Załącznik do Zarządzenia Nr 69 Rektora UMK z dnia 1 grudnia 2003 r.

Instrukcjasporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych

w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu

Rozdział I

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (UMK).

2. Instrukcja opracowana została na podstawie:- Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2002 r Nr 76 poz. 694), - Ustawy o finansach publicznych (jednolity tekst Dz. U. Nr 15 z 2003 r. Poz. 148),- Regulaminu organizacyjnego UMK obowiązującego od 1.03.1995 r.- Regulaminu Zamówień Publicznych wprowadzonego Zarządzeniem Nr 12 Rektora UMK z dn. 2 maja

2002 r.,- Ustawy z 8 stycznia 1993 r. O podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U z 1993 r.

Nr 11 poz. 50, z późniejszymi zmianami).3. Instrukcja nie ustala wzorów druków własnego opracowania, ponieważ czynności z tym związane (również

aktualizacja) winny być wykonywane przez pracowników zainteresowanych jednostek organizacyjnych w zależności od bieżących potrzeb.

4. Przy opracowywaniu instrukcji przyjęto następujące ustalenia:a/ Wydziały sporządzają listy stypendialne studentów.b/ Wydziały są upoważnione do dysponowania środkami finansowymi na wydatki rzeczowe, jakie w

ramach planu finansowego Uniwersytetu otrzymują na działalność dydaktyczną i statutową oraz badania własne, o ile dzielą te środki pomiędzy podległe im jednostki (Instytuty, Katedry, centra naukowe, muzea) zwane dalej jednostkami dydaktyczno-badawczymi.

c/ Jednostki dydaktyczno-badawcze oraz studia międzywydziałowe upoważnione są do dysponowania środkami finansowymi na wydatki rzeczowe, jakie w ramach planu finansowego Uniwersytetu otrzymają na działalność dydaktyczną i statutową oraz badania własne.

d/ Prawo podejmowania decyzji o wydatkowaniu środków finansowych na wydatki rzeczowe posiadają Dziekani Wydziałów, Dyrektorzy i Kierownicy jednostek badawczo-dydaktycznych. Decyzje w zakresie nabywania i zbywania środków trwałych i finansowych podejmuje Rektor lub upoważnione przez niego osoby.

e/ W ramach przydzielonych środków Wydziały, jednostki dydaktyczno-badawcze oraz studia międzywydziałowe upoważnione są do dokonywania operacji gospodarczych we własnym zakresie lub za pośrednictwem wyspecjalizowanych komórek Uczelni.

f/ Przez operację gospodarczą należy rozumieć:I. Wypłatę świadczeń na rzecz pracowników i studentów, a mianowicie:- delegacji służbowych krajowych i zagranicznych,- praktyk studenckich, stypendiów pracowniczych,- staży krajowych.

II. Dokonywanie zakupów materiałów i składników majątkowych, których wartość jednostkowa nie przekracza wysokości wynikających z przepisów w sprawie amortyzacji srodkow trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

III. Zlecenia wykonywania usług.5. Wydziały, jednostki dydaktyczno-badawcze i studia międzywydziałowe zobowiązane są do korzystania z

usług wyspecjalizowanych komórek administracji w zakresie:1/ Wypłaty świadczeń na rzecz pracowników i studentów,2/ Usług remontowych,3/ Usług z tytułu umów zleceń i umów o dzieło (wypłaty na rzecz osób fizycznych nie prowadzących

działalności gospodarczej),4/ Zakupów i usług dokonywanych w trybie ustawy o zamówieniach publicznych.

6. Jeżeli operacje gospodarcze wykonywane są za pośrednictwem administracji centralnej, to Wydziały i jednostki dydaktyczno-badawcze obowiązane są do pokrycia kosztów w ramach ustalonych limitów.

Rozdział II

Dowody księgowe

1. Istota i pojęcie dowodu księgowego

1.1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym fakt rozpoczęcia lub dokonania operacji gospodarczej lub finansowej, w określonym miejscu i czasie, podlegającym ewidencji księgowej,

1.2. Dowody sporządza się i opracowuje bez zwłoki, tj. w czasie nie dłuższym niż niezbędny na ich sporządzenie lub opracowanie,

1.3. Dowody powinny być wystawione w takiej ilości egzemplarzy, jaka wynika z formularza lub koniecznych potrzeb.

1.4. Przyjmowanie dokumentów w toku ich obiegu przez poszczególne stanowiska ich opracowania powinno być kontrolowane poprzez potwierdzenie odbioru lub w inny sposób umożliwiający pełną kontrolę nad ich przebiegiem.

1.5. Dowody sporządzają osoby wyznaczone przez kierownika jednostki organizacyjnej lub z urzędu jako obowiązek określony w zakresie czynności i obowiązków.

1.6. Za prawidłowy i stanowiący podstawę zapisu w księgach rachunkowych uważa się dowód księgowy:

1.6.1. stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, sporządzony w języku polskim lub obcym, jeżeli dotyczy operacji z kontrahentem zagranicznym,

1.6.2. zawierający, co najmniej (jeżeli treść dowodu nie została określona w odrębnych przepisach np. czeki, weksle i inne): - określenie rodzaju dowodu,- numer identyfikacyjny,- określenie stron (nazwy, adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,- opis operacji, określenie jej wartości i ilości,jeżeli operacja wymieniana jest w jednostkach

naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzony został pod inną datą - także datę

sporządzenia dowodu,- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe. - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez

wskazanie miesiąca księgowania oraz dekretacji księgowej,- podpis osoby upoważnionej do zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach,

1.6.3. Dowody księgowe dzieli się na:Dowody źródłowe:1/ zewnetrzne obce - otrzymane od kontrahentów,2/ zewnetrzne własne- przekazywane w oryginale kontrahentowi.3/ wewnetrzne - wystawione dla udokumentowania operacji gospodarczych, w których

uczestniczą jednostki organizacyjne bądź komórki administracyjne Uczelni.W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych Dyrektor Administracyjny może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej na pomocą dowodów zastępczych. Nie może to jednak dotyczyć operacji opodatkowanych podatkiem VAT.Dowody wtórne:1/ zestawienie dowodów księgowych, sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,2/ polecenie księgowania „Pk”,3/ noty księgowe, 4/ rozliczeniowe - ujmujące dokonane zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

1.7. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:- uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich

wprowadzenie,- stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz

kompletności i identyczności zapisów,- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich

niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.1.8. Dowody księgowe sporządza się w języku polskim, dowód księgowy może być również sporządzony w

języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym. Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie w treści dowodów ogólnie przyjętych skrótów. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały. Treść dowodów nie może być zamazywana, przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób.

1.9. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską po właściwym dla dnia dokonania operacji gospodarczej średnim kursie ogłaszanym w tabeli NBP. Wyniki przeliczenia należy zamieścić w wolnych miejscach dowodu lub załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

1.10.1.Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Sprostowanie błędu w fakturze VAT, może nastąpić jedynie poprzez wystawienie faktury VAT korygującej, do wystawienia której uprawniony jest tylko sprzedawca. W pozostałych przypadkach, nie dotyczących operacji związanych z rozliczeniem VAT, stosuje się notę księgową, w której podaje się dane niezbędne do dokonania korekty wraz ze stosownym uzasadnieniem. Notę księgową wystawić może zarówno sprzedawca, jak i nabywca.

1.10.2.Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać pojedynczych liter i liczb. Poprawianie błędów w dowodach wewnętrznych w ten sposób może mieć miejsce jedynie przed zaksięgowaniem dokumentów. Po zaksięgowaniu, poprawek dokonuje się stosując odpowiednie zapisy dotyczące błędnych zapisów w księgach rachunkowych.

1.10.3.Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane jedynie poprzez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego.

1.10. Jeżeli określone operacje gospodarcze udokumentowane są dwoma lub więcej dowodami lub kopiami tych dowodów, wówczas Kwestor lub pracownik przez niego upoważniony, zobowiązany jest ustalić, które z dowodów mają stanowić podstawę do dokonania wypłaty lub zapisu.

