Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
VLIR UOSFinanciële regels
Overzicht
Aanmaak KP en boekingen in Capbs
Landen
Budget shift
Factuur per AP
Budgetlines Overzicht per type
B. Operational costs
C. Personnel costs
D. Scholarship costs
E. Coordination costs
Rapportage
Aanmaak KP en boekingen in Capbs
Aanmaak KP
Structuur Waarden
A Type project:GMP/ICP/IUS/JOINT/TEAM
B Onderverdeling binnen type project IUS:IUSPROJL/IUSSTAY/PP/PPPOverige:NVT
C NVT
Tekenbevoegdheid
Budgethouder Promotor
Goedkeuring voor ontvangst
ICOS
Aanmaak KP en boekingen in Capbs
Budgetlijnen Projecten
Budgetlijn VLIR UOS Budgetlijn Capbs
A. Investment costs 612106 Componenten
B. Operational costs 61 Werking
D. Scholarships costs 612700 Aankopen/uitgaven ivm studenten
E. Coordination costs 612300 Administratieve ondersteuning
Budget voor Zuiden (cash call) 612320 Lidgelden en bijdragen
Opbrengst 702136 Vl Gem. - VLIR
Aanmaak KP en boekingen in Capbs
Voorbeeld
Aanmaak KP en boekingen in Capbs
Boekingen in Capbs Omschrijving per diem:
Persoon – data verblijf – bedrag per diem – aantal nachten
Omschrijving vlucht:Persoon – data vlucht – airport van en naar – H&T
Bij correctieboekingen steeds de bijlages van het initieel document overnemen
Bankkosten: altijd uit E. coordinatiekost (BL 612300)
Doorrekening kosten steeds uitsplisten in allowance, verzekering,… (geen boeking “onkosten verblijf jan – mei 2018”)
FIN is contact voor vragen rond richtlijnen
ICOS is eindverantwoordelijke en keurt daarom altijd goed voor ontvangst
Zichtbaarheid in FintrA:ICOS heeft steeds zicht op de KP in FintrA via specifieke machtiging
Overzicht
Landen
Budget shift
Factuur per AP
Budgetlines Overzicht per type
B. Operational costs
C. Personnel costs
D. Scholarship costs
E. Coordination costs
Rapportage
Landen
Afrika Benin
Burkina Faso
Burundi
DR Congo
Ethiopië
Guinée
Azië Cambodja
Filipijnen
Indonesië
Zuid-Amerika Bolivië
Cuba
Ecuador
Kameroen
Kenia
Madagascar
Mali
Marokko
Mozambique
Palestijnse gebieden
Vietnam
Guatemala
Haiti
Nicaragua
Nigeria
Rwanda
Senegal
Tanzania
Oeganda
Zimbabwe
Zuid-Afrika
Peru
Budget shift
Five Year programme: 2017 – 2021 Enkel binnen dit FYP budget shift mogelijk
Enkel van het ene jaar op het volgende jaar budget shift mogelijk
Altijd contract bekijken of er beperking is tot een specifiek % dat overgedragen mag
Slechts goedkeuring VLIR UOS nodig indien: > € 10.000 budget shift
EN
> 30% budget shift
tussen budgetlines over het totaalbudget FYP tov het initieel budget
Factuur per AP
Facturen boeken per AP: Gelinkt aan activiteiten van het AP
Gedateerd in AP jaar
Uitzonderingen: Aankopen
bestelling tem 31/12/x – rapportage tem 15/03/x+1
Vliegticketsbestelling tem 31/12/x – facturatie tem 01/03/x+1 – vlucht tem 15/03/x+1
Budgetlines: overzicht per type
Budgetlines ICP GM
IUC TEAM Scholarships
A. Investment costs X X
B. Operational costs X X X X
B.4 Communication X X X X
B.5 Representation X X X X
B.6 Travel in BE + local
X X X X
B.8 Per diem X X X X
B.9 Travel internat X X X X
B.10 Overnightinternat
X X X X
B.12 Other X X X X
C. Personnel costs X X X X
D. Scholarships costs X X X X
E. Coordination costs X X X X X
Budgetlines: B. Operational costs B.4 Communicatie
B.5 Representatiekosten:max € 500/jaar
