UNICEF Rwanda Solar PV System for TRC

Child Friendly Schools in Rwanda

Solar Photovoltaic System for Teacher Resource Centers Report prepared by consultant: Maurice Ndashimye mob. 08873955 [email protected] Supervised by: Arch. Luca Ginoulhiac mob. 08350122 [email protected] UNICEF Rwanda tel. 578717/18/19 PO Box 381, Kigali

11 July 2008

Solar Photovoltaic Systems for TRC in CFS July 2008 Page 2

Contents I. Introduction .............................................................................................................................3

I.1. Background ........................................................................................................................................................3 I.2. Objectives...........................................................................................................................................................4 I.3. Methodology ......................................................................................................................................................4

II. Current energy demand and near-term change evaluation................................................5 III. System design.......................................................................................................................8

III.1. Design strategy ................................................................................................................................................8 III.2. Calculations and sizing ....................................................................................................................................8

III.2.1 Stand-alone PV system for an off grid school ...........................................................................................8 III.2.2 Grid tied back up system for schools connected to the grid with a not reliable service ..........................13

III.3 Technical recommendations ...........................................................................................................................14 IV. System cost ........................................................................................................................15

Expected operating costs ........................................................................................................................................17 V. Procurement and installation documentation...................................................................18

A. AVIS D’APPEL D’OFFRE...............................................................................................................................18 B. CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES ............................................................................................19 C. DOCUMENTS MODELES A REMETTRE PAR LE SOUMISSIONNAIRE.................................................31 D. MODELE DE CONTRAT.................................................................................................................................43 E. CAHIER DES SPECIFICATIONS TECHNIQUES..........................................................................................48 F. CONDITIONS GENERALES D’ETABLISSEMENT DES PRIX ..................................................................62 G. DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF DU MARCHE ...............................................................................63

VI. Operation and maintenance guidelines............................................................................66 VI.1. Hazards associated with the system .............................................................................................................66

A. 240V outputs..................................................................................................................................................66 B. Batteries .........................................................................................................................................................66 C. Solar modules.................................................................................................................................................66 D. Generators......................................................................................................................................................66

VI.2. Operating and maintenance ...........................................................................................................................67 A. Energy generation equipments.......................................................................................................................67 B. Battery bank ...................................................................................................................................................67 C. Balance of the system ....................................................................................................................................69 D. Interpretation of monitoring equipment.........................................................................................................71

VII. Bibliography & references ................................................................................................72 Appendices...............................................................................................................................73

Appendix I : Daily logsheet....................................................................................................................................74 Appendix II : Battery monitoring tools for a PV-Generator system.......................................................................75 Appendix III : Battery monitoring tools for a grid-tied back-up system ................................................................77 Appendix IV: Drawing of the closet for batteries and control board .....................................................................79 Appendix V: Drawing of pole and rack for PV modules .......................................................................................80 Appendix VI: Wiring diagrams ..............................................................................................................................81


I. Introduction I.1. Background

Rwanda is one of the poorest countries in the world and is recovering from the 1994 genocide. The extended period of violence prior to 1994 and following the genocide has led to a social and economic catastrophe. The number of children is estimated to be 50% of the population and many are orphans under the age of 15. It is estimated that 500,000 children are living in severe poverty, in child-headed households and as many as 700,000 children are estimated to be out of school and out of reach of skills development programs.

The government is committed to ensure the right to universal primary education for all children by year 2010 and since 2006 he is embarked on the development of a Minimum Quality Standards to address all quality issues responsible for low retention and completion including the school environment. The Ministry of Education has worked with several projects on school construction and is committed to promote, together with UNICEF, good practices such as the Child Friendly School (CFS) approach to improve quality in basic education.

CFS framework provides a holistic and multi-sectoral approach to education and offers to children an inclusive, safe and healthy learning environment also through responsive physical infrastructures and facilities that since 2006 are under construction and rehabilitation in at least 50 primary schools located all around the country. Amongst new classroom buildings, sanitation facilities and special needs infrastructures, UNICEF and the Ministry of Education are also promoting the construction of Teachers Resource Centers that, for each District and for a cluster of 5-10 schools, represent the focal point for the development of a proper in-service teacher training center.

Teachers Resource Centers (TRC) are conceived to be equipped with sufficient facilities, teaching and learning resources to act as the proper environment where to promote teaching and learning process and a real development of teacher’s skills through discussions and self appraisal while in-service. Towards a maximized performance of these special infrastructures of selected “cluster schools”, for those localities where the electrical supply is not guarantee, UNICEF is committed to promote the installation of Solar Photovoltaic Systems in order to extend the daily use of these centers at evening hours and to supply dedicated electrical devices.

Photovoltaic (PV) is a technology that converts sunlight directly into electricity. Today, PV systems have an important use in areas remote from an electricity grid where they provide power for water pumping, lighting, vaccine refrigeration, electrified livestock fencing, telecommunications and many other applications. With the global demand to reduce carbon dioxide emissions, PV technology is also gaining popularity as a mainstream form of electricity generation. Some tens of thousands of systems are currently in use yet this number is insignificant compared to the vast potential that exists for PV as an energy source. Photovoltaic modules provide an independent, reliable electrical power source at the point of use, making it particularly suited to remote locations. PV systems are technically viable and, with the recent reduction in production costs and increase in conversion efficiencies, can be economically feasible for many applications.

Rwanda has ample sources of solar insolation (the total energy per unit area received from the sun) and can also benefit from having a small seasonal variation of solar insolation, even during the rainy season, which means that, unlike northern industrial countries, solar energy can be harnessed economically throughout the year.

Main benefits of photovoltaic systems are: • No fuel requirements - In remote areas diesel or kerosene fuel supplies are erratic and often very expensive.

The recurrent costs of operating and maintaining PV systems are small. • Modular design - A solar array comprises individual PV modules, which can be connected to meet a particular

demand. • Reliability of PV modules - This has been shown to be significantly higher than that of diesel generators. • Easy to maintain - Operation and routine maintenance requirements are simple. • Long life - With no moving parts and all delicate surfaces protected, modules can be expected to provide power

for 15 years or more. • National economic benefits - Reliance on imported fuels such as coal and oil is reduced. • Environmentally benign - There is no pollution through the use of a PV system - nor is there any heat or noise

generated which could cause local discomfort. PV systems bring great improvements in the domestic environment when they replace other forms of lighting - kerosene lamps, for example.


I.2. Objectives

The main objective of the consultancy was to provide specific technical support in the domain of the solar power technologies for the detailed definition of a Solar Photovoltaic System conceived to supply the energy demand of a typical Teachers Resource Center of the UNICEF Child Friendly School programme.

The consultancy addressed the following aspects towards the definition of a reliable and sustainable Solar Photovoltaic System for TRCs:

• Evaluation of the energy demand • Technical definition of the new system including related costs • Procurement and installation of the new system • O&M activities to assure system sustainability

I.3. Methodology The following are methodologies and techniques applied in order to achieve the consultancy's objectives.

• Adopt an evidence based approach to Solar Photovoltaic System e.g. through documenting and drawing on existing expertise and current good practice from the region and internationally;

• Interview UNICEF Education Section to fully understand expected function of TRCs and identify typical equipment to be supplied for;

• Visit some existing TRCs and interview concerned counterparts (school directors and teachers) in order to collect all needed data and informations

• Visit concerned Governmental and District Authorities to identify existing development strategies and current legal rules on the matter;

• Visit local traders to identify suitable parts for the solar plant and their purchasing availability;

• Works closely with UNICEF construction consultants to jointly design shelter and supporting structure of the solar plant;


II. Current energy demand and near-term change evaluation “When considering the type of electrification needed to sustain daily operations, a facility must first understand its basic needs. The needs assessment will include an inventory of the types of equipment used in the facility and the power required to operate each device. Understanding the average “daily load”, or the amount of power required to operate equipment under normal working conditions, will influence the choice of power supply. Once the daily energy requirement is established, a range of electrification options can be considered. Understanding the need will also provide managers with a realistic budget for procuring, installing, and maintaining the new system.” 1 Then, as provided by UNICEF Education Section, a typical list of equipments it has been considered in order to calculate the daily energy consumption and the consequent design and sizing of the Solar Photovoltaic System for TRCs:

2 PCs 1 Printer 1 Heavy duty copier 1 LCD projector 1 TV 1 DVD/VHS player

Towards the definition of a reasonable identification of the “daily load”, a quick survey in it has been organized in four Primary Schools to discuss the matter with some concerned counterparts and future user: 1. Rubingo Primary School:

2. Kawangire Catholic Primary School:

1 USAID - Powering Health - Electrification options for rural Health Centers

N° Name Position Phone number 1 Mukamurenzi Eugénie Head Master 08842451 2 Basigayabo Juvénal Teacher 08504583 3 Afurika Philbert Teacher - 4 Mutarutwa Viviane Teacher 03140482 5 Uwamariya M. Goretti Teacher 03276629 6 Mukazibera Julienne Teacher 08575482 7 Bihoyiki J. Bosco Teacher 08638012 8 Bampire Béatrice Teacher 03219934 9 Mukagasana Sophie Teacher 08581373 10 Sabulindi Eden-Marcel Teacher 08234523 11 Ahishakiye J. de Dieu Teacher 03519220 12 Mukeshimana Astérie Teacher 08827313 13 Mukantagwabira Espérence Teacher 03181657

N° Name Position Phone number 1 Muzungu Moise Head Master 03495957 2 Kabarenzi Marlène Teacher 08617383 3 Mvuyekure Sindambiwe Teacher 08746390 4 Kaburame Solange Teacher 08605613 5 Rwagahungu Augustin Teacher 08610014 6 Uwizeyimana Séraphine Teacher 08031313 7 Rwagatare Félicien Teacher 8 Niyonsenga Joséphine Teacher 03057893 9 Gatera Schadrac Teacher 08809892 10 Muteteri Dévotha Teacher 03017701 11 Mukangarambe Antoinette Teacher 08646568


3. Kanyinya Primary School:

4. Umubano II Primary School:

Others

Typical questionnaire used during survey I. GENERAL

1 Name of the school

2 Location of the school Province: District: Sector: Cell:

3 Name of the headmaster Name: Phone number: 4 Number of teachers 5 Number of pupils 6 Operating days 7 Operating hours 8 Do you work in weekends? 9 If yes, when & why?

10 Do you work later in the evening 11 If yes, when & why? II. About TRC 1 Have you heard about TRC? If no, a short explanation

2 According to you, which equipments are required for a TRC to work properly?

3 If a good lighting is provided, do you think a TRC can be still working later in the evening?

4 If yes, how many hours? III. About Solar System 1 Do you have electricity? 2 If no, where is the nearest grid connection point? Distance? 3 Have you got a generator? 4 If yes, what is its daily, weekly,…usage? 5 What about the fuel? (Do you have a budjet for fuel?) 6 Have you got a computer? 7 If yes, what is its daily & weekly use? 8 If no, what do you think you will use it for? 9 What will be its daily & weekly use?

10 Do you think a printer is necessary? 11 For which purpose?

N° Name Position Phone number 1 Mukarugira Daphroe Head Master 08505198 2 Mukamwiza Liliane Teacher 03616438 3 Mukandekezi Rachel Teacher 08589890 4 Kabatsinda Césarie Teacher 08774185 5 Uwizeye Spéciose Teacher 08213440 6 Nishimwe Justine Teacher 08594843 7 Nikuze Fébronie Teacher 08761211 8 Nyirasafari Sarah Teacher 08607490 9 Ntawumenya J. de Dieu Teacher 03219934 10 Uwihoreye Madeleine Teacher 05107297 11 Mugwaneza Valens Teacher 03611526 12 Habimana Céléstin Teacher 03068635

N° Name Position Phone number 1 Mukamwiza Liliane Head Master 03616438

N° Name Position Phone number 1 Mwangane Médiatrice Director of Education, Rubavu District 085391132 Gerard Bahizi Head Master - TTC Gacuba 08526885


12 Can you estimate its daily & weekly use? 13 Have you got a TV & DVD player? 14 If yes, tell us about its daily & weekly use 15 If no, Is it necessary to have a TV & DVD/VHS player? 16 If you had them, tell us about the daily & weekly use 17 Have you got a copier? 18 If no, how do you make copies? 19 Do you think a copier is necessary? 20 Tell us about its daily & weekly use (If you had one) 21 If you had an LCD project, what will you use it for? 22 What will be its daily & weekly use? 23 Have you heard about solar systems? 24 Do you know how to maintain a solar system If no a short explanation 25 Will you be able to maintain a solar system? 26 Who do you think will be in charge of its maintenance?

Must be mentioned that two out of four visited Primary Schools are already connected on the national grid utility, one is close an electrical grid with medium voltage line (6 KV), meaning that the school would need a step-down transformer which is too expensive (about 150,000$), while the remaing one is totally off grid.

Then an evaluation of the average use of the equipments has been elaborated on the basis of collected answers from Teachers and Head Master:

Table 1: Average daily usage (Hours/day) as from interviewed counterparts

Appliance Average Daily usage (Hours/Day)

Computer 5.5 Printer 2.6 TV & DVD player 3.1 Copier 4 LCD projector 3.8 Lighting 3

Table 2: Final average daily usage (Hours/day) and weekly usage (Days/Week) after adjustment

Appliance Daily usage (Hours/Day)

Weekly usage (Days/Week)

Computer 3 3 Printer 1 2 TV & DVD player 2 2 Copier 1 1 LCD projector 3 2 Lighting 3 7

From that the current and and near-term energy demand it has been elaborated as hereby:

Table 3: Current energy demand and near-term change evaluation (Whrs/day) Quantity Loads (Appliances) Rating Power Hours Days Average

(Watts) (Watts) per Day

per week

Watthours per Day

2 PCs 160 320 3 3 411 1 Printer (Laserjet) 600 600 1 2 171 1 Copier (Heavy duty) 1,200 1,200 1 2 343 1 TV & DVD/VHS player 250 250 2 2 143 1 LCD projector 200 200 3 2 171

12 Tubular Fluorescent Light 40 320 3 7 1,440 20% Growth & Small loads like phone charging 440

TOTALS 2,950 3,120


III. System design III.1. Design strategy Considering the demand for a reliable a cheap Solar Photovoltaic (PV) System to be installed in dozen Primary Schools around the country, meaning in different environmental conditions, three typical cases have been identified for the system design:

1) the school is off grid

In this case a typical stand-alone PV system is required. For a better performance an hybrid PV-generator system is preferable whereas the generator is necessary as general back-up source of power and for batteries charging during cloudy days,

2) the school is connected to a not reliable grid utility ( Frequent and long outages)

In this case only a back-up system is required. A battery back-up system could represent a better solution than a generator since it doesn’t require fuel (limited availability of fuel in remote areas) and doesn’t make noises (uncomfortable during training sessions),

3) the school is connected to a reliable grid utility. (No serious outages)

In this case, the school needs only a good wiring.

III.2. Calculations and sizing III.2.1 Stand-alone PV system for an off grid school

Picture1: Stand-alone Solar PV system components


a) Solar panel sizing

The solar array is comprised of one or more solar PV modules (solar panels) which convert sunlight into solar electricity.

Picture 2: Solar PV array

To calculate the number of panels we need for a PV system, we consider the energy demand, the PSH (Peak Sun Hours) but also we consider losses due to the temperature, voltage drop in wiring, losses in battery charging/discharging and losses in the inverter.

To take care of all of these losses we have to work out the Panel Sizing Factor

The Panel Sizing Factor = Temperature Multiplier x Battery Efficiency x Wiring Efficiency x Inverter Efficiency

Temperature Multiplier = 1 - Panel Losses Due to Temperature

Losses due to temperature = (Panel temperature – 25) x 0,005 We assume loss of 0.5% per °C over 25°C

Panel temperature = Air temperature + 15°C

Inputs:

Daily energy demand: 3,120Whrs/day

Battery efficiency: Depends on the type of battery and the manufacturer, but often 85%,

Wiring efficiency: Depends on the design voltage drop, often 95%,

Inverter efficiency: Depends on the manufacturer, often 90-96%,

Design temperature: 25°C is the average in Rwanda,

Design PSH: 4.5 is the average in Rwanda,

Temperature Multiplier: 0.93

Size of the array:

PSHDesignxfactorDesigndayWhrssizeArray /

=

uleoneofRatingsizeArrayulesPVofNumber

modmod =


Calculations Panel Operating Temperature = Design Temperature + 15°C = 25°C + 15°C = 40°C Panel Losses due to temperature = (Panel Oper. Temp – 25°C) x 0.5% = 15 x 0.005 = 0.075 Temperature Multiplier = 1 - Panel Losses Due to Temperature = 1 – 0.075 = 0.925 Panel Sizing Factor = Temperature Multiplier x Batt Eff x Wiring Eff x Inverter Eff Panel Sizing Factor =0.93 x 0.85 x 0.95 x 0.96 = 0.72

91.9665.472.0

3120/=

×==

PSHDesignxfactorDesigndayWhrssizeArray

06.8120

91.966mod

mod ===uleoneofRating

sizeArrayulesPVofNumber

b) Battery sizing The sun does not shine during the night or with equal intensity every day, cloud cover, rain, etc, diminish the daily Insolation (Insolation measured is the amount of solar energy delivered to the earth’s surface. Insolation is measured in kWatts/meter2). A storage factor must be employed to allow the photovoltaic battery system to operate reliably throughout these periods. This storage factor is commonly referred to as “Number of Days of Battery Autonomy”(DOA). In addition, it is desired to obtain the best service life of the battery by limiting its average daily Depth Of Discharge (DOD). Many battery manufacturers will advise sizing the battery for cyclic applications to a maximum DOD of 50%.

Picture 3: Batteries For the system we are designing, only PV modules will be charging the batteries, and the system will be mostly used during the weekends, we took a DOD of three days, to allow the system to be able to power the loads for two days without a good Sun input.

As for the solar array, we also take care of losses in batteries, in wiring and in inverters. To consider these losses we have to work out the battery design factor.


Inputs:

Daily energy demand : 3120 Whrs/day

Battery efficiency : 85%

Wiring efficiency : 95%

Inverter efficiency : 96%

DOD: 50%

DOA: 3

System voltage : 48V

Size of the battery bank:

Battery bank size = Whrs/day x Battery design factor

..... effInveffWiringeffBattDODDOAfactordesignBattery

×××=

Ahrsunit Battery x geunit voltaBattery in Whrsbank Battery

=batteriesofNumber

Calculations:

74.70.96 x 0.95 x 0.85 x 0.5

3 .....

==×××

=effInveffWiringeffBattDOD

DOAfactordesignBattery

Battery bank size = 3,120 x 7.74 = 24,148.8Whrs

8.7256 x 12

24,148.8 Ahrsunit Battery x geunit voltaBattery

in Whrsbank Battery ===batteriesofNumber

c) Charge controller sizing

The main function of a charge regulator or controller is to keep batteries fully charged by regulating the flow of electricity to the battery without allowing overcharging of the battery and preventing current flowing back from the battery to connected apparatus at night. Naturally, without overcharge protection the life expectancy of batteries is reduced. Controllers vary in type from simple controllers that use On/Off functions to more sophisticated controllers that utilize pulse width modulation (PWM) or maximum power point tracking (MPPT) to assure the battery is being and kept fully charged.

Picture 4: Charge controllers


Charge controllers are rated and sized by the array current and system voltage. Most common are 12, 24, and 48-volt controllers. Once we have the array total current, to obtain the controller size (Amperage) we increase the array current by a minimum of 25% Because of light reflection and the edge of cloud effect, sporadically increased current levels are not uncommon. In our case we have 8 modules of 120W, with a short circuit current of about 8A each, which leads to a use of One 45A, 24V charge controller for a 24V system, or one 30A, 48V charge controller for a 48V system, d) Inverter sizing

Storage batteries use and store DC (Direct Current) and have a low voltage output usually in the range of 12 - 48 V. Virtually all modern appliances operate on AC (Alternating Current) and work on 220-240V. An inverter is a device that takes the power from DC battery source and through special technology boosts it to AC electricity giving the power to run appliances such as televisions, lights, computers…

Picture 5: Inverters

The size of inverter to be used depends on the system power peak, for a small system ( Less than 500W) powering a few appliances, the inverter capacity has to be greater than the system power peak to allow room for expansion. But for big systems, since all of the appliances can’t be connected at the same time, the inverter capacity can be 60 to 100% of the system power peak.

