€¦ · Web viewMembantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan ... Menbantu

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH

CARTA ORGANISASI

PPD

JPN

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN & KURIKULUM

PK HAL EHWAL MURID

PK KOKURIKULUM

PK PETANG

PK PENDIDIKAN KHAS

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN

PK HAL EHWAL MURID

PK KOKURIKULUM

PK PETANG

PK PENDIDIKAN KHAS

CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

Bertanggungjawab dalam peningkatan sahsiah murid serta memastikan pelaksanaan selaras dengan dasar KPM

Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-sgensi luar

Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN

Pengurusan Organisasi

Pengurusan Pembangunan Sumber Manusia

Pengurusan Perhubungan Luar

PENGOPERASIAN

Pengurusan Hal Ehwal Murid

Draf

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI

a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan

b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah

c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru

d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid

b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan kaunseling murid

c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks

e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan

f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN

Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

KETUA PERKHIDMATAN

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

RINGKASAN GELARAN JAWATAN

PK HEM

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

Rujuk waran B63

GRED JAWATAN

DG32

BIDANG UTAMA

Pendidikan

GRED JD

SUB-BIDANG

1. Pengurusan

2. Pengoperasian

STATUS JAWATAN

Tetap

DISEDIAKAN OLEH

< Nama Pengetua>

HIRARKI 1 (BAHAGIAN)

< nama sekolah>

DISEMAK OLEH

HIRARKI 2 (CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT)

DILULUSKAN OLEH

SKIM PERKHIDMATAN

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang seimbang dan menyeluruh.

AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA

Membantu merancang, merangka dan menyelaraskan program/ aktiviti pengurusan sekolah yang komprehensif bagi memastikan kualiti sekolah meningkat secara konsisten.

1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan

2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah

3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru

4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar

Membantu merancang dan mentadbir pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan keselamatan, kebajikan dan kemenjadian murid secara menyeluruh

1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid

2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan kaunseling murid

3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks

5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan

5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

Melaksanakan PdP bagi memastikan murid menerima pembelajaran berdasarkan dasar kurikulum kebangsaan

1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

DIMENSI

· Kategori Sekolah:

· Gred Sekolah:

· Bilangan Sesi Persekolahan:

· Bilangan Guru:

· Bilangan AKP:

· Bilangan Murid:

Bilangan Kelas:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

· Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

·

KOMPETENSI

· Kemahiran pedagogi

· Kemahiran membimbing

· Kemahiran kepimpinan

· Kemahiran merancang dan menganalisis

· Kemahiran membuat keputusan

· Kemahiran menyelia

PENGALAMAN

· Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun

· Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun

· Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.

GB

Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang diperlukan

PK(P)

2.

PK HEM

Mengumpul data dari GAB yang berkaitan

GAB

3.

PK HEM

Memasukkan data / menggabungkan data yang dikumpul (sekiranya perlu)

GAB

4.

GB

Melaksanakan verifikasi dan validasi data

PK(P)/GAB

5.

GB

Membuat pengesahan ke atas data yang telah disemak dan dikemaskini

PK(P)/GAB

6.

PK HEM

Menganalisis data dan menyediakan laporan berdasarkan keperluan

GAB

7.

PK HEM

Membentangkan laporan dalam mesyuarat

GAB

8.

PK HEMGAB

Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan keputusan mesyuarat.

PK(P)

9.

PKHEM

Menyediakan laporan tindakan susulan

GAB

10.

GB

Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah dikemaskini

GPK/GAB/

PM

11.

AKP

Rekod dan dokumentasi

GB

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

GB

PK HEM

PK HEM

GB

GB

PK HEM

PK HEM/ GAB

PK HEM

GB

AKP

PROSES KERJA

TEMPOH


Mengumpul data dari sumber-sumber yang berkaitan

Memasukkan data/menggabungkan data yang dikumpul (sekiranya perlu)




Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan





Mula

Data perlu diubahsuai

Data mengikut kehendak dan keperluan

at

Tamat

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.


2.

Mengumpul data dari sumber-sumber yang berkaitan

3.

Memasukkan data / menggabungkan data yang dikumpul (sekiranya perlu)

4.


5.


6.


7.

Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan

8.


9.


10.


11.


PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1

GB

Menubuhkan Jawatan Kuasa Perancangan Strategik

PK

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 2 TAHUN 2005

Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama Atau Key Performance Indicators (KPI) dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan

2

GB

Mengenal pasti isu strategik sekolah

PK

3

GB

Menetapkan matlamat sekolah

PK

4

Jawatankuasa

Analisis persekitaran (SWOT)

GB/ PK/ GAB

5

Jawatankuasa

Penyediaan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

GB/ PK/ GAB

6

GB

Kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

PK

7

PK/GAB

Pelaksanaan Pelan Operasi

GB/ PK

8

GB

Melaksanakan kajian semula dan menambah baik

PK

9

Jawatankuasa

Mendokumentasikan Perancangan Strategik.

GB

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

MULA

Lulus

Tidak lulus

Penambahbaikan

TAMAT

Menubuhkan Jawatan Kuasa Perancangan Strategik




Penyediaan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi


Melaksanakan kajian semula dan menambah baik

Mendokumentasikan Perancangan Strategik.

