1
D. PENGURUSAN STOR
1.0 PENDAHULUAN
1.1 Tafsiran
1.1.1 Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, merekod,
penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
1.1.2 Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk
digunakan terus bagi tujuan operasi atau penyelenggaraan.
1.1.3 Antara contoh-contoh stok termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat
ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan,
penyiaran, domestik, dokumen yang dikawal dan sebagainya.
1.2 Objektif
Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan
bagi memastikan:
1.2.1 Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan;
dan
1.2.2 Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan,
penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam
simpanan.
2
1.3 Kategori Stor
1.3.1 Stor dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu:
i. Stor Pusat
a. Stor Pusat merupakan tempat yang menyedia, menyimpan,
mengurus, mengawal dan membekalkan stok secara
berpusat kepada semua Stor Utama/ Unit di Pusat
Tanggungjawab (PTj).
b. Stor Pusat mempunyai peruntukan dan melaksanakan
perolehan berpusat.
c. Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Alat Tulis Pejabat
Bendahari dan Stor Pusat Cenderahati di Canselori.
ii. Stor Utama
a. Stor Utama merupakan tempat untuk menyedia,
menyimpan, mengurus, mengawal dan membekalkan
barang-barang kepada Stor Unit dan pelanggan akhir.
b. Stor Utama mempunyai peruntukan dan melaksanakan
perolehan sendiri.
c. Antara contoh Stor Utama ialah Stor Alat Tulis dan Stor
Bahan Guna Habis, Ubat dan Bahan Cetakan.
iii. Stor Unit
a. Stor Unit merupakan tempat untuk menyimpan dan
membekalkan stok kepada pelanggan akhir.
3
b. Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor
Pusat atau Stor Utama.
c. Tiada perolehan dilaksanakan oleh Stor Unit.
d. Antara contoh Stor Unit ialah stor di bilik jurutera pengajar
di makmal.
1.4 Fungsi Stor
1.4.1 Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan
memperakukan serahan barang-barang oleh pembekal;
1.4.2 Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan
dengan menggunakan ruang stor secara optimum;
1.4.3 Menjaga dan menyenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan
boleh digunakan;
1.4.4 Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan;
1.4.5 Menyenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara
tepat, teratur dan kemas kini;
1.4.6 Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan
stok mengikut paras yang ditetapkan;
1.4.7 Mengendali penghantaran stok kepada pelanggan;
1.4.8 Menjalankan pengiraan stok bagi mengesan dan mengenal pasti sebarang
kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak,
usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak;
4
1.4.9 Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan
penyelenggaraan kebersihan stor;
1.4.10 Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/ obselete, rosak,
luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak
bergerak atau melebihi keperluan termasuk barang simpanan supaya
prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang
penyimpanan; dan
1.4.11 Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.
1.5 Pengurusan Organisasi Stor
1.5.1 Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik
mempunyai empat (4) bahagian utama iaitu:
i. Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun;
ii. Bahagian Terimaan;
iii. Bahagian Simpanan; dan
iv. Bahagian Pengeluaran.
1.6 Fungsi Bahagian Utama Stor
1.6.1 Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA)
i. Pembekalan
Merancang dan menguruskan perolehan bekalan stok untuk
keperluan pelanggan.
5
ii. Kawalan Stok
a. Menyedia dan mengemas kini Katalog dan Kod barang-
barang;
b. Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang
Permohonan Stok adalah teratur dan betul;
c. Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan;
d. Merekodkan penerimaan dan pengeluaran stok;
e. Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok;
f. Menguruskan pemeriksaan stok;
g. Menguruskan pelupusan stok;
h. Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan
i. Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan
Pengurusan Stor.
iii. Akaun
Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor.
iv. Pangkalan Data
Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod
keseluruhan.
6
1.6.2 Bahagian Terimaan (BT)
i. Bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang
daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang
ditetapkan sebelum mengesahkan penerimaan.
ii. Memastikan pemeriksaan dilaksanakan bagi barang-barang
simpanan sebelum membuat terimaan.
1.6.3 Bahagian Simpanan (BS)
i. Bertanggungjawab ke atas penerimaan dan penyimpanan stok
seperti berikut:
a. Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam
simpanan;
b. Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak;
c. Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/ stok
terpelihara; dan
d. Menjalankan urusan pengiraan stok sekurang-kurangnya di
setiap sukuan tahunan.
ii. Barang simpanan hendaklah disimpan dengan kaedah yang
bersesuaian mengikut kategori barang tersebut.
1.6.4 Bahagian Pengeluaran
Bertanggungjawab mengeluarkan barang-barang kepada pelanggan
mengikut permohonan yang telah diluluskan sahaja.
7
1.7 Pengurusan Kawalan Stok
1.7.1 Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok berada pada paras
keperluan yang sesuai supaya dapat disediakan untuk keperluan
pelanggan.
1.7.2 Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga
pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok
berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.
1.7.3 Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan
faedah-faedah berikut:
i. Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat
dipenuhi;
ii. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang
terikat dalam bentuk stok;
iii. Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar
pengeluarannya;
iv. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan
usang dapat dikurangkan; dan
v. Ruang simpanan dapat dioptimumkan.
1.7.4 Katalog
i. Katalog bermaksud satu senarai stok dalam pegangan yang
mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod,
perihal barang, unit pengukuran dan harga.
8
ii. Semua Stor Pusat hendaklah merujuk kepada katalog dalam laman
sesawang Pejabat Bendahari atau PTj berkaitan bagi mendapatkan
maklumat stok.
iii. Katalog hendaklah disediakan oleh semua stor untuk:
a. Dimaklumkan kepada pengguna bagi tujuan permohonan
stok; dan
b. Menyeragamkan stok supaya bilangan penjenisan stok
yang fungsinya sama dapat dikurangkan.
1.7.5 Kategori Kumpulan Stok
i. Semua Stor Pusat dan Utama hendaklah menentukan kumpulan
stok seperti berikut:
a. Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang
disimpan dan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi;
dan
b. Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.
ii. Tindakan berikut hendaklah diambil dalam menentukan Kumpulan
A dan Kumpulan B kepada stok iaitu:
a. Semua stok yang disimpan hendaklah disenaraikan
mengikut seksyen seperti seksyen alat tulis, alat ganti,
makmal, elektrik, bahan kimia, ubat-ubatan dan
seumpamanya dan butiran maklumat stok dilengkapkan di
Borang Penentuan Kumpulan Stok;
b. Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi
tempoh dua (2) tahun lepas;
9
c. Daripada senarai itu, 30% daripada stok yang mempunyai
nilai pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukan ke
dalam Kumpulan A dan selebihnya 70% ke dalam
Kumpulan B; dan
d. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang
menguruskan stor hendaklah memberi tumpuan kepada
stok dalam Kumpulan A bagi tujuan mengurangkan stok
bernilai tinggi disimpan berlebihan.
iii. Kajian semula ke atas pembahagian Kumpulan A dan Kumpulan B
boleh dilakukan pada setiap permulaan tahun. Apabila nilai
pembelian stok bertambah atau berkurangan, Pegawai Stor
hendaklah menentukan kumpulan baharu bagi stok yang
berkenaan.
iv. Pegawai Stor hendaklah mengawal stok dalam Kumpulan A bagi
mengelakkan stok disimpan berlebihan.
1.7.6 Paras Stok
i. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu
masa oleh semua kategori stor dan ditentukan seperti berikut:
a. Paras Stok Maksimum
Kuantiti stok tertinggi yang disimpan pada satu-satu masa.
b. Paras Menokok Stok
Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk
memesan stok baharu kerana baki stok yang ada hanya
10
cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh
pesanan dan serahan.
c. Paras Stok Minimum
Kuantiti stok terendah yang disimpan pada satu-satu masa.
ii. Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah
dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12)
bulan terakhir sebelum bulan pesanan baharu dibuat.
Paras Stok = Jumlah Kuantiti Pengeluaran Setahun
Bagi Tahun Sebelumnya__________
12 Bulan
iii. Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan
atau diperoleh dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak
melebihi satu (1) bulan, stok yang harus disimpan pada satu-satu
masa adalah seperti berikut:
a. Kuantiti Stok Maksimum - 3 bulan penggunaan
b. Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan
c. Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan
iv. Paras stok bagi kes-kes yang melibatkan wabak penyakit, bencana
alam, keselamatan dan seumpamanya hendaklah ditentukan oleh
Ketua PTj berkenaan mengikut keperluan dan kesesuaian. Namun
begitu, tidak perlu ditetapkan parasnya tetapi hendaklah dipastikan
stok sentiasa ada dan tidak disimpan melebihi tarikh luput.
11
v. Bagi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan
pada sesuatu masa adalah mengikut kesesuaian ruang setelah
mengambil kira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Stok
maksima tidak boleh melebihi dua belas (12) bulan penggunaan
kecuali dengan kelulusan Ketua PTj.
vi. Paras stok hendaklah dikaji semula apabila;
a. berlaku perubahan tempoh serahan bekalan bagi
mengelakkan kehabisan stok;
b. stok yang dikeluarkan kurang daripada empat (4) kadar
pusingan;
c. membuat pesanan baharu; atau
d. berlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok
tambahan seperti kejadian wabak, bencana alam dan
sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras stok
hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan.
vii. Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan
hendaklah disimpan mengikut keperluan dan kesesuaian.
viii. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baharu hendaklah
dibuat sekadar keperluan sahaja. Paras stok hanya ditentukan
selepas tempoh setahun stok tersebut direkodkan.
ix. Paras stok perlu dikemaskini pada setiap permulaan tahun.
x. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor
perlu menentu paras menokok bagi memastikan stok dapat
dibekalkan kepada pengguna terakhir.
12
1.8 Prestasi Stor
1.8.1 Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui:
i. Kadar Pusingan Stok
a. Kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan secara
tahunan mengikut jumlah nilai stok;
b. Semua Stor hendaklah mencapai kadar pusingan stok
tahunan sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan;
c. Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang
mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat memenuhi
keperluan pengguna;
d. Stok yang aktif adalah stok yang mempunyai empat (4)
kadar pusingan atau lebih dalam setahun manakala yang
kurang daripada empat (4) kadar pusingan adalah stok
yang tidak aktif;
e. Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya
stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/
tidak bergerak adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas
dua (2) tahun daripada tarikh penerimaannya; dan
f. Stok yang dibeli untuk projek pembangunan/ projek- projek
khas tidak perlu diambil kira semasa menyediakan kadar
pusingan stok
1.8.2 Paras Simpanan
Stok yang disimpan tidak boleh melebihi paras yang telah ditetapkan
kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan.
13
1.8.3 Paras Perkhidmatan
Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai
paras perkhidmatan yang baik.
14
2.0 PENERIMAAN
2.1 Objektif
2.1.1 Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi
yang ditetapkan;
2.1.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
2.1.3 Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik,
sempurna dan selamat untuk digunakan.
2.2 Pegawai Stor
2.2.1 Ketua PTj hendaklah melantik Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor
yang bertanggungjawab untuk mengawal rekod keluar masuk barang di
stor.
