UNITAT 4 L’OFICI A NOTA INTERNA · UNITAT 4 L’OFICI LA NOTA INTERNA EN AQUESTA UNITAT APRENDREU A: • Distingir l’estructura de l’ofici i de la nota interna. • Fer servir

CURS DE LLENGUATGE ADMINISTRATIU

UNITAT 4

L’OFICI LA NOTA INTERNA

EN AQUESTA

UNITAT

APRENDREU A:

• Distingir l’estructura de l’ofici i de la nota interna. • Fer servir la fraseologia útil per redactar un ofici i una nota

interna. • Usar de manera coherent les formes pròpies del català de les

Illes Balears. • Utilitzar amb correcció i genuïnitat els possessius i els

demostratius. • Emprar adequadament les majúscules i les minúscules. • Usar amb precisió la terminologia pròpia del llenguatge

administratiu.

CONTINGUTS

Documentació administrativa L’OFICI LA NOTA INTERNA

Qüestions gramaticals i criteris de redacció EL CATALÀ DE LES ILLES BALEARS ÚS I ABÚS DELS POSSESSIUS I DELS DEMOSTRATIUS

Convencions gràfiques MAJÚSCULES I MINÚSCULES I

Terminologia Nota: és possible que l’entrada en vigor (1 d’octubre de 2016) de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i de la Llei 40/2015, d’1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic, afecti aspectes puntuals d’alguns dels documents administratius que inclou aquest material.

CURS DE LLENGUATGE ADMINISTRATIU (unitat 4) DOCUMENTACIÓ ADMINISTRATIVA

3

FERRÉ, C.; FULLANA, A.; PIZÀ, J.; TORRENT, S.

L’OFICI Definició És el document de caràcter monotemàtic i d’ús habitual per comunicar continguts relacionats amb la tramitació d’un procediment administratiu tant a altres òrgans de la mateixa o d’una altra Administració com a les persones interessades. Per mitjà d’un ofici podem requerir que es dugui a terme un tràmit determinat, demanar que s’esmeni la documentació que s’ha adjuntat a una sol·licitud o comunicar la concessió d’una subvenció, entre d’altres. L’ofici, doncs, serveix per transmetre diferents continguts propis de l’activitat administrativa; ara bé, cal que no oblidem que es tracta d’un document monotemàtic (com ja hem esmentat), de manera que no hem de fer servir l’ofici per comunicar més d’un contingut. En unes altres paraules: cada tema del qual s’hagi d’informar ha de tenir el seu ofici. Esquema

Capçalera Espai per al registre de sortida

Destinació

Identificació del document

Assumpte

Nucli

Datació

Signatura

Comunicació monotemàtica de continguts d’un procediment administratiu

Un tema, un ofici


4


Exemple 1

Sr. Andreu Estarellas Ribot Cap del Servei de Protecció de la Salut Conselleria de Salut i Consum Pl. d’Espanya, 9 07002 Palma Exp.: DGT 31/2009 INV Document: ofici Emissor: SCS/MM Assumpte: informació sobre expedient El 14 de juliol de 2009 va tenir entrada a l’Agència Tributària de les Illes Balears la vostra comunicació sobre la incoació d’un procediment sancionador per anomalies higienicosanitàries en un local ubicat al passatge Siri, 54, baixos, de Palma. Sobre aquest assumpte, us comunic que el subjecte passiu del cànon de sanejament corresponent al local esmentat és el senyor Pere de la Figuera Tronera. Palma, 28 de juliol de 2009 La cap del Servei de Cànon de Sanejament Magdalena Mir Montserrat

C/ de Can Troncoso, 1 07012 Palma Tel.: 971 78 43 66 Fax: 971 17 67 03 Web: http://atib.caib.es


5


Exemple 2

Sra. Neus Torres Riera Presidenta de l’Associació Pitiüsa de Persones Malaltes d’Esquizofrènia Av. d’Espanya, 49 07800 Eivissa Exp.: SG 25/2010 INV Document: ofici Emissor: DAG/JB Assumpte: tramesa de resolució de concessió de subvenció Us tramet, adjunta, la Resolució del conseller de Presidència de 2 de febrer de 2010 sobre la concessió de la subvenció sol·licitada per l’Associació Pitiüsa de Persones Malaltes d’Esquizofrènia per adquirir un vehicle per al transport de les persones afectades. Palma, 5 de febrer de 2010 El cap del Departament d’Assumptes Generals Joaquim Batle Moreno

Passeig de Sagrera, 2 07012 Palma Tel.: 971 17 65 65 Fax: 971 17 62 64 Web: http://cpresidencia.caib.es


6


Tractament personal Tenint en compte que l’ofici és, en general, una comunicació oficial monotemàtica (és a dir, només tracta d’un sol tema de caire merament administratiu), el to que hi adoptem ha de ser neutre i formal.

To Emissor Receptor Exemple Neutre i formal

jo vós En relació amb l’escrit que vàreu presentar el dia 14 de juliol de 2009, us comunic que...

