Download pdf - Curs SIMA 8 Bis Tabloul de Bord Studiu Caz

Sisteme informatice pentru managementul afacerilor

curs 8 conf univ dr ing drd ec Eduard Edelhauser

Tabloul de bord un produs informatic pentru

suportul decizional al managementului unei organizații.

Studiu de caz la SC Energia SA

Cuprins

Capitolul 1. Prezentarea firmei SC Energia S.A. Constanta

Capitolul 2. Tabloul de bord

Capitolul 3. Tabloul de bord. Produs informatic de tip DSS

Capitolul 4 . Tabloul de bord. Suport decizional in managementul SC Energia SA


• Energia, infiintata in 1920, este in prezent o societate cu capital privat, reprezentand principalul producator si distribuitor de articole din plastic si cauciuc din sud-estul Romaniei. Folosind 257 de materii prime diferite, achizitionate de la peste 600 de furnizori, compania produce 1600 de componente si produse finite, pe care le desface catre mai mult de 1600 de clienti interni si externi.



Produse ale SC Energia SA


În categoria instrumentarului managerial utilizat în exercitarea proceselor de management, tabloul de bord este una din metodele care nu trebuie să lipsească nici unui manager, indiferent de poziţia ierarhică ocupată într-o organizaţie.

Tabloul de bord reprezintă un ansamblu de informaţii curente, prezentate într-o formă sinoptică, prestabilită, referitoare la principalele rezultate ale activităţilor avute în vedere şi la principalii factori ce condiţionează derularea lor eficientă.

Tabloul de bord regrupează şi prezintă sub formă selectivă indicatorii semnificativi, denumiţi şi puncte cheie sau semnalizatori, care permit responsabilului ansamblului sau a unei părţi a firmei să-şi controleze propriul domeniu de responsabilitate.

Capitolul 2. Tabloul de bord Informaţiile inserate în tabloul de bord se prezintă sub mai multe

forme: tabele de valori, ce constau din ansambluri de valori

semnificative, cu o structură prestabilită, înregistrate într-o anumită succesiune ce constituie cea mai frecventă componentă a tabloului de bord;

grafice, elaborate pe baza tabelelor de valori, mai puţin precise decât acestea, dar care relevă mai sugestiv tendinţele(de exemplu, graficul evoluţiei productivităţii muncii sau profitului);

indici, calculaţi ca raporturi dintre valorile, de regulă, a două elemente caracteristice unei activităţi, în perioada curentă şi una de referinţă

fişe combinate, alcătuite dintr-o reprezentare grafică în partea superioară şi un set de valori încorporate într-un tabel inserat în partea inferioară a fişei;

abaterile de la obiectivele, normele sau sarcinile stabilite,


Tabloul de bord îndeplineşte următoarele patru funcţii importante:

1) funcţia de informare a managerului cu privire la starea domeniului condus;

2) funcţia de avertizare asupra unor situaţii nefavorabile, asupra unor abateri faţă de normalitate;

3) funcţia de evaluare a rezultatelor obţinute în realizarea obiectivelor şi, implicit, a calităţii deciziilor adoptate şi acţiunilor iniţiate pentru operaţionalizarea acestora;

4) funcţia decizională, în sensul că informaţiile pertinente, transmise operativ managerilor amplasaţi în diverse ipostaze ierarhice, permit fundamentarea şi adoptarea de decizii adecvate.

Capitolul 2. Tabloul de bord Etapele proiectării şi utilizării unui tablou de bord complex, global, destinat managementului de vârf al firmei, pot fi sintetizate astfel: Etapa I. Conceperea tabloului de bord Etapa a-II-a. Diagnosticarea sistemului informaţional aferent domeniului condus de manager; compararea cerinţelor decizional-informaţionale cu disponibilităţile actualului sistem informaţional. Etapa a-III-a. Reproiectarea subsistemului informaţional aferent managerului respectiv. Etapa a-IV-a. Completarea tabloului de bord şi armonizarea cu alte instrumente manageriale. Etapa a-V-a. Utilizarea tabloului de bord.