2.2.2 Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor perlu memastikan stor berada
dalam keadaan teratur, kemas dan barang-barang stor tidak mempunyai
perbezaan baki di Kad Petak.
2.3 Pegawai Penerima Stok
2.3.1 Ketua PTj hendaklah melantik Penolong Pegawai Stor atau Wakil
Penerima Stok yang akan bertanggungjawab untuk menerima dan
memeriksa barang-barang yang diterima.
2.3.2 Bagi barang-barang teknikal, Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima
Stok yang dilantik hendaklah seorang pegawai bertauliah yang memiliki
kepakaran dalam bidang tertentu.
2.3.3 Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok adalah
bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa stok yang diterima
15
daripada pembekal serta meneliti spesifikasi dan syarat-syarat yang telah
ditetapkan.
2.4 Peraturan Penerimaan
2.4.1 Peraturan ini merangkumi penerimaan barang-barang melalui perolehan,
pindahan, hadiah, lucut hak dan lain-lain. Langkah-langkah penerimaan
adalah seperti berikut:
i. Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor.
ii. Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan
teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.
2.4.2 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima barang-
barang:
i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan
barang-barang yang diterima adalah betul;
ii. Barang-barang hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau
diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
iii. Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Penolong
Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok selepas pemeriksaan
berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Pesanan Tempatan
atau Borang Terimaan Barang-Barang (BTB);
iv. Borang Penolakan Barang-Barang (BPB) hendaklah disediakan
oleh Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok jika
terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi
spesifikasi dan dihantar kepada pembekal;
16
v. Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor perlu memastikan
proses penerimaan stok dilakukan serta merta sebaik sahaja ia
dihantar oleh pembekal;
vi. Bagi semua stor penerimaan barang-barang daripada pembekal
hendaklah direkodkan terus di Kad Daftar dan Kad Petak;
vii. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah
memastikan barang-barang yang diterima disertakan manual
penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada; dan
viii. Bagi barang-barang yang diterima daripada pembekal melalui
kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Penolong Pegawai
Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah menerima dokumen-
dokumen seperti Pesanan Tempatan, Nota Serahan, Invois, Surat
Jaminan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan
pengesahan.
2.5 Pengujian Kualiti
2.5.1 Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu
kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Penolong
Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan perkara-
perkara berikut dipatuhi:
i. Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;
ii. Barang-barang yang tidak menepati kualiti hendaklah
dikembalikan; dan
iii. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.
17
2.6 Penerimaan Di Luar Kawasan Stor
2.6.1 Penerimaan di luar kawasan stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan
berikut:
i. Ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di
kawasan stor; dan
ii. Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti
penyerahan di tapak projek dan sebagainya.
2.7 Peraturan Penerimaan Daripada Stor
2.7.1 Penerimaan barang-barang daripada stor perlulah mematuhi langkah-
langkah seperti berikut:
i. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah
memastikan barang-barang diterima daripada stor disertakan
dengan Borang Permohonan Stok yang telah diluluskan;
ii. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah
memeriksa dan mengesahkan barang-barang yang diterima sama
seperti yang dipesan; dan
iii. Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Penolong
Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok selepas pemeriksaan
berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Borang Permohonan
Stok.
18
2.8 Barang-Barang Yang Dikembalikan
2.8.1 Semua stor boleh menerima stok yang dikembalikan oleh pemesan atau
pelanggan akhir dengan mengambil tindakan berikut:
i. Direkodkan semula dalam Kad Daftar Stok dan Kad Petak sebagai
stok belum guna; dan
ii. Bagi stok separa guna hendaklah direkod menggunakan borang
yang disediakan oleh stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk.
2.8.2 Sekiranya stok yang diterima adalah melalui pembekal, pemulangan
adalah tertakluk dalam kontrak pembekalan yang telah disahkan dan jika
tidak dinyatakan maka stok tersebut hendaklah dilupuskan mengikut
tatacara pelupusan.
2.9 Pelabelan Barang-Barang Diterima
Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok di semua jenis stor hendaklah
melabelkan semua bekas menyimpan stok bagi memudahkan penyimpanan.
2.10 Penerimaan barang-barang import di tempat pendaratan, Penolong Pegawai Stor
atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan;
2.10.1 Bungkusan barang-barang berkenaan tidak mempunyai sebarang tanda
kerosakan atau terusik;
2.10.2 Sekiranya terdapat tanda tersebut, bungkusan itu hendaklah dibuka dan
diperiksa dengan serta-merta di hadapan agen penghantaran atau
wakilnya dan hendaklah dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat
dalam invois atau nota hantaran/ pembungkusan; dan
2.10.3 Jika barang-barang tersebut didapati berlaku kerosakan atau kehilangan
atau tidak cukup bekal dan sebagainya yang berlaku ke atas stok yang
diterima, sijil kerosakan hendaklah diperoleh daripada pembekal.
19
2.11 Penerimaan Barang-Barang Mudah Terbakar Atau Kimia
Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus
ke stor barang-barang mudah terbakar atau kimia untuk disimpan.
2.12 Tuntutan
2.12.1 Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup
bekal, berkualiti rendah, luput dan sebagainya hendaklah merujuk kepada
syarat-syarat perjanjian dalam kontrak surat setuju terima dan/ atau
peraturan yang berkuat kuasa.
2.12.2 Tuntutan juga boleh dilaksanakan dengan membuat penggantian tanpa
melalui proses pelupusan yang telah ditetapkan.
20
3.0 MEREKOD STOK
3.1 Objektif
3.1.1 Mengetahui kedudukan stok simpanan;
3.1.2 Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan
3.1.3 Mengawal paras stok.
3.2 Tempoh Rekod
Setiap stok hendaklah direkodkan segera dari tarikh pengesahan penerimaan dan
dihantar ke Pejabat Bendahari bersama-sama Permohonan Pembayaran.
3.3 Stok Yang Perlu Direkodkan
Stok yang perlu direkodkan adalah stok yang diterima melalui pembelian dengan
peruntukan Universiti, yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses
perundangan.
3.4 Jenis-jenis Rekod
3.4.1 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai
Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor dengan
mematuhi penggunaan rekod seperti berikut:
i. Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu:
a. Kad Daftar Stok di Stor Pusat dan Stor Utama; dan
b. Kad Petak di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit
21
ii. Kad Daftar Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri dengan
menggunakan format yang sama.
3.5 Kad Daftar
3.5.1 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Penolong
Pegawai Stor yang tidak terlibat dengan perekodan Kad Petak dan
disahkan oleh Pegawai Stor dengan menggunakan Kad Daftar Stok.
3.5.2 Segala butiran Kad Daftar ini hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
3.6 Penempatan Kad Petak
3.6.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok oleh Penolong Pegawai
Stor atau pegawai yang dinamakan.
3.6.2 Kad Petak bagi bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang
disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang
bersesuaian atau berasingan.
3.7 Kaedah Merekod
3.7.1 Setiap penerimaan dan pengeluaran direkodkan dengan kaedah yang
bersesuaian menggunakan Kad Daftar Stok dan Kad Petak.
3.7.2 Semua Kad Daftar Stok dan Kad Petak hendaklah dikemas kini setiap kali
transaksi penerimaan dan pengeluaran.
3.7.3 Satu Kad Daftar Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item
stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.
3.7.4 Bagi Kad Daftar Stok dan Kad Petak untuk stok yang mempunyai tarikh
luput boleh diasingkan bagi memudahkan pemantauan.
22
3.7.5 Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-
apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:
i. Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;
ii. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan
iii. Pembetulan di tandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.
3.8 Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik
3.8.1 Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan
yang ditetapkan seperti berikut:
i. Format Kad Daftar Stok dan Kad Petak yang sama hendaklah
diguna pakai; dan
ii. Dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa.
3.9 Pendaftaran
3.9.1 Semua pendaftaran stok akan dilaksanakan melalui Sistem Maklumat
Kewangan Bersepadu atau sistem rekod yang bersesuaian atau
Permohonan Pembayaran atau Surat Makluman atau Surat Kelulusan.
3.9.2 Dokumen bagi menyokong pendaftaran stok adalah seperti berikut:
i. Stok yang dibeli
a. Pesanan Tempatan;
b. Nota Serahan;
c. Invois;
d. Dokumen Kontrak;
e. Surat/ Kad Jaminan;
23
f. Manual Pengguna; atau
g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
ii. Stok yang diterima daripada pelbagai sumber lain untuk direkodkan
atau didaftarkan:
a. Salinan Daftar Stok jika diterima secara pindahan atau
serahan;
b. Surat Kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang
sedang berkuat kuasa berserta maklumat lengkap stok
berkaitan;
c. Salinan Perintah Lucut Hak bagi stok yang diterima
berikutan Perintah Lucut Hak Mahkamah;
d. Surat Kelulusan bagi Stok Lucut Hak yang digunakan
semula oleh Universiti;
e. Salinan dokumen-dokumen pembelian atau dokumen
penggantian atau apa-apa kelulusan khas; dan
f. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
iii. Stok yang belum direkodkan atau didaftarkan
a. Sekiranya tiada punca maklumat, rekod stok tersebut
hendaklah berasaskan maklumat pada fizikal stok
berkenaan atau dokumen yang diperoleh yang
berkaitan dengan syarat stok tersebut boleh digunakan.
b. PTj boleh menggunakan maklumat yang diperoleh daripada
pemberi/ penyumbang.
24
c. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor hendaklah
mengemukakan semua maklumat stok tersebut jika tiada
dalam senarai Katalog kepada Pejabat Bendahari untuk
didaftarkan.
iv. Rekod Komponen/ Alat Ganti Yang Masih Boleh Guna
a. Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan
melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah
dimasukkan ke dalam stor.
b. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan
rekod.
v. Nilai semasa stok boleh dirujuk melalui garis panduan perakaunan
yang ditetapkan atau harga jualan secara atas talian seperti
Mudah.com.my, Lelong.com.my, e-bay.com dan sebagainya.
3.10 Pengemaskinian Rekod
3.10.1 Daftar stok hendaklah dikemas kini seperti berikut:
PERKARA PENGEMASKINIAN
1) Kumpulan Stok Setiap 2 tahun pada setiap awal tahun
2) Pergerakan Aktif/ Tidak Aktif pada setiap awal tahun
3) Paras Stok Pada setiap awal tahun
4) Lokasi Penyimpanan Apabila berlaku perubahan lokasi
25
3.11 Laporan Kedudukan Stok
3.11.1 Ketua PTj dikehendaki menyediakan dengan lengkap Senarai Daftar Stok
secara suku tahunan dan dihantar kepada Pejabat Bendahari sebelum 7hb
bulan berikutnya; dan
3.11.2 Laporan Kedudukan Stok akan dilaporkan kepada Jawatankuasa
Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).
26
4.0 PENYIMPANAN
4.1 Objektif
4.1.1 Memastikan stok disimpan di tempat yang sesuai dan selamat.
4.1.2 Memudahkan pengendalian dan pengeluaran.
4.1.3 Penggunaan ruang yang optimum.
4.2 Susun Atur
4.2.1 Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambil kira
faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, pemeriksaan dan
kekemasan stor.
4.2.2 Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk
membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat,
mudah dan menjimatkan masa.
