[Välj datum] [VERKSAMHETSHANDBOK] · Miljöstegen är ett kunskapsföretag som vill verka för en hållbar utveckling. Miljöstegens övergripande affärsidé är att genom konsulttjänster

[Välj datum] [VERKSAMHETSHANDBOK]

Miljöstegen version 2:2017 | 1

Företagsnamn Miljöstegen

Organisationsnummer 769617-3611

Adress Drakenbergsgatan 27, nb

Postadress 117 41 Stockholm

Antal anställda 3

Kontaktpersoner Namn Tfn E-post

VD Annika Johansson

0707-912890 [email protected]

Miljö- och kvalitetsansvarig

Annika Johansson

Hemsida www.miljostegen.se



Innehåll 1. Introduktion till verksamhetshandboken ........................................................................................ 3

1.1 Organisation och verksamhet ..................................................................................................... 3

1.2 Bakgrund till ledningssystemet ................................................................................................... 4

2. Ledarskap, ansvar och delaktighet .................................................................................................. 4

3. Kompetens och kommunikation ..................................................................................................... 4

4.Sammanfattning av risker och möjligheter – miljö och kvalitet .......................................................... 5

4. Miljö- och kvalitetspolicy ................................................................................................................. 6

5. Miljö- och kvalitetsmål .................................................................................................................... 7

6. Genomförda förbättringar och rutiner ............................................................................................ 8

Dokumentation och rutiner ................................................................................................................. 8

Kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete ..................................................................... 8

Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer .......................................................... 8

Miljöanpassat och säkert transportsätt .............................................................................................. 9

Effektiv energianvändning i de egna lokalerna ................................................................................... 9

Välfungerande avfallshantering .......................................................................................................... 9

Indikatorer som följs upp på årsbasis ................................................................................................ 10

7. Avvikelsehantering och förbättringsförslag .................................................................................. 11

8. Sammanfattning av intressenter och processer ........................................................................... 12

9. Intern uppföljning och revision ..................................................................................................... 13

10. Bindande och legala krav ........................................................................................................... 14

11. Bilagor och arbetsverktyg .......................................................................................................... 14



1. Introduktion till verksamhetshandboken

2. Organisation och verksamhet

Miljöstegen i Stockholm startade hösten 2007 och bedriver utbildnings - och konsultverksamhet

inom hållbar utveckling. Vår primära målgrupp är små- och medelstora organisationer i Sverige med

fokus på Storstockholm-Mälardalen, Dalarna, Gotland och Västmanland, men arbetar gärna i hela

landet.

Vi arbetar årligen med ca 100 organisationer med miljöledning enligt Svensk Miljöbas och/eller ISO

14 001 och kvalitetsledning enligt Svensk Kvalitetsbas och/eller ISO 9 001. Vi utbildar årligen ca 1 000

inom miljö, hållbarhet kvalitetsledning etc..

Miljöstegen interna miljö- och kvalitetsledningsarbete sker utifrån kraven i Svensk Miljöbas och

Svensk Kvalitetsbas. Fokus i arbetet är att genomföra konkreta förbättrande åtgärder inom såväl vårt

interna miljö- och kvalitetsarbete som i vår rådgivning gentemot våra kunder.

Ledningssystemet bygger på de fem grundelementen i ISO 14001. Våra mål formuleras inom bland

annat områdena kompetens, avfall, energi, inköp och transporter.

Miljöstegens styrelsen godkänner de ekonomiska och personella resurser som behövs för att

säkerställa och möjliggöra miljö- och kvalitetsledningssystemets genomförande. Uppföljning av

miljöarbetet och beslut om hur miljöarbetet ska bedrivas tas på ordinarie styrelsemöten, ungefär var

fjärde månad.

Följa rutiner, policyer mm, vara delaktig och

engagerad i förbättringsarbetet

Miljö- och kvalitetsansvarig som upprättar, förvaltar,

skapar engagemang och delaktighet och

vidareutvecklar arbetet.

