Ufficio digitale: mito o progetto realizzabile?

Ufficio digitale: mito o progetto realizzabile?

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IMPRESE X INNOVAZIONE

Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Microsoft.

Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between SpA, Confindustria Servizi Innovativi,Eds Italia, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Telecom Italia SpA.

Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti:[email protected]

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sione di Internet siano responsabili di que-sto continuo incremento. L’espressione “paperless office” viene co-niata negli anni Settanta a seguito dellacomparsa dei primi computer negli ufficidelle grandi multinazionali americane. È laXerox a sperimentare nei suoi laboratori diPalo Alto nuove macchine e nuove proce-dure per eliminare l’utilizzo della carta neiprocessi aziendali. I risultati non si fanno attendere e nel 1979,due anni prima della nascita del primo per-sonal computer, il Washington Post pubbli-ca la foto di un ufficio modello appenaaperto nella capitale americana. Si trattavadi un esperimento che impressionò moltis-simo: era il primo ufficio senza carta. Belleimpiegate lavoravano fra apparecchi tecno-logici di varie fogge e misure, in un am-

PREMESSA

Da secoli utilizziamo la carta per comuni-care, condividere e trasferire le conoscen-ze. Oggi però l’impiego di tecnologie infor-matiche in azienda ha reso disponibili mo-dalità alternative al trattamento cartaceodelle informazioni, particolarmente idoneeper contenuti da aggiornare più frequente-mente.Scopo di questa guida è offrire agli impren-ditori alcune informazioni per una miglioresinergia tra supporti informatici e cartacei,con l’obiettivo di un’organizzazione piùagile ed efficiente. Si tratta di dare alle persone che lavoranoin azienda nuovi strumenti per lavorare me-glio, a beneficio di tutti.

UFFICIO DIGITALE: NASCITA DI UN MITO

Fin dalla diffusione dei primi com-puter alcuni analisti hanno profetiz-zato l’imminente scomparsa dellacarta dagli uffici. In realtà, ilconsumo mondiale di carta non hamai smesso di crescere, smenten-do la tesi che l’utilizzo dell’infor-matica negli uffici avrebbe resosuperfluo il supporto cartaceo.Alcuni esperti sostengono che pro-prio l’informatizzazione e la diffu-

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mondo, dotata di 30 milioni di libri dispo-sti su 850 chilometri di scaffali, dovrebbeessere ingrandita di 500 volte. Secondo gli esperti, le informazioni prodot-te crescono ogni anno mediamente a un rit-mo del 7-8%, basti pensare alla crescita co-stante delle informazioni prodotte sul Web,dove i motori di ricerca hanno contato piùdi 10 miliardi di pagine (il che significa chele pagine effettivamente disponibili sonomolte di più). Non tutta l’informazione, però, è prodottae conservata su supporti digitali. Anzi. Sebbene l’uso di questi supporti raddoppiogni tre anni, la carta continua ad avereun ruolo fondamentale. Documenti uffi-ciali, libri, giornali: anche questo tipo disupporto rappresenta una parte consisten-te del totale ed è in crescita, nonostante ildigitale. Anche nelle aziende, da una parte, assistia-mo a un continuo incremento delle speselegate alla gestione della carta necessariaper il funzionamento di stampanti e foto-copiatrici e i relativi materiali di consumo(inchiostro e toner in primo luogo), dall’al-tra, non c’è ancora la dovuta attenzione aiconsumi energetici dell’hardware.

Alcuni trend di consumo di carta in Italia e nel mondo

Il dato che emerge da tutte le statistiche ele analisi del comparto è che il consumodi carta nel mondo è in costante crescita(Figura 1).

GESTIRE UNA MOLE DI DATI IN COSTANTE CRESCITA

Internet e le tecnologie dell’informazionehanno proiettato l’umanità in una nuovaera, quella della creazione e gestione dienormi quantità di dati. Si tratta della pro-duzione di informazioni per più di 5 miliar-di di gigabyte in un anno. Per contenere lacarta necessaria per stampare tutte questeinformazioni la biblioteca del Congressodegli Stati Uniti, la più grande biblioteca al

UFFICIO DIGITALE: MITO O PROGETTO REALIZZABILE?