O schiţă a unui posibil tablou de bord al unei întreprinderi industriale, organizat pe următoarele module de raportare:

sistem central, nomenclator articole, informaţii parteneri, contabilitate generală, contracte şi comenzi, aprovizionare, desfacere, gestiune stocuri, plăţi, încasări, mijloace fixe, personal-salarizare, producţie, transporturi, tablou de bord (cel care realizează sinteza tuturor informaţiilor din celelalte module şi

constituie suportul pentru luarea deciziilor).


Modulul oferă suportul necesar evaluării situaţiei financiare a organizaţiei precum şi identificarea punctelor critice din activitatea comercială a acesteia.

În plus faţă de celelalte module de raportare anterioare , Tabloul de Bord necesită şi:

specificarea unor Criterii de comparaţie specificarea unui Mod de detaliere un Mod de afişare pentru specificarea tipului de grafic dorit.

Rapoartele prezentate în cadrul modulului pot fi organizate pe secţiuni distincte:

„Astăzi” Financiar Comercial Producţie Personal Simulare.

Capitolul 3. Tabloul de bord. Produs informatic de tip DSS Rapoartele sunt grupate pe secţiuni:

• „Astăzi” - pentru afişarea rapidă a cifrelor aşteptate pentru ziua curentă: – încasările şi plăţile previzionate – comenzile scadente şi livrările de onorat – situaţia Cash Flow-ului previzionat pentru ziua curentă, comparat cu cel efectiv realizat până la momentul

generării raportului.

• Financiar - pentru obţinerea celor mai reprezentativi indicatori financiari: – volumul plăţilor şi încasărilor, situaţia veniturilor şi cheltuielilor – topul celor mai mari datornici

• Comercial - grupează cei mai importanţi indicatori din zona activităţii comerciale: – topul celor mai importanţi clienţi şi furnizori – volumul vânzărilor şi cumpărărilor analizat pe perioade, perioadă medie de recuperare a creanţelor/plată

a furnizorilor, evoluţia stocurilor de materii prime şi/sau mărfuri.

• Producţie pentru identificarea situaţiei activităţii producţiei: • evoluţia în timp a volumului producţiei • structura costurilor de producţie.

• Personal - pentru obţinerea unui număr de situaţii sintetice referitoare la activitatea de personal, – schema organizatorică a companiei, – structura cheltuielilor cu personalul.

• Simulare - permite realizarea de simulări economice pe baza modificării ipotetice a anumitor indicatori.


• Sistemul informatic integrat ISIS, realizat de Omnis Group, a fost implementat la SC Energia SA in cursul anului 2001.

• Evaluand evolutia tehnologiilor informatice, conducerea companiei a considerat necesara migrarea spre o solutie avansata, care sa raspunda tendintei generale de standardizare si integrare a sistemelor.

• “Sistemul ISIS ne rezolva problemele datorate modificarilor care survin continuu in legislatia ultimilor ani. Activitatea de salarizare nu mai este un proces greoi si complex, care sa mobilizeze, aproape permanent, personal dedicat, ocupat cu completarea manuala a documentelor, procesarea calculelor, verificari si corecturi. Am inteles insa ca se poate face mai mult, ca putem structura mai distinct si opera mai eficient o solutie informatica, exploatand capabilitatile Internetului“.


• ISIS .net este un sistem complex de tip ERP (Enterprise Resource Planning) care are capacitatea de a asigura informatizarea tuturor activitatilor unei organizatii, inclusiv a celor cu o structura ierarhica complexa. Complexitatea solutiei informatice este transparenta utilizatorului, acesta avand acces la toate functionalitatile oferite folosind un simplu browser de Internet.

• ISIS .net ofera atat servicii destinate gestionarii activitatilor interne ale beneficiarului (contabilitate, gestiune stocuri, personal-salarizare, etc.), cat si deschiderea comerciala spre piata virtuala oferita de Internet (site business-to-business de plasare si urmarire comenzi on-line), CRM (Customer Relationship Management).