1.11. Dowody nie stanowiące podstawy wypłaty lub zapisu powinny być skasowane poprzez umieszczenie klauzuli „nie stanowi podstawy dokonania wypłaty lub zapisu“ i podpisane.

1.12. Dowody dokumentujące operacje dostaw, wykonanie usług i robot zrealizowanych zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 r (z późniejszymi zmianami), powinny być dodatkowo opisane w sposób ustalony w punkcie 3.5. „Regulaminu zamówień publicznych“ wprowadzonego Zarządzeniem Nr 12 Rektora UMK z dnia 2 maja 2002 r. Wykaz osób odpowiedzialnych za realizację Ustawy o zamówieniach publicznych określony został w/w Regulaminie.

Rozdział III

Kontrola dokumentów księgowych

1. Ustala się następujące zasady kontroli dokumentów:a/ Kontrole wewnętrzną dokumentów należy przeprowadzać poprzez kontrolę wstępną i bieżącą.

Kontrola wstępna - przeprowadzana jest przed przystąpieniem do realizacji działań i ma na celu przeciwdziałanie podejmowania decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych.Do przeprowadzenia kontroli wstępnej zobowiązani są: dziekani, dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr i studiów, kierownicy pozostałych jednostek, którym przydzielono do dyspozycji limity środków na działalność dydaktyczną, naukowo-badawczą oraz pomoc materialną dla studentów, kwestor lub osoby przez niego upoważnione.Kwestor dokonuje wstępnej kontroli:- zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,- kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.Dowodem dokonania przez kwestora wstępnej kontroli, jest jego podpis złożony obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo na dokumentach dotyczących danej operacji (m. in. przed przystąpieniem do procedury zamówień publicznych).

b/ Kontrola bieżąca polega na badaniu legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów po realizacji operacji gospodarczej.Kontrolę bieżącą stanowi: kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa.

Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu czy operacja gospodarcza przedstawiona w dokumencie jest legalna, rzetelna, celowa oraz czy została dokonana zgodnie z zasadą gospodarności.Operacja jest legalna, jeżeli zgodna jest z obowiązującymi przepisami, instrukcjami, zasadami wyceny, cenami itp.Operacja jest rzetelna, jeżeli wykonana została zgodnie z zasadami etyki zawodowej, obowiązkami wynikającymi z umów o pracę, obowiązującym trybem pracy oraz wg najlepszej wiedzy fachowej i umiejętności.Operacja gospodarcza jest celowa, jeżeli umieszczona była w planie i wykonana została zgodnie z określonym dla niej celem.Zasada gospodarności polega na osiągnięciu maksymalnych efektów przy zużyciu minimalnych środków pieniężnych i rzeczowych.

Obowiązek kontroli merytorycznej dokumentów należy do dziekanów, kierowników jednostek dydaktyczno-badawczych, studiów międzywydziałowych, kierowników grantów, kierowników działów administracji centralnej, którym przydzielono do dyspozycji limity środków na działalność dydaktyczną, naukowo-badawczą (badania własne, działalność statutowa, granty KBN, badania umowne) oraz pomoc materialną dla studentów.Osoby upoważnione do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym nie mogą dokonywać tego sprawdzenia w odniesieniu do realizowanych przez siebie wydatków gotówkowych. Fakt dokonania kontroli powinien być potwierdzony na dowodzie poprzez umieszczenie i podpisanie klauzuli o treści:

„Sprawdzono pod względem merytorycznym Data................. Podpis...................................”

Osoby upoważnione do kontroli merytorycznej ponoszą odpowiedzialność materialną i służbową za czynności kontrolne. Na dokumentach dotyczących usług obcych, osoba odpowiedzialna potwierdza fakt wykonania usługi lub dołącza protokół odbioru pracy.

Dokumenty związane ze środkami trwałymi powinny być potwierdzone dowodem przyjęcia środka trwałego i wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.

Kontrola formalno-rachunkowa polega na stwierdzeniu, że:- dokument wystawiony został w sposób prawidłowy,- dołączono do niego wszystkie niezbędne załączniki,- prawidłowo zostały wykonane działania arytmetyczne,- pod względem merytorycznym został zatwierdzony przez osobę upoważnioną.Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których w treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez przystosowane do tego maszyny.

Sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym należy do zakresu czynności pracowników Działu Finansowego.

Dokonanie sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym powinno być potwierdzone na dowodzie przez umieszczenie i podpisanie przez pracownika sprawdzającego klauzuli o następującej treści: „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym Data................. Podpis...................................”

Dokumenty niesprawdzone i niezaakceptowane powinny być zwrócone celem uzupełnienia. 1.2. Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają

zatwierdzeniu do wypłaty przez umieszczenie na dowodzie i podpisanie odpowiedniej klauzuli (pieczątka)1.3. Zatwierdzanie dowodów do wypłaty należy do obowiązków kierownictwa UMK oraz Kwestora .

W Uniwersytecie z urzędu osobami tymi są:- Rektor,- Prorektorzy,- Dyrektor Administracyjny,- Zastępcy Dyrektora Administracyjnego,- Kwestor, - Zastępca Kwestora,- Kierownik Działu Finansowego,- Kierownik Działu Księgowości.

1.4. Po dokonanej kontroli, dokumenty podlegają dekretacji zgodnie z zakładowym planem kont.Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania. Obejmuje ona następujące etapy:1/ Segregację dokumentów,2/ Sprawdzenie prawidłowości dokumentów,3/ Oznaczenie sposobu księgowania.Właściwa dekretacja polega na: - nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane,- umieszczeniu na dowodach symboli kont syntetycznych i analitycznych celem zaksięgowania w

odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych,- określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeżeli nie jest nią data wystawienia przy

dowodach własnych lub data otrzymania przy dowodach obcych,- podpisaniu przez Kwestora lub inną upoważnioną osobę.

1.5.1. Złożenie podpisu przez Kwestora lub osobę upoważnioną, na dokumencie obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że:- nie zgłasza zastrzeżeń do merytorycznej oceny tej operacji i jej zgodności z prawem,- nie zgłasza zastrzeżeń do rzetelności przeprowadzonej kontroli formalno-rachunkowej,- zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów

i wydatków, a Uniwersytet posiada środki finansowe na ich pokrycie. 1.5.2. W razie ujawnienia nieprawidłowości, kwestor lub osoba upoważniona, zwraca właściwemu rzeczowo

pracownikowi, a w razie ich nie usunięcia odmawia podpisu.O odmowie podpisu i jego przyczynach zawiadamia Rektora na piśmie.Rektor może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji lub w formie pisemnej wydać polecenie jej realizacji.

1.6. Dokumenty, po zatwierdzeniu stają się dowodami księgowymi i są podstawą ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych w systemie HMS/efka, zgodnie z procedurami zawartymi w „Instrukcji eksploatacyjnej systemu”.

Rozdział IV

Cele kontroli wewnętrznej i zasady jej funkcjonowania

1. Celem wewnętrznej kontroli funkcjonalnej jest zabezpieczenie:1.1. Przestrzegania norm przepisów prawnych tj:

- celowości i legalności operacji gospodarczych,- terminowego i zgodnego ze stanem faktycznym oraz przepisami prawnymi dokumentowania operacji

gospodarczych,- rzetelności, kompletności i prawidłowości ewidencji gospodarczych.

1.2. Realizacji zadań w sposób prawidłowy i terminowy, w tym:- racjonalnego wydatkowania środków w działalności gospodarczej,- sprawnego, bieżącego wykrywania nieprawidłowości oraz ich likwidacji,- szybkiego ujmowania nie wykorzystanych rezerw.