B.6 Reiskosten in België en lokaal:Studenten: die tot de 31 landen behorenMissies: uit de per diem te betalenTaxi: enkel indien geen ander vervoer beschikbaar
B.8 Per diem:(voor locale mensen in het Zuiden- enkel in Zuid projecten)Max 25 euro/dag
B.9 Reiskosten internationaal:‘door to door’ kosten indienenInternationale vlucht + lokale nationale vlucht is mogelijkIncl vaccinatie, anti malaria medicatie, paspoort
B.10 Verblijfskosten internationaal:Verschil met travel policy UHasselt (vanaf dag 1 per diem, niet voor Global Minds= werkelijke kost)Per diem per overnachtingHotel: max 21 nachten, effectieve kost, maxima in lijst per diem per landZie lijst per diem per land op Intranet
B.12 Overige
Budgetlines: C. Personnel costs
Niet in budget: ZAP
Wel in budget: ATP in BE
ATP in partnerland (enkel bij ICP projecten + Zuid)
Non ZAP (Noord)
C.1 ATP:Gebaseerd op contractUitzonderlijk onder dienstverlening: beperkt in tijd, gelinkt aan activiteit binnen project
C.2 Non ZAP:Gebaseerd op contractTopping up voor lokale lonen: tot 40% van het bruto loon, beperken tot minimum
C.3 Externe expertise:Gebaseerd op (dienstverlenings)contract, gelimiteerd in tijdIncl reis- en verblijfskostenFee enkel in uitzonderlijke gevallen, zeker niet voor BE sprekers
Budgetlines: D. Scholarship costs
3 types beurzen:
Short term allowance
Study scholarships
PhD
+ Visit
Richtlijnen ->
Visit
Short term allowances (ook Global Minds: predoctoral visits)
PhD scholarships (opgelet: niet voor Global Minds, via Bof-BILA contract)
Opvolging mobiliteit Z->N
IUC formulier opmaken (2 mnd voor bezoek)
Vluchten boeken
IUC formulier naar FIN+ICOS
Hotel/kot reserveren
Contact met Marc Thoelen:
Verzekering
Logement (indien bursaal, anders: hotel zelf boeken)
DGD attest (visum)
Uitnodigingsbrief
Aankomst: per diems of voorschot beurs cash geven, nadien automatische betalingen Fintra op BE rekening
Opvolging mobiliteit N->Z
Vluchten boeken
Dienstreis aanvraag
Evt hotel boeken (indien niet via lokale partner)
Reiziger informeren over per diem regeling (voor Global Minds: reële kosten)
Na terugkeer:
Terugbetaling onkosten (hotel, transport v/n luchthaven)
Betaling per diems
Bewijs wisselkoers
Budgetlines: E. Coordination costs
Kan nooit meer zijn dan 10% van initieel budget (zuidprojecten: 2x 5%)
Niet te bewijzen t.o.v VLIR-UOS, wel voor ICOS, dus mee in AFR
Omvat: Infrastructuur
Algemene diensten
Kopies
Etentjes
Bankkosten
Topping ups (zuiden)
Financiën zuid
Noord/Zuid verdeling budget
Cash calls:
1: 50% zuid budget
2: 30% + 70% facturen CC1 + AFR
3: 20% + 100% facturen CC1 + 70% CC2 + AFR
+ bewijs wisselkoers (uittreksel lokale bank)
Tip: CC3 in jaar 2. Saldo ? Afhouden van CC1 van jaar X+1
Rapportage
Type project Deadline AnnualRpt(activity + fin)
Project Rpt(APR + AFR)
GM 31/03/x+1 X
ICP 15/03/x+1 X
TEAM 28/02/x+1 X
IUC 31/03/X+1 X
Voorbeelden van boekingen
What’s wrong?
1. 23/01/2018 JANSVREL18 Reis- en verblijfskosten 1.5 Vliegtuigtickets 645.0023/01/2018 JANSVREL18 Reis- en verblijfskosten 1.5 Treinticket 36.00
2. 20/02/2018X Reis- en verblijfskosten 13b 07/02/18: Sirikwa Eldoret Hotel LTD accommodation and food professor X 318.8720/02/2018x Reis- en verblijfskosten 14b 08/02/18: Sirikwa Eldoret Hotel LTD. ontbijt bij laatste ochtend 13.70
3.
4.
Vragen?
Meer info: ICOS DIOSIntranetFinanciële CelFIN Centraal