UNESCO. Executive Board; 150th; Informe financiero y ...unesdoc.unesco.org/images/0010/001042/104272s.pdf · - 2 - Cuadros del activo y pasivo al 31 de diciembre de 1995: Cuadro 2.1

Organización de las Naciones Unidaspara la Educación,la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo ex

150ª reunión

150 EX/17PARIS, 2 de septiembre de 1996Original: Inglés

Punto 6.1 del orden del día provisional

INFORME FINANCIERO Y ESTADOS DE CUENTAS COMPROBADOSRELATIVOS A LAS CUENTAS DE LA UNESCO CORRESPONDIENTES

AL EJERCICIO FINANCIERO CERRADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1995,E INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

RESUMEN

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 12.10 del ReglamentoFinanciero, se someten al Consejo Ejecutivo el informe del Auditor Externoy los estados de cuentas comprobados, junto con el informe del DirectorGeneral sobre las cuentas de la UNESCO para el ejercicio económicocerrado el 31 de diciembre de 1995.

Proyecto de decisión: párrafo 3.

1. Por la presente se transmiten al Consejo Ejecutivo los estados de cuentas comprobados yel informe del Director General sobre las cuentas de la UNESCO correspondientes al ejercicioeconómico cerrado el 31 de diciembre de 1995 (documento BOC/118 adjunto). El informe delAuditor Externo y las observaciones del Director General al respecto se comunicarán alConsejo Ejecutivo en una adición al presente documento (150 EX/17 Add.).

2. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 12.10 del Reglamento Financiero, sepide al Consejo Ejecutivo que examine los estados de cuentas comprobados y el informe delAuditor Externo y que los transmita a la Conferencia General con las observaciones queconsidere oportunas.

3. El Consejo Ejecutivo podría adoptar una decisión redactada en los siguientes términos:

¡ATENCION! Ver Add. en la 96ª pagina y Corr. en la 138ª pagina.

ULIS

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150 EX/17 - pág. 2

El Consejo Ejecutivo,

1. Habiendo examinado el documento 150 EX/17 y Add.,

2. Expresa su reconocimiento al Auditor Externo por la calidad y objetividad de sulabor;

3. Invita al Director General a informar a la Conferencia General en su 29ª reuniónsobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo;

4. Decide transmitir a la Conferencia General el Informe del Auditor Externo y losestados de cuentas comprobados de la UNESCO correspondientes al ejercicioeconómico cerrado el 31 de diciembre de 1995.

BOC/118PARIS, 14 de junio de 1996Original: Inglés

ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDASPARA LA EDUCACION, LA CIENCIA Y LA CULTURA

Informe financiero y estados de cuentas comprobados de la UNESCOcorrespondientes al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1995

INDICE

1. INFORME FINANCIERO DEL DIRECTOR GENERAL SOBRE LOS ESTADOS DECUENTAS DE LA UNESCO CORRESPONDIENTES AL EJERCICIOFINANCIERO CERRADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1995

2. DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO

3. APROBACION DE LOS ESTADOS DE CUENTAS

4. ESTADOS DE CUENTAS

Estado I Ingresos y gastos y modificaciones de las reservas y saldos de fondoscorrespondientes al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de1995

Estado II Activo y pasivo y reservas y saldos de fondos al 31 de diciembre de1995

Estado III Movimientos de efectivo de los recursos financieros pertenecientes a laUNESCO (Fondo General, Fondo de Operaciones, Actividadesgeneradoras de ingresos y Gastos de apoyo al Programa) para elejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1995

Estado IV Consignaciones de créditos del Fondo General - Programa Ordinariocorrespondiente al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de1995

5. CUADROS

Cuadros de los ingresos y gastos y de las modificaciones de las reservas y los saldos defondos correspondientes al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1995:

Cuadro 1.1 Fondo General

Cuadro 1.2 Actividades generadoras de ingresos

Cuadro 1.3 Gastos de apoyo al Programa correspondientes a los FondosFiduciarios, las Cuentas Especiales y los Servicios de Apoyo Técnicoal PNUD

Cuadro 1.4 Cuentas Especiales con Asignaciones Financieras

Cuadro 1.5 Cuentas Especiales y Fondos Fiduciarios

Cuadro 1.6 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Cuadro 1.7 Fondos mutuos y de prestaciones al personal

- 2 -

Cuadros del activo y pasivo al 31 de diciembre de 1995:

Cuadro 2.1 Fondo General y Fondo de Operaciones

Cuadro 2.2 Actividades generadoras de ingresos

Cuadro 2.3 Gastos de apoyo al Programa correspondientes a los FondosFiduciarios, las Cuentas Especiales y los Servicios de Apoyo Técnicoal PNUD

Cuadro 2.4 Cuentas Especiales con Asignaciones Financieras

Cuadro 2.5 Cuentas Especiales y Fondos Fiduciarios

Cuadro 2.6 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Cuadro 2.7 Fondos mutuos y de prestaciones al personal

Cuadro del resumen del presupuesto y el gasto por destino de las consignacionescorrespondientes al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1995

Cuadro 4.1 Fondo General - Programa Ordinario

6. NOTAS

Notas relativas a los estados de cuentas

7. ANEXOS NO INTERVENIDOS

Anexo al Cuadro 1.1 Ingresos y gastos correspondientes al ejercicio económico cerrado el31 de diciembre de 1995, presentados según el modelo de laResolución de Consignación de Créditos

Anexo al Cuadro 1.5 Cuentas Especiales y Fondos Fiduciarios: saldos al 1º de enero de1994, ingresos y desembolsos durante el ejercicio económico cerradoel 31 de diciembre de 1995 y saldos al 31 de diciembre de 1995

INFORME FINANCIERO DEL DIRECTOR GENERAL SOBRELOS ESTADOS DE CUENTAS DE LA UNESCO CORRESPONDIENTES

AL EJERCICIO FINANCIERO CERRADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1995

INTRODUCCION

1. El Director General presenta a continuación su informe financiero sobre las cuentas de laUNESCO correspondientes al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1995 que, encumplimiento de su decisión de aplicar las normas de contabilidad del sistema de las NacionesUnidas, según se informó al Consejo Ejecutivo en su 145ª reunión, se elaboraron con arreglo adichas normas y a la presentación recomendada para los Estados I a IV.

BOC/118 - pág. 2

2. Conforme a lo prescrito, los Estados I y II se prepararon en forma tabular por renglónprincipal, lo que proporciona una visión general de la situación financiera de la UNESCO enconjunto; comprenden un total separado de las partidas presentadas como recursos financierospertenecientes a la UNESCO, sobre los que los Estados Miembros de la Organización tienenun derecho residual de propiedad, distinguiéndolas de los demás fondos administrados por laUNESCO principalmente en fideicomiso. Se añadieron columnas de eliminación para evitaruna doble contabilización relacionada con las transferencias entre fondos y los saldos.

3. El Estado III, en el que se presentan los movimientos de efectivo de los recursosfinancieros pertenecientes a la UNESCO, pone claramente de manifiesto el grave problemacausado por la mora en el pago de las contribuciones asignadas a los Estados Miembros, concantidades a cobrar que aumentaron en 31,7 millones de dólares estadounidenses durante elbienio y en 54,3 millones de dólares en los últimos cuatro años. En estas circunstancias, elhecho de que al 31 de diciembre de 1995 la cuantía de los préstamos contraídos asciendasolamente a 20 millones de dólares se puede considerar como un importante logro.

4. En el Estado IV se indica la situación de las consignaciones del Programa Ordinario,presentada según el modelo de la Resolución de Consignación de Créditos aprobada por laConferencia General en su 27ª reunión.

5. Los cuadros, notas y anexos adjuntos proporcionan más detalles sobre cada partidaprincipal de la UNESCO, completando el panorama general proporcionado por los estadosfinancieros. La importancia otorgada a la visión general se refuerza aún más con lapresentación de las cantidades en miles de dólares, con la excepción del Anexo al Cuadro 1.5,en el que no es factible.

6. Por primera vez, los estados de cuentas comprobados de la UNESCO incluyen los delPrograma de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), que anteriormente sepresentaban en un documento separado. Para este bienio también se presentan con mayordetalle las mismas cuentas en otro documento (BOC/119). La UNESCO, el PNUD y susrespectivos Auditores Externos están examinando la posibilidad de suprimir en el futuro lapresentación por separado de las cuentas comprobadas del PNUD. Esta propuesta se formulóen parte debido a la armonización reciente de los estados financieros que, con la presentaciónen columnas, a lo sumo, indicaría en una columna separada como en éstos el programa delPNUD ejecutado por la UNESCO y, por otra parte, teniendo en cuenta la reducida magnituddel programa del PNUD en la UNESCO en comparación con el programa del PNUD en suconjunto y con el de la UNESCO en su conjunto. La conclusión de estas discusiones y laconsiguiente recomendación se presentarán a la Conferencia General en su 29ª reunión.

GASTOS - TODAS LAS FUENTES DE FINANCIACION

7. Los gastos, con la excepción de los que corresponden a los Fondos mutuos y deprestaciones al Personal, se pueden sintetizar del siguiente modo:

1994-1995 1992-1993

miles dedólares %

miles dedólares %

BOC/118 - pág. 3

Fondo General 459.746 71,0 432.728 69,0

Actividades generadoras de ingresos 16.929 2,6 15.248 2,4

Gastos de apoyo al Programa 11.994 1,9 12.970 2,1

Subtotal 488.669 75,5 460.946 73,5

Cuentas Especiales con AsignacionesFinancieras 19.947 3,1 10.443 1,7

Cuentas Especiales y Fondos FiduciariosFuentes de las Naciones Unidas,excluido el PNUDOtros proyectos operacionalesextrapresupuestarios

21.969

124.442

3,4

19,2

28.652

102.296

4,6

16,3

PNUD 22.646 3,5 44.263 7,0

Subtotal 677.673 104,7 646.600 103,1

Eliminaciones (30.189) (4,7) (19.186) (3,1)

Total 647.484 100,0 627.414 100,0

PROGRAMA ORDINARIO Y PROGRAMA DE PARTICIPACION

8. La consignación presupuestaria de 455.490.000 dólares (con tipos de cambio constantes)para 1994-1995, aprobada por la Conferencia General en su 27ª reunión, se incrementó a458.390.000 dólares gracias a donaciones y contribuciones especiales que ascendieron a2.900.000 dólares, recibidas por el Director General de conformidad con el apartado b) delpárrafo A de la Resolución de Consignación de Créditos para 1994-1995.

9. Los gastos y las obligaciones contraídas durante el ejercicio económico totalizaron456.501.000 dólares. Por consiguiente, el resultado neto del bienio fue un superávit neto de1.889.000 dólares en el Título VII del Presupuesto. De conformidad con el párrafo 3 de laResolución 28 C/28.2 esta cuantía se destinó a sufragar cualquier aumento de los gastos depersonal en 1996-1997 derivado de las medidas que pudieran adoptar la Asamblea General delas Naciones Unidas o la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI).

10. En el transcurso del bienio el Consejo Ejecutivo aprobó las siguientes transferenciasentre partidas presupuestarias, que sin modificar el nivel general del presupuesto tenían porobjeto:

a) Efectuar reducciones en el Título II del Presupuesto por un total de 1.500.000dólares a fin de absorber parte de los gastos relacionados con los proyectos deresolución presentados por los Estados Miembros y aprobados por la ConferenciaGeneral en su 27ª reunión (véase la Decisión 144 EX/6.3);

BOC/118 - pág. 4

b) sufragar los gastos adicionales debidos a factores reglamentarios y a la inflación,mediante transferencias del Título VII del Presupuesto (Aumentos Previstos de losCostos) (Ref. Decisiones 144 EX/6.3, 145 EX/7.4, 146 EX/8.1 y 147 EX/7.1):

miles de dólares

- financiación de los aumentos reglamentariosde los sueldos y subsidios del personal 9.113

- financiación de los aumentos de los costosde los bienes y servicios 7.638

16.751

c) financiar actividades especiales y/o urgentes no previstas en el presupuestoaprobado. El total de fondos transferidos entre partidas presupuestarias ascendió a2.141.000 dólares (Ref. Decisiones 145 EX/7.4 y 146 EX/8.1).

11. Antes del cierre de cuentas del bienio de 1994-1995 se hicieron ajustes y transferenciasen los Títulos I a VI, con objeto de enjugar el déficit de los gastos de personal que se habíaproducido durante el bienio y de sufragar el exceso de gastos del Programa de Participacióndestinados a responder a solicitudes prioritarias recibidas de los Estados Miembros. Acontinuación se resumen estos ajustes y transferencias así como los que se realizaron a efectosde cerrar las cuentas (Ref. Decisión 149 EX/6.1):

a) Programa de Participación

Con objeto de sufragar los gastos excedentes de este Programa (1.659.000 dólares) enlos que se incurrió para responder a las solicitudes de los Estados Miembros, en especial losPaíses Menos Adelantados y para la asistencia de emergencia, se redistribuyó la cuantíacorrespondiente, financiada mediante las medidas de austeridad, tomando en cuenta lasprioridades expresadas por los Estados Miembros.

b) Gastos de personal

Las consignaciones presupuestarias correspondientes a los gastos de personal secalcularon sobre la base de los costos normalizados, incluida una reducción fija para elmovimiento de personal de 5% para cada puesto. En esas condiciones los gastos reales nosiempre correspondieron a las consignaciones presupuestarias, que requirieron ajustes entrepartidas presupuestarias en función de los porcentajes de puestos vacantes de cada sector yunidad, de la atribución de los elementos de los gastos comunes de personal y, lo que es másimportante, de la magnitud de los déficit por concepto de gastos de personal que seprodujeron, en diversos grados, en toda la Secretaría. Teniendo en cuenta las drásticasreducciones del número de puestos desde 1986-1987 así como los requisitos mínimos depersonal necesarios para una ejecución racional del programa, desde la primera etapa depreparación del 27 C/5 se señalaron las dificultades que plantearía la aplicación de unareducción de 5% por concepto del factor retraso. Este hecho se reiteró en los informes alConsejo Ejecutivo durante el bienio 1994-1995. A pesar de los esfuerzos realizados paradisminuir el déficit de los gastos de personal sometiendo cada puesto vacante al examen de unComité Especial compuesto por miembros del personal y posponiendo los nuevosnombramientos cuando era posible, el déficit real de 1994-1995 ascendió a 7.335.000 dólares.

BOC/118 - pág. 5

El déficit se agravó debido al efecto de los aumentos dentro de un grado, inducidos por la casicongelación de la contratación externa y elementos de los gastos comunes del personalsuperiores a los que se preveían originalmente en el presupuesto (para partidas como lasindemnizaciones por cese en el servicio, las primas de repatriación y los costos de transporte).El déficit de gastos de personal de 7.335.000 dólares se financió mediante ahorros efectuadosen el presupuesto de 1994-1995 por una cuantía de 4.452.000 dólares, y el saldo se sufragócon el saldo no comprometido de las consignaciones de créditos trasladado desde 1992-1993(2.883.000 dólares de la Opción “C”).

c) Otros gastos

Las variaciones de la partida “Otros gastos” corresponden principalmente a la necesidadde efectuar ahorros por un total de 6.111.000 dólares: 4.452.000 dólares para gastos depersonal y 1.659.000 dólares para aumentos en el Programa de Participación. Los ahorros selograron gracias a medidas de austeridad y reducciones de las obligaciones contraídas tras suanálisis sistemático y minucioso durante y al final del bienio.

SALDO NO COMPROMETIDO DE LAS CONSIGNACIONES DE CREDITOSTRASLADADO DE 1992-1993 (OPCION “C”)

12. El saldo no comprometido, de una cuantía de 8.569.000 dólares al 31 de diciembre de1993, se mantuvo en una cuenta de espera, de conformidad con el párrafo 2 de la Resolución27 C/28, hasta que el Consejo Ejecutivo autorizara al Director General a utilizar 1.500.000dólares para la ejecución del Plan de Renovación, 4.186.000 dólares para las actividades delprograma y 2.883.000 para financiar el déficit de los gastos de personal.