Com a norma general, per tant: jo per a l’emissor i vós per al receptor. Estructura Capçalera Així com explicam en l’apartat de la unitat 2 «Les parts fixes dels documents», la capçalera està formada pel logotip institucional. En el cas de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, en els oficis hem d’usar el logotip alineat a l’esquerra.

Això no obstant, cada institució, d’acord amb els seus criteris d’imatge corporativa, pot determinar l’alineació del logotip que la identifica.

Comunicació oficial

Emissor: jo Receptor: vós

Logotip a l’esquerra


7


Destinació Davall la capçalera, hem de situar la identificació de la persona destinatària així com hem indicat en l’apartat de la unitat 2 «Les parts fixes dels documents». En general, hem d’alinear a l’esquerra les dades de la persona destinatària. Ara bé, si hem de trametre l’ofici en un sobre amb finestreta, cal que aquestes dades hi coincideixin. Sense finestreta: Sra. Llúcia Llull Llofriu Presidenta de la Federació d’Empreses Formatgeres C. de la Lluna, 10 07712 Llucmaçanes Amb finestreta:

Sra. Llúcia Llull Llofriu Presidenta de la Federació d’Empreses Formatgeres C. de la Lluna, 10 07712 Llucmaçanes

Els autors d’aquest material, d’acord amb el plantejament del curs, optam per consignar sempre totes les dades referents a la destinació de l’ofici. Això no obstant, el Llibre d’estil estableix que quan el destinatari pertany a l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears (exclosos els ens instrumentals) només s’ha de consignar el nom, el càrrec i la conselleria corresponent. Identificació del document Hem de situar la identificació del document davall la destinació perquè és necessari deixar un espai en blanc a la part superior dreta per al segell de registre. Així com explicam en l’apartat de la unitat 2 «Les parts fixes dels documents», els elements imprescindibles per identificar un ofici són el número d’expedient, el tipus de document i l’emissor. Si l’ofici s’adreça a un altre òrgan administratiu, darrere l’etiqueta R/V (referència vostra) hi ha d’aparèixer el número o la referència de l’expedient que li ha assignat aquell òrgan.

Com a norma general, alineació a l’esquerra

Número d’expedient, tipus de document i emissor


8


Exp.: DGP 3/2005 LPS Document: ofici Emissor: SOP/MT R/V: CIM-4/2005

L’ofici incorpora, a més, un altre element important: l’assumpte, que és una breu anotació, normalment un sintagma nominal, sobre el tema de què tracta (escrit en negreta i separat per una línia en blanc de la resta dels elements). És convenient que resumim el tema de manera suficient i clara (només en una línia); sempre que no sigui en detriment de la comprensió, podem abreujar les paraules o, fins i tot, prescindir de determinats elements, com ara articles, preposicions o pronoms.

Assumpte: tramesa de resultats sobre aigües residuals

Remarques: • Després de la paraula assumpte hem d’escriure dos punts

(Assumpte:). • Després dels dos punts hem d’escriure sempre en

minúscula (Assumpte: tramesa de..., i no Assumpte: Tramesa de...), tret que es tracti d’un nom propi (Assumpte: Projecte de decret de...).

• No hem de posar punt final en acabar de redactar l’assumpte.

Nucli L’exposició del contingut ha de ser clara, ordenada i precisa i s’ha d’expressar, generalment, en un sol paràgraf perquè només ha de contenir una única informació referent a un procediment administratiu. No hi hem d’usar fórmules de salutació ni de comiat. Datació Així com estableix el Llibre d’estil, hem de situar la datació davall el darrer paràgraf de l’ofici (vegeu els exemples que us hem proposat).

Un sol paràgraf

Assumpte: descripció succinta del tema


9


Això no obstant, d’acord amb altres manuals també és possible situar-la després de la signatura o en l’apartat de dades d’identificació del document.

El cap del Departament d’Assumptes Generals Joaquim Batle Moreno Palma, 5 de febrer de 2010

Exp.: SG 25/2010 INV Document: ofici Emissor: DAG/JB Data: 25/11/2009

Signatura La signatura de l’ofici ha d’incloure la identificació funcional (càrrec) de l’emissor, la rúbrica i la seva la identificació nominal (nom i llinatges), d’acord amb l’esquema següent: Càrrec, precedit d’article La cap del Servei de Publicacions

Magdalena Morera Mir

Rúbrica Nom i llinatges

Remarca: • La identificació funcional ha d’anar precedida de l’article

(La cap del Servei de Publicacions i no Cap del Servei de Publicacions).

Fraseologia

Fórmules d’introducció

Us tramet, adjunta, la documentació... Us tramet, adjunts, tres exemplars... Us faig arribar la llista de... Pel que fa a [...], us comunic que... Amb la finalitat que [...], us sol·licit que... Per atendre la vostra sol·licitud [...], us tramet...

Atès l’expedient relatiu a [...], us inform que... Un cop instruït l’expedient [...], us notific que... D’acord amb l’article [...] de [...], us comunic que... En relació amb l’escrit que vàreu presentar [...] i de conformitat amb el que disposen els articles [...], us comunic que...


