ÕVÕ HAZIRLAMA GRUBU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM …w3.bilecik.edu.tr/.../116/2019/04/102-hazırlık.pdf · 102 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe

T.CBİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU

*BE5N32JS1*

Oturum Tarihi22/03/2019

Oturum Saati11:00

Oturum Sayısı102

Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü 11030-BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGERTel: 0228 214 11 01 Faks:0228 214 11 02 Elektronik ağ:http://strateji.bilecik.edu.tr

KARAR ÖRNEĞİ Gündem: Rektörlüğümüzün (Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı) 03.11.2015 tarihli ve 23181

nolu yazısı uyarınca birimlerden gelen bilgi ve belgelerin incelenmesi.

Karar: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca birimlerden gelen bilgi ve belgeler grubumuzca incelenmiş olup, 15 adet yeni iş akış süreci, 2 adet revize görev tanımının ekteki şekliyle kabulüne ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulmasına oy birliği ile karar verilmiştir.

EKLER:İş Akış Süreci (15 adet)Görev Tanımı (2 adet revizyon)

e-imzalıdırMurat IŞIK

Başkan

e-imzalıdır Sezer KUYUCU

Üye

e-imzalıdır Nigar ÖZALP

Üye

e-imzalıdır Hakan GÖGER

Üye

e-imzalıdırÜye

Evrak Tarih ve Sayısı: 28/03/2019-10633

Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Mevcut Elektronik İmzalar

MURAT IŞIK (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter Yardımcısı) 27/03/2019 11:54HAKAN GÖGER (İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü - Şef) 27/03/2019 16:55NİGAR ÖZALP (İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü - Şube Müdürü) 28/03/2019 08:55SEZER KUYUCU (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 28/03/2019 10:14

(Form No: DFR-003; Revizyon Tarihi: 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

BŞEÜ-KAYSİS Belge No: DİS-

İlk Yayın Tarihi/Sayısı

Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam

3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

4. Süreç Riskleri AFP dağılımlarının aylara harcama yapılma olasılığıyüksek olan aylarla aynı oranda örtüşmemesi.

Önceki yıllar harcama oranlarının AFP dağıtımında göz önünde bulundurulması.

6. İş Akışı

SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT

STARTEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI AYRINTILI FİNANSMAN PROGRAMI HAZIRLAMA

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, ayrıntılı finansman programı hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı , ayrıntılı finansman programı hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri

Hazine ve Maliye Bakanlığı

-5018 Sayılı Kamu Mali

Yönetim ve Kontrol Kanunu

-BUMKO Bütçe Uygulama

Tebliği

-Bütçe ve Performans Şube

Müdürlüğü Personeli

-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

-Aytıntılı Finansman

Programı- E-Bütçe Programı




E-Bütçe Programı




-Ayrıntılı Finansman Programı

-İcmal Cetvelleri Teklifi


Müdürlüğü Personeli-Strateji Geliştirme

Daire Başkanı

- E-Bütçe Programı

Strateji Geliştirme Daire Başkanı

-Ayrıntılı Finansman Programı

-Bütçe Uygulama Tebliği

-Üst Yönetici-Strateji Geliştirme

Daire BaşkanıAyrıntılı Finansman

Programı

Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği yayınlanır.

Kurumsal düzeydeki, yılı bütçe başlangıç ödeneklerini gösteren 12 aylık Ayrıntılı Finansman Programı hazırlanır.

Üniversitemiz ayrıntılı finansman icmal cetvelleri teklifleri hazırlanarak e-bütçe programına girişleri yapılır ve onay verilir. Böylece ayrıntılı finansman programları oluşturulur.

Hazırlanan ayrıntılı finansman programı icmal cetvelleri teklifi Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığınca e-bütçe sistemi üzerinden gönderilir

Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığınca icmal düzeyinde vize edilen ayrıntılı finansman programının yeniden harcama birimleri düzeyinde dağılımları yapılır.

Ayrıntılı finansman programının e-bütçe girişi yapılarak sistemde birim bazında onaylanır.

Ayrıntılı finansman programı onaylandıktan sonrayılın ilk serbest bırakmaları yapılır ve ödenekler kullanılabilir duruma gelir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Gerekli harcama tertiplerinin tam ve her yıl ihtiyaçlara göre güncellenmesi.