OTRAS ACTIVIDADES

13. La composición de las otras actividades de la UNESCO, que representanaproximadamente 30% del total de actividades de la UNESCO en el bienio actual como en elanterior, ponen de manifiesto la reciente tendencia a la disminución de los proyectos ejecutadoscon fondos procedentes de las Naciones Unidas, que se encomiendan cada vez más a laejecución nacional, y a la realización de proyectos financiados por otras fuentes, en especialfondos fiduciarios donados.

CONTRIBUCIONES Y CORRIENTE DE EFECTIVO

14. En el gráfico presentado a continuación se indican las contribuciones al Fondo Generalcontabilizadas cada mes en relación con las cantidades pagaderas en 1994 y 1995.

BOC/118 - pág. 6

15. En 1994 el pago de las contribuciones correspondientes a ese año ascendió a 166,9millones de dólares de un total asignado de 224,3 millones de dólares, lo que equivale al 74,4%del total pagadero durante el año (1992: 75,4%). Sin embargo, al 31 de diciembre de 1995 sehabía recibido el 82,5% de las contribuciones pagaderas en 1994 (1992: 86,3%).

16. Al 31 de diciembre de 1995 los ingresos sumados de las contribuciones correspondientesal ejercicio económico 1994-1995 representaban el 80,6% de la suma total de las cuotasasignadas a los Estados Miembros (en 1992-1993 el porcentaje era de 82,0%). Al 31 dediciembre de 1995, el total de las contribuciones adeudadas ascendía a 105,4 millones dedólares (1993: 87,1 millones de dólares), lo que equivale a cerca de cinco veces la cuantía delFondo de Operaciones en esa fecha.

17. En la página siguiente se representa gráficamente la situación de caja de la Organización,basada en el total de recursos del Fondo General con y sin el Fondo de Operaciones al fin decada mes durante el ejercicio financiero 1994-1995.

BOC/118 - pág. 7

18. Se observará que la situación de caja del Presupuesto Ordinario fue negativa a lo largodel bienio debido al pago retrasado de las contribuciones. Para financiar este déficit laOrganización tuvo que: i) utilizar la totalidad del Fondo de Operaciones durante todo elperiodo con la excepción de dos meses y ii) recurrir extensamente a los préstamos internos deotros recursos financieros pertenecientes a la UNESCO, en particular las Actividadesgeneradoras de ingresos y los Gastos de apoyo al Programa. Además, la Organización tuvo aveces que contraer préstamos externos, comprendidos fondos que ascendían a 20 millones dedólares el 31 de diciembre de 1995 (1993: 846.000 dólares).

PAGOS EN CONCEPTO DE INDEMNIZACIONES GRACIABLES

19. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 10.3 del Reglamento Financiero, seindican a continuación los pagos en concepto de indemnizaciones graciables efectuadosdurante el ejercicio económico:

Presupuesto Ordinario Miles de dólares

- Pago para prestar asistencia a la viuda de un exfuncionario de la UNESCO en situación de extremapobreza y cuyos derechos a la pensión de las NacionesUnidas fueron asignados a su país 2

- Pago al Jefe de Delegación de un Estado Miembrocuyo abrigo de cuero desapareció del puesto deseguridad (4.000 FF) 1

20. Las nuevas cuentas especiales y fondos fiduciarios establecidos durante el ejerciciofinanciero 1994-1995 fueron los siguientes:

Fuentes de las Naciones Unidas

FAO, lucha contra la contaminación en la región de Africa OrientalUNDHA/UNESCO, reparaciones de escuelas y muebles escolaresUNDHA, reconstrucción de escuelas primarias, IrakUNDHA, suministro de materiales didácticos básicos, IrakNaciones Unidas, asistencia a los refugiados de RwandaNaciones Unidas, asistencia a los somalíes que regresan a su paísNaciones Unidas, Decenio Internacional para la Reducción de los Desastres NaturalesNaciones Unidas, Seminario sobre el Desarrollo de los Medios de Comunicación y la

Democracia en América Latina y el CaribeNaciones Unidas, Seminario sobre el fomento de medios de comunicación independientes y

pluralistas en los Estados Arabes (Sana’a, Yemen)UNICEF, conjuntos didácticos de emergencia para Rwanda

Proyectos de Asistencia Técnica

Banco Africano de DesarrolloChadSierra Leona

BOC/118 - pág. 8

Banco Asiático de DesarrolloChinaKazakstán

Fondo de la OPEPMalí

Proyectos autofinanciados

ChileCosta RicaEcuadorKuwaitLaboratorio Latinoamericano de MedicinaParaguayVenezuela

Proyectos financiados mediante donaciones

Unidad de laboratorio fotográfico de AngkorAsistencia EthnoFondo fiduciario austríacoDaimler-Benz (Alemania)Felissimo Universal Corporation of AmericaGateway Educational ProductsIkuo HirayamaConsulta sobre las ciencias ecológicas-KCSRhòne Poulenc (Francia)Société de Banque SuisseSociété GénéraleFondo Fiduciario de la Región Toscana

Fondos para campañas culturales, contribuciones voluntarias y llamamientos internacionales

Proyecto afgano HeratAniversario (Cincuentenario - Plan de Renovación: Estados Miembros)A la escucha de AfricaContribución a la escuela de párvulos en Gaza

Fondo de Socorro de Urgencia

Vehículo blindado para la Oficina de la UNESCO en SarajevoEducación para los niños rwandeses refugiados en TanzaniaActividades de educación en RwandaPrograma educativo para la juventud de RwandaPrograma de emergencia y rehabilitación “Depongamos las armas y reconstruyamos la nación”Solidaridad con RwandaFondo de Fomento de la Traducción“Hope 87” para los jóvenes mutilados de guerra“Esperanza para Sarajevo - II”Programa de Gestión de las Transformaciones Sociales (MOST) - Seminario de Asia

BOC/118 - pág. 9

Rwanda MediaRecinto de meditaciónFomento de las actividades relativas al patrimonio culturalLectura para todos - campaña en Africa, 1994-1995Restauración de la Biblioteca Nacional y Universitaria de Bosnia y Herzegovina en Sarajevo

Cuentas especiales para:

Facultad de Comunicación de Masas, El CairoSeminario Internacional sobre “La Mujer y los Medios de Comunicación”, Beijing, 1995Fondo Internacional para el Desarrollo Tecnológico de AfricaJardín de la ToleranciaDesarrollo del Museo Estatal del ErmitageApoyo a la exposición de la UNESCO para la Conferencia de la SID sobre la educación con

miras a un modo de vida sostenibleEspacios del BarrocoFormación de guías turísticos en CamboyaPlan de Escuelas Asociadas de la UNESCOFondo de la UNESCO para los medios de comunicaciónParticipación de la UNESCO en el Programa Conjunto y Copatrocinado de las Naciones

Unidas para el HIV/SIDAPrograma de Becas UNESCO/República de CoreaWorld Park Festival Executive Committee para el programa de la UNESCO relativo a latolerancia

BOC/118 - pág. 10

AUDITOR GENERAL DE CANADA

DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO

A la Conferencia Generalde la Organización de las Naciones Unidaspara la Educación, la Ciencia y la Cultura

He examinado los estados de cuentas adjuntos, numerados I a IV, y los cuadroscorrespondientes de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y laCultura (UNESCO) establecidos al 31 de diciembre de 1995 y que abarcan el ejercicioeconómico bienal cerrado en esa fecha. La responsabilidad de esos estados financieros incumbeal Director General. Mi responsabilidad consiste en examinar esos estados de cuentas y emitirun dictamen al respecto.

He comprobado las cuentas de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 12 delReglamento Financiero de la UNESCO y con las normas generalmente aceptadas en la materia,con arreglo a las normas internacionales de intervención de cuentas y con las normas comunesde comprobación de cuentas del Grupo de Auditores Externos del sistema de las NacionesUnidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica.Dichas normas requieren que planifique y realice un examen para obtener una certezarazonable de que los estados de cuentas no contienen errores materiales. La comprobación decuentas comprende el examen, con fines de verificación, de comprobantes de las cantidades yla información presentadas en los estados de cuentas. También incluye una evaluación de losprincipios contables utilizados y de las estimaciones significativas efectuadas por la dirección,así como una apreciación de la presentación general de los estados de cuentas.

En mi opinión, en todos los aspectos materiales estos estados de cuentas exponenclaramente la situación financiera de la UNESCO al 31 de diciembre de 1995 así como losresultados de sus operaciones y sus movimientos de efectivo correspondientes al ejercicioeconómico bienal que se cerró en esa fecha, de conformidad con los principios contables de laUNESCO definidos en la Nota 2 adjunta a los estados de cuentas. Con arreglo a lo dispuestoen el Reglamento Financiero de la UNESCO declaro que, en mi opinión, estos principioscontables se han aplicado sobre una base concorde con la del ejercicio financiero anterior.

Además, a mi juicio, las transacciones de la UNESCO de las que he tomadoconocimiento durante mi examen de los estados de cuentas se ajustan, en todos los aspectossignificativos, al Reglamento Financiero de la UNESCO y a los textos legislativos autorizados.

Los estados de cuentas de la UNESCO al 31 de diciembre de 1993 correspondientes alejercicio económico bienal que se cerró en esa fecha fueron comprobados por otro auditorexterno.

L. Denis Desautels, FCAAuditor General de CanadáAuditor Externo

Ottawa, Canadá14 de junio de 1996

BOC/118 - pág. 11

APROBACION DE LOS ESTADOS DE CUENTAS

Elaborados por Aprobados por

Daniel Daly Federico MayorContralor Director General

N.B.: POR RAZONES TECNICAS LOS ESTADOS DE CUENTAS, LOS CUADROS YLOS ANEXOS ADJUNTOS SE PRESENTAN SOLAMENTE EN FRANCES EINGLES.

Organización de las Naciones Unidaspara la Educación,la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo ex

150ª reunión

150 EX/17 Add.PARIS, 4 de octubre de 1996Original: Inglés

Punto 6.1 del orden del día provisional

INFORME FINANCIERO Y ESTADOS DE CUENTAS COMPROBADOSRELATIVOS A LAS CUENTAS DE LA UNESCO CORRESPONDIENTES

AL EJERCICIO ECONOMICO CERRADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1995,E INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

ADDENDUM

RESUMEN

En este addendum figura el informe completo del Auditor Externo sobre lascuentas de la UNESCO para el bienio 1994-1995, junto con los comentarios delDirector General al respecto.

1. Se anexa al presente documento:

I. El informe del Auditor Externo sobre las cuentas de la UNESCO para el ejercicioeconómico cerrado el 31 de diciembre de 1995.

II. Los comentarios del Director General sobre el informe del Auditor Externo.

2. Los comentarios del Director General están estructurados de forma que siguen lasrecomendaciones del Auditor Externo y los principales puntos por él señalados en Asuntos deEspecial Importancia, con referencia a cada uno de los temas principales del informe decomprobación de cuentas, a saber:

Gestión de caja en un periodo de restricción del efectivo;Obligaciones pendientes;Gestión financiera en las Oficinas fuera de la Sede;

150 EX/17 Add. - pag. 2

Tecnología de la información;Comprobación interna;Gestión de los viajes del personal.

3. El Director General desea citar el Dictamen del Auditor Externo de fecha 14 de junio de1996 que figura en el documento 150 EX/17:

“En mi opinión, en todos los aspectos materiales estos estados de cuentas exponenclaramente la situación financiera de la UNESCO al 31 de diciembre de 1995 así como losresultados de sus operaciones y sus movimientos de efectivo correspondientes al ejercicioeconómico bienal que se cerró en esa fecha, de conformidad con los principios contablesde la UNESCO definidos en la Nota 2 adjunta a los estados de cuentas. Con arreglo a lodispuesto en el Reglamento Financiero de la UNESCO declaro que, en mi opinión, estosprincipios contables se han aplicado sobre una base concorde con la del ejercicioeconómico anterior.

Además, a mi juicio, las transacciones de la UNESCO de las que he tomado conocimientodurante mi examen de los estados de cuentas se ajustan, en todos los aspectossignificativos, al Reglamento Financiero de la UNESCO y a los textos legislativosautorizados.”

En su dictamen, el Auditor Externo no formula ninguna reserva ni salvedad acerca de laforma, el contenido y la corrección de los estados de cuentas, que se presentan a los órganosrectores de la UNESCO. Confirma que se ajustan al Reglamento Financiero de la Organización y alos textos legislativos autorizados.

150 EX/17 Add.Anexo I

ANEXO I

INFORME DEL AUDITOR EXTERNOSOBRE LAS CUENTAS DE LA UNESCO PARA EL BIENIO 1994-1995

INDICE

Párrafos

Dictamen de comprobación de cuentas...................................................... 1-123

Introducción ....................................................................................... 1-2

Alcance de la comprobación de cuentas .............................................. 3

Explicación del dictamen del Auditor Externosobre los estados de cuentas ................................................................ 4-10

ASUNTOS DE ESPECIAL IMPORTANCIA .......................................... 11-25

Puntos principales...................................................................................... 11-18

Introducción ............................................................................................... 19-20

Alcance de la comprobación de cuentas .............................................. 21-23

Criterios de la comprobación de cuentas ............................................. 24

Metodología de la comprobación de cuentas ....................................... 25

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ...................................... 26-123

A. Controles financieros ............................................................... 26-46La gestión de caja en un periodo de restricción del efectivo ....... 26-39Obligaciones pendientes ............................................................ 40-46

B. La gestión financiera en las Oficinas fuera de la Sede............ 47-85Información financiera para la gestión ....................................... 49-51El registro de los gastos de las Oficinas fuera de la Sede ............ 52-62El gasto deficitario de las Oficinas fuera de la Sede ................... 63-85

C. Tecnología de la información .................................................. 86-99Los sistemas financieros y la estructura de fiscalización ............ 88El establecimiento de prioridades y los vínculoscon los planes de la UNESCO ................................................... 89-90El costo total de la tecnología de la información ........................ 91-93La comunicación de los progresos realizadosy la satisfacción de expectativas ................................................. 94-95Ausencia de una lógica de tipo comercial .................................. 96-99

D. La Auditoría Interna ............................................................... 100-106E. La gestión de los viajes del personal ....................................... 107-123

150 EX/17 Add.Anexo I - pág. 2

DICTAMEN DE COMPROBACION DE CUENTAS

Introducción

1. En cumplimiento del Artículo 11.5 del Reglamento Financiero de la UNESCO, el DirectorGeneral nos ha sometido, para que los comprobáramos, los estados de cuentas de la Organizacióncorrespondientes al ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1995.

2. En calidad de Auditores Externos de la UNESCO, también se nos ha pedido quecomprobáramos los fondos anticipados por el Programa de las Naciones Unidas para elDesarrollo y el Fondo de Población de las Naciones Unidas, así como los estados de cuentas delServicio de Ahorro y Préstamo del Personal de la UNESCO y del Instituto Internacional dePlaneamiento de la Educación. De conformidad con lo dispuesto en nuestro contrato, hemosremitido nuestro dictamen de auditores sobre esos estados financieros, el cual no figura en esteinforme.

Alcance de la comprobación de cuentas

3. Las cuentas se han comprobado de conformidad con el Artículo 12 del ReglamentoFinanciero de la UNESCO y con las normas generalmente aceptadas en la materia, con arreglo alas normas internacionales de intervención de cuentas y con las normas comunes decomprobación de cuentas aprobadas por el Grupo de Auditores Externos del sistema de lasNaciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de EnergíaAtómica. La comprobación de cuentas se llevó a cabo en la Sede de la UNESCO en París y enalgunas Oficinas fuera de la Sede. La Secretaría nos proporcionó toda la información y lasexplicaciones que necesitábamos para efectuar nuestro análisis.

Explicación del dictamen del Auditor Externo sobre los estados de cuentas

4. El dictamen del Auditor Externo consta de tres partes principales: el párrafo introductorio,el párrafo relativo al alcance de la comprobación de cuentas y el dictamen formulado en los dosúltimos párrafos.

5. En el párrafo introductorio se indican los estados de cuentas específicos que se hancomprobado. El informe del Auditor abarca asimismo las notas y los cuadros relacionados conlos estados de cuentas pues forman parte de estos últimos. En este párrafo también se exponen lasresponsabilidades de la Secretaría y del Auditor Externo. La Secretaría, no el Auditor Externo, esquien elabora la información básica y asume la responsabilidad de las afirmaciones y de losjuicios críticos integrados en los estados de cuentas. Esa es la declaración de hechos que incumbea la Secretaría. El Auditor Externo comprueba los elementos en que se fundan los estados decuentas y, de resultas de esta labor, formula un dictamen al respecto. Este proceso añadecredibilidad a los estados de cuentas de la dirección.

