Upload
tranthu
View
270
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
VJEŠTINA VOĐENJA SASTANAKA
Pripremio: Zoran Pavletić
• Što želim poboljšati pri vođenju sastanaka?
• Na čemu još trebam raditi?
• Što trebam promijeniti?
• Kako me skupina doživljava?
• Kako učitelji sjede na sastancima?• Koliko učitelja sudjeluje u diskusijama?
• Koliko ih se javlja za aktivnosti?• Koliko su redoviti na sastancima?
• Što mislite, gdje su s mislima?• Jesu li upoznati s dnevnim redom?
• Organiziram li na sastancima timski rad?• Govore li ljudi otvoreno na sastacima?
• Koristite li vizuelna sredstva?• Je su li zaključci dostupni svima?
• Primjenjuju li se zaključci u rokovima?• Osjećam li se stručnim započeti sa timskim sastancima?
VRSTE SASTANAKA• Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi• Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak
stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaci
• Sjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljaju
• Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključaka
• Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih problema širem broju ljudi.
PRIPREMA SASTANKA
Tehnička pripremaVrijeme, Mjesto,Prostorija, Sjedala,Tehnička pomagala,Osvježenje, Poziv,Materijali, Zapisnik,Obavještavanje
Sadržajna pripremaCilj sastanka, Problem,Način rada,Moguća rješenja,Stručne osobe,Izvršitelji i rokovi,Kontrolni mehanizmi
KOMUNIKACIJA NA SASTANKU
Prava umjetnost konverzacije je govorenje i slušanje!
Dozvolite i drugima da dođu do riječiPoštujte tuđe stavove
Koristite otvorena pitanja
• Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o voditelju sastanka koji mora znati pripremiti, voditi i analizirati sastanak
PRILAGODBA SUDIONICIMA SASTANKA
Kakvi su njihovi interesi i potrebe?Imaju li dovoljno stručnog znanja?
Kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka?Što misle o problemu/ misle li drugačije od voditelja?
Kako ih navesti da se zainteresiraju za problem?Govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe?
Kako potaknuti šutljive na djelovanje?Kako će glasati šutljiva većina?
Kako izaći na kraj s teškim sudionicima?
STILOVI VOĐENJA SASTANAKA
DIKTATORSKI STIL
Voditelj se ne obazire na sudionike, autoritaran, sugestivan,
sudionici ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni.
Prihvatljiv stil samo za informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati
u aktivnostima.
STILOVI VOĐENJA SASTANAKA
KONFUZNI STIL
Očit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme.
Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su
preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama ljudi
približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja odgovornosti.
STILOVI VOĐENJA SASTANAKA
DEMOKRATSKI STIL
Radni materijal se pravodobno dostavljeni tema ukratko izložena,
rasprava o temi, svatko ima pravo reći svoje mišljenje,
vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među jednakima,
odluke su izraz volje većine.
OPHOĐENJE S ‘’TEŠKIM’’ SUDIONICIMA
Vrlo sklon dokazivanju Kontrolirajte reakcije sebe i grupe
Nastojte u izlaganju naći nešto vrijednoNađite pogrešne dokaze i izložite grupi
Razgovarajte s njim izvan sastanka
Govori izvan predmeta rasprave
Kad uzima dah zahvalite mu, te na pristojan način upozorite da se udaljio od
teme
Nije u pravu “Shvaćam da tako mislite, no
pogledajmo je li to u skladu sa stvarnom situacijom”
OPHOĐENJE S ‘’TEŠKIM’’ SUDIONICIMA
Pita vas kao voditelja za mišljenje
Izbjegavajte dati rješenje umjesto grupe.
Sukob ličnosti
Naglasite točke slaganja i tako umanjite neslaganje.
Otvoreno zatražite da ne diskutira osobno.
Prekinite ga izravnim pitanjem o problemu.
Nejasan “Ako sam dobro shvatio, vi ste rekli...” i ponovite to jasnije. Ne mijenjajte misao,
nego ju bolje izrazite.
