Innovación tecnológica y gestión documental
JUNIO 2016 I Nº 117
1
07 Noticias
04 Editorial
10 Jornadas
2
12 Publicaciones
SUMARIO
14 Estándares
15 Normativa
19 Licitaciones
21 http://
3
EDITORIAL
Despliegue de la Administración electrónica El Gobierno del Estado, desde la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de
acceso electrónico a los servicios públicos, ha estado impulsando de
forma constante un modelo de administración electrónica destinado
tanto a la transformación de la Administración -y entes que
directamente gestiona-, como también a influir en el resto de
administraciones del Estado (especialmente en las comunidades
autónomas).
La Ley 11/2007 dejó un margen muy amplio para su implementación y
es probablemente uno de los hechos más reseñados el que esta falta
de obligación haya tenido como resultado el bajo grado de desarrollo
de la e-administración en el conjunto de las administraciones públicas
españolas. No obstante, también debe tenerse en cuenta que
estableció la obligatoriedad de una serie de instrumentos técnicos: son
las conocidas Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) y Normas
Técnicas de Seguridad (NTS).
Desde el año 2007 la Administración del Estado ha ido desplegando
progresivamente las NTI de forma que ha ido creando un corpus
técnico muy amplio que, de facto, deben seguir todas las
administraciones públicas. De hecho, estas NTI regulan una serie de
aspectos muy concretos y con mucho de detalle (política de gestión
documental, esquema de metadatos, digitalización, etc.) que, en
algunos casos, podríamos considerar que sobrepasan su finalidad: la
4
interoperabilidad, y que podrían condicionar la potestad de
autoorganización de cada administración.
Esta normativa en su conjunto se ha ido elaborando bajo el impulso de
la Conferencia Sectorial de la Administración Pública, un ente de
cooperación entre la Administración del Estado y las de las
comunidades autónomas en materia de administración electrónica. De
esta Conferencia depende el Comité Sectorial de Administración
Electrónica, encargado de llevar a cabo los acuerdos adoptados por la
Conferencia. Este Comité está adscrito al Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas (MINHAP).
Actualmente, a través de la aprobación de las Leyes 39/2015 de
procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y
40/2015 de régimen jurídico del sector público -que establecen unas
disposiciones y calendarios por la ejecución y entrada en vigor de las
leyes mucho mejor definidos que con la anterior legislación-, el MINHAP
ha renovado el impulso de su tarea normativa.
Así, se establece que del Comité Sectorial de Administración Electrónica
dependen grupos de trabajo para trabajar diversas especialidades
(Identidad digital, Telecomunicaciones integradas, Interoperabilidad,
Intermediación y servicios, Seguridad, Reutilización y RISP, Planificación y
Gobernanza, etc.). Uno de estos grupos es el que corresponde al
‘Documento, expediente y archivo electrónico’, un grupo que a su vez
está compuesto por una serie de subgrupos que en breve iniciarán sus
tareas en materias como son: el Archivo electrónico único, Líneas
estratégicas del documento electrónico, Protocolos de conservación,
validez y disponibilidad, Política de gestión documental para entes
locales, Sistema de Información Administrativa local, Esquema de
estructuras de información (metadatos de ingreso y transferencia) y
Manifiesto para el patrimonio del documento electrónico.
5
En este punto, y teniendo en cuenta que esta normativa puede tener un
impacto directo en los centros del Sistema d'Arxius de Catalunya, la
Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio se
integrará en las tareas de varios subgrupos e informará al conjunto de
archivos del SAC.
6
NOTICIAS
Plan de acción de la administración electrónica
2016-2020 La Comisión europea anuncia el Plan de acción de administración
electrónica para los años 2016-2020, cuya estructura se centra en 7
principios básicos, destacan los siguientes: los servicios ofrecidos por las
administraciones públicas deben ser preferentemente digitales y
prestados a través de la ventanilla única; la administración debe
garantizar la reutilización interna de documentos aportados por los
ciudadanos y empresas, así como permitir que puedan acceder a la
documentación de aquellos procesos administrativos que les afecte y
controlar, acceder y rectificar sus datos personales; también debe
asegurar la protección de estos datos y su privacidad, con el fin de
aumentar la confianza en los servicios electrónicos que ofrece.
Para conocer en más detalle el plan de actuación:
https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/european-egovernment-
action-plan-2016-2020
Acceso y uso digitales del patrimonio cultural
europeo El Consejo europeo de la Unión
Europea publica las conclusiones
adoptadas durante la su sesión núm.