4.2.3 Susun atur perlu mengambil kira penggunaan ruang untuk memudahkan
staf dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.
4.2.4 Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi
penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak,
tingkat atau petak supaya teratur dan kemas.
4.2.5 Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak
yang bersesuaian.
4.3 Lokasi dan Letakan Stok
4.3.1 Lokasi stok hendaklah diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan,
pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil:
27
i. Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemas kini dari semasa ke
semasa; dan
ii. Lokasi stok hendaklah direkodkan di Kad Daftar Stok.
4.3.2 Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap. Jika tidak dapat
dipraktikkan maka Letakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan
berikut:
i. Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan;
ii. Stok yang baharu diterima belum sempat disusun; atau
iii. Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran dan berat.
4.3.3 Letakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan mengenai
perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya.
4.3.4 Letakan Stok Sementara dikecualikan daripada mewujudkan kod lokasi
penyimpanan stok.
4.4 Penyimpanan Stok
4.4.1 Menggunakan ruang simpanan secara optimum.
4.4.2 Menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang.
4.4.3 Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk-
Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD).
4.4.4 Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambil kira
jenis stok tertentu seperti berikut:
28
i. Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu
yang rendah;
ii. Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan
iii. Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan
stok tertentu menjadi keras.
4.4.5 Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang
stor yang ada, tertakluk kepada perkara-perkara berikut:
i. Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada unit/seksyen atau
kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat
Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya.
ii. Setiap lokasi stok hendaklah ditentukan mengikut susunan
penyimpanan dengan memberi kod lokasi penyimpanan stok
seperti contoh berikut:
Kategori Stor Unit/ Seksyen Baris Rak Tingkat Petak Lokasi Stok
1) Stor Pusat Unit A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01
2) Stor Utama/ Unit Seksyen A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01
a. Unit/ Seksyen
Merupakan tempat/lokasi penyimpanan stok samada
mengikut kategori, jenis atau mana-mana yang sesuai.
Contoh: Unit A: Alat Tulis Seksyen B: Alat Ganti
29
b. Baris
Tempat penyimpanan stok yang disusun berbaris. Kod baris
bermula daripada nombor 1.
c. Rak
Jenis tempat penyimpanan stok seperti Rak Besi (RB), Rak
Kayu (RK), Palet Kayu (PK), Kabinet Besi (KB) dan lain-lain.
Kod rak bermula daripada 1.
d. Tingkat
Tingkat rak yang bermula daripada bawah ke atas dengan
kod 1.
e. Petak
Lokasi stok yang ditempatkan di setiap tingkat.
f. Lokasi Stok
Merupakan gabungan Unit/ Seksyen, Baris, Rak, Tingkat
dan Petak.
iii. Setiap lokasi stok hendaklah dilabelkan kod lokasi penyimpanan
stok dan perihal stok tersebut.
4.4.6 Jika tidak dapat dipraktikkan maka penyimpanan adalah berdasarkan
kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan
fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam
manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok.
30
4.5 Stok Dalam Bungkusan Asal
4.5.1 Stok yang diterima dalam pelbagai jenis bungkusan seperti kotak, tin,
plastik dan sebagainya bolehlah dikekalkan penyimpanannya dalam
bungkusan asalnya dengan memastikan label maklumat stok dapat dilihat.
4.5.2 Setiap bungkusan itu hendaklah mengandungi hanya stok yang
mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama.
4.6 Stok Yang Mudah Tercerai
4.6.1 Stok yang mudah tercerai seperti aksesori pakaian seragam, alat ganti dan
seumpamanya hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran
sama.
4.6.2 Disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran.
4.6.3 Stok yang mudah tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun
dengan kemas.
4.7 Stok Berharga Dan Menarik
4.7.1 Stok yang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang
selamat di bawah kawalan Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor.
4.7.2 Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak
berlakunya kehilangan atau kerosakan.
4.7.3 Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh Penolong Pegawai Stor
melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja.
31
4.8 Penyimpanan Dadah Berbahaya, Racun Dan Bahan Psikotropik
4.8.1 Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah
mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya
1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan Bahan Psikotropik 1989.
4.9 Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan
seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang
ditetapkan.
4.10 Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab
4.10.1 Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembap hendaklah
disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu
dan kelembapannya boleh dikawal.
4.10.2 Stok yang tidak tahan lembap hendaklah disimpan dalam bilik kering atau
nyah-lembapan.
4.11 Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan
di tempat lapang yang berpagar.
4.12 Stok Barang-Barang Berat
4.12.1 Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi
tujuan keselamatan.
4.12.2 Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut
hendaklah diambil kira:
i. Senang dikendalikan dan memudahkan pengeluaran stok mengikut
sistem MDKD;
32
ii. Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih
berat;
iii. Barang-barang tersebut mudah dijilat api;
iv. Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan pemeriksaan; dan
v. Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara
dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan.
4.12.3 Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya
lebih kukuh.
4.12.4 Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan
atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan
lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan
mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan.
4.12.5 Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai
bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak
tergelunsur atau tergelincir.
4.12.6 Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong
bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku
kebakaran.
4.12.7 Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barang-
barang bagi mengelak pembaziran ruang.
4.12.8 Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak
membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat
pengendalian barang seperti fork lift atau kren.
33
4.13 Stok Bertarikh Luput
4.13.1 Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya
mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok.
4.13.2 Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya
bagi memudahkan Pegawai Stor mengenal pasti dan memantau semua
stok bertarikh luput.
4.13.3 Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok.
4.13.4 Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk
kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada stok yang
masuk dahulu.
4.13.5 Senarai Stok Bertarikh Luput hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor
dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama.
4.13.6 Kedudukan stok hendaklah dikemas kini dalam tempoh enam (6) bulan
sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan
mencatatkan baki stok dan tarikh dikemas kini. Contoh: stok yang tarikh
luputnya dalam bulan Julai 2017 hendaklah dikemas kini dalam minggu
pertama bulan Januari 2017.
4.13.7 Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulan
sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas stok
tersebut:
i. Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor Utama
supaya dapat ditawarkan kepada stor-stor lain yang
memerlukannya; atau
ii. Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan
dan seumpamanya; atau
34
iii. Memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat
perjanjian; atau
iv. Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuat
kuasa.
4.14 Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar
4.14.1 Melabel Bekas
i. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah
terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya.
ii. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas-
bekas tersebut menggunakan dakwat yang tidak mudah padam.
iii. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah
terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis
kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil
semasa mengendalikannya. Contoh: Jika kalsium karbid
digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan
simbol keselamatan seperti berikut:
“BAHAYA”
“MUDAH TERBAKAR”
“SIMPAN DI TEMPAT KERING KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB”
35
TOP
iv. Bahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam bekas
yang berasingan. Bekas-bekas tersebut hendaklah ditegakkan dan
di luarnya hendaklah ditandakan seperti berikut:
4.14.2 Penyimpanan
i. Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk
cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis
serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap
dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan
kecemasan. Peraturan penyimpanan dan pengendalian bahan
kimia hendaklah mengikut arahan semasa yang berkuat kuasa.
ii. Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok mudah
terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan
dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindak balas.
iii. Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar (pada suhu
kurang dari 23ºC) hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya
senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran.
iv. Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan
jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan dalam tangki
bawah tanah.
v. Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau
seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan yang
mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan semasa yang
berkuat kuasa.
36
4.14.3 Pengendalian
i. Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti
memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan
seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati.
ii. Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida,
hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya
hendaklah disimpan di dalam bekas ditutup rapat kerana ia mudah
terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada
udara.
iii. Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium
fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang
kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air
kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan
gas yang memabukkan.
iv. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida,
kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida dan lain-lain
termasuk racun dan baja hendaklah disimpan di tempat yang
mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena
air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu
hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut.
v. Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh
dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah
dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari stor dan
dikembalikan kepada pembekal.
vi. Semasa mengendalikan bahan tersebut langkah-langkah berikut
hendaklah dipatuhi:
37
a. Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah
digunakan;
b. Bahan kimia yang mengeluarkan wap yang memabukkan
hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. Arah
tiupan angin hendaklah diambil kira;
c. Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas
asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat
secara agihan, pendedahan bekas-bekas tersebut
hendaklah sesingkat mungkin; dan
d. Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang
ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi.
4.14.4 Gas Mampat Dalam Tabung
i. Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah
dikawal rapi kerana ada antaranya yang memabukkan, boleh
membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen
atau sebagainya.
ii. Tabung besi waja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan di
tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan ”Coir Jacket”
jika ada.
iii. Tabung gas tersebut hendaklah:
a. Dilindungi daripada bahang panas;
b. Jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang mudah
terbakar; dan
38
c. Elakkan daripada terhempas atau pecah apabila
mengendali atau mengangkutnya kerana boleh
mengakibatkan ia meletup dan membahayakan.
iv. Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan
penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah
dilaporkan kepada pembekal dengan segera.
v. Tabung-tabung tersebut hendaklah dilekat dan dikunci tegak ke
dinding.
vi. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor hendaklah memastikan
Gas Mampat ini diuruskan mengikut peraturan yang telah
ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan atau Akta atau apa-apa
sahaja peraturan yang sedang berkuat kuasa.
4.14.5 Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah Terbakar Dan Bahan Kimia
i. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah
dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan.
ii. Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah
dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, dibawah penyeliaan
seorang Pegawai Stor.
4.15 Penyelenggaraan Stok
4.15.1 Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam
keadaan baik dan boleh guna. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah
berikut hendaklah dipatuhi:
i. Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat;
ii. Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu;
39
iii. Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari
serangga; dan
iv. Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah
mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat
kuasa.
40
5.0 PENGELUARAN
5.1 Pengeluaran stok hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau Penolong
Pegawai Stor.
5.2 Kaedah pengeluaran
5.2.1 Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-
Dahulu (MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu
dikeluarkan dahulu.
5.2.2 Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-
perkara berikut:
i. Pengeluaran tanpa kebenaran;
ii. Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang
dipesan; dan
iii. Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.
5.3 Permohonan Stok Antara Stor
5.3.1 Permohonan stok antara stor hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (Stor) bagi pengeluaran stok alat tulis.
5.3.2 Borang Permohonan Stok hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Stor
untuk kelulusan.
5.3.3 Penolong Pegawai Stor atau pegawai yang dinamakan hendaklah
mengambil tindakan ke atas Borang Permohonan Stok yang diterima
seperti berikut:
i. Mempertimbangkan permohonan stok yang dikemukakan.
41
ii. Menentukan kuantiti pengeluaran;
iii. Mendapatkan kelulusan pengeluaran;
iv. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak; dan
v. Menyimpan secara sistematik.
5.4 Permohonan Stok oleh Individu
5.4.1 Permohonan stok oleh individu kepada stor hendaklah menggunakan
Borang Permohonan Stok (Individu).
5.4.2 Pegawai Penerima akan mengambil tindakan ke atas Borang Permohonan
Stok yang diterima seperti berikut:
i. Mempertimbangkan permohonan stok yang dikemukakan.
ii. Menentukan kuantiti pengeluaran;
iii. Mendapatkan kelulusan pengeluaran;
iv. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak; dan
v. Menyimpan secara sistematik.