In our case, the system watt peak is 2950W, we chose an inverter of 3000VA which are about 2500W since the system is not small and all of the appliances are not expected to be run at the same time.

e) Wiring and system protection

We are designing a system which doesn’t allow voltage drops greater than 5%, so we recommend the following sections of cables, with maximum distances to not to exceed: Table 4: Recommended wire sizes and maximum length Wires Cross Section Maximum distance PV – Combiner box 10 mm2 20 mCombiner box – Charge controller 16 mm2 50 mCharge controller- Battery 16 mm2 5 mBattery wire 50 mm2 2 mAC side installation 2.5 mm2 200m

To protect the system, fuses and circuit breakers has to be provided, the designing of these equipment depends on the maximum current that will be passing through them, in our case we defined the following system protectors to be installed:


Table 5: System protectors and disconnects size

Fuses & Circuit breakers Size Quantity

DC side (The following quantities are for a 48V system)

Solar modules circuit breakers 10A DC 2

PV- Battery breakers 25A DC 1

Battery fuse 200A DC 1

Inverter circuit breaker 175A DC 1

AC side

Main circuit breaker 32 A AC 1

Lighting circuit breaker 10 A AC 1

Sockets circuit breaker 25 A AC 1 III.2.2 Grid tied back up system for schools connected to the grid with a not reliable service

Picture 6: Grid tied back-up system components For schools connected to the national electrical utility, but with long and frequent outages, a back-up system of one day is required, all the parts of this system are the same as the parts of the previous stand alone system, except that for the back-up system there won’t be solar modules and the number of batteries is reduced to the half, since we only need a back-up for one day of power outage. This means that we only need four 256Ah, 12V batteries, instead of eight for a stand alone solar system.


III.3 Technical recommendations

- We strongly recommend to install hybrid Solar-Diesel generator systems, the generator will provide a good charging of batteries during cloudy days.

- Solar PV modules have to be mounted on poles in order to protect them agains robbers, also at least one security bolts by module is required.

- Voltage drops exceeding 5% are not allowed, it is important to keep the wires as short as possible but also to choose a good wire size depending on the wire application.

- The inverter has also to be charger and with a good charging current with at least 35A for 48V system, 70A for a 24V system.

- An inverter with a low voltage alarm is recommended, an inverter with an automatic on/off relay that can activate an alarm or start a generator in case of a low voltage will be the best, Outback VFX 3048 or Victron Phoenix Multiplus 48/3000/35 are good examples.

- Batteries have to be sealed/maintenance free lead-acid or gel batteries, we recommend the use of Deka 12V/256Ah gel batteries.

- The system has to be provided with at least one DC voltmeter with an LCD display, the later is required for system monitoring purposes (See operating and maintenance paragraph)

Picture 7: Battery Monitoring Tools


IV. System cost

Table 6: Cost of a solar stand alone system for an off grid school Système solaire pour des écoles non connectés au réseau national (ELECTROGAZ)

N° Description Uté Qté Prix actuel * Prix total DC Equipments

1 Panneaux solaires 120W/12V Pce 8 600,000 4,800,0002 Batteries solaires sans entretien 265Ah Pce 8 480,000 3,840,0003 Convertisseur-Chargeur 3000VA, 48V Pce 1 1,950,000 1,950,0004 Regulateurs de charge 30A, 24V Pce 1 350,000 350,0005 Support des panneaux Pce 1 350,000 350,0006 Poteaux pour panneaux 6" Pce 1 240,000 240,000 Metal Oxide Varistor Pce 1 150,000 150,000

Wiring & Accessories

1 Boite de connection étanche pour panneaux Pce 1 15,000 15,000 2 Cables pour panneaux 10mm m 20 3,000 60,000 3 Contre plaquet Pce 1 50,000 50,000 4 Autres accessoires(Vis, chevilles,…) FF 1 60,000 60,000 5 Cables panneaux-regulateurs 16mm2 m 50 7,000 350,000

6 Cables batteries 50mm2 m 20 3,000 60,000

7 Fusibles CC pour batteries Pce 1 50,000 50,000 8 Disjoncteur CC 175A pour convertisseur Pce 1 20,000 20,0009 Disjoncteurs CC pour panneaux Pce 2 5,000 10,000

AC equipments 1 Coffrets divisionnaire principal Pce 1 5,000 5,0002 Disjoncteurs CA m 2 5,000 10,0003 Fil de mise à la terre 16mm2 m 20 1,500 30,000 4 Lampes tubes Pce 10 11,000 110,000 5 Prises avec mise à la terre Pce 8 1,500 12,0006 Piquet de terre Pce 1 2,500 2,5007 Cables 2x2.5 m 250 450 112,5008 Goulotte 2x30 m 35 2,000 70,0009 Installation accessories & Fasteners FF 1 40,000 40,000

10 Ciment Sac 2 11,000 22,00011 Gravier FF FF 25,000 25,000

S/Total I 12,794,000Transport - FF FF 300,000Main d'oeuvre 6% - 6% 767,640S/Total II 13,861,640VAT 18% 2,302,920Total RWF 16,164,560

*: The prices are obtained from local Solar Equipments stores in Kigali, namely SECAM, BRICOTECH and MTS, in June 2008. As mentioned, togheter with the Solar Photovoltaic System it is strongly recommended to provide also a generator that can be used as a back-up when the system fails and to charge the batteries during cloudy periods.


The generator can even prevent batteries from being under charged for long time that can negatively affect their life-span. For presented case a 4KVA generator is enough to do the job for an added expense of 1,200,000 Rwf as a good small generator in Rwanda (3,000 Rwf/VA). Table 8: Cost of a solar and diesel generator hybrid system for an off grid school

Système hybride pour des écoles non connectés au réseau national (ELECTROGAZ) N° Description Uté Qté Prix actuel Prix total

S/Total I (Equipements pour un système solaire, voir tableau 7) 12,794,000Autres

1 Groupe électrogène Pce 1 1,200,000 1,200,000S/Total II 13,994,000Transport - FF FF 300,000Main d'oeuvre 6% - 6% 839,640S/Total III 15,133,640VAT - 18% 2,724,055Total RWF 17,857,695

Table 9: Back-up system for a grid-tied school with a not reliable grid service Système de secours (Back-up) pour des écoles connectés au reseau avec des coupures longues et fréquentes N° Description Uté Qté Prix actuel Prix total

DC Equipments 1 Batteries solaires sans entretien 265Ah Pce 4 480,000 1,920,0002 Convertisseur-chargeur 3000VA, 48V Pce 1 1,950,000 1,950,000

Wiring & Accessories 4 Contre plaquet Pce 1 50,000 50,000 5 Autres accessoires(Vis, chevilles,…) FF 1 60,000 60,000 6 Cables batteries 50mm2 m 20 3,000 60,000

7 Fusibles CC pour batteries Pce 1 50,000 50,000AC equipments

1 Coffrets divisionnaire principal Pce 1 5,000 5,0002 Disjoncteurs CA m 2 5,000 10,0003 Fil de mise à la terre 16mm2 m 20 1,500 30,000 4 Lampes tubes Pce 10 11,000 110,000 5 Prises avec mise à la terre Pce 8 1,500 12,0006 Piquet de terre Pce 1 2,500 2,5007 Cables 2x2.5 m 250 450 112,5008 Installation accessories & Fasteners FF 1 40,000 40,000

S/Total I 4,412,000Autres Transport - FF FF 300,000

Main d'oeuvre 10% - 10% 441,200S/Total II 5,153,200VAT 18% 927,576Total RWF 6,080,776


Expected operating costs Designed Solar Photovoltaic Systems don’t require any special recommendation in term of Operation and Maintenance (O&M) requirement mostly because of selected maintenance-free components. However, as a general rule, a certain initial training and follow-up after the installation it is required to assure expected system durability. For that purpose in the typical contract here enclosed it is asked to contractors to organize a short training to future users after the installation and a trip to the site at least once every 3 months to inspect the whole system: loads, batteries, wiring, etc. The visit to the sites would probably take them about an half day for an average cost of 100,000 Rwf, transport fees included, to be added in case to the costs of replaced parts. When an hybrid system is installed, assuming that PV modules will be charging the batteries and the generator would run once a week for 5 hours to prevent the batteries from being undercharged for long time, the fuel consumption must also taken into account. Then because of the average fuel consumption of a small generator of 1 liter/hour, requiring servicing after at least 50 hours of service, an overall servicing of about 4 times/year can be expected as the occasion to inspect the overall system as above.

Table 10: Expected operating costs per year

N° Designation Unit Unit price Quantity Total

1 System check-up Times/year 100,000 4 400,0002 Fuel Liters/year 1,000 250 250,0003 Lubricant Liters/year 2,500 20 50,000

Total RWF 700,000


V. Procurement and installation documentation

. A. AVIS D’APPEL D’OFFRE [Sceau du district] AVIS D’APPEL D’OFFRE N°………………….. Travaux de fourniture d’installation et de maintenance d’équipements d’électrification par énergie solaire aux écoles suivantes : ……………………………………….. Le District de ……………….., en Province de l’……………, invite par le présent Avis d’Appel d’Offres, les soumissionnaires admis à concourir à présenter leurs offres, sous plis fermé et scellé, pour les travaux ci-haut cités : La participation à la concurrence est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques ou entreprises spécialisées dans le domaine. Les entreprises de droit rwandais doivent être immatriculées au registre de commerce ou équivalent de la république du Rwanda. Le Dossier d’Appel d’Offre peut être obtenu auprès du District de ……………BP :………..Tél :…………… Au bureau de l’agent du district chargé de la passation des marchés publics a partir du ………………[Date] Contre payement d’un montant non remboursable de ………………..Francs Rwandais (Montant en chiffres) à verser au compte N°…………………….. du District de ………………… ouvert à …………………[Nom de la Banque] Les offres bien dactylographiées, rédigées en langue française ou anglaise, reliées convenablement et présentées en quatres exemplaires dont un original et trois copies, adressées à Monsieur le Maire du District de …………, doivent parvenir au bureau de l’agent du District chargé de passation des marchés publics, au plus tard le …………… à 9h00’ précises et être accompagnées d’une garantie de soumission de 300,000 Frw, émise par une banque ou société d’assurance agréée au Rwanda sous peine de rejet. L’ouverture des offres aura lieu dans la salle de réunions du district de……………. Le même jour à 10h00’ en séance publique. Une visite obligatoire des lieu est prévue le ………………. Et sera guidée par les représentant du District. Le rendez-vous pour le départ est fixé au bureau du District à 10h00’ précise. La validité des offres est de 90 jours.

Fait à ………………………….., Le ……………………………

Le Maire du District de …………………………. [Nom]


B. CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES 1. Objet de l’appel d’offres Le présent Dossier d’Appel d’Offres a pour l’objet la Fourniture l’Installation et la maintenance des équipements d’électrification par énergie solaire aux écoles primaires de………………………. . Le marché à concourir est constitué de …….. lots. 2. Participation à la concurrence La participation à la concurrence est ouverte à égalité de conditions à toutes les sociétés et entreprises spécialisées dans le domaine, disposant des capacités techniques et financières et immatriculées au registre de commerce de la République du Rwanda. 3. Localisation Les travaux faisant l’objet du présent marché seront exécutés dans les écoles de ……… situées dans le district de …………… 4. Source de financement Le présent marché est financé sur les fonds du Projet de l’UNICEF intitulé : « ……………….. » 5. Acquisition du Dossier d’Appel d’Offres Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu auprès du district de …….BP :…… Tél :…….. au bureau de l’agent du district chargé de la passation des marchés publics à partir du …………. Contre le payement d’un montant non remboursable de …………. Francs rwandais, à verser au compte n°………………. du district de ……………… ouvert à la banque ……………… 6. Visite du site Une visite obligatoire des lieux est prévue à l’intention des soumissionnaires afin qu’ils obtiennent eux mêmes du futur chantier et de ses environs, tous les renseignements qui peuvent s’avérer nécessaires pour la préparation des offres et la conclusion d’un Marché pour la réalisation des travaux. Les coûts liés à la visite du site seront à la charge du soumissionnaire. Le Maître de l’ouvrage organisera une visite des lieux suivant le calendrier indiqué ci-après : N° Ecole Date, Heure et lieu de départ pour la visite 1 2 3 4 5 6 7. Définition des termes L’ « Administration » ou le « le Maître de l’Ouvrage « désigne l’Administration du district et le représentant de l’Unicef au sein du district » Le « Maître d’œuvre » est le bureau de surveillance auquel le maître de l’ouvrage a confié la mission d’assurer le contrôle technique et la surveillance de l’exécution des travaux. Le « Fonctionnaire- Dirigeant » est le technicien désigné par le Maître de l’ouvrage pour servir d’intermédiaire entre l’entrepreneur, le bureau de surveillance et l’administration.


L’ «Entrepreneur » ou « l’entreprise » est la société, attributaire du marché et qui sera chargée de l’exécution du contrat de fourniture et d’installation des équipements d’électrification par énergie solaire aux ecoles primaires de…………….. 8. Validité des Offres Les offres resteront valides pendant toute la période de quatre vingt dix (120) jours après la date limite fixée pour la remise des Offres. Durant toute cette période, les soumissionnaires resteront engagés par leurs offres. Dans les circonstances exceptionnelles, le Maître de l’ouvrage peut solliciter le consentement des soumissionnaires à une prolongation du délai de validité des Offres. La demande et les réponses qui lui seront faites le seront par lettre. 9.Variation des prix Les prix unitaires des bordereaux des offres sont fermes et non révisables durant toute la période d’exécution de contrat. 10. La Composition du Dossier d’Appel d’Offres Le Dossier d’Appel d’Offres est composé des documents ci-après : Pièce n° I : L’Avis d’Appel d’Offres. Pièce n° II : Instructions aux Soumissionnaires. Pièce n° III : Documents Modèles à remettre par le soumissionnaire. Pièce n° IV : Cahier des Spécifications Techniques. Pièce n° V : Métré. 11. Modification des documents d’Appel d’Offres Le Maître de l’ouvrage peut, à tout moment avant la date limite de dépôts, et pour tout motif que ce soit, à son initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissements formulée par un candidat, modifier par « Additif » le Dossier d’Appel d’Offres. La modification sera notifiée à tous les candidats par correspondance directe. 12. Renseignements complémentaires Les entrepreneurs peuvent demander des renseignements complémentaires avant la remise de leurs offres, pour autant qu’ils se révèlent d’ordre technique et que leur communication ne puisse léser, de quelque manière que ce soit, le marché concurrentiel qui est ouvert. Cette demande doit être écrite et adressée au Maître de l’Ouvrage au moins 10 jours avant la date limite de remise des offres et la réponse doit être communiquée aux autres soumissionnaires sans toutefois, indiquer l’auteur de la question. 13. Délai d’Exécution Les soumissionnaires sont libres de proposer des délais qu’ils estiment nécessaires pour l’exécution de tous les travaux faisant l’objet du Dossier d’Appel d’Offres. Toutefois, ces délais ne peuvent pas dépasser 6 mois calendriers à partir de la date de réception de l’ordre de service de commencer les travaux (fourniture et installation). 14. Coût de l’Appel d’Offre Le soumissionnaire assumera tous les frais afférents à la préparation et à la remise de son Offre. Le Maître de l’ouvrage ne sera, en aucun cas, responsable de ces frais, ni tenu de les payer.


15. La langue de l’offre Les offres remises par les soumissionnaires seront rédigées en langues française ou anglaise ainsi que toute autre correspondance échangée entre le soumissionnaire et le Maître de l’ouvrage. 16. Prix de l’Offre Le soumissionnaire est supposé avoir une opinion suffisante, avant de soumissionner, quant au caractère exact et adéquat de sa soumission ainsi que des tarifs et prix énumérés. Les prix unitaires ou forfaitaires du cadre du Bordereau des Prix Unitaires comprennent tous les frais de main d’œuvre, toutes les fournitures nécessaires, ingrédients, location, amortissement, fonctionnement et entretien du matériel, outillage, installation d’entreprise, assurances, frais généraux, bénéfices, faux frais de toute nature ainsi que toutes sujétions ou mesures prises pour ne pas perturber les activités quotidiennes des écoles. Les prix doivent aussi comprendre les frais de maintenance du système sur base d’une visite du site tous les trois mois. Le soumissionnaire indiquera les prix unitaires et totaux de toutes les rubriques figurants au devis estimatif. Le soumissionnaire ne pourra se prévaloir d’erreurs d’omissions ou d’imprécision que ces documents pourraient présenter. 17. Régime fiscal et douanier Les articles, le matériel et les autres approvisionnements destinés aux programmes de coopération conformément au plan dirécteur ne seront pas assujettis à un impot direct, à une taxe sur la valeur ajoutée ou à des droits, péages ou redevances. Le Gouvernement prendra, conformément à la section 8 de la Convention, les dispositions administratives qui conviennent en vue de la remise ou du remboursement du montant de tout droit d’accise ou taxe entrant dans le prix des articles et du matériel achetés localement et destinés aux programmes de coopération de l’UNICEF avec le gouvernement. 18. Monnaie de l’Offre et monnaie de règlement Les prix unitaires et totaux seront libellés par le soumissionnaire en Francs Rwandais ou dans une autre monnaie librement convertible. Pour comparer les offres exprimées en différentes monnaies, le maître de l’ouvrage utilisera le taux de change vente publié par la Banque Nationale du Rwanda, et qui est applicable le jour de l’ouverture des offres. Le paiement se fera en Francs Rwandais. 19. Garantie d’offre Le Soumissionnaire fournira une garantie d’offre d’un montant forfaire de 300.000 Francs Rwandais. La garantie fait partie intégrante de son offre. La garantie d’offre est nécessaire pour protéger le Maître de l’ouvrage contre les risques présentés par une conduite du Soumissionnaire qui justifierait la saisie de la dite garantie. La garantie de soumission sera libellée en Francs Rwandais et se présentera sous la forme d’une garantie émise par une banque agréée et valable pour une période dépassant de trente (30) jours la période de validité des offres. Aucune autre forme de la garantie ne sera acceptée. Toute offre non accompagnée de la garantie sera écartée par la commission d’évaluation comme étant non conforme aux dispositions du Dossier d’Appel d’Offres. Les garanties d’offre des soumissionnaires non retenus seront libérées au plus tard trente (30) jours après expiration du délai de validité prescrit par le Dossier d’Appel d’Offres. La garantie d’offre du Soumissionnaire qui aura obtenu le marché sera libérée à la signature du marché, contre remise de la garantie de bonne exécution, prévue par la Clause 30 du Dossier d’Appel d’Offres. La garantie d’offre peut être saisie :


(a) si le soumissionnaire retire son offre pendant le délai de validité qu’il aura spécifié dans son offre ; (b) au cas où le soumissionnaire obtient le marché; si ce dernier manque à son obligation de signer le marché ; (c) manque à son obligation de déposer la garantie de bonne exécution prévue par la Clause 30 du Dossier d’Appel d’Offres. 20. Documents constituant la soumission 1. La soumission dûment remplie, signée, datée et cachetée. 2. Garantie de soumission d’un montant forfaitaire de 3.000.000 Frw ou son équivalent pour chaque lot. 3. Déclaration d’identité de l’entreprise et de son mandataire éventuel. 4. Copie du registre de commerce. 5. Ligne de crédit fournie par une banque et spécifique pour le présent marché, d’une valeur de 30 % du montant de la soumission. 6 . Attestation de non créance ou de créance envers le Service des Impôts (original ou copie notifiée) 7. Attestation de non redevance envers la Caisse Sociale du Rwanda (original ou copie notifiée). 8. Certificat d’immatriculation à la TVA. 9. Bordereau des prix unitaires du marché. 10. Désignation des ouvrages, métré et coût des travaux. 11. Liste des matériaux et matériels à commander et dont la demande d’exonération est prévue. 12. Organisation et calendrier des travaux ne dépassant pas le délai prévu. 13. Liste des références techniques similaires avec des attestations de bonne fin des travaux délivrées par les maîtres de l’ouvrage ou copie de contrat pour les marchés en cours. 14. Liste du personnel technique d’encadrement avec C.V actualisés signés par les titulaires et copie des diplômes notifiés. Il faut joindre obligatoirement les déclarations de disponibilité et d’exclusivité. 15. Liste du matériel et équipement en possession ou en location pour l’exécution des travaux du présent marché (avec les preuves d’appartenance ou de location). 16. Attestation du fabricant et déclaration d’origine des fournitures (orignal). 17. Les catalogues (prospectus) et les descriptions techniques des fournitures 18. Declaration de garantie d’installation et de maintenances des ouvrages. 21. Offres variantes aux conditions de l’appel d’offres Les soumissionnaires doivent obligatoirement présenter des offres totalement conformes aux conditions définies dans le Dossier d’Appel d’Offres et notamment à la solution de base telle qu’elle résulte des spécifications techniques. Les offres présentées avec option par rapport à la solution technique proposée ne seront pas acceptées par le Maître de l’Ouvrage.


