Integrantes:
Liana Ximena quintero arenas (221448)
Mileidy Tatiana Yaruro Sánchez (221447)
CARTILLA SOFTWARE VISUAL TNS
.
BARRA DE NAVEGACIÓN
FILTRADOR
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Ver todos los periodos
Importar ítems de
documentos vencidos
Módulo diseñado para la creación y parametrización de cualquier empresa que necesite llevar su respectiva contabilidad
con mayor Facilidad.
MO DULO DE ADMINISTRACIO N
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los
programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS.
Después, seleccionamos el módulo de administración.
Al ingresar a este módulo se desprende una ventana (ver imagen
anexa)
En la cual daremos “enter” y
saldrá otra ventana en la cual
seleccionaremos “listado de
empresas”, para así digitar la
respectiva información de la
empresa la cual vamos a
crear.
Después de ingresada la
información (nombre de la
empresa, representante legal, año
fiscal, ruta archivo, nit entre
otros), oprimo el chulito que se
encuentra en la parte superior
izquierda de la ventana para así
crear exitosamente la empresa,
dando enter, abrir y aceptar para
que el programa guarde la
Respectiva copia de seguridad. Al ingresar a este módulo se
desprende la siguiente ventana en la cual seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar “base de
datos”
Seleccionar “actualizar
base de datos”, clic en yes y
espero.
Luego doy enter en
atrás y selecciono log
configuración en donde se
desprende una pequeña
ventana donde colocaremos un
usuario “ADMIN” damos doble
enter y se desprenderá la siguiente ventana
Seleccionamos, “configuración” y después seleccionamos todos los
recuadros que
aparecen en la
ventana que se
desprendió, y luego
“aceptar”
Luego de hacer este
proceso podemos
retroceder y salir de
este módulo.
Para la realización de la copia de segidida o la recuperación de alguna
copia de seguridad se siguen los siguientes pasos:
- Abrimos el modulo de administración
- Seleccionamos el icono base de datos
- Se desprende otra ventana donde seleccionamos el icono
copia de seguridad.
- Se desprende otra ventana donde se encuentran los iconos de
recuperar copia o realizar copia
- Se selecciona el respectivo, para hacer una copia o para recuperar
alguna copia ya realizada.
- Para realizar la copia de seguridad se desprende una ventana para
buscar en que lugar del computador o de la memoria se va a
guardar la copia
- Después de buscar la carpeta donde se va a guardar se da aceptar
Para recuperar copia sale una ventana donde se debe seleccionar el archivo
donde esta la copia de seguridad
damos aceptar y la copia se integra a el programa.
Este módulo permite llevar en forma oportuna la información contable, se
caracteriza por manejar múltiples empresas
MO DULO DE CONTABILIDAD
Abrimos el módulo de
contabilidad y nos va a
aparecer un cuadro
donde se ingresa por
primera vez a este
módulo. Damos doble
enter y se desprende otra
ventana donde nos pide
el nombre de usuario y
después en la copia de
seguridad, damos ok.
1... CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD:
Ubicados ya en el módulo de contabilidad, nos vamos a archivo,
configuración y generales.
Se desprende una ventana donde seleccionaremos el recuadro donde dice
imprimir fecha y hora y damos clic en aceptar.
2… COMO IMPORTAR EL PLAN DE CUENTAS:
Sigo los siguientes pasos:
- Selecciono herramientas y damos clic
- Damos clic en importar datos visual TNS
- Seleccionamos el cuadrito donde nos diga plan de cuantas
- Damos clic en TI: empresa tipo comercial
- Damos clic en importar y luego aceptar.
3…ABRIR PLAN DE CUENTAS:
- Después archivo
- Clic en plan único de
cuantas
- En el buscador de la ventana
que se desprendió
colocamos un asterisco (*)
- Damos enter
- Aparecen todos los datos
del plan único de cuantas
con sus respectivas cuantas
subcuentas, etc.
4….COMO CRERAR CUENTAS- SUBCUENTAS O AUXILIARES
Nos ubicamos en el plan único de cuentas, nos ubicamos en la subcuenta,
selecciono insertar (+) y digitamos el nombre respectivo del auxiliar que se
desea crear.
