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I - CADASTRAMENTO DEPROCESSOS E DOCUMENTOS

1.1 AUTUAÇÃO DE PROCESSOS

Só se forma processo quando o assunto refere-se aação jurídica, contábil-financeira ou de pessoal.

Lembre-se:

O que é preciso paraautuar um processo?

Para atuar processo é necessárioque o documento seja original ou cópia,

desde que autenticada e requeridapela autoridade competente.

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Encape o documento com capa para processona cor branca, numerando as folhas em ordem

crescente, a partir da primeira, utilizandocarimbo que deverá ser aposto no canto superior

direito da folha registrando no sistema.

E como Autuar?

Você deve inutilizar a folha anterior,renumerando as folhas seguintes, certificando

a ocorrência. Veja o exemplo:E se ocorrer erro

na numeração?

Qual a quantidadede folhas que deve ter

um processo?

Os autos não deverão exceder a 200 folhasem cada volume. Sendo que os grampos defixação observarão a distância, na margem

esquerda, de cerca de 2cm.

Quando o erro ocorrer nas folhasdos processos oriundos de outras

Instituições, você deve certificar aocorrência e corrigir a numeração.

Veja o exemplo:

Não é permitido desmembrar documentos.

Lembre-se:O encerramento e a abertura de novos volumesserão efetuados mediante a lavratura dasrespectivas certidões, disponíveis no sistema, emfolhas suplementares, prosseguindo a numeração.

Lembre-se:

Por exemplo, o processo tem 180 folhase você recebeu um documento com50 folhas para inserir neste processo,então faça assim:

Encerre o volume com 180 folhas eabra o novo volume com o documentode 50 folhas.

Outro exemplo, um processo tem200 folhas e você recebeu um documentocom 2 folhas para inserir neste processo,então faça assim:

Encerre o volume com 200 folhas eabra o novo volume com o documentode 20 folhas.

20020

18050

Veja os exemplos paracompreender a maneira

correta de agir.

O que fazer se um documentotiver mais de 200 folhas? Como fazer o encerramento

e a abertura de volumes?Na última folha do volume

anterior você deve incluir oTermo de Encerramentodevidamente numerado.

Veja o exemplo:

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Atenção: O processo é uma unidade orgânica,constituído por um ou mais volumes, devendoportanto tramitar juntos.

Lembre-se:

A abertura de novo volume será executada diretamente pelasunidades setoriais, que deverão providenciar o preenchimento danova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema.

Os volumes deverão ser numerados nacapa do processo, com a seguintenumeração: 1º volume, 2º volume, etc.

Documento encadernando ou em brochura,bem como os de grande volume, serãoapensados ao processo com a colocaçãoda etiqueta contendo o número doprocesso e a palavra “Anexo”.

No novo volume, você deve incluir oTermo de Abertura de volume, logoapós a capa, devidamente numerado.

Veja o exemplo:

O que é juntada? É a união de um processo aoutro, com o qual se tenha

relação ou dependência, podeser por Anexação ou Apensação.

Qual a diferença entrejuntada por Anexação e juntada

por Apensação?

Juntada por Anexação é a juntadadefinitiva de um processo a outro,

passando ambos a constituírem um sódocumento, devendo ser executada

mediante despacho do dirigente.

Não retire a capa doprocesso que está sendoanexado ao mais antigo.

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Após esse procedimento, renumere asfolhas do processo juntado, dando seqüência

a numeração do mais antigo.

Você deve incluir, após a última folhado processo, a Certidão de Juntada por

Anexação e registrar no sistema.

Veja o exemplo de certidão:

E a juntadapor Apensação?

A Juntada por Apensaçãoé a juntada de um processo a outro, com

a finalidade de propiciar estudos, opiniões,informações e decisões.

Cada processo, no entanto, permanececom o seu número, devendo ser executada

mediante despacho do dirigente.

Você deve incluir após a última folhado processo principal, a Certidão de Juntadapor Apensação, não renumerando as folhas,

registrando no sistema. Veja o exemplo:

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Você não deve numerar novamente as folhas, mas deve certificar emfolha de despacho os desentranhamentos que foram autorizadosincluindo a certidão de desentranhamento e acrescentando umacópia do documento original, com carimbo de “Confere com oOriginal”, no lugar da folha retirada.

É possível separar ouretirar folhas do processo?

Sim, e estes procedimentossão denominados desapensação

e desentranhamento.

O que édesapensação?

E comoproceder?

É a separação dos processos, que foram apensados,quando sua finalidade for atingida, devendo ser

executada mediante despacho do dirigente.

Você deve incluir após a últimafolha do processo principal

a certidão de desapensação elogo após registrar no sistema.Veja o exemplo de certidão:

É a retirada de folhas doprocesso, devendo ser executadamediante despacho do dirigente.

O que é desentranhamentoe como proceder?

Como procedera tramitação?

Você deve encaminhar o processo ou documento àunidade desejada, atualizando no sistema e emitindo

se necessário, o relatório de tramitado entregue.

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A tramitação do processo ou documento deverá serobjeto de rigoroso controle por parte das UnidadesProtocolizadoras, que deverão manter o Sistema deControle de Processos e Documentos - CPRODdevidamente atualizado, responsabilizando-se peloeventual extravio do documento.

Lembre-se:

1.2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Atividade Fim – atividades e atribuições específicas

Exemplo:- Planejamento para Administração Pública Federal- Pagamento de Pessoal para Administração Pública Federal

Atividade Meio – atividades que auxiliam e viabilizam aexecução da atividade fim

Exemplo:- Compra de material de consumo específica para oMinistério- Pagamento de Pessoal específico para o Ministério

Por deferimento,indeferimento do pleito e por

expressa desistênciado interessado.

Quando um processo ou documentopode ser concluído?

Como fazer aclassificação dos

documentos?

A classificação consiste em distribuirdocumentos em codificações estabelecidas

em plano previamente estruturado e que refleteas funções e atividades da Instituição.

Para classificar umdocumento é indispensável

conhecer o funcionamento eas atividades desenvolvida pela Instituição, sendo o

primeiro passo identificar seo documento diz respeito

à área fim ou meio.

Conheça a estrutura do Plano de Classificação do MP

Área Meio000 – Administração Geral010 – Organização e funcionamento020 – Pessoal030 – Material040 – Patrimônio050 – Orçamento e finanças060 – Documentação e informação070 – Comunicações080 – Vaga090 – Outros assuntos referentes à administração geral

Área Fim100 – Planejamento e investimentos estratégicos200 – Administração de Recursos Humanos300 – Orçamento Federal, Finanças Públicas Gestão Fiscal400 – Administração do Patrimônio da União500 – Logística e Tecnologia da Informação600 – Administração das Empresas Estatais700 – Extinção e liquidação de entidades da Administração Pública Federal

Direta, Autárquica e Fundacional, Empresa Pública e Sociedades deEconomia Mista

800 – Gestão, Reforma e Modernização do Estado

O objetivo da classificação é agrupar os documentossob um mesmo TEMA, como forma de agilizar suarecuperação e facilitar os procedimentos arquivísticosrelacionados a avaliação, eliminação, transferência,recolhimento e acesso a esses documentos.

Lembre-se:

O prazo fixado passa a correr no momento em que oprocesso ou documento for concluído e arquivadoprimeiramente na unidade setorial (corrente).

O prazo não corre pela data de cadastro dodocumento e sim após sua conclusão.

Lembre-se:

Por exemplo:Processo 1258/80Assunto: penalidades disciplinaresCódigo 025.12Conclusão do processo: 04/10/2001Arquivamento na unidade: 05/10/2001Prazo de guarda 05 anos corrente: 05/10/2006Após conclusão do prazo, transferir para o Arquivo Central (CODIN).

Toda documentação produzida ourecebida pelo MP deverá ser classificadano CPROD no ato de seu cadastramento

ou arquivamento na unidadeadministrativa setorial.

Podemos notar que a codificação é umencadeamento lógico que é subordinado a

cada classe. O código 022.221 só temsignificado quando percebemos que cada

número tem sua importância.

Veja comopoderíamosdizer que:

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Todo documento produzido ou recebido deveser registrado no CPROD e receber um númerode protocolo.

Lembre-se:

O que éavaliação dedocumentos?

Avaliação, consiste na definição de prazosde guarda e estabelecimento da destinação finaldos documentos: eliminação ou transferência ao

Arquivo Central, com base na Tabelade Temporalidade dos Documentos.

Qual o procedimento paracadastrar um documento

no sistema?

ELIMINAÇÃOÉ o descarte de documentos que já tiveram osseus prazos de guarda expirados.

Lembre-se:

Entre no CPROD pelaIntranet, coloque seu login esenha, e clique OK. Entre no

menu à esquerda da telaprincipal, e selecione o itemRegistro e Trâmite, opçãocadastro, indicando se é

processo ou documento quereceberá um número

de protocolo.

Após a Classificação o CPROD efetua a avaliação automaticamente,devendo ser emitidos os relatórios de transferência e eliminação dedocumentos, e encaminhados ao Arquivo Central para análise eaprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos doMP.

II – REGRAS GERAIS PARA ENTRADADE DADOS NO CPROD

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E se o documentojá tiver um número

de protocolo?

Você deve transcrevero número já existente no

documento.

Como identificaras datas existentes

no sistema?

A data do documento e de recebimentopoderá ser igual ou menor a data deabertura do processo ou documento,

mas nunca maior. Já a data de aberturado documento no sistema é fixa.

O que é procedência?

É quem enviou ou originouo processo ou documento.

Quando o documento ou processo for classificadono sistema, este informará a sua temporalidade,fixando seu tempo de arquivamento ou vida na unidadeCorrente ou Central (Arquivo Central/CODIN).

Lembre-se:

Digite o código declassificação ou o assunto

do documento ou doprocesso.

E como inseriro número do documento

no sistema?

Como classificaros documentos no sistema?

Digite o número,observando que o algarismo “0”

não é aceito pelo sistema.

Se você recebeu umdocumento com o número 012,

transcreva 12.

Caso seja digitada apalavra-chave que identifica

o assunto, o sistema forneceráuma lista com opções para

classificação, para quevocê escolha o assunto

desejado.

O campo de procedência, interessado e solicitantedivide-se em pessoa física (servidor ou cidadão) epessoa jurídica (Coordenações, Secretarias,Departamentos, Ministérios, Empresas).

Lembre-se:

Verifique o preenchimento dos campos antesde salvar, observando se não foram digitadosespaçamentos duplos, pontos, hífens, trema eoutros sinais que não contemplam o nome.

Não inclua o atributo (senador, deputado,presidente, secretário, Doutor, Senhor, etc.)juntamente ao nome do interessado ou solicitante, esim no campo específico para esta função, assim comoa sigla deverá ser usada no campo específico.

O sistema possui uma chave (+) que auxilia alocalização da procedência, interessado e solicitantedesejado nas tabelas de apoio.

Lembre-se:

Quem é o interessado,e o solicitante?

O interessado é quemtem interesse, benefício,

proveito sobre o assunto dodocumento ou processo.

O solicitante é quem solicita, pede,procura, busca, requer providênciassobre o assunto. Veja os exemplos:

Como proceder no preenchimento doscampos procedência, interessado e

solicitante para pessoa física?

Digite o nome completo dapessoa, utilizando a acentuação

correta.

Caso haja mais de um nome,você deve transcrever todos, ou

optar pela expressão “e outro(s)”,que deverá ser selecionado como

outro interessado.

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Caso ocorra erro no momento da impressão, vá aomenu Atividade, Gerenciamento de Etiqueta e coloqueo número da etiqueta que você quer que inicie aimpressão justificando o por quê.

Lembre-se:

Como imprimir as etiquetasdos documentos e processos?

Acesse no sistema o Menu Relatório,item Etiqueta, opção Número de Etiquetas

para imprimir etiquetas de documentos. Paraimprimir etiqueta para processos selecione

a opção etiqueta de protocolo.

Como preencher oscampos procedência,

interessado e solicitantepara pessoa jurídica?

O campo de pessoa jurídica é tabelado,devendo ser consultado e selecionado o nomedesejado na tabela de apoio de procedência,

interessado e solicitante.

Como procederpara fazer a tramitação?

Caso não exista o nome da unidade,aparecerá uma tela em branco e

você deverá solicitar sua inclusãoà CODIN.

Efetuando esse procedimento o sistemaapresentará a opção para emissão da ficha deacompanhamento ou tramitado entregue.

Lembre-se:

Para tramitar da sua unidadepara outra você deve primeiro

buscar o documento no sistema pelonúmero de protocolo e selecionar no

Menu Registro e Trâmite, o itemTrâmite Original ou Trâmite Cópia.

Após o cadastramento do documento,o sistema apresentará a tela de tramitação,

onde você deverá selecionar a unidadede destino e gravar a tramitação.

Como posso fazero recebimento dos

documentos?

O sistema permite o recebimento eletrônico dedocumentos e para utilizá-lo basta posicionar a leitora

de código de barras sob a etiqueta ou selecionar na telade apresentação o item Recebimento de Protocolo.

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Lembre-se que o sistema possui uma chave (+) queauxilia a localização da unidade externa ou internadesejada.