60 minit

180 minit

180 minit

1170 minit

1560 minit

120 minit

1170 minit

1170 minit

60 minit

GB

GB

GB

JK

JK

GB

PK GAB

GB

JK

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa

· Mengenal pasti guru yang akan menguruskan perancangan strategik

2.


· Surat arahan

· Pengumpulan data dan laporan

· Bengkel

3.


· Surat arahan

· Bengkel

4.


· Faktor membantu pencapaian objektif

· Faktor menjejas pencapaian objektif

5.

Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

· Semakan Perancangan Strategik sedia ada

· Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan Strategik

· Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang merangkumi 5W1H)

6.

Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

· Rekod dan dokumen

7.

Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan Sokongan

· Taklimat/ Bengkel/ Arahan

· Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi

8.


· Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah

· Laporan/ Dokumentasi

9.

Kajian Semula/ Penambahbaikan

· Surat arahan

· Data/ Laporan/ Penilaian prestasi

· Keputusan penambahbaikan

10.


PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

PK HEM

Menerima dan merekod aduan

GB

2.

GB/PK

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada pengadu.

PK/GAB

3.

GB

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

PK/GAB

4.

PK/GKMP/GAB

Menjalankan siasatan

GB

5.

PK/GKMP/GAB

Melaporkan hasil siasatan .

GB

6.

PK/GKMP/GAB

Menyediakan ulasan.

PK

7.

GB

Mengesahkan laporan

PK/GKMP/GAB

8.

PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum Balas kepada pengadu

GB

9.

GKMP/GAB

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

PK

10.

GAB/PT


GB

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

TAMAT

PK HEM


60 minit

GB/PK


30 minit

GB


90 minit

PK/GKMP/GAB


2730 moniti

PK/GKMP/GAB


60 minit

PK/GKMP/GAB

Menyediakan ulasan.

120 minit

GB

PK/GKMP/GAB

Pengesahan laporan


30 minit

390 minit

GKMP/GAB


300 minit

GAB/PT


60 minit

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA (/ )

CATATAN

1.


2.


3.


4.


5.


6.

Menyediakan ulasan.

7.


8


9


PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Melantik Jawatankuasa bagi memastikan infratstruktur dan persekitaran berada dalam keadaan yang baik

PK

2.

GB

Memberi arahan melaksanakan pemantauan secara berkala

PK/GKMP

3.

PK HEM

Menyediakan jadual pemantauan

GB

4.

AJK

Melaksanakan pemantauan secara berkala

PK/GKMP

5.

AJK

Sekiranya ada aduan/isu tindakan segera perlu diambil bagi menyelesaikan aduan/isu tersebut

Pegawai Aduan

6.

AJK

Menyediakan laporan dan dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan

PK/GKMP

7.

PK HEM

Membuat tindakan susulan berdasarkan laporan yang telah dibentangkan

PK/GKMP

8.

AKP


PK/GKMP

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

TAMAT

MULA

Ya

Tindakan penyelesaian

Melantik Jawatankuasa

Laksana pemantauan berkala

Laporan

Tindakan susulan


Beri arahan melaksanakan pemantauan secara berkala


Aduan/Isu

GB

GB

PK HEM

AJK

AJK

AJK

AJK

AJK

60 minit

120 minit

5850 minit

120 minit

180 minit

Tidak

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Melantik Jawatankuasa bagi memastikan infratstruktur dan persekitaran berada dalam keadaan yang baik

2.

Memberi arahan melaksanakan pemantauan secara berkala

3.


4.

Melaksanakan pemantauan secara berkala

5.

Sekiranya ada aduan/isu tindakan segera perlu diambil bagi menyelesaikan aduan/isu tersebut

6.

Menyediakan laporan dan dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan

7.

Membuat tindakan susulan berdasarkan laporan yang telah dibentangkan

8.


PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Arahan pelaksanaan program

PK(P) / PK Petang

2.

PK HEM

A. PERANCANGAN

Menyediakan kertas kerja/ pelan tindakan yang mempunyai keperluan minimum seperti berikut :

a) Tajuk,

b) Tarikh, Masa, Tempat

c) Kumpulan Sasaran

d) Objektif

e) KPI (Indikator Output dan Outcome)

f) Implikasi Kewangan (Bajet)

g) Jawatankuasa Program

h) Strategi Pelaksanaan / Jadual / Pengisian Program

GKMP

3.

PK HEM

Menentukan kaedah pemantauan berdasarkan salah satu dari kaedah berikut :

a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen

b) Pengumpulan Data

c) Soal selidik

d) Temu bual

e) Semakan dokumen

GKMP

4.

GB

Mendapatkan kelulusan daripada GB

PK(P)/ PK Petang

5.

PK HEM

Melaksanakan mesyuarat / perbincangan jawatan kuasa

GAB / AKP

6.

GAB

B. PELAKSANAAN

Melaksanakan program seperti yang telah dirancang

GKMP / GAB / AKP

7.

PK HEM

C. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Melaksanakan pemantauan dan pengukuran

a) Pelaksanaan program

b) Pencapaian KPI

GKMP / GAB / AKP

8.

GKMP / GAB

Menyediakan laporan program setelah program selesai.

PK(P) / PK Petang

9.

GB

D. KEBERKESANAN

Kajian semula;

Menjalankan mesyuarat post mortem untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pelaksanaan program.