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biente in cui ogni supporto cartaceo era re-so superfluo. Oggi la tecnologia ha fattograndi passi e disponiamo di strumenti di-gitali in grado di gestire enormi quantità didati di vario tipo (testo, grafica, immagini,audio e video) con livelli di flessibilità inim-maginabili fino a pochi anni fa: si pensi aipersonal computer, ai palmari, o ai telefonicellulari, ormai diventati piccole workingstation multimediali portatili. Eppure il consumo di carta aumenta ognianno in misura rilevante: il “paperless offi-ce” sembra ormai un mito, una previsionetecnocratica errata. Questa tesi è ulteriormente avvalorata dauna ricerca, presentata nel luglio del 2002negli Stati Uniti per la Mit Press: The Mythof Paperless Office (Il mito dell’ufficio sen-za carta) che illustra alcuni dei motivi chespiegano il crescente consumo di carta. Secondo i due autori inglesi, Abigail Sellen,dei laboratori Hewlett Packard di Bristol eRichard Harper, capo del Digital World Re-search Centre all’università del Surrey, lacarta ha infatti una serie di caratteristiche equalità che rimangono fuori dalla portatadelle potenzialita dei file digitali. La carta si può toccare, piegare, strappare;permette di leggere in maniera non sequen-ziale (saltando da un paragrafo all’altro); è“spazialmente flessibile”, nel senso che i fo-gli si possono sparpagliare sul tavolo a se-conda delle necessità, favorendo il reperi-mento rapido delle informazioni; inoltre sipuò personalizzare, con commenti e note amargine.

A questo punto c’è da chiedersi se abbia an-cora senso parlare di “paperless office”. Inrealtà, se è vero che difficilmente potrannoesistere in futuro uffici o attività economi-che totalmente senza carta, è però possibi-le razionalizzare l’uso della stessa e trovareuna ragionevole sinergia per migliorare l’ef-ficacia e l’efficienza dei processi aziendali.Si tratta quindi di comprendere costi e be-nefici di una diversa gestione dei flussi in-formativi, raggiungendo un’ottimizzazionefra i due supporti.

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costi di stampa e di spedizione. L’aggiorna-mento, inoltre, non è mai immediato e nelmomento in cui viene diffuso rischia di es-sere già sorpassato. A seconda della naturadei prodotti o servizi aziendali, la documen-tazione potrebbe essere suddivisa in unaparte “più stabile”, da affidare al supportocartaceo, e in una componente aggiornabi-le, costruita su supporto elettronico (da pub-blicare sul sito Web o sulla intranet azien-dale, per esempio). Altri vantaggi connessi all’uso delle tecno-logie digitali sono quelli legati alle mag-giori opportunità di business: la concor-renza globale impone tempi di rispostasempre più rapidi, con tempi di accesso edi ricerca sempre più veloci. L’attivitàaziendale è oggi caratterizzata da continuiflussi informativi che coinvolgono una plu-ralità di soggetti, sia all’interno che all’e-sterno dell’organizzazione: un’azienda vi-ve infatti di relazioni con clienti e fornitoriche contribuiscono (indipendentementedall’attività d’impresa in questione) alla ge-nerazione di valore tipica di una attivitàimprenditoriale. Questo valore generatonelle economie avanzate si traduce sem-

Paesi in via di sviluppo, compensata dal-l’aumento dei tassi di riciclo. In Italia sia-mo intorno al 60%.Sicuramente è possibile una migliore siner-gia tra il supporto informatico e quello car-tario, riflettendo sui vantaggi del digitale.