10


LA NOTA INTERNA Definició La nota interna és el document que les unitats que pertanyen a un mateix òrgan superior o directiu fan servir per comunicar-se. Esquema

Capçalera

Identificació del document

Dades de l’emissor i del destinatari

Nucli

Datació

Signatura


11


Exemple

NOTA INTERNA Assumpte: demostració de nova aplicació informàtica De: secretària general A: directors generals Us inform que el pròxim dia 29 de març, a les 12 hores, l’empresa Info-Tur farà una demostració a la sala d’actes sobre la nova aplicació informàtica per gestionar els expedients de la Conselleria. Per això, us deman que ho comuniqueu a tot el personal que estigui a càrrec vostre per tal que hi assisteixi. Palma, 22 de març de 2010 La secretària general M. Teresa Rubí Olzina

C/ de Montenegro, 5 07012 Palma Tel.: 971 17 61 91 Fax: 971 17 61 85 Web: http://turisme.caib.es


12


Tractament personal Atès que es tracta d’un tipus de document administratiu, la nota interna ha de mantenir un to neutre i formal.

To Emissor Receptor Exemple Neutre i formal

jo vós Us inform que el pròxim dia 29 de març...

Com a norma general, en l’àmbit de l’Administració hem de fer servir: jo per a l’emissor i vós per al receptor. Estructura Capçalera Així com estableix el Llibre d’estil, hem de fer servir el logotip de tercer nivell centrat.

Això no obstant, cada institució, d’acord amb els seus criteris d’imatge corporativa, pot determinar l’alineació del logotip que la identifica. Identificació del document Davall el logotip institucional hem d’identificar el document amb la llegenda Nota interna (en majúscules, en negreta i en el mateix cos de lletra que la resta del document). Després d’una línia en blanc, cal que consignem l’assumpte de la nota interna (vegeu tot allò que hem explicat sobre l’assumpte en aquesta mateixa unitat). Emissor i receptor Així com l’ofici té un destinatari concret (persona física o jurídica), la nota interna s’adreça generalment a un col·lectiu.

Emissor: jo Receptor: vós


13


A l’hora de consignar l’emissor i el receptor d’aquest document, hem d’incloure un bloc en què hem de concretar les dades següents: De: [nom de la unitat o de la persona emissora] A: [nom de la unitat o de la persona destinatària] Aquest bloc de dades s’ha d’escriure a continuació de l’assumpte (també després d’una línia en blanc).

NOTA INTERNA Assumpte: termini d’inscripció a la gimcana fotogràfica De: director general A: caps de servei Nucli Hi hem d’expressar de manera breu allò que volem comunicar. Sempre que sigui possible, ho hem de fer en un sol paràgraf. Datació Hem de situar la datació davall el darrer paràgraf de la nota interna. Signatura La signatura de la nota interna ha d’incloure la identificació funcional (càrrec) de l’emissor, la rúbrica i la seva identificació nominal (nom i llinatges), d’acord amb l’esquema següent:


14


Càrrec, precedit d’article La secretària general Roberta Puig Salat

Rúbrica Nom i llinatges

Remarca: • La identificació funcional ha d’anar precedida de l’article

(La cap del Servei de Publicacions i no Cap del Servei de Publicacions).

Fraseologia

Fórmules d’introducció Fórmules de conclusió

Us comunic que... Em plau d’informar-vos que...

Per això us deman que... Estam a la vostra disposició per...

CURS DE LLENGUATGE ADMINISTRATIU (unitat 4) QÜESTIONS GRAMATICALS I CRITERIS DE REDACCIÓ

15


EL CATALÀ DE LES ILLES BALEARS El grau de formalitat que exigeixen els documents administratius (i, evidentment, tots els texts oficials) implica l’ús de la varietat o llengua estàndard (vegeu l’apartat 4 de la unitat 1). De tota manera, la preferència per les formes més comunes i supradialectals no impedeix que hi puguem usar formes pròpies del català balear que són correctes i admeses per l’Institut d’Estudis Catalans. Cal tenir cura de no mesclar formes pròpies d’àmbits territorials diferents, encara que totes siguin correctes, ja que l’adequació del text se’n ressent. La varietat dialectal es reflecteix, sobretot, en la morfologia verbal i en el lèxic. El Llibre d’estil del Govern divideix les formes pròpies del català balear en quatre grups: • Formes prescriptives: són formes que defineixen el català

de les Illes Balears i que tenen un grau d’implantació que permet incloure-les en qualsevol registre.

• Formes admeses: són formes que provenen de la varietat insular i hi tenen un presència majoritària.

• Formes inadequades: són formes que no s’adeqüen al grau de formalitat que requereixen els texts oficials.

• Formes incorrectes: són formes incorrectes en tots els graus de formalitat de la llengua.

Malgrat aquesta classificació, prou aclaridora, en aquest material només esmentarem les formes pròpies del català balear que s’adeqüen al grau de formalitat que exigeixen els documents administratius i els texts oficials en general. Us recomanam que les faceu servir a partir d’ara en aquest curs. Formes pròpies (generals) de les Illes Balears Morfologia verbal • Sense desinència –o en la primera persona del singular

del present d’indicatiu: comunic, convid, perd, desitj, compr… • Desinències –am i –au en la primera i segona persones del

plural del present d’indicatiu de la primera conjugació: comunicam, convidam, sol·licitau, demanau…

Uniformitat en l’ús de les formes dialectals


16


• Desinència –i en la primera persona del singular del present d’indicatiu dels verbs acabats en –iar: renuncii, anuncii (no s’ha de confondre amb el present de subjuntiu, que s’escriu amb dièresi sobre la darrera –i: renunciï, estudiï).

