2

Государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение

детский сад №20 комбинированного вида

Пушкинского района Санкт-Петербурга 196620, Санкт-Петербург, г. Павловск, ул. Васенко д.1/2,литера А

ПРИНЯТО

Педагогическим советом

Образовательного учреждения

ГБДОУ № 20

комбинированного вида

Пушкинского района

Санкт-Петербурга

Протокол № от 2018г.

УТВЕРЖДЕНО

Заведующим ГБДОУ

№20 комбинированного вида

Пушкинского района Санкт-Петербурга

Приказ № - ОД от 2018г.

______________Е.В.Кривцова

Положение

по ведению документооборота государственного бюджетного дошкольного

образовательного учреждения детский сад № 20

комбинированного вида

Пушкинского района Санкт-Петербурга

3

г. Павловск

2018г.

1. Общие положения

1.1. Данное положение разработано для Государственного бюджетного дошкольного

образовательного учреждения детский сад №20 комбинированного вида (далее – ГБДОУ)

в соответствии с ФЗ "Об образовании в Российской Федерации» № 273 – ФЗ от

29.12.2012г., Государственным стандартом РФ ГОСТ 51141 – 98 «Делопроизводство и

архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от

27 февраля 1998 г. № 28), Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30 – 2003

Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно –

распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и

введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65 – ст).

1.2. Настоящий Порядок регламентирует организацию и ведение делопроизводства,

хранение и использование печати и штампа ГБДОУ.

2. Цели и задачи документооборота

2.1. Цели:

документационное оформление и обеспечение деятельности и развития ГБДОУ;

отражение в документах его индивидуальности;

обеспечение полного соответствия документального оформления действующему

законодательству и организационно-правовым нормам на основе использования

современной техники и автоматизации.

2.2. Задачи:

создание базы для грамотного составления, оформления, хранения официальных

документов;

обеспечение хранения и применения печати и штампа в соответствии с

нормативными требованиями;

повышение уровня текстовой управленческой культуры членов администрации.

3. Принципы документооборота

доступность и сопоставимость учетных данных;

своевременность первичной обработки информации;

систематизация документов ГБДОУ.

4. Функции документооборота

документирование управленческой деятельности;

документирование трудовых правоотношений;

обработка и перемещение документов;

регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ

документооборота;

контроль исполнения документов;

компьютерное изготовление, копирование и размножение документов.

5. Классификация документов

4

5.1. Организационно-правовые документы (обеспечивают организационно-правовую

деятельность ГБДОУ):

Устав;

Договор с Учредителями;

свидетельство о государственной регистрации;

свидетельство о государственной аккредитации;

лицензия на образовательную деятельность;

технический паспорт;

коллективный договор;

трудовые договора;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о совете родителей;

положение об общем собрании трудового коллектива

должностные инструкции работников;

должностные инструкции по охране труда;

штатное расписание;

тарификационные списки;

5.2. Положения, порядки и другие локальные акты, состоящие из более трех страниц

нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью ГБДОУ.

5.3. Распорядительные документы:

5.3.1. Приказы:

по личному составу;

по основной деятельности;

по движению воспитанников;

распоряжения по различным направлениям деятельности педагогического

коллектива.

5.4. Информационно-справочные документы:

5.4.1. Протоколы, акты:

по факту;

событию в ГБДОУ;

разбору конфликтных ситуаций и др.

5.4.2. Справки:

удовлетворяющие юридические факты;

по воспитанникам;

для сотрудников;

о фактах или событиях в жизнедеятельности ГБДОУ;

5.4.3. Докладные;

5.4.4. Объяснительные записки;

5.4.5. Служебные письма;

5.4.6. Заявки;

5.4.7. Телефонограммы;

5.4.8. Книги регистрации входящей и исходящей документации.