ZNAKOVI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
• članovi kasne na dogovore• sastanci predugo traju• sastanci su dosadni
• prisutni ne pridonose mnogo raspravi• predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog reda, a ona
se brzo kroz sve ostale• članovi se osjećaju ljuto, frustrirano, iscrpljeno, bez ideja
i imaju osjećaj gubljenja vremena
ZNAKOVI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
• članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez isprike ili je jasno da su isprike izmišljene)
• jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim sastankom• sastanci se koriste kao forum na kojem se skupljaju
„osobni bodovi“ kod šefa• odluke se ne donose ili su nametnute od voditelja nakon
što rasprava nije urodila zaključkom• sudionici ne slušaju što se govori
UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
Slaba priprema sastankaSlabo izlaganje cilja i teme sastanka
Slabo vođena diskusijaSlabo određene odgovornosti
• Što prvo želim poboljšati pri vođenju sastanaka?
• Na čemu još trebam raditi?
• Što trebam promijeniti?
• Kako me skupina doživljava?
UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
I Slaba priprema sastanka
- tehnička- stručna
- sadržajna- nepravodobno upoznavanje sudionika s
temom sastanka- preopširan dnevni red
- smanjena pozornost zbog okolnosti
IZ PRAKSE..... LIPANJ U ŠKOLI• 03. - 06. - zamjena ravnatelja (Dezi Karlić – Došen)• 12. - 12:30 – sjednica RV• 13. - 12:30 - sjednice PN, UV• 14. - skraćeni satovi, čitanje ocjena učenicima• 17. - početak radova na održavanju zgrade• - zajedničk izlet radnika škole• 20. - popravni ispiti za osmaše• - potpisivanje svjedodžbi učenika VIII razreda• 21. – 10:00 podjela svjedodžbi osmašima• 26. – 9:00 popravni ispiti• 28. - 9:00 podjela svjedodžbi I – VIIr• - sjednica UV 10:00• Ostali poslovi:• sređivanje pedagoške dokumentacije• izrada nastavničkih izvješća • zamjena 6 prozora Copelitom, polukat• premještaj zida u kabinetu TZK i preuređenje u učionicu• premještaj vrata na učionici HJ• bojanje hodnika, učionica HJ i B i Praputnjak• postavljanje SPLIT sistema grijanja u učionicama - Praputnjak• postavljanje vrata iz dvorane u učionicu EJ• preuređenje učionice EJ u svlačionice i kabinet TZK• potraga za sponzorima za putovanje u Švedsku (ravnatelj,
tajništvo)• Cijena marende: 55,00 kn• uplata do 10.06.• Dežurstvo učenika:• 03. - 07. VII, VIa• 09. - 14. VIIb, VIb
Dnevni red:
1. Analiza rada u proteklom mjesecu
2. Lipanj u školi
3. Razno
Hvala na pažnji,
Zoran
UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka
- čitanje teza - preopširne teze- čitanje izlaganja
- slabo izražavanje
UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
III Slabo vođena diskusija
- voditelj gubi konce, diskutanti ne diskutiraju u vidu rješenja, niti
argumentirano- ne razjašnjavaju se alternativna rješenja
- odluta se od teme- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili
autoritarna atmosfera
UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA
IV Slabo određene odgovornosti
- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi- nisu određeni kontrolni mehanizmi
KAKO POPRAVITI SASTANKE
- prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red- sastanci počinju i završavaju na vrijeme
- vođenje sastanka se dobro pripremi- formuliraju se jasni zaključci o akcijama i
kriterijima provjere njihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku
- posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka i pojašnjavanju dogovora
KAKO POPRAVITI SASTANKE
- uvođenje procesa rješavanja problema kao sastavnog dijela donošenja odluka
- posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj. opažati kako grupa radi, kako se članovi
osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni odnosi
ŠTO URADITI?• Organizirajte što manje sastanaka.
• Odredite koji je cilj sastanka i držite se teme.
• Tražite da se ne kasni na sastanke.• Držite disciplinu na sastanku – samo
jedna osoba smije govoriti.• Ne dozvolite prekidanje sastanaka.
ŠTO URADITI?
• Načelno, sastanak ne bi trebao trajati dulje od 90-100 minuta.
• Ako želite da vaš prijedlog prođe organizirajte sastanak kada su već svi
umorni.
KAKO ZAVRŠITI SASTANAK
• Napravite rezime sastanka i sastavite pisani zapisnik sa sastanka.
• Na osnovu sastanka formulirajte konkretne zadatke koji se moraju ispuniti
do slijedećeg sastanka.• Na idućem sastanku prvo provjerite da li
su provedeni zaključci sa prethodnog sastanka (motivacija).