Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Vis hjælpelinjer som er
en hjælp ved placering af
billeder
1. Højre klik på den
aktuelle side og vælg ’gitter
og hjælpelinjer’
2. Sæt kryds ved ’Vis’
tegnehjælpelinjer på
skærmen
3. Vælg “OK”
Indsæt dato
Indsæt f.eks.
Februar 2015
Juni 2017
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Formater graf fra Excel
1. Indsæt den kopierede
graf i valgt pladsholder
2. Under styrelsens
menu findes Chart Tool
3. Klik på PILEN i højre
hjørne
4. I Chart
Properties/Output
vælges PowerPoint og
her kan du vælge om
legend skal være i flere
linjer (Layout Style)
5. Klik Apply and Close,
alle grafer vil få den
indstillede formatering
1. INDLEDNING………………………………………………………….………3
2. BRUG AF ANDEN ADVOKAT………………………………………….…...4
1. VALG AF ADVOKAT…………………………………………….4
2. VURDERINGEN…………………………………………………..5
3. CASES…………………………………………………………….6
4. ORIENTERINGSPLIGT………………………………………….7
3. INDKØB AF JURIDISKE YDELSER…………………………………….…8
1. FORBEREDELSE
1. BEHOVSAFDÆKNING……………………………………9
2. UDBUD OG INDKØB AF JURIDISKE YDELSER……10
3. AFREGNINGSMODELLER……………………………..12
2. INDKØBET
1. SALÆROVERSLAGET………………………………....13
2. INDGÅELSE AF AFTALE……………………………....14
3. SAGSSTYRING
1. AFREGNING………………………………………….….15
4. AFSLUTNING OG EVALUERING…………….....................16
4. OPSAMLING………………………………………………………..……..17
INDHOLD 2
INDHOLD
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Formater graf fra Excel
1. Indsæt den kopierede
graf i valgt pladsholder
2. Under styrelsens
menu findes Chart Tool
3. Klik på PILEN i højre
hjørne
4. I Chart
Properties/Output
vælges PowerPoint og
her kan du vælge om
legend skal være i flere
linjer (Layout Style)
5. Klik Apply and Close,
alle grafer vil få den
indstillede formatering
Formål med vejledningen til brug af
anden advokat
Vejledningen henvender sig til de
statslige institutioner, der i enkeltsager
skal bruge juridisk bistand.
Denne vejledning har til formål at
understøtte, at:
Indkøb af juridisk bistand er fagligt
velbegrundet, nødvendigt og
økonomisk forsvarligt.
Øge kendskabet til muligheden i
Kammeradvokataftalen om at bruge
anden advokat i enkeltsager.
Der sker en løbende erfarings-
opsamling ved indkøb af advokat-
ydelser.
Definition af juridisk tjenesteydelse
Juridiske tjenesteydelser defineres som
juridisk rådgivning i bred forstand,
herunder udarbejdelse af juridiske
responsa, bistand i forbindelse med
udbud, kontrakter og forhandlinger samt
rådgivning i forbindelse med konkrete
juridiske problemstillinger og naturligvis
bistand ved retssagsførelse.
INDLEDNING 3
Ændring af indkøbsstrategi
Konkurrenceudsættelse af sagsområder
betragtes som en ændring af statens
indkøbsstrategi, hvilket kræver varsling
af Kammeradvokaten. Denne vejledning
omhandler ikke ændringer i
indkøbsstrategien. Overvejes det at
konkurrenceudsætte et sagsområde kan
Moderniseringsstyrelsen kontaktes for
yderligere information på
Læsevejledning
Vejledningen beskriver indledningsvis
aftalens mulighed for at anvende anden
advokat end Kammeradvokaten.
Dernæst gennemgås hvilke kriterier, der
skal være opfyldt for at kunne anvende
en anden advokat end
Kammeradvokaten, og hvilke formelle
krav der skal opfyldes.
