D. 1215/1997 y normativa específica (22%).

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� Centros de transformación, instalaciones contra incendios, aparatos a presión, etc. en los que no se realizan las inspecciones reglamentarias con la periodicidad requerida.

Planificación de las emergencias (13%).

Ausencia de plan o instrucciones de emergencia o plan no implantado, no designación de los equipos de emergencia, etc.

Las estadísticas mencionadas son sólo un indicativo de aquellos aspectos en los que hay que poner mayor énfasis en su verificación y control.

VIII. SINOPSIS

� Existe la posibilidad de hacer una valoración del sistema de gestión de la prevención. Esta valoración, dependiendo de la técnica metodológica que se utilice puede ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Además, dentro de cada valoración se puede ponderar dando más importancia o peso a unos aspectos del sistema frente a otros.

� Una de las técnicas más usuales de recogida de información por parte del auditor es la entrevista. Para llevar a cabo la misma y sacar el mayor partido es necesario conocer las técnicas aplicables a cada caso y la influencia tanto del lenguaje verbal, como del lenguaje no verbal.

� Otra de las técnicas más frecuentes es la recogida de información a través de Listas de verificación o de chequeo. Dispone de una serie de ventajas que hacen que se halla universalizado su utilización, pero en la elaboración de las mismas se hace necesario seguir unas reglas básicas.

� Los documentos de trabajo del auditor representan la base sobre la que se va a emitir las conclusiones del informe final de auditoría. Es necesario guardar y conservar los mismos incluso después de la auditoría. Entre estos documentos nos podemos encontrar:

- Listas de verificación.

- Ayudas al auditor.

- Formularios tipo.

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- Listas de control centros de trabajo.

- Ayudas de listas de control.

- Formularios de conclusiones.

- Formularios de entrevistas.

� Entre las no conformidades más frecuentes en las auditorías de prevención se pueden destacar:

� Entre las no conformidades más frecuentes en las auditorías de prevención se pueden destacar:

- Revisión de equipos e instalaciones. Equipos de trabajo. Aplicación del R.D. 1215/1997 (19%).

- Información y formación de los trabajadores (9%).

Documents

Teoria Audit Mod1 T5