IL DIGITALE: I VANTAGGI

Con una gestione organizzata con mezzielettronici si potrebbe risparmiare molto deltempo normalmente passato per cercare in-formazioni e documenti, tempo risparmiatoche potrebbe essere utilizzato per attività apiù alto valore aggiunto per l’azienda. L’aggiornamento di un catalogo cartaceo peri propri venditori o clienti richiede elevati


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Il consumo di carta è assunto come indica-tore del livello di sviluppo economico di unPaese: nel 2006 il consumo pro-capite dicarta e cartone si attesta in Italia sui 198,7kg per abitante (200,2 kg nel 2005), a fron-te di una media europea di 214 kg e di unconsumo di 296 kg pro-capite nel NordAmerica (fonte Assocarta), mentre il consu-mo nei Paesi in via di sviluppo oscilla tra i15 e i 18 kg (fonte FAO).La Cina, il cui consumo di carta pro-capitesi attesta intorno ai 42 kg (in netta crescita),è destinata, secondo gli esperti, a diventareentro il 2015 il principale produttore di car-ta al mondo. Questa costante crescita è determinata dal-l’aumento degli utilizzatori, soprattutto nei

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FIGURA 1 - LO SVILUPPO DELLA PRODUZIONE CARTARIA (INDICI 1997=100)

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Fonte: elaborazioni Assocarta su dati CEPI, AF&PA, PPPC, JPA, CPA, FAO, ISTAT.

Digitale: i vantaggi

• Tempo ridotto per accedere alle informazioni.• Aggiornamento e diffusione delle informazioni

aziendali.• Processi rapidi.• Nuove opportunità di business.

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• La modalità elettronica consente di tute-lare la privacy e la proprietà intellettua-le, in quanto è sempre possibile accerta-re chi legge (o copia) un documento etutte le operazioni di un utente possonoessere tracciate.

È pensabile ridefinire i processi che gesti-scono i flussi informativi in azienda? La ri-sposta è sì, in quanto si deve acquisire unmiglior livello di risposta alle esigenze delmercato.

COME RAZIONALIZZARELE RISORSE

Un modo concreto per affrontare il proble-ma è agire su abitudini e comportamenti:quanti documenti si stampano o si copianoper poi gettarli direttamente nel cestino?Quanto tempo rimangono accesi i PC sen-za che siano utilizzati? Se un documentodeve essere stampato più volte?Nelle organizzazioni il cattivo uso delle ri-sorse è, spesso, il risultato di una forma dipigrizia.Occorre abituarsi a stampare solo quan-do è effettivamente necessario, sceglieresoftware adeguati alle proprie esigenze dilavoro, fare attenzione al risparmio ener-getico delle macchine. Un’importante fonte di spreco su cui inter-venire, soprattutto nelle realtà meno strut-turate, è la razionalizzazione dell’utilizzodi stampanti e fotocopiatrici, privilegiandostampanti di rete in luogo di apparecchia-

di ritrovare una proposta commerciale infunzione di un determinato lotto di pro-dotti, per esempio. Eseguire una ricercasulla base di informazioni secondariecontenute all’interno dei documenti (peresempio, per ritrovare una proposta eco-nomica relativa a un determinato prodot-to) può essere molto semplice mediantemezzi elettronici.

• Migliorare la gestione dei tempi d’acces-so e di ricerca, con vantaggi sotto il profi-lo dell’archiviazione. Un archivio elettro-nico, tra l’altro, può essere organizzato inmodo che tutti possano accedervi conprecisi “profili di accesso”.