Endelig beskrives indkøbets fire faser.
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
INDLEDNING
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Hvorfor bruge anden advokat?
Ved at anvende andre advokater i
enkeltsager, hvor det er
hensigtsmæssigt, kan der skabes
konkurrence om opgaven med henblik
på at opnå bedst mulig pris og kvalitet.
Det er derved muligt for de statslige
institutioner at få indsigt i:
Markedsudviklingen og tendenser i
forhold til ydelser og services
Markedspriserne
Kompetencerne i markedet
Geografiske fordele fx i form af
lokalkendskab eller besparelser i
forhold til transport
Styrket markedsindsigt giver den
enkelte statslige institution et bedre
grundlag for at indkøbe den rette
kvalitet til den bedst mulige pris.
Indsigt i markedet vil også gøre de
statslige kunder bedre i stand til at
kontraktstyre indkøbet hos
Kammeradvokaten.
Formater graf fra Excel
1. Indsæt den kopierede
graf i valgt pladsholder
2. Under styrelsens
menu findes Chart Tool
3. Klik på PILEN i højre
hjørne
4. I Chart
Properties/Output
vælges PowerPoint og
her kan du vælge om
legend skal være i flere
linjer (Layout Style)
5. Klik Apply and Close,
alle grafer vil få den
indstillede formatering
BRUG AF ANDEN ADVOKAT 4
Kammeradvokataftalen
Kammeradvokataftalen trådte i kraft den
1. januar 2015 og afløser den tidligere
aftale med Kammeradvokaten.
Kammeradvokaten er fortsat statens
primære leverandør af juridisk
rådgivning.
Det overordnede formål med aftalen er
at sikre staten en nem og stabil adgang
til juridiske tjenesteydelser af høj kvalitet
til konkurrencedygtige priser og på
gennemsigtige vilkår.
Kammeradvokataftalen giver staten
mulighed for at udnytte de tværgående
faglige synergier, der følger af, at
statens advokatopgaver som
udgangspunkt løses samme sted.
Brug af anden advokat i enkeltsager
De statslige institutioner er som
udgangspunkt forpligtede til at anvende
Kammeradvokataftalen ved køb af
juridiske tjenesteydelser.
Aftalen giver imidlertid staten frihed til at
anvende andre advokater i enkeltsager i
de tilfælde, hvor de tværgående faglige
synergieffekter, som ligger til grund for
en samlet kammeradvokatordning, ikke
gør sig gældende med særlig vægt.
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
VALG AF ADVOKAT
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
.
Det bør i den konkrete sag således
overvejes, om der er brug for en
tværgående viden og indsigt - er det
ikke tilfældet, vil det indikere, at
betingelserne for at anvende anden
advokat er til stede.
Det bør endvidere vurderes om løsning
af den enkelte sag er afgørende i
forhold til at sikre Kammeradvokatens
fortsatte kendskab til staten som
helhed. Er det ikke tilfældet, vil det
ligeledes været en indikation af, at
betingelserne for at bruge anden
advokat er til stede.
Endelig bør det overvejes, om brug af
anden advokat i den konkrete sag får
betydning i forhold til tværgående viden
i beslægtede sager.
Spørgsmål vedrørende brug af anden
advokat
Er der brug for rådgivning eller sparring
i forbindelse med indkøb af juridiske
tjenesteydelser, herunder brug af anden
advokat, kan henvendelse ske på
BRUG AF ANDEN ADVOKAT 5
VURDERINGEN
Vurderingen af de tværgående
faglige synergier
Ifølge Kammeradvokataftalen kan
kunderne anvende andre advokater end
Kammeradvokaten, hvor de
tværgående faglige synergier, som
ligger til grund for en samlet ordning,
ikke gør sig gældende med særlig vægt.