22. Préparation et présentation des offres Les soumissions bien dactylographiées devront être reliées convenablement. Elles seront établies en quatre (4) exemplaires dont un original et trois copies marqués « Copie » ou « Original » selon le cas. Tous les exemplaires de l’offre seront glissés dans une petite enveloppe dite « Intérieure » portant le nom et l’adresse du soumissionnaire. Cette enveloppe sera ensuite glissée dans une autre grande enveloppe dite « Extérieure » portant uniquement les inscriptions suivantes : MONSIEUR LE MAIRE DU DISTRICT DE ………………….. B.P 4276 KIGALI AVENUE DE LA PAIX OFFRE POUR L’EXECUTION DES TRAVAUX DE FOURNITURE ET D’INSTALLATION DES EQUIPEMENTS D’ELECTRIFICATION PAR ENERGIE SOLAIRE AUX ECOLES DE ………………………… « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE PUBLIQUE » Cette enveloppe devra obligatoirement être scellée avant d’être déposée au bureau de chargé de la passassion des marchés au sein du district de………… selon la date et heure limites de dépôt des offres indiquées dans l’Avis d’Appel d’Offres. Le maître de l’ouvrage décline toute responsabilité au cas où l’offre ne se conformerait pas aux stipulations susmentionnées et qu’elle serait égarée ou ouverte avant l’heure indiquée pour l’ouverture. 23. Date limite pour la remise des offres Les offres doivent parvenir au chargé de la passation des marchés dont l’adresse est susmentionnée au plus tard le … 2008 à 9 heures précises. L’Administration peut proroger la date limite de remise des Offres en prévenant toutes les entreprises ayant acheté le Dossier d’Appel d’Offres et visité les lieux. 24. Offres hors délais Toute offre présentée après la date et l’heure limites indiquées dans l’Avis d’Appel d’Offres sera rejetée et retournée au soumissionnaire sans avoir été ouverte. 25. OUVERTURE DES PLIS ET EVALUATION DES OFFRES 25.1. Ouverture des plis Les Offres seront ouvertes suivant la date et heure et au lieu indiquées dans l’Avis d’Appel d’Offres en séance publique à laquelle participeront les représentants du Maître de l’ouvrage, ainsi que des soumissionnaires qui souhaitent assister à l’ouverture. L’ouverture des plis se fera conformément à la réglementation en vigueur sur la passation des marchés. 25.2. Evaluation des Offres 25.2.1. Evaluation de la Conformité des offres La Commission d’Evaluation analysera d’abord la conformité des offres en vérifiant pour chaque offre les critères d’évaluation de conformité prévus à l’article 20 des clauses administratives du Dossier d’Appel d’Offres.


Les offres doivent remplir tous ces critères pour être jugées conformes et recevables. 25.2.2. Evaluation Technique des Offres Les offres jugées recevables feront l’objet de l’évaluation technique selon les critères ci-après : a) Liste des références techniques similaires appuyées par les attestations de bonne fin des travaux délivrées par les Maîtres de l’ouvrage ainsi que les copies des contrats. Il faudra au moins deux références techniques de même complexité et de montant totalisant au moins 80% du montant total de l’offre pour être techniquement qualifié à ce point. Le marché en cours ne sera acceptable que quand il sera approuvé comme réalisé jusqu’au moins à 90%. b) Liste du matériel et équipements en possession de l’entreprise et en location avec preuve d’appartenance et/ou de location. Le matériel doit être adapté à la nature des travaux. c) Liste du personnel technique d’encadrement : Un directeur du projet ayant une qualification d’ingénieur A0 ou A1 en électromécanique ou en électronique ou électricité avec une expérience confirmée de 3 ans. Il faut joindre obligatoirement des copies des diplômes notifiés, des C.V détaillés, actualisés et signés par les titulaires ainsi que les déclarations de disponibilité et d’exclusivité de chaque membre du personnel proposé. d) Le planning et le délai d’exécution des travaux ne dépassant pas Six (6) mois dont trois pour la commande des fournitures et trois mois pour l’installation. Après cette étape d’évaluation, les offres qui n’auront pas satisfait aux critères d’évaluation technique seront éliminées. 25.2.3. Evaluation financière des Offres Les offres jugées qualifiées techniquement feront l’objet de l’évaluation financière. 25.2.4. Correction des erreurs Les offres dont on aura déterminé qu’elles sont conformes seront vérifiées par la Commission d’Evaluation pour en rectifier éventuellement des erreurs de calcul. Les erreurs seront corrigées comme suit : Lorsqu’il y a une différence entre le montant en chiffres et celui en lettres, le montant en lettres fera foi ; pour les prix totaux, le prix unitaire fera foi par rapport au prix total, à moins que la Commission d’Evaluation n’estime qu’il s’agit d’une erreur grossière de virgule dans le prix unitaire. 25.2.5. Eclaircissements apportés aux offres Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des offres, la Commission d’Evaluation a toute latitude pour demander à un soumissionnaire de donner des éclaircissement sur son offre, mais aucune modification du prix ou du contenu de l’offre ne sera demandée, offerte ou autorisée. 26. Caractère confidentiel de la procédure Aucune information relative à l’examen, aux éclaircissements, à l’évaluation et à la comparaison des offres et les recommandations pour l’attribution d’un marché ne sera divulguée aux soumissionnaires ou autre personne ne participant pas officiellement à cette procédure avant l’annonce de l’attribution du marché au soumissionnaire retenu. Toute tentative effectuée par un soumissionnaire pour influencer l’examen des offres ou la décision d’attribution entraînera le rejet de son offre.


27. Attribution du marché Le Maître de l’ouvrage attribuera le Marché au soumissionnaire dont l’offre sera jugée la plus avantageuse (qui remplissent les conditions de conformité, techniques et financières). Toutefois, l’Administration n’est pas obligée de retenir l’offre la moins disante. Le maître de l’ouvrage pourra poser certaines conditions à l’attribution du Marché notamment la vérification a priori des capacités techniques de l’entreprise avant l’attribution du marché. 28. Droit de l’administration d’accepter une offre et de rejeter une offre ou toutes les offres Nonobstant les dispositions de la clause 27, le Maître de l’ouvrage se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du Marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis du ou des soumissionnaires concernés. Il est toutefois tenu d’informer le ou les soumissionnaires affectés des raisons valables de sa décision. Avant l’attribution du Marché, le maître de l’ouvrage peut inviter l’Entrepreneur à négocier à la baisse de son offre si l’offre évaluée la moins disante présente des prix irréalistes par rapport à ceux pratiques sur le marche. 29. Notification de l’attribution du marché Avant que n’expire le délai initial de validité des offres arrêté par le maître de l’ouvrage, celui-ci notifiera à l’Entrepreneur proposé que son offre a été retenue, en précisant le montant maximum du Marché et les remarques éventuelles nécessaires. 30. Garantie de bonne fin Dans les 7 jours calendaire suivant la notification du marché par le maître de l’ouvrage, l’entrepreneur présentera une garantie de bonne exécution, égal à 10 % du montant total du Marché suivant le modèle prévu dans le Dossier d’Appel d’Offres avant la signature du contrat. La garantie de bonne exécution sera libérée à 50 %, à la réception provisoire des travaux. Le solde étant libéré, dans les mêmes conditions, à leur réception définitive. Ce cautionnement devra être fourni par une banque agréée. Dès que l’attributaire aura constitué une garantie bancaire de bonne fin, le maître de l’ouvrage informera dans les meilleurs délais les autres soumissionnaires que leurs offres n’ont pas été retenues. 31. Notifications Toutes les communications écrites entre l’Entreprise et le Maître de l’ouvrage dans le cadre du présent du Marché seront écrites en langues en française ou en anglaise. 32. La Hiérarchie des Documents Contractuels Les pièces contractuelles qui constituent le marché prévalent les unes sur les autres dans l’ordre décroissant suivant en cas de contradiction entre elles: - Le contrat dûment signé par les deux parties ; - La notification du marché ; - La soumission et ses annexes ; - Le Dossier d’Appel d’Offres ; - La Loi régissant les marchés publics au Rwanda. 33. Brevet d’invention L’entreprise devra s’entendre, s’il y a lieu avec les propriétaires des Brevets d’Invention dont il appliquera les procédés. Il paiera toutes les redevances nécessaires et en tout état de cause, devra garantir le Maître de l’ouvrage contre toute poursuite éventuelle.


34. Réglementation du travail L’Entrepreneur est tenu de se conformer à la législation et à réglementation Rwandaise en vigueur concernant : - les conditions de travail ; - la protection sociale ; - la santé et la sécurité ; - le recrutement du personnel. L’Entrepreneur demeure responsable pour toute violation des dites réglementations et législations, et ne pourra prétendre dégager sa responsabilité sous prétexte de la mauvaise compréhension d’un texte officiel. 35. Sous traitance L’Entrepreneur n’aura pas le droit de sous - traiter une quelconque partie des travaux du présent marché. 36. Assurances Avant la signature du Marché, l’Entrepreneur devra montrer la copie des polices d’assurance « responsabilité civile » auprès d’une compagnie d’assurance agréée par le Maître de l’ouvrage couvrant tous les risques relatifs à exécution de ce Marché. Le démarrage des travaux ne pourra avoir lieu qu’après présentation de ces documents. 37. Code du Travail L’entrepreneur est soumis à la législation sur la sécurité sociale et le code du travail en vigueur en République du Rwanda. 38. Gardiennage et signalisation L’Entrepreneur doit fournir et entretenir à ses propres frais tous les dispositifs de protection, de gardiennage et de signalisation nécessaire aux travaux, exigés par le Maître de l’ouvrage ou toutes autres autorités dûment constituée par dispositions légales en vigueur. 39. Direction du chantier L’Entrepreneur devra, avant tout commencement des travaux, affecter et faire agréer par le Maître d’œuvre, son représentant qui doit diriger le chantier, habilité à recevoir tous les ordres de service ou notifications, et à prendre tous attachements contradictoirement avec le Maître d’œuvre. En cas de non disponibilité du Directeur de chantier présenté dans sa soumission, l’Entrepreneur devra proposer un autre candidat disposant d’une formation et d’une expérience au moins égale. Le double des pouvoirs remis à ce représentant sera adressé au Maître d’oeuvre en même temps que la demande d’agrément du représentant. 40. Cahier de chantier L’Entrepreneur tiendra à la disposition du le Maître d’oeuvre, un cahier de chantier mis à jour quotidiennement et mentionnant le détail des opérations prévues, le mouvement du matériel de chantier et le nombre de personnel affecté et / ou recruté sur le chantier. Ce cahier de chantier sera signé par le représentant de l’Entrepreneur ou tout chef de chantier désigné par lui et y seront inscris notamment les renseignements suivants : * les conditions dans lesquelles les travaux avancent; * le personnel employé et le journal de présence; * le matériel stocké et consommé sur le chantier; * les événements imprévus et visite étrangère sur le chantier;


* les ordres de portée mineure donnés; * les éléments qualitatifs et quantitatifs des travaux; * les conditions climatiques. L’entrepreneur fournira au représentant du Maître d’œuvre tout renseignement nécessaire, la tenue régulière du journal du chantier. Les inscriptions portées au journal au fur et à mesure de l’avancement des travaux devront être signées par le Maître d’oeuvre ainsi que par l’entrepreneur ou son représentant sur le chantier chaque semaine. 41. Libre Accès et Fonctionnement L’entrepreneur assure au Fonctionnaire Dirigeant et au Maître d’oeuvre le libre accès aux lieux où s’exécutent les prestations du marché et lui fournit tout renseignement nécessaire à son information. 42. Matériaux et Exécution du Travail Les fournitures et les matériaux d’installation doivent correspondre aux prescriptions techniques du Marché et aux instructions écrites du Maître d’œuvre prises en conformité avec ces descriptions. L’Entrepreneur doit fournir, à ses frais, l’assistance, les instruments, les machines, la main d’œuvre et les matériaux normalement nécessaires pour examiner, mesurer et tester la qualité, le poids ou la quantité de tous les matériaux utilisés. 43. Avance de démarrage A la notification de l’approbation du Marché, l’Entrepreneur pourra demander le règlement d’une avance de démarrage dont le montant ne pourra pas dépasser 20 % du montant total. Cette avance ne pourra être acquise par l’Entrepreneur que contre remise d’une garantie d’avance couvrant à 100 % et sans restriction, le montant de l’avance demandée par l’Entrepreneur. 44. Conditions de règlement Des décomptes mensuels seront établis à partir des attachements des travaux réalisés, dressés contradictoirement entre le Maître d’oeuvre et l’Entrepreneur. La demande de paiement qui sera justifiée par ces attachements présentera un cumul des travaux exécutés depuis le début du chantier, sous la forme demandée par le Maître d’oeuvre. Le Maître d’œuvre vérifiera, dans un délai ne dépassant pas 5 jours ouvrables, les demandes ainsi établies par l’Entrepreneur, et leurs annexes, les corrigera le cas échéant, et entamera la procédure de règlement. Les paiement seront faits par le Maître de l’ouvrage, dans un délai ne dépassant pas 15 jours ouvrables à compter de la date d’approbation par le Maître d’œuvre de la demande de paiement. Les paiements seront effectués uniquement sur le compte N° ……de l’Entrepreneur auprès d’une banque agréée et qui sera communiquée au Maître de l’ouvrage. 45. Modifications Le Maître de l’ouvrage, sur proposition du maître d’œuvre, peut décider de toutes modifications de forme, de qualité ou de quantité de travaux, ou d’une partie de ceux-ci, dans une limite égale à 20 % du montant du Marché, sans que l’Entrepreneur n’émette aucune réserve. L’entrepreneur doit accepter une ou plusieurs des modifications suivantes : 1. augmentation ou diminution de la quantité de tout travail compris dans le Marché, 2. suppression d’un travail, 3. changement des caractéristiques, de la qualité ou de la nature d’un travail, 4. exécution d’un travail complémentaire nécessaire à l’achèvement des travaux.


Tout travail supplémentaire ou additionnel effectué par l’entrepreneur sera évalué à partir des prix unitaires du Bordereau des Prix du Marché. Si aucun prix contenu dans ledit bordereau n’est applicable à ce travail supplémentaire, le Maître d’œuvre et l’entrepreneur devront se mettre d’accord sur les nouveaux prix, sur la base de la décomposition des prix unitaires faisant partie de son offre. En cas de désaccord, le Maître d’œuvre fixera les prix qui lui paraîtront raisonnables et adéquats. 46. Signalisation du chantier à l’égard de la circulation publique Au cours de l’exécution des travaux, l’Entrepreneur restera seul et entièrement responsable de tous les accidents causés aux tiers par le fait d’erreurs ou d’omissions concernant la signalisation de chantier. Le modèle, les dimensions d’inscriptions du panneau de signalisation seront donnés par le maître d’œuvre lors de la réunion de démarrage des travaux. 47. Réception provisoire des ouvrages L’entrepreneur avisera par écrit le Fonctionnaire- Dirigeant et le Maître d’œuvre de la fin d’exécution des travaux. Le Maître d’œuvre informera par écrit après avoir vérifié l’achèvement de l’exécution des travaux, la date et les membres de la Commission de réception provisoire. Celle-ci aura pour objet de vérifier que tous les ouvrages fonctionnent correctement et sont bien achevés, et qu’ils peuvent être mis en exploitation. Après la demande du Maître d’œuvre, le maître de l’ouvrage a un délai de 30 jours pour effectuer la réception. Passé ce délai sans sa réaction, l’Entrepreneur peut considérer les travaux comme réceptionnés. Dans le cas contraire, le Maître d’œuvre donnera des instructions écrites à l’Entrepreneur, spécifiant tout le travail qui, selon son avis, doit être achevé par l’Entrepreneur avant qu’il ne soit procédé à la réception provisoire, et le délai dans lequel ce travail doit être effectué ; ce délai ne donnant pas droit à une demande d’augmentation du délai contractuel d’exécution. Si la réception est prononçable, une commission de Réception effectuera une visite, à l’issue de laquelle sera établi le procès-verbal de Réception Provisoire. 48. Période de garantie Pendant au moins 1 an, à partir de la réception provisoire, l’Entrepreneur assurera la garantie d’installation qu’il aura réalisée. Il assurera les frais éventuels de réparation, de maintenance, de remplacement des équipements usés ou défectueux et de remise en état, découlant des vices de fabrication ou d’installation. 49. Réception définitive des ouvrages Au terme de la période de garantie, soit 1 an après la date de la réception provisoire, et sur demande de l’entrepreneur, la réception définitive des travaux pourra être prononcée. Cette réception aura pour effet entre autre, de vérifier le bon fonctionnement des installations, ainsi que la stabilité des structures de tous les ouvrages. Si aucune observation n’est faite, la réception définitive des travaux sera prononcée. Dans le cas contraire, il sera donné à l’Entrepreneur des instructions écrites sur les travaux devant être repris et les délais dans lesquels ils devront être exécutés. Faute à l’Entrepreneur d’exécuter dans les meilleurs délais ces remises en état, le Maître de l’ouvrage les fera exécuter aux frais de l’entrepreneur, leur montant étant récupéré sur la caution de bonne fin. 50. Pénalités de retard Si l’Entrepreneur n’est pas en mesure de terminer les travaux dans le délai contractuel, il se verra appliquer, sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard d’un montant égal à 1/1000ème du montant de base du Marché par jour de retard. Ces pénalités lui seront retenues sur son décompte définitif. Elles ne pourront toutefois dépasser les 5% du montant total des travaux.


