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Benvenuti al Workshop PVAudit Finding e modalità di classificazione

Congresso Annuale GIQAR 2013 Anna Piccolboni e Daniela Marcozzi

Premessa

Le definizioni

I criteri dell’audit

La classificazione

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«Audit»A systematic, disciplined, indipendent and documented process for obtaining audit evidenceand evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled(see ISO 19011 – 3.1)

«Audit finding»Results of the evaluation of the collected audit evidence against audit criteria (see ISO 19011- 3.4)

«Audit plan»Description of activities and arrangement for an individual audit (see ISO 19011 – 3.12)

«Audit programme»Set of one or more audits planned for a specific timeframe and direction towards a specificpurpose (see ISO 19011 – 3.11)

«Audit recommendation»Describes the course of action management might consider to rectify conditions that havegone awry, and to mitigate weaknesses in systems of management control

QA R&D3

GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A … alla Z»

Pharmacovigilance systemA system used by the MAH and by Member States to fulfil the tasks and responsibilities listedin Title IX of Directive 2001/83/EC and designed to monitor the safety of authorised medicinalproducts and detect any change to their risk-benefit balance

Pharmacovigilance System Master File (PSMF)A detailed description of the pharmacovigilance system used by the MAH with respect to oneor more authorised medicinal product

Quality adherenceCarrying out tasks and responsibilities in accordance with quality requirements

Quality Control and AssuranceMonitoring and evaluating how effectively the structures and processes have been establishedand how effectively the processes are being carried out

Quality improvementCorrecting and improving the structures and processes where necessary

QA R&D4

GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A … alla Z»

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Quality of pharmacovigilance systemAll characteristics of the pharmacovigilance system which are considered to produce,according to estimated likelihoods, outcomes relevant to the objectives of pharmacovigilance

Quality objectives and requirementsThose characteristics of a system that are likely to produce the desired outcome, or qualityobjectives

Quality system of a pharmacovigilance systemThe organisational structure, responsibilities, procedures and resources of thepharmacovigilance system as well as appropriate resource management, compliancemanagement and record management

Upper ManagementGroup of persons in charge of the highest executive management of an organisation.Membership of this group is determined by the governance structure of the organisation.While it is envisaged that upper management usally is a group, the head of the organisation isthe one person at the top of the organisation with ultimate responsibility for ensuring that theorganisation complies with relevant legislation

QA R&D5

GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A … alla Z»

I criteri dell’Audit

«Audit finding»Results of the evaluation of the collected audit evidence against audit criteria(see ISO 19011 - 3.4)

PV New Legislation:

• Directive 2010/84

• Regulation 1235/2010

• Regulation 520/2012

• GVP

SOPs

Legal Requirements

Shall/Should

Local applicable requirements

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GVP: La Classificazione dei Finding – Modulo IV PV Audits

Critical – is a fundamental weakness in one or more PV processes or practices that adversely affectsthe whole PV system and/or the rights, safety or well-being of patients, or that poses a potential riskto public health and/or represents a serious violation of applicable regulatory requirements

Major – is a significant weakness in one or more PV processes or practices, or a a fundamentalweakness in part of one or more PV processes or practices that is detrimental to the whole processand/or could potentially adversely affects the rights, safety or well-being of patients, and/or couldpotentially pose a risk to public health and/or represents a violation of applicable regulatoryrequirements which is however not considered serious

Minor – is a weakness in the part of one or more PV processes or practices that is not expected toadversely affect the whole PV system or process and/or the rights, safety or well-being of patients

Workshop PVAudit Finding e modalità

di classificazione

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Come si svolge il Workshop?

Relativamente ad un audit, vengono presentati dei casi

I partecipanti al workshop sono gli Auditor

Anna e Daniela rappresentano l’azienda sottoposta ad Audit

Gli Auditor, distribuiti in team di audit, fanno le domande

Gli Auditor raccolgono tutte le informazioni che ritengono necessarie ed esprimono la valutazione sullo stato di conformità

Audit presso la P&M Pharma SpA

Scopo di questo audit è quello di verificare il sistema di PV della P&M Pharma SpA,prima di procedere alla firma di un contratto di Licenza per il Farmaco Foxscem,dell’Azienda Farmaceutica Foxscem Pharma SpA.

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CASO A: L’organizzazione

La P&M Pharma SpA è un’azienda italiana con diversi prodotti sul mercato europeo,di cui è titolare di AIC.L’azienda ha 3 filiali in Europa, e precisamente in Francia, in Olanda e in Belgio.In Italia ha sede l’ufficio principale di farmacovigilanza e la QPPV.La preparazione degli PSUR è demandata ad una società di servizi, la Inputing SpA,con sede in Italia.Presso le filiali lavorano dei Local Safety Officer, con alcuni compiti; altri compiticome lo screening della letteratura e la gestione dei casi è delegata a delleorganizzazioni esterne.

Di seguito l’organigramma dell’organizzazione. L’organigramma presentato è ancheincluso nel PSMF.