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pre più in informazioni e conoscenze chedevono essere gestite. L’organizzazionedel lavoro delle imprese, soprattutto se dipiccole o medie dimensioni, non prevedepiù una divisione rigida tra le attività com-merciali, il lavoro amministrativo d’ufficioe la produzione. Si parla sempre più di im-presa-rete proprio per sottolineare l’impor-tanza dell’appartenenza a un sistema di re-lazioni, e le relazioni richiedono, per es-sere efficaci, scambi di informazioni mol-to più rapidi di quanto avveniva in passa-to. Se i tempi di risposta fossero destinatia crescere, ciò potrebbero portare uncliente o un partner a cercare proposte al-ternative per il prodotto o servizio che ri-chiedeva. È quindi fondamentale migliora-re l’organizzazione aziendale usando letecnologie digitali.Infatti, il documento elettronico non è le-gato a un luogo specifico. Ciò significache un collegamento a Internet consentealle persone dell’azienda di lavorare in-sieme a prescindere dal luogo fisico in cuisi trovano: in un aeroporto, su una spiag-gia o nella stanza accanto. Diverse sedi osemplicemente diversi uffici potrebberogestire in modo più efficiente il carico dilavoro, ottimizzando l’impiego delle per-sone disponibili. Una risposta tempestivaconsente allora di ottenere un livello disoddisfazione più elevato da parte delcliente. La carta presenta indubbiamente molti van-taggi. Se è vero che è difficile pensare di so-stituire la lettura di un libro con la visualiz-

zazione di testo elettronico su un visore, perchi lavora in azienda la lettura e la scritturasono attività associate a processi complessie strutturati, che necessitano di strumentiinnovativi a supporto. Da un punto di vistaorganizzativo, infatti, le tecnologie informa-tiche presentano dei vantaggi che è beneconsiderare.• Condividere informazioni con un’accorta

gestione senza perdere il controllo sullemodifiche e sugli aggiornamenti del do-cumento originale.

• Reperire le informazioni con più facilità,soprattutto quando il volume delle infor-mazioni aumenta. Si pensi alla necessità

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ture “personali”, analizzando la direzionedei “flussi di stampa” (chi stampa di più eperché), scegliendo, soprattutto nelle real-tà più piccole, dispositivi multifunzione(apparecchiature che offrono le funziona-lità di fax, fotocopiatrici e stampanti insie-me), utilizzando infine dispositivi consu-mabili rigenerati.

LA CARTA E IL DIGITALE

Esistono diverse tecnologie che possonoaiutare un’organizzazione a intraprenderela via del paperless office, molte di que-ste sono già presenti in azienda, devonoessere solamente valorizzate e utilizzateal meglio

L’ufficio digitale: un caso concreto

Parla il responsabile della documentazionedi un’impresa di serviziSiamo una struttura amministrativa chelavora in outsourcing per altre imprese eimpiega 12 persone. L’elemento che ci haspinto a cercare un’alternativa alla cartaè semplice: ogni anno trascorrevamo mi-

gliaia di ore organizzando e archiviandoi documenti cartacei. Il sistema era ade-guato, ma inefficiente, cosa che risultavaovvia ogni volta che dovevamo cercareun documento cartaceo che risultava“perso”. Abbiamo sviluppato nuove procedureper scambiare dati tra le nostre applica-zioni relative alla revisione contabile eper ridurre i tempi di immissione dei da-ti. I nostri clienti vengono incoraggiati apresentare i propri dati in formato elet-tronico; questo ci permette di importarliagevolmente nel nostro sistema di gestio-ne. Abbiamo inoltre sviluppato delleprocedure standard per la preparazione,

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Ridurre gli sprechi

• Stampare solamente on demand.• Valutare le necessità di avere i PC sempre accesi.• Razionalizzare i processi di stampa e l’utilizzo delle

stampanti.

Documenti da conservare

Circolazione delle informazioniinterne

Materiale marketing

Contratti

Inviti di partecipazione a eventi

Lettere

Note spese

Fatture

Domande di assunzione personale

Viaggi

Logistica: movimentazione di parti,semilavorati o prodotti finiti

Assistenza clienti

Tutte le funzioni aziendali possono accedervi per svolgereil loro lavoro nel rispetto delle rispettive autorizzazioni.

Tutti possono essere informati tempestivamente e i documenti on line sono sempre nella versione piùaggiornata.

Sia per l’uso interno (commerciale e forza vendita) che perl’uso esterno (clienti e consumatori finali) è possibile forniredocumentazione multimediale senza sostenere costi didistribuzione. Va considerato che un depliant stampatoaumenta la percezione e visibilità del brand dal 20% al120%.