PK(P) / PK Petang / GKMP / GAB

10.

PK HEM

Membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat post mortem.

GAB

11.

GAB

Penilaian prestasi;

Melaksanakan penilaian prestasi ke atas kumpulan sasar untuk melihat keberkesanan pelaksanaan program.

PK (P)/ PK Petang / GKMP

12.

PK HEM

Membentangkan laporan penilaian prestasi dalam mesyuarat.

GKMP / GAB

13.

GKMP / GAB

Membuat penambahbaikan berdasarkan keputusan mesyuarat.

PK (P)/ PK Petang

14.

GKMP/ GAB

Merekod dan mendokumentasi.

GB/GPK

CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

Proses Kerja

60 minit

2 hari

Tempoh masa

PK

GAB

PK

Mula

GAB

Mendapatkan kelulusan

Menyediakan kertas kerja

Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program

Melaksanakan program

Tindakan pembetulan

Merekod dan mendokumentasi

Kajian semula

Tiada isu

Ada isu

Penambahbaikan

Tidak lulus

Lulus

Tindakan susulan

Menyedia dan membentang laporan dalam mesyuarat

Melaksanakan tindakan penambahbaikan

60 minit

60 minit

1170 minit

1440 minit

PK

GB

PK

GAB

GAB

GB

20 minit

60 minit

1440 minit

Tamat

60 hari

90 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.


2.


3

Melaksanakan program

4.

Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program

5.

Kajian semula

6.

Tindakan Susulan

7.

Membentang laporan dalam mesyuarat

7.

Melaksanakan tindakan penambahbaikan

8.


PROSES KERJA

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat berkerjasama dengan pihak sekolah

PK/GKMP

2.

GB dan PK

Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar / PIBG untuk membincangkan program yang memberi impak kepada sekolah

PIHAK LUAR

3.

GB

Memberi arahan untuk melaksanakan program

PK

4.

PK

Menerima arahan untuk melaksanakan program

GB

5.

GAB

Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang dirancang

PK

6.

PK

Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada GB

PK/GKMP

7.

GAB

Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur

PK/GKMP

8.

GAB

Menyediakan laporan setiap aktiviti yang dilaksanakan

PK/GKMP

9.

PK

Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal pasti keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

GB

10.

GAB


PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

TAMAT

Tidak berkesan

Laporan

60 minit

120 minit

MULA

Ya

Tindakan penambahbaikan


Post Mortem

Mengenal pasti agensi

GB dan PK

Mesyuarat awal bersama agensi

GB dan PK

Arahan melaksanakan tugas

GB


GAB

120 minit

PK

Laksana aktiviti

GAB

120 minit

GAB

120 minit

P/GB dan PK

60 minit


GAB

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat berkerjasama dengan pihak sekolah

2.

Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar/PIBG untuk membincangkan program yang memberi impak kepada sekolah

3.

Memberi arahan untuk melaksanakan program

4.

Menerima arahan untuk melaksanakan program

5.

Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang dirancang

6.

Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada GB

7.

Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur

8.

Menyediakan laporan setiap aktiviti yang dilaksanakan

9.

Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal pasti keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10.


PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

MAKLUMBALAS PELANGGAN (Luar)

Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan maklum balas.

PK / PK Petang

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

3. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2008: Panduan Pengurusan Perhubungan Pelanggan

2.

PK / PK Petang

Menyediakan borang maklum balas pelanggan

GAB

3.

GB

Menyediakan Peti Cadangan/ Maklum Balas Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci

GPK

4.

PK / PK Petang

Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap bulan

GAB

5.

PK / PK Petang

Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan susulan.

GB

6.

PK / PK Petang

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF (Pelanggan Dalam)

Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan guru dan Staf sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

GAB

7

PK / PK Petang

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf untuk dibentang dalam mesyuarat pengurusan

GB

8

GB

Membuat tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan

PK / PK Petang

9

PK / PK Petang

Menyerahkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

GAB

14

PK / Petang


GAB

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

MULA

Tiada isu

Ada isu

Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan

TAMAT

60 minit

390 minit

1170 minit

390 minit

45 minit

60 minit

15 minit

GB

PK / PK Petang

GB

PK / PK Petang

GB

PK / PK Petang

PK / Petang

Menubuhkan Jawatan Kuasa Pengurusan Maklum Balas

Sedia borang maklum balas

Sedia peti maklum balas

Analisis maklum balas

Perbincangan profesional

Bentang laporan maklum balas pelanggan

Perekodan dan pendokumentasian

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

MAKLUMBALAS PELANGGAN

Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan maklum balas.

Mesyuarat penubuhan jawatan kuasa

2.

Menyediakan borang maklum balas pelanggan

a) Mencetak borang maklum balas

b) Mengedar dan menempatkan borang berdekatan dengan peti cadangan

3

Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci

a) Menyediakan peti cadangan

b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang telah ditetapkan

c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum balas

4.

Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap bulan

a) Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas

b) Melaksanakan analisis maklum balas

5.

Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan susulan.

a) Menyediakan bahan pembentangan

b) Membentangkan laporan kepada GB

6.

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan guru dan Staf sekurangkurangnya 1 kali setahun.

a) Mencetak borang maklum balas

b) Mengedarkan borang kepada semua guru

c) Pengumpulan dan analisis

7.