6. En el párrafo relativo al alcance, en lugar de enumerar las operaciones efectuadas, elAuditor Externo declara que el examen se efectuó de conformidad con las normas de lacontabilidad profesional, las cuales se aplican por igual en cualquier comprobación de estados decuentas, independientemente de la naturaleza o la dimensión de la entidad. Este párrafo aporta allector algunas explicaciones sobre la índole y el alcance de una comprobación de cuentas: seaclara que comprende el examen de comprobantes por muestreo, esto es, que no se examinantodos los comprobantes disponibles.


7. Los párrafos que contienen el dictamen del Auditor Externo se refieren a las conclusionesrelativas a cuatro asuntos: si los estados de cuentas se han preparado de conformidad con losprincipios contables de la UNESCO; si estos principios se aplicaron sobre una base concorde conla del ejercicio financiero anterior; si se puede confiar en que los estados de cuentas presentanfielmente la situación financiera general de la UNESCO y los resultados de las operaciones, y silas transacciones que hemos comprobado se ajustan al Reglamento Financiero y los textosnormativos de la UNESCO. Nuestra conclusión sobre estos puntos es positiva y, porconsiguiente, el dictamen del Auditor sobre los estados de cuentas de la UNESCO es sin reserva.

8. Se suele aludir al informe del Auditor Externo como a un certificado. Es éste un términodesacertado, ya que el Auditor Externo no certifica estados de cuentas ni garantiza su exactitud.El informe del Auditor Externo no es una exposición de hechos, sino la expresión de una opiniónprofesional. La índole de su tarea no tiene por objeto llegar a la conclusión de que los estados decuentas son exactos. Las normas actuales de presentación de informes confieren una credibilidadapropiada a los estados de cuentas. El empleo de la frase “en todos los aspectos materiales”recalca nuevamente el carácter material del dictamen.

9. Es preciso relacionar las palabras clave “exponen claramente” con “de conformidad con losprincipios contables de la UNESCO definidos en la Nota 2 adjunta a los estados de cuentas”, yaque ambas frases constituyen un concepto único de presentación correcta. El Auditor Externodebe determinar si el método y los principios contables utilizados en estas circunstancias sonapropiados. También ha de comprobar que la información presentada en los estados de cuentasesté clasificada y resumida de modo razonable con las notas explicativas que correspondan.

10. Como señaló el Director General en su presentación de los estados de cuentas, la adopciónsin reserva de las normas comunes de contabilidad del sistema de las Naciones Unidas modificósustancialmente la manera en que la UNESCO contabiliza las transacciones financieras y presentainformes al respecto. Consideramos que la adopción de las normas comunes de contabilidad de lasNaciones Unidas proporciona una mejor información sobre los recursos y las actividades globalesde los que la UNESCO es responsable.

ASUNTOS DE ESPECIAL IMPORTANCIA

Puntos principales

11. La fiscalización financiera es una responsabilidad fundamental de cada directivo de laOrganización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO). LaOrganización gasta cerca de 750 millones de dólares en un bienio. Es esencial que los activos de laUNESCO estén registrados y protegidos de modo apropiado, que los datos contables seanprecisos y fidedignos, y que los gastos se efectúen solamente con los fines declarados y dentro delos límites aprobados por la Conferencia General. Lo anterior sólo es posible si existe un buensistema de fiscalización interna de la contabilidad para precaverse contra el error, el fraude y lamala gestión.

12. Hemos observado que la Contraloría, con el firme apoyo de la Oficina del Presupuesto, haasumido una función rectora en el asesoramiento y la definición de normas y reglamentosdestinados a asegurar el funcionamiento adecuado de controles financieros esenciales en laUNESCO. Actualmente se están examinando medidas significativas para reforzar aún más los


controles financieros, entre ellas el mejoramiento de los sistemas informatizados para las nóminasy otros gastos. Si bien es muy lógico que las unidades administrativas asuman una parte de lasreducciones de recursos que la UNESCO ha debido aplicar recientemente, en nuestra opinióncualquier otra restricción antes de la ejecución del plan de desarrollo tecnológico debería hacerseprevia evaluación de los riesgos que entrañaría la posible reducción conexa de controlesfinancieros esenciales.

13. Estimamos que los controles financieros existentes en las esferas que hemos examinadoson generalmente satisfactorios. Si se controlaran y ajustaran mejor a lo largo del bienio lasobligaciones pendientes, los servicios centrales de la Sede y los directivos podrían evaluar mejorlas necesidades de efectivo. También estarían en mejores condiciones para adoptar las decisionespertinentes con respecto a la financiación de actividades del programa y a su ejecución.

14. En muchas de las Oficinas de la UNESCO fuera de la Sede es muy insuficiente la gestiónfinanciera, esto es, el proceso por el cual los responsables de la adopción de decisiones deberíandeterminar las repercusiones financieras de sus decisiones y comprobar si los programas se llevan acabo en los plazos previstos y teniendo debidamente en cuenta la economía y la eficacia. A losdirectivos les es difícil relacionar los objetivos, los resultados y los recursos, pues a menudo nodisponen de la información ni del personal competente requeridos. Hemos comprobado que, asícomo la mayoría de las Oficinas de la Organización fuera de la Sede están vinculadas a ésta por loque respecta al registro de las obligaciones, se podría mejorar la gestión financiera si también elregistro de los gastos de esas Oficinas estuviera conectado con los sistemas automatizados de laSede.

15. Se ha progresado en algunos ámbitos correspondientes a los planes sobre tecnología de lainformación de la UNESCO. Sin embargo, nos preocupa que no se establezcan prioridades entrelas iniciativas relativas a las nuevas tecnologías de la información y no se proporcione a ladirección ni a los órganos rectores la información que necesitan para asegurar una gestión eficazde las inversiones de la Organización en tecnologías de la información.

16. Si bien se están adoptando varias medidas para reforzar la función de los oficialesadministrativos en las Oficinas fuera de la Sede, habría que fomentar la creación de redes deoficiales administrativos así como la rotación periódica de éstos.

17. Como señaló el anterior Auditor Externo, no se dispone de los recursos necesarios paraque la comprobación interna cumpla su misión y la Organización debería contemplar la posibilidadde recurrir a los servicios de profesionales externos si no se cuenta con las competencias internasnecesarias para desempeñar el mandato asignado a la comprobación interna.

18. Se ha debatido mucho acerca de los viajes y el Director General ha emitido una serie dedirectrices al respecto, pero no hemos podido determinar si se está logrando realmente que losviajes sean económicos, pues aún no se dispone de información esencial para administrar losgastos correspondientes.


INTRODUCCION

19. Presentamos este informe sobre las conclusiones de la comprobación de cuentas que hemosefectuado en calidad de Auditores Externos de la Organización de las Naciones Unidas para laEducación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) en virtud de nuestro nombramiento por laConferencia General en su 27ª reunión, el 9 de noviembre de 1993.

20. La comprobación de cuentas se efectuó en la Sede, principalmente en la Contraloría, laOficina del Presupuesto, la Oficina de Documentación, Servicios Informáticos yTelecomunicaciones y con los funcionarios encargados de la comprobación interna, así como envarias Oficinas fuera de la Sede, entre ellas las de Nueva York, Caracas, Brasilia, Dakar, NuevaDelhi, Bangkok y Yakarta.

Alcance de la comprobación de cuentas

21. Durante el presente bienio, además de nuestras responsabilidades relativas a lacomprobación de cuentas, hemos efectuado un análisis de los sistemas de gestión y fiscalizaciónfinancieras de las Oficinas de la UNESCO fuera de la Sede. A nuestros efectos la fiscalización yla gestión financieras abarcan los sistemas, principios y procedimientos necesarios paraproporcionar una certeza razonable de que las decisiones se adoptan con pleno conocimiento desus repercusiones financieras; el dinero se gasta teniendo debidamente en cuenta la economía, laeficiencia y la eficacia; los activos están protegidos contra pérdidas materiales; el dinero se gastay se recauda de conformidad con las disposiciones financieras reglamentarias y administrativas;los datos contables son precisos y fidedignos; se supervisan los resultados de modo apropiado ylos directivos son considerados responsables de los resultados obtenidos.

22. Hemos examinado también los controles contables para determinar si eran adecuados conrespecto a los ingresos y los gastos y si esas transacciones se consignaban de manera apropiada.Por último, hemos analizado el modo en que la UNESCO ejerce sus responsabilidades fiduciariassobre los activos y recursos que se le confían.

23. Dentro de nuestra labor hemos evaluado también los actuales sistemas de informaciónsobre la gestión de la UNESCO para determinar si proporcionan una información precisa,completa, pertinente y oportuna que ayude a adoptar decisiones económicas. Además, hemosanalizado la exactitud, pertinencia y oportunidad de la información proporcionada a quienesintervienen en la adopción de decisiones, como los directores de programas, el Gabinete, losinterlocutores de la UNESCO (organizaciones gubernamentales y no gubernamentales) y losórganos rectores. Durante nuestro examen no hemos analizado ningún aspecto de laplanificación, la ejecución o la supervisión de los programas.

Criterios de la comprobación de cuentas

24. En nuestro examen, hemos evaluado los sistemas de fiscalización y gestión financieras dela UNESCO en función de los siguientes criterios:

• Las responsabilidades de gestión y fiscalización financieras se deberían ejercerutilizando un marco eficaz que comprenda políticas, sistemas y prácticas apropiados.

• En el ejercicio de las funciones de gestión y fiscalización financieras, habría queexplicitar claramente las atribuciones y las obligaciones, a fin de deslindar las


responsabilidades respectivas de los directivos del programa y los funcionarios definanzas.

• Convendría concebir, establecer y mantener sistemas de información contable yadministrativa apropiados para que la dirección pueda planificar, fiscalizar y contabilizarla utilización de los recursos de manera disciplinada así como asegurar el registroadecuado de las transacciones de conformidad con las directrices y normas financierasde la UNESCO, con controles internos adecuados que comprendan procedimientos desalvaguardia.

• Los sistemas financieros deberían cumplir con requisitos en materia de presentación deinformes y responder a las necesidades de los encargados de la adopción de decisionesen cuanto a la información relativa al programa, a los aspectos financieros y a losresultados. La información suministrada debería ser pertinente, completa, exacta yoportuna.

• La UNESCO debería contar con un sistema apropiado y eficaz de gestión del efectivo yde salvaguardia de otros activos respecto de pérdidas importantes. Habría que establecercontroles financieros para asegurar que las transacciones se registran de manera precisa,completa y oportuna; que los ingresos se recaudan en la forma autorizada y que losrecursos se utilizan para los fines establecidos por los textos reglamentarios y nosobrepasan las cuantías aprobadas por la Conferencia General.

Metodología de la comprobación de cuentas

25. Nuestra metodología consistió en reunir información mediante entrevistas con funcionariosde la UNESCO en la Sede y en actividades descentralizadas, el examen de sistemas y prácticas yel análisis de la documentación y los informes pertinentes. La comparación de la información ylos datos de la Sede con las actividades regionales y externas a la Organización nos permitiórealizar una evaluación razonable de la situación de los sistemas de gestión y fiscalizaciónfinancieras en las Oficinas de la UNESCO fuera de la Sede.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

A. Controles financieros

La gestión de caja en un periodo de restricción del efectivo

Los directivos y los órganos rectores deben dedicar mucho tiempo a supervisar lasituación de caja

26. En los últimos seis años, el aumento significativo del saldo de las contribuciones adeudadaspor los Estados Miembros ha planteado dificultades a la dirección y a los órganos rectores en lotocante a la gestión de la situación de caja de la UNESCO. Al 31 de diciembre de 1995, final delbienio, el saldo de las contribuciones pendientes de abonar por los Estados Miembros alPresupuesto Ordinario se había incrementado a 105 millones de dólares, lo que representa unaumento del 21% en comparación con el saldo del bienio anterior. Las contribuciones atrasadascorrespondientes a ejercicios económicos anteriores ascendían a 18 millones de dólares, cuantíasuperior en un 93% a la del saldo del bienio anterior.


27. Hemos comprobado que el Director General y la Contraloría han realizado esfuerzosconcertados para recaudar las contribuciones recurriendo a una serie de medios, comprendidasllamadas telefónicas, visitas personales y cartas recordatorias. El Director General siguevigilando muy de cerca la situación financiera de la Organización. Se están estudiandoactualmente diversos planes de medidas incitativas y de sanción con miras al pronto pago de lascontribuciones por los Estados Miembros. A lo largo del año, el Director General somete alConsejo Ejecutivo informes periódicos sobre la situación de estas medidas y estos planes.

28. La Conferencia General y el Consejo Ejecutivo dedican gran parte de su tiempo a examinarmodificaciones de las prioridades y de la ejecución del programa derivadas de problemasasociados con el retraso en el pago de las contribuciones.

29. En la Constitución de la UNESCO y en su Reglamento Financiero se prevén sancionescomo la suspensión del derecho de voto de los Estados Miembros en mora en el pago de suscontribuciones. Ahora bien, esas sanciones sólo pueden ser impuestas por la ConferenciaGeneral. Hasta la fecha, los Estados Miembros no han estado dispuestos a denegar el derecho devoto a Estados Miembros que no han abonado sus contribuciones y no se ha aplicado ningunaotra sanción.

30. Día a día, la Contraloría vigila el saldo de las principales cuentas bancarias de la UNESCOa fin de determinar si es preciso recurrir a préstamos para financiar actividades del programa ycubrir insuficiencias de efectivo. Cuando se necesitan fondos adicionales la Contraloría contraepréstamos internos con el Fondo de Operaciones y otras fuentes de recursos internas. Una vezagotadas las fuentes de financiación internas, el Contralor recurre a préstamos de una línea decrédito preestablecida con instituciones financieras. Al final del bienio, el costo total de losintereses de los préstamos del bienio 1994-1995 sobrepasaba el millón de dólares.

31. A nuestro juicio, hasta que se encuentre un mecanismo eficaz para obtener el pago puntualde las contribuciones por los Estados Miembros, la dirección y los órganos rectores tendrán queseguir dedicando un tiempo considerable a la vigilancia de la situación de caja de la Organizacióny, en consecuencia, tendrán menos tiempo para dedicar a la ejecución del programa.

Mejorar los medios de comunicación puede ayudar a atenuar los problemas delproceso presupuestario

32. En cumplimiento de las decisiones del Consejo Ejecutivo, el Director General ha instituidoun mecanismo de planificación para casos de emergencia en virtud del cual la Oficina delPresupuesto habilita trimestralmente créditos destinados a los sectores y las Unidades fuera de laSede para actividades cuya ejecución está prevista durante un trimestre determinado. Losfuncionarios de la Oficina del Presupuesto explicaron que esas asignaciones se basan en losplanes de trabajo que se reciben de los sectores y de las Unidades fuera de la Sede. Cada tresmeses, la Oficina recuerda a los sectores y Oficinas fuera de la Sede que deben actualizarcontinuamente sus programas de trabajo para integrar en ellos todos los ajustes y enmiendas quesurjan, a fin de que la Oficina pueda efectuar las consiguientes modificaciones de lasasignaciones.

33. Los directivos de la Oficina estiman que la calidad de la información contenida en losplanes de trabajo que reciben varía considerablemente: algunos sectores y Unidades fuera de laSede presentan planes detallados que permiten a la Oficina determinar qué proyectos están


previstos y qué recursos se requieren. Otros suministran planes menos detallados y la Oficinatiene que interpretar la distribución cronológica de las necesidades de fondos. Los directivos de laOficina del Presupuesto consideran que si los sectores y las Oficinas fuera de la Sede mejoraranla calidad de la información que les comunican en sus programas de trabajo, la Oficina podríaayudarlos a atenuar muchos de los problemas experimentados con el actual procesopresupuestario.