Det beror på en konkret vurdering, om
de tværgående faglige synergier, som
ligger til grund for
Kammeradvokatordningen, gør sig
gældende med særlig vægt. Ved
vurderingen kan bl.a. indgå overvejelser
om, hvorvidt den konkrete opgave i
særlig grad forudsætter:
Tværstatslig indsigt
Indsigt i staten som politisk
organisation
Hensyn til ensartet sagsbehandling
inden for et sagsområde
Hensyn på tværs af sagsområder.
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
.
fornødne ekspertviden. Det vurderes, at
det samlet set vil være en fordel at
anvende en advokat med særlig viden
inden for området.
Case 4
I forbindelse med en sag, der vedrører
en ejendomsretlig problemstilling, hvor
den ejendom, der er strid om, er
beliggende i Jylland, vurderes det, at
det samlet set vil være en fordel, både i
forhold til pris og kompetencer, at
anvende en advokat med
lokalkendskab.
Case 5
På baggrund af en ønske om indsigt i
markedet, herunder priser og services,
inviteres flere advokater til at give et
tilbud på løsning af en standard
udbudssag.
Øvrige sager
Det skal bemærkes, at anden advokat
altid skal anvendes i tilfælde af
Kammeradvokatens inhabilitet.
Anden advokat kan endvidere frit
anvendes i forbindelse med
undervisning, ved udførelse af juridiske
undersøgelser eller opgaver, som
udføres på baggrund af andre landes
ret.
BRUG AF ANDEN ADVOKAT 6
CASES
Eksempler på brug af anden advokat
Det er fremover de statslige institutioner
selv, der vurderer, om grundlaget for at
anvende anden advokat er til stede.
Nedenfor er oplistet en række
eksempler på sager, hvor der anvendes
anden advokat end Kammeradvokaten.
Case 1
I forbindelse med en udbudssag er der
brug for en advokat med særlig indsigt
inden for en specifik branche. Der er
således brug for en særlig
kombinationen af juridisk og teknisk
viden, som Kammeradvokaten ikke er i
besiddelse af.
Case 2
Staten er sagsøgt i en retssag med flere
sagsøgte. En af de andre sagsøgte har
allerede antaget en advokat. Det
vurderes, at de sagsøgte har fælles
interesser, og derfor indgår de sagsøgte
en aftale om at have fælles
advokatrepræsentation.
Case 3
Der er brug for advokatbistand inden for
et juridisk område, hvor Kammer-
advokaten ikke har den
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
.
Spørgsmål vedrørende brug af anden
advokat
Har du brug for rådgivning eller sparring
i forbindelse med indkøb af juridiske
tjenesteydelser, herunder brug af anden
advokat, er du velkommen til at
kontakte Moderniseringsstyrelsen på
BRUG AF ANDEN ADVOKAT 7
ORIENTERINGSPLIGT
Ændring af Kammeradvokataftalen
Kammeradvokataftalen er ændret,
således, at det ikke længere er
Finansministeriet, der skal tage stilling
til, om betingelserne for at bruge anden
advokat er til stede. Ændringen
indebærer således, at det fremover er
de statslige institutioner selv, der
vurderer om betingelserne for at
anvende en anden advokat er til stede.
Orienteringspligt
Det er aftalt, at Moderniseringsstyrelsen
fremover skal orienteres om de tilfælde,
hvor de statslige institutioner vælger at
anvende anden advokat.
Opgørelse over statens sager hos
anden advokat sker på baggrund af de
statslige institutioners orienteringen til
Moderniseringsstyrelsen.
Orienteringen kan ske ved at sende en
mail til [email protected] med
angivelse af den valgte advokat og en
kort beskrivelse af sagen.
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Indkøbets fire faser
Indkøb af juridiske tjenesteydelser kan
med fordel opdeles i fire indkøbsfaser.
Faserne har til formål at sikre, at
indkøbet er velovervejet og sker på et
fagligt og strategisk grundlag således,
at I sikres optimal juridisk bistand.