Si riducono i tempi di istruttoria, il contratto può nasceredirettamente digitale on line.

Si annullano i costi di spedizione e si ha la possibilità diinformare tempestivamente i partecipanti di eventualimodifiche. Si possono mettere a disposizione gli atti eattivare feedback in modo rapido.

Si riducono i costi e i tempi della comunicazione. È inoltre possibile sapere facilmente quando e a chi la comunicazione è stata inviata.

Ogni impiegato compila una scheda on line che aggiorna automaticamente la sua posizione. I giustificativi cartacei potrebbero essere scannerizzatidirettamente dall’interessato.

L’intero processo di verifica della correttezza della fattura da pagare può avvenire in parallelo inveceche in modo sequenziale tra tutti coloro che devonointervenire in merito.

Maggior ordine nella gestione dei curriculum sia in fase di raccolta che di selezione e valutazione.

Risparmio sui costi di agenzia.

Maggiore efficienza e possibilità di localizzare ognisingolo oggetto.

Tempestività nella risposta e tracciabilità delle richieste in modo da pianificare eventuali interventi correttivi.

“Scanning” e condivisione dei documenti. Archiviazione su DVD o disco fisso

E-mail e condivisione di documenti inintranet

Siti Web, documenti elettronici

Documenti elettronici e firma digitale

E-mail o Web

E-mail

Fogli elettronici e approvazione via“workflow”

Documenti elettronici e firma elettronica

Documenti elettronici

Prenotazioni elettroniche e acquisti via Web

Codici a barre, reti lan WiFi, RFID

Call center multimediale (voce, mail)

UTILIZZI METODI E TECNOLOGIE BENEFICI

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Ogni lunedì mattina, alle nove in punto,Maria apre l’ufficio che supporta l’attivitàdei venditori e organizza le spedizioni deiprodotti ordinati ai rispettivi clienti. Maria,attualmente l’unica impiegata dell’ufficiospedizioni, comincia una normale giornatadi gestione degli ordini.

Paperless in action: uno spaccato di vita vissuta

Cosa succede quotidianamente quando sigestisce la carta e non le informazioni in unufficio amministrativo di una piccola azien-da manifatturiera?


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la revisione e la memorizzazione di fo-gli di lavoro elettronici. Come risultatoil processo di revisione contabile è di-ventato più efficiente, organizzato e van-taggioso. L’implementazione di un sistema di ge-stione dei documenti ha portato a un no-

tevole miglioramento dei nostri processidi lavoro, permettendoci di offrire un ser-vizio migliore ai nostri clienti e di au-mentare le nostre capacità di recupero incaso di problemi. Tutti usano la stessa in-terfaccia per creare, gestire, cercare e re-perire documenti e non è più necessariocercare nelle innumerevoli cartelle di re-te o negli schedari per trovare i docu-menti dei clienti. Ora teniamo un archi-vio elettronico che contiene tutta la do-cumentazione. Uno strumento di ricercaci permette di esaminare migliaia di do-cumenti in pochi secondi. Oggi siamopronti a rispondere alle richieste deiclienti e siamo in grado di offrire un ser-vizio di qualità. Sebbene spesso ignora-to, l’uso di un sistema di gestione dei do-cumenti può anche essere di aiuto in ca-so di calamità. Nel mondo della carta èimpossibile mantenere al di fuori dell’uf-ficio una copia di ogni documento. Unincendio o un’alluvione avrebbero con-seguenze drammatiche per un ufficio chesi occupa di revisione fiscale. Un siste-ma di archiviazione digitale ci permettedi ridurre questo rischio. Come parte del-le nostre normali procedure di backup,ogni giorno una copia di tutto il nostroarchivio digitale viene portata in un luo-go al di fuori dell’ufficio. Dopo l’introduzione delle procedure paper-less il nostro fatturato è cresciuto del 15%nell’ultimo anno senza la necessità di au-mentare il personale, anzi riducendo glistraordinari.