34. En nuestro examen hemos observado que en los procesos de planificación ypresupuestación de la UNESCO influyen seriamente las actuales restricciones de efectivo queexperimenta la Organización debido a la elevada cuantía que representan las contribucionesatrasadas de los Estados Miembros. Teniendo en cuenta los frecuentes cambios del programa queorigina la escasez de efectivo, la naturaleza del proceso presupuestario de la Organización, elnúmero de funcionarios que intervienen en el proceso y la dispersión geográfica de laOrganización, estimamos esencial establecer fuertes lazos de comunicación y esfuerzoscoordinados entre los sectores, las Unidades fuera de la Sede y la Oficina del Presupuesto paraque puedan responder a los cambios y problemas que se plantean en el proceso presupuestario.

35. Observamos que los oficiales administrativos de los sectores y Oficinas fuera de la Sedededican un tiempo considerable al proceso de planificación y presupuestación. Así, por ejemplo,facilitan un aporte valioso a la preparación del principal documento presupuestario de laUNESCO, el C/5, y luego preparan planes detallados de trabajo en apoyo de la ejecución de lasactividades especificadas en el C/5. Se les pide luego actualizar con frecuencia esos planes parahacer frente a los efectos de las limitaciones de efectivo y a los cambios de prioridad de lasactividades. En consecuencia, los funcionarios de los sectores y las Unidades fuera de la Sedeestiman que el proceso de planificación y presupuestación obstaculiza la ejecución de susprogramas, ya que deben dedicar un tiempo considerable a tratar asuntos presupuestarios y, porlo tanto, tienen menos tiempo para ocuparse de la ejecución de los programas. Una mejorcomunicación con la Oficina del Presupuesto podría contribuir a que los funcionarios de lossectores y Oficinas fuera de la Sede mejorasen la eficacia del proceso presupuestario ypermitirles dedicar más tiempo a la ejecución de los programas.

36. Se han adoptado varias iniciativas para mejorar la comunicación y mitigar los problemasrelativos a cuestiones administrativas. Así, en 1995 administradores experimentados revitalizaronla Junta de Coordinación Administrativa, con objeto de mejorar la comunicación entre losoficiales administrativos y los servicios centrales de la Secretaría.

37. En enero de 1996, el Director General difundió una nota en la que actualiza el mandato deesa Junta a fin de fortalecer más su función. Ese mismo mes, la Oficina del Presupuesto envió alDirector General un memorando en el que destacaba la necesidad de replantear las estructurasadministrativas de la UNESCO y redefinir la función de los oficiales administrativos. Además, araíz de las medidas adoptadas por el Director General para fortalecer las funcionesintersectoriales e interdisciplinarias de las Oficinas fuera de la Sede, la Junta de CoordinaciónAdministrativa inició en enero de 1996 un proyecto experimental destinado a determinadosoficiales administrativos de Oficinas fuera de la Sede, con objeto de capacitarlos para queprestaran asistencia sobre el terreno en cuestiones administrativas y financieras.

38. Con objeto de solventar dificultades del proceso presupuestario, la Oficina del Presupuestopreparó recientemente el UNESCO Handbook for Future Administrators, que destaca la manera


como funciona el proceso presupuestario, explica la función de la Oficina, las técnicaspresupuestarias y la labor del oficial administrativo en el proceso presupuestario.

39. Como en el proceso presupuestario de la UNESCO influye considerablemente la situaciónde liquidez y su realización exige los esfuerzos coordinados de distintos oficiales de los sectores,las Oficinas fuera de la Sede y la Oficina del Presupuesto, consideramos que esas Unidadesdeben seguir procurando mejorar su comunicación, a fin de contribuir a mitigar los problemas delproceso presupuestario y hacer que corresponda mejor a sus necesidades. Asimismo, la Oficinadel Presupuesto, la Contraloría, los sectores y las Oficinas fuera de la Sede deben seguirexaminando métodos posibles de mejora del proceso presupuestario de la UNESCO, con objetode alcanzar una ejecución eficaz y efectiva de los programas y el presupuesto de la UNESCO.

Obligaciones pendientes

40. En virtud del Artículo 4 del Reglamento Financiero de la UNESCO, las consignaciones decréditos votadas por la Conferencia General constituirán una autorización en cuya virtud elDirector General podrá contraer obligaciones y efectuar pagos en relación con los fines para loscuales fueron votadas. Ahora bien, los créditos consignados en el presupuesto permanecerándisponibles por un plazo de 12 meses a contar desde la fecha del cierre del ejercicio económicopara el cual fueron aprobados, en la medida necesaria para saldar obligaciones relativas a bienessuministrados y a servicios prestados durante el ejercicio económico y para liquidar cualquierotra obligación pendiente regularmente contraída. Los criterios para validar la retención de lasconsignaciones están definidos por el Director General respecto de cada categoría de acción en elApéndice 3F del Manual de la UNESCO.

41. El Artículo 14.2 del Reglamento Financiero autoriza al Director General a interpretar elReglamento en caso de duda. El Reglamento de Administración Financiera, preparado por elDirector General para aplicar el Reglamento Financiero, fue aprobado por el Consejo Ejecutivo.Si bien nos parece que el Reglamento de Administración Financiera es exhaustivo, consideramosque no define lo que se quiere decir en el Artículo 4.3 del Reglamento Financiero con “cualquierotra obligación pendiente regularmente contraída”. A resultas de nuestra comprobación decuentas estimamos que los oficiales administrativos no respetan adecuadamente los criteriosdefinidos en el Apéndice 3F del Manual.

42. Esas obligaciones pendientes al cierre del ejercicio financiero deberían representar adeudosválidos contra los recursos de la UNESCO para ese ejercicio financiero. Sólo se deberíanmantener si lo permiten el reglamento y las normas de administración financiera y deberíanaparecer en las cuentas como pasivo. Al cierre del ejercicio financiero el valor de lasobligaciones del Programa Ordinario pendientes ascendía a 25.324.863 dólares. Nuestracomprobación mostró un alto número de solicitudes de obligaciones hacia finales de año. Porejemplo, observamos que la Oficina del Presupuesto informó al Director General el 29 dediciembre de 1995 de que, de conformidad con las instrucciones que le había impartido el 28 dediciembre de 1995, se habilitaban aproximadamente 2,2 millones de dólares para 56 actividadesprioritarias del programa, correspondientes a compromisos asumidos por la Organización en1995.

43. Aunque la responsabilidad general de registrar adecuadamente las obligaciones pendientesincumbe al Contralor, por motivos prácticos y de conformidad con los reglamentos, se hadelegado esa función a los oficiales administrativos de los distintos sectores y Oficinas fuera de


la Sede. Observamos que con frecuencia la Contraloría, en vez de emplear su tiempo en laboresesenciales, lo dedicaba a analizar las obligaciones pendientes y a escribir a los oficialesadministrativos para ajustar los compromisos registrados a la cuantía legal de la obligación.

44. Ante la necesidad de aplazar fondos debido a las restricciones financieras, parece que lamayoría de los sectores y Oficinas fuera de la Sede han decidido comprometer gran parte de lashabilitaciones de créditos de manera casi inmediata, como forma de asegurarse de que contaráncon recursos para ejecutar eficazmente sus programas. Si bien en algunos casos los propiosoficiales administrativos han creado esas obligaciones "prematuras", en otros se han vistoconstreñidos a hacerlo por la dirección de sus sectores, que quería proteger sus consignacionescontra aplazamientos o reducciones durante el año, o bien evitar que no se les habilitaran losfondos al término del bienio. Como esas obligaciones no se revisan ni se ajustanpermanentemente, pese a los esfuerzos de la Contraloría, ciertos fondos que podrían estardisponibles para la ejecución del programa quedan “congelados” como obligaciones pendientes yes posible que no se los libere a tiempo para que puedan utilizarse de manera más eficaz.

45. Si se controlaran mejor las obligaciones pendientes y se ajustara el balance a lo largo delbienio, los servicios centrales de la Sede y los administradores podrían evaluar mejor ladisponibilidad de efectivo y las necesidades. En consecuencia, estarían en mejores condiciones detomar decisiones adecuadas y oportunas en relación con la financiación de las actividades delprograma y su ejecución.

46. Las obligaciones pendientes se deberían analizar periódicamente durante el bienio. Sedeberían hacer ajustes oportunamente a las obligaciones que no representen un pasivo válidolegal.

B. La gestión financiera en las Oficinas fuera de la Sede

47. Durante el bienio pasado visitamos siete de las Oficinas de la UNESCO fuera de la Sede.Nuestra labor consistió en examinar la gestión financiera de las operaciones descentralizadas. Losfuncionarios de la UNESCO que encontramos en la mayoría de nuestras visitas eran muytrabajadores y estaban entregados a los objetivos generales de la Organización. Muchosconsideraban que no disponían de los instrumentos esenciales para cumplir el mandato de laUNESCO de manera eficaz y efectiva, lo cual es preocupante porque de hecho los distintossectores siguen controlando el presupuesto y las actividades del programa de las Oficinas fuerade la Sede. Asimismo descubrimos que no es clara la función de los oficiales administrativos nidel director de las Oficinas fuera de la Sede por lo que atañe a la gestión financiera. Losdirectores de las Oficinas fuera de la Sede deberían tener más peso en la contratación, evaluacióndel rendimiento y ascenso del personal que se les asigna.

48. En el curso de nuestra comprobación advertimos que las Oficinas fuera de la Sede no solíantener una base nacional de datos ni para el programa ordinario ni para las actividades realizadascon fondos extrapresupuestarios y que en su mayoría no conocían la existencia de tales bases dedatos. Era de esperar que la información relativa a los dos bienios anteriores se hubiera puestooportunamente a disposición de los directores de los Oficinas regionales y los administradores. Siutilizara la información disponible, la UNESCO podría elaborar un marco adecuado deplanificación y mejorar las decisiones relativas a asignación de recursos.

Información financiera para la gestión


49. Hay una enorme cantidad de datos disponibles en distintas formas que pueden extraerse delos sistemas contables de la UNESCO. En gran parte, son listas de transacciones financierasdetalladas, destinadas a mantener el control presupuestario y financiero central. Es inusual quetales datos se conviertan en la información financiera que los administradores necesitan para lagestión. Si se quiere que la información sea útil a los administradores, deberá ser oportuna,precisa, completa y pertinente. Según la mayoría de los administradores, para que sea pertinente,la información financiera deberá estar relacionada con la información operativa (por ejemplo, lasactividades diarias). Los administradores nos recordaron en múltiples ocasiones la falta dedeterminadas informaciones para que las Oficinas fuera de la Sede puedan mejorar la gestión desus operaciones.

50. El director de una Oficina observó lo siguiente: “La información administrativa querecibimos de la Sede no es pertinente, ya que sólo nos permite controlar los índices de ejecución(lo que con frecuencia carece de sentido, dado el calendario de los periodos de actividad), y laliquidación de obligaciones. Lo que necesito para administrar la Oficina es una cuentaactualizada mensualmente de los distintos tipos de gastos, de preferencia con un gráficocomparativo de los gastos correspondientes a los dos años anteriores. Como no creo que la Sedeva a producir un sistema como ése en un futuro inmediato, estamos elaborando en la Oficina unsistema contable paralelo”.

51. Los administradores regionales no suelen esperar que los sistemas centrales atiendan susnecesidades operativas diarias y casi todas las Oficinas han elaborado sus propios sistemasoficiosos. La microcomputadora se ha generalizado y aunque muchas son muy complejas, si seutilizan para una finalidad específica funcionan correctamente. Sin embargo, pueden plantearseproblemas porque la mayoría de esos sistemas se han elaborado por separado y no estánintegrados ni ajustados a un sistema central. Existe el peligro de que la información utilizada porlos administradores en las regiones y la Sede no sea ni coherente ni totalmente fiable. Lautilización de la microcomputadora puede ser un medio poco costoso de facilitar información alos administradores, pero es necesario prestar atención a que no se dupliquen los costos dedesarrollo de los sistemas y a que la información producida sea fiable y coherente.

El registro de los gastos de las Oficinas fuera de la Sede

52. Durante nuestras comprobaciones regionales procuramos reconciliar las listas mensuales deobligaciones pendientes, elaboradas por la Sede, con los registros mantenidos en las Oficinasfuera de la Sede. Esperábamos que los análisis y decisiones administrativas se efectuasen en laSede y las Oficinas basándose en una información similar, por no decir idéntica. Comprobamosque las listas preparadas por la Sede no estaban actualizadas debido a retrasos en el análisis yregistro de los gastos notificados por las Oficinas fuera de la Sede. En muchos casos observamosque se seguían incluyendo en la lista de obligaciones pendientes algunas saldadas hacía tres ocuatro meses. En unos pocos casos los balances de obligaciones pendientes incluían partidassaldadas hacía seis meses.

53. Observamos que se seguían incluyendo algunas de esas obligaciones porque las Oficinasfuera de la Sede no habían adoptado las medidas necesarias para liquidar las obligaciones. LaSede debía enviarles notas recordatorias para que lo hicieran.

54. Los demás balances discordantes se debían al largo proceso de registro de esos pagos. Porejemplo, tras recibir sus habilitaciones, las Oficinas fuera de la Sede establecen sus compromisos


(es decir, obligaciones pendientes) en el sistema presupuestario de la Organización. En esemomento, los balances de obligaciones pendientes eran por lo general idénticos en la Sede y enlas Oficinas fuera de la Sede. Durante el año, las Oficinas fuera de la Sede efectuaban pagoscorrespondientes a esas obligaciones, reduciendo así el saldo de la cuantía pendiente. Esos gastoseran conocidos en las Oficinas fuera de la Sede. En los meses siguientes al pago las Oficinasfuera de la Sede transmitían a la Contraloría de la Sede las facturas originales, los registros depago y las reconciliaciones bancarias. Observamos que esa información no solía enviarseoportunamente a la Sede.

55. En la Sede se verificaban una vez más las facturas, que ya habían sido examinadas ycertificadas por las Oficinas Regionales, se analizaban y se registraban como disminución deobligaciones pendientes. En muchos casos, ese proceso ha ocasionado un desfase de dos a tresmeses entre la fecha del pago y el momento en que se contabiliza en los registros centrales de laUNESCO el pago de la obligación antes pendiente. En unas pocas Oficinas fuera de la Sede quehabían rebasado su presupuesto o presentado cuentas incompletas, el desfase podía ser de hastade seis meses.

56. Nuestro examen confirmó la opinión de la Contraloría de que era esencial reexaminar lasfacturas porque muchas Oficinas fuera de la Sede no tienen la capacidad de gestión financierasuficiente para registrar sus gastos de manera adecuada. Observamos que con frecuencia laContraloría debía modificar la codificación inicial de los gastos y que en múltiples ocasionespedía a las Oficinas fuera de la Sede que le facilitaran documentación complementaria. A nuestrojuicio, esta manera de trabajar es ineficaz y costosa. La UNESCO debe finalizar rápidamente susplanes de conexión en línea de la Sede con las Oficinas fuera de la Sede.

57. La Contraloría debería además analizar la posibilidad de diferenciar las Oficinas fuera de laSede según su capacidad de gestión financiera. Por ejemplo, cabía aceptar como buenos losjustificantes de los desembolsos de Oficinas con excelente capacidad de gestión financiera,controlando ocasionalmente las partidas que se salgan de lo corriente. Se debería fijar un topesegún los distintos tipos de gasto por encima del cual sería preciso enviar a la Sede todos losjustificantes.

58. Las Oficinas cuyos informes contables requieren cierta revisión, pero a las que se considerecapaces de registrar debidamente sus gastos, podrían estar exentas de la obligación de remitir lasfacturas de algunos gastos normalizados (por ejemplo, los gastos de funcionamiento), pero estarsujetas a enviar todas las demás. Dentro de ciertos límites, se podrían registrar como buenos losgastos, al menos inicialmente, tal y como los presenten.

59. En cuanto a las Oficinas con menor capacidad administrativa, pueden seguir vigentes lasdisposiciones actuales, aunque habría que establecer un plan para mejorar su gestión yfiscalización financieras, lo que permitiría a la Contraloría centrar sus esfuerzos en áreas demayor riesgo y ayudaría a que el concepto fuese una realidad.

60. También debería pensarse en la posibilidad de que las Oficinas fuera de la Sede másimportantes cumplan la función de revisión respecto de las Oficinas cercanas a cargo de una solapersona. En cuanto a algunas Oficinas que tienen necesidades lingüísticas específicas, podrían serrevisadas por otra que tenga gran competencia en ese campo.