Nedenfor er de enkelte faser oplistet
med opsummering af anbefalinger til,
hvordan indkøbet med fordel kan gribes
an.
Fase 1 - forberedelse
Forberedelsesfasen indebærer, at der
foretages en række indledende
overvejelser, inden advokaten
kontaktes.
Fase 2 - bestilling
Når det er besluttet at involvere en
ekstern advokat er det vigtigt at få
afstemt forventningerne til sagens
løsning.
Fase 3 – sagsstyring
Fakturaer og rapporter kan være gode
værktøjer i forhold til at følge op på, om
sagen forløber som det er aftalt ved
bestillingen.
Formater graf fra Excel
1. Indsæt den kopierede
graf i valgt pladsholder
2. Under styrelsens
menu findes Chart Tool
3. Klik på PILEN i højre
hjørne
4. I Chart
Properties/Output
vælges PowerPoint og
her kan du vælge om
legend skal være i flere
linjer (Layout Style)
5. Klik Apply and Close,
alle grafer vil få den
indstillede formatering
INDKØB AF JURIDISKE YDELSER 8
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Fase 4 – evaluering og afslutning
Det anbefales at der etableres en
proces for evaluering i forbindelse med
sagens afslutning, med henblik på at
understøtte en løbende optimering af
indkøbsprocessen.
INDKØB AF JURIDISKE YDELSER
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Indledende overvejelser
Forberedelsesfasen indebærer, at der
skal foretages en række indledende
overvejelser, inden advokaten
kontaktes. Først og fremmest bør det
overvejes, om det er nødvendigt med
ekstern juridisk bistand og i givet fald
overveje baggrunden herfor.
Dernæst bør det afgrænses, hvad det er
for en opgave, der ønskes ekstern
bistand til, herunder undersøges om
opgaven tidligere er løst helt eller
deltvist i anden sammenhæng.
Brug af egne ressourcer
Det bør altid overvejes om
problemstillingen kan løses helt eller
delvist i egen organisation og overvejes,
om opgaven giver anledning til at
opbygge viden og kompetencer internt.
Formålet hermed er at undgå, at
advokaten anvender unødige
ressourcer på at undersøge allerede
besvarede spørgsmål, eller at en
ekstern advokat løser en opgave, som
kunne være løst af en kollega.
Videnportalen
Statslige indkøbere har adgang til en
Videnportal hos
Kammeradvokaten, hvor det bl.a. er
muligt at tilgå paradigmer, som
Kammeradvokaten har udarbejdet for
andre statslige kunder.
I forbindelse med forberedelse af sagen
bør det undersøges, hvorvidt der er et
responsum eller et paradigme, som kan
anvendes til løsning eller til eventuel
afgrænsning af den konkrete opgave.
Login fås ved at rette henvendelse til
Formålet med Videnportalen er at sikre
tværstatslig videndeling, således at der
ikke betales for at få løst den samme
opgave flere gange.
Forventninger til løsning af opgaven
Endelig bør der tages konkret stilling til
de forventninger, der er til løsning af en
opgave hos advokaten, herunder til den
leverance, der ønskes fra advokaten.
Løses opgaven bedst ved et responsum,
en telefonsamtale eller ved et møde?
De nævnte overvejelser er naturligvis
ikke udtømmende og kan suppleres af
øvrige overvejelser.
FASE 1- FORBEREDELSE 9
BEHOVSAFDÆKNING
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Den juridiske ramme
Udbudsloven finder anvendelse ved
brug af anden advokat i enkeltsager. De
fleste indkøb er reguleret i
udbudslovens § 193, der bl.a. fastslår,
at indkøb skal foretages på
markedsmæssige vilkår.
Juridiske tjenesteydelser er som
udgangspunkt placeret i ”light-regimet”,
hvilket betyder, at kontrakter/
rammeaftaler om juridiske tjeneste-
ydelser til en anslået værdi på mere end
5.592.375 kr. er udbudspligtig i henhold
til udbudslovens afsnit III.
