UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓNUNIVERSIDAD PERUANA UNIÓNFACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTTRATIVASFACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN MODERNAMODERNA

MODULO IMODULO I

GENERALIDADESGENERALIDADES

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓNDEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

““Es el proceso de diseñar y mantener un entorno Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”cumplan eficientemente objetivos específicos”

Koontz – WeihrichKoontz – Weihrich

““Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas”través de las personas”

Mary Parker F.Mary Parker F.

““Es preveer, organizar, mandar, coordinar y Es preveer, organizar, mandar, coordinar y controlar”controlar”

Henri FayolHenri Fayol

Continuación…Continuación…

““Es el proceso de planear, organizar, dirigir y Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas”ella para alcanzar las metas establecidas”

Stoner – WankelStoner – Wankel

““Proceso que pretende diseñar los objetivos que Proceso que pretende diseñar los objetivos que debe lograr un grupo de personas, controlando debe lograr un grupo de personas, controlando los medios que utilizan”los medios que utilizan”

Organización “PrismaOrganización “Prisma””

DEFINICIONDEFINICION

Viene del latínViene del latín Ad = dirección para, tendencia paraAd = dirección para, tendencia para Ministre = subordinación en obedienciaMinistre = subordinación en obediencia

““ciencia social compuesta de principios, ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a travéz de los cuales se cooperativo a travéz de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes que puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr”individualmente no es factible lograr”

EN RESUMEN…EN RESUMEN…

““Es lograr metas y objetivos Es lograr metas y objetivos mediantes las personas, aplicando el mediantes las personas, aplicando el proceso administratrivo”proceso administratrivo”

HISTORIA DE LA ADMINISTRACIONHISTORIA DE LA ADMINISTRACION

Las actividades del hombre pre-histórico tenía como primordial objetivo la Las actividades del hombre pre-histórico tenía como primordial objetivo la satisfacción de sus necesidades y para lograr este objetivo tuvieron la satisfacción de sus necesidades y para lograr este objetivo tuvieron la necesidad de agruparsenecesidad de agruparse

Desde el siglo V DC y principios del siglo XX nacieron las primeras Desde el siglo V DC y principios del siglo XX nacieron las primeras organizaciones, destacando las de Egipto, China, Roma, Grecia y organizaciones, destacando las de Egipto, China, Roma, Grecia y posteriormente al inicio de la 2da. Ola posteriormente al inicio de la 2da. Ola

En la administración medieval sobresale la organización linealEn la administración medieval sobresale la organización lineal En 1760 inicia la Revolución Industrial ( la primera etapa del carbón y En 1760 inicia la Revolución Industrial ( la primera etapa del carbón y

máquinas a vapor y la segunda etapa de electricidad y derivados del petróleo) máquinas a vapor y la segunda etapa de electricidad y derivados del petróleo) este hecho cambia radicalmente la forma de administracióneste hecho cambia radicalmente la forma de administración

Winslow.Taylor y Henri Fayol (padres de la Administ. Científica)Winslow.Taylor y Henri Fayol (padres de la Administ. Científica)– Taylor, se preocupaba de las tareas laborales, específicamente a los obreros (caso Taylor, se preocupaba de las tareas laborales, específicamente a los obreros (caso

IBM) según él para que haya una buena coordinaciónIBM) según él para que haya una buena coordinación– Fayol enfatizó mas sobre la división de las empresas es decir crear una estructura Fayol enfatizó mas sobre la división de las empresas es decir crear una estructura

organizacional, división por departamentos y el proceso administrativo.organizacional, división por departamentos y el proceso administrativo. Hoy toda Empresa busca liderazgo y tecnología, estableciendo que cada Hoy toda Empresa busca liderazgo y tecnología, estableciendo que cada

trabajador este en el puesto que debe estar y usando la tecnología de punta,trabajador este en el puesto que debe estar y usando la tecnología de punta, Experiencia de George Elton MayoExperiencia de George Elton Mayo

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓNOBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1.1. consolida la participación del hombre consolida la participación del hombre para obtener resultados = S/ , $para obtener resultados = S/ , $

2.2. Debe buscar el costo/beneficio sea cual Debe buscar el costo/beneficio sea cual fuere la actividad administrativafuere la actividad administrativa

3.3. Ayuda a solucionar problemas Ayuda a solucionar problemas multifacéticos que se originas en el multifacéticos que se originas en el entornoentorno

4.4. Busca la eficiencia y la eficacia tanto Busca la eficiencia y la eficacia tanto del personal como de la empresadel personal como de la empresa

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIONIMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

1.1. Asegurar el éxito de cualquier gestiónAsegurar el éxito de cualquier gestión2.2. El inicio de cualquier actividad empresarial por mas El inicio de cualquier actividad empresarial por mas

pequeña que esta sea, necesitara de todos modos de pequeña que esta sea, necesitara de todos modos de una buena administración.una buena administración.