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf untuk

dibentang dalam mesyuarat pengurusan

a) Menyediakan bahan pembentangan

b) Membentangkan laporan kepada GB

8.

Membuat tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan

a) Mengadakan mesyuarat tindakan pembetulan

b) Melaksanakan tindakan pembetulan

9.

Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

10.


PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

GPK/ GAB

· PEKELILING TRANSFORMASI PENTADBIRAN AWAM

BIL. 2 TAHUN 2018 MyMESYUARAT - EKOSISTEM PENGURUSAN MESYUARAT ERA DIGITAL

· AKTA ARKIB NEGARA

2.

PK HEM

Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan

GPK/ PK Petang/ GAB

3.

GAB

Mencatat minit mesyuarat.

GB

4.

GAB

Menyediakan minit mesyuarat.

GB

5.

PK HEM

Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja.

GAB

6.

PK HEM

Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui.

GPK/ PK Petang/ GAB

7.

GAB

Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.

GPK/ PK Petang/

8.

GAB


GB

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

TAMAT

GB

Edar surat panggilan

240 minit

PK HEM

Laksana mesyuarat

360 minit

GAB

Catatan minit mesyuarat.

360 minit

GAB

Sedia minit mesyuarat.

780 minit

PK HEM

Edaran minit dan maklum balas mesyuarat

120 minit

GAB

Kumpul dan satukan maklum balas

390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail.

60 minit

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA (/ )

CATATAN

1.

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

· Agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat

· Menentukan kertas kerja/ isu/ program/ laporan (sekiranya ada)

2.

Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan

· Rekod kehadiran

· Perkara-perkara yang dibincangkan

· Keputusan-keputusan yang dibuat

· Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil

3.

Mencatat minit mesyuarat.

· Catatan minit

· Keputusan mesyuarat

4.

Menyediakan minit mesyuarat.

· Draf

· Semakan

5.

Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja.

· Rekod penghantaran

6.

Mengambil tindakan hasil keputusan

mesyuarat yang telah dipersetujui.

· Rekod tindakan

7.

Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.

8.

Mengemaskini Rekod dan Fail.

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam Sistem SPL KPM.

2.

GPK/SU LADAP

Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam Sistem SPL KPM

3.

GPK/ SU LADAP

Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

4.

GPK/SU LADAP

Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan.

5.

GB

Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang diperlukan

6.

GPK/ SU LADAP

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar.

7.

GB

Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus / latihan yang telah diluluskan

8.

GPK/ SU LADAP

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman

i. Menyediakan Surat Jemputan

ii. Menyediakan Jadual Latihan

iii. Menyediakan Senarai Kehadiran

iv. Tempahan Tempat

v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem SPL KPM

9.

GAB

GPK/

SU LADAP /GAB

GAB / PENGANJUR

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai tersebut kepada penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.

iii. Guru Akademik Biasa hendaklah menyediakan minit curai dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem SPL KPM.

v. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran untuk kemas kini Buku Rekod Perkhidmatan

10.

GPK/SU LADAP

Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan pelaksanaan latihan personel

11.

GAB/ SU LADAP

Merekod kehadiran kursus dalam SPL KPM

Agensi Yang Mengendalikan Kursus

12.

SU LADAP

Mengedarkan dan mengumpul borang keberkesanan program selepas 1 bulan kursus kepada guru untuk melaksana penilaian kendiri.

13.

SU LADAP


CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

TEMPOH MASA

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

MULA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam Sistem SPL KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam Sistem eSPLG




Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar


Menguruskan latihan (sebelum, semasa dan selepas)


Merekod kehadiran kursus dalam SPL KPM


Salinan dan Rekod Fail

GB

GPK/SU LADAP

GPK/ SU LADAP

GPK/SU LADAP

GB

GPK/SU LADAP

GB

GPK/SU LADAPKU/PP

GPK/SU LADAPKU/PP

GAB/ SU LADAP

SU LADAP

SU LADAP

3900 min

390 min

780 min

20 min

180 min

180 min

30 min

Mengikut keperluan lokasi

30 min

390 min

390 min

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam Sistem eSPLG.

2.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam Sistem eSPLG

3


4.


5.


6.

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar.

7.


8.

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman

i. Menyediakan Surat Jemputan

ii. Menyediakan Jadual Latihan

iii. Menyediakan Senarai Kehadiran

iv. Tempahan Tempat

v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem eSPLG

9.

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai tersebut kepada penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.

iii. Guru Akademik Biasa hendaklah menyediakan minit curai dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem eSPLG.

v. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran untuk kemas kini Buku Rekod Perkhidmatan

10.


11.

Merekod kehadiran kursus dalam eSPLKPM

12.


13.


Aktiviti 10: Penilaian Prestasi

PROSES KERJA

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

Guru Besar

SEBELUM :

Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP daripada KSU/ KPM

Urus Setia

Fail Am 435 • Daftar TERHAD

2.

Guru Besar

Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan PBPPP

3.

Guru Besar

Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi.

4.

GPK 1/SU

Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP didaftarkan dalam sistem e-Prestasi

Melalui Sistem e-Prestasi

5.

GPK 1/SU

Menghantar pelantikan Jawatankuasa PBPPP organisasi untuk pengesahan oleh organsasi yang menyelia


6.

GPK 1/SU

Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan oleh organisasi yang menyelia


7.