5.5. Учебно-педагогические информационные документы:

книга движения воспитанников;

личные дела воспитанников;

личные дела сотрудников;

журналы учѐта выполнения образовательной программы педагогами;

приказы по основной деятельности (папки, подшивки);

книги приказов по личному составу;

документы по аттестации сотрудников;

книги учета личного состава педагогических работников;

5

аналитические справки по результатам проверок образовательного процесса;

книга учѐта юридического лица;

книга протоколов педсоветов.

5.6. Документы по трудовым правоотношениям:-приказы о приеме на работу и

увольнении;

приказы об изменении учебной нагрузки, условий труда, объема работы и др.;

приказы на отпуск;

приказы на поощрение;

приказы по аттестации педагогов;

приказы по тарификации;

ведение трудовых книжек, карточек Т-2.

6. Требования к оформлению документов

6.1. К реквизитам документов:

единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивается

применением унифицированных форм документации в соответствии с

требованиями ГОСТа, а также разработанных инструкций.

6.2. К содержанию документов:

оформление в виде связного текста, таблиц, графиков, анкет или в виде соединения

этих структур.

6.З. К текстам документов:

следование нормам официально-делового стиля речи;

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых (т. е. содержащих один вопрос) документов

для облегчения и ускорения работы с ними;

структурирование текста на смысловые части (исходя из цели и задач документа);

использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся

управленческих ситуаций.

7. Организация документооборота

7.1. В Детском саду различаются 3 потока документов:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в Детском саду и используемые в управленческом

процессе (внутренние).

7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, использования в

справочных целях:

Входящие

Исходящие

Внутренние

7.З. Результаты учета и документооборота обобщаются секретарѐм и доводятся до

сведения заведующего ГБДОУ для выработки мер по совершенствованию работы с

документами.

7.4. Документы ГБДОУ группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним

приложениями.

7.5. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел и фиксируется в

приказе.

8. Номенклатура дел

6

Индекс

дела Заголовок дела

Кол-во

Единиц

хранения

Срок

хранения и

номера

статей по

перечню

Примечания

1 2 3 4 5

01 Организационная документация

01-01 Номенклатура дел Пост.

ст. 200а

01-02 Устав Детского сада

Пост. <**>

ст. 50а

01-03 Свидетельство о государственной

регистрации

Пост. <**>

ст. 39

01-04

Свидетельства о государственной

регистрации права (земельный участок,

здание)

Пост. <**>

ст. 185

01-05 Договор с Комитетом по управлению

имуществом

Пост. <**>

ст. 125

01-06 Технический паспорт здания

5 л. (1)

ст. 802

ЭПК

(1) После

ликвидации

здания,

сооружения

01-07

Свидетельство о постановке на учѐт в

налоговом органе юридического лица

Пост. <**>

ст. 381

01-08

Свидетельство о внесении записи в

единый государственный реестр

юридических лиц о юридическом лице

Пост. <**>

ст. 39

01-09

Лицензия на образовательную

деятельность

Пост. <**>

ст. 97

01-10 Коллективный договор Пост. <**>

ст. 576

01-11 Правила внутреннего трудового

распорядка для работников Детского

сада

1 г (1)

ст. 773

(1) После

замены

новыми

01-12 Положение об организации работы по

охране труда и обеспечению

безопасности жизнедеятельности в

детском саду

Пост. **

ст. 50 а

01-13 Положение об Общем собрании

коллектива детского сада

Пост. **

ст. 50а, 57а

01-14 Положение о Педагогическом совете Пост. **

ст. 50а, 57а

01-15 Положение об административном

совещании при заведующем

Пост. **

ст. 50а

01-16 Положение о Совете по питанию Пост. **

ст. 57а

01-17 Положение о Сайте детского сада Пост. **

ст. 50а

01-18 Положение о работе с персональными

данными работников и воспитанников

детского сада

Пост. **

ст. 50а,

655а

01-19 Положение об Общем родительском

собрании

Пост. **

ст. 50а

01-20 Положение о Родительском комитете Пост. **

7

ст. 50а, 57а

01-21 Положение о комплектовании детского

сада

Пост.