51. Force majeure On entend force majeure pour la réalisation de toute prestation du présent marché, tout acte ou événement imprévisible et indépendant de la volonté des parties. Sont considérés comme cas de force majeure les faits de guerre, hostilités (que la guerre ait été déclarée ou non), guerres civiles, émeutes, troubles ou désordres en dehors du personnel de l’entrepreneur. Ils s’étendent également aux effets des forces naturelles dont la probabilité est égale ou inférieure à 2 % (une fois dans cinquante ans) et que l’Entrepreneur ne peut raisonnablement prévoir, ni éviter. Au cas où surviendrait un événement qui constituerait un cas de force majeure, les obligations affectées par la force majeure seront prorogées automatiquement d’une durée égale au retard entraîné par la survenance du cas de force majeure, étant entendu que cette prorogation n’entraînera pas de pénalités à la charge de la partie empêchée. La partie qui invoque le cas de force majeure devra aussitôt après avoir pris connaissance de la survenance d’un cas de force majeure, adresser une notification expresse à l’autre partie. La notification sera accompagnée de toutes les informations circonstanciées utiles et devra intervenir dans un délai de dix (10) jours calendaires suivants. Passé ce délai, l’Entrepreneur n’aura plus le droit de formuler des réclamations. Il appartient au Maître de l’ouvrage d’apprécier les cas de force majeure et les preuves fournies par l’Entrepreneur. Il ne sera accordé à l’Entrepreneur aucune indemnité en raison de pertes, avaries ou dommages occasionnés par négligence, imprévoyance, défaut de moyens ou fausses manœuvres. L’Entrepreneur devra notamment prendre toutes les dispositions nécessaires pour que ses approvisionnements et son matériel ne puissent être enlevés ou endommagés par des tempêtes et tous phénomènes atmosphériques. Si, pour cause de force majeure, l’une des parties est empêchée de remplir ses obligations contractuelles pendant une période de cinq (5) mois, le Maître de l’ouvrage et l’Entrepreneur détermineront ensemble les conditions de poursuite de l’exécution du contrat ou de sa résiliation. 52. Rupture du Marché L’Entrepreneur est tenu de se conformer à l’ensemble des clauses du présent Marché. En cas de malfaçons, non respect des règles de l’art, ou retard trop important par rapport au calendrier général des travaux, le Maître de l’ouvrage, sur rapport du Maître d’oeuvre, adressera une lettre de mise en demeure à l’Entrepreneur qui disposera de 15 jours pour prendre les dispositions nécessaires. Dans le cas où il serait constaté que ces dispositions n’ont pas été prises ou que l’Entrepreneur n’est pas en mesure d’achever les travaux correctement, la rupture du Marché interviendra de plein droit. Un décompte définitif des prestations effectuées par l’Entrepreneur sera alors établi contradictoirement avec le Maître d’oeuvre. La garantie de bonne exécution seront alors exécutées. 53. Contestations et litiges Si, au cours des prestations des difficultés devaient s’élever entre Maître d’œuvre et l’Entrepreneur, il sera référé au Maître de l’ouvrage qui fera connaître sa décision. A défaut de règlement à l’amiable entre l’Entrepreneur et le Maître de l’ouvrage, le litige sera définitivement réglé devant les Tribunaux Rwandais compétents. 54. Compétence et Engagement de l’Exécutant Par le fait de la soumission, l’entrepreneur se reconnaît capable d’exécuter les travaux. De plus, il reconnaît avoir visité les lieux et avoir établi sa soumission en pleine connaissance de cause des difficultés et des particularités des travaux à exécuter.


55. Malfaçons Les parties d’ouvrage, les fournitures importées et matériaux non conformes aux descriptifs devront être refusés. Il en est de même pour les installations mal faites (hors équerre, hors niveau, matériaux inadéquats ou de mauvaise qualité, mauvaise mise en œuvre, etc..) 56. Chef de Chantier La présence d’un chef de chantier, responsable de l’organisation et de la conduite des travaux ainsi que la qualité des travaux est exigée en permanence pour toute la durée des travaux. 57. Les Employés Les agents et les ouvriers que l’entrepreneur emploie pour l’exécution des travaux doivent avoir les qualités nécessaires pour la bonne exécution des travaux. L’entrepreneur est tenu de remplacer immédiatement tous ceux qui lui sont signalés par le Maître d’oeuvre comme compromettants pour la bonne exécution des travaux. 58. Dénonciation Le Maître de l’ouvrage peut résilier le marché en cas d’inexécution des travaux selon le planning durant plus de 10 jours ouvrables sans cas de force majeure dénoncé officiellement. 59. Décès Lorsque le marché est confié à une personne physique, il est résilié de plein droit si celle-ci vient de décéder. Toutefois, le Maître d’Ouvrage peut notifier aux héritiers dans un délai d’un mois après le décès de l’attributaire sa décision pour qu’ils continuent le marché.


C. DOCUMENTS MODELES A REMETTRE PAR LE SOUMISSIONNAIRE Document 1 : La soumission dûment remplie, signée, datée et cachetée. Document 2 : Garantie de soumission d’un montant forfaitaire de 300.000 Frw ou son équivalent . Document 3 : Garantie de restitution d’avance Document 4 : Garantie de bonne fin Document 5 : Déclaration d’identité de l’entreprise et de son mandataire éventuel. Document 6 : Bordereau des prix unitaires du marché. Document 7 : Désignation des ouvrages, métré et coût des travaux. Document 8 : Liste des matériaux et matériels à commander et dont la demande d’exonération est prévue. Document 9 : Méthodologie, Organisation et Calendrier de fourniture et d’installation du système d’énergie

solaire Document 10 : Liste des références techniques similaires avec des attestations de bonne fin des travaux délivrées

par les maîtres de l’ouvrage. Document 11 : Liste du personnel technique d’encadrement avec C.V actualisés signés par les intéressés et copie

des diplômes notifiés. Il faut joindre les déclarations de disponibilité et d’exclusivité. Document 12 : Liste du matériel et équipement en possession ou en location pour l’exécution des travaux du

présent marché (avec les preuves d’appartenance ou de location). Document 13 : Copie du registre de commerce. Document 14 : Ligne de crédit fourni par une banque et spécifique pour le présent marché, d’une valeur de 30 %

du montant de la soumission. Document 15 : Attestation de non créance envers le Service des Impôts (original ou copie notifiée). Document 16 : Attestation de non redevance envers la Caisse Sociale du Rwanda (original ou copie notifiée). Document 17 : Le certificat d’immatriculation à la TVA.


LA SOUMISSION DUMENT REMPLIE, SIGNEE, DATEE ET CACHETEE Je soussigné.............................................................,Directeur de l’entreprise........................................,inscrite au registre de commerce sous le n°…………......................domicilié………………………………………………………… Prends engagement sur tous mes biens meubles et immeubles, d’exécuter les travaux faisant l’objet du dossier d’offres relatif à l’exécution des travaux de…………………….moyennant le prix toutes taxes de : ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Les travaux seront exécutés suivant le planning d’exécution et d’organisation ci - joint, soit un délai de ........mois calendrier. Je m’engage à maintenir les prix proposés dans un délai de……………. Jours à compter de la date limite fixée pour l’ouverture des offres. Fait à ………….., le................................... Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


MODÈLE DE GARANTIE DE SOUMISSION Attendu que …………………………………[nom du Soumissionnaire] (ci-dessous désigné « le Soumissionnaire ») a soumis son offre en date du…………………… [date du dépôt de l’offre] pour la fourniture et l’installation des equipements d’électrification par energie solaire (ci-dessous désigné « l’offre »). NOUS …………..[nom de la banque] de…………………………. [nom du pays], ayant notre siège à ……………………..[adresse de la banque] (ci-dessous désigné comme la « Banque »), sommes tenus à l’égard du district de ………….. pour la somme de………………………. [inscrivez le montant] que la Banque s’engage à régler intégralement au dit projet s’obligeant elle-même, ses successeurs et assignataires. Signé et authentifié par la dite Banque le ___________ jour de __________ ____.

LES CONDITIONS de cette obligation sont les suivantes: 1. Si le Soumissionnaire retire son offre pendant la période de validité stipulée par le Soumissionnaire dans son

offre; ou 2. Si le Soumissionnaire, s’étant vu notifier l’acceptation de son offre par le district de ………..pendant la

période de validité :

(a) manque à signer ou refuse de signer le marché, alors qu’il est requis de le faire; ou (b) manque à fournir ou refuse de fournir la garantie bancaire de bonne exécution, comme prévu dans les

Instructions aux soumissionnaires; Nous nous engageons à payer le district de …………. un montant allant jusqu’au maximum de la somme stipulée ci-dessus dès réception de sa demande écrite, sans que le district de ……………….. soit tenu de justifier sa demande, étant entendu toutefois que, dans sa demande, le district de ……………. notera que le montant qu’il déclare lui est dû parce que l’une ou l’autre des conditions ci-dessus, ou toutes les deux sont remplies et qu’il spécifiera quelle ou quelles condition(s) a joué ou ont joué. La présente garantie demeurera valable jusqu’au trentième jour (30) inclus au -delà de la fin du délai de validité des offres ; toute demande du district de ………….. tendant à la faire jouer devra parvenir à la Banque dans ce délai de trente jours. Nom, Prénom et fonction Signature et cachet des Garants ( Banque) Fait à …………, le .………………


GARANTIE DE RESTITUTION D’AVANCE En date du ……./ ……./ 2008 vous avez conclu un marché de fourniture et installation des équipements d’électrification par énergie solaire aux ecoles de ………. pour un montant total de………….…………….FRW. Conformément aux dispositions du marché, le titulaire reçoit un acompte de ……………………. FRW qui correspond à ……% du montant du marché. Nous soussignés, ……………………(Banque) assumons par la présente la garantie irrévocable et autonome du paiement du montant versé au titulaire comme acompte jusqu’à concurrence de ………………………….(en toutes lettres) en renonçant à toute objection ou exception résultant du marché susdit , à votre première demande écrite, sans discussion ni argutie. Votre déclaration écrite que le titulaire n’a pas exécuté le marché en bonne et due forme est un préalable à un paiement. La présente garantie rentre en vigueur après l’arrivée de l’acompte au compte du titulaire. Nous effectuons tous les paiements en vertu de la présente pour le compte de……………………, n°…………………., ouvert à la Banque ………………, sur demande écrite faite par le maître de l’ouvrage. D’éventuelles demandes de paiements doivent nous parvenir jusqu’à cette date par lettre recommandée, télégramme ou télex. Vous nous rendrez la présente garantie après son expiration ou quand vous l’aurez utilisée jusqu’à concurrence du montant total. Fait à ………., le …………. Nom, Prénom et Fonction Signature et cachet du garant (Banque)


MODELE DE GARANTIE DE BONNE FIN ATTENDU QUE ……………………………………(nom et adresse de l’entrepreneur) ci-après « Entrepreneur » s’est engagé , conformément au Marché à réaliser les travaux de fourniture et installation des équipements d’électrification par énergie solaire aux écoles de …………. pour le compte du district de …………………à…………………( ci-après dénommé « le Marché » ATTENDU QUE vous avez stipulé dans le dit marché que l’Entrepreneur vous remettra une garantie d’une banque ou société d’assurance agrées pour le montant spécifié ici comme garantie de la réalisation de ses obligations conformément au Marché ; ATTENDU QUE nous avons convenu de donner à l’Entrepreneur cette Garantie ; PAR CONSEQUENT , nous affirmons par la présente que nous nous portons garants et responsables à votre égard, au nom de l’entrepreneur à concurrence d’un montant de ……………………………….. FRW. (en chiffre et en lettres correspondant à …….% du montant total du Marché . Ledit montant est payable, et nous nous engageons à le payer, dès réception de votre première demande écrite, et sans argutie ni discussions, toutes les sommes dans les limites de ……………….. FRW montant de la garantie), ci-dessus stipulées sans que vous ayez à prouver ou à donner les raisons ni le motif de votre demande. Nous renonçons formellement à ce que vous réclamiez ladite dette à l’entrepreneur avant de nous présenter la demande. Nous concevons également qu’aucun changement ou additif ou aucune autre modification aux modalités du Marché ou des Travaux devant être effectués au titre de la présente ou à l’un des documents du Marché qui a été établi entre vous et l’Entrepreneur ne nous libérera d’une obligation nous incombant au titre de la présente garantie et nous ne sommes pas tenus par la présente à donner notification dudit changement, additif ou modification. La présente garantie est valable en totalité jusqu’à la signature du procès-verbal de la réception provisoire des travaux ; Elle sera alors libérée par moitié. A la signature du procès-verbal de la réception définitive des travaux et de l’exécution des reprises qui y seront demandées, la garantie sera libérée en totalité. Fait à ………, le …………. Noms et Prénon des représentants Signature et cachet du garant (banque)


DECLARATION D’IDENTITE DE L’ENTREPRISE ET DE SON MANDATAIRE L’entreprise de construction :.....................................................est représentée par...............................................................en sa qualité de..…………………., demeurant à………………………………………………………à dater de l’ouverture des soumissions pour le représenter valablement auprès du Maître de l’ Ouvrage et lui donner plein pouvoir pour discuter, traiter et signer en ses lieux et place les contrats du marché. Fait à Kigali, le........................................... Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


LE BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES DU MARCHE LIBELLE UNITE QUANTITE PRIX

UNITAIRES PRIX UNITAIRES EN TOUTES LETTRES

Fait à ……….., le.................................................................. Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


LA LISTE DES MATERIAUX ET MATERIELS A COMMANDER ET DONT LA DEMANDE D’EXONERATION EST PREVUE. N° Désignation Marque et

type Unité Quantité Pays d’origine Coût unitaire

hors taxes et hors TVA rendu à Kigali

Coût total hors taxes et hors TVA rendu à Kigali

Fait à …………, le.................................................................. Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


METHODOLOGIE, ORGANISATION ET CALENDRIER DE FOURNITURE ET D’INSTALLATION DU SYSTEME D’ENERGIE SOLAIRE. Fait à …….., le.................................................................. Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


LISTE DES REFERENCES TECHNIQUES SIMILAIRES N° TITRE DU

MARCHE MAITRE DE L’OUVRAGE

MONTANT FINAL DU MARCHE

SUPERFICIE DELAI D’EXECUTION

(Joindre obligatoirement les attestations de bonne fin des travaux délivrées par les maîtres de l’ouvrage et les copies des contrats) Fait à ………, le.................................................................. Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


LISTE DU PERSONNEL D’ENCADREMENT A AFFECTER AU CHANTIER N° NOM ET PRENOM QUALIFICATION REFERENCES ET

ANNEES D’EXPERIENCE DANS LE DOMAINE

SITES SOUS SES RESPONSABILITES

1 2 3

Directeur du projet Chef de Chantier Capita

(Joindre obligatoirement les curricula vitae actualisés et signés par les titulaires et les copies des diplômes notifiés, les déclarations d’exclusivité et de disponibilité signées par le personnel) Fait à ………., le.................................................................. Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


LISTE DU MATERIEL ET EQUIPEMENT POUR L’EXECUTION DES TRAVAUX N° DESIGNATION MARQUE NOMBRE PUISSANCE DATE

D’ACQUISITION APPARTENANCE

Fait à ……………., le.................................................................. Nom, Prénom et Fonction Signature et Cachet


D. MODELE DE CONTRAT CONTRAT DES TRAVAUX DE FOURNITURE D’INSTALLATION ET DE MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS D’ELECTRIFICATION PAR ENERGIE SOLAIRE AUX ECOLES DE …………SITUEES DANS LE DISTRICT DE …………. Entre les soussignés : Le district de …………………., ci- après nommé l’Administration, D’une part, Et l’Entreprise………………………………….représentée par son Directeur Général Monsieur ………………………….. désignée ci-après « l’Entrepreneur » ou « l’Entreprise » D’autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1 : Objet du marché Le présent marché fixe le volume des travaux, des fournitures ainsi que des conditions et des modalités selon lesquelles l’entrepreneur interviendra pour les Travaux de Fourniture d’Installation et de maintenance des equipements d’electrification par l’énergie solaires aux ecoles de ………. Article 2 : Fournitures à charge de l’entreprise Est à la charge pleine et exclusive de l’entrepreneur, tout ce qui est nécessaire sans aucune exception à la bonne exécution des ouvrages, conformément aux dispositions du présent marché et de ses annexes et à la livraison des travaux complètement terminés suivant les règles de l’art. Article 3 : Pièces contractuelles constituant le présent marché Les ouvrages seront exécutés conformément aux pièces contractuelles énumérées ci-dessous : 1. Le présent contrat ; 2. L’acte d’engagement et ses annexes du …… ; 3. Le Dossier d’Appel d’Offres ; 4. Le bordereau des prix unitaires ; 5. Le devis quantitatif et estimatif détaillé. Il est précisé qu’en cas de contestation, ces pièces font loi dans l’ordre énuméré ci-dessus. Article 4 : Variation du volume des travaux L’Administration se réserve le droit d’augmenter ou de diminuer de 20 % au maximum, le volume des travaux au-delà ou en dessous du montant du présent marché, sans que l’entrepreneur puisse prétendre à une quelconque indemnité. En cas de variation du volume des travaux sur demande écrite de l’administration, et dans les limites stipulées ci-dessus, la variation du montant due à l’entreprise sera calculée en appliquant le bordereau des prix unitaires pour l’ouvrage concerné. Article 5 : Pièces techniques à être fournis par l’entreprise Dans les 7 jours suivant la notification de l’approbation du marché, l’entreprise devra fournir un plan d’installation du chantier, le programme de mobilisation du personnel et du matériel et un planning actualisé et détaillé


d’exécution des travaux ; un planning détaillé d’approvisionnement en matériaux et le devis quantitatif vérifié des travaux à exécuter. A la réception provisoire, l’entreprise fournira au maître de l’ouvrage deux exemplaires des plans de recollement, d’installation et de fonctionnement. Article 6 : Source de financement Le présent marché est financés sur les fonds du Projet de l’UNICEF intitulé: « ……….. » Article 7 : Définition des prix Les prix tiennent compte de toutes les prescriptions, garanties, sujétions, obligations résultant du marché. Ils comprennent notamment, toutes les fournitures à pied d’œuvre des matériaux et matériels nécessaires y compris les charges, frais de gardiennage et balisage, les frais des essais en laboratoire (si c’est nécessaire), les redevances diverses et d’une manière générale les frais généraux ainsi que les bénéfices. Les prix unitaires offerts pour l’exécution du présent marché doivent être hors taxes (droit d’entrée) et hors TVA. Article 8 : Avance de démarrage Une avance de démarrage de 20 % du montant total du marché sera donnée à l’entreprise sur sa demande par écrit et à condition d’un cautionnement à 100% par une banque ou une compagnie d’assurance agrées par l’Administration. Article 9 : Délai d’exécution Le délai d’exécution pour l’ensemble des travaux (y compris l’importation des matériaux et l’installation) faisant l’objet du présent marché est fixé à 3 mois calendriers à compter de date de signature du marché. Article 10 : Pénalités de retard En cas de retard dans l’exécution des travaux, l’entreprise sera passible d’une pénalité pour chaque jour de retard après achèvement du délai contractuel de 1/1000ème du montant du présent marché. Toutefois, l’ensemble des pénalités ne pourra pas excéder les 5% du montant du présent marché. Cette pénalité courra de plein droit par la seule échéance du terme. Lorsque le retard dans l’achèvement des travaux atteint le plafond susmentionné, il pourra être attribué à une autre entreprise aux frais de l’entreprise défaillante sans prétendre à une quelconque indemnité. Article 11 : Montant du marché Le montant du marché global reste ferme et non révisable, sauf en cas de force majeure. Il est fixé à la somme de ………………(en toutes lettres) (en chiffres); hors taxes et hors TVA de …………………………………….. FRW. Il est précisé que ce montant forfaitaire comprend, sans aucune exception, tous les ouvrages nécessaires à la parfaite et complète exécution des travaux, tel qu’ils résultent du devis descriptif et des plans reçus et acceptés. Article 12 : Nature du marché Le marché à intervenir sera à priori fixé par le bordereau des prix unitaires et forfaitaire. Article 13 : Mode de paiement Chaque facture des travaux devra être présentée en deux (2) exemplaires et sera vérifiée par le maître de l’œuvre et approuvé le représentant du Projet pour être payée. Chaque facture des travaux sera payée dans un délai ne dépassant pas 15 jours à partir du jour de son approbation.