61. Los servicios centrales de la Secretaría han reconocido que varias Oficinas fuera de laSede, en particular las establecidas más recientemente, cuentan con poco personal de gestiónfinanciera, o bien que los funcionarios administrativos no tienen experiencia en losprocedimientos y prácticas de la UNESCO. Si bien apoyamos la iniciativa descrita en el párrafo37 de prestar asistencia “individual” a las Oficinas fuera de la Sede en relación con cuestionesadministrativas, consideramos que además debe establecerse un plan para reforzar a los oficialesadministrativos de esas Oficinas, consistente en seleccionar y nombrar oficiales administrativos apersonas calificadas, fomentando la creación de redes entre las oficinas administrativas y laformación actual en administración financiera, rotando a esos oficiales periódicamente yestableciendo un marco para evaluar su rendimiento.

62. En nuestro examen de las operaciones de las Oficinas fuera de la Sede observamos quealgunas habían elaborado numerosas técnicas innovadoras de gestión, por ejemplo, variosextractos de misión y planes bastante complejos de operaciones para su región. En la Oficina deYakarta constatamos que ya se había incorporado en el extracto de misión un plan deoperaciones. El Director de la Oficina había enviado copias del extracto a todas las ComisionesNacionales de los Estados Miembros cuya responsabilidad le incumbía, así como al Director dela Oficina de Bangkok. El Director de la Oficina de Yakarta declaró lo siguiente: “El espíritu deequipo proseguirá en la misma forma que hasta ahora, con objeto de lograr que la Oficina seamás eficaz y de preparar un plan de operaciones por temas”. Observamos que el plan deoperaciones incluía una estrategia de recursos y ejecución. A nuestro juicio, debería existir unsistema más oficial de evaluar los distintos planes de operaciones y demás innovacionespreparadas por las Oficinas fuera de la Sede. Sería mucho más rentable no sólo dar a conocer a laOficina interesada la reacción que suscitan sus iniciativas, sino además aprovechar en todo elsistema las ideas, los sistemas y las prácticas de las Oficinas fuera de la Sede que han dadobuenos resultados.

El gasto deficitario de las Oficinas fuera de la Sede

63. Según un estudio de la Contraloría, las Oficinas fuera de la Sede tuvieron un gastodeficitario respecto de las consignaciones presupuestarias bienales con cargo al ProgramaOrdinario de aproximadamente 1 millón de dólares a finales de 1994-1995, frente a 0,8 millonesa finales de 1992-1993. Ese gasto deficitario obedeció a múltiples razones, entre otras, unaevaluación inadecuada de las necesidades presupuestarias y la poca capacidad de gestiónfinanciera de algunas Oficinas fuera de la Sede. Cuando el presupuesto es fijo, cualquier gastodeficitario acarrea que habrá que detraer fondos de otras actividades para financiarlo.

Nueva Delhi

64. El Gobierno de la India hace una contribución en moneda local para el alquiler de laOficina de Nueva Delhi. Los pagos correspondientes no coinciden necesariamente con elmomento en que se debe pagar el alquiler. Según el Reglamento Financiero de la UNESCO, elDirector General está autorizado a recibir esas contribuciones como “consignaciones adicionalesde créditos”. El presupuesto de la Oficina de Nueva Delhi no incluía una cuantía con cargo a lacual se pudiera autorizar una habilitación para el pago del alquiler. La Oficina estabanecesariamente obligada a pagar el alquiler. A falta de habilitación, se imputó 63.800 dólares auna cuenta en suspenso. Al término del bienio aún no se había ajustado el presupuesto. El pagodel alquiler se contabilizó como gastos deficitarios de la región, que tuvieron que enjugar otrascuentas.


Nueva York

65. Durante 1994-1995, en la Oficina de Nueva York se experimentó un colapso en la gestiónfinanciera y la preparación de los correspondientes informes financieros para la Contraloría.Siguiendo instrucciones del Director General Adjunto se efectuó una comprobación de cuentasinterna, seguida de una revisión de la gestión efectuada por un oficial administrativoexperimentado.

66. Visitamos la Oficina de Nueva York en marzo de 1996 y observamos que el informe de lacomprobación de cuentas interna planteaba varias cuestiones delicadas respecto del personal.Como sólo se habían adoptado medidas parciales en algunos casos y en otros se estabanestudiando otras medidas, no hicimos en ese momento el seguimiento de las cuestiones relativas apersonal.

67. La revisión de la gestión incluyó análisis exhaustivos y la reconstitución de los registrosfinancieros para facilitar un registro adecuado de las transacciones en la contabilidad de laUNESCO. Revisamos los documentos de trabajo y concluimos que para los fines de nuestracomprobación podíamos fiarnos de la contabilidad y los informes preparados. Ahora bien, cabeobservar que la auditoría sólo logró corregir la contabilidad.

68. La comprobación de cuentas interna de la Oficina de Nueva York se efectuó a petición delDirector General Adjunto, no como parte de los planes del servicio de auditoría interna deverificación de las cuentas de las Oficinas fuera de la Sede. En vista de la índole, el volumen y lacomplejidad de las operaciones de la UNESCO y de la importancia de que se mantenga unafiscalización interna eficaz, los planes de verificación interna deberían incluir el examen decuestiones como las que se presentaron en la Oficina de Nueva York.

69. A nuestro juicio, hubo dos cuestiones fundamentales que llevaron al colapso de la gestiónfinanciera de esa Oficina. Al término de nuestra comprobación, aún no se ha abordado la segundacuestión.

70. En primer lugar, la Oficina no tenía un oficial administrativo competente a tiempocompleto. Propusimos que esa Oficina debería contar con un oficial administrativoexperimentado a tiempo completo. Se nos ha comunicado que ya se ha hecho así. En segundolugar, existe una contradicción entre el mandato de la Oficina de Nueva York y los recursos quese le asignan.

71. En diciembre de 1995, esa Oficina preparó el documento Duties of UNESCO New York andWashington Offices, que parece ampliar el mandato de oficina de enlace a oficina derepresentación e incluye muchas funciones que suelen desempeñar las Comisiones Nacionales. Senos informó de que ese documento se había distribuido ampliamente en París. De un memorandodel ADG/BRX, fechado el 15 de enero de 1996 y dirigido a la Oficina de Nueva York,observamos que la Oficina de Relaciones Exteriores (BRX) estaba muy impresionada por esemandato revisado. Nos parece que se debe revisar el mandato y que los recursos que se asignen ala Oficina deben reflejar el mandato aprobado.

72. El Director de la Oficina de Nueva York nos informó de que, pese a lo anterior, si bien sehabía facilitado financiación para unos pocos proyectos, el presupuesto no reflejaba el mandatoampliado, sino que tenía como base la "función de enlace".


73. Al 31 de diciembre de 1995 la Oficina de Nueva York había excedido los costos defuncionamiento en 200.000 dólares. Se nos ha informado de que el presupuesto de esa Oficina seha aumentado considerablemente en 1996 y se está revisando una vez más.

Brasilia

74. Durante la reciente comprobación de las cuentas efectuada en la Oficina de Brasiliaetectamos una serie de problemas relacionados con la gestión y la administración presupuestariay financiera, algunos de los cuales se remontan a transacciones concertadas en 1993. Un aspectomás importante es que este examen plantea diversas cuestiones de planificación fundamentalespara la Organización, que fueron debatidas con personal superior en la Sede y en la OficinaRegional. Tenemos entendido que ya pueden haberse aplicado medidas para subsanar estasituación.

75. La Oficina de Brasilia constituye el ejemplo más reciente de la nueva realidad a que seenfrenta la UNESCO en sus esfuerzos por descentralizar la responsabilidad y la autoridad a lasOficinas fuera de la Sede y por facilitar su gestión financiera y administrativa. Para unaorganización que trabaja a escala mundial, el desafío consiste en alcanzar un equilibrio entre unaejecución eficaz del programa y la necesidad de efectuar controles esenciales que garanticen laprobidad y la responsabilidad de las actividades.

76. Nuestra comprobación pone de manifiesto que las nuevas realidades podrían (o podrán)obligar a la UNESCO a definir formas innovadoras de llevar a cabo programas en sus diversasesferas de competencia. Al parecer, otros organismos de las Naciones Unidas compiten a nivellocal para asumir la organización de los programas. En el caso mencionado, el país anfitrión nosólo costeó en moneda local la realización del programa en Brasil sino que desde 1994 aportatambién una financiación considerable para sufragar el funcionamiento de la Oficina de Brasilia.

77. La gestión de los programas exige una toma de decisiones conjunta y la preparación deinformes especiales destinados al país donante y a la UNESCO. En la actualidad, Brasil efectúauna contribución de alrededor de 6 millones de dólares anuales a dichos programas. En virtud delacuerdo general establecido, la gestión de los programas debe ser conforme con el ReglamentoFinanciero de la UNESCO.

78. Observamos que, desde el comienzo, no existió un mecanismo de consulta y deconcertación adecuado entre la Oficina de Brasilia y las unidades competentes en la Sede conrespecto a la administración futura de los programas. El hecho de que el país donante insistieraen que los recursos facilitados se asignaran sin tardanza tras ser recibidos en la Oficina localaumentó considerablemente los riesgos de una deficiente ejecución del programa. En 1994, laSede comenzó a prestar un asesoramiento permanente sobre procedimientos presupuestarios yfinancieros. Ahora bien, al no haberse designado a un funcionario administrativo hasta el mes deagosto de ese año, la Oficina local no tuvo en sus inicios las capacidades de gestión financieraadecuadas para cumplir con los requisitos impuestos por el Reglamento Financiero de laUNESCO y satisfacer las necesidades de información estipuladas por el Gobierno de Brasil, asícomo para administrar la ejecución general del programa.

79. Es comprensible que, tras facilitar los fondos necesarios, el Gobierno brasileño estuvieradeseoso de ver concretados los programas anunciados. Ahora bien, como la Oficina local nohabía preparado ningún plan de trabajo para 1993-1994 ni para 1994-1995, la Oficina del


Presupuesto no pudo proceder a una obligación de fondos contra los que imputar los gastos.A pesar de las disposiciones del Reglamento Financiero de la UNESCO, la Oficina localcontinuó la programación en 1993 y comenzó a abonar contratos, viajes y otras actividades enconcepto de gastos del programa.

80. La Contraloría no estuvo en condiciones de registrar adecuadamente los gastos en lacontabilidad de la UNESCO por carecer de partidas de obligación y de una documentaciónjustificativa completa o suficiente. La situación siguió deteriorándose hasta mediados de 1995.Para entonces, habían pasado varios meses y las transacciones de las actividadesextrapresupuestarias de la Oficina de Brasilia no se habían inscrito debidamente en los libros dela UNESCO, en particular las correspondientes al bienio 1992-1993 y al año 1994. Consideramosque, inicialmente, las actividades de la Oficina fueron objeto de informes aleatorios eincompletos.

81. Finalmente, en septiembre de 1995 la Oficina de Brasilia, con ayuda de la Sede, completólos planes de trabajo para 1994-1995, permitiendo así a la segunda emitir asignaciones y suscribirobligaciones a fin de equiparar los gastos contables incurridos con los de los planes de trabajo.

82. Periódicamente, la Oficina local proporciona al Gobierno de Brasil un informe sobre losingresos y los gastos de los proyectos en curso. La Contraloría no tiene acceso a estadocumentación hasta unos meses más tarde. Además, como los gastos de la Oficina fuera de laSede no se inscriben en los registros de la Sede hasta algunos meses después de haber sidoabonados, las cuantías comunicadas, que derivan de un sistema contable local distinto, nocoinciden con los registros oficiales de la UNESCO.

83. A fin de garantizar la plena protección de los intereses de la UNESCO y del país donantecuando se producen situaciones nuevas, las oficinas y servicios especializados responsables en laSede, así como los sectores y oficinas originarias del programa y las oficinas locales deben hacerun esfuerzo concertado. El Director de la Oficina de Brasilia y otros funcionarios con los quemantuvimos contactos en el último año, durante nuestras comprobaciones regionales, dejaronmuy en claro este aspecto. Aunque se procuró solucionar los problemas detectados, consideramosque los esfuerzos podrían haber estado mejor orientados y ser más oportunos.Independientemente de las razones invocadas por los interesados, fueron necesarios varios meses,y en algunos casos más de un año y medio, para solucionar algunos problemas administrativos yfinancieros muy elementales. Deberá mejorarse la capacidad de reacción para dar a los planes dela UNESCO posibilidades de competir con éxito en la obtención de donacionesextrapresupuestarias de los países anfitriones. El respaldo es en la actualidad un factor crítico y,habida cuenta de las distancias y de las zonas horarias, los procedimientos innovadores debenintegrarse plenamente a los procedimientos operativos ordinarios. Hasta la fecha no ha habidoninguna validación independiente de los gastos ni un examen de la gestión para cerciorarse deque el sistema establecido satisface ahora las necesidades de la UNESCO y del Gobierno deBrasil. Tras recibir nuestro proyecto de informe, el Director General Adjunto solicitó a losservicios de auditoría interna que visitaran la Oficina de Brasilia a mediados de 1996; finalizaactualmente un informe sobre este examen.

84. Cuando el carácter excepcional de una situación (por ejemplo, Brasil) obligue a apartarsede los procedimientos financieros, esta desviación debería ser detenidamente debatida con laautoridad pertinente y formalizada por ella. En caso contrario, la Oficina podría limitarse a ser un


mero”banquero” y cumplir las instrucciones de pago emanadas del Gobierno donante, en vez departicipar plenamente en la ejecución del programa.

85. Deben adoptarse las siguientes medidas para mejorar la gestión financiera de las Oficinasfuera de la Sede:

• fortalecer los vínculos entre el ADG/MA y los oficiales administrativos;

• verificar que se utilizan los canales existentes para la tramitación de gastos entre laSede y las Oficinas fuera de la Sede;

• mejorar la gestión financiera de las Oficinas fuera de la Sede clasificando lasOficinas, impartiendo formación y estableciendo redes; y

• mejorar las capacidades administrativas de los directores de las Oficinas fuera dela Sede.

C. Tecnología de la información

86. En 1994 enviamos a la UNESCO una carta con recomendaciones en que expusimosnuestras reflexiones preliminares sobre la utilización, el control y la aplicación de la tecnologíade la información en la Organización. En 1995, la UNESCO encargó un estudio independientetitulado “Evaluación de las repercusiones de las actividades vinculadas al Plan de Desarrollo delos Recursos de Información (PDRI)". El evaluador externo criticó la falta de progresos en larealización del Plan. En su informe a la Conferencia General de 1995 sobre este ejercicio, elDirector General manifestó su acuerdo con las recomendaciones del evaluador externo.

87. La finalidad de nuestra labor fue determinar los progresos realizados para concretar lasiniciativas propuestas en el PDRI y atender las preocupaciones que planteamos en nuestra cartacon recomendaciones de 1994. El objeto de nuestra labor no fue en absoluto dar garantía algunacon respecto a la calidad del Plan propiamente dicho. Observamos que ha habido progresos enalgunos ámbitos para concretar iniciativas específicas relacionadas con el Plan, pero quesubsisten todavía algunas dificultades.

Los sistemas financieros y la estructura de fiscalización

88. Poco se ha hecho por dotar a la UNESCO de sistemas administrativos y financierosmodernos y dinámicos. Los sistemas financieros existentes son anticuados y no satisfacenalgunas necesidades básicas de la Organización. Por ejemplo, deberían estar conectados a lasOficinas fuera de la Sede, para disponer de informaciones completas, exactas y oportunas quepermitan conciliar y supervisar las actividades de aquéllas, como el saldo de las obligacionespendientes. Nos preocupa también el hecho de que subsiste un riesgo considerable, ya que losprincipales sistemas financieros de la Organización dependen de unas pocas personas que tienenuna función clave, careciéndose del respaldo adecuado en documentación y personal.