NOTA. Algunos auxiliares tienen un porcentaje respectivo y una cuantía
mínima que se debe colocar al momento de crear la cuenta.
EJEMPLO:
Crear el auxiliar de la 2365 ´´retención en la fuente ´´, no olvidar
digitar el 5 y la cuantía mínima
que se trabaja con este.
Realizamos el mismo
procedimiento que se hace en el
plan de cuantas, colocar el
asterisco (*), después buscamos
la cuenta respectiva (2365 en
este caso) damos clic en insertar
(+) digitamos el nombre, el
porcentaje y la base o cuantía
mínima, damos clic en guardar y luego en el icono exportar para que el
auxiliar se guarde correctamente.
5… COMO CREAR LOS TERCEROS:
Seguimos los siguientes pasos:
- Archivo
- Terceros
- Insertar (+),Digitamos la
información
Código, tipo de documento, no.
Identificación, expedida en nombre,
nombre tributario, luego damos
guardar
En las pestañas que están debajo de
la información a diligenciada se procede a llenas lo siguiente:
a. EN DATOS GENERALES:
Se registra la información requerida (representante legal, dirección,
ciudad, teléfono, e-mail, celular, observaciones)
b. EN LA PESTAÑA DATOS ADICIONALES:
Se diligencia la dirección teléfono, e-mail, celular, en esta parte del proceso
se abre la pestaña que está al lado del celular y se digita el código, nombre
del departamento o cuidad, luego damos en guardar y exportar.
c. EN LA PESTAÑA CONTABILIDAD.
Llenamos los respectivos auxiliares que están hay como lo son los
proveedores (220505.01) retención en la fuente (236540.01), en clientes
llenamos el auxiliar de clientes (130505.01) y retención en ventas
(135515.01) el resto de campos se dejan e blanco.
NOTA: Para colocarle el código a cualquier tercero se debe tener en cuenta
para colocar antes del número una letra respectiva para diferenciarlos.
Clientes = C proveedor = P socio = S empleado = E vendedor= V
d. PESTAÑA DATOS DE FACTURACIÓN:
Selecciono el tipo de tercero que se está trabajando (cliente, proveedor,
vendedor etc.)
Luego damos en guardar e importar para que la información quede
totalmente guardada.
6… COMO CREAR BANCOS
- archivo , enter
- tablas, enter
- bancos, enter
- en la ventana que se
desprende damos clic en
insertar (+) y leñamos todos
los campos que hay se
encuentran 8 código del banco, nombre, no. De cuenta contable (
111005.01) formato c.e 8 diseñado-gráfico) y el consecutivo de
cheques ( 00001)
- damos clic en guardar y después en importar para que la
información guarde
7… COMO CREAR SUCURSALES.
- archivo, clic
- sucursales, clic
- al abrir la ventana
seleccionamos en insertar (+)
- diligenciamos lo
respectivo de la sucursal
(código, descripción,
dirección, en ciudad creamos
la cuidad donde se encuentra la sucursal dando en insertar llenando
los datos, guardar y exportar.)
-
8… COMO CREAR COMPROBANTES:
- Contabilidad
- movimientos
- Comprobantes
En la ventana que se desprende, damos clic en insertar (+), al salir el
comprobante llenamos la siguiente información:
- Tipo(según el comprobante que se requiera)
- Número( seleccionamos 00 sin prefijo)
- Fecha (el día respectivo donde se generó el comprobante).
- Concepto (se especifica la transacción que se realizan con el
comprobante).
- Damos en guardar.
En la parte inferior aparece otra barra donde seleccionaremos insertar (+), y
se desprenden otros recuadros donde se diligenciar lo siguiente:
- Cuenta ( la respectiva cuenta que se esté trabajando con la
transacción)
- El valor respectivo de la cuenta
- Tercero ( nombre de la persona a la cual se le está haciendo el
comprobante )
- Documento(tipo de documento y numero respectivo)
- Damos clic en guardar.
NOTA: si se necesita introducir otra cuenta se hacer el mismo
procedimiento que se realizó en la parte inferior de la ventana.