GPK/SU

Mencetak senarai nama Jawatankuasa PBPPP organisasi.

8.

Guru Besar / Urus Setia

Mengesah dan mengedarkan senarai Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

9.

Guru Besar/ JK PBPPP

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP organisasi

10.

JK PBPPP

KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)

Memastikan maklumat PPP dikemaskini sebelum penetapan/ pertukaran PP

Sekolah (eOperasi) • Bahagian/ JPN/ PPD (ePrestasi)

11

11.

JK PBPPP

Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12

GB / Setiausaha

Memastikan penetapan dan pelantikan PP1 dan PP2 didaftarkan


13.

GB / Setiausaha

Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan oleh organisasi yang menyelia


14.

JK PBPPP

Mencetak, mengesah dan mengedarkan senarai PP


15.

JK PBPPP

Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP yang akan menilai

16.

JK PBPPP

Senarai PP dan PYD diedarkan

17.

JK PBPPP

TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT ORGANISASI

Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman PBPPP kepada semua warga baru organisasi.

18.

Urus Setia

Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/ Pemakluman PBPPP

19.

JK PBPPP

SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU

Memantau pelaksanaan PBPPP di organisasi

20.

JK PBPPP

Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

Melalui sistem e-Prestasi

21.

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama dan Akhir.

Melalui sistem e-Prestasi (Laporan Penilaian) • Mengikut takwim yang telah ditetapkan

22.

JK PBPPP & PP

Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor PP kepada PYD

23.

JK PBPPP & PP

Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan PP kepada PYD

24.

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan penilaian guru baharu


25.

JK PBPPP

SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN

Mengemaskini sebarang maklumat pertukaran gred / tempat bertugas / jawatan / PP yang telah bertukar (jika ada)

Diminitkan dalam mesyuarat JK dan difailkan • Melalui sistem e-Prestasi dicetak dan difailkan

26.

JK PBPPP

SELEPAS PENILAIAN :

Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat pelarasan markah (jika ada).

• Melalui sistem e-Prestasi • Jika YA, sila selesaikan perkara 27, 28,29

27.

JK PBPPP

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP bagi pelarasan markah akhir PYD yang terlibat.

28.

Guru Besar

Memasukkan markah akhir PYD yang diselaraskan.


29.

Guru Besar

Menghantar markah akhir PYD yang diselaraskan


Aktiviti 10 : Penilaian Prestasi

CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

GB

Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP

45 MINIT

GB


60 MINIT

GB

Melantik Jawatankuasa PBPPP

120 MINIT

GPK 1/SU


390 MINIT

GPK 1/SU


390 MINIT

GPK 1/ SU

Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan

120 MINIT

GPK1/ SU

Mencetak senarai nama Jawatankuasa PBPPP

GB


GB/ JK PBPPP

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP

JK PBPPP


JK PBPPP


GB/ SU


GB/ SU

Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan

JK PBPPP


A

A

JK PBPPP


JK PBPPP


60 MINIT

JK PBPPP


120 MINIT

Urus Setia


390 MINIT

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan PBPPP

390 MINIT

JK PBPPP


120 MINIT

JK PBPPP


21

JK PBPPP & PP


JK PBPPP & PP


JK PBPPP


JK PBPPP


JK PBPPP

Perlu

Tak Perlu


JK PBPPP

Tindak susul


GB


GB


Aktiviti 10 : Penilaian Prestasi

SENARAI SEMAK

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

SEBELUM :

Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP daripada KSU/ KPM

2.


3.

Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi.

4.


5.


6.

Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan oleh organisasi yang menyelia

7.

Mencetak Senarai nama Jawatankuasa PBPPP organisasi.

8.


9.

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP organisasi

10.

KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)


11.


12


13

Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan oleh organisasi yang menyelia

14


15.


16.


17.

TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT ORGANISASI


18.


19.

SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU

Memantau pelaksanaan PBPPP di organisasi

20.


21.


22.


23.


24.


25.

SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN


26.

SELEPAS PENILAIAN :


27.


28.


29.


PROSES KERJA

Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



9.

GAB

Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

10.

GAB

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan Mengajar iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan

b) Huraian Sukatan Pelajaran

c) Rancangan Pelajaran Tahunan

d) Jadual Waktu Peribadi dan

e) Jadual Waktu Kelas bagi

Guru Kelas.

f) Senarai Nama Murid

g) ‘Headcount’

GPK

11.

GAB

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR) mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya:

(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)

a) Tema/Tajuk

b) Standard Kandungan

c) Standard Pembelajaran

d) Objektif

e) Aktiviti

f) BBM

g) Refleksi/Impak

GPK

12.

GAB

Semasa PdP

Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

GPK

13.

GAB

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

GPK

14.

GAB

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)

GPK

15.

GAB

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan)

b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas

(jika berkaitan)

c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat PdP

GPK

16.

GAB

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.

b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.

c) Memastikan murid membuat pembetulan.

d) Menganalisis hasil pembelajaran

e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

GPK

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

Mula

Mula

PROSES KERJA

TEMPOH

GAB


150 MINIT

GAB

Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan Mengajar

15 MINIT

GAB

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR ) mengikut format penulisan

15 MINIT

GAB

Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif

3 MINIT

GAB

Merekodkan pengambilan dan pemulangan peralatan dan bahan yang diperlukan

3 MINIT

GAB

Melaksanakan PdP dan bimbingan

GAB

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

3 MINIT


SENARAI SEMAK

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.