Særligt i enkeltsager vil indkøb kun
undtagelsesvis overstige tærskel-
værdien, hvortil kommer, at indkøbet
som regel vil være uden klar
grænseoverskridende interesse. Det vil
således som hovedregel være
udbudslovens afsnit V, der regulerer
indkøb af juridiske tjenesteydelser i
enkeltsager.
Markedsmæssige vilkår
Udgangspunktet for et indkøb er, at
ordregiver skal sikre sig, at indkøbet
foregår på markedsmæssige vilkår, jf. §
193.
Dette kan eksempelvis ske ved at
ordregiveren:
Gennemfører en markedsafdækning
og på grundlag af denne indhenter ét
tilbud,
Indhenter to eller flere tilbud eller
Annoncerer på ordregiverens
hjemmeside eller på udbud.dk.
Tildelingen
Ordregivere, der indhenter flere end tre
tilbud i forbindelse med en tilbuds-
indhentning, skal kort begrunde, hvorfor
der indhentes flere end 3 tilbud samt
oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange
tilbud, der højst vil blive indhentet.
Modtager en ordregiver mere end ét
tilbud, skal ordregiveren samtidigt
underrette alle tilbudsgivere om, hvilken
beslutning, der er truffet angående
tildelingen. Ordregiveren skal efter
anmodning underrette om begrundelsen
for beslutningen.
Ordregiveren skal i fornødent omfang
kunne dokumentere, at købet er
foregået på markedsmæssige vilkår.
FASE 1 - FORBEREDELSE 10
UDBUD OG INDKØB AF JURIDISKE YDELSER
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Generelle principper for indkøb
Efter Udbudslovens § 193 skal en
ordregiver handle i overensstemmelse
med
De forvaltningsretlige principper om
saglighed,
Økonomisk forsvarlig forvaltning,
Forbuddet mod varetagelse af
uvedkommende hensyn,
Ligebehandlingsprincippet og
Proportionalitetsprincippet.
Forventningsafstemning
Når der er taget stilling til, hvilken
advokat, som skal bistå med løsning af
den juridiske opgave er det vigtigt, at
krav og forventninger til løsning af
opgaven beskrives ved bestillingen.
Såfremt der er specifikke ønsker til
bemanding eller lignende, drøftes og
afstemmes disse med advokaten.
Forventningsafstemningen skal sikre, at
der er klare rammer for sagens
behandling og grundlag for en effektiv
og omkostningsbevidst afvikling.
Det er indkøberens ansvar at klæde
advokaten på i videst muligt omfang, så
advokaten opnår fuld indsigt i
problemstillingen.
På baggrund af bestillingen bør
advokaten, uanset hvilken prismodel
der er valgt, fremkomme med et
detaljeret salæroverslag eller anden
beskrivelse af, hvordan opgaven
forventes at blive løst, som er egnet til
at blive anvendt i den efterfølgende
sagsstyring.
FASE 1 - FORBEREDELSE 11
UDBUD OG INDKØB AF JURIDISKE YDELSER
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Afregningsmodeller
Det er vigtigt at gøre sig overvejelser
om honorering af advokaten. Der er
forskellige mulige modeller for
afregning.
Afregning efter medgået tid
Vælges det at afregne efter medgået
tid, bør det indledningsvis afklares, om
der er én timepris eller flere timepriser
fordelt på forskellige medarbejder-
kategorier.
Afregning efter medgået tid kan
kombineres med et aftalt loft på det
samlede honorar for den enkelte sag.
Ved at afregne efter medgået tid betales
der kun for den ydelse, der er leveret.
Ulempen kan dog være, at advokaten
ikke belønnes for at effektivisere sin
leverance.