6. İş Akışı


EBYS

Bütçe Teklifi

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BÜTÇE HAZIRLAMA

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, bütçe hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı ,bütçe hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


Birimlerle yapılan görüşmelerde yeni bütçe için talep edilen tertiplerle kontrol raporundaki tertiplerin örtüşüp örtüşmediği kontrol edilir.

-Hazine ve Maliye Bakanlığı-Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı

-Anayasanın 161,162 ve 163’üncü

Maddeleri-5018 Sayılı Kanun

-Bütçe Çağrısı/ Bütçe Hazırlama Rehberi/Yatırım Genelgesi/

YatırımProgramı Hazırlama

Rehberi

Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli


E-Bütçe Programı

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli-Hazine ve Maliye Bakanlığı

Orta Vadeli Mali Plan

-Üst Yönetici-İlgili Daire Başkanlıkları

Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi ile Yatırım Genelgesive Yatırım ProgramıHazırlama Rehberinin yayınlanması ile süreç başlar.

Bütçe tahminlerini de içeren bütçe tekliflerinin hazırlanması için harcama birimlerine yazı yazılır.

Harcama birimleriyle yapılan toplantılarda gelen ödenek teklifleri konsolide edilerek kurumun bütçe teklifi oluşturulur ve e-bütçe programına girilir.

Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığı’nın hazırlanan bütçe teklifini incelemesi üzerine Üniversitemiz görüşmeye çağrılır. Bu süreçte Orta Vadeli Mali Plan yayınlanarak yatırım tavanları belirlenir.

1

Bütçe teklifleri ile ilgili Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığı’nda görüşmeler yapılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BÜTÇE HAZIRLAMA

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bütçe Tasarısı

EBYS

Bütçe Kanunu

-Üst Yönetici-Milli Eğitim Bakanlığı

-Üst Yönetici-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

-Üst Yönetici-TBMM

2

Üniversite bütçe teklifi tasarı haline getirilir.

Hazırlanan Bütçe Kanun Tasarısı Üniversite tarafından TBMM/Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığı/YÖK’e gönderilir.

Plan ve Bütçe Komisyonunda görüşülen Bütçe Tasarısı onaylanır ve Resmi Gazete’de yayınlanarak kanunlaşır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri

Bütçe işlemleri yapıldıktan sonra ödenek masraf cetvellerinden tertip ve miktarlar kontrol edilir.

6. İş Akışı


Üst Yönetici

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BÜTÇE İŞLEMLERİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, bütçe işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı ,bütçe işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.

Süreçte Hazine ve Maliye Bakanlığı tasarruf tebdirlerine riayet edilmeli. Bütçe kanununda berirtilen unsurlara dikkaet edilmeli ve tüm yıl içindeki olası ihtiyaçlar göz önünde bulundurulmalıdır.


Harcama Birimleri

-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu-BUMKO Tebliğleri

Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü

Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü

Talep, Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğüncekontrol edilip uygun

görüldü mü?

Talebin uygungörülmeme nedeniilgili birime bildirilir.

Yapılacak işlem ekleme, aktarma ve revize ise Üst Yöneticiye sunulur.

İptal edilmek üzereSGDB’na gönderilir.

Ekleme, aktarma veya revizetalebini üst yönetici

onayladı mı?

1

Harcama birimleri ekleme/ aktarma/ revize/ talebinde bulunur.

HAYIR

HAYIR

EVET

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BÜTÇE İŞLEMLERİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu-BUMKO Tebliğleri


Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Pesoneli

İlgili ödenek ekleme/aktarma/revize işlemlerinin e-bütçe sistemine girişi yapılır ve onayı verilir. Revize işleminin sadece girişi yapılır, işlem onayı bütçe uzmanınca gerçekleştirilir.

Yapılan bütçe işlemi onay sonrasında sistem üzerinden Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ile Muhasebat Genel Müdürlüğüne gönderilirken; ilgili Harcama Birimine yazı ile bildirilir.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri

6. İş Akışı


EBYS

EBYS

EBYS

WORD

EBYS

STARTEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORLARI

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, faaliyet raporları hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı ,faaliyet raporları hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.