2.

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan Mengajar iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran

a) Rancangan Pelajaran Tahunan

b) Jadual Waktu Peribadi dan

c) Jadual Waktu Kelas bagi

Guru Kelas.

d) Senarai Nama Murid

e) ‘Headcount’

3.

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR) mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya:

(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)

a) Tema/Tajuk

b) Standard Kandungan

c) Standard Pembelajaran

d) Objektif

e) Aktiviti

f) BBM

g) Refleksi/Impak

4.

Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

6

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)

7

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan)

b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas

(jika berkaitan)

c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat PdP

8

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.

b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.

c) Memastikan murid membuat pembetulan.

d) Menganalisis hasil pembelajaran

e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Melantik guru disiplin (dalam kalangan GAB) sekolah

PK HEM

2.

GB

Mengadakan mesyuarat Pengurusan Disiplin

PK HEM

3.

PK HEM

Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:

1. Jenayah

2. Buli

3. Rokok

4. Ponteng sekolah

5. Lucah

6. Kurang sopan

7. Tingkah laku musnah

8. Kelakuan nakal

9. Tidak patuh masa

10. Kekemasan diri

PK HEM

4.

GAB

Memantau dan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.

PK HEM

5.

PK HEM

Merekod kes-kes disiplin dalam sistem

PK HEM

6.

PK HEM

Menganalisis kes-kes disiplin

7

PK HEM

Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa

8

PK HEM

Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa.

CARTA ALIR


Tempoh masa

Tanggungjawab

Proses Kerja

GB

GAB

PK HEM

GB

PK HEM

PK HEM

PK HEM

PK HEM

Mula

Tamat

Mengadakan mesyuarat pengurusan disiplin

Melantik guru disiplin sekolah

Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah

Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

Merekod kes-kes disiplin sekolah

Melapor kes disiplin sekolah

Mengambil tindakan bagi kes disiplin berdasarkan garis panduan

Memantau dan melaksanakan pemeriksaan pencegahan disiplin sekolah

120 minit

120 minit

390 minit

60 hari

2 hari

120 minit

120 minit

1920 minit

120 minit

480 minit


SENARAI SEMAK

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Melantik guru disiplin sekolah

2.

Mengadakan mesyuarat Pengurusan disiplin

3

Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:

1. Jenayah

2. Buli

3. Rokok

4. Ponteng sekolah

5. Lucah

6. Kurang sopan

7. Tingkah laku musnah

8. Kelakuan nakal

9. Tidak patuh masa

10. Kekemasan diri

4.

Memantau dan melaksanakan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.

5.

Merekod kes-kes disiplin dalam sistem

SSDM

6.

Menganalisis kes-kes disiplin

7.

Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa

Merujuk kepada buku peraturan disiplin sekolah

8.

Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa.

PROSES KERJA

Aktiviti 13 : Mengurus aspek bantuan murid

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan

PKHEM

2.

PK HEM

Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan

PK HEM

3.

PK HEM

Membuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan

4.

PK HEM

Menguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian

5.

GB

Memperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel

6.

PK HEM

Menyediakan senarai murid yang layak bantuan

7.

GB

Mengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan

8.

PK HEM

Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD

9.

PK HEM

Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan

10.

PK HEM

Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan

11.

PK HEM

Membuat pelaporan

12.

PK HEM

Perekodan dan pembuatan

CARTA ALIR

Aktiviti 13: Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG JAWAB

MULA

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

GB

Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM

Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

PK HEM

Maklum kepada ibubapa dan murid tentang bantuan

PK HEM

Uruskan permohonan

GB

Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM

Sedia senarai murid yang layak bantuan

GB

Sahkan senarai nama murid yang layak

PK HEM


PK HEM


PK HEM


PK HEM

Membuat pelaporan

PK HEM


TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 13 : Mengurus aspek bantuan murid

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan

2.

Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan

3

Membuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan

4.

Menguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian

5.

Memperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel

6

Menyediakan senarai murid yang layak bantuan

7

Mengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan

8


9


10


11

Membuat pelaporan

12


PROSES KERJA

Aktiviti 14: Mengurus aspek kesihatan

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid

PKHEM

2.

GB

Menubuhkan dan melantik jawatankuasa

Guru

3.

PK HEM

Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid

Guru

4.

Guru

Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM

5.

PK HEM

Memantau aktiviti kesihatan murid

Guru

6.

Guru

Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

Guru

7.

PK HEM

Membuat pelaporan aktiviti

Guru

8.

Guru


Guru

CARTA ALIR

Aktiviti 14 : Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG JAWAB

MULA

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

GB


GB


PK HEM


GAB


PK HEM


GAB


PK HEM


GAB


TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 14 : Mengurus aspek kesihatan

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.


2.


3


4.


5.


6


7.


8.


Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

PROSES KERJA

5. PROSES KERJA

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)

GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas

2.

PK HEM

Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM

Guru SPBT/Guru Kelas

3.

Guru SPBT/Guru Kelas

Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris

GPK Hem

4.

Guru Kelas

Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris

GPK Hem/Guru SPBT

5.

Guru Kelas

Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak

GPK Hem/Guru SPBT

6.

