Wie ist der Sachstand? Was ist zu tun? - Berlin

Seite 1 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin | Erfahrungsaustausch Moderne Verwaltung am 16.2.2018

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Der IKT-Basisdienst E-Akte kommt.

Wie ist der Sachstand? Was ist zu tun?

Referent/in: Manfred Pasutti und Katja Helfert

Agenda

Seite 2 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin

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Ausgangslage

Vorgehens- und Zeitplanung

Projektbeteiligte, -organisation

Aktueller Sachstand

E-Akte Ready: Vorbereitung auf die E-Akte

Hilfsmittel

weiteres Vorgehen

Projekt landesweite Einführung der E-Akte


Ausgangslage

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§ 7 (1) EGovG Bln:

Die Berliner Verwaltung führt Ihre Akten spätestens ab 01.01.2023 elektronisch. Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und die für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, eingehalten werden. Die Behörden der Berliner Verwaltung nutzen den landeseinheitlichen IKT-Dienst für die elektronische Aktenführung, soweit nicht andere IKT-Systeme für konkrete Aufgaben zur Aktenführung eingesetzt werden müssen oder bei Inkrafttreten dieser Vorschrift schon eingesetzt waren.

Ausgangslage


Seite 4 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin | Berliner E-Akte

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Richtlinien der Regierungspolitik des Senats für die Legislaturperiode 2016 bis 2021 „Für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit hat die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung“.

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Ausgangslage



Umsetzung der gesetzlich festgeschriebenen flächendeckenden Ausstattung von ca. 65.000 Arbeitsplätzen in der Berliner Verwaltung / Schaffung des IKT-Basisdienstes E-Akte => Einrichtung eines landesweiten Projekts bei SenInnDS

einige Behörden im Land Berlin arbeiten bereits seit Jahren mit einer elektronischen Akte

Senatsbeschluss vom 7. Juli 2015 (Senatsbeschluss Nr. S-416/2015 – Einführung der elektronischen Aktenführung in ausgewählten Bereichen der Berliner Verwaltung): Pilot-Projekt zur Ausstattung von bis zu 2000 weiteren Arbeitsplätzen mit dem im Land Berlin bereits vorhandenen E-Aktenprodukt VIS 5.4/VIS 5.5)

=> Migration auf den künftigen IKT-Basisdienst E-Akte ist zu prüfen und für einen Anwendungsfall im Rahmen des Projekts zur Einführung des IKT-Basisdienstes vorzusehen

Ausgangslage – Finanzierung Epl. 25



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Vorgehens- und Zeitplanung Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

2017 2018 2019 2020 2021 2022

Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Phase 1 Projektinitialisierung

Phase 2 Anforderungsdefinition IKT-Basisdienst , Beschaffung E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister

Phase 3 Einführung und Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte

Phase 4 Einführung E-Akte in den Berliner Behörden / Fachämtern

Projekt-/Akzeptanzmanagement

Auswahl externe Projektunterstützung

Konzept E-Akte Ready

Auswahl E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister

Pflichtenheft E-Akte

Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte

Beginn Einführungsphase

Start der E-Akte-Ready-Projekte in den Behörden

Initiierung landesweiter Vorgaben



Projektbeteiligte


IKT-Steuerung

ITDZ Berlin

Softwareanbieter und Implementierungsdienstleister

Projektunterstützer (externe Dienstleister)

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Behörden, die die E-Akte einführen

Behörden, die bereits die E-Akte nutzen

Beschäftigtenvertretungen

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Landesarchiv



Projektorganisation

Teilprojekt:

Landesweite Vorgaben

und Beteiligungen

Projektleitung

Projektcontrolling Projektbüro

Entscheidungsinstanz Abstimminstanz

Teilprojekt:

Akzeptanzmanagement

und Öffentlichkeitsarbeit

Teilprojekt:

Aufbau, Betrieb und

Einführung IKT- Basisdienst

Aktueller Sachstand


Veröffentlichung der Ausschreibung für externe Projektunterstützung

Vorbereitung der Ausschreibung für den IKT-Basisdienst

Einbindung des ITDZ Berlin als Projektpartner / Betreiber des zukünftigen IKT-Basisdienstes

Pilotprojekt E-Akte 2000: BA Tempelhof-Schöneberg, PolPräs, SenInnDS Konzepte liegen vor, örtlichen Beteiligungen sind erfolgt/in Arbeit, Schulungen und sukzessive Produktivsetzung; Abschluss des Projektes Ende September 2018

Erfahrungsaustausch unter Einbindung von Behörden, die die E-Akte bereits nutzen oder gerade einführen => Ableitung von übertragbaren Erfahrungen für das landesweite E-Akte-Projekt

Erarbeitung landesweiter Vorgaben

Erarbeitung E-Akte Ready-Konzept


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E-Akte Ready: Wie bereite ich meine Behörde auf die elektronische Akte vor?


Maßnahmen zur Vorbereitung der Verwaltung auf die Einführung der E-Akte

Gründung einer Arbeitsgruppe „E-Akte Ready“ mit „Experten aus der Praxis“ - Frau Paulick, LABO - Herr Meyer, SenFin

- Frau Penzkofer, Senatskanzlei - Herr Hemmerling, BA Tempelhof-Schöneberg

- Frau Nitsch, SenInnDS - Herr Kantimm, ITDZ Berlin

- Frau Bauch, SenInnDS - Herr Garbe, IMTB

- Frau Helfert, SenInnDS

Ziel: Unterstützung beim Veränderungsprozess durch Einbindung der Beschäftigten und Umsetzung geeigneter Maßnahmen

dabei besonders wichtig: die Führungs- und Leitungskräfte

beratende Unterstützung durch SenInnDS

Umsetzungsverantwortung trägt in jeder Behörde die jeweilige Hausleitung

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E-Akte Ready: Maßnahmen

Arbeits- und

Prüfliste Leitfaden

Erhebungs-bögen

Vorlagen/ Muster



Leitfaden


Grußwort IKT-StS

Erläuterung IKT-Basisdienst

Zielsetzung

Heraus-forderung

Vorstellung Vorgehen

Themenfelder


E-Akte Ready

Hilfsmittel


Arbeits- und

Prüfliste Leitfaden

Erhebungs-bögen

Vorlagen/Muster


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u.a. Fragen zu : - Projektauftrag - organisatorische Regelungen - Struktur der Akten - Rechte und Rollen - IKT-Ausstattung

- Posteingang / Postausgang - IT- und GGO I-Kenntnisse

- Projektauftrag - Stakeholder-Analyse

Einblick in die Erhebungsbögen…



IT-Kenntnisse

Posteingang/Postausgang

Intranetseite





Ansprechpartner

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Katrin Bauch, SenInnDS – Projektleitung

Anne Nitsch, SenInnDS – Landesweite Vorgaben und Beteiligungen

Katja Helfert, SenInnDS – Akzeptanzmanagement und Öffentlichkeitsarbeit

Jörn Kantimm, ITDZ Berlin – Aufbau, Betrieb und Einführung IKT-Basisdienst



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