• Desinència –u en la primera persona del singular del present d’indicatiu dels verbs acabats en –uar: continuu, actuu…

• Conjugació amb –e en la primera persona del singular del present indicatiu dels verbs venir i tenir: tenc, vénc.

• Infinitiu ser, no ésser (substantiu). • Primera persona del present d’indicatiu del verb ser: som. • Participi del verb ser: estat. • Present d’indicatiu del verb dur: duc, dus, du/duu, duim,

duis, duen. • Participi del verb dur: duit, duita, duits, duites. • Formes irregulars en –eim i –eis en les persones 4 i 5 del

present d’indicatiu dels verbs caure, dir, fer, jeure, riure, seure, treure i veure (verbs irregulars de la segona conjugació):

Formes irregulars Formes més generals queim, queis deim, deis feim, feis jeim, jeis reim, reis seim, seis treim, treis veim, veis

caiem, caieu diem, dieu fem, feu jaiem, jaieu riem, rieu seiem, seieu traiem, traieu veiem, veieu

Les formes generals també són històricament pròpies de les Illes. Per tant, es poden fer servir ambdues.

Variants formals • Grup tl en qualsevol àmbit: batle/batlle, vetlar/vetllar,

motle/motlle…


17


Formes més restringides (no són pròpies de tot el territori) Morfologia verbal

Mallorca i Pitiüses Menorca

Desinències amb la vocal –a a l’imperfet de subjuntiu de la primera conjugació: comunicàs, comunicassis, comunicàssim, comunicàssiu, comunicassin.

Desinències amb la vocal –e a l’imperfet de subjuntiu de la primera conjugació: comuniqués, comuniquessis, comuniquéssim, comuniquéssiu, comuniquessin.


Paradigma dels verbs tenir i venir (i composts) amb la vocal –e en tots els temps i persones: tendria, vendria, tendrà, vendrà, tengut, vengut…

Paradigma dels verbs tenir i venir (i composts) amb la vocal –i en posició àtona (generalment): tindrà però tenc, vingut però vénc.

Mallorca i Menorca Pitiüses

Increment –esc en els verbs incoatius de la tercera conjugació: • Persona 1 del present d’indicatiu: oferesc. • Persones 1, 2, 3 i 6 del present de subjuntiu:

oferesqui, oferesquis, oferesqui, oferesquin.

Increment –eix en els verbs incoatius de la tercera conjugació: • Persona 1 del present d’indicatiu: ofereix. • Persones 1, 2, 3 i 6 del present de subjuntiu:

ofereixi, ofereixis, ofereixi, ofereixin.


Els verbs néixer, créixer i merèixer es conjuguen amb la variant –esc o –esqu en els temps i les persones següents: • Present d’indicatiu: persona 1 (meresc). • Perfet simple de subjuntiu: persones 1, 2, 3 i 6

(meresquí, meresqueres, meresqué, meresqueren). • Imperfet de subjuntiu: meresqués, meresquessis…

Els verbs néixer, créixer i merèixer es conjuguen amb la variant –eix en els temps i les persones següents: • Present d’indicatiu: persona 1 (mereix). • Perfet simple de subjuntiu: persones 1, 2, 3 i 6

(mereixí, mereixeres, mereixé, mereixeren). • Imperfet de subjuntiu: mereixés, mereixessis…


Els verbs irregulars acabats en –ènyer es conjuguen en –nc: estrenc, estrengui.

Els verbs irregulars acabats en –ènyer es conjuguen en –ny: estreny, estrenyi.


Participis de la tercera conjugació en –it: establit, complit, oferit…

Participis de la tercera conjugació en –ert: establert, complert, ofert…

Variants formals

Mallorca i Menorca Pitiüses Formes dels numerals: desset, devuit i denou. Formes generals dels numerals: disset, divuit i dinou.


18


ÚS I ABÚS DELS POSSESSIUS I DELS DEMOSTRATIUS En aquest apartat tractarem d’alguns usos incorrectes o innecessaris dels possessius i els demostratius. La majoria de vegades es tracta d’expressions calcades del castellà, que cal bandejar en els documents en català. Els possessius Definició Com el seu nom indica, els possessius designen el posseïdor d’una cosa, però sovint el concepte de possessió és figurat i es refereix a una dependència o relació. A parer MEU, aquesta competència correspon a la Direcció General d’Indústria.

Aquestes despeses són a càrrec MEU.

EL MEU cap m’ha demanat que agilitàs la tramitació de les subvencions en matèria d’immigració.

Entre d’altres, corresponen a l’IB-Jove l’execució i la promoció de programes i activitats per a infants i joves que, per la SEVA naturalesa específica, siguin competència de l’Administració de la Comunitat Autònoma.