5.5 Pesanan Stok Yang Tidak Dapat Dibekalkan
5.5.1 Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Utama,
Pegawai Stor hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan
semasa yang berkuat kuasa.
5.5.2 Pegawai Stor perlu menyertakan bersama permohonan yang tidak
diluluskan semasa membuat perolehan stok tersebut.
42
5.5.3 Bagi stok yang tidak disediakan oleh Stor Pusat/ Stor Utama, permohonan
bagi stok tersebut perlu dikemukakan dengan menggunakan Borang Barang-Barang Standard.
5.6 Kawalan ‘Keluar-Masuk’ Stok Guna Sama
5.6.1 Stok yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula
ditempat atau lokasi tertentu setelah selesai penggunaannya.
5.6.2 Borang kawalan keluar masuk stok hendaklah disediakan mengikut format
yang disediakan sebagai rekod penggunaan.
5.6.3 Sekiranya stok ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan
mempunyai nilai jualan hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau
barang-barang terpakai.
5.7 Jualan Sisa Stok Terpakai
5.7.1 Sisa stok terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan
pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program
dan pameran hendaklah dijual dan disimpan setelah mendapat kelulusan
Ketua PTj.
5.7.2 Penjualan sisa stok terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:
i. Penjualan sisa stok terpakai yang dikategorikan sebagai buangan
terjadual di bawah Akta Alam Sekitar boleh dijual terus kepada
mana-mana syarikat yang dilantik oleh Jabatan Alam Sekitar.
ii. Bagi sisa stok terpakai yang bukan dikategorikan sebagai buangan
terjadual, jualan terus boleh dibuat kepada mana-mana syarikat
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang
membeli barang lusuh (perlu permit) tertakluk kepada beratnya
satu (1) ribu kilogram (1,000 kg) dan ke bawah.
43
5.7.3 Bagi sisa stok terpakai yang beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram (1,000
kg) hendaklah mengikut proses pelupusan stok.
5.7.4 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Hasil Universiti.
5.7.5 Sekiranya sisa stok ini disimpan, stok ini hendaklah direkodkan dan
didaftarkan dalam Kad Daftar Stok.
5.8 Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok
5.8.1 Produk yang dihasilkan bagi tujuan program latihan, kajian, penyelidikan
dan seumpamanya hendaklah direkodkan menggunakan format yang
disediakan oleh Universiti seperti di lampiran.
5.8.2 Produk yang dihasilkan melalui stok dan hendak didaftarkan sebagai aset
atau stok Universiti perlu mematuhi syarat-syarat berikut:
i. Mendapatkan perakuan standard piawaian oleh Pegawai Perakuan
Pelupusan (PEP) bagi peralatan Mekanikal, Teknikal, Elektrik,
Elektronik dan Perkakasan Komputer.
ii. Mendapatkan kelulusan Ketua PTj bagi peralatan selain Mekanikal,
Teknikal, Elektrik, Elektronik dan Perkakasan Komputer seperti
perabot, kraf tangan dan lain-lain.
5.8.3 Produk yang dihasilkan melalui stok boleh dibuat jualan secara terus
dengan mendapatkan kelulusan Ketua PTj mengikut harga yang
ditetapkan oleh PTj.
5.8.4 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti.
5.8.5 Sekiranya Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok ini disimpan, produk ini
hendaklah didaftarkan dan diproses di bawah peraturan Aset Alih.
44
6.0 PEMERIKSAAN 6.1 Objektif
6.1.1 Memastikan ketepatan rekod dan fizikal stok;
6.1.2 Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;
6.1.3 Memastikan stok usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak
bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan
pelupusan; dan
6.1.4 Memastikan kehilangan stok diambil tindakan hapus kira.
6.2 Pemeriksa Stor
6.2.1 Bendahari adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang
sesuai untuk menjalankan pemeriksaan Stor Pusat di peringkat Universiti.
6.2.2 Ketua PTj adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang
sesuai untuk menjalankan pemeriksaan Stor Utama atau Stor Unit di PTj.
6.2.3 Pemeriksa Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak
melebihi dua (2) tahun.
6.3 Keanggotaan Pemeriksa Stor
6.3.1 Terdiri daripada dua (2) orang pegawai;
6.3.2 Pegawai tidak bertugas di stor yang diperiksa;
6.3.3 Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam
pengurusan stor (jika perlu); dan
45
6.3.4 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta gred 19 ke atas atau
yang setaraf.
6.4 Tugas-tugas Pemeriksa Stor
6.4.1 Melaksanakan pemeriksaan mengikut tempoh yang telah ditetapkan ke
atas Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit setahun sekali dalam tahun
semasa bermula 1 Oktober dan berakhir pada 31 Disember;
6.4.2 Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa pemeriksaan
dilaksanakan;
6.4.3 Memeriksa dan mengira baki fizikal stok dan membuat perbandingan
dengan rekod di Kad Petak;
6.4.4 Menyediakan dan melengkapkan Laporan Pemeriksaan Fizikal Stok dan Laporan Pemeriksaan Pengurusan Stor;
6.4.5 Membuat pengesahan dengan mencatatkan tarikh dan satu garisan merah
pada akhir transaksi di Kad Petak berserta tandatangan oleh pegawai
pemeriksa; dan
6.4.6 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan laporan-laporan tersebut
kepada Pegawai Stor.
6.5 Tanggungjawab Pegawai Stor
6.5.1 Mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa Stor PTj;
6.5.2 Menyemak laporan-laporan pemeriksaan yang diterima dan menyediakan
Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan untuk
pengesahan Ketua PTj;
46
6.5.3 Melaksanakan dan mengambil tindakan ke atas syor Pemeriksa Stor sama
ada melalui proses pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok.
6.5.4 Mengemukakan Laporan Pemeriksaan Fizikal Stok, Laporan Pemeriksaan
Pengurusan Stor, Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan kepada Pejabat Bendahari pada setiap 15 Januari tahun
berikutnya.
6.6 Tanggungjawab Ketua PTj
6.6.1 Ketua PTj hendaklah menyemak laporan pemeriksaan yang telah
dikemukakan oleh pegawai Pemeriksa Stor.
6.6.2 Ketua PTj hendaklah mengambil tindakan ke atas syor Pemeriksa Stor
sama ada melalui proses pindahan, pelupusan, hapuskira atau pelarasan
stok.
6.6.3 Ketua PTj hendaklah mengesahkan pemeriksaan stor telah dijalankan
melalui Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan yang
disediakan oleh Pegawai Stor PTj.
6.6.4 Memastikan laporan pemeriksaan stor dihantar kepada Pejabat Bendahari
pada tempoh yang telah ditetapkan.
6.7 Naib Canselor atau Pengerusi JKPAU boleh mengarahkan JPAU untuk membuat
pemeriksaan Stor.
6.8 Pelarasan Stok
6.8.1 Pelarasan Stok boleh dilaksanakan apabila:
i. Terdapat kesilapan merekod samada kuantiti atau nilai pada Kad
Petak; atau
47
ii. Stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh,
bocor, sejat atau seumpamanya.
6.8.2 Stok hendaklah disenaraikan dalam Penyata Pelarasan Stok dan
dikemukakan untuk kelulusan Ketua PTj.
6.8.3 Setelah mendapat kelulusan Ketua PTj, Pegawai Stor hendaklah
mengemaskini kuantiti atau nilai pada Baki Akhir di Kad Petak.
6.9 Mengambil Alih Tugas Stor
6.9.1 Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor, tindakan berikut hendaklah
diambil:
i. Menyedia Perakuan Ambil Alih Stor dalam tempoh dua (2)
minggu dari tarikh mengambil alih stor;
ii. Membuat semakan di Kad Daftar dan Kad Petak bagi memastikan
baki stok adalah sama dengan fizikal stok;
iii. Perakuan Ambil Alih hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh
kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua PTj;
dan
iv. Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah
melakukan tindakan pelarasan stok jika terdapat stok lebih atau
kurang.
6.10 Laporan Pemeriksaan
6.10.1 Laporan Pemeriksaan Stor hendaklah disediakan dan dilaporkan kepada
Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).
48
7.0 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
7.1 Langkah-Langkah Keselamatan
7.1.1 Langkah-langkah Keselamatan yang perlu dilaksanakan adalah seperti
berikut:
i. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi
perhatian oleh Ketua PTj dengan mematuhi Arahan Keselamatan
Universiti.
ii. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang
sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan
stor dan stok terpelihara.
iii. Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang
matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak.
iv. Ketua PTj hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi
Pembantu Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.
v. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara
seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas
angin.
vi. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang
belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-
barang rosak, usang dan sebagainya.
vii. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari
semasa ke semasa.
49
7.2 Kawalan Keselamatan Stor
7.2.1 Kawalan keselamatan stor yang perlu diwujudkan adalah seperti berikut:
i. Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara
berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem
keselamatan yang sempurna dan berkesan.
ii. Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada
keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Utama
dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut:
a. sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar;
b. kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan;
c. pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu
malam;
d. pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera);
e. tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu; dan
f. peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi
Arahan Keselamatan Universiti yang berkuat kuasa.
7.3 Kawalan Kebakaran
7.3.1 Kawalan kebakaran yang perlu diwujudkan adalah seperti berikut:
i. Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang
sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water
sprinkler dan lain-lain;
50
ii. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu
ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan
Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang
berkuat kuasa;
iii. Mempamerkan pelan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk
dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT); dan
iv. Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti ”Dilarang Merokok”, “Mudah Terbakar” dan sebagainya.
7.4 Kebersihan
7.4.1 Ketua PTj atau Pegawai Stor hendaklah memastikan stor sentiasa bersih
supaya kualiti stok terjamin.
7.4.2 Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara
berkala.
51
8.0 PINDAHAN
8.1 Objektif
8.1.1 Memastikan penggunaan stok secara optimum;
8.1.2 Menjimatkan perbelanjaan Universiti; dan
8.1.3 Membolehkan pemilik baharu mengguna pakai stok tersebut.
8.2 Pindahan bermaksud proses untuk memindahkan stok antara Stor Pusat atau Stor
Utama PTj dengan Stor Pusat atau Stor Utama PTj yang lain.
8.3 Proses Pindahan
8.3.1 PTj boleh membuat pindahan stok yang dimilikinya untuk dipindahkan
kepada PTj yang lain dengan justifikasi yang munasabah.
8.3.2 Permohonan
i. Pindahan Stok hendaklah berdasarkan kepada permohonan
daripada PTj dengan menggunakan Borang Pindahan Stok.
ii. Ketua PTj hendaklah mempertimbangkan dan meluluskan
permohonan pindahan stok.
8.3.3 Setiap stok hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.
8.3.4 PTj Pemberi hendaklah mengemaskini Daftar Stok dan Kad Petak bagi
stok yang dipindahkan dengan perkataan “DIPINDAHKAN, KEPADA .......................... dan ditarikhkan ..............”
52
8.3.5 Stor Penerima hendaklah mendaftarkan semula stok tersebut dalam Kad
Daftar Stok dan Kad Petak.
8.3.6 PTj Pemberi hendaklah mengemukakan Borang Pindahan Stok dan Daftar
Stok asal kepada PTj penerima dan salinan ke Pejabat Bendahari.
53
9.0 PELUPUSAN
9.1 Objektif
9.1.1 Memastikan PTj tidak menyimpan stok yang rosak, luput tempoh
penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau
melebihi keperluan;
9.1.2 Menjimatkan ruang simpanan;
9.1.3 Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Universiti; dan
9.1.4 Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari.
9.2 Borang Permohonan Pelupusan Stok hendaklah dimohon oleh Stor Pusat dan
Stor Utama sahaja.
9.3 Justifikasi Pelupusan
9.3.1 Stok boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut:
i. Usang
ii. Rosak dan tidak boleh digunakan
iii. Luput tempoh penggunaan;
iv. Tidak lagi diperlukan oleh PTj;
v. Disyorkan selepas pemeriksaan stor;
vi. Perubahan teknologi; dan
vii. Melebihi keperluan.
54
9.4 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stor (JKPPS)
9.4.1 JKPPS hendaklah dilantik menggunakan Surat Lantikan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok oleh Ketua PTj (nilai permohonan kurang
daripada RM50,000.00) dan Naib Canselor (nilai permohonan melebihi
daripada RM50,000.00) untuk membuat pemeriksaan ke atas stok yang
hendak dilupuskan.
9.4.2 JKPPS dilantik di atas nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi
dua (2) tahun iaitu:
i. Dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam
pengurusan stor berkenaan. Pegawai yang tidak terlibat secara
langsung bermaksud stok tersebut bukan di bawah tanggungjawab
pegawai yang dilantik sebagai JKPPS;
ii. Seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
seorang pegawai gred 29 dan ke atas atau yang setaraf;
iii. Pegawai daripada PTj lain boleh dilantik jika perlu; dan
iv. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa stok jika perlu.
9.4.3 Tugas-tugas JKPPS adalah seperti berikut:
i. Memeriksa stok dan rekod yang berkaitan;
ii. Melaksanakan pemeriksaan pada masa dan tarikh yang
dijadualkan oleh Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti iaitu dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan;
iii. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam stok yang
hendak dilupuskan telah dikeluarkan;
55
iv. Memastikan Stok Keselamatan dilupuskan mengikut Akta/
Peraturan pihak berkuasa yang berkenaan; dan
v. Menyedia dan melengkapkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stor seperti berikut:
a. Nyatakan keadaan stok dengan jelas termasuk gambar;
b. Syor kaedah pelupusan dan justifikasi;
c. Menyemak maklumat dan menandatangani; dan
d. Mengemukakan kepada Urus setia Pelupusan PTj/
Universiti pada tempoh yang ditetapkan. JKPPS hendaklah
memaklumkan kepada Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti
jika berlaku kelewatan.
9.5 Proses Pelupusan
9.5.1 Penolong Pegawai Stor hendaklah melengkapkan Borang Permohonan
Pelupusan Stok seperti berikut:
i. Mengenal pasti dan menyenaraikan stok yang hendak dilupuskan;
ii. Disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut jenis stok
atau nilai perolehan stok;
iii. Mengemukakan Borang Permohonan Pelupusan Stok yang
lengkap kepada Pegawai Stor PTj; dan
iv. Justifikasi tambahan hendaklah dilampirkan sekiranya stok yang
dilupuskan kurang daripada tempoh jangka hayat stok daripada
tarikh didaftarkan.
56
9.5.2 Ketua PTj hendaklah menyediakan prosedur dalaman bagi menguruskan
proses permohonan pelupusan stok sama ada secara bulanan atau suku
tahunan. Penetapan ini hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada
Pejabat Bendahari.
9.5.3 Tindakan Pegawai Stor PTj
i. Permohonan Pelupusan Melebihi daripada RM50,000.00
a. Menyemak dan memastikan Borang Permohonan
Pelupusan Stok diisi dengan lengkap berserta dokumen
sokongan yang berkaitan;
b. Mendapatkan pengesahan daripada Ketua PTj;
c. Mengemukakan permohonan dan dokumen yang berkaitan
kepada Pejabat Bendahari;
d. Membantu Urus setia Pelupusan Universiti menguruskan
pelupusan stok melalui kaedah yang diluluskan;
e. Mendapatkan tandatangan Sijil Pelupusan Stok daripada
Ketua PTj dan mengemukakan semula kepada Pejabat
Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan;
f. Sijil Pelupusan Stok asal akan disimpan bersama-sama
dokumen sokongan seperti berikut:
(i) Surat Akuan Penerimaan bagi stok yang dilupuskan
melalui kaedah hadiah/ pindahan.
(ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan
melalui kaedah jualan.
57
(iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan bagi
Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal.
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang dilupuskan
melalui kaedah musnah.
g. Mengemaskini rekod Daftar Stok dan Kad Petak; dan
h. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan
dengan sistematik.
ii. Permohonan Pelupusan Kurang daripada RM50,000.00
a. Menyemak dan memastikan borang permohonan diisi
dengan lengkap berserta dokumen sokongan yang
berkaitan;
b. Menyediakan Senarai Daftar Stok yang hendak dilupuskan;
c. Mengeluarkan surat lantikan JKPPS dan menyediakan
jadual pemeriksaan Pelupusan Stok;
d. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa
Pelupusan Stok daripada JKPPS dan menyediakan
Laporan Akhir untuk kelulusan Ketua PTj;
e. Mendapatkan kelulusan daripada Ketua PTj termasuk:
(i) Sijil Kelulusan Pelupusan Stok;
(ii) Perlanjutan tempoh pelupusan; dan
(iii) Meminda kaedah pelupusan.
58
f. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang
diluluskan;
g. Melantik saksi bagi kaedah pelupusan secara musnah;
h. Melengkapkan dan mendapatkan tandatangan Sijil
Pelupusan Stok daripada Ketua PTj;
i. Sijil Pelupusan Stok asal akan disimpan bersama-sama
dokumen sokongan seperti berikut:
(i) Surat Akuan Penerimaan bagi stok yang dilupuskan
melalui kaedah hadiah/ pindahan.
(ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan
melalui kaedah jualan.
(iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan bagi
Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal.
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang dilupuskan
melalui kaedah musnah.
j. Menghantar salinan dokumen pelupusan yang telah selesai
dilaksanakan iaitu Borang Permohonan Pelupusan Stok,
Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok, Sijil
Kelulusan Pelupusan Stok, Sijil Pelupusan Stok dan
dokumen-dokumen yang berkaitan kepada Pejabat
Bendahari tidak melebihi satu bulan dari tarikh Sijil
Pelupusan Stok ditandatangan.
iii. Mengemaskini rekod Daftar Stok dan Kad Petak; dan
59
iv. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan
sistematik.
9.5.4 Tindakan Urus setia Pelupusan Stok Universiti
i. Menyemak permohonan dan dokumen sokongan yang diterima
lengkap dan teratur;
ii. Menyediakan Senarai Stok yang hendak dilupuskan;
iii. Melantik JKPPS dan mengaturkan jadual pemeriksaan pelupusan
stok;
iv. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok
daripada JKPPS dan menyediakan Laporan Akhir untuk kelulusan
Pihak Berkuasa Melulus;
v. Mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus
termasuk:
a. Sijil Kelulusan Pelupusan Stok;
b. Perlanjutan tempoh pelupusan; dan
c. Meminda kaedah pelupusan.
vi. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan;
vii. Melantik saksi bagi kaedah pelupusan secara musnah;
viii. Menyediakan dan mendapatkan Sijil Pelupusan Stok daripada PTj
pemohon yang lengkap;
60
ix. Sijil Pelupusan Stok asal akan disimpan bersama-sama dokumen
sokongan seperti berikut:
a. Surat Akuan Penerimaan bagi stok yang dilupuskan melalui
kaedah hadiah/ pindahan.
b. Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan melalui
kaedah jualan.
c. Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan bagi
Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal.
d. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang dilupuskan melalui
kaedah musnah.
x. Menyerahkan Sijil Pelupusan Stok dan mengeluarkan arahan
kepada PTj untuk pengemaskinian rekod Daftar Stok;
xi. Membantu Urus setia Pelupusan PTj menguruskan pelupusan stok
PTj; dan
xii. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan
sistematik.
9.6 Tempoh Tindakan Pelupusan
9.6.1 Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang telah diluluskan hendaklah
dilaksanakan dalam tempoh enam (6) bulan daripada tarikh kelulusan.
9.6.2 Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat sebelum pelupusan
dilaksanakan, Urus setia Pelupusan hendaklah memohon semula
kelulusan yang baharu kepada Pihak Berkuasa Melulus kerana kelulusan
terdahulu adalah terbatal.
61
9.6.3 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan
kepada Pihak Berkuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
kelulusan pelupusan yang pertama.
9.6.4 Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi
satu (1) bulan.
9.7 Pinda Kaedah Pelupusan
9.7.1 Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan
dengan justifikasi oleh JKPPS atau Urus setia Pelupusan Universiti/
Pegawai Stor PTj kepada Pihak Berkuasa Melulus sebelum tamat tempoh
kelulusan pelupusan.
9.7.2 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan yang baharu dan
tempoh pelupusan selama enam (6) bulan akan dikira dari tarikh kelulusan
yang baharu.
9.8 Kaedah Pelupusan
9.8.1 JKPPS hendaklah memastikan syor yang dipilih adalah bersesuaian dan
Pihak Berkuasa Melulus hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang
telah disyorkan oleh JKPPS atau mencadangkan kaedah sesuai untuk
dilaksanakan dan memberikan pulangan paling menguntungkan Universiti.
9.8.2 Kriteria memilih kaedah pelupusan hendaklah disesuaikan mengikut
keadaan stok tersebut, tiada unsur kepentingan peribadi dan memenuhi
justifikasi pelupusan.
9.8.3 Urus setia Pelupusan Universiti/ Pegawai Stor PTj hendaklah memastikan
proses pelupusan dilaksanakan mengikut kelulusan dan diselesaikan
dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan.
62
9.8.4 Segala dokumen yang berkaitan dengan kaedah pelupusan hendaklah
disediakan, dilengkapkan dan difailkan bersama-sama dokumen
pelupusan yang lain.
9.8.5 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:
i. Jualan secara
a. Tender;
b. Sebut Harga; dan
c. Lelong.
ii. Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal;
iii. Jualan Sisa;
iv. Tukar Barang atau Perkhidmatan;
v. Tukar Beli;
vi. Tukar Ganti;
vii. Hadiah;
viii. Serahan; dan
ix. Musnah.
9.9 Kaedah Pelupusan Secara Jualan
9.9.1 Tender
i. Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu stok atau secara
keseluruhannya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu masa.
ii. Dokumen Tender
a. Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Stok; b. Borang Tender Pelupusan Stok; dan c. Jadual Tender Pelupusan Stok.
63
iii. Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan
Tawaran Tender Pelupusan Stok.
iv. Kenyataan tender yang mengandungi maklumat seperti di
hendaklah diiklankan melalui akhbar harian utama Bahasa Melayu.