Fastprisaftale
En aftalt og forhandlet pris for en enkelt
opgave på baggrund af en kalkulation af
forventet timeforbrug giver som
udgangspunkt budgetsikkerhed. Det
aftalte beløb faktureres uanset om det
forbrugte antal timer er større eller
mindre end det estimerede.
Ved at afregne efter en fastprisaftale er
det advokaten, der påtager sig risikoen
for udsving i timeforbruget.
Det er imidlertid afgørende, at der er en
meget præcis aftale mellem parterne
om hvilken ydelse, der er indeholdt i
den aftalte pris. Det er endvidere vigtigt,
at det på forhånd er taget stilling til, hvis
scope ændrer sig.
Fasprisaftale kan både anvendes for
enkeltstående ydelser og anvendes for
højfrekvente normalydelser.
Risikodeling
Endelig er det muligt i tillæg til de
ovenfor nævnte modeller at aftale et
udfaldsbaseret tillæg/rabat fx i tilfælde
af en retssag vindes eller tabes.
Kapacitet- og støtteomkostninger
Uanset hvilket afregningsform der er
valgt, bør det indledningsvis afklares,
hvad der er indregnet i prisen. Der skal
således tages stilling til bagvedliggende
kapacitet- og støtteomkostninger.
Der kan f.eks. være tale om
studentermedhjælp, oversættelse,
kopiering, rejsetid og omkostninger til
f.eks. kopiering eller forplejning.
FASE 1 - FORBEREDELSE 12
AFREGNINGSMODELLER
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Salæroverslagets indhold
Salæroverslaget bør indeholde en
opgavebeskrivelse, der beskriver
arbejdets omfang samt et overslag over
det forventede salær samt eventuelle
udlæg.
Salæroverslaget har til formål at give jer
et klart overblik over prisen på de
vigtigste elementer i løsningen af
opgaven og det samlede salær.
Salæroverslaget bør derudover inde-
holde en beskrivelse af:
Forventet bemanding
Hvordan klienten orienteres
Hvordan klienten inddrages/bidrager
Hvilke bagvedliggende kapacitet- og
støtteomkostninger er der indeholdt i
eventuelle timepriser fx print, ophold
og måltider
Hvor ofte der afregnes
Hvordan der afregnes/rapporteres om
fremdrift i sagen
Rejsetid og rejseudgifter
På baggrund af bestillingen bør
advokaten fremkomme med et
detaljeret salæroverslag
Såfremt indkøberen efter at have
modtaget et salæroverslag vælger ikke
at gøre brug af advokaten til løsningen
af den konkrete opgave, bør advokaten
ikke kræve betaling for udarbejdelse af
salæroverslaget.
FASE 2 - INDKØBET 13
SALÆROVERSLAGET
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Salæroverslag som værktøj
Salæroverslaget er advokatens oplæg
til, hvordan sagen kan tilrettelægges, og
er derfor genstand for dialog med
advokaten.
Salæroverslaget bør gennemgås nøje,
og det bør overvejes, hvorvidt
salæroverslaget indeholder elementer,
som ikke svarer til forventningerne fra
forberedelsesfasen. I så fald bør der på
ny tages stilling til den ønskede
leverance.
Salæroverslaget kan ligeledes give
anledning til, at der indgås en dialog
med advokaten om at skære sagen
yderligere til for derved at sikre, at
advokaten opnår den fornødne indsigt i,
hvordan den konkrete sag håndteres
mest effektivt.
Salæroverslaget er dermed et værktøj,
som giver indkøberen mulighed for at
få indflydelse på, hvordan sagen skal
tilrettelægges. Det er vigtigt, at
salæroverslaget anvendes strategisk,
og at forventninger til sagens
behandling afstemmes gennem dialog
med advokaten.
Aftaleindgåelse på baggrund af
salæroverslag
Når aftalen er indgået, skal al relevant
materiale stilles til rådighed for
advokaten således, at advokaten ikke
anvender unødige ressourcer på at
afdække forhold, som I har indgående
kendskab til.
