Nama: Fadli F MalawatNIM: 146020310011021Perusahaan yang gagal menerapkan ERP ?

FOX MEYER DRUG (FMD)Fox Meyer Drug (FMD) merupakan perusahaan farmasi obat-obatan terbesar di dunia yang mengalami kebangkrutan di tahun 1996. Faktor penyebab bangkrutnya FMD adalah karena adanya kesalahan dalam pengimplementasian pada system enterprise resource planning (ERP) yang mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada tahun 1993 tepatnya pada bulan september, FMD mencoba mengimplementasi SAP pada proses bisnis mereka dan menandatangani kontrak dengan konsultan SAP yaitu Andersen Consulting (Accenture). Proyek ini meliputi Information Systems, Inventory Control, Supply Chain, Strategic Planning, Customer Service, Handling, dan Pengiriman. Dengan adanya persaingan yang ketat secara global, membuat FMD sendiri berupaya untuk mencari solusi yang dapat menunjang segala kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan perusahaan akan mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam satu streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep obat yang merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi. Pengembangan system yang di lakukan secara bertahap. Di tahun 1994 Fox Meyer Drug menambahkan aplikasi pada 6 gudang baru dengan melakukan kontrak dengan Andersen. Rencananya aplikasi tersebut akan di implementasikan pada bullan January dan February 1995. Dengan pengembangan system secara bertahap ini akan diharapkan perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem. Akan tetapi yang terjadi adalah kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi kesalahan yang mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.

Penyebab kegagalan dalam Implementasi ERPTidak adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user menyebabkan kegagalan di dalam implementasi ERP. Proses Perencanaan dan penerapanya hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan lainnya. Orang-orang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara pengguna dengan perencana sistem. Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi salah satu penyebab lainnya. Dan tidak adanya pelatihan khusus yang dilakukan oleh pihak perusahaan kepada para pengguna SAP di FMD. Penyebab lainya, adalah Perusahaan menginginkan solusi yang tepat yaitu menyediakan informasi yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan barang. Dengan maksud mampu untuk mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien. Akan tetapi telah terjadi kekeliruan dalam pengimplementasian ERP karena menggunakan aplikasi yang salah, secara umum perusahaan FMD ingin menggunakan SAP R/3 akan tetapi software ini hanya didesain untuk perusahaan manufaktur bukan untuk wholesalers terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Penyebab lainya adalah karena tidak adanya komunikasi antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir serta tidak adanya restrukturisasi proses bisnis yang dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP. Mereka ingin menggunakan software tersebut karena software tersebut merupakan software terpopuler pada masa itu, sehingga adanya keterpaksaan oleh management FMD sendiri yang tidak terencana dengan baik menggunakan software yang tidak cocok.

KesimpulanPerlu adanya perencanaan dan Keputusan yang dilakukan oleh Fox Meyer Drug untuk mengimplementasikan ERP dengan menggunakan aplikasi yang cocok sehingga dapat membantu perusahaan untuk kebutuhan bisnisnya. Perusahaan perlu bekerja sama untuk menghindari perusahaan dari sebuah kegagalan implementasi sistem informasi, yaitu dengan melibatkan end user dalam penerapan system informasi yang baik.

Perusahaan yang sukses menerapkan ERP?

PT. SEMEN GRESIKPT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Bisnis PT. SEMEN GRESIK perlu di tunjang dengan pemanfaatan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :1. Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. tetapi, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.

IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

Proses Implemetasi ERP, di lakuakan dengan cara Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan. Kemudian melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target dan waktu yang ditentukan, serta rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek. Setelah melalui proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -- Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Awalnya perusahaan memerlukan beberapa hal teknis yang mendukung bisnisnya. Seperti sofware J.D.Edwards, kemudian membangun infrastruktur server dan database, Membangun tata ruang sistem informasi, dan Menyusun dokumentasi sistem. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan juga membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi.Proses implementasi ini PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih.

Sedangkan aspek non teknis Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang The Best. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP. Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala-kendala dalam Implementasi ERP salah satunya adalah masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).

HASIL IMPLEMENTASI ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya : Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. Meningkatkan keakuratan informasi Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

KESIMPULAN Untuk proses implementasi ERP pada suatu perusahaan membutukan waktu yang cukup lama, dan membutuhkan dana yang cukup besar. Dalam penerapanya setiap para karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Selain itu komitmen dari management merupakan hal yang penting dalam mendukung implementasi ERP di Semen Gresik dimana mereka memiliki inisiatif untuk menerapkan sistem ini sehingga dapat memberikan hasil yang baik kepada bisnis mereka, dengan memberikan banyak perubahan-perubahan yang nantinya akan di sesuaikan

REFERENSI Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.