Vicerrectoría Administrativa Julio de 2014media.utp.edu.co/vicerrectoria-administrativa/... · impuestos, seguros, y demás gastos necesarios para que la Universidad cumpla con las

Aspectos Generales para la proyección de presupuesto

Vigencia 2015

Contiene las disposiciones legales, principios que rigen el

presupuesto, escenario macroeconómico, criterios para la

proyección de ingresos y gastos, proceso de construcción

del presupuesto y los trámites para la aprobación del

presupuesto Institucional vigencia 2015.

Vicerrectoría Administrativa

Julio de 2014

Circular informativa Proyección presupuesto vigencia 2015

Vicerrectoría Administrativa Ángela María Narváez Hincapié

OBJETIVOS

Fomentar un ambiente participativo de la comunidad administrativa y académica dentro del

proceso de proyección del anteproyecto de Presupuesto Institucional para la vigencia 2015.

Dar a conocer las disposiciones generales a tener en cuenta para la proyección del

Anteproyecto de Presupuesto Institucional para la vigencia 2015.

1. DISPOSICIONES LEGALES

1.1. DISPOSICIONES LEGALES EXTERNAS

La Constitución Política, Capítulo III, Artículo 346.

Ley de presupuesto General de la Nación.

Ley orgánica de presupuesto.

Ley 30 de 1992.

Decreto de liquidación de presupuesto.

1.2. DISPOSICIONES LEGALES INTERNAS

Acuerdo No. 22 del 2 de noviembre de 2004, Acuerdo No. 6 del 27 de Febrero de

2009, Acuerdo No.23 del 19 de Mayo de 2009, Por medio de los cuales se

establece, se modifica y ajusta el Estatuto Presupuestal de la Universidad

Tecnológica de Pereira.

Acuerdo No. 23 del 2 de noviembre de 2004, Por medio del cual se expide el

Manual de Programación Presupuestal de la Universidad Tecnológica de Pereira.

Acuerdo No. 5 del 5 de febrero de 2008, por medio del cual se aprueba el

Direccionamiento estratégico PDI 2008-2019.

Acuerdo No. 27 del 14 de septiembre de 2012, Por medio del cual se aprueban los

proyectos del Plan de Desarrollo Institucional para el período 2013 – 2019.

Acuerdo No. 20 del 19 de septiembre de 2003, Por medio del cual se reglamenta el

funcionamiento de los programas de pregrado en jornada especial.



Acuerdo No. 21 del 4 de julio de 2007, por medio del cual se reglamentan los

proyectos especiales administrados bajo la cuenta de operación comercial y se

dictan otras disposiciones relacionadas con los mismos.

2. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL PRESUPUESTO DE LA UTP

PLANIFICACION: El presupuesto anual de la Universidad deberá guardar concordancia

con el plan de desarrollo institucional, el plan financiero anual, y el plan operativo anual

de inversiones.

PROGRAMACION INTEGRAL: Todos los proyectos de inversión deben contemplar

simultáneamente los gastos de inversión, de funcionamiento y las obras

complementarias que las exigencias técnicas y administrativas demanden como

necesarios para su ejecución y operación.

Fuente: Acuerdo No. 22 del 2 de noviembre de 2004, Estatuto Presupuestal, Artículo 5.



ESPECIALIZACION: Las apropiaciones deben referirse a su objeto y funciones definidas

en la ley y se ejecutaran estrictamente conforme al fin para el cual fueron

programadas.

UNIVERSALIDAD: El Presupuesto deberá incluir el estimativo total de los ingresos

corrientes y de los recursos de capital que se esperen recibir durante el año fiscal, así

como la totalidad de los gastos. Por lo tanto no se podrán efectuar gastos, ni realizar

pagos, ni transferir créditos que no figuren en el presupuesto.

UNIDAD DE CAJA: Existirá una sola caja o tesorería donde se percibirán todos los

ingresos corrientes y los recursos de capital de la universidad y con ellas se atenderá el

pago oportuno de las apropiaciones autorizadas.

EQUILIBRIO: El Presupuesto de gastos debe tener como base el Presupuesto de rentas

y entre los dos debe existir el más estricto equilibrio.

ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada

año, lapso durante el cual puede afectarse el presupuesto. Después del 3l de

diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año

fiscal que se cierra y los saldos de apropiación caducarán sin excepción.

DESCENTRALIZACION: En lo pertinente a la preparación del presupuesto de la

universidad se hará de tal manera que se garantice el funcionamiento de las diferentes

dependencias, preservando los principios de eficacia, calidad y oportunidad en el

cumplimento de las funciones propias de la docencia, investigación y extensión. La

ejecución del presupuesto también podrá sujetarse a las normas legales de la

delegación.