Birimlerden gelecek raporların vaktinde veya doğru gelmemesi idari faaliyet raporunuda geciktirecek yada istenen sağlıklı bir sonuca engel oalcaktır.


Raporların birimlerden zamanında elde edilmemesini teminen rapor süresinin bitimine yakın birimlere ulaşılarak hatırlatma yapılır. Gelen raporlarda ki bilgiler öncelikle kıyaslanarak doğrulukları teyit edilr.

-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Görevlisi

Harcama Birimleri

Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü

Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Görevlisi

Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü

İdari faaliyet raporun hazırlanabilmesi için önce mevcut faaliyet raporu taslağı Aralık ayının son haftasına kadar güncellenir ve üst yazı ekinde birimlere gönderilir.

Birimlerden Şubat ayının ortasına kadar bu taslağa göre Birim faaliyet raporlarını hazırlayarak iç kontrol güvence beyanı ile birlikte göndermeleri ve internet sitelerinde yayımlamaları istenir.

Uygunmu ?

İlgili birimle irtibatageçilerek hatalı bilgilerin düzeltilmesi İstenir.

Birimlerce hazırlanan ve daire başkanlığımıza gönderilen (rektörlük kanalıyla) birim faaliyet raporları konsolide edilerek en geç Nisanayı sonuna kadar İdari faaliyet raporu hazırlanır.

Uygunmu ?

İlgili personele bilgi verilir. Hataların düzeltilmesi istenir.

1

HAYIR

EVET

HAYIR

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

STARTEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORLARI

İŞ AKIŞ SÜRECİ

EBYS

Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Görevlisi

Hazırlanan idari faaliyet raporu kurumun internet sitesinde yayımlanır. Ayrıca raporların birer örnekleri üst yönetici imzasıyla Sayıştay Başkanlığına ve Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığına gönderilir.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Tablolarda oluşabilecek hatalar ve beklentilerin doğru belirlenememesi.

Tablolar çapraz olarak kontrol edilir.

6. İş Akışı


STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KURUMSAL MALİ BEKLENTİLER RAPORUNUN

HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, kurumsal mali beklentiler raporunun hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı , kurumsal mali beklentiler raporunun hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


Hazine ve Maliye Bakanlığı

-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli-Strateji Geliştirme Daire Başkanı-Üst Yönetici

-Kurumsal Mali Durum Beklentiler Raporu Hazırlama Rehberi-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli

-Muhasebe ve Bütçe Verileri

-Üst Yönetici-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

-Kurumsal Mali Durum Beklentiler Raporu

Kurumsal mali durum ve beklentiler raporunun hazırlanmasına ilişkin harcama raporlar E-Bütçe sisteminden alınır.

E-Bütçeden alınan kurumsal mali durum ve beklentiler raporu tablolarına ait bilgiler konsolide edilerek üniversitemiz kurumsal mali durum ve beklentiler raporu hazırlanır.

E-Bütçeden alınan kurum bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedefleri ile faaliyetlerini kapsayan bilgi ve belgeler hazırlanan kurumsal mali durum ve beklentiler raporuna eklenir.

Hazırlanan kurumsal mali durum ve beklentiler raporu Temmuz ayı içinde kamuoyuna duyurulur SGDB internet sayfasında yayınlanır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Özlük yazılarında gecikmelerin eksikliklerin olabilmesi

Eklerin mevzuat çerçevesinde kontrol edilmesi.

6. İş Akışı


Talep Sahibi Dilekçe

EBYS

Dosya

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÖZLÜK İŞLEMLERİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, özlük işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı , özlük işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


Stratejik Yönetim ve

Planlama Şube Müdürlüğü

Görevlisi

Stratejik Yönetim ve

Planlama Şube Müdürlüğü

Görevlisi

Özlük işlemine ait dilekçe gerekli belgeler ile birimimize gönderilir.

Dilekçe eklerinde herhangi bir eksiklik yok ise Pesonel Daire Başkanlığına üst yazı ile gönderilir.