ст. 50а

01-22 Положение о группе кратковременного

пребывания детей

Пост. **

ст. 50а

01-23 Положение об аттестационной

комиссии ГБДОУ

Пост. **

ст. 50а

01-24 Положение о физкультурном и

музыкальном зале

Пост. (1)

ст. 50а

01-25 Положение о порядке рассмотрения

обращений граждан

Пост.

ст. 50а

01-26 Положение о функционировании

системы внутреннего мониторинга

качества образования

Пост.

ст.50а

(1)

01-27 Журнал учѐта проверок

контролирующих органов

5 л.

ст. 176

01-28

Документы (доклады, справки, отчѐты,

акты, заключения, представления,

предписания, докладные записки)

проверок организации

Пост. (1)

ст. 173а

(1) Для

внутренних

проверок – 5л.

ЭПК

01-29 Статистические отчѐты по всем видам

деятельности

Пост.

ст. 467а,б,е

01-30

Договоры со сторонними

организациями о сотрудничестве (об

обслуживании)

5 л. (1)

ст. 436

(1) После

истечения срока

действия договора

01-31

02 Канцелярия

1 2 3 4 5

02-01 Инструкция по делопроизводству Пост.

<**>

ст.27а

02-02 Постановления, решения, приказы

органов государственной власти

субъекта РФ, органов местного

самоуправления по вопросам

деятельности детского сада

ДМН (1)

ст. 1б (2),

19а (2)

(1) Не менее 1г.

Относящиеся к

деятельности

организации – пост.

(2) Присланные

для сведения –

ДМН

02-03 Приказы, распоряжения заведующего

Учреждением по основной деятельности

Пост. <**>

ст. 19а

02-04 Книга регистрации приказов по

основной деятельности

Пост. <**>

(1) ст. 258

а

(1) Хранятся в

организации.

02-05 Приказы, распоряжения заведующего

Учреждением по личному составу

75 л.

ЭПК ст.

19б

02-06 Книга регистрации приказов по личному

составу

75 лет

(1) ст.

258б

(1) Хранятся в

организаци

02-07 Приказы по зачислению и отчислению

воспитанников

10 лет ст.

438 ПМП

02-08 Книга регистрации приказов о

зачислении и отчислении воспитанников

10 лет

ПМП

8

02-09 Личные дела воспитанников 3 г.

ст. 330

ПМП 1980

После окончания

ГБДОУ

02-10 Договор между Учреждением и

родителями (законными

представителями) каждого ребѐнка

5л. (1)

ЭПК

ст. 191

(1) После истечения

срока действия

договора

02- 11 Социально-педагогический паспорт

организации

Пост.

ст. 68

02-12 Списки организованных и

неорганизованных детей.

5 л.

ст. 440

ПМП 1980

02-13 Обращения граждан (заявления, жалобы

граждан и документы, связанные с их

рассмотрением)

5 л. ЭПК

ст. 183б

02-14 Журнал регистрации листков

нетрудоспособности

5 л.

ст. 897

02-15 Протоколы Общих собраний коллектива

детского сада

Пост. <**>

ст. 18ж

02-16 Протоколы Родительских собраний,

Родительского комитета

5 л.

ст. 324

ПМП

02-17 Журнал регистрации исходящих

документов

5 л.

ст. 258 г

02-18 Журнал регистрации входящих

документов

5 л.

ст. 258 г

02-19 Журнал регистрации договоров с

родителями (законными

представителями) в ГБДОУ

5 л. (1)

ст. 459 г

(1) После

окончания срока

действия договора

02-20 Книга учѐта движения

воспитанников

5 л.

ст. 258 г

02-21

03 Кадровая документация 1 2 3 4 5

03-01 Личные дела работников 75 л. ЭПК

ст. 656б

03-02 Личные карточки Т-2 работников 75 л. ЭПК

ст. 658

03-03 Трудовые книжки до

востребова

ния (1)

ст. 664

(1)

Невостребованные

– 75 лет

03-04 Журнал регистрации и учѐта движения

трудовых книжек

75 л.

ст. 695в

03-05 Трудовые договоры с работниками

Учреждения

75 л. ЭПК

ст. 657

03-06 Должностные инструкции работников

Учреждения

Пост.<**>

(1) ст. 77а

(1) (1) Индивид.

(2) работников - 75 лет

(3)

03-07 Документы по аттестации

педагогических работников

15 л. ЭПК

ст. 696

03-08 Графики работы сотрудников

5 л. (1)

ст. 586

(1) При

тяжелых, вредных и

опасных условиях

труда – 75 лет

(2)

03-09 Графики отпусков сотрудников 1 г

9

ст. 693

03-10 Журналы проверок, переписка

работников по воинскому учѐту

5 л

ст.691, 692

03-11 Документы по персонифицированному

учѐту

5 л.

ст. 898

03-12

04 Педагогическая документация 1 2 3 4 5

04-01 Основная образовательная программа

детского сада

Пост.

ст. 710а

04-02 Годовой план 3 г.

ПМО

04 -03 Учебные планы 3 г.

ПМО

04-04 Расписание непосредственно

образовательной деятельности, режимы

1 год

ст. 728

04-05 Планы воспитательно-образовательной

работы

3 г.

ПМО

04-06 Протоколы заседаний Педагогических

советов и документы к ним

10 л.

ст.335

ПМП

04-07 Документы (доклады, аналитические

таблицы, справки) об итогах

деятельности детского сада

Пост.

ст. 468

04-08 Документация по работе

со школой и другими сторонними

организациями

5 л. ЭПК

ст. 35

04-09

05 Медицинская документация 1 2 3 4 5

05-01 Договор о совместной деятельности по

медицинскому обслуживанию детей,

посещающих дошкольное

образовательное учреждение

5 л. (1)

ст. 436

(1) После

истечения срока

действия

договора

05-02 Лицензия на осуществление

медицинской деятельности (с

приложением)

Пост. <**>

ст.97

05-03 Медицинская карта ребенка

(ф. № 026у)

10 лет

ПМО

Передаѐтся в мед.

кабинет школы

05-04 Карта профилактических прививок

(ф. № 063у)

5 л.

ПМО

05-05 План профилактических прививок ДМН

ст.288

Не менее 1 г.

05-06 Журнал учѐта профилактических

прививок

3 г.

ПМЗ

ст.64

05-07 Журнал регистрации инфекционных

заболеваний (ф. № 060у)

3 г.

ПМО

05-08 Журнал контроля качества готовой

продукции

1 г.

ПМО

05-09 Журнал контроля доброкачественности 1 г.

10

скоропортящихся продуктов,

поступивших с базы на пищеблок

ПМО

05-10 Журнал здоровья работников 1 г.

ПМО

После выпуска

детей из ГБДОУ

05-11 Табель посещаемости детей

(ф. по ОКУД 0505608)

1 г.

ПМО

05-12 Меню-требование на выдачу продуктов

питания (ф. № 299)

1 г.

ПМО

05-13 Журнал учета санитарно-

просветительской работы(ф. № 038/у)

1 г.

ПМО

05-14 Документация кладовщика:

накопительная ведомость по расходу

продуктов питания и тетрадь заказа

продуктов

5 л.

ст.753

05-15 Журнал осмотра на педикулѐз 3 г.

ПМО

05-16 Документы и акты Госсанэпиднадзора 5 л. ЭПК

ст.641

05-17 Вкладыш ф. № 1 (Результаты

углубленных медицинских осмотров)

Пост.

ПМО

05-18 Санитарный журнал 3 г.

ПМО

05-19 Инструктивные письма по вопросам

организации мед.помощи детям

3 г.

ст.27

05-20 Экстренное извещение об

инфекционных заболеваниях, острых

отравлениях, необычных реакциях на

прививку (ф. № 059 у)

1 г.

ПМО

05-21 Контрольная карта диспансерных

наблюдений (ф. № 030/у)

5 л.