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Maria accende il computer, controlla la posta arrivata e i fax e incomincia a caricare i dati nel sistema per organizzare le spedizioni della giornata.

Maria accende il computer e avvia il programma di postaelettronica integrato con la gestione dei fax.La poca corrispondenza ordinaria viene acquisita via scanner e archiviata. Da alcuni mesi non si lavora più sui documenticartacei che vengono archiviati per sicurezza, ma sui corrispettividocumenti elettronici, più rapidi e facili da gestire.

PRIMO SCENARIO SECONDO SCENARIO

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Alle dieci telefona il Sig. Bianchini, vendi-tore responsabile del Nord Ovest.

Quanto illustrato è un piccolo spaccato diquanto avviene negli uffici amministratividi molte piccole e medie imprese italiane:senza adeguati strumenti di supporto si la-vora in costante affanno, in ritardo, inse-guendo gli avvenimenti. Organizzare ipropri processi aziendali secondo una lo-

A mezzogiorno passa in ufficio Franco, il fi-glio del titolare, che sta preparando unanuova brochure per una fiera imminente.

All’una meno cinque chiama Guido dalla con-tabilità: vuole sapere la situazione aggiornatadelle vendite del trimestre appena passato.


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Bianchini: “Ciao Maria, notizie dell’ordine per Alessandrini?”

Maria: “Alessandrini? Mai sentito!”.

Bianchini: (panico) “Alessandrini è un cliente decisamenteimportante per noi, spero di far seguire a questo altri ordiniimportanti puntando sulla personalizzazione del servizio. Non tiè arrivato il mio fax venerdì pomeriggio? Fortuna che la merce è in magazzino, venerdì mattina ho telefonato a Pasquale, il nostro magazziniere, e mi ha confermato la disponibilità”.

Maria: “è finita la carta del fax, aspetta che stampo i messaggiin memoria... ti richiamo tra qualche minuto”.

10 minuti dopo Maria richiama Bianchini

Maria: “Ho visto il fax ed ho caricato subito l’ordine: per mercoledì la merce è da Alessandrini”.

Bianchini: (sbianca) “Come mercoledì!?! Controlla bene, la merce è in magazzino!!”

Maria: “Il lotto che ti ha segnalato Pasquale era per un altrocliente ed è partito con il corriere delle 10”.

Bianchini: “E adesso come faccio? Che figura! Non potevicontrollare il fax?”

Maria: “Sai com’è, con Monica in maternità è tutto un casino.Perché non gli proponi uno sconto come hai fatto la settimanascorsa con Tirelli?”

Bianchini: “Adesso chiamo e vedo di sistemare il tutto, ciao, ti faccio sapere”.

Bianchini: “Ciao Maria, mi ha chiamato Alessandrini moltosoddisfatto per la tua conferma dell’ordine urgente che ti homandato venerdì pomeriggio”.

Maria: “Nessun problema, il sistema aveva già resoindisponibile il lotto di merce da te richiesto e io ho solo datol’ok per l’invio con il primo corriere, che è partitopuntualmente pochi minuti fa”.

Bianchini: “Sì, avevo verificato la disponibilità in magazzino con il palmare, ma Alessandrini era scettico sulle nostre capacitàorganizzative, sai è un cliente decisamente importante per noi.Spero di far seguire a questo altri ordini importanti, puntandoproprio sulla nostra tempestività di consegna. Notizie di Monica?”

Maria: “L’ho sentita prima, decisamente emozionata visto che manca poco alla scadenza, ma per il resto tutto procedebene. Ti saluto”.

Bianchini: “Grazie Maria, buona giornata”.


Guido: “Ciao Maria, come è andato questo trimestre, mi mandisu il tabulato?”

Maria: “A dire il vero non lo so, mi mancano alcune praticheche aveva seguito Monica prima di andare in maternità.Quando l’ho chiamata mi ha detto di aver lasciato qualcosa nel suo cassetto. Ora controllo e nel pomeriggio ti faccio sapere, però sarà difficile darti il tabulato prima di venerdì,scusa se ti lascio adesso, ma sono in tremendo ritardo, salto

anche il pranzo per mettermi un po’ a pari! A più tardi...”