Ledningens genomgång och strategiska beslut

Styrelse

Ordförande

Medarbetare



3. Bakgrund till ledningssystemet

Miljöstegen har arbetat med miljö- och kvalitetsarbete sedan starten 2007. Initialt enligt kraven i

Svensk Miljöbas och sedan hösten 2016 har arbetet integrerats med Svensk Kvalitetsbas.

4. Ledarskap, ansvar och delaktighet

Miljöstegen är en liten organisation och alla i styrelsen är delaktiga i beslutsfattandet gällande miljö-

och kvalitetsförbättringar. Styrelsen ansvarar för ledningssystemets införande och drift och har en

strategisk roll gällande målsättning och uppföljning. Styrelsen har definierat ansvar och roller inom

miljö- och kvalitetsledningssystemet samt beslutat om miljö- och kvalitetsansvariges ansvar och

befogenheter. Ordförande och tillika miljö- och kvalitetsansvarige ansvarar för upprättandet och

förvaltandet av ledningssystemet. Hennes roll innebär även att skapa engagemang och delaktighet

inom verksamheten. Miljöstegen har för närvarande en anställd som inte är delägare och som bjuds

in att delta och engagera sig i verksamhetsutvecklingen och förbättringsarbetet. Dennes ansvar är att

följa de rutiner och policyer som Miljöstegen tagit fram samt att bidra, genom förbättringsförslag, till

utvecklandet av ledningssystemet.

5. Kompetens och kommunikation

Miljöstegen består av tre medarbetare, där samtliga är utbildade inom hållbar utveckling och miljö,

kvalitet och kvalitetsledning. Vi är alla godkända miljörevisorer enligt Svensk Miljöbas och två av

medarbetarna är godkända revisorer enligt Svensk Kvalitetsbas.

Annika har arbetat med miljödiplomering, miljöledning och miljö- och hållbarhetsutbildningar sedan

början av 00-talet, initialt inom Stockholms stad och sedan hösten 2007 som delägare i Miljöstegen.

Annika har varit med och startat upp Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas och sitter som

ordförande i respektive förening.

Joakim Iliste har arbetat med miljödiplomering, miljöledning och miljöutbildning sedan 2004, initialt i

Stockholms stad och sedan 2007 som miljökonsult och delägare i Miljöstegen.

Hedvig har arbetat med miljöfrågor sedan 2012 och med miljödiplomering, miljöledning,

kvalitetsledning och hållbarhetsutbildningar sedan 2015.

Kommunikation - internt och externt

Miljöstegen har tagit fram illustrationer för att beskriva våra arbetsflöden, som utvärderas på årlig

basis. Överenskommelse med kunder sker vanligtvis via offerering, som döps med namn, datum etc.

som sedan läggs i mappen för årets offerter. Avrop och övriga överenskommelser i sker vanligtvis via

mail, så att det ska vara lätt att spåra det som vi kommit överens om. Miljöstegen har en skriftlig

rutin för säljprocessen etc.



6. Sammanfattning av risker och möjligheter – miljö och kvalitet

Miljöstegen har genomfört en miljöutredning där miljöaspekter kartlags och rangordnats samt

analyserats utifrån verksamhetens interna styrkor och svagheter samt externa möjligheter och hot.

Internt, det vi själva kan påverka Externt, det vi inte själva kan påverka

Styrkor Möjligheter

Svagheter Hot

Följande rangordning av miljöaspekter, risker och möjligheter har beslutats:

1. God kompetens inom miljö, kvalitet - och hållbarhetsarbete

Miljöstegen är en konsultverksamhet som arbetar med hållbarhetsrådgivning gentemot både privata och offentliga aktörer. Vår främsta miljöpåverkan är således positiv eftersom vi har möjligheten att påverka våra kunder till att bli mer miljömedvetna. Ur ett kvalitetsperspektiv är det därför viktigt att vi som konsulter: har rätt kompetens, ger goda råd och leverera våra tjänster på ett sätt som upplevs positivt. För att möjliggöra detta har vi kartlagt våra arbetsprocesser och genomfört en SWOT-analys för att förstärka vår verksamhets styrkor och möjligheter och förhindra och avhjälpa svagheter och hot.