3471 (el 30 y 31 de mayo) en relación
al acceso, la visibilidad y el uso digital
del patrimonio cultural europeo. Se hace especial hincapié en la
digitalización del patrimonio y su conservación y también en el papel
7
que, en este sentido, desarrolla el proyecto Europeana. Para acceder a
las conclusiones:
http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9643-2016-
INIT/es/pdf
Código de conducta de los altos cargos y
personal directivo El Govern de la Generalitat aprueba el ‘Codi
de conducta dels alts càrrecs i personal
directiu de l'Administració de la Generalitat i de
les entitats del seu sector públic, i altres mesures
en matèria de transparència, grups d'interès i ètica pública’.
Destacamos de este código que contiene unos principios y reglas de
conductas específicas en materia de gestión de documentos públicos,
introducidas a propuesta del Departamento de Cultura y que tienen la
siguiente redacción:
- (5.23) Cumplir la normativa en materia de gestión de
documentos públicos, especialmente la relacionada con la no
destrucción de documentos o información pública en soporte
papel o en medio electrónico sin seguir los procedimientos y
controles establecidos normativamente.
- (5.24) no llevarse copia de la información y de la
documentación una vez haya finalizado su mandato.
Podéis consultar el código en:
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7148/1508607.pdf
8
Gestión documental en el Yucatán Con el objetivo de adecuarse a la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de Yucatán, el Consejo General del
Instituto Electoral y de Participación Ciudadana (IEPAC) ha aprobado
recientemente su Cuadro General de Clasificación Archivística. El
documento, elaborado por la Secretaría Ejecutiva, obedece a lo
estipulado por la Ley Estatal publicada en mayo de 2016. Su función
principal es convertirse en una herramienta básica que permita
gestionar y conocer los expedientes agrupados en series y subseries
documentales, siguiendo una referencia estructural acorde con lo
establecido por el Archivo General del estado de Yucatán.
Para consultar el nuevo Cuadro de Clasificación General y el Catálogo
de Disposición Documental:
http://www.yucatan.gob.mx/transparencia/ipo.php?id=13544
Norma Foral de transparencia de la Diputación
de Bizkaia La diputación de Bizkaia ofrece una versión de la Norma foral de
transparencia que tiene como objetivo explicar de forma didáctica,
sencilla y amena la regulación vigente, aprobada por las Juntas
generales de Bizkaia, en materia de transparencia. En concreto,
destacamos el apartado dedicado al acceso a la información (Solicitar
información pública), donde se
especifica - entre otras cuestiones- en
qué casos hay acceso libre y en cuáles
es restringido o cuál es el procedimiento
a seguir. Para acceder:
http://www.bizkaia.eus/gardentasuna/N
ormaForaldeTransparenciadeBizkaia_CA
/index.html#/20/
9
JORNADAS
VII Congreso de Archivos de Castilla y León.
Innovación, participación y diversidad Ja se encuentran disponibles las actas del congreso realizado el pasado
mes de mayo en Segovia. Para acceder:
http://www.acal.es/index.php/actualidad/item/2033-publicadas-las-
actas-de-cacyl
22nd Americas Conference on Information
Systems Fechas: De 11 a 13 de agosto de 2016
Lugar: San Diego (EEUU)
Más información: http://amcis2016.aisnet.org/index.php
Archives and Records Association, UK and
Ireland Annual Conference: "Global Futures" Dates: De 31 de agosto a 2 de septiembre de 2016
Lugar: Londres (Reino Unido)
Más información:
http://www.archives.org.uk/ara-in-action/the-ara-conference.html
10
International Association
of Sound and
Audiovisual Archives
(2016 IASA) Fechas: De 24 de septiembre a 1 de octubre de 2016
Lugar: Washington, D.C. (EEUU)
Más información: http://www.iasa-web.org/notice_board/2016-iasa-
conference-registration-
open?utm_medium=twitter&utm_source=twitterfeed
11
PUBLICACIONES
Datos personales y transparencia en
determinadas actuaciones de los entes locales El grupo de trabajo de documentos normalizados -constituido con el
objetivo de colaborar en materia de transparencia, acceso a la
información pública y buen gobierno en el marco del mundo local-
analiza en este documento dictámenes, informes y/o resoluciones
emitidas por la Autoridad catalana de protección de datos y la
Comisión de garantía para el acceso a la información pública, entre
otros. La finalidad es conocer su interpretación, especialmente, con
respecto a la difusión de las actuaciones y de las actas, de los órganos
de gobierno. Para consultar el documento:
https://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/
Libros del Consejo de Transparencia y Buen
Gobierno El Consejo de Transparencia y Buen
Gobierno, en colaboración con el
Instituto Nacional de Administración
Pública, ofrece a su página web dos
libros electrónicos centrados en el
derecho de acceso a la información pública. Estas publicaciones son:
Estudio comparado sobre normativa internacional en materia de
derecho de acceso a la información pública y La normativa
autonómica en materia de derecho de acceso en la información
pública. Para consultarlos:
12
http://consejodetransparencia.es/ct_Home/consejo/criterios_informes_c
onsultas_documentacion/documentacion.html
Dos informes sobre los retos de la gestión de los
documentos electrónicos Los Archivos Nacionales de Inglaterra potencian estrategias e iniciativas
de innovación tecnológica con el fin de hacer accesibles a largo plazo