Al diligenciar todas las cuentas que se necesitaban en el asiento se da clic en
asentar (parte izquierda de la pantalla) y de este modo queda realizado con
éxito el asiento
NOTA: si se necesita en algún caso arreglar algún asiento que se realizó se
procede a desasentar icono que se encuentra en la parte izquierda de la
pantalla, se da en la cuenta a corregir y de da en el icono de editar
(triangulito) de ahí se procede a arreglar la cuenta y después se da guardar y
se procede a asentar la cuenta ya después de corregida.
IMPORTANTE: EL MÓDULO DE CONTABILIDAD TIENE LA OPCION DE
IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
Modulo diseñado para llevar un control sobre la mercancía que entra y sale de la empresa, y un detallado registro de cada
tipo de artículo o grupo de artículos.
MO DULO DE INVENTARIO
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los
programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS.
Después, seleccionamos el módulo de inventario, se desprende una
ventana donde damos los
siguientes pasos:
- Damos clic en abrir
- En la copia de
seguridad ok
- Colocamos en
nombre de usuario (ADMIN).
Enter
- Seleccionamos el
periodo en que va la
empresa parametrizando.
- Se abre una ventana.
NOTA: Existen dos tipos de inventario: el permanente y el periódico,
debemos saber con cual tipo de inventario está trabajando la
empresa.
Para empezar a parametrizar este módulo hacemos los siguientes
procedimientos:
1… INVENTARIO COMPRAS:
- Archivo
- Configuraciones
- Generales- pestaña general
- Seleccionamos los siguientes recuadros:
En detalles del documento:
a. Preguntar retención en compras.
b. Maneja tasa de conversión en compras.
c. Ajusta IVA a la unidad de
compras.
d. Redondear retenciones a
la unidad.
En parámetros
predeterminados:
a. Tipo unidad: detal
b. Forma de pago: debito-
contado
En la pestaña adicionales son hacemos nada
En la pestaña integración realizamos los siguientes pasos:
- En integrar con contabilidad llenamos los siguientes campos:
a. auxiliar proveedores(220505.01)
b. retención en la fuente compras ( 235440.01)
c. gastos nota de inventario (539595.01)
d. ingreso nota de inventario (429551.01)
e. IVA descontable reg. Simplificado (240805.01)
- En integrar con tesorería la seleccionamos.
En la pestaña reportes no se realiza ningún procedimiento y quitamos
la selección que haya en algún recuadro.
Damos en “aceptar“.
2… GRUPOS CONTABLE DE ARTICULOS:
- archivo
- tabla
- grupo contable de artículos
- Sale una ventana
- Damos en insertar (+)
Sale otra ventana donde vamos a llenar los siguientes recuadros:
- Código( 0001)
- Descripción ( mercancías en mayúscula)
- En inventarios se llenan los siguientes recuadros:
a. Promedio ponderado (1435 sistema de inventario
permanente)
b. Inventario (143505.01)
c. Devolución en
compras (622505.01)
- En ventas se llenan los
siguientes recuadros:
a. Ingresos (413536.01)
b. Devolución en
ventas ( 417505.01)
c. Costo de ventas
(613536.01)
- En tesorería se llenan los siguientes recuadros:
a. Concepto compras, se abre el icono y se llena ( código: FC,
descripción: factura de compras, tipo: ingreso)
b. Concepto de devolución en compras se abre el icono y se
llena ( código: DC, descripción: factura compras, topo:
egreso)
- En cartera se llenan los siguientes recuadros:
a. Concepto ventas se abre el icono y se llena ( código: FV,
descripción: facturas de ventas, topi: egreso
b. Concepto devolución en ventas se abre el icono y se llena(
código: DV, descripción: devolución en ventas, topo:
ingresos )
Damos en guardar y exportamos la información para que se guarde
correctamente.
3… TIPO DE IVA
- Archivo
- Tablas
- Tipos de IVA
- Se desprende una
ventana donde vamos
a llenar la siguiente
información
a. Cuenta IVA
compras(240801.01)
b. Cuenta IVA ventas (240802.01)
c. Cuenta IVA devolución compras(240801.01)
d. Cuenta IVA devolución en ventas (240502.01).
