INSTRUKCJA WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY W ERP …centrumnauki.uni.lodz.pl/wp-content/uploads/2017/03/załącznik-nr-3... · załącznik nr 3 do zarządzenia nr 49 Rektora UŁ

załącznik nr 3do zarządzenia nr 49

Rektora UŁz dnia 28.12.2015 r.

INSTRUKCJA WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY W ERP SIMPLE

LOGOWANIE DO SYSTEMU :

Podczas logowanie do systemu należy uzupełnić pola podane poniżej następnie kliknąć Połącz(Rys.1):

Identyfikator - nasze dane

Hasło - każdy użytkownik posiada indywidualne hasło

Serwer - erptest (wersja testowa) lub erpprod (wersja produkcyjna)

Firma - Szkolenie (wersja testowa) lub Uniwersytet Łódzki (wersja produkcyjna)

Rys.1 Okno logowania do systemu Simple ERP

W przypadku jeśli pola Serwer i Firma są wyszarzałe i nie możliwa jest zmiana danych należy poniżejodznaczyć pole Połącz z ustawieniami domyślnymi.

Użytkownik po zalogowaniu się do systemu powinien wybrać okres sprawozdawczy- miesiąc w którympracuje następnie kliknąć Wybierz (Rys.2). W przypadku kliknięcia przycisku Dzisiaj skutek będzie takisam (w systemie wybrany zostanie obecny miesiąc) .

1

Rys.2 Okres sprawozdawczy

1. WPROWDZENIE NOWEGO ODBIORCY

Odbiorcę Zagranicznego zakłada Dział Księgowości UŁ po przesłaniu na adres maila danych tegoodbiorcy –[email protected].

Dane Odbiorcy -studenta są automatycznie definiowane na podstawie danych pobranych zsystemu USOS , wobec tego odbiorcy –studenta w systemie nie definiujemy.

W przypadku braku danych studenta w systemie Simple proszę o przesłanie informacji na adres

[email protected] bądź [email protected] celem wyjaśnienia sprawy.

Ścieżka wprowadzenia nowego odbiorcy:

**Menu pełne –Kontrahenci –Odbiorcy –Odbiorcy Krajowi- Prawy Przycisk Lista Odbiorców - DodajOdbiorcę (Rys.3a i Rys.3b)

Menu pełne dostępne poprzez wejście w System i wybranie Menu pełne lub kliknięcie ikonywskazanej na Rys.3a.

2

mailto:%E2%80%[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Rys.3a Ścieżka wprowadzenia nowego odbiorcy

Rys.3b Ścieżka wprowadzenia nowego odbiorcy

3

*Należy wpisać dane odbiorcy:

-dane podstawowe (Rys.4)

Identyfikator- służy do szybkiego szukania kontrahenta należy wpisać NIP odbiorcy bez kresek .Jeżeli kontrahent nie posiada numeru NIP to należy wprowadzić nazwę.

NIP –kontrahenta .Informacja tutaj wpisana będzie drukowana na dokumencie sprzedaży, jako identyfikator NIP odbiorcy.

Płatnik -wypełniamy w przypadku jeżeli Odbiorca jest inny niż Płatnik.

Sprzedawca –tej pozycji nie wypełniamy .

Rys.4 Dane podstawowe nowego odbiorcy

- dane adresowe (Rys.5)

Adres –kraj ,miejscowość ,kod, ulica, nr domu ,nr mieszkania (nie jest obowiązkowy),poczta

(jeżeli jest inna niż miejscowość).

Adresy można wprowadzić –podstawowy ,faktury, wysyłki (drukowany na kopercie ) poprzez

Prawy Przycisk -dodaj

4

Rys.5 Dane adresowe nowego odbiorcy

Jeżeli kontrahent będzie już raz założony to pojawi się komunikat z informacją o tym.

*Jeżeli posiadamy informację, iż odbiorca jest zarazem dostawcą to należy kliknąć Ikonkę

M-Utwórz skojarzonego dostawcę (Rys.6)

*Zapisz dane dyskietka –kłódka po prawej stronie ekranu zmieni kolor z zielonej na czerwoną.

*Aby edytować -wprowadzić zmiany w zdefiniowanym już odbiorcy należy kliknąć na czerwoną kłódkę i jak będzie zielony kolor można wprowadzać zmiany bądź dopisać nowe dane (Rys.7).

*Zdefiniowanego odbiorcy nie można usunąć z bazy. Można wyłączyć go z bazy odbiorców ,należy w tym przypadku odhaczyć –aktywny.

Odhaczyć aktywny Odbiorca można, w przypadku posiadania informacji, iż został on zdefiniowanyw bazie niepoprawnie bądź jest on odbiorcą z którym Uniwersytet Łódzki nie będzie miał wprzyszłości wzajemnych rozliczeń.