ПМО

После снятия

учѐта

05-22

06 Хозяйственная часть

1 2 3 4 5

06-01 Журнал учѐта расхода электроэнергии и

воды

5 л.

ст.459м

06-02 Журнал технологического оборудования 5 л. (1)

ст.459л (1) При условии

проведения

проверки

(ревизии)

06-03 Инвентарные списки основных средств

(ф. № ОС – 13)

5 л. (1)

ст. 361

06-04 Книга складского учѐта материалов (ф.

№ М-17). Ведомости оперативного

количественного учѐта движения

малоценных и быстроизнашивающихся

предметов, находящихся в эксплуатации

(ф. № 412)

5 л. (1)

ст. 767 (1) При условии

проведения

проверки,

ревизии

06-05 Журнал регистрации боя посуды (ф. №

325)

3 г. (1)

ПМО (1)При условии

проведения

проверки

(ревизии)

06-06 Инвентаризационная сличительная

ведомость (ф. № 401)

Пост. <**>

(1)

ст. 427

11

06-07 Акты приѐма, сдачи и списания

имущества

5 л.

ст.362 При завершении

ревизии

06-08 Ведомости по расчѐтам с родителями за

содержание детей в детском саду

5 л.

ст. 412

06-09 Журнал по расходу продуктов питания 5 л. (1)

ст.459м

06-10 Журнал заказа продуктов питания 5 л.

ст.754

06-11 Журнал учѐта методической литературы 5л.

ст. 525

06-12

07 Обеспечение безопасности 1 2 3 4 5

07-01 Документы по охране труда (приказы,

распоряжения и др. документы

вышестоящих организаций по вопросам

охраны труда)

ДМН, ДЗН

(1)

ст.1б, 19а

(1) относящиеся к

деятельности

учреждения –

пост.

07-02 Документы об организации работы по

гражданской обороне и чрезвычайным

ситуациям

5 л ЭПК

ст. 862

07-03 Журнал регистрации инструктажа по

пожарной безопасности

3 г

ст. 870

07-04 Журнал регистрации инструктажа на

рабочем месте (ОТ)

10 л

ст. 626 б

07-05 Журнал регистрации несчастных

случаев на производстве

Пост.

<**>

ст. 630

07-06 Журнал регистрации несчастных

случаев с воспитанниками

Пост.

<**>

ст. 630

07-07 Акты о несчастных случаях с

воспитанниками и сотрудниками

75 л (1)

ЭПК

ст. 632а

07-08 Инструкции по технике безопасности,

пожарной безопасности

Пост.

<**>

ст. 27 а

07-09 Журнал административно –

общественного контроля

3 года

ст. 258 (д)

07-10 Паспорт безопасности социально –

значимого объекта

Пост. <**>

ст. 869

07-11 Паспорт антитеррористической

безопасности

Пост. <**>

ст. 869

07-12 Паспорт опасного отхода Пост.

ст. 869

07-13

08 Бухгалтерия 1 2 3 4 5

08-01 Штатное расписание и изменение к нему Пост.

<**>

ст.71а

08-02 Тарификационный список работников и

изменения к нему

75 л.

ст.593

08-03 Табель учѐта использования рабочего 5 л. (1) При тяжелых,

12

времени (ф. № 421) ст.586 вредных и

опасных

условиях

труда – 75 лет

08-04 Положение о распределении

стимулирующей части фонда оплаты

труда

Пост

ст.411а

08-05 Положение о комиссии по

распределению стимулирующей части

фонда оплаты труда

Пост.

ст. 50а

08-06 Договоры о полной материальной

ответственности

5 л (1)

ст.457

(1) После

увольнения

материально-

ответственного

лица

08-07 Договор Пожертвований 5 л. ЭПК

ст.436

08-08 Смета доходов и расходов учреждения и

приложения к ним

Пост.

ст.309а

08-09 Годовой бухгалтерский отчет об

исполнении сметы

Пост.