Videregivelse af viden og erfaring inden
for et givent område kan være
afgørende for, at forventningerne til en
faglig og effektiv løsning af sagen
indfries.
Sagsstyring
Det endelige salæroverslag er et
afgørende værktøj i den efterfølgende
sagsstyring.
Ændringer i salæroverslaget
Advokaten bør orientere, såfremt der
under sagens behandling opstår
forhold, der medfører ændringer i den
pris, der er angivet i salæroverslaget.
Salæroverslaget kan således betragtes
som et aftaledokument, hvorfor der, i
tilfælde af ændringer, vil skulle
udarbejdes et revurderet salæroverslag,
så det der er aftalt, til enhver tid fremgår
heraf.
FASE 2 - INDKØBET 14
INDGÅELSE AF AFTALE
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
15
Fakturaens indhold
Fakturaen bør indeholde oplysninger
om indkøberens navn og
sagsbetegnelse eller sagsnummer, så
det er muligt at identificere, hvilket
arbejde der afregnes for.
Fakturaen bør ligeledes indeholde
oplysninger om, hvilke medarbejdere
der har behandlet sagen, og såfremt der
afregnes efter medgået tid, deres
anciennitet og timepris.
Endelig bør fakturaen give et overblik
over de gennemførte aktiviteter, og
dermed give et overblik over om sagen
afvikles som forventet.
Når I modtager en faktura
Det er vigtigt, at den modtagne faktura
gennemgås og sammenholdes med salæroverslaget, således at det sikres, at afregningen svarer til det aftalte.
Ved eventuelle spørgsmål til fakturaen bør den medarbejder hos advokaten, som indkøberen har samarbejdet med, kontaktes.
Indkøbskategori ved kontering af
indkøbet
Det er vigtigt at bruge korrekt
indkøbskategori ved kontering af indkøb
af anden advokat.
Moderniseringsstyrelsen udarbejder en
årlig opgørelse over statens forbrug af
Kammeradvokaten og brug af anden
advokat. Opgørelsen over brug af
anden advokat sker på baggrund af
institutionernes registrering af
indkøbskategori.
I forbindelse med indkøb af juridiske
tjenesteydelser kan der anvendes 2
indkøbskategorier:
4020 – Kammeradvokaten
4025 – Anden advokat
Det er derfor afgørende, at der ved
kontering anvendes de rigtige
indkøbskategorier. Det bemærkes, at
kategorien ”anden advokat” skal forstås
i bred forstand. Kategorien indeholder
således alle former for juridiske
tjenesteydelser, uanset om den juridiske
ydelse indkøbes hos en advokat eller
hos en juridisk konsulent.
Spørgsmål vedrørende fakturering
Er der generelle spørgsmål til en faktura
eller en udgift, eller er det uklart, om
købet mest retvisende skal kategori-
seres som en konsulentydelse eller som
en juridisk ydelse, kan henvendelse
rettes til [email protected].
FASE 3 - SAGSSTYRING 15
AFREGNING
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Evaluering af indkøbsprocessen
Med udgangspunkt i indkøbets 4 faser
bør det afslutningsvis evalueres,
hvordan indkøbsprocessen er forløbet,
samt hvorvidt advokatens leverance har
været tilfredsstillende.
Evalueringen har til formål at
understøtte løbende optimering af
indkøbsprocessen således, at
indkøberen bliver bevidst om de forhold,
der kan opstå under et indkøb, og som
kan give anledning til ændringer i egne
indkøbsprocesser.
Dialog med advokaten
En formaliseret dialog med advokaten
om sagens forløb kan være med til at
sikre, at både advokaten og indkøberen
får drøftet de erfaringer, som kan
anvendes i fremtidige sager.
Intern videndeling
Videndeling er afgørende for at udvikle
og effektivisere indkøbsprocessen.