En cas de retard de paiement dans les délais susmentionnés, le fournisseur aura droit aux indemnités de retard de paiement de 1/1000ème par jour calendrier de retard de paiement du montant total à payer. Article 14 : Délai de garantie - Réception définitive Le délai de garantie sera de 1 an au moins à compter de la date de la réception provisoire. Après ce délai, on procédera à la réception définitive si les réserves ont été levées. Pendant cette période, l’attributaire assurera à ses frais, l’entretien de tous les équipements d’installation et l’installation elle même en cas de pannes et de vices caché. Avant la signature du contrat, l’Entrepreneur doit présenter au maître de l’ouvrage une caution bancaire de bonne fin des travaux couvrant 10 % du montant contractuel. La moitié de cette caution est libérée à la réception provisoire et l’autre est libérée à la réception définitive. Article 15 : Terrain mis à la disposition de l’entrepreneur Le maître de l’ouvrage met à la disposition de l’entrepreneur pendant la durée des travaux, des terrains nécessaires à l’installation et au fonctionnement du chantier. L’enlèvement du matériel et des matériaux, installations et débris de chantier devra être réalisé dans les cinq jours à compter de la date du procès-verbal de réception provisoire, faute de quoi le maître de l’ouvrage y procédera d’office par la seule échéance du terme et au frais de l’entrepreneur. Article 16 : Terrain et plan-masse L’entrepreneur reconnaît par signature du marché qu’il a une parfaite connaissance du site sur lequel les travaux en cause doivent être réalisés, du plan d’installation et des documents utiles à la réalisation des mêmes travaux. L’entrepreneur ne pourra donc en aucun cas se prévaloir de l’ignorance d’un quelconque de ces éléments pour demander à être réglé des frais qu’il aurait à supporter de ce fait. L’entrepreneur doit faire tout le nécessaire pour maintenir un bon climat de travail dans les Centres de Santé sans bruits, ni dérangement des malades et des équipements médicaux et faire en sorte que les centres de Santé sous chantier continuent à mener leurs opérations quotidiennes. Article 17 : Direction Contrôle et Surveillance du Marché Le maître d’oeuvre assure pour le compte du Maître de l’ouvrage la direction du Marché. Le contrôle des moyens humains, de la qualité des matériaux et des équipements mis en œuvre pour le projet ainsi que la surveillance de la bonne exécution des travaux seront assurés par le maître d’œuvre. Article 18 : Responsabilité de l’entreprise L’entreprise a pour mission d’assurer l’exécution des travaux conformément aux règles de l’art et aux normes en vigueur. Il lui appartient notamment d’effectuer les calculs, essais et analyses ; de déterminer, choisir et acquérir tout matériel, toutes fournitures nécessaires pour la réalisation du marché et à cet effet, d’engager le personnel adéquat. Il lui appartient aussi de former au moins un opérateur du système, qui sera responsable de la mise en marche de différentes parties du systèmes et de leur suivie journalière. L’entreprise est responsable de la maintenance du système solaire, il effectuera une visite du site pour se rendre compte de l’état du système et pour des réparations éventuels une fois tous les trois mois. L’entreprise demeure entièrement responsable tant de la qualité des matériaux et des fournitures employés que de leur bonne mise en œuvre suivant les normes et les règles de l’art, sans que les approbations puissent l’en décharger.


Elle demeure seule responsable de tous les dommages au personnel et aux tiers pouvant survenir de son fait ou de celui de ses préposés et employés sur le chantier pendant l’exécution des travaux, ainsi que des suites des problèmes d’installation ou des fournitures (matériaux) pouvant survenir dans la période de garantie. Article 19 : Emploi de la main-d’œuvre Pour l’exécution du présent marché, l’entreprise sera soumise aux lois et règlements en vigueur concernant les conditions d’emploi et la main-d’œuvre, de l’hygiène sur le chantier, des accidents de travail et à la convention collective pour les ouvriers du bâtiment. Article 20 : Sous-traitance L’entreprise peut sous-traiter une partie du marché à condition que le maître de l’ouvrage ait approuvé le sous traitant proposé. Pour toute sous-traitance, l’entreprise reste entièrement responsable des travaux exécutés par les sous-traitants. Article 21 : Domicile de l’entreprise A défaut pour l’entreprise d’être domicilié avant la réception définitive des travaux, les notifications relatives à l’entreprise seront valablement faites à l’adresse suivante : (nom de l’entreprise et son adresse complète) Article 22 : Présence aux rendez-vous des chantiers Pendant la durée des travaux, des rendez-vous des chantiers seront provoqués tant par l’entrepreneur que par le maître d’oeuvre. L’entrepreneur peut se faire représenter par le chef de chantier à condition que celui-ci soit pleinement informé du marché et qu’il dispose des pleins pouvoirs de décision sur le chantier. Article 23 : Echantillons / Modèle Pendant la période de préparation des travaux, l’entreprise est tenue de présenter à l’agrément du maître d’oeuvre, tous les échantillons et modèles à mettre en œuvre. Les éléments à mettre en œuvre devront correspondre exactement à ceux pour lesquels le surveillant a donné son accord. Article 24 : Résiliation de marché Le marché pourra être résilié de plein droit sans accomplissement d’aucune formalité aux torts de l’entreprise : - après mise en cas d’abandon du chantier durant 1 mois. - en cas de plafond des pénalités de retard. -sans mise en demeure en cas de défaillance dûment constatée, telle que l’incapacité juridique, la liquidation des biens de l’entreprise ou la cessation d’activité. - sans mise en demeure en cas de tromperie grave dûment constatée sur la qualité d’exécution des travaux. - sans mise en demeure en cas de sous-traitance sans accord de l’administration du projet. Article 25 : Conséquence de la résiliation du marché Après la résiliation, le maître d’oeuvre établira un constat de l’état d’avancement des travaux à la date de résiliation qui servira comme base pour le calcul du décompte définitif des travaux. Article 26 : Assurances L’entreprise doit être titulaire d’une police d’assurances tous risques chantier de chef d’entreprise couvrant les conséquences pécuniaires, de dommages de toutes natures, corporels, matériels ou immatériels causés aux tiers, soit par le personnel salarié, en activité de travail, soit du fait des travaux et aux autres personnes fréquentant les Centres de Santé.


Article 27 : Contestation Si dans le cours de l’exécution du présent marché, des difficultés s’élèvent entre l’entreprise et le maître d’oeuvre, ils doivent se référer au maître de l’ouvrage. A défaut de règlement à l’amiable dans un délai de 15 jours à compter de la date de la réception du rapport ou mémoire, le litige sera réglé par voie arbitrale. L’arbitre sera désigné par le maître d’ouvrage à la diligence de l’une ou de l’autre des parties. Seront soumis à la procédure d’arbitrage, les litiges portant sur les réclamations auxquelles donnerait lieu le décompte général et définitif de l’entreprise. Si un règlement à l’amiable n’a pu être obtenu dans un délai de deux mois à compter de la date de notification de la décision intervenue, on fera recours aux tribunaux nationaux compétents. Article 28 : Déclaration de l’entreprise L’entreprise déclare qu’elle n’est pas en état de faillite ou de liquidation judiciaire ou de règlement judiciaire. Article 29 : Application des textes généraux L’entreprise sera soumise, sauf dérogations apportées par le présent marché et ses pièces constituantes, à la réglementation des marchés passés au nom de le République du Rwanda. Article 30 : Entrée en vigueur du contrat Le présent contrat entre en vigueur à partir de la date de sa signature par les deux parties contractantes. Il est établi en trois exemplaires originaux, chacune des parties reconnaissant avoir retiré le sien et ne pouvant par la suite, se prévaloir de sa perte ou de sa destruction.

Fait à …………, le…………….. POUR L’ADMINISTRATION POUR L’ENTREPRENEUR Maire de district de …………. (Nom et Prénom) Directeur Général


E. CAHIER DES SPECIFICATIONS TECHNIQUES 1. Objet du contrat L’appel d’offres concerne l’exécution des travaux de fourniture et d’installation du système d’énérgie solaire aux écoles de …………. Situées dans le district de ………….. 2. Généralités Pour des raisons d’économie mais aussi d’efficacité de distribution, la ligne doit répondre aux exigences minimales de distribution suivantes:

- Coût économique avec utilisation des matériels locaux si possible ; - Pertes de puissance et d’énergie minimales normalisées ; - Pertes et chutes de tension minimales normalisées ; - Fiabilité et sécurité de fonctionnement ; - Maintenance facile et durée de vie prolongée.

2.1. Programme d’exécution des travaux à remettre par l’Entreprise Dans un délai de 2 semaines à partir de la date ordonnant le début des travaux, l'Entreprise soumettra au Client un programme détaillé d’exécution des travaux qui sera établi en fonction des délais partiels. Ce document sera fourni en 4 exemplaires. Ce programme comprendra les documents ci-après :

• Méthode d’exécution des travaux : une note technique sera présentée définissant les équipements PV utilisés et les méthodes d’exécution relatives à la réalisation des différents travaux

• Planning : une note technique et un planning définissant l’ordonnancement des tâches par nature de travaux d’une part et par ouvrage d’autre part. Les liaisons entre tâches élémentaires seront clairement définies notamment en ce qui concerne le chevauchement des tâches préalables à l’exécution de certains travaux de défrichement et de génie civil.

• Programme hebdomadaire : un programme des travaux à la semaine prise comme unité de temps en distinguant les différentes phases des opérations.

Procédure d’approbation : le Client fera connaître son accord ou ses observations à l'Entreprise sur l'ensemble des documents énumérés ci-avant, dans un délai de 1 semaine. Un exemplaire de ces documents sera ensuite remis à l'Entreprise revêtu du visa d'approbation du Client. Passé ce délai si le Client n'a pas formulé d'observations, l'Entreprise pourra considérer l'ensemble des documents approuvés. En cours de chantier, des imprévus, aléas, modifications décidés par le Client ou proposés par l'Entreprise peuvent avoir des répercussions sur le programme d'exécution. Dans ce cas, l'Entreprise est tenu d'effectuer une mise à jour et de soumettre à le Client dans un délai de 2 semaines : le programme rectifié et une note justifiant les modifications. Ce nouveau programme sera considéré comme approuvé s'il n'a pas fait l'objet d'observations de la part du Client après un délai de 1 semaines. 2.2. Plans et dessins d'exécution Les plans et dessins d'exécution à la charge de l'Entreprise sont les plans d'installation électrique de chaque centre de santé. Tous ces plans devront être approuvés par le Client avant exécution. L'Entreprise a l'obligation de signaler par écrit au Client, avant toute exécution d'un ouvrage ou d'un corps d'ouvrage, les erreurs, omissions ou contradictions que pourraient comporter les plans et dessins de conception. Il devra justifier explicitement toute modification par rapport aux plans de projet. La responsabilité de l'Entreprise reste entière même après l'approbation du Client qui pourrait lui faire modifier l'ouvrage exécuté suivant un plan qu'il lui proposera.


2.3. Installations du chantier L'Entreprise soumettra au Client dans un délai de 2 semaines à partir de la date de l'ordre de service de commencer les travaux, son projet d'installation de chantier. Il comprendra les plans d'ensemble et de détails, et fera partie du programme d'exécution demandé ci-avant. Les frais relatifs

- à l’amenée et au repli du matériel, - à l’entretien, les réparations et le remplacement éventuel de tout l’équipement et ameublement ; - à la fourniture de l’eau, de l’énergie et d’une manière générale de toutes les matières consommables

nécessaires à la bonne marche des travaux seront à la charge de l’Entreprise

L'Entreprise devra supporter toutes les dépenses (entretien, fonctionnement, etc.) correspondant à l'exploitation des infrastructures et équipements/matériels pendant toute la durée du chantier. L'Entreprise précisera également dans son projet d'installation de chantier tout ce qui concerne les alimentations en électricité et en eau, les réserves et moyens de stockage en carburants et les moyens de communication nécessaires (radio, téléphone etc...). L'Entreprise donnera le libre accès de ses installations au Client et à ses représentants. Les installations seront considérées comme destinées exclusivement aux travaux objets du présent appel d'offres. L'Entreprise ne pourra les utiliser à d'autres fins sans l'accord écrit du Client. 2.4. Matériels de chantier Tout le matériel de chantier nécessaire à la bonne exécution des travaux et au bon fonctionnement des installations générales sera fourni par l'Entreprise. Ce matériel sera conduit, entretenu et maintenu en état de marche par l'Entreprise qui assurera également la fourniture des matières consommables, des pièces de rechange et d'entretien nécessaires à son bon fonctionnement pendant toute la durée du chantier. La liste du matériel jointe à l'offre de l'Entreprise ne sera pas considérée comme limitative et l'Entreprise ne pourra élever aucune réclamation, ni prétendre à une prolongation des délais contractuels, si, au cours des travaux, il est amené à modifier ou à compléter son matériel pour remplir ses obligations. Un état du matériel présent sur le chantier, qu'il s'agisse de matériel appartenant à l'Entreprise, loué ou mis à sa disposition par le Client ou son représentant, sera tenu à jour par l'Entreprise et fourni au Client hebdomadairement. Cet état mentionnera par jour les nombres d'heures de marche, d'attente et de panne, ainsi que les affectations de chaque engin par ouvrage. Le matériel, approvisionné sur le chantier, sera considéré comme destiné exclusivement aux travaux. L'Entreprise n'aura pas le droit de le retirer (à l'exception de déplacements intérieurs au chantier) sans le consentement écrit du Client. Ce dernier ne pourra, cependant, sans motif valable refuser son autorisation. 2.5. Transport des équipements et fournitures L'Entreprise devra se conformer à la législation locale en ce qui concerne les moyens d'acheminement sur le site ainsi que son utilisation sur les voies publiques d'accès au chantier. 2.6. Cas de force majeure L’Entreprise est responsable de tout dommage subi par les équipements, les réparations éventuelles sont à sa charge. Les cas de force majeure susceptibles de dégager la responsabilité de l’Entreprise correspondent au déclenchement d’une guerre ou à un séisme. Dans le cas de force majeure, les dégâts causés aux installations de chantier ne sont pas imputables à l’Entreprise. Celui-ci doit assurer les réparations et reçoit pour cela une rémunération calculée par application du prix du bordereau et éventuellement de prix de travaux en régie, déduction faite des pourcentages pour bénéfices, imprévus et divers. Cette rémunération ne sera cependant payée qu’avec déduction des bénéfices et du pourcentage pour aléas et imprévus. Le chronogramme des travaux proposé devra impérativement en tenir compte.


2.7. Intempéries Suite à des intempéries empêchant la poursuite des travaux, et à la demande écrite de l’Entreprise, le Client peut autoriser des arrêts de chantier. Pour l’arrêt ou la suspension des travaux, l’Entreprise fera alors constater au Client l’impossibilité dans laquelle il est de poursuivre ses activités. La reprise sera aussi signalée au Client par écrit. 3. Provenance, qualité des équipements photovoltaïques 3.1. Dispositions générales La fourniture et le stockage de tous les équipements PV nécessaires aux travaux sont à la charge de l’Entreprise et sont réalisés sous sa seule responsabilité. Les équipements PV devront satisfaire aux normes fixées par les présentes spécifications particulières. Toutefois, pourront être également acceptés les produits correspondants à d'autres normes courantes de qualités égales ou supérieures à celles des normes exigées. Ces produits et ces normes devront faire l'objet d'un agrément préalable du Client. 3.2. Origine des équipements PV Tous les équipements PV intervenant dans la composition des ouvrages seront de première qualité et proviendront de carrières ou d’usines agréées par le Client. Ceux dont l’origine et la marque ne sont pas définies seront proposés au Client qui pourra avant de se prononcer, exiger, outre la production d’une documentation et de références, celle d’échantillons et l’exécution d’essais de contrôle et de qualité. D’une façon générale, les équipements PV devront satisfaire aux normes et règlements tels que définis dans les présentes Spécification Techniques et être agréés par le Client. 3.3. Contrôle des équipements PV Le Client se réserve le droit d’exercer son contrôle dans les magasins et chantiers de l’Entreprise et ceux de ses sous-traitants tant sur la préparation que sur la mise en œuvre des équipements PV entrant dans la composition de l’ouvrage. Les contrôles ne diminuent en rien la responsabilité de l’Entreprise quant à la bonne qualité des équipements PV, matières et autres produits mis en œuvre. Des échantillons de toutes natures, en quantités suffisantes pour les essais, devront être remis gratuitement par l’Entreprise au Client ou à son représentant sur sa demande. 3.4. Équipements sans emploi Les équipements issus de la démolition d'ouvrages existants, sans emploi ou avant utilisation, seront stockés proprement à proximité des lieux de démolition mais hors de l'emprise des travaux, de façon à ne pas provoquer de gêne à l'accès. 3.5. Modificatifs éventuels sur les essais et les qualités des équipements PV L'Administration, pourra, selon les cas rencontrés sur site, prescrire des modificatifs sur les essais à réaliser et les qualités à atteindre pour les équipements PV. 4. Spécifications techniques générales Toutes les composantes du système solaire / photovoltaïque devront avoir un rapport prouvé et documenté sur les performances viables aux applications similaires dans les conditions opérationnelles suivantes : Un champ de panneaux solaires et la structure de support devront résister le vent jusqu’à 100Km/h sans dégâts Tous les équipements spécifiques à l’utilisation extérieure seront imperméables à des éclats d’eau conformément aux normes IP54.


Tous les câbles électriques, gaines et dispositifs de fixation à usage intérieur devront résister aux insectes et à la poussière. Tout le matériel sera approprié aux conditions locales. L’acier et l’aluminium devront être d’une bonne qualité commerciale. Les accessoires (chevilles, vis, barrette de connexion, collier de serrage, etc.) devront être en matériel non corrosif et galvanisé. Les systèmes photovoltaïques devront être conçu de telle façon que les besoins en maintenance et d’inspection soient minimisés à une seule fois par an. Là où les outillages spéciaux sont nécessaires pour la maintenance de routine, ils seront fournis comme partie du contrat, et exclu dans les prix de soumission. Le plan et la configuration du système photovoltaïque permettront à l’opérateur du système de trouver facilement des défauts dans le système. Ceci inclurait l’utilisation des indicateurs visuels, alarmes, instruments et volt/ampèremètre pour déterminer si les composantes ou groupes de composantes sont performantes ou non selon les spécifications. Les composantes principales seront intégrés de façon à permettre un remplacement facile (en cas d’échec) par une composante similaire. Tous les équipements devront être étiquetés en français et en Anglais à l’approbation du client là où les étiquettes sont faites pour rendre claire la méthode de l’opération des équipements, elles seront précises et préférablement diagrammatique. Le soumissionnaire accordera une garantie contre les vices de fabrication sur toutes les composantes intégrées du système. Une garantie du fabricant serra donné à l’utilisateur sur les composantes principales individuelles, spécialement sur les panneaux solaires, les batteries, les régulateurs et les convertisseurs. Le soumissionnaire devra estimer la durée de vie de chaque composante selon son expérience précédente et en spécifier les besoins de maintenances. 5. Spécifications techniques particulières Les détails des spécifications techniques exigées sont documentés en dessous. Les soumissionnaires doivent soumettre des spécifications techniques détaillées pour toutes les composantes principales offertes. 5.1. Panneaux solaires Les panneaux solaires seront constitués d’un seul ou plusieurs cristaux de silicium : (silicium mono ou poly cristallins). Les modules mono ou multi jonctions à pellicule mince (a-Si, CdTe, CIS,…) ne sont pas acceptables. Les panneaux solaires doivent être certifiés conformément aux normes IEC61215, « module photovoltaïque à cristallins de silicium terrestre, qualification structurale et approbation du type». La puissance maximale estimée du module photovoltaïque sera spécifiée aux conditions de test standard ou normales ou Standard Test Conditions (STC) comme défini par les normes IEC 61215 et 6094-3. Tous les modules photovoltaïques se trouvant dans un même champ seront du même type (même puissance maximale estimée) d’où interchangeables. La tension de service minimale admissible au point de la puissance maximale, pour un panneau solaire de 12V, ne devra pas aller à moins de 15V DC, pour un module fonctionnant sous une température de 60° celicius. Chaque module devra être clairement marqué (étiqueté) en précisant ; le fabriquant, modèle, nom, numéro de série, tension maximale de service, puissance crête maximale(Wc + ou - tolérance) le courant à la puissance crête maximale, la tension à la puissance crête maximale, la tension à circuit ouvert et le courant de court-circuit. Les puissances crêtes mesurées ne devront pas être moins de la puissance crête maximale atténuée de 5%. Toutes les performances des panneaux solaires, seront certifiées un par formulaire des mesures du fabriquant. Le panneau solaire sera équipé d’une boite de raccordement étanche IP54 ou d’une câble pré-enfoncée avec une boite de raccordement équivalente montée sur le support du panneau solaire. Les boîtes de raccordement du panneau solaire seront clairement marquées comme positif ou négatif. Chaque panneau solaire sera protégé par une diode antiretour ; soit incluse dans le régulateur de charge/décharge ou intégrée dans la boîte de raccordement, les diodes de pontage sont exigées, seulement quand plusieurs panneaux solaires sont montés en série. Les modules seront entourés d’un cadre en aluminium enfin de garantir une puissance structurale et permettre une fixation sûre sur les supports des panneaux solaires. La garantie du module photovoltaïque /panneau solaire minimum est de 25 ans sur les performances et le matériel avec un minimum de 90% de la puissance nominale après 10ans.