- Damos en guardar e importar.
4… CREAR BODEGA
- Archivo
- Bodegas
- Insertar (+)
- Llenamos los recuadros (
código : 0001, descripción:
ubicación de la bodega)
- guardar
5… CREAR GRUPOS Y SUBGRUPOS
- archivo
- grupo de artículos
- insertar (+)
-
- Se llena la siguiente información
a. Código (para el grupo se toma solo dos dígitos 01, para los
subgrupos cuatro dígitos 01.01 y así sucesivamente).
b. En la descripción se coloca el nombre del grupo o subgrupo que
se está creando
c. Se procede a guardar y exportar.
NOTA: este proceso se realiza cuantas veces sea necesario según la
cantidad de grupos de artículos o la cantidad de subgrupos de artículos.
6…DATOS DE ARTICULOS
- archivo
- articulo
- al abrir se una pestaña
- se da clic en insertar (+)
- se procede a llenar los siguientes campos:
a. código( código de articulo el cual se está trabajando)
b. nombre(especificación del articulo el cual se va a ingresar)
c. grupo de articulo( se selecciona según el grupo que se haya
creado en grupos y subgrupos)
d. tipo de producto (si es terminado, materia prima etc.)
e. IVA(se abre el icono y se selecciona el IVA que anteriormente
habíamos creado)
f. Exportamos
g. Unidad ( se coloca según el producto que se está vendiendo si
en kilos libras o unidades)
h. Factor(1)
i. Grupo contable8 se selecciona el que ya hemos creado
anteriormente 01 mercancías)
- En las pestañas de la parte inferior se llena la siguiente información:
a. En la pestaña información no se llena nada
b. En la pestaña características se llenan las observaciones
c. En la pestaña precios y costos se llena el detal que es el precio
de venta.
- Al terminar de llenar la información se procede a guardar y
exportar.
7… REALIZACIÓN DE UNA COMPRAS
- En la barra de tareas seleccionamos Compras
- Compras
- En la ventana que se despliega seleccionamos el icono de insertar
(+)
- llenamos los campos siguientes campos de la parte superior.
a. Número( 00 y anexo el FC y número de la factura)
b. Fecha (día en que se generó la transacción)
c. N° de la factura (consecución de las facturas que se estén
realizando)
d. Proveedor (se abre la ventana y se selecciona o se crea la
persona o empresa que nos está distribuyendo la mercancía).
e. Forma de pago( efectivo crédito
NOTA: al realizar una compra en efectivo se debe anexar el nombre del
banco se selecciona o se crea, cuando la compra ese crédito se genera un
plazo y la fecha de vencimiento de ese plazo.
f. Observaciones ( se llena la especificación de la mercancía la
cantidad, la cantidad y a qué precio cada artículo)
- Damos clic en guardar
- Seleccionamos insertar en la barra que se encuentra en la parte
inferior de la ventana
- Al desplegarse otros campos se llenan los siguientes:
a. articulo (se selecciona el artículo que fue comprado)
b. Bodega (se selecciona la bodega a la cual va a ir la mercancía).
c. Cantidad( número de unidades compradas )
d. El costo de unidad (precio establecido para la mercancía).
e. Tipo de unidad (detal o al mayor)
f. Porcentaje del IVA (16%).
- Se da clic en guardar
- Se procede a asentar la transacción
NOTA: Este proceso se hace cuantas veces se realice una compra.
8… REALIZACIÓN DE UNA DEVOLUCIÓN EN COMPRAS:
- Compras
- Devolución en compras
- Se da clic en insertar (+)
- Se despliega una ventana donde se diligenciara lo siguiente:
a. Número (número de la factura la cual se está devolviendo la
mercancía )
b. Fecha ( día en que se está devolviendo la mercancía)
c. N° de la factura ( número de la factura la cual se está
devolviendo)
d. Proveedor ( se selecciona el proveedor o la persona a la cual se
le está devolviendo la mercancía)
e. Observaciones ( especificación del porque se está devolviendo
la mercancía)
f. Forma de pago ( se selecciona si es a contado o a crédito y se
tiene en cuenta la nota del ejercicio de la compra)
g. Vendedor ( se selecciona la persona que vendió )
- Se da clic en guardar
- Después se selecciona insertar (+)
- Al abrirse otras pestañas se llena la siguiente información
-
a. Articulo ( se selecciona el articulo el cual se está devolviendo)
b. Bodega ( se selecciona la bodega de la cual está saliendo la
mercancía)
c. Valor unidad ( se coloca el precio el cual se compró la mercancía
por unidad)
d. Tipo de unidad ( mayor o detal )
e. El IVA (16%)
- Se da clic en guardar
- Se procede a asentar la transacción
NOTA: EL MÓDULO DE INVENTARIOS TIENE LA OPCION DE IMPRIMIR LOS
SIGUIENTES DOCUMENTOS:
Llevar actualizada las cuentas por pagar de los movimientos que se han
realizado.
MO DULO DE TESORERIA
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los
programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS.
Después, seleccionamos el módulo de tesorería, se desprende una
ventana donde damos los siguientes pasos:
- Enter
- Colocamos el usuario
(ADMIN)
- Colocamos el periodo en
que se esta registrando la
transaccion.
- Enter
Despues de esto se desprende una
ventana donde daremos los
siguientes pasos para parametrizar
el modulo:
- Archivo, clic
- Configuración, clic
- Generales, clic
- En la ventana que se
desprende se selecciona el
recuadro “generar a
contabilidad”
- Damos clic en aceptar
Después, seleccionamos en la barra superior lo siguiente:
- Movimientos
- Comprobante de egreso clic
- Se desprende una ventana en la cual daremos clic en insertar
(+) y llenaremos los siguiente campos en la pestaña detalle de
concepto:
a. Número ( número del comprobante seguido de CE 001 o
sucesión de comprobantes que ya se lleven)
b. Fecha ( día en que se pagó la factura )
c. Detalle ( se especifica la cancelación de que factura y a
quien se le está pagando)
d. Pagado a ( se selecciona la empresa o la persona a la cual
le estamos pagando la factura)
Luego, procedemos a dar insertar en la parte inferior para llenar los
siguientes campos:
- Insertar(+)
- En los campos que aparecen se llena la siguiente información:
a. Documento ( se selecciona la factura que se va a cancelar)
b. Ítem (seleccionamos compras )
- Después de diligenciar lo anterior se procede a guardar
- Se selecciona nuevamente insertar (+)
- Se desprende la misma ventana donde llenaremos lo
siguiente( devolución en compra)
a. Documento ( se selecciona DC , devolución n compras)
b. Ítem (seleccionamos Dev. En compras)
c. Cambiamos el valor por el verdadero que se encuentra en
el documento)
d. Guardamos
NOTA. El proceso de devolución en compras solo se realiza si hay una
devolución si no es ASI este paso no se realiza.
- Seleccionamos la pestaña forma de pago
- Insertar (+)
- Llenamos los siguientes campos:
a. Forma de pago (se selecciona la forma en que se va a pagar la
mercancía, si es en efectivo, cheque, etc.)
b. Banco( se selecciona el banco del cual va a salir el dinero9
c. Valor( el monto de la mercancía )
d. Documento ( se coloca so tipo de documento que se utiliza por
ejemplo si es un Cheque se coloca CH y el número del cheque)
- Damos clic en guardar
Después de terminar este proceso se selecciona la opción asentar
paraqué todo quede total mente diligenciado.
NOTA: si por alguna razón el documento quedo mal diligenciado se
procede a hacer lo siguiente:
- Desasentar con el icono que se encuentra en la parte izquierda
- Después, se selecciona el icono de la barra que es un triangulito que
es la opción de editar
- se corrige todo lo que se encuentre mal
- Luego, de verificar que todo se encuentra bien se procede a sentar
nuevamente el ejercicio.
EL MODULO DE TESORERÍA TIENE LA OPCIÓN DE IMPRIMIR LO
SIGUIENTE:
Llevar registro de las cuentas y de los movimientos que han ingresado a la
empresa. También se genera los resultados de las ventas a crédito.
MO DULO DE CARTERA
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los
programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS.