2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer

Vår främsta negativa miljöpåverkan kommer från de inköp som görs till verksamheten. Våra inköp består framförallt av kontorsmaterial till vår administrativa del av verksamheten men även av livsmedel till våra utbildningar och temakvällar. Våra inköp styrs av väl förankrade inköpsrutiner som tydliggör att vi alltid, så långt det är möjligt, ska köpa in miljömärkta produkter och tjänster. Ur ett kvalitetsperspektiv är detta också viktigt för oss, då vi vill vara trovärdiga i våra roller som hållbarhetskonsulter. Vi vill stå för det vi säger och visa att hållbara inköp är möjliga inom många inköpskategorier. Inköpen Miljöstegen gör är också offentliga på det sätt att vi vid utbildningar och tematräffar visar upp de val vi har gjort för att inspirera andra.

3. Miljöanpassat och trafiksäkert transportsätt

Vi på Miljöstegen reser mycket till kunder och samarbetspartners i hela landet, vilket bidrar till negativ miljöpåverkan även om det är ett led i att tillgodose våra kunders behov till stöd att minska deras miljöpåverkan. När vi reser väljer vi i första hand alltid kollektiva färdmedel och då framförallt tåg, pendeltåg eller buss. Även inom detta område är det viktig för oss ”att leva som vi lär”, då det är genom kollektivt resande, jämfört med bil eller flyg, som transportsektorn kan bidra till en minskad klimatpåverkan.

4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna

Miljöstegen bedriver utbildningsverksamhet i de egna lokalerna, där genomförs utbildningar för enskilda företag såväl som öppna utbildningar för att tillgodose behovet hos kunderna att utbilda medarbetarna inom miljö och hållbarhet. Uppvärmning och elanvändning i de egna lokalerna bidrar även det till negativ miljöpåverkan. För att minska miljöbelastningen använder vi miljömärkt vindkraftsel och till uppvärmning används fjärrvärme. För att minska vår energiförbrukning har vi



installerat timers till vissa ljuskällor, valt leverantör av molnserver som använder miljömärkt el, installerat en rörelsevakt och LED-belysning i delar av utbildningssalen samt har grenuttag till alla datorer och skärmar. Utöver detta har vi väl fungerande avstängningsrutiner som innebär att ingen belysning eller utrustning drar energi i onödan.

7. Miljö- och kvalitetspolicy

Miljöstegen är ett kunskapsföretag som vill verka för en hållbar utveckling. Miljöstegens

övergripande affärsidé är att genom konsulttjänster och utbildning stödja små och medelstora

organisationer i deras hållbarhetsarbete.

Miljöstegen verkar för att förebygga föroreningar i det egna interna miljöarbetet såväl som i arbetet

med kunder och samarbetspartners. Miljöstegen arbetar med ständiga förbättringar gällande det

interna miljö- och kvalitetsarbetet och i arbetet gentemot kunderna.

Miljöstegens ambition är att sprida inspiration till sina kunder och samarbetspartners genom

kompetens och trevligt bemötande.

Vi verkar för nöjda kunder genom att:

Se till och ta tillvara kundens specifika behov och möjligheter

Vara nytänkande och utvecklingsorienterande

Leverera enligt tidplan

Ha goda interna rutiner

Vara flexibla

Internt har följande områden valts ut och prioriterats:

1. God kompetens inom miljö, kvalitet - och hållbarhetsarbete 2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer 3. Miljöanpassat transportsätt 4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna

Miljöstegens interna miljö- och kvalitetsarbete utvärderas och revideras kontinuerligt. Att efterleva

gällande lagstiftning och myndighetskrav är en självklarhet.

Miljöstegen antog en Miljöpolicy första gången den 31 januari 2008, som vidareutvecklades till en

Miljö- och kvalitetspolicy. Miljöpolicyn uppdaterades senast den 2 juni 2015.

Stockholm den 2 juni 2015

Annika Johansson

Ordförande i Miljöstegen



8. Miljö- och kvalitetsmål

Övergripande mål: Miljöstegen ska bedriva ett effektivt ledningsarbete som uppfyller kraven i Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas som leder till minskad miljöbelastning, bättre interna rutiner och förbättrad kundnöjdhet.

