UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

Kursus Induksi Umum KumpulanPengurusan & Profesional

& Sokongan 1

Tugasan Kumpulan

Nama Kumpulan :- SATELIT

No. Nama No Staf

1 Sahhizam Bin Maamin 01478

2 Fakrulradzi Bin Idris 01701

3 Kyairul Azmi Bin Baharin 01142

4 Zul Atfyi Fauzan Bin Mohammed Napiah 01697

5 Hanizam Bin Hashim 01703

6 Ernie Binti Mat Tokit 00386

7 Noor Baiduri Binti Abd Halim 01482

8 Syamimi Binti Shamsuddin 01056

1

9 Wizana Binti Abd Jalil 01516

Kandungan

Bahagian 2: Dasar – Dasar Kerajaan 2.1 – Pengenalan 2.2 - Jawapan

Bahagian 3: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

RUJUKAN

1) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 7 Tahun 1991, Panduan mengenai kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK), m/s 105-109

2) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan, m/s 14-18

3) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, m/s 129-173

4) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2006, Garis Panduan Bagi Melaksanakan Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam, m/s 535-545

2

Bahagian 2: Dasar – Dasar Kerajaan

Kertas kerja ini membincangkan secara holistik tiga dasar utama Kerajaan Malaysia iaitu

Wawasan 2020, Dasar Pembangunan Nasional dan Dasar Kebudayaan Kebangsaan.

Mantan Perdana Menteri Malaysia iaitu Tun Mahathir bin Mohamad telah mencetuskan buat

pertama kali konsep Wawasan 2020 di Mesyuarat Majlis Perdagangan Malaysia pada 28 Februari

1991. Dalam konteks negara, wawasan ditakrifkan sebagai satu visi jangka panjang ke arah dasar

yang luas meliputi pelbagai aspek berkaitan pembangunan negara dalam hubungan dengan

perkembangan ekonomi keseluruhannya, memberi panduan arah tuju, memberi panduan sasaran

negara dan penetapan jangkamasa bagi mencapai sesuatu matlamat yang disasarkan.

Justifikasi mengapa Wawasan 2020 ditubuhkan adalah untuk mewujudkan fokus nasional,

mendapatkan konsensus nasional dalam mencapai suatu halatuju, sebagai satu perjanjian sosio-

politik, menyediakan garis panduan bagi agenda pembangunan nasional. Pemilihan tahun 2020

adalah disebabkan:

(a) generasi baru dalam era dunia tanpa sempadan dan persaingan yang pesat

(b) jangkamasa yang munasabah dan praktikal

(c) bersama dalam ‘megatrend’ yang mana pembangunan sains, teknologi dan komunikasi akan

menentukan tahap sebuah negara

Usaha membangunkan sebuah negara terbilang perlu digariskan dengan suatu pendirian dan

panduan yang jelas. Wawasan 2020 sebagai suatu pelan komprehensif dalam menjana usaha

Malaysia sebagai sebuah negara maju menjelang tahun 2020 memerlukan usaha gigih yang

berterusan untuk merealisasikan harapan Malaysia sebagai sebuah negara maju.

3

Dasar Pembangunan Nasional tertakluk di bawah Rangka Rancangan Jangka Panjang 2 (RRJP 2: 1991-2000). Ia telah dilancar oleh mantan perdana menteri YAB Tun Mahathir Muhammad pada 17 Jun 1991. Dasar ini meneruskan pencapaian Dasar Ekonomi Baru (DEB) dalam pembasmian kemiskinan dan penyusunan semula masyarakat. DEB yang dilaksanakan selama 20 tahun bermula 1970 telah membawa satu perubahan baru dalam strategi perancangan pembangunan Malaysia.

Apabila pelaksanaan DEB tamat pada 1990, ekonomi Malaysia telah berkembang dengan pesat.

Rakyat Malaysia telah berjaya menambah hakmilik mdal saham keparas 75.4% dalam tahun 1988

berbanding 38.3% pada 1971. hakmilik saham bumiputera pula telah meningkat dari 4.3% (1971)

kepada 19.4% (1988). Sungguhpun meningkat namun matlamat milikan 30% oleh bumiputera

dalam hakmilik syarikat menjelang 1990 masih kurang berjaya. Ini berikutan kemelesetan

ekonomi yang berlaku pada era 1980-an.

Sehubungan ini, Dasar Pembangunan Nasional dilancar untuk meneruskan usaha mengurangkan

ketidakseimbangan ekonomi dan sosial di kalangan masyarakat majmuk Malaysia. Prinsip yang

diberi keutamaan ialah pembangunan yang seimbang dan pengagihan yang adil dan saksama.

Malaysia adalah sebuah negara unik yang terdiri dari masyarakat berbilang kaum. Situasi ini juga

menjurus kepada kesedaran yang rendah dan kefahaman megenai kebudayaan, kepentingan

politik yang menekankan kebudayaan kaum sahaja. Perpaduan Malaysia harus dipupuk untuk

kemajuan sosio-ekonomi dan politik negara. Ia memerlukan penglibatan semua lapisan

masyarakat dalam satu proses yang berterusan.

Dasar Kebudayaan Kebangsaan yang dilancar pada 1971 perperanan penting dalam proses

pembangunan negara yang beridentitikan budaya Malaysia. Untuk sebuah negara majmuk seperti

Malaysia, pembentukan budaya kebangsaan memerlukan perancangan teliti lagi rapi supaya

dapat melahirkan cara hidup yang bersifat kemalaysiaan.

JAWAPAN

Soalan 1: Pencapaian matlamat Wawasan 2020 memerlukan perubahan sikap. Berasaskan cabaran-cabaran Wawasan 2020, huraikan secara jelas sikap-sikap yang perlu ada pada Pegawai Awam bagi membantu mencapai matlamat ini.

4

Soalan 2:-Jelaskan pendekatan-pendekatan baru yang diambil oleh kerajaan dalam melaksanakan Dasar Pembangunan Nasional selepas tamatnya Dasar Ekonomi Baru.

Soalan 3:-Pewujudan Kebudayaan Kebangsaan Malaysia adalah berlandaskan 3 prinsip yang ditetapkan oleh Kerajaan sebagai Dasar Kebudayaan Kebangsaan. Jelaskan ketiga-tiga prinsip tersebut.

5

Jawapan Soalan 1:-

Wawasan 2020 merupakan dasar yang menjadikan Malaysia maju menjelang tahun 2020 dengan

gaya dan acuan sendiri. Ia dirangka agar Malaysia menjadi sebuah Negara yang setanding

dengan negara membangun lain di dunia dengan mengekalkan identiti, etika dan nilai ketimuran.

Tujuan utama penubuhannya adalah untuk mewujudkan negara maju sepenuhnya dengan

masyarakat yang yakin, mempunyai nilai moral dan etika yang kukuh, hidup dalam masyarakat

yang demokratik, liberal dan bertolak ansur, penyayang, adil dari segi pengagihan ekonomi,

progresif dan makmur, dan mempunyai penguasaan sepenuhnya terhadap ekonomi yang

bersaing, dinamik, cergas dan kental.

Bagi merealisasikan matlamat ini, sebagai penjawat awam, perubahan sikap ke arah

pembentukan Wawasan 2020 ini amatlah diharapkan. Antara sikap yang perlu ada pada Pegawai

Awam bagi membantu pencapaian matlamat ini adalah:

(a) Menjadi rakyat yang berusaha membentuk sebuah Negara bangsa yang bersatu padu serta

menyanjungi masa hadapan yang dikongsi bersama. Bangsa itu mestilah sejahtera,

terintegrasi wilayah-wilayah dan kelompok-kelompok etniknya, menikmati kehidupan bersama

yang sepenuhnya berasaskan persamaan hak dan keadilan, membentuk sebuah ‘Bangsa

Malaysia” dengan rasa taat setia dan pengabdian yang tidak berbelah bahgi terhadap bangsa

tersebut.

(b) Menjadi masyarakat Malaysia yang bebas, teguh dan terbentuk jiwanya, yakin terhadap diri

sendiri, bangga dengan apa yang ada, dan dicapai, gagah menghadapi pelbagai rintangan

dan masalah. Masyarakat Malaysia yang mempunyai sikap ingin mencapai kecemerlangan,

menyedari akan kemampuan dirinya, tidak mengalah kepada sesiapa dan dihormati oleh

bangsa lain.

(c) Setiap penjawat awam dapat bekerjasama mewujudkan dan membangunkan masyarakat

demokratik dan mengamalkan satu bentuk persefahaman matang iaitu demokrasi masyarakat

Malaysia yang boleh menjadi contoh kepada banyak negara membangun.

(d) Penjawat awam perlu bersikap moral dan etika yang tinggi, kukuh dalam nilai agama dan

kerohanian yang utuh dan ditunjangi oleh budi perketi yang luhur.

(e) Menjadi masyarakat yang liberal dan bertolak ansur, di mana masyarakat pelbagai kaum di

Malaysia bebas mengamalkan adat, kebudayaan dan kepercayaan agama mereka dan pada

6

masa yang sama meletakkan kesetiaan mereka pada satu negara.

(f) Mewujudkan masyarakat saintifik dan progresif, masyarakat yang mempunyai daya perubahan

tinggi dan memandang ke hadapan bukan sahaja menjadi pengguna teknologi tetapi juga

penyumbang kepada tamadun saintifik dan teknologi masa depan.

(g) Mewujudkan masyarakat penyayang dan budaya menyayangi, iaitu satu sistem sosial yang

mana kepentingan masyarakat adalah lebih utama daripada diri sendiri, yang mana kebajikan

insan tidak akan berkisar kepada orang perseorangan tetapi di sekeliling sistem keluarga yang

kukuh.

(h) Memastikan masyarakat yang adil dalam bidang ekonomi. Iaitu masyarakat yang

melaksanakan pengagihan kekayaan negara secara adil dan saksama, yang mana wujud

perkongsian sepenuhnya bagi setiap rakyat dalam perkembangan ekonomi. Masyarakat

sedemikian tidak akan wujud jika masih ada pengenalan kaum berdasarkan fungsi ekonomi

dan kemunduran ekonomi berdasarkan kaum.

(i) Mewujudkan masyarakat makmur yang mempunyai ekonomi yang boleh bersaing, dinamik,

giat dan berdaya tahan.

Kesimpulannya, cabaran pertama Wawasan 2020 iaitu pembentukan bangsa Malaysia yang

bersatu padu adalah merupakan cabaran yang paling utama dan paling asasi untuk berterusan.

Gabungan dan kerjasama pintar semua pihak diharapkan dapat merealisasikan harapan Malaysia

sebagai sebuah negara maju menjelang tahun 2020.

Jawapan Soalan 2:-

Dasar Pembangunan Nasional (DPN) diwujudkan untuk membentuk perpaduan negara dan

digubal berasaskan matlamat dan strategi Dasar Ekonomi Baru (DEB), iaitu membasmi

kemiskinan dan menyusun semula masyarakat. Beberapa pendekatan baru yang bergantung

kepada sektor swasta dengan sokongan dan bantuan kerajaan dilaksanakan seperti:

(a) Penumpuan yang lebih bagi membasmi kemiskinan di kalangan golongan termiskin di

samping mengurangkan kemiskinan relatif.

(b) Mewujudkan gunatenaga dan pembangunan pesat sebuah Masyarakat Perdagangan dan

Perindustrian Bumiputera (MPPB).

7

(c) Peningkatan penglibatan sektor swasta dalam penyusunan semula masyarakat dan

pembentukan peluang yang lebih luas bagi sektor terbabit.

(d) Penumpuan kepada pembangunan sumber manusia untuk mencapai pertumbuhan dan

menyeimbangkan pengagihan.

Berikutan itu, beberapa program penting telah dirangka bagi menjayakan matlamat utama DPN.

Antaranya adalah:

(a) Hasil Pencapaian yang Berkualiti dan Berkekalan:- yang memberi penekanan kepada

aspek-aspek pendidikan dan latihan.

(b) Persaingan Dalam Pasaran Antarabangsa:- Malaysia telah meningkatkan daya tarikan

pelabur dan usahawan asing bagi memperluaskan aktiviti pelaburan mereka. Bagi mengatasi

masalah halangan dan perlindungan perdagangan antarabangsa, Malaysia mengamalkan dasar

liberalisasi yang memberi galakan kepada sektor swasta supaya bersedia menghadapi sebarang

risiko. Pengeksport pula digalakkan supaya mengurangkan pergantungan terhadap Sistem

Keutamaan Am (GSP).

(c) Wawasan 2020:- DPN digalakkan menggunakan kepakaran masyarakat majmuk bagi

membina ekonomi yang mantap bagi menghadapi cabaran ekonomi dunia. DPN juga memainkan

peranan penting bagi menggalakkan penyertaan kaum Bumiputera dalam sektor pembuatan dan

perkhidmatan. Perhatian khusus ditumpukan kepada penyertaan Bumiputera dalam bidang

industri kecil dan sederhana (IKS) menerusi program subkontrak dan francais. Usahawan aktif

golongan Bumiputera dan bukan Bumiputera diberi galakan bagi membolehkan syarikat

Bumiputera meningkatkan prospek perniagaan. Syarikat Bumiputera juga didedahkan kepada

teknologi terbaru di samping penyaluran kemudahan modal, maklumat pasaran dan hubungan

dengan pasaran antarabangsa.

Penswastaan digunakan sebagai kaedah memperluaskan penyertaan Bumiputera dalam sektor

swasta serta penyusunan semula modal saham. Jawatankuasa Pelaburan Asing telah diberi

tanggungjawab untuk meneruskan pengawasan proses penyusunan semula modal saham

dengan menggalakkan syarikat-syarikat mematuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan.

8

Bagi penyusunan semula hakmilik dan pengawalan dalam sektor syarikat, agensi amanah dan

perbadanan awam dipertanggungjawabkan mengumpul harta-harta baru dan membeli

kepentingan tertentu bagi pihak Bumiputera. Peranan Permodalan Nasional Berhad (PNB) diperkukuhkan lagi bagi mengembleng tabungan Bumiputera.

Pada keseluruhannya, DPN telah meneruskan usaha mengurangkan ketidakseimbangan ekonomi

antara golongan kaya dengan miskin dan juga dalam kalangan pelbagai kaum.

Ketidakseimbangan ekonomi ini dijangka dapat dikurangkan berasaskan prinsip pembangunan

seimbang dan pengagihan yang saksama demi mencapai keadlan sosial dan memperkukuhkan

perpaduan negara.

Jawapan Soalan 3:-

Malaysia sebagai sebuah negara berbilang kaum dan budaya perlu menetapkan suatu sistem

atau corak hidup yang dapat mewakili keseluruhan bangsa Malaysia. kebudayaan sebagai satu

sistem atau corak hidup yang meliputi agama, kepercayaan, adat resam, bahasa, ekonomi dan

politik sebuah masyarakat memainkan peranan yang penting dalam mencapai perpaduan di

kalangan masyarakat majmuk di Malaysia. Bagi melahirkan sikap toleransi, persefahaman dan

perpaduan erat di kalangan seluruh rakyat Malaysia, pada tahun 1971 Kerajaan telah menggubal

Dasar Kebudayaan Kebangsaan berdasarkan kepada pertimbangan terhadap fakta-fakta

perkembangan sejarah serantau. Kewujudan dasar ini adalah berdasarkan unsur-unsur dan tiga

prinsip yang ditetapkan oleh kerajaan.

Prinsip 1: Agama Islam Sebagai Unsur Penting Dalam Pembentukan Kebudayaan Kebangsaan

Prinsip ini menggariskan agar kebudayaan kebangsaan menampakkan Malaysia sebagai sebuah

Negara Islam di peringkat tertinggi. Di peringkat kedua pula, ia perlu menetapkan budaya-budaya

lain yang diamalkan oleh kaum lain yang tidak bertentangan dengan budaya Islam.

9

Prinsip 2: Kebudayaan Rakyat Asal Negara Sebagai Teras

Prinsip ini bertitik tolak pada sejarah negeri Melaka sebagai pusat perkembangan, pemancaran

dan warisan kebudayaan Melayu di mana kebudayaan serantau digambarkan dengan

penggunaan Bahasa Melayu.

Prinsip 3: Unsur-unsur Kebudayaan Kaum Lain Yang Sesuai Sebagai Turut Diterima

Selain daripada kebudayaan rakyat asal, unsur-unsur budaya asing seperti Cina, Arab, India dan

sebagainya juga menjadi teras. Kesesuaian dan penerimaan dalam penyerapan kebudayan ini

bergantung kepada ketidakwujudan percanggahan dalam perlembagaan dan prinsip-prinsip

Rukunegara.

Ketiga-tiga prinsip ini telah menjadi titik pertemuan dan asas perpaduan ke arah mewujudkan satu

identiti nasional bangsa Malaysia.

Bahagian 3: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Kemajuan

Soalan 1

1 (a) Huraikan peranan dan tanggungjawab Urusetia dalam sesuatu mesyuarat.

Urusetia lazimnya dilantik bagi membantu sesebuah jawatankuasa menjalankan tugasnya dengan

efektif. Dalam proses mengadakan satu mesyuarat, urusetia ini berperanan menjalankan tugas-

tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat,

menyediakan minit mesyuarat dan pelbagai jenis tugas lagi.

Tanggungjawab sesebuah urusetia boleh dibahagikan kepada tiga bahagian yang mana pecahan

tugasnya adalah seperti berikut:

i) Tindakan-tindakan Pra-Mesyuarat

Urusetia hendaklah berbincang dengan Pengerusi Jawatankuasa untuk menentukan agenda,

tarikh, masa dan tempat mesyuarat, seterusnya membuat tempahan bilik mesyuarat secara.

10

Seterusnya kertas kerja untuk pembentangan sewaktu mesyuarat akan disediakan dan surat

jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat akan dihantar.

ii) Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat

Semasa mesyuarat sedang dijalankan, urusetia hendaklah mencatat minit mesyuarat yang mana

ianya hendaklah mengandungi perkara-perkara seperti senarai kehadiran mesyuarat, perkara-

perkara penting yang dibincangkan, keputusan-keputusan yang dibuat dan tindakan-tindakan

susulan yang perlu diambil.

iii) Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat

Urusetia perlu menyiapkan minit mesyuarat mengikut format yang telah ditetapkan dan diedarkan

kepada ahli-ahli tidak lewat dari tempoh satu minggu. Kemudian, urusetia hendaklah

mendapatkan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat dan menyediakan laporan bagi

maklumbalas tersebut.

1 (b)(i) Apakah yang dimaksudkan dengan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)? Siapakah yang bertanggungjawab untuk menentukan kejayaan KMK dalam sesebuah organisasi?

Dalam usaha ke arah meningkatkan kualiti dalam jabatan-jabatan dan pejabat-pejabat kerajaan,

kerajaan telah meggalakkan penubuhan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK). KMK adalah

sekumpulan kecil pekerja dalam lingkungan 6 hingga 10 orang daripada unit kerja yang sama

yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih dan menganalis masalah-masalah

yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini mengemukakan cadangan-cadangan

penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Seterusnya mereka

melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan.

Falsafah KMK adalah berdasarkan kepada konsep pengurusan secara penyertaan dan

kemanusiaan. Pengurusan secara kemanusiaan bermakna pengurusan yang mementingkan

manusia dan perasaan mereka. Ini adalah kerana manusia merupakan aset yang terpenting

dalam sesebuah jabatan/pejabat. Pengurusan secara penyertaan pula bermakna bahawa tiap-tiap

pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberikan sumbangan

11

yang bermakna kepada jabatan/pejabat. KMK merupakan satu mekanisme yang mana pekerja-

pekerja boleh menyertai dalam proses penyelesaian masalah demi meningkatkan lagi kualiti dan

produktiviti jabatan/pejabat mereka.

Matlamat KMK adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja melalui kebolehan

menyelesaikan masalah di kalangan pekerja, semangat bekerja secara berkumpulan,

penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif, penglibatan dan minat terhadap

kerja, dorongan kerja yang tinggi dan kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan,

jabatan/pejabat dan negara.

Prinsip-prinsip asas KMK adalah pekerja-pekerja diiktirafkan sebagai sumber yang paling bernilai

di samping lain-lain sumber pengurusan, memajukan perkerja sebagai ahli jabatan/pejabat yang

berguna, penyertaan dan sokongan dari semua peringkat, bekerja secara berkumpulan, kreativiti

sentiasa digalakkan dan projek adalah berkaitan dengan tugas-tugas lain.

Antara faedah yang boleh diperolehi hasil daripada pelaksanaan KMK adalah dapat mengeratkan

perhubungan antara pekerja dan pengurusan, memupuk kerjasama di kalangan pekerja, memberi

kepuasan kerja, menambah dorongan untuk bekerja, member keyakinan mengenai kebolehan diri

sendiri, mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja, menggalakkan daya kreativiti di

kalangan pekerja dan memperbaiki sistem dan cara kerja. Syarat-syarat yang diperlukan bagi

melaksanakan KMK ialah pewujudan struktur KMK, latihan yang berkesan dan sistem

pengiktirafan yang berkesan

Semua pihak dalam struktur KMK bertanggungjawab untuk menentukan kejayaan KMK dalam

sesebuah organisasi. Pihak pengurusan yang mempunyai sikap yang positif, kesungguhan dan

komitmen serta memberi pengiktirafan kepada pekerja dapat menggalakkan penyertaan pekerja

dalam KMK dan seterusnya dapat menentukan kejayaan KMK. Kebolehan Jawatan Kuasa

Pemandu yang merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-

perakuan turut menentukan kejayaaan KMK. Fasilitator turut menyumbang dengan cara melatih

ketua-ketua kumpulan di organisasi. Ketua-Ketua kumpulan yang dilatih oleh fasilitator

memainkan peranan dalam kejayaan KMK dengan cara memastikan kelancaran aktiviti-aktiviti

kumpulan, memupuk semangat kerjasama dan harmoni serta membantu ahli-ahli menyelesaikan

masalah-masalah. Ahli-ahli KMK turut menentukan kejayaan KMK dengan cara mengenalpasti

12

masalah-masalah, menyumbangkan idea-idea serta menjalankan penyelidikan ke arah

penyelesaian masalah

1 (b) (ii) Salah satu tujuan KMK adalah untuk mendapatkan penyertaan dari kakitangan bawahan. Jelaskan bagaimanakah kenyataan ini dapat dilaksanakan.

Falsafah KMK adalah berdasarkan konsep pengurusan kemanusiaan serta pengurusan secara

penyertaan. Manusia merupakan aset yang terpenting dalam sesebuah jabatan. Oleh sebab itu,

pengurusan yang mementingkan kemanusiaan dan perasaan manusia perlu dilaksanakan.

Kakitangan bawahan turut terlibat dalam KMK kerana konsep pengurusan secara penyertaan

menyatakan bahawa tiap-tiap perkerja tidak kira kedudukannya perlu diberi peluang untuk

memberi sumbangan yang bermakna kepada organisasi. Kakitangan bawahan boleh menjadi

ahli-ahli KMK. Hal ini dapat meningkatkan dan mendedahkan mereka dengan teknik penyelesaian

masalah, dapat meningkatkan produktiviti, serta mengaplikasikan pengetahuan yang diperolehi

dalam KMK dalam tugas hakiki mereka. Memberi kenaikan pangkat kepada kakitangan bawahan

yang terlibat aktif dengan KMK dengan sentiasa member idea-idea yang bernas dan membantu

dalam penyelesaian masalah. Penyertaan daripada kakitangan bawahan dapat dilaksanakan

dengan memberi ganjaran yang sewajarnya serta menjadikan KMK sebagai platform untuk

kakitangan kumpulan bawahan meningkatkan mutu kerja mereka yang dapat membantu mereka

dalam proses kenaikan pangkat.

2 (a) Bincangkan kaitan di antara Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam dalam konteks motivasi?

Pada dasarnya kerajaan melalui Sistem Perhidmatan Awam telah melakukan pelbagai perubahan

dan penambahbaikan bagi meningkatkan nilai-nilai qualiti, produktiviti, inovatif, intergriti,

akauntabiliti, disiplin dan profesionalisme. Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam diwujudkan bagi

memberikan pengiktirafan kepada hasil inovasi dan kreatif bagi meningkatkan kualiti

perkhidmatan kepada pelanggan di mana ianya dapat meningkatkan motivasi kepada

individu/organisasi itu dengan cara:

Mempertingkatkan daya kreativiti individu/organisasi dalam mencipta dan mereka satu aplikasi

baru yang lebih menarik, sistematik dan efisien bagi memastikan apa yang dihasilkan berbeza

dan lebih berkualiti untuk bersaing dengan pesaing disekeliling mereka.13

Mewujudkan rasa daya saing setiap individu/organisasi dalam memajukan diri. Ianya akan

melahirkan rasa daya saing yang positif untuk menghasilkan produk, proses kerja atau sistem

yang lebih kreatif untuk lebih maju dengan mencipta sesuatu yang baru.

Merasa nikmat keseronokkan bekerja di mana idea yang ingin diketengahkan boleh diadaptasikan

dalam bentuk realiti. Jesteru itu, idea yang baru tidak akan terhalang malah dapat diasah untuk

diketengahkan dan sekaligus menjadikan kenikmatan dalam ruang kerja itu menjadi semakin

meluas.

Anugerah tersebut merupakan penggalak kepada individu/organisasi mencipta sesuatu yang baru

kerana ganjaran yang diberikan adalah lumayan iaitu hadiah wang tunai bernilai RM 5000, sijil

penghargaan, serta inovasi yang dihasilkan akan dimaklumkan melaui laman web kerajaan dan

penerbitan kerajaan.

(b) Apakah perbezaan di antara Fail Meja (FM) dan Manual Prosedur Kerja (MPK). Jelaskan kepentingan kedua-duanya dalam meningkatkan keberkesanan individu dan jabatan ke arah mempertingkatkan produktiviti.

Perbezaan antara Fail Meja (FM) dan Manual Prosedur Kerja (MPK)MPK dan FM ialah satu kaedah penambahbaikan yang diperkenalkan untuk melicinkan proses

kerja dan rujukan sesuatu jabatan kedua-dua dokumen ini saling lengkap melengkapi antara satu

sama lain, walaupun tujuan pewujudannya adalah sama Iaitu untuk mempertingkatkan

keberkesanan individu dan jabatan ianya nyata 2 dokumen yang mempunyai perbezaan.

Perbezaan Konsep

Secara konsepnya MPK ialah satu dokumen rujukan atau panduan untuk peringkat jabatan yang

dibuat bertujuan untuk memberi gambaran menyeluruh jabatan tersebut disamping merekodkan

secara sistematik cara bekerja yang mengandungi panduan terperinci mengenai tugas yang

dijalankan oleh tiap-tiap bahagian atau unit di jabatan tersebut

Manakala FM pula mengandungi maklumat dan peraturan –peraturan lengkap mengenai

tugas/tanggungjawab seseorang staf organisasi tersebut. FM juga boleh dikatakan sebagai satu

cabutan (extract) dari salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh

individu

14

Perbezaan Fungsi

MPK ialah satu dokumen menyeluruh yang berfungsi untuk menjadi satu panduan dan rujukan

kepada jabatan tersebut, ianya menggariskan proses kerja jabatan dan juga peraturan lengkap

jabatan. Berbeza dengan MPK, FM pula berfungsi untuk menjadi panduan dan rujukan seseorang

pegawai/ jawatan, semua proses kerja dan garis panduan kerja-kerja semasa pegawai akan

dijelaskan dengan terperinci didalam FM, ianya bertujuan untuk mengurangkan arahan lisan dari

pihak atasan disamping memudahkan proses petukaran pegawai.

Perbezaan Kedudukan Simpanan

Adalah jelas satu Jabatan akan mempunyai satu MPK yang akan disimpan oleh Ketua Jabatan

berbeza dengan FM ianya akan disimpan oleh pegawai dan wajib di letakkan oleh pegawai

tersebut di atas meja mereka supaya ianya mudah untuk dirujukan ketika menjalankan tugas.

Perbezaan kandungan

MPK mengandungi semua aktiviti Jabatan, memperincikan tanggungjawab jabatan tersebut

mengikut acuan yang diinginkan oleh kerajaan manakala FM mengandungi semua aktiviti

pegawai mengikut apa yang telah digariskan oleh MPK.

kepentingan kedua-duanya dalam meningkatkan keberkesanan individu dan Jabatan kearah mempertingkatkan keberkesanan individu dan jabatan kearah mempertingkatkan produktiviti.MPK dan FM di perkenalkan untuk meningkatkan keberkesanan individu dan jabatan, kedua-dua

dokumen ini akan mempertingkatkan produktiviti individu dan jabatan.

MPK memperjelaskan harapan jabatan/pejabat serta memberi gambaran keseluruhan organisasi

seperti rasional ianya ditubuhkan juga objektif dan fungsi jabatan. Justeru itu,semua pihak akan

tahu tuju arah yang jelas bagi mencorak organisasi bagi mencapai objektif jabatan. Selain itu,

melalui fungsi jabatan yang jelas ianya akan mempermudahkan lagi individu dalam jabatan

melakukan tugas kerana jelas dengan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan serta mengetahu

dengan tepat proses kerja yang harus diikuti. Melalui MPK pembahagian tugas dapat dilakukan

dengan sempurna di antara bahagian/unit, dan individu akan mengetahui tugas dengan baik bagi

menambahkan kecekapan dan tahap perkhidmatan di jabatan. Selain itu, penyediaan prosedur

15

kerja yang lengkap serta penetapan kepada pegawai yang bertanggungjawab dalam menjalankan

tugas akan memudahkan perancangan dan tugasan harian.

FM pula digunakan untuk memberikan garis panduan yang jelas, ianya menjelaskan senarai

tugas harian individu secara terperinci dengan proses kerja yang sebagai rujukan bagi

memudahkan individu dalam jabatan tersebut tahu mengenai tugas dan tanggungjawab kerja

dengan jelas dan apa yang harus dilakukan. Dengan itu, individu tersebut akan tahu arah tuju

jabatan dengan tepat dan dapat dikaitkan dengan tugasan harian dengan merujuk dasar-dasar

serta peraturan yang jelas yang terdapat di dalam FM. Dasar-dasar tersebut merupakan

peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab/tugas individu dalam

menjalankan tugas. Apabila dasar tersebut ditetapkan berdasarkan tugasan harian ianya akan

sekaligus sebagai pemakin untuk membentuk prosedur kerja atau carta alir yang jelas. Dengan

adanya proses tersebut, individu di jabatan akan lebih tahu tugas yang perlu dilakukan serta boleh

membuat penambahbaikan untuk menjadikan bidang tugas lebih efisien dan sekaligus dapat

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat dan akan membawa kepada

peningkatan produktiviti jabatan/pejabat.

Dengan kombinasi kedua-dua dokumen penting dalam jabatan iaitu MPK dan FM, ianya akan

menjana kepada peningkatan kecekapan dan keberkesanan dalam urusan jabatan/pejabat dan

sekaligus akan membantu dalam peningkatan produktiviti jabatan/pejabat.

Soalan 3

(a) Apakah yang anda faham dengan “Konsep Piagam Pelanggan”. Jelaskan kenapa Piagam Pelanggan penting dan kaitannya dengan konsep “Kualiti”.

Piagam Pelanggan merupakan satu komitmen bertulis jabatan/agensi kerajaan terhadap

penyampaian keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan. Konsep Piagam Pelanggan

meliputi tiga aspek iaitu definisi, fokus dan ciri-ciri yang jelas dan senang disebar. Berikut adalah

salah satu aspek Piagam Pelanggan iaitu fokus yang membawa maksud bertanggungjawab

menyediakan perkhidmatan yang memenuhi kehendak seperti perkhidmatan yang cekap, tepat,

selamat, menepati masa, boleh dipercayai, mudah diperolehi, mesra dan prihatin. Perkhidmatan

awam mestilah responsif dan peka kepada keperluan dan kemahuan-kemahuan tersebut.

Seterusnya adalah ciri-ciri Piagam Pelanggan yang jelas seperti ringkas, mudah difahami,

dan hendaklah hanya menyatakan perkara-perkara yang utama dengan tepat. Piagam Pelanggan 16

sesebuah jabatan/agensi hendaklah disebar untuk pengetahuan orang ramai. Penyebaran

hendaklah dibuat samada melalui risalah-risalah atau poster yang boleh dipamerkan dan

tempatkan di tempat yang strategik di jabatan/agensi atau di tempat-tempat awam. Setiap

jabatan/agensi hendaklah menyesuaikan janji berdasarkan keupayaannya. Keupayaan sesebuah

jabatan/agensi adalah bergantung kepada sumber-sumber yang ada seperti tenaga manusia,

teknologi, kewangan, sistem dan prosedur. Piagam yang praktikal memerlukan perancangan,

kajian, dan ujian yang teliti. Ini akan menentukan bahawa hasil keluaran atau perkhidmatan yang

sepatutnya boleh dilaksanakan. Ciri-ciri Piagam Pelanggan seterusnya adalah ‘khusus’. Jaminan

yang khusus adalah jaminan yang mempunyai ketepatan dari segi masa, bilangan, tempat atau

harga bagi sesuatu jenis keluaran atau perkhidmatan yang diberikan.

Jabatan/agensi perlulah mengenalpasti kehendak pelanggannya dengan tepat supaya

keluaran atau perkhidmatan yang diberikan itu dapat memenuhi kehendak mereka. Di antara

kaedah-kaedah yang boleh digunakan untuk mengenalpasti kehendak pelanggan ialah melalui

soal selidik, maklumbalas yang diterima, sesi dialog, atau temubual bersama pelanggan.

Kehendak dan permintaan pelanggan adalah berbagai-bagai. Kebiasaannya pelanggan

menghargai perkhidmatan atau keluaran yang berkualiti. Antara contoh-contoh perkhidmatan

berkualiti adalah seperti kebolehpercayaan, daya ketahanan, menepati masa, ketepatan fakta,

maklumat yang disampaikan mudah difahami, mesra pelanggan, prihatin, bertimbang rasa, cekap

dalam mengendalikan pelanggan, berintegriti dan fleksibel. Dengan adanya ciri-ciri tersebut setiap

jabatan/agensi dapat memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan.

b) Bincangkan konsep “ Mesyuarat Pagi” dan kaitannya dengan kerja sebagai satu pasukan.

Tujuan utama mesyuarat pagi adalah untuk memupuk semangat mengutamakan kepentingan

nasional daripada kepentingan jabatan. Ia bermatlamat untuk menyelesaikan masalah yang

timbul mengenai perlaksanaan sesuatu program pembangunan secara terus dan tanpa

bertangguh. Halangan-halangan yang wujud akan dapat dikenalpasti dan kakitangan boleh

menyumbangkan buah fikiran serta pendapat untuk mengatasi masalah ini. Dengan ini,

tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat akan dapat dikurangkan dan semangat

kerjasama serta tolong menolong antara kakitangan jabatan akan dapat dibentuk. Selain itu,

kakitangan akan dapat bergerak ke arah mencapai matlamat yang sama iaitu pembangunan

negara. Inilah elemen yang berkaitan dengan kerja berpasukan. 17

c) Dalam layanan urusan melalui telefon, peringkat pengedalian akan melibatkan Telefonis, Pembantu Khas dan Pegawai. Jelaskan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh Pegawai yang menerima panggilan pada peringkat itu.

Dewasa ini, telefon telah menjadi salah satu medium komunikasi yang sangat penting. Sekiranya

telefon ini dapat dikendalikan dengan baik, ia akan dapat mengekal dan mewujudkan

perhubungan yang baik dengan pelanggan serta dapat menonjolkan imej organisasi yang

cemerlang.

Lazimnya, penggilan telefon ini melibatkan operator telefon, pembantu khas dan pegawai.

Jika panggilan telefon disambut oleh pegawai, maka tindakan yang perlu dilakukan adalah seperti

berikut. Antaranya, ialah pegawai perlulah mendapatkan maklumat terperinci sesuatu perkara

yang ingin disampaikan. Sekiranya, maklumat terperinci yang diperolehi itu memerlukan rujukan

lanjut, maka maklumkan kepada pemanggil tersebut bahawa maklumat yang teleh diberikan itu

akan disampaikan kemudian. Sejurus itu, pegawai perlulah mendapatkan butir-butir diri pemanggil

bagi membolehkan beliau mudah dihubungi semula. Sekiranya pemanggil ingin bercakap dengan

pegawai yang tidak ada di pejabat maka dapatkan pesanan yang ingin disampaikan. Manakala,

perkara yang harus dielakkan semasa menerima panggilan adalah tidak membiarkan pemanggil

menungu lebih dari satu minit tanpa alasan. Selain itu, kata-kata yang kurang sopan dan kesat

seharusnya dielakkan semasa menjawab panggilan telefon. Hal ini kerana, ianya akan

memberikan impak negatif kepada jabatan tersebut.

Sekiranya, pegawai ingin menamatkan panggilan telefon maka haruslah menamatkannya

dengan sopan dan tidak tergesa-gesa. Setiap perbualan yang ditamatkan, haruslah diberi dengan

ungkapan yang sesuai seperti “ Terima kasih dan sila berhubung kembali jika ada sebarang

masalah”. Jika amalan seumpama ini dipupuk di setiap organisasi secara berterusan, maka ianya

akan mampu menyumbang kepada perhubungan yang baik dengan pelanggan dan sesama

anggota dalam orgasnisasi.

18