El establecimiento de prioridades y los vínculos con los planes de la UNESCO

89. Si bien se articularon prioridades generales para la ejecución del PDRI, no se haestablecido una lista documentada de las iniciativas específicas determinadas por la dirección dela UNESCO a fin de concretar esas prioridades generales. Sin un orden de importancia, todas las


iniciativas tienen igual peso y no hay un mecanismo formal para determinar la asignación a ellasde los limitados recursos disponibles. Además, cuando se producen retrasos en la ejecución de losproyectos o modificaciones en las prioridades de la Organización que obligan a introducircambios, no existen medios para adaptar el Plan.

90. El documento titulado “Estrategia relativa a los sistemas de información”, preparado por laOficina de Documentación, Servicios Informáticos y Telecomunicaciones (DIT), enumera lasiniciativas específicas que habrá de concretar el PDRI. Se trata, empero, de un documentorelativamente técnico. Por nuestra parte, desearíamos obtener una descripción de la manera enque la tecnología de la información contribuirá al logro de los objetivos de rentabilidad de laUNESCO. Sin este vínculo con dichos objetivos, la tecnología de la información no puedeconsiderarse parte integrante de la Organización en su totalidad; asimismo, también les es difícila los órganos rectores y de gestión vislumbrar de qué manera la UNESCO prevé cosechar losbeneficios que proporciona la tecnología de la información para la consecución de sus objetivos.

El costo total de la tecnología de la información

91. Como parte de nuestra labor, analizamos los presupuestos que administra la DIT. Sabemosque, debido en parte a la descentralización, algunos sectores y Oficinas gastan cuantíasconsiderables. Los presupuestos correspondientes a la DIT y a otros sectores y Oficinas, por loque respecta a la tecnología, no incluyen la totalidad de los gastos correspondientes a latecnología de la información en la UNESCO. Por consiguiente, la dirección administrativa de laOrganización desconoce el costo total y las repercusiones de la tecnología de información sobrelos recursos de la UNESCO.

92. Esto es importante por tres motivos. En primer lugar, es necesario comprender todas lasrepercusiones financieras de cualquier decisión de inversión en tecnología, para que la direcciónpueda efectuar asignaciones de recursos bien fundamentadas. En segundo término, al tomar unadecisión respecto a un caso o para un fin específico, es importante tener presente que los gastosdirectos (por ejemplo, equipos y soportes lógicos) de una iniciativa suelen constituir la porciónmás pequeña del gasto total. Se ha estimado que el costo real de un microcomputador es, dehecho, cinco a seis veces superior al costo de compra, una vez incluidos todos los factores, comolos gastos de formación, de apoyo y de mantenimiento.

93. Por último, sin conocer el importe total de sus inversiones en tecnología de la información,la UNESCO no puede evaluar adecuadamente los aspectos cualitativos y cuantitativos de losposibles beneficios. Por consiguiente, no está en condiciones de demostrar a los órganos rectoresla rentabilidad de esta inversión en tecnología de la información.

La comunicación de los progresos realizados y la satisfacción de expectativas

94. Es fundamental comunicar los progresos realizados en cualquier iniciativa. Ello esparticularmente importante para que las iniciativas tecnológicas contribuyan a incrementar lacomprensión de las repercusiones de todo cambio, a desarrollar el apoyo y a realizar losprogramas. Por ejemplo, cualquier retraso en una iniciativa específica repercute sobre la oficina oel sector interesado y el momento en que se percibirán los beneficios de su realización. Sin unacomunicación adecuada, podría perderse el respaldo necesario para la iniciativa.


95. Nos preocupa también el que las expectativas suscitadas por el PDRI no se satisfagandentro del plazo especificado. Dada la capacidad de la Organización (en recursos y variedad decapacidades) y los progresos alcanzados hasta el presente, hay grave riesgo de que el Plan noalcance todos sus objetivos. El calendario de las actividades originalmente establecido en elPDRI no es realista. Consideramos que para completar las iniciativas a tiempo y satisfacer lasexpectativas creadas será necesario efectuar gastos adicionales. En consecuencia, no seproducirán los ahorros esperados ni el incremento de eficacia necesarios para compensar lasdisminuciones de recursos de la UNESCO. Es importante transmitir información sobre objetivosasequibles, para que los órganos rectores y el personal se mantengan informados y comprendanmejor las consecuencias de los posibles retrasos.

Ausencia de una lógica de tipo comercial

96. Como parte de nuestro ejercicio, estudiamos la documentación relativa a cuatro decisionesrecientes relacionadas con el PDRI, sin pretender por ello examinar las decisiones propiamentedichas. Más bien, nos interesamos por la información disponible para fundamentar las decisionesde la dirección. Esperábamos detectar una lógica, con las opciones analizadas para determinar larentabilidad de los proyectos y otros factores que fundamentaran las decisiones adoptadas. Enalgunos casos, como las decisiones de volver a tender cables en los edificios de la UNESCO enParís y de redocumentar los sistemas financieros y administrativos, reconocemos que es difícilobtener un análisis detallado de su rentabilidad. Como mínimo, esperábamos obtener informaciónsobre los costos totales (incluidos los gastos de personal de la UNESCO) para aplicar decisionescomo el tendido de cables de los edificios de la Sede, el establecimiento de redes (redes localesLAN y la red no local) y la redocumentación de los sistemas financieros.

97. No obstante, en las decisiones futuras, será esencial suministrar información de niveladecuado para fundamentar las decisiones, lo cual significa que deberá darse a la dirección unajustificación más explícita antes de que se adopten las decisiones. Así se tendría un panoramaclaro de los aspectos económicos y no económicos considerados para decidir sobre la inversiónde recursos. Cada decisión debería ir acompañada por lo menos de un análisis exhaustivo de losgastos y los recursos necesarios, sus vínculos con el PDRI y la manera en que contribuirá a laconsecución de los objetivos de la UNESCO, así como de consideraciones no económicas.

98. La UNESCO debería dar prioridad a las múltiples iniciativas definidas en laEstrategia relativa a los sistemas de información, incluido un plan que detalle loscalendarios y las dependencias de dichas iniciativas con respecto a otras actividades.Ulteriormente, la Organización debería cerciorarse de que en los documentos sobre los quese basarán las decisiones de inversión en tecnología figure toda la información pertinente.


99. La UNESCO debería informar periódicamente sobre la evolución de su estrategiapara una tecnología de la información, a fin de poder garantizar a la dirección y a lossectores directamente interesados que los rápidos cambios tecnológicos y sus considerablesefectos sobre los costos y sobre la realización del programa son objeto de una eficaz gestión.

D. La Auditoría Interna

100. La auditoría interna es una actividad del sistema de fiscalización que mide y evalúa laeficacia de otras actividades. El Auditor Externo anterior, en su informe sobre el último bienio,puso en duda varias veces que pudiese ser un componente eficaz del sistema de fiscalización dela UNESCO, señalando, por ejemplo, que la sección encargada de la auditoría interna en laOficina de la Inspección General no contaba con personal suficiente para efectuarcomprobaciones financieras.

101. El grupo de comprobación interna de la Oficina de la Inspección General comprendeúnicamente a dos auditores financieros y un auditor equipado con una computadora encargadosde proporcionar a la dirección análisis, evaluaciones, recomendaciones y otras informacionespara mejorar las operaciones de la Organización. El grupo dispone de fondos limitados paraviajes y de casi ninguno para contratos. En vista de la naturaleza, la magnitud y la complejidadde las operaciones de la UNESCO, era de esperar que se dedicaran más recursos a estaimportante función.

102. La auditoría interna puede proporcionar información a los directivos superiores y ejerceruna influencia positiva como agente de transformación. En casi todas las Oficinas fuera de laSede que visitamos, observamos que recientemente se habían efectuado pocas comprobacionesinternas planificadas. Muchas de las entrevistas que celebramos con los directores locales lesinstaron a adoptar en el acto decisiones que mejoraron la eficiencia y eficacia de sus operaciones.En otros casos, informamos a los directivos superiores de la Sede de importantes cuestiones sobrelas que disponían de escasa información. Gran parte del trabajo que realizamos podía y debíahaber sido hecho por un servicio eficaz de comprobación interna.

103. La UNESCO ha tomado nuevas iniciativas, por ejemplo la instalación de redes locales eInternet, la descentralización de sistemas financieros a las Oficinas fuera de la Sede, etc. Durantela puesta en marcha y la ejecución de estas iniciativas, es importante que la dirección tenga unagarantía independiente de que los bienes de información de la Organización están debidamenteprotegidos y controlados; los riesgos se calculan con eficacia y esos sistemas se conciben, sesometen a prueba y se aplican con controles suficientes y, por consiguiente, se puede confiar enesos nuevos sistemas automatizados a la hora de tomar decisiones. La auditoría interna esnormalmente la función que ofrece a la dirección esa garantía independiente de calidad. Hemosobservado que el grupo de auditoría interna de la UNESCO no ejerce esta función de garantía demanera satisfactoria y que, por ahora, no está previsto subsanar esta situación.

104. En nuestra opinión, el grupo de auditoría interna de la Oficina de la Inspección Generaldebe desempeñar una función importante en el sistema de fiscalización de la Organización. Envista de las actuales limitaciones en el número de puestos disponibles, la mejor manera deconseguirlo podría ser recurriendo a los servicios de profesionales exteriores locales en la Sede oen las Oficinas fuera de la Sede.


105. La dirección debe reconsiderar la función de la auditoría interna y determinar lasmedidas que deberían adoptarse para que este grupo cuente con personal suficiente quetenga las aptitudes y la preparación adecuadas para ayudarle a mantener un sistema defiscalización eficaz y a mejorar el funcionamiento de la Organización.

106. La UNESCO debería estudiar la posibilidad de recurrir a los servicios deprofesionales exteriores si no dispone en su Secretaría de la capacidad necesaria para que lacomprobación interna cumpla su cometido.

E. La gestión de los viajes del personal

107. Por la naturaleza de los programas de la UNESCO y la descentralización de sus actividadesen todo el mundo, los viajes responden a múltiples necesidades. En periodos de escasez crecientede recursos financieros, los Estados Miembros suelen ver en los viajes un indicador de laprudencia con que la dirección gasta los fondos asignados. En 1994-1995, los gastos de viajes delpersonal en misión oficial ascendieron a unos 11 millones de dólares.

108. El objetivo principal de la comprobación era determinar si los viajes del personal en misiónoficial son objeto de una buena gestión y un buen control, y si es conveniente aportar mejoras.Utilizamos muchas técnicas de comprobación con objeto de recabar pruebas suficientes parasacar conclusiones de nuestras observaciones, entre ellas una recapitulación de estudios porservicios y varios análisis e informes de comprobación interna.

El objetivo principal de la gestión de los viajes en misión oficial debería ser utilizar lasmisiones como medio de contribuir al logro de las metas del programa al menor costoposible

109. A partir de 1988, una de las principales preocupaciones del Director General ha sidomejorar la gestión de los viajes del personal. A principios de 1990, se introdujo un nuevo sistemabimensual informatizado de Plan de Viajes en que se encomendaba a los ADG y los Directores yJefes de Oficinas la preparación del plan de viajes de sus respectivos sectores u oficinas para losdos meses siguientes, una semana antes del mes anterior al periodo cubierto por el plan. Paraapoyar este sistema, a principios de 1991 se introdujo la idea de un comité coordinador central, elComité de Coordinación Intersectorial de las Misiones (CIM), cuya función era ayudar acoordinar los viajes para evitar toda duplicación y superposición de misiones. En 1992 seintrodujo un programa de austeridad en los viajes, que se reforzó en 1993, a fin de aprovechar laliberalización de las tarifas aéreas y la mayor disponibilidad de tarifas APEX. La Secretaría haredactado y distribuido en los últimos años varias circulares administrativas sobre medidasestrictas relacionadas con los viajes. En el documento 27 C/5, las asignaciones para viajes delpersonal de la Sede se redujeron en un 30% con respecto a las que figuraban en el documento 26C/5.

110. El Director General anunció recientemente que suspendía durante tres meses (deseptiembre a diciembre de 1995) las actividades y misiones que no fuesen prioritarias ni urgentes.Por último, la Secretaría hizo la propuesta de instalar en la Sede, a partir del 1º de enero de 1996,dos agencias de viaje competidoras con objeto de realizar nuevas economías.


111. Los gastos de viaje y las reducciones posibles se han debatido ampliamente en las últimasreuniones del Consejo Ejecutivo y dentro de la Organización con miras a lograr economías en lasprácticas en vigor. Sin embargo, con el actual sistema de información es prácticamente imposiblesaber si se están consiguiendo realmente economías en los viajes.

112. Nuestro examen mostró que las misiones suelen autorizarse previamente y para un findeterminado. Pero no siempre resultó evidente que fueran indispensables para la ejecución eficazde los programas de la UNESCO ni que participaran en ellas las personas apropiadas. Es amenudo difícil establecer una relación clara entre el objetivo declarado y los objetivos generalesdel programa. No encontramos ningún análisis que indicara que se habían estudiado a fondo lasalternativas a los viajes (por ejemplo, la utilización de los recursos de las Oficinas fuera de laSede, la teleconferencia, el envío de faxes, una nueva planificación, etc.) antes de efectuar lasmisiones.

113. En nuestras comprobaciones de algunas Oficinas fuera de la Sede, supimos de varios casosen que éstas no habían recibido notificación alguna de misiones efectuadas por funcionarios de laSede en sus respectivas regiones. A juicio del personal de dichas oficinas regionales, éstasdisponían en muchos casos de la competencia técnica para llevar a cabo la misión, o bien hubieraresultado más económico y eficaz que la efectuaran expertos nacionales. El CIM ha preguntado amenudo por qué algunos proyectos no se descentralizaban, como ha pedido el Director General.

114. El CIM señaló también en su informe de 1994 que no se había alcanzado el objetivo dereducir en un 30% los gastos de viaje del personal de la Sede. No hay ningún análisis queexplique por qué no se alcanzó este objetivo. El informe indica, además, que durante los tres añosanteriores (1991-1993), el 45% de las misiones se efectuaron en Europa y América del Norte ylas razones aducidas para esta importante concentración de las misiones no eran convincentes.Esto confirma la necesidad de recurrir a medios más eficaces para reducir los gastos de viaje delpersonal.

Aunque se han realizado algunos progresos, sigue faltando información clave para lagestión y el control de los gastos de viaje

115. El sistema actual carece de datos concretos sobre lo que, en nuestra opinión, es necesariopara la gestión y el control de las autorizaciones y los gastos. Si bien en cada orden de misión haynueve categorías que sirven para definir la finalidad del viaje, los viajeros no siempre consignancon exactitud esta información y ésta es a menudo inutilizable para la elaboración de un análisis.Si se informara de los gastos de viaje según las prioridades o necesidades, la dirección dispondríade informaciones o datos para determinar, dentro de cada sector del programa, cuántos viajes:

• se relacionaron directamente con la ejecución del programa (por ejemplo, preparaciónde los proyectos, visitas de ejecución);

• se relacionaron indirectamente con la ejecución del programa (por ejemplo, reuniónpatrocinada por la UNESCO, etc.);

• se consideraron útiles pero no guardaban una relación directa con la ejecución delprograma (por ejemplo, reunión o consulta de organismos de las Naciones Unidas oespecializados y otras misiones consultivas, etc.); y


• se efectuaron por razones urgentes y especiales (por ejemplo, misiones de emergencia,etc.).

116. Esos datos también serían útiles para ayudar a la dirección a adoptar decisiones cuando seexaminan distintas opciones de asignación de recursos.

117. Algunos sectores han elaborado sus propios sistemas autónomos para administrar mejor susviajes. Estos sistemas no están conectados a la computadora central de la UNESCO, lo cualpodría provocar una duplicación innecesaria de esfuerzos y de tareas administrativas y un usoineficaz de los recursos. En 1994, el CIM informó de que un 34% de los viajes en misión oficialno se presentan a tiempo para su examen. La aplicación de la decisión de coordinar einformatizar los asuntos relativos a los viajes en una base de datos común se está atrasandorespecto a lo previsto.

Otras posibilidades de fiscalizar y reducir los gastos de viaje

118. Desde la implantación de las medidas de austeridad en 1992, la Contraloría informa de quese lograron ahorros “teóricos” de 3,17 millones de dólares en 1994 y de 4,04 millones de dólaresen 1995, si se comparan las tarifas reales con las económicas. No pudimos determinar la cuantíade los ahorros efectivos, de haberlos, porque muchas nuevas misiones se financiaron con esosahorros. Observamos que, a pesar de la suspensión de viajes y las instrucciones de restricción porparte del Director General, el número de misiones efectuadas aumentó de 6.500 en el bienio1992-1993 a 7.700 en el bienio 1994-1995.