1. God kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete Övergripande mål: Samtliga medarbetare ska ha goda kunskaper i miljö, kvalitets- och hållbarhetsarbete och våra kunder och samarbetspartners skall uppleva att företagets hållbarhetsarbete bedrivs seriöst.

1.1 50% av medarbetarna ska fortbildas inom hållbarhetsrapportering och GRI

1.2 Samtliga medarbetare ska öka kompetensen gällande miljö- och kvalitetsledning och systematiskt arbetsmiljöarbete.

1.3 Kompetensutveckling, samtliga medarbetare

1.4 Förbättra handledningsmaterial för miljödiplomering, kvalitetsdiplomering och integrerat material för båda för att förenkla för kunder att diplomeras.

1.5 Miljöstegens kundutbildningar ska genomföras där 85 % av utvärderingar ska ha minst 4 i framförande (på en femgradig skala).

1.6 Miljöstegen ledningssystemskunder ska till minst 75 % vara återkommande kunder.

1.7 Utveckla metoder som underlättar för Miljöstegens kunder att genomföra insatser på distans.

1.8 Sprida engagemang och kunskap om hållbar utveckling och genomföra två publika insatser per år för att minska miljöbelastningen i projekt vi samverkar med.

2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer Övergripande mål: Alla inköp skall utvärderas ur miljöhänseende, ekonomi och livslängd.

2.1 Datorer, kanoner etc som köps in ska vara miljömärkt

2.2 Minst 95 % av inköpta livsmedel till utbildningar etc. ska vara ekologiska.

3. Miljöanpassat och trafiksäkert transportsätt Övergripande mål: Alla transporter och resor till, från och inom företaget skall utvärderas ur miljöhänseende och ekonomi.

3.1 Utsläpp från fossila bränslen från bil ska kompenseras med investering i projekt i utvecklingsländer.

4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Övergripande mål: Energianvändningen skall minimeras och goda släcknings- och avstängningsrutiner ska upprätthållas.

4.1 Elanvändningen på kontoret ska minska med 10% 2016, jämfört med 2014.



5. Välfungerande avfallshantering Övergripande mål: Allt avfall ska tas omhand på ett miljöanpassat sätt

5.1 Förbättra källsorteringsutrymmet i utbildningssalen.

9. Genomförda förbättringar och rutiner

Miljöstegen började arbeta strukturerat med miljö- och kvalitetsfrågor vid företagsstarten hösten

2007 och har sedan dess uppnått följande:

Dokumentation och rutiner

Miljöutredning och kvalitetskartläggning

Verksamhetshandbok - med policy, mål etc

Utbildningsplan för samtliga medarbetare

Miljölagkravförteckning

Inköpspolicy

Resepolicy - muntlig

Genomförda förbättringar

Kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete

Intern återkoppling och erfarenhetsutbyte

Årlig fortbildning inom miljö, hållbarhet och kvalitet

Samtliga medarbetare deltar årligen i kompetenshöjande aktiviteter

Reduktionsenheter i ett vindkraftprojekt i Indien, motsvarande 6,6 ton koldioxid

Europeiska Ungdomsparlamentet (EUP) Sveriges konferens i Stockholm >>>länk

Menskoppar för kvinnor i Burkina Faso >>>länk

Trädplantering i Burkina Faso >>>länk

Investering i solceller i ett kvarter i Nakamtenga, Burkina Faso

Ekonomiskt stöd till Yennenga Progress verksamhet

Ideellt arbete och ekonomiskt stöd i/ till Yennenga, Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas

Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer

Samtliga inköps föregås av utvärdering ur miljösynpunkt utifrån vår inköpspolicy för att

prioritera miljökrav vid inköp

Inköpen mäts i förhållande till inköpspolicyn via baskontonummer i bokföringen

Samtliga städ- och hygienkemikalier är miljömärkta

Livsmedel som köps in till utbildningar, möten och temakvällar är ekologiskt

Alla handdukar och gardiner är miljömärkta

Datorer och skärmar är TCO-märkta

Diskmaskin, skrivare och TV är Svanen-märkta

Möbler och inventarier är till största delen begagnade, några möbler som är svanenmärkta.

