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MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher
WENIGER STRESS,
WENIGER STEUERN Dienstwagensteuer: Die einzige Möglichkeit, der Ein-Prozent-Pauschale zu entkommen, ist das Fahrtenbuch. Handschriftlich ist das mühsam - und gefährlich. Einfacher geht's mit elektronischen Fahrtenbüchern: 21 Produkte auf einen Blick. Text: Nicole Holzer
)~ Fahren sie schon oder schreiben 'I sie noch? Dienstwagenfahrer,
die ihr Fahrtenbuch per Hand Jühren, wissen, wie aufwendig dies ist. Datum, Uhrzeit, Reiseziel und -route müssen stets lückenlos eingetragen sein. Dennoch ist ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch die einzige Chance, der pauschalen Ein-Prozent-Versteuerung durch das Finanzamt zu entkommen. Schließlich müssen Mitarbeiter, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, für dieses Privileg bezahlen.
Bei der Ein-Prozent-Methode setzt das Finanzamt pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs monatlich als geldwerten Vorteil an. Zusätzlich werden noch 0,03 Prozent pro Kilometer für die Strecke zwischen Wohnrmg und Arbeitsplatz dazugerechnetegal wie oft man diesen Weg zurücklegt. Wer hingegen ein Fahrtenbuch führt, muss lediglich die Privatfahrten versteuern. Da liegt es auf der Hand, dass Mitarbeiter die kaum privat unterwegs sind; mit dieser Methode_ deutlich besser fahren.
Grundsätzlich kann der Fahrer des Dienstwagens entscheiden, ob er seine private Nutzung pauschal versteuert oder sie mithilfe des Fahrtenbuchs ermittelt. Allerdings ziehen die meisten Unternehmen die pauschale Methode vor. »Wir raten grundsätzlich davon ab, dass Unternehmen Fahrtenbücher einsetzen. Kommt der Betriebsprüfer und beanstandet das geführte Fahrtenbuch, bleibt das Unternehmen gegebenenfalls auf den gesamten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen sitzen«, erklärt Oliver Braun, Steuerberater bei Ecovis in Gräfing.
Finanzämter kontrollieren genau Das kommt vor allem zum Tragen, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beim Unternehmen beschäftigt ist. Dazu kommt, dass die Finanzbeamten darauf geeicht sind, Fahrtenbücher genau unter die Lupe zu nehmen. Falls die Prüfer irgendeine Unregelmäßigkeit feststellen, dürfen sie es komplett venverfen. Bereits kleine Fehler werden so zum Verhängnis.
Abhilfe versprechen elektronische Fahrtenbücher. Vorausgesetzt, sie ent-
MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher
Elektronische Fahrtenbücher verursachen höchstens 30 Prozent der Kosten von manuellen Prozessen
werden. Karl-Theodor Hermann vom Anbieter Vispirion geht einen Schritt weiter: »Nur Systeme, die mit dem Fahrzeug verbunden sind und auf die CAN-Daten zugreifen, bieten die Gewähr, manipulationsfest zu sein, Datenschutz zu leisten und wechselnde Fahrer abbilden zu können, ohne die Fahrstrecke zu erfassen.«
Allerdings stellt der Bundesfinanzhof in Deutschland keine Zertifikate für von ihnen als regelkonform akzeptierte Lösungen aus - letztlich lielit die Entscheidung beim einzelnen Finanzamt. Absi-
ehern können sich Unternehmen und Fuhrparkleiter nur über eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft: »Erst nach einer Lohnsteuer-Anrufungsauskunft und dem Bescheid des Bundesfinanzhofs können sich Fuhrparkleiter relativ sicher sein, dass das elektronische Fahrtenbuch den AnforderW1gen der Behörden entspricht(~, sagt Steuerberater Braun.
Private Daten werden nicht gesammelt Darüber hinaus wird das Thema Datenschutz in deutschen Firmen großgeschrie-
Marktübersicht elektronische Fahrtenbücher
sprechen den Anforderungen des Finanzamts. Hierzu gibt es verschiedene Lösill1-gen (siehe Marktübersicht), in die zunächst alle in einem Fahrtenbuchgesetzlich vorgeschriebenen Daten eingetragen werden, also Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende, Zweck der Fahrt, Fahrtziel inklusive Gesprächspartner am Zielort sowie die Gesamtkilometer.
Beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnrmgen müssen laut Bundesfinanzhof nachträgliche Veränderungen der Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert >
FAHRTENBUCH-TIPPS -·j Da schauen die Beamten besonders hin ' •Die Entfernung zwischen den Tankungen sollte nicht stark von der nonnalen Reichweite abweichen.
•Ölverbrauch muss zu den Kilometerangaben passen. ·Park-, Tank- und Bewirtungsbelege müssen mit Angaben im Fahrtenbuch Obereinstimmen. Das gilt auch für dokumentierte Kilometerstände von Werkstätten-, UW- oder
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ben. So schützt beispielsweise Yellow-Fox die Privatsphäre mithilie eines »Privatschalters«. Informationen, die keinen dienstlichen Zweck erfüllen, werden laut Anbieter nicht verarbeitet. Sichere Datenbanksysteme haben elektronische Schlüssel, mit denen die Daten vor Verändertmg geschützt werden. Zentral verwaltete Fahrtenbücher müssen darüber hinaus das Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeugs und den Fahrer aufführen.
Auch beim Anbieter Vimcar steht der Datenschutz auf der Agenda. Da das
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30 FIRMENAUTO Oktober 2015
MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher
30 Prozent, verglichen mit manuellen Prozessen. Hinzu kommen eingeschlossene Funktionen wie Führerscheinkontrolle, Tank- und Batteriedatenmanagement sowie Input für das Flottenmanagement«, sagt Hermann.
Systeme bieten me!lr als nur die Funktionen eines Fahrtenbuchs Auch Systeme wie Ctrack besitzen nicht nur eine Fahrtenbuchfunktion. »Unsere Hardware greift weiterhin auf Informa· tionen wie Motordrehzahl, Diagnosemeldungen zu, diese können die Fuhrparkleiter einsehen und so beispielsweise gleich einen Werkstatttermin vereinbaren«, sagt Ralph Eb,binghaus von Ctrack.
Nicht jedes Unternehmen ist bereit, in fest installierte elektronische Fahrtenbücher zu investieren. Dann liegt die Möglichkeit einer Fahrtenbuch-App nahe: Das Smartphone ist immer dabei und kann per GPS seine Position und somit die Start- und Zielpunkte der Fahrten erfassen.
Probleme könnte es bei der Genauigkeit der Streckenerfassung geben: Allein die Start- und Ziel-Koordinaten einer Fahrt sagen noch nichts über d ie dazwischen tatsächlich gefahrene Strecke und die dabei zurückgelegten Kilometer aus. Zudem muss jede nachträgliche Änderung dokumentiert werden. Hier ist Vorsicht geboten: Diese Anforderungen erfüllen nicht alle Fahrtenbuch-Apps.111
Marktübersicht elektronische Fahrtenbücher Anb- Tomlom Teltll18tia TomTomTtlemadcs
PR/llATNUTZUNG FIRMENWAGEN . - - ,_.„ ._ •..•.•
So müssen Sie versteuern Ein-Prozent-Regelung: Monatlich wird pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs plus 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zwischen Wohnull1J und Arbeitsplatz auf das zu versteuernde Einkommen aufgeschlagen.
Fahrtenbuch-Methode: Der Fahrer muss jede Fahrt akribisch dokumentieren. Es müssen zeitnah folgende Angaben erfasst werden: Datum, Uhrzeit, Kilometerangaben, Reiseziel, -route und -zweck und Geschäftspartner. Außerdem müssen nachträgliche Änderungen als solche gekennzeichnet werden.
Kilometergeld: Nur für Selbstständige und Unternehmer, nicht für Dienstwagen, die vom Betrieb auch für Privatfahrten zur Verfügung gestellt werden. In diesem Fall werden betriebliche Fahrten mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt. Vorsicht: Das Auto muss mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden.
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32 FIRMENAUTO Oktober 2015
Fahrtenbuch bei der Fahrtaufzeichnung ohne Tracking auskommt~ Kilometerstände direkt ausliest und GPS lediglich zur Erfassung von Start- und Zieladressen verwendet, setzen nach eigenen Angaben inuner mehr Firmen mit sensiblen Arbeitnehmervertretungen auf diese Lösung.
Dennoch geht es am Ende immer um Kosten und Nutzen. Und da können viele Lösungen mit zusätzlichen Features punkten. »Modeme elektronische Fahrtenbücher kosten lediglich maximal >
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»Sobald Datensätze im Nachhinein veränderbar sind, kann der Finanzbeamte
das Fahrtenbuch verwerfen«
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Oliver Braun Steuerberater von Erovis
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Kennzeichen zert, Kiiometer, Kennzeichen Kilometerstand, Speed, Koordinaten, Kilometerstand, 1
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Fahrzeug, Fahrer, Uhrzeit, Datum, Pausen,
GPS-Koordinaten
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webbasiert per E-Mail webbas1ert webbas1ert webbasiert am lokalen PC webbasiert
· - - ·· - -- ·-····-- ·--··-· ---·--·--······· --·-• (zu ca. 90 %) ~
patentierterCAN-Bus Abgriff , 1m System integr1e (induktiv, d.h. keine Garantie· 1 Fuhrerscheinkontrol verletzung und echte, exakte D:_i
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