*Aby szukać kontrahenta w wyświetlonej liście znając część nazwy używamy znaku % np. %PO szukając firmę MPO

5

Rys.6 Ikona Utwórz skojarzonego dostawcę

Rys.7 Edycja odbiorcy

6

2.DEFINIOWANIE TOWARÓW I USŁUG

Ścieżka wprowadzenia towaru/usługi:

**Menu pełne –Obrót Towarowy –Produkty –Produkty Edycja-Usługi-Prawy Przycisk –Dodaj klasęusług /Dodaj Usługę (Rys.8)

Rys.8 Ścieżka wprowadzenia towaru/usługi

UWAGA

*Dany Wydział UŁ definiuje pod pozycją 99-Wydział -usługi edukacyjne - studia stacjonarne,niestacjonarne ,podyplomowe ,doktoranckie ,realizowane w języku obcym –wszelkie, którychpłatności są dokonywane na indywidualne konta wirtualne studentów –USOS (Rys.9)

NP. Wydział Filologiczny zdefiniuje w/w usługi w pozycji 99.01

Pozostałe świadczone usługi przez Wydział UŁ należy definiować w pozycjiprzypisanej do danego wydziału np.01 WF_USŁUGI -usługi Wydziału Filologicznego UŁ.

7

Rys.9 Pozycja 99

*Dane podstawowe (Rys.10)

-Identyfikator –nazwa usługi

Tabulatorem przechodzimy na pole obok nazwa tutaj wpisana będzie informacją drukowaną na dokumencie sprzedaży w jego j treści.

W przypadku jeżeli treść jest dłuższa niż rubryka pod spodem znajduje się rozszerzenie nazwy. W miejscu tym można wpisać np. w przypadku świadczenia usług edukacyjnych powołanie się na obowiązkowy przepis z ustawy o podatku VAT -art.43 ust.1 pkt 26 lit b ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku VAT (D.U z 2004 r.Nr 54 poz.535 ze zm.), aby informacja ta była drukowana na dokumencie sprzedaży automatycznie przy wyborze danej zdefiniowanej usługi .

Aby dokonać zmian w identyfikatorze wybieramy menu główne ikonka –identyfikator iwprowadzamy zmiany.

-Jeżeli cena zdefiniowanego towaru/usługi jest stała to należy wypełnić rubrykę cena sprzedaży netto.

-VAT wybieramy z listy stawkę podatku vat jaką jest opodatkowana sprzedaż towaru bądź usługi

-PKWIU wpisujemy symbol PKWIU odpowiedni dla danego towaru bądź danej usługi

8

Symbol ten będzie drukował się na dokumencie sprzedaży w przypadku wybrania danegozdefiniowanego towaru bądź danej zdefiniowanej usługi.

Rys.10 Dane podstawowe

*Jednostki i miary (Rys.11a i Rys.11b)

-Jednostki miary służy do definiowania jednostek miary danego towaru bądź usługi np. usł , szt, godz itp.

Standardowo wybieramy jednostkę miary bazową.

Aby dodać jednostkę miary prawy przycisk –dodaj.

Jeżeli zdefiniujemy pomyłkowo usługę nie w tym katalogu usług , w którym powinna ona być zdefiniowana to należy przeciągnąć zdefiniowaną usługę z tego katalogu do katalogu właściwego .

9

Rys.11a Jednostki i miary

Rys.11b Jednostki i miary

10

3.WPROWADZENIE DOKUMENTU SPRZEDAŻY

Ścieżka wprowadzenia dokumentu sprzedaży (Rys.12):

** Menu pełne –Obrót towarowy-Sprzedaż-Dokumenty sprzedaży lista –Prawy przycisk –Dodaj pozycję bądź

** Menu pełne – Obrót towarowy-Sprzedaż –Dokument Sprzedaży

Rys.12 Ścieżka wprowadzenia dokumentu sprzedaży

11

*NAGŁÓWEK( Rys.13)

Rys.13 Nagłówek

-typ dokumentu

* Typ USOS_brutto - z tytułu odpłatności za studia stacjonarne ,niestacjonarne,podyplomowe, doktoranckie ,realizowane w języku obcym –wszelkie, których płatności sądokonywane na indywidualne konta wirtualne studentów –USOS

* Typy dotyczące odbiorców UŁ z tytułu dostawy towarów i usług w pln:

T yp 203-01 netto ,brutto pozostałe niżej nie wyróżnione tytuły (203)

Typ 203-01 FS-w związku z realizacją programów w ramach funduszy strukturalnych

Typ 203-02 netto, brutto z tytułu sprzedaży Wydawnictwa UŁ

Typ 203-03 netto, brutto z tytułu odpłatności za udział w konferencjach

Typ 203-04 netto , brutto z tytułu sprzedaży CSK , DS –pokoje gościnne

Typ 203-05 netto, brutto z tytułu sprzedaży CDiSP UŁ np. sprzedaż Kwartalnika Prawa