1.3. Właściwej ochrony mienia.2. Kontrolę funkcjonalną i instytucjonalną w UMK realizują jednostki organizacyjne i komórki administracyjne

oraz zatrudnieni w nich pracownicy na podstawie:- przepisów regulaminu kontroli wewnętrznej,- przepisów określonych w ogólnych przepisach prawnych,- przepisów szczególnych zawartych w aktach prawnych ogólnie obowiązujących i wydanych na

podstawie zarządzeń wewnętrznych Rektora UMK.3. Czynności kontrolne z urzędu, w ramach systemu wewnętrznej kontroli funkcjonalnej wykonują:

- Rektor i Prorektorzy,- Dziekani,- Dyrektorzy Instytutów (Kierownicy Katedr),- Kierownicy jednostek ogólnouczelnianych i ich zastępcy,- Dyrektor Administracyjny i jego Zastępcy,- Kierownicy komórek administracyjnych zgodnie z zakresem ich kompetencji.

4. Kwestor posiada uprawnienia i obowiązek kontroli w skali całego Uniwersytetu w zakresie:- prawidłowości funkcjonowania systemu przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dowodów

księgowych,- rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdawczości finansowej; Kwestor realizuje to zadanie

przy pomocy podległych komórek administracyjnych,- prawidłowości funkcjonowania systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej.Kwestor, przy pomocy podległych mu pracowników kontroluje dokumenty, będące przedmiotem księgowania, pod względem ich legalności, prawidłowości formalneji zgodności rachunkowej.

Rozdział V

Druki ścisłego zarachowania

Formularze oraz dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne z punktu widzenia ochrony interesów Uniwersytetu, traktuje się jako druki ścisłego zarachowania.Należą do nich formularze druków, które są objęte kontrolą przez cały czas ich posiadania.Zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych w działalności UMK zawarte są w „Instrukcji postępowania z drukami ścisłego zarachowania“ wydanej Zarządzeniem Nr 9 Dyrektora Administracyjnego UMK z 15 listopada 1994 r.

Rozdział VI

Termin sporządzania dokumentów księgowych

1. Ustala się następujący obligatoryjny termin sporządzania dokumentów księgowych, o ile w Instrukcji nie zostały ustalone inaczej:- dowody zlecające dokonanie operacji gospodarczej wystawia się co najmniej trzy dni przed jej

dokonaniem,- dowody rozliczające operacje gospodarcze wystawia się w następnym dniu po ich dokonaniu,- sprawdzenia dowodów należy dokonać w ciągu 2 dni od daty otrzymania kompletu dokumentów,- sprawdzone dowody księgowe za miesiąc sprawozdawczy należy przekazać do Kwestury nie później niż

piątego dnia kolejnego miesiąca.

Rozdział VII

Ochrona danych księgowych

1. Dowody księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe podlegają gromadzeniu, przechowywaniu, archiwizowaniu i ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przechowywane są w siedzibie Uniwersytetu.

2. Po dokonaniu księgowań okresu sprawozdawczego, wszystkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowią podstawę księgowań, należy układać w porządku i kolejności dostosowanej do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czasu przechowywania i umieszczać w teczkach / segregatorach, w sposób zabezpieczający ich nienaruszalność i łatwe odszukanie.Na okładkach teczek / segregatorów, należy podać:- nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej prowadzącej księgi,- rodzaj dokumentów umieszczonych w teczce,- okres, którego akta dotyczą.

3. Dowody księgowe przekazywane do przechowywania w archiwum podlegają odpowiedniemu oznakowaniu. 4. Wydanie dowodów z Kwestury lub Archiwum może nastąpić tylko za potwierdzeniem:

a/ na potrzeby wewnętrzne - za zgodą Kwestora lub osoby upoważnionej,b/ na zewnątrz - na podstawie pisemnej zgody Rektora.W razie zniszczenia lub zaginięcia dowodów, należy natychmiast zawiadomić Rektora.

5. Zbiory dokumentacji księgowej, przechowywane w formie nośników magnetycznych, powinny być magazynowane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.

6. Kwestor odpowiada za:- prawidłowe zabezpieczenie przed zniszczeniem nośników magnetycznych, - za ochronę przed nieupoważnionym dostępem do oprogramowania oraz do zbioru danych zapisanych

na tych nośnikach.7. Okres przechowywania dowodów księgowych określony został w Ustawie z 29.09.1994 r. o rachunkowości

(jednolity tekst Dz.U.z 2002 r. Nr 76 poz. 794) i wynosi:- zatwierdzone roczne sprawozdania - przechowywanie trwałe,- księgi rachunkowe - 5 lat,- karty wynagrodzeń lub ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji,

wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych – nie krócej jednak niż 5 lat,- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania

finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym lub podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji- 1 rok po terminie upływu rękojmi lub lub rozliczeniu reklamacji,

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Okresy przechowywania ustalone powyżej, oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Rozdział VIII

Dokumentacja obrotu pieniężnego

Czeki

1. Czek gotówkowy

Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania i służy do podjęcia gotówki z banku do kasy Uczelni. Czeki pobierane są z banku przez upoważnionych pracowników Działu Finansowego, wprowadzane są do księgi druków ścisłego zarachowania, prowadzonej przez wyznaczonego pracownika Działu Finansowego.Czek wystawiany jest w jednym egzemplarzu przez wyznaczonego pracownika Działu Finansowego, na nazwisko kasjera, podpisany przez osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów złożonej w banku do dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku bankowym.Osoba otrzymująca czek do realizacji, winna pokwitować jego odbiór w kartotece wydanych czeków.

Kwota podjęta czekiem z banku ujmowana jest w raporcie kasowym, po otrzymaniu wyciągu bankowego, należy porównać zapisy ujęte w raporcie kasowym z zapisami wynikającymi z wyciągu bankowego.

2. Czek rozrachunkowy

Czek rozrachunkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, służącym do regulowania - w miarę potrzeb - zobowiązań za dostawy, roboty i usługi przez upoważnionych pracowników.Czek podpisuje Dyrektor Administracyjny i Kwestor lub osoby upoważnione.Wystawiany jest w jednym egzemplarzu.

3. Czek potwierdzony

Czek potwierdzony jest czekiem rozrachunkowym, potwierdzonym przez bank na dowód,że środki na jego pokrycie zgromadzone zostały na wyodrębnionym rachunku bankowym.Czynności związane ze sporządzeniem, potwierdzeniem i wydaniem czeku zainteresowanej osobie, wykonują wyznaczeni pracownicy Działu Finansowego.

Bankowy dowód wpłaty

Bankowy dowód wpłaty, jest drukiem akcydensowym służącym do dokonania wpłaty gotówki na rachunek bankowy własny z tytułu m.in. rozliczenia płac, stypendiów, pogotowia kasowego, depozytów itp.Dowód wypełniany jest przez kasjera - obecnie - w 2 egzemplarzach - przed wpłatą do banku . 1 egz. stanowi pokwitowanie dokonanej wpłaty i podlega ujęciu w raporcie kasowym.

Kwit przychodowy

Kwit przychodowy jest drukiem akcydensowym, ścisłego zarachowania, zbroszurowanym w formie kwitariusza przychodowego (bloczek).Kwit stosuje się do udokumentowania wszelkich wpłat gotówkowych do kasy (z wyłączeniem sum pobranych z banku) oraz przyjmowanych przez inkasentów, wyznaczonych do inkasowania wpłat na rzecz UMK (DS, Biblioteki, Dział Adm.Gosp. itp.).Bloczek kwitariuszy przychodowych, po podpisaniu na pierwszej stronie przez Dyrektora Administracyjnego i Kwestora, wręcza się osobie wyznaczonej do inkasowania wpływów za pokwitowaniem i po stwierdzeniu, że osoba ta podpisała deklarację o odpowiedzialności materialnej za te formularze i za zainkasowaną gotówkę oraz zapoznała się z zasadami posługiwania się tymi formularzami.Kwit przychodowy sporządza się w 3 egzemplarzach:

- egzemplarz Nr 1 (oryginał ) inkasent wręcza kasjerowi wraz z gotówką, po uprzednim sprawdzeniu przez pracownika Działu Finansowego na drugiej kopii ostatniego wykorzystania blankietu, że istnieje ciągłość pomiędzy ostatnią a poprzednią wpłatą do kasy.Kwit stanowi załącznik do raportu kasowego.

