WHAT IS LEAN MANAGEMENT ?

Lean thinking is lean, because it provides a way to do more and

more with less and less

Less human resources, less

equipment, less time, less space

More efficient, more product,

more outcome, more profit

Mengapa Perlu di Farmasi ?

Patient safety40% Kapital

RS Multi

Pelayanan

Alur pelayanan

panjangPadat Karya

Dimana Saja Perlu Dilakukan ?

Perencanaan

Pengadaan

PenyimpananPendistribusi

an

Dispensing

METODE KAIZEN

Upaya perbaikan yang berfokus pada proses yang spesifik, untuk menghasilkan perubahan dengan cepat dan berdampak positif

Tujuan : mencari solusi masalah, menghindari terjadinya komplain berulang, mencapai indikator kinerja, membuat era kerja lebih nyaman

Tahapan KAIZEN

Identifikasi Pemborosan

Cari ide untuk mengurangi pemborosan

Lakukan study

Dokumentasikan dengan membandingkan before dan after

8 Pemborosan = Downtime

D = Defek

O = Over produksi

W = waiting

N = Non utilized talent

T = Transport

I = Inventory

M = Motion

E = Extra processing

Defek

Mengulang pekerjaan karena kesalahan

Salah membuat etiket, salah mengambil obat, salah menghitung dosis, salah memasukkan kotak obat pasien

Salah pembuatan billing, salah pembuatan PO, salah pengisian formulir

Over Produksi

Pemberian obat duplikasi, pemberian obat berlebih

Membuat stok produksi obat racikan berlebih expired

Menyediakan barang di outlet farmasi berlebih over stock

Mencetak formulir terlalu banyak tidak terpakai

Membuat copy surat terlalu banyak

Waiting

Waktu yang seharusnya tidak diperlukan tetapi ada pada saat pelayanan

Resep tidak langsung diantar

Resep ditumpuk tidak langsung dikerjakan

Entry data tidak just in time

Pengantar barang menunda waktu pengiriman

Non Utilized Talent

Penempatan pegawai tidak sesuai kompetensi

Asisten apoteker melakukan pekerjaan administrasi

Pramu husada melakukan peracikan obat risiko terjadi kesalahan

Apoteker melakukan administrasi surat menyurat

Transport

Pergerakan orang/barang/dokumen

Pasien harus bergerak ke beberapa lokasi untuk melakukan 1 jenis tindakan

Untuk mendapat obat di RJ pasien setelah mendapat R/ Apotik Kasir Apotik

Inventori

Over stock barang digudang

Over stcok barang diruang perawatan

Over stock barang di poli tindakan

Over stock barang di depo-depo ruangan

Motion

Pergerakan staf dari satu meja ke meja lain

Posisi kerja tidak ergonomik

Berdiri sepanjang hari

Pergerakan pegawai :

Menerima R/ jalan ke komputer membuat billing jalan untuk mengambil obat jalan untuk melakukan pengemasan jalan untuk penyerahan obat

Extra Processing

Memberikan proses yang tidak perlu mencatat berulang ulang

Melakukan konfirmasi yang tidak dibutuhkan

Rapat terlalu lama

Karakteristik Kegiatan

Biaya rendahMengutamakan

kreativitas

Menghilangkan salah satu

pemborosan

Dapat diukur Mempunyai

tujuan yg jelas

Tahapan Kegiatan

Identifikasi tema :

Pemborosan yang terjadi

Masalah yang dihadapi

Banyak memakan biaya pemborosan

Menimbulkan dampak yang besar pada keuangan

Berdampak besar pada patient safety

High Cost High Volume

High Risk

Tahapan Kegiatan

Melakukan pemetaan kondisi saat ini :

Proses yang berlaku saat ini

Waktu

Kepuasan stakeholder

Pencapaian target

Tahapan Kegiatan

Melakukan Analisis :

Cari akar masalah dengan 5 Why

Analisis data pengukuran secara kualitatif

Analisis data pengukuran secara kuantitatif

Tentukan target yang akan dicapai

Tahapan Kegiatan

Mengumpulkan ide untuk solusi :

Libatkan semua yang terkait dengan proses

Utamakan mencari solusi yang tidak memerlukan tambahan sumber daya (manusia, Uang, alat canggih)

Pilih Solusi yang akan diimplementasikan :

Pilih salah satu alternatif yang paling MUDAH, MURAH, dan BERDAMPAK BESAR

Implementasi uji coba :

Lakukan pengukuran proses, waktu dan kepuasan stake holder

Tahapan Kegiatan

Evaluasi :

Analisis data selama uji coba

Bandingkan dengan data sebelumnya

Apakah sudah tercapai sesuai target

Stabilisasi dan Standardisasi

Lakukan pengumuman pada semua staf akan keberhasilan program perbaikan

Contoh Kegiatan Lean Management Farmasi Menurunkan waktu tunggu dan kesalahan

penyiapan obat di Farmasi Rawat Jalan

Menurunkan biaya biaya bahan medis habis pakai di poli perawatan luka

Menurunkan waktu tunggu pelayanan kemoterapi

Menurunkan angka kekosongan persediaan obat

5 S Sebagai Tools Lean Management

5 S Sebagai Tools Lean Management

Pabrik yang menerapkan program 5S akan terlihat bersih dan teratur.

Mereka berpikir keadaan yang berantakan akan menyembunyikan masalah.

Program 5S dipandang sebagai usaha untuk memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi dari para pemecah masalah (problem solver).

Popularitas 5S ini tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini memusatkan perhatiannya terhadap pengurangan segala pemborosan (waste).

5S adalah landasan untuk membentuk perilaku manusia agar memiliki kebiasaan (habit) mengurangi pemborosan di tempat kerjanya.

Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke).

Seiri = Sortir = Ringkas

Seiri merupakan langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang berguna dan tidak berguna:

Barang berguna => Disimpan

Barang tidak berguna => Dibuang

Dalam langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barang-barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna.

Barang-barang dengan label merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat kerja tersebut.

Seiton = Susun = Rapi

Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang berguna agara mudah dicari, dan aman, serta diberi indikasi.

Dalam langkah kedua ini dikenal istilah Signboard Strategy, yaitu menempatkan barang-barang berguna secara rapih dan teratur kemudian diberikan indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses.

Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang.

Seiso = Sapu = Resik

Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu: pembersihan barang yang telah ditata dengan rapih agar tidak kotor, program preventive maintenance (PM) untuk instrumen.

Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi kerja yang turun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan.

Seiketsu = Standardisasi = Rawat

Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih menjadi suatu standar kerja.

Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi.

Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala.

Shitsuke = Swa Disiplin = Rajin

Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja:

Disiplin terhadap standar

Saling menghormati

Malu melakukan pelanggaran

Senang melakukan perbaikan

Kunci Sukses Menerapkan 5 S

Menjadikan kebiasaan (habit) bukan paksaan sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya.

Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas sampai level bawah.

Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.

Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar program kebersihan maupun housekeeping management.

Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.

Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara efektif.

Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk menilai performance.