3. ESCENARIO MACROECONÓMICO 2015

Las principales variables relacionadas con el escenario macroeconómico que afectan las

proyecciones presupuestales para el 2015 y que deben tenerse en cuenta para la formulación

del anteproyecto de presupuesto son:

TABLA PROYECTADA DE VARIABLES 2015

Inflación fin de periodo, IPC, % 3.0

Crecimiento Real PIB (%) 4.8

Tipo de cambio promedio ($ por US$) 2.018

TABLA PROYECTADA RECURSOS DE LA NACIÓN 2015

Crecimiento Presupuesto Aportes Nación a la UTP en Funcionamiento, % 3.0

Crecimiento Presupuesto Aportes Nación a la UTP en Inversión, % 3.0

4. CRITERIOS PARA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS

4.1. TRANSFERENCIAS DE LOS RECURSO DE LA NACIÓN

La estimación del Crecimiento de las Transferencias de los recursos de la Nación, se

proyecta con base en los supuestos macroeconómicos dados por el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público y con el formulario 2 “Anteproyecto del presupuesto general

de la Nación”.

Fuente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Circular externa 06 del 21 de febrero de 2014)

Fuente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Formulario 2 “Anteproyecto del presupuesto General de la Nación 2015)



RECURSO NACION 2015

Concurrencia Pasivo Pensional 2.575.000.000

Transferencias corrientes 80.269.458.290

Inversión (Presupuesto 2013 + incremento 3%) 2.734.749.452

TOTAL RECURSOS NACION 85.579.207.742

4.2. RECURSOS PROPIOS

La estimación del Crecimiento de los Recursos Propios, se proyecta con base en:

Los supuestos macroeconómicos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público,

El comportamiento histórico,

Las fluctuaciones del mercado.

5. CRITERIOS PARA LA PROYECCION DE GASTOS

El presupuesto de Gastos o de Apropiaciones se constituye por los presupuestos de

funcionamiento, servicio a la deuda e inversión, definidos para el cumplimiento del Plan de

Desarrollo de la Universidad tal y como se muestra a continuación:

Fuente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Formulario 2 “Anteproyecto del presupuesto General de la Nación 2015)



5.1. FUNCIONAMIENTO

5.1.1. Gastos de personal

Reconocimiento a las personas por la contraprestación de los servicios prestados a

la Institución. Comprende tanto la remuneración ordinaria como los valores

asociados a dicha remuneración. Para la proyección de este gasto, se tiene en

cuenta las siguientes consideraciones:

La estimación de los gastos de personal de planta asociados a la nómina docente y

administrativa, se proyectan con base en la nómina certificada a 31 de mayo.

Los servicios personales indirectos de transitorios administrativos y docentes,

proyectan con base en la nómina certificada a 31 de mayo.

Los salarios se proyectan con valores de 2014 y se incrementan con el IPC más el

1% (Acta Final de acuerdo de la negociación colectiva pliego unificado estatal).

Los servicios personales indirectos se proyectan así: Honorarios se incrementa con

el IPC, Hora cátedra se proyecta con el IPC + 1% y Horas monitoria se proyecta con

el valor hora de acuerdo con el SMMLV.

FUNCIONAMIENTO Son los egresos que se originan en el

normal desarrollo de las actividades de las diferentes áreas de la Universidad.

SERVICIO A LA DEUDA Comprende las apropiaciones para atender el cumplimiento de las obligaciones a cargo de la

Universidad por concepto de deuda pública (amortizaciones, intereses y comisiones).

INVERSION Incluye los proyectos aprobados para los 7 Objetivos del Plan de Desarrollo

Institucional PDI.



5.1.2. Gastos Generales

Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios, viáticos,

impuestos, seguros, y demás gastos necesarios para que la Universidad cumpla

con las funciones asignadas por la Constitución y la Ley. Para la proyección de este

gasto, se tiene en cuenta la siguiente consideración:

La estimación de los gastos generales (Adquisición de bienes, Adquisición de

servicios e Impuestos y multas) se proyectan con base en el presupuesto vigente,

teniendo en cuenta el comportamiento histórico y la variación de precios del

mercado, excluyendo los gastos no recurrentes.

5.1.3. Transferencias

Corresponde a pagos por transferencias establecidas por la Ley o norma interna de

la entidad, y por los cuales no se exige ninguna contraprestación de parte de

quienes la reciben. Para la proyección de este gasto, se tiene en cuenta la

siguiente consideración:

Las erogaciones por transferencias se liquidarán de conformidad con las

respectivas normas que las han creado.

5.1.4. Operación Comercial

Son los gastos que realiza la Universidad para adquirir los bienes y servicios que

participan directamente en el proceso de comercialización de servicios de

docencia, extensión e investigación. Para la proyección de este gasto, se tiene en

cuenta la siguiente consideración:

La proyección de los gastos de operación comercial se realizará con base en los

comportamientos históricos de cada uno de los proyectos de docencia,

investigación y extensión.



5.2. SERVICIO A LA DEUDA

Comprende las apropiaciones para atender el cumplimiento de las obligaciones a cargo

de la Universidad por concepto de deuda pública (amortizaciones, intereses y

comisiones), para la proyección de este gasto, se tiene en cuenta:

Los compromisos adquiridos en el contrato de empréstito interno celebrado con Helm

Bank S.A para la “Construcción y Amueblamiento del Bloque Sur Etapa 2 y Aulas

Magistrales”.

5.3. INVERSION

Considera el plan operativo anual de inversiones, que para esta vigencia corresponde a

los proyectos aprobados para los 7 objetivos del Plan de Desarrollo Institucional

clasificados por recurso, programa y proyecto. Para la proyección de este gasto, se tiene

en cuenta las siguientes consideraciones:

Los Gastos de Inversión se proyectan teniendo en cuenta los proyectos del Plan de

Desarrollo Institucional para el período 2013 – 2019, aprobados a través del acuerdo No.

27 del 14 de septiembre de 2012.

La proyección de los gastos se efectuará con base en el crecimiento del IPC.



6. PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DEL PRESUPUESTO

6.1. FASE 1 – PREPARACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

6.2. FASE 2 – OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN BASE

FASE 1

Definir cronograma.

Actualizar permisos de acceso.

Parametrizar variables y actualizar información.

Elaborar circular.

Preparar presentaciones.

Socializar la circular informativa.

Vicerrectoría

Administrativa

FASE 2

Diligenciamiento de necesidades en el módulo solicitudes de presupuesto.

Dependencias Académicas

Dependencias

Administrativas

Priorización plan de compras.

Decanos

Vicerrector Administrativo



Revisión preliminar de las solicitudes del área académica, administrativa y proyectos de inversión.

Registrar en el módulo Solicitudes de Presupuesto las observaciones pertinentes, en caso de ser requeridas.


Reuniones de socialización para revisión de solicitudes de presupuesto.


Dependencias Administrativas

Dependencias Académicas

Coordinadores proyectos de

inversión

Revisiones previas de compra de equipo, libros y revistas, mantenimiento, e impresos y publicaciones.

División de Sistemas

Sección de Bienes y Suministros

Centro de Biblioteca División de Servicios

Centro de Recursos

Informáticos y Educativos



6.3. FASE 3 - ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA PRELIMINAR

6.4. FASE 4 - TRAMITE DE PROYECTO DE PRESUPUESTO

FASE 3

Consolidar y analizar la información.

Establecer el Anteproyecto de Presupuesto de necesidades.

Proyectar los ingresos y gastos.

Establecer tendencias y proyecciones preliminares.

Socializar, ajustar y aprobar en primera instancia, el anteproyecto de presupuesto resultante.


División

Financiera

Presentar y sustentar ante el Rector, el anteproyecto de presupuesto para su validación.


FASE 4

Elaborar proyecto de acuerdo para el Consejo Superior.

Elaborar el proyecto de resolución de Rectoría.

Socializar el proyecto del presupuesto ante el Consejo Académico para su conocimiento y recomendación.

Presentar y sustentar el proyecto de presupuesto ante el Consejo Superior para su aprobación. institucional.




7. TRAMITE PARA LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO POR LA ALTA DIRECCIÓN

Corresponde al Rector dirigir a través de la Vicerrectoría Administrativa la elaboración y

presentación del anteproyecto de presupuesto, con el fin de tramitar la aprobación del Consejo

Superior, previa presentación ante el Consejo Académico.

El Rector someterá el proyecto de presupuesto a consideración del Consejo Superior, antes del 20

de noviembre del 2014, quien lo aprobará mediante Acuerdo; de no ser aprobado por el Consejo

Superior regirá el presentado por el Rector, adoptado mediante resolución.

La programación del anteproyecto de presupuesto correspondiente a la vigencia fiscal del año

2015, debe tener en cuenta lo dispuesto en las normas vigentes sobre racionalización del gasto

público nacional y se debe realizar de acuerdo con la metodología, clasificación y parámetros

presentados en el “Manual de la Programación Presupuestal de la U.T.P”.

8. METODOLOGIA

8.1. CRONOGRAMA PROGRAMACION PRESUPUESTAL

Inicia el 1 de Julio del 2014 y termina el 20 de noviembre del 2014, visitar el link:

http://www.utp.edu.co/vicerrectoria/administrativa/anteproyecto-presupuesto.html

8.2. ACTUALIZACION DE USUARIOS DE ACUERDO AL ROL

A través de memorando se solicita al área académica, administrativa y proyectos de inversión

el nombre, correo electrónico y rol a desempeñar de cada uno de los funcionarios a los que

debe asignarse permisos de acceso al módulo Solicitudes de Presupuestos.