Guido: “Ciao Maria, come è andato questo trimestre, mi mandisu il tabulato?”

Maria: “Ti manca proprio la carta eh? Lasciami due minuti che devo allineare le posizioni nel database di Monica e poi te lo mando via mail. Scusa se ti lasco adesso, ma mi passa a prendere il mio fidanzato per la pausa pranzo! A più tardi. La mail è partita, ciao”.


Franco: “Come procede la brochure?”

Maria: “Bene, ho ricevuto il file dal grafico, adesso lo stampo elo metto a giro per i commenti. Devo fissare una riunione?”

Franco: “Certamente, altrimenti come ci confrontiamo?”

Maria: “Non prima di giovedì però, Bianchini è ad Aosta e nonrientra prima di mercoledì sera tardi”.

Franco: “Digli di rientrare prima, mercoledì è l’ultimo giornoutile!!”

Franco: “Come procede la brochure?”

Maria: “Bene, ho ricevuto il file dal grafico e l’ho pubblicatonell’area di lavoro della intranet e ho sollecitato tutti via mail.Ho già due commenti su cinque, devo organizzare unariunone?”

Franco: “No, direi che non serve. Domani diamo il ‘visto sistampi’. Arrivederci Maria”.


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gi avviene spesso ancora in forma cartacea,esistono sistemi per archiviare documenti emessaggi e-mail in aree controllate per poiricercarle in modo semplice ed efficacequando occorre, permettendo ai dipendentidi collaborare nella stesura dei documentiovunque essi si trovino.

LINEE GUIDA PER “PASSARE AL DIGITALE”

Il passaggio all’archivio digitale non è un’o-perazione che può essere effettuata da ungiorno all’altro ed è un processo che deveessere pianificato ed eseguito attentamente.Ecco alcune considerazioni in merito: • occorre valutare il fatto che si sta interve-

nendo sugli aspetti organizzativi dellapropria impresa e i benefici saranno tan-to più significativi quanto più precisa sa-rà la definizione degli attuali processi eflussi di lavoro;

• è opportuno prevedere procedure e lineedi condotta standard in modo che tutto ilpersonale dell’azienda sia allineato allenuove modalità di lavoro;

• occorre valutare l’effetto complessivo de-gli interventi ipotizzati;

• gli utilizzatori sono spesso affezionati al“vecchio” modo di lavorare. Occorrecomunicare adeguatamente le innova-zioni organizzative e nelle modalità dilavoro, mettendo in risalto i benefici peril loro lavoro con azioni di sensibilizza-zione;

avendo a disposizione un patrimonio in-formativo dinamico e strutturato. Il personale commerciale di un’azienda, peresempio, può acquisire gli ordini presso uncliente, compilando un modulo elettronicosu un PC portatile (o addirittura su un pal-mare), facendolo firmare in modalità digita-le e infine trasferendolo sul sistema gestio-nale aziendale al primo collegamento in re-te, riducendo così le possibilità di errore esoprattutto inserendo i dati una volta sola,senza inutili operazioni di trascrizione e re-immissione delle informazioni. In questomodo è anche possibile raccogliere infor-mazioni da clienti e partner semplicementepubblicando sul Web o inviando vie e-mailun modulo elettronico da compilare via In-ternet o da spedire per posta elettronica.Questi moduli potranno essere approvatipreventivamente prima che i dati in essicontenuti siano utilizzati. Per quanto riguarda l’archiviazione e il suc-cessivo reperimento dei documenti, che og-


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gica paperless offre la possibilità di lavo-rare meglio, “sfruttando” le competenzedelle persone per lavori maggiormentequalificati anziché impegnarle per lavoriripetitivi a basso valore aggiunto. Non èsemplice quantificare i risparmi delle so-luzioni paperless perché molti sono i para-metri da considerare: tipicamente gli uffi-ci amministrativi e commerciali di backoffice riescono a svolgere (meglio) lo stes-so lavoro con un terzo e a volte la metàdel personale rispetto alle modalità “tra-dizionali”. Sono interventi organizzativi importanti chedevono essere progettati e realizzati in mo-do accorto, ma i benefici sono evidenti siain termini di minori costi di gestione sia peril miglior servizio reso a clienti e colleghi.

IL VALORE DEI DOCUMENTI DIGITALI, PER LE PERSONE E PER LE AZIENDE

A volte in azienda la documentazione elet-tronica è effettivamente prodotta, ma sola-mente per poi essere stampata e utilizzata

in modalità cartacea. Ciò accade perché idiversi sistemi utilizzati in ufficio non dia-logano tra loro e i documenti cartacei sonoutilizzati per esigenze di archiviazione op-pure, per esempio, per comunicare infor-mazioni da un ufficio all’altro o tra clientee fornitore. In realtà, è possibile trarre importanti van-taggi dall’uso di strumenti elettronici, a pat-to di realizzare un sistema integrato con iprocessi aziendali, da cui estrarre i docu-menti per la stampa solamente quando oc-corre, salvaguardando al contempo l’inte-grità delle informazioni. Ciò non significache sia necessario implementare un siste-ma complesso e costoso, perché molte so-luzioni sono probabilmente già disponibiliin azienda: si tratta di raccordarle. Alcuni documenti elettronici sono la rap-presentazione digitale dei moduli chespesso si compilano su carta, indicandoper esempio i propri riferimenti anagrafici.È possibile creare in sostituzione modulielettronici, che possono essere erogati sulWeb oppure in un messaggio e-mail, an-che off line. Usare modulistica elettronicaconsente di risparmiare sui costi aziendali

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• è utile prevedere una fase di test e inizia-tive di formazione a supporto;

• è possibile attivare alcune semplici diret-tive nelle modalità di lavoro che non ri-chiedono interventi complessi, ma chepossono fornire alcuni risultati utili nelbreve periodo.

CONCLUSIONI

Per praticità di utilizzo e qualità di letturala carta rimane uno strumento difficilmentesostituibile. Una maggiore sinergia tra sup-porto informatico e quello cartaceo è peròpossibile e l’evoluzione verso un ufficio di-gitale è un percorso che vale la pena di af-frontare, utilizzando nuovi strumenti elet-tronici per gestire i documenti, sistemi chepermettono di tutelare anche il valore lega-le delle informazioni contenute. L’applicazione della normativa in meritoalla conservazione sostitutiva dei docu-menti a rilevanza fiscale, infatti, può esse-re il punto di partenza per introdurre pro-cessi paperless in tutti i settori aziendali, apartire dall’amministrazione, riducendo iltempo di trattamento delle informazioni erecuperando efficienza ed efficacia. Alcu-ni provvedimenti, quali le delibere CNIPAdel novembre 1994, il DPR 445 del 2000e il Decreto del Ministero dell’Economia eFinanze del 23 gennaio 2004, hanno de-terminato un quadro normativo secondo ilquale è possibile emettere, conservare, ri-produrre e trasmettere via Internet docu-

menti e scritture contabili rilevanti ai finitributari. Il D.Lgs. n. 52 del 20 febbraio 2004, in par-ticolare, definisce un nuovo sistema di fat-turazione, che permette di trattare in moda-lità elettronica il ciclo di vita di una fattura,dall’emissione all’archiviazione. La riduzione dell’impiego della carta inazienda a beneficio dei supporti digitali ri-chiede tempo, investimenti e attenzione,tuttavia le tecnologie sono già disponibili,la normativa non è più un ostacolo e i be-nefici nel lungo periodo sono garantiti, siaper quanto riguarda il recupero di efficien-za sia in termini di risparmio e di tutela am-bientale. Un ufficio senza carta è un idealeregolativo, ma i buoni motivi per intrapren-dere questa strada, anche gradualmente,non mancano.

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Ufficio digitale: mito o progetto realizzabile?