12

Podatkowego

Typ 203-06 brutto z tytułu odpłatności za przewody doktorskie ,habilitacyjne

Typ 203-07 brutto z tytułu sprzedaży SJO UŁ

Typ 203-08 netto, brutto z tytułu sprzedaży CTT UŁ

*Typy dotyczące odbiorców UŁ z tytułu dostawy towarów i usług w walucie obcej:

Typ 204-01 netto, brutto pozostałe niżej nie wyróżnione tytuły (204)

Typ 204-03 netto, brutto z tytułu odpłatności za udział w konferencjach

*Typy dotyczące otrzymanych zaliczek od odbiorców UŁ na poczet przyszłej

dostawy towarów i usług w pln :

Typ 206-10 pozostałe niżej nie wyróżnione tytuły (206)

Typ 206-11 z tytułu odpłatności za udział w konferencjach

*Typy dotyczące otrzymanych zaliczek od odbiorców UŁ na poczet przyszłej

dostawy towarów i usług w walucie :

Typ 207-10 pozostałe niżej nie wyróżnione tytuły (207)

Typ 207-11 z tytułu odpłatności za udział w konferencjach

*Typy dotyczące odbiorców UŁ z tytułu pozostałej sprzedaży w pln:

Typ 208-02 netto,brutto z tytułu sprzedaży czynsze instytucje ,osoby fizyczne zewnętrzne (nie pracownik)-Sprzedaż Centrum Gospodarcze UŁ

* Typy dotyczące odbiorców UŁ z tytułu sprzedaży inwestycji :

Typ 213-1 netto, brutto z tytułu z tytułu sprzedaży inwestycji w pln

Typ 214-1 netto, brutto z tytułu z tytułu sprzedaży inwestycji w walucie

*Typy dotyczące odbiorców pracowników UŁ oraz rozliczenia z pracownikami UŁ w pln:

Typ 238-03 KASA – netto, brutto czynsze pracownicy UŁ

Typ 238-04 KASA – netto, brutto raporty z kasy fiskalnej

Typ 238-04 PAR_CSK/WUŁ -paragony z drukarek fiskalnych

Typ 238-09 netto, brutto z tytułu pozostałych sprzedaży dla pracownika UŁ (np. noclegi Suszek )

*TYP DS._STUDENT brutto tytułu odpłatności studentów za domy studenckie

13

*Typ FAKT_WEWN CSK faktury wewnętrzne wystawiane przez CSK

*Typ FAKTURA _WEWNĘTRZNA faktury wewnętrzne

*Typ Faktura FEX –faktura exportowa

*Typ Faktura FUE-faktura UE

*Typ NOTA_KORYG Nota korygująca opisowa –zmiana danych nabywcy

*Typ NOTA_KS_N Nota księgowa zewnętrzna pozostałe

*Typ NOTA_KS_N_PLAN Nota księgowa zewnętrzna planowa

*Typ NOTA_KS_N_W Nota księgowa zewnętrzna w walucie

*Typ NOTA_KS_NRD Nota księgowa zewnętrzna NRD –wystawiana z tytułu refundacji

delegacji

*Typ NOTA_KS_WEWN Nota księgowa wewnętrzna

*Typ NOTA_KS_WEWN _PLAN Nota księgowa wewnętrzna planowa

*Typ SX_KASA_Fisk netto, brutto faktura vat wystawiona do paragonu z kasy fiskalnej

*TYP USOS brutto z tytułu odpłatności za studia stacjonarne ,niestacjonarne, podyplomowe,doktoranckie ,realizowane w języku obcym –wszelkie, których płatności są dokonywane naindywidualne konta wirtualne studentów –USOS

*Typ zz- Archiwalne netto , brutto –dokumenty archiwalne celem wystawienia dokumentu

sprzedaży korygującego

-numer kolejny dokumentu sprzedaży jest nadawany z bazy automatycznie przy wystawieniu dokumentu sprzedaży z wyjątkiem 203_04 _Kopcin oraz 238_04_PAR_CSK(ręczna numeracja)

-stanowisko sprzedaży

Faktury vat USOS wybieramy numer- 99

W przypadku wystawienia faktur vat z tytułu innego niż faktura USOS wybieramy stanowisko sprzedaży –jednostkę organizacyjną dokonującą sprzedaży z listy.

W przypadku braku wymienienia jednostki organizacyjnej na liście wybieramy- pozostałe jednostki organizacyjne.

-data dokumentu –data bieżąca wystawienia

-data sprzedaży-data dokonania sprzedaży –dzień/miesiąc/rok

14

W przypadku usług ciągłych np. z tytułu odpłatności za studia można zaznaczyć data skróconai wtedy data sprzedaży to miesiąc i rok.