Tender juga boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti.
v. Masa yang secukupnya hendaklah diberi bagi membolehkan
petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi semua
tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-
kurangnya empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender dijual.
vi. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan
dengan menggunakan Borang Tender Pelupusan Stok.
vii. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai di Borang Pelupusan
Stok.
viii. Tawaran harga dikemukakan menggunakan sampul berlakri dan
dimasukkan ke dalam peti tender pada atau sebelum tarikh dan
waktu tutup yang ditetapkan (12.00 tengah hari). Tender yang lewat
diterima tidak boleh dipertimbangkan.
ix. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa
semula.
x. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, tender boleh
dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan daripada
Pihak Berkuasa Melulus.
xi. Dalam memproses tender, Naib Canselor hendaklah memastikan
bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang
menguruskan tender tidak mempunyai sebarang kepentingan
64
persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai tender
tersebut.
xii. Jika Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan
tender mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau
kepentingan terletak hak, Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain
berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut
secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan tender itu.
Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual
dan analisis tender kepada Lembaga Perolehan.
xiii. Pegawai dari PTj yang melupuskan stok tidak dibenarkan
menyertai tender kerana mungkin wujudnya kepentingan
persendirian atau kepentingan terletak hak.
xiv. Tempoh Sah Laku Tender
a. Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari
bagi tender tempatan bermula dari tarikh tender ditutup.
b. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender
diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh
tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi
Lembaga Perolehan Universiti.
xv. Deposit Tender
a. Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran
tertakluk kepada maksimum RM10,000 hendaklah
disertakan bersama tawaran. Deposit tender hendaklah
diuruskan seperti berikut:
65
(i) Dibuat dalam bentuk tunai/ Wang Pos/ Draf Bank/
Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan
diakaunkan.
(ii) Deposit tender bagi petender yang berjaya
hendaklah diselaraskan dengan harga jualan stok.
(iii) Bagi petender yang menyertai tawaran tetapi tidak
berjaya, deposit hendaklah dikembalikan sebaik
sahaja tawaran tender tersebut disetuju terima oleh
petender yang berjaya atau selepas tamatnya
tempoh sahlaku tender, mengikut mana yang
terdahulu.
(iv) Deposit tender akan dirampas sekiranya syarat
dalam pelawaan tender telah ditetapkan bahawa
petender yang enggan menandatangani sesuatu
kontrak selepas tendernya disetuju terima atau
menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat
atau gagal mengambil stok mengikut tempoh yang
ditetapkan dalam syarat tender.
xvi. Pembuka Tawaran Tender
a. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender
(i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah
dianggotai dua (2) orang pegawai terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional
atau setaraf. Keahlian Jawatankuasa Pembuka
Tender sama seperti Jawatankuasa Pembuka
Tender di bawah urusan Perolehan Universiti.
66
(ii) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari.
b. Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender
(i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah
memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di
bawah dilaksanakan dengan sempurna:
- Peti tawaran dibuka secepat mungkin
selepas tender ditutup;
- Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka
dan disemak nombor siri dengan rekod
penjualan dokumen;
- Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap
dokumen dan senarai harga serta
ditandatangani ringkas;
- Lembaran yang menyatakan harga dan apa-
apa pindaan yang terdapat dalam tawaran
tender hendaklah ditandatangani ringkas;
- Menyenaraikan semua tawaran yang
diterima dengan menggunakan Jadual
Tender Pelupusan Stok; dan
- Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah
mengemukakan Jadual Tender bersama-
sama dengan dokumen-dokumen tawaran
kepada Urus Setia Tender berkenaan.
67
xvii. Penilaian Tender
a. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender
(i) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari;
dan
(ii) Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah
dianggotai dua (2) orang pegawai, di mana seorang
daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.
b. Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan
dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga
puluh (30) hari dari penilaian tender dikemukakan kepada
Jawatankuasa Penilaian.
c. Laporan Penilaian Tender hendaklah ditandatangani oleh
semua Ahli Jawatankuasa.
xviii. Perakuan Tender
a. Ketua PTj hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga
Perolehan Universiti sedia ada berdasarkan Laporan
Penilaian Tender. Perakuan hendaklah berdasarkan
tawaran harga yang tertinggi.
b. Urusetia Perolehan Tender hendaklah menyediakan Kertas
Tender untuk pertimbangan Lembaga Perolehan Universiti.
c. Perakuan hendaklah disertakan dengan salinan iklan
tender, jadual pembukaan tender dan dokumen-dokumen
lain yang berkaitan.
68
xix. Pertimbangan dan Keputusan Lembaga Perolehan
a. Lembaga Perolehan Universiti sedia ada hendaklah
menimbang tender-tender dan memilih tawaran yang
tertinggi.
b. Dalam memilih tawaran yang tertinggi, Lembaga Perolehan
Universiti hendaklah memastikan harga tawaran yang
diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan.
c. Sekiranya harga tawaran kurang daripada 70% harga
simpanan, Lembaga Perolehan Universiti boleh
menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut
berdasarkan justifikasi yang kukuh atau mempelawa
semula tender.
d. Urusetia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah
merekodkan segala keputusan penting seperti nombor
tender, tarikh keputusan tender, nama/ kod petender yang
berjaya, harga tawaran, sebab-sebab penerimaan/
penolakan dan sebagainya.
e. Urusetia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah
mendapatkan tandatangan Ahli Lembaga Perolehan
Universiti sebaik sahaja keputusan dibuat.
f. Keputusan muktamad Lembaga Perolehan Universiti
hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan
menyatakan nama syarikat yang berjaya dan harga tawaran
secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima (SST)
dikeluarkan/ ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan
di dalam laman sesawang Universiti masing-masing.
69
g. Dalam keadaan dimana SST telah dikeluarkan kepada
petender yang berjaya dipilih dan petender berkenaan
menolak tawaran berkenaan atau tidak mengembalikan
SST dalam tempoh yang ditetapkan, maka perkara ini
hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan
Universiti untuk memilih petender lain dalam tempoh sah
laku tender.
xx. Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan
Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan dan
dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Universiti dengan
menyatakan sebab-sebab pembatalan.
9.9.2 Sebut Harga
i. Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu (1) stok
atau secara keseluruhannya tidak lebih RM500,000.00 pada satu-
satu masa.
ii. Dokumen Sebut Harga
a. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok; b. Borang Sebut Harga Pelupusan Stok; dan c. Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok.
iii. Sebut harga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima
(5) syarikat atau orang perseorangan. Walau bagaimanapun sebut
harga bagi jualan sisa hendaklah dipelawa daripada syarikat dan
tidak dibenarkan kepada orang perseorangan.
iv. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok hendaklah
seberapa boleh disebarkan secara meluas dengan menggunakan
borang Borang Sebut Harga Pelupusan Stok. Sebut Harga juga
boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti.
70
v. Pelawaan sebut harga bagi jualan stok hendaklah menggunakan
Borang Sebut Harga Pelupusan Stok.
vi. Universiti hendaklah mempamerkan Kenyataan Tawaran Sebut
Harga Pelupusan Stok di papan kenyataan, selain daripada
mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah
dikenal pasti.
vii. Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari
berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa
dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.
viii. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada
melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
ix. Satu (1) daftar sebut harga hendaklah diselenggarakan untuk
mencatat senarai edaran sebut harga yang telah mengambil sendiri
sebut harga.
x. Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk
pengawalan.
xi. Harga simpanan stok adalah berdasarkan nilai di Borang Sebut
Harga Pelupusan Stok.
xii. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, sebut harga boleh
dipelawa semula.
xiii. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, sebut harga
boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan
daripada Pihak Berkuasa Melulus.
71
xiv. Dalam memproses sebut harga, Naib Canselor hendaklah
memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang
menguruskan sebut harga tidak mempunyai sebarang kepentingan
persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai sebut harga
tersebut.
xv. Jika Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan
sebut harga mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau
kepentingan terletak hak, Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain
berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis
dan menarik diri daripada menguruskan sebut harga itu.
xvi. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual
dan analisis sebut harga kepada Jawatankuasa Sebut Harga.
xvii. Urus Setia Pelupusan tidak dibenarkan menyertai sebut harga
kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau
kepentingan terletak hak.
xviii. Tempoh Sah Laku Sebut Harga
a. Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak
melebihi sembilan puluh (90) hari dari tarikh tutup sebut
harga.
b. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan,
permohonan pelanjutan hendaklah dikemukakan sebelum
tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi
Lembaga Perolehan Universiti/ Pihak Berkuasa Melulus
Pelupusan.
72
xix. Deposit Sebut Harga
a. Deposit Sebut Harga sebanyak 5% daripada harga tawaran
tertakluk kepada maksimum RM5,000 hendaklah
disertakan bersama tawaran. Deposit Sebut Harga
hendaklah diuruskan seperti berikut:
(i) Dibuat dalam bentuk tunai/Wang Pos/ Draf Bank/
Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan
diakaunkan.
(ii) Deposit Sebut Harga bagi penyebut harga yang
berjaya hendaklah diselaraskan dengan harga
jualan stok.
(iii) Bagi penyebut harga yang menyertai tawaran tetapi
tidak berjaya, deposit hendaklah dikembalikan
sebaik sahaja tawaran Sebut Harga tersebut
disetuju terima oleh penyebut harga yang berjaya
atau selepas tamatnya tempoh sahlaku Sebut
Harga, mengikut mana yang terdahulu.
(iv) Deposit Sebut Harga akan dirampas sekiranya
syarat dalam pelawaan Sebut Harga telah
ditetapkan bahawa penyebut harga yang enggan
menandatangani sesuatu kontrak selepas Sebut
Harganya disetuju terima atau menarik balik
tendernya sebelum keputusan dibuat atau gagal
mengambil stok mengikut tempoh yang ditetapkan
dalam syarat Sebut Harga.
73
xx. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
a. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Sebut Harga yang dilantik oleh Bendahari.
b. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri
daripada dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya
hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan
dan Profesional atau setaraf.
c. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga sama
seperti Jawatankuasa Pembuka Sebut Hargdi bawah
urusan Perolehan Universiti.
xxi. Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
a. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan;
b. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut
harga;
c. Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan
harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan
bertindih dalam tawaran sebut harga;
d. Merekodkan pada Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok
dengan mencatatkan kod penyebut harga dan harga yang
ditawarkan; dan
e. Menyerahkan sebut harga kepada Urus Setia Perolehan.
74
xxii. Penilaian Sebut Harga
a. Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari yang
menguruskan sebut harga.
b. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah
dianggotai dua (2) orang pegawai, seorang Pengerusi dan
seorang ahli.
c. Penilaian Sebut Harga hendaklah disiapkan dalam tempoh
empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga
dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
d. Laporan Penilaian Sebut Harga hendaklah ditandatangani
oleh semua Ahli Jawatankuasa.
e. Setelah Laporan Penilaian Sebut Harga diterima oleh Urus
setia Sebut Harga, Kertas Sebut Harga hendaklah
disediakan.
xxiii. Jawatankuasa Sebut Harga bagi jualan stok hendaklah
menggunakan Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan Universiti
yang sedia ada.
xxiv. Pertimbangan Sebut Harga
a. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut
harga dan memilih sebut harga yang menawarkan harga
tertinggi. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah berpuas
hati semua penyebut harga telah diberi peluang yang
saksama;
75
b. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bermesyuarat untuk
memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga
secara edaran tidak dibenarkan;
c. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh
Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas
pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas;
d. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat
suara. Keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah
dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti
berkenaan untuk keputusan; dan
e. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah memastikan harga
tawaran yang diterima adalah yang tertinggi. Sekiranya
harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga
simpanan, Jawatankuasa Sebut Harga boleh
menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut
berdasarkan justifikasi yang kukuh atau mempelawa
semula sebut harga.
xxv. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
a. Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,
penyebut harga yang berjaya, Surat Setuju Terima (SST)
hendaklah dikeluarkan dengan serta merta;
b. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran,
deposit sebut harga tidak akan dikembalikan.
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang
tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut
harga semula; dan
76
c. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan
menggunakan Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok.
9.9.3 Lelong
i. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas stok
berikut:
a. Mempunyai nilai pasaran;
b. Kuantiti yang banyak; dan
c. Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.
ii. Dokumen Lelongan
a. Kenyataan Jualan Lelongan Stok; dan b. Senarai Stok Yang Dilelong.
iii. Tatacara Lelongan
a. Lelongan bagi pelupusan Stok boleh dilaksanakan dengan:
(i) Kaedah Sebut Harga/ Tender; atau
(ii) Khidmat Jurulelong
b. Khidmat Jurulelong
(i) Jurulelong daripada pihak swasta boleh dilantik
sekiranya tiada kepakaran di Universiti untuk
melaksanakan lelongan tertakluk kepada syarat-
syarat berikut:
77
- Mempunyai lesen lelongan dengan Pihak
Berkuasa berkenaan; dan
- Pelantikan perkhidmatan jurulelong tertakluk
peraturan perolehan yang berkuatkuasa.
c. Kenyataan lelongan hendaklah mengandungi maklumat
terperinci mengenai stok yang akan dilelong. Tarikh, waktu
dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas.
d. Kenyataan lelongan hendaklah diberi publisiti meluas dan
dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud
mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu
mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan
akan diadakan.
e. Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai
semasa stok.
f. Urusan lelongan hendaklah diadakan di ruang terbuka atau
dewan di mana kemudahan yang sesuai hendaklah
disediakan untuk urusan melelong.
g. Stok yang hendak dilelong hendaklah dipamerkan untuk
dilihat oleh orang ramai dalam tempoh dua (2) hari dengan
harga simpanan dipamerkan pada stok yang dilelong.
h. Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu
mendaftar dengan Urus setia Pelupusan Stok dengan
memberikan nama penuh, nombor Kad Pengenalan dan
alamat kepada Urus setia Pelupusan Stok semasa lelongan
dilakukan.
78
i. Deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau
maksimum RM1,000 hendaklah dibayar kepada Urus setia
Pelupusan Stok melalui Bank Draf/ Wang Pos dan ditulis
atas nama Bendahari UTeM.
j. Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran
penuh pada hari yang sama atau dalam tempoh tujuh (7)
hari dari tarikh lelongan kepada Universiti.
k. Stok hendaklah diambil oleh pembida yang berjaya selepas
bayaran penuh dibuat dan dalam tempoh empat belas (14)
hari dari tarikh lelongan.
l. Jika pembida enggan membuat bayaran penuh dan
mengambil stok selepas tempoh yang ditetapkan, maka
deposit tidak akan dikembalikan dan stok tersebut akan
dilelong semula.
m. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70%
harga simpanan, Pihak Berkuasa Melulus boleh
menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut atau
pembidaan semula diadakan.
9.10 Kaedah Pelupusan Secara Buangan Terjadual (E-Waste) Dan Sisa Pepejal
9.10.1 Stok yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Jadual Pertama,
Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005,
hendaklah dikendalikan dan dilupuskan mengikut Peraturan-Peraturan
Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005 yang berkuat kuasa.
9.10.2 Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual adalah
seperti yang disenaraikan di bawah Jadual Pertama, Peraturan-Peraturan
Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005.
79
9.10.3 Stok yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan
mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007.
Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:
i. Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak
dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada
penggunaan apa-apa proses;
ii. Apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah,
lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau
iii. Apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana-mana
undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa yang
dilupuskan.
9.10.4 Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh Universiti yang
melupuskan stok tersebut dan hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan
perolehan perkhidmatan.
9.10.5 Universiti hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan
Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut
mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan.
9.10.6 Sekiranya kuantiti stok yang banyak dalam jangka masa panjang,
Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak
Berkuasa Melulus Universiti.
9.11 Kaedah Pelupusan Secara Jualan Sisa
9.11.1 Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi stok selain
daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal.
9.11.2 Stok yang boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah stok yang
tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya.
80
9.11.3 Penjualan sisa stok hendaklah dilaksanakan seperti berikut:
i. Jualan Terus
a. Nilai perolehan asal bagi satu stok atau secara
keseluruhannya sehingga lima puluh ribu ringgit
(RM50,000).
b. Kajian Pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan
sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada
syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit).
c. Pemilihan syarikat dan keputusan jualan terus hendaklah
mendapat pertimbangan dan kelulusan Pihak Berkuasa
Melulus.
ii. Sebut Harga
a. Nilai perolehan asal bagi satu (1) stok atau secara
keseluruhannya melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000)
sehingga lima ratus ribu ringgit (RM500,000).
b. Mempelawa sekurang-kurangnya lima (5) syarikat
tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) atau
bidang-bidang lain yang berkaitan.
c. Pelaksanaan Sebut Harga sama seperti Kaedah Jualan
Secara Sebut Harga.
81
iii. Tender
a. Nilai perolehan asal bagi satu (1) stok atau secara
keseluruhannya melebihi lima ratus ribu ringgit
(RM500,000.00) hendaklah dipelawa secara tender terbuka
kepada syarikat tempatan yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang
Lusuh (Perlu Permit).
b. Pelaksanaan Tender sama seperti Kaedah Jualan
SecaraTender.
9.11.4 Jualan Sisa hanya boleh ditawarkan kepada syarikat sahaja dan tidak
boleh ditawarkan kepada orang perseorangan.
9.11.5 Harga simpanan bagi jualan sisa adalah dikecualikan. Pemilihan syarikat
adalah berdasarkan tawaran yang tertinggi.
9.11.6 Sekiranya kuantiti sisa stok yang banyak dalam jangka masa panjang,
Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak
Berkuasa Melulus Universiti.
9.12 Kaedah Pelupusan Secara Tukar
9.12.1 Kaedah pelupusan secara tukar barang atau perkhidmatan merupakan
pertukaran stok dari jenis yang sama atau berbeza atau pertukaran stok
dengan perkhidmatan.
9.12.2 Kaedah tukar barang atau perkhidmatan dilaksanakan berasaskan:
i. Pertukaran stok atau perkhidmatan adalah berasaskan nilai terbaik
tanpa melibatkan kos tambahan;
82
ii. Nilai stok hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam
bidang berkenaan;
iii. Pertukaran stok atau perkhidmatan hendaklah mengikut keperluan
sebenar Universiti;
iv. Pelantikan syarikat tertakluk kepada peraturan perolehan yang
berkuat kuasa; dan
v. Syarikat pengeluar atau agen pembekal stok baharu hendaklah
bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.
9.12.3 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar barang hendaklah
mempunyai justifikasi.
9.13 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Beli
9.13.1 Kaedah pelupusan secara tukar beli dilaksanakan bagi stok yang masih
boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh PTj dan
tiada PTj lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang
berniaga dalam bidang berkaitan.
9.13.2 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli hendaklah
mempunyai justifikasi.
9.13.3 Kaedah tukar beli dilaksanakan berasaskan:
i. Stok yang sama jenis;
ii. Stok lama perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang;
iii. Penggantian stok hendaklah disahkan oleh pegawai yang
mempunyai kepakaran (jika perlu);
83
iv. Harga jualan dirundingkan antara PTj dengan pembekal dan
mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus;
v. Nilai semasa ditaksir oleh pegawai yang mempunyai kepakaran
atau mengikut nilai pasaran;
vi. Peruntukan yang mencukupi; dan
vii. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai
syarat dalam dokumen pelawaan tender atau sebut harga dan juga
dalam perjanjian kontrak perolehan.
9.14 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Ganti
9.14.1 Kaedah pelupusan secara tukar ganti boleh dilaksanakan ke atas stok
yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan komponen-komponen
tertentu seperti komponen kenderaan atau perkakasan komputer
dikeluarkan dan dipasang sebagai alat atau komponen ganti bagi
pembaikan jentera atau kenderaan atau perkakasan komputer yang lain.
9.14.2 Pelupusan secara tukar ganti dilaksanakan berasaskan:
i. Stok yang sama jenis dan kegunaannya; dan
ii. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh pegawai yang
berkepakaran.
9.14.3 Stok yang ditukar ganti hendaklah dimasukkan ke dalam rekod secara
berasingan dengan menggunakan tatacara pengurusan dan kawalan stok.
84
9.15 Kaedah Pelupusan Secara Hadiah
9.15.1 Pelupusan Stok secara hadiah boleh dilaksanakan dari Universiti kepada:
i. Pertubuhan atau persatuan yang diiktiraf oleh Kerajaan
Persekutuan dan Negeri; dan
ii. Rumah-rumah ibadat, rumah-rumah kebajikan masyarakat dan
seumpamanya yang diiktiraf oleh Kerajaan Persekutuan dan
Negeri;
9.15.2 Stok yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah:
i. Stok boleh digunakan lagi tetapi tidak diperlukan lagi oleh
Universiti; atau
ii. Stok boleh diguna sebagai bahan latihan dan pameran.
9.15.3 Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
i. Disokong dengan surat permohonan daripada organisasi,
pertubuhan sukarela atau persatuan-persatuan lain;
ii. PTj hendaklah mengemukakan surat permohonan dari pemohon
yang diterima kepada Urus setia Pelupusan Universiti;
iii. Urus setia Pelupusan Universiti akan memaklumkan kepada PTj ke
atas pengurusan penyerahan hadiah stok kepada pemohon;
iv. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh
pemohon; dan
85
v. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Pihak
Berkuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Stok selepas stok
diterima oleh pemohon.
9.16 Kaedah Pelupusan Secara Serahan
9.16.1 Pelupusan Stok secara serahan boleh dilaksanakan dari Universiti kepada:
i. Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa
Tempatan dan Badan Berkanun;
ii. Kumpulan sasaran seperti petani, penternak dan nelayan; dan
iii. Syarikat Penyelenggaraan bagi penggantian stok.