Gönderilen üst yazıdan bir çıktı alınıp ilgilinin dosyasına takılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Birimlerden yatırımlarla ilgili yeterli doğru veri gelmemesi ihtimali

Gelen verilerin doğruluğu ve yeterliliği SGDB e-bütçe sistemiyle karşılaştırılarak teyit edilir.

6. İş Akışı


STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YATIRIM DÖNEMSEL GERÇEKLEŞME RAPORLARININ


Bu süreç akışının amacı, yatırım dönemsel gerçekleşme raporlarının hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı , yatırım dönemsel gerçekleşme raporlarının hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı

-5018 Sayılı Kanun-Yatırım Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

Gerçekleşme Tabloları

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli-Üst Yönetici-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli-Üst Yönetici-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

Kamu – Yatırım Programı

Yatırım Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Kararın Yayınlanması ile süreç başlar.

Gerçekleşme tabloları uygun mu ?

İlgili personele iade edilir.

E-Bütçeden alınan tutarlar incelenerek konsolide edilerek yatırım projelerine ilişkin dönem gerçekleşme tabloları hazırlanır

Yatırım projelerine ilişkin 3’er aylık dönemler halinde e-bütçeden o döneme ait sermaye kalemlerindeki harcama tutarları alınır.

Düzenlenen tablolar Strateji Geliştirme Daire Başkanı ve üst yönetici imzası ile Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığı ve YÖK’na gönderilir

1

HAYIR

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YATIRIM DÖNEMSEL GERÇEKLEŞME RAPORLARININ


Kuruluş VerileriBütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Yatırım Uygulama Raporları Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe

Başknalığı’nın sitesinde kuruluş verileri başlığı altına ve İKİS sistemine yatırımların dönemsel gerçekleşmeleri girilir.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Toplu projelerin ihitayçlar doğrultusunda dağıtılmama riski, dağıtımların tavan rakamlarla uyuşmama riski.

Toplu projelerin alt projelerdeki ödenek miktarı birimlerle görüşülerek tespit edilir, tavan rakamlar kontrol edilir.

6. İş Akışı


Maliye Bakanlığı

KAYA Sistemi

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YATIRIM DETAY PROGRAMI HAZIRLAMA

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, yatırım programı hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı ,ayrıntılı finansman programı hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


-5018 Sayılı Kamu MaliYönetim ve Kontrol Kanunu-Yılı Programının Uygulanması-Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar-Yatırım Programı


Bütçe ve Performans

Şube Müdürlüğü Personeli

Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığınca yatırım programı yayınlanır.

İlgili birimlerle görüşülerek Üniversitemiz toplu projelerine ilişkinYatırım Programı dağılımları belirlenir.

KA-YA sisteminde görünen

ödenek tavanlarınauygun mu ?

Gerekli değişiklikler için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iade edilir.

KA-YA sisteminden çıktılar alınarak Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı’na gönderilir.

HAYIR

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Birimlerden yatırımlarla ilgili yeterli doğru veri gelmemesi ihtimali

Gelen verilerin doğruluğu ve yeterliliği SGDB e-bütçe sistemiyle karşılaştırılarak teyit edilir.

6. İş Akışı


EBYS

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YATIRIM PROGRAMLARI İZLEME VE DEĞERLENDİRME

RAPORLARI İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, yatırım programları izleme ve değerlendirme raporları hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı , yatırım programları izleme ve değerlendirme raporları hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.



-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu-Yatırım Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar


-E-Bütçe-EBYS


-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu-Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporu



Yatırım Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Kararyayınlanır.

Yatırım projeleri harcamaları e-bütçe sisteminden alınır.Yapı İşleri Daire Başkanlığı’ndan yatırım gelişimi ve yatırımlarla ilgili fotoğraların olduğu CD istenir.

Projelerle ilgilibilgiler yeterli

mi?

Düzeltmeler yapılmak üzere ilgili birime iade edilir.

Yatırım projeleri ile ilgili bilgileri konsolide edilerek yatırım programı izleme ve değerlendirme raporunu hazırlanır.

Hazırlanan yatırım programı izleme ve değerlendirme raporu Sayıştay Başkanlığı, Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığı ve YÖK’e gönderilir.

HAYIR

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Revize talebinin doğru belirlenememesi.

Revize talebi ihtiyaçlar doğrultusunda SGDB’da da kontrol edilir.