-rejestr vat -można pominąć to pole –system automatycznie wybierze właściwy okres

-odbiorca

Standardowo zaznaczony jest odbiorca stały .Oznacza to ,że dokument sprzedaży wystawiany będzie dla odbiorcy stałego zdefiniowanego w bazie odbiorców .W przypadku braku odbiorcy w bazie należy dokonać jego wprowadzenia -informacja punkt 1.

Jeżeli wiemy, iż odbiorca jest jednorazowy np. osoba fizyczna ,która dokonała płatności z tytułu dokonanej sprzedaży towarów bądź usług wybieramy odbiorca gotówkowy –gotówka/karta.

-sprzedawca

Jeżeli sprzedaż dotyczy kasy /drukarki fiskalnej wybieramy odpowiednią z listy .

W pozostałych przypadkach wybieramy sprzedawca domyślny- Uniwersytet Łódzki.

-warunki płatności-wybieramy formę płatności

*ODBIORCA

W przypadku wybrania odbiorcy z bazy pozycja ta wypełni się automatycznie .Dane tu umieszczonemożna edytować .

W przypadku wybrania odbiorcy gotówkowego –gotówka/karta wprowadzamy dane odbiorcy jakiemają być umieszczone na dokumencie sprzedaży.

*WYBÓR TOWARÓW I USŁUG (Rys.14)

-wybór towarów i usług –pozycje dokumentu sprzedaży

W ramach danej jednostki organizacyjnej wybieramy zdefiniowany rodzaj towaru lub usługi.

Na górze jest możliwość filtrowania wyboru poprzez odpowiednie zaznaczenie haczykiem .

Wybierając usługę należy zaznaczyć:

-pokaż podklasy

-nazwa rozwinięta

-usługa

Aby dodać pozycję prawy przycisk –dodaj.

Wybrane pozycje rodzajów towarów bądź usług potwierdzamy opcją –wybierz.

15

Wpisujemy ilość, jm, cena ,wybieramy stawkę podatku vat właściwą dla sprzedaży danego towaru bądź usługi jeżeli te wartości nie zostały wcześniej zdefiniowane przy zakładaniu usługi bądź jeżeli ich definicja się zmieniła.

Rys.14 Pozycje dokumentu sprzedaży

*WŁAŚCIWOŚCI (Rys.15)

–wybieramy właściwe konto bankowe UŁ na które ma być dokonana płatność w przypadku wystawienia dokumentu sprzedaży z odroczonym terminem płatności

-wybieramy odpowiednie zlecenie z listy, jeżeli sprzedaż jest realizowana na podstawie zdefiniowanych w systemie zleceń

-wybieramy odpowiednią komórkę- jednostkę organizacyjna UŁ z listy dokonującą danej sprzedaży. Dane tej jednostki organizacyjnej UŁ będą drukowane na dokumencie sprzedaży jako sprzedawca

-wybieramy pracownika, jeżeli sprzedaż dotyczy kasy fiskalnej . Z listy wybieramy imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za daną kasę fiskalną

-wybieramy kod projektu, którego dotyczy sprzedaż towarów bądź usług

Jeżeli na dokumencie sprzedaży będzie wybrana jedna pozycja –sprzedaż jednego rodzaju towarubądź usługi to wybieramy odpowiednie dane w właściwościach górnych- zlecenie ,komórka,pracownik, projekt .

16

Jeżeli na dokumencie sprzedaży będzie wybranych kilka pozycji –sprzedaż różnych towarów bądźusług to należy wybrać właściwości dolne i do każdej pozycji dokumentu sprzedaży wybraćodpowiednie dane –zlecenie ,komórka ,pracownik, projekt.

Rys.15 Właściwości

*PODSUMOWANIE

-podsumowanie –tutaj można zobaczyć podsumowane pozycje dokumentu sprzedaży

*WARUNKI PŁATNOŚCI

-warunki płatności –tutaj można zobaczyć szczegóły wybranych w dokumencie sprzedaży formypłatności .W pozycji tej można wpisać inny termin płatności, który nie został zdefiniowanystandardowo.

*ADNOTACJE

17

-adnotacje góra- jest tutaj miejsce na wpisanie dodatkowych adnotacji, które będą umieszczone wgórnej części dokumentu sprzedaży (nad tabelką)

-adnotacje dół-jest tutaj miejsce na wpisanie dodatkowych adnotacji, które będą umieszczone treścidokumentu sprzedaży np. w przypadku świadczenia usług edukacyjnych powołanie się naobowiązkowy przepis z ustawy o podatku VAT -art.43 ust.1 pkt 26 lit b ,aby informacja ta byładrukowana na dokumencie sprzedaży, jeżeli nie została wprowadzona podczas definiowania usługi.