119. Sería provechoso para la UNESCO que sus funcionarios que viajan con frecuencia encomisión de servicio acumularan los puntos de asiduidad (prima por distancia recorrida)obtenidos en sus viajes oficiales y los canjearan por nuevos viajes en comisión de servicio. En1994-1995, unos 256 viajeros efectuaron 10 o más viajes en comisión de servicio, lo que podríagenerar más de 250 viajes gratuitos por bienio. En nuestra opinión, la UNESCO podría lograrconsiderables ahorros si el personal acatase las directrices de las circulares administrativasemitidas en 1992 y 1996 que los instaban a recurrir a los puntos de asiduidad.

120. El Comité de Coordinación Intersectorial de las Misiones ha aportado una contribuciónpositiva a la supervisión de la coordinación de los viajes en misión. La idea de un comité decoordinación central se introdujo a principios de 1991. Con los años, la función consultiva delCIM ha evolucionado y en la actualidad consiste en una representación más amplia de loscoordinadores de unidades de los distintos sectores del programa, como la auditoría interna y laOficina del Presupuesto. Durante las primeras fases, el objetivo de coordinación de las misionesprevistas se fijó en el 80%, pero el porcentaje realmente alcanzado fue del 60%.

121. El CIM sólo puede formular recomendaciones tras haber examinado los planes bimensualesde viajes propuestos. Pero no todas las misiones se introducen en este sistema, casi una terceraparte se introduce demasiado tarde y varias unidades no están conectadas. Se espera que algunosde estos problemas se resuelvan cuando se establezca el nuevo sistema en el curso de este año. ElCIM no recibe retroinformación de los sectores de modo regular y resulta difícil saber si susrecomendaciones se aplican. Posteriormente a nuestra comprobación de cuentas, publicó susconclusiones en informes anuales correspondientes a 1994-1995.


122. Es necesario que la dirección determine qué información clave debe recabarse parauna mejor gestión y una mejor fiscalización de los gastos de viaje. Estos datos deben indicarsi los viajes propuestos son indispensables para alcanzar las metas del programa al menorcosto posible y si los objetivos previstos se han alcanzado.

123. Todos los sectores y unidades deben introducir los viajes propuestos en el sistemainformatizado bimensual de modo oportuno, a fin de que el Comité de CoordinaciónIntersectorial de las Misiones pueda proceder a su examen y coordinación.

150 EX/17 Add.Anexo II

RECOMENDACIONES DEL AUDITOR EXTERNOinforme del Auditor Externo Comentarios del Director General

(La numeración de los párrafos es la del informe de comprobación decuentas)A. Gestión de caja en un periodo de restricción A. Gestión de caja en un periodo de restricciónPuntos principales

11. La fiscalización financiera es una responsabilidad fundamentalde cada directivo de la Organización de las Naciones Unidas para laEducación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO). La Organización gastacerca de 750 millones de dólares en un bienio. Es esencial que losactivos de la UNESCO estén registrados y protegidos de modoapropiado, que los datos contables sean precisos y fidedignos, y que losgastos se efectúen solamente con los fines declarados y dentro de loslímites aprobados por la Conferencia General. Lo anterior sólo esposible si existe un buen sistema de fiscalización interna de lacontabilidad para precaverse contra el error, el fraude y la mala gestión.

12. Hemos observado que la Contraloría, con el firme apoyo de laOficina del Presupuesto, ha asumido una función rectora en elasesoramiento y la definición de normas y reglamentos destinados aasegurar el funcionamiento adecuado de controles financieros esencialesen la UNESCO. Actualmente se están examinando medidassignificativas para reforzar aún más los controles financieros, entre ellasel mejoramiento de los sistemas informatizados para las nóminas y otrosgastos. Si bien es muy lógico que las unidades administrativas asumanuna parte de las reducciones de recursos que la UNESCO ha debidoaplicar recientemente, en nuestra opinión cualquier otra restricciónantes de la ejecución del plan de desarrollo tecnológico debería hacerseprevia evaluación de los riesgos que entrañaría la posible reducción

1. El Director General ha tomado cuidadosa nota de lapreocupación del Auditor Externo de que el sistema de fiscalizacióninterna de las cuentas de la UNESCO debería estar bien concebido paraimpedir los errores, los fraudes y la mala gestión. Este sistema esefectivamente un requisito reglamentario esencial estipulado en elArtículo 10 del Reglamento Financiero y en los Artículos 5 y 6 delReglamento de Administración Financiera. El sistema establecido se hadesarrollado y actualizado continuamente para que ofrezca lassalvaguardias necesarias en una organización en que la autoridad y losrecursos se delegan cada vez más a los sectores y las oficinas en laSede y fuera de ella.

2. Está previsto seguir delegando responsabilidad para el ejerciciode fiscalizaciones financieras a responsables de decisiones yencargados de contraer compromisos contractuales. A su debidotiempo, las funciones de fiscalización interna de servicios centralescomo la Contraloría deberán ser menos de examen y más de vigilancia.Esta delegación es indispensable para lograr mayor eficacia yproductividad mediante un sistema presupuestario y financieromoderno, que combine una redelectrónica internacional y una base de datos totalmente integrada. Estáprevisto perfeccionar algunos programas existentes de la computadoracentral, mientras que, a petición del Consejo Ejecutivo (Decisión149 EX/6.3), una empresa consultora exterior está examinando lacuestión de la modernización de todo el sistema de presupuestación,

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RECOMENDACIONES DEL AUDITOR EXTERNOInforme del Auditor Externo Comentarios del Director General

conexa de controles financieros esenciales. finanzas y nóminas. En este importante mensaje, el Auditor Externoadvierte contra el peligro de nuevas reducciones de personal enoficinas en que se efectúan fiscalizaciones financieras internasdecisivas, en espera de que se instalen sistemas informáticos revisadosque ofrezcan las garantías suficientes de protección contra los errores,los fraudes y los gastos excesivos o improcedentes.

3. Como se verá en otras de las recomendaciones que figuran en suinforme, el Auditor Externo considera que es preciso introducirmejoras en varios aspectos de la gestión financiera. El paso a unsistema informado basado en la informática sólo podrá realizarsegracias a un considerable aporte de trabajo por parte de los usuarios.Durante este proceso debe mantenerse una fiscalización internafinanciera y contable precisa y completa, en un contexto dereducciones importantes de personal en esos mismos servicios. En elpárrafo 28 del documento150 EX/24, se indica que la reducción de personal en los serviciosadministrativos y de apoyo es del 27% desde 1986. Durante el mismoperiodo se registró un aumento considerable en los recursos delprograma, que exigió un aumento en los servicios de apoyo. Como tanacertadamente señala el Auditor Externo, sin un sistema preciso decontabilidad y obligaciones, no se podrá generar de forma oportuna lainformación financiera necesaria para una buena gestión del efectivo ydel presupuesto. Esto se debe tener presente cuando se exijan nuevasreducciones presupuestarias en oficinas que prestan importantesservicios de apoyo al programa y cuyo cometido, además, es velar porque la Secretaría cumpla las disposiciones obligatorias del ReglamentoFinanciero y el Reglamento de Administración Financiera.



B. Obligaciones pendientes B. Obligaciones pendientesPuntos principales

13. Estimamos que los controles financieros existentes en las esferasque hemos examinado son generalmente satisfactorios. Si se controlarany ajustaran mejor a lo largo del bienio las obligaciones pendientes, losservicios centrales de la Sede y los directivos podrían evaluar mejor lasnecesidades de efectivo. También estarían en mejores condiciones paraadoptar las decisiones pertinentes con respecto a la financiación deactividades del programa y a su ejecución.

Recomendaciones46. Las obligaciones pendientes se deberían analizarperiódicamente durante el bienio. Se deberían hacer ajustesoportunamente a las obligaciones que no representen un pasivoválido legal.

4. El Director General está totalmente de acuerdo con el AuditorExterno en que un sistema de obligaciones fiable es una condiciónprevia esencial para una buena gestión del efectivo y del presupuesto.Es indispensable examinar periódicamente las obligaciones pendientespara hacer ajustes durante la ejecución de los contratos, en particularpara que se efectúen las reducciones y cancelaciones pertinentes a finde liberar fondos para otras actividades del programa.5. El total de las obligaciones pendientes al final del bienio 1994-1995 era de 25.324.863 dólares. La media porcentual de lasobligaciones que quedaban pendientes en comparación con elpresupuesto en cada uno de los últimos seis ejercicios económicos eradel 5,07%. El porcentaje al final del bienio 1994-1995 era del 5,05%, osea levemente inferior a esa media.6. Los oficiales administrativos y los funcionarios de certificaciónsuelen respetar las disposiciones del Manual sobre las obligacionesrelativas a los bienes y servicios. En este Manual figuran instruccionesdetalladas sobre las condiciones que deben respetarse antes deconcertar distintas formas de contrato, así como sobre losprocedimientos que han de observarse para la preparación de lasobligaciones, los formularios que se deben utilizar, los criterios detiempo para su validez, etc. Casi cada mes, desde mayo de 1995, elContralor, junto con los oficiales administrativos de la Sede y lasOficinas fuera de la Sede, han planteado la cuestión de la validez de lasobligaciones y la necesidad de cancelar o reducir saldos inválidos. Sehan distribuido periódicamente, para su examen, listas de obligacionespendientes con la información pertinente. La cuestión de las normas de



validez aceptables se ha discutido varias veces en la Junta deCoordinación Administrativa. El Manual se ha revisado para dar mástransparencia a la definición de estas normas.7. La Secretaría no ha tenido todavía la oportunidad de discutir conel equipo del Auditor Externo en qué medida se han creado“obligaciones prematuras”, mencionadas en el párr. 44 del informe decomprobación de cuentas. Una vez que se localicen esas prácticas, seles pondrá fin por circular administrativa. Se pedirá asesoramiento alAuditor Externo sobre otras reformas que pueda recomendar acerca dela gestión de las obligaciones. También se verificará la exactitud de lasobligaciones pendientes arrastradas a fines de 1995, al expirar el plazode liquidación de doce meses estipulado en el Artículo 4.3 delReglamento Financiero.



C. Gestión financiera en las Oficinas fuera de la Sede C. Gestión financiera en las Oficinas fuera de la SedePuntos principales14. En muchas de las Oficinas de la UNESCO fuera de la Sede esmuy insuficiente la gestión financiera, esto es, el proceso por el cuallos responsables de la adopción de decisiones deberían determinar lasrepercusiones financieras de sus decisiones y comprobar si losprogramas se llevan a cabo en los plazos previstos y teniendodebidamente en cuenta la economía y la eficacia. A los directivos les esdifícil relacionar los objetivos, los resultados y los recursos, pues amenudo no disponen de la información ni del personal competenterequeridos. Hemos comprobado que, así como la mayoría de lasOficinas de la Organización fuera de la Sede están vinculadas a éstapor lo que respecta al registro de las obligaciones, se podría mejorar lagestión financiera si también el registro de los gastos de esas Oficinasestuviera conectado con los sistemas automatizados de la Sede.16. Si bien se están adoptando varias medidas para reforzar lafunción de los oficiales administrativos en las Oficinas fuera de laSede, habría que fomentar la creación de redes de oficialesadministrativos así como la rotación periódica de éstos.

Recomendaciones85. Deben adoptarse las siguientes medidas para mejorar lagestión financiera de las Oficinas fuera de la Sede:

• fortalecer los vínculos entre el ADG/MA y los oficialesadministrativos;

8. El Director General conviene con el Auditor Externo en que aúnse puede mejorar la gestión financiera en las Oficinas fuera de la Sede.Un mejoramiento previsto es la elaboración de datos financieros mejorcontrolados y más precisos en las propias Oficinas fuera de la Sede,con miras a su transferencia electrónica a los registros contablesfinancieros centrales que se mantienen en la Sede. Existe ya unprograma de contabilidad descentralizada para procesar lastransacciones financieras en microcomputadoras en las Oficinas fuerade la Sede, ampliamente utilizado en las Oficinas más importantes.Este programa, elaborado hace muchos años, se está reescribiendoíntegramente. Tendrá una interfaz de transferencia electrónica con laSede, la capacidad de funcionar en red y muchas otras característicasde uso fácil, como los menúes desplegables. También generará uninforme de autocontrol de los gastos de funcionamiento para losDirectores de las oficinas. Este sistema normalizado debería eliminar laduplicación en la elaboración de programas locales y proporcionar unainformación financiera fiable y coherente (párr. 52 del informe delAuditor Externo).9. El nuevo programa de contabilidad descentralizada estará adisposición de las Oficinas fuera de la Sede en 1997. Cuando lasOficinas posean las competencias administrativas e informáticasrequeridas, los datos se podrán transmitir por la red electrónica SITAdirectamente al sistema central de contabilidad de la Sede. Estopermitirá a los administradores de las Oficinas fuera de la Sede utilizarlas conexiones existentes para intercambiar con el sistema centralinformación actualizada sobre todos los aspectos financieros de laejecución del programa y los gastos de funcionamiento de sus Oficinas,



• verificar que se utilizan los canales existentes para latramitación de gastos entre la Sede y las Oficinas fuera dela Sede;

• mejorar la gestión financiera de las Oficinas fuera de la

Sede clasificando las Oficinas, impartiendo formación yestableciendo redes; y

• mejorar las capacidades administrativas de los directores

de las Oficinas fuera de la Sede.

como lo recomienda el Auditor Externo.10. Los gastos en exceso que se registraron en algunas Oficinas fuerade la Sede en los últimos dos bienios han sido objeto de una granatención por parte de los servicios competentes de la Sede. Dejando delado los casos especiales de las Oficinas de Nueva York y Brasilia, queen gran medida están en un proceso de normalización, la mayoría delas Oficinas, en particular las más importantes, tienen antecedentesdemostrados de buena fiscalización financiera y no han incurrido engastos excesivos. El exceso de gastos que se produjo se debió las másde las veces a una evaluación inadecuada de las necesidades para losgastos de funcionamiento en los planes de trabajo de las Oficinas, encomparación con las funciones y los objetivos percibidos por susdirectores, con la consiguiente imposibilidad de ceñirse a lospresupuestos establecidos. En algunas oportunidades se sumó a esto unconocimiento insuficiente, a pesar de la información proporcionada,del proceso presupuestario y del sistema de anticipos de efectivo de laUNESCO. En consecuencia, la Secretaría ha elaborado un programa deautocontrol destinado a reforzar la capacidad de fiscalizaciónpresupuestaria en las Oficinas fuera de la Sede, que funcionará en el

punto de origen en microcomputadoras. Este programa se estáensayando actualmente con funcionarios usuarios escogidos sobre elterreno y, una vez afinado, se pondrá a disposición de todas lasOficinas fuera de la Sede hacia el final de este año.11. Todos los nuevos directores y oficiales administrativos de lasOficinas reciben sistemáticamente, en el momento de sunombramiento, información sobre el control presupuestario, el control



de los gastos y la contabilidad. Es más, en la última reunión de laConferencia General se informó a todos los directores de las Oficinasfuera de la Sede sobre asuntos financieros y administrativos en variasreuniones presididas por el Director General, el Director GeneralAdjunto y el Subdirector General de Gestión y Administración(ADG/MA). Además, en el último bienio se han enviado a las Oficinasfuera de la Sede numerosas instrucciones escritas que comprendíannotas verdes, circulares administrativas y memorandos circularesfirmados por el Director General Adjunto, el ADG/MA y el Contraloren relación con diversos aspectos de la administración financiera. Lasresponsabilidades de los directores y oficiales administrativos de lasOficinas fuera de la Sede se definen claramente en el capítulo 3 delManual y su Apéndice 3G. Todos los nuevos directores certifican porescrito ante el Contralor, antes de recibir a su vez la delegación defirma y la habilitación para certificar, que han tomado conocimiento desus responsabilidades presupuestarias y financieras. Se está revisando yactualizando toda la información sobre los procedimientos detallada enel Apéndice 3G del Manual. Además, la Oficina del Contralor, encooperación con la Sección de la Formación de la Oficina del Personal,ha progresado notablemente en su labor sobre módulos de capacitacióna distancia especialmente diseñados para los oficiales administrativosfuera de la Sede.12. La categorización de las Oficinas a los efectos de la fiscalizaciónfinanciera interna, recomendada en los párrafos 57 a 60 del informe delAuditor Externo, se ajusta perfectamente a los objetivos a largo plazodel Director General de lograr una mayor eficiencia y productividad.En los últimos años el control financiero se ha descentralizado en granmedida a los directores y funcionarios certificadores sobre el terreno.