6. İş Akışı


Üst Yönetici

Üst Yönetici

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YATIRIM PROGRAMI REVİZESİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, yatırım programı revizesi hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı , yatırım programı revizesi raporlarının hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


Harcama Birimleri

-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu-Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar-EBYS

-Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Personeli-Strateji Geliştirme Daire Başkanı

Revize Talep Cetvelleri





İlgili birimlerden yatırım programında yer alan projelerle ilgili revize talepleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

Hazırlanan revize talep cetvelleri Üst Yöneticiye sunulur.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iade edilir.

Revize üst yöneticitarafından uygun mu?

Yatırım programı revize cetveli Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başknalığına gönderilir.

Revize taleplerinin kontrolü yapılarak revize talep cetvelleri düzenlenir.

1

HAYIR

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YATIRIM PROGRAMI REVİZESİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Revize Cetvelleri




Revize Strateji ve

Bütçe Başkanlığınca uygun

mu?

Strateji ve Bütçe Başkanlığınca uygun görülen revize cetvelleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ilgili harcama birimine bildirilir.

2

EVET

HAYIRStrateji Geliştirme Daire Başkanlığına iade edilir.

(Form No: DFR:004 ; Revizyon Tarihi: 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

BŞEÜ-KAYSİS Belge No. DGT-018

İlk Yayın Tarihi/Sayısı 17.02.2016/2

Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Birimi Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü

2. Kadro Unvanı

3. Görev Unvanı Birim Görevlisi

4. Bağlı Bulunduğu Unvan Birim Sorumlusu

1. Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak.2. Bütçeyi hazırlamak.

3. Ayrıntılı finansman programını hazırlamak.

4. Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak.

5.

6. Ödenek gönderme belgesi düzenlemek.

7. Gelirlerin tahakkuku ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek.

8.

9. Kurumsal mali durum ve beklentiler raporu hazırlamak.

10. Görev alanıyla ilgili konulardaki yazışma işlemlerini gerçekleştirmek.

11. Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak, sorunları önleyici ve etkililiği artırıcı tedbirler üretmek.

12.

13. İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek.

14.

15.

16.

17.

18.

KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞIBÜTÇE İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ

GÖREV TANIMI

Mali Hizmetler Uzmanı/Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı/Şef/Bilgisayar İşletmeni/V.H.K.İ./Memur/Sekreter

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Birimlerin ödenek taleplerini almak, değerlendirmek, ödenek talebi uygun görülen işlemleri yönetici onayına sunmak ve ödenek aktarma ve eklemelerle talepleri karşılamak.

Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak.

İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.

İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.

İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak.

Birimlerin ödenek taleplerini almak, değerlendirmek, talebi uygun görülen işlemleri yönetici onayına sunmak, ödenek aktarma ve eklemelerle talepleri karşılamak.

Bütçe ve performans programıyla ilgili mevzuatı ve duyuruları takip etmek. Mevzuat ve duyurularla belirtilen iş ve işlemleri gerçekleştirmek.

Bütçe ve performans programıyla ilgili harcama birimlerine danışmanlık ve bilgilendirme hizmeti sunmak.

6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri

6. İş Akışı


-Daire Başkanı -EBYS

-İlgili Personel -EBYS , E-Bütçe

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÖDENEK AKTARMA İŞLEMLERİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, harcama birimlerinin bütçelerinde yer alan ödeneklerin yetersiz kalan tertiplerine ödenekleri aktarmaktır.Bu süreç akışı harcama birimlerinin bütçelerinde yer alan ödeneklerin yetersiz kalan tertiplerine ödenek aktarma işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.

Ödeneği eksiltilen tertiplerdeki ödeneğe daha sonra ihtiyaç duyulması ve aktarma yapılarak ödeneği eksilen tertiplere daha sonra aktarma yapılamaması.


Aktarma işlemlerini gerçekleştiren görevlinin Muhasebe İşlemleri Birim Görevlisini ve harcama birimini bilgilendirmesi.

-Daire Başkanı,Ön Mali Kontrol Görevlisi


Aktarma talep yazısı ile ilgili harcama birimlerinden EBYS üzerinden Dairemize gelir. Daire başkanı Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğüne havale eder.