P&M Pharma SpA

Direzione GeneraleA. Rambon

Ufficio LegaleI. Boccaccin

Ufficio AmministrazioneS. Perditempo

Ufficio RegolatorioA. Regulis

Ufficio CommercialeF. Moneta

Ufficio EsteroA. Esterin

Direzione MedicaM. Insalute

v. 3.0 24.05.13 Direzione Generale

FarmacovigilanzaV. Vigilante

Ufficio MedicoR. Visitato

Study UnitC. Testacroce

GCP QA UnitM. Della Santa

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CASO B: Il PSMFIn occasione della presentazione di una nuova richiesta di AIC, la P&M Pharma SpAha introdotto il suo primo PSMF in data 1 Aprile 2013.Si è deciso di gestire il PSMF in formato elettronico attraverso un EDMS, Sistema diGestione Elettronica della Documentazione.Nella sezione 4 del PSMF «Computerised Systems and databases», tale sistema nonè stato descritto.Dal momento che la P&M Pharma SpA ha chiesto ad una società di servizi, la PFMSrl, di gestire il PSMF, nel Dizionario dei Prodotti Medicinali di Eudravigilance(XEVMPD) è stato inserito, come sede del PSMF, l’indirizzo degli uffici di questasocietà di servizio.Da una prima verifica del Fascicolo risultano essere disponibili i seguenti allegati:- Annex A, con tutte le informazioni richieste per la QPPV- Annex B, con tutta la descrizione delle fonti dei dati di safety- Annex C, con la descrizione dei sistemi computerizzati e dei databases utilizzati- Annex D, con la descrizione dei processi di PV e la lista delle SOPs- Annex E, con la lista degli audit condotti negli ultimi 3 anni- Annex F, con il Log e la registrazione della storia dei cambiamenti relativi agli

Allegati

CASO C: La QPPV

La QPPV della P&M Pharma SpA è la Dr.ssa Valeria Vigilante, laureata in Chimica eTecnologia Farmaceutica, con una lunga e consolidata esperienza come QP diAzienda Farmaceutica.

Per la valutazione medica dei casi è supportata dal Direttore Medico, che rivede edapprova anche i protocolli relativi agli studi post-registrativi di sicurezza.

In caso di assenza della Dr.ssa Vigilante, vengono, invece, avvisate le suecollaboratrici, le dr.sse Graziosi, Grazielli e Graziadei.

Dall’allegato A al PSMF risulta che la QPPV non abbia al momento delegato alcunodei suoi compiti.

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CASO D: Il Sistema Qualità e gli Audit

Gli Audit elencati nell’Allegato al PSMF sono stati condotti tutti dalla dr.ssa DellaSanta, che ha una lunga e comprovata esperienza in GCP.Nella lista degli audit compare, come sede di audit, la P&M Pharma SpA, e, comescopo, la Gestione degli Eventi Avversi.Si tratta precisamente di 3 audit, uno nel 2011 e due nel 2012.

La dr.ssa Della Santa spiega che è sua intenzione preparare quanto prima ilprogramma degli audit per l’anno 2013; per questo non ha ancora inserito alcunaprogrammazione nel PSMF.

La SOP relativa agli audit prevede una programmazione annuale; il rapporto di auditviene indirizzato di regola al Direttore Medico.

Nel PSMF non è al momento presente alcuna Nota relativa ai finding riscontrati negliaudit.

CASO E: Gestione dei CasiLa P&M Pharma SpA gestisce annualmente circa 2000 casi l’anno.Le fonti dei casi possono essere:-Segnalazioni spontanee-Studi clinici-Letteratura-Autorità Regolatorie-Media

Nella SOP relativa alla segnalazione spontanea dei casi si legge che appena ricevutoil caso lo si valuta per verificare che questo non sia:-Correlato-Inatteso-SerioSe la segnalazione è seria, correlata ed inattesa questa viene immediatamenteprocessata, inoltrata alle filiali e notificata entro 15 giorni ad Eudravigilance.Se invece non è seria, si attende la valutazione medica da parte del Direttore Medicoper la conferma.

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Audit presso la DAMP Pharma&Device SpA

Scopo di questo audit è quello di verificare il sistema di PV della DAMPPharma&Device SpA, con la quale la Foxscem Pharma SpA ha firmato un contrattodi Licenza per il Farmaco Foxscem.

CASO F: I Contratti di Licenza

DAMP Pharma&Device SpA ha una serie di distributori europei ( Spagna ePortogallo) ed extraeuropei (Russia e Cina) per i farmaci propri, ma che vorrebbeutilizzare anche per distribuire il Foxscem.

Inoltre ha in atto un contratto con una nota società di promozione prodotti a cuiaffidare Foxscem per le farmacie.

Foxscem Pharma SpA chiede l’elenco dei contratti, dato che non è presente nelPSMF. Inoltre sembra che nell’elenco delle SOP che ha ricevuto non ci sia proceduraper la gestione dei contratti.

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CASO G: I sistemi computerizzati

Nel PSMF della DAMP Pharma&Device SpA (sezione 4), si trova la seguenteaffermazione «Sezione non applicabile».L’allegato D, quindi, risulta «non utilizzato».

CASO H: KPI

La DAMP Pharma&Device SpA gestisce una decina di casi l’anno, per questa ragioneha deciso di non utilizzare un database elettronico.Per questa ragione, inoltre, non ha identificato alcun KPI.

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CASO I: Gli studi spontanei

La DAMP Pharma&Device SpA supporta diversi studi spontanei, fornendo il farmacogratuitamente.Ha anche una SOP dedicata a tale attività.Nella SOP si legge che dopo adeguata verifica della richiesta, la Direzione Studi Cliniciautorizza la fornitura delle quantità di Farmaco necessarie allo svolgimento dellostudio.Il Direttore Studi Clinici conferma la procedura e riferisce che nel caso arrivi lasegnalazione di un effetto collaterale, questo viene immediatamente segnalatoall’Ufficio di Farmacovigilanza.La lista degli studi clinici cui fa riferimento il PSMF non contempla questa tipologia distudi.

BASTAAAAAAAAAA!!!!!

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Arrivederci al Workshop PVdel prossimo anno!

Grazie per l’attenzioneAnna e Daniela