Videndeling kan både ske i forhold til
selve indkøbet af advokatydelsen, men
også i forhold til den juridiske leverance.
Dokumentation
Der bør være en aftalt proces for,
hvordan den enkelte medarbejder
dokumenterer den viden om markedet,
priser, kompetencer og ydelser som er
opnået ved at bruge anden advokat i en
konkret sag.
Derudover bør det sikres, at selve
leverancen dokumenteres således, at
den opnåede viden forankres i
organisationen og kan anvendes på et
senere tidspunkt, så det ikke risikeres at
den samme ydelse indkøbes to gange.
FASE 4 – AFSLUTNING OG EVALUERING 16
AFSLUTNING OG EVALUERING
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg ’Indsæt’ i top menuen
2. Vælg ’Sidehoved og Sidefod’
3. Skriv titel på præsentation ind i
tekstfeltet
4. Tryk ’Anvend på alle’
Skift til blå baggrund
1. Vælg ’Design’ i top
menuen
2. Højre klik på
‘Blank blå’
3. Vælg ’Applicér på valgte
dias
Tekst starter uden
punktopstilling
For at få punktopstilling
på teksten (flere
niveauer findes) brug
forøg listeniveau
For at få venstrestillet
tekst
uden punktopstilling,
brug formindsk
listeniveau
Indkøbets fire faser
Nedenfor er indkøbets fire faser oplistet
med opsummering af anbefalinger til,
hvordan indkøbet med fordel kan gribes
an.
Fase 1 - forberedelse
Overvej behov inden bestilling
Videndel med kolleger, er en
lignende opgave tidligere blevet løst?
Er der interne kompetencer?
Anvend Videnportalen inden bestilling
Hvilken ydelse er der behov for?
Tids- og budgetramme for den
ønskede bistand
Gå i dialog med advokaten inden
bestilling
Fase 2 - bestilling
Beskriv forventninger til opgavens
løsning
Videregiv al relevant information
Beskriv evt. ønsker til bemanding
Angiv forventet tidshorisont for
løsning af sagen
Formater graf fra Excel
1. Indsæt den kopierede
graf i valgt pladsholder
2. Under styrelsens
menu findes Chart Tool
3. Klik på PILEN i højre
hjørne
4. I Chart
Properties/Output
vælges PowerPoint og
her kan du vælge om
legend skal være i flere
linjer (Layout Style)
5. Klik Apply and Close,
alle grafer vil få den
indstillede formatering
OPSAMLING 17
Vejledning til brug af andre advokater ved køb af
juridiske tjenesteydelser
Beskrivelse af leverancer og
eventuelle delleverancer – inkl.
tidsfrister
Forventet salær pr. leverance
Samlede forventede udgifter
Fase 3 - sagsstyring
Opfølgning i forhold til:
Sagens fremdrift i forhold til forventet
tidshorisont for løsning af sagen, evt.
i forhold til delleverancer og tidsfrister
Opkrævet salær i forhold til forventet
salær pr. leverance
Afholdte udgifter i forholdt til
forventede udgifter
Opfølgning på kvalitet af leverancer
evt. evaluering under vejs.
Fase 4 – evaluering og afslutning
Det anbefales:
At evaluere sagens forløb i forhold til
samarbejde, fremdrift, resultat og
samlede omkostninger.
Formalisere en intern proces for
videndeling efter afslutning af sager
At opsamle viden internt om
markedet, herunder priser,
kompetencer, ydelser og services.
INDKØB AF JURIDISKE YDELSER
Vis hjælpelinjer som er
en hjælp ved placering af
billeder
1. Højre klik på den
aktuelle side og vælg ’gitter
og hjælpelinjer’
2. Sæt kryds ved ’Vis’
tegnehjælpelinjer på
skærmen
3. Vælg “OK”
Indsæt dato
Indsæt f.eks.
Februar 2015
Juni 2017