3.3. Considerando que el ser humano es la pieza clave en la Considerando que el ser humano es la pieza clave en la Administración, la formación moral, ética y académica Administración, la formación moral, ética y académica también son importantes.también son importantes.

4.4. Países como el nuestro que sufre la crisis de una Países como el nuestro que sufre la crisis de una degradación moral, necesitamos administradores con degradación moral, necesitamos administradores con altos valores morales y éticos y que pueda cambiar la altos valores morales y éticos y que pueda cambiar la historia de nuestro país y sacar de la pobreza que nos historia de nuestro país y sacar de la pobreza que nos encontremos.encontremos.

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

1. Es universal, aplicable a cualquier organización.2. La jerarquización, (organigrama) a mayor nivel se

cree que debe ser mejor administrador3. La administración de una organización no es eterna,

siempre estará sujeta a los cambios.4. La especifidad, es decir el elemento admnistrativo es

específico no importa si la persona que está al mando es de otra profesión, muchos son buenos Ingenieros pero pésimos administradores

5. La característica mas importante de la administración es la TOMA DE DECISIONES, y para ello precisa de apoyo de los departamentos de Contabilidad, Finanzas, Logística, Personal, y otros .

LA EMPRESA

1. Entidad integrada por el capital económico y el hombre, aplicando un sistema con fines lucrativos

2. Elementos:1. El hombre2. Capital (acciones, activos, bienes, bonos etc.)3. Sistema de trabajo (giro de la empresa,

modalidad)

3. Objetivos:1. Generación de utilidades2. Satisfacción del cliente externo e interno3. Crecimiento con excelencia aplicando la

calidad total:

CALIDAD TOTAL

1. Calidad es satisfacer plenamente las necesidades del cliente

2. Calidad es cumplir las expectativas del cliente y algo más (valor agregado) ejm. E.wong

3. Calidad es despertar nuevas necesidades del cliente (internet, telefonía celular etc.)

4. Calidad es lograr productos y servicios con cero defectos

5. Calidad es hacer bien las cosas desde la primera vez6. Calidad es diseñar, producir y entregar un producto o

servicio de satisfacción total7. Calidad es producir un producto de acuerdo a las

normas establecidas8. Calidad es dar respuesta inmediata a las solicitudes de

nuestros clientes (post venta) (servicio a domicilio)9. Calidad es sonreír a pesar de las adversidades 10. Calidad no es un problema es una solución

CLASES DE EMPRESAS

1. De acuerdo a su finalidad:a) Productivasb) Comercialesc) Servicio

2. De acuerdo al Número de propietariosa) Personas naturalesb) Personas jurídicas (S.A.C. S.C.R.L.)

3. De acuerdo a la procedencia del capitala) Privadasb) Públicas o del Estadoc) Mixtasd) Transnacionales

4. Por el tamañoa) Micro empresab) Pequeña empresac) Mediana empresad) Gran empresa

CUALIDADES DE UN BUEN ADMINISTRADOR

1. Debe tener Visión (saber lo que quiere)2. Debe tener pasión (La esperanza son los

sueños del hombre despierto .. Tolstoi)3. Debe ser integro y ético4. Debe infundir confianza y confiar en sus

colaboradores5. Audacia (arriesga, olfato financiero)6. Debe tener buena salud7. Debe saber comunicar lo que quiere decir8. Debe saber escuchar (dar oportunidad a sus

colaboradores)9. Superación constante10.Debe saber tomar decisiones

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. MECANICA ADMINISTRATIVAa) Previsión (vaticinar el futuro) (mercadeo)b) Planeamiento