5.2. Structure support des panneaux solaires Tous les systèmes d’énergie solaire sont constitués d’un champ des modules photovoltaïques, pour la génération d’un courant continu (24/48VDC). Les modules photovoltaïques seront installés ou fixés sur un champ des supports qui à son tour sera conçu pour résister des vitesses de vent de 100km/h, les supports seront conçus pour être montés sur poteau et ils seront suffisamment rigide pour maîtriser des torsions dans le vent. Le poteau métallique doit avoir un diamètre minimal de 150mm, enfoncé dans le sol. Un matériel non corrosif sera utilisé pour les supports montés sur le poteau. L’utilisation des supports montés sur poteau est recommandée. Le soumissionnaire est encouragé à chercher un plan structural d’un support qui pourrait être facilement monté sur poteau. Tous les fermoirs (écrous, boulons et rondelles) sur les supports seront fournis par le contractant. Ils seront galvanisés, d’un matériel en acier inox. Ceci inclut les modules aux supports et les supports aux poteaux. Tous les fermoirs de sécurité (écrous et boulons inviolables) pour la protection contre le vol sont hautement recommandés. Les supports panneaux devront résister au moins 10ans de la révélation extérieure sans corrosion ou épuisement appréciable. Un angle marqué par rapport à l’horizontal devra être sélectionné après l’installation afin de pouvoir maximiser la collection de l’énergie pendant les mois d’ensoleillement moyen faible sous la charge journalière moyenne constante. Cette angle ne devra pas dépasser une latitude de 10° ou en aller en dessous ; ce premier dont les valeurs appropriées au Rwanda sont comprises dans l’intervalle de 10° à 15° est préférablement incliné face vers le nord. L’emplacement et structure des panneaux solaires seront étudiés de façon à permettre les possibilités d’expansion en vue de fixation des panneaux additionnels. Des dessins et calculs corrects des supports panneaux devront être fournis par le soumissionnaire pour justifier l’inclinaison, la solidité et l’intégrité de la structure des panneaux solaires. 5.3. Batteries Les types suivants des batteries à plomb-acide sont à considérer dans ces spécifications : (i) les batterie à décharge profonde avec plaques tubulaires et (ii) les batteries à décharge moyenne avec plaques plates aussi appelées améliorées ou solaires Les deux types doivent être étanches (sans entretien). Les batteries solaires ou améliorées seront caractérisés les plaques plus minces d’une épaisseur inférieure à 2mm avec un volume d’électrolyte plus grande.(>1.15litre/100Ah(C20)). Une densité d’électrolyte en dessous de 1.25g/cl est recommandée. Les batteries étanches demandent un contrôle de charge très attentif spécialement à la température ambiante variable pour éviter la fuite des gaz. La capacité estimée en ampères- heures spécifiée à 25°C et à C20 (20heure) le taux de décharge descend jusqu’à 1.75V par cellule (1.75VPC). Le soumissionnaire devra fournir des données des batteries et les spécifications du fabriquant à (C20/1.75V) pour démontrer la conformité avec les exigences suivantes. Les batteries doivent se conformer aux normes suivantes : IEC614276-1 « panneaux solaires et batteries secondaires pour les systèmes d’énergie solaire - exigences généraux et méthodes de test » IEC 62093 « équilibre des composantes d’un système d’énergie solaire ». NFC 58510 « les batteries à acide secondaires pour stocker l’énergie électrique générée par le système photovoltaïque ». La tension nominale de chaque système d’énergie solaire sera soit 24 ou 48V DC. L’autonomie minimale du système est de 3jours pour l’étude. Le degré de décharge quotidien (DOD en anglais) ne devra pas excéder 50% de la capacité nominale de la batterie.. La vie cyclique de la batterie doit excéder 1000 cycles pour un degré de décharge quotidien (DOD) de 25% à 25°c, la capacité résiduelle devra être au moins 80% de la capacité initiale (de début de la vie) de la batterie. Maximum 4 batteries peuvent être connectées en parallèle seulement quand elles sont de même type, taille et âge.


Les batteries de grande capacité sont donc préférées de garder un nombre minimum en cas de connexion en parallèle. Les batteries devront être interconnectées avec un conducteur flexible d’au moins 50mm2 en cuivre ou des lamelles en cuivre plombé. La graisse d’antioxydant sera ajoutée sur les bornes des batteries et connecteurs. Les batteries avec des bornes filetées pour des connections par vissage sont nécessaires. Chaque batterie devra être gravée de la date de fabrication. Toutes les batteries devront être transportées et délivrées pré – déchargées et sèches. Les conditions de stockage sous garantie seront indiquées dans l’offre. La période de garantie des batteries sera au moins d’une année après commencement de mise en service sur terrain. Le soumissionnaire devra donner la durée de vie attendue de chaque type de batteries suivant son expérience précédente, et en spécifier les besoins de maintenance. 5.4. Les caisses / coffret pour les batteries Les batteries seront installées dans des boites armoires pré-construits (dont les dimensions seront précisées dans le dossier d’appel d’offre) pour protéger les bornes des batteries contre le transfert indésirable ou des court-circuits accidentels ; et pour éviter l’accès des enfants aux batteries. Les batteries devront rester facilement accessibles aux techniciens solaires ; pour surveillance et maintenance. Toutes les parties du compartiment exposées au contact de l’acide des batteries ; devront être résistantes. Une étiquette d’avertissement avec des mots lisibles avertira l’utilisateur du danger associé à l’utilisation incorrecte des batteries à acide. 5.5. Régulateur de Charge/Décharge La fonction du régulateur de charge/décharge est la protection de la batterie ; en lui évitant des surcharges et des décharges profondes, tout en fournissant un courant et une tension de charge constants. Le régulateur devra être compatible avec une batterie particulière pour l’optimisation de la vie cyclique de cette dernière. La tension nominale du régulateur de charge sera la même que ; celle du système photovoltaïque étudié soit ; 24 ou 48V DC. L’architecture du régulateur sera basée sur un état solide des éléments de commutation et de commande. La régulation sera soit de type parallèle ou série, soit la combinaison de deux (serie-parralèle). Le régulateur type parallèle sera capable de contrôler jusqu’à 125% du courant de court-circuit estimé, du champ des panneaux solaires ; alors que le régulateur type série sera capable de contrôler jusqu’à 125% de la puissance crête maximum (MPPT en anglais) estimée du champ des panneaux solaires, pour une cellule fonctionnant sous une température normale (normal cell temperature NOCT en anglais). L’algorithme du régulateur incorporera un minimum des phases des charges suralimentées et une phase de charge constante. L’algorithme devra préférablement se mettre en application par la modulation de la largeur d’impulsion (pulse width modulation PWM) ce qui est le contraire de la régulation ON/OFF. L’algorithme de régulation ON/OFF est aussi acceptable pour des motifs spécifiques et s’il est convenablement compatible avec un champs des batteries. Le régulateur devra avoir des valeurs de tension de seuil préréglé par l’usine, compatibles avec les caractéristiques des batteries spécifiées et avec les besoins de leurs vies cycliques. Les valeurs des tensions de seuil préréglées par l’usine devront être donné à une température ambiante de 25°c, avec une exactitude de 1% et devront être stables dans les conditions données (moins de 1% de changement après une année) les valeurs indicatives communes sont données ci après : Valeur indicatives communes pour les batteries solaires Tension Voltage par cellule Voltage d’une batterie de 12V Basse tension hors recharge 1.85V 11.1V Basse tension sous recharge 2.1V 12.6V Tension sous recharge constante 2.3V 13.8V Tension de fin de recharge 2.35 à 2.4V 14.1V Tension périodique Contrôlée de surcharge 2.5V 15V


La tension de service, le courant maximum, le nom du fabricant, le modèle, le numéro de série, les points de connexions et la polarité seront clairement marqués sur le régulateur. Il est recommandé spécifier les seuils des tensions sur l’arrière du régulateur (hors recharge, sous recharge, sous recharge constante, fin de recharge, surcharge contrôlée). Le régulateur de charge sera opérationnel en option : « état de charge » si cette dernière est disponible. Toutefois ceci est seulement acceptable si la charge et décharge des batteries s’effectue à travers le régulateur. Le régulateur de charge devra comporter des indicateurs clairs (faciles à comprendre) pour l’indication de l’état de charge des batteries par les panneaux solaires et de décharge par la charge. En plus il est recommandé d’avoir un indicateur de situation du système entier, qui avertit l’utilisateur avant d’atteindre le point de décharge profonde, avec une alarme audible et visuelle quand la tension de la batterie tombe de 0,2V en dessous de la tension de décharge nominale, cette alarme cessera si la tension remonte de 0,4V en dessus de la tension de décharge nominale. Ce même indicateur indiquera si la batterie a été complètement rechargée pour un jour particulier ou pas. La compensation de température comprise dans l’intervalle de : 3 à 5mV/°C/ cellule est recommandée si la température ambiante de l’intérieur varie significativement pendant l’année (plus de +/-10°C). Le courant de polarisation du régulateur de charge devra être inférieur à 14mA. La chute de tension à travers les bornes du régulateur (des panneaux solaires aux batteries ce qui inclue également la chute de tension sur les diodes d’anti retour ; si ces dernières existent) ne devra pas dépasser 0.5V pour un courant de 4%. Le régulateur de charge devra être protégé contre l’inversion des polarités par l’utilisation des fusibles, diodes,… . Le régulateur de charge sera électroniquement protégé contre les surintensités en provenance des panneaux solaires (I de court-circuit x 1.25), ou occasionnées par la charge (I de la charge x 1.25) pendant une durée d’une heure, cependant ; ces courants ne devront pas détruire le fusible du régulateur. La déconnexion de la batterie du régulateur de charge (no- batterie) ne résultera pas des dégâts d’endommagements du régulateur ou de la charge connectée. Le dispositif porte – fusible du régulateur de charge, devra être mécaniquement résistant, de façon à ne pas perdre sa résistance de connexion après plusieurs changements des fusibles. Le régulateur de charge sera également installé dans un armoire pré-construit de façon à pouvoir empêcher l’entrée des insectes, de la poussière et résistera contre la corrosion (conformément à IP32 pour l’intérieur et IP54 pour des installations extérieures, selon IEC 529 ou DIN 40050) L’incapsulation du régulateur de charge est recommandé. Un revêtement conforme sur les circuits électroniques à usage sous conditions tropicales est d’une demande minimale. Les bornes devront facilement se compatibiliser avec au moins 6mm² sections câbles. La période de garantie du régulateur de charge devra être d’une année au minimum. Le régulateur doit avoir un affichage LCD qui montre l’état de charge des batteries, en precisant le voltage des batteries, dans le cas contraire, un afficheur supplémentaire doit etre prévu pour faciliter l’utilisation et la maintenance du système. 5.6. Les Convertisseurs DC/AC Le convertisseur DC/ AC peut être, soit à onde sinusoïdal parfait ou pseudo sinusoïdal et devra être en mesure de faire marcher les équipements opérationnels standards (T.V, ordinateur, projecteur et autres) que chaque école puisse posséder. Le convertisseur devra fournir du courant nécessaire pour démarrer ; une T.V, un ordinateur, et autres équipements et sera en mesure de supporter des surcharges allant jusqu’à 125% pendant une durée d’une minute. La tolérance sur 220V de résultat de la tension de sortie devra être de +ou – 5% et sur la fréquence de 50HZ de + ou – 1%, sous la tension nominale d’une batterie opérant de la rang normal. Le rendement du convertisseur sera supérieur à 90 % pour une charge connectée de 20%. Le convertisseur aura un circuit électronique de protection contre les surcharges et courts-circuits, d’où le rejet de ceux comprenant un étage de sortie protégé par fusible. L’étage d’entrée du convertisseur doit intérieurement contenir un fusible. Un disjoncteur pour la commande et contrôle du courant DC d’entré est préférable. Le convertisseur doit avoir un seuil de tension inférieure, capable de provoquer l’extinction automatique de ce premier, ce seuil ne devra pas aller en dessous de 10.5V pour une charge connectée de 50%. Le convertisseur doit être clairement étiqueté avec le minimum d’informations :


-Le model du fabriquant et son nom. -Le numéro de série. -La tension et le courant de service. -Point de connections des batteries, de la charge et polarité. -La documentation complète doit être fournie et incluse.

-Instruction d’installation et d’opération. -Spécification techniques -Mesure de sécurité -instructions de diagnostique des pannes -information concernant les parties utilisables -La période de garantie du convertisseur devra être d’une année au minimum. 5.7. Le coffret divisionnaire Le coffret divisionnaire (C.D) est au moins exigé pour un système d’énergie solaire comprenant des terminaux (des prises) de 220V-230V, 50Hz-60Hz.Toutes les prises seront commandées à travers le coffret divisionnaire et ses disjoncteurs. Le câblage sera conforme aux normes nationales avec une mise à la terre correctement faite. La carcasse du C.D sera fabriquée en métal ou PVC, elle comportera un disjoncteur différentiel pour la protection contre les courants de fuite vers la terre ; soit par électrocution. La sensibilité de ce disjoncteur sera au plus de 30mA et ce disjoncteur devra être conforme aux normes IEC61008 /61009. L’appareillage de commande pourra travailler sous 220VAC, -230 V. Le C.D comportera une barrette pour toutes les connexions de mise à la terre, une barrette pour les connexions du neutre ne pas obligatoire, mais serait recommandée afin de se conformer aux nomes. Le C.D serra parfaitement isolé voir étanché, de façon à éviter tout les risques d’électrocution (ex : aucun trou de diamètre supérieur à celui du doigt d’un enfant ne permis). Le CD sera installé dans un armoire pre-construit. 5.8. Les prises de courant Toutes les prises seront de 220/230V AC et seront fournies conformément aux normes nationales. Les prises de courant seront de types encastrées ou apparentes, toutefois les prises encastrées sont recommendées, les prises apparentes ne seront utilisées que dans le cas ou les batiments ont étés construits sans tenir compte de l’installation de ces prises, c-à-d sans tuyaux pour cables et sans boites d’encastrement. Les prises devront avoir une période de garantie d’au moins une année. 5.9. Les lampes Les dispositifs fixateurs des lampes (socket inclinés ou suspendus) seront fournis conformément au devis quantitatif. Les lampes extérieures seront conformes à la norme IP54, résistantes aux ultraviolets (UV), avec des presses étoupes complètement étanchés de façon à résister contre la pénétration des insectes. La durée de vie des lampes fluorescentes devra excéder 6.000 heures opérationnelle. Les lampes fluorescentes devront avoir une période de garantie d’au moins une année et seront conformes aux normes IEC ou équivalentes. 5.10. Câblage électrique et terminaison des câbles Le câblage utilisé dans un système d’énergie solaire est moteur d’un bon fonctionnement ou critique du système. Ainsi, le dimensionnement des diamètres et longueurs des câbles à utiliser ; doit être fait avec précaution, de façon à réduire au grand maximum les chutes de tension, plus particulièrement dans des systèmes. Tout dimensionnement de câbles doit être fait de façon à réduire les chutes de tension à: -moins de 3% entre le champ des modules solaires et le régulateur de charge, -moins de 1% entre le régulateur de charge et les batteries, et -moins de 3-5% entre les batteries/Convertisseur et les récepteurs. Ces pourcentages sont les maximums admissibles lors du fonctionnement des équipements du système en charge maximum. Tout le câblage sera fait des câbles : souples, multi brins torsadé en cuivre, codée chromatiquement ou par un isolant thermoplastique étiqueté.


Les couleurs conventionnelles de deux câbles pour le câblage en courant continu (DC) seront : le rouge (+) et le noir (-). Les couleurs conventionnelles de trois câbles pour le câblage en courant alternatifs (AC) seront : le rouge ou le marron pour la phase (PH), le bleu ou le noir pour le neutre (N) et le jaune – vert pour la terre. Tout le câblage extérieur (exposé au soleil) devra résister aux Ultra- Violets conformément aux normes IEC60811, H07RNF ou aux normes de l’Office Rwandais de Normalisation IEC-PVC-602271-7. Un moyen de protection supplémentaire dans un tube résistant aux Ultras Violets est aussi acceptable. Le câblage intérieur se conformera à la norme nationale correspondante ou sera encore conforme à la norme type A05VVU ou A07RRF.

Tout les câbles seront attachés aux murs des bâtiments ou supportés structurement de façon ferme. Tout les matériels de fixation et connexion ; (attaches câbles, colliers de serrage, barrettes de connexion, …) et boites de connexion à usage extérieur seront résistant aux Ultra Violet et préférablement fait en polyéthylène.

Tout câblages traversant les toitures, les murs, et autres structures ; seront protégés par l’utilisation des bagues et presses - étoupes.

Terminaisons des câbles :

• Toute les connexion électriques seront sécurisées : mécaniquement résistantes avec des chutes de tension

électriquement acceptables (une chute de tension de 0.5% de la tension nominale). • Les câbles souples seront sertis, s’ils sont à raccorder à des connexions vissables ceci n’étant pas exigé pour

des câbles torsadés. • Le sertissage ne sera pas également exigé pour des câbles à être raccordes à des connexions à serrage. • Toutes les bornes filetées ou taraudées (ex : sur batteries, dans des boites de raccordement pour panneaux

solaires, sur convertisseur, etc.) seront câblés par des câbles sertis avec des souliers. • Les câbles aux gros diamètres pas compatibles avec les bornes d’un dispositif (ex : câble de 6mm2 partant des

bornes du champ des panneaux solaires vers les bornes de 4mm2 régulateur de charge) seront sertis avec des manchons broches pour une connexion directe d’ailleurs préférable, ou seront terminés dans des boites de connexion, pour une connexion indirecte.

Toutes les barrettes de connexion seront sous boites de connexion ; et leur capacité de transfert en courant serra supérieure à la capacité du courant circulant dans le circuit installé.

Plusieurs dimensions des barrettes et boites de connexion seront fournis ; pour permettre le raccordement série ou parallèle des panneaux solaires, tout comme le câblage de distribution intérieure.

Toute les boites de connexion ou caisses devront être résistantes à l’eau et la poussière, elles seront fabriquées en matériel non corrosif et non conducteur ; d’où le rejet des boites ou caisses métalliques. Les boites de connexion à utilisation intérieure, auront une index de protection d’au moins IP 32 et IP 54 pour les boites à utilisation extérieure ; conformément à la norme IEC 60529 et seront dans tout les deux cas résistantes aux Ultras Violets, dans des conditions d’exposition au soleil.

Les dispositifs de fixation des lampes tout comme les prises ou interrupteurs apparents ne serviront pas comme boites de connexion.

Les fusibles ou autres composantes pouvant causer des étincelles ne seront pas montés ou installés dans les caisses à batterie, où il y a des possibilités d’explosions dues au dégagement d’hydrogène.

Tout les câbles soumis à des mouvement ; soit par le vent ; des forces de tension ou des variations d’échauffement dépassant 20°C, seront fournis avec des caractéristiques appropriées.

La période de garantie du câblage du système entier sera d’une année.

5.11. La mise à la terre des équipements

Tous les équipements PV seront mis à la terre conformément aux plans et aux instructions du Client. Si des mesures supplémentaires d’amélioration de la mise à la terre sont requises, elles seront à charge de l’Entreprise sans rémunération supplémentaire. Les dispositifs suivants seront reliés sur la prise de terre commune par un fil de terre en cuivre de 10mm2 au moins : Les poteaux et les supports des panneaux. La carcasse du convertisseur et sa mise à la terre.


5.12. La barrette de connexion à la terre du coffret divisionnaire. Les dispositifs ci hauts précités sont à être reliés sur le piquet de terre (barre de cuivre de 15mm de diamètre enfoncée à au moins 1.5m dans le sol, dans des endroits rocheux ; une tranchée de 6m de long avec un câble BCEW déroulé dedans et le piquet de terre placé horizontalement serviront de mise à la terre. Le piquet de terre sera placé tout près des poteaux des panneaux solaires de façon à réduire la résistance de mise à la terre à moins de 5Ohms. Toutes les connexions seront réalisées à l’aide des souliers sertis sur le câble BCEW, qui à leurs tours seront vissés sur les dispositifs à mettre sous la terre. Des connexions par torsion ne seront pas acceptables et diverses mesures seront prises pour la connexion des métaux non similaires, d’où l’utilisation des connecteurs spécifiques pour l’aluminium et pour le cuivre. Aucun fusible ou disjoncteur ne sera installé sur le fil de mise à la terre. 5.13. La mise à la terre des circuits électriques AC Le neutre à la sortie du convertisseur sera relié sur le piquet de terre (le convertisseur doit avoir pour ce genre de schéma une sortie flottante isolée galvanique ment) avant le disjoncteur différentiel, ceci fournis également le neutre de la terre. La mise à la terre des circuits en AC devra être conforme avec l règlement national des bâtiments et des circuits DC avec le meilleur règlement international en rapport. 5.14. Protection de l’éclairage La protection de l’éclairage est exigée, il est recommandé d’utiliser des varistances à oxyde de métal (metal oxyde varistor -MOV) à l’entrée du régulateur de charge afin de permettre à la connexion, d’avoir un bon système de mise à la terre pour la protection de l’éclairage. 6. Mode d’exécution des travaux 6.1. Documents d'exécution Les documents d'exécution à la charge de l’Entreprise seront préparés à partir des documents de base (plans de câblage, cartes de localisation des centres de santé, etc) remis par l'Administration et à partir des données collectées sur place. Ces documents seront fournis par l'Administration lors de la signature de l'ordre de service de démarrer les travaux 6.2. Modalités d’exécution des projets d’exécution L’Entreprise est tenu, au titre de son marché, de réaliser les projets d'exécution, tels qu'ils sont définis précédemment. L'élaboration des projets d'exécution devra débuter dans un délai de 10 jours à compter de la date de notification de l'Ordre de Service de commencer les travaux. L’Entreprise prévoira de remettre à l'Administration les dossiers d’exécution, au fur et à mesure de leur achèvement. Il pourra entreprendre la phase "travaux" sur tous ceux ayant été agréés par l'Administration sans attendre que l'ensemble des travaux ait été agréé. Pour la réalisation de ces prestations, l’Entreprise devra mettre en place les moyens et le personnel spécialisé prévu dans sa soumission. 7. Spécifications relatives aux installations 7.1. Généralités Les caractéristiques des installations électriques dépendent aussi des conditions climatiques et géographiques locales. La résistance aux courts-circuits, la capacité de surcharge et les exigences mécaniques sont à respecter. Les conditions de mise à la terre, la chute de tension maximale admissible, la protection contre les surcharges et les surintensités doivent être prises en considération et justifiées. Pour prévenir tout danger de corrosion, les structures métalliques de l’ouvrage doivent être en acier galvanisé. Toutes les installations électriques sont à disposer de façon à rendre aisé la surveillance et les interventions d’entretien et de réparation.


7.2. Conditions climatiques Au Rwanda le climat est presque le même durant toute l’année, avec une température plutôt constante et l’irradiation, même si les phénomènes des brumes locales dans les montagnes pourrait affecter cette stabilité. Les écoles sont répandus partout dans le pays. Le système photo- voltaïque entier sera désigné et construit afin de résister aux conditions environnementales. Altitude (au- dessus du niveau de la mer) : 900 à 2500m. 7.3. Irradiation La moyenne annuelle de variétés dans le pays 4,0 to 5,5 k W/m2/Jour. La température de l’air : Maximum :30°C, Moyenne :24°C, Minimum :15°C Humidité relative : 50-80% Le soumissionnaire devra se rassurer que tout l’équipement fourni est convenable pour la satisfaction de l’opération sous les conditions spécifiées du site. Tous les équipements solaires seront tropicalisés. Ils seront aptes à l’utilisation sous des conditions climatiques subtropicales. Ils doivent fonctionner correctement en continu sous une gamme de température ambiante de 10-30°C et une humidité relative de 50- 80%. La responsabilité totale du contrat reste au soumissionnaire, ceci inclut l’approvisionnement, la livraison ainsi que l’installation des panneaux solaire. Les directives standard d’installations sont décrites en- dessous et qui doivent être respectées. Le soumissionnaire doit ajouter à ces directives toute information nécessaire pour les techniciens solaires afin de permettre une opération sûre et à longs termes des panneaux solaires. Toutes les composantes des panneaux solaires seront installées suivant les clauses pertinentes des standards internationaux /nationaux. 7.4. Instructions générales d’installation Eviter l’exposition directe du soleil aux câbles, boites en plastic ainsi que d’autres accessoires si possible. Les trous qui pénètrent les murs externes se pencher légèrement pour éviter la pénétration de l’eau et doivent être convenablement scellés. Les entrées des câbles au toit doivent être scellées. Les presse-étoupes seront utilisées pour l’installation électrique à travers la toiture. Les câbles placées au dessus du plafond ou sous la terre devront être résistants aux animaux rodent ou protégées par les tubes rigides. Le plafond ou ces objets (régulateur, fusibles, interrupteurs, ampoules, etc.) seront correctement fixées par des fermoirs appropriés pour l’utilisation à long terme. L’installation sur les surfaces gravies sera faite en utilisant des fermoirs appropriés à un intervalle convenable (20-30 cm) pour éviter des défaillances. Les câbles et les conduites extérieures visibles seront esthétiquement rangées et ne seront pas inclinées du vertical ou horizontal. Les câbles suspendues seront gravies pour que le point le plus bas est au moins 2.8m au dessus du niveau de la terre. Des valets convenables seront utilisés aux deux cotés. Les câbles suspendus sont seulement autorisés entre les panneaux solaires et les constructions. La distance maximale acceptable pour les câbles suspendus est de 2m entre les pôles et la construction. Les tubes protecteurs UV –résistant sont préférables. Les câbles enterrées sous les constructions sont acceptables seulement si la distance est inférieur à 3m, épaisseur supérieur à 30cm et câbles protégées par des tubes rigides en plastique scellées aux extrémités. La garantie pour l’installation et la performance du système entier sera d’une année. 7.3.1. Structure support des panneaux Les panneaux seront placés en direction du nord et l’angle normal de l’inclinaison sera de 10-15°C. Placer les panneaux dans une position tellement qu’aucune hachure ou ombre ne puisse arriver. Les panneaux seront montés sur des poteaux : La hauteur du poteau sera au moins de 4m au dessus du niveau de la terre. Les support de panneaux et les panneaux solaires doivent être connectés conformément aux spécifications antérieures. Les specifications techniques concernant l’installation des poteaux et des support des panneaux ainsi qu’un schéma d’installation seront donnés dans le dossier d’appel d’offre.


7.3.2. Batteries Les batteries seront installées dans un milieu frais et aéré. En dehors de toute superficie ou dispositif dangereux d’étincelle of flammes ouvertes et loin des rayons solaires.. Les batteries seront installées dans un armoire pré-construit dont les dimensions seront précisées dans le dossier d’appel d’offre. 7.3.3. Le régulateur de charge/décharge Le régulateur de charge/décharge devra être installé tout près des batteries (maximum 1,5m). Compensation de température : Si le thermomètre est intégré sur le régulateur, il est nécessaire que le régulateur soit monté dans le même environnement opérationnel que le jeu de la batterie. Il sera monté sur un contre-plaquet fixé au mur, dans un armoir pré-construit. 7.3.4. Convertisseur DC/AC Le convertisseur sera placé à moins de 1,5m de la banque de batteries. Il sera monté sur un contre-plaquet fixé au mur, dans un armoir pré-construit. . 7.3.5. Les lampes et ampoules La localisation des lampes dans chaque chambre sera sélectionnée afin de maximiser le bénéfice pour l’utilisateur mais aussi pour permettre le nettoyage ou le remplacement. 7.3.6. Contrôle final après installation, la mise en service officiel du système PV Commissioning the system after installation is critical as this often reveals omissions, which later require another trip to the site. A final internal check could save time and money to the bidder. Tester toutes les fonctions de base du système tel que la batterie (charge normale, comportement de décharge), les ampoules( spécialement celles qui sont placées le plus loin du circuit branché, de préférence sans charge solaire, les prises de courant(polarité) et le courant de charge solaire. Contrôler la protection et le statut indicateurs du régulateur. Tester si les baisses de la tension sous les conditions sont acceptables. 7.3.7. Normes, essais et marques de qualité L’ensemble de l’équipement doit correspondre aux dernières éditions :

- du règlement de la Commission Electrotechnique Internationale CEI ; - des normes et régulations spéciales de l’Office Rwandaise de Normalisation;

Toutes les autres prescriptions équivalentes peuvent être appliquées si elles ne sont pas en contradiction avec celles citées ci-avant après vérification par le Client. Ces normes sont à considérer dans leur édition valable au moment de la date de publication de l’appel d’offres. Ces normes pourront être remplacées par d’autres normes internationales en vigueur, avec l’accord préalable du Client et pour autant qu’elles soient équivalentes ou supérieures. L’Entreprise assumera la responsabilité entière du montage et de la mise en marche des installations. Les équipements PV pour lesquels existe une marque de qualité professionnelle devront être utilisés en priorité. L’Entreprise doit respecter les normes et les prescriptions en matière de protection de l’environnement. A ce titre, il est tenu de maintenir toujours propre le site du chantier, exempt de tous déchets d’équipements PV, d’entreposage malpropre et de pollution de toute nature qu’elle soit. 7.3.8. Plans d’exécution Les plans et schémas fournis ne déchargent pas l’Entreprise de la responsabilité du parfait fonctionnement de l’ensemble et celui-ci sera libre de proposer toute modification et de prévoir l’adjonction de tout élément supplémentaire qu’il jugera nécessaire. A la mise en service de l’installation, l’Entreprise remettra au Client tous les plans définitifs as-built au plus tard un mois à partir de la date de réception provisoire des ouvrages.


7.3.9. Reconnaissance du site du projet L’Entreprise est réputé avoir visité les lieux avant sa soumission et avoir pris connaissance parfaite de toutes les conditions de travail et notamment d’accès et de l’environnement du site du projet. En cas de fausse appréciation, il n’aura droit à aucun paiement supplémentaire et de même, aucune déduction ne sera faite de sa rémunération du fait des conditions plus favorables que prévues. 8. Documentation Le soumissionnaire devra fournir la documentation suivante : 8.1. La feuille de guide de l’utilisateur La feuille de guide de l’utilisateur est utilisée comme référence rapide par l’usager. Il doit être monté tout près du régulateur de charge ou de l’indicateur d’état du système, Il doit contenir des informations principales tel que la signification de différents indicateurs et des allusions spécifiques sur le principe de fonctionnement du système (prenant référence sur l’excès continu en consommation excessive de l’énergie,…) des allusions de maintenance tout comme de mesure de sécurité. La feuille de guide de l’utilisateur sera conçue de façon à être très facile à comprendre et utilisera des informations graphiques. Le contractant devra donner la feuille de guide de l’utilisateur au maître d’œuvre pour approbation 2 semaines avant la réception provisoire. 8.2. Manuel d’utilisateur Le maître d’œuvre fournira le manuel mais, il en aura besoin de l’assistance du contractant. Le manuel contient des informations détaillées sur le système, il explique les principes d’opération, la maintenance de base et les capacités du système ;ce qu’il faut et ne faut pas faire ,il contient également une petite section concernant le diagnostique des pannes et leurs prévention . Le contractant devra garder une copie des numéros de série des panneaux solaires, des batteries, du régulateur de charge et du convertisseur, cette information est également à être comportée par la dernière page du manuel d’utilisateur, avec les détails spécifiques du système. 8.3. Le catalogue des spécifications détaillées Ce catalogue contiendra des informations ou spécifications techniques détaillées sur les composantes principales du système photovoltaïque, et sera délivrée à chaque institution publique, elle fera également référence du liste complet des composantes des caractéristiques principales, spécifications technique et garanties. Le manuel d’instructions du fabriquant sera exigé pour le régulateur de charge et le convertisseur, lors qu’une feuille seule des caractéristiques sera suffisante pour les panneaux solaires, batteries, lampes et autres accessoires électriques. Ce catalogue sera aussi donné aux techniciens solaires pour référence. Le contractant devra donner le catalogue des spécifications détaillées au maître d’œuvre pour approbation 2 semaines avant la réception provisoire des travaux. 8.4. Le manuel de manipulation de maintenance et de diagnostique Un manuel détaillé sur la manipulation ; la maintenance et le diagnostique des pannes, après la feuille des caractéristiques sera inclus dans ce catalogue. Ce manuel comportera des procédures de diagnostique et de dépannage, pouvant être faites par le contractant ou par un autre intervenant spécialisé. 8.5. Directives d’installation Une directive d’installation accompagnera chaque système d’énergie solaire à installer ou installé et servira de guide ou plan d’installation pour les techniciens solaires, elle comportera au minimum ; un plan de cablage et d’installation, comme détaillé par les termes de référence, elle fera aussi allusion des caractéristiques des installateurs des équipements de la technologie disponible. En plus les diagrammes suivants sont à être préparés : • La disposition schématique de chaque système d’énergie solaire, démontrant toutes les composantes

principales.


• Le schéma de câblage de chaque système d’énergie solaire, incluant les panneaux solaires, le régulateur de charge, le convertisseur et tout leurs points de connexion. Ce schéma servira de guide ou plan d’installation pour les techniciens solaires il leur servira également de support de dimensionnement du câblage, de discutions et conseils.

• Le plan des bâtiments où sont installés de systèmes photovoltaïques dans l’enceinte d’une institution publique.

Le contractant devra donner le document complet des directives d’installation au maître d’œuvre pour approbation, 2 semaines avant la réception provisoire des travaux.


F. CONDITIONS GENERALES D’ETABLISSEMENT DES PRIX Les prix unitaires portés par l'Entrepreneur dans le bordereau des prix sont réputés comprendre toutes sujétions

et notamment :

Les conséquences des conditions, instructions, obligations, engagements et sujétions de toute nature figurant dans les pièces et documents du contrat.

Les prestations de toute nature définies dans le présent document.

Le coût de tous les essais définis dans les pièces et documents du contrat, sauf les essais explicitement

prévus comme n'étant pas à la charge de l'Entrepreneur.

Les dépenses et indemnités de toute nature qui résulteront des travaux et des installations provisoires nécessaires à l'exécution du contrat, y compris la fourniture, l’installation, l’entretien, la surveillance et l’enlèvement des installations de chantier, ainsi que le nettoyage et la remise en état des lieux à l'achèvement des travaux. Ces travaux et installations comprennent sans que la liste en soit limitative.

Tous les frais tels que : frais généraux, frais de siège, faux frais, assurances, taxes, impôts, redevances,

charges sociales, avances de trésorerie, bénéfices.

Toutes les dépenses entraînées d'une façon générale par l'exécution complète des travaux conformément aux prescriptions des pièces et documents du contrat, suivant les règles de l'art et à la satisfaction de l'Ingénieur et par les réparations éventuelles au cours de la période de garantie, comme prévu aux pièces et documents du contrat.

Il est expressément précisé que, quelle que soit la façon dont sont décrits les prix unitaires dans le bordereau

des prix, les prix de l'Entrepreneur doivent comprendre les dépenses de toutes sortes et doivent tenir compte des imprévus et des risques de toutes natures entraînés par l'exécution complète des travaux. L'entrepreneur ne pourra prétendre à aucune indemnité ni paiement supplémentaire, ni prolongation de délai, pour tout travail ou méthode d'exécution qui aurait pu être décrit dans les pièces et documents du contrat, ou qui pourrait être raisonnablement inféré de la lecture de ces pièces et documents et qui n'apparaîtrait pas explicitement dans le bordereau et le détail estimatif. Il est également précisé à l'Entrepreneur qu'avant la réception provisoire, il sera tenu de fournir au Client les schémas, ainsi que les notices d'entretien en français ou en anglais, relatives à chaque type d'équipement.

L'attention de l'Entrepreneur est attirée sur le fait que les quantités qui figurent au détail estimatif ne sont que des quantités prévisionnelles et qu'elles ne doivent pas être considérées comme une limite inférieure ou supérieure des travaux exécutés par l'Entrepreneur. Les quantités réellement exécutées seront mesurées et payées conformément aux prescriptions des pièces et documents du contrat qui sera ajusté en conséquence.

L'Entrepreneur devra inscrire, pour chaque rubrique du bordereau des prix et du détail estimatif, le prix unitaire

qu'il demande et le montant obtenu en multipliant ce prix par la quantité figurant dans la rubrique correspondante, sauf en ce qui concerne les montants forfaitaires pour lesquelles l'Entrepreneur inscrira la somme globale qui rétribue les travaux ou prestations correspondants. Les montants forfaitaires inscrits par l'Entrepreneur seront réputés couvrir toutes les dépenses et charges afférentes à l'exécution complète des travaux inscrits dans ces rubriques, l'Entrepreneur étant réputé avoir déterminé sous sa seule responsabilité les sujétions et aléas correspondant à ces natures de travaux. L'Entrepreneur ne modifiera pas les quantités prévisionnelles inscrites par l'Administration au détail estimatif, il devra impérativement les prendre en compte dans l'estimation du montant total des travaux. Si l'Entrepreneur estime qu'une quantité indiquée au détail estimatif est erronée, il pourra en faire la mention dans une note annexe. Si l'Entrepreneur omet de reporter dans le détail estimatif un ou plusieurs des prix unitaires qu'il aurait inscrit au bordereau des prix, le district effectuera d'office le ou les reports correspondants et modifiera en conséquence le montant total de la soumission prévue par l'Entrepreneur. Pour un même prix, en cas de différence entre le montant exprimé en lettres et le montant exprimé en chiffres, seul le montant exprimé en lettres est pris en compte et les corrections nécessaires seront opérées si besoin est.


L'Entrepreneur est supposé avoir pris connaissance des lieux pour l'élaboration de sa soumission et avoir examiné et estimé à son point de vue sur toutes les conditions et sujétions relatives aux travaux à exécuter et de façon générale sur tout ce qui peut avoir une influence sur les coûts d'exécution.

Les méthodes applicables aux métrés et au paiement des travaux exécutés, qui sont spécifiées au C.C.T.P. et au

bordereau des prix, seront les seules applicables pour l'évaluation des travaux effectués par l'Entrepreneur. Les prix de toules les fournitures sont hors taxes.

En soumettant son offre l’entreprenneur accepte que les quantités et qualités de tous les matériaux et matériels déclarés être sur place sont correctes et fonctionelles et que les quantités du métré ci-dessous viennent pour compléter et donc terminer tous les travaux prévus. Dans le cas contraire l’entrepreneur soumettra une solution alternative, dont l’administration n’est pas tenue d’accepter, en déhors de cette solution de base.

