The Corporation of the Municipality of Wawa Staff Monthly Report 

 Office of Information Technology 

 

Prepared For: Corporate Planning Committee Meeting 

Report No.: JM 2017‐03 

Agenda Date: March 14, 2017   File No.: 6.3 

Respectfully Submitted By: Jason Morrison      Director of ITI                   

Prepared By: Jason Morrison  Director of ITI  

 

Preamble 

 The  following  report  outlines  issues  relating  to  all  areas  of  the  Information  Technology department including NITGC members.  

General 

 IT Infrastructure   All major systems have been running smoothly with no major  issues to report.   We have been concentrating on completing hardware and software updates to all of our major systems.   We continue to work closely with all departments to ensure that all current needs are met and to improve system efficiencies in areas that are needed.    

Cemetery Mapping Project  

 Spring  is approaching and  the  ITI department  is gearing up  to move ahead with  the cemetery mapping  project.    The  ITI  department  is  currently  taking  the  existing  scanned  plans  of  the cemetery and overlaying them onto the satellite imagery.  This will allow us to digitize the plans to  real world  coordinates  and  have  a  visual  and  interactive  representation  of  the  cemetery.  Once the digitization of the plots is complete a full database of existing plot information will be developed.   This will allow us  to have an accurate  representation of  the current status of  the cemetery and allow the Municipality to better manage remaining plots.  Once the snow has gone, the ITI department will be in the field locating the location of all of the aluminium  pins  that  mark  the  plot  rows.    We  will  GPS  all  of  the  pins  which  will  allow Infrastructure Services to more accurately locate and dig.          

ITI Department  Page 2 of 3  Report No.: JM 2017‐03  

Data Capture Projects 

 By‐Law Infraction Mapping  The  ITI department continues to work with  Infrastructure Services and Community Services to map locations where there have been by‐law infractions such as illegal parking, pushing snow on Municipal  property,  illegal  use  of  recreational  vehicles  on Municipal  property.    The map  is beneficial to the Municipality and law enforcement to better enforce infractions that are taking place. Attached is the updated map of the locations that have been collected.        

Security Camera 

 We are moving forward with our capital budget project for 2017.  This will see the installation of security cameras at the Community Centre, Tourist Information Centre, Landfill and an upgrade to Lion’s beach.   We will also be adding additional equipment  to  the Council Chambers which will allow us to record audio and video of all meetings if required or wanted.   

Website and Marketing  

 The  ITI department has been concentrating on developing marketing materials for the Canada 150 event.   We have also been working  closely with Community  Services  to develop a  social media strategy that will be more efficient in communicating events to the community.    Attached are some of the Canada 150 graphics.  Municipal Website New Website •  AODA requirements  •  Update homepage for better display of public notices  

NITGC 

 New Potential Partners  The Municipality of Wawa has  the opportunity  to potentially  increase  the membership of  the NITGC providing more  revenue.   We have met with  the potential 4 new partners and given a presentation on the NITGC and services that we can provide.  It looks promising that they will be joining our group in the near future.  The ITI department will    

Wawa Energy Plan 

No update for December.      

ITI Department  Page 3 of 3  Report No.: JM 2017‐03  

 

Solar Project 

 The Municipality of Wawa applied to the Ontario Power Authority (OPA) under the MicroFIT program to get  approval  for  the  installation  of  a  10KW  solar  project  on  the  new municipal  garage  on Montreal Avenue.  Although the OPA has previously approved 6 MicroFIT projects for the Municipality of Wawa in the  past  it  has  decided  to  decline  the  current  application.    The  application was  declined  because  the applicants  name  is  the Municipality  of Wawa  and  the  property  is  registered  under  the  Township  of Michipicoten.   Even  though we provided  the By‐Law  that  identifies  the name change and  that  the  two organizations are the same they still turned the application down.    We are currently in the process involving the MPP’s office to get this ridiculous decision reversed.  We will keep you informed of the progress.