- egzemplarz Nr 2 (pierwsza kopia) opatrzona okrągłą pieczęcią Uczelni - kasjer lub inkasent wręcza osobie wpłacającej gotówkę,

- egzemplarz nr 3. (druga kopia) - pozostaje w bloczku.

Po wykorzystaniu wszystkich blankietów użytkowanego bloczku, kopiał kwitariusza zwraca się do Działu Finansowego, którego pracownik sprawdza, czy wszystkie zainkasowane kwoty wpłynęły do kasy, po czym odkłada do zbioru wykorzystanych kopiałów. Nie wykorzystany w pełni kwitariusz wydaje się innej osobie celem dalszego wykorzystania.Wyznaczony pracownik Działu Finansowego prowadzi ewidencję kwitariuszy znajdujących się w zapasie i w obiegu oraz odpowiedzialny jest za należytą ochronę ich zapasu, a także za dopilnowanie zwrotu wykorzystanych kwitariuszy.

Kwitariusz dla nieruchomości

Kwitariusz dla nieruchomości jest drukiem ścisłego zarachowania, z tym że numery nadaje Dział Administracyjno-Gospodarczy.Służy do przyjmowania wpłat:

- czynszów,- opłat za garaże,

Kwitariusz dla nieruchomości sporządza się w 2 egzemplarzach- egzemplarz nr 1 (oryginał) otrzymuje osoba wpłacająca,- egzemplarz nr 2 (kopia) pozostaje w bloczku.

Wpłaty przyjmuje i odpowiada za kwitariusz wyznaczony pracownik Działu Adm.Gosp.Na podstawie kopii kwitariusza pracownik ten okresowo sporządza „Wykaz wpłaconych czynszów”.Kasa Uniwersytetu przyjmuje gotówkę w wysokości sumy wpłat wykazanych w Wykazie, ujmuje wpłatę w raporcie kasowym, a wykaz stanowi załącznik do raportu kasowego.

Polecenie przelewu

Uniwersytet składa polecenie przelewu w formie elektronicznej, najpóźniej w dniu płatności wskazanym w fakturze, rachunku i innych dowodach źródłowych.Przelew elektroniczny tworzony jest na podstawie zarejestrowanych (przez wyznaczonych pracowników Działu Finansowego lub innych Działów) danych wynikających z załączonych rachunków, faktur i innych dowodów źródłowych. Z zarejestrowanych zleceń tworzone są pakiety grupowane według rodzajów działalności. Dyspozycje autoryzowane są podpisem elektronicznym przez osoby wyszczególnione w wykazie stanowiącym załącznik do Umowy zawartej z Oddziałem Banku prowadzącym rachunek bankowy UMK o świadczenie usług ESOBIG.Zlecenia składane są w systemie ESOBIG wg określonych zasad:

- zlecenia z bieżącą datą realizacji przyjmowane są i realizowane przez bank w godzinach ustalonych w umowie, a przesłane po godzinach - do realizacji na następny dzień roboczy,

- zlecenia z przyszłą datą realizacji realizowane są przez system zgodnie z datą określoną przez UMK,- nie są realizowane zlecenia ze wsteczną datą realizacji,- Bank realizuje dyspozycje autoryzowane przez uprawnione osoby,- system odrzuca błędne transakcje z podaniem przyczyn odrzucenia,- Bank realizuje polecenia przelewu do wysokości środków na rachunku na początek dnia operacyjnego

lub mających pokrycie w limicie kredytu,- w przypadku awarii systemu ESOBIG, Uczelnia przekazuje zlecenia drogą dyskietkową.

UMK generalnie nie składa poleceń przelewu sporządzonych w tradycyjnej papierowej formie, jedynie w przypadku awarii drogi elektronicznej czy dyskietkowej lub w innych uzasadnionych przypadkach .

Rejestr przelewów

Rejestrem przelewów jest wydruk komputerowy przelewów zrealizowanych posiadających status „wykonany”, sporządzony przez wyznaczonego pracownika Działu Finansowego. Pod wydruk ten podłączane są dowody źródłowe.

Polecenie wypłaty w obrocie z zagranicą

Zlecenia polecenia wypłaty za granicę jest dyspozycją udzieloną bankowi obciążenia rachunku bankowego Uczelni(złotowego lub walutowego) kwotą,stanowiącą równowartość dewiz, przekazanych do uregulowania zobowiązań wobec zagranicznego kontrahenta (za dostarczone materiały, środki trwałe, towary czy usługi).Dział Finansowy składa przelew elektroniczny w systemie ESOBIG, na podstawie:

- wypełnionego przez Dział Współpracy z Zagranicą lub Dział Nauki „Zlecenia polecenia wypłaty za granicę i w krajowym obrocie dewizowym w formie czeku bankierskiego”. W zleceniu należy jednoznacznie określić: sposób zapłaty, walutę, kwotę w walucie, numer konta, z którego ma być dokonana płatność, nazwę beneficjenta, nazwę jego banku, numer konta, kraj beneficjenta, szczegóły płatności (nr faktury, kontraktu oraz inne informacje dla beneficjenta). Zlecenie, każdorazowo powinno być zaparafowane przez osobę sporządzającą i kierownika działu lub osobę upoważnioną .Do zlecenia należy dołączyć dokumenty pierwotne, stanowiące podstawę wypełnienia „Zlecenia“ Dokumenty te są potwierdzane przez Bank następnego dnia na dowód wykonania złożonej przez Uniwersytet dyspozycji wypłaty za granicę.

- faktur czy innych dowodów pierwotnych przedkładanych przez Dział Aparatury Naukowej lub wydziały.

W przypadku awarii systemu ESOBIG „Zlecenia polecenia wypłaty za granicę...” składane są w Banku, który wykonuje dyspozycję we własnym zakresie.

Dowody wypłaty

W rozumieniu instrukcji, dowodami wypłaty są w szczególności takie dokumenty, jak:- rachunek zapłacony gotówką,- rachunek kosztów podróży,- rachunek dostawcy lub wykonawcy robót i usług,- wniosek o zaliczkę (na zakupy, na koszty podróży),- przekaz pocztowy,- wewnętrzne decyzje (polecenia) wypłaty.

Dowody te, po ich należytym opracowaniu przez pracowników określonych jednostek organizacyjnych kierowane są do kasy i po dokonaniu wypłaty ujmowane są w raporcie kasowym (rozchód) oraz do niego dołączane.

Dowód wypłaty (KW) jest drukiem akcydensowym, podlegającym ścisłemu zarachowaniu służącym do udokumentowania wypłaty gotówki z kasy, jeżeli nie ma innego dowodu źródłowego.Dowód sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden (oryginał) stanowi załącznik do raportu kasowego, a drugi pozostaje w bloczku u osoby wystawiającej ten dowód.

Dowód wypłaty sporządza:- kasjer w odniesieniu do wynagrodzenia z list płatniczych oraz dokonywanych wypłat stypendiów,- pracownik Działu Finansowego w odniesieniu do nie podjętych wynagrodzeń i innych należności z list

płatniczych oraz na podstawie dowodów źródłowych celem zadysponowania wypłaty na rzecz różnych osób z tytułu różnicy z rozliczenia zaliczek, zwrotu za rachunki gotówkowe opłacone przez zainteresowanego, zwrotu mylnych wpłat i różnych nadpłat, w odniesieniu do zasiłków losowych studentów.

Pracownicy wystawiający dowód wypłaty winni zamieścić na dowodzie źródłowym adnotację o wystawieniu dowodu wypłaty z podaniem jego numeru, daty oraz klauzulę „nie stanowi dowodu wypłaty“ lub „odprowadzono do banku“ (dotyczy list płatniczych).Dowód wypłaty (oryginał) posiadający podpisy wystawiającego, sprawdzającego, zatwierdzającego, wypłacającego i otrzymującego, stanowi podstawę do wpisania w raporcie kasowym i zostaje dołączony do raportu.

