Embed Size (px)
Citation preview
VEŠTINE UPRAVLJANJA
VREMENOM
Upravljanje vremenom
Raditi prave stvari
na pravi način
u pravo vreme!
Vrednost vremena
Da biste shvatili vrednost jedne godine, pitajtestudenta koji je izgubio godinu;
Da biste shvatili vrednost jednog meseca, pitajtemajku koja se porodila pre vremena;
Da biste shvatili vrednost jedne sedmice pitajte urednika nedeljnog lista;
4
...
Da biste shvatili vrednost jednog sata, pitajte zaljubljene koji čekaju susret;
Da biste shvatili vrednost jedne sekunde, pitajte osobu koja je baš za sekundu izbegla saobraćajnu nesreću;
Da biste shvatili vrednost jedne milisekunde, pitajte osobu koja je upravo za toliko izgubila olimpijsko zlato!
DA LI UPRAVLJATE SVOJIM VREMENOM ILI
ONO UPRAVLJA VAMA?
Određujte prioritete
Budite realni
Delegirajte (poveravajte zadatke drugima).
Isplanirajte vremenski svoj dan. Zakažite sebi »sastanak« svakog dana.
E-mail.
Vreme je od neprocenjive vrednosti, a upravljanje vremenom pomaže vam da budete produktivniji. Ono vam takođe pomaže da se oslobodite stresa i da više uživate u životu i u poslu.
Šta dobijamo upravljanjem vremenom?
Štedimo vreme
Prevencija stresa
Balans (posao, porodica, prijatelji...)
Produktivnost
Realizacija postavljanih ciljeva
Kontrola situacije
Opšte zadovoljstvo
Postavljanje jasnih ciljeva
Razmislite o sebi pre pet godina i odgovorite na
sledeća pitanja:
Koliko ste godina imali?
Čime ste se bavili?
Na kojoj ste funkciji bili?
Šta ste sve do sada postigli?
Koliko brzo su Vam te godine prošle?
Razmislite o sebi u narednih pet godina:
Koliko ćete godina imati?
Šta biste želeli da postignete?
Na kom položaju biste želeli da budete?
Kategorišite lične, profesionalne, porodične isocijalne ciljeve
Upravljanje vremenom
Efikasno upravljanje vremenom počiva naspremnosti – osećanju da posedujete veštine isredstva da se suočite sa svim iznenađenjima uživotu!
Lista “dangubljenja”
Nepotrebna traženja
Nedovoljno informacija
Odugovlačenje, nedostatak rokova i ciljeva
Obavljanje više poslova istovremeno
Loša komunikacija
...
Nema napornije stvari od nerviranja zbognedovršenog posla!
Prepreke u efikasnom upravljanju vremenom
1. Spoljašnje okolnosti
2. Lične navike i opažanje vremena
3. Tehničke greške
Spoljašnji činioci
Izazovi u upravljanju vremenom koji su izvan naše kontrole
– Rad u sredini sa čestim prekidima
– Rad sa ljudima koji loše upravljaju vremenom
– Nerealno veliki obim posla
– Nedovoljna nagrada za obavljanje posla
– Prelazni periodi
Lične navike i sklonosti koje ometaju upravljanje vremenom
Nejasni lični ciljevi i prioriteti
Život u stilu“osvajača haosa!”
Zabrinutost za uspeh ili neuspeh
Težnja savršenstvu
Odsustvo želje da se prekine status quo
Osećaj nelagode usled nedostatka vremena
Tehničke greške
Mehaničke greške koje je lako otkloniti
– Loša procena potrebnog vremena za završetak zadatka
– Previše komplikovan zadatak
– Nepostojanje organizacionog rasporeda
– Loša organizacija radnog prostora
Određivanje prioriteta
Zapitajte se: Da li je ovaj zadatak važan? Da li će mi obavljanje
ovog zadatka pomoći da ostvarim neki cilj?
Zapitajte se: Da li je ovaj zadatak hitan? Ako ne obavim ovajzadatak odmah, da li će to imati neke negativne posledice?
Pošto jednom sortirate svoje zadatke u zavisnosti odnjihovog prioriteta, utvrdite da li ima još nekih koje možeteda izostavite iz svog rasporeda, to jest da ih poveritedrugima, skratite, ili čak odbacite!
Određivanje prioriteta
krizegorući problemiprojekti koji moraju da budu završeni u strogo određenom rokupotrebe korisnika naših uslugastrategija komunikacije
pripreme
planiranjerazmatranje / razjašnjavanje ciljevaodnosi sa drugim ljudimaneophodna relaksacijanova znanjaprioriteti drugih ljudiodređene potrebe građanaodnosi sa medijima
nepotrebni prekidinepotrebni izveštajibeznačajni sastancitelefonski pozivi i elektronska poštamanji problemi drugih ljudibeznačajna pošta
beznačajni poslovi koji vas čine zauzetimnepotrebni telefonski pozivisve aktivnosti koje predstavljaju bekstvo od obaveza koje ne volitebeznačajna poštavišak relaksacije
Hitno/ Važno Nije hitno/ Važno
Hitno/ Nije važno Nije hitno/ Nije važno
Postupak u slučaju nepredviđenih okolnosti
URADITI KASNIJE
URADITI ODMAH URADITE SAMI
ZAMOLITE NEKOG DRUGOG DA URADI
NE RADITI
VAŽNOST
HITNOST
Najveći kradljivci vremena
Krizno upravljanje
Prekidi telefonom
Neadekvatno planiranje
Pokušavamo previše
Nesposobnost da se kaže NE
Odlaganja
Sastanci
Nepotpuna informacija
Putovanja
Najveći kradljivci vremena
“Posetioci”
Neefikasno delegiranje
Lična neorganizovanost
Nedostatak samodiscipline
Ostavljanje nezavršenih poslova
Neadekvatno obučeni zaposleni
Druženje/socijalizacija
Konfuzna podela odgovornosti
Slaba komunikacija
Neadekvatni izveštaji
Prekidi telefonom i ljudska priroda
Pretpostavka legitimnosti – Da li je svaki pozivvredan da se prekine ono što smo do tog trenutkaradili?
Strah da uvredimo – Da li ćemo uvrediti onog konas zove time što trenutno nemamo vremena zanjega/nju?
Prekidi telefonom i ljudska priroda
Želja da budemo informisani
Ego – činjenica da NAS neko zove telefonom čininas važnim
Zadovoljstvo koje pruža druženje/socijalizacija
Odličan razlog (izgovor) za odlaganje
Zablude o planiranju
Planiranje uzima previše vremena
Bio/la sam prilično uspešna do sad i bez planiranja
Planiranje je isuviše apstraktno, ja moram da završim posao
Nema poente planirati, svakako će se plan poremetiti
Umeće delegiranja
1. Razmotrite određeni zadatak.
2. Utvrdite ko najbolje može da uradi posao.
3. Jasno saopštite cilj zadatka i vaša očekivanja.
4. Odredite precizan krajnji rok, kao i datume kada ćete, po potrebi, proveravati kako posao napreduje.
5. Uspostavite odnos uzajamnog razumevanja.
6. Pregledajte rezultat i ocenite ga.
7. Proslavite uspeh!
Korisni saveti
Budite organizovani
Posmatrajte sebe i druge
Obrazujte se
Menjajte loše navike
Stvorite naviku da svakog dana planirate dalji rad
Napravite “mapu” svog posla
Odvojite pet minuta svakoga dana da vidite da li ste u skladu sa planom
Razmišljajte uvek kako možete da budete efikasniji
25 NAČINA DA OBEZBEDITE SEBI VIŠE VREMENA
Raspremite svoj radni sto/ radno okruženje
Budite svesni vremenskih rokova
Napravite dnevnu listu aktivnosti
Delegirajte
Recite “ne” poslovima koji nisu vaša obaveza
Budite sigurni u sebe
Postavite realne rokove
Ostavite vremena za privatne obaveze
25 NAČINA DA OBEZBEDITE SEBI VIŠE VREMENA
Odlučite kome uvek treba da budete dostupni
Pitajte zbog čega osoba želi da se vidi sa vama
Ustanite kada osoba ulazi u prostoriju
Budite bezobzirni ka vremenu, ali ne i ka ljudima
Predložite da se sastanak održi kasnije
Zakažite sastanak u kancelariji osobe sa kojom se sastajete
Sedite na kraju stola
25 NAČINA DA OBEZBEDITE SEBI VIŠE VREMENA
Budite svesni kada traćite tuđe vreme
Planirajte sastanak, sa jasnim ciljem; počnite i završite sastanak na vreme
Ne dozvolite da se sastanak prekida
Odvojite vreme za telefoniranje
Napravite koncept telefonskog razgovora
Posebno obratite pažnju na vreme koje trošite na telefoniranje
Završite jedan posao pre nego pređete na sledeći
Potrošite 5-10 minuta svako jutro na planiranje dnevnih aktivnosti
Iskoristite na najbolji način vreme koje ste posvetili određenoj aktivnosti
Stavite sat na vidno mesto
HVALA