Con un objetivo Planeamiento a corto, mediano y largo plazo Simple y no estandar (el mercado ejerce el control de la

empresa) Flexibilidad (acero fiel y hoja recta)

c) Organización y Coordinación Determinar las actividades necesarias para cualquier plan,

disponiéndolas en grupos que puedan asignarse a individuos Deberes Responsabilidades Poder Autoridad

Distinción y correlación de funciones Especialización (zapatero a tus zapatos) Delegación de funciones o actividades

2. DINAMICA ADMINISTRATIVAa) Integración

En los diferentes niveles y jerarquías Correlación de funciones y actividades Sociabilidad interpersonal

b) Dirección (mando ) Principio de autoridad El mando debe representar un objetivo común

Nadie es dueño, sólo administradores No confundir los intereses personales con los de la

empresa

c) Control Control interno y externo Control - una actividad ininterrumpida Ambiente de control El ejemplo la mejor arma de control

LA PREVISION

1. Viene del término “prever” (ver anticipadamente)

2. Elemento de la Administración en el que con base en la consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa

3. Sin este elemento es imposible hacer la planeación

4. Diferencia entre previsión y provisión

PARA REALIZAR LA PREVISION ES INDESPENSABLE

1. Fijar los objetivos o fines que se persiguen

2. Investigar los factores positivos y negativos que tienen relación con el objetivo

3. Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que permitan escoger alguno de ellos para realizar los planes

LA PREVISION DEBE RESPONDER A SEIS PREGUNTAS

1. QUE? Que es lo que realmente pretendemos hacer?

2. COMO? Cómo pretendemos lograrlo?, en forma integral o parcial, a corto o mediano plazo.

3. QUIEN? Quien o quienes lo harán? Se trata de un objetivo personal y subjetivo

4. POR QUE? Porque lo hago? Cual es la finalidad que nos movió a buscar ese objetivo?

5. CUANDO? En que tiempo debemos lograr este ob jetivo?

6. DONDE? En que lugar aplicaré el objetivo, se trata de un lugar que puede ser mercado local, nacional o internacional.

EL PROGRAMA DE ACCION

1. Los recursos de la Empresa (activos fijos y corrientes)

2. Naturaleza e importancia de las operaciones en curso

3. Posibilidades futuras que depende de las condiciones técnicas, comerciales y financieras

CARACTERISTICAS DE UN PROGRAMA DE ACCION

1. Unidad de programa .- no puede haber dos programas, esto daría origen a la dualidad

2. Continuidad.- todo programa de acción no debe tener interrupciones

3. Precisión en lo posible, pero si el programa tiene incertidumbre o es relativamente muy grande, ya no hay precisión entonces el programa será una aventura.

4. Flexibilidad .- un programa de acción debe ser sujeto a cambios de acuerdo a los cambios del mercado.

LA PLANIFICACION Ó PLANEAMIENTO

1. Es trazar planos para fijar dentro de ellos la futura acción. (ejm. Planos de una casa) teniendo en cuenta:

Los objetivos de la empresa Los medios necesarios para alcanzar esos

objetivos Las prioridades de la empresa

2. Planificación es establecer programas con indicaciones del objetivo propuesto y de las diversas etapas que hay que seguir.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION

1. Es útil porque fija el camino a seguir2. Ayuda a reducir los costos3. Encauza todos los esfuerzos hacia

metas comunes4. Evita las improvisaciones permitiendo

la eficiencia5. Señala la secuencia para llegar al

objetivo6. Sirve para la contrastación con el

control interno o evaluciones.

CLASES DE PLANES

1. POR SU IMPORTANCIA:a) Planes primarios b) Planes secundarios

2. POR SU DURACION:a) Planes a corto plazob) Planes a mediano plazoc) Planes a largo plazo

3. POR SU FUNCION:a) Planes de producción (todo lo que tiene que ver con la producción)

b) Planes de comercialización (ventas e investigación de mercados)

c) Planes financieros (movimiento de efectivo y valores)

d) Planes contables ( estados financieros y su metodología)

e) Planes administrativos (fundamentalmente relacionado al personal)

TECNICAS DE PLANIFICACION

Toda técnica de planificación su punto de partida será:

Políticas de la empresa Manuales de funciones Manuales de procedimientos Directivas

EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CODIGO PROCEDIMIENTO : PM.246 FECHA DE EMISIÓN 04.07.01 FECHA DE VIGENCIA 11.07.01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO COMPRAS A NIVEL OFICINA REGIONAL PROPOSITO Contar con un sistema de procedimientos y documentos que permita tener un mayor control de la información así como

del proceso de las compras en la oficina regional. Facilitar la información y servir como guía en la adquisición de bienes y servicios. Determinar las responsabilidades funcionales de los diferentes cargos en el proceso. RESPONSABLES Administrador Regional REFERENCIAS

BASE LEGAL: Código Civil

POLITICAS: El desarrollo del Procedimiento de COMPRAS A NIVEL DE OFICINA REGIONAL es consecuencia directa del Manual

de Políticas y Procesos de ADRA/Perú. Las Políticas relacionadas son: PO.10.02 Política 4.4 La agencia considera como un principio el uso escrupuloso de los recursos de acuerdo con los

compromisos pactados con los donantes. Política 4.5 La evidencia del uso eficiente y oportuno de los recursos se encuentra en un sistema de costos

adecuados y relacionados con el impacto de los programas. Política 4.6 La Agencia administra los recursos mediante presupuestos (a nivel central, programas y regionales),

manteniendo un grado de control de la ejecución tal que permita evaluar a nivel de detalle, la eficiencia de los programas en sus microlocalizaciones.

Política 5.1 La agencia evaluará permanentemente la necesidad de equipamiento adecuado, en cantidad y calidad, para el cumplimiento eficiente de los programas y procesos.

4.3 DIRECTIVAS: Dir.LG.01 Todas las órdenes de pedido deberán corresponder a una

actividad, partida, fuente de financiamiento y centros de costos a los que serán afectados.

Dir.LG.02 Todas las órdenes de Pedido deben ser autorizadas por el administrador del centro de costos y éstas deben llegar con 3 días de anticipación para su proceso a la fecha solicitada de entrega.

Dir.LG.03 Las órdenes de pedido que incluyan partidas no presupuestadas deberán ser autorizadas por el Director de Administración y Finanzas.

Dir.LG.04 Las partidas presupuestadas que requieren licitación son: Transporte de alimentos, útiles de escritorio para compras anuales, despachos aduaneros, agencias de viaje para pasajes aéreos y compras superiores a los $20,000.00

Dir.LG.05 Todas las compras cuyos montos no superen los $1,000.00 no requiere cuadro comparativo de cotizaciones.

Dir.LG.06 Las compras cuyos montos se encuentren en el rango de $1,001.00 a $20,000.00 requiere como mínimo de 3 cotizaciones.

Dir.LG.07 Las compras mayores a $ 20,000.00 requieren de licitación interna.

Dir.LG.08 Todas las adquisiciones se hacen única y exclusivamente a través del Departamento de Logística.

01

02

03

04

05

06

07

Sec CoRg Solicit. CoLgAdRg ContR FRECUENCIADOCUMENTO O

FORMATOCODIGO DE LA

ACTIVIDAD DAFC.Int.

F.PLG.01/10.99Orden de Pedido

ANEXO 01Consideraciones sobre la

Orden de Pedido yCotizaciones

Variable

Variable

Variable

F.PLG.01/10.99Orden de Pedido Variable

5. DIAGRAMA DE DESPLIEGUE PROCEDIMIENTO PM.246 COMPRAS A NIVEL OFICINA REGIONAL

INICIO

Emitir Orden dePedido

Verificar si itemestá considerado en

Ppto de F.P.

Verificar si itemestá considerado en

el Ppto delPrograma

1No

El item nopresupuestado es

mayor de US$1,000

El item tienesustento válido y seaprueba el pedido

1

No

Si

2

Si

FIN

Presentar aComisión Interna

No

El item tienesustento válido y seaprueba el pedido

2

Si

FINNo

Autorizar Ordende Pedido

Autorizar Ordende Pedido

No

Si Si

A

GRAFICA DE GANTGRAFICA DE GANT

Da una visión en conjuntoDa una visión en conjunto Indica las interrelaciones de un proyecto de Indica las interrelaciones de un proyecto de

una manera sencillauna manera sencilla Este instrumento muestra las actividades Este instrumento muestra las actividades

mas importantes mas no de los detallesmas importantes mas no de los detalles Sólo sirve para proyectos pequeñosSólo sirve para proyectos pequeños

BALANCE SCORECARDBALANCE SCORECARD