Linköpings universitet

Valla universitetsbibliotek

Slutrapport för Biblioteket – delprojekt inom Campus LiU 2015

2013-06-27Slutrapport

Projektledare: Matilda Henebäck

BakgrundLivet på Campus är ett av flera delprojekt inom Campus LiU 2015, som ingår i det av rektor initierade ”pedagogiska språnget”. Campus LiU 2015 syftar till att uppfylla de krav och förhoppningar som våra studenter och lärare har på en kreativ, attraktiv och konkurrenskraftig studiemiljö. Projektet ska ge förslag på hur vi kan erbjuda miljöer och mötesplatser som lever upp till LiU:s målsättning om öppenhet, nyfikenhet och nytänkande.

Idag finns det två biliotek på campus. Delprojektet biblioteket syfte är lokalmässiga förutsättningar och utformning av ett universitets bibliotek som samlat de två bibliotek som idag finns till ett bibliotek. Det rör sig både om utformningen av personalens arbetsplats, så väl som att erbjuda allt studenter förväntar sig och erbjuda dem den bästa servicen.

Nuvarande situation Idag arbetar 69 anställda på de båda biblioteken, indelade i 7 avdelningar. Totalt under 2012 hade de båda biblioteken över 340 000 besökare. Under pågående termin besöker mellan 40–50 000 personer de båda biblioteken varje månad. Under sommaren är det av naturliga orsaker färre besökare. Biblioteken har i dag en samling som omfattar totalt 11 700 hyllmeter med böcker, förhoppningen är dock att samlingarna ska resas och minskas, för att anpassas för de rumsliga förutsättningar som planeras. Utöver detta finns också 7800 hyllmeter av bibliotekets resurser i ett fjärrmagasin, (bokladan).

Ytor

HumSam: 6075 kvm (exklusive 822 kvm gemensamma ytor) TekNat: 1110 kvm (exklusive 237 gemensamma ytor)

Projektmål: Universitetsbiblioteket i B-huset och D-huset är inflyttade in i en gemensam byggnad,

nuvarande Origo, vars flyglar eventuellt byggs samman.

Effektmål: Ökad trivsel hos medarbetare och studenter Bättre studie- och lärmiljöer för såväl studenter som lärare Mer kreativt arbetsklimat med enklare kommunikationsvägar

Avgränsning Delprojektet berör endast campus Vallas två bibliotek. Delprojektet har inte berört vad som ska göras av de ytor som lämnas av biblioteket. Det har endast fokuserats på utformning av lokal, funktioner och samband inom den, inte exakt placering av lokal, eller i vilken byggnad den den tänkta lokalen placeras i.

1

ProjektorganisationProjektgruppen har bestått av representanter från biblioteket och olika delar av Universitetsförvaltningen som alla arbetar med studentservice, samt studeranderepresentanter från respektive kår.

Projektgrupp/arbetsgrupp Margaretha Grahn, överbibliotekarie (ordförande)Matilda Henebäck, UF Lokalförsörjningsavdelningen (projektledare)Anneli Friberg, förste bibliotekarieChristina Brage, förste bibliotekarieJoakim Westerlund, förste bibliotekarieCristobal Ubilla, studiesocialt ansvarig, stuffMika Lindahl, studiesocialt ansvarig LintekDavid Olander, Styrelseledamot consensus

Genomförande av uppdragArbetsgruppen har haft fyra möten från oktober 2012 till mars 2013. Till arbetsgruppen har sex stycken undergrupper kopplats, varje grupp har haft fokus på en del av bibliotekets verksamhet. Dessa grupper har haft olika antal möten och kontinuerligt rapporterat till arbetsgruppen. Ett stormöte med all personal på biblioteket hölls, där synpunkter från hela verksamheten samlades in, samt att arbetsgruppen svarade på frågor. Dessutom hölls sju stycken workshops med ett 80-tal studenter under hösten.

Workshopen med studenterna visar att det är stor spridning på hur biblioteket används. Det som efterfrågas är en variation av möbler och ljudnivå för att tillgodose olika behov. Det uttrycks en oro över att den tysta omgivningen försvinner om biblioteket blir för stort och om antalet besökare ökar. Det ställs stora krav på regler och struktur i utformningen i planeringen av ytan. För att bevara den tysta miljön bör man även tänka på placering av studieplatser, datorer, skrivare och lånediskar.

Många studenter ser teknik som något bra och biblioteket som ett bra ställe att placera ny teknik. För att ge alla tillgång till den finns däremot en oro att tekniken ska stå oservad och inte fungera. När man behöver den.

De viktigaste delarna av ett bibliotek är tillgång till tysta rum, lugna miljöer och bibliotekspersonalens service. Böckerna nämns inte lika ofta, då många studenter använder sig av bokning eller bibliotekarie för att hämta eller hitta sina böcker.

Undergruppernas arbete resulterade i en verksamhetsbeskrivning som finns sammanfattad separat. Verksamhetsbeskrivningen i sin helhet är bifogad som bilaga.

Arbetsgruppen har även diskuterat frågor rörande bokladans framtid, och hur denna ska tas med i planeringen av ett nytt samanslaget bibliotek. Även frågor om den utökade arbetsinsats som kommer krävas när biblioteken slås samman har diskuterats.

2

OmvärldsbevakningUnder våren 2013 genomförde universitetsledningen studiebesök vid flera universitet i Nederländerna, Storbritannien och Skottland. Utöver denna resa har biblioteket gjort egna resor till Danmark, Holland och England. Under ledningsresan studerades både olika lärmiljöer, studieplatser universitetsbibliotek. Under bibliotekets egna resor besöktes både universitetsbibliotek och folkbibliotek.

Reflektioner från universitetsbiblioteken är att de ofta beskrivs som ”the heart of the university”. Det är på biblioteket som studenterna samlas och vill vara. Biblioteken är ofta integrerade med andra typer av servicefunktioner för studenterna.

Studenterna erbjuds på biblioteket olika typer av studieplatser, ofta indelade i zoner. Flexibel och varierad möblering ger möjlighet att skapa flera olika studiemiljöer under samma tak. Zonindelningen på biblioteket ger också möjlighet erbjuda allt ifrån tysta läsplatser till gruppstudieplatser. Även grupprum erbjuds i stor utsträckning på flera bibliotek.

Information har en central roll på alla bibliotek. Många använder sig av TV-skärmar för att sprida information om biblioteket och den service som erbjuds. Skyltningen på de flesta universitet är tydlig och har en distinkt roll i bibliotekens informationsflöde.

Verksamhetsbeskrivning Linköpings universitetsbibliotek ska fungera som service för alla studenter vid universitet. Biblioteket bör vara en naturlig del av den studentservice som erbjuds på campus och också samverka med andra servicefunktioner för att erbjuda resurser, service och studieplatser för alla studenter. Biblioteket bör vara en central punkt på Campus och en samlingspunkt för alla studenter. För att biblioteket ska vara tillgängligt för alla ska det vara handikappsanpassat för alla typer av funktionshinder.

Ledord för biblioteket Professionalitet Mobilitet Interaktivitet Flexibilitet Tydlighet Generositet Personlighet Funktionalitet Tillgänglighet Identitet/Varumärke

Då biblioteket blir en central punkt, och en naturlig samlingspunkt på campus blir biblioteket också LiU:s ansikte utåt, av den anledningen är dess utformning av stor vikt. Utemiljöer och entrén ska vara välkomnade och inbjudande, hänsyn bör därför speciellt tas till cykelparkering och entréns utformning. Entrérummet ska erbjuda möjligheter för mottagning av besökare samt funktioner som lånedisk, helpdesk och information.

Biblioteket ska vara anpassat för förändringar inom verksamheten och organisationen. Såväl möblering som byggtekniska lösningar bör vara flexibla och förberedda för förändring.

3

För att biblioteket ska uppfattas som den lugna miljö som eftersträvas är akustiken en viktig aspekt för hela biblioteket. I både interna och externa lokaler bör hänsyn noga tas till materialval och akustikförhållanden.

Bibliotekets olika zoner och dess funktioner bör detaljplaneras för att få ut så mycket som möjligt av ytorna och samtidigt uppfylla verksamhetens olika önskemål. Genom att planera zonerna efter flöden av människor och material kan man tillgodose flera olika önskemål inom olika områden bl.a. ljudnivå. Genom att planera flöden mellan olika funktioner, som exempelvis undervisningsrum och entré kan biblioteket planeras med så få störningsmoment som möjligt.

Exempel på zoner Analog zon (inga eluttag, vacker utsmyckning, sköna sittplatser) om man vill koppla

av och koppla ner. Tyst zon (enskilda arbetsplatser, eluttag) om man vill arbeta ostört, men inte i en

knäpptyst miljö. Zoner för grupparbete av olika slag (vissa platser enbart med bord & stolar, andra

platser utrustade med teknisk utrustning), för att det finns ett behov och en efterfrågan på arbetsplatser som funkar för allt ifrån 2-personer till lite större grupper.

Forskarzon/Mikrofilmszon, där man ostört ska kunna komma åt mikrofilmsläsare och mikrofilmer och ev. vissa databaser eller tryckt material.

Zon för olika typer av arrangemang, för att man ska kunna mötas på en "neutral plats" (avskild från arbetsplatserna).

Zon som är anpassad för de studenter som har olika former av läshinder. "Må-bra-zon", där besökarna kan få utlopp för sitt behov av fysisk rörelse. "Boka bibliotekarierum/yta", för att vi ska kunna ta emot studenter/forskare för

enskild/avskild handledning (enligt Boka bibliotekarie-tjänsten).

För att skapa en bra miljö för både studenter och anställda att arbeta i, krävs att alla utrymmen har välplanerad och fungerande ventilation och värme. Även ljud och ljus är viktigta aspekter i skapandet av ett bra arbetsklimat och bör tas särskild hänsyn till.

Biblioteket bör vara ett center för ny modern teknik, så att det på så sätt blir tillgänglig för alla. Detta bör genomsyra såväl skyltning som bokningssystem. För att detta ska vara möjligt krävs att lokalerna är rikligt utrustade med eluttag och att alla utrymmen har täckning av trådlöst nätverk.

Det är viktigt att få in andra verksamheter i biblioteket för att kunna erbjuda den service som studenterna förväntar sig. T.ex. helpdesk för IT-frågor. Andra verksamheter som fik/café bör också finnas inom biblioteket för att möta upp studenternas behov av kaffepauser.

Interna lokaler

Inom de interna lokalerna har vaktmästeri, godsmottagning och posthantering en central roll för flödet och logistiken inom verksamheten. Andra stödjande funktioner inom verksamheten bör planeras kring dessa. Stödfunktionerna bör därför ligga samlade, centralt i markplan med tilltagana arbetsytor för hantering av material, samt goda förutsättningar att ta emot och hantera gods och post.

4

Andra viktigta flöden att ta hänsyn till är bland annat materialflödet genom chippning och katalogisering. Inom chippning krävs någon typ av förvaring för de böcker som väntar på att chippas, och rummet där chippningen görs bör vara placerat så att böcker sedan på ett enkelt sätt kan komma ut i bokhallen. För böcker som väntar på att katalogiseras krävs någon typ av katalogdepå. Fjärrlån innebär också ett flöde av böcker, som kräver ett eget uppackningsrum i nära anslutning till bokhall och låneexpedition. Dessa flöden har godsmottagningen som utgångspunkt.

Inom biblioteket finns 4 avdelningar samt överbibliotekarier. Alla avdelningar bör sitta samlade, och samtliga anställda har behov av eget tjänsterum. Delar av tjänsterummen, framför allt kontaktbibliotekariernas tjänsterum bör vara placerade nära verksamheten och de externa lokalerna. Utöver dessa tjänsterum krävs några tillfälliga arbetsplatser för personal från de övriga biblioteken. Bibliotekets IT-avdelning kräver dessutom en verkstad och ett serverrum.

Övriga rum och ytor som krävs Ett rum för bokvård med tillgång till vatten och god ventilation. Väl dimensionerat lunchrum för personalen på biblioteket. Ett konferensrum med plats för 12 personer Ett konferensrum med plats för 20 personer Ett fika rum, placerat nära konferensrum. Ett slutet magasin för materail som inte är öppet, kräver ca 640 hyllmeter Rum för skrivare och kopiator Förråd för kontorsmaterial Toaletter och vilorum, dimensionerat och placerat med hänsyn till antalet anställda. Väl ljudisolerat rum för inläsning av ljudböcker som kan brukas av annan personal. Tillgång till dusch och omklädningsrum.

Externa lokaler

Med de externa lokaler menas de ytor och rum som är öppna för besökare och studenter. Vid planering av de externa lokalerna behöver hänsyn tas till flöden av både besökare och personal.

I de externa lokalerna har entrén en central roll i att fånga upp och informera besökare. Här ska finnas ytor för besökare som väntar på personal inför möten eller utbildning. I entrén ska också servicefunktioner finnas, som helpdesk och lånedisk.

Ett öppet magasin med kompakthyllor och en bokhall som rymmer 8500 hyllmeter bör tas hänsyn till i det materialflöde som tidigare nämnts ifrån godsmottagning, chippning och katalogisering. Övriga ytor bör framförallt planeras med avseende på zoner och flödet av besökare.

För den undervisning som bedrivs i biblioteket krävs fyra undervisningssalar med plats för mellan 16 och 20 personer utrustade med datorer, samt två seminarierum, ett för 20 personer och ett för 30 personer. Dessa utrymmen ska kunna användas av besökare och personal när ingen undervisning pågår.

Biblioteket ska erbjuda tysta och lugna studieplatser för dess besökare. Minst en tystläsesal bör finnas, samt ett antal studieplatser i en öppen, lugn miljö. För att uppnå en naturligt lugn miljö bör utrymmet planeras med så få störningsmoment som möjligt. Lugna platser bör undvikas att placeras i utrymmen som genomfart till andra funktioner eller vid skrivare, datorer och böcker där det

5

generellt uppkommer mycket prat. Studieplatser bör i så storutsträckning som möjligt ha tillgång till dagsljus, och samtliga bör ha tillgång till eluttag.

En del av biblioteket bör vara tillgängligt dygnet runt. Denna del bör vara utrustad med kaffeautomat, studieplatser och helst med tillgång till delar av samlingarna.

Övriga rum och ytor som krävs Rum för forskare, när mikrofilmssamlingen utrustade med datorer och vanliga studieplatser. Grupprum, varierande storlekar mellan 4-10 personer, som kan användas av både studenter

på egenhand och av bokade bibliotekarier. Skrivarrum, med hänsyn till brand och ljud placeras alla skrivare i ett rum. Toaletter Vilorum Datorsalar Rum för läshinder studenter

Rekommendation till fortsatt arbeteArbetet som rör biblioteket har många beröringspunkter med det arbete som genomfört i delprojektet för Livet på Campus, inom Campus LiU 2015. Biblioteket erbjuder idag mycket service till studenter, och studenterna efterfrågar ytterligare och mer samlad service. Universitetsbiblioteken på LiU får ofta, i egenskap av naturlig samlingspunkt och allmän informationsplats med generösa öppettider, många frågor som inte bara rör bibliotekens verksamhet. Den fortsatta planeringen av ett sammanslaget bibliotek bör därför integreras med det arbete som gjort inom delprojektet Livet på Campus, som rör de olika studentservicefunktionerna på campus. Genom att utnyttja den centrala funktion som biblioteket utgör kan man skapa enmötesplats, där LiUs studentservicefunktioner och universitetsbiblioteket samarbetar vid en gemensam servicedisk som erbjuder fullservice på enplats.

Det är också viktigt i det fortsatta planeringsarbetet att tidigt sörja för de resurser som kommer behövas vid gallring och omorganisering av biblioteket fysiska samlingar.

.

6