Lembre-se:

Como faço para preenchero campo de destinação

dos documentos?

Para inclusão de unidadeinterna (setores do MP) ou externa

(outros Ministérios, Empresas), consultee selecione na tabela de apoio

a unidade desejada.

Caso não exista onome do técnico na tabela, solicite

sua inclusão à CODIN.

Processo recebido do TCU, no dia 27/11/02, solicitandoinformações sobre tomada de contas em até 15 dias, ou seja,13/12/02.

Prazo de resposta:João recebe o processo e solicita a Maria uma posição até o dia28/11/02.

Prazo de conclusão:João recebe a resposta da Maria no dia 28/11/02, restando-lhe11 dias para conclusão do parecer e encaminhamento ao TCU,até o dia 13/12/02, que é o prazo de conclusão.

Qual a diferença entreprazo de resposta e prazo

de conclusão?

Prazo de resposta refere-se àdata estabelecida para posicionamento

sobre o assunto antes do prazode conclusão.

Prazo de conclusãorefere-se a data final para

o encaminhamento do parecersobre o assunto.

Veja o exemplo:Como proceder

ao preenchimento donome do técnico?

Localize e selecioneo nome do técnico responsável pelo

assunto da unidade de destino,na tabela de apoio.

Caso não exista o nomeda unidade, aparecerá uma tela embranco e você deverá solicitar sua

inclusão à CODIN.

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Como descrever o assuntodo documento ou processo?

Descreva o assunto de formaresumida, clara e precisa, de modo queexpresse com exatidão o conteúdo do

processo ou documento.

Leia atentamente o documento para identificar oassunto específico.

A quantidade de palavras digitadas não éimportante para a localização do documento e sim aqualidade, clareza e simplicidade.

Não inclua no campo assunto complementodocumentos novos que devem ser cadastrados.

Lembre-se:

O que é um despacho?E como deve ser feito?

É o posicionamento dado pelaUnidade responsável pela análise

do processo ou documento.

O despacho deve ser descrito de forma objetiva eresumida, de modo que pela consulta permita aousuário a nítida compreensão do despacho.

Lembre-se:

No campo Assunto Complemento,inclua apenas informações adicionais

de interesse do setor responsávelpelo processo ou documento.

Como informar no sistemao número de volumes

e páginas de um processo?

Digite no campo específico para volumea quantidade destes e digite no campoespecífico para páginas, o número da

última folha do volume final do processo.

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Como devo procederpara tramitar as cópias?

As cópias devem ser tramitadas damesma forma que o documento

original, utilizando para isso o menuRegistro e Trâmite – Tramitação Cópia.

Como efetuar a juntada poranexação e apensação no sistema?

Entre no Menu Atividade, opçãoJuntar Processo; informe o númerodo processo mais antigo e depoiso número do processo que você

quer juntar, seja por anexação ouapensação, selecionando a opção.Em seguida grave a atualização

realizada.

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Automaticamente o sistemainformará os dados do documento,

aparecendo o lado esquerdo datela a opção Converter. Selecione

esta opção para confirmara conversão.

Como procedera desapensação?

Entre no Menu Atividade, opçãoJuntar Processo, e informe

o número do processo.

Como proceder para converterum documento em processo?

Entre no Menu Atividade,opção Converter Documento e digite

o número do documento.

Como proceder a consulta dosdocumentos e processos no sistema?

Como arquivar um documentoou processo no sistema?

Entre no Menu Atividade, opçãoArquivar Protocolo, selecionando seé processo ou documento, digite onúmero do protocolo e preencha os

campos da tela, gravandoa atualização feita.

Entre no Menu Consulta,opção Protocolo caso você

tenha informações suficientespara a busca do mesmo.

Caso você não tenha muitosdados como nº do protocolo,

data do documento...entre no Menu Consulta,

opção Textual e preenchaos campos com os dados

que possui.

Entre no Menu Atividade, opção ArquivarProtocolo, selecionando se é processo ou

documento e digite o número de protocolo.Automaticamente o sistema apresentará

todos os dados do documento

Como desarquivarno sistema?

Você pode realizar a consultade duas maneiras.

selecione a opção gravar para procedero desarquivamento.

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Esperamos ter ajudado você no esclarecimento das principaisdúvidas das áreas de protocolo e arquivo, durante a nossaconversa. E se alguma dúvida ainda persistir, lembre-se de

entrar em contato com a CODIN, afinal esta é a nossa casa,e estaremos sempre disponíveis para auxiliá-lo.

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