GB/ GPK Hem/Guru SPBT

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT

Guru Kelas

7

Guru SPBT / Guru Kelas

Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT

GPK Hem

8

Guru SPBT

Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

GPK Hem / Guru Kelas

9

Guru SPBT

Mengisi borang keperluan SPBT

Guru Kelas

10

PK HEM

Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

Guru SPBT/ Guru Kelas

11

GB

Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas

12

PK HEM / Guru SPBT

Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan

Guru Kelas

13

Guru SPBT

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah betul

b) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

GPK Hem / Guru Kelas

14

Guru SPBT / PT

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad pengenalan

b) Menulis tarikh penerimaan buku

c) Meletakkan cap sekolah

d) Mengisi buku penerimaan buku

e) Menyerahkan invois yang lengkap kepada pembekal

f) Menyimpan salinan invois / SAP

GB/GPK Hem

15

PK HEM / Guru SPBT

Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri

GB

16

Guru SPBT

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.

PT

17

Guru SPBT / PT

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V

GPK Hem

18

Guru SPBT / PT

Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.

GPK Hem

19

Guru SPBT / PT

Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

GPK Hem


CARTA ALIR

6. CARTA ALIR

Tempoh masa

Tempoh masa

Tanggungjawab

Tanggungjawab

Proses Kerja

Proses Kerja

Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)

Menyediakan peraturan penggunaan, pinjaman dan dan pemulangan buku pusat sumber

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT seterusnya

Membuat ketetapan pengurusan pusat sumber

Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa SPBT

Mengeluarkan senarai murid tidak mematuhi jadual pemulangan buku

Mengumpulkan dan membuat semakan BMM yang telah dilengkapkan oleh murid / waris

Merekod buku pinjaman murid

Membuat semakan borang BTBTR 190



Analisis bilangan murid yang tidak mengembalikan buku

Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190

Tindakan susulan

Mengedarkan BMM kepada murid / waris

Mengeluarkan kad peminjaman buku kepada murid

Menyediakan senarai enrolmen murid yang layak

Semakan pemulangan buku pinjaman murid

Memaklumkan murid / waris keputusan permohonan SPBT

Mengeluarkan surat peringatan kepada murid yang gagal memulangkan buku

Mengesahkan borang BTBTR 190




Mula

Mula

GB

GB

GK

GPM

PK HEM

GPM

GB/GPK HEM/ G SPBT/ GK

GPM

GPK HEM

GPM / PT

G SPBT

GPM

GK

GB/GPK

G SPBT

GPM

GK

GPM

GB

GPM / PT

GPK HEM / G SPBT

GPM / PT

A

GK

GPM

30 minit

15 minit

30 minit

180 minit

60 hari

60 hari

2 hari

30 minit

30 minit

390 minit

5 minit

390 minit

1170 minit

60 minit

60 minit

30 minit

30 minit

30 minit

5 minit

180 minit

60 minit

15 minit

15 minit

15 minit

15 minit

60 minit

15 minit


CARTA ALIR

6. CARTA ALIR

Tempoh masa

Tempoh masa

Tanggungjawab

Tanggungjawab

Proses Kerja

Proses Kerja

Mengisi invoice

Menyediakan peraturan penggunaan, pinjaman dan dan pemulangan buku pusat sumber


Menerima bekalan buku teks daripada pembekal

Membuat ketetapan pengurusan pusat sumber

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak

Mengeluarkan senarai murid tidak mematuhi jadual pemulangan buku


Merekod buku pinjaman murid


Analisis bilangan murid yang tidak mengembalikan buku


Mengeluarkan kad peminjaman buku kepada murid

Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak

Semakan pemulangan buku pinjaman murid

Melaksanakan proses pelupusan

A

Mula

G SPBT

GB

G SPBT / PT

GPM

G SPBT / PT

GPM

G SPBT /PT

GPM

G SPBT / PT

GB/GPK

PK HEM / G SPBT

GPM

TAMAT

G SPBT / PT

GPM

30 minit

15 minit

60 hari

60 hari

2 hari

30 minit

30 minit

390 minit

1170 minit

30 minit

5 minit

180 minit

60 minit

SENARAI SEMAK

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 15: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.

2.

Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM

3

Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris

4.

Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris

5.

Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak

6.

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT

7.

Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT

7.


8.

Mengisi borang keperluan SPBT

9.

Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

10.

Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

11.


13.


a) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;

b) Kod dan nama sekolah betul

c) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

d) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

14.

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad pengenalan

b) Menulis tarikh penerimaan buku

c) Meletakkan cap sekolah

d) Mengisi buku penerimaan buku

e) Menyerahkan invois yang lengkap kepada pembekal

f) Menyimpan salinan invois / SAP

15.


16.


Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.

17.

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V

18.

Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.

19.


PROSES KERJA

Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

GB

Memerima Surat Setuju Terima (SST) dan Dokumen Kontrak daripada JPN/ PPD

2.

GB

Menyemak Dokumen Kontrak

3.

GB

Membuat penurunan kuasa pemantauan keperluan kontrak kepada GPK HEM

4.

GB

Melaksanakan pemantauan berdasarkan keperluan kontrak

5.

GB

Sekiranya berlaku ketidakpatuhan, tindakan susulan perlu diambil

6.

GPK HEM

Menyediakan laporan perkhidmatan dan penilaian prestasi

.

.

7.

GB

Membuat pengasahan laporan perkhidmatan dan penilaian prestasi

8.