En resposta al VOSTRE escrit de dia 13 de febrer de 2010, us comunic que el mes de desembre de 2009 la Direcció General de Planificació i Centres ja va adreçar una queixa sobre aquest cas a la direcció del centre.

Abús del possessiu Cal prescindir dels possessius que no aporten cap informació nova al text: La persona interessada ha de presentar el DNI i el número de la targeta sanitària. La persona interessada ha de presentar el seu DNI i el seu número de la targeta sanitària. La Direcció General de Medi Ambient ha encarregat un estudi sobre la contaminació al port de Maó, les causes i les possibles solucions. La Direcció General de Medi Ambient ha encarregat un estudi sobre la contaminació al port de Maó, les seves causes i les seves possibles solucions.

Per evitar l’abús dels possessius, podem recórrer a solucions més genuïnes en català, com ara usar pronoms febles o


19


substituir algunes construccions nominals pels verbs que corresponguin. Les persones interessades tenen un termini de quinze dies hàbils per presentar la sol·licitud i tota la documentació necessària. Els serveis tècnics de la Direcció General N’ANALITZARAN el contingut i emetran una proposta de resolució. Les persones interessades tenen un termini de quinze dies hàbils per presentar la sol·licitud i tota la documentació necessària. Els serveis tècnics de la Direcció General analitzaran el seu contingut i emetran una proposta de resolució.

Correspon al president ordenar la convocatòria de les sessions i FIXAR-NE l’ordre del dia. Correspon al president ordenar la convocatòria de les sessions i fixar el seu ordre del dia. Aquesta Ordre entra en vigor l’endemà D’HAVER-SE PUBLICAT en el Butlletí Oficial de les Illes Balears. Aquesta Ordre entra en vigor l’endemà de la seva publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears. L’article 38 de la Llei 4/2009, d’11 de juny, de serveis socials de les Illes Balears, atribueix la competència per crear, organitzar i gestionar els centres de serveis socials als municipis. Per tant, una vegada construïdes les residències esmentades, EN CORRESPON LA GESTIÓ als ajuntaments d’Esporles, Petra i Binissalem. L’article 38 de la Llei 4/2009, d’11 de juny, de serveis socials de les Illes Balears, atribueix la competència per crear, organitzar i gestionar els centres de serveis socials als municipis. Per tant, una vegada construïdes les residències esmentades, CORRESPON GESTIONAR-LES als ajuntaments d’Esporles, Petra i Binissalem. L’article 38 de la Llei 4/2009, d’11 de juny, de serveis socials de les Illes Balears, atribueix la competència per crear, organitzar i gestionar els centres de serveis socials als municipis. Per tant, una vegada construïdes les residències esmentades, la seva gestió correspon als ajuntaments d’Esporles, Petra i Binissalem.

Usos de propi L’adjectiu propi (pròpia, propis, pròpies) es pot usar per reforçar els possessius: Els SEUS PROPIS errors han obligat el president de l’entitat a demanar disculpes a tots els membres.

També pot substituir el possessiu; en aquest cas pot precedir o seguir el substantiu que acompanya: D’altra banda, s’han de destinar recursos PROPIS de la Comunitat Autònoma per poder assumir la construcció d’aquestes infraestructures.

El Consell de Direcció es reuneix en sessió ordinària cada tres mesos, i en sessió extraordinària sempre que el president en convoqui els membres per iniciativa PRÒPIA o a petició, com a mínim, de tres membres amb dret a vot.


20


El consorci Turisme Jove ha d’aprovar el PROPI reglament en el termini d’un any des que entri en vigor aquest Decret.

No és correcte utilitzar propi en lloc de mateix per reforçar la identitat d’un substantiu: La consellera va demanar disculpes per les deficiències en el funcionament de l’Oficina. La MATEIXA consellera va demanar disculpes per les deficiències en el funcionament de l’Oficina. La pròpia consellera va demanar disculpes per les deficiències en el funcionament de l’Oficina.

Possessius correctes i necessaris Malgrat el que hem explicat més amunt sobre l’abús dels possessius, cal tenir en compte que moltes de vegades són imprescindibles i ajuden a desfer ambigüitats. En la reunió amb els sindicats, la Conselleria va presentar la SEVA proposta per reduir despeses.

Una vegada que l’òrgan corporatiu que pertoqui hagi aprovat els estatuts, o les SEVES modificacions, els col·legis n’han de trametre el text íntegre a la conselleria competent en matèria de col·legis professionals.

La directora general ha emès un comunicat de premsa en què demana disculpes PELS SEUS PROPIS errors comesos en el discurs d’inauguració del centre.

Formes genuïnes Per regla general, els possessius (àtons i tònics) precedeixen el nom que acompanyen. En català hi ha un seguit d’expressions en què el possessiu (masculí o femení, singular o plural, segons correspongui) es pot col·locar davant el nom que precedeix (al meu càrrec) o darrere (a càrrec meu). En el primer cas, usam formes tòniques; en el segon, formes àtones. De tota manera, us recomanam que useu la segona opció perquè és la més genuïna en català i, de vegades, l’única correcta. Vegeu-ne altres exemples: a càrrec meu a favor meu a parer meu de part meva en benefici meu en honor meu en poder meu darrere meu (a) prop seu davant meu a iniciativa meva en contra meu


21


Els demostratius Els demostratius expressen relacions de proximitat o llunyania que tenen per referència l’espai en què se situen els interlocutors de l’acte de parla i, en alguns casos, tenen per referència el mateix discurs. Mitjançant AQUEST escrit us vull donar les gràcies per tota l’ajuda que el personal del Consell Insular de Menorca ha prestat a l’equip que ha elaborat el Pla contra la Drogoaddicció.