Por ejemplo, los contratos de programa, servicios y compras de unmáximo de 100.000 dólares se pueden concertar localmente sinconsultar al Comité de Contratos de la Sede. Se han establecidodiversas medidas de flexibilidad para las operaciones de emergencia.De conformidad con lo recomendado, se definirán gradualmenteprioridades para el examen de las cuentas y los comprobantes en laSede. El Contralor prevé una disminución selectiva del examen de lascuentas correspondientes a todas las Oficinas fuera de la Sede quedemuestran capacidad para administrar adecuadamente suspresupuestos utilizando los nuevos programas de contabilidaddescentralizada y de autocontrol de los gastos de funcionamiento. Estadescentralización puede ir acompañada por exámenes selectivos decuentas en el terreno, realizados por empresas profesionales en virtudde contratos externos. La contratación externa resultaría necesaria si seconservaran en el lugar de origen todos los comprobantes ydocumentos justificativos. Desde luego, estos cambios deprocedimiento se efectuarían de conformidad con las disposicionespertinentes del los reglamentos financieros y en estrecha consulta conel Auditor Externo. Cabe asimismo tener presente que el costo de unpuesto de oficial administrativo del Cuadro Orgánico encargado de lacontabilidad financiera es sumamente elevado. En aras de unaimportante reducción de los gastos se podrían designar en su lugaroficiales en los grados de servicios generales y profesionalesnacionales, con el apoyo y bajo la supervisión de empresasprofesionales o de la oficina del Representante Residente del PNUD.13. Por lo que respecta al comentario del párrafo 83 sobre laconciliación de los informes del Gobierno de Brasil con los registrosde la Sede, cabe señalar que las cifras indicadas (en moneda local) son



difíciles de conciliar con los registros oficiales de la UNESCO (endólares estadounidenses) que, en cualquier caso, sólo se actualizandespués de unos meses. En consecuencia, la presentación de informespor la Oficina local es el único medio de acción rápido y eficaz.14. El Director General ha tomado debida nota de todas las demásobservaciones del Auditor Externo tras su examen de la Oficina deBrasilia y comparte plenamente su opinión (párrafo 75) según la cual:“Para una organización que trabaja a escala mundial, el desafíoconsiste en alcanzar un equilibrio entre una ejecución eficaz delprograma y la necesidad de efectuar controles esenciales quegaranticen la probidad y la responsabilidad de las actividades”.Conviene asimismo en que es necesario velar por una consultación yconcertación adecuadas desde el comienzo (párrafo 78) entre lasoficinas locales y las unidades competentes de la Sede en cuanto a laforma en que se han de administrar las nuevas modalidadesinnovadoras del programa, y que se aprovechará la experiencia deBrasilia en caso de que en el futuro se adopten iniciativas similares. Seespera que en el informe de la comprobación interna sobre Brasilia,que está por finalizar (párrafo 83) se hará hincapié en estos puntos.

D. Tecnología de la información D. Tecnología de la informaciónPuntos principales15. Se ha progresado en algunos ámbitos correspondientes a losplanes sobre tecnología de la información de la UNESCO. Sin embargo,nos preocupa que no se establezcan prioridades entre las iniciativasrelativas a las nuevas tecnologías de la información y no se proporcionea la dirección ni a los órganos rectores la información que necesitanpara asegurar una gestión eficaz de las inversiones de la Organización

15. En relación con esta sección, el Auditor Externo observa que nose han determinado prioridades en las diversas actividades del PDRI.• No hay un vínculo documentado entre la Estrategia relativa a la

Tecnología de la Información (TI) y las actividades del PDRI.• Los encargados de tomar decisiones no siempre disponen de una

estimación del costo total de las actividades propuestas (incluidosgastos de personal, recursos para el seguimiento de la actividad,formación, etc.).



en tecnologías de la información.

Recomendaciones98. La UNESCO debería dar prioridad a las múltiples iniciativasdefinidas en la Estrategia relativa a de los sistemas de información,incluido un plan que detalle los calendarios y las dependencias dedichas iniciativas con respecto a otras actividades. Ulteriormente,la Organización debería cerciorarse de que en los documentossobre los que se basarán las decisiones de inversión en tecnologíafigure toda la información pertinente.99. La UNESCO debería informar periódicamente sobre laevolución de su estrategia para una tecnología de la información, afin de poder garantizar a la dirección y a los sectores directamenteinteresados que los rápidos cambios tecnológicos y susconsiderables efectos sobre los costos y sobre la realización delprograma son objeto de una eficaz gestión.

• Los calendarios de ejecución de los proyectos no siempre sonrealistas.

• Suele ser muy difícil actualizar y perfeccionar los principalessistemas existentes, debido a la complejidad de los sistemas yainstalados y a la falta de recursos suficientes y adecuados para llevara cabo esa tarea.

• Las interdependencias entre las actividades del PDRI son bastantecomplejas y no siempre se comunican a los interesados lasconsecuencias de los retardos en su realización.

• Ha habido pocos adelantos en la actualización y elperfeccionamiento de los sistemas informáticos, financieros yadministrativos, cuyo mantenimiento está a cargo de unos pocosfuncionarios clave.

16. El Auditor Externo recomienda (párr. 98) que la UNESCOestablezca un orden de prioridad en las actividades relacionadas con latecnología de la información y un plan en el que se detallen loscalendarios de dichas iniciativas y sus eventuales relaciones dedependencia. Asimismo, recomienda actualizar el plan anualmente eincluir toda la información pertinente en la documentación sobre la quese basan las decisiones de inversión.17. Coincidimos con las observaciones del Auditor Externo. Algunasde estas preocupaciones fueron también manifestadas durante laevaluación externa del PDRI presentada a la Conferencia General(“Evaluación de las repercusiones de las actividades vinculadas al Plande Desarrollo de los Recursos de Información (PDRI) de laUNESCO”, documento 28 C/INF.9). Para solucionar estos problemas,el evaluador propuso que una empresa consultora competente yexperimentada en la gestión de proyectos de tecnología de la



información ayudara a la UNESCO a estructurar los planes de lasfuturas actividades. En abril de este año se concertó con ese fin unacuerdo con CAP Gemini, una de las empresas más importantes delmundo en su especialidad. Actualmente, funcionarios de CAP Geminiy de la UNESCO trabajan en el desarrollo de un Plan Maestro deTecnología de la Información para orientar las futuras actividades de laUNESCO en este ámbito. Se prevé completar el Plan a fines de 1996 yactualizarlo cada año. El desarrollo y la aprobación del Plan Maestropermitirá responder a la mayoría de las preocupaciones manifestadaspor el Auditor Externo.18. El punto de partida para el desarrollo del Plan Maestro de TI fuela Estrategia relativa a la TI mencionada por el Auditor Externo(párr. 90). A continuación se procedió al estudio de los diversosprocesos internos que reciben apoyo de la TI. A partir del estudio delas necesidades en materia de información y de elaboración de datosasí determinadas, se está elaborando una “solución meta” que proponeuna infraestructura y las aplicaciones informáticas necesarias parasatisfacer dichas necesidades. Se propondrá un plan que permita pasarde la infraestructura existente a la que se desea establecer. Acontinuación, se ejecutará una serie de proyectos intermedios queconducirán, paso a paso, de la situación actual a la solución meta. Sedefinirán objetivos para cada uno de estos proyectos, se calcularán latotalidad de los recursos necesarios y el tiempo que requerirá surealización, se tomará nota de la dependencia con respecto a otrosproyectos y se determinarán las prioridades de las diversas actividades.Ulteriormente, tras su aprobación, comenzará la ejecución de losproyectos. En el futuro, el Plan Maestro se actualizará anualmente paraincorporar los progresos tecnológicos, las modificaciones en las



necesidades de información de la UNESCO y la marcha de los diversosproyectos.19. La existencia de un Plan Maestro, desarrollado a partir de unasólida base técnica y con proyectos claramente definidos permitiráresponder a las preocupaciones del Auditor Externo en relación con ladefinición de prioridades, el establecimiento de vínculos entre lasactividades y la Estrategia, la clara percepción de la interdependenciaentre las actividades y la presupuestación exacta de éstas.20. Con respecto al perfeccionamiento de los sistemas financieros yadministrativos existentes, está por completarse la primera etapa de laredocumentación de dichos sistemas, cuyos resultados se utilizan en laelaboración del Plan Maestro. Durante el proceso se estudiarándiferentes soluciones para perfeccionar los sistemas y se seleccionará laque se estime más adecuada. La opción elegida podría consistir en unacombinación de los productos comerciales existentes: todo o una partedel Sistema Integrado de Información de Gestión (SIIG) que se estápreparando en las Naciones Unidas, partes de los sistemas utilizadospor la UNESCO y soportes lógicos escritos especialmente. Una vezdiseñado el sistema que se desea establecer, una serie de proyectos delPlan Maestro constituirán la vía para concretar su instalación. Entretanto, el desarrollo de los sistemas se hará utilizando normasindustriales aceptadas, lo que permitirá obtener la documentaciónadecuada y suprimir la actual dependencia respecto de algunosfuncionarios.21. En el párrafo 99, el Auditor Externo recomienda que laUNESCO informe periódicamente sobre la evolución de susactividades en materia de TI a fin de dar seguridades de que loscambios tecnológicos, los costos y las repercusiones sobre la ejecución



del programa se administran satisfactoriamente. En el plano interno, laevolución de estas actividades es ahora objeto de un informecuatrimestral; asimismo, un comité de dirección estratégica, presididopor el Director General Adjunto, supervisa la marcha de los trabajos.El contenido del Plan Maestro de TI se comunicará al ConsejoEjecutivo en su 151ª reunión. También se informará a éste y a laConferencia General, en cada una de sus reuniones, acerca de losprogresos en la ejecución del Plan Maestro.

E. Auditoría interna E. Auditoría interna

Puntos principales17. Como señaló el anterior Auditor Externo, no se dispone de losrecursos necesarios para que la comprobación interna cumpla su misióny la Organización debería contemplar la posibilidad de recurrir a losservicios de profesionales externos si no se cuenta con las competenciasinternas necesarias para desempeñar el mandato asignado a lacomprobación interna.

22. El Director General ha tomado nota cuidadosa del punto principalque figura en el párrafo 17 y de las recomendaciones pertinentes de lospárrafos 105 y 106.

23. Ya se han adoptado medidas para iniciar un programa sistemáticode auditoría de las Oficinas fuera de la Sede, utilizando los servicios deprofesionales externos especialmente contratados, que trabajarán bajo laresponsabilidad general del Inspector General. Esas medidas estaránplenamente en aplicación a finales del presente bienio.

Recomendaciones105. La dirección debe reconsiderar la función de la auditoríainterna y determinar las medidas que deberían adoptarse para queeste grupo cuente con personal suficiente que tenga las aptitudes yla preparación adecuadas para ayudarle a mantener un sistema defiscalización eficaz y a mejorar el funcionamiento de laOrganización.106. La UNESCO debería estudiar la posibilidad de recurrir a losservicios de profesionales exteriores si no dispone en su Secretaría

24. El número de funcionarios del grupo de auditoría interna de laInspección General se reforzó hace poco mediante el nombramiento enel puesto de auditor interno principal de un experimentado oficialadministrativo con reconocidas calificaciones en contabilidad y sefortalecerá nuevamente en un futuro muy próximo con un empleado deauditoría.



de la capacidad necesaria para que la comprobación internacumpla su cometido.F. Gestión de los viajes de los funcionarios F. Gestión de los viajes de los funcionarios

Puntos principales18. Se ha debatido mucho acerca de los viajes y el Director Generalha emitido una serie de directrices al respecto, pero no hemos podidodeterminar si se está logrando realmente que los viajes seaneconómicos, pues aún no se dispone de información esencial paraadministrar los gastos correspondientes.

25. El punto principal formulado en el párrafo 18 por el AuditorExterno en cuanto a la gestión de viajes se refiere al procedimiento deaprobación de las misiones y a la vinculación entre los propósitosestablecidos y los objetivos del programa. No se critican losprocedimientos de control financiero de las órdenes de viaje o lassolicitudes de reembolso de gastos en cuanto tales, sino que se preguntasi se están logrando los objetivos del programa al menor costo posible.



Recomendaciones122. Es necesario que la dirección determine qué informaciónclave debe recabarse para una mejor gestión y una mejorfiscalización de los gastos de viaje. Estos datos deben indicar si losviajes propuestos son indispensables para alcanzar las metas delprograma al menor costo posible y si los objetivos previstos se hanalcanzado.123. Todos los sectores y unidades deben introducir los viajespropuestos en el sistema informatizado bimensual de modooportuno, a fin de que el Comité de Coordinación Intersectorial delas Misiones pueda proceder a su examen y coordinación.

26. En relación con la utilización de las bonificaciones por kilometrajeen virtud de planes de incentivos por vuelos frecuentes, el DirectorGeneral suscribe plenamente la recomendación del Auditor Externo deque se utilicen esas bonificaciones para financiar misiones oficiales. Unaprimera circular administrativa a ese respecto, publicada en noviembrede 1992, no destacó adecuadamente que pese a la índole voluntaria deesos planes los funcionarios debían utilizar la bonificación para financiarviajes oficiales. En una circular ulterior del 19 de junio de 1996 seclarificó esa posición y se especificó de manera explícita la obligaciónde los funcionarios de entregar esas bonificaciones.

27. Cabe señalar que siempre que es aplicable y viable se utilizan lastarifas aéreas más económicas, por ejemplo, tarifas especialesnegociadas. En algunos casos se obtienen a través de agencias externasde viaje. Cada cuatro meses se analizan las estadísticas mensuales deventas de las agencias internas de viaje y se comunican a laadministración. Se realiza un seguimiento permanente de los agentes deviaje para tener la seguridad de que respetan su obligación contractualde organizar los viajes con las tarifas más económicas y el itinerario másdirecto posibles. El informe de 1994-1995 del Comité de CoordinaciónIntersectorial de Misiones (CIM) analiza el ahorro presupuestario realde cerca de 1,1 millón de dólares efectuado en ese bienio por Sector yOficina. Con respecto a la consignación de 11,9 millones de dólares

previstos en el 27 C/5 para viajes oficiales, ese ahorro equivale al 9,2%.El presupuesto y las cifras efectivas figuran en el Cuadro 4.1 de las



cuentas verificadas (documento 150 EX/17).

28. El propósito de cada misión se debe describir detalladamente en laorden de viaje presentada a la aprobación del Subdirector General y losDirectores. En cada orden de misión figuran nueve categorías paradefinir esa finalidad. Antes de la presentación de la orden de viaje, seefectúan otros controles de procedimiento, con objeto de que losadministradores superiores puedan ver claramente para qué se lessolicita aprobación y si se justifica. Se exige a todos los viajeros que alregresar presenten un informe de misión sobre la labor realizada y losresultados obtenidos.

29. La solución del problema de elaborar estadísticas de viajes paratoda la Organización por objetivos de misión radica en finalizar elproyecto de informatizar en una base común de datos las órdenes deviaje y las solicitudes de reembolso de gastos. El informe de 1994-1995del CIM pide que se acelere la elaboración de un sistema comúninformatizado que facilite datos fiables y una mejor manera deadministrar y controlar los viajes. Próximamente se examinará en unareunión de la Dirección General ese informe que aborda varios de lospuntos formulados por el Auditor Externo, en particular la necesidad deincluir más oportunamente las misiones previstas en el plan bimensualde viajes y reducir el número de misiones no planificadas.

Documents

UNESCO. Executive Board; 150th; Informe financiero y ...unesdoc.unesco.org/images/0010/001042/104272s.pdf · - 2 - Cuadros del activo y pasivo al 31 de diciembre de 1995: Cuadro 2.1