Tre hyllor är nyinköpta och är ej miljömärkta

Målning av lokalen har skett med Svanen-märkt färg och kemikaliefri jordfärg



Åskådliggjort en större mängd miljömärkta produkter i lokalen, t.ex.: möbler, textilier,

golvmaterial, färger, kontorsmaterial etc.

Miljöanpassat och säkert transportsätt

Väljer tåg för resor inom Sverige och om så inte är möjligt kompenseras för dessa genom

investering i reduktionsenheter

Väljer leverantörer i närområdet för att minimera transporter av varor

Har som policy att efterfråga miljöbil när vi hyr bil och åker taxi

Effektiv energianvändning i de egna lokalerna

Investerar i 1 vindkraftsandel och resterande el är även den vindkraft och miljömärkt

Investerat i Svanen-märkt kopiator/skrivare och diskmaskin

Inventerat behovet av LED och ersätter kontinuerligt glödlampor och lågenergilampor då de

går sönder

Har grenuttag vid samtliga arbetsplatser

Har påverkat hyresvärden att isolera fönstren i hela lokalen

Delar av armaturerna i utbildningssalen är LED

Åskådliggjort möjliga energibesparande åtgärder/produkter i lokalen

Avstängnings- och släckningsrutiner

Välfungerande avfallshantering

Allt kontorspapper, glas, metall och kartong sorteras och lämnas till återvinning

Har avtal med renhållningsbolag som hämtar kontorspapper

Farligt avfall källsorteras

Minskat kontorspappersavfallet och pappershanddukar

Komposterar kaffesump, frukt och grönsaker



Indikatorer som följs upp på årsbasis

Aktivitet 2007-2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Antal anställda 3 3 2 2 2 3 3

Antal besökare i lokalen

1 610 600 560 600 650 425 400

Kundnöjdhet – utbildning - femgradig skala(4:or och 5:or gällande framförande)

- - - - - - 127 enkäter 5: 35% 4:42% Sa:76%

- Grundläggande miljökunskap

- - - - - - 5: 33% 4:38% 3: 2% 2: 0,06%

- Miljöbalken - - - - - - 5:28% 4:69% 3:0,04%

- Ledningssystem och ledningsgrupper

- - - - - - 5: 66% 4:25% 3:0,08%

Kundnöjdhet - Andel återkommande kunder - ledningssystem

- - - - - - Börjar mätas 2017.

Kundnöjdhet - kundnöjdhetsenkät

- - - - - - Genomförs under 2017.

Antal deltagare på utbildningarna

3 165 1025 1150 1 200 1700 860 668

Utbildningstimmar - internt (medarbetarna)

80 56 24 30 35 60 32

Energi - fjärrvärme (kWh), schablon

132kWh/m2 132 kWh/m2

131 kWh/

m2

131 kWh/

m2

131 kWh/

m2

131 kWh/

m2

131 kWh/m2

Energi - el (kWh) 3146 3700 3790 3 800 3 400 2900 2 304

Miljömärkt el (kWh) 10 346 3700 3790 3 800 3 400 2900 2 304

Vindkraftandelar 1 1 1 1 1 1 1

Kollektivtrafik i Stockholmsområdet

1 740 mil 700 550 600 500 600

Tåg - mil 2 097mil 300 350 550 600 550 700

Flygtimmar 4 3 1,5 0 0 0 0



Aktivitet 2007-2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Fossila bränslen 60 diesel 0 0 0 45 diesel

50 12, diesel(evoluti

on)

Biobränsle (l) 50 0 10 0 0 0 3

Transporter, leveranser per år

22 10 13 15 5 4 2

Leverantörer som uppfyller en eller flera

av miljökraven i inköpspolicyn

62 62% 64% 55% 75% 75% 75%

Miljömärkt kontorspapper

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Ekologiska livsmedel (i kr)

Ca 90 % 92% 97,10% 87% 97% 99% 98%

Andel miljömärkt elektronisk utrustning

6 av 17 12 av 21 12 av 21

12 av 21

14 av 21

10 av 13

11 av 13

Miljömärkta rengöringsmedel, tvål

mm

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Eco-cotton/GOTS handdukar

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Begagnade kontorsmöbler mm

100% 100% 100% 100% 99% 99% 99%

Miljömärkta Golv 4% 4% 12% 69% 69% 69% 69%

10. Avvikelsehantering och förbättringsförslag

Avvikelser tas upp direkt när de har hänt och beslut om korrigeringar tas omgående, de registreras

och hanteras även att på ordinarie styrelsemöten.