AQUEST Decret entra en vigor l’endemà d’haver-se publicat en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

En tots els establiments comercials hi ha de figurar la informació del calendari diari d’obertura i de tancament en un lloc visible, tant a l’interior com a l’exterior, fins i tot quan l’establiment estigui tancat. El text d’AQUESTA informació ha de constar, almenys, en català.

La Conselleria d’Habitatge i Obres Públiques és competent en foment de la rehabilitació d’immobles i en habitatges de protecció oficial. A més, AQUESTA CONSELLERIA també exerceix la competència, mitjançant la Direcció General d’Obres Públiques, en planificació, construcció i ordenació de les carreteres de titularitat autonòmica.

És incorrecte, per tant, utilitzar un demostratiu per referir-se a un antecedent o referent que no ha aparegut en el discurs: Senyora, Us inform que el Servei de la Biodiversitat té previst organitzar un acte per commemorar el desè aniversari de la creació del Parc de Llevant. Senyora, Us inform que aquest Servei té previst organitzar un acte per commemorar el desè aniversari de la creació del Parc de Llevant.

Remarques: Hi ha usos dels demostratius poc genuïns o fins i tot incorrectes. Per evitar incorreccions, hi ha diversos recursos: • Substituir el demostratiu per un pronom relatiu: Es crea la Comissió de la Memòria Democràtica de les Illes Balears amb personalitat jurídica pròpia, l’àmbit d’actuació DE LA QUAL és tot el territori de la comunitat autònoma de les Illes Balears. Es crea la Comissió de la Memòria Democràtica de les Illes Balears amb personalitat jurídica pròpia. L’àmbit d’actuació d’aquesta és tot el territori de la comunitat autònoma de les Illes Balears.


22


• Fer servir un pronom feble: El Consell ha d’aprovar el reglament del Departament i ha de FIXAR-NE la relació de llocs de treball. El Consell ha d’aprovar el reglament del Departament i ha de fixar la relació de llocs de treball d’aquest.

• Eliminar el demostratiu: Si els terrenys que confronten amb la finca esmentada es requalifiquen, es podran usar per fer-hi un aparcament públic. Si els terrenys que confronten amb la finca esmentada es requalifiquen, aquests es podran usar per fer-hi un aparcament públic. • Repetir l’antecedent o fer servir un sinònim: Es crea la Comissió de la Memòria Democràtica de les Illes Balears amb personalitat jurídica pròpia. L’àmbit d’actuació D’AQUEST ENS és el territori de la comunitat autònoma de les Illes Balears. Es crea la Comissió de la Memòria Democràtica de les Illes Balears amb personalitat jurídica pròpia. L’àmbit d’actuació d’aquesta és tot el territori de la comunitat autònoma de les Illes Balears.

No és adequat utilitzar el demostratiu aquell (aquella, aquells, aquelles) en lloc de l’article determinat: Els alumnes que hi estiguin interessats poden presentar un projecte amb l’aval d’un professor de la Universitat de les Illes Balears. Aquells alumnes que hi estiguin interessats poden presentar un projecte amb l’aval d’un professor de la Universitat de les Illes Balears.

El Consell Cívic és responsable d’emetre els informes que el Patronat, el gerent o el Consell Assessor li sol·licitin. El Consell Cívic és responsable d’emetre aquells informes que el Patronat, el gerent o el Consell Assessor li sol·licitin.

CURS DE LLENGUATGE ADMINISTRATIU (unitat 4) CONVENCIONS GRÀFIQUES

23


MAJÚSCULES I MINÚSCULES I Qüestions generals Sabem que després d’un punt cal escriure majúscula inicial. Tampoc no vacil·lam a l’hora d’escriure en majúscula inicial el nom d’una ciutat (Ciutadella) o els llinatges d’una persona (Ferret Jover). Ara bé, la cosa canvia quan hem de designar una norma (Llei orgànica 3/1983), un càrrec (secretària general) o un òrgan (Secretaria General), o hem de fer una citació literal. Per unificar-ne els usos, s’ha adoptat un conjunt de criteris agrupats en dues funcions: la funció demarcativa i la funció distintiva. • La funció demarcativa fa referència a l’ús de la majúscula

o de la minúscula per la situació de la paraula dins un text (per exemple, majúscula a l’inici absolut de línia).

• La funció distintiva fa referència a l’ús de la majúscula o de la minúscula per la naturalesa mateixa de la paraula en concret (per exemple, majúscula perquè es tracta d’una institució).