PT

Mengantar laporan perkhidmatan dan penilaian prestasi ke JPN/PPD untuk proses pembayaran

9.

GPK HEM


CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

GB

MULA

Menerima Surat Setuju Terima (SST) dan Dokumen Kontrak daripada JPN/ PPD

GB

GB



GB

Tidak patuh

Patuh


GB

Tindakan susulan

Pematuhan kontrak

GPK HEM

GB


Membuat pengesahan laporan perkhidmatan dan penilaian prestasi

GPK HEM

PT



TAMAT

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA (/ )

CATATAN

1.

Memerima Surat Setuju Terima (SST) dan Dokumen Kontrak daripada JPN/ PPD

2.


i. Biodata

ii. Tapisan Keselamatan

iii. Laporan Kesihatan

iv. Senarai Bahan

3.


4.


5.

Sekiranya berlaku ketidakpatuhan, tindakan susulan perlu diambil

6.


7.

Membuat pengasahan laporan perkhidmatan dan penilaian prestasi

8


9


PROSES KERJA

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

PK HEM/PT

Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk

PK

2.

PK HEM/ PT

Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid

GB

3.

PK HEM/ PT

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:

a. Salinan surat beranak

b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga

c. Salinan surat nikah

d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)

e. Surat anak angkat (jika berkaitan)

Bil air/letrik/cukai pintu

PK

4.

PKP

Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

Guru Kelas

5.

Guru Data

Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM

Guru Kelas

6.

Guru Kelas

Memastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM

Guru Data

7.

Guru Kelas

Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:

1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika berkaitan)

2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah

3. Buku Rekod Kesihatan Murid

4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian

5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf

6. Sijil-sijil Pengiktirafan

PK

8.

Guru Kelas

Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah

PK

9.

Guru Kelas /PT


PK

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

TAMAT

Lengkap?

Ya

Tidak

PK HEM/PT


2 Minit

PK HEM/ PT


2 Minit

PK HEM/ PT

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan

5 Minit

PKP


10 Minit

Guru Data


5 Minit

Guru Kelas


10 Minit

Guru Kelas

Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid

60 Minit

Guru Kelas


5 Minit

Guru Kelas /PT


3 Minit

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA (/ )

CATATAN

1.


2.


3.







f. Bil air/letrik/cukai pintu

4.


5.


6.


7.

Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:

1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika berkaitan)






8.


9.


PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

PK / PT

Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar

Guru Kelas

2.

PK / PT

Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon

Guru Aliran

3.

PK /GAB/PT

Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan

GB

4.

GAB/PT








PK HEM

5.

GB

Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar

PK HEM

6.

PK / PT

Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan

PK

7.

PK / PT

Selepas Kelulusan

Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid

GB

8.

PK /GAB/PT

Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:

1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir






PK/Guru Aliran

9.

Guru data

Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM

Guru Kelas

10.

PT


PK HEM

CARTA ALIR


TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

TAMAT

PK / PT


5 Minit

PK / PT


2 Minit

PK /GAB/PT


2 Minit

GAB/PT

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan

3 Minit

GB


2 Minit

PK / PT


2 Minit

PK / PT

Selepas Kelulusan


2 Minit

PK /GAB/PT

Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon

10 Minit

Guru data


5 Minit

PT


3 Minit

SENARAI SEMAK


BIL.

TINDAKAN

TANDA (/ )

CATATAN

1.


2.


3.


4.








5.


6.


7.

Selepas Kelulusan


8.

Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:

7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir






9.


10.


Aktiviti 19 : Lawatan Murid

PROSES KERJA

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA



1.

PKI HEM

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada Guru Besar

GB

2.

PK HEM

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris.

IBU BAPA

3.

PK HEM

Mengadakan mesyuarat penyelarasan.

PK

4.

PK HEM

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN/PPD (35 Hari sebelum tarikh lawatan).

JPN/PPD

5.

GB

Mengesahkan permohonan lawatan murid

GAB

6.

PK HEM

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

PK

7.

PK HEM

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis.

PK

8.

PK HEM

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan.

HOSPITAL

BALAI POLIS

JPN

PPD

9.

GAB

Memastikan Kotak Pertolongan Cemas diperiksa,peralatan mencukupi serta sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

PK

10.

GAB

Mencatat pergerakan dalam buku log

PK

11.

GAB

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada pelulus

P

12.

GAB


PK

Pengurusan Lawatan murid

Aktiviti 19 :

Tanggungjawab

Proses Kerja

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada P

PK HEM

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

PK HEM

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

PK HEM

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

PK HEM


GB


PK HEM

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

PK HEM

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan

PK HEM

Tempoh Masa

2880 minit

1440 minit

120 minit

60,480 minit/ 6 minggu

1440 minit

20 minit

1440 minit

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

CARTA ALIR

4320 minit

GAB


4320 minit

GAB

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru Besar

GAB

1440 minit


GAB

20 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 19 : Lawatan murid

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada GB

2.

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

3.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

4.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

5.


6.


7.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

8.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan

9.

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

10.


11.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru Besar

12.


SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

BIL.

BORANG

KOD BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL.

NAMA JAWATANKUASA

1

AJK Panitia

2

3

4

5.

Documents

€¦ · Web viewMembantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan ... Menbantu