Rejestr nie podjętych z kasy należności jest drukiem własnego opracowania, sporządzanym przez wyznaczonego pracownika Działu Finansowego. W rejestrze odnotowuje się imiennie wyszczególnione nie podjęte w terminie należności tzw. depozyty (wynagrodzenia, stypendia, stypendia doktoranckie i inne należności).Wykaz nie podjętych wynagrodzeń sporządza się w 3 egz. Na podstawie wykazu, wyznaczony pracownik zamieszcza w kolumnie listy płatniczej “potwierdzenie odbioru” adnotację „depozyt odprowadzono do banku dnia....”.Pierwsza kopia wykazu stanowi podstawę do rozchodowania jego łącznej sumy w raporcie kasowym oraz dokonania wpłaty gotówki do banku i jest dołączana do raportu kasowego.Drugą kopię otrzymuje osoba z Działu Księgowości prowadząca rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

Oryginał wykazu zatrzymuje wyznaczony pracownik Działu Finansowego, który w razie zgłoszenia się zainteresowanego po odbiór wynagrodzenia wystawia dowód PK, a do kasy dowód KW, stanowiący podstawę wypłaty tego wynagrodzenia z kasy.Po dokonaniu ostatniej wypłaty wyznaczony pracownik przekazuje oryginał wykazu osobie prowadzącej rozrachunki z tytułu wynagrodzeń w Dziale Księgowości.Wykaz nie podjętych stypendiów sporządzany jest przez kasjera w 2 egz. i imiennie specyfikuje kwoty nie podjętych stypendiów w układzie list płatniczych i poszczególnych wydziałów.Wykaz otrzymuje dany wydział i wykorzystuje go do ponownego wprowadzenia nie podjętych stypendiów do listy płatniczej w następnym miesiącu. Kopię wykazu otrzymuje Dział Finansowy do użytku wewnętrznego.

Raport kasowy jest drukiem sporządzonym codziennie przez kasjera w 2 egz. na podstawie dowodów kasowych, stanowiących załączniki do raportu. Raporty kasowe sporządzane są oddzielnie dla różnych rodzajów działalności, m.in.:

- pogotowie kasowe, - płace,- działalność naukowo-badawcza,- stypendia,- ZFŚS,- praktyki itp.

Raport stanowi podstawę kontroli operacji gotówkowych i ich księgowania.Po zsumowaniu i ustaleniu salda gotówki na koniec dnia - oryginał raportu wraz z załącznikami- kasjer przekazuje za pokwitowaniem w rejestrze raportów, Kierownikowi Działu Finansowego, który sprawdza zgodność rachunkową i kompletność załączników oraz przekazuje raport do Działu Księgowości, gdzie jest dekretowany, księgowany i archiwowany. Kopia raportu pozostaje w bloczku kasjera.

Wyciąg bankowy - otrzymywany z banku (względnie drukowany we własnym zakresie), każdorazowo po zmianie stanu środków na rachunkach bankowych. Stanowi potwierdzenie wpłaty bądź wypłaty środków pieniężnych z rachunku bankowego. Stany środków wykazane w wyciągu bankowym podlegają porównaniu z dokumentami pierwotnymi i należą do obowiązków wyznaczonych pracowników. Wszelkie niezgodności należy niezwłocznie wyjaśnić z bankiem prowadzącym rachunki bankowe.

Wniosek o zaliczkę - wypełnia wyznaczony pracownik odpowiedniej jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej w jednym egzemplarzu; wniosek podpisują kierownicy komórek, zatwierdza Dyrektor Administracyjny i Kwestor względnie osoby upoważnione.Kontrolę formalną przeprowadza dział rozliczający, który ewidencjonuje zaliczkę w rejestrze zaliczek. Zaliczkobiorca potwierdza odbiór zaliczki i zobowiązuje się do jej rozliczenia w terminie określonym przez dział rozliczający. Wniosek stanowi załącznik do raportu kasowego.

Rejestr pobranych zaliczek - prowadzony jest w jednym egz. przez:- Dział Finansowy - dla wszystkich jednostek organizacyjnych i komórek administracyjnych,

- Sekcję Księgowości Finansowej - dla kół naukowych, samorządu studenckiego, działalności socjalnej,- Dział Nauki - zaliczki dot. umów,- Dział Płac - zaliczki dot. umów, głównie zlecenia.

Rozliczenie zaliczki -sporządza osoba pobierająca zaliczkę, dołączając do niego zestawienie wydatków i potwierdzające je dowody i przedkłada w dziale rozliczającym.Rozliczenie pod względem merytorycznym sprawdza kierownik właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej. Kontrolę formalną i rachunkową przeprowadza dział rozliczający.Rozliczenie akceptuje Dyrektor Administracyjny i Kwestor bądź osoby upoważnione.

Nota obciążeniowa za niedobory i szkody - wystawiana jest w 2 egz. przez Dział Finansowy Sekcję Księgowości Majątkowej, po rozliczeniu inwentaryzacji w przypadku stwierdzenia niedoborów w środkach trwałych, materiałach, towarach, środkach pieniężnych.Oryginał za pokwitowaniem otrzymuje obciążony pracownik, kopia pozostaje w Dziale Finansowym.

Noty księgowe - wystawiane są w 3 egz. przez jednostki organizacyjne i komórki administracyjne,podpisane przez kierownika jednostki, zatwierdzone przez Dyrektora Administracyjnego i Kwestora bądź osoby upoważnione, na bieżąco w momencie rozliczania kosztów. Dokumentują rozliczenie usług świadczonych przez wystawiającego na rzecz poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu lub instytucji zewnętrznych, np. partycypacja w kosztach z różnych tytułów.Każda jednostka lub komórka wystawiająca noty prowadzi własny rejestr not.

Polecenie księgowania - dowód wystawiany w 1 egz. przez pracowników Kwestury na bieżąco w miarę potrzeb, służący do przeprowadzenia wewnętrznych księgowań, w szczególności do stornowania błędnych księgowań.

Polecenie wyjazdu służbowego

- podróże krajowe - pracownikowi delegowanemu przysługuje zwrot kosztów podróży; wysokość oraz warunki ustalania należności z tego tytułu określa stosowne Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.Na wniosek delegowanego pracownika może być wypłacona zaliczka.Podstawę do wypłaty stanowi wniosek (dolna część formularza), zaakceptowany przez kierownika jednostki, zatwierdzony przez Dyrektora Administracyjnego i Kwestora, bądź osoby upoważnione. Delegowany pracownik w ciągu 7 dni od zakończenia podróży zobowiązany jest do sporządzenia rachunku kosztów (odwrotna strona formularza) i przedłożenia kierownikowi jednostki delegującej, który dokonuje kontroli merytorycznej.Kontrolę formalno-rachunkową wykonują pracownicy Działu Finansowego.Rachunek kosztów zatwierdza Rektor, Dyrektor Administracyjny, Kwestor lub osoby upoważnione. W przypadku wypłaty gotówkowej - rozliczenie kosztów podróży stanowi załącznik do raportu kasowego.W przypadku przelewu na rachunek - rozliczenie ujmuje się w rejestrze przelewów.

- podróże zagraniczne - wysokość należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa stosowne Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej.Wszelkie operacje finansowe związane z podróżami zagranicznymi przeprowadza Dział Współpracy z Zagranicą, zgodnie z ustalonymi procedurami.Pracownik delegowany, otrzymuje zaliczkę w walucie obcej, wypłata zaliczki następuje na podstawie sporządzonego przez Dział Współpracy z Zagranicą do banku „Zlecenia sprzedaży / wypłaty waluty“ podpisanego przez osoby upoważnione do dysponowania środkami na rachunku bankowym.Kopia zlecenia winna być zaparafowana przez Kierownika Działu Współpracy z Zagranicą bądź osobę upoważnioną .Rozliczenie kosztów podróży dokonywane jest w walucie zaliczki w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami.