9.16.2 Kaedah pelupusan secara serahan dilaksanakan:
i. PTj hendaklah mengemukakan surat permohonan dari pemohon
yang diterima kepada Urus setia Pelupusan Universiti;
ii. Urus setia Pelupusan Universiti akan memaklumkan kepada PTj ke
atas pengurusan penyerahan stok kepada pemohon;
iii. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh
penerima;
iv. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Pihak
Berkuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Stok selepas stok
diterima oleh pemohon;
v. Salinan Daftar Stok hendaklah diserahkan kepada Kerajaan
Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan
Badan Berkanun.
86
9.17 Kaedah Pelupusan Secara Musnah
9.17.1 Kaedah pelupusan secara musnah hendaklah menjadi pilihan terakhir
setelah mendapati semua kaedah seperti jualan, hadiah dan sebagainya
tidak sesuai untuk dilaksanakan.
9.17.2 Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi stok yang
tiada nilai jualan atau nilai sisa atau stok yang berunsur keselamatan
dengan cara berikut:
i. Ditanam;
ii. Dibakar;
iii. Dibuang;
iv. Ditenggelam; atau
v. Diletup/ diledak/ dilebur.
9.17.3 Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan secara
musnah dilaksanakan:
a. Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak Berkuasa
yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan
Alam Sekitar, Jabatan Laut atau Pihak Berkuasa Lain mengikut
mana yang berkenaan;
b. Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak
Berkuasa yang berkenaan;
c. Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah
ditanggalkan atau dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan
akan datang;
87
d. Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek, dirincih
dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya tiada mana-
mana pihak dapat mengambil dan menjual semula atau bagi stok
yang mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang
maklumat dapat diakses;
e. Ketua PTj atau Pegawai Stor PTj yang melupuskan stok atau Urus
setia Pelupusan Universiti hendaklah melantik dua (2) orang
pegawai gred yang bersesuaian untuk menyaksikan bahawa stok
tersebut telah dimusnahkan; dan
f. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok hendaklah disediakan
apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan
dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus.
9.17.4 Sekiranya kuantiti stok yang banyak hendak dimusnahkan dalam jangka
masa panjang, Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat
kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Universiti.
9.18 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Universiti hendaklah menggunakan
peraturan yang telah ditetapkan.
9.19 Kaedah-kaedah Lain
Kaedah-kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan hendaklah mendapat
kelulusan daripada Naib Canselor melalui Pejabat Bendahari berdasarkan
cadangan kaedah dan justifikasi daripada JKPPS.
88
9.20 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan
9.20.1 Sijil Pelupusan Stok disediakan dan dikemukakan kepada Pihak Berkuasa
Melulus bersama dokumen sokongan seperti berikut:
i. Resit jualan bagi pelupusan secara jualan;
ii. Surat Akuan Penerimaan bagi kaedah pelupusan secara hadiah/
serahan;
iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok bagi pelupusan kaedah
pemusnahan; dan
iv. Akuan penerimaan/ Resit Jualan bagi pelupusan secara Buangan
Terjadual/ Sisa Pepejal.
9.20.2 Semua daftar dan senarai Stok hendaklah dikemaskini.
9.21 Laporan Pelupusan Stok
9.21.1 Laporan Pelupusan Stok hendaklah disediakan dan dilaporkan dalam
Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).
89
10.0 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA 10.1 Objektif Hapus Kira
10.1.1 Menyelaras rekod stok;
10.1.2 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan
stok;
10.1.3 Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan
keselamatan stok Universiti; dan
10.1.4 Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian
pegawai.
10.2 Proses Hapus Kira
10.2.1 Melaporkan Kehilangan
Apabila terdapat apa-apa kehilangan stok, tindakan yang perlu diambil
adalah:
i. Kesalahan Jenayah
a. Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah
melaporkannya kepada Ketua PTj (Naib Canselor jika
Ketua PTj) dan Pegawai Stor PTj dengan serta-merta.
b. Membuat Laporan Polis tidak lewat 24 jam jika ia
mempercayai kehilangan tersebut berpunca daripada
kesalahan jenayah.
90
ii. Kesalahan Bukan Jenayah
a. Laporan Polis hendaklah dibuat dalam tempoh dua (2)
hari bekerja dari tarikh kehilangan dikenalpasti.
b. Ketua PTj hendaklah mengarahkan Pegawai Stor atau
pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang
menjaga stok membuat Laporan Polis.
iii. Surat penjelasan perlu disediakan sekiranya berlaku kelewatan
pemakluman ke atas kehilangan yang berlaku kepada Naib
Canselor dan dihantar bersama-sama dengan Laporan Awal
Kehilangan Stok.
10.2.2 Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Stok
i. Ketua PTj atau Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Stok bagi kehilangan Stok yang telah berlaku di
PTjnya dan di bawah kawalannya.
ii. Bagi kehilangan yang melibatkan Ketua PTj, Laporan Awal
Kehilangan Stok hendaklah disediakan Pegawai Stor PTj yang
berkaitan atau pegawai yang dilantik oleh Universiti.
iii. Ketua PTj atau Pegawai Stor atau pegawai yang dilantik
hendaklah menghantar Laporan Awal Kehilangan Stok dan
salinan Laporan Polis terus kepada Naib Canselor dan Bendahari
selewat-lewatnya dua (2) hari bekerja dari tarikh Laporan Polis.
iv. Salinan Laporan Awal dan Laporan Polis hendaklah dihantar
kepada Pengarah Keselamatan.
91
10.2.3 Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Stok
i. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Bendahari dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh terima
Laporan Awal Kehilangan Stok.
ii. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri
daripada:
a. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
bukan dari jabatan/ bahagian/ unit yang sama.
b. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri
daripada:
(i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu
dan bukan dari jabatan/ bahagian/ unit yang sama.
(ii) Terdiri daripada dua (2) orang pegawai daripada
Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred
bersesuaian.
(iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan stok
atau pengurusan kewangan jika perlu.
iii. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat adalah
seperti berikut:
a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan
dengan mengambil tindakan seperti berikut:
(i) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang
bertanggungjawab ke atas kehilangan;
92
(ii) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau
mana-mana pegawai yang difikirkan perlu;
(iii) Meneliti rekod-rekod stok, Laporan Polis termasuk
laporan siasatan dan Laporan Awal;
(iv) Melawat dan memeriksa tempat kejadian (jika
perlu);
(v) Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat
kejadian, salinan dokumen-dokumen yang
berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu);
dan
(vi) Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk
melengkapkan siasatan.
b. Mengenalpasti sama ada peraturan Pengurusan Stok
Universiti dan Arahan Keselamatan Universiti dan
peraturan dalaman (jika ada) dipatuhi;
c. Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan
berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai,
kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan,
kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai
pengetahuan dalam peraturan Pengurusan Stok
Universiti;
d. Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga
berlakunya kehilangan;
e. Mengenalpasti risiko keselamatan serta mengesyorkan
langkah-langkah kawalan dan pencegahan;
93
f. Menyatakan sama ada tindakan surcaj patut dikenakan
atau tidak dengan memberikan justifikasi; dan
g. Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir
Kehilangan Stok.
10.2.4 Menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Stok
i. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan
Laporan Akhir Kehilangan Stok dan mengemukakan kepada
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh satu (1) bulan
dari tarikh pelantikan.
ii. Laporan Akhir Kehilangan Stok hendaklah disertakan dengan
dokumen sokongan seperti:
a. Salinan Daftar Stok;
b. Salinan Daftar Pergerakan Stok;
c. Gambar lokasi kejadian;
d. Laporan Penyiasatan Polis (jika ada);
e. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat
termasuk pegawai yang bertanggungjawab bagi
kehilangan stok tersebut; dan
f. Dokumen-dokumen berkaitan.
iii. Surat penjelasan perlu disediakan dan diluluskan oleh Pihak
Berkuasa Melulus sekiranya melebihi tempoh penghantaran
Laporan Akhir Kehilangan Stok.
94
10.2.5 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah:
i. Meneliti semua laporan dan dokumen-dokumen yang telah
dihantar oleh Jawatankuasa Penyiasat dan disediakan oleh Urus
setia Kehilangan Aset Universiti.
ii. Memanggil mana-mana staf yang boleh membantu dalam
mendapatkan maklumat berkaitan dengan kehilangan Stok.
iii. Setelah Pihak Berkuasa Melulus berpuas hati dengan hasil
siasatan, Pihak Berkuasa Melulus adalah bertanggungjawab
untuk:
a. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang
dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali
jika terdapat kecuaian atau penipuan atau kecurian oleh
pegawai.
b. Bagi tindakan tatatertib, ulasan dan kelulusan hendaklah
dihantar kepada Ketua Pegawai Operasi dan Penasihat
Undang-undang bersama salinan Laporan Awal dan
Akhir; atau
c. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang
tanpa surcaj dan tatatertib; atau
d. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang
dengan penggantian.
e. Sekiranya Pihak Berkuasa Melulus tidak berpuas hati
dengan hasil siasatan, maka Pihak Berkuasa Melulus
boleh mengarahkan siasatan semula dengan mengambil
tindakan seperti berikut:
95
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh
Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang lain untuk
menjalankan siasatan semula.
10.2.6 Tindakan Selepas Kelulusan
i. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan dalam Daftar Stok
dan mengemaskini rekod-rekod yang berkaitan;
ii. Melengkapkan Sijil Hapus Kira Aset Tak Ketara oleh PTj dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus;
iii. Syor surcaj atau tatatertib hendaklah dibawa kepada
Jawatankuasa Tatatertib oleh Pejabat Pendaftar/ Penasihat
Undang-undang dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan
Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset; dan
iv. Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/
tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada Pihak Berkuasa
Melulus Kehilangan Aset dalam tempoh enam (6) bulan dari
tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset.
10.3 Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira Stok
10.3.1 Unit Rekod Aset dan Stor, Pejabat Bendahari bertanggungjawab sebagai
Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira Universiti.
10.3.2 Tugas-tugas Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti
berikut:
i. Mendapatkan maklumat mengenai stok yang hilang melalui
Daftar Stok;
96
ii. Menerima dan menyemak Laporan Awal Kehilangan Stok yang
diterima;
iii. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat;
iv. Mendapatkan dan menyemak Laporan Awal Kehilangan Stok
daripada Jawatankuasa Penyiasat;
v. Menyemak laporan-laporan dan dokumen sokongan yang akan
disediakan kepada Pihak Berkuasa Melulus lengkap dan teratur;
vi. Mendapatkan kelulusan hapus kira kepada Pihak Berkuasa
Melulus dalam tempoh satu (1) bulan daripada Laporan Akhir
Kehilangan Stok diterima;
vii. Memaklumkan keputusan kepada PTj untuk tindakan kemas kini
rekod berkaitan;
viii. Memaklumkan syor surcaj kepada Urus setia Pihak Berkuasa
Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;
ix. Menyediakan dan mendapatkan Sijil Hapus Kira Stok yang
lengkap daripada PTj dan mengemukakan kepada Pihak
Berkuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh
kelulusan hapus kira; dan
x. Mendapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj daripada
Urus setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya
kepada Pihak Berkuasa Melulus.
10.4 Laporan Hapus Kira Stok
10.4.1 Laporan Hapus Kira Stok hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).