Tu guía de WorkOut

Rapidez, Simplicidad y Autoconfianza

Los eventos de WorkOut generalmente se llevan de 2-3 horas y 2-3 días, según el alcance y la complejidad del problema.

A corto plazo, los WorkOuts ayudan a resolver problemas más rápido. A medida que más personas participan en los eventos de WorkOut, ayudan a construir una cultura que se mueve rápidamente, es innovadora y sin límites. Con el tiempo, los WorkOuts se convertirán en una de las maneras en que Provident hace negocios.

El proceso básico de WorkOut

1.Grupos de personas – de diferentes niveles

y funciones en la organización – que se reúnen en un ambiente facilitador para

abordar los problemas que ellos o la gerencia han identificado.

2.Las personas desafían las suposiciones

sobre “la manera en que siempre hemos hecho las cosas” y generan ideas y

recomendaciones para mejorar.

3.El equipo está empoderado por el Senior Management Team para hacer que las

recomendaciones acordadas se lleven a cabo, y le da a los “Dueños de las Acciones“

(voluntarios) la autoridad para realizar los cambios necesarios.

4.Los cambios WorkOut generalmente se

implementan en periodos de 30/60/90 días

¿Qué es WorkOut?

WorkOut es una simple y práctica manera de reducir la burocracia y resolver problemas organizacionales con rapidez.

WorkOut se puede aplicar a la mayoría de los problemas para reducir la burocracia, simplificar los procesos, mejorar la experiencia del cliente, así como aumentar la eficiencia y los ingresos. Nos ayudará a construir una cultura más rápida, más enfocada al cliente y empoderada en Provident .

WorkOut pone a estas personas en una sala para discutir un problema o una oportunidad que ellos consideran importante, proponen soluciones y asumen la responsabilidad de que se lleven a cabo.

La gerencia respalda esta toma de decisiones rápidas y otorga a las personas la autoridad para realizar los cambios necesarios.

¿Por qué funciona WorkOut?

Asunto urgente del negocio

Equipos de alto desempeño

Toma de decisiones acelerada por parte

del Liderazgo

Facilitación del cambio

Un asunto de negocios importante que:

• Fluye de la estrategia comercial local

• Las personas que participan en el WorkOut lo “sienten”

• Se puede cuantificar con datos duros

Facilitación que:

• Ha planeado y preparado el evento a fondo, asegurando que la

información y las personas correctas se encuentran disponibles

• Fomenta el uso de técnicas simples de mejora

• Fomenta la generación de un número relativamente grande de acciones

simples que colectivamente abordan el problema, en lugar de sólo una

‘solución inmediata’

Acelerada toma de decisiones que:

• Sucede como parte del evento

• Otorga plena autoridad a los dueños de las acciones para implementar

las soluciones

• Genera planes de acción con una duración determinada (30/60/90 días)

Un equipo interdisciplinario que:

• Incluye a las personas que realizan el proceso actual

• Tiene representación del cliente (cliente externo o interno)

• Generalmente es multinivel

“Las mejores ideas para mejorar la manera en la que funcionan las cosas vienen de las personas más

cercanas a la actividad”

Los componentes críticos que hacen que el WorkOut sea tan poderoso son:

Algunos criterios que se deben evaluar para los primeros eventos de WorkOut son los siguientes:

• Un problema que es visible para muchas personas

• Un tema con el que la gente querrá involucrarse

• Es probable que las soluciones potenciales sean rápidas

de implementar

• Alineado con la estrategia del negocio

• El tema es lo suficientemente amplio como para generar

ideas, pero también específico para poder definir un objetivo

cuantificable

• Existen datos disponibles que permiten cuantificar el problema

y mejorar su medición fácilmente

• Un patrocinador preciso y solidario, que tenga la autoridad

para aprobar las soluciones propuestas por el equipo

• Un tema basado en procesos, donde la calidad, la rapidez

y los costos pueden ser identificados

¿Por dónde debemos comenzar?