Dokumentacja inwentaryzacyjna - uregulowania zawarte zostały w „Instrukcji inwentaryzacyjnej“ wprowadzonej Zarządzeniem nr 24 Rektora UMK z dnia 18 września 1996 r. (z późniejszymi zmianami).

Wezwanie do zapłaty - sporządzane jest przez pracowników Sekcji Księgowości Finansowej, zatwierdzane przez Dyrektora i Kwestora lub osoby upoważnione, wysyłane przesyłką poleconą po 14 dniach po upływie terminu płatności. Po wysłaniu 3 kolejnych wezwań - w razie nieuregulowania należności, sprawa winna być skierowana na drogę sądową.

Wezwanie do uzgodnienia sald należności - sporządzane jest przez Sekcję Księgowości Finansowej po zakończeniu roku, na dzień bilansowy.

Dokumentacja dotycząca zakupu i sprzedaży środków trwałych, materiałów, towarów i usług

Dowodami zakupu i sprzedaży są:- rachunki,- faktury VAT,- faktury korygujące VAT,- rachunki korygujące VAT sporządzone zgodnie z przepisami w sprawie podatku VAT,

Rachunki - dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi przez dostawców nie obowiązanych do wystawienia faktur VAT.

Faktura VAT - jest podstawowym dokumentem stwierdzającym dokonanie sprzedaży; winna zawierać co najmniej:

- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,- numery identyfikacji podatkowej albo numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,- dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej

jako „FAKTURA VAT“ - nazwę towaru lub usługi,- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),- wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),- stawki podatku,- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki

podatkowe i zwolnionych od podatku,- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące

poszczególnych stawek podatkowych,- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z

podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie,- czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i

nazwiska tych osób. W przypadku sprzedaży dokonywanej na podstawie zamówienia, faktura nie musi zawierać podpisu nabywcy; fakturę VAT wystawia się wówczas na podstawie pisemnego oświadczenia nabywcy, które powinno potwierdzić uprawnienia podatnika do otrzymania faktury VAT.

Faktury wystawione przez małych podatników zwierają dodatkowo:- oznaczenie „FAKTURA VAT - MP”,- termin płatności należności określonej w fakturze.

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.Fakturami mogą być również:

- bilety jednorazowe, wydane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób:kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami, promami, samolotami i śmigłowcami,

- dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej,- dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku,- dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi,

o ile zawierają niezbędne dane określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wykonania przepisów o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym.Faktury VAT wpływające do UMK, winny być opatrzone datą wpływu i skierowane do właściwej jednostki lub komórki organizacyjnej, na której ciąży obowiązek kontroli merytorycznej.Po dokonanej kontroli merytorycznej fakturę wraz z załącznikami (zamówienia, dowody przyjęcia, specyfikacje itp.), za pokwitowaniem należy przekazać do Działu Finansowego w terminie 7 dni, nie później jednak niż na 2 dni przed terminem płatności.Po przeprowadzonej kontroli formalnej i rachunkowej, Dział Finansowy sporządza odpowiednie dyspozycje bankowo-kasowe.Niezależnie od w /w kontroli, dokumenty te powinny na odwrocie zawierać informacje dotyczące źródeł finansowania oraz informacje pozwalające na ich powiązanie z innymi dowodami lub urządzeniami ewidencyjnymi (np. dane o przyjęciu środka trwałego do ewidencji, wystawieniu dowodu OT, PZ itp.

Faktura korygująca VAT - wystawiana jest w przypadku, gdy po wystawieniu faktury VAT udzielono rabatów, podwyższono cenę, stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych.Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,- dane identyfikujące fakturę, której korekta dotyczy,- kwotę i rodzaj korekty,- kwotę korekty podatku,- czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej lub podpis oraz imię i nazwisko

tej osoby.

Faktura korygująca, po opracowaniu powinna być przekazana do Kwestury nie później niż 2 dnia od daty otrzymania.Faktury korygujące VAT muszą zawierać słowo „korekta” oraz wymagają potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

Nota korygująca VAT - sporządzana jest przez pracowników Działu Finansowego w 2 egzemplarzach i przesyłana do kontrahenta; po akceptacji 1 egz. wraca do Uniwersytetu.Nota korygująca wystawiana jest w przypadku otrzymania faktury VAT lub korygującej, zawierającej pomyłki dotyczące jakichkolwiek informacji wiążących się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, bądź oznaczeniem towaru, czy usługi z wyjątkiem pomyłek powodujących konieczność wystawiania faktury korygującej.

Rejestry sprzedaży i zakupu VAT - rejestry prowadzone są przez wyznaczonego pracownika Sekcji Księgowości Finansowej, w oparciu o które dokonuje się stosownych rozliczeń podatku VAT z urzędem skarbowym.Zbiorczy rejestr sprzedaży VAT prowadzony jest w oparciu o:

- rejestr sprzedaży VAT księgarni (jako jedna zbiorcza pozycja, rejestr sprzedaży VAT księgarni stanowi załącznik do zbiorczego rejestru sprzedaży),

- raportów o wartości sprzedaży za dany miesiąc sporządzonych przez wszystkie komórki uprawnione do wystawiania faktur VAT.

Raporty należy sporządzać w sposób określony pismem KF 311 -5/94 z dnia 10.10.1994 r. i dostarczać do Sekcji Księgowości finansowej w terminie do 4 dnia po zakończeniu miesiąca.

Dokumentacja obrotu rzeczowymi składnikami majątkowymi

Obrót rzeczowymi składnikami majątkowymi poprzedzony jest czynnościami wstępnymi, do których zalicza się zamówienie i upoważnienie do odbioru oraz zafakturowanie dostawy.

Zamówienie - zasady i tryb postępowania w sprawach dotyczących zamówień szczegółowo określa „Regulamin zamówień publicznych UMK“ wprowadzony zarządzeniem nr12 Rektora UMK z dnia 2 maja 2002 r.Osoby składające zapotrzebowanie na dostawy, usługi i roboty budowlane zobowiązane są do wskazania środków ich finansowania.Zakupy rzeczowych składników majątkowych muszą być udokumentowane wyłącznie fakturami VAT.W ramach dokumentacji obrotu rzeczowymi składnikami majątku wyróżnia się następujące dokumenty:1. przyjęcie środka trwałego - OT,2. protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego - PT,3. zmiana miejsca użytkowania środka trwałego - MT,4. likwidacja środka trwałego - LT,5. przyjęcie materiałów do magazynu -Pz,6. wydanie materiałów z magazynu -Rw, „W”7. zwrot materiałów z magazynu -Zw, PR,8. przesunięcie międzymagazynowe - MM,9. wydanie materiałów na zewnątrz - Wz.

Przyjęcie środka trwałego OT - druk znormalizowany - służy do udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania pochodzącego z zakupu, wykonanego we własnym zakresie, zwiększenia wartości posiadanych środków trwałych na skutek ich modernizacji i ulepszenia. Dowód OT sporządzany jest w ciągu trzech dni od daty przyjęcia środka trwałego, w 3 egzemplarzach przez jednostkę przejmującą środek trwały do eksploatacji, z których:

- oryginał wraz z fakturą otrzymuje Dział Finansowy,- pierwszą kopię otrzymuje Dział Aparatury Naukowej,- druga kopia pozostaje w jednostce organizacyjnej.

Dowód OT winien być podpisany przez kierownika Działu Aparatury Naukowej, jednostki organizacyjnej przekazującej do eksploatacji środek trwały oraz osobę, której powierzono pieczę nad przyjętym środkiem trwałym. Dowód OT stanowi podstawę do wpisu przez jednostkę przyjmującą w księdze inwentarzowej, podając numer inwentarzowy oraz księgowania w ewidencji syntetycznej i analitycznej przychodu nowych środków trwałych lub zwiększenia wartości już istniejących obiektów. Środki trwałe, wymagające montażu lub skompletowania, są traktowane jako środki trwałe w budowie do czasu ich przekazania do eksploatacji i ujmowane przez Dział Księgowości w ewidencji księgowej na podstawie rachunku.Dowód OT należy wystawić również w przypadku zwiększenia wartości środków trwałych na skutek ich rozbudowy, dobudowy lub modernizacji.Jednostka przyjmująca środek trwały obowiązana jest posiadać bieżąco prowadzoną księgę inwentarzową, dokonać oznakowania środka trwałego i wyznaczyć osobę materialnie odpowiedzialną za powierzony środek trwały.

Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT - dokumentuje nieodpłatne przekazanie środków trwałych innym jednostkom poza UMK. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego następuje na wniosek strony przyjmującej na podstawie pisemnej zgody Rektora.Przy nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy w 5 egzemplarzach, z czego 2 egz. otrzymuje nowy użytkownik, 1 egz. dotychczasowy użytkownik, 1 egz. - osoba materialnie odpowiedzialna .1 egz. (oryginał) - Dział Księgowości- stanowi on podstawę do odpowiednich księgowań.Dowód PT wystawia jednostka organizacyjna przekazująca środki trwałe.Otrzymane dary, dotyczące składników majątku trwałego, są dokumentowane pismami darczyńców lub protokołem. Są one podstawą do wystawienia przez jednostkę przyjmującą dar, dowodu PT oraz ujęcia środka trwałego w księdze inwentarzowej i dokonania jego oznakowania w dniu otrzymania dokumentów.

Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT - dokument ten stanowi dowód przesunięcia składnika majątku trwałego pomiędzy jednostkami organizacyjnymi UMK (użytkownikami).Dowód MT wystawia (z chwilą przekazania środka trwałego) dotychczasowy użytkownik (jako strona przekazująca) w 3 egzemplarzach, z czego oryginał otrzymuje Dział Księgowości Sekcja Księgowości Majątkowej, kopię - przekazujący, 2 kopię - przejmujący.Dowód MT powinien być przekazany do Działu Księgowości Sekcji Księgowości Majątkowej w ciągu 2 dni od sporządzenia.

Protokół likwidacji środka trwałego - likwidacja środka trwałego może wynikać ze zniszczenia, zużycia lub nieopłacalnej dalszej eksploatacji. Likwidacji dokonuje Komisja Likwidacyjna majątku trwałego w UMK. Tryb powoływania komisji określony został w Zarządzeniu nr 27 Rektora UMK z dnia 15 czerwca 2001 r. Komisja sporządza w dniu likwidacji protokół wg wzoru określonego w cytowanym Zarządzeniu. Oryginał protokołu otrzymuje Sekcja Księgowości Majątkowej, po sprawdzeniu i zadekretowaniu, protokół przekazywany jest do Działu Finansowego.

Przyjęcie materiałów z zewnątrz PZ - dokument sporządzany (z chwilą przyjęcia materiałów do magazynu) przez magazyniera na podstawie dowodu zakupu, jest potwierdzeniem przychodu zakupionych materiałów, dokument podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna, a akceptuje Kierownik Działu Zaopatrzenia i Transportu.Do Kwestury dokument należy przekazać nie później niż 3 dni od daty sporządzenia:

- oryginał - do Sekcji Księgowości Majątkowej,- kopia wraz z fakturą - do Działu Finansowego.

Przesunięcie materiału Mm - dokument sporządza magazynier przekazujący z chwilą przesunięcia materiału; służy do udokumentowania przesunięcia materiałów między magazynami względnie odrębnymi jednostkami jednostkami organizacyjnymi.Magazynier przekazujący materiał ewidencjonuje jego wydanie i przekazuje go wraz z załączonymi dokumentami magazynierowi przejmującemu.Dokument zaakceptowany przez Kierownika Działu Zaopatrzenia i Transportu, (który dokonuje kontroli merytorycznej) należy przekazać do Kwestury - w ciągu 3 dni od daty sporządzenia:

- oryginał - do Sekcji Księgowości Majątkowej,- kopia - magazyn przekazujący,- kopia - magazyn przejmujący.

Pobranie materiału „Rw” „W” - Dowód służący do udokumentowania pobrania materiałów z magazynu na użytek wewnętrzny lub środków trwałych; sporządza go jednostka zamawiająca, akceptuje kierownik jednostki pobierającej, który jednocześnie dokonuje kontroli merytorycznej.Osoba odbierająca materiały, powinna sprawdzić ich rodzaj, ilość oraz pokwitować odbiór.Dowód należy przekazać do Kwestury w terminie 3 dni od daty wydania materiałów:

- oryginał - do Sekcji Księgowości Majątkowej,- kopia - pozostaje w magazynie.- kopia - jednostka pobierająca materiał

W przypadku, gdy z magazynu pobierany jest środek trwały, jednostka pobierająca otrzymuje 2 egzemplarze Rw, z czego 1 egz. po opisaniu (o ujęciu środka trwałego w księdze inwentarzowej, nadaniu numeru inwentarzowego itd.), należy przekazać do Kwestury -Sekcji Księgowości Majątkowej.

Zwrot materiału „Zw”, „PR” - dowód dokumentuje zwrot materiałów, uprzednio pobranych z magazynu. Sporządzany jest z chwilą zwrotu przez pracownika komórki zwracającej, zaakceptowany przez kierownika komórki zwracającej, pokwitowany przez osobę materialnie odpowiedzialną i Kierownika magazynu. Dowód należy dostarczyć w terminie 3 dni od daty zwrotu:oryginał - do Kwestury Sekcji Księgowości Majątkowej,

- kopia - magazyn,- kopia - sporządzający,- kopia - Dział Zaopatrzenia i Transportu.

Wydanie materiałów na zewnątrz „Wz” - dokument sporządzany przez Dział Zaopatrzenia i Transportu, zaakceptowany przez Kierownika, z chwilą wydania materiału.Służy do udokumentowania wydania materiałów z magazynu odbiorcom zewnętrznym z tyt. np. sprzedaży, wydania do przerobu obcego itp.Dowód należy dostarczyć do Kwestury w ciągu 3 dni od daty wystawienia; poszczególne dokumenty otrzymują:

- oryginał - Sekcja Księgowości Majątkowej,- kopia - magazyn wydający,- kopia - odbiorca,- kopia - wystawiający dokument,- kopia wraz z fakturą - Dział Księgowości Finansowej - w przypadku sprzedaży,

Dokumenty dotyczące rozliczeń z Urzędem Skarbowym

Podatek dochodowy od osób prawnych

Podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym (CIT) są przychody osiągane przez Uczelnię, które nie są wolne od podatku w myśl Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, powiększone o koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów (zgodnie z ustaleniami zawartymi w ustawie o CIT.Informacje dotyczące osiągniętych przychodów lub poniesionych kosztów,należy dostarczyć do wyznaczonego pracownika Kwestury (Z-cy Kwestora lub innej wyznaczonej osoby) najpóźniej 2 dni robocze przed terminem sporządzenia deklaracji i płatności podatku.Rodzaje składanych deklaracji oraz terminy płatności podatku określa Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54 poz.654, ze zm.). Deklaracje składane są na drukach wydanych i w terminach określonych przez Ministerstwo Finansów.

Deklaracje podatkowe dla podatku od towarów i usług (VAT) - sporządzane są przez wyznaczonego pracownika Sekcji Księgowości Finansowej w terminach i w formie określonej Ustawą z 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U z 1993 r. Nr 11 poz.50 z póz. zmianami oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym.Deklaracje podatkowe sporządzane są w oparciu o rejestr sprzedaży VAT, omówiony wcześniej.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Przedmiot oraz podmiot opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych określa Ustawa z 26 lipca 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2000 r nr 14 poz. 176 z licznymi zm.).Rodzaj informacji, formularze, na których składa się informacje oraz terminy składania deklaracji i przekazywania podatku określone są w cyt. Ustawie i przepisach wykonawczych do ustawy.Za składanie informacji dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych oraz przekazywanie zaliczek na ten podatek odpowiedzialny jest Dział Płac.