Aktarma talebi Daire Başkanı ve ilgili personel tarafından değerlendirilir.

Ödenek aktarma talebi mevzuata uygun mu?

Uygun görülmeme nedenlerini belirten görüş yazısı harcama birimine gönderilir.

Kurum içi aktarmalarda, aktarma yapılacak tertipteki ödeneğin olur yazısıyla Rektörlük makamına sunulup onay alınması.

E-bütçe sistemine giriş yapılarak sistemde onaylanması.

Aktarma işlemlerinin ilgili birimlere ve aktarma talebinde bulunan harcama birimine gönderilmesi.

HAYIR

EVET

ONAY




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, ödenek eklenmesine ilişkin yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.


4. Süreç Riskleri Bütçe kaleminde yeterli ödeneğin olmaması.

6. İş Akışı


-EBYS

-İlgili Personel -EBYS, E Bütçe

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞIÖDENEK EKLEME

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, harcama birimlerinin bütçelerinde yer alan ödeneklerin yetersiz kalan tertiplerine ödenekleri eklemektir.


Ekleme işlemlerini gerçekleştiren görevlinin Muhasebe İşlemleri Birim Görevlisini ve harcama birimini bilgilendirmesi.



Birimlerin ilgili kanunları gereğince bütçede mevcut veya yeni açılacak bir tertibe belli bir gelir karşılığı olmaksızın bütçelerine ödenek eklenmesi talebinde bulunması.

Ekleme talebi Daire Başkanı ve ilgili personel tarafından değerlendirilir.

Ödenek ekleme talebi mevzuata

uygun mu?

Uygun görülmeme nedenlerini belirten görüş yazısı harcama birimine gönderilir.

Ekleme yapılacak tertipteki ödeneğin olur yazısıyla Rektörlük makamına sunulup onay alınması.

E-bütçe sistemine giriş yapılarak sistemde onaylanması.

Ekleme işlemlerinin ilgili birimlere ve aktarma talebinde bulunan harcama birimine gönderilmesi.

HAYIR

ONAY

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam


4. Süreç Riskleri Talep edilen ödenek tutarlarının yanlış girilmesi ve serbest bırakmaların zamanında yapılmaması.

6. İş Akışı

SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat

-E-Bütçe

-E-Bütçe

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÖDENEK SERBEST BIRAKMA İŞLEMİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı; ödeneklerin etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasını sağlamaktır.Bu süreç akışı, talep edilen ödeneklerin serbest bırakılması, ilgili harcama birimine bildirilmesi faaliyetlerini kapsar.


Serbest bırakma işlemlerini gerçekleştiren Bütçe İşlemlemleri Görevlisinin, Muhasebe İşlemleri Birim Görevlisini zamanında bilgilendirmesi.

-Harcama Birimleri



Ayrıntılı Harcama Programı yürürlüğe girmeden önceki dönemde aylık harcamalarla ilgili genelgelerde düzenlenen harcama izinlerinin yetersiz kaldığı durumlarda birimlerden ödeneğin serbest bırakılması ile ilgili taleplerin gelmesi.

“Serbest Bırakma” işleminin bütçe uygulama talimatına uygunluğunun tespit edilmesi.

E-bütçe sistemine ödeneğin serbest bırakılması ile ilgili girişlerin yapılması.

Onaylanan Serbest Bırakma işleminin Muhasebe Kesin Hesap Raporlama Birimine ve serbest bırakma talebinde bulunan harcama birimine gönderilmesi.

(Form No: DFR:004 ; Revizyon Tarihi: 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

BŞEÜ-KAYSİS Belge No. DGT-021

İlk Yayın Tarihi/Sayısı 17.02.2016/2

Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Birimi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü

2. Kadro Unvanı

3. Görev Unvanı Birim Görevlisi

4. Bağlı Bulunduğu Unvan Birim Sorumlusu

1.

2.

3. İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak.

4. Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi’nde belirtilen iş ve işlemleri yapmak.

5. Görev alanıyla ilgili konulardaki yazışma işlemlerini gerçekleştirmek.

6. Kalite Koordinatörlüğü’nün sekreterya iş ve işlemlerini yapmak.

7.

8.

KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak

İÇ KONTROL ve ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ GÖREVLİSİGÖREV TANIMI

Mali Hizmetler Uzmanı/Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı/Şef/Bilgisayar İşletmeni/V.H.K.İ./Memur/Sekreter

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konusunda çalışmalar yapmak.

Birim kalite kurulları ve üniversite kalite komisyonu arasında koordinasyonu sağlamak için yazışmalar yapmak. Güncellenen birim kalite kurullarının yazılarını takip edip arşivlemek.

KAYSİS belgeleri içinde bulunan kurum yönetmelikleri, esas usuller, yönergeler, uygulama/program esasları, politikalar, prosedürler, sözleşme/protokoller, katolog/kılavuzlar, duyuru/ilanlar, liste/konseptler, doküman/yardımcı yayınları, BŞEÜ KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürü gereğince birimlerin talepleri doğrultusunda hazırlamak ve İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu’na imzaya sunmak.Kurul tarafından imzalanan KAYSİS belgelerini ve bu belgelere ait listeleri güncelleyerek KAYSİS belgeleri sayfasında yayınlamak üzere Hukuk Müşavirliği’ne yazı ile bildirmek.

6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, ön mali kontrole tabi tüm mali karar ve işlemleri kapsar.


4. Süreç Riskleri

Ön Mali Kontrol personel tarafından yapıldıktan sonra Şube Müdürüde incelemeyi gözden geçirir.

6. İş Akışı


Başkanlığında dosyalanır.

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÖN MALİ KONTROL

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, ön mali kontrol kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Yönergede belirtilen tutarların dikkate alınmaması, dosyanın yönergedeki tüm maddeler açısından incelenmemesi, vergi tutarlarının vergi miktarlarının mevzuatta yanlış hesaplanma riski belirtilen oranlarda olup olmadığı kontrol edilir.


-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (md. 24) -BŞEÜ Ön Mali Kontrol Yönergesi 11. ve 18. Maddesi

-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü

-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü

-Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği -2005 sayılı Başbakanlık Genelgesi (Standart Dosya Planı)

Ön mali kontrole tabi mali karar ve işlem evrakı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.

Mali karar ve işlem mevzuata uygun mu?

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca uygun görülmeme nedenlerini belirten görüş yazısı yazılarak işlem dosyası ve ekleri ilgili birime iade edilir.

İncelenen ve uygun görülen ihale dosyasının ön mali kontrol görüş formu düzenlenerek “Kontrol edilmiştir ve uygun görülmüştür”şerhi düşülür.

Uygun görülen ihale dosyasının aslı ilgili birime üst yazı ile gönderilirken bir nüshası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında dosyalanır.

HAYIR

EVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam

3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

4. Süreç Riskleri Evrak eklerinin kontrol edilememesi ve yanlış yere işlenmesi, evrakın yanlış yere dosyalanması.

Evrakların zamanında kaydedilip ilgili kişilere ulaştırılması.

6. İş Akışı


-Daire Başkanı

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI EVRAK KAYIT İŞLEMLERİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, gelen ve gönderilen evrakların dolaşımını kontrol edebilmek, birbiriyle ilgili yazışmalarda önceki evrak bilgilerine ulaşabilmek; evrakın konusu,dağıtım, gönderilme bilgilerini tanımlamak için gerekli minimum bilgileri tutmaktır.Bu süreç akışı, gelen evrakların ayırt edici özellikleri ile kayıt altına alma ve dosyalama faaliyetlerini kapsar.


-Gelen Evrak Kayıt

Evrak Kayıt Defteri

Muhasebe 1-2,Rektörlük

Tahakkuk,Bütçe, İç ve Ön Mali

Kontrol,Stratejik Yönetim

Başkanlığımıza gelen evraklar teslim alınır.

Evrak kayıt defterine işlenir, başkana sunulmak üzere sekreterliğe iletilir.

Başkan inceledikten sonra şube müdürlüklerine havale eder.

Varsa gerekli dağıtımlar yapılıp evrak dosyalanır.

Documents

ÕVÕ HAZIRLAMA GRUBU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM …w3.bilecik.edu.tr/.../116/2019/04/102-hazırlık.pdf · 102 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe