Embed Size (px)
Citation preview
BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA
CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU)
HÀ NỘI - 2017
1
2
Mục lục
1 GIỚI THIỆU.........................................................................................................................2
1.1 TÊN GỌI CỦA TIÊU CHUẨN VIỆT NAM..............................................................................2
1.2 KÝ HIỆU CỦA TCVN........................................................................................................2
1.3 MỤC ĐÍCH CHUNG............................................................................................................2
1.4 MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN.................................................................2
2 TÌNH HÌNH TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC.........................................................................3
3 CƠ SỞ XÂY DỰNG CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT........................................................14
3.1 PHÂN TÍCH CÁC TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN..........................................................................14
3.2 LỰA CHỌN TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN..................................................................................24
3.3 HÌNH THỨC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN.............................................................................24
3.4 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN........................................................................24
4 NỘI DUNG TIÊU CHUẨN...............................................................................................24
4.1 TÊN GỌI TIÊU CHUẨN.....................................................................................................24
4.2 BỐ CỤC TIÊU CHUẨN.....................................................................................................24
4.3 BẢNG ĐỐI CHIẾU NỘI DỤNG DỰ THẢO VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................25
Tai liêu tham khao....................................................................................................................27
1
THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA
MÔ TẢ DỮ LIỆU)
1 Giới thiệu
1.1 Tên gọi của tiêu chuẩn Việt Nam
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO
LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU)
1.2 Ký hiệu của TCVN
TCVN XXXX:201X
1.3 Mục đích chung
Đáp ứng mục tiêu của dự án “Xây dựng chuẩn thông tin số va chuẩn trao đổi thông tin” của Bộ Thông tin va Truyền thông: “Bảo đảm sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin nói chung, công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số nói riêng được phát triển thống nhất, đồng bộ theo một kiến trúc quy hoạch tổng thể Công nghệ thông tin và Truyền thông Quốc gia với một hạ tầng thông tin hiện đại, tốc độ cao và môi trường pháp lý phù hợp”;
1.4 Mục đích của việc xây dựng tiêu chuẩn
Các năm gần đây, một trong các biên pháp quan lý tai liêu lưu trữ đã được nhắc đến la
số hóa tai liêu va trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tai liêu lưu
trữ. Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua ngay 11/11/2011 đã quy định về tai liêu lưu
trữ điên tử, không quy định chi tiết đến tai liêu lưu trữ số hóa. Chúng ta có thể hiểu
tóm tắt tai liêu điên tử la một ban ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc
lưu trữ, sử dụng bằng phương tiên điên tử. Tai liêu điên tử được hình thanh từ hai
nguồn chính:
- Một la, ban ghi các thông diêp dữ liêu được khởi tạo từ đầu;
- Hai la, ban ghi các dữ liêu số từ tai liêu truyền thống.
2
Vậy, tai liêu số hóa có nguồn gốc từ tai liêu điên tử, nhưng không đồng nhất với tai
liêu điên tử. Tai liêu số hóa trở thanh tai liêu điên tử qua quá trình số hóa dữ liêu. Đây
la quá trình chuyển các dạng dữ liêu truyền thống như các ban viết tay, ban in trên
giấy, hình anh… sang chuẩn dữ liêu trên các phương tiên điên tử va được các phương
tiên đó nhận biết được gọi la số hóa dữ liêu va chúng trở thanh dữ liêu số.
Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa dữ liêu la quá trình chuyển các dạng dữ liêu
truyền thống sang chuẩn dữ liêu trên máy tính va được máy tính nhận biết.
Để viêc số hóa dữ liêu được hiêu qua va chính xác thì viêc áp dụng quy trình số hóa
theo chuẩn la điều cần thiết.
Quy trình số hóa dữ liêu 2D la quá trình chuyển các dạng dữ liêu truyền thống như các
ban viết tay, ban in trên giấy, hình anh… sang chuẩn dữ liêu trên các phương tiên điên
tử va được các phương tiên đó nhận biết được gọi la số hóa dữ liêu va chúng trở thanh
dữ liêu số.
Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa dữ liêu 2D la quá trình chuyển các dạng dữ liêu
truyền thống sang chuẩn dữ liêu trên máy tính va được máy tính nhận biết. Để viêc số
hóa dữ liêu được hiêu qua va chính xác thì viêc áp dụng quy trình số hóa theo chuẩn la
điều cần thiết.
Số hóa dữ liêu giúp viêc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ
dang, linh hoạt trong viêc chuyển đổi sang các loại dữ liêu số khác nhau, giam chi phí
tối đa cho viêc quan lý, không gian lưu trữ va có kha năng chỉnh sửa va tái sử dụng dữ
liêu. Do vậy viêc xây dựng nên quy trình số hóa theo tiêu chuẩn quốc tế va có sự điều
chỉnh để phù hợp với Viêt Nam la điều cần thiết va cấp bách. Tránh sau nay các dữ liêu số
hóa không đồng bộ va không theo quy trình chung. Viêc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về
“Quy trình tạo lập dữ liêu số 2D” góp phần phát triển công nghiêp nội dung số Viêt Nam
theo Quyết định số 50/2009/QĐ-TTg về Quản lý Chương trình phát triển công nghiệp
phần mềm và Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam
Tất ca hình anh được số hóa nên được chỉ định dữ liêu đặc ta cho quá trình số hóa dữ liêu
2D va hỗ trợ các quy trình nghiêp vụ đang diễn ra. Các tổ chức, cơ quan có thể đưa ra các
yêu cầu cụ thể va để tối đa hóa sự kế thừa các giá trị dữ liêu từ các hê thống va thiết bị
hiên có. Trong hoạt động hanh chính, dữ liêu 2D chủ yếu tập trung vao anh quét hoặc anh
chụp ma dữ liêu anh chủ yếu lấy từ nguồn số hóa. Viêc xây dựng tiêu chuẩn về Quy trình
3
tạo lập metadata mô ta dữ liêu 2D giúp đưa ra được quy trình tạo lập dữ liêu đặc ta, các
bước cần thiết, các yêu cầu bắt buộc cho mỗi bước trong quy trình để đam bao cho dữ liêu
đặc ta được tạo ra đúng thời điểm va đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
Nhu cầu thực tế va kha năng áp dụng: Cần có bộ tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về quy trình
tạo lập dữ liêu đặc ta trong quy trình số hóa để áp dụng tại Viêt Nam.
2 Tinh hinh trong va ngoai nước
2.1 Tinh hinh trong nước
Lĩnh vực số hóa đang la điểm nóng, số lượng tai liêu cần số hóa ngay 1 nhiều. Theo sự
chỉ đạo của Chính phủ, năm 2013 một số bộ ban nganh, đơn vị đứng đầu đã bắt đầu áp
dụng số hóa cho kho tai liêu lưu trữ của mình. Các doanh nghiêp lớn trong lĩnh vực
kiểm toán, ngân hang, bao hiểm cũng đã quan tâm tới viêc số hóa tai liêu khi lượng hồ
sơ giấy tờ đó ngay một tăng lên với số lượng lớn. Ngoai ra còn có các đơn vị đặc thù
như Bộ công an, quân đội, trường học cũng đã bắt đầu vao viêc tư vấn, lập dự toán cho
một dự án số hóa tổng thể bao gồm ca phần mềm chuyên dụng cho đơn vị mình…
Tại Viêt nam hiên tại có khá nhiều đơn vị doanh nghiêp, cơ quan nha nước đưa ra các
giai pháp quy trình số hóa của riêng họ. Do mục tiêu số hóa tai liêu khác nhau, ma có
thể đặt ra các bước số hóa tai liêu khác nhau phù hợp đối với từng cơ quan, tổ chức.
Cục Văn thư va Lưu trữ Nha nước đặt ra quy trình số hóa tai liêu lưu trữ gồm 12 bước
theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngay 21/10/2011 với yêu cầu phân loại anh va
sao lưu anh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiên số hóa tai liêu lưu
trữ chỉ gian đơn có 5 bước la:
Bước 1. Nhận tai liêu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiên số hóa. Viêc lựa chọn nay
la cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nao lại có thể số hóa một lần ca kho lưu
trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vao mục tiêu của chủ sở hữu tai liêu lưu
trữ. Ví dụ, số hóa để bao hiểm tai liêu lưu trữ, thì tai liêu được chọn phai la tai liêu
thuộc diên quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2. Chuẩn bị tai liêu. Công viêc bao gồm:
- Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; lam phẳng các trang tai liêu; Phân loại TL, tách riêng
những TL rách, hư hỏng, nếu viêc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ va dùng kỹ
4
thuật scan từng tờ tai liêu. Nếu viêc số hóa các tư liêu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có
thể áp dụng công nghê mới tiến bộ hơn như Bookscan cho viêc số hóa tai liêu lưu trữ.
Bước 3. Scan va thiết lập hê thống anh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo
tổ chức tai liêu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liêu (metadata). Đây la bước quyết định nhất
để chuyển đổi tai liêu truyền thống sang tai liêu số hóa. Danh mục tai liêu số hóa được
lập va nhúng (gắn) va tai liêu thông qua một phần mềm ứng dụng va tạo ra metadata.
Đồng thời, tai liêu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 4. Kiểm tra chất lượng tai liêu đã được số hóa va lam lại những anh không đạt
yêu cầu.
Bước 5. Nghiêm thu, ban giao tai liêu lưu trữ.
Công viêc bao gồm ban giao tai liêu số hóa va ban giao tai liêu gốc. Nếu tai liêu số hóa
la tai liêu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với những văn ban không đóng quyển
trong một hồ sơ, viêc ban giao phai được kiểm tra chặt chẽ từng trang tai liêu để bao
đam đầy đủ như tai liêu ban đầu đã nhận ở bước 1.
Tại các đơn vị khác nhau quy trình số hóa thường gắn liền với thiết bị số hóa ma họ
cung cấp, ví dụ tại ĐHQGHN va 1 số doanh nghiêp khác quy trình hiên đang được sử
dụng cho quy trình số hóa:
Hinh 1. Quy trinh sử dụng trong thư viện ĐHQGHN va 1 số doanh nghiệp tư
nhân
5
Hoặc bên 1 số trường đại học, thư viên khác
Hinh 2. Quy trinh số hóa tai 1 số thư viện tai Việt nam
Hiên nay lĩnh vực số hóa trong các bộ ban nganh cũng đang la điểm nóng, theo sự chỉ
đạo của chính phủ Bộ Tai nguyên va Môi trường đã ban hanh thông tư số 26/2014/TT-
BTNMT về Quy trình va định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liêu tai nguyên
môi trường. Dưới đây la sơ đồ quy trình xây dựng cơ sở dữ liêu tai nguyên môi
trường:
6
Hinh 3 – Quy trinh số hóa tai liệu của Bộ Tai nguyên va Môi trường
Viêc xây dựng cơ sở dữ liêu tai nguyên môi trường la dựa trên thông tin, dữ liêu từ các
kết qua điều tra cơ ban của các lĩnh vực tai nguyên va môi trường đã được kiểm tra,
nghiêm thu va được lưu trữ tại cơ quan chuyên môn theo một hay nhiều khuôn dạng
khác nhau.
Các nội dung khao sát, thu thập thông tin dữ liêu được thực hiên theo các qui định hiên
hanh.
1. Quy trình chi tiết xây dựng CSDL tai nguyên môi trường
1.1 Ra soát, phân tích nội dung thông tin dữ liêu
7
1.1.1 Ra soát, phân loại các thông tin dữ liêu
- Mục đích
Ra soát, phân loại va đánh giá chi tiết các thông tin dữ liêu phục vụ xây dựng cơ sở dữ
liêu phù hợp với yêu cầu.
- Các bước thực hiên
+ Ra soát, đánh giá va phân loại chi tiết dữ liêu đã được chuẩn hóa va chưa được
chuẩn hóa.
+ Chuẩn bị dữ liêu mẫu.
- San phẩm
+ Báo cáo ra soát, phân loại va đánh giá các thông tin dữ liêu
+ Bộ dữ liêu mẫu
1.1.2 Phân tích nội dung thông tin dữ liêu
- Mục đích
Phân tích, xác định chi tiết các thông tin dữ liêu phục vụ thiết kế va lập dự toán xây
dựng cơ sở dữ liêu.
- Các bước thực hiên
+ Xác định danh mục CSDL
+ Xác định chi tiết các thông tin cho từng ĐTQL
+ Xác định chi tiết các quan hê giữa các ĐTQL
+ Xác định chi tiết các tai liêu quét va các tai liêu dạng giấy cần nhập vao CSDL từ
ban phím
+ Xác định khung danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta sử dụng trong cơ sở dữ liêu.
+ Xác định các yếu tố anh hưởng đến viêc xây dựng CSDL.
+ Qui đổi đối tượng quan lý
- San phẩm
+ Danh mục đối tượng quan lý va các thông tin chi tiết
+ Danh mục chi tiết các tai liêu quét va giấy cần nhập vao CSDL
+ Báo cáo qui định khung danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta
+ Báo cáo qui đổi đối tượng quan lý.
1.2 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liêu
8
Trường hợp nhiêm vụ, dự án có ca hai nội dung xây dựng CSDL va xây dựng ứng
dụng phần mềm thì các bước “Thiết kế mô hình cơ sở dữ liêu” va “nhập dữ liêu mẫu
để kiểm tra mô hình cơ sở dữ liêu” chỉ thực hiên một lần ở bước nay.