Dokumentacja dotycząca rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Szczegółowe uregulowania zawarte są w:- ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U Nr 137 z 98 r poz. 882, ze zmianami wraz z

rozporządzeniami wykonawczymi),- ustawie o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Ustawa z 23.01.2003 r. Dz. U Nr 45 poz. 391), - Zarządzeniu nr 8 Rektora UMK z dnia 1marca 2001 r. w sprawie trybu zawierania umów zlecenia i o

dzieło, wzorów druków umów oraz miejsca i terminów składania dokumentacji dot. tych umów.

Za terminowe składanie dokumentacji do ZUS oraz opłacanie składek odpowiedzialny jest Dział Płac -w zakresie swoich kompetencji, bądź Dział Spraw Pracowniczych - w zakresie dokumentów zgłoszeniowych .

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia i płac

Angaże pracowników - dokumenty wystawiane przez Dział Spraw Pracowniczych dla pracowników nowo zatrudnionych oraz dla pozostałych w przypadku zmian.Angaże sporządza się w 3 egzemplarzach, najpóźniej w dniu zatrudnienia:

- 1 egz. - pracownik,- 1 egz. - Dział Płac,- 1 egz. - akta osobowe pracownika.

Angaże podpisuje Rektor lub Dyrektor Administracyjny.

Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, wypowiedzenie umowy o pracę - dokument sporządzany przez Dział Spraw Pracowniczych, stosownie do ustaleń zawartych w Kodeksie Pracy, w 3 egzemplarzach: 1 egz. dla pracownika, 1 egz. dla Działu Płac, 1 egz. do akt osobowych pracownika.Dokument podpisuje Rektor lub Dyrektor Administracyjny.

Karta obiegowa - dokument wystawiany przez Dział Spraw Pracowniczych w 1 egz. w dniu przyjęcia i zwolnienia pracownika. Karta obiegowa przechowywana jest w aktach pracownika.

Świadectwo pracy - dokument wystawiany przez Dział Spraw Pracowniczych w 2 egz. stosownie do ustaleń zawartych w Kodeksie Pracy; 1 egz. otrzymuje pracownik, 2 egz. trafia do akt osobowych pracownika.

Listy płac (dla nauczycieli i pozostałych pracowników) wynagrodzeń osobowych łącznie z zasiłkami z ubezpieczenia społecznego - jest to zbiór sporządzony przez Dział Płac w systemie „Personel” i przekazywany do Działu Finansowego 3 dni robocze przed terminem wypłaty. Oryginał - w przypadku wypłaty gotówkowej - przekazywany jest do kasy. Kopię łącznie z raportem ZUS RMUA otrzymuje pracownik. Zestawienie wynagrodzeń na konta osobiste przekazywane jest do Działu Księgowości.Wypłata wynagrodzeń dla nauczycieli akademickich z tyt. godzin ponadwymiarowych następuje łącznie z wypłatą wynagrodzenia za pracę; sposób rozliczania wynagrodzeń dla nauczycieli akademickich z tyt. godzin ponadwymiarowych, określony został w piśmie DK -311-131/96 z 23 09.1996 r. dot. zmian w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych w formie umowy zlecenia i umowy o dzieło. Wynagrodzenia za prace wykonane na podstawie umów zlecenia lub o dzieło - wypłacane są na podstawie rachunków za te prace składane do:

- Działu Dydaktyki -jeżeli umowa dotyczy zajęć dydaktycznych,- Działu Nauki - jeżeli umowa dotyczy działalności naukowo-badawczej,- Działu Płac - jeżeli umowa dotyczy pozostałych spraw,

w terminach i w formie określonej Zarządzeniem Nr 8 Rektora UMK z dnia 1 marca 2001 r. w sprawie „trybu zawierania umów zlecenia i o dzieło, wzorów druków umów oraz miejsca składania dokumentacji”, a także w piśmie DK-311-131/96 z 23.09.1996 r. dot. zmian w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych w formie umowy zlecenia i umowy o dzieło.Ostateczny termin składania tych rachunków upływa z dniem:

- 25 danego miesiąca - do Działu Dydaktyki,- 30 danego miesiąca - do Działu Nauki i Działu Płac.

Rachunki winny być sporządzone wg wzorów określonych w cytowanym wyżej Zarządzeniu .

Zestawienie zbiorcze list płac - sporządzane jest przez Dział Płac i przekazywane do Działu Finansowego 4 dni przed terminem wypłaty. Dokument podpisuje Kierownik Działu Płac, Kwestor i Dyrektor Administracyjny.

Rozdzielnik kosztów wynagrodzeń bezosobowych - sporządzany przez Dział Płac do 14 dnia po zakończeniu miesiąca. Do Działu Finansowego winien być przekazany do 15 dnia po zakończeniu miesiąca.

Zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy - wydane przez lekarza opracowywane jest dla:- nauczycieli akademickich i pracowników administracji - przez Dział Spraw Pracowniczych,- pozostałych pracowników - przez Dział Płac.

Karta zasiłkowa - zbiór sporządzony przez Dział Płac, zarejestrowany w systemie “Personel”.

Dokumentacja zbiorowego żywienia

1/ Faktura VAT (otrzymana) - dokumentuje zakup towarów do magazynu, stołówek i bufetów.2/ dowód przyjęcia dostawy (wg PKWiU) - załącznik do faktury, będący podstawą do rejestracji ilościowo -

wartościowej, 3/ Magazyn wyda- dowód dokumentujący wydanie surowca do produkcji.4/ Magazyn przyjmie - z garmażerni do bufetów.5/ Dowód przyjęcia dostawy na towary wydane do bufetu w cenie sprzedaży (z VAT).6/ Rozliczenie ilości posiłków i zużycia surowca (kalkulacja).7/ Zestawienie zużycia materiałów - raport dzienny zużycia materiałów do przygotowania posiłku. Na podstawie

dziennych raportów sporządza się na koniec miesiąca raport zbiorczy 8/ Nota wewnętrzna - dokumentuje sprzedaż dla własnych jednostek. 9/ Nota uznaniowa - dokument służący do wyksięgowania marży z not wewnętrznych.10/ Raport ze sprzedaży bonów stołówkowych - sporządzany okresowo na podstawie: pokwitowań bonów

stołówkowych(obciążenie), faktur VAT i not wewnętrznych (uznanie).11/ Protokół zniszczenia nie sprzedanych bonów - jest podstawą sporządzenia dowodu wpłaty KP, na

równowartość zniszczonych bonów.12/ Dowody wpłaty sprzedanych bonów za gotówkę,

13/ Zestawienie sprzedanych bonów - sporządza kasjer główny Działu Zbiorowego Żywienia na koniec miesiąca: na postawie tego zestawienia sporządza się rozliczenie stołówek za miesiąc

14/ Faktura VAT - dot. sprzedaży towarów handlowych i art. spożywczych, sporządzona w przypadku sprzedaży na zewnątrz (z bufetów czy stołówek).Na podstawie wystawionych faktur sporządza się zestawienie zbiorcze, w ilościach niezbędnych dla celów kontrolnych.

15/ Zestawienie zużycia materiałów z magazynu do kuchni i garmażerni - na tej podstawie sporządzana jest zbiorówka ilości zużycia materiałów wg indeksów, będąca podstawą wprowadzenia do ewidencji .

Rozdział IX

Postanowienia końcowe

Wszystkie inne dokumenty sporządzane we własnym zakresie przez jednostki i komórki organizacyjne Uniwersytetu (dokumenty jednostkowe, zbiorcze, zestawienia, specyfikacje itp.) mogą być dowodami księgowymi będącymi podstawą do ujęcia ich w księgach rachunkowych, o ile zawierają wszystkie elementy prawidłowo sporządzonego dowodu księgowego i są podpisane przez osoby do tego upoważnione.