ISIS.Net ERP de la Omnis Grup Produsele

Windows 2000 Server

SQL Server 2000

Exchange Server 2000

Internet Information Server 5.0

.NET Framework

Crystal Reports

Dezvoltare

Visual Studio .NET, Visual Studio 6.0

C#, XML, HTML, Visual C++

ISIS Small Business

ISIS.Net ERP de la Omnis Grup Aplicatii

Administrator Personal – Salarizare Nomenclator Produse – Servicii Achizitii Oferte – Comenzi – Vanzari Magazin – POS Contracte Contabilitate Plati – Incasari Relatii Clienti Transporturi – Logistica Control Stocuri Gestiunea Mijloacelor Fixe Tablou de Bord


Indicatori economici: Durata de rotatie a stocurilor Numarul de rotatii al stocurilor Incasari efective Cheltuieli efective Profit brut Profit net Grad de acoperire cheltuieli prin

venituri Durata credit client Durata credit furnizor Pondere clienti incerti in total clienti Numar de personal Eficienta cheltuielilor cu personalul Productivitatea muncii Rata bruta a rentabilitatii Rata neta a rentabilitatii

Indicatori financiari:

Rentabilitatea capitalului permanent

Pondere imobilizari in total activ

Pondere stocuri in total activ

Pondere active circulante in total activ

Pondere capitaluri proprii in total pasiv

Pondere datorii pe termen mediu si lung in total pasiv

Pondere datorii pe termen scurt in total pasiv


Modulul TABLOU DE BORD ofera: Toate raportarile statistice pe care le face unitatea. Toate comunicarile (obligatorii) catre organele fiscale. Alte date cerute de organele ierarhice sau organele abilitate ale

statului. Vizualizarea si analiza la o anumita data a valorilor tuturor

indicatorilor. Sustinerea procesului decizional catre toate nivelele de decizie Operativ si tactic - raportari curente asupra activitatii desfasurate Raportarea vanzarilor zilnice (pe filiale, produse etc.). Situatia debitorilor si creditorilor. Situatia personalului. Situatia stocurilor (pe filiale, produse etc.). Strategic - elemente de analiza financiara. Integrare in Sistemul Informatic ISIS


Modalitati de vizualizare si tiparire a informatiilor • HISTOGRAMA - Este o reprezentare grafica care se poate

realiza la nivel de companie sau la nivel de sucursala care are gestiuni. La nivel de companie, histograma are urmatoarea semnificatie: pentru valorile unui indicator de companie la cea mai apropiata data anterioara datei selectate (inclusiv data selectata), se grupeaza sucursalele pe intervale de valori

• BOXPLOT - Este o reprezentare grafica care se poate realiza la nivel de sucursala sau la nivel de gestiune. Boxplot-ul are urmatoarea semnificatie: se reprezinta grafic evolutia in timp a unui indicator, precum si procentul din valoarea maxima inregistrata la nivel de sucursala sau la nivel de gestiune.

• TABLOU - Este o reprezentare grafica care se poate realiza la nivel de sucursala sau la nivel de gestiune. Reprezinta evolutia in timp a unui indicator.



Concluzii

• Modulul TABLOU DE BORD este util persoanelor din managementul de top al organizatiei, interesate sa obtina situatii sintetice, simple si rapide despre starea generala de sanatate si performanta in timp a companiei.

• Modulul face parte din sectiunea de Analiza Business a ISIS .net, oferind suportul necesar evaluarii situatiei financiare a organizatiei precum si identificarea punctelor critice din activitatea comerciala si financiara a acesteia.

• Pe langa situatia la zi a celor mai reprezentativi indicatori economici, modulul ofera si posibilitatea compararii lor in timp, detaliat pe zile, saptamani, luni, sau prin compararea unei anumite valori dintr-o perioada curenta cu perioadele similare din ultimii ani.

• Rapoartele sunt prezentate in format tabelar si grafic, utilizatorul avand posibilitatea de a selecta tipul de grafic care i se pare cel mai reprezentativ pentru raportul solicitat (bare, evolutie liniara, „pie-chart” sau „stock”).