Ст.356 б

08-10 Квартальные отчеты по Пенсионному

фонду

5 лет (1)

ст.467 г

При отсутствии

годового-

постоянно

08-11 Журнал учета больничных листов 5 лет

ст.897

08-12 Главная книга 5 лет

ст. 361

08-13 Кассовая книга 5 лет ст.

362

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-14 Оборотные ведомости по счетам 5 лет

ст.361

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-15 Кассовые документы (приходно-

расходные ордера, квитанции и др.)

5 лет

ст.362

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-16 Банковские документы по текущему

расчетному (выписки, платежные

поручения и др.) счету

5 лет

ст.362

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-17 Лицевые счета по начислению

заработной платы

75 л. 7 ПК

Ст.413

08-18 Доверенности на получение денежных

сумм и товарно-материальных

5 лет

ст. 412

При условии

завершения

13

ценностей ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-19 Договоры гражданско-правового

характера с гражданами на выполнение

работ (оказание услуг) и документы к

ним (акты приема-сдачи выполненных

работ, расписки и др.)

75 лет

Ст. 657

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-20 Акты документальных ревизий

финансово-хозяйственной деятельности

5 л ст.

402

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-21 Документы по расчетам с подотчетными

лицами (отчеты о командировках,

авансовые отчеты, квитанции и др.)

5 лет

Ст.362

При условии

завершения

ревизии и после

проведения

налоговой

проверки

08-22 Книга учета проверок (ревизий) 5 л. Ст.176 После окончания

ведения

08-23 Книга учета бланков строгой отчетности 3 г.

Ст.259г

После проведения

налоговой

проверки

08-24 Журнал регистрации доверенностей 5л. Ст.459т После проведения

налоговой

проверки

08-25 Журнал регистрации платежных

поручений

5 л.

Ст.459з

После проведения

налоговой

проверки

08-26

09 Архив 1 2 3 4 5

09-01 Положение об экспертной комиссии Пост.

<**>

ст. 50 а

09-02 Описи дел постоянного хранения и по

личному составу.

Пост.

<**> (1)

ст. 248а

Пост. (2)

ст. 248б

(1) Неутвержд.

– до минования

надобности

(2) На

постоянное

хранение в

государственные

,

муниципальные

архивы

передаются

после

ликвидации

организации

09-03 Акты приѐма – передачи дел. Пост. (1) (1) в государств.,

14

Акты на выделение дел к уничтожению ст. 246 муниципальные

архивы

передаются при

ликвидации

предприятия

09-04 Протоколы экспертной комиссии Пост.

<**>(1)

ст.18д

09-05 Журнал выдачи дел во временное

пользование

3 г (1)

ст. 259 е

(1) После

возвращения всех

дел

09-06

9. Отбор документов

По окончании учебного года производится отбор документов для постоянного,

временного хранения (протоколы педсоветов, личные дела уволившихся работников и т.

д.), которые оформляются в дела и хранятся в архиве ГБДОУ.

10. Требования к хранению и применению печати

10.1. Печать и штамп ГБДОУ хранятся в сейфе заведующего.

10.2. Ответственность за ее сохранность возложена на заведующего ГБДОУ.

Печать ГБДОУ ставится на следующие документы:

документы финансовой отчетности;

уставные документы;

трудовые книжки;

характеристики, справки;

акты сдачи-приемки и списания;

выписки из документов ГБДОУ и их копии;

гарантийные письма и их копии;

договоры, калькуляции и протоколы к ним;

сметы, счета и накладные.

11. Перечень документов ГБДОУ, подлежащих утверждению заведующим

годовой план учебно-воспитательной работы ГБДОУ;

образовательная программа ГБДОУ;

рабочие программы;

расписание НОД;

расписание музыкальных и физкультурных занятий;

правила внутреннего трудового распорядка работников Детского сада;

должностные инструкции работников;

инструкции по охране труда;

графики работы сотрудников;

график дежурств сторожей;

протоколы заседаний;

другие локальные акты ГБДОУ.