La elección de los primeros WorkOuts debe ser realizada por la gerencia local y los colaboradores, deben elegir un tema que consideren importante. Es una buena idea elegir algo que sea relativamente simple y rápido de arreglar.

¿A quién necesito para un WorkOut?

Los roles en un WorkOut son:

– Patrocinador– Champion– Facilitador– Miembros del equipo– Dueños de las acciones

Patrocinadores

El patrocinador es el gerente senior responsable de todas las partes de la organización que participan en el WorkOut. El patrocinador ayuda a seleccionar el tema y establece el objetivo flexible. Toma decisiones de sí / no sobre las recomendaciones como parte del evento de WorkOut, y revisa el progreso en la implementación regularmente.

Champions (opcional)

Champion es un gerente que representa al patrocinador en el WorkOut. Ayuda a planificar y liderar el WorkOut y a dar seguimiento a las recomendaciones. Los champions sólo tienden a ser necesarios para WorkOuts grandes, cuando se requiere más planeación y preparación.

Facilitadores

El Facilitador de WorkOut tiene experiencia en la ejecución de WorkOuts y ayuda en todas las etapas, asegurando que el proceso WorkOut se sigue correctamente. No es necesario que aporte experiencia en la materia del tema elegido; es mejor que guíe al equipo de WorkOut y se asegure de que trabajen juntos y de manera efectiva.

Miembros del equipo

Los miembros del equipo son los expertos en la materia que participan en el WorkOut. Algunos miembros del equipo probablemente tendrán que participar en la planeación del WorkOut. Durante el WorkOut, los miembros del equipo harán todo el trabajo para comprender y cuantificar el problema, mapear los procesos, identificar las causas raíz, generar soluciones y priorizarlas. Algunos o todos los miembros del equipo se convertirán en dueños de las acciones para la implementación.

Dueños de las acciones

Los dueños de acciones son personas que se ofrecen voluntariamente para asumir la responsabilidad de implementar las recomendaciones acordadas en el WorkOut. Normalmente habrá varios dueños de acciones en cada WorkOut. Sin un claro dueño de acción para cada recomendación, el Patrocinador no aprobará la recomendación.

• Coordinar el WorkOut en su mercado, ayudar con la selección de temas, el desarrollo de capacidades y la presentación de reportes de los beneficios

• Conducir con entusiasmo el programa WorkOut en su mercado

• Ayudar a darle dirección al WorkOut en todas partes de Provident, IPFD e IPF a través de su participación en la red de Líderes de WorkOut

En “XX”, el líder de WorkOut es “YYY”.

Además de estos roles, también se han asignado líderes de WorkOut para Provident, IPFD e IPF. El rol de los Líderes de WorkOut es:

Las ideas para realizar WorkOuts puede venir de cualquier fuente. El tema que se abordará debe ser acordado con un gerente del negocio, el cual se volverá el Patrocinador. Comúnmente, el Patrocinador asigna a un Champion para planear el evento.

Ellos ayudan a definir el problema, reclutar el equipo interdisciplinario adecuado para participar en el evento y recopilar y distribuir la información necesaria antes del evento.

Cómo funcionarán los WorkOuts

Los WorkOuts se realizan en cuatro etapas:

1. Planeación del evento

2. Realización del evento

3. Implementación de las recomendaciones

4. Reporte de resultados e intercambio de aprendizajes

Selecciona un problema en el negocio. La carta escrita de WorkOut debe incluir:

• Una clara justificación de por qué estamos realizando el WorkOut

• El problema y los objetivos

• El alcance así como lo que no está en el alcance de este WorkOut

• Cómo mediremos su éxito

Obtén el apoyo del Senior Management Team para el WorkOut:

• Identifica al Patrocinador e involúcralo para acordar el alcance del WorkOut

• Trabaja con un pequeño equipo de diseño para planear el WorkOut adecuadamente

• Recluta a un equipo interdisciplinario que se encuentre muy próximo al problema. Si existen clientes internos o externos en el proceso, siempre inclúyelos

Organiza la logística de WorkOut:

• Una ubicación e instalaciones apropiadas – suficiente espacio para los equipos de breakout

• Programación adecuada – para permitir que las personas se preparen para el evento

• Asegura una facilitación apropiada

La planeación de un WorkOut

La realización de un WorkOut

Al principio del evento, el Patrocinador o el Champion presenta el tema y establece una objetivo flexible pero SMART.Trabajando con el Facilitador, los asistentes mapean el alcance del proceso, identifican los problemas y analizan las causas raíz.Se generan, se prueban y se priorizan propuestas e ideas para una solución. En la última etapa del evento, el equipo presenta de nuevo sus recomendaciones al Patrocinador, quién rápidamente aprueba algunos o todos los cambios. Ninguna solución será aceptada hasta que alguien del equipo tome la responsabilidad de la entrega.

Cómo realizar un WorkOut:

1. Presenten el tema de WorkOut – idealmente lo hace el Patrocinador, en su defecto el Champion

2. Mapeen el proceso actual – Si el equipo de diseño ya empezó a hacer esto como parte de la actividad de planeación, desarróllenlo con base en este contenido

3. Identifiquen los problemas – Cuantifíquenlos con datos cuando sea posible. Es muy útil tener datos recopilados en la planeación. Es posible que se requiera cierta priorización de los problemas si existen múltiples problemas que impactan el desempeño del proceso

4. Identifiquen las causas raíz – seleccionen los problemas más significativos e identifiquen las causas raíz, utilicen técnicas simples como los “5 Por qués” o los diagramas de espinazo

5. Hagan una lluvia de ideas de las soluciones – háganlo en pequeños equipos analizando partes específicas del proceso

6. Prioricen soluciones – voten para determinar las mejores soluciones y/o midan la facilidad de la implementación y el tamaño del beneficio

7. Generen planes de acción – cada recomendación debe tener un dueño, el cual tomará la responsabilidad de su implementación

8. Obtengan la aprobación de las recomendaciones – preséntenle las soluciones al Patrocinador

La implementación de las recomendaciones de WorkOut

La implementación de las recomendaciones de WorkOut:

1. Los dueños de proyectos y los equipos implementan recomendaciones en los plazos acordados

2. El Patrocinador realiza revisiones regulares del progreso y los resultados

3. Los beneficios son capturados como avances de la implementación

Todas las soluciones deben ser implementadas en un periodo de 30/60/90 días. Deben enfocarse en actividades a corto plazo que harán una verdadera diferencia. Los dueños de las Acciones deben implementar las recomendaciones acordadas en los plazos acordados en el WorkOut. El Patrocinador revisará el progreso de manera regular y ayudará a remover cualquier obstáculo para su implementación exitosa. Los principales pasos son:

La implementación de las recomendaciones de WorkOut

Reporte de resultados e intercambio de aprendizajes:

1. Revisen los resultados y los beneficios de manera regular y discútanlos en las reuniones de revisión con el Patrocinador

2. Realicen una sesión de cierre una vez que todas las recomendaciones hayan sido implementadas

3. Comuniquen su éxito ampliamente

4. Compartan el conocimiento con otras áreas de la organización – intercambien mejores prácticas

Reporte de resultados e intercambio de aprendizajes

Las mejoras deben ser visibles para el equipo de WorkOut e incluso para el negocio conforme se realizan. Celebren el éxito y compartan las mejores prácticas con otras partes del Grupo que podrían beneficiarse. Los principales pasos son:

International Personal Financewww.ipfn.co.uk

“Las mejores ideas para mejorar la manera en la que

funcionan las cosas vienen de las personas más cercanas a

la actividad”