Można tutaj także wpisać informacje dotyczącą np. roku akademickiego 2012/2013 ,danych studenta, zaliczka 100% itp.

*ZAŁĄCZNIKI

-załączniki –tutaj załączamy informacje dotyczące dokumentu sprzedaży np. oświadczenie odbiorcy wprzypadku odroczonego terminu płatności ,umowę ,protokół.

*DANE DODATKOWE

-dane dodatkowe góra –w przypadku dokumentu sprzedaży –można tutaj wpisać dane dodatkowookreślające sprzedawcę ,adres

-dane dodatkowe dół –w przypadku świadczenia usług wynajmu należy wybrać w tym miejscukategorię powierzchni lub numer Domu Studenckiego w którym jest wynajmowana powierzchnia .

Podgląd dokumentu sprzedaży możliwy jest wybierając główny pasek narzędzi ikonę podgląd wydruku(Rys.16a i Rys.16b).

Rys. Rys.16a Podgląd wydruku

18

Rys.16b Podgląd wydruku

Dokument sprzedaży ma obecnie status Do zatwierdzenia .

4.ZATWIERDZENIE DOKUMENTU SPRZEDAŻY

Wygenerowany dokument sprzedaży zatwierdzamy menu główne -zatwierdź (ikonka czarny kluczyk) (Rys.17)

Zatwierdzenie dokumentu powoduje zmianę jego statusu i zablokowanie jego edycji.

Dokument sprzedaży ma obecnie status Zatwierdzony (Rys.18).

19

Rys.17 Ikona zatwierdzania dokumentu sprzedaży

20

Rys.18 Wygląd zatwierdzonego dokumentu sprzedaży

5.KOREKTA DOKUMENTU SPRZEDAŻY

Aby skorygować dany dokument sprzedaży należy ustawić na nim kursor –Menu pełne –Sprzedaż – Dokumenty sprzedaży lista ,a następnie z paska narzędzi wybrać opcję Korekta -ikonka K (Rys.19).

Aby dokonać korekty dokument sprzedaży musi być zatwierdzony.

Po zaznaczeniu Opcji Korekta możliwe będzie skorygowanie wybranej pozycji dokumentu sprzedaży

21

Rys. 19 Ikona korekty dokumentu sprzedaży

Należy zaznaczyć pozycję dokumentu sprzedaży , którą mamy zamiar korygować.

-zmiana ilości ,zmiana ceny ,zmiana stawki podatku vat.

*Dane podstawowe

Pokazane są podstawowe informacje o korygowanym dokumencie sprzedaży tzn.

Typ dokumentu, numer dokumentu, data sprzedaży dokumentu, odbiorca ,stanowisko sprzedaży.

Data dokumentu określa datę wystawienia korekty dokumentu sprzedaży.

Data sprzedaży określa datę dokonania sprzedaży .

*Dane dodakowe

W przypadku wysatwienia korekty dokumentu sprzedaży w związku z zmianą treści wypełniamy pozycje :

Korekta _było

Korektra _winno być

-Przyczyna korekty –wybieramy zdefiniowaną w systemie przyczynę korekty. Jest możliwość wprowadzić odpowiednią indywidualną do danej sytuacji przyczynę korekty.

Po wprowadzeniu zmian podgląd dokumentu sprzedaży możliwy jest wybierając głównypasek narzędzi ikonę podgląd wydruku.

Dokument sprzedaży ma obecnie status Do zatwierdzenia .

22

Wygenerowaną korektę dokumentu sprzedaży zatwierdzamy menu główne ikonka -Zatwierdź

( czarny kluczyk).

Zatwierdzenie korekty dokumentu sprzedaży powoduje zmianę jego statusu i zablokowanie jego edycji.

Korekta dokument sprzedaży ma obecnie status Zatwierdzony.

6.FAKTURA VAT

Faktura jest dokumentem, który należy wstawić na potwierdzenie dokonania sprzedaży zewnętrznej –

wydania towaru lub wykonania usługi podmiotom gospodarczym bądź osobom fizycznym.

Wydruk dokumentu sprzedaży menu główne ikonka drukarka.

Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny faktura vat UŁ .

7.FAKTURA VAT KORYGUJĄCA

W przypadku, gdy po wystawieniu faktury :

- udzielono rabatów

- dokonano zwrotu sprzedawcy towarów

- zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat rat podlegających opodatkowaniu

- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź

w jakiejkolwiek innej pozycji faktury należy wystawić fakturę korygującą .

Wydruk dokumentu sprzedaży menu główne ikonka –drukarka.

Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny korekta faktury vat UŁ.

W przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

-dokonujemy zmian w treści faktury należy wystawić fakturę korygującą dotyczącą treści .


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny korekta faktury vat UŁ(opisowa).