Después, seleccionamos el módulo de cartera, se desprende una
ventana donde damos los siguientes pasos para parametrizar:
- Archivo
- Configuración
- Generales
- Se desprende una ventana donde datemos los siguientes
pasos:
a. Se selecciona el recuadro generara contabilidad
b. Damos clic en aceptar
Después de parametrizar el modulo se procede a explicar cómo se llena un
recibo de caja (ingresos de la empresa).
- Se selecciona movimientos
- Recibo de caja
- Se llenan los siguientes campos
a. Número ( se coloca 00 y si se anexa RC y en número del recibo
que valla en consecución)
b. Fecha ( día en que se recibió el dinero)
c. Detalle( se especifica la cancelación de alguna factura de venta9
d. Recibido de ( se selecciona la persona o empresa de la cual se
está recibiendo el dinero)
e. Contador ( es opcional)
- Guardamos
Después de llenar la parte superior se procede a llenar la parte inferir con
los siguientes pasos:
- Se selecciona insertar(+)
- Seleccionamos la pestaña detalle de conceptos
- Llenamos los campos que aparecen :
a. Documento (se selecciona el documento del cual se está
recibiendo el dinero, factura de venta)
b. Ítem ( seleccionamos ventas)
c. Concepto ( se selecciona el concepto de ventas)
- Guardamos
- Seleccionamos la pestaña forma de pago
- Se selecciona la opción insertar (+)
- Se llenan los siguientes campos:
a. Forma de pago ( según la forma en que estén pagando, efectivo)
b. Banco ( caja general)
c. Valor ( damos enter y el valor aparece)
d. Banco doc. ( RC seguido del número de recibo de caja)
- Guardamos
Después de terminar de llenar el documento se procede a asentar el
ejercicio.
NOTA: EN EL MÓDULO DE CARTERA SE PUEDEN IMPRIMIR LOS SIGUIENTES
DOCUMENTOS
Contiene las opciones de los documentos de Ventas, Remisiones de
Salida, Devoluciones en Venta, Cotizaciones
MO DULO DE FACTURACIO N
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los
programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS.
Después, seleccionamos el módulo de facturación, se desprende una
ventana donde damos los siguientes pasos para parametrizar
- Archivo
- Configuración
- Generales
- En la pestaña generales se selecciona lo siguiente:
a. Preguntar retención en compras
b. Ajustar facturas al imprimir
c. Ajustar IVA a la unidad en compras
d. Reforma de pago (redondear retención a la unidad
- En la pestaña parámetros predeterminados se selecciona lo
siguiente:
a. Tipo de unidad ( detal)
b. Forma de pago (débito o crédito )
- En la pestaña venta mostrador no se hace ningún procedimiento
- En la pestaña integración se llena lo siguiente:
a. Se selecciona integrar con contabilidad
b. auxiliar deudores ( 130305.01)
c. Rte. fuente ventas (135515.01])
d. Se selecciona integración con cartera
- Damos clic en aceptar
Después de esto seleccionamos lo siguiente:
- Facturación
- Ventas
- Insertar (+)
- En la
ventana que se
desprende se llenan
los siguientes
campos
a. Núm
ero ( se coloca 00 y
se anexa FV y el
número de la
factura)
b. Fech
a ( día en que se dio
la factura )
c. Cliente ( se selecciona la empresa o la persona a la cual le
vendimos)
d. Vendedor ( nombre de la persona que realizo la venta)
e. Forma de pago (crédito y el plazo que disponga la empresa)
f. Observaciones
g. Rete fuente ( 2.5% si supera la base)
- Damos clic en guardar
- Damos insertar en la parte inferior de la ventana
- Llenamos los siguientes campos:
a. A
r
t
i
c
u
l
o
(
s
e
s
elecciona el articulo correspondiente de la venta)
b. Bodega ( se selecciona la bodega de la cual está saliendo la
mercancía)
c. Unidad ( detal)
d. Cantidad ( unidades vendidas)
e. Valor unidad ( precio de venta)
- Damos clic en guardar después de terminar de llenar el documente
damos clic en asentar.
NOTA: EN EL MÓDULO DE FACTURACIÓN SE ENCUENTRA LA OPCION DE
IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: