Training Evaluation ©2009, Creative Commons Attributable, Laura Zambrano & Jyoti Priyadarshini  Page 1 

Training Evaluation Evaluation  is  becoming  a more  important  part  of the  Training  programs today  than  ever,  simply because  the  volume  of investments  in  T&D programs  has  increased 

manifold  over  the  years.  Decision  makers  need  to  determine  which programs  are working,  and  how  to  increase  the  overall  organizational effectiveness,  and  evaluation  processes  help  them  in  decision making process. 

 

 

 

 

Evaluation  is  the systematic  process  of determining  the  worth, value, or meaning of any process  or  activity.  In context  of  a  Training & Development  Program, Evaluation  serves  the purpose  of  providing measurable and tangible feedback  on  the effectiveness  of  the program. 

Training  today  is  too costly, and  results of an ineffective  training  too far‐reaching,  to  be  left on  chance.  Using appropriate  evaluation techniques  and processes  can  help  an HR  Department  to become  more accountable  by providing  objective  and comprehensive  reports on  the  efforts,  benefits, and overall  success of a training program. 

“Evaluate what you want – because what gets measured, gets produced.” 

‐ James  A.  Belasco 

 

Agenda of the Session 

Presenters’ Introduction      2 ‐3 minutes 

Icebreaker          8 – 10 minutes 

Overview of Evaluation      2 – 4 minutes 

Purpose of Evaluation      8 – 10 minutes 

Factors to consider during Evaluation  4 – 6 minutes 

Levels of Evaluation        4 – 6 minutes 

ROI Model of Evaluation      4 – 6 minutes 

Sample Forms        3 – 5 minutes 

Conclusion          2 – 3 minutes 

Feedback and Felicitation      2 – 3 minutes 

Estimated Session Time: 40 minutes 

Short break before and after session 

 

Training Evaluation ©2009, Creative Commons Attributable, Laura Zambrano & Jyoti Priyadarshini  Page 2 

Purposes  and uses  of evaluation 

To determine success in accomplishing program objectives  To identify the strengths and weaknesses in the HRD process  To compare the costs and benefits of an HRD program  To decide who should participate in future programs  To test the clarity and validity of tests, cases, and exercises  To  identify which participants were  the most  successful with  the 

program  To  reinforce  major  points 

made to the participant  To  gather  data  to  assist  in 

marketing future programs  To  determine  if  the 

program  was  appropriate  solution for the specific need 

To establish a database that can  assist  management  in  making decisions 

Factors to consider during Evaluation 

Location of Participants  Duration of the program  Importance of program in meeting the organization objectives  Relative investment in the program  Ability of the participants to be involved in the Evaluation  Level of management interest in evaluation 

ROI Model of Evaluation 

Various models  of  evaluation  have  been  proposed  by  academicians  and researchers over the past few years. However, the basic  idea  in all of the models remains the same – and comprises the following 5  levels at which 

the  evaluation  should  be done  for a  training program to  be  evaluated  completely and effectively. 

10 myths about Evaluation 

There  are  many  faulty assumptions  that  have  kept  HR Professionals  from measuring  the contribution of their efforts. Some of these myths are: 

i. I  can’t  measure  the results  of  my  training effort! 

ii. I  don’t  know  what information to collect! 

iii. If  I  can’t  calculate  the return  on  investment, then  it  is  useless  to evaluate the program! 

iv. Measurement  is  only effective  in  the production  and  financial arenas! 

v. My CEO does not require evaluation, so why should I do it? 

vi. There  are  too  many variables  affecting  the behaviour  for  me  to evaluate  the  impact  of training! 

vii. Evaluation  will  lead  to criticism! 

viii. I don’t need to  justify my existence; I have a proven track record! 

ix. Measuring  progress towards  learning objectives  is an adequate evaluation strategy! 

x. Evaluation costs way  too much  to  be  worth  the effort! 

What  is  needed  is  a  change  in approach of the HR Professionals. They  need  to  change  their attitudes  and  start  focussing  on numbers – not only does  it make good  economic  sense,  but  also provides  the  necessary accountability  and  credibility  to their effort! 

Today’s economic climate 

demands that anyone 

involved in T&D be able to 

both produce and 

document results. 

Evaluation provides the 

documentary evidence for 

these results! 

4 Stages of Evaluation:i. Evaluation Planning ii. Data Collection iii. Data Recording iv. Reporting 

Trai

Havinand vthe  rwell 

ROI Mmeas

i.

ii. iii.

iv.

v.

vi.

LeveReacLearnBeha

ResuROI 

 

Data interand nteam

Onceanalyviabi

Oncestakethe Hcondeasilyparti

ning Evalua

ng a cost‐benvalue of trainright amountas helps to pu

Model of Evasuring, and re

Did  partiprovided What did How  weimplemenWhat  waprogram?What wason investmDid  the benefits a

l  Brction  Wning  Waviour  Di

leaults  Di

Wwo

collection  isviews, as wenumber of co

m to consider –

e  the  data  is yzed  to  calculity of similar

 

e these numbeholders. SucHR departmeucting  the  ty  identified, cipants as we

ation 

nefit approaching program  of support  rut in perspect

aluation helpeporting on si

cipants  feel new skills thathey actuallyre  those  lented on the joas  the  busin? s the tangiblement? 

program and, if so, wha

rief Descriptioere the partichat did the pd the participarnt? d the changeas the monetorth the mon

s  done  in  thell as  in  form ollection tech– some of suc

collected  anulate  the  fin future sessio

 

  %  

bers are calcuh a communient, but also training  sessiand  it  bec

ell as manage

h to a traininin actual monrequired  for  ftive the gains

s you create ix key indicato

that  the  pat they can usy learn? essons  applieob? ness  impact 

e, measurable

provide  intat were they?

on cipants pleasearticipants lepants change 

s in behavioutary value of tetary value o

e  form  of  foof  informal 

hniques  is an ch factors are

nd  isolated,  tnancial  succeons. 

    

ulated, they aication is not a  statement ion.  Improvecomes  easieement for the

g program henetary terms,future  such os extracted fr

a balanced eors: 

program se? 

ed  and 

of  the 

e return 

tangible ? 

ed with the pearn in the protheir behavio

ur positively athe returns frof the effort s

ormal  questioobservation  timportant fae mentioned 

the  training ess  of  the  co

 

  1

are communionly seen asof  its effect

ements  wherer  to  gain  s training dep

elps establish, which helpsor similar proom the effort

valuation by 

program? ogram? our based on 

affect the orgrom the progpent?  

onnaires,  surtechniques. Tactor for the earlier. 

benefits  andoncluded  ses

 

100  %  

icated to the  a useful PR etiveness  and rever  requiresupport  fromartment. 

 the effort s in gaining ograms, as t. 

collecting, 

what was 

anization? ram 

rveys,  and The  timing evaluation 

  costs  are ssion,  and 

 

necessary exercise of success  in ed  can  be m  training 

Contac

The  Prto answand  affeel  frein pers

 

Sugges

A.

B.

C.

D.

ct Information

resenters  arewer your quefter  the  sessiee  to  raise yoon or via e‐m

sted Reading

Handbook oEvaluation aMeasuremeMethods; JaPhillips How to meaTraining ResJ, Phillips & Stone Training in OrganizatioAssessmentDevelopmenEvaluation;Goldstein The ProfessTrainer; RobVaughn 

n

e  available ries during ion.  Please our doubts mail. 

g 

of Training and ent ack J. 

asure sults; Jack Ron Drew 

ons: Needs t, nt, and Irwin L. 

ional bert H. 

Training Evaluation ©2009, Creative Commons Attributable, Laura Zambrano & Jyoti Priyadarshini  Page 4 

Thank you for attending this program! We appreciate your 

attendance! 

Please don’t forget to return the filled evaluation forms, 

and to collect your participation certificates! 

Almost every organization sets a certain benchmark  for the ROI percent before a training proposal  is approved by the management. Training department submits a proposal for a training session as per the needs assessment along with the projected ROI. With a set benchmark, it becomes easier to make quick decisions, especially in the situation where a budgetary constraint can only allow the expenses for one training session from many proposed. 

One of  the major challenges  in an evaluation process  is  the analysis of collected data. Any evaluation process should have plans to identify, collect, and isolate data for the analysis purposes. This challenge  is convoluted when the training sessions focus on soft skills. It is much more difficult to observe and record the results of a time management or stress management training, as compared to a manufacturing technique training – not only because the results are difficult to quantify, but also because the results are difficult to isolate and attribute to the training session. 

However,  even  the  intangible  and  soft  benefits  from  a  training  session  can  be evaluated  via  a  cost‐benefit  analysis,  as  the  HR  Professionals  are  increasing beginning to admit and realize with the requirement of hard quantifiable results at the management table. 

Examples of Soft Data  Absenteeism  Job Satisfaction  Implementation of New Ideas 

Use of New Skills 

Time Management Skills 

Organizational Commitment 

Examples of Hard Data  Units Produced  Items Sold  Unit Cost  Product Defects  Number of Accidents