8.DUPLIKAT

W przypadku, gdy oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu ,zaginie

sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę, bądź fakturę korygującą

23

zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury.

Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz bieżącą datę

wystawienia duplikatu.

Ponowne wydrukowanie dokumentu sprzedaży w systemie drukuje się jako jego duplikat

z bieżącą datą.

9.FAKTURA ZALICZKOWA ,ROZLICZENIE FAKTURY ZALICZKOWEJ ORAZ KOREKTA FAKTURY ZALICZKOWEJ

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymamy część należności , w szczególności przedpłatę , zaliczkę zadatek, ratę dokumentem sprzedaży jaki należy wystawić na potwierdzenie otrzymanej kwoty jest faktura zaliczkowa.

Ścieżka wprowadzenia faktury zaliczkowej (Rys.20):

**Menu pełne –Obrót Towarowy –Zamówienie od odbiorców lista (Rys.20)-Dodaj-Typ dokumentuZamówienie od odbiorcy (Rys.21).

W zakładce dane dodatkowe wpisujemy numer konta bankowego UŁ .Po wybraniu rodzaju sprzedawanego towaru bądź usługi oraz wypełnieniu danych wartościowo-ilościowych w pozycji należy kliknąć „potw” jako akceptacja danej pozycji.

24

Rys.20 Ścieżka wprowadzenia faktury zaliczkowej

Rys.21 Typ dokumentu Zamówienie od odbiorcy .

25


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny

faktura zaliczkowa , faktura rozliczająca zaliczkę bądź korekta faktury zaliczkowej .

10.FAKTURA ZALICZKOWA DOTYCZĄCA KONFERENCJI

Wystawiamy dokument sprzedaży zgodnie pkt 3 instrukcji.

Typ dokumentu wybieramy :

Typ 206-11 faktura zaliczkowa konferencje PLN (rys 22a)

Typ 207-11 faktura zaliczkowa konferencje w walucie (rys 22b)

Rys.22a Typ dokumentu Typ 206-11 faktura zaliczkowa dotycząca konferencji PLN


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny faktura vat UŁ.

26

Rys.22b Typ dokumentu Typ 207-11 faktura zaliczkowa dotycząca konferencji waluta


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny faktura zagraniczna Vat UŁ.

11.KOREKTA DOKUMENTU SPRZEDAŻY ARCHIWALNEGO NIE WYSTAWIONEGO W SYSTEMIE SIMPLE.

Należy wybrać Typ ZZ Archiwalne –archiwum dla korekt (Rys.23).

Pierwszym krokiem jest wprowadzenie do systemu pierwotnego dokumentu sprzedaży.

Numeracja ręczna wprowadzić należy numer korygowanego pierwotnego dokumentu sprzedaży.

Należy dokument sprzedaży zatwierdzić , a następnie wystawić do niego korektę.

Wystawiając korektę wybieramy typ dokumentu obecnie obowiązujący np. Typ USOS.

27

Rys. 23 Typ dokumentu ZZ_ARCHIWALNE

12.DOKUMENT SPRZEDAŻY W WALUCIE OBCEJ –FAKTURA ZAGRANICZNA

Wybieramy z listy dokument np. faktura Unia Europejska bądź faktura exportowa (Rys.24).

Należy dodatkowo w przypadku wystawiania faktury w walucie obcej wypełnić zakładkę dane

walutowe- należy wybrać tabelę kursową NBP z średnim kursem i waluty obcej .

28

Rys.24 Typ dokumentu faktura Unia Europejska bądź faktura exportowa


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie -raport definiowalny faktura zagraniczna Vat UŁ.

13.FAKTURA PROFORMA

Jeżeli nabywca złożył zamówienie lub została zawarta umowa handlowa na dostawę towarów lub świadczenie usług w przyszłym terminie dokumentem na podstawie, którego wystąpimy do nabywcy towaru lub usługi o zapłatę zaliczki jest faktura proforma .

Ścieżka wprowadzenia faktury proforma (Rys.25):

**Menu pełne –Obrót Towarowy –Zamówienie od odbiorców lista (Rys.21)-Dodaj-Typ dokumentuPROF-faktura proforma (Rys.26).

W zakładce dane dodatkowe wpisujemy numer konta bankowego UŁ .

Po wybraniu rodzaju sprzedawanego towaru bądź usługi oraz wypełnieniu danych

wartościowo-ilościowych w pozycji należy kliknąć „potw” jako akceptacja danej pozycji.

29

Rys.25 Ścieżka wprowadzenia faktury proforma

Rys.26 Typ dokumentu PROF.

30


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie proformy -raport definiowalny

Faktura proforma z kontem bankowym.

14.REJESTR KASA FISKLANA

W przypadku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej raz na koniec miesiąca należy

sporządzić Raport z kasy fiskalnej .Raport wprowadzamy do systemu zbiorczymi kwotami z

podziałem na poszczególne stawki podatku vat .