Los roles dependen de la responsabilidad que tendrá cada usuario, así:



8.3. INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Ingresar a la página Web de la Universidad http://www.utp.edu.co/ al link Sistema de

Información.

ROL ENVIAR

Responsable de revisar toda la información diligenciada dentro

módulo Solicitudes de Presupuesto y remitir a la

Vicerrectoría Administrativa para tener en cuenta dentro de

la proyección.

ROL DILIGENCIAR

Responsable de ingresar al módulo Solicitudes de

Presupuesto para diligenciar y hacer ajustes en los campos

requeridos según las necesidades de presupuesto

ROL CONSULTAR

Sólo podrá consultar la información que se encuentre

subida en el módulo Solicitudes de presupuesto y no podrá

realizar ningún ajuste.



Digitar el Usuario y Contraseña.

Ingresar al grupo Sistema Financiero y luego al módulo Solicitudes de Presupuesto.



Seleccionar vigencia 2015 antes de ingresar la información.

Cada usuario tiene habilitado un menú con las dependencias o proyectos que le han sido

asignados para ingresar la información de solicitudes de acuerdo con las actividades

propias de la dependencia y a los compromisos relacionados con metas para el caso de

proyectos específicos del Plan de Desarrollo.

8.4. INGRESO DE LA INFORMACIÓN

La información que se ingresa al módulo de solicitudes de presupuesto corresponde a las

necesidades de las Dependencias Académicas, Administrativas y Proyectos de Inversión

proyectadas para la vigencia 2015.

A continuación se da una pequeña descripción de los ítems que se deben diligenciar:

Contratación de Personal Administrativo

Verificar la contratación actual y confirmar si los cargos que allí aparecen, continúan en la

vigencia 2015.

En los casos de Personal de Planta especificar si existen funcionarios próximos a jubilar.

Personal de Planta Personal Transitorio Personal por Proyectos



Diligenciar la contratación que se requiere para desarrollar actividades relacionadas con la

administración o funcionamiento de la entidad, que requieren de un conocimiento

específico y no pueda realizarse con el personal existente (Contratos de prestación de

servicios u órdenes de trabajo).

Revisar la tabla para contratos de prestación de servicios en el

linkhttp://www.utp.edu.co/vicerrectoria/administrativa/anteproyecto-presupuesto.html

Contratación de Personal Docente

Otras Contrataciones

•Verificar la contratación actual y confirmar si los cargos que allí aparecen continúan en la vigencia 2015.

•Especificar si existen docentes próximos a jubilar.

Docentes de Planta

•Se muestra los cupos asignados a cada área académica tanto para docentes de tiempo completo como de medio tiempo proyectados para la vigencia 2015.

Docentes Transitorios

•La Administración proyecta el número de horas cátedra de acuerdo con la contratación del I semestre del año 2014.

Docentes Hora Cátedra

•Diligenciar la contratación que se requiere para desarrollar actividades relacionadas con la docencia.

Personal Docente Nuevo



Contratación de horas monitores académicos

Se muestra los topes de horas monitorias asignados a cada área académica a través del de

la aplicación “administración topes de monitoria” proyectados para la vigencia 2015.

Gastos Generales

Es importante revisar las definiciones de cada uno de los ítems en el Manual de

Programación Presupuestal, Acuerdo No. 23 del 2 de noviembre de 2004.





9. SOCIALIZACION Y REVISION DE SOLICITUDES

Una vez revisada la información remitida por las Facultades, Dependencias y Proyectos de

Inversión se realizará la reunión de socialización de acuerdo con el siguiente cronograma.



10. SOLUCION DE DUDAS E INQUIETUDES

La Vicerrectoría Administrativa manifiesta su disposición de asesorar y aclarar cualquier inquietud,

para lo cual puede contactarse con:

Dependencias

Administrativas

Ing. Ángela María Narváez Hincapié. [email protected] Ext 479

Adm. Paola Andrea Garzón Castaño. [email protected] Ext 174

Facultades


Ing. Diana Patricia Duque Vinasco. [email protected] Ext 251

Plan de Desarrollo Institucional


Proyectos Especiales

La Ing. Tatiana Rincón Laverde estará informando cronograma

y metodología.

La Vicerrectoría Administrativa agradece la participación de las dependencias Académicas y

Administrativas en este importante proceso que contribuye al fortalecimiento de la planeación

institucional y es la base para una eficiente distribución de los recursos disponibles.

La atención a las fechas programadas en el cronograma hará de este ejercicio institucional un

valioso instrumento de planificación y racionalización de los recursos.

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