Remarques: • Les majúscules segueixen les mateixes regles

d’accentuació que les minúscules. CONSELLERIA D’INTERIOR, INNOVACIÓ I JUSTÍCIA

• Totes les minúscules inicials han de transformar-se en

majúscules quan calgui per la situació que ocupin (inici absolut de línia, després d’un punt, etcètera).

Joan Ramis Ramis

Conseller d’Educació i Cultura

Funció demarcativa: situació de la paraula dins un text

Funció distintiva: naturalesa mateixa de la paraula en concret


24


• Quan deim que un conjunt de mots ha d’anar en majúscula, en queden exclosos els articles i les preposicions.

Servei de Selecció i Provisió • És inadequat usar les majúscules dins un text per

destacar-ne un fragment (tret dels títols). 1. Concedir una subvenció a la senyora Miquela Soto MayoraI per un import de tres mil dos-cents euros

(3.200,00 €).

1. Concedir una subvenció a la senyora MIQUELA SOTO MAYORAL per un import de TRES MIL DOS-CENTS EUROS (3.200,00 €).

Funció demarcativa

Signes de puntuació Minúscula Majúscula A principi absolut de text o de línia

La persona interessada disposa de deu dies...

Després de punt ...de l’informe tècnic. Així, doncs, correspon a la Conselleria...

Després de dos punts

Cal presentar els documents següents: fotocòpia compulsada del DNI i document TG002.

Assumpte: sol·licitud d’informe Nota: us tramet, adjunt, un esborrany

del programa de les Jornades.

• Quan es transcriu de manera literal un text que originàriament comença en majúscula:

L’article 77 de la Llei 30/1992 estableix: «Les qüestions incidentals que se suscitin en el procediment...»

• Quan darrere els dos punts hi ha una o diverses oracions que comencen una enumeració a partir de la línia següent:

És procedent:

1. Acceptar la renúncia. 2. Declarar la conclusió del

procediment... 3. Arxivar l’expedient...

• Després de les fórmules del certificat i de la sol·licitud:

CERTIFIC: Que EXPÒS: Que SOL·LICIT: Que


25


Signes de puntuació Minúscula Majúscula

Després de coma i de punt i coma

No s’admeten interrupcions en el desenvolupament dels treballs, llevat de...

...de la unitat familiar; és a dir, pares i germans que conviuen en el mateix domicili.

• Després de la coma de la salutació de les cartes:

Senyora,

Us comunic que...

Després de parèntesi

• Si abans del parèntesi no hi ha cap punt, s’ha de començar en minúscula:

...arbres afectats per Capnodis tenebrionis (cap gros).

• Si abans del parèntesi hi ha un punt, s’ha de començar en majúscula:

L’acte comença a les 16 hores. (Confirmau que hi assistireu.)

Índex Índex 1. Part expositiva 2. Part argumentativa

Barra inclinada Cal que hi consti la firma del / de la... El/La senyor/a...

Funció distintiva I

Persones Minúscula Majúscula

Noms propis

Teresa Camprubí Bordoy

• Si duen preposicions o articles, aquestes partícules van en minúscula:

Pilar del Castillo

Càrrecs oficials, títols nobiliaris i eclesiàstics, títols acadèmics i altres designacions

la presidenta la consellera la secretària general la directora general la cap del Servei la rectora la jutgessa la reina Sofia el papa sant Antoni

Tractaments protocol·laris

• Tant si s’empra el tractament complet com abreujat:

Honorable Senyor President del Consell Insular de Menorca

Hble. Sr. President del Consell Insular de Menorca

Formes de tractament

el senyor Joan Pérez Alabern mossèn Cinto la doctora Gelabert el professor Martínez

• Tractaments abreujats:

Sr. Mn. Dra. Prof.


26


Institucions, organismes i entitats i òrgans de gestió Minúscula Majúscula

Nom propi

• En sentit genèric:

les conselleries del Govern les direccions generals de Medi

Ambient i de Mobilitat cap consell insular els ajuntaments de Pollença i de sa

Pobla els registres mercantils els jutjats les audiències provincials les administracions europees les universitats espanyoles els hospitals públics els parlaments dels estats europeus les meses del Parlament les empreses públiques les comunitats autònomes els consells de govern el govern de la Fundació

correspon... reunit en ple els departaments els serveis i les seccions un negociat una comissió avaluadora

• Denominació oficial completa:

la Direcció General de Treball el Consell Insular de Formentera el Govern de les Illes Balears el Govern Civil l’Ajuntament de Ciutadella el Registre Civil de Manacor el Jutjat de Primera Instància núm. 1 la Secció Segona de l’Audiència

Provincial l’Administració de la Comunitat

Autònoma de les Illes Balears la Universitat de les Illes Balears l’Hospital de Son Espases el Parlament Europeu la Mesa de Diàleg Social el Consell de Govern el Ple de l’Ajuntament d’Escorca el Departament de Finances el Servei de Pesca la Secció de Gestió Administrativa el Negociat XIII la Comissió Avaluadora l’Administració pública l’Administració central l’Administració local l’Administració instrumental l’Església catòlica l’Estat espanyol

Designacions incompletes i coreferents

• Quan s’empra un genèric o un coreferent:

la fiscalia (per Ministeri Fiscal) el consistori manacorí (per

Ajuntament de Manacor) la cambra balear (pel Parlament) l’executiu (pel Govern de les Illes

Balears)

• Quan es designa el nom d’una manera incompleta perquè ja s’ha esmentat o perquè se sobreentén:

la Conselleria aquesta Direcció General l’Estat el Govern el Parlament l’Ajuntament el conseller d’Educació

Remarques: • Administració: quan és sinònim de gestió, cal escriure-la en

minúscula. Quan ens referim a l’entitat, cal escriure-la en majúscula; tanmateix, si l’acompanya un adjectiu, aquest


27


últim va en minúscula perquè no forma part de la designació oficial.

