TIME ATTENDANCE

MANAGEMENT SYSTEM

MANUAL DE CONFIGURACIÓN

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Contenido

Software de Control de Asistencia

CONTROLTEK

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Este manual es una guía para configurar el programa de control de asistencia Time Atendance

Management System, una vez instalado en la computadora.

INICIO DE SESIÓN

Al arrancar el programa se muestra la siguiente pantalla:

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Cuando se ejecuta por primera vez al programa, sin cambiar nada, solo dar clic en el botón Login e

ingresará al Menú principal, que se ve como sigue:

Existen 4 menús principales, los cuales son los siguientes:

• Terminal Management (Administración de Terminales/Dispositivos/Lectoras)

• Personnel Management (Administración de Personal)

• Time Attendance Management (Administración de Asistencia)

• System Maintenance (Mantenimiento del sistema)

En esta guía, iniciaremos con los pasos para configurar el sistema, considerando que es una instalación

nueva.

Los siguientes pasos nos ayudarán a configurar el programa Time Attendance, por primera vez, para

una compañía:

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Agregar o dar de alta el nombre de la empresa

Menú: System Parameter Configure (Nombre de Empresa)

RUTA: System Maintenance / System Parameter Configure

Para personalizar el nombre de la empresa, se ingresa al menú System Parameter Configure

(Configuración de Parámetros del Sistema), donde se muestra la pantalla siguiente:

Los campos a llenar son los siguientes:

• Company Name (Nombre de la Compañía): Escribir el nombre de la compañía.

• Work ID Length (Longitud de la Identificación del Empleado): Es la longitud del campo # de

Empleado o identificación del empleado, si no es alcanzada, el resto de los dígitos se pondrán

en ceros, por ejemplo; # Empleado = 5, el sistema lo mostrará como “00005”.

• Enroll No. Length (Longitud de # de Enrolado): Es el número consecutivo que el sistema

asigna cada vez que se enrola o se da de alta a alguien.

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• Show only the first and last pinch time (Muestra solo el primer y último registro): Cuando es

seleccionado “NO”, en el reporte mensual del personal, se mostrarán todos los registros, si

es seleccionado “SI”, solo mostrará el primer y el último registro.

• Show Access control module (Muestra el módulo de control de acceso): Por predeterminada

está seleccionado “NO”, si seleccionas “SI”, se verá lo siguiente:

Se agrega el campo de Real Time Terminel Monitoring Ports (Puerto de monitoreo del

dispositivo/terminal en tiempo real) y al reiniciar el programa, se verá también el módulo de

Access Management (Control de Acceso), al seleccionar Yes en este campo, se agrega un quinto

menú principal que se verá como Access Management, en la parte superior junto con los demás

menús, como se aprecia en la imagen de arriba.

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Agregar o dar de alta un área o departamento

Menú: Department Management (Administración del Departamento/Área)

RUTA: Personnel Management / Department Management

Al ingresar al menú Department Management (Administración de Departamento/Área), se mostrará

la pantalla siguiente:

Al darle clic al botón “Add”, se podrá agregar un nuevo departamento o área (oficina, ventas, almacén,

administración, logística, etc), llenando los campos siguientes:

• Department NO (Número de departamento): Se escribe el número con el que se va a

identificar el departamento, no importa si se repite.

• Department Name (Nombre de departamento): Se escribe el nombre del departamento o área

que se va a dar de alta.

• Parent Department (Departamento o Área a quien reporta): Se escoge el área de la que va a

depender el departamento que se está dando de alta.

• Notes (Notas): Aquí se coloca cualquier comentario que ayude en la identificación del área o

departamento.

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• Cancel (Cancelar): Clic para cancelar la información y regresar al menú de Department

Management (Administración de Departamento/Área)

• Save (Guardar): Clic para guardar la información

El botón “Edit” sirve para editar o corregir algún departamento que ya está dado de alta.

El botón “Delete” sirve para borrar un departamento.

EL botón “Exit” sirve para salir del menú.

Agregar o dar de alta Personal

Menú: Personnel Management (Administración del Personal)

RUTA: Personnel Management / Personnel Information Management

Al ingresar al menú Personnel Information Management (Administración de Información del Personal),

se mostrará la pantalla siguiente:

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En este menú también se puede agregar un área o departamento dando clic en “Department”, justo

arriba del árbol de jerarquía de los departamentos o áreas, siguiendo el procedimiento señalado en

el Paso # 2.

Para dar de alta un empleado, se da clic en el botón “Add”; el botón “Edit” es para modificar un registro

ya creado, el botó “Delete”, sirve para borrar un registro.

Después dar Clic al botón “Add”, entonces se llenan los campos que aparecen editables en la parte inferior

de la pantalla:

Pestaña Basic Information (Información Básica):

• Department Name (Nombre del Departamento): Se escoge el nombre del departamento al que

pertenecerá el empleado.

• Work ID (Número de empleado): Se genera automáticamente o se puede ingresar manual.

• Enroll NO (Número de enrolamiento): Se genera automáticamente o se puede ingresar manual.

• Entry Date (Fecha de ingreso): Fecha en que el empleado comienza a laborar.

• Employee Status (Estado del empleado): Por predeterminada, no se modifica.

• Remark (Observaciones): Se escribe cualquier observación con respecto al empleado.

• Name (Nombre del Empleado): Se escribe el nombre del empleado.

• Card NO (Número de tarjeta): Se escribe el número de tarjeta del empleado en caso de que la

tenga asignada.

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• Gender (Género): Masculino o Femenino.

• Telephone (Teléfono): Número de teléfono del empleado.

• Whether Go on Add (Agregar al guardar): Seleccionada por predeterminada (así dejarla), sirve

para activar el empleado al darle guardar a su perfil.

• Select / Clear Photo (Seleccionar / Fotografía): Sirve para agregar o eliminar la foto del

empleado.

Pestaña Attendance Set (Asignar turno/asistencia):

• Shift By Predeterminada (Turno por Predeterminada): En este campo se asigna el turno al

empleado.

• Attendance password (Contraseña de Asistencia): Se ingresa la contraseña del empleado para

el control de asistencia.

• User Type (Tipo de Usuario): Se puede escoger entre User General (usuario general) o Manager

(administrador).

• Personal Fingerprint (Huella dactilar del empleado): Esta información se llena o aparece cuando

se extrae del dispositivo/terminal en uso y se puede borrar al dar clic en Delete

Fingerprint/Face from DB (Borrar huella dactilar/Rostro de la base de datos)

• National Weekend By Predeterminada (Descansos semanales por predeterminada): En este

campo se escoge los días de descanso semanal que tendrán en la empresa.

• Una vez terminado el registro, se da clic en el botón “Save” para guardar la información, en

caso de solo querer salir del registro, oprimir el botón “Cancel”.

EL resto de los botones son los siguientes:

• Print (Imprimir): Imprime los registros en este formato, en la impresora que esté programada

como predeterminada.

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• Export (Exporta archivo): Exporta los registros a un archivo de Excel con el mismo formato de la

imagen de impresión de arriba.

• Import (Importa archivo): Importa los archivos desde alguno que se encuentre en la

computadora y hacia el software, a través de las siguientes pantallas:

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Se escoge el archivo de Excel en la computadora, es importante que tenga los registros de acuerdo

al formato que acepta el software Time Attendance Management System, el cual es como lo

muestra en la imagen de ejemplo del menú de impresión:

Esto mismo, es lo que menciona en la siguiente pantalla del software:

“Favor de mantener en el mismo orden, los campos de la información del personal que vas a

importar en la hoja de Excel de la computadora al software, por ejemplo, el 31 de enero del 2014,

el formato de la fecha es YYYY-MM-DD (2014-01-03)”.

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En la siguiente pantalla se muestra los registros aceptados o repetidos, finalizando así la importación

dando clic en Finish:

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Estos registros agregados, se verán en la pantalla así:

Los botones de Leave (Renuncia) y Batch Edit (Editar por lotes) ,

sirven para trabajar los registros en bloques o por lotes, cuando se pretende modificar varios registros

a la vez con la misma información, por ejemplo, el cambio de turno.

Para finalizar, se encuentra la barra de búsqueda:

En este menú se puede escoger entre buscar por # de empleado (Work ID), nombre (Name), fecha

de ingreso (Entry Date), si ya no están trabajando (Leave), o son empleados activos (On Job) de

acuerdo a sus necesidades, solo se escogen los parámetros y se da clic en Query (Consultar), una

vez utilizada la búsqueda, se puede exportar en un archivo de Excel a la computadora o memoria

USB.

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Agregar o dar de alta Turnos, Vacaciones, Descansos, etc

Menú: Time Attendance Management [Administración de Asistencia (Turnos,

Vacaciones, Descansos Semanales, Días Festivos, Permisos, etc)]

RUTA: Time Attendance Management / Time Attendance Basic Information Setting

En este menú se gestiona lo referente a la configuración de turnos, vacaciones, descansos y asistencia

en general.

La pantalla se ve como sigue:

De la pestaña Set Time Attendance Rule (Configuración de Reglas de Asistencia), se generan los siguientes

campos:

• Early Arrival (Llegada temprano): Por predeterminada tiene seleccionada Not Calculate As

Overtime (No calcular como tiempo extra), se puede cambiar a que si lo considere.

• Late Departure (Salida Tarde): Por predeterminada tiene seleccionada Not Calculate As Overtime

(No calcular como tiempo extra), se puede cambiar a que si lo considere.

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• Is early arrival or late departure overtime need to be manual register (¿Es necesario tener un

registro manual de las llegadas temprano o salidas tarde?): Las opciones de este campo son si es

necesario o no el registro manual.

• Is weekend overtime need to be manual register (¿Es necesario el registro manual para los días

de descanso?): Las opciones de este campo son si es necesario o no el registro manual.

• How many minutes will calculate as late (¿A los cuantos minutos se considerará un retardo?):

Designar el tiempo en minutos.

• How many minutes will calculate as early (¿A los cuantos minutos se considerará una llegada

temaprana?): Tiempo en minutos

• How many minutes will calculate as absent (¿A los cuantos minutos se considerará una ausencia o

falta laboral?): Tiempo en minutos

• Esta opción permite deducir los retardos o ausencias del tiempo de

trabajo, cuando está seleccionada.

• Bussiness Trip, Go Out (Ausencia por viaje de negocios) o Travel Time (Tiempo de viaje): Se

calcula o no como tiempo de trabajo o jornada laboral. o Time Out (Tiempo fuera): Se calcula o no

como tiempo de trabajo o jornada laboral.

• Other (Otros) o How many minutes will calculate as one day (¿Cuantos minutos se calcularán

como un día o jornada laboral?): Tiempo en minutos.

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Set Shifts (Configuración de Turnos)

La pantalla se verá como sigue, cuando se elige esta configuración:

De aquí se desprenden los siguientes campos:

• Shift Name (Nombre del Turno): Escribir el nombre que se le desea dar al turno.

•

• Abbrev (Abreviatura): Nombre abreviado del turno, puede ser cualquiera.

•

• Period Count (Cuenta del tiempo): Se refiere a como se va a dividir el tiempo laboral, en caso de

que aplique, en el ejemplo, la jornada laboral se parte en dos horarios de 4 horas.

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• • En el combo “Results” (Resultados), se escoge el tipo de tiempo que se va a programar y se puede

escoger entre Normal attendance (Asistencia Normal), Weekdays Overtime (Tiempo extra entre

semana o en días laborales), Weekend Overtime (Tiempo extra en fin de semana o descanso),

Holiday Overtime (Tiempo extra en día festivo), National Holiday (Día Festivo Obligatorio), Time

Off in Lieu (Descanso Compensatorio), National Holiday offduty (Día Festivo fuera de servicio),

Weekend offduty (Fin de semana o descanso fuera de servicio).

• También existen las opciones seleccionables, Calculate later (Calcular retrasos), Calculate Early

(Calcular llegadas tempranas), Calculate Absent (Calcular Ausencias), Must Sign Off (Firma de

salida obligatoria), Must sign in (Firma de entrada obligatoria), Limit Sign In Time (Limitado a

firmar en tiempo).

• Al terminar de configurar esta pestaña, dar clic en “Save” para guardar los cambios.

Set Holiday (Configuración de Días Festivos):

Este menú se muestra de la siguiente forma, al darle clic en “Edit”:

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•

• Holiday Name (Nombre del día festivo): Solo se escribe el nombre del día festivo.

• Start Date (Fecha de inicio): Se escoge el día de inicio.

• End Date (Fecha de finalización): Se escoge el día de finalización del día festivo.

