Upload
tahir
View
116
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Zaman Yönetimi ve Yönetim Fonksiyonları ile İlişkisi A.Murat DEMİR Burak YAKARÖZKAN S.Onur KASAP. Zaman nedir. Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Neden Zaman Yönetimi. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Zaman Yönetimi ve Yönetim Fonksiyonları
ile İlişkisi
A.Murat DEMİRBurak YAKARÖZKAN
S.Onur KASAP
Zaman nedir
Zaman;
Yerine konması,
geri döndürülmesi,
yenilenmesi,
depolanması,
satın alınması
mümkün olmayan bir kaynaktır.
Neden Zaman Yönetimi
Çünkü üretim ve tüketim kaynağı olarak görülen ve kıt kaynakolan zamanın yönetilmesi önemli bir sorundur.
Bu nedenle zamanı belirli bir hedef ve amaç doğrultusundaplanlayarak kullanmak ve her saati, her dakikayı değerlendirmekgerekmektedir.
Zaman Tuzakları
1)Yönetim Fonksiyonları Açısından•Planlama•Örgütleme•Yöneltme•Koordinasyon•Denetim
2)Kişisel Kaynaklı Zaman tuzakları•Öncelikler•Erteleme
3)Çevrenin Neden Olduğu Zaman Tuzakları
Beklenmeyen ziyaretçiler
Toplantılar, toplantılar…(Gündemsiz ve Verimsiz)
“Hayır” diyememek (Açık kapı politikası)
İletişim bozukluğu
Plansızlık
Gereksiz telefon görüşmeleri
Önceliklerin yokluğu
Dağınıklık – düzensizlik
Kararsızlık – ertelemecilik
Kendini gereğinden fazla işe adamak
Acelecilik
Verimsiz okuma
Rutin ve gereksiz işler
Yetki verememek
Günün yüzde 20’sini açık bırakmak
Zamanı aşırı yüklememek
İşler için harcanan zamanı kaydetmek
Zaman sınırı koymak
Saate bağlı olmak
Benzer işleri birleştirmek
Hızlı okumayı öğrenmek
Zor işleri önce yapmak
Zevkli işleri sona bırakmak
İşleri standartlaştırmak
Gelen evrakı elemek, önceliklendirmek
Dosyalama sistemi geliştirmek
Çöp tenekesini kullanmak
Tarihlendirilmiş takip dosyası tutmak
Masanızın üstünü temiz ve düzenli tutmak
Fazla mesaiye karşı çıkmak
Evrak çantasını işte bırakmak
Her gün sakin bir saat ayırmak
Ekip çalışması yapmak
Yöneticilere tam, net, doğru ve sözlü rapor vermek
İşleri yaparken öncelikleri belirlemek
Yetki ve sorumluluk devretmek
Vadeli işlerin listesini çıkarmak
Hızlı iş temposuna ayak uydurmak
Bitiş tarihleri belirleyip duyurmak
Gelişmeleri gözden geçirme toplantıları yapmak
Faaliyetler ve işlem sırası listesi oluşturmak
Çalışırken “erişilememek”
Telefonları ertelemek
Ziyaretçileri randevuyla kabul etmek
Meşgul olduğunuzu açıklıkla söylemek
Ziyaretlerin bir amaca hizmet etmesini sağlamak
Proje denetim çizelgeleri geliştirmek ve kullanmak
Toplantı ve ziyaretleri bitirmeyi öğrenmek
Zaman Yönetimi Tablosu
IACİL
ÖNEMLİ
IIÖNEMLİ
ACİL OLMAYAN
IIIACİL
ÖNEMSİZ
IVÖNEMSİZ
ACİL OLMAYAN
İşin büyük olması
Karar verememek
Riske girme ihtimali düşüncesi
Kişinin kendini enerjik hissetmemesi
Mevcut işin bitirilmemiş olması
Zamanı İyi Kullanma Yolları
Zamanın İyi Kullanılmasının Kuralları
Toplantı Yönetimi
Toplantılar “teşhis” için yapılmazTüm katılımcılar toplantıdan bir
sonuç ile ayrılmalıdır ve
“bir sonraki adım”ı düşünmelidir.
Her toplantının bir amacı olmalıdır
Her toplantı bir maliyet oluşturmaktadır. Kendinize mutlaka sorun;Bu toplantı bir
katma değer Oluşturacak mı?
Toplantı Gündemi
1. Konulara göre detaylandırılmış bir gündem oluşturmak
2. Toplantı gündeminin önceden
yayınlanması.
3. Tüm katılımcıların önceden hazırlanmasını
sağlamak4. Zamana uymak
– Tartışma konularının belirlenmesi– Konuların paylaşılması– Her konu için zaman belirlenmesi
Zaman
1. Toplantının belirlenen zamanda başlayacağını
duyurun2. Toplantı duyurusunu outlook’dan gerçekleştirin.
3. Toplantının zamanında başlamasını sağlayın4. Geç kalan kişilere gösterdiğiniz hoşgörü grubun standart davranış oluşturmasına neden olabilir.
Konular
Toplantı konusunun dışına çıkmayınToplantı dışı konuları engelleyin
Her bir konuyu
Ayrı ayrıEle alın
zaman sınırını unutmayın!
Hedefler
1. Hedeflerin tanımlanması ve toplantı öncesinde varsa diğer yazılı dökümanlar ile birlikte dağıtılması.
2. Katılımcı sayısının minimumu seviyede olması – Yolculara ihtiyacınız yok! sadece orada bulunması gereken ve ihtiyaç duyulan katılımcıların bulunmasını sağlayın.
3. Dökümanların minumum seviyede çoğaltılması
Toplantıyı yönetmek
1. Ortak Temel Kültürü bulun
2. Beklentileri saptayın
3. Toplantı sırasında notların alınması gerekiyorsa
Aksiyon Planını oluşturun
Toplantıyı yönetirken sakın gergin olmayın
Toplantı Sonrası
Aksiyon planının tüm katılımcılar ile
paylaşılması Gerekiyorsa aksiyonların
• Katılamayanlara• İlgili kişilere iletilmesi
Toplantıda alınan aksiyonların takibi
Verimli bir toplantı için basit kurallar
1. Herşey zaman ile ilgili
2. Her toplantının bir hedefi olmalı
3. Toplantıya Yolcu almayın
4. Toplantı zaman planlamasını unutmayın
Başarı ≠ harcanan zaman
Başarı = eldeki sonuçlar
( Verimlilik)
X
Bize zaman ayırdığınız için teşekkürler.
Kaynaklar1)İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon -İsmail Efil2)Orhan Holding Zaman Yönetimi Sunumu
Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur.
Paul J. Meyer