L’administració de l’ens correspon a la Junta Directiva...

L’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears

Administració local, Administració autonòmica, Administració central, Administració instrumental...

• Govern: quan és sinònim de gestió, cal escriure’l en

minúscula. Quan ens referim a l’entitat, cal escriure’l en majúscula; tanmateix, si l’acompanya un adjectiu, aquest últim va en minúscula perquè no forma part de la designació oficial.

Els òrgans de govern...

El Govern de les Illes Balears El Govern alemany

• Estat: quan es refereix a la forma d’organització política

d’un territori, l’hem d’escriure en majúscula; això no obstant, si l’acompanya un adjectiu, aquest últim va en minúscula. Quan té altres significats, l’hem d’escriure en minúscula.

L’Estat ha decidit...

L’Estat espanyol (Regne d’Espanya) L’Estat francès (República Francesa) L’Estat portuguès (República Portuguesa)

L’estat de dret L’estat d’excepció L’estat del benestar Andorra es constitueix com un estat de dret.

• Església: quan es refereix a la institució, l’hem d’escriure

en majúscula; això no obstant, si l’acompanya un adjectiu, aquest últim va en minúscula. Quan té el significat d’edifici, l’hem d’escriure en minúscula.

L’Església ha excomunicat...

L’Església catòlica L’Església ortodoxa L’Església anglicana

L’església de Sant Francesc

CURS DE LLENGUATGE ADMINISTRATIU (unitat 4) TERMINOLOGIA

28


Per treballar els continguts d’aquest apartat i fer-ne els exercicis, cal que llegiu primer el glossari terminològic següent: abintestat Sense haver fet testament.

assenyalar Mostrar o designar amb el dit o fent qualsevol altre senyal. Dir, manifestar, indicar. Fixar, determinar (una data, una quantitat).

comunicat (d’accident)

Comunicació breu. No s’han d’emprar les formes part o parte.

constrenyiment Procediment d’execució forçosa seguit per l’autoritat administrativa per al cobrament de qualsevol obligació pecuniària.

destí Potència sobrehumana que, suposadament, fixa per endavant el curs dels esdeveniments, la sort reservada a cadascú. Pot ser sinònim de destinació quan fa referència al lloc on s’ha de trametre alguna cosa.

destinació Lloc on algú treballa, especialment en el cas de personal que treballa a l’Administració pública. Lloc on s’ha de trametre alguna cosa, on algú ha d’anar.

enregistrament Acció de fixar una informació sobre un suport magnètic. escaure

Convenir. Ser convenient. Si es fa un ús pronominal d’aquest verb (escaure’s) el significat és ‘esdevenir-se’.

escorcoll Actuació que consisteix a examinar minuciosament una persona o un lloc. escorta Persona que acompanya algú per tenir cura de la seva seguretat. lliurar Posar en poder, a la discreció d’algú. Expedir (una ordre de pagament) a càrrec d’algú. medi Entorn, allò que envolta els éssers vius.

mèdic Relatiu o pertanyent a la medicina. No s’ha d’emprar el substantiu metge en lloc d’aquest adjectiu.

mitjà Eina o manera d’aconseguir un fi. quitança Escrit en què es reconeix algú quiti (‘alliberat’) d’un deute. recàrrec Quantitat addicional que s’ha de pagar.

refós Participi del verb refondre. El sintagma text refós es refereix a un text legal que recopila la normativa sobre una matèria determinada.

registre Anotació feta en registrar una cosa. Oficina on es registra. No s’ha de confondre amb escorcoll.

reial (decret) De la reialesa. No s’ha de confondre amb l’adjectiu real, que significa ‘que té una existència efectiva’.

remetre Deixar d’explicar en un escrit alguna cosa i indicar el lloc del mateix escrit o d’un altre en què aquesta cosa és explicada.

senyalar Fer o posar un senyal en una cosa. Fer una ferida que deixi un senyal a algú. trametre Fer anar (algú o alguna cosa) a la seva destinació. usdefruit Dret d’aprofitar-se dels fruits d’una cosa que és propietat d’altri.

Així mateix també podeu consultar el material següent:

Llibre d’estil del Govern de les Illes Balears

Terminologia jurídica i administrativa Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya

Documents

UNITAT 4 L’OFICI A NOTA INTERNA · UNITAT 4 L’OFICI LA NOTA INTERNA EN AQUESTA UNITAT APRENDREU A: • Distingir l’estructura de l’ofici i de la nota interna. • Fer servir