Aby wprowadzić raport z kasy fiskalnej należy najpierw zdefiniować usługi, które w tym raporcie są

wymienione- patrz pkt 2 definiowanie towarów i usług.

Następnie należy wprowadzić dokument sprzedaży patrz pkt 3.

Wprowadzając raport z kasy fiskalnej wybierany (Rys.27):

-ty p dokumentu 238-04 netto, brutto raport kasa fiskalna

Rys.27 Typ dokumentu raport z kasy fiskalnej

31

-należy wybrać datę raportu ostatni dzień roboczy miesiąca za który jest on sporządzany.

- numer kolejny dokumentu sprzedaży jest nadawany z bazy automatycznie.

-stanowisko sprzedaży - wybieramy stanowisko sprzedaży –jednostkę organizacyjną dokonującą sprzedaży z listy.

W przypadku braku wymienienia jednostki organizacyjnej na liście wybieramy- pozostałe jednostki organizacyjne.

-odbiorca wybieramy –7240003243 –Uniwersytet ŁódzkiW zakładce Właściwości nagłówka dokumentu sprzedaży należy wybrać z listy imię i nazwisko

pracownika odpowiedzialnego za daną kasę fiskalną

-sprzedawca wybieramy z listy odpowiednią kasę fiskalną

-należy wybrać zakładkę właściwości oraz zaznaczyć komórka. Z listy należy wybrać jednostkę organizacyjną UŁ dokonującą sprzedaży. Dane tej jednostki organizacyjnej UŁ będą drukowane na dokumencie sprzedaży jako sprzedawca.

-warunki płatności-wybieramy następujące formy płatności :

1.gotówka - natychmiastowo (rys28a)

2.przelew

3.karta

Widok nagłówka dokumentu sprzedaży, zakładka „Nagłówek”:

Rys.28a płatność dokonana gotówką

32

Widok nagłówka dokumentu sprzedaży, zakładka „Warunki płatności”, w przypadku, gdy w rejestrze kasy wystąpiły trzy typy płatności (rys 28b):

Rys.28b płatność dokonana gotówką, przelewem , kartą



Zwroty paragonów

W przypadku wystąpienia zwrotów paragonów wystawiamy jeden raport z wartościami dodatnimi

czyli wartość wydruku z kasy fiskalnej oraz drugi raport gdzie wprowadzamy wartości zwrotów

-1 szt (wartości ujemne). Aby wprowadzić ujemną wartość trzeba wprowadzić ujemną ilość w

dokumencie. Cena musi być dodatnia, ale wartość, po wymnożeniu przez ujemną ilość,

będzie ujemna.

15.FAKTURA VAT DO PARAGONU Z KASY FISKLANEJ -Typ SX_Kasa_Fisk

W przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej

W przypadku wystawienia fakturę do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej należy wybrać

Typ SX_Kasa_Fisk (Rys.29) .

Do kopii faktury jednostka organizacyjna UŁ /sprzedający/ obowiązany jest dołączyć paragon z kasy

33

fiskalnej dokumentujący tę sprzedaż.

Aby wystawić dokument sprzedaży - fakturę vat z tytułu sprzedaży , która nie zostałazaewidencjonowana na kasie fiskalnej wybieramy typ dokumentu właściwy do danegozdefiniowanego sprzedawcy np. w przypadku DS. 203-04.

Rys.29 Typ dokumentu SX_Kasa_Fisk



16.FAKTURA VAT ODWROTNE OBCIĄŻENIE

Jeżeli występuje sprzedaż, kiedy zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT z tytułu dostawy będzie

podatnik – nabywca/ np. sprzedaż złomu /wystawiamy dokument sprzedaży ––faktura vat .

Jako sprzedawca na fakturze nie wykazujemy danych dotyczących stawki i kwoty podatku stosujemyoznaczenie „NP” (nie podlega).

34

Na fakturze potwierdzającej dokonanie sprzedaży powinien być umieszczony jeden z następujących

zapisów :

-podatek rozlicza nabywca lub

-wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy wskazujących, że podatek rozlicza nabywca -

zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT lub

- oznaczenie „odwrotne obciążenie”.


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie sprzedaży-faktura VAT odwrotne obciążenie.

17.NOTA KORYGUJĄCA OPISOWA

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę bądź fakturę korygującą zawierającą

pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze

sprzedawcą lub nabywcą bądź oznaczeniem towaru, usługi może wystawić dokument

-notę korygującą.

Z listy dokumentów wybieramy Nota korygująca opisowa (Rys.30).

Z listy produktów wybieramy poz 29 pozostałe usługi :

-U not kor 1 przed zmianą –tutaj należy wpisać pierwotną treść w adnotacjach na dole.