- Mục đích
+ Thiết kế mô hình danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta theo (chuẩn dữ liêu, khung dữ
liêu) dựa trên kết qua ra soát, phân tích.
+ Thiết kế mô hình cơ sở dữ liêu dựa trên kết qua ra soát, phân tích.
- Các bước thực hiên
+ Thiết kế mô hình danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta.
+ Thiết kế mô hình cơ sở dữ liêu:
- Thiết kế mô hình cơ sở dữ liêu
- Nhập dữ liêu mẫu để kiểm tra mô hình cơ sở dữ liêu.
- San phẩm
+ Mô hình cơ sở dữ liêu, mô hình danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta dưới dạng XML
+ Báo cáo thuyết minh mô hình danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta
+ Báo cáo thuyết minh mô hình CSDL
+ Báo cáo kết qua kiểm tra mô hình CSDL trên dữ liêu mẫu
1.3 Tạo lập dữ liêu cho danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta
- Mục đích
Tạo lập nội dung dữ liêu cho danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta dựa trên kết qua ra soát,
phân tích va thiết kế
- Các bước thực hiên
+ Tạo lập nội dung cho danh mục dữ liêu
+ Tạo lập nội dung cho dữ liêu đặc ta
- San phẩm
+ CSDL danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta đã nhập đủ nội dung
+ Báo cáo kết qua thực hiên
1.4 Tạo lập dữ liêu cho CSDL
1.4.1 Chuyển đổi dữ liêu
- Mục đích
9
Chuyển đổi dữ liêu dạng số (không gian va phi không gian) đã được chuẩn hóa vao
CSDL.
- Các bước thực hiên
+ Đối với dữ liêu không gian dạng số chưa được chuẩn hóa thì viêc chuẩn hóa dữ liêu
được thực hiên theo các qui định của từng chuyên nganh trước khi thực hiên chuyển
đổi vao CSDL (biên tập ban đồ, chuyển đổi tọa độ…).
- Đối với dữ liêu phi không gian dạng số chưa được chuẩn hóa:
+ Chuẩn hóa phông chữ theo tiêu chuẩn TCVN 6909
+ Chuẩn hóa dữ liêu phi không gian theo thiết kế mô hình cơ sở dữ liêu
- Chuyển đổi dữ liêu dạng số đã chuẩn hóa vao cơ sở dữ liêu.
- San phẩm
+ Dữ liêu dạng số trước khi chuyển đổi.
+ Dữ liêu phi không gian trước khi chuyển hóa
+ Cơ sở dữ liêu đã được chuyển đổi
+ Báo cáo kết qua thực hiên chuyển đổi dữ liêu
1.4.2 Quét (chụp) tai liêu
- Mục đích
Quét (chụp) các tai liêu để phục vụ đính kèm vao các trường thông tin cho các lớp,
bang dữ liêu của ĐTQL.
- Các bước thực hiên
+ Quét (chụp) các tai liêu
+ Xử lý va đính kèm tai liêu quét.
- San phẩm
Danh mục các tai liêu quét va đã được đính kèm vao các lớp, bang dữ liêu của các
ĐTQL
1.4.3 Nhập, đối soát dữ liêu
- Mục đích
Nhập, đối soát các dữ liêu từ dạng giấy vao cơ sở dữ liêu đã được thiết kế. Dữ liêu sau
khi nhập vao cơ sở dữ liêu phai được đối chiếu, kiểm soát để đam bao tính chính xác
dữ liêu
10
- Các bước thực hiên
+ Đối với các dữ liêu không gian dạng giấy: Số hóa theo qui định chuyên nganh sau đó
thực hiên bước “Chuyển đổi dữ liêu”.
+ Đối với nhập dữ liêu dạng giấy (phi không gian):
- Nhập dữ liêu có cấu trúc cho đối tượng phi không gian
- Nhập dữ liêu có cấu trúc cho đối tượng không gian
- Nhập dữ liêu phi cấu trúc cho đối tượng phi không gian
- Nhập dữ liêu phi cấu trúc cho đối tượng không gian
+ Đối soát dữ liêu:
- Dữ liêu có cấu trúc đã nhập cho đối tượng phi không gian
- Dữ liêu có cấu trúc đã nhập cho đối tượng không gian
- Dữ liêu phi cấu trúc đã nhập cho đối tượng phi không gian
- Dữ liêu phi cấu trúc đã nhập cho đối tượng không gian
- San phẩm
+ Dữ liêu dạng giấy dùng để nhập dữ liêu
+ Báo cáo đối soát dữ liêu va các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập dữ liêu
+ Cơ sở dữ liêu đã được nhập đầy đủ nội dung
+ Danh mục dữ liêu để cung cấp, khai thác, sử dụng phục vụ yêu cầu quan lý nha
nước.
1.5 Biên tập dữ liêu
- Mục đích
Biên tập CSDL theo qui định
- Các bước thực hiên
+ Đối với dữ liêu không gian
- Tuyên bố đối tượng
- Sửa lỗi tương quan của dữ liêu không gian
+ Đối với dữ liêu phi không gian: Hiêu đính nội dung
+ Trình bay hiển thị dữ liêu không gian
- San phẩm
+ CSDL đã được biên tập
11
+ Têp trình bay hiển thị dữ liêu không gian
1.6 Kiểm tra san phẩm
- Mục đích
Kiểm tra CSDL đã được tạo lập đam bao tính đầy đủ, chính xác, phù hợp với nội dung
đã được phê duyêt.
- các bước thực hiên
+ Kiểm tra mô hình CSDL
+ Kiểm tra nội dung CSDL
- Kiểm tra dữ liêu không gian
- Kiểm tra dữ liêu phi không gian
+ Kiểm tra danh mục dữ liêu, dữ liêu đặc ta
- San phẩm
+ Báo cáo kết qua kiểm tra san phẩm
+ Báo cáo kết qua sửa chữa
+ Báo cáo kiểm tra, nghiêm thu chất lượng, khối lượng
1.7 Phục vụ nghiêm thu va giao nộp san phẩm
- Mục đích
Phục vụ nghiêm thu va ban giao các san phẩm đã kiểm tra.
- Các bước thực hiên
+ Lập báo cáo tổng kết nhiêm vụ va phục vụ nghiêm thu san phẩm đã kiểm tra.
+ Đóng gói các san phẩm dạng giấy va dạng số
+ Giao nộp san phẩm về đơn vị sử dụng va đơn vị chuyên trách công nghê thông tin
theo phân cấp/qui định quan lý phục vụ quan lý, lưu trữ va đưa vao hê thống thông tin
nganh tai nguyên va môi trương.
- San phẩm
+ Báo cáo tổng kết nhiêm vụ va hồ sơ nghiêm thu kèm theo
+ Biên ban ban giao đã được xác nhận
+ Các san phẩm dạng giấy va số.
Dữ liêu đặc ta được sử dụng để mô ta các đối tượng, các thông tin cần thiết để lưu trữ.
12
Tất ca hình anh được số hóa nên được chỉ định dữ liêu đặc ta cho quá trình số hóa tai liêu
va hỗ trợ các quy trình nghiêp vụ đang diễn ra. Các tổ chức, cơ quan có thể đưa ra các yêu
cầu cụ thể va để tối đa hóa sự kế thừa các giá trị dữ liêu từ các hê thống va thiết bị hiên
có. Quy trình quan lý dữ liêu đặc ta nên tối đa hóa tự động chụp dữ liêu đặc ta, giam thiểu
viêc xử lý thủ công. Bất kỳ viêc sử dụng, áp dụng dữ liêu đặc ta nên được thực hiên có sự
tham khao tiêu chuẩn ISO 23081-1: 2006. Dữ liêu đặc ta kết hợp với hình anh la một
thanh phần thiết yếu trong viêc quan lý va truy vấn các hình anh.
Dữ liêu đặc ta có thể được nhúng với các nguồn tai nguyên tại thông tin tiêu đề, hoặc có thể
được quan lý trong một hê thống riêng biêt,hoặc ca hai,nhưng trong ca hai trường hợp đó phai
có một mối quan hê trực tiếp hoặc liên hê giữa chúng; tức la khi dữ liêu đặc ta nằm trong một
hê thống riêng biêt,nó cần phai có liên kết trực tiếp đến các hồ sơ. Dữ liêu đặc ta cũng có thể
được đóng gói trong các định dạng hình anh.
Trong quy trình số hóa bao gồm các giai đoạn ma dữ liêu đặc ta phai được áp dụng. Các
giai đoạn nay la:
- chụp anh (quét);
- hình anh chụp lại (tái quét);
- đam bao chất lượng;
- truyền tai dữ liêu.
Hình dưới đây mô ta quy trình số hóa văn ban, trong đó các quá trình bắt buộc áp dụng dữ
liêu đặc ta được đánh dấu bằng nét đậm.
Tạo lập dữ liêu 2D
Chuyển đổi dữ liêu
Khuôn dạng dữ liêu
Quét (chụp) tai liêu
Dạng số Dạng giấy
Dữ liêu đặc ta
Lên kế hoạch
Thiết kế mô hình va thử
nghiêmĐam bao
chất lượng
Biên tập dữ liêuKiểm tra san phẩm Lập chỉ mục – Dữ liêu đặc ta13
Hiên nay, Các dự thao TCVN về GIS đã va đang được các Bộ, nganh liên quan triển khai xây
dựng dự thao QCVN, TCVN va Qui định kỹ thuật, Một số QCVN va TCVN đã được Bộ Tai
nguyên va Mội trường xây dựng như sau:
TT Tên QCVN/TCVN Số hiệu Ghi chú
A Hệ thống QCVN
1. QCVN về xây dựng lưới độ cao QCVN 11:2008/BTNMT
2. QCVN về xây dựng lưới tọa độ QCVN 04:2009/BTNMT
3. QCVN về Phân định địa giới hanh chính va lập hồ sơ địa giới hanh chính các cấp
QCVN 12:2008/BTNMT
4. QCVN về Chuẩn hóa địa danh phục vụ công tác lập ban đồ
QCVN 37:2011/BTNMT
5. QCVN về Thông tin địa lý cơ sở QCVN 42:2012/BTNMT
6. Mô hình số độ cao (DEM) 39/2014/TT-BTNMT (Lidar), chưa có quy định SP chụp anh KT số
7. Dữ liêu đồ họa đường nét 96TCN 42-90 Quy phạm thanh lập ban đồ địa hình tỷ lê 1:500, 1:1 000, 1:2 000, 1:5 000 , 1:10 000 va 1:25 000 (phần trong nha)
Ghi nhật ký
14
8. Dữ liêu nền địa lý gốc (thanh lập trực tiếp ở mức 1:2000, 1:5000, 1:10.000)
21/2014/TT-BTNMT, 55/2014/TT-BTNMT
9. Dữ liêu địa lý thứ cấp (1:25.000,1:50.000, 1:100.000, 1:500.000, 1:1tr)
20/2014/TT-BTNMT (1:50.000)
10. Ban đồ địa hình gốc dạng số các loại tỷ lê cơ ban
70/2000/QĐ-ĐC (Quy định kỹ thuật số hóa ban đồ địa hình tỷ lê 1:10 000, 1:25 000, 1:50 000 va 1:100 000)
11. Dữ liêu, ban đồ biên giới địa giới Xây dựng mới
12. Dữ liêu, ban đồ địa hình đáy biển 180/1998/QĐ-ĐC, Quy định cơ sở toán học, độ chính xác nội dung va ký hiêu ban đồ địa hình đáy biển tỷ lê 1:10 000
B Hệ thống QĐKT
13. Quy phạm thanh lập ban đồ địa hình tỷ lê 1:10 000 - 1:25 000 (phần ngoai trời)
24/KHKT 3/26/1977
14. Ký hiêu ban đồ địa hình tỷ lê 1:500, 1:1 000, 1:2 000 va 1:5 000
1125/ĐĐBĐ 11/19/1994
15. Ký hiêu ban đồ địa hình tỉ lê 1:10 000 va 1:25 000
1126/ĐĐBĐ 11/19/1994
16. Những yêu cầu cơ ban va qui định kiểm tra, đánh giá chất lượng phim anh chụp từ máy bay phục vụ công tác đo vẽ va hiên chỉnh ban đồ
541/QĐ/ĐC 9/1/1995
15
17. Quy định kỹ thuật xây dựng lưới cấp 0 Nha nước CHXHCNVN
1284/ĐĐBĐ 9/16/1995
18. Quy định cơ sở toán học, độ chính xác nội dung va ký hiêu ban đồ địa hình đáy biển tỷ lê 1:10 000
180/1998/QĐ-ĐC 3/31/1998
19. Quy định tạm thời về quy trình đo thủy chuẩn hạng 1, 2 bằng máy thủy chuẩn điên tử va bộ mia có dạng mã vạch
431/2001/QĐ-TCĐC 11/13/2001
20. Quy phạm thanh lập BĐ ĐH 1:250 000, 1:500 000 va 1:1 000 000
09/2006/QĐ-BTNMT 8/16/2006
21. Ký hiêu BĐĐH 1:250 000, 1:500 000 va 1:1 000 000
11/2006/QĐ-BTNMT 8/22/2006
22. Quy định kỹ thuật thanh lập ban đồ địa hình đáy biển tỷ lê 1:50 000
03/2007/QĐ-BTNMT 2/12/2007
23. Sử dụng hê thống tham số tính chuyển giữa Hê tọa độ quốc tế WGS-84 va Hê tọa độ quốc gia VN-2000
05/2007/QĐ-BTNMT 2/27/2007
24. Quy định kỹ thuật va quy trình công nghê (tạm thời) thanh lập mô hình số độ cao bằng công nghê Lidar
2097/QĐ-BTNMT 10/22/2008
25. Quy định về quy phạm xây dựng lưới trọng lực quốc gia
01/2009/TT-BTNMT 1/14/2009
26. Quy định kỹ thuật thanh lập ban đồ địa hình đáy biển tỷ lê 1: 100.000 bằng phương pháp đo vẽ trực tiếp
34/2011/TT-BTNMT 8/1/2011
27. Quy định kỹ thuật hiên chỉnh ban đồ địa hình quốc gia tỷ lê 1:25.000 va 1:50.000 bằng anh vê tinh
05/2012/TT-BTNMT 5/8/2012
28. Quy định kỹ thuật về đo trọng lực chi tiết
08/2012/TT-BTNMT 8/8/2012
C Hệ thống TCVN dự kiến xây dựng
16
29. Thông tin địa lý – Mô hình quy chiếu
Đang dự thao
30. Thông tin địa lý – Thuật ngữ. Đang dự thao
31. Thông tin địa lý – Phương pháp phân loại đối tượng
Đang dự thao
32. Thông tin địa lý - Các nguyên tắc về chất lượng
Đang dự thao
33. Thông tin địa lý: - Mô hình tham chiếu, phần 2 - Ảnh
Đang dự thao
34. Thông tin địa lý: Thủ tục đánh giá chất lượng
Đang dự thao
35. Thông tin địa lý - Siêu dữ liêu Đang dự thao
Nhận xét : Các tiêu chuẩn va quy chuẩn đều được xây dựng bằng hình thức nghiên cứu
các tai liêu va tiêu chuẩn của ISO hoặc tổ chức OGC. Các QCVN nay được Bộ Tai
nguyên va Môi trường ban hanh.
2.2 Tinh hinh trên thế giới
Hiên nay, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế đã ban hanh các Tiêu chuẩn quốc tế ISO
liên quan đến quy trình số hóa:
- ISO 19115-1:2014 Geographic information -- Metadata -- Part 1: Fundamentals
(Thông tin địa lý – Dữ liêu đặc ta – Phần 1: Nguyên tắc cơ ban)
- ISO 19115-2:2009 Geographic information -- Metadata -- Part 2: Extensions for
imagery and gridded data (Thông tin địa lý – Dữ liêu đặc ta – Phần 2: Mở rộng đổi với
dữ liêu anh va dữ liêu lưới)
- ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for
digitization of records (Thông tin va tư liêu – Hướng dẫn thực hiên đối với số hóa ban
ghi)
Tiêu chuẩn ISO / TR 13028: 2010: thiết lập các hướng dẫn để tạo ra va duy trì các ban
ghi trong định dạng kỹ thuật số duy nhất, nơi ma các bai báo gốc, hoặc hồ sơ nguồn
không kỹ thuật số khác, đã được sao chép bằng cách số hóa; thiết lập các hướng dẫn
thực hanh tốt nhất cho viêc số hóa để đam bao độ tin cậy va độ tin cậy của hồ sơ va
17
cho phép xem xét xử lý các hồ sơ nguồn không kỹ thuật số; thiết lập các hướng dẫn
thực hanh tốt nhất cho sự tin cậy của các hồ sơ số hóa có thể anh hưởng đến viêc chấp
nhận bằng chứng pháp lý va trọng lượng của các hồ sơ đó; thiết lập các hướng dẫn
thực hanh tốt nhất cho viêc tiếp cận các hồ sơ số hoá cho đến khi họ được yêu cầu; xác
định chiến lược để hỗ trợ trong viêc tạo ra các ban ghi số hóa phù hợp để duy trì lâu
dai; va thiết lập các hướng dẫn thực hanh tốt nhất cho viêc quan lý các hồ sơ nguồn
không kỹ thuật số sau số hóa.
ISO / TR 13028: 2010 được áp dụng để sử dụng trong viêc thiết kế va tiến hanh số hóa
trách nhiêm của tất ca các tổ chức thực hiên số hóa, hoặc quá trình kinh doanh số hóa,
dự án số hóa chụp lại cho các mục đích quan lý hồ sơ, như được nêu trong ISO 15489-
1: 2001 va ISO / TR 15801: 2009.
ISO / TR 13028: 2010 không áp dụng cho: nắm bắt va quan lý hồ sơ kỹ thuật số sinh;
thông số kỹ thuật cho chụp kỹ thuật số của hồ sơ; thủ tục để ra quyết định cuối cùng về
bố trí hồ sơ; thông số kỹ thuật cho viêc bao tồn lâu dai của hồ sơ kỹ thuật số; số hóa
hoặc cổ phần lưu trữ hiên có cho các mục đích bao quan.
AS / NZS ISO 13028: 2012 la một tiêu chuẩn của Úc - New Zealand. Đây la một áp
dụng giống hêt nhau của tiêu chuẩn ISO / TR 13028: 2010.
UNE-ISO/TR 13028:2011 IN Tiêu chuẩn của Tây Ban Nha cũng dựa trên tiêu chuẩn
ISO / TR 13028: 2010.
Chính phủ Alberta cũng đưa ra quy trình số hóa “Digitization standard process num
A000015 xuất ban ngay 23-04-2013” được áp dụng cho tất ca các cơ quan ban nganh,
chỉnh phủ va doanh nghiêp của họ với 10 bước bắt buộc phai sử dụng. Bên cạnh đó đi
kèm theo các yêu cầu kỹ thuật cho tiêu chuẩn nay “Digitization Technical
Requirements Standard A000013 xuất bản 14-07-2012”
Hiên nay, các tiêu chuẩn quốc tế thuộc họ tiêu chuẩn ISO 191xx rơi vao một số
nhóm tiêu chuẩn sau đây:
- Các tiêu chuẩn qui định hạ tầng cho viêc tiêu chuẩn hóa về không gian địa lý:
ISO 19101 Geographic information — Reference model (Thông tin địa lý –
Mô hình tham chiếu);
ISO/TS 19103 Geographic information — Conceptual schema language
18
(Thông tin địa lý – Ngôn ngữ lược đồ khái niêm);
ISO/TS 19104 Geographic information — Terminology (Thông tin địa lý –
Thuật ngữ);
ISO 19105 Geographic information — Conformance and testing (Thông tin
địa lý – Kiểm thử va sự phù hợp);
ISO 19106 Geographic information — Profiles (Thông tin địa lý – Hồ sơ);
- Các tiêu chuẩn mô ta các mô hình dữ liêu đối với thông tin địa lý:
ISO 19109 Geographic information — Rules for application schema (Thông
tin địa lý – Qui tắc cho lược đồ ứng dụng);
ISO 19107 Geographic information — Spatial schema (Thông tin địa lý –
Lược đồ không gian);
ISO 19137 Geographic information — Core profile of the spatial schema
(Thông tin địa lý – Hồ sơ lõi của lược đồ không gian);
ISO 19123 Geographic information — Schema for coverage geometry and
functions (Thông tin địa lý – Lược đồ đối với các chức năng va hình học bao
phủ);
ISO 19108 Geographic information — Temporal schema (Thông tin địa lý –
Lược đồ thời gian);
ISO 19141 Geographic information — Schema for moving features (Thông
tin địa lý – Lược đồ đối với viêc dịch chuyển các đối tượng địa lý);
ISO 19111 Geographic information — Spatial referencing by coordinates
(Thông tin địa lý – Tham chiếu không gian bằng tọa độ);
ISO 19112 Geographic information — Spatial referencing by geographic
identifiers (Thông tin địa lý – Tham chiếu không gian bằng các định danh địa
lý);
- Các tiêu chuẩn cho viêc quan lý thông tin địa lý:
ISO 19110 Geographic information — Methodology for feature cataloguing
(Thông tin địa lý – Phương pháp luận phân loại đối tượng địa lý);
ISO 19115 Geographic information — Metadata (Thông tin địa lý – Dữ liêu
19
đặc ta);
ISO 19113 Geographic information — Quality principles (Thông tin địa lý –
Nguyên tắc chất lượng);
ISO 19114 Geographic information — Quality evaluation procedures (Thông
tin địa lý – Thủ tục ước lượng chất lượng);
ISO 19131 Geographic information — Data product specifications (Thông
tin địa lý – Đặc ta san phẩm dữ liêu);
ISO 19135 Geographic information — Procedures for item registration
(Thông tin địa lý – Thủ tục đăng ký hạng mục);
ISO/TS 19127 Geographic information — Geodetic codes and parameters
(Thông tin địa lý – Tham số va mã trắc địa);
ISO/TS 19138 Geographic information — Data quality measures (Thông tin
địa lý – Đo lường chất lượng dữ liêu);
- Các tiêu chuẩn đối với các dịch vụ thông tin địa lý:
ISO 19119 Geographic information — Services (Thông tin địa lý – Dịch vụ);
ISO 19116 Geographic information — Positioning services (Thông tin địa lý
– Dịch vụ định vị);
ISO 19117 Geographic information — Portrayal (Thông tin địa lý – Phác
họa);
ISO 19125-1 Geographic information — Simple feature access — Part 1:
Common architecture (Thông tin địa lý – Truy cập đối tượng địa lý đơn gian
– Phần 1: Kiến trúc chung);
ISO 19125-2 Geographic information — Simple feature access — Part 2:
SQL option (Thông tin địa lý – Truy cập đối tượng địa lý đơn gian – Phần 2:
Tùy chọn SQL);
ISO 19128 Geographic information — Web map server interface (Thông tin
địa lý – Giao diên máy chủ ban đồ web);
ISO 19132 Geographic information — Location based services — Reference
model (Thông tin địa lý – Dịch vụ dựa trên định vị - Mô hình tham chiếu);
20
ISO 19133 Geographic information — Location based services — Tracking
and navigation (Thông tin địa lý – Dịch vụ dựa trên định vị - Điều hướng va
truy vết);
ISO 19134 Geographic information — Location base services — Multimodal
routing and navigation (Thông tin địa lý – Dịch vụ dựa trên định vị - Điều
hướng va định tuyến đa phương tiên);
- Các tiêu chuẩn mã hóa thông tin địa lý:
ISO 19118 Geographic information — Encoding (Thông tin địa lý – Mã
hóa);
ISO 6709 Standard representation of geographic point location by
coordinates (Thể hiên chuẩn vị trí điểm địa lý theo các tọa độ);
ISO 19136 Geographic information — Geography Markup Language (GML)
(Thông tin địa lý – Ngôn ngữ đánh dấu địa lý (GML));
ISO/TS 19139 Geographic information — Metadata — XML schema
implementation (Thông tin địa lý – Siêu dữ liêu – Triển khai lược đồ XML);
- Các tiêu chuẩn đối với các lĩnh vực chủ đề cụ thể:
ISO/TS 19101-2 Geographic information — Reference model — Part 2:
Imagery (Thông tin địa lý – Mô hình tham chiếu – Phần 2: Ảnh);
ISO 19115-2 Geographic information — Metadata — Part 2: Extensions for
imagery and gridded data (Thông tin địa lý – Dữ liêu đặc ta - Mở rộng đối
với dữ liêu lưới va Ảnh);
2.3 Kết luận
Số hóa đã va đang bùng nổ, thị trường cho lĩnh vực nay rất lớn va tiềm năng. Các
doanh nghiêp cũng như các cơ quan nha nước, thư viên, trường đại học… cũng đã có
những giai pháp dịch vụ, quy trình cho viêc số hóa tai liêu. Tuy nhiên để hiêu qua va
chuẩn xác thì viêc xây dựng tiêu chuẩn quy trình số hóa la viêc lam cần thiết. Quy
trình số hóa cần tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế đồng thời cũng phai có những điều
chỉnh nhất định để phù hợp với yêu cầu cũng như hoan canh tại Viêt Nam.
21
3 Cơ sở xây dựng các yêu cầu kỹ thuật
3.1 Phân tích các tai liệu tiêu chuẩn
3.1.1 Tiêu chuẩn ISO 13028 : 2010 ISO / TR 13028 do Ủy ban kỹ thuật ISO / TC 46, Thông tin va tai liêu biên soạn
hướng dẫn, Tiểu ban SC 11, Lưu trữ / quan lý hồ sơ.
Báo cáo kỹ thuật nay được dựa trên tiêu chuẩn S6 Lưu trữ hồ sơ của Lưu trữ New
Zealand: Tiêu chuẩn số hóa, được công bố vao tháng 01 năm 2006.