Lors de la visite, le soumissionnaire aura le temps de se rendre compte du nécessaire pour la bonne execution

des travaux. G. DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF DU MARCHE


CE METRE CONTIENT LES QUANTITES NECESSAIRES POUR TERMINER L’INSTALLATION SOLAIRE. LE SOUMISSIONNAIRE APPLIQUE SES PRIX A CES DERNIERES

Système solaire pour des écoles non connectés au réseau national (ELECTROGAZ) N° Description Uté Qté Prix actuel * Prix total DC Equipments 1 Panneaux solaires 120W/12V Pce 8 2 Batteries solaires sans entretien 265Ah Pce 8 3 Convertisseur-Chargeur 3000VA, 48V Pce 1 4 Regulateurs de charge 30A, 24V Pce 1 5 Support des panneaux Pce 1 6 Poteaux pour panneaux 6" Pce 1 Metal Oxide Varistor Pce 1

Wiring & Accessories 1 Boite de connection étanche pour panneaux Pce 1 2 Cables pour panneaux 10mm m 20 3 Contre plaquet Pce 1 4 Autres accessoires(Vis, chevilles,…) FF 1 5 Cables panneaux-regulateurs 16mm2 m 50 6 Cables batteries 50mm2 m 20 7 Fusibles CC pour batteries Pce 1 8 Disjoncteur CC 175A pour convertisseur Pce 1 9 Disjoncteurs CC pour panneaux Pce 2

AC equipments 1 Coffrets divisionnaire principal Pce 1 2 Disjoncteurs CA m 2 3 Fil de mise à la terre 16mm2 m 20 4 Lampes tubes Pce 10 5 Prises avec mise à la terre Pce 8 6 Piquet de terre Pce 1 7 Cables 2x2.5 m 250 8 Goulotte 2x30 m 35 9 Installation accessories & Fasteners FF 1

10 Ciment Sac 2 11 Gravier FF FF S/Total I Transport - FF FF Main d'oeuvre 6% - 6% S/Total II VAT 18% Total RWF

Nous disons la somme de …………. Frw (en chiffres) soit …….. (en lettres) Fait à …………….., le ……../……../2008 Pour …………. (Société ou entreiprise) Nom et prénom (Signature et cachet)

CE METRE CONTIENT LES QUANTITES NECESSAIRES POUR TERMINER L’INSTALLATION UN SYSTEME DE SECOURS (BACK-UP). LE SOUMISSIONNAIRE APPLIQUE SES PRIX A CES DERNIERES


Système Back-up

N° Description Uté Qté Prix actuel Prix total DC Equipments 1 Batteries solaires sans entretien 265Ah Pce 4 2 Convertisseur-chargeur 3000VA, 48V Pce 1 3 Wiring & Accessories 4 Contre plaquet Pce 1 5 Autres accessoires(Vis, chevilles,…) FF 1 6 Cables batteries 50mm2 m 20 7 Fusibles CC pour batteries Pce 1 AC equipments 1 Coffrets divisionnaire principal Pce 1 2 Disjoncteurs CA m 2 3 Fil de mise à la terre 16mm2 m 20 4 Lampes tubes Pce 10 5 Prises avec mise à la terre Pce 8 6 Piquet de terre Pce 1 7 Cables 2x2.5 m 250 8 Installation accessories & Fasteners FF 1

S/Total I Autres Transport - FF FF Main d'oeuvre 6% - 6% S/Total II VAT 18% Total

Nous disons la somme de …………. Frw (en chiffres) soit …….. (en lettres) Fait à …………….., le ……../……../2008 Pour …………. (Société ou entreiprise) Nom et prénom (Signature et cachet)


VI. Operation and maintenance guidelines. VI.1. Hazards associated with the system Solar power systems are safe when operating correctly however there are potentially dangerous hazards associated with some system components. These hazards can include: • 240V outputs and other dangerous voltages; • batteries; • solar modules; • Diesel-generator A. 240V outputs Although 240V AC power is dangerous and can cause death when live exposed wires/terminals are touched or cause fire, it is generally safe when kept in good working order. Any service requiring wiring must be undertaken by a suitably licensed electrical worker or contractor. The owner of the system must not undertake any maintenance to the wiring systems or the output terminals of equipment that produces electricity B. Batteries The hazards related to a sealed lead acid battery include the risk of: • Explosion due to hydrogen gas (if covered); • Shorting of terminals on and between the individual cells; and • Electrocution To minimise the hazards, the following precautions should be taken when undertaking any maintenance: • No smoking or naked flames • No maintenance should be undertaken if there is a strong smell of sulphuric acid in the vicinity of the battery bank; and • The end of spanners (or any other tools) that you will use near the battery bank should be insulated to avoid any accidental shorts between the terminals. C. Solar modules The hazards related to solar modules include the risk of: • Electric shock due to array open-circuit • Falling from the roof when performing maintenance. The owner of the system must not undertake any maintenance to these solar modules other than simple cleaning. To minimise the hazards the following precautions should be taken when undertaking any maintenance: • when working on roofs or poles there is always the risk of falling. Never climb to perform any service on the solar modules (eg. clean them) unless there is a barrier (eg. scaffolding) to prevent you from falling or you are wearing an approved safety harness which is supported correctly. D. Generators The hazards related to gensets include the risk of: • Electrocution due to 240V AC output; and • Ignition of flammable and/or explosive fuels • Inhaling of exhaust gases • Combustion caused by exhaust sparks • Burns from hot exhaust pipe • Accidents from moving parts • Ear damage due to noise.


To minimise the hazards the following precautions should be taken when undertaking any maintenance: • follow all recommendations provided in the equipment manuals; or • use a qualified service technician. VI.2. Operating and maintenance A. Energy generation equipments

Energy generation equipment includes the solar photovoltaic array, the grid or a generator. Solar array: The solar array (a number of solar modules mounted together) is quite often referred to as being maintenance free. This can be the case in many situations, however, with occasional maintenance and inspection, the performance of all the solar modules in the array can be assured. The most common maintenance task for solar modules is the cleaning of the glass area to remove excessive dirt. An example of a PV panel maintenance log sheet is shown in the appendix. In most situations cleaning is only necessary during long dry periods when there is no rain to provide natural cleaning. To remove a layer of dust and dirt from the modules, simply wash the module with water. If the module has thick dirt or grime, which is harder to remove, wash with warm water and a sponge. Washing the modules is similar to washing glass windows but detergents should not be used. The modules should be cleaned when they are not excessively hot, typically early in the morning. After the modules have been cleaned, a visual inspection of the modules can be done to check for defects such as cracks, chips and discolouration. If any obvious defects are found, note their location in the system logbook, so these can be monitored in the future in case further deterioration affects the modules’ output. When inspecting the solar modules, the condition of the array mounting frame should also be noted. Items to observe should include the array mounting bolts (eg. bolts rusting) and checks to ensure that the frame and modules are firmly secured. Generator A petrol, LPG or diesel genset will require regular checks of the fuel and oil levels. These will need to be topped up as required. In addition, regular servicing including complete oil changes and filter changes will be required, at intervals specified in the system manual. It is recommended that all gensets do at least have an AC volt meter on the output so the output voltage can be monitored. If the genset is generating a voltage higher or lower than the typical 240V (230V), or operating faster or slower than the recommended speed, the genset could damage connected appliances while the associated battery charger could also be damaged or not operate correctly. There should also be a run-hour meter to determine when maintenance is due. If you suspect that the genset is not operating correctly, call your system supplier/installer or your service mechanic. Disable any remote or automatic start mechanisms for gensets before commencing servicing. Also remove any keys and disconnect any starter batteries. Gensets produce 240V AC. Do not open any enclosures on the genset that will expose live terminals. Grid Any maintenance related to the grid is assured by the grid service company (ELRCTROGAZ) B. Battery bank

The battery bank usually consists of individual 2V cells connected together in series and sometimes in parallel to provide a battery bank with the required system DC voltage and energy storage. Sometimes 12V or 6V monoblock cells are used instead of the 2V cells. These systems should use batteries which are designed for deep cycling applications which are better suited to the charging and discharging regime. Car and truck batteries are not suitable. The batteries should be located in accordance with manufacturer’s recommendations. The battery bank must be protected by a suitable enclosure which is only accessible by appropriately authorised people (eg. system owner,


installer, service person). In large sheds the battery bank should still be housed in either a separate room or battery box to prevent unauthorised access and to separate spark sources. Always remember that a battery is a form of energy storage which, under certain conditions, can release its energy instantaneously, with explosive consequences. The battery bank should only be accessible to people who understand its functioning and are responsible for its maintenance. It should be able to restrict access to other people, especially children. As far as possible, the area should be animal and vermin proof. Restricting access to the batteries will be the first and often the best safety measure. Suitable safety signs should caution people of the dangers. The battery enclosure should be clean, dry and lockable to prevent unauthorised access. It hould also house only the batteries. Good access to the battery terminals and electrolyte filler caps is required. Generally, batteries are installed on a battery rack or on timber to keep them off the floor and provide the required access to the batteries. There should not be shelves or any other equipment above the batteries because items falling from these shelves onto the batteries could cause a short circuit or the equipment itself could be spark generating. In addition, gases from the battery can corrode equipment. Avoid clutter around the battery enclosure to facilitate easy access. The battery enclosure must not be used as a storage area. Minimise the battery bank’s exposure to extremes of temperature because this can reduce performance and life. The battery bank should be installed so that each individual battery is exposed to the same temperature conditions. Provision should be made for the containment of any spilled electrolyte. Maintenance of batteries Generally maintenance of batteries will concentrate on correct charging regimes, electrolyte condition, battery terminals and overall battery safety. Before you start with your maintenance, ensure all safety equipment is at hand and ready to use. Listed below is typical equipment you will need for these maintenance tasks safely and correctly: • Handheld voltmeter or multimeter – for checking battery voltage. • Appropriate tools – correct size spanners and/or screwdrivers with insulated handles. • Plastic type dishwashing scourer or similar – for cleaning battery terminals and connectors. • Anti oxidant coating – for coating battery terminals and connectors after cleaning. • Baking soda – for cleaning of batteries. Task 1: Checking the batteries As part of regular maintenance, a thorough visual inspection of the battery bank is required. This inspection should include: • cleanliness of batteries; • condition of battery terminals; • signs of any electrolyte in the safety trays (if provided) or on the floor,indicating a possible battery leak; • condition of battery containers; and • battery voltage level. Task 2: Charging the batteries To maximise the life of a battery bank, it is best to ensure that it is regularly receiving a full charge and that its state of charge is not allowed to fall excessively. Please check the manufacturer’s recommendation with the system supplier—some solar lead acid batteries can go down to a maximum depth of discharge of 70-80% while, for some deep cycle lead acid batteries, the recommended maximum depth of discharge is 50%. Each day, at around the same time, the battery voltage should be checked, as this will give you a regular indication of the battery charge condition. Decisions on energy use can be made based on this check to avoid over discharge of the battery. Such decisions may include delaying energy use or using backup generators to charge the batteries. When you become more familiar with the operation of your system, this battery check may occur less frequently. Sealed batteries need to be fully charged at least once a month, in order to keep the electrolyte homogeneous. If the full charge is not achieved by the solar array then the genset will need to be run and the charging provided by the inverter-charger.


Task 3: Typical battery maintenance Preparing the system for battery maintenance: It is important to avoid clutter around the battery bank, so remove all unnecessary items, leaving only safety gear and equipment required for the maintenance of the battery bank. Before starting the battery bank maintenance, it is extremely important to isolate the battery bank from the system to shut the system down. Follow the specified shutdown procedure. A sign spelling out this procedure has to be left on the wall near your equipment by the installer. The user manual may provide further information. A typical process in shutting down a system and isolating the battery bank to make it safe to perform the maintenance tasks would follow the following steps but you have refer to system user manual provided by system supplier for exact procedures relevant to your system.

• Step1 : Shut down (turn off) all loads on the system starting from the appliances and working back to the inverter.

• Step 2 : Disconnect (turn off) all energy generation devices such as solar modules or generator. • Step 3 : Shut down the battery bank—this would involve either switching off circuit breakers or removing

any fuses on the battery bank. If fuses are used, the fuse on the negative terminal of the battery bank should be removed first followed by the fuse on the positive terminal. If a switch-fuse is used, opening the switch fuse disconnects the fuses from the batteries. Remove the front mechanism to prevent it being closed while you are working.

Sealed cell batteries require special attention to the method used for charging as overcharging of a gel cell type battery may cause irreversible damage to the battery. Consult with system supplier for recommendations on charging of gel cell type batteries. Controllers and chargers should be set to the sealed lead acid or gel cell mode for best performance. Overcharging a sealed battery can lead to battery gases escaping with a risk of explosion. Maintenance of gel cell batteries only relates to the battery terminals and connections. The state of charge of the battery can only be determined by measuring voltage of the battery, when there has been no discharging or charging of the battery for at least 15- 30 minutes. If the battery terminals are showing signs of corrosion, or have not had an antioxidising coating applied, they may require cleaning. This will involve disconnecting the battery leads and cleaning both the battery terminal posts and the battery lead connectors. It is important to ensure the battery bank has been isolated before attempting to disconnect any leads. Battery terminal corrosion is often seen as a white crystalline or powdery material around or on the battery terminals. A heavily oxidised terminal will have a very dark, almost black coating. If this is between mating surfaces of the connectors and posts it will need to be cleaned. Before disconnecting, carefully wipe most of the corrosion off using a brush or rag with the baking soda solution, then carefully disconnect the battery lead connector from the battery terminal post and clean both using a plastic scourer. Once clean, apply the antioxidising coating following the manufacturer’s recommended procedure and reconnect the battery lead connector onto the battery terminal post. Repeat this procedure for each terminal, as required. Do not use any metal files or other harsh abrasives (eg. sand paper) to remove corrosion or oxidization from terminals or posts as this may cause a poor fit when terminals are reconnected. C. Balance of the system

Balance of the system includes: • Regulators (or controllers) for the solar array. • Inverters; • All interconnecting power cables and control cables between the individual components to create the system; • All switchboards, protection equipment and metering/monitoring equipment. This equipment requires little maintenance. If this equipment requires any maintenance or repair it will generally need to be done by qualified personnel and the supplier should be contacted for advice. The inverter The inverter should be installed in a clean, dry, and ventilated area which is separated from, and not directly above, the battery bank. While the system is operating the following operational checks can be made: • check that the inverter is functioning correctly by observing LED indicators, metering and/or other displays on the inverter.


• check to see if the inverter’s stand-by mode (if present) is functioning correctly. This can be done by turning off all loads and appliances operating on the system. Once in standby mode, switch an appliance on and the inverter should start almost immediately. • check that any control functions for remote starting of diesel genset (if installed) or low voltage alarm are operating. Ensure that the diesel genset ( or low voltage alarm) is starting and stopping at correct battery voltage levels as specified by manufacturer (refer to system supplier or inverter operating manual). The third check can be difficult to undertake as it can require disconnecting all charging sources (eg. PV array) and turning on sufficient appliances to force the battery voltage to decrease to the set voltage for starting the genset. It also be simulated by raising the voltage setting so checking that the generator does start at the higher voltage, which is close to the actual voltage of the battery bank. The exact testing method will depend on the actual set-up of the system and probably might only be able to be undertaken by a suitably qualified person eg. the system supplier/installer. Typically the system owner is only aware that the genset has not started when the batteries have reached a low voltage. When inspecting the inverter, remove any excess dust from the unit and especially from the heatsinks. This should only be done with a dry cloth or brush. Check that “vermin have not infested the inverter eg. typical signs of this include spider webs on ventilation grills or wasps’ nests in heat sinks. Contact system suppliers if you suspect vermin are inside the inverter. Regulators A renewable energy charging sources require its own specific charge regulator (or controller). Any regulator should be installed in a clean, dry and ventilated area. The regulator is an electronic device that controls the voltage of the charging sources (solar, wind, hydro) energy output to charge the battery bank appropriately. The regulators are designed to disconnect or reduce the charge current when preset voltages are reached. Typically there are boost voltage settings and float voltage settings. In the case of a PV system, check that when the batteries are fully charged and it is sunny, that the solar regulator is changing into float mode. During maintenance checks, inspect the functioning of the regulator to ensure that any indicators or meters are correctly operating for the various regulator modes. In general correct operation of the regulator(s) can only be observed in certain conditions. This is achieved by observing that the charge currents from the source are either removed or reduced when specified voltages are obtained. This could be observed when the voltage of the battery reaches a certain point, this indicates that the battery is fully charged and the regulators go from boost to float mode. Full operation tests might need to be undertaken by a suitably qualified person eg.the system supplier/installer. When inspecting the regulators: • look for any loose wiring on the terminal connections. If they are loose follow the shutdown procedures for the system before tightening the connections or contact your installer. Loose connections can cause hot joints and possibly fire. • remove any excess dust from the unit and especially from the heatsinks. This should only be done with a dry cloth or brush. Switchboards and wiring Correctly installed switchboards and wiring should not require maintenance. As part of the system inspection, the switchboards and visible wiring can be visually inspected for signs of corrosion and/or burning. If either is apparent, consult a licensed electrical contractor to identify and rectify possible faults. Check for any breaks or deterioration in exposed conduit and wiring. Also inspect connections for any signs of corrosion and/or burning. If any damage is noticed contact the system supplier/installer. Inspect the condition of the conduit and wiring from the: • PV array to the regulator; • Regulator to battery bank; • Inverter to battery bank; • Genset to Inverter-charger • Inverter to battery bank • inverter to AC switchboard.


D. Interpretation of monitoring equipment

Often a system owner is unaware of a problem until suddenly the inverter turns off and they have no power. Typically the system should include a back-up generator so that this can be operated to provide power to the appliances but this will be noisy, expensive, environmentally unfriendly and inconvenient. If a system has metering for the system DC voltage (Battery voltage), by observing the voltage regularly at a similar time of day any loss of performance might be noticed. The system voltage will be higher when being charged and lower when there is no charge and there are loads present. A good time to observe the voltage is first thing in the morning and at night time. If the voltage is lower than expected then this could indicate that: • the system is not being charged effectively; or • the energy usage has increased, thereby using more than the system is producing; or • battery cells are getting old and either losing efficiency or a cell might have failed. If you are unable to determine the problem contact the system supplier for advice. A system monitoring tool and logsheet are provided in the appendices


VII. Bibliography & references

• Endecon Engineering, A guide to photovoltaic (pv) System design and installation, California, Energy Commission, June 2001

• Australian Business Council for Sustainable Energy, Solar PV Systems: Users maintenance guide, Australian Greenhouse Office

• Cahier de charges N° 113/T/2006-N/Global Found/National Tender Board • Unirac, Installation manual 504.2 • Unirac, installation manual 507.3 • USAID - Powering Health – Electrification options for rural Health Centers


Appendices


Appendix I : Daily logsheet Systèmes solaires/Hydro-carbures/Batteries Fiche journalière Nom de Centre de l'école :

Nom de l'Operateur du système:

Date Heure Conditions Voltage Ce qui a été

fait: Durée de Observations Climatiques des batteries Groupe lancé? chargement OUI ou NON par groupe


Appendix II : Battery monitoring tools for a PV-Generator system

Zones de Chargement/Fonctionnement des Batteries

Source principale - PV Source de sécours - Groupe électrogène ou Aucune

Voltage

56V

54V

51V Complet

50V

48V

47V Alarme

46V Auto- Déconnection du système


TACHES DE L'OPÉRATEUR -MATIN ET SOIR

Source principale - PV Source de sécours - Groupe électrogène ou Aucune

Voltages

DC

56V

54V

51V Complet

50V

48V

47V Alarme

46V Auto-déconnection

Taches de l’opérateur: Journalières: Compléter la fiche des voltages chaque jour, matin et soir. Lancer le groupe électrogène pour recharger si nécéssaire. Noter les voltages et mentionner chaque action prise. Suivre les instructions données ci-haut sur les voltages. Hebdomadaires: Suivant les conditions climatiques, le système doit être rechargé pour atteindre le niveau de chargement intense à 56V pendant 4 heures. Pendant les périodes de bon ensoleillement ceci dot être fait une fois tous les deux semaines. Pendant les périodes de faible ensoleillement ceci doit être fait une fois chaque semaine, en utilisant le groupe electrogene.


Appendix III : Battery monitoring tools for a grid-tied back-up system

Zones de Chargement/Fonctionnement des Batteries Source principale - Réseau national (Electrogaz) Voltage

DC

56V

54V

51V Complet

Complet

50V

48V

47V Alarme

Alarme

46V Auto déconnection du système


Taches de l'opérateur

Source principale - Réseau électrique

Voltage

56V

54V

51V Complet

50V

48V

47V Alarme

46V

Auto déconnection du système

Taches de l'opérateur: Journalières: Compléter la fiche des voltages chaque jour à la même heure. En présence des coupures du réseau, relever les voltages deux fois par jour, et réduire la charge si nécéssaire, pour ralentir le déchargement des batteries. Pour des coupures allant au délà de 24 heures, il est possible qu'il soit nécéssaire de déconnecter toutes les charges. Hebdomadaires: Si il n'y a pas eu de coupure du réseau durant tout un mois, les batteries n'auront pas eu de chargement intense complet à 56V, il est alors nécéssaire de le forcer une fois par mois, en déconnectant le réseau pendant quelques minutes.


Appendix IV: Drawing of the closet for batteries and control board


Appendix V: Drawing of pole and rack for PV modules


Appendix VI: Wiring diagrams