los documentos nacidos digitales. En este marco de investigación
publican dos informes técnicos que tratan de dar más luz a una serie de
desafíos que la gestión y la preservación de los documentos
electrónicos supone para los profesionales. El primer informe, titulado The
digital landscape in government 2014-2015: business intelligence review,
muestra la situación actual en el Reino Unido, presentando un conjunto
de retos que hay que resolver a corto o medio plazo. El segundo, The
application of technology-assisted review to born-digital records transfer,
Inquiries and beyond: research report, indica de qué manera la
tecnología puede contribuir a dar respuesta a cada uno de los puntos
anteriores basándose en investigaciones actuales, en entrevistas a
expertos y poniendo a prueba el software actual. Para acceder:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-
management/manage-information/policy-process/reviewing-digital-
records-management-government/research/
13
ESTÁNDARES
Criteria for Managing Email Records in
Compliance with the Managing Government
Records Directive En el mes de abril los NARA publicaron y enviaron a todas las agencias
gubernamentales un memorando para el tratamiento del correo
electrónico en concordancia con la directiva Managing Government
Records Directive (M-12-18) que obliga a que todas las agencias el 31
de diciembre de 2016 han de tratar todos los correos electrónicos de
manera electrónica y por tanto deberán estar archivados en un sistema
electrónico adecuado.
Este memorando con sus aprendices ayuda a les diferentes agencias de
los Estados Unidos a implementar un sistema eficiente para el
tratamiento del correo electrónico, tanto en su acceso, tratamiento y
evaluación. Lo que está claro es que el tratamiento del correo
electrónico es un proceso que irá más allá de este año y con esta guía
los NARA quieren ayudar a las diferentes agencias en esta función.
Para acceder al documento:
http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-
email-mgmt-success-criteria.pdf
14
NORMATIVA
Acceso En el DOUE de 15 de junio de 2016 se publica la Directiva (UE) 2016/943
del parlamento europeo y del consejo de 8 de junio de 2016 relativa a
la protección de los conocimientos técnicos y la información
empresarial no divulgados (secretos comerciales) contra su obtención,
utilización y revelación ilícitas. http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.157.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016
:157:TOC
En el DOUE de 30 de junio se publica el Reglamento de ejecución (UE)
2016/1055 de la Comisión de 29 de junio de 2016 por el que se
establecen normas técnicas de ejecución en relación con las
modalidades técnicas de la difusión pública adecuada de información
privilegiada y del retraso de la difusión pública de información
privilegiada de conformidad con el Reglamento (UE) nº 596/2014 del
Parlamento Europeo y del Consejo. http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.173.01.0047.01.SPA&toc=OJ:L:2016
:173:TOC
Administración electrónica En el DOGC núm. 7133 de 2 de junio de 2016 se
publica el edicto del Ayuntamiento de Teià sobre
la aprobación definitiva de la Ordenanza
municipal reguladora de la administración
electrónica.
15
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=730629&language=ca_ES
En el BOP de Barcelona de 3 de junio de 2016 se publica el anuncio de
aprobación inicial del Reglamento de creación y funcionamiento de la
sede electrónica del Ajuntament d’Orpí.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201600922
8.pdf&1
En el DOGC núm. 7135 de 6 de junio de 2016 se publica el edicto del
Ayuntamiento de Sant Celoni sobre la aprobación inicial de la
Ordenanza de administración electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=732513&language=ca_ES
En el DOGC núm. 7139 de 10 de junio de 2016 se publica el anuncio del
Ajuntament de Malla sobre información pública de la aprobación inicial
de la Ordenanza reguladora de la administración electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=733405&language=ca_ES
En el BOE núm. 144 de 15 de junio de 2016 se publica la Resolución de 24
de mayo de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas, por la que se publica el Convenio de colaboración con la
Comunidad de Castilla y León, para la prestación mutua de soluciones
básicas de administración electrónica.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5842
En el BOP de Lleida núm. 116 de 17 de junio de 2016 se publica el edicto
de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la
administración electrónica del Ajuntament de l’Alt Àneu
16
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_116_4226
En el BOP de Lleida núm. 116 de 17 de junio de 2016 se publica el edicto
de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la
administración electrónica del Ajuntament de Torrefarrera
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_116_4312
Evaluación En el DOGC núm. 7133 de 2 de junio de 2016 se publica la Orden
CLT/132/2016, de 24 de mayo, por la que se aprueban, se modifican y se
derogan tablas de acceso y evaluación documental.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=730713&language=ca_ES
En el DOGC núm. 7150 de 28 de junio de 2016 se publica la corrección
de erratas en la Orden CLT/132/2016, de 24 de mayo, por la que se
aprueban, se modifican y se derogan tablas de acceso y evaluación
documental (DOGC núm. 7133, de 2.6.2016).