• Dar clic en “Save” para guardar los cambios o “Cancel” para salir sin guardar

Set Weekend (Configuración de días de descanso):

Este menú se muestra de la siguiente forma, al darle clic en “Edit”:

• Name (Nombre): Nombre del día de descanso, puede ser cualquiera.

• Weekend (día de descanso): Se Seleccionan los días de la semana y horarios de descanso.

• Dar clic en “Save” para guardar los cambios o “Cancel” para salir sin guardar.

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Fixed Shift (Turnos fijos)

En este menú se configuran los turnos ya sea por día, semanal o mensualmente, cuando son repetitivos.

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Set the attendance results (Configuración de resultados de asistencia) En

este menú se configuran como se muestran los resultados en los reportes:

Al dar clic en “Edit”, aparece la siguiente pantalla.

Los campos a modificar son los siguientes:

• Result Type (Tipo de Resultado): En este combo se escoge el tipo de categoría de resultados.

• Result Name (Nombre del resultado): Nombre del resultado.

• Result Abbrev (Abreviatura del resultado): Como su nombre lo indica.

• Use Unit (Unidades a utilizar): Escoger entre días, horas, minutos o tiempo.

• Rounding Minute (Redondeo al minuto): Aquí se configura partir de qué segundo se considera

como el siguiente minuto.

• Rounding Mode (Modo de Redondeo): Escoger una de las opciones, de ser necesario.

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Manual Sign in (Registro Manual)

La pantalla del menú, se verá como sigue:

Este menú sirve para cuando por alguna razón no se puede realizar el registro por medio del control

de acceso, el registro se puede hacer manual por este medio, se escoge primero al empleado y se

llenan los campos editables.

Special Attendance Signed (Registro Especial de Asistencia) La

pantalla de este menú se ve como sigue:

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Similar al anterior, en este menú se pueden registrar de forma manual, cualquier tipo de permiso especial

por capacitación, curso, enfermedad, matrimonio, personal, viaje, etc.

Configurar Reportes de Asistencia

Menú: Time Attendance Report (Reportes de Asistencia)

RUTA: Time Attendance Management / Time Attendance Report

Al entrar al menú, aparecen varias pestañas, cada una con su respectivo reporte, que se detallan a

continuación:

• Time Attendance Record (Registro de Asistencia): En este reporte se puede personalizar

primero la búsqueda, escogiendo fechas, nombre del empleado, si está activo o no, por

número de terminal o tipo de registro, etc. Al dar clic en Query (Consulta), se visualizan los

registros y se pueden exportar los mismos en un archivo de Excel.

• Personnel Attendance Set (Configuración de Asistencia de Personal): Este reporte arroja un

listado de todos los empleados dados de alta en el sistema.

•

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•

• Arrange Shift (Organizar Turnos): En este reporte se pueden modificar los turnos de cada

empleado o de alguno en particular.

• Special Attendance Signed (Registro Especial de Asistencia): Este reporte arroja a todos los

empleados con algún registro especial de asistencia.

• Day Attendance List (Lista de Asistencia Diaria): Este reporte arroja todos los registros diarios

de cada empleado y también se puede exportar en Excel.

• Month Attendance List (Lista de Asistencia Mensual): Este reporte arroja todos los registros

mensuales de cada empleado y también se puede exportar en Excel.

• Abnormal Attendance List (Lista de Ausencias): Este reporte arroja un listado de todas las

ausencias representadas en el lapso de tiempo escogido.

• Monthly Summary Report for Personal (Reporte Mensual del Personal): Reporte Mensual de

cada empleado con todos los horarios de registro individual.

• Symbol Reports (Reporte con símbolos): Reporte diario del personal, solo con símbolos o abreviaturas para representar los registros.

Agregar o dar de alta un lector/dispositivo/terminal

Menú: Terminal Management (Administración del dispositivo/terminal/lector)

RUTA: Terminal Management / Terminal Information Setting

Al abrir este menú, la pantalla se ve como sigue:

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En este ejemplo, ya existen varias terminales o dispositivos dados de alta en el programa, si se

busca dar de alta otro dispositivo (terminal/lector), se da clic en el botón Add (agregar), entonces

se despliega la siguiente ventana:

Es similar a la anterior solo que ahora los campos son editables (se puede escribir en ellos) y son los

siguientes:

• Terminal NO (Número de Terminal/Dispositivo/Lector): En este campo se asigna

automáticamente el número de terminal o se puede asignar de forma manual el que se

desee.

• Terminal Name (Nombre del Terminal/Dispositivo/ Lector): Este campo sirve para escribir el

nombre que se desee del dispositivo.

• Terminal Type (Tipo de Terminal/Dispositivo/ Lector): Escoger entre F (si el lector es facial) o

M (si el lector es de huella).

• Terminal Usage (Uso del Dispositivo/Terminal/Lector): Escoger entre solo acceso, acceso y

asistencia o solo asistencia.

• In/Out (Entrada/Salida): Escoger la operación del dispositivo entre solo entrada, solo salida y

entrada/salida.

• Communication (Comunicación): Las opciones son RS232/485, Internet TCP/IP y USB.

• Communication Parameter (Parámetros de Comunicación): De estos parámetros, el que se

debería cambiar es la dirección IP, actualizándola a la que traiga el dispositivo con el que se

desea comunicar.

Dar clic en Save para guardar las modificaciones.

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Después de guardar esta configuración, seleccionar el dispositivo que se acaba de crear y dar clic en

el botón Check Online, para conectar el dispositivo (lector/terminal) con el software.

En la pestaña de Terminal Settings, se tienen los siguientes botones, cuyas funciones son:

• Read Terminal Time (Leer la hora del dispositivo): Como su nombre lo indica, sirve para leer

la hora que el dispositivo/lector tiene configurado.

• Set Terminal Time (Configurar la hora en el dispositivo): Con este botón, se configura la hora

del programa, en el dispositivo.

• Clear All User (Limpiar todos los usuarios): Esta operación eliminará todos los registros de

los usuarios del dispositivo seleccionado, manéjese con precaución.

• Clear All Logs (Limpiar todos los registros): Esta operación eliminará todos los registros de

entrada y salida del dispositivo seleccionado, manéjese con precaución.

En la pestaña Administrator Settings (Configuración de Administración) se puede configurar lo siguiente,

seleccionando primero el dispositivo:

• Clear All Managers (Limpiar todos los Administradores): Esta operación eliminará todos los

administradores dados de alta en el dispositivo seleccionado, manéjese con precaución.

• Set Enroll No. As Manager (Configurar el # de Enrolado como administrador): Primero se

debe seleccionar el dispositivo, y luego ingresando el número de tarjeta del usuario, se

puede configurar su perfil, como administrador.

• Set Enroll No. As User (Configurar el # de Enrolado como usuario): Primero se debe

seleccionar el dispositivo, y luego ingresando el número de tarjeta del usuario, se puede

configurar su perfil, como usuario.

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En la pestaña Terminal Registered User List (Lista de usuarios registrados en el dispositivo), se puede

configurar lo siguiente, seleccionando primero el dispositivo:

• Gather User List From Terminal (Recopilar Lista de Usuarios desde el Dispositivo): Con este

botón, se extrae la información de los usuarios de la terminal al programa.

• Save Personnel Information Into Database (Guardar Información del Personal a la Base de

Datos): Al darle clic, se guarda la información del personal a la base de datos de la

computadora.

Upload User Data to Terminal (Enviar datos de usuarios al dispositivo/lector/terminal)

RUTA: Terminal Management / Upload User Data to Terminal

Al abrir este menú, se despliega la siguiente pantalla:

•

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•

• Para enviar los datos de los usuarios al dispositivo lector o terminal, primero se debe

seleccionar el o los usuarios y luego el dispositivo (terminal) al que se enviará la información,

se da clic en “Check Online”, para conectar el dispositivo lector con el programa y

posteriormente, se dará clic en el botón “Add user to terminal” que se encuentra del lado

derecho de la pantalla.

• Para descargar los datos de los usuarios al dispositivo lector o terminal a la base de datos de

la computadora, primero se debe seleccionar el o los usuarios y luego el dispositivo

(terminal) al que se enviará la información, se da clic en “Check Online”, para conectar el

dispositivo lector con el programa y posteriormente, se dará clic en el botón “Download

User Data to DB” que se encuentra del lado derecho de la pantalla.

• Para borrar los datos de los usuarios del dispositivo lector o terminal, primero se debe

seleccionar el o los usuarios y luego el dispositivo (terminal) al que se enviará la información,

se da clic en “Check Online”, para conectar el dispositivo lector con el programa y

posteriormente, se dará clic en el botón “Delete user from terminal” que se encuentra del

lado derecho de la pantalla.

• Para enviar los nombres de usuarios al dispositivo lector o terminal, primero se debe

seleccionar el o los usuarios y luego el dispositivo (terminal) al que se enviará la información,

se da clic en “Check Online”, para conectar el dispositivo lector con el programa y

posteriormente, se dará clic en el botón “Upload User Name to Terminal” que se encuentra

del lado derecho de la pantalla.

Download Records from Terminal (Descargar registros del dispositivo/lector/terminal)

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RUTA: Terminal Management / Download Record from Terminal

Al abrir este menú, se despliega la siguiente pantalla:

• Para descargar los nuevos registros de la terminal, primero seleccionar el dispositivo

lector/terminal, luego seleccionar “Download New Logs” y dar clic en el botón “Download

Logs”, con esta acción se descargarán todos los nuevos registros que existan desde la

última vez que se realizó esto mismo, a la fecha. Para descargar todos los registros se debe

seleccionar “Download Historic Logs” y dar clic en el botón “Download Logs”, si se

prefiere elegir un rango de fechas a descargar, con ello el sistema recopilará los registros

sucedidos en el tiempo seleccionado.

• Con el botón “Import Logs From Udisk”, se importan registros desde el computador o USB,

siempre que tengan el formato que el programa de asistencia acepta y que los archivos a

importar sean con extensión txt, ejemplos de nombres de archivos válidos a importar son:

AGL_001.txt o también GLG_001.txt, generalmente este tipo de archivos, son los que se

extraen del dispositivo lector/terminal.

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Administrar el Control de Acceso

Menú: Access Management (Administración de Acceso)

RUTA: Access Management / Access Parameter Configure

Access Parameter Configure (Configuración de Parámetros de Acceso) Al

acceder a este menú, se visualiza la pantalla siguiente:

En este menú se configura el horario en el que el control de acceso permitirá el paso del personal,

considerando diferentes zonas horarias (Este, Centro, Pacífico, etc), el proceso es el siguiente:

• Primero se escoge el dispositivo al que se le desea modificar el horario de acceso.

• Se da clic en Check Online, para conectar el dispositivo con el programa.

• En el campo Zone Time NO, se escoge el número de zona horario en caso de tener varias.

• Se activa el cuadro To use y se modifica el nombre si se desea.

• Se ingresa el horario de operación y se da clic en Save o en Save and Upload, este último para

enviarlo al dispositivo.

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Realtime Monitor (Monitoreo en Tiempo Real)

RUTA: Access Management / Realtime Monitor

Al acceder a este menú, se visualiza la pantalla siguiente:

En este menú se verá el listado de dispositivos/terminales (arriba en la pantalla) y los registros en

tiempo real (abajo en la pantalla), se puede abrir la puerta desde el programa (Program Open

Door), entrar al menú de administrar los dispositivos (Terminal Management), verificar si están en

línea (Check Online) y se pueden exportar los archivos en Excel (Export), ver los registros en

tiempo real (Real Time Logs) y descargar los registros en forma manual (Download Logs by

Manual).

Access Record Query (Consulta de Registros de Acceso)

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RUTA: Access Management / Access Record Query

Al acceder a este menú, se visualiza la pantalla siguiente:

En este menú como se ve en ejemplo de arriba, se pueden consultar registros de la base de datos de

la computadora, de acuerdo a los filtros que se escojan, por área/departamento, por fecha, número

de empleado, estado del registro (tarjeta, biométrico, cualquier combinación), los registros se

pueden importar e imprimir, de acuerdo a las necesidades del usuario.

NOTA IMPORTANTE: Cuando se vayan a importar registros de otro dispositivo de

acceso/lector/terminal, se debe respetar el formato que acepta este programa, el procedimiento

se menciona en la sección aquí que señala esta liga.

Se escoge el archivo de Excel en la computadora, es importante que tenga los registros de acuerdo

al formato que acepta el software Time Attendance Management System, el cual es como lo

muestra en la imagen de ejemplo del menú de impresión:

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