-U not kor 2 po zmianie- tutaj należy wpisać treść po zmianie w adnotacjach na dole .

Na dokumencie zaznaczone jest Oryginał/kopia .


Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie sprzedaży z listy- raport definiowalny nota

korygująca zewnętrzna treść.

35

http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2011/DU2011Nr177poz1054a.asp

http://podatki.gazetaprawna.pl/

Rys.30 Typ dokumentu Nota korygująca opisowa

18.NOTA KSIĘGOWA ZEWNETRZNA POZOSTAŁE NOTA_KS_N

W sytuacji, gdy nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT, tzn. gdy nie ma obowiązku

wystawienia faktury VAT dokumentem potwierdzającym zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego

jest nota księgowa zewnętrzna .

Z listy dokumentów wybieramy Nota księgowa zewnętrzne pozostałe NOTA_KS_N (Rys.31).


-U not _ ksieg 1 obciążamy Państwa bądź

-U not _ksieg 2 uznajemy Państwa .

W adnotacjach na dole wpisujemy treść noty .



36

Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie sprzedaży z listy –raport definiowalny nota

księgowa zew(wartościowa).

Rys.31 Typ dokumentu NOTA_KS_N

19.NOTA KSIĘGOWA ZEWNĘTRZNA POZOSTAŁE WALUTA NOTA_KS_N_W

Z listy dokumentów wybieramy Nota księgowa zewnętrzne pozostałe NOTA_KS_N_W (Rys.32). .








księgowa zew(wartościowa).

37

Rys.32 Typ dokumentu NOTA_KS_N_W

20.NOTA KSIĘGOWA ZEWNĘTRZNA (REFUNDACJA DELEGACJI) NRD NOTA_KS_NRD

Z listy dokumentów wybieramy Nota księgowa zewnętrzne (refundacja delegacji) NRD NOTA_KS_NRD (Rys.33).



-U not _ksieg 2 uznajemy Państwa.

W adnotacjach na dole wpisujemy treść noty.

Na dokumencie zaznaczone jest Oryginał/kopia.

Wydruk dokumentu sprzedaży menu główne –wydruk (ikonka drukarka)


księgowa zew NRD (wartościowa).

38

Rys.33 Typ dokumentu NOTA_KS_NRD

21.NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA NOTA_KS_WEW

W przypadku, gdy towar bądź usługa jest sprzedawana przez jednostkę UŁ innej jednostce

organizacyjnej UŁ, wtedy dokumentowanie takiej czynności odbywa się poprzez wystawienie

noty księgowej wewnętrznej. .

1. Nota księgowa wewnętrzna - obciążenie /uznanie

Z listy dokumentów wybieramy Nota księgowa wewnętrzna NOTA_KS_WEW (Rys.34).

-Sprzedawca-należy wybrać na górze zakładkę właściwości oraz zaznaczyć komórka. Z listy należy wybrać jednostkę organizacyjną UŁ dokonującą sprzedaży. Dane tej jednostki organizacyjnej UŁbędą drukowane na dokumencie sprzedaży jako sprzedawca.

-Nabywca -należy wybrać na dole zakładkę właściwości oraz zaznaczyć komórka. Z listy należy wybraćjednostkę organizacyjną UŁ dokonującą nabycia . Dane tej jednostki organizacyjnej UŁ będą drukowane na dokumencie sprzedaży jako nabywca.



39






księgowa wew 2 (obciążenie /uznanie).

Rys.34 Typ dokumentu NOTA_KS_WEW

2.Nota księgowa wewnętrzna –rodzaj produktu

Z listy dokumentów wybieramy Nota księgowa wewnętrzna NOTA_KS_WEW (Rys.34).



40

Z listy produktów wybieramy usługi-wybór towarów i usług –pozycje dokumentu sprzedaży



Klikamy dwa razy na odpowiednim dokumencie korekty sprzedaży z listy –raport definiowalny nota

Księgowa wew 1 (wartościowa).

22.FAKTURA WEWNĘTRZNA Faktura_wew

W przypadku, gdy towar bądź usługa jest sprzedawana przez jednostkę UŁ innej jednostce

organizacyjnej UŁ, wtedy dokumentowanie takiej czynności odbywa się poprzez wystawienie

faktury wewnętrznej .

Z listy dokumentów wybieramy Faktura wewnętrzna Faktura_wew (Rys.35).



Z listy produktów wybieramy usługi-wybór towarów i usług –pozycje dokumentu sprzedaży




księgowa wew 1 (wartościowa).

41

Rys.35 Typ dokumentu Faktura wewnętrzna

42

Documents

INSTRUKCJA WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY W ERP …centrumnauki.uni.lodz.pl/wp-content/uploads/2017/03/załącznik-nr-3... · załącznik nr 3 do zarządzenia nr 49 Rektora UŁ