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=744240&language=ca_ES
Digitalización En el DOUE de 14 de junio de 2016 se publican las Conclusiones del
Consejo sobre la función de Europeana en el acceso, la visibilidad y el
uso digitales del patrimonio cultural europeo.
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2016.212.01.0009.01.SPA&toc=OJ:C:201
6:212:TOC
17
Patrimonio documental En el BOE núm. 147 de 18 de junio se publica la Ley 5/2016, de 4 de
mayo, del patrimonio cultural de Galicia.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5942
Reglamento de archivo y SGD En el BOP de Girona núm. 112 de 13 de junio de 2016 se publica el
edicto de aprobación del Reglamento del Arxiu històric de Besalú.
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/112/201611204868.pdf
Transparencia En el DOGC núm. 7143 de 16 de junio de 2016 se publica la Resolución
EXI/1471/2016, de 13 de junio, por la que se designa el órgano
departamental al que se atribuye la condición de unidad de
información en materia de transparencia e información pública del
Departamento de Asuntos y Relaciones Institucionales y Exteriores y
Transparencia.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=743353&language=ca_ES
En el BOP de Lleida núm. 122 de 28 de junio de 2016 se publica el
anuncio de aprobación definitiva del Reglamento de Transparencia y
administración electrónica del Ajuntament de Sudanell.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_122_4485
18
LICITACIONES Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 23 de junio de 2016 se publica el anuncio de
contratación del servicio de implantación, mantenimiento y asistencia
técnica y jurídica de una plataforma integral de administración
electrónica de gestión de los expedientes administrativos del
Ajuntament de Parets del Vallès.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201601088
3.pdf&1
Custodia de documentación En el BOE núm. 152 de 24 de junio de 2016 se publica el anuncio de
licitación de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia, cuyo
objeto es el servicio de custodia, archivo y gestión administrativa de los
fondos documentales generados por los órganos judiciales adscritos a la
Gerencia Territorial de Órganos Centrales.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-29397
Digitalización En el DOGC núm. 7140 de 13 de junio de 2016 se publica el anuncio por
el que se hace pública la licitación de un contrato de digitalización de
pruebas finales del Institut Obert de Catalunya.
http://dogc.gencat.cat/es/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/
?action=fitxa&documentId=743049&language=es_ES
19
Tratamiento de la documentación En el BOE núm. 141 de 11 de junio de 2016 se publica el anuncio de la
Tesorería General de la Seguridad Social por el que se publica la
convocatoria de la licitación del
expediente 2016/ADGT para la
contratación del servicio de tratamiento,
conversión y destrucción de expedientes
de archivo de las Direcciones
Provinciales de la Tesorería General.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-26695
20
http://
Proyecto EURECA
Este mes destacamos el proyecto EURECA y su web. Su objetivo es
permitir reutilizar la información sanitaria mediante la vinculación de los
sistemas de información de la investigación clínica (como los ensayos
clínicos) con los sistemas de historias clínicas que se genera con la
atención médica diaria. El núcleo del proyecto es, pues, conseguir la
interoperabilidad semántica entre estos sistemas, gracias a la cual se
podrán crear herramientas y programas que mejoraran el ámbito
sanitario.
En el sitio web el usuario puede encontrar información más detallada
sobre EURECA, des de vídeos y noticias relacionadas con determinados
aspectos del proyecto -pasando por los patrocinadores o partners-,
hasta el Resource Centre, donde se recogen todos aquellos recursos
que se crean en este marco, informes o newsletters.
http://eurecaproject.eu/
21
BUTLLETÍ ITGD
El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una
publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General
d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión
documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de
contenidos relativos a:
- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y
preservación
- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos
y aplicaciones informáticas que la hacen posible
- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de
información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una
recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y
artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD
dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los
profesionales del sector.
El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite
de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.
También se puede consultar vía web.
22
¿QUIÉNES SOMOS?
La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema
d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes
competencias:
- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación
operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i
Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius
Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de
Catalunya
- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos
relacionados con la aplicación de las tecnologías de la
información y la comunicación.
23
SUSCRIPTORES
Si estás interesado en recibir este boletín,
rellena el breve formulario que encontrarás
en el siguiente enlace:
https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8
VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed
it?usp=forms_home
Para cualquier modificación de tus datos o
para darte de baja, puedes
dirigirte al buzón del Butlletí ITGD:
DATOS Y PRIVACIDAD
Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se
encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura
de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la
Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de
carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció
General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),
08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:
24
25