Báo cáo kỹ thuật nay:
Thiết lập các hướng dẫn để tạo ra va duy trì các ban ghi trong định dạng kỹ thuật số
duy nhất, nơi ma các bai báo gốc, hoặc hồ sơ nguồn không kỹ thuật số khác, đã được
sao chép bằng cách số hóa;
- Thiết lập hướng dẫn thực hanh tốt nhất cho viêc số hóa để đam bao độ tin cậy va độ
tin cậy của hồ sơ va cho phép xem xét xử lý các hồ sơ nguồn không kỹ thuật số;
- Thiết lập hướng dẫn thực hanh tốt nhất cho sự tin cậy của các hồ sơ số hóa có thể anh
hưởng đến viêc chấp nhận bằng chứng pháp lý va trọng lượng của các hồ sơ đó;
- Thiết lập hướng dẫn thực hanh tốt nhất cho viêc tiếp cận các hồ sơ số hoá cho đếnkhi
họ được yêu cầu;
- Xác định các chiến lược để hỗ trợ trong viêc tạo ra các ban ghi số hóa phù hợp để
duy trì lâu dai;
Thiết lập hướng dẫn thực hanh tốt nhất cho việc quản lý các hồ sơ nguồn không
kỹ thuật số sau số hóa.
Báo cáo kỹ thuật nay được áp dụng để sử dụng trong viêc thiết kế va tiến hanh số hóa
trách nhiêm của tất ca các tổ chức thực hiên số hóa, hoặc quá trình kinh doanh số hóa,
dự án số hóa chụp lại cho các mục đích quan lý hồ sơ, như được nêu trong ISO 15489-
1: 2001 va ISO / TR 15801: 2009.
Báo cáo kỹ thuật nay la không áp dụng đối với:
a) khai thác va quan lý hồ sơ sinh-kỹ thuật số;
b) thông số kỹ thuật cho quét hồ sơ kỹ thuật số;
22
c) các thủ tục để ra quyết định cuối cùng về xác định giá trị hồ sơ;
d) thông số kỹ thuật cho viêc bao tồn lâu dai của hồ sơ kỹ thuật số;
e) số hóa của các tai lưu trữ hiên có cho các mục đích bao quan.
Nội dung của tiêu chuẩn bao gồm các phần chính sau:
Tai liêu bắt đầu bằng viêc phân tích đánh giá các lợi ích cũng như rủi ro của viêc số
hóa.
Số hóa cung cấp các lợi ích tiềm năng sau đây cho các tổ chức:
có thể truy cập hình anh đồng thời cho nhiều người;
truy cập mạng cho phép truy cập từ nhiều nơi bất cứ lúc nao;
hội nhập sâu hơn với các hê thống thông tin kinh doanh;
kha năng truyền tai hình anh trong một quy trình lam viêc có cấu trúc, do đó hỗ trợ xử
lý công viêc;
loại bỏ tạp chủng (ca giấy va kỹ thuật số) của hê thống ma có thể gây nhầm lẫn cho
người dùng khi yêu cầu truy cập xem toan bộ lịch sử của một sự viêc nao đó;
kha năng tái sử dụng nguồn lực hạn chế hiên có của mình bằng cách định dạng của họ,
ví dụ: ban đồ rất lớn hoặc các tai liêu được tổ chức trên vi phim hoặc băng từ; áp dụng
phân loại phù hợp va lập chỉ mục cho các tai liêu đặc biêt cho các tập tin lai;
tích hợp với các tổ chức khắc phục tham họa va các chế độ sao lưu hiên có;
cung cấp một kha năng bao mật va bao đam kha năng lam giam không gian lưu trữ vật
lý bị chiếm đóng bởi các hồ sơ ban giấy;
tiềm năng để tăng năng suất của tổ chức.
Có một số rủi ro liên quan đến viêc thực hiên một quá trình số hóa:
tiết kiêm chi phí ngắn hạn có thể đến chi phí dai hạn trong viêc duy trì kha năng tiếp
cận tới các hình anh kỹ thuật số theo thời gian;
tiêu chuẩn công nghê va kỹ thuật được sử dụng để tạo ra hình anh kỹ thuật số có thể
anh hưởng đáng kể tuổi thọ va kha năng tái sử dụng các hình anh trong tương lai;
Lê kế hoạch la bước đầu tiên va quan trọng nhất trong quy trình số hóa.
23
Tất ca quá trình số hóa phai được lên kế hoạch, xác định phạm vi va ghi lại tai liêu.
Các tai liêu dự án bao gồm:
a) phạm vi định nghĩa: xác định rõ rang nghiêp vụ, mục tiêu, quy mô, kích thước va
những hạn chế của dự án;
b) tuyên bố về mục đích va dự kiến sử dụng của các hồ sơ kỹ thuật số, minh họa nếu
cần thiết với các ví dụ;
c) tuyên bố về lợi ích, rủi ro: xác định rõ rang về những lợi ích, rủi ro dự kiến từ viêc
số hóa;
d) báo cáo kết qua nhu cầu va tác động của người dùng: ví dụ, lam thế nao các hồ sơ
số hoá sẽ được sử dụng truy cập va anh hưởng thế nao người sử dụng;
e) tuyên bố về tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng: bao gồm định dạng, nén va dữ liêu đặc ta;
f) thiết bị va các nguồn lực để hỗ trợ cho viêc số hóa;
g) quy trình lập kế hoạch, kiểm soát va thực hiên viêc số hóa, bao gồm ca những người
thực hiên trước, trong va sau khi số hóa;
h) quy trình kiểm soát chất lượng;
i) chiến lược cho viêc tích hợp các hình anh số hóa vao quy trình lam viêc để hỗ trợ
các hoạt động nghiêp vụ đang diễn ra; chiến lược cho quan lý đối với các hồ sơ được
số hóa va hồ sơ nguồn không kỹ thuật số phai luôn sẵn sang khi được yêu cầu.
Song song với đó la viêc xác định lựa chọn các giai pháp cũng như phần mềm thiết bị
cho phù hợp với yêu cầu va mục đích số hóa.
24
Quản lý bản ghi số hóa
Suốt quá trình thực hiên các giai đoạn của một dự án số hóa, yêu cầu quan lý hồ sơ
phai được đưa vao để đam bao rằng nguồn dữ liêu ban đầu va các tai liêu số hóa la
toan vẹn va trong suốt. Quá trình nay phai đam bao phù hợp với tiêu chuẩn ISO
15489-1: 2001
Trong trường hợp các hình anh số hóa được sử dụng như ban ghi hiên tại hoặc sẽ được
sử dụng trong quy trình hiên tại thì quy trình nay nên được tích hợp với các thông tin
nghiêp vụ khác hoặc hê thống quan lý hồ sơ điên tử.
Điều nay đam bao rằng các hình anh số được thừa hưởng viêc phân loại quy trình
nghiêp vụ va dữ liêu đặc ta lien quan tới quy trình nghiêp vụ sẽ được đưa vao trong
quy trình nghiêp vụ va tăng cường tính xác thực bằng cách tích hợp với hê thống thông
tin nghiêp vụ.
Dự án số hóa thường được thực hiên như một biên pháp bao quan để kéo dai tuổi thọ
của các hồ sơ không kỹ thuật số dễ mất mát hoặc để tăng truy cập của người dùng đến
nội dung thông tin của hồ sơ va thường được đầu tư mạnh. Trong trường hợp kết qua
của các dự án nay không được liên kết ngay lập tức với một hê thống thông tin nghiêp
vụ đã tồn tại, thì cũng cần phai xem xét luôn viêc đam bao sự phù hợp với hê thống
đối với các quá trình như định danh, đánh chỉ số, phân loại, kiểm soát an ninh va truy
cập, quan lý ban quyền va bao quan.
Tiêu chuẩn mô ta va hướng dẫn các bước liên quan tới viêc chuẩn bị hồ sơ gốc, dữ liêu
đặc ta va đam bao chất lượng.
Hệ thống quản lý
Dữ liêu số hóa va chưa số hóa để đam bao chất lượng luôn phai đi kèm với 1 hê thống
quan lý chuẩn mực va đam bao được các yêu cầu bắt buộc.
Trong đó viêc xác định chiến lược cho viêc lưu trữ cũng như kế hoạch va các thủ tục
sao lưu được mô ta va hướng dẫn cụ thể.
25
Xác định giá trị bản ghi
Trong đó đưa ra một loạt các quá trình lien quan đến viêc thực hiên những quyết định
về lưu trữ, tiêu hủy hoặc chuyển giao hồ sơ, được quy định bằng văn ban về thẩm
quyền xác định giá trị hồ sơ hoặc các công cụ khác.
Các tiêu chuẩn tham khao va tham chiếu:
ISO 15489-1:2001, Information and documentation — Records management — Part
1: General
ISO/TR 15801:2009, Document management — Information stored electronically —
Recommendations for trustworthiness and reliability
ISO 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes
— Metadata for records — Part 1: Principles
ISO 23081-2:2009, Information and documentation — Managing metadata for records
— Part 2: Conceptual and implementation issues
3.1.2 ISO 19115-1:2014ISO 19115-1 do ban kỹ thuật ISO/TC 211 “Thông tin địa lý” biên soạn
Sự tiến bộ của phần mềm va phần cứng máy tính đối với viêc quan lý va phân tích dữ
liêu, cụ thể viêc hợp nhất các quan sát tham chiếu địa lý dẫn đến sự tăng nhanh viêc sử
dụng các giai pháp thông tin số trên phạm vi toan cầu. Nhận thức được tầm quan trọng
địa lý va những thứ liên quan đang tác động đến hầu hết các khía cạnh của xã hội. Tập
dữ liêu địa lý số la sự biểu diễn của một số mô hình của thế giới để sử dụng trong phân
tích máy tính va hiên thị thông tin tin bằng đồ họa. Các mô hình cơ sở la sự trừu
tượng, yêu cầu tính gần đúng, sự đơn gian hóa va sự bỏ qua một vai khía cạnh va luôn
luôn la một trong nhiều “cách nhìn” có thể xay ra. Để đam bao rằng dữ liêu không bị
lạm dụng, các gia thiết va các giới hạn anh hưởng đến viêc tạo dữ liêu phai được tai
liêu hóa đầy đủ. Điển hình, dữ liêu được sử dụng bởi nhiều người hơn la nha san xuất.
Dữ liêu đặc ta cho pháp nha san xuất mô ta các tai nguyên để người sử dụng có thể
hiểu được các gia thiết va các giới hạn va đánh giá các tai nguyên thích hợp cho mục
đích sử dụng của họ. Tai liêu có chất lượng cũng sẽ cung cấp cho các nha san xuất dữ
26
liêu với kiến thức sẵn có của họ va cho phép họ quan lý tốt hơn viêc san xuất dữ liêu,
lưu trữ, cập nhật va tái sử dụng.
Tập dữ liêu địa lý được coi như dữ liêu bang, có cấu trúc với vị trí kết hợp với mỗi
hang trong một bang hoặc điểm trong lưới. Nhằm mục đích mở ra đám mây thông tin
dựa trên web, khái niêm tập dữ liêu có thể được mở rộng để bao gồm mọi san phẩm
thông tin được coi như một đơn vị, xác định bởi phạm vi của nó, quyền va mục đích
mong đợi. Trong một cách nhìn rộng hơn, mọi tai liêu chưa các quan sát hoặc trình
diễn cục bộ có thể được xem la tập dữ liêu địa lý, có cấu trúc hoặc không có cấu trúc.
Hê thống thông tin phân tán được kích hoạt bởi internét đang thúc đẩy sự phát triển
của kiến trúc hướng dịch vụ ma các dịch vụ web đang trở nên quan trọng như nguồn
thông tin hoặc kha năng xử lý, nhiều trong số các dịch vụ nay cung cấp thông tin hoặc
chức năng dựa trên vị trí. Mô ta các dịch vụ phát hiên va sử dụng nay trở thanh một
chức năng quan trọng của dữ liêu đặc ta.
Tổ chức thông tin quan trọng với tham chiếu địa lý được chứa trong tai nguyên không
phai la dạng số. Các tai nguyên nay bao gồm ban đồ va tai liêu của các loại khác nhau
cũng như các mẫu hoặc các san phẩm khác được tập hợp để miêu ta một số khía cạnh
của trái đất – vật lý, sinh học va văn hóa. Lược đồ dữ liêu đặc ta thể hiên trong tiêu
chuẩn nay cũng thích hợp với tai nguyên như vậy.
Mục tiêu của tiêu chuẩn nay la cung cấp mô hình cho viêc mô ta thông tin hoặc tai
nguyên chứa các phần mở rộng. Tiêu chuẩn nay được sử dụng bởi nha phân tích hê
thống thông tin, nha lập kế hoạch chương trình va nha phát triển các hê thống thông tin
nhằm xác định các nguyên tắc cơ ban va các yêu cầu cho viêc mô ta tai nguyên thông
tin. Tiêu chuẩn nay cũng xác định các phần tử dữ liêu đặc ta, các đặc tính của chúng va
mối quan hê giữa các phần tử va thiết lập tập thuật ngữ dữ liêu đặc ta chung, các định
nghĩa va các thủ tục mở rộng.
Mặc dù mục đích chính của tiêu chuẩn nay la mô ta thông tin số được mở rộng, nhưng
có thể được sử dụng để mô ta tất ca các kiểu tai nguyên bao gồm tai liêu nguyên văn,
sáng kiến, phần mềm, thông tin phi địa lý, đặc ta san phẩm va các kho dữ liêu, nghĩa la
có thể được sử dụng để mô ta tai nguyên thông tin ma không có phần mở rộng địa lý.
Một số vùng có các chuẩn dữ liêu đặc ta của chính nó như la Dublin core cho các thư
27
viên. Nếu cần, các tiêu chuẩn như vậy va tiêu chuẩn nay có thể được môt ta sơ lược để
tạo ra các lược đồ chung.
Khi được thực hiên bởi nha cung cấp tai nguyên, tiêu chuẩn nay sẽ:
1) cho phép các nha cung cấp tai nguyên thông tin miêu ta hoan thiên va hiêu
qua các tai nguyên của họ
2) Thuận lợi hóa tổ chức va quan lý dữ liêu đặc ta cho các tai nguyên thông tin
3) Cho phép sử dụng các tai nguyên thông tin thích hợp thông qua viêc hiểu
được các đặc điểm của chúng.
4) Thuận lợi hóa viêc phát hiên, truy cập, lấy lại va tái sử dụng
5) Cho phép người sử dụng xác định xem liêu tai nguyên thông tin có hữu ích
với họ hay không
Tiêu chuẩn nay xác định dữ liêu đặc ta mục đích chung. Nhiều mô hình chi tiết cho các
khía cạnh của mô ta tai nguyên, bao gồm chất lượng, cấu trúc dữ liêu hoặc anh được
xác định trong các tiêu chuẩn thông tin địa lý khác. Mô hình dữ liêu đặc ta ở đây cho
phép thực hiên các phần mở rộng dựa trên mẫu chung nhằm tạo thuận lợi cho viêc
thực hiên phần mềm sử dụng các phần mở rộng đó.
Tiêu chuẩn nay la sự sửa đổi của ISO 19115:2003 va ISO ISO 19115:2003/Cor
1:2006. Phần sửa đổi nay được thực hiên bởi các tiến bộ của công nghê thông tin va
sự thay đổi về viêc sử dụng internét cho viêc truy cập, sủa dụng va quan lý dữ liêu đặc
ta cũng như các sửa đổi cho các tai liêu tham chiếu va người sử dụng riêng lẻ cung cấp
các gợi ý dựa trên tám năm kinh nghiêm trong viêc sử dụng.
Tiêu chuẩn nay độc lập hoan toan với phiên ban trước đó với tên va ngay tháng mới.
Các gói UML, các lớp, các phần tử có định danh khác nhau so với phiên ban trước.
Mục đích của siêu dữ liẹu la mô ta các tai nguyên. Viêc mô ta nay có thể giữ lại dữ
liêu va không thay đổi. Có thể sử dụng ca hai để trình diễn dữ liêu va tìm dữ liêu. Số
lượng lớn dữ liêu cũ hơn tồn tại trong ISO 19115:2003 , va dữ liêu mới hơn tồn tại ở
các ban mô ta sơ lược quốc gia hoặc vùng miền ISO 19115:2003 . Dữ liêu nay sẽ vẫn
giữ nguyên như đã được xác định. Viêc tạo ra dữ liêu mới cho các dặc ta san phẩm
mới dựa trên viêc sửa đổi ISO 19115 tận dụng các kha năng mô ta mở rộng. Với viêc
giới thiêu sửa đổi ISO 19115 nay, tồn tại môi trường dữ liêu hỗn hợp. Các hê thống ma
28
hỗ trợ viêc phát hiên dữ liêu theo sửa đổi của ISO 19115 có thể nhận ra va biểu diễn
dữ liêu đặc ta trong ISO 19115:2003 sao cho tất ca dữ liêu trong môi trường hỗn hợp
có thể được phát hiên. Các hê thống ma hỗ trợ viêc trình diễn dữ liêu theo sửa đổi của
ISO 19115 cũng có thể nhận ra va trình diễn dữ liêu đặc ta trong ISO 19115:2003 sao
cho tất ca các dữ liêu được trình diễn. Viêc sử dụng các định danh riêng biêt cho các
phần tử sửa đổi va cách thức ma chuẩn dữ liêu đặc ta được sửa đổi tạo thuận lợi cho
điều nay.
Để hỗ trợ cho viêc đam bao tính tương thích va nới lỏng viêc biến đổi các trường hợp
dữ liêu đặc ta cho phiên ban sửa đổi của ISO 19115 :
— Không có phần tử bắt buộc mới nao được tạo;
— Nếu định nghĩa của phần tử dữ liêu đặc ta yêu cầu thay đổi thì nó sẽ bị xóa
hoặc thay thế bởi phần tử dữ liêu đặc ta mới; các tên phần tử dữ liêu đặc ta
không được tái sử dụng cho các khái niêm khác;
— Các định nghĩa của các phần tử dữ liêu đặc ta được mở rộng;
— Các phần tử dữ liêu đặc ta được tái sử dụng khi kiểu dữ liêu của chúng thay
đổi nhưng tên va tên va định nghĩa vẫn không đổi;
— Các thuộc tính còn lại được giữ trong cùng trật tự như trong chuẩn thay thế;
— Danh sách các phần tử bị xóa, các phần tử mới va ánh xạ giữa các phần tử cũ
va viêc thay thế của chúng được cung cấp trong Phụ lục G;
— Tái cấu trúc ULL được giữ ở mức tối thiểu.
Tóm tắt một số thay đổi chính:
— Khái niêm của “dữ liêu đặc ta lõi” bị loại bỏ;
— Dữ liêu đặc ta về các dịch vụ được thêm vao, bắt nguồn
từ ISO 19119:2005 va ISO 19119:2005/Amd 1:2008;
— Chất lượng dữ liêu được chuyển tới ISO 19157 ;
— Phụ lục F được thêm vao để mô ta dữ liêu đặc ta cho viêc phát hiên dịch vụ
va tai nguyên phi dịch vụ;
— Nhiều danh sách mã được mở rộng;
29
— Sủ dụng “tên ngắn” va “mã vùng” được giam bới cho các phần tử dữ liêu
đặc ta va các mã tương ứng.
ISO 19115 với tên chung la Thông tin địa lý – Dữ liệu đặc tả, bao gồm các phần
sau đây,
— Phần 1: Nguyên tắc cơ bản
— Part 2: Mở rộng cho dữ liệu ảnh và dữ liệu lưới
— Part 3: Thực thi nguyên tắc cơ bản về dữ liệu đặc tả theo lược đồ XML
ISO 19115-1:2014 xác định lược đồ được yêu cầu để mô ta thông tin địa lý va các dịch
vụ bằng dữ liêu đặc ta. Tiêu chuẩn nay còn cung cấp thông tin về viêc định danh, mở
rộng, chất lượng, khía cạnh không gian va thời gian, nội dung, tham chiếu không gian
va các đặc tính khác của dữ liêu va các dịch vụ địa lý số.
ISO 19115-1:2014 có thể áp dụng cho:
- ghi vao mục lục tất ca các loại tai nguyên, mô ta đầy đủ các tập dữ liêu va dịch vụ;
- các dịch vụ địa lý, tập dữ liêu địa lý, các đặc trưng địa lý riêng va các đặc tính đặc
trưng.
ISO 19115-1:2014 xác định:
- các phần dữ liêu đặc ta bắt buộc va có điều kiên, các thực thể dữ liêu đặc ta va các
phần tử dữ liêu đặc ta;
- tập dữ liêu đặc ta tối thiểu được yêu cầu nhằm đáp ứng hầu hết các ứng dụng dữ liêu
đặc ta (phát hiên dữ liêu, xác định dữ liêu phù hợp để sử dụng, truy cập dữ liêu, truyền
dữ liêu va sử dụng dữ liêu số va các dịch vụ số);
- các phần tử dữ liêu đặc ta tùy chọn cấp phát nhiều mô ta tai nguyên chuẩn mở rộng,
nếu được yêu cầu;
- phương pháp mở rộng dữ liêu đặc ta phù hợp với các nhu cầu chuyên dụng.
ISO 19115-1:2014 cũng áp dụng cho dữ liêu va các dịch vụ số, các nguyên tắc của nó
được mở rộng đến các loại tai nguyên khác như la ban đồ, sơ đồ va tai liêu nguyên ban
cũng như dữ liêu phi địa lý. Các phần tử dữ liêu đặc ta có điều kiên nao đó có thể
không áp dụng các dạng dữ liêu khác nay.
30
3.1.3 ISO 19115-2:2009ISO 19115-2:2009 do ban kỹ thuật ISO/TC 211 “Thông tin địa lý” biên soạn
ISO 19115-2:2009 mở rộng chuẩn dữ liêu đặc ta về địa lý hiên có bằng cách xác định
lược đồ được yêu cầu để mô ta dữ liêu anh va dữ liêu lưới. Tiêu chuẩn nay còn cung
cấp thông tin về các đặc tính đo trang thiết bị được sử dụng để có được dữ liêu, hình
dạng viêc đo quá trình sử dụng thiết bị va quá trình san xuất được sử dụng đẻ số hóa
dữ liêu thô. Phần mở rộng nay đề cập đến dữ liêu đặc ta cần để mô ta viêc chuyển hóa
thông tin địa lý từ dữ liêu thô, bao gồm các đặc tính của hê thống đo va các phương
pháp bằng số va các thủ tục điên toán sử dụng trong viêc chuyển hóa. Dữ liêu đặc ta
được yêu cầu để đề cập đến dữ liêu được bao phủ nói chung va được đề cập trong phần
tổng quát của ISO 19115.
Dữ liêu anh va dữ liêu lưới la các nguồn thông tin va san phẩm quan trọng sử dụng
trong môi trường địa không gian bởi các hê thống thông tin địa lý. Viêc tạo ra dữ liêu
anh va dữ liêu lưới theo sau một hoặc nhiều chuỗi quá trình bắt đầu với dữ liêu cam
ứng từ xa, ban đồ quét, thu thập dữ liêu trường hoặc các phương pháp cam ứng khác
va kết thúc với viêc tạo các san phẩm dữ liêu liêu cuối. Quá trình san xuất cần được tai
liêu hóa để duy trì viêc kiểm soát chất lượng qua các san phẩm cuối. Ngoai ra, dữ liêu
đặc ta về hình quá trình đo va các đặc tính của thiết bị đo yêu cầu được giữ lại dữ liêu
thô để hỗ trợ quá trình san xuất
Trong bộ các tiêu chuẩn thông tin địa lý của ISO, ISO 19115 xác định các hướng dẫn
để mô ha thông tin địa lý va các dịch vụ. Khi mô hình dữ liêu đặc ta trong ISO 19115
cung cấp một số điều khoan về dữ liêu anh va dữ liêu lưới, các yêu cầu không được
xây dựng đầy đủ tại thời điểm ISO 19115:2003 đang trong giai đoạn ban thao. Để tiếp
tục xây dựng ISO 19115, bao gồm các định nghĩa dữ liêu đặc ta cho dữ liêu anh va dữ
liêu lưới được hoãn lại cho đến khi khung tổng quát của các dữ liêu nay được qui định
đầy đủ trong bộ tiêu chuẩn thông tin địa lý ISO. Ngoai ra, các tiêu chuẩn khác thực thi
dữ liêu đặc ta về dữ liêu anh va dữ liêu lưới được khao sát va mô ta trong ISO/TR
19121.
Mục tiêu của tiêu chuẩn nay la cung cấp cấu trúc bổ sung để mô ta viêc chuyển hóa dữ
liêu anh va dữ liêu lưới. Cấu trúc nay la yếu tố thêm của ISO 19115.
3.1.4 Tiêu chuẩn quy trinh số hóa A000015 Alberta.
31
Tiêu chuẩn có hiêu lực vao 01-03-2013 do IMT tiêu chuẩn giám sát Ủy ban Chính phủ
của Alberta. Tiêu chuẩn nay mô ta các quá trình ma chính phủ, bộ, ban nganh cần thực
hiên cho tất ca các dự án số hóa va phai thực hiên khi mục tiêu của dự án số hóa la tạo
ra hồ sơ số.
Tiêu chuẩn xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn chung của Canada CAN/CGSB-72.11-93,
Microfilm and Electronic Images as Documentary Evidence
Theo đó quy trình số hóa bao gồm các bước sau:
- Phân tích nghiêp vụ
- Chương trình số hóa va phân quyền
- Xử lý tai liêu gốc
- Chụp anh, scan va lặp lại
- Đánh dấu chỉ mục va dữ liêu đặc ta
- -Đam bao chất lượng
- -Lưu trữ hình anh
- Trong quá trình số hóa cần lưu ý :
- Quan lý dữ liêu
- Quan lý chất lượng
- Lưu vết
- Xem các yêu cầu kỹ thuật
Trong đó từng bước trong quy trình đều được mô ta cụ thể.
Tiêu chuẩn nay được áp dụng cho các ban nganh chỉnh phủ, cơ quan, doanh nghiêp.
3.1.5 Tiêu chuẩn ANSI/NISO Z39.87-2006Các viên văn hóa va các tổ chức thương mại được tham gia vao viêc tạo các thư viên anh
tĩnh số. Một thách thức tạo ra cho các tập hợp nay la xây dựng lên các hê thống, được
định nghĩa rộng rãi la “kho kỹ thuật số ” duy trì chức năng va chất lượng bên trong anh.
Một chiến lược quan lý, các mục đích bao quan dữ liêu anh bằng cách sao chép các têp tin
cho các định dạng mới tại khoang thời gian đã định. Gia thiết rằng, các công nghê kỹ thuật
số đưa ra cơ hội chưa từng xay ra để bao quan nội dung ma không mất bất kỳ thông tin
32
nao từ viêc tạo đến viêc tạo. Điều nay có thể xay ra hay không va theo các điều kiên nao
la hai câu hỏi ma tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia, hội đồng về thư viên va tai
nguyên thông tin va RLG bao trợ “Hội thao về dữ liêu đặc ta anh” vao tháng 4 năm 1999.
Mục đích của hội thao la mở đầu một nỗ lực hợp tác nhằm xác định tập hợp các phần tử
dữ liêu đặc ta để tai liêu hóa các thuộc tính kỹ thuật của anh tĩnh số. Các nha tổ chức hội
thao thấy rằng các viên văn hóa tập trung chủ yếu vao viêc xác định các dữ liêu đặc ta mô
ta nhằm mục đích khám phá va định danh, công viêc tương đối nhỏ đó được hoan thanh
để hê thống hóa các thuộc tính kỹ thuật của các anh kỹ thuật số va viêc san xuất. Người
tham gia hội thao nhất trí rằng dữ liêu đặc ta kỹ thuật cần thiết để hỗ trợ hai mục tiêu cơ
ban: nhằm tai liêu hóa lịch sử va nguồn gốc anh (dữ liêu đặc ta san xuất); va nhằm đam
bao rằng dữ liêu anh sẽ được tra lại đầu ra một cách chính xác (man hình, máy in hoặc
phim). Một số người tham gia cũng quan sát rằng viêc quan lý đang diễn ra hoặc “viêc
bao quan” của các chức năng lõi nay sẽ yêu cầu xây dựng các ứng dụng nhằm kiểm tra
tính hợp lê, xử lý, lam mới va di chuyển anh dựa vao các tiêu chí đã mã hóa như dữ liêu
đặc ta kỹ thuật. Hai mục đích bao quát giúp cho NISO xây dựng từ điển dữ liêu nay. Đầu
tiên la định danh các phần tử dữ liêu được sử dụng bởi các ứng dụng nhằm kiểm soát các
phép biến đổi của hình anh dựa vao hê mét cho các thuộc tính chất lượng như la âm
lượng, mau sắc va kích cỡ. Thứ hai la đề xuất các phần tử được các nha quan lý, người
phụ trách hoặc các chuyên gia về anh kỹ thuật số sử dụng nhằm đánh giá giá trị hiên thời
(có thẩm mỹ hoặc có chức năng) của hình anh hoặc bộ anh.
3.1.6 Dữ liệu đặc tả theo tiêu chuẩn ISO 15836.
Bộ phần tử dữ liêu đặc ta Dublin Core la một chuẩn đề cập đến viêc mô ta tai nguyên
thông tin liên lĩnh vực. Ở đây, tai nguyên thông tin được định nghĩa la các thông tin được
định danh. Đây la định nghĩa được sử dụng trong chuẩn Internet RFC 2396, “các thẻ định
danh tai nguyên thống nhất (URI): Cú pháp chung” do Tim Berners-Lee va cộng sự phát
triển. Đối với các ứng dụng Dublin Core, tai nguyên thông tin la một tai liêu điên tử. Tiêu
chuẩn nay chỉ áp dụng cho bộ phần tử được sử dụng chung trong các ứng dụng hoặc dự án
cụ thể. Các chính sách, yêu cầu của cộng đồng va địa phương khác nhau có thể áp đặt
thêm một số giới hạn, quy tắc va cách thông dịch. Tiêu chuẩn nay không định nghĩa chi
tiết tiêu chí ma bộ phần tử được sử dụng trong các ứng dụng va dự án cụ thể. Tiêu chuẩn
nay thay thế cho chuẩn RFC 2413, đây la phiên ban phát hanh đầu tiên về Dublin Core.
Trong các mô ta phần tử, mỗi phần tử có một nhãn mô ta nhằm truyền đạt sự am hiểu ngữ
nghĩa về phần tử va mỗi phần tử còn có một tên duy nhất, gồm một từ ma máy có thể hiểu
33
được, dùng để tạo ra đặc ta cú pháp của các phần tử đơn gian hơn trong lược đồ mã hóa.
Tuy nhiên trong một vai môi trường, như HTML, không phân biêt dạng chữ hoa va chữ
thường thì viêc tuân thủ các quy ước về tên các phần tử la cách tốt nhất nhằm tránh xung
đột khi dữ liêu đặc ta được trích dẫn hoặc chuyển đổi sang các môi trường có sự phân biêt
chữ hoa, chữ thường, như XML (Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng). Mỗi phần tử la tùy chọn
va có thể lặp lại. Các phần tử dữ liêu đặc ta có thể xuất hiên ở mọi thứ tự. Viêc sắp xếp
theo thứ tự số lần xuất hiên của một phần tử (ví dụ: tác gia) có ý nghĩa đối với nha cung
cấp, nhưng không đam bao các phần tử được duy trì trong mỗi hê thống. 9 Để thúc đẩy
tính tương tác toan cầu, một số mô ta phần tử nên có một từ điển đối với các giá trị phần
tử tương ứng. Điều nay được gia định rằng các từ vựng được kiểm soát khác sẽ được phát
triển về tính tương tác trong các miền cục bộ nao đó. Các phần tử gồm có: 1. Tiêu đề: Tên
được đặt cho một tai nguyên. Thông thường, Tiêu đề được hiểu la tên chính thức của một
tai nguyên. 2. Tác gia: Một thực thể trách nhiêm chính la tạo ra nội dung cho tai nguyên.
Thông thường, tên của tác gia nên được sử dụng để định danh thực thể nay. 3. Chủ đề:
Một chủ điểm nội dung của tai nguyên. Thông thường, Chủ đề được thể hiên la các từ
khóa, cụm từ khóa, hoặc các mã phân loại mô ta chủ điểm của tai nguyên. Cách tốt nhất
được khuyến cáo la lựa chọn một giá trị từ một từ vựng được kiểm soát hay từ một lược
đồ phân loại chính thức. 4. Mô ta: Mô ta nội dung của tai nguyên. Các ví dụ về mô ta bao
gồm, nhưng không chỉ như vậy, một tóm tắt, mục lục, tham chiếu đến nội dung của tai
liêu bằng đồ họa, văn ban. 5. Nha phát hanh: Thực thể có trách nhiêm tạo ra tai nguyên
thông tin sẵn sang để sử dụng. Thông thường, tên của nha phát hanh nên được sử dụng để
chỉ ra thực thể đó. 6. Người đóng góp: Thực thể có trách nhiêm đóng góp vao nội dung
của tai nguyên thông tin đó. Thông thường, tên của người đóng góp nên được sử dụng để
chỉ ra thực thể đó. 7. Ngay tháng: Ngay tháng của sự kiên trong vòng đời của tai nguyên.
Thông thường, Ngay tháng la ngay tạo ra tai nguyên hoặc ngay tai nguyên sẵn sang sử
dụng. Cách tốt nhất được khuyến cáo đối với viêc mã hóa giá trị ngay tháng được xác
định trong một hồ sơ theo TCVN ISO 8601:2004 [W3CDTF] va bao gồm ngay tháng theo
dạng YYYY-MM-DD. 8. Kiểu: Ban chất hoặc dạng nội dung của tai nguyên. Kiểu bao
gồm các thuật ngữ mô ta các danh mục phân loại chung, các chức năng, các dạng hoặc các
mức kết hợp nội 10 dung. Cách tốt nhất được khuyến cáo để chọn một giá trị từ một từ
vựng được kiểm soát (ví dụ, từ vựng kiểu DCMI [DCT]). Để mô ta biểu thị dạng vật lý
hoặc dạng số của tai nguyên, sử dụng phần tử định dạng. 9. Định dạng: Biểu thị dạng vật
lý hoặc số của tai nguyên. Thông thường, định dạng bao gồm kiểu phương tiên hoặc các
kích cỡ của tai nguyên. Định dạng được sử dụng để định danh phần mềm, phần cứng,
34
hoặc thiết bị cần thiết khác dùng cho viêc điều hanh hoặc hiển thị. Các ví dụ về kích thước
bao gồm kích cỡ va khoang thời gian. Cách tốt nhất được khuyến cáo la lựa chọn giá trị từ
một từ vựng được kiểm soát (ví dụ, danh sách các kiểu phương tiên Internet (Internet
Media Types [MIME]) định nghĩa các định dạng môi trường máy tính). 10. Thẻ định
danh: Tham chiếu đến tai nguyên thông tin trong ngữ canh cụ thể. Cách tốt nhất được
khuyến cáo la định danh tai nguyên bằng một chuỗi hoặc số phù hợp với hê thống định
danh chính thức. Hê thống định danh chính thức bao gồm nhưng không hạn chế đối với
thẻ định danh tai nguyên thông tin thống nhất (URI) (gồm người quy định tai nguyên
thống nhất (URL), thẻ định danh đối tượng dạng số (DOI), va mã số sách tiêu chuẩn quốc
tế ( (ISBN)). 11. Nguồn: Tham chiếu đến một tai nguyên ở đó tai nguyên hiên tại được
tạo. Tai nguyên hiên tại có thể được lấy từ toan bộ hoặc một phần tai nguyên gốc. Cách
tốt nhất được khuyến cáo la định danh tai nguyên được tham chiếu bởi chuỗi hoặc bởi số
phù hợp với hê thống định danh chính thức. 12. Ngôn ngữ: Ngôn ngữ mô ta nội dung tri
thức của tai nguyên. Cách tốt nhất la sử dụng RFC 3066 kết hợp với ISO 639 [ISO639],
định nghĩa các thẻ ngôn ngữ chính gồm hai va ba chữ cái cùng với các thẻ nhỏ tùy chọn.
13. Quan hê: Tham chiếu đến tai nguyên có liên quan. Cách tốt nhất được khuyến cáo la
định danh tai nguyên được tham chiếu bằng chuỗi hoặc số phù hợp với hê thống định
danh chính thức.
3.1.7 Các dữ liệu đặc tả theo tiêu chuẩn ISO 23081.
ISO 23081 lập một khuôn khổ cho viêc tạo, quan lý va sử dụng dữ liêu đặc ta quan lý hồ
sơ va giai thích các nguyên tắc chi phối chúng. Tiêu chuẩn nay la một hướng dẫn để hiểu
biết, thực hiên va sử dụng dữ liêu đặc ta trong khuôn khổ ISO 15489. Nó đề cập đến sự
liên quan của dữ liêu đặc ta quan lý hồ sơ trong quá trình kinh doanh va các vai trò va các
loại dữ liêu đặc ta khác nhau để hỗ trợ các quy trình quan lý kinh doanh va hồ sơ. Nó cũng
đặt ra một khuôn khổ để quan lý các dữ liêu đặc ta.
Tiêu chuẩn bao gồm các nguyên tắc lam nền tang va chi phối dữ liêu đặc ta quan lý hồ sơ.
Những nguyên tắc nay áp dụng cho: - Các hồ sơ va các dữ liêu đặc ta của chúng - Tất ca
các quá trình anh hưởng đến chúng - Tất ca các hê thống ma chúng cư trú - Bất kỳ tổ chức
có trách nhiêm quan lý chúng.
Quan lý dữ liêu đặc ta la một phần không thể tách rời của quan lý hồ sơ, phục vụ một loạt
các chức năng va mục đích. Trong bối canh quan lý hồ sơ, dữ liêu đặc ta được định nghĩa
la dữ liêu mô ta bối canh, nội dung va cấu trúc của hồ sơ va quan lý chúng thông qua thời
35
gian. Như vậy, dữ liêu đặc ta la thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc cho phép sự sáng
tạo, đăng ký, phân loại, truy cập, bao quan va huỷ bỏ các hồ sơ qua thời gian va giữa các
lĩnh vực. Mỗi lĩnh vực nay đại diên cho một tai san trí tuê, hoạt động xã hội va tổ chức với
một nhóm đặc biêt hoặc hạn chế những người chia sẻ các giá trị va kiến thức nhất định.
Dữ liêu đặc ta quan lý hồ sơ có thể được sử dụng để xác định, xác thực va bối canh hồ sơ
va tác nhân, quy trình va hê thống tạo, quan lý, duy trì va sử dụng chúng va các chính
sách chi phối chúng.
Ban đầu, dữ liêu đặc ta xác định ban ghi tại thời điểm nắm bắt, sửa chữa các ban ghi trong
bối canh kinh doanh va thiết lập kiểm soát quan lý trên nó. Trong sự tồn tại của hồ sơ
hoặc các tổ hợp của chúng, các lớp mới của dữ liêu đặc ta sẽ được thêm vao vì mục đích
sử dụng mới trong bối canh kinh doanh hoặc sử dụng khác. Điều nay có nghĩa la dữ liêu
đặc ta tiếp tục tích luỹ, theo thời gian, thông tin liên quan đến bối canh của quan lý hồ sơ
va quy trình kinh doanh, trong đó hồ sơ được sử dụng va liên quan đến thay đổi cấu trúc
để ghi lại hoặc xuất hiên của nó. Dữ liêu đặc ta có thể được nguồn gốc hoặc tái sử dụng
bởi nhiều hê thống va đa mục đích. Dữ liêu đặc ta áp dụng cho các hồ sơ trong vòng đời
của chúng cũng có thể tiếp tục áp dụng khi chúng không còn được yêu cầu cho mục đích
kinh doanh hiên tại nhưng được giữ lại để nghiên cứu hoặc vì các giá trị khác.
Dữ liêu đặc ta đam bao tính xác thực, độ tin cậy, kha năng sử dụng va tính toan vẹn theo
thời gian va cho phép quan lý va hiểu biết các đối tượng thông tin, dù đây la vật lý, tương
tự hoặc kỹ thuật số. Tuy nhiên, dữ liêu đặc ta cũng cần phai được quan lý. Quan lý hồ sơ
luôn luôn liên quan đến viêc quan lý dữ liêu đặc ta. Tuy nhiên, môi trường kỹ thuật số đòi
hỏi phai có một biểu hiên khác nhau của yêu cầu truyền thống va cơ chế khác nhau để xác
định, chụp, gán va sử dụng dữ liêu đặc ta. Trong môi trường kỹ thuật số, hồ sơ có thẩm
quyền luôn được đi kèm với dữ liêu đặc ta xác định các đặc tính quan trọng của chúng.
Những đặc điểm nay phai được ghi nhận một cách rõ rang hơn la tiềm ẩn như trong một
số quy trình trên giấy. Trong môi trường kỹ thuật số, đó la điều cần thiết để đam bao rằng
viêc tạo lập va nắm bắt các dữ liêu đặc ta quan lý hồ sơ được thực hiên trong các hê thống
tạo lập, nắm bắt va quan lý hồ sơ. Ngược lại, môi trường kỹ thuật số thể hiên những cơ
hội mới để xác định va tạo ra dữ liêu đặc ta phan ánh hồ sơ. Những hồ sơ nay có thể la
bằng chứng của các giao dịch hoặc ban thân la các giao dịch.
Dữ liêu đặc ta hỗ trợ quan lý hồ sơ va kinh doanh có mục đích:
36
- Bao vê các hồ sơ lam bằng chứng va đam bao kha năng tiếp cận va kha năng sử dụng
của chúng thông qua thời gian;
- Tạo điều kiên cho kha năng hiểu hồ sơ;
- Hỗ trợ va đam bao giá trị bằng chứng của hồ sơ;
- Giúp đam bao tính xác thực, độ tin cậy va tính toan vẹn của hồ sơ;
- Hỗ trợ va quan lý truy cập, bao mật va quyền;
- Hỗ trợ phục hồi hiêu qua;
- Hỗ trợ chiến lược hoạt động tương tác bằng cách cho phép thu nhận các ban ghi được
tạo ra trong môi trường kỹ thuật va kinh doanh đa dạng;
- Cung cấp liên kết hợp lý giữa hồ sơ va bối canh sáng tạo chúng va duy trì chúng dưới
cách thức có cấu trúc, đáng tin cậy va có ý nghĩa;
- Hỗ trợ viêc xác định các môi trường công nghê, trong đó hồ sơ kỹ thuật số được tạo ra
hoặc nắm bắt va quan lý môi trường công nghê, trong đó chúng được duy trì theo thứ tự
hồ sơ xác thực có thể được sao chép;
- Hỗ trợ hiêu qua va thanh công di chuyển các ban ghi từ một môi trường nay đến môi
trường khác.
Tiêu chuẩn ISO 23081 cung cấp nhân tố căn ban cho dữ liêu đặc ta để quan lý hồ sơ trong
các tổ chức, mô hình khái niêm cho các dữ liêu đặc ta va một bộ phần tử cấp cao của các
loại dữ liêu đặc ta chung phù hợp với bất kỳ môi trường các hồ sơ bao gồm, tai liêu hay
viêc triển khai quan lý va lưu trữ hồ sơ. Nó định nghĩa các loại dữ liêu đặc ta chung cho ca
thực thể hồ sơ va các thực thể khác cần thiết cho viêc quan lý tai liêu va hiểu về ngữ canh
hồ sơ. Tiêu chuẩn cũng xác định một số lượng tối thiểu các tổ hợp. được yêu cầu cho mục
đích tương thích. Các mô hình va các loại dữ liêu đặc ta chung được nêu trong ISO 23081
chủ yếu tập trung vao các thực thể hồ sơ. Tuy nhiên, chúng cũng có liên quan đến các đối
tượng khác. Tiêu chuẩn xác định các kiểu chung của dữ liêu đặc ta được yêu cầu để thực
hiên các yêu cầu quan lý hồ sơ. Cách tiếp cận nay cung cấp cho các tổ chức với sự linh
hoạt để chọn dữ liêu đặc ta cụ thể để đáp ứng yêu cầu kinh doanh, để quan lý hồ sơ khi
được yêu cầu. Nó cung cấp sơ đồ để xác định các yếu tố dữ liêu đặc ta có thể được định
nghĩa trong một thực hiên cụ thể va dữ liêu đặc ta có thể áp dụng cho mỗi tổ hợp của thực
thể. Nó thừa nhận rằng những thực thể có thể tồn tại ở các lớp khác nhau của tổ hợp. Nó
định nghĩa các loại dữ liêu đặc ta chung được dự kiến sẽ áp dụng ở tất ca các lớp tổ hợp,
37
trong khi canh báo người thực hiên các yếu tố dữ liêu đặc ta cụ thể ma chỉ có thể áp dụng
ở các lớp cụ thể của tổ hợp. Tiêu chuẩn ISO 23081 thiết lập một khuôn khổ để xác định
các yếu tố dữ liêu đặc ta phù hợp với các nguyên tắc quan lý va lưu trữ dữ liêu. Mục đích
của khuôn khổ nay la:
- Cho phép mô ta tiêu chuẩn hóa các hồ sơ va các tổ chức theo ngữ canh đối với các hồ sơ,
- Cung cấp hiểu biết chung về các điểm cố định của tập hợp để cho phép kha năng tương
tác của các hồ sơ va thông tin liên quan đến hồ sơ giữa các tổ chức
- Cho phép tái sử dụng va tiêu chuẩn của dữ liêu đặc ta để quan lý hồ sơ theo thời gian,
không gian va trên các ứng dụng.
Nó tiếp tục xác định một số điểm quyết định cần phai được giai quyết va tai liêu để cho
phép thực hiên các dữ liêu đặc ta để quan lý hồ sơ.
Nó nhằm mục đích:
- Xác định những vấn đề cần được giai quyết trong viêc thực hiên dữ liêu đặc ta để quan
lý hồ sơ,
- Xác định va giai thích những lựa chọn khác nhau để giai quyết các vấn đề,
- Xác định các cách khác nhau để đưa ra quyết định va các tùy chọn trong viêc thực hiên
dữ liêu đặc ta để quan lý hồ sơ lựa chọn. Hê thống được thiết kế để quan lý hồ sơ yêu cầu
dữ liêu đặc ta để hỗ trợ các quy trình quan lý hoặc lưu trữ hồ sơ. Một trong những ứng
dụng chính của dữ liêu đặc ta la đại diên cho các thực thể từ môi trường kinh doanh trong
hê thống kinh doanh. Các thực thể hỗ trợ đối chiếu hồ sơ để hiểu về môi trường kinh
doanh nhưng chúng không phai lúc nao cũng nằm trong các đôi tượng hưu hình. Hình
dưới đây chỉ ra các mô hình thực sau: - Thực thể hồ sơ (các đơn vị tai liêu hay các tổ hợp
hồ sơ khác) - Thực thể tác nhân (người va tổ chức trong môi trường kinh doanh) - Thực
thể kinh doanh (các giao dịch kinh doanh)
3.1.8 Các dữ liệu đặc tả theo tiêu chuẩn tiêu chuẩn của Australia.
Tại Australia, tiêu chuẩn dữ liêu đặc ta trong công tác văn thư do Cục Lưu trữ quốc gia
Australia biên soạn va áp dụng cho các cơ quan nha nước: hướng dẫn va mô ta chi tiết 26
thuộc tính cơ ban va 44 thuộc tính con của dữ liêu đặc ta.
Tiêu chuẩn nay la một phiên ban sửa đổi hoan toan của Tiêu chuẩn dữ liêu đặc ta Lưu
trữ hồ sơ cho các cơ quan Khối liên hiêp Thịnh vượng chung phiên ban 1.0 (RMSCA),
được xuất ban bởi Cục lưu trữ quốc gia vao năm 1999. Nó được thiết kế để sử dụng như
38
một công cụ tham khao cho các nha quan lý cơ quan doanh nghiêp va hồ sơ, nhân viên
công nghê thông tin va các nha cung cấp phần mềm liên quan đến viêc thiết kế, lựa chọn
va thực hiên quan lý hồ sơ điên tử va hê thống kinh doanh.
Tại thời điểm phát hanh tiêu chuẩn RMSCA năm 1999, cộng đồng lưu trữ hồ sơ Australia
đã thiết lập một khuôn khổ cấp cao nhằm tham chiếu, chỉ định va chuẩn hóa tiêu chuẩn dữ
liêu đặc ta lưu trữ. Dự án dữ liêu đặc ta lưu trữ hồ sơ SPIRIT, đứng đầu la trường đại học
Monash đã phát triển phương pháp tiếp cận đa thực thể đầu tiên cho dữ liêu đặc ta lưu trữ
hồ sơ. Cục Lưu trữ Quốc gia la một đối tác công nghiêp trong dự án nay. Các kết qua của
dự án SPIRIT đã được công bố trực tuyến vao năm 2000.
Cục Lưu trữ Quốc gia phát hanh tiêu chuẩn RMSCA vao năm 1999, trước khi kết thúc dự
án SPIRIT vì những yêu cầu rõ rang cho một tiêu chuẩn dữ liêu đặc ta lưu trữ hồ sơ để
hướng dẫn các cơ quan Chính phủ Australia va các nha cung cấp trong viêc phát triển hê
thống quan lý hồ sơ điên tử. Cụ thể hơn, tiêu chuẩn năm 1999 phù hợp với khuôn khổ dự
án SPIRIT va mục tiêu la để phát hanh các phiên ban tiếp theo của tiêu chuẩn với cách
tiêp cận đa thực thể.
Từ năm 2000, viêc nghiên cứu về dữ liêu đặc ta cho lưu trữ hồ sơ vẫn được tiếp tục ca
trong cộng đồng ISO va cộng đồng tiêu chuẩn Australia. Công viêc nay, trong đó Cục Lưu
trữ quốc gia có liên quan, đã đem đến kết qua la 2 tiêu chuẩn AS ISO 23081: Dữ liêu đặc
ta cho hồ sơ – Nguyên tắc va Dữ liêu đặc ta cho hồ sơ – Các vấn đề khái niêm va thực
hiên. Những tiêu chuẩn ISO nay được dựa trên cách tiếp cận đa thực thể va anh hưởng
quan trọng đến viêc phát triển phiên ban tiêu chuẩn lưu trữ mới.
Cần nhấn mạnh thêm la ở phạm vi rộng còn có tiêu chuẩn dữ liêu đặc ta do các cơ quan
lưu trữ các bang New South Wales biên soạn năm 2000, khu vực Nam Australia năm
2003 va bang Queensland năm 2008. Tất ca các tiêu chuẩn nay dựa trên viêc tiếp cận mô
hình ba thực thể của dự án SPIRIT.
Cục Lưu trữ quốc gia Australia phát triển dự thao ban đầu của Bộ tiêu chuẩn siêu dữ
liêu lưu trữ dữ liêu Chính phủ Australia (AGRMS). Từ cuối năm 2007, Cục Lưu trữ quốc
gia Australia phối hợp với Cục Lưu trữ New Zealand hoan chỉnh Bộ tiêu chuẩn
dữ liêu đặc ta lưu trữ dữ liêu Chính phủ Australia phiên ban 2.0 để đáp ứng với thông tin
phan hồi từ các bên liên quan ở ca hai vùng lãnh thổ.
AGRMS mô ta các thông tin về hồ sơ va bối canh ma các hồ sơ được thu nhận va sử dụng.
Đây la thông tin ma Cục lưu trữ quốc gia đề nghị được lấy trong hê thống kinh doanh
39
được sử dụng bởi các cơ quan chính phủ Úc để tạo ra va thu nhận hồ sơ. Tiêu chuẩn nay
phù hợp với các tiêu chuẩn của Australia về quan lý hồ sơ (AS ISO 15489) va dữ liêu đặc
ta cho hồ sơ (AS ISO 23081)
Tiêu chuẩn mới khác với tiêu chuẩn trước đó la nó được dựa trên một mô hình đa thực
thể, cho phép các mô ta về năm thực thể riêng biêt: Hồ sơ, Tác nhân, Kinh doanh, Ủy
quyền va Quan hê. Nó định nghĩa một cẩu trúc cơ ban gồm 26 thuộc tính dữ liêu đặc ta va
thêm 44 phụ thuộc tính con có thể được sử dụng để mô ta các thực thể.
Tiêu chuẩn nay được thiết kế chủ yếu để sử dụng trong quan lý hồ sơ va hê thống kinh
doanh điên tử. Nhiều khái niêm của nó cũng được áp dụng cho môi trường quan lý hồ sơ
trên giấy truyền thống hoặc hồ sơ hỗn hợp vẫn được sử dụng bởi các cơ quan.
Tiêu chuẩn nay liên quan đến quá trình thiết kế va vận hanh hê thống công nghê thông tin
trong đó có viêc tạo lập va quan lý dữ liêu, bao gồm ca các hê thống quan lý hồ sơ va tai
liêu điên tử (eDRMS) va đánh giá các hê thống công nghê thông tin để xác định quy tắc
lưu trữ dữ liêu. Trọng tâm của các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với dữ liêu đặc ta cần thiết cho
quá trình quan lý dữ liêu. Dữ liêu đặc ta cấu trúc va lưu trữ có thể được yêu cầu để bao
quan lâu dai hồ sơ điên tử.
Dữ liêu đặc ta lưu trữ dữ liêu la một công cụ cơ ban để nắm bắt va quan lý hồ sơ đầy đủ
va chính xác. Bộ tiêu chuẩn va hướng dẫn nay trình bay chi tiết các yêu cầu đối với dữ
liêu đặc ta lưu trữ dữ liêu va tư vấn cho các cơ quan công quyền về viêc thực hiên.
Dữ liêu đặc ta la dữ liêu mô ta các nguồn thông tin. Nó cho phép người dùng tìm kiếm các
nguồn thông tin va giúp họ xác định xem dữ liêu hoặc thông tin sẽ đáp ứng nhu cầu của
họ. Dữ liêu đặc ta cũng hỗ trợ các nha quan lý va người sử dụng hiểu, tai về, hiển thị, di
chuyển, sử dụng, kiểm soát, phục hồi dữ liêu va thông tin.
3.2 Lựa chọn tai liệu tiêu chuẩn
Qua phân tích va so sánh các tiêu chuẩn ở Điều 3.1, căn cứ trên nhu cầu mục tiêu của dự
án, nhóm soạn thao đã lựa chọn các phần nội dung trong các tai liêu đã thu thập: ISO/TR
23081-1:2006, ISO 19104, ISO 19115 va ISO/IEC 19775-1. Lựa chọn các phần nội dung
phù hợp với nhu cầu nội dung của từng phần dự thao.
Số hóa đã va đang bùng nổ, thị trường cho lĩnh vực nay rất lớn va tiềm năng. Các
doanh nghiêp cũng như các cơ quan nha nước, thư viên, trường đại học… cũng đã có
những giai pháp dịch vụ, quy trình cho viêc số hóa tai liêu. Tuy nhiên để hiêu qua va
40
chuẩn xác thì viêc xây dựng tiêu chuẩn quy trình số hóa la viêc lam cần thiết. Quy
trình số hóa cần tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế đồng thời cũng phai có những điều
chỉnh nhất định để phù hợp với yêu cầu cũng như hoan canh tại Viêt Nam.
Sau khi ra soát, nghiên cứu các tiêu chuẩn của quốc tế va quốc gia về quy trinh số hóa
văn ban chúng tối nhận thấy:
Tại Viêt Nam các bước cho quy trình số hóa cũng đã được Cục Văn Thư Lưu Trữ đưa
vao quyết định số 176/QĐ – CVTLT, trong đó đề cập tới 12 bước. Tuy nhiên tại Viêt
Nam chưa có ban hanh Tiêu Chuẩn Viêt Nam nao cho Quy Trình Số Hóa văn ban.
Qua phân tích va so sánh các tiêu chuẩn ở Điều 3.1, căn cứ trên nhu cầu mục tiêu của
dự án, nhóm soạn thao đã lựa chọn các phần nội dung trong các tai liêu đã thu thập:
ISO 19115-2:2009, ISO/TR 13028:2010, Digiitization standard process num
A000015, Thông tư số 26/2014/TT-BTNMT. Lựa chọn các phần nội dung phù hợp
với nhu cầu nội dung của từng phần dự thao. Cụ thể như sau:
— Về bộ khung sườn của quy trình số hóa dữ liệu: tham khảo ISO 13028 : 2010
Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of
records (Thông tin va tư liêu – Hướng dẫn thực hiên đối với số hóa ban ghi);
— Về các bước tổ chức, thực hiện: tham khảo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN
ngay 21/10/2011 của Cục Văn thư va Lưu trữ Nha nước đặt ra quy trình số hóa
tai liêu lưu trữ; Thông tư số 26/2014/TT-BTNMT về Quy trình va định mức
kinh tế kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liêu tai nguyên môi trường; quy trình số hóa
“Digitization standard process num A000015 xuất ban ngay 23-04-2013” của
Chính phủ Alberta;
— Về các điều kiện, yêu cầu kỹ thuật: tham khảo - ISO 19115-1:2014
Geographic information -- Metadata -- Part 1: Fundamentals (Thông tin địa lý –
Dữ liệu đặc tả – Phần 1: Nguyên tắc cơ bản) va ISO 19115-2:2009 Geographic
information -- Metadata -- Part 2: Extensions for imagery and gridded data
(Thông tin địa lý – Dữ liệu đặc tả – Phần 2: Mở rộng đổi với dữ liệu ảnh và dữ
liệu lưới)
Tiêu chuẩn xây dựng mới đam bao phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế.
41
3.3 Hinh thức xây dựng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn được xây dựng theo phương pháp chấp thuận áp dụng các quy định kỹ thuật
của tiêu chuẩn quốc tế. Nội dung của tiêu chuẩn quốc tế được chuyển thanh nội dung của
Tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia, có thay đổi bố cục va hình thức trình bay cho phù hợp với
hướng dẫn xây dựng quy chuẩn kỹ thuật theo thông tư 03/2011/TT-BTTTT “Quy định
hoạt động xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia va tiêu chuẩn quốc gia thuộc Bộ Thông
tin va Truyền thông”
3.4 Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn
Thông tư 03/2011/TT-BTTTT “Quy định hoạt động xây dựng quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia va tiêu chuẩn quốc gia thuộc Bộ Thông tin va Truyền thông” do Bộ
Thông tin va Truyền thông ban hanh ngay 04/01/2011.
Mức độ tương đương: tham khao.
Phương pháp chấp nhận: xuất ban lại (biên dịch) có sửa đổi.
4 Nội dung tiêu chuẩn
4.1 Tên gọi tiêu chuẩn
TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA,
TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU) - QUY
TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU ĐẶC TẢ
42
4.2 Bố cục tiêu chuẩn
Dự thao tiêu chuẩn bao gồm các phần sau:
Lời nói đầu
1 Phạm vi áp dụng
2 Tai liêu viên dẫn
3 Thuật ngữ, Định nghĩa
4 Quy trình số hóa
5 Lên kế hoạch
6 Thiết kế mô hình va thử nghiêm
7 Tạo lập dữ liêu 2D
8 Biên tập dữ liêu 2D
9 Lập chỉ mục va dữ liêu đặc ta
10 Kiểm tra san phẩm
11 Ghi nhật ký
12 Dữ liêu đặc ta trong quy trình số hóa
13 Quy trình thiết lập dữ liêu đặc ta cho dữ liêu 2D
13.1 Ước lượng yêu cầu va phân tích nội dung đối tượng
13.2 Biên tập các yêu cầu chức năng dữ liêu đặc ta
13.3 Thiết lập hê thống dữ liêu đặc ta
13.4 Xây dựng dịch vụ va đánh giá
14 Lập danh mục liêt kê dữ liêu đặc ta cho dữ liêu 2D
15 Dữ liêu đặc ta cho đối tượng 2D cơ ban
15.1 Điểm (Point)
15.2 Đường (line)
15.3 Cung tròn (Arc)
15.4 Đường tròn (Circle)
15.5 Dạng đĩa (Disk)
16 Dữ liêu đặc ta mô ta đối tượng 2D
Phụ lục A (tham khao) Dữ liêu đặc ta mô ta dạng anh
43
Phụ lục B Khuyến nghị đặt tên siêu dữ liêu tập tin
Phụ lục C Kiến nghị kiểm soát chất lượng
Phụ lục D Các kỹ năng yêu cầu đối với nhân viên
Thư mục tai liêu tham khao
4.3 Bảng đối chiếu nội dụng dự thảo va các tai liệu tham khảo
Dự thảo
TCVN
ISO/TR 13028:20
10
ISO 19115-2:2008
Digitization
Standard Process
num A000015
QT CSDL của Bộ TNMT
ISO/TR 23081-1:2006;
ISO 19104
ISO/IEC 19775-1
Sửa đổi bổ sung
1 Phạm vi áp dụng
Tự xây dựng
2 Tai liêu viên dẫn
Tự xây dựng
3 Thuật ngữ va định nghĩa
2.2 Definitions of Terms
Chấp nhận có sửa đổi va chọn lọc
4 Quy trình số hóa
Tự xây dựng
5 Lên kế hoạch
6.2Planning processes
6 Thiết kế mô hình va thử nghiêm
Non-digital source record preparation
Thiết kế mô hình
44
Dự thảo
TCVN
ISO/TR 13028:20
10
ISO 19115-2:2008
Digitization
Standard Process
num A000015
QT CSDL của Bộ TNMT
ISO/TR 23081-1:2006;
ISO 19104
ISO/IEC 19775-1
Sửa đổi bổ sung
7 Tạo lập dữ liêu 2D
6.2.2 Selection of a digitization approach6.2.3 Selection of technical specifications6.2.4 Equipment and software6.2.5 Enhancement technicques
Image capture and recapturePreparationof OriginalDocuments
Tổng hợp va điều chỉnh cho phù hợp
8 Biên tập dữ liêu 2D
2.5 Biên tập dữ liêu 2D
Thay đổi cho phù hợp yêu cầu
45
Dự thảo
TCVN
ISO/TR 13028:20
10
ISO 19115-2:2008
Digitization
Standard Process
num A000015
QT CSDL của Bộ TNMT
ISO/TR 23081-1:2006;
ISO 19104
ISO/IEC 19775-1
Sửa đổi bổ sung
9 Lập chỉ mục – Dữ liêu đặc ta
6.3.4: Metadata6.3.4.2: Image-levermetadata6.3.4.2: Businessprocess digitization metadata cosiderations6.3.4.3: Digitization projects metadata cosiderations
3. Metadata
5 Indexing and metadata
10 Kiểm tra san phẩm
6.3.2: Digitized records management6.3.5: Quality control
8: RecordsManagementRequirements9: Qualitycontrol
2.6 Kiểm tra san phẩm
Tổng hợp va điều chỉnh cho phù hợp
11 Ghi nhật ký
6.2.5.5: Storage media
10 Logging
46
Thư mục tai liệu tham khảo
Tài liệu Việt Nam
TCVN 5453:2009: Thông tin va tư liêu. Từ vựng.
TCVN 7420-1:2004: Thông tin va tư liêu. Quan lý hồ sơ. Phần 1: Tổng quát chung.
TCVN 7420-2:2004: Thông tin va tư liêu. Quan lý hồ sơ. Phần 2: Hướng dẫn.
Tài liệu nước ngoài
[1] ISO/TR 13028:2010, Information and documentation — Implementation
guidelines for digitization of records (Thông tin va tai liêu - hướng dẫn thực hiên cho
viêc số hóa hồ sơ)
[2] ISO/TR 15489-1:2001, Information and documentation — Records management
— Part 1: General (Thông tin va tai liêu – Quan lý hồ sơ - Phần 1: Tổng quát)
[3] ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation — Records management
— Part 2: Guidelines (Thông tin va tai liêu – Quan lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn)
[4] ISO/TR 23081-1:2006, Information and documentation — Records management
processes — Metadata for records — Part 1: Principles (Thông tin va tai liêu - Quy
trình quan lý hồ sơ - Siêu dữ liêu cho các hồ sơ - Phần 1: Nguyên tắc)
[5] ISO 23081-2:2009, Information and documentation — Managing metadata for
records — Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin va tai liêu - Quan
lý siêu dữ liêu cho các hồ sơ - Phần 2: Những vấn đề khái niêm va thực hiên)
[6] ISO/TR 15801:2009, Document management — Information stored electronically
— Recommendations for trustworthiness and reliability (Quan lý tai liêu - Thông tin
lưu trữ điên tử - Khuyến nghị cho sự tin cậy va độ tin cậy)
[7] ISO 29861:2009, Document management applications — Quality control for
scanning office documents in colour (Ứng dụng quan lý tai liêu - Kiểm soát chất lượng
cho các tai liêu văn phòng quét mau)
[8] IEC 82045-2:2004, Document management — Part 2: Metadata elements and
information reference model (Quan lý tai liêu - Phần 2: Nguyên tố Siêu dữ liêu va mô
hình tham khao thông tin)
47
[9] Digitization standard process num A000015 (Quy trình tiêu chuẩn số hóa
A000015)
[10] Digitization Technical Requirements Standard A000013 (Yêu cầu tiêu chuẩn kỹ
thuật số hóa A0000013)
[11] CAN/CGSB-72.11-93ISO 19115-1:2014 Geographic information -- Metadata --
Part 1: Fundamentals
ISO 19115-2:2009 Geographic information -- Metadata -- Part 2: Extensions for
imagery and gridded data
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for
digitization of records
Digitization standard process num A000015, 01-03-2013 Government of Alberta
-----------------------------------------------------------------------------
48