På styrelsemötena tas även upp och beslutas om hur:

avvikelser upptäcks, utreds, åtgärdas, kommuniceras och följs upp

förbättringsförslag hanteras.

Förbättringsförslag diskuteras kontinuerligt och tas formellt upp vid avvikelserapportering, inför

uppdatering a v mål och handlingsprogram, ledningens genomgång mm.



11. Sammanfattning av intressenter och processer

Miljöstegen har genomfört en intressentanalys där kunders- och andra intressenters krav på oss har

kartlagts.

Relevanta intressenter:

Kunder

Myndigheter

Svensk Miljöbas

Svensk Kvalitetsbas

KFO

Underleverantörer

Nedan illustreras Miljöstegens övergripande process



12. Intern uppföljning och revision

Aktivitet Kontinuerlig uppföljning Årlig uppföljning

Mål och handlingsplan Mål och handlingsplaner följs upp kontinuerligt och vid styrelsemöten

En större uppföljning och resultatuppföljning sker på våren inför revision och årsmöte

Kundnöjdhet - utbildningar Utvärdering sker vid utbildningstillfällena.

En kundnöjdhetsenkät skickas ut första gången våren 2017, planen är att skicka ut enkät varje till vartannat år.

Kundnöjdhet - ledningssystem De flesta av Miljöstegens kunder är årligt återkommande.

En kundnöjdhetsenkät skickas ut första gången våren 2017, planen är att skicka ut enkät varje till vartannat år framöver.

Synpunkter från intressenter En intressentenkät skickas ut första gången våren 2017, planen är att göra en undersökning vart annat år framöver.

Avvikelser Kontinuerligt när de uppstår, samt i samband med styrelsemöten

Sammanställning på årsbasis under våren inför revision och årsmöte.

Övrigt förbättringsarbete Diskuteras kontinuerligt i arbetsgruppen och om stora investeringar tas beslut i styrelsen.

Genomförda revisioner

November 2013

2014 Januari 2015 Januari 2016 Maj 2017

Revisor Morgan Pettersson, Järfälla kommun, Miljörevision enligt Svensk Miljöbas

Ingen revision genomfördes

Per Nordenfalk, Järfälla kommun, Miljörevision enligt Svensk Miljöbas

EEM, Anna-Karin Wengsevik, Miljörevision enligt Svensk Miljöbas

Yggdrasil, Petra Michélsen, revision enligt Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas.



13. Bindande och legala krav

De bindande krav Miljöstegens intressenter har på verksamheten är:

1. Den lagstiftning som finns rörande att bedriva verksamhet, såsom skattelagstiftning,

bokföringslagstiftning, arbetsmiljölagstiftning etc.

2. Miljö- och kvalitetskrav från kunder

3. Åtagande Miljöstegen har utifrån att vara godkänd utfärdare i såväl Svensk Miljöbas som

Svensk Kvalitetsbas

4. Åtagande de godkända revisorerna har enligt Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas

5. Det kollektivavtal vi har genom medlemskap i KFO

14. Bilagor och arbetsverktyg

Mål och handlingsplan

Rutiner

o Laglista -följa upp bindande och legala krav

o Inköpsrutiner

o Kommunikation med kunder

o Kompetensutveckling

o Avvikelser

o Ledningens genomgång

Documents

[Välj datum] [VERKSAMHETSHANDBOK] · Miljöstegen är ett kunskapsföretag som vill verka för en hållbar utveckling. Miljöstegens övergripande affärsidé är att genom konsulttjänster